Dokumenter i søknads- og ansettelsesprosesser

Offentlige organer er pålagt å ha en journal for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter, også ansettelsessaker. BLD benytter seg av et eget elektronisk registreringssystem i ansettelsessaker. Her blir alle søknader registrert og lagret. Dette innebærer at dokumentene kan gjenfinnes i ettertid. Systemet sender automatisk bekreftelse på at søknaden er mottatt, og bekreftelsen blir lagret i det samme registret. Den offentlige søkerlisten blir journalført og arkivert.

Dette er i samsvar med forskrift om offentlige arkiver (§ 2-6) og retningslinjer vedtatt av Riksarkivaren.

Dersom en søker trekker søknaden sin, blir dette loggført i det samme systemet. Det samme gjelder om en søker anmoder om konfidensiell behandling.

BLD arkiverer også alle innstillinger i ansettelsessaker. Disse betraktes som interne dokumenter og blir ikke journalført. Offentlige organer står fritt til å avgjøre om interne dokumenter skal journalføres. BLD offentliggjør ikke kandidatenes søknader eller interne dokumenter som er en del av ansettelsesprosessen. Dette er i samsvar med offentlighetsloven (§ 6.4).

Når innstillingen er ferdig behandlet sender BLD tilsettingsbrev og arbeidsavtale til den aktuelle søkeren. Disse blir journalført og arkivert.

Avgjørelser i ansettelsessaker er offentlig. Når det gjelder utnevningen av nytt barneombud er statsrådens innstilling gjennom Kongelig resolusjon (Kgl.res.) også et offentlig dokument. Det samme gjelder tilsettingsbrev til den som er utnevnt. Tilsettingsbrev og arbeidsavtale for barneombudet er under utarbeidelse. Når disse dokumentene er ekspedert, blir dokumentene journalført og arkivert – og de vil være offentlige.