Høring - Allmenn tilgang til elektronisk postjournal fra departementene og direktoratene

Arbeids- og administrasjonsdepartementet legger med dette frem utkast til prinsipper for en allmenn tilgjengelig elektronisk postjournal fra departementene og direktoratene.

Frist for eventuelle merknader er tirsdag 29. april 2003.

Bakgrunn

I 1993 ble Elektronisk postjournal lansert som et pilotprosjekt. Tjenesten er fortsatt en ”pilot”, hvor innholdsleverandørene er 31 departementer og direktorater, mens brukersiden omfatter 155 medieredaksjoner, som er tildelt passord for å få tilgang til tjenesten.

Etter behandling i Regjeringen ble det sommeren 2002 besluttet at det parallelt med videreføring av dagens elektroniske postjournal ut 2003, skal utredes et system som sikrer allmenn tilgjengelighet til elektroniske postjournaler fra departementene og direktoratene.

Elektroniske postjournaler fra departementer og direktorater skal bidra til så stor grad av åpenhet som mulig i forvaltningen innenfor de grenser som settes av gjeldende lov og regelverk samt hensynet til personvern.

For å få vurdert hvilke overordnede prinsipper som skal danne basis for en slik tjeneste, og for å få formulert forslag om hvilke funksjoner en slik tjeneste bør ha, ble det høsten 2002 nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet, Statsministerens kontor, Justisdepartementet, Kultur- og kirkedepartementet, Finansdepartementet og Datatilsynet.

Endringer i forhold til pilotprosjektet

I all hovedsak legges det til grunn at det innholds- og funksjonsmessig vil være stort samsvar mellom pilottjenesten og en allmenn tilgjengelig elektronisk postjournal fra departementene og direktoratene.

Den vesentligste endringen i forhold til pilotprosjektet består i at den elektroniske postjournalen vil bli allment tilgjengelig, og ikke bare være forbeholdt en gruppe medieredaksjoner. Dette betyr et åpnere samfunn hvor den enkelte borger, organisasjon, bedrift etc. vil få større mulighet til innsyn i hvilke saker som behandles i departementene og direktoratene.

Samtidig er det viktig at en slik åpenhet ikke får uheldige eller utilsiktede virkninger, og da spesielt mht. personvernet. Av denne grunn foreslås det i det foreliggende utkastet et ”føre-var-prinsipp”, hvor det settes en tidsbegrensning på 12 mnd. i søkbarheten på personnavn i den elektroniske postjournalen.

Høringsprosessen

Arbeids- og administrasjonsdepartementet ber om merknader til det vedlagte utkastet til prinsipper for en allment tilgjengelig, elektronisk postjournal fra departementene og direktoratene innen tirsdag 29. april 2003.

Departementene vurderer selv behovet for å forelegge høringssaken for sine underliggende etater.

Vedlagt:
Elektronisk postjournal – Prinsipper for etablering av en ny elektronisk postjournaltjeneste i en åpen og brukerrettet forvaltning – Rapport fra arbeidsgruppe.

Med hilsen

Oskar Petter Jensrud (e.f.) Kai-Ove Nauen