Ajourføring av Etats- og tjenstestedsregisteret i Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) pr. 1. mars 2002

Arbeids- og administrasjonsdepartementet har ansvaret for oppdatering av etats- og tjenestestedsregisteret i SST til tellingen pr. 1. mars 2002.

Vi ber om at alle virksomheter følger den punktvise instruksen nedenfor, slik at vi slipper oppfølging p.g.a. at noe er uteglemt ved ajourføringen. Pkt. 6 og 9 blir oftest uteglemt.

1. Ajourføring av Etats- og tjenestestedsregisteret i SST

I forbindelse med rapporteringen til SST pr. 1. mars 2002, er det behov for ajourføring av Etats- og tjenestestedsregisteret.

Statistisk sentralbyrå (SSB) forestår innhenting og kvalitetssikring av dataene, på oppdrag fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet.

Vedlagt følger utskrift av Etats- og tjenestestedsregisteret for det enkelte departementsområde, slik det var ajourført til innrapporteringen pr. 1. oktober 2001, og vi ber om at det blir ajourført med situasjonen pr. 1. mars 2002.

2. Nye virksomheter (etater)/tjenestesteder

Etats- og tjenestestedskodene (tallkodene) i SST er det AAD som bestemmer.

Ved behov for nye koder ber vi virksomhetene ta kontakt med vår saksbehandler, Aslaug Roalsvig,enten per telefon 22 24 49 06, eller helst pr. e-postadr.: aslaug.roalsvig@aad.dep.no

slik at virksomhetene/lønnssentralene får inn korrekte koder (og benevnelser) i sine systemer hurtigst mulig, og før marslønnen kjøres.

Nye virksomheter bes ført opp med offisielt navn, og med korrekt etatsgruppekode

(jf. pkt. 9), kommunekode, jf. vedlagte kommuneliste fra 2002 (det er endringer i kommuneinndelingen fra 2001 - 2002) og edb-indikator.

I vedlagte etats- og tjenestestedsregister er det et felt for nye koder, like etter feltet for edb-indikatoren. Tildelte koder bes ført her.

3. Sammen slåtte virksomheter/tjenestesteder

Sammenslåtte virksomheter merkes med ”S” foran etatskoden.

Sammenslåtte tjenestesteder merkes med ”S” foran tjenestestedskoden.

Korrekt benevnelse og kommunekode føres opp.

Prosedyren med eventuelle nye etats- og tjenestestedskoder i.f.m. sammenslåinger, blir den samme som nevnt under pkt. 2.

4. Endret benevnelse

Er benevnelser på virksomheter/tjenestesteder feil eller har blitt endret, rettes dette og

merkes med ”E” foran etats-og/eller tjenestestedskoden. Sett en strek over betegnelsen, og skriv ny betegnelse ovenfor.

5. Nedlagte virksomheter/tjenestesteder

merkes med «N» foran etats- og/eller tjenestestedskoden.

6. Virkningsdato

V irkningsdatoen for opprettelse av nye virksomheter/tjenestesteder, sammenslåinger, eventuelle nedleggelser og navneendringer må alltid oppgis.

7. Løpenummer

Dette er kun til internt bruk for Arbeids- og administrasjonsdepartementet.

8.Organisasjonsnummer

Jf. rettledningsheftet for SST, side 11 – pkt. 23.

9. Etatsgruppekode

Virksomhetene/etatene er inndelt i forskjellige etatsgrupper (jf. Tabell 3.00 i Lønnsstatistikk for statsforvaltningen).

Til høyre på vedlagte Etats- og tjenestestedsregister er det et tosifret felt for etatsgruppering (ET GR):

01 = Departementene

02 = Sentraladministrasjonen utenfor departementene (bl.a. skal alle

direktoratene ha denne koden)

03 = Den sivile ytre etat

04 = Undervisning og forskning m.v., men ikke skoleverket

05 = Offentlig næringsdrift og anlegg

06 = Forsvaret

07 = Helsevesenet

Vi ber om at departementene fører på korrekt etatsgruppekode for nye virksomheter under sitt departementsområde.

10. Arbeidsstedskommune

For å få bedre kvalitet på innrapportering/registrering av koden for arbeidsstedskommune i SST er det ønskelig at organisasjonen spesifiseres så detaljert at det blir entydig sammenheng mellom organisasjonsenhet og arbeidsstedskommune.

Merk:

I de fleste tilfeller hvor tjenestestedets arbeidsstedskommune=0000 er dette overskrifter i SSTs etats- og tjenestestedsregister for regioner, distriktskontorer m.v.

Men vær observant på at en del reelle tjenestesteder også kan operere med fire nuller i kommunekoden.

(I SLP bruker de i slike tilfeller arbeidsstedskommune 9000, jf. pkt. 11.)

Dette er tjenestesteder som har arbeidstakere i ulike kommuner.

I slike tilfeller må arbeidsstedskommunen rapporteres/registreres på hver enkelt person i personregistrene i systemene som leverer data til SST.

11. Virksomheter som bruker SLP/skattefogdene som lønnssentral (edb-

indikator 1)

I forbindelse med innrapporteringen til SST pr. 1. mars 2002 må skattefogdene som lønnssentral gjøre en jobb før marslønnskjøringen starter. Dette må gjøres for at vi skal få en korrekt ”linking” mellom:

Brukerkode, Brukernavn, Tjenestestedsnr. og Tjeneststedsnavn i SLP (SLP=Statens lønns- og personalsystem) og

Etatskode, Inst.kode (denne er det vi i SST kaller tjenestestedskode) og Kom.nr.(koden for arbeidsstedskommune) i SST.

Disse opplysningene skal stå i SLPs bruker- og personregistre.

Arbeids- og administrasjonsdepartementet, Arbeidsgiveravdelingen får overført to registre i SLP fra Ergo Group, Bluegarden (tidligere Posten SDS) før hver innrapporteringsdato til SST – pr. 1. mars og 1. oktober hvert år.

Det ene er ”Brukerregisteret”, sortert etter lønnssentraler.

Det andre er ”Oversikt over antall personer i personregisteret”.

Begge skal inneholde etats- og tjenestestedskoder (inst.kode) samt kommunenr. i SST.

Det har for øvrig vist seg at at det er store mangler i den delen av SLPs brukerregister som gjelder Etatskode, Tjenestestedskode (Inst.kode) og Kom.nr. i SST.

Skattefogdene (som lønnssentral) må også se på brukernavn og tjenestestedsnavn de opererer med i brukerregisteret. De er ofte ikke identiske med SSTs oppdaterte register.

Vi har forstått skattefogdene slik at de må ha beskjed fra den enkelte virksomhet for å få ajourført brukerregisteret i SLP. I den forbindelse er det ifølge Bluegarden et vedlikeholdsbilde som heter ”Vedlikehold av brukerregisteret – BR1” hvor SST-kodene skal føres.

12. Virksomheter som har egne lønnssentraler (edb-indikator 2) og virksomheter

som bruker Statens forvaltningstjeneste som lønnssentral (edb-indikator 3)

Virksomheter og lønnssentraler som rapporterer SST-data til SSB (pr. 1. mars og 1. oktober hvert år) på CD og disketter, må bruke korrekte etats- og tjenestestedskoder for den enkelte virksomhet.

13. Departementenes ansvar

Vi ber det enkelte departement om å ta kopi av dette rundskrivet, utskriftene fra

Etats-/tjenestestedsregisteret og kommunelisten og videresende det til den enkelte underliggende etat.

14. Returnering av oppdatert materiale

Vi ber om at departementene også tar ansvaret for å få utskriftene tilbake, og at alt blir sendt samlet til:

Arbeids- og administrasjonsdepartementet

Arbeidsgiveravdelingen v/Aslaug Roalsvig

Postboks 8004 Dep

0030 OSLO

5. Frist for innsending: Senest 8. februar 2002 (må overholdes).

Med vennlig hilsen

Ellen Koren Dahl (e.f.) Aslaug Roalsvig

underdirektør førstekonsulent