Spørsmål til Ot.prp. nr. 46 (2003-2004)

Det vises til brev 30. august 2004 med fem spørsmål, nummerert 18 til 22.

18. Bilagsnummer skal påføres dokumentasjon og loven sier “entydig nummer”. Innebærer dette at man kan benytte bokstaver? Er videre strekkode tilstrekkelig entydig eller er det meningen at det skal være leselig for mennesker også?

Forslaget til bokføringslov inneholder ikke et krav om ”entydig nummer”. I forslag til bokføringslov § 10 foreslås visse generelle krav til dokumentasjon av bokførte opplysninger. Departementet uttaler bl.a. følgende om bestemmelsen, jf. Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) punkt 10.2.3:

”Formålet med dokumentasjonen vil bl.a. være å vise de bokførte opplysningenes berettigelse og danne grunnlag for etterkontroll av bokføringen. Dokumentasjonen av bokførte opplysninger er bl.a. av vesentlig betydning i forbindelse med skatte- og avgiftskontroll. Det er viktig at dokumentasjonen er så detaljert og omfattende at bokføringen kan skje på en hensiktsmessig og riktig måte. Samtidig er det viktig at dokumentasjonen ikke endres etter utstedelse.”

I utkast til forskrift om bokføring § 4-1 fjerde ledd, jf. NOU 2002: 20, er det foreslått et krav om at ”salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte”.

Som opplyst i brev 1. juli 2004 og 27. august 2004, går jeg ikke nærmere inn på det konkrete innholdet i utkastet til forskrifter til bokføringsloven.

19. Lovutkastet tar ikke stilling til intern kontroll og overlater plikt til oppbevaring av kontrollspor til aksjeloven som begrenser seg til å si at det skal være tilstrekkelig god kontroll. Innebærer dette i så fall at attestasjoner ikke behøver oppbevares?

Når det gjelder formålet med forslaget til nye bokføringsregler, vises til omtale i Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) punkt 5.1.4, der departementet bl.a. uttaler:

”Utvalget har gitt en vurdering av hva de anser for å være formålet bak bokførings­regler. Utvalget har lagt til grunn at formålet er å etablere grunnlag for å produsere årsregnskapet og annen historisk regnskapsrapportering som følger av lov eller forskrift (pliktig regnskapsrapportering), lovbestemte spesifikasjoner av denne rapporteringen og andre regnskapsopplysninger som kan kreves med hjemmel i lov eller forskrift, samt å muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering. Utvalget har ikke foreslått å lovfeste formålet.

(…)

Departementet slutter seg til utvalgets drøftelser av bokføringsreglenes formål. Verken svenske eller danske bokføringsregler ser ut til å ha intern kontroll mv. som en del av formålet med bokføringsreglene. Departementet finner i likhet med utvalget at det ikke er hensiktsmessig å lovfeste formålet.”

Det går ikke frem av spørsmålet hvilke attestasjoner det siktes til. Departementet viser til at attestasjoner vil kunne være en del av oppbevaringspliktig regnskaps­dokumentasjonen etter bokføringsreglene og vil i så fall være underlagt bokførings­lovens oppbevaringskrav for slik dokumentasjon. Attestasjoner som ikke anses som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, vil ikke være underlagt bokførings­lovens oppbevaringskrav.

20. Vil ikke kravet om oppbevaring i Norge 7 mnd etter regnskapsårets i praksis innebære at man sender filer med minimumsinnhold (på CD) til Norge og dermed svekker kontrollmuligheten?

Regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i Norge, jf. lovforslaget § 13 annet ledd. I lovforslaget § 13 siste ledd er det foreslått at departementet i forskrift eller ved enkeltvedtak kan gjøre unntak fra bl.a. kravet om oppbevaringssted. Det vises til omtale i NOU 2002: 20 punkt 11.6 og Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) punkt 12.6.

I utkast til forskrift om bokføring § 6-3 tredje, har bokføringsutvalget forslått følgende, jf. omtale i NOU 2002: 20 punkt 11.6:

”Bokføringspliktige som fører regnskap i utlandet skal overføre regnskaps­materiale til oppbevaring i Norge innen en måned etter fastsetting av års­regnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt. Departementet kan ved enkeltvedtak pålegge den bokføringspliktige å føre og oppbevare regnskapet i Norge dersom den bokføringspliktige vesentlig tilsidesetter bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven.”

Som opplyst i brev 1. juli 2004 og 27. august 2004, går jeg ikke nærmere inn på det konkrete innholdet i utkastet til forskrifter til bokføringsloven.

21. Lovutkastet er i utgangspunktet nøytral til medium. Innebærer dette at orginale fakturaer kan makuleres etter scanning?

Utvalget forslo ingen krav til oppbevaringsmedier, utover at de skal opprettholde lesekvaliteten i hele perioden, jf. omtale i NOU 2002: 20 punkt 11.5.4. Utvalget foreslo imidlertid et krav om at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Departementet sluttet seg til dette, jf. omtale i Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) punkt 12.4 og forslag til bokføringslov § 13 annet ledd tredje punktum. Når det gjelder spørsmål om oppbevaring av originale papirbilag, vises til omtale i Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) punkt 10.3.3, der departementet uttaler:

”Departementet slutter seg til utvalgets vurdering av at det ikke er hensiktsmessig å videreføre kravet etter gjeldende rett om å oppbevare originaldokument av papir i 3 år og 6 måneder etter overføring til annet medium.”

Bokføringspliktige kan etter dette velge å scanne originale papirbilag og deretter makulere papirbilaget. Den scannede versjonen er da underlagt alle krav til dokumentasjon og anses som ”original” dokumentasjon.

22. Med referanse til spørsmål 13 ber jeg om et mer utfyllende svar vedrørende om man kan ta bort noe dokumentasjon som ikke er oppbevaringspliktig på en EDI-fil for å redusere oppbevaringsmengden? Dette vil jo naturlig føre til at EDI-filen ikke lenger er orginal, men vil være kostnadsbesparende. Vil dette utdypes nærmere i forskrift?

Det vises til omtale i Ot.prp. nr. 46 (2003-2004) der departementet bl.a. uttaler:

”Et neste spørsmål er hvilket format dokumentasjonen bør foreligge i. Utvalget synes å legge til grunn at kravene bør gjøre det så vanskelig å endre dokumentasjonen i ettertid, at endring vil kreve bevisste, aktive handlinger. Utvalget har derfor foreslått at dokumentasjonen skal foreligge på «ikke direkte redigerbare format». Med ikke direkte redigerbare format mener utvalget format der det kreves egne verktøy for å kunne endre uten at endringen fremgår, for eksempel, foruten papir, dokumenter i pdf-format. Høringsinstansene er noe delt i sitt syn, jf. punkt 10.3.2. Bl.a. foreslår Skattedirektoratet at det kan være mer hensiktsmessig å fastsette nærmere regler om og krav til format i forskrift.

Departementet slutter seg til utvalgets vurdering av at det ikke er hensiktsmessig å videreføre kravet etter gjeldende rett om å oppbevare originaldokument av papir i 3 år og 6 måneder etter overføring til annet medium. Etter departementets syn er det uklart hvilke formater som kan anses for å være «ikke direkte redigerbare». Etter departementets oppfatning er det hensiktsmessig at nærmere regler om format fastsettes i forskrift. Departementet foreslår derfor å erstatte kravet om at dokumentasjonen ikke skal være i et direkte redigerbart format med en forskrifts­hjemmel. I den forbindelse kan også forholdet til endringer i 6. merverdiavgifts­direktiv (rådsdirektiv 2001/115/EC) om bruk av avansert elektronisk signatur eller elektronisk dokumentutveksling (EDI) vurderes nærmere. I tillegg bør det vurderes å gi nærmere regler om krav til at dokumentasjonens innhold ikke skal kunne endres eller hentes ut. Det vises til lovforslaget § 10 tredje ledd.”

I lovforslaget § 10 tredje ledd, foreslås en hjemmel til at departementet i forskrift kan fastsette krav til dokumentasjonens format. Som det fremgår av sitatet ovenfor, vil det i forbindelse med forskriftsarbeidet vurderes å fastsette nærmere regler vedrørende dokumentasjonenes format og krav til at dokumentasjonens innhold ikke skal kunne endres eller hentes ut.

Som opplyst i brev 1. juli 2004 og 27. august 2004, går jeg ikke nærmere inn på det konkrete innholdet i utkastet til forskrifter til bokføringsloven.

Med hilsen

Per-Kristian Foss