FORSKRIFTER TIL REGNSKAPSLOVEN

Forskrift om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger – Veiledning

Kapittel 1 Dokumentasjon av regnskapssystemet
Kapittel 2 Utfyllende regler om enkelte av de avtaler som skal registreres i regnskapssystemet
Kapittel 3 Registrering av inntekter og kostnader
Kapittel 4 Ajourhold
Kapittel 5 Dokumentasjon
Kapittel 6 Oppbevaring og sikkerhetskopiering
Kapittel 7 Særlige regler for enkelte bransjer
Kapittel 8 Ikrafttredelse

Innledning

Finansdepartementet fastsatte 6. mai 1999 forskrift om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Forskriften trer i kraft 1. juli 1999. Forskriften gir utfyllende regler til kapittel 2 i lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap mv. (regnskapsloven), som trådte i kraft fra årsskiftet.

Samtidig med ikrafttredelse av ny regnskapslov ble gammel regnskapslov med forskrifter, jf. lov 13. mai 1977 nr. 35 om regnskapsplikt mv., opphevet. I henhold til den nye regnskapsloven § 9-2 kan regnskapspliktige frem til 1. januar 2001 likevel velge å benytte reglene om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger (bokføring) i gammel regnskapslov med forskrifter i stedet for reglene i ny lovs kapittel 2.

I foreliggende "veiledning til forskrift om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger" gis det en utdyping av enkelte av bestemmelsene i forskriften. Veiledningen er gitt delvis i form av eksempler på forhold som omfattes, eventuelt ikke omfattes, av ulike bestemmelser i forskriften, delvis som rene kommentarer til bestemmelser det har vært knyttet en del usikkerhet til. Departementet har ikke lagt opp til å utarbeide en fullstendig veiledning til forskriften. Forståelse og praktisering av forskriften må utvikles videre gjennom god regnskapsskikk.

Kapittel 1 Dokumentasjon av regnskapssystemet

§ 1-1 Dokumentasjon av regnskapssystemet

Bestemmelsen fastslår blant annet at dokumentasjon av regnskapssystemet skal inneholde en oversikt over typer transaksjoner og andre disposisjoner som er registreringspliktige for den regnskapspliktige, herunder intern ressursanvendelse og avtaler.

Bestemmelsen utfyller bestemmelsen i § 2-5 i regnskapsloven om at det skal foreligge dokumentasjon som beskriver regnskapssystemet og hvordan det kan etterprøves. Bestemmelsen i § 1-1 gir ikke en uttømmende opplisting av hvilke transaksjoner mv. som er registreringspliktige, med krever at den regnskapspliktige, som en del av dokumentasjonen av regnskapssystemet, utarbeider en oversikt over hvilke typer transaksjoner mv. som den regnskapspliktige selv anser er registreringspliktige etter regnskapsloven.

Kapittel 2 Utfyllende regler om enkelte av de avtaler som skal registreres i regnskapssystemet

I kapittel 2 gis det utfyllende regler om enkelte av de avtaler som skal registreres i regnskapssystemet.

Plikten til å registrere avtaler i regnskapssystemet følger av regnskapsloven § 2-1. Bestemmelsene i kapittel 2 er ikke uttømmende i forhold til å angi hvilke avtaler som er registreringspliktige. Den regnskapspliktige må selv vurdere hvilke avtaler som "har betydning for størrelsen og sammensetningen av den regnskapspliktiges eiendeler, gjeld, inntekter eller kostnader", og som dermed er registreringspliktige, i henhold til lovens ordlyd.

Kapittel 3 Registrering av inntekter og kostnader

§ 3-1 Bytte av eiendeler og tjenester

Bestemmelsen fastslår at bytte av eiendeler eller tjenester skal registreres som kjøp og salg.

Bestemmelsen presiserer at bytte av eiendeler eller tjenester skal behandles som to transaksjoner, et kjøp og et salg for hver av partene.

§ 3-3 Registrering av lønn mv. på hver motpart

Bestemmelsen fastslår at lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal spesifiseres på motpart, og gir nærmere regler om hvilke opplysninger som skal registreres.

Kravene i bestemmelsen er ikke til hinder for at opplysninger som nevnt registreres i et eget lønns- og personalsystem eller lignende som inngår i regnskapssystemet etter regnskapsloven § 2-2.

Kapittel 4 Ajourhold

§ 4-1 Kontante inn- og utbetalinger

Bestemmelsens første ledd fastslår at kontante inn- og utbetalinger så vidt mulig skal registreres samme dag de finner sted.

Bestemmelsen innebærer et krav om at den regnskapspliktige skal tilrettelegge regnskapssystemet slik at kontante inn- og utbetalinger registreres samme dag de finner sted. Formuleringen "så vidt mulig" fanger opp tilfeller der uforutsette grunner gjør at registreringen må utsettes til den påfølgende dagen.

Bestemmelsens annet ledd ivaretar hensynet til regnskapspliktige som benytter ekstern regnskapsfører. Slike regnskapspliktige kan samle opp bilag mv. til ekstern regnskapsfører som foretar registreringen innen de frister for rapportering som for øvrig følger av regnskapsregelverket.

§ 4-3 Lønn

Bestemmelsen fastslår at lønn mv. skal registreres senest på utbetalingstidspunktet.

Bestemmelsen er ikke til hinder for at lønn registreres i "lønningsbok" eller lignende som utgjør en del av regnskapssystemet etter regnskapsloven § 2-2, jf. også forskriften § 3-3.

Kapittel 5 Dokumentasjon

§ 5-3 Særlig om dokumentasjon ved kontantsalg

Bestemmelsens annet ledd fastslår at dokumentasjonen av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres og signeres av den som har foretatt opptelling av kassabeholdning og at eventuelle differanser skal forklares.

Bestemmelsen er ikke til hinder for at dokumentasjonen kan dateres og signeres elektronisk, dersom den regnskapspliktige har et tilfredsstillende system for dette, og som for øvrig oppfyller regnskapslovens og forskriftens krav, herunder kravet til sikkerhetskopiering i forskriften § 6-2.

Bestemmelsens femte ledd fastslår at også forhåndsnummererte billetter regnes som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag etter regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd annet punktum. Bestemmelsen gjelder altså for regnskapspliktige som ikke er registreringspliktige etter merverdiavgiftsloven § 28 første ledd.

Slike forhåndsnummererte billetter vil typisk kunne benyttes i forbindelse med konserter, idrettsstevner eller lignende arrangementer. Flybilletter eller lignende vil således typisk ikke omfattes av denne bestemmelsen.

§ 5-4 Særlige regler om registrering og dokumentasjon av kontantsalg for regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2 annet ledd som driver ambulerende, sesongbetont virksomhet mv.

Bestemmelsen fastslår at kravene i regnskapsloven § 2-3 fjerde ledd første punktum og annet punktum og forskriften § 5-3 ikke gjelder for regnskapsspliktige som kun har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 annet ledd og som driver ambulerende, sesongbetont virksomhet eller som kun sporadisk foretar kontantomsetning, og som ikke har kontantomsetning over 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår for så vidt gjelder denne virksomheten. Disse regnskapspliktige kan registrere kontantbetaling fortløpende i forhåndspaginert, innbundet bok.

Med ambulerende virksomhet menes virksomhet som ikke drives fra fast utsalgssted. Med sesongbetont virksomhet menes virksomhet som kun drives deler av regnskapsåret. Departementet legger til grunn at denne bestemmelsen typisk vil være praktisk for visse typer omsetning i landbruket. Eksempler på ambulerende, sesongbetont, virksomhet vil være salg av frukt, bær og grønnsaker langs veien om sommeren, salg av juletrær, salg av fisk eller lignende fra båt osv. i sesongen. Bestemmelsen krever i utgangspunktet at begge vilkårene skal være oppfylt samtidig. Departementet legger til grunn at salg av frukt, bær og grønnsaker fra egen åker eller frukthage vil omfattes av unntaket, selv om salgsstedet i dette tilfellet kan ligge fast gjennom sesongen.

Unntaket fra kravet om registrering på kassaapparat gjelder også for regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2 annet ledd som kun sporadisk foretar kontantomsetning. Eksempler på slik virksomhet vil typisk være håndverkere som fra tid til annen selger varer ved siden av å utføre tjenester.

I begge tilfeller begrenses unntaket av bestemmelsen om at omsetningen på årsbasis knyttet til slik ambulerende og sesongbetont eller sporadisk virksomhet ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp for så vidt gjelder denne delen av virksomheten. Virksomhet som drives i større skala enn dette, må oppfylle lovens og forskriftens krav til kassaapparat mv.

Departementet legger til grunn at beløpsgrensen på 3 ganger folketrygdens grunnbeløp gjelder omsetning eksklusive avgifter.

§ 5-5 Dokumentasjon ved kontantkjøp

Bestemmelsen fastslår at dersom det ved kontantkjøp er utstedt kassakvittering, skal kjøper oppbevare denne sammen med eventuell annen dokumentasjon.

Bestemmelsen omtaler oppbevaringsplikt dersom det er utstedt flere typer dokumentasjon. Bestemmelsen er ikke til hinder for at kassakvittering alene er tilstrekkelig dokumentasjon, forutsatt at de opplysninger som regnskapsloven krever fremgår av kassalappen.

§ 5-6 Uttak av eiendeler og tjenester til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner

Bestemmelsen fastslår blant annet at dokumentasjon ved uttak av eiendeler og tjenester fra den regnskapspliktiges virksomhet til bruk som gave til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner skal attesteres av den regnskapspliktiges revisor, eventuelt leder eller annet medlem av styret eller lignende ledelsesorgan, dersom uttaket overstiger 2 ganger folketrygdens grunnbeløp.

Departementet legger til grunn at beløpsgrensen på 2 ganger folketrygdens grunnbeløp gjelder virkelig verdi beregnet eksklusive avgifter.

§ 5-11 Dokumentasjon av varelager

Bestemmelsen gir regler for dokumentasjon av varelager og fastslår blant annet at varelagerlisten skal dateres og signeres av den som har foretatt vareopptellingen.

Bestemmelsen er ikke til hinder for at varelagerlisten kan føres, dateres og signeres elektronisk, dersom den regnskapspliktige har et tilfredsstillende system for dette, og som for øvrig oppfyller regnskapslovens og forskriftens krav, herunder kravet til sikkerhetskopiering i forskriften § 6-2.

Kapittel 6 Oppbevaring og sikkerhetskopiering

§ 6-1 Oppbevaring

Bestemmelsen fastslår at regnskapsmateriale og regnskapsdata skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden.

Bestemmelsen legger ingen føringer med hensyn til valg av oppbevaringsmedium. Det er derfor behov for en bestemmelse som sikrer at regnskapsopplysninger kan leses i hele oppbevaringsperioden. Den regnskapspliktige må også sørge for at valg av oppbevaringsmedium medfører at regnskapslovens og forskriftens øvrige krav oppfylles.

Kapittel 7 Særlige regler for enkelte bransjer

§ 7-2 Dokumentasjon av inntekt for regnskapspliktige som driver taxi- (drosjebil-) næring

Bestemmelsen fastslår blant annet at dokumentasjon av opplysninger ved taksameterberegning kan skje enten ved at opplysningene lagres i taksameteret, slik at det til enhver tid kan skrives ut en skiftlapp for hvert skift, eller ved at det ved det for hvert skift skrives ut daterte nummererte skiftlapper. Skiftlappene skal fortløpende nummereres av systemet og inneholde løyvenummer og taksameterets serienummer. Det gis videre regler for hvilke opplysninger som skal fremgå av skiftlappen. Skiftlapper skal signeres fortløpende med fullt navn av skiftets sjåfør og påføres sjåførens fødselsnummer.

Bestemmelsen er ikke til hinder for at skiftlapper kan lagres og signeres elektronisk, dersom den regnskapspliktige har et tilfredsstillende system (taksameter) for dette og for øvrig oppfyller regnskapslovens og forskriftens krav, herunder kravet til sikkerhetskopiering i forskriften § 6-2.

Kapittel 8 Ikrafttredelse

§ 8-1 Ikrafttredelse

Bestemmelsens annet ledd fastslår at plikten til å dokumentere inntekter med daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapport etter disse bestemmelsene for virksomheter som per 1. januar 1999 ikke har kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system som gir tilfredsstillende salgsdokumentasjon i henhold til denne forskrift § 5-3, trer i kraft med virkning fra 1. januar 2000.

Departementet viser til at det ved fastsettelse av forskriften er vist til § 5-4 i forskriften. Den riktige bestemmelsen er altså § 5-3.

Bestemmelsen i § 8-2 gjelder bare for regnskapspliktige som har tatt i bruk ny regnskapslovs kapittel 2 fra 1. januar 1999, og ikke for regnskapspliktige som benytter seg av muligheten til å følge gammel regnskapslovs kapittel 2 i hele overgangsperioden frem til 1. januar 2001.

Departementet vil understreke at den regnskapspliktige må velge å følge enten ny eller gammel lovs kapittel 2. Når det gjelder unntaksbestemmelsen knyttet til bruk av kassaapparat, har departementet vurdert at regnskapspliktige som ønsker å ta i bruk ny lovs kapittel 2 ikke skal være forhindret fra dette selv om de ikke har skaffet til veie det nødvendige utstyr for registrering av kontantsalg som ny regnskapslov krever.