Fra 1. januar 2006 må alle bokføringspliktige følge bokføringsreglene i ny bokføringslov med forskrifter.

Det er særlig viktig å være oppmerksom på:

• Alle som har kontantomsetning skal nå benytte kassaapparat.
• Håndverkere, advokater, konsulenter og andre som driver virksomhet i tjenesteytende næringer hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal dokumentere medgått tid.

Bokføringsreglene skal sikre en tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av de enkelte transaksjoner gjennom regnskapsåret og dermed sikre ulike interessegrupper pålitelig informasjon som kan etterkontrolleres. Informasjonen som innhentes etter bokføringsreglene vil blant annet etablere grunnlag for utarbeidelse av årsregnskap, ligningsoppgaver og omsetningsoppgaver. Eksterne grupper som har interesse av bokføringen, er blant annet eiere, investorer, kreditorer, ansatte og offentlige myndigheter. Bokføringsregler er sentrale i myndighetenes skatte- og avgiftskontroll. Kravene til bokføring skal også gjøre det vanskeligere å gjennomføre og lettere å avdekke økonomisk kriminalitet.

Ved utforming av regelverket er det lagt vekt på en avveining av hensynene til å gi eksterne grupper informasjon og til forebygging av økonomisk kriminalitet, opp mot de plikter som pålegges den enkelte bokføringspliktige og de kostnader som kravene til bokføring medfører for næringslivet.

Nedenfor følger informasjon om sentrale punkter i bokføringsreglene.

De nye reglene
Lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven)
Forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften)

 

Ikrafttredelse
Fra 1. januar 2006, eller et avvikende regnskapsår som starter i 2006, skal alle bokføringspliktige benytte reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Fra bokføringsloven trådte i kraft 1. januar 2005 og fram til dette tidspunktet, har det vært anledning til å benytte bokføringsreglene i regnskapsloven 1977 med tilhørende forskrifter eller reglene i regnskapsloven 1998 kapittel 2 med tilhørende forskrifter.

Bokføringsplikt
Alle som har årsregnskapsplikt, og alle som har plikt til å levere næringsoppgave til ligningsmyndighetene eller merverdiavgiftsoppgave til avgiftsmyndighetene, har bokføringsplikt og skal fra årsskiftet bokføre regnskapsopplysninger etter reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Bokføringsreglene gjelder dermed for alle som driver næringsvirksomhet

Krav til bokføringen
Bokføringsloven inneholder bestemmelser om bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger.

 

Nye plikter

De viktigste nyhetene i de nye bokføringsreglene er:

Krav til kassaapparat – bokføringsforskriften §§ 5-3 flg.
Bokføringspliktige som har kontantsalg, plikter å registrere kontantsalget fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Kravet gjelder både ved vareomsetning og tjenesteyting. Det er gjort unntak for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk virksomhet som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (p.t. kr 188 676).  

Det stilles spesifikke krav til kassaapparatet, blant annet skal summeringsstrimmelen vise klokkeslett for hvert enkelt salg. Det er også krav til daglige, dokumenterte kassaoppgjør, og det er stilt krav om at det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner. Det kan i særlige tilfeller gis dispensasjon fra plikten til å benytte kasseapparat. Søknad fremmes ev. til Skattedirektoratet.  

Krav til salgsdokumentets innhold – bokføringsforskriften §§ 5-1 flg.
Bokføringsforskriften har detaljerte krav til salgsdokumentets innhold. Kravene er i stor grad sammenfallende med de krav som merverdiavgiftslovgivningen har stilt ved salg fra registrerte næringsdrivende til næringsdrivende. Kravene i bokføringsforskriften skal følges av alle som er bokføringspliktige, og gjelder både ved kontantsalg og kredittsalg.

Nærmere om kravet til å spesifisere kjøpers navn og adresse/organisasjonsnummer
Det er stilt krav om at kjøperens navn og kjøpers adresse eller organisasjonsnummer skal angis i salgsdokumentet, jf. bokføringsforkriften § 5-1-2. Ved kontantsalg fra detaljist gjelder dette kravet likevel bare når:

• Kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller er direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse.
• Betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr 40 000 eller mer.

I disse tilfellene vil det også være plikt til å spesifisere salget og kjøpet over henholdsvis kunde- og leverandørspesifikasjonen (reskontro).

Det følger av dette at også detaljforretninger må ha rutiner for å håndtere tilfeller hvor det er plikt til å angi kjøpers navn mv. i salgsdokumentet. Kassabetjeningen må gjøres oppmerksom på denne delen av regelverket. I den grad kassasystemet ikke har nødvendig funksjonalitet til å legge inn kundeopplysninger, må det utstedes tilleggsdokumentasjon, for eksempel en nummerert kvittering, hvor nødvendige opplysninger påføres, og hvor det gjøres en henvisning til kassakvitteringens nummer. Selger må beholde en gjenpart av denne dokumentasjonen, slik at salget kan føres over kundespesifikasjonen.

I mange tilfeller vil kunden selv ta initiativ til å få et korrekt salgsdokument, men også selger har en viss aktsomhetsplikt i forhold til å utstede et korrekt salgsdokument, og for å føre salget over kundespesifikasjonen. Kassabetjeningen kan derfor komme i en situasjon hvor kunden må gjøres oppmerksom på plikten til å angi navn mv i salgsdokumentet. Et eksempel på en slik situasjon kan være et tilfelle hvor kunden kjøper inn et så stor kvantum av en bestemt vare, at det har formodningen mot seg at varene er beregnet for en privat husholdning.

Utstedelse av salgsdokumentasjon – bokføringsforskriften §§ 5-2 flg.
Bokføringsforskriften stiller som utgangspunkt krav om at salgsdokumentet skal utstedes av selger. Etter bokføringsforskriften kan kjøper utstede salgssummen i noen tilfeller. Det er gitt detaljerte krav om tidspunktet for utstedelse av salgsdokumentet. Se bokføringsforskriften §§ 5-2 flg. 

Dokumentasjon av lønn mv. – bokføringsforskriften §§ 5-6
Kravene til dokumentasjon av lønn er i stor grad en videreføring av tidligere regler. Det er innført et nytt krav til dokumentasjon av timer for ansatte med timelønn. Kravet vil gjelde virksomheter som benytter timelønn ved ordinær avlønning og timelønn knyttet til overtid. Dersom det benyttes dagslønn, vil også dette omfattes. For hver ansatt som omfattes av kravet skal det dokumenteres dato for utført arbeid, antall timer den aktuelle datoen og sum timer for den aktuelle perioden.  

Det er videre krav om at det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner.  

Bokføringsforskriften kapittel 5 inneholder også andre bestemmelser om dokumentasjon av bokførte opplysninger, herunder bestemmelser om dokumentasjon av kjøp, betalingstransaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner. 

Krav til dokumentasjon av timer – bokføringsforskriften § 8-4-1
Det er innført et nytt krav for enkelte tjenesteytende næringer om dokumentasjon av tidsforbruk. Bestemmelsen gjelder bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget helt eller delvis er basert på tidsforbruk. Timene skal spesifiseres pr. dag, fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsen vil typisk gjelde bokføringspliktige innen de liberale yrker, som konsulenter, advokater, regnskapsførere, revisorer, arkitekter og ingeniører, samt undervisning hvor betalingen avregnes etter medgått tid, utleie av arbeidskraft og lignende.

Bestemmelsen gjelder også bokføringspliktige innen bygge- og anleggsvirksomhet. Samtidig er beløpsgrensen for å føre prosjektregnskap hevet fra kr 100 000 til kr 300 000. Se bokføringsforskriften § 8-1 flg. 

Når det gjelder særskilte krav for andre bransjer, vises det til bokføringsforskriften kapittel 8. Kravene er for en stor del en videreføring av tidligere bestemmelser.   

Krav til dokumentasjon av balansen – bokføringsloven § 11
Bokføringsloven § 11 krever at alle balanseposter skal dokumenteres, med mindre de er ubetydelige. I bokføringsforskriften kapittel 6 er det gitt utdypende bestemmelser om dokumentasjon av enkelte balanseposter. For bokføringspliktige som ikke har årsregnskapsplikt, men plikt til å levere næringsoppgave, gjelder dokumentasjonsplikten balansepostene i næringsoppgaven. 

Krav til å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk i 3,5 år -
bokføringsloven § 13
Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år. Det er gjort unntak fra dette kravet for bokføringspliktige med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning, og for bokføringspliktige som avvikler sin virksomhet. Se bokføringsforskriften § 7-3. Når det gjelder oppbevaringstiden for regnskapsmateriale, vises det til omtalen nedenfor under ”differensiert oppbevaringstid”. 

Krav til å spesifisere bokførte opplysninger – bokføringsloven § 5
Bokføringsloven § 5, jf. bokføringsforskriften § 3-1, omhandler krav til å spesifisere bokførte opplysninger. Reglene er i stor grad en videreføring av tidligere regler i regnskapsloven 1977 med forskrifter (krav til ”bøker”), men begrepsapparatet er endret.  

Når det gjelder spesifikasjon av merverdiavgift, er det bl.a. stilt krav om at både inngående og utgående avgift og grunnlaget for avgiften skal spesifiseres etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal utarbeides for hver avgiftstermin (pliktig regnskapsrapportering). 

For øvrig kan det nevnes at det er stilt krav om at leverandørspesifikasjonen også skal inneholde leverandørens organisasjonsnummer.

 

Forenklinger

På en del områder medfører bokføringsloven forenklinger i forhold til tidligere regler:

Differensiert oppbevaringstid – bokføringsloven § 13
For primærdokumentasjonen (pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger, balansen mv og nummererte brev fra revisor) er kravet til 10 års oppbevaringstid videreført. For sekundærdokumentasjon (avtaler, korrespondanse, utgående pakksedler mv.) er oppbevaringstiden redusert fra 10 til 3,5 år. Pakksedler skal kun oppbevares av selger i gitte tilfeller.

Fritt valg av oppbevaringsmedium – bokføringsloven § 13
Den bokføringspliktige kan i utgangspunktet fritt velge oppbevaringsmedium (papir, elektronisk mv.). Dette betyr at dokumentasjon på papir kan skannes og at papirdokumentasjonen deretter kan makuleres. Dette betyr også at for eksempel summeringsstrimler fra kassaapparat kan oppbevares elektronisk.

Det kreves at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form, og at det skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.  

Mer fleksible krav til ajourhold – bokføringsloven § 7
Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal alltid være à jour innenfor fristene for pliktig regnskapsrapportering. For bokføringspliktige som har 2 månedlig merverdiavgiftstermin, kreves det dermed ajourhold minst hver annen måned.

For bokføringspliktige som ikke har pliktig regnskapsrapportering mer enn én gang pr. år, settes det et minstekrav til ajourhold på fire måneder. Bokføringspliktige med svært lite transaksjonsvolum (mindre enn 300 bilag) er unntatt fra plikten til ajourhold hver fjerde måned. For disse gruppene er den nye lovgivningen en lemping i forhold til gjeldende regler som krever ajourhold minst hver annen måned. Se også bokføringsforskriften § 4-1. 

Mer fleksible valutabestemmelser – bokføringsloven § 8
Bokføringspliktige som har en annen funksjonell valuta enn norske kroner kan bokføre i denne valutaen og, under gitte forutsetninger, foreta omregning fra utenlandsk valuta til norske kroner en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser. Se mer detaljerte krav i bokføringsforskriften § 4-2. 

Begrensning i plikten til å føre kontante salg og kjøp over kunde- og leverandørspesifikasjonen – bokføringsforskriften § 3-1
Det stilles krav om at kunde- og leverandørspesifikasjonene (reskontro) kun skal omfatte kontanttransaksjoner dersom varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, samt kontanttransaksjoner hvor vederlaget utgjør kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift. Disse reglene henger sammen med pliktene til å angi kjøpers navn mv. i salgsdokumentet, jf. ovenfor.

Skattedirektoratet behandler søknader om dispensasjon

Søknader om unntak fra bestemmelser i bokføringsloven eller bokføringsforskriften sendes til Skattedirektoratet.

Bokføringsloven og bokføringsforskriften inneholder flere bestemmelser hvor Finansdepartementet ved forskrift eller enkeltvedtak kan gjøre unntak fra de aktuelle bestemmelsene. Myndighet til å gjøre unntak ved enkeltvedtak etter bokføringsforskriften er delegert Skattedirektoratet.

__________________________

Lenker

Også andre har gitt informasjon om bokføring og ny bokføringslov på sine nettsider. Se blant annet:

• Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF)
• Den norske Revisorforening (DnR)
• Spør OSS (informasjon fra det offentlige om å starte og drive bedrift)
• Skattedirektoratet – om bokføringsloven
• Skattedirektoratet - tips og råd om kontorarbeid og regnskapsføring
• Norsk RegnskapsStiftelse