Fornye, forenkle, forbedre

Tale på Digitaliseringskonferansen 2014

Kjære alle sammen

På mine besøk rundt i etater og kommuner har jeg møtt mye vilje til nytenkning.

Det er bra, for det kommer til å skje spennende ting i norsk forvaltning fremover.  

Regjeringen har høye ambisjoner om å fornye og forbedre forvaltningen og offentlig sektor, og innbyggere og næringsliv har med rette store forventninger om en enklere hverdag.

Vi trenger alle som vil tenke nytt.
Som Kommunal og moderniseringsminister har jeg ansvar for to av regjeringens åtte prosjekter:
Kommunereform og en enklere hverdag for folk flest.

Disse har til felles at de skal fornye, forenkle og forbedre det offentlige Norge.

Fornye handler om å jobbe smartere, samhandle bedre og ta i bruk mulighetene teknologien gir oss.

Forenkle handler om å gi enkeltmennesket større frihet og valgmuligheter, og utvikle et mindre byråkratisk byråkrati.

Forbedre handler om kvalitet. Løfte kompetansen og sørge for at den brukes der den trengs mest, slik at offentlige tjenester blir bedre.

Hvorfor så viktig å reformere forvaltningen?

Hva er problemet som reformene skal løse?

Svaret avhenger av om du spør den optimistiske eller den pessimistiske kommunal- og moderniseringsministeren.

Optimisten i meg vil reformere fordi jeg ser at en offentlig sektor i verdensklasse kan bli enda bedre.
Det finnes så mye kompetanse og vilje til å gjøre ting enda bedre.
Som en del av arbeidet med en enklere hverdag har vi gitt alle statlige virksomheter beskjed om å identifisere unødvendige tidstyver.
De som stjeler arbeidstid og som gjør det unødvendig tungvint for innbyggerne å møte offentlige tjenester.
Jeg vil at fagfolkene i offentlig sektor skal få mer tid til å jobbe med faget sitt, og bruke mindre tid på unødvendige prosesser og rapportering.

Besøkte Husbanken for en tid tilbake.
Husbanken ville belønne en medarbeider som hadde fjernet en tidstyv – et rapporteringsskjema. Jeg fikk gleden av å dele ut diplomet. 
En slik premiering av hverdagshelter er en god idé. Så jeg håper å få anledning til å dele ut flere slike diplomer i tiden som kommer.

Dere som jobber i systemet kjenner styrker og svakheter.
Håper innspillene dere kommer med kan hjelpe oss til å luke ut en del av svakhetene. Så kan vi dyrke styrkene.

Pessimisten i meg vil reformere fordi jeg også ser en offentlig sektor som må løse mer samtidig som budsjettene ikke vil vokse like mye som tidligere.
Offentlig sektors forpliktelser vokser.

-      Vi har større vekst i utgiftene i offentlig sektor enn det vi tar igjen i økt produktivitet.
-      Befolkningen blir eldre og vil stille nye krav til omsorg og helse.

Men der det er utfordringer, er det også muligheter. Den teknologiske utviklingen gjør det mulig å heve kvaliteten på tjenestene og samtidig drive mer effektivt. Ingen har fasiten på hvordan vi skal få en sunn balanse mellom velferd og vekstkraft, men ingen er i tvil om at økt og smartere teknologibruk i offentlig sektor er en del av svaret.

Regjeringen opptatt av gjennomføringsevne. Allerede godt i gang med tiltak i forbindelse med satsingsområdene. Vi har presentert mål, tidsfrister og prosess for Kommunereformen. Det behandles i Stortinget i disse dager.

Skal ikke bruke mer tid på det nå. Men kort fortalt er dette et spørsmål om sikre gode tjenester i årene som kommer. Gjøre kommunene til attraktive arbeidsplasser.
Og å styrke lokaldemokratiet

Også innen hovedsatsingen en enklere hverdag for folk flest vil vi finne en lang rekke tiltak for å forenkle, fornye og forbedre offentlig sektor.

Har allerede nevnt jakten på tidstyver. Klarspråk og tilrettelegging av informasjon og muligheter for kommunikasjon er andre områder. Forbrukerrådet presenterte nylig for meg en gjennomgang av over hundre søknader og skjemaer fra det offentlige. Rapporten viste at mange elektroniske skjemaer er PDF-er som må skrives ut og sendes i post.
Hos NAV kreves det innlogging for å se skjemaer
Mange av spørsmålene er unødvendige, for eksempel at Skatteetaten ber om info om yrke for å registrere en flyttemelding.
Og språket i skjemaene er ofte veldig utilgjengelig
Fikk prøve å fylle ut skjema for barnetrygd.
Lettere å lage barn enn å fylle ut skjema for barnetrygd

Lær av Statens vegvesen. Sier de får 40 prosent færre telefonhenvendelser etter at de endret et brev om EU-kontroll.
Før het det: Manglende rapportering - periodisk kjøretøykontroll. Nå står det: Har du glemt EU-kontrollen?

Sammen med KS i gang med et klarspråkarbeid også i kommunene
Men ønsker også å ta tak i andre, grunnleggende problemstillinger.

Regjeringen etablerer nå et program for bedre styring og ledelse i staten, som jeg har ansvar for.
Dette er både en oppfølging av Gjørv-kommisjonen som avdekket svakheter i styring og ledelse, og et virkemiddel for å nå regjeringens mål om økt gjennomføringskraft.

Det vil bli gjennomført tiltak innenfor flere områder.

Det første er bedre ledelse.
Det handler både om kultur og kompetanse.
Ledelse av kunnskapsvirksomheter handler om å gi en overordnet retning og være resultatorientert.
Et nytt lederprogram skal bidra med kompetansebygging og nettverk som styrker lederkompetansen.

Andre område handler om styring.
Ledere skal ha rom til å lede.
Det betyr mer tillit og mindre detaljstyring.
Det vil gi større handlingsrom til å drive innovasjon og utvikle bedre strategier for å løse oppgavene.
Men med større frihet følger også økte krav til resultat.
Vi skal ha færre og tydeligere mål til våre etater.
Dobbelt så mange mål gir ikke dobbelt så gode resultater.

Tredje område knytter seg til ett av mine hovedbudskap i dag:
Behovet for økt teknologiforståelse hos ledere.
Ikke kunnskap om programmering, men om hvordan IKT og digitalisering kan fornye organisasjonen og skape en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv.
Denne strategiske kompetansen er nødvendig hvis vi skal endre ved hjelp av IKT.
Også nødvendig hvis vi skal hente ut gevinstene av investeringene.
Toppledernes ansvar for å ta IKT i bruk til å utvikle virksomhet og fag er undervurdert i mange departementer og virksomheter.
En sentral del av programmet for bedre ledelse og styring er derfor å utvikle et kompetansetilbud til toppledergrupper i departementer og direktorater i strategisk anvendelse av IKT.
Som en del av programmet ønsker vi også å etablere rådgivningsfunksjoner.
Slik reduserer vi risiko og øker muligheten for å høste gevinstene.

Det er for mange IKT-prosjekter som ikke lykkes.
Det kan være at de sprekker på tid og kost.
Men også at de endringene IKT-prosjektene skulle føre til ikke blir gjennomført, eller at lovede gevinster ikke kan tas ut.  
Selv om lav IKT-kompetanse hos toppledere er en årsak, må også selve IKT-prosjektene gjennomføres profesjonelt og planmessig.
Difi har gjennom prosjektveiviseren laget et godt opplegg for å planlegge, gjennomføre og hente gevinster fra IKT-prosjekter.

Fjerde område i programmet for bedre styring og ledelse i staten handler om å samhandle bedre på tvers i staten og ikke synke ned i silotenking.

Det femte området dreier seg om grunnlaget for beslutninger.
Å lede dreier seg om å stake ut kurs og ta beslutninger.
Både Riksrevisjonen, Difi og OECD peker på utilstrekkelige vurdering av konsekvenser før beslutninger om offentlige tiltak eller reformer.
Som en del av programmet arbeider vi derfor med å revidere kravene til beslutningsgrunnlag i statsforvaltningen.

Innovasjon skjer sjelden bare i én virksomhet eller i én sektor. Innovasjon oppstår i samspillet mellom mennesker med ulik kunnskap og erfaring, mellom ulike sektorer, mellom fagmiljøer, mellom ulike bransjer i næringslivet, og mellom offentlig og privat sektor. IKT er et verktøy til effektivisering, men like viktig er det at IKT kan skape en enklere hverdag og være en pådriver for utvikling og innovasjon.
Samordningen på IKT-området må bli betraktelig bedre.
Det er gjentatt av Riksrevisjonen, Stortinget og vekslende regjeringer.

Finnes ingen quick fix på dette. Men vi har kommet nærmere ved at det er etablert og formalisert gode samordningsarenaer.
Noe av det første jeg gjorde i regjering var å nedsette et statssekretærutvalg for IKT.
Det skal sammen med Skate, det strategiske samordningsorganet for IKT på direktoratsnivå, bidra til at bl.a. felleskomponentene utvikles i tråd med faktiske behov.
Jeg har også satt i gang med en evaluering av Difi. Målsettingen er bl.a. å få et Difi som fyller sine samordningsoppgaver innen IKT på en god måte.
En del av evaluerueringener å se på grenseflatene mellom Difi og Brønnøysundregistrene og DFØ.
Alt dette leder mot et av de viktigste områdene for å få en enklere hverdag: Overgangen til en heldigital forvaltning.

Overgangen fra papirpost til digitalpost og kommunikasjon, vil skape nye muligheter, nye tjenester og en enklere hverdag for både brukere og medarbeidere.

Digital kommunikasjon skal være hovedregelen, forvaltningslovens krav om samtykke er snudd til en reservasjonsrett.

I februar ble som det de fleste av dere kjenner vedtatt endringer i eForvaltningsforskriften for å legge til rette for dette.

De av innbyggerne som absolutt ikke vil ha det slik, vil kunne reservere seg mot digital kommunikasjon.
Men næringsdrivende får ikke mulighet til å reservere seg.
Som ved alle større omveltninger, vil noen reagere negativt.
Men å forsøke å stoppe digitaliseringen vil være som å slåss mot vindmøller.
De digitale løsningene vil bli bedre for både sikkerheten og for personvernet enn papirbasert kommunikasjon.

Det er ikke nok å digitalisere, vi må gi alle mulighet til å være med på denne forvaltningsreformen.
Forskrift om universell utforming av IKT-løsninger har snart vært her i et år.

Men tall fra Difi tyder på at det ikke er tilstrekkelig kjennskap til den.  Offentlige digitale tjenester skal ikke bare være universelt utformet, men også være brukervennlige, enkle å forstå og enkle å bruke

Mange av dere har gjort en god jobb over mange år.
Noen av norsk forvaltnings suksesshistorier innen digitalisering er referanser for resten av verden: Altinn, Skatteetaten, Pensjonskassa, Bergen kommune.

Og Mattilsynet.
Etableringen av Mattilsynet en av de større reformene i norsk forvaltning de seneste årene.
Fire statlige tilsyn og 89 kommunale næringsmiddeltilsyn ble slått sammen.
Ved etableringen var de store diskusjonene om det veterinærfaglige.
Knapt noen diskuterte hvordan organisasjonen faktisk skulle få til et enhetlig tilsyn.
Det første året med Mattilsynet var kritisk.

Den manglende oppmerksomheten om IKT ble tydelig.
Men ledelsen i Mattilsynet tok rev i seilene, og sørget innen kort tid for å knytte sin virksomhetsstrategi til utviklingen av et nytt enhetlig tilsynssystem som heter MATS.

De leverte på tid og budsjett.
De bruker Altinn og ID-porten for selvbetjeningsdelen, enhetsregisteret og folkeregisteret for gjenbruk av data.
Og de gjorde det så bra at har vunnet flere priser for arbeidet.

Mandag besøkte jeg Norway Seafoods. Sammen med Mattilsynet beskrev de hvordan overgangen fra papir til digitale løsningen får fisken raskere ut til kunder over hele verden.
Eksportsertifikater ordnes med noen tastetrykk. Teknologien gir også bransjen mulighet til å gi god forbrukerinformasjon. Etter hvert kan de digitale sporene følges fra fiskebåten i Lofoten til kjøkkenet i Paris og via en liten strekkode kan kunden få ferske bilder av fisker og båt på sin Ipad.
Mattilsynet har vist at med ledere som ser IKT som en strategisk ressurs kan man få til store endringer og forbedringer i forvaltningen.

Mattilsynet har på ingen måte tryllet, dette har kostet mye arbeid og de er på langt nær ferdige.
Flere virksomheter og etater er godt i gang, og det gleder meg blant annet å se at bruken av felleskomponenter har slått rot i forvaltningen.

Det sagt, jeg er ikke fornøyd med hvordan offentlig sektor som helhet utnytter mulighetene som ligger i digitalisering. Det er for mange som henger etter.Til tross for klare politiske signaler er tempoet i digitaliseringen for lavt.

En del av fortrinnet norsk forvaltning historisk sett har hatt sammenlignet med andre land er forsvunnet.

Jeg vet det tidligere har vært etterlyst et sterkere FAD i IKT-politikken. Det har dere fått med etableringen av KMD. Men det endrer ikke i seg selv mye.

De grunnleggende strategiske valgene ligger fast, og de er behandlet i stortingsmeldingen Digital Agenda Norge. Men vi forventer en sterkere samordning og en mer ambisiøs digitaliseringstakt i tiden som kommer. Dette betyr alle tidligere krav på digitaliseringsområdet ligger fast. Dere skal benytte felleskomponenter, dere skal dele data, følge standarder og felles arkitekturprinsipper.

Nå er unnskyldningenes tid forbi.
i november er den felles løsningen for digital post klar.
Regjeringen forventer at offentlige virksomheter tar denne i bruk.
Dette skal bli en suksess. Innbyggerne skal få all sin post det samme stedet, og ikke måtte ha forskjellig digitalt arkiv avhengig av hvem de er i kontakt med.

Og vi i offentlig sektor skal få en stor innsparing.

Vi sender i dag 125 mill papirbrev i året. Det er mye papir, mye porto og tungvinne prosesser.  
Det samme gjelder for den digitale kommuniksasjonen med nærings- og organisasjonsliv.
Den skal gå gjennom Altinn.
Det er ingen grunn til å kaste bort tiden på å finne egne løsninger.
Når det er tatt en politisk beslutning forutsetter vi at hele forvaltningen følger opp.

Så oppsummert, hva kan dere forvente av meg:

-      En tydelig retning. Vi skal fornye, forenkle og forbedre
-      Vi vil vise mer tillit og detaljstyre mindre
-      Det blir mer fokus på god ledelse i staten.
-      Økte krav til resultat. 

Og hva forventer jeg av dere i forvaltningen:

-          Øk digitaliseringskompetansen
-          Digitaliser tjenestene
-          Realiserer gevinstene
-          Ta i bruk fellesløsninger,
-          Gjennomfør tiltak i tråd med politiske beslutninger