Reglement, 20.01.2012

Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor

20. januar 2012 nr. 39

Instruksen ble fastsatt ved kongelig resolusjon 20. januar 2012 og endret ved kongelig resolusjon 13. september 2013.

 

1. Innledning

 

1.1 Formål

Formålet med instruksen er å sikre god saksforberedelse og styring med lokalanskaffelser i statlig sivil sektor.

1.2 Virkeområde

Instruksen gjelder for alle virksomheter i statlig sivil sektor, organisert innenfor rettsubjektet staten.

Instruksen gjelder for lokalanskaffelser som skjer ved leie, herunder leieavtaler som innebærer forpliktende klausuler om kjøp, og ved behandling av statlige byggeprosjekter herunder ombygginger.

 
 

2. Utredning av lokalbehov

 

2.1 Generelt om ansvar og krav til utredning

Departementene er ansvarlige for å utrede lokalbehov på sine ansvarsområder.
I den forbindelse er departementene ansvarlige for å påse at alle relevante forhold blir tilstrekkelig utredet og vurdert i forkant av en lokalanskaffelse. Dette skal skje iht. kravene i utredningsinstruksen, sist endret ved kgl. res. av 24. juni 2005, og kravet om ekstern kvalitetssikring av konseptvalg (KS1) for investeringer over de terskelverdier som Finansdepartementet til en hver tid fastsetter. Med mindre annet avtales med Finansdepartementet skal også KS1 gjennomføres ved planer om leie i markedet når antatt fremtidig leieforpliktelse* overstiger nevnte terskelverdi.

2.2 Funksjonsbeskrivelse

Dersom det identifiseres et behov for nye lokaler, eller behov for justeringer i eksisterende lokaler, skal det utarbeides en funksjonsbeskrivelse, som kan legges til grunn i det videre arbeidet med lokalanskaffelsen. Funksjonsbeskrivelsens omfang må sees i forhold til lokalanskaffelsens størrelse, og risikoen forbundet med anskaffelsen. Av funksjonsbeskrivelsen skal det fremgå hvilke krav som må stilles til lokalene mht. funksjon, størrelse, beliggenhet og kvalitet, for at virksomheten skal kunne ivareta sine oppgaver. Ved utformingen av funksjonsbeskrivelsen skal det tas hensyn til det lov- og regelverk som til en hver tid gjelder. Det vises her blant annet til lov og regelverk om universell utforming, arbeidsmiljø og særskilte krav til sikkerhet/teknisk infrastruktur som følger av virksomhetens egenart. Det skal videre så langt som mulig tas hensyn til de politiske føringer som til en hver tid gis. Dette kan eksempelvis være føringer mht. beliggenhet og energibruk mv.

2.3 Forholdet til ledige statlige lokaler

Med utgangspunkt i funksjonsbeskrivelsen skal det avklares om det er ledige statlige lokaler eller tomgangsleieforhold som det kan være aktuelt for den statlige virksomheten å gå inn i.

2.4 Leie i markedet eller statlig byggeprosjekt

Dersom det ikke er relevante ledige statlige lokaler og/eller tomgangsleieforhold, skal det med utgangspunkt i funksjonsbeskrivelsen tas stilling til om lokalbehovet skal dekkes ved leie i markedet, eller ved gjennomføring av byggeprosjekt i statlig regi.

Departementene er selv ansvarlige for å avklare om en skal dekke lokalbehovet ved leie i markedet eller ved at det gjennomføres et statlig byggeprosjekt. I denne vurderingen skal det overordnede hensynet være hva som er økonomisk gunstigst for staten. Normalt vil det innebære at lokaler som det er et velfungerende leiemarked for (kalt konkurransebygg**), leies i markedet, mens lokaler det ikke er et velfungerende marked for (kalt formålsbygg***), gjennomføres som statlig byggeprosjekt.

Lokaler med en leietid på mer enn 10 år klassifiseres som formålsbygg, mens lokaler med lavere leietid klassifiseres som konkurransebygg.

Det kan leies lokaler i markedet på kontrakter med lengre varighet enn 10 år, dersom det er økonomisk mest fordelaktig for staten. Slike saker skal forelegges Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet for uttalelse om summen av fremtidige leieforpliktelser**** er på 80 mill. kroner eller mer. Ved foreleggelse av slike saker skal det redegjøres for formålet med leieavtalen og de økonomiske og administrative konsekvenser av avtalen, jf pkt 3.1 nedenfor. Videre skal det redegjøres for hvorfor leie i markedet vurderes som mer fordelaktig for staten enn gjennomføring av statlig byggeprosjekt. Ved eventuell uenighet mellom Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet og ansvarlig departement om lokalbehov bør håndteres ved leie i markedet, eller som statlig byggeprosjekt, skal saken legges frem for regjeringen.


 

3. Leie av lokaler i markedet

 

3.1 Generelt om ansvar, fullmakter og krav til saksbehandling

 
Departementene er ansvarlige for de leieforhold som inngås i markedet på sine ansvarsområder.

Iht. Finansdepartementets rundskriv R-110 av 5. desember 2005, om fullmakter iht. bevilgningsreglementet og kgl. res av 2. desember 2005, har departementene fullmakt til å samtykke i at det inngås leieavtaler uten at saken forelegges Stortinget på følgende vilkår:

  1. Leieavtalene må gjelde den ordinære driften av den statlige virksomheten.
  2. Utgiftene i forbindelse med avtalene må kunne dekkes innenfor et uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele avtaleperioden.
  3. For alle avtaler utover budsjettåret må behovet for oppsigelsesklausuler nøye vurderes.

For å vurdere om utgiftene i forbindelse med leieavtalen kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettpost i hele avtaleperioden, og hvilken handlefrihet avtalen vil gi, skal alle relevante forutsetninger knyttet til leieavtalen være avklart og vurdert før avtalen inngås. For eksempel gjelder dette regulering av husleie, oppsigelse/evt. mulighet for forlengelse av avtale, regulering og belastning av øvrige driftsutgifter (for eksempel strøm, vaktmestertjenester og resepsjon mv.).

Dersom ikke utgiften i forbindelse med leieavtalen kan dekkes innenfor uendret bevilgningsnivå på vedkommende budsjettkapittel i hele leieperioden, kreves det særskilt samtykke fra Stortinget før inngåelse av leiekontrakt.

3.2 Leieavtaler med forpliktende klausul om statlig kjøp

Leieavtaler med forpliktende klausul om fremtidig statlig kjøp skal legges frem for regjeringen og Stortinget for godkjennelse, jf. bevilgningsreglementets § 6 første ledd.

3.3 Statstøtte og innkjøpsregelverket

Departementene er ansvarlige for at lokalanskaffelsen skjer iht. de til en hver tid gjeldende bestemmelser i anskaffelsesregelverket og statsstøtteregelverket. Hovedregelen er at det skal innhentes flere tilbud.


 

4. Byggeprosjekter i statlig sivil sektor

 

4.1 Generelt om ansvar

Oppdragsgivende departement er ansvarlig for de byggeprosjekter som settes i gang på departementets område, herunder for å påse at ressursbruken knyttet til bygge-prosjektet er effektiv i mht de forutsatte resultater, jf. bevilgningsreglementets § 10. Statsbygg er byggherre for byggeprosjekter i statlig sivil sektor.

For øvrig gjelder følgende prinsipper for ansvarsdeling ved behandling og gjennomføring av statlige byggeprosjekter:

  1. Departementet som er oppdragsgiver har ansvaret for departementets egen behandling av byggesaken, herunder bl.a. prioritering av prosjektet, dets størrelse og kvalitative utforming. Oppdragsgivende departement er videre ansvarlig for å fremme forslag om særskilte midler til prosjektering og eventuelt forslag om startbevilgning for regjeringen, samt for å fremme forslag til kostnadsramme for Finansdepartementet.
  2. Etter at startbevilgning er gitt har Statsbygg ansvar for anbudsprosedyrer, kontraktsinngåelse og gjennomføring av fastsatte planer innenfor det bevilgede beløp. Statsbygg er videre ansvarlig for å varsle oppdragsgivende departement og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet om avvik i prosjekt-gjennomføringen som kan medføre at prosjektet ikke kan gjennomføres iht. fastsatte planer. Ved eventuelle feil eller mangler fra Stasbyggs side har Fornyings- administrasjons og kirkeministeren det konstitusjonelle ansvaret. Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet har videre det overordnede ansvaret for disponeringen av usikkerhetsavsetninger i byggeprosjekter, jf. pkt. 4.4 nedenfor, samt for å fremme forslag om midler til videreføring av byggeprosjekter.
  3. Finansdepartementet har ansvar for forhold som kan tilbakeføres til Finansdepartementets behandling av byggesaken. Finansdepartementet skal godkjenne kostnadsrammer, har ansvaret for ordningen med ekstern kvalitetssikring av store statlige investeringsprosjekter, og er sammen med vedkommende fagdepartement ansvarlig for ekstern kvalitetssikring av enkeltprosjekter, jf. bl.a. pkt. 4.2 nedenfor.

4.2 Prosjektering og ekstern kvalitetssikring

Alle byggeprosjekter skal som hovedregel prosjekteres frem til ferdig forprosjekt før det tas stilling til om prosjektet skal gjennomføres. Det skal gjennomføres ekstern kvalitetssikring av styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt prosjektalternativ iht. de terskelverdier som Finansdepartementet setter for slike analyser. Dette skal skje før forslag om startbevilgning evt. fremmes for Stortinget.

Dersom prosjekteringsarbeidene ikke kan fullføres innenfor uendret budsjettramme på Statsbyggs budsjett, eller departementene ikke kan dekke prosjekteringskostnaden innen uendret budsjettramme om prosjektet ikke blir realisert, skal forslag om midler til gjennomføring av prosjekteringsarbeidene fremmes i den ordinære budsjett-prosessen. Dersom prosjekteringsarbeidene forventes å strekke seg over flere år, skal det også redegjøres for det samlede behovet for å fullføre prosjekteringsarbeidene.

Før arbeidet med prosjektering starter opp, skal det foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra oppdragsgivende departement til Statsbygg der departementets mål og rammer for prosjektet fremgår.

4.3 Oppstart av byggeprosjekter

Alle ordinære byggeprosjekter skal legges frem for regjeringen og Stortinget for godkjennelse. Ordinære byggeprosjekter er byggeprosjekter innenfor husleieordningen hvor husleien ikke kan håndteres innenfor uendret budsjettramme, og byggeprosjekter utenfor husleieordningen i staten. Kostnadsrammen for disse byggeprosjektene skal godkjennes av Finansdepartementet, før forslag om startbevilgning fremmes for regjeringen og Stortinget. I tillegg til kostnadsrammen for selve byggeprosjektet, skal nødvendige tilleggsutgifter (tomgangsleie, flyttekostnader utgifter til utstyr og inventer mv) legges frem for Finansdepartementet før saken legges frem for regjeringen og Stortinget.

Ved fremleggelse av forslag om startbevilgning for alle byggeprosjekter utenfor husleieordningen skal det i tillegg redegjøres for årlige utgifter til verdibevarende vedlikehold og tilfredsstillende drift.

Forslag om startbevilgning for byggeprosjekter, som kan håndteres innenfor uendret budsjettramme (kurantprosjekter), kan underlegges forenklet budsjettbehandling. Dvs. at de ikke fremmes enkeltvis for Stortinget for godkjennelse. Iht. til Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementets rundskriv P 5/2009 er det likevel krav om fremlegg for regjeringen av slike prosjekter dersom:

  1. Prosjektet har en styringsramme på 50 mill. kroner eller mer.
  2. Dersom leietaker ikke er en del av rettsubjektet staten (for eksempel stiftelser).

Videre skal alle kurante byggeprosjekter med kostnadsramme større enn 100 mill. kroner forelegges Finansdepartementet for godkjennelse før saken legges frem for regjeringen.

Nærmere retningslinjer for budsjettbehandling av byggeprosjekter aktuelle for startbevilgning vil bli gitt i de årlige budsjettrundskriv fra Finansdepartementet. Dette gjelder både for ordinære byggeprosjekter og for kurantprosjekter.

For at Statsbygg skal starte opp arbeidene med gjennomføring av et byggeprosjekt, skal det foreligge en skriftlig bekreftelse (oppdragsbrev) fra oppdragsgiver på at Statsbygg er gitt oppdraget. Videre skal det utarbeides et dokument som beskriver prosjektets mål, rammer, og strategier (styringsdokumentet), som skal legges til grunn for det videre arbeidet med prosjektet.
 

4.4 Gjennomføring av byggeprosjekter

Byggeprosjekter skal gjennomføres iht. til vedtatte planer for kvalitet, fremdrift og økonomi.

Dersom det oppstår uforutsette situasjoner i prosjektet eller markedssvinginger som innbærer at prosjektets styringsramme kan bli overskredet, skal det først vurderes om det er mulig å foreta tilsvarende reduksjoner i andre deler av prosjektet, iht. en reduksjonsliste som bør foreligge før prosjektet settes i gang.

Dersom situasjonen ikke kan håndteres ved reduksjoner i andre deler av prosjektet, jf. reduksjonslisten, skal det tas stilling til bruk av usikkerhetsavsetningen i prosjektet (differansen mellom kostnadsrammen og styringsrammen). Usikkerhetsavsetningen kan kun benyttes til å dekke kostnader som følger av uforutsette hendelser og markedssvingninger, herunder kan den ikke benyttes til å dekke utgifter til standardhevning eller utvidelse av prosjektet.

Usikkerhetsavsetningen disponeres iht. pkt. 4.1 av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, som kan delegere disponeringen av avsetningen i det enkelte prosjekt til Statsbygg. Eventuell utløsning av midler fra usikkerhetsavsetningen skal skje i samråd med oppdragsgivende departement(er) eller virksomhet(er). Dette innebærer at det innhentes en tilrådning fra oppdragsivende departement(er), eller virksomhet (er) som skal legges til grunn for den endelige vurderingen av saken. I særlige tilfeller involveres også Finansdepartementet i beslutningen om utløsning av midler fra usikkerhetsavsetningen.

Dersom heller ikke usikkerhetsavsetningen forventes å strekke til, skal saken forelegges den myndighet som godkjente kostnadsrammen, før forpliktelser ut over kostnadsrammen pådras. For ordinære prosjekter innebærer dette at saken skal legges frem for Finansdepartementet og Stortinget. For kurantprosjekter kan oppdragsgivende departement og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet avtale slike utvidelser opp til en kostnadsramme på 100 mill. kroner. Utvidelser i kurantprosjekter med kostnadsramme på 100 mill. kroner eller mer skal forelegges Finansdepartementet for ny godkjennelse av kostnadsrammen. Ved fremlegg av slike saker skal det fremgå hva som er størrelsen på overskridelsen (hva ny kostnadsramme bør fastsettes til), hva overskridelsen skyldes, og i hvilken grad reduksjonslisten er tatt i bruk.

Det skal normalt ikke gjøres endringer i kvalitet, areal eller funksjon etter at startbevilgning er gitt. Dersom slike endringer likevel vurderes som aktuelle, skal saken forelegges den myndighet som godkjente kostnadsrammen, med mindre det er snakk om mindre justeringer, bl.a. som følge av avklaringer i forbindelse med detaljprosjekteringen og avklaringer med leverandører mv. Dette gjelder også om endringene kan håndteres innenfor styringsrammen og /eller vedtatt kostnadsramme. I tillegg skal saken forelegges Finansdepartementet dersom saken tidligere har vært forelagt Finansdepartementet. For ordinære prosjekter innebærer dette at saken skal legges frem for Finansdepartementet og Stortinget. For kurantprosjekter kan oppdragsgivende departement og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet avtale slike utvidelser opp til en kostnadsramme på 100 mill. kroner. Utvidelser i kurantprosjekter med kostnadsramme på 100 mill. kroner eller mer skal forelegges Finansdepartementet for ny godkjennelse av kostnadsrammen. Ved fremlegg av slike saker skal det redegjøres for hvilke endringer som foreslås, formålet med endringene og kostnadene forbundet med endringene som foreslås (ny kostnadsramme og evt. endringer i fremdrift mv.). 

 

Noter:

*  Beregnet ved å multiplisere årlig forventet leieforpliktelse (husleie og andre kostnader forbundet med leieavtalen) med antall år leieavtalen løper. Antall år settes lik leieavtalens varighet inkludert evt. opsjoner om forlengelse.

** Konkurransebygg er bygg det er et velfungerende leiemarked for, dvs. bygg hvor det lett kan inngås leieavtaler i eksisterende bygg.

*** Formålsbygg er normalt oppført for et spesielt formål, og er bygg hvor det som følge av byggets beliggenhet eller funksjon er grunn til å anta at utleier kommer i en monopolsituasjon overfor statlige leietakere ved leiekontraktens utløp.

**** Beregnet ved å multiplisere årlig leieforpliktelse (husleie og andre kostnader forbundet med leieavtalen) med antall år leieavtalen løper.

 

Kontaktinformasjon

Statsforvaltningsavdelingen

Telefon: 22 24 46 05

Adresse:

Kommunal- og moderniseringsdepartementet
Postboks 8112 Dep
0032 Oslo

Besøksadresse:
Akersgt. 59

Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor

Andre relaterte dokumenter

Kontaktinformasjon

Statsforvaltningsavdelingen

Telefon: 22 24 46 05

Adresse:

Kommunal- og moderniseringsdepartementet
Postboks 8112 Dep
0032 Oslo

Besøksadresse:
Akersgt. 59