Rundskriv, 31.10.2012

Nr.: P-10/2012

Status: Erstattet

Digitaliseringsrundskrivet

Departementene
Underliggende forvaltningsorganer
Statsministerens kontor

 

Nr.
P-10/2012
Vår referanse
2012/3149
Dato:
31.10.2012


  

Dette rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter.

Rundskrivet gir føringer for hvordan virksomhetene skal digitalisere for å tilby bedre tjenester og effektivisere driften. Det inneholder viktige pålegg og anbefalinger fra ulike regelverk og beslutninger sentralt, for å lette oversikten for virksomhetene. I tillegg redegjør rundskrivet for prosessen med IKT-relaterte investeringer i 2014-budsjettet. Rundskrivet erstatter rundskriv P-11/2011.

Selv om organisasjons- og tjenesteutvikling i staten er et sektoransvar, vil behovet for felles løsninger kreve mer samordning og sektorovergripende innsats. Det har blant annet ført til at Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) på IKT-området vurderer budsjettforslagene fra de andre fagdepartementene og gir en uttalelse til Finansdepartementet (FIN) i budsjettprosessen. Dette kommer vi tilbake til nedenfor.
 

Bakgrunn

I april 2012 la regjeringen fram digitaliseringsprogrammet På nett med innbyggerne. Digitalisering skal føre til et bedre og raskere møte med offentlig sektor for innbyggere og næringsliv, og bedre ressursbruk. Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv.

Regjeringens program for fremtidens digitale forvaltning bygger på følgende prinsipper:

  1. Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen
  2. Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester
  3. Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker
  4. Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse
  5. Innbyggere og bedrifter skal få varsling på sms og e-post
  6. Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester
  7. Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering
  8. Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas
  9. Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes.
     

1. Krav til digitaliseringsarbeidet

1.1 Digitaliser virksomhetens tjenester

Det er et mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv på sikt skal være nettbasert. På kort sikt skal virksomheten som et minimum tilgjengeliggjøre for eksterne brukere alle relevante søknader, skjemaer og rapporteringer for digital utfylling og digital innsending. Tjenester med årlig innsendingsvolum over 5000 skjema m.v. skal tilgjengeliggjøres innen 30.06. 2014. Tjenester med årlig innsendingsvolum mellom 3000 og 5000 skal tilgjengeliggjøres innen 30.06. 2015.

Unntak fra disse kravene gis for tjenester hvor digitalisering ikke lønner seg verken for bruker eller forvaltning, og for tjenester hvor det foreligger konkrete planer om digitalisering før 2015 innenfor gjeldende budsjettrammer. Virksomheten må på forespørsel kunne dokumentere og begrunne unntak fra kravene.  
 

1.2 Bruk nasjonale felleskomponenter

ID-porten: Virksomheten skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering.

Altinn: Virksomheten skal i utgangspunktet ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Dersom virksomheten kan bruke Altinns infrastruktur, men velger å ikke gjøre det, må dette begrunnes. Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringslivet skal gjøres tilgjengelig på Altinns portal.

Digital postkasse: Regjeringen tar sikte på å tilby innbyggere og næringsliv en digital postkasse hvor de kan motta digital post fra staten på en sikker måte. Den digitale postkassen vil i motsetning til vanlig e-post tilfredsstille kravene til sikkerhet.

Felles offentlige registre: For å nytte oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter eller eiendommer, bør statens virksomheter på aktuelle områder bruke folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen.
 

1.3 Utforming av digitale løsninger må ivareta visse krav

Universell utforming: Virksomhetens nettløsninger overfor innbyggere og næringsliv bør planlegges slik at de vil tilfredsstille krav om universell utforming. FAD vil sende på høring utkast til forskrift til Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven om universell utforming av IKT-løsninger. Forskriften planlegges vedtatt i 2013. Med forbehold om forskriftens endelige utforming vil den kunne få betydning for planleggingen av innbyggerrettede tjenester.

Arkitekturprinsipper: Ved nyutvikling og ved vesentlige endringer av eksisterende løsninger må virksomheten bruke statens overordnede arkitekturprinsipper på IKT-området, eventuelt begrunne avvik.

Forvaltningsstandarder: På aktuelle områder skal virksomheten bruke obligatoriske standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften. På områder som ikke dekkes av de obligatoriske standardene, bør statens virksomheter benytte de anbefalte standardene der dette er relevant.
 

1.4 Gjør offentlig informasjon tilgjengelig for viderebruk

I samsvar med viderebruksbestemmelsene i offentleglova skal virksomheten gjøre egnet informasjon tilgjengelig i maskinlesbare formater. Dette gjelder informasjon av samfunnsmessig verdi, som kan viderebrukes, som ikke er taushetsbelagt og der kostnadene ved tilgjengeliggjøring antas å være beskjedne.

Virksomheter som vurderer å etablere nye eller å oppgradere eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, skal legge til rette for at data fra disse tjenestene kan gjøres tilgjengelige i maskinlesbare formater.

Virksomheten skal følge Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data, som FAD planlegger å sende ut i november 2012.
 

1.5 Virksomheten skal gi veiledning om digitale tjenester

Brukere skal kunne få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom nettveiledere eller direkte kontakt. Statlige virksomheter som har grenseoverskridende ansvarsområder skal gjennom sine digitale tjenester kommunisere sammenhengen på en tydelig måte, og veilede videre også til andre virksomheter.
 

1.6 Bruk elektronisk faktura

Statens virksomheter skal i nye avtaler kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (pdf-fil). (Jf. Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 4-7 og Økonomireglementet av 8. juni 2010, punkt 5.3.5.1 i Bestemmelsene. Små leverandører vil kunne benytte nettbaserte løsninger (webfaktura-portaler) for å sende faktura til statlige virksomheter.) FAD anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter.

Statlige virksomheter som sender gjentakende fakturaer til privatpersoner, skal tilby elektronisk faktura. Virksomheten skal så langt mulig også vurdere om de i tillegg kan tilby avtale om automatisk betaling for tjenester som egner seg for dette. Kravene kan fravikes dersom fakturavolumet er så lavt at kostnadene vil klart overstige nytteverdien.
 

1.7 Informasjonssikkerhet

Virksomheten skal ha en internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. (Jf. Difis referansekatalog versjon 3.1, pkt. 2.16 Styringssystem for informasjonssikkerhet. I forbindelse med Nasjonal strategi for informasjonssikkerhet vil det også bli vurdert å stille krav til statlige virksomheter om bruk av standarder for informasjonssikkerhet.) Denne internkontrollen kan med fordel være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem for kontinuerlig forbedring av virksomhetens arbeidsprosesser, måloppnåelse, informasjonssikkerhet, HMS, miljøledelse, samfunnsansvar m.v.
 

2. IKT-relaterte satsingsforslag

2.1 Prosess for vurdering av IKT-relaterte satsingsforslag

Når fagdepartementet sender IKT-relaterte budsjettforslag til FIN, skal det også sende en kopi til FAD. Forslagene skal inkludere et utfylt selvdeklarasjonsskjema (se nedenfor).  FAD vurderer mottatte satsingsforslag og avgir en uttalelse til FIN før regjeringens første budsjettkonferanse i mars. Fagdepartementene får kopi av FADs uttalelse til FIN.

I vurdering av satsingsforslagene vil FAD legge vekt på blant annet IKT-politiske mål, samfunnsøkonomisk lønnsomhet, gjennomførbarhet og gevinstrealisering. Vurderingskriteriene er omtalt mer utførlig i selvdeklarasjonsskjemaet.
 

2.2 Selvdeklarasjon

Fra Difis nettsider kan virksomhetene om kort tid laste ned et oppdatert selvdeklarasjonsskjema der de kan dokumentere hvordan deres investeringsforslag oppfyller vurderingskriteriene, og grunngi mulige avvik. Virksomheter som via overordnet departement vil fremme IKT-relaterte satsingsforslag til FIN, må legge ved et utfylt selvdeklarasjonsskjema (bruk siste versjon på http://www.difi.no/). Beskrivelsen i skjemaet må tilpasses investeringsforslagets størrelse og kompleksitet.
 

2.3 Planlegging og gevinstrealisering må vektlegges

Gjennom Utredningsinstruksen med veileder og Regelverket for økonomistyring i staten (Økonomiregelverket) er statlige virksomheter pålagt generelle krav ved planlegging og styring av alle typer investeringer, herunder IKT-relaterte investeringer. (Jf. også §16 i Økonomireglementet, Veileder til gjennomføring av evalueringer (Finansdepartementet, 2006) og Sjekkliste for planlegging, gjennomføring og oppfølging av evalueringer (SSØ, 2008)) Før beslutning om investering fattes skal det blant annet gjennomføres en konsekvensutredning som skal bestå av analyse og vurdering av antatte vesentlige konsekvenser av investeringen. I nødvendig utstrekning skal det inngå grundige og realistiske samfunnsøkonomiske analyser. (Samfunnsøkonomiske analyser bør gjennomføres i henhold til FINs Veileder i samfunnsøkonomiske analyser (2005) og Direktoratet for økonomistyrings Veileder i samfunnsøkonomisk analyse og gevinstrealisering av IKT-prosjekter (2006).)

Planlagte gevinster (nyttevirkningene) ved tiltaket skal synliggjøres, og det bør lages en plan for realisering av gevinstene. 

Statlige IKT-investeringer med anslått kostnad over 750 mill. kroner skal underlegges ekstern kvalitetssikring, med mindre annet avtales med Finansdepartementet. Kvalitetssikringen gjennomføres på to stadier i prosjektets planlegging: KS 1 (kvalitetssikring av konseptvalg) og KS 2 (kvalitetssikring av kostnadsoverslag og underlag for styring av prosjektet i gjennomføringsfasen). Det er også anledning til å kvalitetssikre prosjekter under 750 mill. kroner. Fagdepartementene bes om å kontakte Finansdepartementet dersom de ønsker å få et IKT-prosjekt eksternt kvalitetssikret.

Avslutning

I oppfølging av digitaliseringsprogrammet har FAD behov for en oversikt over digitalisering av arbeidsprosesser og tjenester i sektorene. For å understøtte dette utarbeider Difi en elektronisk rapporteringsløsning som vil være klar våren 2013.

Difi har etablert et internettbasert veiledningsopplegg kalt Prosjektveiviseren (www.prosjektveiviseren.no) med informasjon, krav, eksempler og støttemateriell for IKT-relaterte investeringer i staten.

 

Med hilsen

Lars-Henrik Myrmel-Johansen (e.f.)
ekspedisjonssjef 
Svein Sefland
seniorrådgiver

 

 

Digitaliseringsrundskrivet

Dokumentet er erstattet av