Mer prat - bedre trivsel

Bedre kommunikasjon og omlegging av rutiner har bedret hjemmetjenesten i Nordre Land. Ordfører Liv Solveig Alfstad (Ap) er opptatt av å være en god arbeidsgiver og vil videreføre partssamarbeidet.

Gro Sundby, t.v., og Anne Marie Sørbønsveen mener omstillingen i hjemmetjenesten har gjort at de snakker bedre sammen enn før.

Eli Kristine Korsmo (tekst og foto)

Hvordan bli flinkere til å snakke sammen? Hvordan få bedre struktur på arbeidshverdagen? Hvordan få ned det høye sykefraværet? Dette var noen av spørsmålene lederne for hjemmetjenesten ønsket at veileder Ragnhild Gravem skulle ta tak i da de ba henne om hjelp høsten 2008. Hun er prosjektleder for Kvalitetskommuneprogrammet i Nordre Land. Målene for omstillingen i hjemmetjenesten var at de ansatte skulle oppleve et trygt og inspirerende arbeidsmiljø- med verdiene åpen, offentlig og ansvarlig som grunnlag. I tillegg var målet å sikre en styring med kobling mellom økonomi, planer/målsettinger for avdelingen og de utførte tjenestene.

Gode kollegaer

Hun har lykkes med oppdraget, mener omsorgsarbeider Anne Marie Sørbønsveen.
− Vi er blitt mer åpne overfor hverandre og fått et mye tettere samarbeid i hjemmetjenesten, sier hun. Selv om det er flere måneder siden selve veiledningsperioden var over, betyr ikke det at de er falt tilbake til gamle synder. Nå er også endelig sykefraværet på rett vei, nemlig nedover. Gravem grep fatt i oppgaven på flere måter. Hun hadde samtaler med lederne og "coaching" med de ansatte, både med alle til stede og i mindre grupper. I tillegg var det anledning til å ta en prat på tomannshånd, men få følte behov for det underveis. På det første møtet måtte alle komme med et par utsagn om hva de var fornøyd med og hva de ønsket skulle forbedres. De fleste ønsket seg bedre struktur på hverdagen, bedre samhandling og bedre og mer åpen kommunikasjon.
− Jeg svarte at jeg var fornøyd med kollegaene mine og at jeg har en meningsfylt jobb, sier Sørbønsveen, og var helt på linje med de andre medarbeiderne. Svarene beroliget Gravem.
− Med et så godt utgangspunkt hadde jeg tro på at skulle klare å ordne opp i det som ikke var så bra, men jeg la vekt på at det var de selv som måtte gjøre jobben, sier hun. Av ulike årsaker er de to som var avdelingsleder og enhetsleder på tidspunktet gått over i andre stillinger. Hjemmetjenesten venter nå på å få ny leder. De har rundt 30 fast ansatte, cirka 20 vikarer, og om lag 245 brukere. Kommunen fikk 60.000 kroner i tilretteleggingstilskudd fra NAV til omstillingen. Gravem er HMS-rådgiver i kommunen og hadde erfaring med veiledning i omstillingsprosesser fra tidligere. Hun er involvert i alle de tre kvalitetsprosjektene i pleie- og omsorgssektoren, mens prosjektene innen oppvekst har egne prosjektledere.

Delte seg i to soner

For å gjøre arbeidsdagene mer oversiktlige og forutsigbare ble det lagt om til to soner i stedet for en. På den måten får brukerne halvparten så mange personer å forholde seg til, og det er lettere å komme inn som vikar. Den nye fordelingen førte til en endring i turnusen. Forrige gang det ble foretatt en slik endring, kom den rett opp på tavla. Denne gangen fikk alle lufte eventuelle frustrasjoner og ønsker før den ble fastlagt.
− De aller fleste fikk det slik de ville. Jeg tror folk ble fornøyd, sier Sørbønsveen. Flere påpekte også at det var mye rot med tavla der fordelingen av arbeidsoppgaver blir presentert. Den er kommet i orden. Samtidig følte mange at de hadde dårlig tid hele tiden, og ikke fikk tid til å snakke med hverandre. Nå sitter alle samlet i et kvarter hver morgen der de går gjennom dagens oppgaver. På den måten samarbeider de bedre om oppgavene, og tilbyr seg for eksempel å hjelpe hverandre på steder de gjerne skulle ha vært to. Ikke minst er den uformelle praten over kaffekoppen før de reiser ut viktig for arbeidsmiljøet og trivselen.

Dette rommet er basen for hjemmetjenesten og her møtes alle hver morgen. Kvarteret med uformell prat over kaffekoppen, men også rapportering fra natta og kvelden før, samt planlegging av arbeidsdagen er viktige ingredienser på morgenmøtet. Fra venstre: Gro Sundby, Hilde Bjørgo, Hilde Skjellerud og Anne Marie Sørbønsveen.

Roser hverandre mer

Den mest utfordrende biten for de ansatte var den som gikk på samhandling og kommunikasjon. De ble enige om å gi mer direkte tilbakemeldinger til hverandre og være flinkere til å gi ros.
− Nå får vi mye mer ros, og det gjør noe med deg. Vi snakker mer til hverandre i stedet for om hverandre, og hvis det er noen problemer tar vi det opp med en gang. Selv om vi er forskjellige er det bedre å ta en diskusjon på hvordan vi løser det og bli enige, enn bare å gå og irritere seg over andre som gjør ting annerledes enn deg selv. Da får vi en felles forståelse av hvordan arbeidsoppgavene skal gjøres, og det er en fordel når vi møter brukerne, sier hun. Et annet moment var at det ved årsskiftet 2007/2008 skjedde en omfordeling av arbeidsoppgavene mellom sykepleierne og fagarbeiderne uten tilstrekkelig informasjon i forkant. Dette førte til noe uro i rekkene. Gro Sundby, som er hjelpepleier og tillitsvalgt i Fagforbundet, var en av dem som var frustrert.
− Vi ble fratatt oppgaver og sykepleierne fikk nye uten at det var tilrettelagt for det, sier hun. Grunnlaget var en endring i lovverket i forhold til medisinhåndtering.
− Hvordan slike endringer blir oppfattet handler om hvordan de blir formidlet og planlagt, sier Gravem. Erfaringen er at jo bedre informasjon som er gitt i forkant, desto smidigere går endringen.

Sykefraværet på vei ned

Selv om veiledningen ikke ga umiddelbare resultater på sykefraværsstatistikken, ser de nå en klar tendens til at fraværet er på vei nedover. Sørbønsveen var selv på statistikken fordi hun for litt over et år siden fikk en kronisk sykdom. Hun innså etter hvert at hun aldri ville klare å komme tilbake i 100 prosent stilling. Derfor har hun sagt opp 25 prosent, og jobber for tiden halv stilling. Målet er å klare 75 prosent.
− Jeg skjønner at jeg ikke klarer å jobbe fullt, og jeg ville heller si opp enn at noen skulle gå som vikar for meg over tid, sier hun. Ragnhild Gravem er opptatt av at alle må finne det hun kaller "sitt mestringsnivå".
− Sørbønsveen har vært veldig modig. Mange klarer ikke å gi slipp på jobben sin fordi de er veldig glade i den. Oppsigelsen medfører lite økonomisk tap på grunn av KLP-ordningen. Hun beholder alle rettigheter som deltidsansatt i kommunen og løper derfor ingen risiko på den måten, forsikrer Gravem, som har støttet henne underveis og deltatt i dialogmøtene.
− Det har vært veldig greit. Jeg har vært inne på tanken om omplassering, men jeg trives så godt her. Så lenge jeg klarer å gjøre jobben min og de andre ikke trenger å jobbe mer på grunn av meg, så blir jeg, sier Sørbønsveen. Sykefraværet er nå virkelig på vei nedover, fra 19,9 prosent i 1. kvartal i 2009 mot 9,8 prosent i samme periode i år, viser kommunens egne tall. Når det gjelder den andre målsettingen, å sikre en styring med kobling mellom økonomi, planer/målsettinger for avdelingen og de utførte tjenestene, er de på vei til å innføre et nytt styringssystem med blant annet bruk av såkalte styringskort. Kortene inneholder informasjon om mål, hvordan de skal nås og om de nås.

Ragnhild Gravem er HMS-rådgiver, veileder og prosjektleder for Kvalitetskommuneprogrammet i Nordre Land. Favorittkoppen har tekstene "Helsefremmende arbeidsplasser" og "Det er meg det kommer an på".

Positivt samarbeid

Kommunen har så langt hatt positive erfaringer med partssamarbeidet, der politikere, administrasjon og tillitsvalgte jobber sammen om prosjektene, og med deltakelsen i programmet generelt. Ordfører Liv Solveig Alfstad (Ap) synes det har vært interessant.
− Partssamarbeidet er spennende. Vi som politikere kommer tettere på tjenesten og får en dialog med de som jobber der. Vi opplever at initiativene kommer nedenfra. Dessuten synes jeg søkelyset er satt på riktig problemstilling, nemlig bedre kvalitet på tjenestene og redusert sykefravær. Jeg mener det er viktig med en bevisstgjøring på hver enkelt arbeidsplass om at vi må ta tak i dette arbeidet lokalt, sier hun, og synes det er fint med mer oppmerksomhet rundt arbeidsgiverpolitikken.
− Folk føler at de er med og bidrar, det er viktig for trivselen. Arbeidet vi gjør i forbindelse med Kvalitetskommuneprogrammet er definert som prosjekt til juni 2011, og vi fortsetter med styringsgruppa til da, opplyser ordføreren. Hun synes tanken om å bruke metoden på andre områder er spennende, og bekrefter at kommunen vil ta med seg partssamarbeidet videre i framtidig arbeid. Hilde Skjellerud, tillitsvalgt i Sykepleierforbundet og ansatt i hjemmetjenesten, sitter i styringsgruppa. Hun synes det har vært en bra opplevelse så langt.
− Det har vært spennende å være med og møte folk fra andre enheter. Jeg har jobbet spesielt med prosjektet Heltid-deltid. Når jeg har vært med og bidratt selv, føler jeg en mye større nærhet til det, sier hun. De jobber med å redusere antallet deltidsstillinger og at flest mulig ansatte skal ha pensjonsgivende stilling. Hun synes omstillingsprosessen i hjemmetjenesten har vært positiv.
− Jeg ser at folk har vokst. Noen jeg nesten ikke registrerte tidligere har blitt mye mer synlige og fått nye oppgaver. Vi må ta vare på og passe på hverandre slik at vi kan stå i jobben lenger, sier hun.

 
− Partssamarbeidet er spennende og vi vil vurdere å bruke det også på andre områder, sier ordfører Liv Solveig Alfstad (Ap). Nordre Land har satt foreløpig prosjektslutt for jobbingen med Kvalitetskommuneprogrammet til juni 2011.

Nordre Land kommune • Om lag 6.700 innbyggere. Kommunen har om lag 675 faste og midlertidige ansatte. • Ligger i Oppland fylke, med Gjøvik og Lillehammer som nærmeste byer. Administrasjonssenter er Dokka. • Kom med i Kvalitetskommuneprogrammet i pulje IV. Deltar med sju delprosjekter; Heltid-deltid, Fravær-nærvær, Driftsgjennomgang i hjemmetjenesten, Veiledning i hverdagen, Sosialfaglige veiledere, Overgang barnehage-skole (SØVN), Lære å lære.