Sjekkes mot fremføring

Kjære alle sammen,

Etter en begivenhetsrik dag i går er det godt å få begynne denne dagen sammen med dere. Det er en stor glede å få komme til Utenriksdepartementet, å se fram til å være med på et lag med så mye kunnskap og erfaring. Ett døgn i stolen har bekreftet det jeg jo egentlig visste; dette blir hardt arbeid men det harde arbeid blir meningsfylt og spennende med så mange hjelpende hender og kloke hoder.

Jeg er glad for å komme hit sammen med Erik Solheim, en politiker med sterkt engasjement for utvikling og internasjonal politikk. Erik og jeg er en del av det samme politiske prosjektet. Vi vet hva dette handler om, vi lykkes hver for oss om vi begge lykkes. Vi vil holde nær og løpende kontakt å gi vårt bidrag til at vi trekke i samme retning og at vi bruker ressursene på best mulig måte.

I Norge er vi ikke vant med – og heller ikke tjent med – de brå endringer i utenriks- og sikkerhetspolitikken. Så heller ikke denne gang. Det er langsiktigheten, kunnskapen og samspillet som gir resultater.

Erklæringen fra Soria Moria setter kursen for regjeringens utenriks- og sikkerhetspolitikk. Hovedlinjene i norsk utenrikspolitikk ligger fast, herunder sterk oppslutning om FN og folkeretten, medlemskapet i NATO, EØS-avtalen og det forhold at Norge ikke er medlem av EU.

Samtidig gir erklæringen uttrykk for politiske holdninger og verdier for gjennomføringen av politikken og den gir klart uttrykk for prioriteringer.

Det siste er viktig. De fire punktene som er trukket fram vil få føringer for hvordan den politiske ledelsen vil prioritere og organisere sitt arbeid. Vi vil gi særlig prioritet til å:

• Legge opp helhetlig nordområdestrategi
• Føre en mer offensiv Europapolitikk
• Styrke Norges innsats som fredsnasjon og arbeide aktivt for global rettferdighet og en sosial og bærekraftig globalisering
• Videreutvikle FN og folkeretten som forpliktende regelverk for alle nasjoner.

Disse fire områdene trenger ikke andre politikkområder til side. Norge har engasjement og interesser å ivareta på mange fronter. Vi skal ha beredskap og fleksibilitet til å møte nye situasjoner. Vi skal også ha våkenhet til å si at engasjementer vi har påbegynt kommer til sin slutt. Disse fire satsingene angir en hovedretning som skal gjenspeiles i hvordan vi arbeider, hvordan vi bruker våre ressurser og hvordan vi organiserer vårt eget apparat.

Vi starter nå arbeidet med å operasjonalisere retningen i regjeringserklæringen. Vi ønsker tydelige handlingsplaner som gir signaler om hvordan vi legger opp arbeidet, hvilke mål vi setter oss og hvordan vi kan følge med på om målene nås. Det skal gi oss et kart og en retning.

Her går det en umiddelbar invitasjon til dere alle: Vi vil trenge deres kunnskap, erfaring og nytenkning til å gjøre erklæringens målsettinger om til strategi og handling. For oss står det helt klart at oppskriften for å lykkes ligger i lagarbeid der vi trekker på den samlede kunnskap, erfaring og kontaktnett.

Hva handler dette om? I erklæringen fra Soria Moria står nedfelt ambisjonen om en modernisering av Utenrikstjenesten "i retning av en åpen, dynamisk og fremtidsrettet kunnskapsorganisasjon".

Kjære venner, dette handler om oppside, ikke om nedside. Om å ta tak i mulighetene. Om å erkjenne at det vi har å spille på er mennesker, menneskers kunnskap, motivasjon og engasjement.

Dette departementet skal være Norges fremste ressurs til å forstå og fortolke en verden i sterk endring. Vi skal selv besitte og sikre tilgang på den beste kunnskapen og analysen av internasjonale forhold som berører Norges mulighetsrom og vår evne til å bistå andre til å nå utviklingsmål som vi støtter.

Vi skal videreutvikle våre ferdigheter i å oppnå våre mål og ivareta våre interesser med diplomatiske og politiske virkemidler. Det krever at vi sammen gjør Utenriksdepartementet til en levende kunnskapsorganisasjon med de utfordringene og mulighetene dette medfører.

Ingen av våre politiske satsingsområder berører dette departementet alene. En stor oppgave for oss blir å sikre helhet og sammenheng i politikken.

Det vil kreve at vi blir enda bedre til å sikre god forankring i forhold til resten av regjeringsapparatet. Og ikke minst; det vil kreve at vi er åpnere i forhold til det norske samfunnet. Kontaktnettet i vårt land til det internasjonale samfunnet er mangfoldig. Kunnskap om forhold som kan fremme våre interesser sitter i mange deler av den norske samfunnsveven. Vi må i dialog med denne kunnskapen, mobilisere den, stimulere den og trekke med kjente og nye aktører som kan øke muligheten for gjennomslag.

Når den diplomatiske tradisjonen bærer med seg sterke islett av fortrolighet oppstår det lett en kultur om å beskytte egen kunnskap. Dette må vi snu. Vi vil alltid være klare på hva som kreves av fortrolighet. Men det skal ikke lukke dørene for en informasjonsflyt som kan gjøre våre analyser bedre. Og ikke minst – en flyt som kan gjøre at vår kunnskap når ut til den bredere samfunnsdebatten om Norges fremtid.

Jeg tror det er en vesentlig del av den nye utenrikspolitikkens rolle: Å være en formidler av hvordan verden endrer seg og hvilke krav det stiller til oss, nettopp fordi verden omkring oss påvirker nesten alle politikkområder. Globaliseringen gjør det lokale mer viktig. Derfor er ikke Utenriksministerens rolle bare å være utenriks. Det er i økende grad å være til stede i den politiske samfunnsdebatten hjemme.

Nå skal vi jobbe sammen om å sette politikken ut i livet. Vi får mange anledninger til å diskutere politikkens innhold og de valgene vi skal ta. Nå tar jeg i mot orienteringer om status på viktige politikkområder. Og så skal vi skal starte arbeidet med å fase inn nye prioriteringer.

I dag vil jeg benytte anledningen til å gi noen signaler om hvordan vi skal jobbe. Jeg har selv jobbet i statsadministrasjonen. Jeg vet at strukturer er viktige. Men jeg vet også at altfor raske grep i forhold til struktur ikke alltid bærer godt av sted.

Vi kommer tidsnok dit at vi vil gjøre noe med strukturene. Men først vil jeg dele med dere hvilken tilnærming jeg vil ha til form og innretning på arbeidet, områder der vi allerede kan starte med en nyorientering og der jeg selv vil engasjere meg i oppfølgingen.

Først: La oss begynne med synet på oss selv.

Det har vært mye fokus på Utenriksdepartementet de siste månedene. Tsunami-erfaringene og Reinås-utvalget er én side av saken og her er en positiv oppfølging på gang.

Men dere som jobber i departementet vet at dette stikker dypere. Organisering, kultur og struktur er en større fortelling om historiens gang, om arbeidsformer som fester seg mens samfunn og utfordringer er i stadig forandring, om tradisjoner og om personer.

Vi kan ikke slå en strek over denne siden av organisasjonens historie. Men vi kan bestemme oss for å feste blikket på utfordringene som ligger foran oss, vi kan bygge bred forståelse for hva som kreves av en levende kunnskapsorganisasjon for å få det beste ut av kunnskapen og ha det våkne og åpne samspillet med samfunnet rundt oss.

Dette gjør vi ikke over natten. Men vi kan starte umiddelbart. De siste månedene har jeg i ulike sammenhenger møtt ansatte i departementet som har sett ned og vist frustrasjon over det søkelyset som har vært rettet mot dem.

La oss begynne med å sette en stopper for den frustrasjonen. Vi sitter i et av de mest kunnskaps- og erfaringsfylte hus i den norske statsforvaltningen. Vi har store oppgaver foran oss. Og vi har mulighet til å ta tak i forhold knyttet både til organisasjon og struktur for å innrette et utenriksapparat i takt med tidens krav. Dette vil ikke bli gjort av en kommisjon nedsatt utenfra. Det vil bli gjort av vi som jobber her.

Som sagt: Jeg vil ikke gjøre endringer i departementets organisering fra første dag. Men jeg ønsker at vi starter en tenkning om hvordan vi innretter organisasjonen. Er den innrettet slik at vi gjør hverandre gode? Får vi den drahjelp, støtte og rom for utvikling til at vi blir bedre til å nå våre mål? Er vi gode nok på å definere mål? Vi trenger regler som sikrer kontroll, men har vi de riktige reglene og har vi regler det ikke lenger er behov for?

Offentlig forvaltning har sine klare kjennetegn og krav til egen integritet. Men vi kan lære av andre. Vi skal ikke være fornøyd før UD kommer inn på listen over de mest attraktive arbeidsplasser som de beste fra ungdomskullene helst og gjerne søker til – og det skal være normen at UD-ansatte synger når de går til jobben.

For det andre: Å trekke virkelig veksler på at vi er en kunnskapsorganisasjon krever at vi åpner opp – for kompetanse og for kommunikasjon.

Utenriksdepartementet må se på kommunikasjon som et fag og daglig god internkommunikasjon som en plikt og en stor mulighet.

Vi skal åpne for kunnskap utenfra og for folk utenfra. Vi skal i økende grad være åpne for ekstern rekruttering og vi skal la våre egne få hente erfaringer utenfra uten at det straffer dem ved retur.

Åpenhet dreier seg også om at vi skal være åpne for dialog. Innspill, ideer og kritikk, innenfra så vel som utenfra skal tas på alvor, og det skal belønnes, ikke straffes. ”Second opinion” er det beste mottiltak mot ”group think”. Det skal bli normen at man deler informasjon med andre.

Jeg vil be dere om to ting: For det første: Se etter muligheter til initiativ, tiltak å fremme våre interesser og å nå våre politiske mål. Åpningene finnes – i forhandlingsprosesser der vi er med, i vårt engasjement i internasjonale fora og i bilaterale sammenhenger. For å ta ett eksempel. I den forrige Stoltenberg-regjeringen kom vi over at det ble arbeidet med å gjøre et gjennombrudd i satsingen på å sikre vaksiner til alle verdens barn. Norge tok tak i prosessen og skjøv den framover. I dag er denne vaksine-satsingen en modell for mye av det nye og spennende som gjøres på utviklingsområdet. Det ligger er lang rekke uløste oppgaver og venter på engasjement. Vi kan ikke ta dem alle. Men Erik og jeg og dere kan ha det åpne blikket for hvor vi faktisk kan gjøre en avgjørende forskjell.

For det andre: Kom med motforestillingene. Jeg vet at lojaliteten råder i dette hus, det har vi merket siden i går. Men for meg handler lojalitet også om å få den andre versjonen, den andre siden av medaljen, innvendingene og forslagene til hvordan vi kan nå våre mål på andre måter. Slike motforestillinger skal ikke hysjes ned. Det skal oppmuntres. Fordi de er avgjørende for å gjøre resultatet nedre.

Vi skal kommunisere bredt. Det åpne internasjonale samfunnet stiller en rekke nye krav til oss, ikke minst når det gjelder å fortolke det nye, og forstå hva det krever av oss. Til det trenger vi en aktiv debatt om utenriks- og sikkerhetspolitikken. Jeg er tilhenger av bred enighet om de viktige valgene, men jeg tror det er avgjørende at vi ikke forveksler det med å være kritiske til debatt og brytninger.

Vi skal være til stede i samfunnsdebatten og svare på spørsmål. Men vi skal også være proaktive når det trengs, ikke bare svare når media ringer. Og vi skal slippe flere ansikter til.

Politisk ledelse skal forklare sine politiske standpunkter, og den skal være beredt til å ta støyten utad dersom det igjen skulle blåse rundt departementet. Men når det gjelder informasjon om departementets virke eller kunnskapsformidling på områder der kompetansen sitter her i huset – eller ved stasjonene ute - skal flere slippe til. Her har våre finske naboer mye å lære oss etter sin egen åpning av departementets informasjonspolitikk.

For det tredje: Vi skal satse på god ledelse.

For meg handler ledelse om å nå resultater gjennom andre. Om å gjøre hverandre gode. Da må måten vi jobber å være slik at vi virkelig opplever å være en del av prosessen som fører fram til resultater. At ikke bare lederen får resultater gjennom andre men også at de andre opplever å være del av lederens resultater. Og at godt arbeidsmiljø er et lederansvar og et kriterium vi måler ledere på. At tendenser til mobbing ikke aksepteres.

Noen av sakene vi skal jobbe med fremover hører kanskje naturlig hjemme i én avdeling alene. Men mange gjør ikke det. Uansett antall avdelinger må vi legge til rette for at vi kan jobbe på tvers av strukturene. Vi skal i sterkere grad satse på prosjektorganisasjon der vi kan bringe temakompetanse sammen med landkompetanse.

Jeg vet det er høstet erfaringer med dette, jeg vil studere dette nærmere og er åpen for å gå videre.

Selv ikke en kunnskapsorganisasjon kan oppheve å ha ulike nivåer i organisasjonen. Men oppsettet kan forenkles. De som sitter i sentrale lederstillinger skal ha et overordnet perspektiv, men behøver ikke samtidig å være supersaksbehandlere. De som faktisk er saksbehandlere skal verdsettes som nettopp det, og vil være naturlig at vi som har ansvaret for politikken også får høre fra sakskunnskapen direkte.

Tid er en knapp ressurs, derfor må vi ikke hindres av flaskehalser som oppstår når klareringsinstansene blir for mange og kompliserte.

Og igjen – vi må ha en administrasjon som har det klare mandat å legge til rette for at vi alle kan gjøre jobben. Derfor må vi ha tilgang på den beste kompetanse innen personal og kompetanseutvikling. Kompetanse må bygges over tid, den kan ikke stykkes opp og avbrytes hvert tredje eller fjerde år. Og vi skal holde fokus på å sikre flere kvinner i toppledelsen. Det gjøres ikke bare ved utnevnelser på toppen. Det gjøres gjennom langsiktighet.

Og det gjøres gjennom å ha et jobbe-mønster som tar høyde for at folk har familie. Jeg hørte at det på Thorvald Stoltenbergs tid var vanlig for de som ville henge med å se Dagsrevyen sammen med ministeren. Og den gang begynte Dagsrevyen klokka 1930! Slik blir det ikke med meg. På en normal dag må dere gjerne se på nyhetene hos på mitt kontor. Men jeg er ikke der. Jeg er hjemme, eller på sidelinja på fotballbanen eller på foreldremøte.

For det fjerde – vi skal legge bedre til rette for samordnet opptreden.

Vi må – her i UD – som for Norges vedkommende for øvrig, legge større vekt på å opptre konsistent i våre ulike engasjementer. Om ulike politikkområder får leve sitt eget liv, i hver sin del av systemet, kan vi fort ende opp med å ha ett standpunkt i ett internasjonalt forum og et helt annet standpunkt i ett annet. Det økte fokus på såkalt koherens, sammenheng i politikken, må vi ta på alvor, enten det handler om våre bidrag til den globale kampen mot fattigdom eller på andre områder.

Vi må også tenke kritisk over om vi er riktig satt opp på riktig sted. Har vi spredt ressursene for tynt? På for mange steder? Er det rom for å flytte ressurser til områder der mer innsats er påkrevd? Dette vil jeg sette søkelyset på umiddelbart, ikke minst for å sikre at vi har nødvendige ressurser til å følge opp nye de prioriterte områdene.

Til sist: Vi må jobbe i riktig geografi.

Her tenker jeg ikke på verdenskartet, men på kontorlandskapet. Sitter vi riktig for å få det rette ut av kompetansen vår? Det er påvist at vi har mangler når det gjelder tilgang på teknologi og handlingsrom til å bruke den. Dette må vi ta tak i.

Så er jeg klar til fortsettelsen.

Jeg ser fram til å møte dere der dere jobber – og på mitt kontor – jeg vil lytte til lederne for avdelingene, men jeg vil også høre på fagekspertisen.

Jeg ser fram til nær dialog med de ansattes organisasjoner. Jeg har allerede lest innspillene dere har kommet med. De gir viktige innspill.

I dagene som kommer vil den politiske ledelsen komme på plass. Vi vil sette i gang arbeidet med å stake ut retningen for Utenriksdepartementet som en moderne kunnskapsorganisasjon. Jeg vil følge opp dette innlegget ved neste korsvei med å gå videre på hva som skal kjennetegne god ledelse i departementet og tydeliggjøre hva som er vårt oppdrag. Med deres hjelp vil vi legge opp arbeidsplanen på de sentrale politikk-områdene.

Dermed er vi i gang med et arbeid som skal hente det beste ut av kunnskapen og engasjementet. Og husk: For oss som jobber her er det oppside i dette.