Rundskriv, 11.02.1999

Publisert under: Regjeringen Bondevik I

Utgiver: Kulturdepartementet

Status: Arkivert

Nr.

Vår ref

Dato

V-6/99

92/8386 KU/KU2 IE:lwi

11.02.99

Lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv tok til å gjelde frå 1. januar 1999

Vedlagt følgjer særtrykk av lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv, som tok til å gjelde frå 1. januar i år.

Lova regulerer pliktene til både offentlege og private arkivskaparar og er det første samla lovverket på dette området. Det er ulike føresegner for offentlege og private arkiv, og føresegnene om offentlege arkiv står i kapittel II i lova. Reglane i dette kapitlet er felles for statlege og kommunale arkiv. Også den tilhøyrande forskrifta om offentlege arkiv er felles for stats- og kommunesektoren, men det vil framgå at det i enkelte delar er ei viss differensiering mellom statlege og kommunale føresegner.

Formålet med lova er å tryggje arkiv som har monaleg kulturell eller forskingsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig informasjon, slik at desse kan bli tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida, jf. § 1. Vidare fastset lova i § 6 at offentlege organ pliktar å ha arkiv, og at desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Saman med den utfyllande forskrifta representerer lova eit heilskapleg legalt rammeverk rundt alle arkivrelaterte spørsmål i offentleg forvaltning, heilt frå dokumenta oppstår som ledd i den daglege verksemda, via utskiljing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot, og under oppbevaring og tilgjengeleggjering for ettertida.

Det kan likevel reise seg mange spørsmål som ein ikkje finn direkte svar på i lov og forskrift.

Alle slike spørsmål kan takast opp med Riksarkivaren, eventuelt med statsarkivet i vedkomande distrikt. Riksarkivaren vil vurdere om spørsmålet er av ein slik karakter at det må leggjast fram for Kulturdepartementet.

I regi av Riksarkivaren er det sett i gang å lage ei arkivhandbok med utfyllande forklaringar og kommentarar til lov- og forskriftsteksten. Boka vil også innehalde arkivfaglege råd og vink og vil rette seg til alle relevante brukarar i stat og kommune. Det vil bli lagt særleg vekt på rettleiing for kommunar og fylkeskommunar, der regelverket på arkivområdet til no har vore mest mangelfullt. Det er venta at handboka vil liggje føre på nyåret 2000.

I enkelte føresegner i forskrifta har Riksarkivaren fått fullmakt til å gi meir spesifikke eller utfyllande reglar. På dette grunnlaget har Riksarkivaren i rundskriv 1/98 av 23. desember 1998 fastsett at ein del av det gamle regelverket som Riksarkivaren tidlegare har gitt, framleis skal gjelde med heimel i dei respektive føresegnene i forskrifta.

For kommunale arkiv gjeld det følgjande:

1.Krav til bruk av mikrofilm i kommunalforvaltninga, opphavleg fastsett av Riksarkivaren 1. juni 1984, revidert 1. juli 1990, jf. § 2-15 i arkivforskrifta.

2.Punkt II.5 i Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i fylkeskommunale arkiv, opphavleg fastsette av Riksarkivaren med verknad frå 1. september 1986, jf. § 3-21 tredje ledd. Alle føresegner utanom punkt II.5 er oppheva.

3.Punkt II.5 i Retningslinjer for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale arkiv, opphavleg fastsette av Riksarkivaren med verknad frå 4. juni 1987, jf. § 3-21 tredje ledd. Alle føresegner utanom punkt II.5 er oppheva.

4. Retningslinjer for innbinding av kopibøker og register, opphavleg fastsette av Riksarkivaren 22. februar 1996, jf. § 3-14 fjerde ledd.

Riksarkivaren vil innan utgangen av første kvartal 1999 sende ut ei revidert utgåve av desse føresegnene.

Før arkivlova tok til å gjelde frå 1. januar i år, hadde alle tidlegare arkivføresegner for kommunar og fylkeskommunar heimel i § 39 i kommunelova. I og med arkivlova er denne heimelen no vorten overflødig. Alle tidlegare arkivreglar som Riksarkivaren har fastsett for kommunar og fylkeskommunar, altså alt som ikkje er nemnt under pkt 1 – 4 ovanfor, er oppheva frå 1. januar i år.

Riksarkivaren er i ferd med å utarbeide eit informasjonsopplegg overfor kommunesektoren. Det er også etablert eit samarbeid mellom Riksarkivaren og Kommunenes Sentralforbund om dette. Mellom anna vil den nye arkivlova bli tema på rådmannssamlingane utover våren.

Departementet vil derfor i dette rundskrivet berre nemne nokre få hovudpunkt, først og fremst slikt som det hastar å kome i gang med. Når vi nedanfor nyttar uttrykket ”kommune”, omfattar det både kommunane og fylkeskommunane.

1. Alle kommunar bør snarast råd gå i gang med å skaffe seg eit oversyn over arkivlokala sine, særleg dei lokala som blir nytta til oppbevaring av alle eldre og avslutta arkiv. Det følgjer av § 4-11 i arkivforskrifta at kommunen skal forvisse seg om at alle arkivlokale oppfyller føresegnene i §§ 4-3 – 4-9 i forskrifta. Dersom dette ikkje er tilfelle, skal det lagast ein plan som viser kva som skal til for å rette på tilhøva. Planen skal ordinært leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning innan 1. januar 2002. Det er presisert i § 1-1 andre ledd andre punktum i forskrifta at det er administrasjonssjefen som har det overordna arkivansvaret i ein kommune. Det er derfor administrasjonssjefen som må sjå til at kommunen kjem i gang med denne kartlegginga, og at nødvendig planlegging og anna oppfølging blir gjennomført slik som fastsett i kapittel IV i forskrifta.

2.Det følgjer av § 5-1 tredje ledd i forskrifta at den enkelte kommune skal opprette ei eiga depotordning for eldre og avslutta arkiv. Dersom det ikkje alt er gjort, må det fastsetjast kven som skal ha det løpande ansvaret for dei eldre og avslutta arkiva i kommunen. Det dreier seg om eit samla ansvar for alt slikt arkivmateriale i heile kommunen, og forskrifta krev at dette ansvaret skal plasserast ein stad. Dette tilsvarar det ansvaret som i enkelte større kommunar er lagt til ein kommunearkivar. Den depotansvarlege vil i alle tilfelle vere underordna administrasjonssjefen, som altså har det overordna administrative arkivansvaret i kommunen. Dei praktiske depotoppgåvene kan eventuelt ivaretakast av ei interkommunal arkivordning som nemnt under pkt. 3c nedanfor, jf. § 5-1 fjerde ledd i forskrifta.

3.a) Mens det løpande depotansvaret alltid er knytt til kommunen som heilskap, treng dette ikkje utan vidare vere tilfelle for alle dei andre arkivfunksjonane. Dette heng saman med at det i arkivdanninga ikkje nødvendigvis er formålstenleg å operere med heile kommunen som eitt organ, særleg ikkje i store kommunar der det finst verksemder med eigne godt utbygde administrasjonar, som til dømes store sjukehus, skolar, kommunale etatar osv. Men her er det opp til kommunen sjølv å finne fram til den mest praktiske løysinga. Det framgår derfor av § 1-1 første ledd tredje punktum i forskrifta at kommunen skal fastsetje kva for institusjonar eller einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta. Dette inneber også at kommunen kan velje å sjå heile kommunen som eitt organ.

Dersom kommunen gjer ei organmessig oppdeling, for eksempel slik at ein lèt eit sjukehus, ein skole osv vere eige organ, vil den øvste leiinga i kvart enkelt av desse organa ha eit overordna ansvar for arkivarbeidet i dette organet. Dette følgjer direkte av føresegna i § 1-1 andre ledd første punktum i forskrifta. Dette fritek likevel ikkje administrajonssjefen for det overordna arkivansvaret som er nemnt i § 1-1 andre ledd andre punktum. Han vil mellom anna ha ansvaret for at dei underliggjande organa får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet slik det følgjer av § 1-1 tredje ledd første punktum i forskrifta.

b) Dersom kommunen er i tvil om kva som er den mest tenlege og forsvarlege organiseringa, er det departementets råd at ein ventar med å ta endeleg avgjerd etter § 1-1 første ledd tredje punktum til ein har innhenta nærmare rettleiing om dette frå arkivfagleg hald, anten frå statsarkivet i vedkomande distrikt eller frå den interkommunale arkivordninga kommunen eventuelt er med i. Vi viser også til det informasjonsopplegget som er under førebuing i regi av Riksarkivaren og Kommunenes Sentralforbund.

c) Departementet vil understreke det tenlege i at kommunane er med i ei interkommunal arkivordning. Dersom det ikkje finst ei interkommunal arkivordning for det fylket kommunen høyrer til, kan det takast kontakt med vedkomande statsarkiv for å få nødvendig hjelp og rettleiing med tanke på etablering av ei slik arkivordning.

4.Arkivlova med forskrift inneber at kommunane i utgangspunktet har ei uttrykkjeleg plikt til å arkivere alle dokument som blir til som eit ledd i den verksemda kommunen driv, anten det er dokument som kjem inn til kommunen, eller dokument som kommunen sjølv produserer. Dette følgjer av § 6 i lova, jf. § 2 bokstav b. Dokumentdefinisjonen i lova er teknologinøytral og svært vid, jf. § 2 bokstav a. I § 3-19 i forskrifta er det likevel fastsett nærmare føresegner om arkivavgrensing, etter at dette omgrepet først er definert i § 3-18 første ledd. § 3-19 inneheld fem grupper av materiale som skal omfattast av arkivavgrensinga, dvs. at det anten ikkje skal arkiverast i det heile, eller at det i etterhand skal fjernast frå arkivet dersom det først er arkivert. Legg likevel merke til at det i dei fire første av desse gruppene er viktige unntak.

5.Gjennom arkivforskrifta er det no også innført ei uttrykkjeleg journalføringsplikt for kommunane. Kva dokument som er omfatta av journalføringsplikta er fastsett i § 2-6 første ledd.

  • For det første er det eit krav at dokumentet må reknast som eit saksdokument for organet slik dette omgrepet er å forstå etter offentlegheitslova.
  • For det andre må det vere tale om anten eit dokument som kjem inn til eller går ut frå organet.
  • For det tredje må dokumentet både vere gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Dersom ikkje alle desse tre kriteria er oppfylte, er det ikkje plikt til å journalføre dokumentet. Dokument som fell inn under reglane om arkivavgrensing, jf. pkt. 4 ovanfor, skal ikkje journalførast. Utover dette står organet/kommunen fritt. Legg likevel merke til at det følgjer av kriteriet under det andre strekpunktet at dersom

kommunen gjer ei organmessig oppdeling som nemnt under punkt 3 ovanfor, vil plikta til journalføring også omfatte dokumentutveksling mellom desse organa.

Utover dette viser vi til lov- og forskriftsteksten, og vi ber om at alle administrasjonssjefar set seg nøye inn i det nye regelverket og set i gang dei oppfølgingstiltak som måtte vise seg nødvendige. Når det gjeld administrasjonssjefens ansvar, viser vi igjen til særleg følgjande to føresegner i § 1-1 i forskrifta:

I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23 (andre ledd andre punktum). Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova (tredje ledd første punktum).

Vi ønskjer kommunane lykke til med arkivarbeidet og vonar at det nye regelverket vil vere til god hjelp og bidra til å utvikle rasjonelle og tenlege arkivfunksjonar.

Med helsing

Kjell Myhren e.f. ekspedisjonssjef

Stein Sægrov avdelingsdirektør

Kopi: Riksarkivare

Dei interkommunale arkivordningane
Kommunal- og regionaldepartementet

Vedlegg: Arkivlova med forskrifter

Lagt inn 15. februar av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen