Rundskriv, 22.02.1999

Publisert under: Regjeringen Bondevik I

Utgiver: Kulturdepartementet

Status: Arkivert

Nr.

Vår ref

Dato

V- 7/99

92/8386 KU/KU2 IE:ree

22.02.99

Lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv tok til å gjelde frå 1. januar 1999 – informasjon til statlege organ

Vedlagt følgjer særtrykk av lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv, som tok til å gjelde frå 1. januar i år.

Lova regulerer pliktene til både offentlege og private arkivskaparar og er det første samla lovverket på dette området. Det er ulike føresegner for offentlege og private arkiv, og føresegnene om offentlege arkiv står i kapittel II i lova. Reglane i dette kapitlet er felles for statlege og kommunale arkiv. Også den tilhøyrande forskrifta om offentlege arkiv er felles for stats- og kommunesektoren, men det vil framgå at det i enkelte delar er ei viss differensiering mellom statlege og kommunale føresegner.

Den øvste leiinga i alle organ innanfor statleg forvaltning, både lokalt, regionalt og sentralt, har eit sjølvstendig ansvar for at føresegnene i lov og forskrift om arkiv blir etterlevde, jf. pkt. 7 til slutt i dette rundskrivet.

Formålet med lova er å tryggje arkiv som har monaleg kulturell eller forskingsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig informasjon, slik at desse kan bli tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida, jf. § 1. Vidare fastset lova i § 6 at offentlege organ pliktar å ha arkiv, og at desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Saman med den utfyllande forskrifta representerer lova eit heilskapleg legalt rammeverk rundt alle arkivrelaterte spørsmål i offentleg forvaltning, heilt frå dokumenta oppstår som ledd i den daglege verksemda, via utskiljing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot, og under oppbevaring og tilgjengeleggjering for ettertida.

Det kan likevel reise seg mange spørsmål som ein ikkje finn direkte svar på i lov og forskrift.

Alle slike spørsmål kan takast opp med Riksarkivaren, eventuelt med statsarkivet i vedkomande distrikt. Riksarkivaren vil vurdere om spørsmålet er av ein slik karakter at det må leggjast fram for Kulturdepartementet.

I regi av Riksarkivaren er det sett i gang å lage ei arkivhandbok med utfyllande forklaringar og kommentarar til lov- og forskriftsteksten. Boka vil også innehalde arkivfaglege råd og vink og vil rette seg til alle relevante brukarar i stat og kommune. Det er venta at handboka vil liggje føre på nyåret 2000.

I enkelte føresegner i forskrifta har Riksarkivaren fått fullmakt til å gi meir spesifikke eller utfyllande reglar. På dette grunnlaget har Riksarkivaren i rundskriv 1/98 av 23. desemberer 1998 fastsett at ein del av det gamle regelverket som Riksarkivaren tidlegare har gitt, framleis skal gjelde med heimel i dei respektive føresegnene i forskrifta.

For statlege arkiv gjeld dette følgjande:

1.Punkta 6 – 12 i Reglar for avlevering av arkivmateriale frå statsforvaltninga til Arkivverket (Statens fellesblankett X-130 N/B) gjeld frå 1. januar 1999 med heimel i § 5-8 først ledd i arkivforskrifta. Alle føresegner utanom punkta 6 - 12 er oppheva.

2.Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga (Statens fellesblankett X-0133), opphavleg fastsett av Riksarkivaren 5. juli 1988), gjeld frå 1. januar 1999 med heimel i § 2-3 andre ledd i arkivforskrifta.

3. Krav til bruk av mikrofilm i statsforvaltninga, opphavleg fastsett av Riksarkivaren 1. januar 1984, revidert 1. juli 1988, gjeld frå 1. januar 1999 med heimel i § 2-15 i arkivforskrifta

4.Felles kassasjonsreglar for statsforvaltninga, opphavleg fastsett av Riksarkivaren 18. oktober 1988, gjeld frå 1. januar 1999 med heimel i § 3-21 i arkivforskrifta.

5.Retningslinjer for innbinding av kopibøker og register, opphavleg fastsett av Riksarkivaren 22. februar 1996, gjeld frå 1. januar 1999 med heimel i § 5-8 første ledd og § 3-14 fjerde ledd i arkivforskrifta.

Alle dei nemnde og alle andre arkivføresegner i staten var tidlegare instruksbaserte. I den kongelege resolusjonen av 11. desember 1998, der også arkivlova vart sett i verk og arkivforskrifta fastsett, vart følgjande eldre instruksar om arkiv oppheva med verknad frå 1. januar 1999:

6.Kronprinsregentens resolusjon av 25. mars 1904 om instruks for Rigsarkivaren.

7.Kongeleg resolusjon av 6. desember 1963 om Riksarkivarens fullmakter.

8.Kongeleg resolusjon av 30. november 1984 om instruks for arkivarbeidet i statsforvaltninga er oppheva, inkludert den tilhøyrande instruksen for arkivleiarar i statsforvaltninga er oppheva. Det var Arbeids- og administrasjonsdepartementet som hadde ansvaret for desse instruksane.

9.Kongeleg resolusjon av 18. desember 1987 om instruks for arkivavgrensing og kassasjon i arkiva til statsforvaltninga.

Alle tidlegare arkivreglar som Riksarkivaren har fastsett med heimel i desse instruksane, og som ikkje er lista opp under punkt 1 – 5 ovanfor, er automatisk oppheva frå 1. januar 1999.

Gjennomgåande representerer ikkje det nye lov- og forskriftsverket store, prinsipielle endringar i høve til tidlegare regelverk for statlege arkiv. Nedanfor vil vi likevel nemne nokre hovudpunkt der det er tale om klargjeringar, endringar eller justeringar i høve til tidlegare.

1. Arkiveringsplikt

Arkivlova med forskrift inneber at det enkelte statsorgan i utgangspunktet har ei uttrykkjeleg plikt til å arkivere alle dokument som blir til som eit ledd i den verksemda organet driv, anten det er dokument som kjem inn til organet, eller eit dokument som organet sjølv produserer. Dette følgjer av § 6, jf. § 2 bokstav b i lova. Dokumentdefinisjonen i lova er teknologinøytral og svært vid, jf. § 2 bokstav a. I § 3-19 i forskrifta er det likevel fastsett nærmare føresegner om arkivavgrensing, etter at dette omgrepet først er definert i § 3-18 første ledd. Arkivavgrensing skal det enkelte organ gjennomføre løpande. § 3-19 inneheld fem grupper av materiale som er omfatta av arkivavgrensinga, dvs. at det anten ikkje skal arkiverast i det heile, eller at det i etterhand skal fjernast frå arkivet dersom det først er arkivert. Legg likevel merke til at det i dei fire første av desse gruppene er viktige unntak.

2. Journalføringsplikt

Gjennom arkivforskrifta er det no også innført ei uttrykkjeleg journalføringsplikt for alle offentlege organ. Kva dokument som er omfatta av denne plikta, er fastsett i § 2-6 første ledd:

  • For det første er det eit krav at dokumentet må reknast som eit saksdokument for organet slik dette omgrepet er å forstå etter offentlegheitslova.
  • For det andre må det vere tale om anten eit dokument som kjem inn til eller går ut frå organet.
  • For det tredje må dokumentet både vere gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Når alle desse tre kriteria er oppfylte, er det altså plikt til å journalføre dokumentet. Dokument som fell inn under reglane om arkivavgrensing, jf. pkt. 4 ovanfor, skal derimot ikkje journalførast. Utover dette er det i hovudsak opp til organets eige skjønn kva som eventuelt blir journalført.

3. Forbod mot kassasjon av arkivmateriale

a) Arkivlova fastset i § 9 eit uttrykkjeleg forbod mot kassasjon av arkivmateriale med mindre det skjer i medhald av føresegner i forskrifta eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren i det enkelte tilfelle. Dette forbodet gjeld sjølv om det i eller i medhald av andre lover skulle vere fastsett føresegner som tillèt kassasjon, sletting, makulering eller liknande. Einaste unntaket er at personregister eller delar av personregister kan slettast etter føresegnene i lov av 9. juni 1978 nr. 48 om personregister. Men heller ikkje slik sletting kan gjennomførast utan at det på førehand er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren. Vi viser også til det særlege og spesifiserte bevaringspåbodet i § 3-20 i forskrifta. Det må i alle tilfelle ikkje gjennomførast noka form for sletting eller annan kassasjon utan etter særleg grundig saksførebuing, slik at ein er heilt trygg på at ei eventuell slik uoppretteleg handling skjer innanfor gjeldande lov- og regelverk. Vi strekar under at kassasjon ikkje må forvekslast med arkivavgrensing, jf. pkt. 1 ovanfor.

b) I § 3-21 fjerde ledd i forskrifta er det uttrykkjeleg fastsett at det er forbode for tenestemenn å medverke til ulovleg kassasjon, og at brot på denne føresegna kan straffast etter arkivlova § 22. Dette inneber at den tenestemannen som med vilje handlar i strid med kassasjonsforbodet, kan straffast med bøter.

4. Utarbeiding av kassasjonsreglar

a) Forbodet mot kassasjon nemnt under 2 a/b ovanfor gjeld altså ikkje dersom det skjer i medhald av føresegner i forskrifta eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren i det enkelte tilfelle. Dei nemnde føresegnene i forskrifta finst i § 3-21 første – tredje ledd. Men heller ikkje her er det fastsett konkret kva for materiale som kan eller skal kasserast, eventuelt kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon. Føresegnene i forskrifta er såleis prosedyrereglar som påbyr at det skal utarbeidast nærmare kassasjonsreglar.

b) I staten må det skiljast mellom eigenforvaltningssaker og fagsaker når kassasjonsreglar skal utarbeidast, jf. skiljet mellom klassane 0, 1, 2 og 3 – 9 i arkivnøkkelen. Det er berre for eigenforvaltningssakene det lèt seg gjere å lage felles kassasjonsreglar for alle organ, og etter § 3-21 andre ledd første punktum er dette ei oppgåve som ligg til Riksarkivaren. Slike reglar er fastsett tidlegare, og i rundskrivet sitt av 23. desember 1998 har Riksarkivaren gjort desse reglane gjeldande også etter 1. januar 1999, jf. punkt 4 i lista på s. 2 i dette rundskrivet. Dei som ikkje har desse reglane, kan vende seg til Riksarkivaren eller vedkomande statsarkiv.

c) Når det gjeld fagsakene, følgjer det av § 3-21 andre ledd andre punktum at det er organet sjølv som har ansvaret for å utarbeide eigne spesifiserte kassasjonsreglar, men reglane må godkjennast av Riksarkivaren før dei kan setjast i verk, jf. andre ledd fjerde punktum. Dette var situasjonen også før arkivlova vart sett i verk, men det er likevel ikkje mange statsorgan som har følgt opp dette i praksis. Her er derfor mykje ugjort, og det vil etter kvart kome eit initiativ frå Riksarkivaren for å få fortgang i arbeidet. Etter § 3-21 andre ledd tredje punktum kan Riksarkivaren be overordna organ samordna arbeidet med å utarbeide kassasjonsreglar for likearta organ.

d) Det følgjer av kassasjonsforbodet i § 9 i arkivlova, jf. punkt 1 ovanfor, at statlege organ ikkje kan gjennomføre kassasjon i fagsakene så lenge det ikkje ligg føre godkjende kassasjonsreglar. I tillegg framgår det av § 3-21 andre ledd femte ledd at eit organ som ikkje har kunna gjennomføre kassasjon i eldre og avslutta arkiv, anten ikkje vil få avlevert materiale til Arkivverket eller at dei må betale for dei meirutgiftene dette vil påføre Arkivverket.

5. Krav til forsvarleg oppbevaring av arkivmateriale

a) Alle statsorgan bør snarast råd gå i gang med å skaffe seg eit oversyn over arkivlokala sine, først og fremst dei lokala som blir nytta til bortsetjingsarkiv. Det følgjer av § 4-11 i arkivforskrifta at organet skal forvisse seg om at alle arkivlokale oppfyller føresegnene i §§ 4-3 – 4-9 i forskrifta. Dersom dette ikkje er tilfelle, skal det lagast ein plan som viser kva som skal til for å rette på tilhøva. Planen skal ordinært leggjast fram for Riksarkivaren til godkjenning innan 1. januar 2002. Vi viser også til føresegna i § 4-12 første ledd om det mellombels må setjast i verk tiltak som sikrar arkiva best mogleg dersom noverande arkivlokale ikkje oppfyller krava i §§ 4-3 – 4-9.

b) Dei fleste krava i §§ 4-3 – 4-9 i forskrifta gjeld alle slags lokale der arkivmateriale blir oppbevart, anten det er tale om aktivt arkiv eller bortsetjingsarkiv. Forskrifta nyttar her den generelle nemninga arkivlokale. Enkelte av krava gjeld derimot berre for lokale som i forskrifta er kalla spesialrom for arkiv. Det vil for statlege organ seie lokale for bortsetjingsarkiv. Dette er følgjande føresegner:

- § 4-4 andre ledd tredje punktum: Reolar skal ikkje vere av brennbart materiale.

- § 4-4 tredje ledd: Det skal ikkje lagrast ting som reduserer tryggleiken til arkiva, og arkivmaterialet skal ikkje stå tett inntil vegg og tak eller rett på golv.

- § 4-6 tredje ledd: Gjeld forbod mot vassrøyr, eventuelt alternative løysingar for å verne arkivmaterialet mot fuktskade.

- § 4-7 nr. 1 tredje ledd: Gjeld restriksjonar på type varmekjelde i lokalet for å redusere faren for brann eller annan varmeskade på arkivmaterialet.

- § 4-7 nr. 2 første ledd fjerde punktum: Bygningsdelane skal minst ha brannmotstandsevne REI 60 (1) og utførast i materialar som er avgrensa brennbare.

- § 4-7 nr. 2 tredje ledd: Lokalet skal ha sjølvlukkande dør, og skal normalt ikkje ha vindauge.

- § 4-7 nr. 3 tredje ledd første punktum: Lokalet skal ha automatisk brannalarm.

- § 4-9 andre ledd første punktum: Lokalet skal vere sikra med særskild innbrotsalarm.

- I tillegg kjem § 4-7 nr. 2 andre ledd som krev at arkivskap som blir nytta til bortsetjingsarkiv, skal ha brannmotstandsevne EI 90 (2) eller høgare.

Føresegna i § 4-7 nr. 2 første ledd femte punktum gjeld berre spesialrom for eldre og avslutte arkiv og er såleis ikkje aktuell for statlege organ, som skal avlevere dei eldre og avslutta arkiva sine til Arkivverket. Alt eldre arkivmateriale i statlege organ som enno ikkje er avlevert, vil pr. definisjon bli rekna som bortsetjingsarkiv.

6. Særleg om offentlege utval

a) I statssektoren er det sjeldan tvil om kva for organisatoriske einingar som utgjer eigne organ etter arkivlova. Inndelinga i statlege organ etter arkivlova følgjer såleis same mønsteret som etter forvaltningslova og offentlegheitslova. Det inneber at alle departement, direktorat, fylkesmenn og andre regionale og lokale organ er eigne organ etter arkivlova.

b) Derimot kan det ofte vere tvil om i kva grad alle slags utval, styre, råd, nemnder, komitear, arbeidsgrupper og liknande er å sjå på som eigne organ eller ikkje. Inntil 1. januar i år gjaldt Riksarkivarens rundskriv nr. 3 av 11. november 1984 om kongelege og departementale utgreiingsutval o.l. Det har likevel ikkje vore noka heilt klar grense for kva utval som var omfatta av dette rundskrivet. Dessutan inneheldt det berre reglar for ordning og avlevering av dei aktuelle utvalsarkiva. I arkivforskrifta er det i § 1-2 utforma nye reglar som i prinsippet dekkjer alle utval, styre, råd, nemnder, komitear, arbeidsgrupper og liknande.

c) Føresegnene i § 1-2 inneber at det i praksis kan avgjerast i kvart enkelt høve om eit gitt utval eller liknande skal danne sitt eige arkiv eller ikkje, jf. særleg føresegnene i andre og tredje ledd. Dersom slik avgjerd ikkje blir teken i det enkelte tilfelle, følgjer det automatisk at utval oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon skal ha eige arkiv, andre ikkje. Når eit utval ikkje skal ha eige arkiv, skal utvalsdokumenta i staden arkiverast og journalførast hos overordna organ eller hos det organet overordna organ fastset, jf. § 1-2 femte ledd. Kva for føresegner i forskrifta som elles gjeld for utval som dannar eige arkiv, framgår av § 1-2 sjette ledd.

d) I § 5-3 tredje ledd i forskrifta er det fastsett at offentleg utval som skapar eige arkiv, skal overføre arkivet sitt til oppdragsgjevaren i ordna stand når utvalet blir nedlagt. Sjølve avleveringa frå oppdragsgjevaren (for eksempel vedkomande departement) til Arkivverket skal derimot skje etter dei ordinære avleveringsreglane i § 5-2. Hovudregelen her er at avlevering skal skje etter 25 - 30 år. Som oftast bør likevel utvalsarkiv avleverast mykje tidlegare, og seinast når oppdragsgjevaren har følgt opp for eksempel den utgreiinga utvalet har gjennomført, slik at det ikkje lenger er behov for å kunne konsultere utvalsarkivet. Det framgår såleis av andre ledd i § 5-2 at Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak kan fastsetje kortare avleveringsfristar av bevaringsomsyn. Denne heimlen vil bli nytta for å få gjennomført etter måten snarleg avlevering av utvalsarkiv. Så lenge avlevering ikkje er skjedd, er det i alle høve viktig å unngå at utvalsarkivet blir blanda saman med oppdragsgjevaren sitt eige arkiv, jf. § 5-4 tredje ledd andre punktum.

7. Ansvarstilhøve etter arkivlova

Den øvste leiinga i kvart organ har det overordna ansvaret for organets eige arkivarbeid, jf. § 1-1 andre ledd første punktum. Vi ber derfor om at det nye regelverket blir nøye studert, og at ein set i verk dei oppfølgingstiltak som måtte vise seg nødvendige innanfor eige organ. Men i tillegg har den øvste leiinga i organet også ansvar for å sjå til at eventuelle underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegnene i arkivlova og forskrifta. Det inneber også eit overordna arkivansvar for offentlege utval som organet har nedsett, jf. § 1-1 tredje ledd i forskrifta. Vi viser elles til § 22 i lova, jf. § 1-1- fjerde ledd og § 3-21 fjerde ledd i forskrifta.

Vi ber elles departementa forvisse seg om at alle underliggjande sentrale, regionale og lokale statsorgan er gjort kjent med arkivlova og forskrifta gjennom dette rundskrivet og det vedlagde særtrykket. Dersom det ikkje alt er gjort, ber vi også kvart departement sende kopi av Riksarkivarens rundskriv nr.1/98 av 23. desember 1998 til alle sine underliggjande organ.

Vi ønskjer lykke til med arkivarbeidet og vonar at det nye regelverket vil vere til god

hjelp og bidra til å utvikle rasjonelle og tenlege arkivfunksjonar.

Med helsing

Kjell Myhren e.f.

ekspedisjonssjef

Stein Sægrov

avdelingsdirektør

Vedlegg: Arkivlova med forskrifter

(1) Dette inneber at lokalet må halde stand mot gjennombrenning i minst 60 minuttar.

(2) Dette inneber at arkivskapet må halde stand mot gjennombrenning i minst 90 minuttar.

Lagt inn 4. mars 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen