Deregulering, delegering og forenkling av sentrale administrative bestemmelser

Statsministerens kontor
Departementene
Riksrevisjonen

I St.prp. nr 1 (2004-2005) fra Moderniseringsdepartementet (MOD) er delegering på det administrative og personalpolitiske området fremhevet som et satsingsområde. I kapittel 1 i proposisjonen skriver departementet blant annet at:

”Regjeringens vektlegging av delegering og desentralisering tar utgangspunkt i at kunnskapen om hva som er gode løsninger i det enkelte tilfelle, er størst lokalt. Økt lokalt handlingsrom, blant annet på det administrative området, vil bidra til bedre brukertilpasning av tjenestene og sikre god ressursutnyttelse. På noen områder kan likevel hensyn til likebehandling og kostnadskontroll tilsi at det fortsatt er behov for sentrale føringer og reguleringer.”

Sommeren 2004 etablerte MOD et prosjekt for delegering på det administrative og personalpolitiske området (Delegeringsprosjektet) for å foreta en gjennomgang av de sentrale personaladministrative bestemmelsene, slik de blant annet fremkommer i Statens Personalhåndbok (SPH). Delegeringsprosjektet arbeider både med en kortsiktig og en langsiktig tidshorisont. Det primære ved gjennomgangen har vært å vurdere muligheten for å forenkle, og eventuelt fjerne, sentrale reguleringer og føringer, slik at bruken av personalmessige tiltak og godtgjøringer bedre kan tilpasses de lokale behov.

Summen av sentrale personaladministrative bestemmelser, slik de blant annet kommer til uttrykk i SPH, er etter hvert blitt svært omfattende. Bestemmelsene kan være basert på forskjellig grunnlag:

• Lov/forskrift
• Avtale mellom AAD (nå MOD) og hovedsammenslutningene
• Kongelige resolusjoner
• Administrative bestemmelser fra MOD gitt med grunnlag i departementets rolle som statens sentrale arbeidsgiverrepresentant

I første omgang har departementet hatt fokus på reguleringer som er basert på administrative bestemmelser. Dette er bestemmelser som i hovedsak er samlet i SPH kapittel 12: Administrative bestemmelser og kgl.res. I denne sammenheng inngår også delegeringsforslag som tidligere AAD la frem for departementene på høring i 2003, og som departementene avga uttalelser til.

I SPH for 2005, som antas å foreligge i trykket utgave rundt 1.2.05, vil det bli foretatt en rekke revisjoner og fremstillingsmessig forenklinger, særlig i nåværende kapittel 12, men også i flere av de andre kapitlene.

Med virkning fra 1.1.2005 har MOD besluttet å deregulere personaladministrative bestemmelser på en rekke områder. På noen punkter er MODs fullmakter formelt delegert til fagdepartementene. I disse tilfellene bør departementene delegere fullmaktene videre til de enkelte virksomheter så langt dette fremstår som forsvarlig. MOD vil presisere at begrunnelsen for endringene er at bruken av ulike tiltak og godtgjøringsordninger bedre skal kunne tilpasses lokale behov. Det er ikke en målsetting i seg selv at bruken av tiltak og godtgjøringer skal opphøre.

Med hensyn til de sentralt fastsatte satsene for leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg (punkt 12.15.2 i SPH 2004) delegeres fullmakt til å fastsette timesats med virkning fra 1.7.2005, jf. nærmere omtale nedenfor.

Henvisningen til punktene nedenfor gjelder nummereringen i SPH for 2004. Nummereringen vil bli endret i 2005 utgaven.

4.5.7.2 Lønn ved tiltredelse – embetsmenn
4.5.7.3 Lønn ved tiltredelse – tjenestemenn

Bestemmelser som redegjør for fra hvilket tidspunkt hhv. embets- og tjenestemenn har krav på lønn. Hovedregelen er at lønn for embetsmenn utbetales fra det tidspunkt utnevnelsen trer i kraft. For tjenestemenn er hovedregelen at lønn utbetales fra tiltredelsesdagen. I nærmere angitte tilfeller, kan MOD gi samtykke til utbetaling fra annet tidspunkt.

Bestemmelsene opprettholdes, men det delegeres til fagdepartementene å ta stilling til om det i nærmere angitte tilfelle skal utbetales lønn fra et annet tidspunkt enn det hovedregelen tilsier.

4.8.7 Økonomisk kompensasjon i forbindelse med fratreden

Retningslinjer for saker der statlig arbeidsgiver ønsker å ta opp forhandlinger om frivillig fratredelse når saklige grunner for oppsigelser/avskjed ikke foreligger. Slike saker skal forelegges MOD til uttalelse.

Det opprettholdes retningslinjer om at slik kompensasjon kun skal benyttes i helt spesielle tilfeller. Saksbehandlingsreglene forenkles, slik at fagdepartementene selv vurderer om saken bør forelegges MOD før beslutning treffes.

5.1.2 Sommer/vintertid

Med MODs samtykke kan det holdes sommertid i virksomheter der det er innført kortere arbeidstid enn 40 timer pr uke, forutsatt at sommertiden kompenseres med en tilsvarende forlengelse av arbeidstiden ellers i året.

Bestemmelsen om at innføring av sommertid krever MODs samtykke, oppheves.

12.2 Tjenestetelefon m.m.

Administrativ bestemmelse som regulerer tildeling og bruk av tjenestetelefoner i staten. Bestemmelsene er detaljerte og tar til dels utgangspunkt i spesifikke tekniske løsninger og produkter. Bestemmelsene er også lagt til grunn i det generelle skatteregelverket med hensyn til fordelsbeskatning av privat bruk. Av denne grunn legger også mange private virksomheter statens regler til grunn for sine interne administrative bestemmelser på området.

Inntil videre må nye bestemmelser, av hensyn til skattebestemmelsene, fortsatt baseres på de eksisterende prinsipper og satser for fordelsbeskatning av privat bruk. Utkast til nye bestemmelser har vært forelagt Finansdepartementet, Skattelovavdelingen, og deres konkrete merknader er innarbeidet i de bestemmelsene som vil bli inntatt i SPH 2005. Også med dette utgangspunkt er det et betydelig potensiale for å forenkle bestemmelsene. MOD har som målsetting at reglene legger til rette for at de enkelte statlige virksomheter kan ta i bruk ulike mobiltelefonløsninger og annen kommunikasjonsteknologi som et sentralt arbeidsverktøy. Dette innebærer at reglene må være langt mindre detaljerte, at de er basert på utstrakt delegering til de enkelte virksomheter, at de skal være enklest mulig å administrere både for den enkelte arbeidstaker og for virksomheten, og at de er robuste i forhold til raske teknologiske endringer.

De nåværende reglene tar utgangspunkt i at fasttelefon er det primære telefonutstyret. Dette er ikke i tråd med dagens situasjon hvor mobiltelefon har utviklet seg til det primære arbeidsredskap arbeidsgiverne ønsker at arbeidstakerene skal ta i bruk. Et revidert regelverk vil sidestille de to telefontypene. Et annet hovedelement i de nye bestemmelsene vil være å fjerne skillet mellom abonnement og bruk ved å fastsette en sats som er dekkende for driftsutgifter til teletjenester. Dette bør gjennomføres fordi det nå eksisterer en mengde ulike abonnementsordninger og ulik prissetting på bruk. Det finnes en rekke kombinasjonsløsninger på abonnement og bruk, som gjør det lite hensiktsmessig å skille dette i to satser. Legger man sammen dagens satser for abonnement og variable driftsutgifter, fremkommer summene kr. 777 for ett abonnement og kr. 1554 for to (både fasttelefon og mobiltelefon). I de reviderte bestemmelsene er dette fastsatt til hhv. kr 800 og 1600.

I tråd med dette vil bestemmelsene i SPH 2005 bli vesentlig forenklet.

9.5.9 Lønn – MODs kommentar vedrørende forskudd på lønn

Hjemmelen er hovedtariffavtalens fellesbestemmelser § 9 nr. 5 som sier at i særskilte tilfeller kan arbeidstakeren få inntil 2 måneders lønn utbetalt på forskudd. Det skal inngås skriftlig avtale med arbeidstakeren om tilbakebetalingen. Tidligere AAD har i kommentarer til hovedtariffavtalens bestemmelse gitt omfattende og svært detaljerte forutsetninger for at virksomhetene kan innvilge lønnsforskudd.

De detaljerte bestemmelsene/kommentarene avvikles, slik at det kun legges til grunn at ordningen skal brukes i særskilte tilfeller og med forsiktighet.

12.4.1 Retningslinjer og honorarer for frivillig undervisning

En administrativ bestemmelse som i første rekke er ment for statstilsatte som, med arbeidsgivers samtykke, påtar seg frivillig undervisningsoppdrag i andre statlige virksomheter enn der de er tilsatt. Det sentrale i retningslinjene er at den tid som går med til oppdraget, skal innarbeides dersom det gis godtgjøring for undervisningen. Videre fremkommer hvilke satser som skal brukes ved forelesninger.

Rett til fri fra ordinært arbeid for å utføre undervisning utenfor tjenesteplikten er et forhold der arbeidsgiver har full styringsrett. Det ligger derfor til rette for at slike ordninger vurderes og avtales lokalt. Hvis det avtales at det skal gis spesiell godtgjøring for undervisningen, skal det ikke utbetales ordinær lønn i tillegg. De tidligere bestemmelsene i pkt 12.4.1 om vilkår for å kunne inngå slike avtaler forenkles, og de sentralt fastsatte godtgjøringssatser oppheves.

12.4.2 Godtgjøring til timebetalte lærer, sensorer, sakkyndig bedømmelse, eksamensinspeksjon m.v.

Egen avtale inngått av Utdannings- og forskningsdepartementet (UFD). Den gjelder kun undervisningspersonell ved universiteter og høgskoler.

Bestemmelsen tas ut av SPH med henvisning til at UFD er avtalepart.

12.4.3 Godtgjøring for eksamensinspeksjon

Administrativ bestemmelse som fastsetter en sentral timesats på 115 kr.

Bestemmelsen oppheves, og fullmakt til å fastsette timesats for eksamensinspeksjon delegeres til fagdepartementene.

12.4.4 Godtgjøring for å utføre prosedyrer for staten

Administrativ bestemmelse som gjelder godtgjøring til embets- og tjenestemenn som er tilsatt i departementene eller i virksomheter under departementene, og som unntaksvis utfører prosedyre for staten, men som ikke kan pålegges dette som tjenesteplikt.

Som for bestemmelsen om frivillig undervisning, ligger det til rette for at slike forhold avtales lokalt. Bestemmelsen oppheves.

12.5.2 Adgang til å inngå frivillig gjeldsordning ved forskudd på lønn

Administrative bestemmelser som gjelder behandling av saker hvor det er innvilget forskudd på lønn, og hvor arbeidstaker får betalingsvansker. Hovedhensikten med bestemmelsen er å unngå ren ettergivelse av lønn. Alle vedtak om frivillig gjeldsordning skal innrapporteres til MOD.

Bestemmelsen vil bli forenklet, og kravet om innrapportering til MOD oppheves.

12.6.1 Dekning av reiseutgifter m.v. i forbindelse med innkalling av søkere til intervju

Administrativ bestemmelse som gjelder dekning av reiseutgifter i forbindelse med innkalling av søkere til muntlig konferanse om ledige stillinger. Reiser i forbindelse med muntlig konferanse er ikke vanlig tjenestereise, og vil derfor ikke komme inn under særavtalen for reiser innenlands. Bestemmelsen legger begrensninger på hvilke reiseutgifter som kan dekkes.

Bestemmelsen oppheves, og det overlates til den enkelte virksomhet å ta stilling til hvilke reiseutgifter som skal dekkes innenfor rammen av Særavtale for reiser innenlands. Reiser i forbindelse med intervju regnes likevel ikke som tjenestereise, slik at statens forsikringsordninger ikke vil komme til anvendelse.

12.6.2 Dekning av utgifter ved reise for å avgi forklaring for tilsettingsrådet

En tjenestemann som må avgi muntlig forklaring for tilsettingsmyndigheten får etter denne administrative bestemmelsen kun dekket sin reiseutgifter, men kan ikke gis kostgodtgjørelse Vitner derimot får dekket sine utgifter etter særavtale for reiser innenlands for statens regning.

Bestemmelsen oppheves. Denne type reiser dekkes etter særavtale for reiser innenlands.

12.6.4. Administrative bestemmelser om flytting til/fra utlandet

Administrative bestemmelser som setter ulike vilkår for når virksomhetene kan dekke flytteutgifter.

I og med at det i dag er særavtale som gir regler for flytting innenlands, er det naturlig at det også er regler for utenlands flytting. MOD vil oppheve dagens begrensninger om at dekning kun kan gis ”..i helt spesielle tilfeller…”, og at søker til stillinger, bosatt i utlandet, kun kan få dekket flytteutgifter hvis søker er ”klart bedre kvalifisert”.

12.6.5 Oppholdsgodtgjøring mv. for deltakere ved kortvarige kurs konferanser m.v.

Administrativ bestemmelser med detaljerte regler for beregning av eventuell kostgodtgjørelse for reise til /fra kurs/konferanser i Norge hvor det tas utgangspunkt i når kurset starter og bruk av tid fram til første felles samling.

De sentrale administrative bestemmelsene oppheves, og det delegeres til fagdepartementene å ta stilling til hvilke godtgjørelse som skal gis innenfor rammen av Særavtale for reiser innenlands.

12.6.6 Overtidsgodtgjørelse ved deltakelse ved kurs, konferanser mv.

Administrativ bestemmelsen om at man, innen visse rammer, har krav på overtid ved kursdeltakelse etter beordring.

Bestemmelsen, som skiller mellom frivillig deltakelse på kurs og etter beordring, oppheves. Lokal arbeidsgiver avgjør om det i særskilte tilfeller er behov for å pålegge arbeidstakere overtid ved deltakelse på kurs.

12.6.7 Kost- og nattillegg for timelærere, forelesere og lignende

Administrativ bestemmelse som regulerer dekning av utgifter for reise til og fra tjenestestedet (kost og nattillegg) der hvor særavtale om reiser innenlands ikke uten videre får anvendelse. Dette er en bestemmelse som først og fremst får anvendelse for virksomheter under UFDs område.

Bestemmelsen oppheves. Det delegeres til fagdepartementene å ta stilling til hvilke godtgjørelser som skal gis.

12.8.3.3 Utdanningspermisjon for lærere i alle skoleslag

Bestemmelsene ville i utgangspunktet fortsatt gjelde for lærere ved folkehøgskoler og noen statlige spesialskoler fram til 1.5.2006.

Bestemmelsen oppheves. Det delegeres til fagdepartementene å ta stilling til retningslinjer for utdanningspermisjon.

12.8.3.4 Permisjon i utdanningsøyemed for lærere med stipend

Bestemmelsene ville i utgangspunktet fortsatt gjelde for lærere ved folkehøgskoler og noen statlige spesialskoler fram til 1.5.2006. De sier blant annet at etter fast praksis gis det permisjon med lønn til prøveforelesninger inntil 3 uker.

Bestemmelsen oppheves. Det delegeres til fagdepartementene å ta stilling til slik permisjon.

12.8.3.6 Permisjon for norskundervisning for innvandrere i statens tjeneste

Administrativ bestemmelse som sier at det kan gis permisjon med lønn inntil 2 timer pr. uke i forbindelse med norskundervisning som anses som nødvendig for utførelse av tjenesten etc.

Begrensningen om maksimalt 2 timer pr. uke oppheves.

12.8.5.5 Politisk arbeid – nominasjonsmøter

Administrativ bestemmelser som sier at selv om politisk arbeid ikke har vært betraktet som offentlig verv, har MOD likevel samtykket i at man kan få permisjon med lønn til tjenestemenn som blir valgt som utsendinger til nominasjonsmøter ved stortingsvalg og ved valg av fylkesting.

Bestemmelsen oppheves. Spørsmål om permisjon for å delta på politiske nominasjonsmøter, behandles som søknad om velferdspermisjon.

12.8.6 Utbetaling av lønn under permisjoner – ekstraerverv/bierverv

Administrativ bestemmelse om at det bare er den ordinære lønn som skal utbetales under permisjon, dog med unntak for bierverv som er naturlig knyttet til stillingen og særlig tillegg som må anses som en del av stillingens lønn. MOD skal ta stilling til eventuelle unntak.

Bestemmelsen revideres slik at MOD ikke lenger skal ta stilling til unntakene.

12.10 Regler for belønning til publikum for opplysninger som fører til at forbrytelse mot statlige virksomheter blir oppklart

Administrativt fastsatte retningslinjer av relativt detaljert og omstendelig karakter. Det vises også til at enkelte statlige virksomheter har spesielle regler for dette.

Bestemmelsen oppheves med henvisning til at fagdepartementene eventuelt kan lage regler for dette eller ta ad hoc stilling til spørsmålet hvis det oppstår.

12.14 Ekstraerverv mv.

Omfattende regelverk om adgangen for statsansatte til å påta seg ekstraerverv. Reglene har dels grunnlag i tjenestemannsloven, i regelverk for statens anskaffelsesvirksomhet, i Hovedtariffavtalen og i administrative bestemmelser fra MOD. Spørsmålet om godtgjøring skal i en rekke tilfelle forelegges MOD til avgjørelse.

Utgangspunktet for et regelverk på dette området er hensynet til habilitet. Dette er et hensyn som fortsatt må tillegges stor vekt, men etter hvert bør alle disse punktene revideres med utgangspunkt i ny tjenestemannslov samt de etiske retningslinjene/ karantenebestemmelsene som er under arbeid. Bestemmelsene om at MOD skal godkjenne godtgjøring, oppheves, og det overlates til fagdepartementene å ta stilling til slike spørsmål.

12.15 Styrer, råd, utvalg. mv. – diverse bestemmelser
12.15.2 Godtgjøring til leder og medlemmer

Administrative bestemmelser, tidligere sentral særavtale, som regulerer hva slag utvalgsarbeid det kan gis godtgjørelse for og som fastsetter sentrale satser. MOD kan gjøre unntak fra satsene. Tidligere AAD sendte i 2003 et forslag om å delegere fullmakt til å fastsette godtgjørelse til fagdepartementene. Forslaget fikk støtte av de fleste departementene, men noen foreslo at det ble opprettholdt veiledende satser. Flere departementer ønsket også fortsatt et regelverk for hvilke typer utvalg hvor det kunne gis godtgjørelse.

Frem til 1.7.2005 gjelder fortsatt sentralt fastsatte satser for utvalgsgodtgjøring. Med virkning fra 1.7.2005 vil disse satsene gjelde som veiledende satser. Fullmakt til å fastsette timesats for godtgjøring delegeres fra samme tidspunkt til fagdepartementene. Det vil for øvrig bli opprettholdt regler for hvilke type utvalgsarbeid hvor det kan gis godtgjørelse. I den forbindelse vil det bli lagt til grunn at det ikke gis utvalgsgodtgjøring for statsansatte hvis arbeidet hører inn under vedkommendes ordinære arbeids- og ansvarsområde. Statsansatte som ble utnevnt til utvalgsarbeid før 1.1.2005, beholder utvalgsgodtgjøringen ut fungeringsperioden.

12.15.3 Fastsetting og regulering av godtgjøring til medlemmer av styrer, råd og faste utvalg

Etter administrativ bestemmelse er det MOD som i hvert enkelt tilfelle fastsetter styrehonorarer til statlige styrer mv. (ingen faste satser). Satsene fastsettes etter forslag fra fagdepartementene. Tidligere AAD sendte i 2003 et forslag om å delegere fullmakt til fagdepartementene. De fleste departementene støttet dette forslaget.

Bestemmelsen oppheves, og fullmakt til å fastsette godtgjøring (årsgodtgjøring) til medlemmer mv i styrer, råd og faste utvalg delegeres til det enkelte fagdepartement.

12.19 Uniformering av statstjenestemenn

Administrativt fastsatte retningslinjer som skal legges til grunn for de enkelte virksomheters utforming av interne uniformsreglementer. Reglementene fastsettes av det enkelte departement etc, men godkjennes av MOD. Retningslinjene har høyt detaljeringsnivå.

Bestemmelsen oppheves. Det overlates til det enkelte departement å ta stilling til behov for eventuelt uniformsreglement.

12.23 Økonomisk ansvar for arbeidstakere i staten som har påført staten erstatningsansvar eller skade

Kongelig resolusjon av 10.3.1995 gir MOD (tidligere AAD) myndighet til å fastsette retningslinjer for behandlingsmåten av saker der det er spørsmål om regressansvar eller direkte ansvar fra staten mot arbeidstakere i staten. Departementet har gitt regler for saksbehandlingen. Hovedregelen er at spørsmålet om ansvar skal gjøres gjeldende, skal avgjøres av MOD. Det er fastsatt beløpsgrenser (kr. 30 000 med unntak av Samferdselsdepartementet og Finansdepartementet hvor grensen er kr. 75 000) for når fagdepartementene likevel kan avgjøre spørsmålet. I saker over disse grensene skal spørsmålet avgjøres av MOD. For ansvar og garanti for statens oppkrevere og regnskapsførere gjelder særskilte retningslinjer, hjemlet i samme kgl. res.

Det dreier seg om alvorlige forhold både for den enkelte arbeidstaker og virksomheten. Av hensyn til likebehandling og rettssikkerhet er det etter MODs vurdering fortsatt behov for felles retningslinjer. Innenfor gjeldende retningslinjer, delegeres fullmakt til å avgjøre om ansvar skal gjøres gjeldende til det enkelte fagdepartement. Fagdepartementet må selv vurdere om saken bør forlegges regjeringsadvokaten.

For ansvar og garanti for statens oppkrevere og regnskapsførere, setter den kongelige resolusjonen særskilte skranker for videredelegering av MODs fullmakter. Innen rammen av den kgl. res. gis det enkelte fagdepartementene myndighet til å sette ned eller ettergi ansvar for beløp inntil kr. 60 000, samt videredelegere denne myndighet til underliggende virksomheter etter eget skjønn. Det er en forutsetning for videredelegering at behovet vurderes i forhold til de underliggende virksomheters størrelse og administrasjon.

Med hilsen

Kopi:
Hovedsammenslutningene