Kapittel 13. Kontor og boliger

A. Leie av og utstyr til kontor og boliger. Kontortid.

§1. Driftsansvar. Beliggenhet. Kontortid.

1.Stasjonssjefens overordnede ansvar for fagstasjons samlede drift omfatter også ansvar for eiendommer, inventar og utstyr som tilhører den norske stat, samt for inngåelse av leiekontrakter for kontor og boliger for utsendte tjenestemenn.

Ved skifte i stillingen skal påtroppende stasjonssjef foreta kontroll av alle statens eiendeler, inkludert faste eiendommer.

2.Kontorlokaler for fagstasjoner skal ha en sentral og hensiktmessig beliggenhet, hensyn tatt til de lokale forhold. Kontoret skal holdes åpent hverdager til de tider som er vanlig i vedkommende land. Stasjonen skal også yte bistand utenfor kontortid når det er nødvendig.

3.Alle leide boliger bør også ha en hensiktsmessig beliggenhet, hensyn tatt til kontorets og skolers lokalisering, aktuelle boligkvarters standard, transport- og rekreasjonsmuligheter og andre lokale forhold.

Til §1.

1.I tillegg til stasjonssjefen har de enkelte tjenestemenn et eget ansvar for boliger og inventar som de disponerer.

En generell, kortfattet orientering om boligforvaltning i forbindelse med utetjeneste er lagt ut på UDintra under Administrasjon – Personalforvaltning – Når du er i utetjeneste – Boligforvaltning.

2.Samlet normal arbeidstid pr. uke skal ved alle fagstasjoner stort sett tilsvare den ordinære arbeidstid i Utenriksdepartementet, som er gjennomsnittlig 37^2 time pr. uke for hele året. Det er ikke anledning til å ha halv kontortid, hverken på fredager eller andre dager. Hvis arbeidsmengde og øvrige forhold tilsier en slik ordning, kan fagstasjon skille mellom kontortid og såkalt ekspedisjonstid f.eks. for visumsaker, slik at sistnevnte er mer begrenset enn den fulle kontortid. Men fagstasjons åpningstider må ikke avvike vesentlig fra offisiell kontortid på stedet.

Når det gjelder telefonsvarer- og vaktordning ved stasjonene, vises det til egne retningslinjer inntatt i ukenytt nr. 46/99 av 26.11.99 punkt 3.

Oppslag om kontortiden skal finnes ved inngangen til kontorlokalet, og kontorets adresse og opplysninger om kontortiden skal inntas i stedets alminnelige adressebok. Stasjonens telefonnummer skal finnes i telefonkatalogen under rubrikk "Ambassader" eller "Konsulater", under stasjonssjefens navn og under eventuell annen rubrikk som gjør det lettere å finne frem. Forandringer i stasjonens kontoradresse, kontortid, telefon- og faksnummer, e-posttilknytning m.v. skal straks meldes elektronisk til Utenriksdepartementet.

3.Det kreves grundig forarbeid for å finne frem til egnede tjenesteboliger. Leieutgiftene må holdes innenfor de tildelte rammer og det må tas hensyn til at etterfølgere skal kunne benytte samme bolig.

§2. Leie av kontorlokaler.

Leie av kontorlokaler skal forhåndsgodkjennes av Utenriksdepartementet.

Forslag til skifte av kontorer må tas opp med departementet før eventuell oppsigelse av løpende leiekontrakt. Hvis utleier sier opp kontrakten, skal departementet straks underrettes.

Leiekontrakt skal tegnes i fagstasjonens navn med diplomatklausul som dekker de tilfelle at stasjonen blir besluttet nedlagt, midlertidig stengt eller flyttet. Kontraktsforslaget bør gjennomgås av en stedlig advokat. Kopi av leiekontrakt, rominndeling og skisse sendes departementet.

Møblering av kontorlokaler, inkludert kontorteknisk utstyr, fastlegges av departementet.

Til §2.

Utenriksdepartementet har ansvaret for fagstasjonenes innleie av kontorlokaler.

All fremleie av kontorer må tas opp med departementet.

Ved krav om depositum skal beløpet registreres og posteres på reskontrokonto ved stasjonen som skal påse at beløpet blir tilbakebetalt ved leieforholdets opphør.

I de tilfelle den norske stat eier kontorlokalene, inngår Utenriksdepartementet leieavtaler med fastsatt oppsigelsestid med Statsbygg. Departementet betaler leie for disse kontorer direkte til Statsbygg.

Møblering av kontorlokaler bestemmes av departementet; og endringer i konsept og planløsning forutsetter forutgående godkjenning. Anskaffelse av kontorteknisk utstyr, inkludert kommunikasjonsmidler, skal skje i forståelse med departementet. Fagstasjon skal hvert tredje år sende Utenriksdepartementet ajourført liste over kontorteknisk utstyr. Listen skal inneholde opplysninger om merke, modell, kvalitet, anskaffelsesdato og eventuelt hjemmelsskriv.

Staten dekker installasjon og drift av kabel/satellitt-TV i kontorer.

§3. Leie av tjenesteboliger.

1.Fagstasjon er ansvarlig for innleie av tjenesteboliger. Leiekontrakt skal tegnes i stasjonens navn med diplomatklausul som er vanlig på stedet. Kopi av leiekontrakt, boligoppgave og skisse sendes departementet.

2.Påtroppende tjenestemann skal i utgangspunktet flytte inn i forgjengers bolig. Bytte av bolig forutsetter at husleien i det nye boligforholdet tilsvarer eller er lavere enn den gjeldende.

3.Boliger som eies av staten ved Statsbygg, kan ikke fraflyttes i tjenesteperioden uten samtykke fra Utenriksdepartementet.

Til §3.

1.Sjekkliste til bruk ved inngåelse av leiekontrakter for tjenesteboliger fås ved henvendelse til departementet.

Leiesaker skal forelegges for departementet dersom forskuddsleie utover budsjettåret kreves eller nye leieforhold skyldes en økning av personalet ved stasjonen.

Det er ønskelig med langvarige leiekontrakter.

Ved krav om depositum skal beløpet registreres og posteres på reskontrokonto ved stasjonen som må påse at beløpet blir tilbakebetalt ved leieforholdets opphør.

Tjenestemannen er ansvarlig for skade på bolig og inventar. Ved dyrehold skal stasjonen kreve inn et depositum, alternativt skal beboer fremlegge forsikring som dekker eventuell skade.

I tillegg til husleien dekkes meglerhonorar, utgifter til oppvarming, elektrisitet, gass, vann, renovasjon og desinfeksjon, samt eventuelle fellesutgifter knyttet til portner, vaktmester o.a. der boligen er en del av et større kompleks.

Telefon i tjenestebolig dekkes etter Statens bestemmelser, jfr. ØRI kap. 4.6.1 – Forklaring til kontoplanen.

Beboer forutsettes å dekke vedlikehold av hage der det er aktuelt, samt løpende utgifter til renhold av bolig. Staten dekker ikke installasjon og abonnement for kabel/satellitt-TV.

Hvis tjenestemannen eier sin bolig på tjenestestedet, dekkes 75% av utgifter for normal leie, samt driftsutgifter etter regning. Dersom samlivspartner får dekket leie- og driftsutgifter for bolig av annen instans, plikter tjenestemannen å gjøre dette forhold kjent for Utenriksdepartementet som i slike tilfelle fastsetter boliggodtgjørelsen særskilt.

2.Stasjoner med flere utsendte tjenestemenn anmodes om i samråd med de berørte å disponere eksisterende boligmasse for på best mulig måte å ivareta de utsendte tjenestemenns behov.

Antall familiemedlemmer er retningsgivende når det gjelder valg av størrelse på innleid bolig.

3.Utenriksdepartementet inngår leieavtaler med Statsbygg med fastsatte oppsigelsestider, og betaler leie for statseide boliger direkte til Statsbygg.

§4. Møblering av tjenesteboliger.

Statsmøblerte tjenesteboliger skal som hovedregel være 85% møblert. Dette omfatter møbler, belysning og gardiner, men ikke tepper, servise og sengetøy.

Til §4.

Oversikt over steder med statsmøblerte tjenesteboliger fåes ved henvendelse til departementet.

Behov for supplering og nymøblering tas opp i stasjonens virksomhetsplan, fortrinnsvis i forbindelse med skifte i stilling. Midler tildeles stasjonen for lokale innkjøp.

Inventarlister for statsmøblerte tjenesteboliger utarbeides på stasjonen til informasjon for påtroppende tjenestemann. Listene skal ikke sendes til departementet.

Alle tjenesteboliger skal være utstyrt med hvitevarer.

§5. Leie av stasjonssjefsbolig.

1.Leie av stasjonssjefsboliger skal forhåndsgodkjennes av Utenriksdepartementet.

Forslag til skifte av embetsbolig må tas opp med departementet før eventuell oppsigelse av løpende leiekontrakt. Hvis utleier sier opp kontrakten, skal departementet straks underrettes.

Leiekontrakt skal tegnes i fagstasjonens navn med diplomatklausul som er vanlig på stedet. Kontraktsforslaget bør gjennomgås av en stedlig advokat. Kopi av leiekontrakt, boligoppgave og skisse sendes departementet.

2.Embetsbolig som eies av staten ved Statsbygg, kan ikke fraflyttes i tjenesteperioden uten samtykke fra Utenriksdepartementet.

Til §5.

1.I tillegg til husleie dekkes meglerhonorar, utgifter til oppvarming, elektrisitet, gass, vann, renovasjon og desinfeksjon, samt evt. fellesutgifter knyttet til portner, vaktmester o.a. der boligen er en del av et kompleks. Videre dekkes nødvendige utgifter til vedlikehold av hage, forbruksmateriell som lyspærer og sikringer, vask av vinduer, renhold og rensing av statens møbler, tepper og gardiner etter behov.

Telefon i tjenestebolig dekkes etter Statens bestemmelser, jfr. ØRI kap. 4.6.1 – Forklaring til kontoplanen.

Ved krav om depositum skal beløpet registreres og posteres på reskontrokonto ved stasjonen som må påse at beløpet blir tilbakebetalt ved leieforholdets opphør.

2.Utenriksdepartementet inngår avtaler med Statsbygg om leieforhold for statseide embetsboliger med fastsatt oppsigelsestid, og betaler leie for disse boliger direkte til Statsbygg.

§6. Møblering og kunstnerisk utsmykking av embetsbolig.

Utenriksdepartementet er ansvarlig for møblering og utsmykking av embetsboligens representasjonsrom. Innkjøp av møbler, tepper og annet utstyr til representasjonsrommene skal ikke foretas uten at dette på forhånd er godkjent av departementet. Stasjonen har heller ikke fullmakt til innkjøp av kunst.

Til §6.

Konsept og planløsning av innredningsprosjekter skal godkjennes av departementet. All innredning skal være i samsvar med godkjent konsept og planløsning.

Behov for supplering eller nymøblering fremmes i stasjonens virksomhetsplan.

Med representasjonsrom menes normalt salong(er), spisestue, bibliotek og hall. I tillegg statsmøbleres hovedsoverom og statens gjesterom. Kun til statens gjesterom holdes sengetøy, jfr. ØRI kap.4.2.4.1. Inventarlister for stasjonssjefsboligene utarbeides av departementet og skal finnes på stasjonen.

Komiteen for kunstnerisk utsmykking vurderer behovet for utsmykking av stasjonssjefsboliger og kontorer. Stasjonene har således ikke fullmakt til å kjøpe inn kunst. Innramming skal kun foretas i samråd med departementet . Det utarbeides detaljerte utsmykkingsplaner som angir plassering av kunst-verkene. Det er ikke anledning til å flytte eller fjerne kunstverk uten departementets godkjenning.

Ved lengre fravær skal verdifulle gjenstander oppbevares på en forsvarlig måte.

§7. Representasjonsutstyr.

Stasjonssjefsboligene utstyres med sølvbestikk og representasjonsservise, -glass og -duker.

Til §7.

Nødvendige suppleringer foretas av stasjonen og dekkes innenfor tildelt budsjett.

Det er ikke anledning til å supplere sølvtøybeholdningen utover det antall som den enkelte stasjon skal være utstyrt med.

Kjøkkenutstyr til bruk ved representasjon anskaffes lokalt.

§8. Ombygging og vedlikehold.

1.Stasjonssjefen har ansvar for drift og vedlikehold av eiendommer, inventar og utstyr som tilhører det offentlige.

Utgifter til ombygging, vedlikehold og oppussing av kontorer, tjenesteboliger eller embetsbolig dekkes etter forhåndssamtykke fra Utenriksdepartementet. Behov fremmes i stasjonens virksomhetsplan.

Nødvendig reparasjonsarbeid for å begrense skade skal igangsettes straks uten forhåndsgodkjenning. Forholdet innrapporteres til departementet så snart som mulig.

2.Når kontorer, boliger og embetsbolig innleies lokalt, skal fagstasjon påse at leiekontrakten inneholder bestemmelser om utleiers vedlikeholdsansvar i den utstrekning det er vanlig på stedet.

Øvrige utgifter til vedlikehold m.v. av slike kontorer og boliger dekkes etter forhåndssamtykke fra Utenriksdepartementet. Mindre utbedringer og strakstiltak til å avverge større skade kan foretas omgående hvis fagstasjonen kan dekke utgiftene innenfor eget budsjett. Forøvrig fremmes antatt årlig behov i stasjonens virksomhetsplan.

Til §8.

1.Statens eiendommer i utlandet utgjør store verdier og viktigheten av godt og forsvarlig vedlikehold understrekes. Når midler er stilt til rådighet, må fagstasjon sørge for at vedlikehold og oppussing blir igangsatt og gjennomført.

Ansvaret for vedlikehold av leieobjekter som tilhører staten, er delt mellom Statsbygg og Utenriksdepartementet. Hovedprinsippet er at departementet som leietaker sørger for det innvendige vedlikehold, mens Statsbygg tar seg av det utvendige. Spørsmål om vedlikehold m.v. tas opp med departementet.

Fagstasjon må påse at dens budsjettmidler ikke går til å dekke tiltak som Statsbygg er ansvarlig for. Statsbygg tildeler ikke midler, men kan gi fagstasjonene fullmakt til å gjennomføre tiltak. Utgiftene overføres i disse tilfelle til UD ved debetnota vedlagt kvitterte bilag, alternativt regning (Agresso-stasjoner).

2.Det er ikke uvanlig at lokal utleier av kontor- og boligenheter etter stedlige regler kan påta seg ganske utstrakt vedlikeholdsansvar for de utleide eiendommer og deres faste innretninger, særlig utvendig når det gjelder selve eiendommen, men også innvendig vedlikehold av faste innretninger som fyrings-, kjøle- og ventilasjonsanlegg. Under kontraktsforhandlingene må fagstasjon påse at slike bestemmelser som er vanlig på stedet, blir inntatt i den endelige leieavtale før undertegning. Stasjonen må under det løpende leieforhold sørge for at utleier innfrir sine forpliktelser etter kontrakten når aktuelle tilfelle oppstår.

B. Andre forhold knyttet til kontor og boliger.

§9. Fagstasjons arkiv og journalføring.

Fagstasjons arkivordning skal følge regler som fastsettes av Utenriksdepartementet.

Til §9.

Fagstasjon skal ha samme arkivordning som Utenriksdepartementet, som igjen har sin ordning forankret i lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126 ( http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html) og forskrift om offentlege arkiv av 11. desember 1998 nr. 1193 ( http://www.lovdata.no/for/sf/kk/kk-19981211-1193.html), som begge også gjelder for utenriksstasjonene.

Fagstasjon skal i henhold til disse regler journalføre all arkivverdig korrespondanse. Som i Utenriksdepartementet vil det omfatte alle dokumenter som inngår i saksbehandlingen ved stasjonen, samt de som har verdi som dokumentasjon. Saksdokument som blir avsendt eller mottatt via telefaks eller e-post, skal journalføres etter samme prinsipper som for saksdokumenter for øvrig. Det vises her også til egen "Instruks for arkiv i utenrikstjenesten", fastsatt av Utenriksråden 21. januar 1999, og inntatt på side 3 i UDs "Rutinebeskrivelse for arkiv", revidert 11. juni 2002; som finnes på UDintra under Administrasjon – Arkivenheten med lenker nederst på siden. Nevnte instruks for arkiv gjelder også for stasjonene, mens det for ordens skyld gjøres oppmerksom på at rutinebeskrivelsen er tilpasset UDs behov. Stasjonene kan likevel benytte sistnevnte som veiledende ved utarbeidelse av egne rutiner for sine arkiv, i samråd med UD.

UD og noen stasjoner har tatt i bruk elektronisk journal. Utenrikstjenesten har derfor for tiden to typer journaler - manuell journal og elektronisk journal.

En manuell journal skal inneholde rubrikker for:

Journalføringsdato

Journalnummer

Avsender

Innholdsangivelse

Skrivets dato

Arkivkode

Saksbehandler

Ekspedisjon/avskrivingsmåte (angivelse av hvordan dokumentet er ekspedert/avskrevet).

Ekspedisjonsdato/avskrivningsdato.

Merknader.

Stasjonene som benytter manuell journal skal føre tre typer journaler:

1.En journal hvor det føres dokumenter gradert STRENGT HEMMELIG etter §11, jfr. §12, i sikkerhetsloven av 20. mars 1998 nr. 10 ( http://www.lovdata.no/all/nl-19980320-010.html). Denne journal skal merkes STRENGT HEMMELIG og er unntatt offentlighet.

2.En journal hvor det føres dokumenter gradert HEMMELIG, KONFIDENSIELT, BEGRENSET etter samme bestemmelser i sikkerhetsloven; og STRENGT FORTROLIG OG FORTROLIG etter §8, jfr. §§2, 3 og 4 i beskyttelsesinstruksen inntatt i forskrift nr. 3352 av 17. mars 1972 ( http://www.lovdata.no/for/sf/in/hm-19720317-3352.html). Denne journal skal merkes BEGRENSET og er også unntatt offentlighet.

3.En journal hvor all øvrig korrespondanse føres. Denne journalen skal omfatte ugraderte dokumenter/korrespondanse og dokumenter/korrespondanse unntatt fra offentlighet, og skal danne grunnlaget for å produsere den offentlige journalen.

Såvel innkomne som utgående skriv føres inn i samme journal. En utgående ekspedisjon som er foranlediget av et innkommet skriv, føres i ekspedisjonsrubrikken (avskrivningsrubrikken) på journalnummeret for det innkomne skriv. Andre utgående skriv føres inn på nytt journalnummer med vedkommende fagstasjon som avsender og med adressaten angitt i ekspedisjonsrubrikken. Journaler til gradert materiale og journalark rekvireres fra Utenriksdepartementet.

Alle skriv skal umiddelbart etter ekspedisjon arkivlegges i sine respektive saksmapper. Arkivleggingen skjer kronologisk, idet en for innkomne skriv legger til grunn innkomstdatoen, for utgående skriv avsendelsesdatoen. Skriv som er arkivlagt, må ikke fjernes fra saksmappen uten at det gjøres anmerkning om dette i journalen.

Når det gjelder elektronisk journal, kan fagstasjon ikke benytte andre former for slik journal enn systemer som er godkjent av departementet. Stasjonene kan heller ikke innføre elektronisk journal uten godkjenning fra departementet.

Felles for alle fagstasjoner er at ved klasseringen av korrespondansen skal de benytte "Arkivnøkkel for utenrikstjenesten". Arkivnøkkelen er hierarkisk oppbygget og de stasjonene som ikke har behov for det, trenger ikke benytte alle undergruppene. Som en generell regel, anbefales det å benytte det overordnete begrep (tre siffer). Ved spesielle behov f.eks. ved spesielle fagområder kan alle undergruppene benyttes. Det må ikke gjøres endringer i arkivnøkkelen. Ved behov for endringer, skal arkivenheten i departementet kontaktes.

Kassasjon av dokumenter skal finne sted i samsvar med bestemmelsene i «Instruks om arkivbegrensning og kassasjon ved fagstasjonene» av 25. mars 1969. Når det gjelder endring i 1969-instruksen om kopibok ved fagstasjonene, vises det til ukenytt nr. 46/99 av 26.11.99 punkt 4. Kassasjon av dokumenter ved integrerte stasjoner som administreres av UD, skal imidlertid følge samme instruks som for stasjoner som administreres av NORAD, dvs. "Arkivbegrensning, kassasjon og bortsetting ved ambassaden" av 28. november 2000.

Arkivsaker som er eldre enn ca. 25 - 30 år, vil kunne hjemsendes til Utenriksdepartementet etter at samtykke er innhentet. Et slikt samtykke vil være betinget av at stasjonen har foretatt kassasjoner i samsvar med ovennevnte instrukser. Hjemsendelse av arkivmateriale må følge Riksarkivets krav til overføring til depotarkiv.

Når det gjelder behandling av dokumenter som av sikkerhetsmessige grunner må beskyttes, herunder tilintetgjørelse av hemmelige dokumenter, er nærmere regler inntatt i kommentarene til §13.

Det skal lages egne arkiv for sideakkrediterte stasjoner.

§10. Embetssignet, stempel, statsflagg og riksvåpen.

1.Ved alle utenriksstasjoner skal finnes:

a) embetssignet og -stempel,

b) det norske statsflagg, og

c) stasjonsskilt med det norske riksvåpen.

2.Signet, stempler, flagg og stasjonsskilt tilstilles stasjonene av Utenriksdepartementet og tillates ikke anskaffet på annen måte. Embetssignet og stempler skal holdes forsvarlig nedlåst.

Til §10.

Signet og stempler

Stasjonens signet og stempler må oppbevares omhyggelig på et sted hvor de ikke kan nås av uvedkommende. Utenfor kontortiden må signet og stempel være nedlåst. Signet og plater for det offisielle embetsstempel må ikke anskaffes av stasjonen selv, men rekvireres fra Utenriksdepartementet når de gamle ikke lenger kan brukes. Offisielle signeter og stempler må ikke brukes i privat korrespondanse.

Offisielle signeter og stempler som har tilhørt nedlagte stasjoner, eller som av annen grunn ikke lenger brukes, skal innsendes til Utenriksdepartementet.

Når ny valgkonsul ved tiltredelse innsender til overordnet fagstasjon avtrykk av sin stasjons signet og stempel, skal de videresendes til Utenriksdepartementet dersom fagstasjonen finner noe å bemerke ved avtrykkene, jfr. 17§10,1 m/komm.

Flaggregler

Lover og forskrifter:

Grunnloven fastsetter i §111 at det norske flaggets form og farger skal fastsettes ved lov. Dette er gjort i lov om Norges Flag av 10. desember 1898 nr. 1 ( http://www.lovdata.no/all/nl-18981210-001.html). Loven beskriver handelsflagget (som er identisk med nasjonalflagget) i detalj i §1 forsåvidt gjelder form og innbyrdes forholdstall. Fargebeskrivelsen "høirødt" og "mørkeblaat" gir imidlertid ikke de samme presise rammer for gjengivelse. Utenriksdepartementet legger imidlertid til grunn at flagget har samme rødfarge som det danske flagg og samme blåfarge som det franske. Etter Pantone fargesystem skal man benytte PMS 032 U for rødfargen og PMS 281 U for blåfargen.

I flagglovens §2 bestemmes at handelsflagget skal benyttes på handelsfartøyer i utenlandsk havn når de ønsker beskyttelse og bistand av norske offisielle representanter. Det bestemmes også i §2 at et tilsvarende flagg med splitt skal brukes fra statens offentlige bygninger (statsflagget).

Forskrift angående bruk av statsflagget og handelsflagget - (Flaggreglementet) av 21. oktober 1927 nr. 9733 med senere endringer ( http://www.lovdata.no/for/sf/ud/ud-19271021-9733.html) utdyper bestemmelsene i flaggloven. Dette reglement er også gjengitt under konstitusjonelle organer i Norges Statskalender, som nå er tilgjengelig i web-utgave for hele utenrikstjenesten ved en permanent lenke fra siden Informasjonstjenester på UDintra. I den trykte utgave av Statskalenderen gjengis samme sted dessuten form og farger for begge Norges flagg ved avtrykk av både statsflagget og handelsflagget.

Flaggtider:

Flagget heises kl 0800 i den lyse årstid - mars til og med oktober på den nordlige halvkule, og kl 0900 i den mørke årstid – november til og med februar på den nordlige halvkule.

Flagget hales ved solnedgang, men ikke senere enn kl 2100 i den lyse årstid og ikke tidligere enn kl 1500 i den mørke årstid.

Ved utenriksstasjon skal det flagges med statsflagget på følgende offisielle flaggdager:

1. januar (Nyttårsdag)

21. februar (H.M. Kongens fødselsdag)

1. påskedag

1. mai

8. mai (Frigjøringsdagen 1945)

17. mai

1. pinsedag

7. juni (Unionsoppløsningen 1905)

4. juli (H.M. Dronningens fødselsdag)

20. juli (H.K.H. Kronprinsens fødselsdag)

29. juli (Olsok)

19. august (H.K.H. Kronprinsessens fødselsdag)

22. september (Prinsesse Märtha Louises fødselsdag)

25. desember (1. juledag)

Valgdager ved Stortingsvalg.

Utenriksdepartementet kan bestemme at det skal flagges også på andre dager som skal særskilt markeres. Utenriksstasjon skal benytte statsflagget for all flagging utenom rent private anledninger.

Flagging og flaggbruk ved dødsfall:

Hvis et medlem av det norske Kongehus avgår ved døden, skal det flagges på halv stang hver dag fra den dag meldingen om dødsfallet mottas og til bisettelsen har funnet sted. Når bisettelsen er avsluttet, heises flagget på hel stang.

Avholdes minnegudstjeneste på tjenestestedet etter at bisettelsen har funnet sted, heises flagget på hel stang om morgenen. Femten minutter før minnegudstjenesten begynner, fires det på halv stang, for deretter igjen å heises til topps når gudstjenesten er over.

Ved andre dødsfall går vanligvis sorg foran glede. Finner dødsfall sted på offentlig flaggdag, fires flagget på halv stang. På begravelsesdagen flagges det på halv stang inntil begravelsesseremonien er over, hvoretter flagget heises på hel stang.

Ved flagging på halv stang skal flagget først heises helt opp, holdes stille et øyeblikk, og fires deretter 1/3 av flaggstangens lengde, dog minst en flaggbredde. Når flagget hales ved solnedgang, skal det først heises til topps og deretter hales.

Skal en kiste dekkes med det norske flagg, anbringes korset ved hodeenden. Før kisten senkes, fjernes flagget.

Dekorering med flagg:

Flagget kan anbringes foran, over eller bak en talerstol eller på talerens høyre side. Er flagget utspent på en vegg vendes de kvadratiske flater (nærmest stangen) opp eller til venstre for tilskueren. Flagget kan ikke brukes som duk på et bord eller som draperi av noe slag (således heller ikke som dekke ved avduking av minnetavler eller monumenter). Derimot kan flaggets farger anvendes.

Utlån og stell av flagg:

Statsflagget må ikke lånes ut til bruk ved sportsstevner, utstillinger eller festligheter av noen art. Det kan bare brukes av norske (offisielle) myndigheter. Derimot kan handels- eller nasjonalflagget lånes ut, forutsatt at det blir behandlet med den respekt som skal vises nasjonale symboler.

Flagget må alltid holdes i god stand, vaskes og repareres når det er nødvendig. Når det ikke mer kan brukes, skal det brennes. Nytt flagg skal bestilles fra Utenriksdepartementet (Rekvisitalageret).

Særskilt for utenriksstasjonene:

Flagget skal så vidt mulig heises på stasjonens kontorbygning, enten på frittstående flaggstang eller på taket av huset, eller på skråttstilt flaggstang på husets fasade. Hvis stasjonssjefen bor et annet sted enn i det hus hvor kontoret er, kan det flagges begge steder. Har utsendt stasjonssjef særskilt embetsbolig, skal det flagges fra denne.

Statsflagget skal også heises på mottakerstatens nasjonale flaggdager, forutsatt at flaggingen ikke er foranlediget ved et minne som er krenkende for Norge eller for en vennligsinnet, fremmed nasjon. Videre kan statsflagget heises når internasjonal eller stedlig skikk og bruk tilsier at det flagges. Men det må ikke flagges utenom flaggtidene uten særskilt samtykke fra Utenriksdepartementet.

Flagget må ikke brukes når det kan oppfattes som tegn på at stasjonen tar parti i mottakerstatens indrepolitiske forhold, og heller ikke til å festligholde private høytidsdager. I sistnevnte tilfelle er det på den annen side intet til hinder for at det flagges med handelsflagget.

Dersom en norsk flaggdag faller sammen med en offisiell sørgedag i mottakerstaten, eller omvendt, må det avgjøres i hvert enkelt tilfelle hvilken av begivenhetene bør tillegges størst betydning, og flaggingen innrettes etter det. I tvilstilfelle bør overordnet fagstasjon - eventuelt i samråd med Utenriksdepartementet - gi de underordnede stasjoner i landet forholdsordre, slik at alle stasjoner opptrer ens.

Alle tvilsspørsmål som gjelder bruk av flagg, kan forelegges Utenriksdepartementets Protokollavdeling (Diplomatseksjonen). Gjelder spørsmålet flere lands utenriksstasjoner vil det være nyttig for departementet å få opplyst hvorledes øvrige nordiske utenriksstasjoner forholder seg eller ønsker å forholde seg.

Riksvåpen - stasjonsskilt

De gjeldende bestemmelser om det norske riksvåpen og rikssegl er fastsatt i forskrift angående bruk av Rikets segl og Riksvåbenet av 20. mai 1927 nr. 3729 ( http://www.lovdata.no/for/sf/ud/ud-19270520-3729.html) og i forskrift om Noregs riksvåpen av 19. mars 1937 nr. 3728 ( http://www.lovdata.no/for/sf/ud/ud-19370319-3728.html); samt at sistnevnte også inneholder et vedlegg om Rettledning for bruk av riksvåpnet på statens trykksaker. Begge disse forskrifter er dessuten gjengitt under konstitusjonelle organer i Norges Statskalender; jfr. web-utgaven ved permanent lenke fra siden Informasjonstjenster på UDintra. I den trykte utgave av Statskalenderen finnes dessuten samme sted et avtrykk av riksvåpnet i farger.

Fra Utenriksdepartementets brosjyre Riksvåpenet er det dessuten lagt ut elektronisk på ODIN detaljerte opplysninger om historikk, hjemmel og bruk m.m. av riksvåpenet ( http://www.odin.dep.no/ud/norsk/regelverk/rutiner/032091-990129/index-dok000-b-f-a.html).

Stasjonsskiltet skal settes over hovedinngangen til kontorlokalet hvis stasjonen disponerer over hele huset, og ellers over eller ved siden av inngangen til kontorrommene. Skiltet skal ikke festes på flaggstang, men kan anbringes under denne hvis den er festet på husets fasade.

Hvis stedlige forhold ikke er til hinder for det, kan stasjonsskilt også settes over eller ved siden av hovedinngangen til embetsbolig hvis denne ligger på et annet sted enn kontoret.

§11. Protokoller og fortegnelser.

1.Utenriksstasjon skal føre følgende protokoller og fortegnelser:

a)Ved alle utenriksstasjoner:

Journal over innkommende og utgående korrespondanse.

Notarial- og forhørsprotokoll.

Nødvendig regnskapsmateriell og gebyroppgave.

Fortegnelse over norske statsborgere i tjenestedistriktene, hvor dette er formålstjenlig.

b)Ved utenriksstasjon i havneby:

Notarial- og forhørsprotokoll for sjøfartssaker; ved mindre stasjoner kan denne protokoll føres sammen med notarial- og forhørsprotokollen.

c)Ved fagstasjon, og ved valgkonsulat som har særskilt bemyndigelse til å utføre vedkommende forretning:

Passprotokoll og kortregister over utstedte og fornyede pass; i passprotokollen føres også fortegnelse over utstedte og fornyede utlendingspass og reisebevis for flyktninger.

Vigselsbok.

d)Ved fagstasjon:

Inventarfortegnelse.

Arkivnøkkel.

Fortegnelse over de personer innen stasjonens embetsdistrikt som er tildelt norske dekorasjoner og utmerkelser.

2.De ovenfor nevnte protokoller og fortegnelser føres etter fastsatte formularer. Protokoller skal være innbundet og paginert. Journaler er ikke lenger innbundet. Fortegnelser føres fortrinnsvis elektronisk etter fast oppsett. Notarial- og forhørsprotokoller og passprotokoll skal dessuten være sertifisert før de tas i bruk.

3.For øvrig skal stasjonene føre slike protokoller og fortegnelser som det etter arbeidsforholdene på stedet er behov for.

Til §11.

1. a) Ved alle stasjoner:

Journal over innkommende og utgående korrespondanse - jfr. §9 om fagstasjons arkiv, 4§5 om korrespondanse og 17§16 om valgkonsulats arkiv.

Notarial- og forhørsprotokoll - jfr. 8§2 om notarialforretninger og 8§7 om bevisopptak.

Nødvendig regnskapsmateriell og gebyroppgave - jfr. ØRI kap. 4.1.2.

b) Ved utenriksstasjoner i havnebyer:

Notarial- og forhørsprotokoll for sjøfartssaker - jfr. 9§6 om tvist mellom skipsfører og mannskap, 9§7 om straffbar handling på norsk skip, 9§8 om konsulrett og 9§23 om sjøforklaringer.

c) Ved stasjon med særskilt bemyndigelse:

Passprotokoll og kortregister over utstedte og fornyede pass - jfr. 8§9 om utstedelse og fornyelse av politipass, herunder utstedelse og fornyelse av reisebevis for flyktninger og utlendingspass, samt 5§4 om (utstedelse og) fornyelse av diplomatpass, spesialpass og tjenestepass (offisielle pass).

Vigselsbok - jfr. 8§3.

d) Ved fagstasjon:

Inventarfortegnelser - jfr. §§2 og 4.

Arkivnøkkel – jfr. §9.

2.Notarial-, forhørs- og passprotokoller rekvireres fra Utenriksdepartementet i god tid.

Godkjente journalark m.m. bestilles etter behov fra Rekvisitalageret i departementet.

Når det gjelder det øvrige materiell som er nevnt i denne paragraf, bemerkes:

Regnskapsmateriale til fagstasjon rekvireres fra Utenriksdepartementet.

Fortegnelse over norske statsborgere skal føres elektronisk. Datatilsynets tillatelse til dette er innhentet.

Elektronisk fortegnelse over personer innen embetsdistriktet som er tildelt norske dekorasjoner eller utmerkelser, føres med følgende opplysinger: Den dekorerte persons fulle navn, stilling, fødested, fødselsdato, dekorasjonens eller utmerkelsens art og grad, dekorasjonsdatoen og kort angivelse av begrunnelsen for utmerkelsen, med henvisning til eventuell korrespondanse om saken i stasjonens arkiv; og eventuell tilbakeleveringsdato for St. Olavs Ordens vedkommende.

Norske utmerkelser og hederstegn forblir den dekorertes (og senere hans arvingers) eiendom, unntatt St. Olavs Orden, som skal tilbakesendes når den dekorerte tildeles en høyere grad av ordenen, eller avgår ved døden. I utlandet skjer tilbakesendingen vanligvis gjennom vedkommende stasjon.

Før en ny notarial- og forhørsprotokoll og passprotokoll tas i bruk, skal den sertifiseres. Sertifiseringen består i at det på protokollens første side (under den trykte tittel eller på baksiden av tittelsiden) gjøres en påtegning i samsvar med følgende eksempel:

«Denne protokoll, som inneholder 100 paginerte (eventuelt folierte) sider, sertifiseres herved som Notarial- og forhørsprotokoll for generalkonsulatet

i.................................................................. (sted)........,..................... 20......

N. N.

Generalkonsul

(stempel).»

Protokoller må føres tydelig og nøyaktig. Alle kolonner skal fylles ut. Radering i protokoller må ikke forekomme. Skal det rettes i en protokoll, må dette skje ved at den bokstav eller det ord eller tall som er skrevet feil, strykes over med en rett, enkel strek og den korrigerte tekst skrives under, over eller ved siden. Overstrykningen må ikke gjøre den opprinnelige tekst uleselig. Blad må aldri rives ut av en protokoll.

Stasjonens protokoller, også de som er skrevet ut, må oppbevares på betryggende måte og så vidt mulig beskyttes mot fuktighet og brannfare.

I henhold til §185 i straffeloven av 22. mai 1902 nr. 10 ( http://www.lovdata.no/all/tl-19020522-010-022.html#185) er det straffbart å forfalske en offentlig protokoll.

§12. Informasjonskilder og hjemmesider.

1.Fagstasjonenes samling av papirbaserte informasjonskilder skal begrenses til det som er nødvendig ut fra tjenestlige behov.

2.Fagstasjonene skal i størst mulig utstrekning basere seg på elektroniske informasjonskilder, både for å dekke eget og offentlighetens informasjonsbehov. Norske offentlige publikasjoner som bare finnes i elektronisk form, må videreformidles fortrinnsvis ved elektroniske midler eller i den grad det er praktisk mulig gjøres tilgjengelige i utskrift etter forespørsel fra eksterne brukere.

3.Fagstasjonene skal ha egne hjemmesider på Internett så snart det er teknisk mulig ved den enkelte stasjon. Slike sider må holdes løpende ajour.

Til §12.

1.Ved samtlige fagstasjoner skal alltid finnes følgende oppslagsverk:

Utenriksdepartementets Kalender.

Norges Lover (siste utgave).

Norges Traktater 1661 – 1987 (I-V + registre).

Overenskomster med fremmede stater.

Norges Statskalender (siste utgave).

En Norges historie.

Et standardverk i folkerett.

Forøvrig bør fagstasjonenes boksamlinger begrenses til det som er nødvendig ut fra tjenestlige behov. Trykte informasjonskilder må til enhver tid vurderes opp mot elektroniske. Stasjonene bestemmer selv innenfor rammen av sine budsjetter øvrige innkjøp og omfang av egen boksamling. Den bør også inneholde viktige lover og annet materiale om tjenestelandet. Dokumentasjonssenteret er behjelpelig med innkjøp av bøker og oppslagsverk når ønsket litteratur ikke kan anskaffes lokalt. Slike innkjøp vil også bli belastet stasjonens budsjett.

Fagstasjonens boksamling skal holdes registrert etter regler som fastsettes av Utenriksdepartementet. Boksamlingene registreres i den sentrale elektroniske bibliotekkatalog som vil omfatte hele utenrikstjenestens samlinger.

Stasjonene har det administrative og budsjettmessige ansvar for sine avis- og tidsskriftsabonnementer, som også må veies opp mot elektronisk tilgjengelige publikasjoner. Dokumentasjonssenteret abonnerer på en rekke elektroniske tidsskrifter, som til enhver tid kan nås gjennom UDintra. Dokumentasjonssenteret legger ut elektroniske lenker til innholdsfortegnelser for å varsle om nye hefter, og disse elektroniske varsler er også åpne for ansatte ved fagstasjonene.

2. UDintra ("intranettet") er primærkilden til intern ugradert informasjon fra departementet. UDintra inneholder nyttige lenker til eksterne kilder, både gratis tilgjengelige (se under Internettlenker på UDintra) og betalte (se under Informasjonstjenester på UDintra), så som generelle oppslagsverk, nyhetsdatabaser, deler av Norges overenskomster med fremmede stater, Lovdata (med bl.a. ajourførte norske lover og forskrifter), Norges Statskalender, norske offentlige publikasjoner m.m.

Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å inngå avtaler om tilgang til betalte elektroniske informasjonskilder for utenrikstjenesten. Kildene vil til enhver tid være tilgjengelige gjennom UDintra. Den enkelte stasjon kan etter behov, og for egen regning, selv inngå avtale med lokale informasjonsleverandører etter å ha forsikret seg om at informasjonskildene ikke er dekket av allerede inngåtte avtaler.

3.Fagstasjonenes egen hjemmeside på Internett skal holdes løpende oppdatert. Forøvrig vises det til det som er anført om innhold og bruk av slike hjemmesider i kap. 7C om informasjonsarbeid.

§13. Sikringstiltak.

Utenrikstjenestemenn og utsendt administrativt personell skal sørge for at stasjonens lokaler, arkiver, utstyr og informasjon sikres i henhold til gjeldende lover og forskifter, samt de bestemmelser som fastsettes av Utenriksdepartementet.

Til §13.

Lover, forskrifter og instrukser

Lover og forskrifter for behandling av skjermingsverdig informasjon er gitt ved sikkerhetsloven av 20.03.98 nr. 10, forskrift om informasjonssikkerhet av 01.07.01 nr. 774, og forskrift med instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen) av 17.03.72 nr. 3352, sist endret fra 01.07.01; jfr. informasjon til alle ansatte om dette regelverk med innlagte elektroniske pekere på UDintra på hjemmeområdet til Enhet for sikkerhet og beredskap under Administrasjon - Sikkerhet og beredskap. Der finnes også "Sikkerhetsinstruks for Utenriksdepartementet" og skjema for "Sikkerhetsmessig egeninspeksjon ved utenriksstasjoner". Dessuten vises til 7§§10 og 11 m/komm.

Fagstasjonene skal til enhver tid ha ajourført sikkerhetshåndbok som forelegges alle nyansatte for grundig gjennomlesning og deretter hver sjette måned.

Fysisk sikkerhet

Så vidt mulig bør bare en dør brukes som hovedinngang til stasjonens lokaler. Andre dører som måtte føre inn til stasjonenes lokaler må være av tilsvarende kvalitet og med godkjent låsetøy. Samtlige dører i stasjonens ytre skall og innvendige dører til arkiv, kryptorom og serverrom skal være av godkjent kvalitet og utstyrt med låser som er godkjent. Nødvendige rømningsdører må være tilgjengelig for alle ansatte og besøkende ved stasjonen. Utsendt personell som sist forlater lokalene, er ansvarlig for at alle dører og vinduer er låst og eventuell alarm aktivert.

Adgangsnøkler til kanselliet må oppbevares i personlig varetekt. Andre nøkler oppbevares i henhold til nøkkelinstruks. Om nøkkel er mistet eller på annen måte er å anse som kompromittert, skal reservelåssystem installeres av utsendt personell.

Kompromittering eller mulig kompromittering av nøkler skal umiddelbart meddeles Utenriksdepartementet med rapport om hendelsesforløpet.

Nøkler til arkiv, chifferrom og serverrom skal ikke tas med ut av kanselliet og skal oppbevares i godkjent oppbevaringsenhet (nøkkelsafe/safe) når de ikke er i personlig varetekt.

Det skal kvitteres for alle utleverte/innleverte nøkler. Nøkkelkontroll utføres hver sjette måned.

Informasjonsbehandling

Gradert informasjon kan bare behandles av autorisert personell. Dersom det er strengt nødvendig å ta med hjem, til møter etc. dokumenter gradert KONFIDENSIELT eller høyere, skal liste over medbragte dokumenter deponeres i godkjent arkivskap eller safe.

Oppbevaring av informasjon gradert STRENGT HEMMELIG og HEMMELIG skal skje i godkjent safe. Informasjon gradert KONFIDENSIELT skal oppbevares i safe eller godkjent arkivskap. Informasjon gradert BEGRENSET, FORTROLIG eller STRENGT FORTROLIG skal fortrinnsvis oppbevares i safe eller arkivskap, eventuelt nedlåst i oppbevaringsenhet. Kryptomateriell skal oppbevares i godkjent safe. Dersom personell uten kryptoautorisasjon må ha tilgang til safen, skal kryptomateriellet oppbevares i indre låsbar enhet som kun kryptoautorisert personell kan åpne.

Safers kombinasjonsinnstilling skal skiftes hver sjette måned, videre når noen med kjennskap til den slutter, eller ved mistanke om kompromittering. Det skal fremgå av oppslag på dørens innside hvem som til enhver tid har adgang til safen. Videre skal det fremgå når og av hvem kombinasjonen er skiftet. Hovedregel er at kombinasjon som er i daglig bruk, ikke skal skrives ned, men huskes. Når spesielle forhold gjør det nødvendig, kan kombinasjonen skrives ned og deponeres i annen godkjent safe (ikke nøkkelsafe). Kombinasjonen pakkes da i folie og legges i konvolutt som forsegles med påskrift om hvem som er autorisert til å åpne den. Annen oppbevaringsmåte er strengt forbudt.

Alt IT-utstyr som skal brukes til sikkerhetsgradert informasjonsbehandling, skal på forhånd ha gjennomgått spesiell sikkerhetsgodkjenning for dette. IT-utstyret skal til enhver tid være tydelig merket med hvilket graderingsnivå det er sikkerhetsgodkjent for. Ved tvil om IT-utstyret er sikkerhetsgodkjent, kontaktes IT-senteret eller Enhet for sikkerhet og beredskap. Datalagringsmedia oppbevares i samsvar med informasjonens gradering.

Kopiering av gradert informasjon skal foretas av personell som er autorisert for vedkommende sikkerhetsgrad. Kopimaskinen skal være merket med høyeste tillatte graderingsnivå. Kopiering skal bare foretas i den utstrekning tjenstlig behov tilsier. Kopiene skal stemples med rett gradering. Kopier av informasjon gradert STRENGT HEMMELIG, HEMMELIG og STRENGT FORTROLIG skal påføres eksemplarnummer. Arkiveksemplaret skal til enhver tid angi antall eksemplarer og distribuering. Før kopiering av informasjon gradert STRENGT HEMMELIG skal utsteders samtykke innhentes.

Forsendelse av gradert post skal skje via post- og kurertjenesten. Gradert informasjon, med unntak av FORTROLIG, skal sendes med godkjent kurér over internasjonale grenser. Informasjon gradert BEGRENSET kan sendes som rekommandert post til og fra land som Norge har forsvarspolitisk samarbeid med.

Informasjon gradert FORTROLIG og BEGRENSET kan sendes som elektronisk post over departementets graderte datanettverk. Informasjon gradert STRENGT FORTROLIG, KONFIDENSIELT og HEMMELIG, samt informasjon gradert FORTROLIG og BEGRENSET til adressater som ikke er tilknyttet det graderte nettverket, skal sendes som melding via Sambandssenteret.

Arkivbegrensning

Stasjonene skal innen rammen av bestemmelsene i "Instruks om arkivbegrensning og kassasjon ved fagstasjonene" av 25. mars 1969 eller "Arkivbegrensning, kassasjon og bortsetting ved ambassaden" av 28. november 2000 (NORAD), jfr. §9 m/komm., søke å redusere sine beholdninger av graderte dokumenter til det minimum som anses nødvendig for en forsvarlig saksbehandling. Mangfoldiggjort gradert materiale som stasjonene mottar til alminnelig orientering, tilintetgjøres snarest mulig etter gjennomlesningen. Dokumenter merket HEMMELIG eller STRENGT HEMMELIG som er eldre enn 5 år og som også er arkivert i Utenriksdepartementet, skal tilintetgjøres ved stasjonen. Tilintetgjørelse av dokumenter skal skje under betryggende kontroll. For dokumenter merket STRENGT HEMMELIG OG HEMMELIG må tilintetgjørelsesbevis utferdiges.

Generelle sikkerhetsregler

Passbøker, stempler og signeter skal oppbevares betryggende nedlåst. Dette gjelder også utenlandske borgeres pass som er mottatt til visering. – All kurérpost må oppbevares på betryggende måte.

Papirkurver må bare benyttes til ugradert papiravfall. All gradert makulatur skal behandles og oppbevares som bestemt for det ferdige dokument inntil forskriftsmessig destruksjon kan finne sted. Datalagringsmedia som har vært benyttet ved behandling av skjermingsverdig informasjon, skal oppbevares på samme måte som dokumentet selv.

Skjermingsverdig informasjon må ikke omtales i rom som kan tenkes å være gjenstand for direkte eller indirekte avlytting. Telefon må kun benyttes til ugradert informasjon.

Under en kritisk situasjon som kan bringe stasjonens sikkerhet i fare, må all skjermingsverdig informasjon bringes i sikkerhet eller om nødvendig tilintetgjøres. Det vil avhenge av omstendighetene i hvert enkelt tilfelle på hvilken måte en evakuering, eventuelt tilintetgjøring av informasjon skal finne sted, jfr. 7§§7 og 8 m/komm.