1. Innleiing

Ved lov 15. desember 2000 nr. 98 vart ymse føresegner i offentleglova og nokre andre lover endra. Førearbeida til endringslova er Ot. prp. nr. 56 (1999-2000) og Innst. O. nr. 21 (2000-2001). Dei fleste endringane trådde i kraft 1. januar 2001. Endringa i offentleglova (lov 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen) sitt dokumentomgrep trer i kraft 1. april 2001, jf. kronprinsregentens resolusjon 2. mars 2001.

I samband med ikraftsetjinga er det ved forskrifter 2. mars 2001 nr. 180 og 181 gjort visse endringar i forskrift 19. desember 1986 nr. 2202 om offentlighetslovens anvendelse på EDB-materiale og i forskrift 14. februar 1986 nr. 351 til offentlighetsloven. Jamvel endringsforskriftene trer i kraft 1. april 2001.

Offentleglova slik ho lyder etter lovendringane og endringsforskriftene er tatt inn som vedlegg til dette rundskrivet.

2. Utviding av dokumentomgrepet

2.1 Kva inneber lovendringa?

Innsynsretten etter offentleglova gjeld "forvaltningens saksdokumenter", jf. særleg §§ 2 og 3 i offentleglova. Dokumentomgrepet har vore tolka slik at det jamvel femner om skisser, kart, fotografi og liknande. Også dokument som er baserte på elektroniske databerarar har vore rekna som dokument i lova si meining, jf. forskrift 19. desember 1986 nr. 2202 (EDB-forskrifta). Lydband, film, video og andre audiovisuelle medium fall tidlegare utanfor dokumentomgrepet i offentleglova.

Etter lovendringa er dokument definert som "en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring", jf. offentleglova § 3 første ledd andre punktum. Dokumentomgrepet er med det teknologinøytralt og vil dekkje informasjon utan omsyn til korlies han er lagra, også når han er lagra på film, lydband, andre audiovisuelle medium eller såkalla multimediadokument. I forvaltningslova (lov 10. februar 1967) og arkivlova (lov 4. desember 1992 nr. 126) er det gjort same endring.

Lovendringa vil ikkje endre ålmenta sin rett til å få innsyn i dokumet som er lagra elektronisk. Framleis vil det ikkje vere noka plikt for eit forvaltningsorgan til å gje innsyn i heile register eller databasar, fordi eit register eller ein database vert ikkje rekna som eit "dokument i en bestemt sak", jf. offentleglova § 2 andre ledd. Det vil heller ikkje vere plikt til å gje innsyn i band eller anna lagringsmedium som lagrar informasjon som er henta inn ved overvaking som varer ved eller går føre seg regelmessig. Slike band bør vere jamstelte med databaser, og då kan ein ikkje krevje innsyn i heile bandet. Kjem det krav om innsyn i ein avgrensa del av eit slikt band, er det naturleg å sjå dette som eit "dokument", men det vil då vere høve til å unnta det frå innsyn etter den nye føresegna i offentleglova § 6 første ledd nr. 9.

2.2 Kva for plikt har forvaltninga til å gje kopi av dokument?

Offentlegslova § 8 regulerer korleis forvaltningsorganet skal gje innsyn. Etter denne føresegna er det forvaltningsorganet som avgjer ut frå omsynet til ei forsvarleg sakshandsaming korleis eit dokument skal bli gjort kjent. Forvaltningsorganet skal etter oppmoding gje avskrift, utskrift eller kopi av dokumentet i rimeleg utstrekning.

Den som krev innsyn, har altså ikkje eit vilkårslaust krav på å få kopi eller utskrift av eit dokument. Dette er det opp til forvaltningsorganet å avgjere ut frå omsyna til forsvarleg sakshandsaming og til at ein skal gje kopi eller utskrift i rimeleg utstrekning. I denne vurderinga er det høve til å leggje vekt på kostnadene og arbeidet ved kopiering, om dokumentet er allment tilgjengeleg andre stader, og om det t.d. reiser opphavsrettslege spørsmål å gje ut ein kopi.

2.3 Kan forvaltningsorganet ta gebyr for kopiar?

Hovudregelen er at forvaltningsorganet skal gje kopi eller utskrift utan å ta vederlag, jf. offentleglova § 8 tredje ledd første punktum. Det gjeld òg der forvaltningsorganet kopierer dokument ut over det som er rimeleg. Gebyr kan forvaltningsorganet ta berre der det er fastsett i forskrift at det er høve til det.

Kopiering av lydband, video, film og liknande vil ofte vere dyrare enn kopiering av papirdokument. Etter forskrift 19. desember 1986 nr. 2202 om offentlighetslovens anvendelse på EDB-materiale (slik ho lyder etter endringsforskrifta 2. mars 2001 nr. 180) del II nr. 2 er det difor høve til å ta gebyr for kopi til anna lagringsmedium enn papir, men berre for dei faktiske kostnadene som organet har til sjølve kopieringa. Det er ikkje tillatt å ta betaling for den tida som går med til å handsame innsynskravet, finne fram dei aktuelle dokumenta og kopiere dei. Endringsforskrifta gir høve til å ta betaling for kopiar, men det er opp til det einskilde forvaltningsorganet (eller overordna organ) å avgjere om ein skal nytte høvet.

Etter dette vil det først og fremst vere innkjøp av videokassett, film, lydband og liknande som forvaltningsorganet kan krevje betaling for. Eit forvaltningsorgan vil neppe ha plikt til å ta kopi av eit dokument dersom det ikkje har utstyr til å gjere det. Veljer forvaltningsorganet å få kopiert dokumentet eksternt, kan det krevje å få dekt dei faktiske kostnadene som koiperinga fører med seg.

Forskrifta gir ikkje høve til å ta gebyr for kopiering til papir, anten det skjer ved utskrift av eit elektronisk dokument eller ved kopiering av papirdokument. Men det er høve til å ta betalt for kopiering av elektronisk lagra dokument til eit anna elektronisk medium, t.d. diskett, CD-rom eller liknande. Også her gjeld det at betalinga ikkje kan vere større enn at ho dekkjer dei faktiske kostnadene som forvaltningsorganet har hatt. Vert dokumentet oversendt med elektronisk post, vil ikkje forvaltningsorganet ha noen kostnader til sjølve kopieringa, og då er det ikkje høve til å ta betaling.

Det følgjer av den nemnde føresegna i forskrifta at forvaltninbgsorganet kan fastsetje standardsatser for betalinga. Slike standardsatser bør ein knyte til kopi av det einskilde lagringsmedium, og gebyrsatsen må ikkje vere høgare enn dei gjennomsnittlege faktiske kostnadene ved kopiering på dette mediet.

3. Større innsyn i kommunale saksframlegg

Kvar einskild kommune vert i utgangspunktet rekna som eitt organ etter offentleglova. Hovudregelen er difor at dokument som vert utveksla mellom ulike einingar i kommunen som ledd i den interne saksførebuinga, kan ein unnta frå innsyn med heimel i offentleglova § 5 første ledd.

I § 5 tredje ledd er det unntak frå dette. Etter lovendringa kan ein ikkje unnta frå innsyn eit saksframlegg med vedlegg med den grunngjevinga at det er eit organinternt dokument, når saksframlegget er gitt til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ. Saksframlegget kan likevel ha eit innhald som gjer at forvaltningsorganet kan eller skal unnta det frå innsyn i medhald av andre føresegner i offentleglova. Har eit saksframlegg med opplysningar som det gjeld teieplikt for etter forvaltningslova § 13 eller andre føresegner, er det pliktig til å unnta desse opplysningane frå innsyn, jf. offentleglova § 5 a. Har saksframlegget eit innhald som fell inn under ei av unntaksføresegnene i § 6, er det høve til å unnta dokumentet frå innsyn.

4. Søkjarlister

Offentleglova § 6 nr. 4 nye fjerde og femte punktum gir forvaltningsorganet høve til å unnta opplysningar om søkjarar frå innsyn dersom søkjaren sjølv ber om det. Eit forvaltningsorgan kan ikkje av eget tiltak unnlate å føre ein søkjar på den offentlege søkjarlista. Forvaltningsorganet skal framleis setje opp ei offentleg søkjarliste, og det skal gå fram av henne kor mange søkjarar det er, og kva kjøn dei har.

Den nye regelen i fjerde punktum gir forvaltningsorganet høve, men inga plikt til å unnta søkjaropplysningar frå innsyn. Opplysningar om at ein namngjeven person har søkt ei stilling er ikkje omfatta av teieplikt etter forvaltningslova § 13. Departementet ser ikkje bort frå at nokre forvaltningsorgan kan ynskje å gje innsyn i slike opplysningar jamvel om søkjaren har bedt om unntak. Mellom anna kan det vere aktuelt for einskilde stillingar som det er stor offentleg interesse for. God forvaltningsskikk tilseier at ein då gjer søkjarane merksame på dette før søknadsfristen går ut, t.d. ved å nemne det i utlysingsteksta.

Retten til partsinnsyn i tilsettingssaker er ikkje innskrenka. Forvaltningsorganet lyt difor setje opp utvida søkjarliste som før, og gje innsyn i henne til dei søkjarane som ber om det.

5. Unntak frå innsyn der innsyn kan lette gjennomføringa av straffbare handlingar

Etter den nye § 6 a i offentleglova er det høve til å unnta opplysningar frå innsyn dersom unntak er påkravd av di innsyn ville gjere det lettare å gjennomføre ei straffbar handling. Føresegna gir berre høve til å unnta dei einskilde opplysningane frå innsyn. Forvaltningsorganet må gje innsyn i resten av dokumentet, om ikkje han gir eit openberrt misvisande bilete av innhaldet, eller dei opplysningane som vert haldne attende, er langt størstedelen av innhaldet i dokumentet.

Føresegna sitt kjerneområde er opplysningar om konkrete sikringstiltak og andre konkrete opplysningar som gjer det monaleg enklare å gjennomføre ei straffbar handling. Døme kan vere detaljert informasjon om vaktrutinar, alarmanlegg og system for tilgjengekontroll, eller opplysningar om vegval og tidspunkt for ein pengetransport. Detaljerte opplysningar om sikring av informasjonssystem på forvaltninga sine IKT- anlegg kan ein òg etter tilhøva unnta frå innsyn i medhald av denne føresegna.

Generelle og nøytrale opplysningar om eit byggverk, t.d. om bygningsmaterialar, storleik, rominndeling, grunntilhøve – fell utanom føresegna, jamvel om det er tenkjeleg at informasjonen kan bli nytta til kriminelle føremål. Detaljerte arkitektteikningar og dylikt kjem i ei mellomstode. Om føresegna gir høve til å unnta slike dokument, avheng av kva slag byggverk dei gjeld. Ein kan såleis unnta slike detaljerte teikningar av byggverk som inneheld store verdiar eller som av andre grunnar kan vere utsette for sabotasje, men ikkje av eit vanleg kontorbygg.

Føresegna i § 6 a gir høve til unntak jamvel dersom opplysningane vil gjere uvedkommande merksame på mogelegskapen av å utføre strabbare handlingar. Etter tilhøva er det såleis høve til å unnta detaljoversikter over kvar sjeldne fugleartar held til i eit område, av di slik informasjon kan leggje til rette for faunakriminalitet. Det er etter omstenda likeins høve til å unnta opplysningar om kvar det er lagra våpen.

Etter føresegna er det eit vilkår for unntak at "offentlighet" vil lette gjennomføringa av straffbare handlingar. Dette vilkåret er ikkje oppfylt dersom ein kan få tak i opplysningane frå andre kjelder som er like pålitelege. Då vert informasjonen alt rekna som offentleg. Det er ikkje avgjerande at det er enklare å få tilgjenge til opplysningane gjennom dokumentinnsyn.

Her som elles lyt forvaltningsorganet vurdere spørsmålet om innsyn og vilkåra for unntak på det tidspunktet då innsyn vert kravd. Forvaltningsorganet kan ikkje nekte innsyn i eit dokument om kontrollrutinar etter at rutinane er endra slik at opplysningane no er forelda, om ikkje det i seg sjølv gir eit vink om gjeldande kontrollrutinar som kan lette gjennomføringa av ei straffbar handling.

Med hilsen

Inge Lorange Backer e.f.
ekspedisjonssjef

Tonje Meinich
lovrådgjevar