Digitaliseringsrundskrivet 2015

Rundskrivet beskriver også prosessen knyttet til Kommunal og moderniseringsdepartementets (KMD) vurdering av IKT-relaterte satsingsforslag til 2017-budsjettet. Rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Rundskrivet erstatter rundskriv H-7/2014. 

Vesentlige endringer fra fjorårets rundskriv

De viktigste endringene fra rundskriv H-7/2014 er som følger:

• I statsbudsjettet for 2016 foreslår regjeringen en finansieringsordning som skal bidra til en mer effektiv bruk av samfunnets ressurser. Statlige virksomheter kan søke Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) om støtte til små til mellomstore digitaliseringsprosjekter som er samfunnsøkonomisk lønnsomme (se punkt 4.2).
• Virksomheten skal sende post digitalt. Dette er nærmere beskrevet i punkt 1.2.
• I gjennomføringen av IKT-prosjekter med en anslått samlet investeringskostnad på mer enn 10 millioner kroner, skal virksomheten bruke en prosjektmodell basert på god praksis (se punkt 3.1).
• Virksomheten skal vurdere bruk av skytjenester på lik linje med andre løsninger (se punkt 2.4).
• Virksomheten må ta høyde for kommende endringer i kommunestrukturen (se punkt 3.4).
• Staten etablerer fra 1. januar 2016 et Digitaliseringsråd som tilbyr kvalitetssikring av digitaliseringsprosjekter (se punkt 3.3).

Bakgrunn

Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive, og pålitelige. Digitalisering legger til rette for økt verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å øke produktiviteten i både privat og offentlig sektor.

Digitalisering forutsetter i de fleste tilfeller omstilling, og omstilling innebærer i de fleste tilfeller digitalisering. Sånn sett kan man godt si at digitalisering er omstilling, selv om det fortsatt finnes både IKT-prosjekter uten organisasjonsutvikling, og organisasjonsutvikling uten digitalisering. På sitt beste kan digitalisering – forstått som det å introdusere ny teknologi i en organisasjon – være en katalysator for forenkling av kompliserte regelverk og fornying av gammel og tungvinn forvaltningspraksis.

1. Hva skal virksomheten digitalisere?

Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være helhetlige, brukervennlige, og universelt utformet. Det skal være enkelt og trygt å logge inn, og brukerne skal få den hjelpen de trenger til å finne frem i og bruke tjenestene.

1.1 Gjør tjenestene digitale

Alle relevante tjenester (søknader, skjemaer og rapporteringer) med årlig volum over 3000 skal være digitale. Det gjelder likevel ikke tjenester hvor digitalisering ikke lønner seg verken for bruker eller forvaltning. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne unntak fra kravet.

Som en del av arbeidet med digitalisering er det også viktig å vurdere hvorvidt et skjema virkelig er nødvendig, eller om informasjonen som etterspørres like gjerne kan hentes inn fra eksisterende databaser, enten i egen virksomhet eller hos en annen offentlig virksomhet. Nye, digitale tjenester bør være så enkle som mulig for brukeren. Informasjon som allerede finnes i offentlige virksomheter bør derfor gjenbrukes i størst mulig grad.

1.2 Send brev digitalt

Virksomheten skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen utgangen av første kvartal 2016. Dette gjelder utsending av post til innbyggere som har valgt digital postkasse og som ikke har reservert seg. Difi kan gi unntak fra fristen dersom det foreligger særskilte grunner til det. Virksomheten skal informere sine brukere på egnet måte om muligheten til å velge digital postkasse, for eksempel ved å lenke til mer informasjon på Norge.no.

Virksomheter som benytter Altinns meldingsboks for utsending av digital post til innbyggere skal lage en plan for overgang til Digital postkasse til innbyggere. Planen skal lages i samråd med Difi innen 1. april 2016, og overgang til Difis løsning skal skje innen 1. oktober 2016. Har innbyggeren verken valgt postkasse eller reservert seg mot digital post, kan post fortsatt sendes til Altinns meldingsboks.

Det gjøres unntak fra kravet om bruk av Digital postkasse til innbyggere for utsendelse av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør til innbyggere (skattedialogen), som inntil videre fortsatt kan sendes til Altinns meldingsboks.

Altinn skal benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende.

1.3 Ta i bruk elektronisk faktura

Når nye avtaler inngås, skal virksomheten kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden «Elektronisk handelsformat» (EHF). (1) Fra utenlandske leverandører skal det stilles tilsvarende krav om at dokumenter skal mottas i samsvar med standarden PEPPOL BIS. KMD anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter. Virksomheten skal påse at kontaktinformasjon om fakturering er oppdatert i Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).

Virksomheter som sender fakturaer til privatpersoner regelmessig, skal tilby elektronisk faktura. Slike virksomheter skal så langt det er mulig også vurdere om de i tillegg kan tilby avtale om automatisk betaling for tjenester som egner seg for dette. Kravene kan fravikes dersom fakturavolumet er så lavt at kostnadene klart vil overstige nytteverdien.

1.4 Gjør offentlig informasjon tilgjengelig for viderebruk

I samsvar med viderebruksbestemmelsene i offentleglova skal virksomheten gjøre egnet informasjon tilgjengelig i maskinlesbare formater. Dette gjelder informasjon som kan viderebrukes og som ikke er taushetsbelagt. Virksomheten kan få dekket sine kostnader ved tilgjengeliggjøring i tråd med offentleglovas bestemmelser. Data bør tilgjengeliggjøres under en åpen lisens som for eksempel Norsk lisens for opne data (NLOD).

Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, skal legge til rette for at data fra disse tjenestene kan gjøres tilgjengelige i maskinlesbare formater. Virksomheten skal følge Retningslinjer ved tilgjengeliggjøring av offentlige data, som ble publisert av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet 30. november 2012.

1.5 Følg opp informasjonssikkerheten

I henhold til eForvaltningsforskriften § 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Omfang og innretning på internkontrollen skal være tilpasset risikoen. KMD har pekt ut Difi til det organ som skal gi anbefalinger på området, jf. eForvaltningsforskriften § 15.

Virksomhetene skal gjøre seg kjent med og følge opp Handlingsplan for informasjonssikkerhet i statsforvaltningen 2015-2017. Denne oppfølgingen må koordineres av fagdepartementene, som har ansvaret for informasjonssikkerheten i sine sektorer.

2. Hvordan bør virksomheten digitalisere?

Dette kapitlet lister opp generelle krav og anbefalinger for digitaliseringsarbeid i staten. Føringene som beskrives gjelder alle IKT-relaterte tiltak, ikke bare satsingsforslag i regjeringens budsjettprosess.

2.1 Hjelp brukerne

Brukere skal få hjelp og veiledning til å benytte virksomhetens digitale tjenester, for eksempel gjennom veiledning på nett, digital dialog, direkte kontakt, eller medbetjening ved personlig fremmøte. Virksomheter som har grenseoverskridende ansvarsområder bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på.

Norge.no er hovedkanal for informasjon til innbyggerne om sikker digital postkasse. For å sikre konsistent informasjon til innbyggere, bør virksomheter som sender digital post til innbyggeren, henvise til denne nettsiden.

Norge.no er også en veiviser til offentlige digitale tjenester på tvers av sektorer og nivå. Statlige virksomheter bør fortløpende registrere sine tjenester her, for å sikre en helhetlig fremstilling av forvaltningens digitale tjenester til innbyggerne.

2.2 Bruk nasjonale felleskomponenter

ID-porten: Virksomheten skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering.

Altinn: Virksomheten skal i utgangspunktet ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Virksomheten må kunne begrunne unntak. Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringsdrivende skal gjøres tilgjengelig på Altinns portal.

Digital postkasse til innbyggere: Virksomheten skal sende post til innbyggere digitalt. Dette er nærmere beskrevet i punkt 1.2.

Kontakt- og reservasjonsregisteret: Innen 1. januar 2016 skal virksomheten bruke kontaktinformasjon fra Kontakt- og reservasjonsregisteret ved varsling om og utsendelse av enkeltvedtak, og andre viktige digitale henvendelser, jf. eForvaltningsforskriften.

Felles offentlige registre: For å sikre oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter eller eiendommer, bør statens virksomheter på aktuelle områder bruke det sentrale folkeregisteret, enhetsregisteret og matrikkelen.

2.3 Følg krav om arkitektur og standarder

Virksomheten skal følge statens overordnede arkitekturprinsipper på IKT-området. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne eventuelle avvik.

Virksomheten skal bruke obligatoriske standarder slik de framgår av standardiseringsforskriften (mer informasjon på Difis nettsider om standardisering) På områder som ikke dekkes av de obligatoriske standardene, bør virksomheten benytte de anbefalte standardene.

Gjennom forskrift om universell utforming av IKT-løsninger, stilles det krav til at en virksomhets nettløsninger og automater som retter seg mot allmennheten, må tilfredsstille internasjonalt anerkjente standarder. Forskriften trådte i kraft 1. juli 2013. Det innebærer at nye IKT-løsninger skal være universelt utformet fra 1. juli 2014.

2.4 Bruk skytjenester

Bruk av skytjenester kan gi økt fleksibilitet og mer kostnadseffektiv bruk av IKT. Virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, eller endrer eller fornyer avtaler knyttet til drift, skal vurdere skytjenester på linje med andre løsninger. Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør en velge slike tjenester. Spesielle hindringer kan for eksempel være særlige krav til sikkerhet og sårbarhet, eller eksisterende systemer og infrastruktur som gjør at bruk av skytjenester ikke vil være kostnadseffektivt. Det er en forutsetning at valgt løsning tilfredsstiller virksomhetens krav til informasjonssikkerhet. Dette krever at virksomheten kjenner verdien av egne data og systemer, og at det gjennomføres en risikovurdering. (2)

3. Hvordan skal prosjektene gjennomføres?

3.1 Planlegging, styring og gjennomføring av IKT-prosjekter

I gjennomføringen av IKT-prosjekter med en anslått samlet investeringskostnad på mer enn 10 millioner kroner, skal virksomheten bruke en prosjektmodell basert på god praksis. Kravet gjelder ikke IKT-prosjekter som følger Finansdepartementets ordning for ekstern kvalitetssikring (KS-ordningen).

Difis Prosjektveiviseren er anbefalt prosjektmodell. Denne prosjektmodellen er basert på god praksis. Prosjektveiviseren kan tilpasses den enkelte virksomhets behov og det konkrete prosjektet.

KMD anbefaler å bruke en prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekter under 10 millioner kroner.

En prosjektmodell basert på god praksis er en modell som har tydelige faser og beslutningspunkter, og krav til hvilken styringsdokumentasjon som skal foreligge ved de enkelte beslutningspunktene.

Statlige virksomheter er pålagt å utrede antatte vesentlige konsekvenser av et tiltak, før man starter et nytt prosjekt. Dette følger av Utredningsinstruksen med veileder og Regelverket for økonomistyring i staten (økonomiregelverket). Dersom det er nødvendig skal det også gjennomføres grundige og realistiske samfunnsøkonomiske analyser. Slike analyser bør gjennomføres i henhold til Direktoratet for økonomistyrings (DFØ) veileder i samfunnsøkonomiske analyser.

3.2 Iverksettelse og gevinstrealisering

For å sikre at man tar ut de ønskede gevinstene av et IKT-prosjekt, må gevinstrealisering være sentralt helt fra prosjektets oppstart. Gevinstene, og forutsetninger for realisering av gevinstene, skal synliggjøres i beslutningsgrunnlaget for tiltaket. Dette skal benyttes i den løpende styringen og oppfølgingen av prosjektet. Det bør lages en plan for realisering og måling av gevinstene. Prosjektveiviseren har veiledningsmateriell om gevinstrealisering.

Statlige IKT-prosjekter bør i de fleste tilfeller evalueres i etterkant. Alle evalueringer av statlige IKT-prosjekter bør offentliggjøres.

3.3 Digitaliseringsrådet

Fra 1. januar 2016 kan virksomhetene få hjelp til planlegging og gjennomføring av digitaliseringsprosjekter. Digitaliseringsrådet tilbyr kvalitetssikring til digitaliseringsprosjekter som har en total kostnadsramme over 10 mill. kroner, men ikke er underlagt KS-regimet. KMD anbefaler virksomhetene å bruke rådet, men ordningen er frivillig for statlige virksomheter. Difi er sekretariat for rådet. Informasjon om Digitaliseringsrådet vil legges ut på Difi sine nettsider.

3.4 Samordning med kommunesektoren

Virksomheter som forbereder IKT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med kommunenes interesseorganisasjon KS. Eventuelle samarbeid håndteres mellom KS og den aktuelle statlige virksomhet.

KMD gjør oppmerksom på at virksomheter som etablerer nye eller oppgraderer eksisterende fagsystemer eller digitale tjenester, må ta høyde for kommende endringer i kommunestrukturen, og sørge for at systemene er tilstrekkelig fleksible.

4. Finansiering

4.1 Spesielle krav for IKT-relaterte satsingsforslag

Som ansvarlig for regjeringens IKT- og fornyingspolitikk, skal KMD vurdere departementenes satsingsforslag om utvikling av IKT-løsninger, og deretter sende en uttalelse til Finansdepartementet for bruk i det videre budsjettarbeidet.

Når fagdepartementet sender inn IKT-relaterte budsjettforslag i regjeringens budsjettprosess, skal det også sende en kopi til KMD. Forslagene skal i tillegg inkludere et utfylt selvdeklarasjonsskjema, som kan lastes ned fra Difi sine nettsider. Ved utfylling av skjemaet skal beskrivelsen tilpasses tiltakets størrelse, kompleksitet og prosjektfase. KMD vurderer og prioriterer mottatte satsingsforslag, og avgir en administrativ uttalelse til FIN før regjeringens første budsjettkonferanse i mars. Fagdepartementene får kopi av KMDs uttalelse til FIN.

I vurdering av satsingsforslagene vil KMD legge vekt på forenkling og forbedring av offentlige tjenester, og effektivisering av offentlig sektor.

4.2 Medfinansieringsordning for lønnsomme digitaliseringsprosjekter

I budsjettet for 2016 har regjeringen foreslått å etablere en medfinansieringsordning for små til mellomstore digitaliseringsprosjekter i staten. Denne ordningen vil dekke deler av utgiftene i digitaliseringsprosjekter som er samfunnsøkonomisk lønnsomme. Ordningen skal forvaltes av Difi. Statlige virksomheter kan søke Difi om støtte til sine digitaliseringsprosjekter. Beskrivelse av søknadsprosessen vil kunngjøres på Difis hjemmesider i løpet av høsten 2015. Informasjon om ordningen vil legges ut på Difi sine nettsider.

4.3 Støtteordning for gode, brukerrettede tjenester (tjenestedesign)

I budsjettet for 2016 har regjeringen foreslått å etablere en ordning for å få til flere gode, brukerrettede tjenester i det offentlige. (3) Dette gjelder særlig tiltak som benytter tjenestedesign som metode. Midlene forvaltes av Difi, og skal gå til konkrete prosjekter i offentlige virksomheter. Les mer om innovasjonssatsingen på Difi sine nettsider.

 

Med hilsen

Jan Hjelle (e.f.) ekspedisjonssjef

Sverre A. Lunde-Danbolt rådgiver

 

Kopi: Riksrevisjonen

 

 

(1) Jf. Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning § 4-7 og Økonomireglementet av 8. juni 2010, punkt 5.3.5.1 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten. Små leverandører vil kunne benytte nettbaserte løsninger (webfaktura-portaler) for å sende faktura til statlige virksomheter.

(2) Våren 2016 vil Kommunal- og moderniseringsdepartementet legge fram Strategi for bruk av skytjenester. Strategien vil inneholde en mer detaljert beskrivelse av ulike forhold ved skytjenester, hvordan virksomhetene kan vurdere bruk av skytjenester, og når slike tjenester er egnet for bruk i offentlig sektor.

(3) I rundskrivet som ble sendt ut 20. november 2015 ble denne ordningen feilaktig omtalt som et investeringstilskudd.