Svar på spørsmål om godkjenning av innkalling til generalforsamling

Vi viser til din e-post av 5. mai 2022 med spørsmål om godkjenning av innkalling til ekstraordinær generalforsamling.

Du spør om hva som vil være følgen av at en innkalling til ekstraordinær generalforsamling ikke godkjennes under punktet «Godkjenning av innkalling». Du spør om den ekstraordinære generalforsamlingen da må avsluttes.

Departementet tar ikke stilling til enkeltsaker. Vi foretar imidlertid generelle fortolkninger av lover som tilhører vårt ansvarsområde, blant annet borettslagsloven. Dine spørsmål vil derfor bli besvart på generelt grunnlag.

Kravene til innkallingen

Ekstraordinær generalforsamling kan avholdes i medhold av borettslagsloven § 7-5. De nærmere kravene til innkallingen til generalforsamling fremgår av §§ 7-6 og 7-7. Disse gjelder også for ekstraordinære generalforsamlinger.

Det er styret som skal kalle inn til (ekstraordinær) generalforsamling, jf. § 7-6 første ledd første punktum. Innkallingen skal være sendt minst åtte dager og høyst tjue dager før møtet skal holdes, jf. første ledd annet punktum. Ekstraordinær generalforsamling kan kalles inn med kortere frist, ned til tre dager, jf. første ledd tredje punktum. Ifølge tredje ledd skal andelseierne ha skriftlig innkalling, med mindre vedtektene fastsetter annen fremgangsmåte, jf. første og annet punktum. Andelseiere som ikke bor i laget, skal i alle tilfeller ha skriftlig innkalling, jf. tredje ledd tredje punktum.

I tillegg må innholdskravene § 7-7 være oppfylt. Innkallingen må klart oppgi de sakene som skal behandles på den ekstraordinære generalforsamlingen, jf. første ledd første punktum. Krever saken minst to tredjedels flertall, må hovedinnholdet i forslaget være tatt inn i innkallingen, jf. første ledd annet punktum.

Godkjenningen av innkallingen på ekstraordinær generalforsamling

Reglene for ledelsen av generalforsamling fremgår av § 7-9:

«(1) Generalforsamlinga skal leiast av styreleiaren om ikkje generalforsamlinga vel ein annan møteleiar, som ikkje treng vere andelseigar.

 (2) Møteleiaren skal syte for at det blir ført protokoll over alle saker som blir behandla i generalforsamlinga, og alle vedtak som blir gjorde der. Protokollen skal signerast av møteleiaren og minst ein andelseigar som generalforsamlinga skal velje mellom dei som deltek. Protokollen skal haldast tilgjengeleg for andelseigarane.»

Bestemmelsen innebærer at møteleder skal sørge for at generalforsamlingen gjennomføres på en ordnet måte og at det blir ført protokoll. Bestemmelsen gjelder også ekstraordinære generalforsamlinger. Bestemmelsen regulerer ikke nærmere hvordan en (ekstraordinær) generalforsamling skal ledes og hvordan godkjenning av innkalling skal behandles. Det er heller ikke omtalt i lovens forarbeider.

Hvordan godkjenning av innkallingen skal behandles er så vidt omtalt i juridisk teori. I Håndbok for styremedlemmer i boligselskaper (4. utgave) av Dag Stadheim står det på side 146 at «[d]en som åpner møtet, spør deretter om det er noen som har noen innvendinger mot innkallingen. Styret må klargjøre at ingen har bemerkninger til om innkallingen har med alle saker som er anmeldt, om den er sendt ut til riktig tid, om den er sendt på riktig måte og om den er sendt til de rette personene».

Dette tyder på at det som skal vurderes ved godkjenning av innkallingen er hvorvidt innkallingen er i overenstemmelse med lovens krav og borettslagets vedtekter.

I Borettslovene med kommentarer (2. utgave) av Kåre Lilleholt og Christian Fr. Wyller er den lignende bestemmelsen i boligbyggelagsloven § 5-12 omtalt på side 116:

«[den som åpner møtet] plikter også å se til at generalforsamlingen er lovlig innkalt, og at det ikke er andre hinder for at den kan avvikles, hvis ikke dette er satt opp som første post på dagsordenen – i så fall er det generalforsamlingen som avgjør dette spørsmålet, jf. Aarbakke m.fl. s. 366 (kommentar 2.1 til asl. § 5-12)».

Også her er vurderingstemaet knyttet til innkallingens lovlighet. I tillegg fremgår det at godkjenning av innkallingen ikke nødvendigvis må være et punkt på dagsordenen, men at dette er noe den som åpner møtet kan behandle og vurdere. Men dersom godkjenning av innkallingen er et selvstendig punkt på dagsorden, er det generalforsamlingen som skal stemme over hvorvidt innkallingen skal godkjennes.

Departementet mener gode grunner taler for at vurderingstemaet ved godkjenning av innkallingen må avgrenses til å gjelde innkallingens lovlighet, uavhengig av om det avgjøres av den som åpner møtet eller generalforsamlingen ved avstemning. Dersom det skulle vært anledning til ikke å godkjenne innkallingen på bakgrunn av andre forhold, vil det i ytterste konsekvens kunne føre til at en ekstraordinær generalforsamling aldri blir gjennomført, for eksempel hvis flertallet på generalforsamlingen stadig stemmer imot å godkjenne innkallingen fordi flertallet er uenig med styret av forskjellige grunner. En slik adgang ville vært uheldig og lite praktisk. Samtidig må det være anledning til å fremme innsigelser mot innkallingens lovlighet som sådan.

Departementet mener på denne bakgrunn at vurderingstemaet ved godkjenning av innkalling til (ekstraordinær) generalforsamling må avgrenses til å vurdere om innkallingen er i overensstemmelse med kravene i borettslagsloven og borettslagets vedtekter. Dette omfatter hvorvidt innkallingen er gått ut i styrets navn, om innholdskravene er oppfylt, om innkallingen er sendt til alle som skulle innkalles, på den måten som er påkrevd etter loven eller vedtektene og om innkallingsfristen er overholdt, jf. §§ 7-6 og 7-7.

Konsekvensen av at en innkalling ikke er lovlig vil være at (den ekstraordinære) generalforsamlingen ikke kan avholdes. Møtet må avsluttes og styret må innkalle til ny ekstraordinær generalforsamling.