Personvernerklæring Reiseklar

Formålet med Reiseklar er å gjøre reiseinformasjon og reiseråd lett tilgjengelig for norske borgere, samt å gjøre det enkelt for reisende å registrere sine reiser hos Utenriksdepartementet, om de ønsker det. For å kunne gjøre reiseinformasjon og reiseråd mest mulig tilgjengelig, tilbyr appen både bruk av stedtjenester og mulighet for mottak av varsler (push-meldinger). Registrering av kontaktopplysninger som skjer som en del av reiseregistrering, vil gjøre det lettere for UD å få kontakt med deg i tilfelle noe alvorlig skulle skje der du er. I en krisesituasjon vil utenrikstjenesten da ha mulighet til å kontakte deg
direkte.

Ditt samtykke er behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger i Reiseklar
knyttet til reiseregistrering, stedstjenester og mottak av varsler. Vi samler også inn statistikk i Google Analytics. Behandlingsgrunnlaget for dette er vår berettigete interesse knyttet til å kunne motta statistikk som gjør det mulig å følge opp og videreutvikle appen.

Personopplysninger behandles i Reiseklar når du benytter stedtjenester, tillater mottak av varsler og når du velger å registrere din reise. I tillegg sendes enheten sin IP-adresse til Google Analytics. Denne anonymiseres umiddelbart ved mottak hos Google og lagres ikke.

Når du bruker appen Reiseklar, behandles følgende opplysninger:

• En teknisk kode som identifiserer appen (benyttes om du velger å motta pushmeldinger).
• Lokasjonsdata i form av GPS-koordinater som omgjøres til land (om du velger å benytte stedtjenester).
• Reiseopplysninger i form av fornavn, etternavn, mobiltelefonnummer, reisemål, reiseperiode, om du er fastboende eller reisende (om du velger å registrere reisen din).
• Statistikk knyttet til bruk av appen (Google Analytics).

Dersom du laster ned Reiseklar og ikke benytter deg av stedstjenester, varsler eller reiseregistrering, vil UD ikke behandle personopplysninger om deg (med unntak av for statistikkformål, se under punkt 6). Du må imidlertid være oppmerksom på at bruk av Reiseklar kan innebære at det sendes informasjon om din bruk av appen til Google eller Apple. Dette vil typisk være informasjon om bruksmønster (f.eks. start og stopp av appen) og feilsituasjoner.

Dette gjelder ikke spesielt for Reiseklar, men gjelder for mange apper som lastes ned fra App Store og Google Play.

Når du åpner Reiseklar første gang, blir du spurt om du ønsker å tillate bruk av stedtjenester. Dersom du svarer bekreftende på dette, vil telefonens tjeneste for lokalisering (stedtjenester) benyttes. Behandling av lokasjonsinformasjon gjøres kun lokalt på telefonen. Dette omfatter oversetting av geolokasjon (GPS-koordinater) til land. Det gjøres ikke oppslag i ekstern tjeneste for å finne ut hvilket land du befinner deg i, og GPS-koordinatene slettes etter at oversetting til land har funnet sted.

Det landet som er registrert på telefonen din benyttes til følgende:

• Å vise landspesifikk informasjon til deg i appen.
• Å vise meldinger fra UD knyttet til det landet du befinner deg i, basert på en gitt hendelse.
  Dette forutsetter imidlertid at du også har sagt ja til å motta varsler, se nedenfor.

Når du åpner Reiseklar første gang, blir du spurt om du ønsker å tillate mottak av varsler (push-meldinger). Dersom du svarer bekreftende på dette, vil appen registrere seg hos Google sin meldingstjeneste Firebase Cloud Messaging (FCM). FCM returnerer en teknisk kode til appen som gjør at den kan motta varsler. Dersom du har aktivert stedstjenester, vil du kunne motta varsler for det landet du befinner deg i. Dette skjer imidlertid uten at UD eller FCM mottar informasjon om hvilket land du befinner deg i eller andre personopplysninger om deg.

I tillegg til å benytte stedstjenester og varsler kan du velge å registrere en reise og dele dine kontaktopplysninger med UD gjennom Reiseklar. Før registrering av reiseinformasjon blir du bedt om å verifisere ditt mobilnummer gjennom å skrive inn en engangskode som du mottar som tekstmelding. Dette er for å sikre at du som bruker kun registrerer dine egne reiser og ditt eget telefonnummer. Du blir så bedt om å registrere nødvendige og relevante opplysninger om din reise. Denne informasjonen lagres ikke i appen Reiseklar, men sendes kryptert til UDs krisehåndteringssystem. Den nettbaserte løsningen, reiseregistrering.no, er den samme løsningen som finnes i appen. Dersom det oppstår en alvorlig hendelse i det landet du befinner deg i, har Utenriksdepartementet mulighet til å sende deg informasjon. UD benytter opplysningene du oppgir når det er nødvendig for UDs håndtering og oppfølging av hendelsen.

Vi bruker Google Analytics for å forstå hvordan appen benyttes. UD mottar statistikk om hvilke deler av appen som brukes mest, antall brukere på iPhone og Android, i hvilke land appen brukes oftest og liknende informasjon som ikke kan knyttes direkte til deg som person. Dette hjelper oss til å avdekke forbedringsområder i appen, og å planlegge videre arbeid med løsningen. Informasjonen som sendes til Google inkluderer enheten sin IP-adresse og informasjon om bruksmønstre. Denne informasjonen anonymiseres umiddelbart ved mottak hos Google og lagres ikke.

UD benytter ulike tjenesteleverandører som er databehandlere i forbindelse med Reiseklar. Disse behandler kun personopplysninger på vegne av UD i henhold til inngått databehandleravtale med departementet.

De aktuelle leverandørene/tjenestene er:

• Tekniske driftsleverandører
• Microsoft Azure – drifter formidlingstjeneste for sending av reiseinformasjon fra Reiseklar til cim (personopplysninger lagres ikke)
• Google Firebase Cloud Messaging – meldingstjeneste for push-meldinger
• Google Analytics – for statistikk om bruk av appen.

Våre databehandlere behandler personopplysninger innenfor EU/EØS. Teknisk informasjon om appen som deles med Google som databehandler vil kunne overføres til tredjeland utenfor EU/EØS i forbindelse med de tjenestene som leveres.
Ved alvorlige hendelser i et land kan opplysningene du oppgir bli delt med relevante aktører som bistår UD i forbindelse med den aktuelle hendelsen. Dette kan for eksempel være norske utenriksstasjoner. Dette vil kun skje i den utstrekning det er nødvendig for UDs håndtering og oppfølging av slike hendelser. Ved behov vil UD også kunne dele opplysninger med norske utenriksstasjoner eller andre relevante aktører som bistår ved alvorlige hendelser utenfor EØS-området.
UD sørger alltid for at opplysninger om deg i forbindelse med en eventuell overføring sikres på en forsvarlig måte. Overføring av personopplysninger til tredjeland utenfor EU/EØS vil kun skje i henhold til gjeldende personvernregelverk og basert på godkjente mekanismer slik som EUs standardkontrakt. Du kan få mer informasjon om dette ved å ta kontakt med UD, se nedenfor for kontaktinformasjon.

UD lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig for de ulike formålene og aktivitetene som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Dette innebærer at dine personopplysninger som hovedregel slettes i henhold til følgende:

• Reiseregistrering: Slettes automatisk innen 30 dager etter reisens slutt eller dersom du selv går inn i Reiseklar og sletter en registrert reise.
• Lokasjonsdata i form av GPS-koordinater og land: GPS-koordinater slettes så snart korrekt land er registrert i appen og informasjon om land slettes når ny lokasjon registreres og/eller når du trekker tilbake samtykke til bruk av stedstjenester i appen.
• Appens tekniske identifikator/registrering hos Google: Slettes når du sier nei til å motta varsler.

UD vil utover det som her er beskrevet kunne lagre opplysninger så lenge det følger av lov og det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot eller av UD.

Etter personvernregelverket har du visse rettigheter knyttet til de personopplysningene som vi behandler om deg i Reiseklar.

Du har rett til å be om:

• Innsyn: Ytterligere informasjon om hvordan UD behandler opplysninger om deg. Kopi av opplysninger UD har om deg.
  • Retting: Korrigering og supplering av opplysninger om deg.
  • Sletting: Sletting av opplysninger som UD ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
  • Begrensning: At UD begrenser bruken av dine opplysninger.
  • Protestere: Å motsette deg vår bruk av dine opplysninger.
  • Dataportabilitet: At dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov og at rettighetene er knyttet til hvilket rettslig grunnlag som benyttes. UD vil besvare din
henvendelse så snart som mulig, og senest innen 30 dager. Hvis du mener at UD behandler personopplysninger om deg urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. UD ønsker at du først tar kontakt med oss i departementet, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser. Du kan benytte deg av dine rettigheter ved å kontakte UD via kontaktinformasjonen som er oppgitt nedenfor i denne personvernerklæringen.

UD vil kunne oppdatere personvernerklæringen ved behov. Du vil alltid finne siste versjon av UDs personvernerklæring tilgjengelig i Reiseklar og på våre hjemmesider under regjeringen.no hvor Reiseklar er særlig omtalt.

Ta gjerne kontakt med UD på e-postadresse reiseklar@mfa.no hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Dersom du har spørsmål, kan disse også rettes til vårt personvernombud på e-postadresse personvern@mfa.no.