Prop. 143 L

(2020–2021)
Proposisjon til Stortinget (forslag til lovvedtak)

Endringer i lov om interkommunale selskaper mv. (fjernmøter og elektronisk signering av protokoller)

Tilråding fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet 9. april 2021, godkjent i statsråd samme dag. (Regjeringen Solberg)

Dokumentet på regjeringen.no

1 Hovedinnholdet i proposisjonen

I proposisjonen foreslår Kommunal- og moderniseringsdepartementet endringer i lov 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper (IKS-loven). Forslagene vil videreføre bestemmelser om adgang til fjernmøter og elektronisk signering som i dag følger av midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19) som oppheves 1. juni 2021. De midlertidige unntakene ble gitt på grunn av covid-19-pandemien fordi ulike smitteverntiltak gjorde det vanskelig å arrangere fysiske møter, samt å fysisk underskrive protokoller. Departementet foreslår nå at IKS-loven skal endres slik at det gis en permanent adgang for bruk av elektronisk signering for å signere møteprotokoller, og at representantskapet, styret og avviklingsstyret skal kunne ha fjernmøter dersom de ønsker det.

Departementet foreslår også endring av midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19). Departementet foreslår at § 1 om at folkevalgte organer i kommunene kan gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene hvor møtet skal være lukket etter kommuneloven 22. juni 2018 nr. 83 § 11-5 andre ledd, skal gjelde frem til 10. november 2021.

Departementet foreslår i tillegg enkelte tekniske endringer i andre lover for å sikre korrekte henvisninger.

For å forenkle fremstillingen bruker departementet i det følgende kommunen som felles betegnelse for kommunen og fylkeskommunen, hvis ikke noe annet fremgår av sammenhengen. På samme måte omtaler departementet bare kommunale organer, selv om fremstillingen også gjelder for tilsvarende fylkeskommunale organer.

2 Bakgrunnen for lovforslaget

Koronapandemien har medført behov for å kunne tilpasse møteavviklingen i kommunale folkevalgte organer og i interkommunale selskaper for å ivareta smittevernhensyn. Helt siden pandemiens begynnelse har det vært gitt midlertidige unntak fra kommuneloven og IKS-loven, og noen av unntakene ønsker departementet nå å innføre som permanente løsninger.

Departementet fastsatte i mars 2020 midlertidig forskrift 13. mars 2020 nr. 277 om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av Covid-19 (fjernmøteforskriften). Forskriftens § 5 bestemte at folkevalgte organer kunne gjennomføre fjernmøter også i de tilfellene organet var pålagt å lukke møtet. Forskriften hadde varighet til 1. august 2020, og adgangen til å behandle slike saker i et fjernmøte falt dermed bort.

Stortinget vedtok i april 2020 midlertidig lov 14. april 2020 nr. 27 om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19), som hadde varighet til 16. september 2020. Stortinget vedtok etter dette midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for avhjelpe konsekvenser av covid-19). I denne midlertidige loven er det to bestemmelser som er gitt som følge av nasjonale restriksjoner og tiltak for å minimere fysisk kontakt og ansamlinger av mennesker. Loven gjeninnførte to unntak, som på grunn av smitteutviklingen høsten 2020, viste seg å være nødvendige. Den midlertidige loven gir folkevalgte organer utvidet adgang til å behandle saker i fjernmøte. Loven åpner blant annet for at folkevalgte organer kan behandle saker som skal foregå for lukkede dører etter kommuneloven § 11-5 andre ledd i fjernmøte, jf. § 1. Loven åpner også for at organer i IKS-er kan ha fjernmøter, jf. § 2. Det følger direkte av ordlyden i loven at den oppheves 1. juni 2021, jf. § 3. Departementet har vurdert om loven skal forlenges, eller om de midlertidige unntakene skal innføres som permanente løsninger i hhv. kommuneloven og IKS-loven.

Det er ikke uvanlig at kommunestyrer, fylkesting eller andre folkevalgte organer har møter i juni eller over sommeren. Ettersom smittesituasjonen er uavklart, og det fremdeles er en viss usikkerhet knyttet til utviklingen i smittesituasjonen i tiden fremover, kan det være smitteverntiltak som gjør det vanskelig å møtes til fysiske møter i denne perioden. Det kan dermed bli behov for å avholde møter som fjernmøter i folkevalgte organer på grunn av pandemien også etter sommeren.

For at kommunestyret, fylkestinget og andre folkevalgte organer skal kunne behandle alle typer saker i denne perioden hvor fysiske møter ikke bør gjennomføres, foreslår departementet at bestemmelsen i den midlertidige loven § 1 videreføres. Departementet foreslår at loven videreføres til 10. november 2021, slik at den ikke oppheves før Stortinget er samlet igjen.

Interkommunale selskap har fått unntak fra IKS-loven i den midlertidige loven. Loven åpner for at representantskapet og styret i et interkommunalt selskap etter IKS-loven kan ha fjernmøter, og at det er mulig å benytte elektronisk signatur for å underskrive møteprotokollene fra disse møtene, jf. § 2. Departementet mener at den teknologiske utviklingen, og den generelle utvidede adgangen til fjernmøter etter kommuneloven og for andre typer foretak, tilsier at adgangen til fjernmøter i interkommunale selskap innføres som en permanent ordning. Erfaringene og tilbakemeldingene fra perioden hvor dette har vært tillatt, viser at det er en ønsket og hensiktsmessig endring.

Departementet foreslår videre å rette opp feil henvisninger i lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker, lov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse og lov 22. juni 1962 nr. 8 om Stortingets ombudsmann for forvaltningen.

3 Høringen

Lovforslaget ble sendt på forkortet høring 14. januar 2021 med høringsfrist 12. februar 2021. Årsaken til en forkortet høringsfrist på fire uker var for at lovendringene kunne vedtas og tre i kraft innen den midlertidige loven oppheves 1. juni 2021.

Høringen ble sendt til følgende instanser:

Departementene

Arbeids- og velferdsdirektoratet

Barneombudet

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet

Brønnøysundregistrene

Datatilsynet

Digitaliseringsdirektoratet

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap

Finanstilsynet

Forbrukerrådet

Forbrukertilsynet

Helsedirektoratet

Husbanken

Kommunalbanken

Konkurransetilsynet

OsloMet

Likestillings- og diskrimineringsombudet

Norges handelshøyskole NHH

Norges Bank

NTNU

SIVA- Selskapet for industrivekst

Statens helsetilsyn

Statens kartverk

Statsforvalterne

Statistisk sentralbyrå

Sysselmannen på Svalbard

Universitetet for miljø- og biovitenskap

Universitetet i Agder

Universitetet i Bergen

Universitetet i Oslo

Universitetet i Stavanger

Universitetet i Tromsø

Utdanningsdirektoratet

Utlendingsdirektoratet

Riksrevisjonen

Sámediggi – Sametinget

Sivilombudsmannen – Stortingets ombudsmann for forvaltningen

Fylkeskommunene

Kommunene

Longyearbyen lokalstyre

Advokatforeningen

Akademikerne

Arbeidsgiverforeningen Spekter

Avfall Norge

Delta

Fagforbundet i Norge

Fellesforbundet

Forum for kontroll og tilsyn

Friluftsrådenes landsforbund

Handelshøyskolen BI

KS

Landsorganisasjonen i Norge

NITO

Norges handelshøyskole

Norges Juristforbund

Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund

Norges Kommunerevisorforbund

Norges kulturvernforbund

Norsk Journalistlag

Norsk Kommunalteknisk Forening

Norsk Presseforbund

Norsk Psykologforening

Norsk Redaktørforening

Norsk Rådmannsforum

Norsk Vann

Næringslivets Hovedorganisasjon

Revisorforeningen

Samarbeidsrådet for yrkesopplæring

Samfunnsbedriftene

Unio

Utdanningsforbundet

Virke

Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund

Arbeiderpartiet

Demokratene

Det Liberale Folkepartiet

Fremskrittspartiet

Høyre

Kristelig Folkeparti

Kystpartiet

Miljøpartiet De Grønne

Norges Kommunistiske Parti

Partiet De Kristne

Pensjonistpartiet

Piratpartiet

Rødt

Samfunnspartiet

Senterpartiet

Sosialistisk Venstreparti

Venstre

Følgende høringsinstanser har avgitt høringssvar med merknader:

Alvdal kommune

Avfall Norge

Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT)

Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd

Innlandet fylkeskommune

KS

Norges Kommunerevisorforbund (NKRF)

Norsk Journalistlag

Revisorforeningen

Samfunnsbedriftene

Sandnes kommune

Seljord kommune

Strand kommune

Trondheim kommune

Vestland fylkeskommune

Følgende høringsinstanser har svart at de ikke har merknader:

Arbeids- og velferdsdirektoratet

Brønnøysundregistrene

Forsvarsdepartementet

Helse- og omsorgsdepartementet

Justis- og beredskapsdepartementet

Kartverket

Kommunalbanken

Klima- og miljødepartementet

Landbruks- og matdepartementet

Samferdselsdepartementet

Sarpsborg kommune

Statistisk sentralbyrå

Tinn kommune

Trøndelag fylkeskommune

Flere høringsinstanser har også kommet med andre innspill og forslag til endringer i IKS-loven. Blant annet har Samfunnsbedriftene og Revisorforeningen ønsket endringer i reglene om IKS-enes mulighet til å ha elektronisk kommunikasjon med Brønnøysundregistrene. Norsk Journalistlag, Samfunnsbedriftene og Sandnes kommune tar opp at endringene om fjernmøter i IKS-loven bør følges opp med ytterligere endringer om saksbehandlingen i IKS-ene, og særlig spørsmålet om kommunelovens regler om møteoffentlighet også bør gjelde for selskapene. Norges Kommunerevisorforbund har også understreket behovet for en helhetlig gjennomgang av IKS-loven.

Departementet foreslår i denne lovproposisjonen bare endringer i reglene om fjernmøter og elektronisk signatur. Departementet har også igangsatt et arbeid med å vurdere andre endringer i IKS-loven enn de som foreslås i denne proposisjonen. Høringsinnspillene tas med i dette arbeidet.

4 Adgangen til fjernmøte i IKS-er

4.1 Gjeldende rett

Et interkommunalt selskap skal ha både et representantskap og et styre, jf. IKS-loven §§ 6 og 10. Representantskapet er selskapets øverste myndighet, og behandler blant annet selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan. Selskapet skal også ha et styre som blant annet har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Dersom et interkommunalt selskap skal avvikles, skal representantskapet oppnevne et avviklingsstyre, jf. IKS-loven § 33. Saksbehandling i representantskapet, styret og avviklingsstyret skal gjennomføres i møter, jf. IKS-loven §§ 8, 11 og 33. Loven gir ikke adgang til å gjennomføre fjernmøter i alle disse organene. I forarbeidene til IKS-loven forutsettes det at møter i representantskapet skal være fysiske møter med alle representantene til stede. Departementet har i en tolkningsuttalelse åpnet for at styremøter kan gjennomføres ved fjernmøter, men ikke innfortolket samme åpning for representantskapet.

Til sammenlikning gir kommuneloven § 11-7 adgang for kommunestyret å bestemme at organene i kommunene og interkommunale samarbeid etter kommuneloven kan holde fjernmøter. Eksempelvis kan representantskapene og eventuelle underordnede styringsorgan i både kommunalt oppgavefellesskap og interkommunale politiske råd ha fjernmøter.

Midlertidig lov 17. april 2020 nr. 27 om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 4 første ledd ga unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020, slik at møter frem til da kunne avholdes som fjernmøter. I ny midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19), ble det i § 2 første ledd igjen åpnet for at nevnte organer kunne ha fjernmøter. Denne loven oppheves 1. juni 2021.

4.2 Forslaget i høringen

Departementet foreslo at unntakene i den midlertidige loven skulle bli varige bestemmelser for interkommunale selskaper, og dermed tas inn som endringer i IKS-loven. På den måten vil representantskapet, styret og et eventuelt avviklingsstyre gis mulighet til å ha fjernmøter på varig basis, også etter at koronapandemien er over.

4.3 Høringsinstansenes syn

Det er 14 høringsinstanser som uttaler seg om forslagene, hvorav alle støtter forslaget. De som støtter forslaget enten eksplisitt eller generelt er Avfall Norge, Alvdal kommune, Strand kommune, Sandnes kommune, Trondheim kommune, Innlandet fylkeskommune, Forum for Kontroll og Tilsyn, Samfunnsbedriftene, Revisorforeningen, Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd, Norges Kommunerevisorforbund, Vestland fylkeskommune og KS. Det er ingen som er mot forslaget.

Samfunnsbedriftene er fornøyd med forslaget, og viser blant annet til at «økt bruk av elektroniske løsninger i tiden fremover og at utformingen av løsningene blir mer fleksibel og bedre tilrettelagt for kommunikasjon». De viser til at endringene kan gjøre det enklere å avvikle møter i hastesituasjoner, eller der samfunnsmessige forhold krever det. Samfunnsbedriftene har også enkelte andre merknader til forslaget, og ber blant annet departementet vurdere et forslag som åpner for at enkelte medlemmer kan delta digitalt i et fysisk møte dersom personlig fremmøte er vanskelig.

Revisorforeningen, KS og Samfunnsbedriftene mener det er uklart om fjernmøter skal likestilles med fysiske møter, eller om det er slik at møtene i hovedsak skal være fysiske møter. KS skriver blant annet:

«Det fremgår ikke klart av høringsnotatet om fjernmøter etter forslaget er likestilt med fysiske møter. Etter kommuneloven er fysiske møter hvor representantene sitter samlet i et møterom hovedregelen, men at kommuneloven åpner for at kommunestyret eller fylkestinget gis anledning til å vedta at slike møter kan holdes som fjernmøter. KS mener at dette også bør være hovedregelen i IKS-loven. KS støtter forslaget, men ber departementet synliggjøre at fysiske møter er hovedregelen, men med adgang til fjernmøter.»

Videre skriver KS blant annet at det bør grunngis når det holdes fjernmøter, slik at man i ettertid kan fastslå hvorfor det ikke ble et fysisk møte, og at det ikke bør være fjernmøter der det kan føre til at enkeltmedlemmer ikke kan delta grunnet dårlig infrastruktur, manglende digital kompetanse eller lignende.

Samfunnsbedriftene viser til at det i samarbeidet mellom kommuner i et IKS kan være et særlig behov for at møtene avvikles slik at det blir rom for kommunikasjon utover det et digitalt møte kan legge til rette for. For eierkommunene kan fysiske møter én til to ganger i året være en viktig arena for utveksling av informasjon og synspunkter utover sakslisten. Det vises til foreslåtte endringer i andre lover om ulike selskap og foretak hvor det er krav om en forholdsmessighetsvurdering for å kunne ha fjernmøter. Videre viser Samfunnsbedriftene og Revisorforeningen til at begrepet «elektronisk møte» bør benyttes, slik det er foreslått for andre typer selskap.

Forum for Kontroll og Tilsyn støtter endringene og viser blant annet til at forslaget vil skape mer likhet mellom saksbehandlingsreglene for kommunale organer og interkommunale samarbeid i kommuneloven, og organer i IKS-ene. Siden det ikke er mulig å kombinere fysisk møte og fjernmøte, anses det som fjernmøte etter kommuneloven § 11-7 bare så lenge minst én person ikke deltar fysisk. Dette bør også presiseres i forslaget til fjernmøtebestemmelse i IKS-loven.

Norges Kommunerevisorforbund støtter også forslaget og viser til at de allerede i høringen av den midlertidige loven ønsket at disse unntakene blir gjort til en varig løsning. Forslaget vil bidra til å gjøre det lettere med beslutningsdyktige møter i representantskapet, og dermed også «motvirke at antall representantskapsmøter reduseres til et absolutt minimum». Forbundet mener at samlet sett vil alle forslagene kunne bidra til en styrket eierstyring av selskapene.

Seljord kommune støtter endringene, men er også skeptisk til at fjernmøter erstatter den fysiske møteareaen. Kommunen er også usikker på om «bruk av fjernmøte sikrar god offentligheit og bidrar til at demokratiske beslutningar blir like tilgjengelege for offentlegheita når møtearenaen ikkje er fysisk». Departementet ble blant annet bedt vurdere hvordan sikre møteoffentlighet og reell deltakelse.

4.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet viser til at forslaget har fått bred støtte i høringen, og foreslår at IKS-loven endres slik det ble foreslått i høringen. Departementet foreslår også enkelte justeringer av forslaget på bakgrunn av innspill i høringen.

Departementet er enig med Samfunnsbedriftene og KS i at utgangspunktet bør være fysiske møter, og at fysiske møter har mange fordeler sammenlignet med fjernmøter, men mener det må være opp til selskapene og organene selv å vurdere når og i hvilken grad de ønsker å benytte fjernmøter der organene finner det hensiktsmessig eller ønskelig. Bruk av fjernmøter i representantskapet kan blant annet føre til hyppigere møter og bedre eierstyring av selskapet. Mulighet for fjernmøte kan også redusere reiseavstanden, og dermed gjøre det enklere å delta i møtene enn når det er fysiske møter. Departementet legger videre til grunn at organene i liten grad vil gjennomføre fjernmøter dersom det fører til at enkeltmedlemmer ikke har mulighet til å delta. I kommuneloven er det ikke fastsatt krav om begrunnelse for hvorfor et møte skal holdes som fjernmøte. Departementet ser ikke grunn til at reguleringen av fjernmøter etter IKS-loven på dette området skal gå lengre enn kommuneloven. Det er flere årsaker som kan tale for at det er behov for at et møte holdes som fjernmøte. En uttømmende opplisting av mulige årsaker vil ikke være hensiktsmessig å ta inn i loven, og det vil heller ikke være hensiktsmessig med regulering av begrunnelse for fjernmøte.

Som Forum for Kontroll og Tilsyn viser til, er et møte etter kommunelovens bestemmelser enten fysisk møte eller fjernmøte. Departementet vil presisere at, på samme måte som fjernmøter etter kommuneloven, skal et møte anses som et fjernmøte så lenge ikke alle medlemmene er samlet i samme lokale. Dersom ett eller flere av organets medlemmer deltar i møtet digitalt, vil møtet være å anse som et fjernmøte.

Samfunnsbedriftene har i høringen lagt til grunn at det er slik at det er lederen av organet (representantskapet eller styret) som avgjør om det aktuelle møtet skal være fjernmøte eller ikke, og at dette skal fremgå av innkallingen. Departementet er enig i dette utgangspunktet, men det bør prinsipielt være slik at representantskapet eller styret har truffet vedtak om at organet i det hele tatt skal kunne ha fjernmøter. Det innføres derfor et krav om at representantskapet eller styret har truffet vedtak om at organets møter kan være fjernmøter.

Som flere har kommentert i sine høringssvar, så er det ikke krav om møteoffentlighet og åpne møter i representantskapet og styret i interkommunale selskaper. Dette er et av spørsmålene departementet vil se nærmere på i arbeidet med å vurdere andre endringer i IKS-loven. I utgangspunktet vil dermed ikke flere fjernmøter rettslig sett ha konsekvenser for allmennhetens innsyn eller føre til mindre offentlighet. Det vil selvsagt være mulig for de selskapene som ønsker det å strømme fjernmøtene slik at allmennheten kan følge møtet.

Departementet mener det er mest hensiktsmessig å omtale digitale eller elektroniske møter i IKS-ene som «fjernmøter» i likhet med begrepsbruken i kommuneloven. Selv om IKS-loven inneholder mange elementer fra selskapslovgivningen, er IKS-er en særegen selskapsform kun for interkommunalt samarbeid, og departementet mener det er mer hensiktsmessig å benytte begrepene fra kommuneloven og andre former for interkommunalt samarbeid.

5 Bruk av elektronisk signatur

5.1 Gjeldende rett

Det er krav om at det skal føres protokoll for møtene i organene i interkommunale selskaper, jf. IKS-loven §§ 9, 12 og 33. For protokoller fra møter i representantskapet er det krav om at den underskrives av møteleder og to av representantskapets medlemmer. For protokoller fra møter i styret er det krav om at protokollen underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Midlertidig lov 17. april 2020 nr. 27 om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 4 andre ledd innførte et unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020. Unntaket innebar at protokollene kunne signeres med elektronisk signatur.

Denne første midlertidige loven varte i perioden fra 17. april til 16. september. I dag følger unntaket av midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19) § 2 andre ledd, som gjelder fram til 1. juni 2021. Departementet viser i forarbeidene til den midlertidige lovgivningen til at elektronisk signatur er tillatt for selskaper regulert i aksjeloven.

5.2 Forslaget i høringen

I høringsnotatet foreslo departementet å videreføre bestemmelsen i den midlertidige loven gjennom endring i IKS-loven, slik at det blir varig adgang til å benytte elektronisk signatur for å signere protokollene fra møter i representantskapet, styret og eventuelle avviklingsstyrer.

5.3 Høringsinstansenes syn

Det er ikke mange høringsinstanser som kommenterer dette forslaget særskilt, men det får eksplisitt støtte fra KS, Samfunnsbedriftene, Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd, Revisorforeningen og Norges Kommunerevisorforbund. I tillegg er det syv høringsinstanser som gir sin generelle støtte til departements forslag i høringsnotatet. Samfunnsbedriftene viser blant annet til at bruk av elektronisk signering er bra, og en naturlig følge av at det er mulig å ha digitale møter. Revisorforeningen og Samfunnsbedriftene tar også opp at IKS-ene ikke kan benytte samordnet registermelding digitalt hos Brønnøysundregisteret, og at samhandlingen mellom registrene og selskapene oppfattes som tungvint. Særlig nå som protokoller kan signeres elektronisk bør selskapene kunne få tilgang til bedre digital kommunikasjon med Brønnøysundregistrene.

5.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet foreslår at IKS-loven endres i samsvar med forslaget i høringsnotatet, og viser til at forslaget fikk bred støtte blant høringsinstansene som uttalte seg om dette spørsmålet. Elektronisk signatur har nå vært mulig etter hjemmel i midlertidige lover over lange perioder siden april 2020. Adgangen til elektronisk signatur synes å ha fungert godt, og å være ønsket av blant annet selskapene og relevante aktører.

Når det gjelder innspillene om bruk av samordnet registermelding, så har departementet merket seg forslaget. For å kunne endre loven og videreføre unntakene i den midlertidige loven innen 1. juni, har det ikke vært anledning til å utrede dette tilstrekkelig nå.

6 Kommunelovens regler om lukkede fjernmøter og forlengelse av midlertidig unntak

6.1 Gjeldende rett

I NOU 2016: 4 Ny kommunelov foreslo utvalget at ingen saker bak lukkede dører kunne behandles i fjernmøter. Hensynet bak forslaget var blant annet at det var vanskelig å sikre at det kun er møtedeltakerne som får med seg det som skjer på et lukket møte som gjennomføres som fjernmøte, og at det kan ligge sårbarhet og risiko i de tekniske løsningene som benyttes. Utvalget foreslo likevel at det i noen tilfeller burde være mulig med lukkede fjernmøter og åpnet derfor opp for at det kunne gis unntak fra forbudet i forskrift.

Departementet mente at det var grunnlag for å skille mellom saker der organet skal lukke dørene etter § 11-5 andre ledd, og der organet kan lukke dørene etter § 11-5 tredje ledd. I de førstnevnte tilfellene, som ofte vil være saker med opplysninger omfattet av lovbestemt taushetsplikt, er det et mye større behov for å sikre at ingen uvedkommende får tilgang til opplysningene. Et moment her er at kommunene og de folkevalgte har en plikt til å hindre at taushetsbelagte opplysninger kommer på avveie. Konsekvensene av at uvedkommende er til stede i det lukkede møtet vil også være større. Derfor foreslo departementet at kun møter som lukkes etter § 11-5 tredje ledd kan holdes som fjernmøter.

Når et folkevalgt organ ønsker å ha et fjernmøte, er regelen i kommuneloven § 11-7 tredje ledd at et møte som er lukket etter § 11-5 andre ledd ikke kan gjennomføres som et fjernmøte. Det betyr at saker som handler om en arbeidstakers tjenstlige forhold eller saker som inneholder opplysninger omfattet av lovbestemt taushetsplikt, ikke kan behandles i et fjernmøte. Dersom møtet er lukket med hjemmel i § 11-5 tredje ledd, kan sakene behandles i fjernmøte.

På grunn av covid-19 er det i midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19) § 1 gjort unntak som åpner for at alle saker som går for lukkede dører kan behandles i fjernmøter. Dette unntaket gjelder frem til 1. juni 2021. Tidligere har dette unntaket stått i midlertidig forskrift 13. mars 2020 nr. 277 om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av Covid-19 § 5. Denne forskriften hadde varighet fram til 1. august 2020.

6.2 Forslaget i høringen

I høringsnotatet omtalte departementet bestemmelsen i den midlertidige loven, men forslo at det midlertidige unntaket på grunn av covid-19-pandemien om lukkede møter i fjernmøter, ikke skulle gjøres til en permanent løsning. Det ble særlig vist til at hensynene bak bestemmelsene i kommuneloven § 11-7 tredje ledd fremdeles gjør seg gjeldende i en normalsituasjon, og at bestemmelsen nylig ble vedtatt.

Departementet skrev også at hvis smittesituasjonen utviklet seg mot sommeren 2021 på en måte som gjør det nødvendig å fortsette med kun fjernmøter på grunn av pandemien, så ville departementet vurdere behovet for å forlenge den midlertidige loven.

6.3 Høringsinstansenes syn

Det er få høringsinstanser som kommenterer denne delen av høringsnotatet og departementets forslag. Innlandet fylkeskommune, KS, Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd og Trondheim kommune støtter departementets vurdering om at kommuneloven ikke endres. Vestland fylkeskommune mener departementet også burde fremme forslag om å endre kommuneloven § 11-7 tredje ledd, og begrunner forslaget med at det kan være særlige tilfeller som naturkatastrofer og transportstreik som gjør at det i et stort fylke som Vestland kan være vanskelig å gjennomføre fysiske møter.

6.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet mener at kommuneloven ikke bør endres slik at det permanent åpnes for at saker hvor dørene skal lukkes etter § 11-5 andre ledd kan behandles i et lukket fjernmøte. De forholdene Vestland fylkeskommunene peker på, er relevante og nyttige innspill, men departementet mener de ikke er tungtveiende nok til å fremme endringer nå såpass kort tid etter at ny kommunelov og nye fjernmøteregler ble vedtatt. Innspillet tas med i vurderingen og evalueringen av den nye kommuneloven.

Basert på den usikre smittesituasjonen knyttet til covid-19-pandemien, så har departementet vurdert at § 1 i den midlertidige loven bør videreføres til 10. november 2021. Det vil sannsynligvis være mulig med fysiske møter i mange kommuner, men smittesituasjonen kan føre til det fortsatt kan være behov for at folkevalgte organer i enkelte kommuner må ha sine møter som fjernmøter. I de kommunene kan det også være nødvendig for organene å behandle saker med taushetsbelagte opplysninger eller saker som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

Hvordan smittesituasjonen vil utvikle seg fremover, er fortsatt uavklart. Departementet mener det vil være uheldig om loven gis en opphevelsesdato som fører til at loven oppheves på et tidspunkt hvor Stortinget ikke er samlet, og dermed ikke vil kunne behandle et eventuelt forslag om ytterligere forlengelse av loven. Det foreslås derfor at loven videreføres til 10. november 2021.

7 Retting av feil i andre lover

I denne proposisjonen fremmes det også enkelte tekniske endringer i lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker, lov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse og lov 22. juni 1962 nr. 8 om Stortingets ombudsmann for forvaltningen. Dette er endringer som skal bidra til korrekte henvisninger og endrer ikke det materielle innholdet i bestemmelsene.

Alle endringene som foreslås har sammenheng med vedtakelsen og ikraftsettingen av ny kommunelov. Forvaltningsloven § 28 andre ledd ble endret ved at det ble satt inn et nytt andre punktum, men henvisningene i § 35 ble ikke endret samtidig. Det vises derfor til feil punktum i § 35 fjerde ledd. Dette ønsker departementet å rette opp i. Tvangsfullbyrdelsesloven § 1-2 og sivilombudsmannsloven § 4 ble endret 1. november 2019 slik at de skulle henvise til ny kommunelov, jf. kommuneloven § 31-6, men som en uforutsett følge av andre allerede vedtatte endringer om oppheving av samkommunemodellen og iverksettingen av disse lovendringene, henviste tvangsfullbyrdelsesloven og sivilombudsmannloven fra 1. januar 2020 igjen til den gamle kommuneloven. Departementet har nylig oppdaget dette, og foreslår derfor at henvisningene endres slik at det henvises til den nye og gjeldende kommuneloven.

8 Økonomiske og administrative konsekvenser

Dersom selskapene ønsker å benytte seg av fjernmøter i representantskapet eller styret kan det i noen tilfeller innebære investeringskostnader for å anskaffe nødvendig utstyr i den grad selskapet ikke allerede har anskaffet dette. Slike kostnader anses for å være beskjedne og må eventuelt dekkes innenfor selskapenes ordinære budsjettrammer. Bruk av fjernmøter kan også føre til besparelser i reiseutgifter for medlemmer av selskapenes representantskap og styrer. Dette vil imidlertid være beskjedne besparelser, men likevel ikke helt ubetydelige i de tilfellene hvor representantskapet har et stort antall medlemmer med stor geografisk spredning.

Utgiftene ved å benytte elektronisk signering antas også være beskjedne, og må eventuelt tas innenfor ordinære budsjettrammer.

Ettersom forslaget innebærer å gjøre midlertidige endringer permanente, må det også kunne legges til grunn at mange selskaper antagelig allerede har anskaffet det nødvendige utstyret for fjernmøter og elektronisk signering.

Forslaget om å forlenge varigheten av § 1 i den midlertidige loven til 10. november 2021 har ingen nevneverdige økonomiske eller administrative konsekvenser.

9 Merknader til de enkelte bestemmelsene

9.1 Endringer i IKS-loven

Til § 9

Etter fjerde ledd første punktum kan representantskapet vedta at det skal være adgang til å gjennomføre møter som fjernmøter. For at representantskapet skal ha fjernmøter, må det først være truffet et overordnet vedtak om dette, og det er deretter ikke nødvendig med et konkret vedtak for hvert enkelt møte. Utgangspunktet er at møter skal være fysiske møter, men forslaget innebærer at representantskapet også kan velge å ha fjernmøter der det anses hensiktsmessig eller ønskelig. Representantskapet kan for eksempel i møteplanen angi om et møte skal være fjernmøte, eller i et møte avgjøre at neste møte skal være fjernmøte. Det er også mulig at representantskapets leder skriver i innkallingen etter § 8 at et møte likevel skal være fjernmøte dersom det har oppstått forhold som gjør at det er ønskelig med fjernmøte, og representantskapet har vedtatt å åpne for fjernmøter. Det er altså ikke et absolutt krav om at representantskapet selv på forhånd har vedtatt at det aktuelle møtet skal være fjernmøte.

Det følger av fjerde ledd andre punktum at et fjernmøte er definert som et møte hvor deltakerne ikke sitter i samme lokale, men deltakerne via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre, jf. kommuneloven § 11-7. Et møte anses for å være et fjernmøte så lenge ikke alle medlemmene som deltar i møtet, er samlet i samme lokale. Det vil altså være fullt mulig å gjennomføre fjernmøter der de fleste representantene er samlet fysisk, men så lenge minimum ett medlem deltar digitalt vil møtet være å anse som et fjernmøte.

Kravene som ellers gjelder for møter i representantskapet, gjelder også for fjernmøter, jf. fjerde ledd tredje punktum.

Åttende ledd tredje punktum åpner for at møtelederen og de to representantskapsmedlemmene som skal underskrive protokollen, kan benytte elektronisk signatur for å signere protokollen.

Til § 12

Etter tredje ledd kan styret, på samme måte som representantskapet, treffe vedtak om at styret kan gjennomføre møter som fjernmøter. Dersom styret har fjernmøter er det de samme reglene som i § 9 fjerde ledd som gjelder. Kravene som ellers gjelder for styremøter, gjelder også for fjernmøter.

Femte ledd tredje punktum åpner for at styremedlemmene kan benytte elektronisk signatur for å underskrive protokollen.

9.2 Endringer i midlertidig lov om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19)

Til § 1

Bestemmelsen som videreføres i § 1 utvider adgangen som folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner har til å holde fjernmøter etter kommuneloven. Bestemmelsen gir adgang til at alle lukkede møter kan holdes som fjernmøter. Det innebærer at folkevalgte organer kan behandle saker som inneholder taushetsbelagte opplysninger i fjernmøte. Det samme gjelder hvis organet skal behandle saker om en arbeidstakers tjenstlige forhold.

Til § 3

Lovens opphevelsestidspunkt endres til 10. november 2021.

Tilråding

Kommunal- og moderniseringsdepartementet

tilrår:

At Deres Majestet godkjenner og skriver under et framlagt forslag til proposisjon til Stortinget om endringer i lov om interkommunale selskaper mv. (fjernmøter og elektronisk signering av protokoller).

Vi HARALD, Norges Konge,

stadfester:

Stortinget blir bedt om å gjøre vedtak til lov om endringer i lov om interkommunale selskaper mv. (fjernmøter og elektronisk signering av protokoller) i samsvar med et vedlagt forslag.

Forslag
til lov om endringer i lov om interkommunale selskaper mv. (fjernmøter og elektronisk signering av protokoller)

I

I lov 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper gjøres følgende endringer:

§ 9 nytt fjerde ledd skal lyde:

Representantskapet kan treffe vedtak om at møter kan gjennomføres som fjernmøter. Fjernmøter innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for representantskapsmøte, gjelder også for fjernmøter.

Nåværende fjerde til syvende ledd blir nytt femte til åttende ledd.

§ 9 nytt åttende ledd skal lyde:

Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtet. Protokollen underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer som velges ved møtets begynnelse. Medlemmene kan benytte elektronisk signatur for å signere protokollen. Styrets medlemmer og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak innført i protokollen.

§ 12 nytt tredje ledd skal lyde:

Styret kan treffe vedtak om at møter kan gjennomføres som fjernmøter i samsvar med reglene i § 9 fjerde ledd. Kravene som ellers gjelder for styremøter, gjelder også for fjernmøter.

Nåværende tredje og fjerde ledd blir nytt fjerde og femte ledd.

§ 12 nytt femte ledd skal lyde:

Det skal føres protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Medlemmene kan benytte elektronisk signatur for å signere protokollen. Styremedlem eller daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen.

II

I midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19) gjøres følgende endringer:

Lovens tittel skal lyde: Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven

§ 2 skal oppheves.

Ny § 3 skal lyde:

Loven trer i kraft straks og oppheves 10. november 2021.

III

I lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker skal § 35 fjerde ledd lyde:

Annet og tredje ledd gjelder ikke for kommunale, fylkeskommunale eller statlige organer som er klageinstans etter § 28 annet ledd første, annet eller tredje punktum. Statlige klageinstanser kan likevel oppheve vedtak som må anses ugyldige.

IV

I lov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse skal § 1-2 andre ledd lyde:

Pengekrav mot en kommune, fylkeskommune, et interkommunalt selskap, regionalt helseforetak eller helseforetak kan ikke tvangsfullbyrdes etter kapittel 7, jf. kommuneloven § 29-1, lov om interkommunale selskaper § 23 og helseforetaksloven § 5.

V

I lov 22. juni 1962 nr. 8 om Stortingets ombudsmann for forvaltningen skal § 4 andre ledd bokstav f lyde:

f) avgjørelser som etter bestemmelse i lov bare kan treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv, med mindre en avgjørelse er truffet etter kommuneloven § 11-8 første ledd. En slik avgjørelse kan Ombudsmannen likevel ta opp til undersøkelse av eget tiltak når han finner at hensynet til rettssikkerheten eller andre særlige grunner tilsier det.

VI

Loven trer i kraft 1. juni 2021.