Prop. 5 L

(2010–2011)
Proposisjon til Stortinget (forslag til lovvedtak)

Endringar i einingsregisterlova og føretaksregisterlova

Tilråding frå Nærings- og handelsdepartementet av 15. oktober 2010, godkjend i statsråd same dagen. (Regjeringa Stoltenberg II)

Dokumentet på regjeringen.no

1 Hovudinnhaldet i proposisjonen

Nærings- og handelsdepartementet fremjar med dette forslag til endringar i lov 3. juni 1994 nr. 15 om Einingsregisteret (einingsregisterlova) og i lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av føretak (føretaksregisterlova). Forslaget er eit ledd i regjeringa sitt forenklingsarbeid.

Forslaga inneber at reglane om kven som skal signere elektroniske meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, blir enklare. Konkret foreslår departementet følgjande:

Dagens forskriftsfullmakt (høve til å gjere unntak frå signeringskrava ved endring av adresse- og kontaktdata) blir utvida slik at ho gjeld alle typar elektroniske meldingar. I forskriftsføresegner vil Nærings- og handelsdepartementet leggje til rette for at alle som i dag er pålagde meldeplikt til Brønnøysundregistra, kan signere åleine. Gjennom forskriftsføresegnene vil departementet òg leggje til rette for at fullmakta til å signere meldinga elektronisk kan delegerast til ein fysisk person føretaket peikar ut ved hjelp av administratorrettane i Altinn.

Personkretsen som har meldeplikt til Einingsregisteret, blir utvida. For å få einsarta reglar i registerregelverket blir kretsen som kan signere både papirmeldingar og elektroniske meldingar til Einingsregisteret, utvida tilsvarande.

Kapittel 2 og 3 inneheld bakgrunn og gjeldande rett og dessutan ei vurdering av behovet for lov- og forskriftsendringane.

I kapittel 4 tek departementet opp spørsmålet om å utvide eksisterande forskriftsfullmakt til å gjelde alle typar elektroniske meldingar. I kapittelet er også dei planlagde forskriftsføresegnene skisserte. Kapittel 4 omhandlar også forslaget om å utvide retten til å signere meldingar til Einingsregisteret.

Økonomiske og administrative konsekvensar er behandla i kapittel 5.

2 Bakgrunn for lovforslaget

2.1 Innleiing

Elektronisk innsending av meldingar til Brønnøysundregistra forenklar kvardagen for aktørane i næringslivet og forkortar saksbehandlingstida ved registra. Det har derfor vore tilbod om elektronisk innsending til Einingsregisteret og Føretaksregisteret sidan desember 2006.

Nærings- og handelsdepartementet har ei målsetjing om at prosentdelen av elektroniske meldingar skal liggje på 95 prosent innan utgangen av 2012. Dette målet vart nedfelt i regjeringa sin handlingsplan Elektroniske tjenester til næringslivet frå januar 2007. Per mai 2010 ligg han på ca. 45 prosent, og auken er dermed langt lågare enn det Brønnøysundregistra og Nærings- og handelsdepartementet forventa då det vart opna for elektronisk innsending.

Departementet ønskjer med denne regelverksrevisjonen å leggje til rette for auka bruk av elektronisk innsending. Endringane vil bidra til forenklingar for både næringslivet og myndigheitene.

Forslaget er ein del av handlingsplanen regjeringa har laga for å redusere dei administrative kostnadene til bedriftene, Tid til nyskaping og produksjon, som vart lagd fram i august 2008.

2.2 Endringsbehov

Bakgrunnen for dagens omfattande underskriftskrav finst i lov om Handelsregistre, Firma og Prokura frå 1890. Lova regulerte dei gamle handelsregistra som er forløparen til Føretaksregisteret. Etter tankegangen i den tida var underskrift frå dei ansvarlege i eit selskap sjølvsagt, og det var nødvendig for å få notoritet for det som skulle registrerast. Reglane om at dei meldepliktige måtte skrive under på meldingar, vart vidareførte då Føretaksregisteret og føretaksregisterlova vart innførte i 1985. Sidan 1985 er det gjort fleire forenklingar i underskriftskrava. I 1995 vart det gjort enklare å sende endringsmeldingar, i 2002 fjerna ein kravet om at underskrifta på meldingane skulle bekreftast, i 2004 fekk dei med signaturrett også høve til å signere nyregistreringsmeldingar, og i 2006 kom det heimel som opna for at det kunne givast forskrift om forenkla signeringskrav ved elektroniske meldingar om endring av kontakt- og adressedata.

Brønnøysundregistra har positive erfaringar med dei gjennomførte endringane. Feilaktige meldingar eller motstridande meldingar frå konkurrerande partar er sjeldsynte. I den grad det har skjedd, er dette løyst gjennom registreringsnekting og klagebehandling. Brønnøysundregistra har erfart at dei forenklingane som er gjennomførte til no, ikkje har hatt noko å seie for om det som blir meldt, er korrekt eller ikkje. Registra har heller ikkje merka nokon auke i talet på falske meldingar.

Også næringslivet har vore positiv til forenklingane og har peika på at forenklingane fører til store innsparingar.

Eit av dei viktigaste bidraga til forenkling for næringslivet er å leggje til rette for elektronisk kommunikasjon med det offentlege. Elektroniske tenester gjer kommunikasjon mellom det offentlege og bedriftene enklare og mindre ressurskrevjande for begge partar. I strategien til regjeringa for fornying av offentleg sektor er det slått fast at elektronisk kommunikasjon skal vere den primære kanalen for både næringslivet og privatpersonar når dei tek kontakt med offentlege styresmakter. I St.prp. nr. 1 (2007-2008) varslar Nærings- og handelsdepartementet at det blir teke sikte på ei utvikling der elektroniske tenester over tid fullt ut erstattar papir i kommunikasjonen mellom næringslivet og offentleg sektor. I mange år har styresmaktene derfor arbeidd aktivt for å utvikle gode elektroniske løysingar for næringslivet.

For næringslivet si innrapportering og kommunikasjon med det offentlege har myndigheitene utvikla Altinn-portalen (www.altinn.no). Alle relevante tenester frå det offentlege til næringslivet skal gjerast tilgjengelege her, slik at næringslivet har éin nettportal for all rapportering og kommunikasjon med forvaltninga.

Altinn-løysinga vart sett i full produksjon våren 2004. Per i dag har 23 statlege etatar slutta seg til Altinn-samarbeidet. Blant desse er dei tre opphavlege samarbeidspartane Brønnøysundregistra, Skattedirektoratet og Statistisk sentralbyrå. Arbeids- og velferdsetaten (NAV) inngjekk samarbeidsavtale i 2007. Tal frå Brønnøysundregistra si årsmelding for 2009 viser at om lag 1,3 millionar enkeltpersonar og 440 000 juridiske einingar er brukarar av løysinga.

Brønnøysundregistra har forvaltningsansvaret for Altinn-portalen, mens Nærings- og handelsdepartementet har det overordna ansvaret.

Innføring av elektroniske meldingar og auka krav til effektivitet og forenkling i samfunnet har ført til at det er behov for å gjere signeringskrava for elektroniske meldingar enklare. Dei positive erfaringane til Brønnøysundregistra og næringslivet med dei forenklingane som alt er gjennomførte, er òg eit argument for å gå eit steg vidare.

Brønnøysundregistra har tilbydd elektronisk innsending av meldingar til Føretaksregisteret og Einingsregisteret med signeringsløysing sidan desember 2006.

For Einingsregisteret auka talet på brukarar av den elektroniske løysinga frå 32 prosent ved utgangen av 2008 til ca. 45 prosent i mai 2009 og til ca. 47 prosent i mai 2010. Både registrering, endring og sletting i Einingsregisteret er gratis.

Prosentdelen av elektroniske meldingar til Føretaksregisteret auka frå ca. 12 prosent i starten av 2007 til ca. 27 prosent i september 2008. Per mai 2009 var den elektroniske prosentdelen på ca. 36 prosent, og per mai 2010 ca. 45 prosent. Auken i 2008 og 2009 har blant anna samanheng med at det frå januar 2008 vart innført differensiert registreringsgebyr, som gjer det billigare å sende inn gebyrbelagde meldingar til Føretaksregisteret elektronisk enn på papir. Det er 500-1000 kroner å spare per melding avhengig av organisasjonsform og om det dreier seg om ei førstegongsregistrering eller ei endringsmelding.

Auken er ein god del lågare enn det Brønnøysundregistra og Nærings- og handelsdepartementet forventa då det vart opna for elektronisk innsending. Av den totale mengda meldingar som kjem inn til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, har det vore mogleg å sende inn om lag 80 prosent av meldingane elektronisk. Frå mai 2009 auka talet på dei som kan nytte elektroniske meldingar til om lag 90 prosent. Denne auken var eit resultat av at sju nye organisasjonsformer, mellom anna burettslag, stiftingar og eigarseksjonssameiger, vart innlemma i den elektroniske løysinga. Departementet har ei målsetjing om at elektroniske meldingar skal utgjere 95 prosent av alle meldingar.

I 2006 sette Brønnøysundregistra i gang ein prosess for å sjå nærmare på krava til signering i regelverket for Einingsregisteret og Føretaksregisteret. Målet var å oppnå ein klar auke i talet på elektroniske meldingar til både Einingsregisteret og Føretaksregisteret.

I eit notat til departementet i 2007 skriv Brønnøysundregistra at «[å]rsaken til at innkomsten er for lav kan skyldes flere ting, men det er grunn til å anta at noe av problemet skyldes underskriftskravene for signering av meldinger til Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Reglene innebærer at alle de meldepliktige eller signaturberettigede må logge seg inn på Altinn for å kunne signere på meldingene til registrene. I et eksempel hvor hele styret er meldepliktig er sjansen relativt stor for at elektronisk innrapportering stopper opp ved at en eller flere av styremedlemmene ikke ser seg tjent med å logge seg på Altinn all den tid det synes enklere å signere en papirversjon».

Innsending av meldingar ved bruk av elektronisk signatur i Altinn har hausta mange lovord frå brukarane. Ei spørjeundersøking blant 2 000 daglege leiarar viste at 80 prosent meiner dei sparer tid på å bruke Altinn når dei sender inn offentlege skjema. Likevel er tilbakemeldingane frå store brukargrupper som revisorar, advokatar og rekneskapsførarar at dei krava som blir stilte til signering i einingsregisterlova og føretaksregisterlova, er ein barriere for at føretaka skal ta i bruk den elektroniske løysinga. I motsetnad til det som gjeld for mange andre skjema i Altinn, opnar ikkje registerlovene for å delegere oppgåva med å signere meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret til andre. Brukarane melder om at det er tungvint og tidkrevjande å lære opp alle som må signere meldinga elektronisk (styremedlemmer, deltakarar, personar med signaturrett), i å bruke Altinn-løysinga.

For å kome nærmare målet meiner Nærings- og handelsdepartementet at det er behov for fleire endringar i gjeldande signeringsreglar. Departementet foreslår å endre einingsregisterlova § 8 sjuande ledd og føretaksregisterlova § 4-3 andre ledd ved å utvide dagens forskriftsfullmakt til å omfatte alle elektroniske meldingar, og ikkje berre meldingar som gjeld kontakt- og adressedata.

Brønnøysundregistra si erfaring er at kvaliteten på dei meldingane som kjem inn elektronisk, er vesentleg høgare enn det som blir sendt på papir. Dette kjem av at opplysningane i meldinga blir kontrollerte automatisk (såkalla intelligent skjema), og at eventuelle nødvendige vedlegg følgjer med. All automatisk kontroll skjer opp mot registerregelverket, og alle feil må rettast før brukaren kan sende den elektroniske meldinga frå seg.

På lengre sikt har Nærings- og handelsdepartementet som mål å leggje til rette for at alle meldingar til Brønnøysundregistra skal meldast elektronisk. Tidspunktet for når registra kan tilby elektronisk innsending for dei organisasjonsformene og dei opplysningane som ikkje kan registrerast elektronisk i dag, er i stor grad avhengig av ein forstudie som skal vere ferdig i løpet av 2010. Avhengig av kva slags løysing departementet vel, trur departementet at det vil ta mellom halvtanna og fire år å kunne tilby elektronisk innsending for alle relevante typar meldingar. Det er dermed for tidleg å seie noko nærmare om når det vil bli stengt for papirbaserte meldingar. Men som ein konsekvens av denne målsetjinga vil det i liten grad bli lagt til rette for å forenkle papirbaserte meldingar.

I proposisjonen foreslår departementet også å endre einingsregisterlova § 8 første ledd og § 14 første ledd bokstav b som regulerer kven som har meldeplikt og rett til å signere meldingar. Dette blir gjort for å få betre harmoni med signeringsreglane i føretaksregisterlova og selskapsretten elles.

2.3 Høyring

Høyringsnotatet dette forslaget byggjer på, vart utarbeidd i samarbeid med Brønnøysundregistra. Det vart sendt på høyring 8. juli 2009 med høyringsfrist 8. oktober 2009.

Høyringsnotatet vart sendt til desse høyringsinstansane:

Alle departementa

Aksjonærforeningen i Norge

Brønnøysundregistra

Datatilsynet

Den Norske Advokatforening

Den norske Revisorforening

Finansnæringens Hovedorganisasjon

Forbrukarombodet

Forbrukarrådet

HSH

Konkurransetilsynet

Konkursrådet

Kredittilsynet

Økonomiforbundet

Lotteri- og stiftelsestilsynet

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening

Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund

Norges Kommunerevisorforbund

Norges Rederiforbund

Bedriftsforbundet

Norske inkassobyråers forening

Næringslivets Hovedorganisasjon

Oslo Børs

Regjeringsadvokaten

Riksrevisjonen

Skattedirektoratet

Skatterevisorenes forening

Skatt aust – Hamar

Sparebankforeningen i Norge

Statistisk sentralbyrå

Stortingets ombodsmann for forvaltninga

Nærings- og handelsdepartementet fekk desse høyringssvara:

Arbeids- og inkluderingsdepartementet, Barne- og likestillingsdepartementet, Fiskeri- og kystdepartementet, Fornyings- og administrasjonsdepartementet, Forsvarsdepartementet, Helse- og omsorgsdepartementet, Kultur- og kyrkjedepartementet, Kunnskapsdepartementet, Landbruks- og matdepartementet, Miljøverndepartementet, Utanriksdepartementet, Konkurransetilsynet, Lotteri- og stiftelsestilsynet, NITO Norges ingeniørorganisasjon, Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening, Statistisk sentralbyrå og Økonomiforbundet har ingen merknader til høyringsnotatet.

Finansdepartementet, Justisdepartementet, Bedriftsforbundet, Brønnøysundregistra, Datatilsynet, Den norske Revisorforening, Finansnæringens Hovedorganisasjon, HSH, Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Skattedirektoratet og Sparebankforeningen har alle hatt merknader til høyringsnotatet. Finansnæringens Hovedorganisasjon og Sparebankforeningen har gitt felles høyringsfråsegn.

Departementet har òg fått høyringsfråsegn frå Frivillighet Norge.

3 Gjeldande rett

3.1 Om Einingsregisteret og Føretaksregisteret

Brønnøysundregistra er den sentrale forvaltningsetaten som har ansvar for ei rekkje nasjonale kontroll- og registreringsordningar for næringslivet. Både Einingsregisteret og Føretaksregisteret er ein del av Brønnøysundregistra.

Både Einingsregisteret og Føretaksregisteret tilbyr i dag nettbasert registrering til dei fleste føretak. Alle innsende opplysningar blir lagra elektronisk. Ei rekkje opplysningar er også tilgjengelege på nettsidene til Brønnøysundregistra, i hovudsak i form av kunngjeringar og nøkkelopplysningar.

Einingsregisteret vart oppretta i 1995 og høyrer inn under Nærings- og handelsdepartementet. Verksemda til registeret er nærmare regulert i lov 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret (einingsregisterlova) og i forskrift 9. februar 1995 nr. 114 om registrering av juridiske personer m.m. i Enhetsregisteret (forskrift om registrering i Einingsregisteret).

Hovudformålet med Einingsregisteret er å fremje effektiv utnytting og samordning av offentlege opplysningar om dei ulike einingane. Registeret inneheld grunndata om alle juridiske personar og andre einingar som har registreringsplikt i NAV Aa-registeret, Føretaksregisteret, Stiftelsesregisteret, Konkursregisteret, Meirverdiavgiftsmanntalet, Statistisk sentralbyrås Bedrifts- og føretaksregister og i Skattedirektoratet sitt register over etterskotspliktige skatteytarar (desse registra er også kalla tilknytte register). Plikt til å registrere seg i Einingsregisteret gjeld blant anna for staten, fylkeskommunar, kommunar, selskap, samvirkeføretak, foreiningar, stiftingar, verdipapirfond, enkeltpersonføretak og tingsrettslege sameiger (regulert i einingsregisterlova § 4).

Krav om registrering kan også følgje av særskild føresegn som er gitt i eller i medhald av lov. I tillegg kjem einingar som registrerer seg frivillig.

Gjennom registrering i Einingsregisteret blir registreringseiningane identifiserte ved eit unikt organisasjonsnummer. Det har vore ein stor auke i talet på registrerte einingar i Einingsregisteret dei siste åra, og behovet for organisasjonsnummeret som identifikator aukar både i det offentlege og i det private. Ved årsskiftet 2009-2010 var det registrert 922 700 einingar i Einingsregisteret.

Føretaksregisteret vart oppretta i 1988 og høyrer òg inn under Nærings- og handelsdepartementet. Registeret si verksemd er nærmare regulert i lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak (føretaksregisterlova). Utfyllande reglar er gitt i forskrift 18. desember 1987 nr. 984 om registrering av foretak (føretaksregisterforskrifta).

Føretaksregisteret har ansvar for å registrere alle norske og utanlandske føretak som driv næringsverksemd i Noreg, med unntak av ein del enkeltpersonføretak. Registeret skal sikre rettsvern og oversikt over aktørane i norsk næringsliv, og er ei viktig kjelde for alle som treng korrekte opplysningar om desse. Ved inngangen til 2010 var det registrert 415 461 føretak i Føretaksregisteret. Talet på aksjeselskap som var registrerte per 31. desember 2009, var 213 224, noko som utgjorde 51,4 prosent av alle registrerte føretak.

Alle næringsdrivande føretak med både avgrensa og uavgrensa ansvar pliktar å registrere seg i Føretaksregisteret, jf. føretaksregisterlova § 2-1. Det same gjeld enkeltpersonføretak som driv handel med varer dei har kjøpt inn, eller som har meir enn fem fast tilsette i hovudstilling. Andre enkeltpersonføretak kan registrere seg på frivillig basis, jf. § 2-2.

3.2 Om meldeplikt og rett til å signere meldingar til Einings- og Føretaksregisteret

Reglane om når meldingar skal sendast inn, kven som pliktar å sørgje for at meldingar blir sende inn, og kven som kan signere sjølve meldinga, er regulerte i høvesvis einingsregisterlova og føretaksregisterlova kapittel 4. Kva slags opplysningar som skal meldast, er regulert i einingsregisterlova kapittel 2 og føretaksregisterlova kapittel 3. Dette er nærmare omtala i punkt 3.3. Registreringspliktige føretak skal meldast til Føretaksregisteret før næringsverksemda begynner (føretaksregisterlova § 4-1). Ei registreringseining skal meldast til Einingsregisteret seinast samtidig med at ho blir registrert i tilknytt register (einingsregisterlova § 12).

Meldeplikt er ei plikt til å sørgje for at registra til kvar tid er så korrekte og oppdaterte som mogleg. Endringar om føretaka skal meldast til registra for at tredjemann på ein enkel måte skal kunne finne korrekte opplysningar om føretaket. Dette medfører at den som er pålagd meldeplikt, må sørgje for at endringar blir melde til registra så fort som mogleg. I føretaksregisterlova er dette regulert i § 4-2, som seier at meldingar skal leverast inn utan ugrunna opphald.

Plikta til å melde eit føretak registrert for første gong og seinare til å melde endringar er i lova pålagd fysiske personar med tilknyting til eininga. I einingsregisterlova er meldeplikta pålagd innehavaren av eit enkeltpersonføretak og for alle andre einingar dagleg leiar, forretningsførar eller tilsvarande kontaktperson, jf. einingsregisterlova § 14 første ledd. Lova blir tolka slik at dersom eininga har ein dagleg leiar, er han/ho å betrakte som kontaktperson for eininga. Det tilsvarande gjeld for forretningsførar dersom eininga ikkje har dagleg leiar. For enkeltpersonføretak blir innehavaren alltid sedd på som kontaktperson. I § 14 tredje ledd kan også andre personar ha ei meldeplikt dersom dette følgjer av reglane for eit tilknytt register.

I føretaksregisterlova § 4-2 er meldeplikta i eit enkeltpersonføretak lagd til innehavaren. For kommandittselskap og ansvarlege selskap er meldeplikta lagd til kvar enkelt ansvarleg deltakar dersom ikkje selskapet er organisert med eit styre. I så fall har kvar enkelt styremedlem meldeplikt. I europeiske økonomiske føretaksgrupper har kvar enkelt ansvarleg deltakar eller forretningsførar meldeplikt. I alle andre føretak er meldeplikta lagd til kvar enkelt styremedlem.

Krav om å signere meldingane til registra betyr at ein står inne for at opplysningane som blir melde, er riktige. I praksis inneber dette å skrive under på/signere meldinga anten fysisk eller elektronisk. Einingsregisterlova og føretaksregisterlova har ulike reglar for kven som skal signere meldingar til registeret, men signeringskravet er det same for meldingar som blir sende inn på papir, og for elektroniske meldingar som blir sende via Altinn.

Etter føretaksregisterlova § 4-3 første ledd skal alle meldepliktige signere melding til registeret. I tillegg har den med signaturrett i selskapet ein slik rett. For enkeltpersonføretak er det dermed innehavar åleine som signerer meldinga. For alle andre organisasjonsformer må meldingane i utgangspunktet signerast av fleire personar, dersom ikkje føretaket har einestyre eller det er vedteke ei særskild signaturføresegn som gjer at signaturretten kan utøvast åleine. For å kunne nytte den elektroniske meldingsløysinga i Altinn må dermed alle som skal signere meldinga, lærast opp i å bruke systemet.

Etter einingsregisterlova § 8 første ledd må dagleg leiar, forretningsførar, innehavar eller tilsvarande kontaktperson gi ei skriftleg erklæring om at dei opplysningane som blir melde til Einingsregisteret, er riktige.

Omgrepet signaturrett er ein rett til å representere selskapet utetter og å forplikte føretaket – altså ein rett til å forplikte føretaket økonomisk eller på annan måte. Reglar om signaturrett er blant anna lovfesta i aksjelova § 6-30 og i selskapslova § 2-21. Kven som har signaturrett for eit føretak, går fram av registrerte opplysningar i Brønnøysundregistra. Omgrepet signaturrett må ikkje forvekslast med omgrepa meldeplikt og signering. Det er ikkje, og er heller ingen grunn til at det skal vere like reglar for signaturretten til selskapet og signering på meldingar til Einings- og Føretaksregisteret. Formåla med dei to regelsetta er forskjellige, og det er dermed behov for reglar som kan oppfylle formålet på best mogleg måte. For eit aksjeselskap er for eksempel hovudregelen at styret i fellesskap har signaturrett. For det same selskapet er det tungvint og unødvendig at heile styret skal måtte signere ei endringsmelding til Brønnøysundregistra.

Det er straffesanksjonar mot dei som let vere å oppfylle meldeplikta til høvesvis Einingsregisteret og Føretaksregisteret. Etter einingsregisterlova § 16 og føretaksregisterlova § 4-5 andre ledd kan den meldepliktige ileggjast tvangsmulkt dersom han/ho forsømmer meldeplikta, og etter føretaksregisterlova § 10-4 kan dei meldepliktige straffast med bøter.

Meldeplikt og straffansvar heng saman fordi den meldepliktige kan straffast viss den lovpålagde plikta ikkje blir oppfylt. I utgangspunktet skal den meldepliktige signere meldingar til registra, og ansvaret for å sørgje for at meldinga blir send inn, ligg alltid hos den meldepliktige. Dette gjeld også for elektroniske meldingar.

I 2007 vart det vedteke forskriftsheimlar i dei to lovene med høve til å gjere unntak frå krava til signering for meldingar om adressedata (postadresse, forretningsadresse) og kontaktdata (telefonnummer, telefaksnummer, mobiltelefonnummer, e-postadresse og heimeside), jf. Ot.prp. nr. 67 (2005-2006). Forskriftsheimlane opnar for at færre av dei meldepliktige skal måtte signere denne typen meldingar. Desse opplysningane er ofte førehandsutfylte i elektroniske skjema, og formålet med endringa var å gjere det lettare å rette opp feil. Men det har vist seg at det er relativt få endringsmeldingar som berre dreier seg om kontaktinformasjon. Slike forskriftsreglar vil derfor gi liten effekt og har ikkje vorte gitt.

Med heimel i einingsregisterlova § 12 tredje ledd og føretaksregisterlova § 4-1 fjerde ledd kan departementet òg gi reglar som pålegg registreringspliktige å sende meldingar til registeret elektronisk. Det er per i dag ikkje gitt slike forskrifter.

3.3 Nærmare om kva slags opplysningar som skal registrerast i Einingsregisteret og Føretaksregisteret

Einingsregisteret

Einingsregisterlova §§ 5 og 6 fastset at ved første gongs registrering skal meldinga innehalde opplysningar om blant anna namn eller føretaksnamn på eininga, adresse og organisasjonsform. Dersom dei finst skal meldinga òg innehalde opplysningar om styremedlemmer, revisor, rekneskapsførar, kven som har signaturrett o.l. For at Einingsregisteret skal ha ein fysisk person det kan kontakte, og ein som kan stå inne for at dei melde opplysningane er riktige, skal det etter § 5 bokstav f alltid givast opp anten dagleg leiar, forretningsførar, innehavar eller tilsvarande kontaktperson.

Einingsregisterlova § 8 fastset òg at dersom eininga ikkje skal registrerast i Føretaksregisteret, må erklæring frå revisor eller rekneskapsførar om at vedkomande tek på seg oppdraget, leggjast ved, dersom slike opplysningar blir melde. Reglane blir praktiserte slik at erklæringane må liggje føre i original. På same måte som for underskrifter på sjølve meldinga kan elektronisk innsending «stoppe opp» dersom vedkomande som skal signere vedlegget, ikkje ønskjer å signere elektronisk.

Føretaksregisteret

Føretaksregisterlova kapittel 3 stiller ei rekkje krav til kva slags opplysningar som skal registrerast i registeret for dei forskjellige organisasjonsformene. For aksjeselskap, allmennaksjeselskap, samvirkeføretak, foreiningar og stiftingar, europeiske selskap og europeiske samvirkeføretak skal selskapsvedtekter, stiftingsdato, forretningskommune, adresse, styremedlemmer, dagleg leiar og kven som har signaturrett, registrerast. For enkeltpersonføretak skal registeret innehalde opplysningar om føretaksnamn, innehavar, kva slags næringsverksemd som blir driven, forretningskommune og adresse, og dagleg leiar viss føretaket har det. Føretaksregisterlova kapittel 3 inneheld også reglar for kva slags opplysningar som skal registrerast for kommandittselskap, utanlandske føretak, statsføretak, helseføretak, regionale helseføretak og kommunale og fylkeskommunale føretak som er etablerte etter kommunelova.

3.4 Nærmare om bruk av elektronisk signatur og sikkerheitsløysinga i Altinn

Elektronisk signatur er eit felles omgrep som dekkjer fleire metodar eller teknikkar for å sikre at den personen som sender det elektroniske dokumentet, er den vedkomande gir seg ut for å vere. Formålet er å sikre at partar som ikkje kjenner kvarandre, kan kommunisere elektronisk og få verifisert identiteten til kvarandre. Ein elektronisk signatur kan òg brukast når ein skal inngå bindande avtalar. Teknikkane som blir brukte ved elektronisk signering i dag, er elektroniske nøklar og sertifikat, og PIN-kodar eller passord.

Lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (e-signaturlova) har som formål å leggje til rette for ein sikker og effektiv bruk av elektronisk signatur. Lova inneheld først og fremst krav til kvalifiserte sertifikat og dei som skriv ut slike (nivå 4, jf. nedanfor).

Altinn er tilrettelagt for bruk av elektronisk autentisering og signatur på fire sikkerheitsnivå (der nivå 4 er det høgaste). Ved dei fleste av tenestene i Altinn, deriblant for meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, blir det nytta ein enkel elektronisk signatur, basert på ei løysing med PIN-kode eller passord (nivå 2). Det er opp til tenesteeigarane (i dette tilfellet Brønnøysundregistra) i Altinn å avgjere kva slags sikkerheitsnivå ein skal ha når ein bruker dei elektroniske tenestene deira.

4 Enklare signering ved elektronisk innsending til Einings- og Føretaksregisteret

4.1 Innleiing

I høyringsnotatet skreiv departementet at dagens signeringsreglar truleg var årsaka til at talet på elektroniske meldingar var såpass lågt. Slik systemet er i dag, må alle dei meldepliktige logge seg inn i Altinn for å signere meldingane til registra. Viss fleire personar er meldepliktige, må alle lærast opp i å bruke Altinn-portalen, og det er nærliggjande å tru at fleire vel å signere meldinga på papir. Den elektroniske innrapporteringa blir dermed vald bort.

Departementet foreslo å utvide den eksisterande forskriftsheimelen om unntak frå signeringskrava om adresse- og kontaktdata til å gjelde alle elektroniske meldingar. Dermed kan departementet forskriftsregulere meir detaljerte signeringskrav for elektroniske meldingar.

Forslag til forskriftsføresegner vart sendt på høyring saman med lovendringsforslaga. I forskriftsutkastet foreslo departementet at alle som er pålagde meldeplikt, skulle få høve til å signere åleine. Departementet foreslo også at fullmakt til å signere meldinga elektronisk skal kunne delegerast til ein fysisk person som føretaket peikar ut ved hjelp av administratorrettane i Altinn. Sjølv om ikkje forskrifter skal behandlast av Stortinget, er dei foreslåtte reglane skisserte nedanfor.

Høyringsinstansane støttar generelt forslaga om å gjere det enklare å sende meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret elektronisk. Departementet si erfaring er generelt at forenklingar i oppgåvebyrdene til næringslivet blir positivt mottekne, og opprydding i tungvinne og til dels utdaterte signeringsreglar har i dette tilfellet vore tydeleg velkomen.

Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen uttalar at dei støttar tiltak som bidreg til auka bruk av elektronisk kommunikasjon mellom private og offentlege ved bruk av elektronisk signatur.

HSH er positiv til forenklingar med tanke på kven som skal kunne signere elektroniske meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, mens NHO uttalar at erfaringane rådgivarane til bedrifta har, bør vege tungt når ein foreslår tiltak for å auke den elektroniske innrapporteringa.

Bedriftsforbundet skriv: «Dette vil etter vår mening bidra til at flere velger elektronisk innsending via Altinn og det vil føre til enklere og rimeligere rapportering for næringslivet.»

Generelt vil departementet nemne at i ei rekkje små og mellomstore selskap er delar av administrasjonen, rekneskapsføring osv. sett bort til ein ekstern rekneskapsførar, revisor, advokat eller forretningsførar. For desse selskapa er det ofte også mest formålstenleg at den administrativt ansvarlege kan sende endringsmeldingar til Brønnøysundregistra.

Tal frå Brønnøysundregistra viser at ei mengd einingar er registrerte med anten revisor eller rekneskapsførar i Einingsregisteret. Dette gjeld alle 215 000 registrerte aksjeselskap og over halvparten av selskap med delt ansvar (DA) (10 000 einingar). At også 35 prosent av om lag 490 000 enkeltpersonføretak er registrerte med rekneskapsførar og/eller revisor, betyr at over 170 000 enkeltpersonføretak òg kan nytte seg av den forenkla innsendingsmåten.

På bakgrunn av dette har departementet stor tru på at dei foreslåtte endringane kan bidra til ein betre og enklare elektronisk kvardag for ei mengd norske bedrifter.

4.2 Forskriftsregulering av forenkla signeringskrav ved innsending av elektroniske meldingar

4.2.1 Forslaget i høyringsnotatet

I dag inneheld føretaksregisterlova § 4-3 andre ledd og einingsregisterlova § 8 sjuande ledd heimel til å gjere unntak frå underskriftskrava for meldingar om adresseendring og for endring av opplysningar om telefonnummer, telefaksnummer og andre elektroniske adresser. Nærings- og handelsdepartementet foreslo i høyringsnotatet at eksisterande lovheimlar blir utvida til å gjelde alle typar elektroniske meldingar.

Departementet vurderte det slik at det beste ville vere om det framleis var mogleg å forskriftsregulere dei nærmare krava framfor å lovregulere dei. Departementet foreslo dermed at den utvida retten til å signere meldingar skulle heimlast i ein generell lovheimel med rett til å gi forskrifter. Viss det seinare blir behov for å endre reglane igjen, vil forslag til endringar i forskrifta bli sendt på høyring etter vanlege reglar. I og med at det alt er gitt forskriftsheimlar for forenkla signeringsreglar og for å kunne påleggje elektronisk innsending til Einings- og Føretaksregisteret, vidarefører forslaget denne lovteknikken.

4.2.2 Høyringa

Berre Skattedirektoratet (SKD) kommenterer valet om å forskriftsregulere dei detaljerte føresegnene for signeringskrav. SKD skriv at ei forskriftsføresegn som byggjer på ei fullmaktsføresegn, kan bli tilsidesett dersom det viser seg at dei nye forskriftsføresegnene er i strid med ei lovføresegn. SKD skriv at forholdet til anna lovgiving må vurderast nærmare. SKD peikar vidare på at samordna registermelding òg omfattar søknad om registrering i meirverdiavgiftsmanntalet, og etterlyser ei vurdering av kva slags konsekvensar forslaga vil få for slike søknader.

4.2.3 Departementet sitt syn

Einingsregisterlova og føretaksregisterlova regulerer innsending og signering av meldingar til registra. Det er berre signeringsføresegnene det er forslag om å regulere i forskrifter for elektronisk innsending. Forskriftene kjem ikkje til å stride mot lovføresegner i einingsregister- og føretaksregisterlova. Aksjelova har berre reglar om kven som har signaturrett i selskapet generelt, og ikkje om signeringsrett for meldingar til Einings- og Føretaksregisteret. Etter departementet si vurdering vil det dermed ikkje oppstå nokon slik konflikt som Skattedirektoratet omtalar.

Når det gjeld meirverdiavgiftslova § 14-1 og forskrift til meirverdiavgiftslova § 14-1, inneheld dei ingen uttrykkjelege krav til kven som skal signere søknad om meirverdiavgiftsregistrering. Melding til Meirverdiavgiftsregisteret skal i samband med rettleiing til Samordna registermelding del 2 signerast av ein frå verksemda eller av den som har fått fullmakt til å signere (underskrive). Forslaga til endring i signeringskrava vil derfor ikkje ha noko å seie for søknad om registrering i Meirverdiavgiftsregisteret. Nye krav i meirverdiavgiftslova seier også at eininga skal ha passert 50 000-kronersgrensa før ein skal registrere henne i Meirverdiavgiftsregisteret. Dermed blir det sjeldan aktuelt å nyregistrere ei eining i Einingsregisteret samtidig med at ho blir registrert i Meirverdiavgiftsregisteret.

4.3 Enklare signeringsreglar

4.3.1 Forslaget i høyringsnotatet

Departementet foreslo å utvide dei eksisterande forskriftsheimlane til å omfatte alle typar elektroniske meldingar.

I høyringsnotatet skisserte departementet òg korleis forenklinga av signeringsreglane kunne gjerast. Departementet foreslo at ein utvidar personkretsen som kan signere elektroniske meldingar til registra, til fleire personar enn dei meldeplikta kviler på. Å utvide kretsen som kan signere, vart vurdert som den beste måten å forenkle signeringskrava på.

For det første vart det foreslått at kvar enkelt som har meldeplikt etter føretaksregisterlova § 4-2, kan utøve signeringsretten åleine. Etter dagens system må dei meldepliktige signere i fellesskap. I tillegg foreslo departementet at dagleg leiar (som ikkje er omfatta av meldeplikta) blir gitt ein tilsvarande signeringsrett. Det vart foreslått at denne endringa skulle gjennomførast i forskrift.

Forslaget om å utvide kretsen som kan signere elektroniske meldingar, innebar også at selskapet får sjanse til å delegere retten til å signere elektroniske meldingar til ein som føretaket sjølv utpeikar. Det vart foreslått at denne endringa skulle givast i forskrift til både einingsregisterlova og føretaksregisterlova. Ei slik ordning vil gi eininga høve til å delegere retten til å signere til den eller dei personane som vanlegvis sender inn meldingar på vegner av selskapet. Denne personen er ofte rekneskapsførar, revisor, forretningsførar eller andre som utfører administrative oppgåver.

I forslaget til endring i føretaksregisterforskrifta har styreleiar, dagleg leiar og innehavar av enkeltpersonføretak fått høve til å delegere retten til å signere elektronisk. I forslaget til endringar i einingsregisterforskrifta vart det i tillegg til desse foreslått at kontaktpersonen i eininga skulle kunne delegere. Kontaktperson er omfatta av den kretsen som har meldeplikt, og det finst ein del einingar som ikkje har styre og dagleg leiar.

Berre for elektroniske meldingar

Departementet foreslo i høyringsnotatet å endre signeringskrava berre for elektroniske meldingar. Målet med forslaget er at så mange av brukarane som mogleg skal gå over til elektronisk innsending. Ved å forenkle elektronisk innsending vil elektronisk melding både vere billigare og enklare enn dei papirbaserte.

Spesielt for Einingsregisteret

Som nemnt i punkt 3.2 er det dagleg leiar, forretningsførar, innehavar eller tilsvarande kontaktperson som må gi ei skriftleg erklæring om at dei opplysningane som blir melde til Einingsregisteret, er riktige. Dersom eininga sender inn felles melding til Einingsregisteret og eit tilknytt register, vil kravet til erklæring etter einingsregisterlova også vere oppfylt dersom meldinga er signert i samsvar med krava som gjeld for det tilknytte registeret. Dette inneber at heile styret eller den med signaturrett i for eksempel ei foreining kan signere ei melding som skal både til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, men ikkje ei melding som berre skal til Einingsregisteret. For å få ein betre harmoni med selskapsrettsreglane inneheldt høyringsnotatet forslag om å utvide einingsregisterlova § 8 første ledd til å omfatte erklæringar frå styret og den med signaturrett i ei eining. Dette skulle gjelde for både meldingar på papir og for elektroniske meldingar.

4.3.2 Høyringa

Bedriftsforbundet og Den norske Revisorforening støttar forslaget om å kunne delegere retten til å signere elektroniske meldingar til kven som helst, utan særskilde avgrensingar.

Den norske Revisorforening seier at reglane om kven som kan delegere signeringsrett bør vere like i Einingsregisteret og i Føretaksregisteret.

Skattedirektoratet og Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen etterspør ei vurdering av dei juridiske aspekta ved å lempe på kravet til kven som kan signere ei registermelding.

Frivillighet Norge ønskjer at det òg skal opnast for at ein juridisk person kan signere på vegner av foreininga. For frivillige organisasjonar vil ei slik moglegheit opne for å delegere til den nasjonale organisasjonen til eininga.

HSH og NHO spør etter forenklingar for elektroniske meldingar på fleire område enn dei som vart foreslått i høyringsnotatet, og nemner blant anna fusjonar og fisjonar, utdeling av utbytte og utdeling av konsernbidrag som i dag berre kan meldast på papir.

Berre for elektroniske meldingar

Justisdepartementet kommenterer at forskriftskompetansen i einingsregisterlova § 8 siste ledd og føretaksregisterlova § 4-3 andre ledd i dag gjeld både papirmeldingar og elektroniske meldingar. Lovendringsforslaget ser ut til å fjerne forskriftskompetansen på papir, og departementet ber om at dette blir avklart.

NHO, Bedriftsforbundet og Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen uttalar at det bør vere dei same moglegheitene for forenkling på papir. NHO og Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen skriv at det kompliserer regelverket at det er forskjellige reglar for papirmeldingar og elektroniske meldingar, og foreslår at begge reglar får eit vidare omfang. Bedriftsforbundet skriv at også retten til å skrive under på papirbaserte meldingar bør kunne delegerast i Altinn.

NHO og HSH skriv at så lenge det ikkje er mogleg å melde visse endringar anna enn på papir, vil det innebere ei vesentleg forenkling å tillate delegering av retten til å signere også papirbaserte meldingar. HSH foreslår derfor at retten til å delegere signeringsretten blir gjord tilsvarande for papirbaserte meldingar.

Skattedirektoratet skriv at forskjellige krav til papirmeldingar og elektroniske meldingar vil medføre at rettsverknader (krav til gyldigheit og notoritet) blir forskjellige, avhengig av forma på meldinga.

Datatilsynet tolkar forslaget slik at krava til elektroniske meldingar blir mindre strenge fordi ein vil nå målet om 95 prosent elektroniske meldingar. Tilsynet uttalar at «[f]ormålet med underskrift av sentrale personer i aktuell virksomhet er vel nettopp at meldingen skal være uomtvistelig. Det må kunne etterprøves at gyldig signatur foreligger. I så måte bør det brukes en PKI-basert signatur med tiltrodd tredjepart, som kan ivareta en troverdig ikke-nekting». Tilsynet skriv at det bør kome klart fram om det er behov for ein elektronisk signatur der den som signerer, ikkje kan nekte å signere (ikkje-nekt). Datatilsynet uttalar òg at det ikkje er lagt opp til ei elektronisk signering med ein tilstrekkeleg rettsverknad, og viser til e-signaturlova § 6.

Brønnøysundregistra skriv at det er viktig at forslaget berre blir gjort gjeldande for elektroniske meldingar, fordi den elektroniske løysinga gir store sikkerheitsmessige fordelar ved at dei som signerer elektronisk, må autentisere seg via Altinn.

Spesielt for Einingsregisteret

Bedriftsforbundet og Den norske Revisorforening støttar forslaget om at det samla styret og den med signaturrett skal kunne gi ei skriftleg erklæring etter einingsregisterlova § 8 første ledd. Begge meiner at tilgangen kan utvidast slik at styreleiar kan gi ei skriftleg erklæring åleine, i alle fall ved elektroniske meldingar.

4.3.3 Departementet sitt syn

Skattedirektoratet og Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen antydar i sine kommentarar at forenklingar i signeringskrava vil føre til lågare kvalitet på meldingane. Det er ikkje nokon nødvendig samanheng mellom kvaliteten på meldinga og kor mange som har signert meldinga. Kvar enkelt meldepliktig i eit selskap skal ha tilstrekkeleg kompetanse og oversikt til å kunne melde inn korrekte opplysningar. Ved å bruke den elektroniske løysinga, får dessutan den som fyller ut meldinga dra nytte av dei forskjellige hjelpefunksjonane som er lagde inn i henne.

Viss signeringsretten for meldingar til Føretaksregisteret vart avgrensa til å gjelde dagleg leiar, styreleiar eller den med signaturrett, ville forslaget eventuelt berre innebere forenklingar for føretak som har desse rollene. Ansvarleg selskap utan styre blir då ikkje omfatta av forenklinga. Departementet held dermed fast ved forslaget om at alle som er pålagde meldeplikt etter føretaksregisterlova § 4-2, også skal kunne signere meldinga. Departementet meiner at det er naturleg at meldeplikta blir følgd opp med ein signeringsrett på vegner av selskapet.

Departementet vil peike på at den informasjonen som blir meld, er korrekt i dei aller fleste tilfelle, også når éin åleine melder endringar. Enkelte gonger fører likevel usemje og splitting til at det blir sendt inn motstridande meldingar til Føretaksregisteret. Slike tilfelle blir i dag løyste (som nemnt før) ved registreringsnekting og klagebehandling både for meldingar som blir sende på papir, og for elektroniske meldingar. Det er likevel viktig å peike på at dette skjer sjeldan.

Når det gjeld delegering til andre, for eksempel ein rekneskapsførar eller administrasjonssjef, legg departementet til grunn at selskapa delegerer retten til å signere meldingar til ein kompetent og truverdig person. Det verken kan eller bør vere statens eller registerførars oppgåve å styre kven selskapet gir ein slik rett. Selskapet må sjølv finne ei fornuftig ordning her. Via det foreslåtte systemet med delegering i Altinn, jf. kapittel 4.4, kan også ein tildelt rett til å signere bli trekt tilbake. Løysinga er med andre ord fleksibel.

I forslaget til endringar i einingsregisterforskrifta vart det foreslått at også kontaktpersonen til eininga skulle kunne delegere. Ingen høyringsinstansar kommenterte denne delen av forslaget. Som nemnt har endringa samanheng med at kontaktpersonen er omfatta av den kretsen som har meldeplikt, og at det finst ein del einingar som ikkje har styre og dagleg leiar. Departementet har vurdert behovet for endringa nærmare, og kome til at denne retten bør vere avgrensa til dei tilfella der det ikkje er registrert eit styre eller dagleg leiar på eininga. Denne løysinga vil også gi best samsvar med føretaksregisterlova. Det inneber at delegeringskompetansen til kontaktpersonen tek slutt når det blir registrert eit styre eller ein dagleg leiar. Dei som har fått delegert signeringsrett av kontaktpersonen, har han inntil han blir tilbakekalla.

Frivillighet Norge ønskjer at det blir opna for at juridiske personar skal få rett til å signere på vegner av frivillige organisasjonar. Til dette vil departementet peike på at signeringsrett i Altinn blir tildelt på personnummer. Ein delegering frå den frivillige eininga må dermed eventuelt gjerast til ein fysisk person som jobbar i den nasjonale organisasjonen til eininga. Etter departementet si meining vil det ikkje vere aktuelt å gå bort frå tildeling av signaturrett på personnummer, fordi sikkerheita og moglegheita for å identifisere den som har signert meldingar, vil bli vesentleg redusert.

HSH og NHO etterspør fleire forenklingar ved at fleire typar meldingar kan meldast elektronisk. Brønnøysundregistra jobbar som nemnt i kapittel 2.2 med dette, og med mål om at alle meldingar skal kunne leverast inn elektronisk.

Det er ikkje teknisk mogleg å delegere retten til å signere papirbaserte meldingar via Altinn. Formålet med endringa er berre å auke talet på elektroniske meldingar, og ei slik moglegheit er dermed heller ikkje ønskjeleg, sett frå departementet si side.

Berre for elektroniske meldingar

Departementet foreslo at utvidinga av forskriftsfullmaktene berre skulle gjelde for elektroniske meldingar.

Dagens forskriftskompetanse i einingsregisterlova § 8 sjuande ledd og føretaksregisterlova § 4-3 andre ledd opnar for å gi forskrifter som gjeld både papirbaserte meldingar og elektroniske meldingar. Då desse lovendringane vart foreslått, var dei likevel meinte berre for forenkla signeringskrav ved elektroniske meldingar. I Ot.prp. nr. 67 (2005-2006) punkt 4.1.4 står det: «Nærings- og handelsdepartementet går, i tråd med forslag i høyringsnotatet, inn for ein forskriftsheimel der departementet kan gjere unntak frå forskriftskrava ved elektronisk innsending av adresse og kontaktdata.»

Departementet viser til at det er Brønnøysundregistra si erfaring at dei meldingane som kjem inn elektronisk, har vesentleg høgare kvalitet enn dei som blir sende på papir. Dette kjem av at opplysningane i meldinga blir kontrollerte automatiske (såkalla intelligent skjema), og at eventuelle nødvendige vedlegg følgjer med. All automatisk kontroll skjer opp mot registerregelverket, og alle feil må rettast før brukaren kan sende den elektroniske meldinga frå seg. Nokon tilsvarande kontrollmekanisme finst ikkje for signering på papirmeldingar.

Departementet meiner at forslaget er eit svært viktig forenklingstiltak. Som Brønnøysundregistra skriv i si høyringsfråsegn, gir den elektroniske løysinga sikkerheitsfordelar ved at dei som signerer elektronisk, må autentisere seg i Altinn. Ein elektronisk signatur er dessutan mykje lettare å spore enn ei underskrift på papir. Ei melding på papir kan i prinsippet vere underskriven av kven som helst, og er dermed lettare å forfalske.

Målet på noko lengre sikt er å ta imot alle meldingar elektronisk. Departementet held derfor fast ved forslaget om at forenkla signeringskrav berre skal gjelde for elektroniske meldingar, og at lovheimlane ikkje blir gjorde generelle.

Datatilsynet meiner at det bør brukast ein PKI-basert signatur med tiltrudd tredjepart, der den som signerer, ikkje kan nekte signeringa (ikkje-nekt). Når ein skal velje sikkerheitsløysing for meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret, må ein vurdere sikkerheit opp mot at løysinga ikkje skal vere så tungvinn at ho hindrar folk i å bruke systemet. Kva slags signeringsløysing som skal tillatast for kvart enkelt skjema, blir vurdert kontinuerleg. Også dagens påloggingssystem gir ein viss grad av ikkje-nekt fordi ein må ha registrert både passord og mobiltelefonnummer på førehand, alternativt få tilsendt PIN-kode på folkeregistrert adresse frå skatteetaten. Her viser departementet også til Brønnøysundregistra sine synspunkt som er refererte ovanfor.

Når det gjeld kommentaren frå Datatilsynet om at det ikkje blir lagt opp til ein elektronisk signatur med ein tilstrekkeleg rettsverknad, vil departementet peike på at dei elektroniske signaturane som blir brukte i dag, blir rekna som gyldige på linje med ein signatur på papir. Det blir ikkje foreslått endringar her. E-signaturlova § 6 fastset at visse kvalifiserte elektroniske signaturar under gitte føresetnader skal ha same rettsverknad som signaturar på papir. Men ho stiller ikkje krav til at ein må bruke kvalifisert elektronisk signatur for at ein elektronisk signatur kan få rettsverknad.

Spesielt for Einingsregisteret

Ingen av høyringsinstansane gjekk imot forslaget om å utvide einingsregisterlova § 8 til å omfatte styret og den med signaturrett i ei eining. Denne endringa skulle gjelde både for meldingar på papir og for elektroniske meldingar. Bedriftsforbundet og Den norske Revisorforening meiner like fullt at tilgangen bør utvidast slik at styreleiar kan gi ei skriftleg erklæring åleine, i alle fall ved elektroniske meldingar. Einingsregisterlova § 8 regulerer både papirmeldingar og elektroniske meldingar. Føretaksregisterlova § 4-3 første ledd seier at meldinga skal vere signert (underskriven) av alle meldepliktige. Dette omfattar blant anna heile styret. Av omsyn til likskap med føretaksregisterlova foreslår departementet at det er heile styret som må signere meldingar etter einingsregisterlova § 8. Denne føresegna gjeld både meldingar på papir og elektroniske meldingar. Når det gjeld forenkla reglar om at kvar enkelt styremedlem skal kunne signere elektronisk melding til Einingsregisteret som høyringsinstansane etterspør, vil departementet regulere dette i forskrift. Departementet foreslår derfor at styret skal kunne signere meldingar etter einingsregisterlova § 8.

Ved ein inkurie vart det ikkje foreslått å utvide reglane om meldeplikt i einingsregisterlova § 14 til å gjelde styret. Departementet meiner at det bør vere samsvar mellom meldeplikt, signering og rett til delegering. Det blir derfor foreslått å inkludere styret i kretsen av meldepliktige. Det er ikkje tale om å påleggje sjølve registreringseiningane nye plikter, men styremedlemmene i kvar enkelt eining. Styremedlemmene har alt ein sentral funksjon i eininga og har oversikt over sentral informasjon i verksemda. Endringa gjer også at det vil bli samsvar med det som følgjer av føretaksregisterlova, der kvar enkelt styremedlem har meldeplikt.

4.4 System for delegering av signeringsretten ved elektronisk innsending av meldingar til Einings- og Føretaksregisteret

4.4.1 Forslaget i høyringsnotatet

Viss kretsen som kan signere dei elektroniske meldingane, skal kunne utvidast til ein person som føretaket peikar ut, må det gjerast på ein trygg måte, slik at den meldingsansvarlege i føretaket til kvar tid har oversikt over kven som har rett til å signere dei elektroniske meldingane frå føretaket. I høyringsnotatet vurderte departementet at den beste løysinga er å bruke administratorrettane i Altinn til ei slik delegering. Det vart foreslått at det skulle leggjast til forskriftene.

I Altinn er personar registrerte med bestemte «roller» i eininga. Desse rolleinnehavarane er i Føretaksregisteret dagleg leiar, styreleiar, styrande reiar, bustyrar, deltakar med proratarisk ansvar, innehavar og komplementar for kommandittselskap. For Einingsregisteret er i tillegg kontaktpersonen ein rolleinnehavar. Ein som har ei bestemt rolle i Altinn, har også administratorrettar i Altinn.

Dei som alt er registrerte med ei bestemt rolle i eininga, kan gå inn i Altinn og signere meldinga sjølv. Via Altinn kan rolleinnehavarane også få høve til å delegere retten til å signere meldinga, til den som føretaket har peika ut. Den som har fått delegert til seg ein rett til å signere meldingar, kan ikkje delegere retten til å signere meldingar vidare til andre.

I Altinn er det også mogleg å delegere administratorretten vidare. Dersom administrerande direktør i eit selskap delegerer administratorrettane vidare til ein administrasjonssjef, vil han/ho kunne delegere denne retten vidare. Administrerande direktør vil likevel alltid ha full oversikt over kven som har fått tildelt rettar i Altinn, og kan når som helst gå inn og fjerne dei.

Denne løysinga krev at dagleg leiar o.l. i kvart enkelt føretak må gå inn i Altinn og delegere retten dersom dagleg leiar ikkje ønskjer å signere sjølv. Dette er i alle høve ei eingongsoppgåve.

4.4.2 Høyringa

NHO spør om det er teknisk mogleg å delegere retten til å signere elektronisk for ein avgrensa periode, og etterspør også høve til å innskrenke retten til å signere elektronisk i kvart enkelt føretak.

Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen ber departementet vurdere om det bør givast ei form for varsel til dei meldepliktige om at det er innlevert ei elektronisk melding, og spør også om departementet har planar om å forenkle krava til signatur i andre register, også med tanke på auka bruk av elektroniske meldingar.

4.4.3 Departementet sitt syn

Som det går fram av høyringsnotatet, kan delegering via administratorrettane i Altinn gjere at Einingsregisteret og Føretaksregisteret kan gjennomføre ein maskinell kontroll med kven som har signert meldinga. Det blir med andre ord ein kontroll av at den som sender meldinga, har fått tildelt retten gjennom Altinn. Det at Brønnøysundregistra framleis kan gjennomføre ein sikker kontroll, hindrar at truverdet til registeret blir svekt. Maskinell kontroll gjer også at saksbehandlinga i registra blir enklare fordi saksbehandlar ikkje treng kontrollere manuelt om den eller dei meldepliktige har signert.

Departementet vil peike på at det ikkje er teknisk mogleg å tidsavgrense delegerte rettar slik som NHO etterspør. Utgangspunktet er at alle delegeringar gjeld inntil dei blir trekte tilbake. Det foreslåtte systemet med bruk av administratorrettane i Altinn gjer at føretaka sjølv kan kontrollere kven som til kvar tid har signeringsretten, og også kan trekkje han tilbake dersom det er behov for det. Såleis har selskapet heile tida både oversikt og kontroll over delegeringar for sitt selskap.

Alle føretak kan sjølv velje å praktisere strengare interne reglar for retten til å signere elektronisk enn det lova opnar for. Dermed ser ikkje departementet behov for å innføre ein generell tilgang for kvart føretak til å innskrenke denne retten via Altinn.

Finansnæringens Hovedorganisasjon/Sparebankforeningen bad departementet vurdere om det bør givast ei form for varsel til andre (for eksempel i styret) om at ei elektronisk melding er levert inn. Det finst alt i dag ein funksjon for varsling mot innsendar av meldinga. Den som sender inn meldinga, må leggje inn opplysningar om e-postadresse eller mobilnummer slik at registra kan varsle vedkomande elektronisk viss meldinga har manglar eller ikkje kan godkjennast av andre grunnar. Brønnøysundregistra sender også ut varsel når meldinga er ferdig behandla og godkjend. Viss innsendar ikkje legg inn opplysningar om varsling, vil den eller dei som signerer, ikkje få nokon beskjed ut over det som alt ligg i Altinn. Det er ikkje planar om å utvide varslingssystemet ut over dette.

I høyringsrunden vart det reist spørsmål ved om elektronisk signatur bør innførast når ein sender inn meldingar til Partiregisteret og Frivilligregisteret. Dette må eventuelt vurderast av det ansvarlege departementet på eit seinare tidspunkt.

5 Økonomiske og administrative konsekvensar

For Brønnøysundregistra

Det er forventa at forenkla signeringskrav fører til at talet på elektroniske meldingar vil auke endå meir. Med fleire elektroniske meldingar blir saksbehandlinga ved Brønnøysundregistra meir effektiv enn i dag.

Meldingane som blir sende elektronisk, blir kontrollerte utan at det er behov for manuell innlegging av data. Meldingane som blir sende inn elektronisk, har ein svært låg feilprosent samanlikna med meldingar som blir sende på papir. Dette kjem av at Brønnøysundregistra i den elektroniske løysinga har bygd inn kontrollar (både logiske og juridiske) som hjelper innsendar med å få meldt riktige opplysningar og med å leggje ved alle nødvendige vedlegg (såkalla intelligente skjema).

Det er gjennomført berekningar i Brønnøysundregistra som viser at om ein oppnår målsetjinga om 95 prosent bruk av elektronisk versjon av samordna registermelding, kan det innebere potensielle innsparingar i Einings- og Føretaksregisteret på ca. åtte årsverk. Effektane vil kome gradvis i takt med at det kjem inn fleire elektroniske meldingar. Elles reknar ein med at forslaget ikkje inneber behov for løyvingar utover dei investeringane som alt er vedtekne i Altinn.

For næringslivet

Generelt er det store forenklingseffektar for næringslivet ved å sende inn meldingar elektronisk framfor på papir. Rambøll har utarbeidd ein rapport på oppdrag frå Nærings- og handelsdepartementet om kartlegging og oppdatering av dei administrative kostnadene til bedriftene dersom dei følgjer regelverket. (Sluttrapport frå Rambøll Management Consulting, oktober 2009, om utvikling i dei administrative kostnadene til næringslivet, oppdatering for perioden 2006-2009.) I rapporten viser tal innhenta frå næringslivet at bedriftene har fått redusert kostnadene ved samordna registermelding med 13 prosent i perioden frå 2006 til 2009. Det heng saman med at langt fleire har gått over til elektronisk innrapportering, og at den digitale innrapporteringa har vorte meir effektiv fordi Altinn-løysinga har vorte betre og meir brukarvennleg. I konkrete tal viser Rambølls rapport at næringslivet sparte ca. 80 millionar kroner ved å auke bruken av elektroniske meldingar frå 10 til 24 prosent.

Samla kjem det inn ca. 430 000 meldingar til Einingsregisteret og Føretaksregisteret i året. Av dei vart 45 prosent per mai 2010 leverte elektronisk til Føretaksregisteret og 47 prosent til Einingsregisteret. For 2009 omfatta det drygt 177 000 elektroniske meldingar.

Med ein auke til eit nivå der 95 prosent av innmeldinga skjer elektronisk, vil talet på meldingar som blir leverte elektronisk, auke med omtrent 200 000 meldingar. Med dette potensialet for elektronisk innmelding kan innsparingane for næringslivet bli betydelege på nokre år.

Ved å forenkle underskriftskrava blir det lagt til rette for at fleire vil nytte seg av høvet til å melde opplysningar elektronisk.

Det blir også opna for at retten til å signere meldingar kan delegerast, noko som inneber ytterlegare forenklingar. Dei som bruker rekneskapsførar og/eller revisor, kan delegere til desse å signere og sende inn ei melding på vegner av selskapet. Kvart enkelt føretak treng då ikkje sjølv bruke tid på den typen administrativt arbeid. Profesjonelle partar (som rekneskapsførarar, revisorar og advokatar) opparbeider seg kompetanse og bruker mindre tid på utfylling og innsending enn kvart enkelt selskap som gjer dette sjeldnare.

Det er vanskeleg å gi økonomiske anslag på kva slags gevinstar næringslivet vil hente. Departementet vil likevel gi nokre eksempel som kan illustrere potensialet.

For kvar enkelt verksemd inneber elektronisk innsending betydelege innsparingar både i tids- og pengebruk. Med forenkling av underskriftskrava vil denne tidsbruken bli ytterlegare redusert. Det er berekna at det tek i overkant av to timar (ca. 130 minutt) å gjennomføre papirbaserte melding om endringar av opplysningar til Føretaksregisteret når fleire må signere, mens ein har berekna at det tek drygt 1 ½ time (100 minutt) å registrere kvar elektroniske melding. Dermed vil verksemda spare ½ time per melding. (Rambøll Management Consultings delrapport om utviklinga i dei administrative kostnadene i NHDs «Oppdatering av basismåling 2009 Kartlegging av de administrative byrdene etter SKM-metoden», 4.6.2009.) Med ein timekostnad på 500 kroner blir innsparinga 250 kroner per melding. For nyregistreringar tek manuell registrering 260 minutt (godt over fire timar), mens elektronisk registrering tek 230 minutt, dvs. ei innsparing på ½ time og 250 kroner per melding. Dette er målbare reduksjonar for kvar enkelt bedrift.

Tal frå Føretaksregisteret viser at alle typar føretak vil ha nytte av forenkla underskriftskrav, men det kan variere kor store forenklingane blir. For aksjeselskap, som ifølgje årsmeldinga til Brønnøysundregistra for 2009 utgjer ca. halvparten av dei registrerte einingane i Føretaksregisteret, vil ca. 53 prosent av selskapa få forenklingar med dei nye reglane. 47 prosent av aksjeselskapa som er registrerte i Føretaksregisteret, er registrerte med einestyre. For desse vil forenklinga ligge i moglegheita til å delegere til andre å signere og sende inn melding på vegner av selskapet. For dei andre organisasjonsformene med unntak av norsk avdeling av utanlandsk føretak (NUF) er det prosentvis få som har registrert einestyre. Desse vil derfor få god nytte av regelforenklingane. Tal frå Føretaksregisteret per november 2009 viser at dette gjeld ca. 59 000 registrerte einingar.

6 Merknader til dei enkelte føresegnene

Til einingsregisterlova § 8 nytt første ledd:

Føresegna utvidar personkretsen som kan signere meldingar til Einingsregisteret til å gjelde styret og den med signaturrett. Endringa blir foreslått for å få betre samsvar med føretaksregisterlova og selskapsretten elles. Utvidinga gjeld både for elektroniske meldingar og for meldingar som blir sende inn på papir.

Til einingsregisterlova § 8 nytt sjuande ledd:

Føresegna inneheld ein generell heimel til å gjere unntak frå underskriftskrava i første ledd ved innsending av elektroniske meldingar. Føresegna utvidar dagens forskriftsheimel til å gjere unntak for alle elektroniske meldingar.

Til einingsregisterlova § 14 første ledd bokstav b:

Endringa inneber ei utviding av kven som skal vere meldepliktig, til å gjelde kvart enkelt styremedlem, i tråd med endringa i einingsregisterlova § 8 nytt første ledd. Endringa er grunngitt i at styremedlemmene har oversikt over sentral informasjon i verksemda, og at det vil bli større samsvar med meldeplikta etter føretaksregisterlova. Utvidinga gjeld både for elektroniske meldingar og for meldingar som blir sende inn på papir.

Til føretaksregisterlova § 4-3 andre ledd:

Føresegna inneheld ein generell heimel til å gjere unntak frå underskriftskrava i første ledd når ein sender inn elektroniske meldingar. Reglane for underskrift på elektroniske meldingar til Føretaksregisteret blir regulerte nærmare i forskrifta.

Tilråing

Nærings- og handelsdepartementet

tilrår:

At Dykkar Majestet godkjenner og skriv under på eit framlagt forslag til proposisjon til Stortinget om endringar i einingsregisterlova og føretaksregisterlova.

Vi HARALD, Noregs Konge,

stadfestar:

Stortinget blir bedt om å gjere vedtak til endringar i einingsregisterlova og føretaksregisterlova i samsvar med eit vedlagt forslag.

Forslag
til lov om endringar i einingsregisterlova og føretaksregisterlova

I

I lov 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret blir det gjort følgjande endringar:

§ 8 første ledd skal lyde:

Det kreves skriftlig erklæring fra styret, signaturberettiget, daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende kontaktperson om at de opplysninger som meldes, er riktige.

§ 8 sjuande ledd skal lyde:

Departementet kan i forskrift gjøre unntak fra signeringskravene i første ledd for elektroniske meldinger.

§ 14 første ledd bokstav b skal lyde:

b) For alle andre registreringsenheter, hvert enkelt styremedlem, daglig leder, forretningsfører eller tilsvarende kontaktperson.

II

I lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak skal § 4-3 lyde:

§ 4-3 (signering)

Melding til registeret etter § 4-1 skal være signert av samtlige meldepliktige eller av signaturberettiget.

Departementet kan i forskrift gjøre unntak fra signeringskravene i første ledd for elektroniske meldinger.

III

Lova gjeld frå den tid Kongen fastset.