Prop. 140 L

(2020–2021)
Proposisjon til Stortinget (forslag til lovvedtak)

Endringer i foretakslovgivningen (gjennomføring av møter og geografiske tilknytningskrav)

Tilråding fra Nærings- og fiskeridepartementet 9. april 2021, godkjent i statsråd samme dag. (Regjeringen Solberg)

Dokumentet på regjeringen.no

1 Hovedinnholdet i proposisjonen

1.1 Nye regler om gjennomføring av møter

Nærings- og fiskeridepartementet fremmer i denne proposisjonen forslag til endringer i foretakslovgivningen som legger til rette for å øke bruken av elektroniske møter i foretak. Forslagene gir foretakene vid adgang til å bruke elektroniske hjelpemidler ved gjennomføring av møter. Det blir blant annet foreslått å likestille fysiske og elektroniske møter. Forslaget vil gi foretakene frihet til å velge den møteformen som det enkelte foretak, vurderer som hensiktsmessig.

Regjeringen har et mål om at foretakslovgivningen i større grad skal støtte verdiskaping i næringslivet. Da de gjeldende foretakslovene ble vedtatt i perioden 1985 til 2007, fantes det ikke i samme grad som i dag, teknologi som la til rette for annet enn fysiske møter, og fysiske dokumenter og underskrifter. Den teknologiske utviklingen har gitt nye muligheter til effektivisering, og dette bør etter departementets vurdering gjenspeiles i foretakslovgivningen. Reguleringen bør derfor moderniseres for å gi foretakene en reell frihet til å organisere forvaltningen på den måten de finner hensiktsmessig. De foretakene som ønsker å innrette forvaltningen slik at beslutninger tas i fysiske møter, skal kunne fortsette med det. Samtidig er det etter departementets vurdering ønskelig at de foretakene som ønsker å ha elektroniske møter, også skal ha mulighet til dette. Foretakslovene bør legge til rette for, og i hvert fall ikke hindre, bruk av elektroniske hjelpemidler som kan forenkle styringen av foretakene. Et rammeverk som åpner for større fleksibilitet i styringen, vil gi foretakene mulighet til å ta i bruk teknologi som kan gi effektive løsninger og økt verdiskaping. Samtidig må hensynet til eiere og andre berørte parter ivaretas. Dette er gjort blant annet gjennom forslagene om at behandlingsmåten skal være betryggende eller forsvarlig.

Dagens lovverk åpner for bruk av elektroniske hjelpemidler i større eller mindre grad. Det er imidlertid flere lovbestemmelser som stiller krav om at deltakerne er samlet fysisk i møter, eller gir deltakere rett til å kreve fysisk møte. Erfaringen gjennom covid-19-pandemien er at deltakelsen ofte er større i elektroniske møter, enn hva som har vært tilfellet for fysiske møter. Elektroniske møter reduserer også kostnader knyttet til reise og eventuell leie av lokaler, og legger til rette for at møtedeltakere med nedsatt funksjonsevne kan delta. Mindre reisevirksomhet er positivt for klimaet.

Midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 (heretter midlertidig lov) ble vedtatt som følge av myndighetspålagte restriksjoner våren 2020. I desember 2020 sendte Nærings- og fiskeridepartementet på høring et forslag om å gjøre noen av reglene i den midlertidige loven permanente. Erfaringene med den midlertidige loven synes i hovedsak å ha vært positive.

I høringsnotatet foreslo departementet permanente endringer i kravene til fysiske møter i foretakslovgivningen som vil sette rammene for saksbehandlingen i foretakene fremover. Forslagene bygget ikke fullt ut på den midlertidige loven.

Foretakslovene har ulike regler som skal sikre forsvarlig saksbehandling i foretaksorganene. Krav til forsvarlig saksbehandling følger dels også av ulovfestede regler. Av hensyn til aktørene bør det etter departementets syn, fremgå av loven at det gjelder et grunnleggende krav til forsvarlig saksbehandling i foretaksorganene. Departementet foreslår derfor å lovfeste krav om at gjennomføringen av generalforsamling mm. skal være forsvarlig, og at behandlingsmåten i styret skal være betryggende. Innenfor disse rammene bør ikke lovgivningen hindre at foretakene innretter sine møter slik de selv ønsker.

Etter departementets vurdering bør ikke mulighetene til å holde ulike former for elektroniske møter bedømmes utelukkende basert på dagens tilgjengelige teknologi. Lovverket bør også åpne for fremtidige løsninger. Departementets forslag gir rammer for utviklingen av nye verktøy for elektroniske møter, noe som kan bidra til mer effektiv, rimeligere og forbedret møteavvikling. Kompetansen til å bruke de tilgjengelige teknologiske løsningene er også i sterk utvikling, og lovverket bør ta høyde for dette.

Departementets vurdering er at reguleringen i de ulike foretakslovene i størst mulig grad bør være lik. Lik regulering kan gjøre foretakslovene enklere å forstå og bruke, og kan gi redusert behov for ekstern bistand. I proposisjonen har departementet derfor utformet forslagene så likt som mulig. Siden aksjeselskap er den langt mest brukte foretaksformen, er det tatt utgangspunkt i reguleringen av møter i aksjeloven. Ulik regulering foreslås likevel der hensyn til den aktuelle foretaksformens egenart tilsier det.

AksjeNorges Nordmenn og aksjer (Årsstatistikk 2020)[1] viser at 90 000 nye privatpersoner har kjøpt noterte aksjer og egenkapitalbevis i eget navn i løpet av 2020. De siste to årene har det blitt 112 000 nye aksjeeiere i Norge. Aldersgruppen 18–39 står for den store økningen i antall aksjeeiere fra 2018 til 2020, og 59 prosent av alle nye aksjeeiere er yngre enn 40 år. Aldersgruppen over 60 år utgjør nå 35 prosent av aksjeeiere, men eier aksjer for 58 prosent av verdiene.

Muligheten til å delta elektronisk kan gjøre det enklere for eiere og andre å delta på generalforsamlinger og årsmøter uavhengig av hvor de bor. Det kan redusere terskelen for å utøve eierrettigheter, og dermed bidra til økt deltakelse på slike møter. I mange foretak er deltakelsen lav, og i enkelte tilfeller slik at spørsmål som ligger til generalforsamlingen eller årsmøtet avgjøres av et lavt antall eiere. Dette kan tyde på at generalforsamlingen og årsmøtet kan ha mistet noe av sin rolle som forum for eierne. Regler som i større grad legger til rette for at eier selv kan delta på en enklere måte, kan på sikt føre til mer aktiv eierdeltakelse.

Per 15. mars 2021 er det registrert ca. 355 000 aksjeselskaper i Enhetsregisteret. Det er også registrert 216 allmennaksjeselskaper, ca. 24 000 selskaper (ANS og DA), omtrent 8 000 samvirkeforetak (SA og BA), 6 400 stiftelser og 362 finansforetak.

Nesten 300 000 av de registrerte aksjeselskapene har fem ansatte eller færre. Typisk for disse selskapene er at de har et begrenset antall aksjeeiere, og at styremedlemmene selv er eiere som deltar aktivt i driften av selskapet. I slike selskaper vil ledelsen uansett møtes jevnlig, slik at muligheten til å holde styremøter som ikke er fysiske møter, ikke nødvendigvis vil brukes. De foreslåtte reglene kan ha større praktisk betydning for foretak med eksterne styremedlemmer, og særlig hvis styremedlemmene bor langt fra hverandre. Det antas at forslagene også kan få større betydning for generalforsamlinger og årsmøter.

Endringsforslagene gjelder først og fremst reglene om gjennomføring av generalforsamlinger, årsmøter, selskapsmøter, styremøter og møter i andre foretaksorganer i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper. Departementet foreslår å likestille fysiske møter og elektroniske møter. Forslagene gjelder dermed regler som har stor betydning for den løpende driften og styringen av foretakene.

Forslagene til endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven vil i hovedsak gjelde tilsvarende for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap. Endringene åpner for gjennomføring av elektroniske møter også i disse foretakene.

Lovforslaget inneholder også forslag til nye regler i allmennaksjeloven om bekreftelse av elektronisk stemmegivning. Dette gjennomfører regler i europaparlaments- og rådsdirektiv (EU) 2017/828.

Departementet foreslår også å rette enkelte inkurier i aksjeloven § 3-8 og i allmennaksjeloven § 3-8 og § 4-25. I tillegg foreslås det å oppheve endringer i aksjelovene §§ 8-10 som ble vedtatt i lov 14. desember 2018 nr. 95. Endringene er kommentert i merknadene til de aktuelle bestemmelsene.

1.2 Endringer i geografiske tilknytningskrav

Det foreslås endringer i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven som følge av Storbritannias uttreden av Den europeiske union (EU) og forhandlingene om en frihandelsavtale mellom Storbritannia og EØS/EFTA-landene Norge, Island og Liechtenstein.

Etter aksjeloven § 6-11, allmennaksjeloven § 6-11 og samvirkeloven § 75 skal daglig leder og minst halvdelen av styret være bosatt i Norge. Tilsvarende krav gjelder for bedriftsforsamlingens medlemmer, jf. allmennaksjeloven § 6-36, jf. også aksjeloven § 6-35. Etter stiftelsesloven § 27 gjelder kravet om bosted i Norge for styrets medlemmer. Det er gjort unntak for personer som er bosatt i og statsborger i en EØS-stat (heretter «tilknytningskrav»).

Departementet foreslår at britiske statsborgere bosatt i EØS eller Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland («Storbritannia»), og EØS-statsborgere bosatt i Storbritannia, omfattes av tilknytningskravet. Endringene skal gi foretak mulighet til å beholde tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia, samt å velge og ansette slike personer i tillitsverv.

Departementet foreslår også enkelte språklige og strukturelle endringer i bestemmelsene, slik at disse blir lettere å forstå og anvende for foretakene og andre berørte parter.

Gjennomføring av lovendringene forutsetter at lovforslaget omfattes av en frihandelsavtale mellom statene, gitt at forhandlingsresultatet av frihandelsavtalen innebærer behov for lovendringer. Frihandelsavtalen vil bli fremlagt Stortinget for samtykke når forhandlingene er ferdigstilt. I tillegg forutsetter det at Storbritannia tiltrer konvensjon 30. oktober 2007 om domsmyndighet og om anerkjennelse og fullbyrding av dommer i sivile og kommersielle saker (Luganokonvensjonen) eller annen internasjonal avtale om anerkjennelse og fullbyrdelse av dommer mellom Norge og Storbritannia. Slik avtale ble inngått mellom Norge og Storbritannia, jf. kapittel 12.

Departementet foreslår også å tydeliggjøre i lov 1. april 2005 nr. 14 om europeiske selskaper ved gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XXII nr. 10a (rådsforordning (EF) nr. 2157/2001) (SE-loven), at tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 ikke gjelder for tillitspersoner i europeiske selskaper.

1.3 Gjennomføring av møter i statsforetak

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har lovansvaret for statsforetaksloven. Forslaget om endringer i statsforetaksloven er derfor utarbeidet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår endringer i statsforetaksloven som åpner for at foretaksmøte, styremøte og møter i bedriftsforsamlingen kan skje som fysisk eller elektronisk møte. Det foreslås også regler som legger til rette for at saksbehandlingen i styret kan skje på annen måte enn ved møtebehandling, for eksempel ved sirkulasjon av dokumenter. I tillegg foreslås det at møteprotokoller kan signeres elektronisk. Endringene som blir foreslått innebærer i praksis at bestemmelsene i den midlertidige loven kapittel 6 om unntak fra krav til fysisk møte i statsforetaksloven og regler som åpner for at møteprotokoller i statsforetak kan signeres elektronisk, gjøres permanente. Forslaget er i sin helhet omtalt i kapittel 11 i denne proposisjonen.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med et forslag med sikte på å modernisere statsforetaksloven. I denne forbindelse vil lovens regler om gjennomføring av møter og elektronisk signering av protokoller vurderes. Forslaget vil bli sendt på åpen høring.

1.4 Nærmere om innholdet i proposisjonen

Kapittel 2 gir en oppsummering av bakgrunnen for forslagene som fremmes i denne proposisjonen. Generelle høringsinnspill er omtalt i kapittel 3.

I kapittel 4 behandles nye regler om gjennomføring av møter i foretakslovgivningen. Departementet foreslår å likestille fysiske og elektroniske møter. Styremedlemmer, medlemmer, eiere og andre som skal delta på møter, vil dermed enten delta på et fysisk møte, eller et elektronisk møte. Dette vil gi foretakene økt fleksibilitet i den praktiske styringen.

I kapittel 5 behandles styremøter og møter i bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer. Departementet foreslår å likestille fysiske og elektroniske styremøter i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper. Det blir foreslått en regel om at behandlingsmåten skal være «betryggende» for å sikre forsvarlig saksbehandling i styret. Departementets vurdering er at foretakene selv er nærmest til å ta stilling til hvordan styremøter skal gjennomføres. I tillegg foreslås det i kapittel 5 å oppheve krav i allmennaksjeloven og samvirkeloven om at blant annet årsregnskap og årsberetning må behandles i fysisk styremøte. Departementet foreslår at også bedriftsforsamlingen bør åpne for elektroniske møter, men foreslår ikke å åpne for skriftlig behandling.

Gjennomføring av generalforsamling og årsmøter i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak blir behandlet i kapittel 6. Departementet foreslår at loven ikke stiller krav til en bestemt møteform, slik at fysiske og elektroniske generalforsamlinger og årsmøter, likestilles. Departementet foreslår at styret bestemmer møteformen, men at vedtektene kan fastsette at generalforsamlingen, årsmøtet eller behandling av bestemte saker, skal skje i en bestemt møteform. I tillegg foreslås det at styret skal sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen og årsmøtet er forsvarlig. Kjernen i kravet til forsvarlighet er at generalforsamling og årsmøte må holdes i samsvar med kravene i aksjelovene og samvirkeloven, og slik at aksjeeierne og medlemmene har mulighet til å utøve sine eierrettigheter.

I kapittel 7 behandles enkelte forslag til endringer i reglene om forenklet generalforsamling og årsmøte. Gjennomføring av selskapsmøter er omtalt i kapittel 8.

I kapittel 9 foreslår departementet at møteprotokoller i samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper skal kunne signeres med elektronisk signatur. Aksjelovene åpner allerede for dette.

Kapittel 10 behandler gjennomføring av krav som gjelder bekreftelse og kontroll med stemmegivning på elektronisk generalforsamling i tråd med endringsdirektiv (EU) 2017/828, som Norge er forpliktet til å gjennomføre etter EØS-avtalen. Endringsdirektivet gjelder for noterte selskaper. Departementet foreslår at det innføres krav for alle allmennaksjeselskaper til å bekrefte stemmegivningen til den som avgir stemme ved bruk av elektroniske hjelpemidler på generalforsamlingen.

Kommunal- og moderniseringsdepartementets forslag til gjennomføring av møter i statsforetak er behandlet i kapittel 11.

I kapittel 12 behandles forslag til endringer i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven, stiftelsesloven og SE-loven. Departementet foreslår å utvide kretsen som omfattes av tilknytningskravet, slik at også britiske statsborgere bosatt i Storbritannia eller EØS, og EØS-statsborgere bosatt i Storbritannia omfattes, og kan velges inn i tillitsverv i norske foretak. I tillegg foreslår departementet å gjøre unntak fra tilknytningskravet for tillitspersoner i europeiske selskaper.

Nærings- og fiskeridepartementet legger frem forslag til endringer i følgende lover:

lov 21. juni 1985 nr. 83 om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (selskapsloven)

lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper (aksjeloven)

lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven)

lov 15. juni 2001 nr. 59 om stiftelser (stiftelsesloven)

lov 1. april 2005 nr. 14 om europeiske selskaper ved gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XXII nr. 10a (rådsforordning (EF) nr. 2157/2001) (SE-loven)

lov 29. juni 2007 nr. 81 om samvirkeforetak (samvirkelova)

lov 10. april 2015 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven)

I tillegg foreslås det endringer i lov 30. august 1991 nr. 71 om statsforetak som er utarbeidet av Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

2 Bakgrunnen for forslagene

2.1 Forslag til nye regler om gjennomføring av møter mv.

2.1.1 Midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv.

Midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19 (heretter midlertidig lov) ble vedtatt som følge av ulike restriksjoner som myndighetene påla samfunnet da covid-19-pandemien brøt ut våren 2020. Den midlertidige loven legger til rette for at saksbehandlingen i styrer, generalforsamlinger, årsmøter, selskapsmøter og andre foretaksorganer kan skje uten fysiske møter, og at protokoller kan signeres elektronisk. Loven opphører 1. juni 2021.

2.1.2 Innspill til den midlertidige loven

Flere aktører ønsket at reglene i den midlertidige loven skulle bli permanente. Høringsinstansene la vekt på at bedre elektroniske løsninger gjør at det er naturlig å modernisere og forenkle aksjelovgivningen ved å åpne for bruk av elektroniske løsninger. Høringsinstansene pekte på at en generell adgang til å holde elektronisk møte, vil gi foretakene mer fleksibilitet i selskapsstyringen.

En utførlig beskrivelse av høringsinnspillene finnes i Prop. 115 L (2019−2020) Midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19.

Da proposisjonen ble behandlet i Stortinget, uttalte næringskomiteens medlemmer følgende i Innst. 283 L (2019–2020) om hensiktsmessigheten av den midlertidige loven:

«Komiteen mener det vil være nyttig å høste erfaringer fra den midlertidige loven for senere å kunne vurdere om enkelte av endringene kan gjøres permanente. Komiteen forutsetter at en permanent endring i kravet til fysisk tilstedeværelse i møter behandles gjennom en ordinær lovprosess.

Komiteen mener virkningene av lovgivningen må vurderes også med tanke på hensiktsmessige tilpasninger som bidrar til økt digitalisering, effektive beslutningsprosesser og lavere terskel for økt deltakelse fra aksjonærer og andre.»

For å følge opp næringskomiteens innstilling, ba departementet i september 2020 enkelte aktører i næringslivet om innspill og synspunkter knyttet til erfaringer med den midlertidige loven, og behovet for å videreføre reglene.

Aktørene som svarte departementet, hadde i hovedsak positive erfaringer med den midlertidige loven. Blant annet rapporterte flere foretak om høy fremmøteprosent og lavere kostnader knyttet til elektroniske møter.

Det ble bemerket at elektroniske møter ikke legger til rette for meningsutveksling på samme måte som i et fysisk møte. Likevel ble det understreket at det er forskjell på elektroniske møter med bildeoverføring og bruk av skriftlig saksbehandling. Blant annet ivaretar videomøter hensynene som taler for gjennomføring av fysiske møter bedre, og utveksling av synspunkter i videomøter kan dermed gjøre at beslutningsgrunnlaget blir bedre enn ved skriftlig saksbehandling.

Det ble også vist til at kompliserte og konfliktfylte saker kan egne seg bedre for behandling i fysisk møte. Blant annet ble det pekt på at de midlertidige reglene hadde skapt utfordringer i forbindelse med aksjeeierkonflikter. Dersom dette hensynet skal ivaretas ved bruk av elektroniske møter, ble det sagt at det kreves ekstra mye av styret og administrasjonen som forbereder møtene.

Det ble også pekt på behovet for å se krav til fysisk møte og undertegning av protokoll i sammenheng med øvrige regler i foretakslovgivningen, og særlig aksjelovens regler om forenklet generalforsamlingsbehandling.

2.1.3 Høringsnotat av 18. desember 2020

Den 18. desember 2020 sendte Nærings- og fiskeridepartementet forslag til nye permanente regler om gjennomføring av møter i foretakslovgivningen på åpen høring. Høringsfristen var 12. februar 2021.

Høringen ble sendt til følgende høringsinstanser:

Departementene

Brønnøysundregistrene

Datatilsynet

Domstolene i Norge

Finansklagenemnda

Finanstilsynet

Forbrukertilsynet

Forbrukerrådet

Konkurransetilsynet

Norges Bank

Regelrådet

Regjeringsadvokaten

Riksadvokaten

Riksrevisjonen

Skattedirektoratet

Økokrim

Nord universitet

Norges Handelshøyskole

Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU)

Stiftelsen Handelshøyskolen BI

Universitetet i Agder

Universitetet i Bergen

Universitetet i Oslo

Universitetet i Stavanger

Universitetet i Tromsø

Den Norske Advokatforening

Den norske Revisorforening

Finans Norge

Hovedorganisasjonen Virke

Næringslivets Hovedorganisasjon

Oslo Børs ASA

Regnskap Norge

Verdipapirfondenes Forening

Verdipapirforetakenes Forbund

Verdipapirsentralen ASA

Aabø-Evensen & Co Advokatfirma AS

Advokatfirmaet BAHR AS

Advokatfirmaet CLP DA

Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS

Advokatfirmaet Grette AS

Advokatfirmaet Haavind AS

Advokatfirmaet Hjort DA

Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS

Advokatfirmaet Schjødt AS

Advokatfirmaet Selmer AS

Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

Advokatfirmaet Thommessen AS

Advokatfirmaet Østgård DA

Advokatfirmaet Wiersholm AS

Arntzen de Besche Advokatfirma AS

Brækhus Advokatfirma DA

Deloitte Advokatfirma AS

Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA

Kluge Advokatfirma AS

KPMG Law Advokatfirma AS

Kvale Advokatfirma DA

SANDS Advokatfirma DA

Wikborg Rein Advokatfirma AS

Samme dag ble høringen lagt ut på departementets hjemmesider.

Høringsdokumentene ble også sendt til:

Lotteri- og stiftelsestilsynet

Landsorganisasjonen i Norge

Norske Boligbyggelags Landsforbund SA

Samfunnsbedriftene

Samvirkene

Orgbrain AS

Følgende høringsinstanser har hatt realitetsmerknader til høringen:

Brønnøysundregistrene

Lotteri- og stiftelsestilsynet

Den norske Revisorforening

Finans Norge

Landsorganisasjonen i Norge

Norges Bondelag

Norske Boligbyggelags Landsforbund SA

Norsk Landbrukssamvirke

Næringslivets Hovedorganisasjon

Oslo Taxi SA

Regnskap Norge

Samfunnsbedriftene

Samvirkene

Advokatfirmaet Haavind AS

Advokatfirmaet Schjødt AS

Advokatfirmaet Wiersholm AS

AT Skog SA

Brækhus Advokatfirma DA

Den Norske Advokatforening

Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA

KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (samlet)

Orgbrain AS

Følgende høringsinstanser har ikke merknader, eller har uttalt at de ikke ønsker å besvare høringen:

Forsvarsdepartementet

Finansdepartementet

Helse- og omsorgsdepartementet

Justis- og beredskapsdepartementet

Klima- og miljødepartementet

Landbruks- og matdepartementet

Utenriksdepartementet

Domstolsadministrasjonen

Konkurransetilsynet

Regjeringsadvokaten

Skattedirektoratet

Hovedsynspunkter i sentrale høringsuttalelser gjengis i denne proposisjonen.

2.2 Endringer i geografiske tilknytningskrav

2.2.1 Innledning

Storbritannia trådte ut av Den europeiske union (EU) 31. januar 2020. I overgangsperioden frem til 31. desember 2020, ble imidlertid Storbritannia behandlet som om staten var EU-medlem. For Norge innebar dette at bestemmelser i lov, stortingsvedtak og forskrift som tjener til å oppfylle Norges forpliktelser etter EØS-avtalen, eller andre avtaler som var bindende mellom Norge og Storbritannia som følge av at de var EU-medlem, i perioden ble anvendt overfor Storbritannia på samme måte som før 31. januar 2020, jf. lov 29. mars 2019 nr. 8 om en overgangsperiode ved Storbritannias uttreden av EU § 2. Fra 1. januar 2021 er Norges forhold til Storbritannia regulert av bilaterale avtaler som er inngått med Storbritannia før 1. januar 2021, eller av multilaterale avtaler der både Norge og Storbritannia er parter.

I foretakslovgivningen stilles det krav om at visse tillitspersoner i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak og stiftelser skal være bosatt i Norge, eller være bosatt i og statsborger i en EØS-stat («tilknytningskravet»). I overgangsperioden ble Storbritannia likestilt med EØS-stater hva gjelder aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, jf. forskrift 10. april 2019 nr. 477 om overgangsregler for krav til bosted og statsborgerskap i norske aksje- og allmennaksjeselskaper ved Storbritannias uttreden av Den europeiske union, jf. lov 29. mars 2019 nr. 9 om overgangsregler mv. ved Storbritannias uttreden fra Den europeiske union. Loven og forskriften er nå opphevet.

En konsekvens av Storbritannias uttreden av EU er at statsborgerskap og bosted i Storbritannia ikke lenger kan bidra til å oppfylle tilknytningskravet. Dette kan ramme aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak og stiftelser som har daglig leder, styremedlemmer eller bedriftsforsamlingsmedlemmer med tilknytning til Storbritannia.

Som ledd i gjennomføringen av forventet forhandlingsresultat i forhandlingene om en frihandelsavtale med Storbritannia, har departementet foreslått at bosted i Storbritannia og britisk statsborgerskap skal tas inn som del av tilknytningskravet. Norge og Storbritannia har inngått en gjensidig avtale om anerkjennelse og fullbyrdelse av sivile dommer. Dette innebærer blant annet at sivilrettslige rettsavgjørelser kan gjøres gjeldende overfor tillitspersoner i norske foretak som bor utenfor Norge.

Som følge av norske forpliktelser overfor Verdens handelsorganisasjon forutsetter lovforslaget, som departementet kommer tilbake til i punkt 12.4.1 jf. punkt 12.1.6, at det omfattes av en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia.

2.2.2 Høringsnotater av 21. november 2019 og 11. november 2020

Høringsnotat 21. november 2019

Nærings- og fiskeridepartementet sendte 21. november 2019 på offentlig høring Forslag til endringer i aksjelovgivningen mv. (tilknytningskrav for styremedlemmer og daglig leder mv.). Høringsfristen var 16. januar 2020.

Høringsnotatet ble sendt til følgende høringsinstanser:

Departementene

Brønnøysundregistrene

Datatilsynet

Domstolene

Finanstilsynet

Forbrukerrådet

Forbrukertilsynet

Konkurransetilsynet

Norges Bank

Regelrådet

Riksrevisjonen

Skattedirektoratet

Statistisk sentralbyrå

Tolldirektoratet

Økokrim

Norges Handelshøyskole

Stiftelsen Handelshøyskolen BI

Universitetet i Bergen

Universitetet i Oslo

Akademikerne, sammenslutning av norske akademikerforening

AksjeNorge – Stiftelsen til fremme av aksjemarkedet

Aksjonærforeningen i Norge

Arbeidsgiverforeningen Spekter

Den Norske Advokatforening

Den norske Revisorforening

Eiendom Norge

Energi Norge

Finans Norge

Finansforbundet

Finansieringsselskapenes Forening

Folketrygdfondet

Hovedorganisasjonen Virke

IKT Norge

KS-Kommunesektorens organisasjon

Landsorganisasjonen i Norge

Norges Bondelag

Norges Fiskarlag

Norsk Industri

Norsk Journalistlag

Norsk Kapitalforvalterforening

Norsk Venturekapitalforening

NTL Skatt

Næringslivets Hovedorganisasjon

Pensjonskasseforeningen

Regnskap Norge

SMB Norge

Sparebankforeningen i Norge

Verdipapirfondenes Forening

Verdipapirforetakenes Forbund

Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund

Aabø-Evensen & Co Advokatfirma AS

Advokatfirmaet BAHR AS

Advokatfirmaet CLP DA

Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS

Advokatfirmaet Grette AS

Advokatfirmaet Haavind AS

Advokatfirmaet Hjort DA

Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS

Advokatfirmaet Schjødt AS

Advokatfirmaet Selmer AS

Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

Advokatfirmaet Thommessen AS

Advokatfirmaet Wiersholm AS

Advokatfirmaet Østgård DA

Arntzen de Besche Advokatfirma AS

Brækhus Advokatfirma DA

Deloitte Advokatfirma AS

Ernst & Young Advokatfirma AS

Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA

Kluge Advokatfirma AS

KPMG Law Advokatfirma AS

Kvale Advokatfirma DA

SANDS Advokatfirma DA

Wikborg Rein Advokatfirma AS

BN Bank ASA

Danske Bank NUF

DNB ASA

Handelsbanken NUF

Landkreditt Bank AS

Nasdaq Clearing Oslo NUF

Nasdaq Oslo ASA

Nordea Bank ABP, filial i Norge

Nordic Trustee AS

Oslo Børs ASA

Pareto Bank ASA

SIX x-clear AG NUF

SpareBank 1 Forvaltning AS

Sparebanken Sør

Verdipapirsentralen ASA

Følgende høringsinstanser har kommet med realitetsmerknader som er relevante for lovforslaget:

Den Norske Advokatforening

Følgende instanser har uttalt at de ikke har merknader til høringsnotatet eller at de ikke ønsker å besvare høringen:

Finansdepartementet

Forsvarsdepartementet

Helse- og omsorgsdepartementet

Justis- og beredskapsdepartementet

Klima- og miljødepartementet

Samferdselsdepartementet

Utenriksdepartementet

Datatilsynet

Domstoladministrasjonen

Konkurransetilsynet

Skattedirektoratet

Statistisk sentralbyrå

Norges Bondelag

Høringsnotat 11. november 2020

Nærings- og fiskeridepartementet sendte 11. november 2020 på offentlig høring Høringsnotat om endringer i foretakslovgivningen i forbindelse med Storbritannias uttreden av Den europeiske union. Høringsfristen var 23. desember 2020.

Høringsnotatet ble sendt til følgende høringsinstanser:

Departementene

Brønnøysundregistrene

Datatilsynet

Domstolsadministrasjonen

Finanstilsynet

Norges Bank

Regelrådet

Skattedirektoratet

Statistisk sentralbyrå

Økokrim

Norges Handelshøyskole

Stiftelsen Handelshøyskolen BI

Universitetet i Bergen

Universitetet i Oslo

Universitetet i Tromsø

AksjeNorge – Stiftelsen til fremme av aksjemarkedet

Aksjonærforeningen i Norge

Den Norske Advokatforening

Den norske Revisorforening

Finans Norge

Finansforbundet

Hovedorganisasjonen Virke

Landsorganisasjonen i Norge

Norsk Kapitalforvalterforening

Norsk Venturekapitalforening

Næringslivets Hovedorganisasjon

Regnskap Norge

Skatterevisorenes Forening

Verdipapirfondenes Forening

Verdipapirforetakenes Forbund

Aabø-Evensen & Co Advokatfirma AS

Advokatfirmaet BAHR AS

Advokatfirmaet CLP DA

Advokatfirmaet Grette AS

Advokatfirmaet Haavind AS

Advokatfirmaet Hjort DA

Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS

Advokatfirmaet Schjødt AS

Advokatfirmaet Selmer AS

Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

Advokatfirmaet Thommessen AS

Advokatfirmaet Wiersholm AS

Arntzen de Besche Advokatfirma AS

Deloitte Advokatfirma AS

Ernst & Young Advokatfirma AS

Kluge Advokatfirma AS

KPMG Law Advokatfirma AS

Kvale Advokatfirma DA

SANDS Advokatfirma DA

Wikborg Rein Advokatfirma AS

Følgende høringsinstanser har kommet med realitetsmerknader:

Brønnøysundregistrene

Datatilsynet

Den norske Revisorforening

Finans Norge

Næringslivets Hovedorganisasjon

Regnskap Norge

Advokatfirma DLA Piper Norway DA

Advokatfirmaet Schjødt AS

Følgende instanser har uttalt at de ikke har merknader til høringsnotatet eller at de ikke ønsker å besvare høringen:

Finansdepartementet

Forsvarsdepartementet

Helse- og omsorgsdepartementet

Justis- og beredskapsdepartementet

Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Utenriksdepartementet

Skattedirektoratet

Statistisk sentralbyrå

Hovedsynspunkter i sentrale høringsuttalelser gjengis i denne proposisjonen.

3 Generelle høringsinnspill

Departementet har mottatt 22 høringssvar med realitetsmerknader. Høringsinstansene er generelt positive både til departementets forslag om å legge til rette for økt bruk av elektroniske møter i foretak, og til forslaget om at møteprotokoller i samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper kan signeres med elektronisk signatur.

Brønnøysundregistrene, Lotteri- og stiftelsestilsynet (Stiftelsestilsynet), Den norske Revisorforening (Revisorforeningen), Finans Norge, Landsorganisasjonen i Norge, Norges Bondelag, Norske Boligbyggelags Landsforbund SA (NBBL), Norsk Landbrukssamvirke, Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Oslo Taxi SA, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Samvirkene, Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind), Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt), Advokatfirmaet Wiersholm AS (Wiersholm), AT Skog SA, Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus), Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA (Garmann Mitchell), KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) og Orgbrain AS er i hovedsak positive til forslaget om å legge til rette for økt bruk av elektroniske løsninger, blant annet som følge av den teknologiske utviklingen.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) er derimot skeptisk til forslagene til endringer knyttet til regulering av møter, og skriver at de ikke kan se behovet for de foreslåtte endringene.

Flere av høringsinstansene skriver at de har fått betydelig erfaring med gjennomføring av elektroniske møter de siste månedene, og at elektroniske møter har blitt dagligdagse både i og utenfor selskapsorganer. NHO skriver at dette ikke gjelder bare i Norge, og at også utlendinger som er styremedlemmer og aksjeeiere i norske selskaper, har erfart det samme. Høringsinstansene skriver at slike møter stiller nye krav til møtedeltakere og møteledere, men at de ikke har inntrykk av at de tekniske løsningene har hindret noen i å delta.

NBBLs erfaring med digitale løsninger er også gode. NBBL skriver at forbundet har inntrykk av at elektronisk møteform gjør det mulig for flere å delta i møtene. NBBL konkluderer:

«Muligheten til å avholde møter med tilgjengelige tekniske verktøy, er et godt og positivt tilskudd til verktøykassen for godt styrearbeid.»

Haavind uttaler at den teknologiske utviklingen har medført at dagens løsninger, for eksempel med videokonferanse, i all hovedsak sikrer hensynet til åpen dialog og meningsutveksling, og innebærer en forsvarlig behandling av styresakene. Denne typen møter vil etter Haavinds syn dermed langt på vei ivareta det andre bærende hensynet bak dagens regel; at hele styret møtes minst én gang i året.

Noen av høringsinstansene skriver at det er en læringsprosess å bruke de mulighetene teknologien gir. Det kan by på nye utfordringer å lede elektroniske møter med mange deltakere, blant annet det å gi taletid og styre diskusjonen. Disse høringsinstansene skriver at fysiske møter fremdeles vil bli foretrukket i flere tilfeller, slik som ved styrets behandling av mer kompliserte eller sensitive saker. Norsk Landbrukssamvirke mener likevel det bør være opptil styret å bestemme møteform. NBBL deler denne erfaringen, og uttaler:

«Vi legger imidlertid til grunn at dette er teknisk løsbart, og at loven i så stor grad som mulig, må legge opp til en vurdering som er uavhengig av de teknologiske muligheter som er tilgjengelig i dag.»

Brækhus mener at fysiske og elektroniske møter bør likestilles. Brækhus skriver:

«Vi mener […] at fysisk møte fortsatt har noen fordeler i forhold til møte via elektronisk deltagelse, først og fremst i styret, men at lovgiver bør likestille disse to møteformer, slik at det er opp til selskapene selv, ut ifra deres egne individuelle forhold, å velge den mest hensiktsmessige behandlingsform.»

Samfunnsbedriftene skriver at det er grunn til å forvente økt bruk av elektroniske løsninger i tiden fremover, og at utformingen av løsningene blir mer fleksibel og bedre tilrettelagt for kommunikasjon. Eiere og personer valgt inn i selskapsorganene vil i økende grad både beherske og forvente elektroniske løsninger til benyttelse i selskapsstyringen. Samfunnsbedriftene skriver at forslaget dermed imøtekommer reelle behov, og er fremtidsrettet.

Norsk Landbrukssamvirke, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Samvirkene og Schjødt skriver at det er gode grunner til å harmonisere reglene for de ulike foretaksformene, og at dette bør være en grunnleggende rettesnor for arbeidet med endring av lovreglene.

Advokatforeningen mener eksisterende regelverk er fleksibelt, og på en tilfredsstillende måte tillater gjennomføring av møter i foretakene også ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Advokatforeningens syn er at det blir for enkelt å knytte vurderingene av om det bør innføres nye regler for gjennomføring av møter i foretakslovgivningen, opp mot de praktiske mulighetene til å gjennomføre heldigitale møter, foretakenes mulighet til å spare penger og at heldigitale møter vil kunne øke oppmøteprosenten på generalforsamlingene. Også andre hensyn må tas med i vurderingen; hensyn av mer grunnleggende og prinsipiell karakter. Advokatforeningenskriver:

«Oppsummert støtter Advokatforeningen ikke forslaget til nye regler om gjennomføring av møter i foretakslovgivningen, det vil si en generell regel om at fysiske og elektroniske møter skal likestilles. Advokatforeningen kan ikke se at forslaget er forankret i egentlige behov, og mener at dagens regler gir tilstrekkelig fleksibilitet og rom for avholdelse av møter. Samtidig har forslagene potensielt negative virkninger for aksjeeieres individuelle rettigheter. Videre mener Advokatforeningen at dersom det først skal innføres nye regler om gjennomføring av møter i foretakslovgivningen, bør reglenes utforming vurderes nærmere basert på en grundig vurdering av de hensyn og prinsipper som gjør seg gjeldende.»

Høringsinnspillene som gjelder de enkelte forslagene er gjengitt i de ulike kapitlene, og kommentert av departementet i forbindelse med departementets vurderinger.

4 Om møteformen

4.1 Gjeldende rett

4.1.1 Regulering av møteformen i foretakslovgivningen

Hovedregelen i foretakslovgivningen er at saksbehandling i foretaksorganer skal skje i fysisk møte. Foretakslovene har imidlertid flere regler som åpner for møter uten at deltakerne er fysisk samlet, som behandling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig saksbehandling, bruk av fullmektig og skriftlig forhåndsstemme. Særlig for aksjeselskaper åpner lovreglene i relativt vid utstrekning for elektroniske møter.

Det følger av aksjeloven § 6-19 at styret skal behandle saker i møte hvor styremedlemmene er samlet fysisk, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Bestemmelsen åpner dermed for elektroniske styremøter. Tilsvarende regler finnes i allmennaksjeloven § 6-19, samvirkeloven § 82 og stiftelsesloven § 31. Disse lovene gir styremedlemmene og daglig leder mulighet til å kreve behandling av saker i fysisk møte. Møter i bedriftsforsamlingen i aksjeskaper og allmennaksjeselskaper skal skje som fysisk møte. Se punkt 5.1.1 om styremøter og punkt 5.1.2 om bedriftsforsamlingen.

Aksjelovene åpner for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Etter aksjeloven § 5-11 b har aksjeeierne rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner saklig grunn til å nekte. I allmennaksjeselskaper forutsetter elektronisk deltakelse at styret beslutter dette, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a. Det kan fastsettes i vedtektene at det ikke skal være adgang til slik deltakelse.

Aksjeloven § 5-11 b og allmennaksjeloven § 5-8 b åpner for bruk av skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen (forhåndsstemming), herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Bruk av forhåndsstemmer forutsetter at dette er fastsatt i vedtektene.

Reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeloven § 5-7 åpner for å behandle saker på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, ved skriftlig behandling eller på annen måte. Forenklet generalforsamling forutsetter at ingen av aksjeeierne motsetter seg det.

Selskapsmøtet i ansvarlige selskaper skal som hovedregel behandle saker i fysisk møte, se punkt 8.1. Samvirkeloven har ikke regler om elektronisk deltakelse på årsmøtet. For samvirkeforetak med mindre enn 20 medlemmer kan årsmøtet likevel holdes uten personlig fremmøte, se punkt 7.1.

Aksjeeierne kan etter aksjelovene §§ 5-2 delta på generalforsamlingen selv eller ved fullmektig. Retten til å delta kan ikke begrenses i vedtektene. Det er ikke stilt krav til hvem som kan være fullmektig. Dette kan for eksempel være rådgivere, andre aksjeeiere eller selskapets styreleder. Aksjelovene er ikke til hinder for at generalforsamlinger blir holdt som en kontorforretning, hvor alle eller noen av aksjeeierne er representert ved fullmektig.

Også i samvirkeforetak har medlemmene rett til å delta på årsmøtet selv eller ved fullmektig, jf. samvirkeloven § 36. I vedtektene kan det fastsettes at medlemmene ikke har rett til å møte ved fullmektig.

I den midlertidige loven er det gjort unntak fra krav til fysiske møter i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven. Bakgrunnen var hensynet til at foretakene skulle kunne fatte nødvendige beslutninger, og at involverte skulle kunne ivareta sine rettigheter og oppfylle sine plikter uten å opptre i strid med restriksjoner, anbefalinger eller råd fra myndighetene som følge av covid-19-pandemien.

Den midlertidige loven fastsetter at styrets leder kan bestemme at styrebehandling kan foregå uten at styremedlemmene er fysisk samlet, også der foretakslovene ikke åpner for dette. Det er krav om at saksbehandlingsmåten skal være «betryggende». Dersom styremøtet skal holdes som fysisk møte, har styremedlemmer og andre som har rett eller plikt til å delta, rett til å delta elektronisk. Reglene om styremøter i den midlertidige loven gjelder tilsvarende for bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer.

Den midlertidige loven gir styret myndighet til å beslutte at generalforsamling etter aksjelovene og årsmøte etter samvirkeloven skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styret bestemmer behandlingsmåten, og kan bare treffe beslutning om gjennomføring uten fysisk møte dersom det anses «nødvendig» for å holde møtet. Styret skal også sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen eller årsmøtet er «forsvarlig».

For gjennomføring av selskapsmøter etter selskapsloven fastsetter den midlertidige loven at den som har myndighet til å innkalle selskapsmøtet, kan bestemme at møtet holdes uten at de som har rett eller plikt til å delta, er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være «betryggende».

Den midlertidige loven opphører 1. juni 2021.

4.1.2 Personopplysningsvern ved elektroniske møter

Lov 15. juni 2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger gjennomfører EUs personvernforordning (forordning (EU) 2016/679) i norsk rett. Eksempler på personopplysninger er navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, fødselsnummer og IP-adresse. Også bilder og videoopptak regnes som personopplysninger dersom personer kan gjenkjennes. Loven gjelder helt eller delvis automatisert (elektronisk) behandling av personopplysninger og ikke-automatisert behandling av personopplysninger som inngår i eller skal inngå i et register.

Kravene i personopplysningsloven gjelder uansett møteform. For eksempel kan elektronisk stemmegivning i et fysisk møte medføre elektronisk behandling av personopplysninger. Det samme kan deltakelse og stemmegivning i et elektronisk møte.

Foretak som benytter elektroniske løsninger for å holde møter, må behandle personopplysninger i henhold til lovens krav. Det skal for eksempel bare innhentes personopplysninger som er nødvendige for gjennomføring av elektronisk møte. Foretaket skal sikre at uvedkommende ikke får tilgang til eller kan endre opplysningene.

Personopplysninger som innhentes i forbindelse med elektroniske møter i henhold til gjeldende regelverk, vil normalt være av en slik art og et slik omfang at det ikke i seg selv er et tungtveiende argument mot å oppheve krav til fysiske møter i foretakslovgivningen.

4.2 Regulering i nordiske land

I Sverige ble det i forbindelse med covid-19-pandemien åpnet for at eiere og medlemmer i aksjeselskaper, samvirkeforetak mv. kan avgi stemme elektronisk eller skriftlig. Reglene opphører 31. desember 2021.

Danmark innførte midlertidige regler om gjennomføring av elektronisk generalforsamling i forbindelse med covid-19-pandemien. Reglene opphører 31. desember 2021.

Departementet er ikke kjent med at de andre nordiske landene har innført permanente regler i foretakslovgivningen som likestiller fysiske og elektroniske møter.

4.3 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet å likestille fysiske møter og elektroniske møter. Det ble foreslått å innføre en ny bestemmelse i aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkeloven som sier at ordet «møte» både omfatter møter som blir holdt ved personlig fremmøte, og møter som blir holdt ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styremedlemmer, medlemmer, eiere og andre som skal delta på møter, vil dermed enten delta på et fysisk møte, eller et elektronisk møte. Ved å likestille de to møteformene vil retten til å «møte» ikke lenger gi rett til et fysisk møte, med mindre det kommer frem av den enkelte bestemmelsen.

Det ble ikke foreslått en tilsvarende bestemmelse i stiftelsesloven eller selskapsloven. Stiftelsesloven og selskapsloven har bare noen få bestemmelser som omtaler møter, og det ble derfor foreslått å ta endringene inn i de enkelte bestemmelsene. Departementet arbeider med et forslag til en ny stiftelseslov. I den forbindelse vil departementet vurdere om det er behov for ytterligere endringer for stiftelser.

Departementet foreslo i høringsnotatet også å endre begreper som «være til stede» og «møte» i foretakslovene til «delta». Ordet «delta» ble foreslått for å fange opp både tilfeller der møtet blir holdt med fysisk fremmøte og der møtet blir holdt elektronisk.

Departementet foreslo ikke å begrense elektroniske møter til bestemte løsninger. Det ble foreslått at saksbehandlingen skal være «betryggende» eller «forsvarlig» uansett møteform. Se punkt 3.6.2 og 3.6.3 i høringsnotatet.

4.4 Høringsinstansenes syn

Finans Norge, Norske Boligbyggelags Landsforbund SA (NBBL), Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Samfunnsbedriftene, Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt), Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus) og KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) støtter departementets forslag om ålikestille fysiske møter og elektroniske møter ved å innføre en ny bestemmelse som definerer et «møte» som fysisk eller elektronisk.

Finans Norge, NBBL og KPMG er enige i at regelen bør bli rammet inn av et krav til forsvarlighet. Disse høringsinstansene skriver at loven i så stor grad som mulig, bør legge opp til en vurdering som er uavhengig av de teknologiske mulighetene som er tilgjengelige i dag. Dette gir rom for videreutvikling av løsninger for elektroniske møter.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) støtter ikke en generell likestilling av fysiske og elektroniske møter, og skriver at det viktigste bør være at reglene er fleksible og at foretakslovgivningen ikke er til hinder for elektroniske møter. Foreningen kan ikke se at det har noen prinsipiell betydning om lovens hovedregel er at styremøter skal holdes fysisk eller at det er valgfrihet.

NHO, NBBL, Advokatforeningen og Brækhus foreslår en mer konkret ordlyd, slik at det utdypes hvilke krav som stilles til hva et møte faktisk er. Schjødt skriver at den foreslåtte definisjonen hindrer at møter blir holdt ved sirkulasjon av saksdokumenter, og ber om at det også bør være en åpning for å holde møter på denne måten.

NBBL skriver at også elektronisk oppmøte er personlig, og anbefaler derfor å bruke begrepet «fysisk» møte.

4.5 Departementets vurdering

4.5.1 Innledning

Da de gjeldende foretakslovene ble vedtatt i perioden 1985 til 2007, fantes det ikke i samme grad som i dag teknologi som la til rette for annet enn fysiske møter. Fysiske møter var dermed den mest hensiktsmessige måten å behandle saker i foretaksorganene på. Ved senere lovendringer er reglene om fysiske møter supplert av blant annet adgang til elektronisk deltakelse. Selv om foretakslovgivningen til en viss grad åpner for å gjennomføre møter på andre måter enn i fysisk møte, er fysisk møte fortsatt hovedregelen.

Utviklingen av ny og bedre teknologi gir mulighet til å åpne for økt bruk av elektroniske møter. Dette vil gi foretakene økt fleksibilitet i den praktiske styringen. Elektroniske møter kan forenkle beslutningsprosesser i foretakenes styrende organer, og kommunikasjonen mellom møtedeltakerne. Erfaringen gjennom covid-19-pandemien er at det ofte er flere som deltar i elektroniske møter enn i fysiske møter. Elektroniske møter reduserer også kostnader knyttet til reise og eventuell leie av lokaler. Mindre reisevirksomhet er også positivt for klimaet.

Elektroniske møter legger ikke nødvendigvis til rette for meningsutveksling på samme måte som fysiske møter. Eksisterende elektroniske løsninger gjør det likevel mulig å ha en åpen dialog og meningsutveksling, og å sikre en forsvarlig behandling i slike møter. Antallet deltakere kan ha betydning for den tekniske gjennomføringen av møtet. Det stilles større krav til organiseringen av møtet jo flere som deltar.

Selv om lovforslaget åpner for nye og andre møteformer, innebærer ikke reglene at foretakene må velge disse. Formålet er å gi foretakene valgfrihet. Departementet ser at bruken av teknologi i elektroniske møter, også kan gi foretak og eiere utfordringer. Elektroniske møter forutsetter både at foretaket investerer i de nødvendige tekniske løsningene, og at møtedeltakerne har kompetanse til å bruke disse løsningene. Departementet ser disse utfordringene, men kan ikke se at det bør være en oppgave for lovgiver å styre hvilke møteformer eller løsninger det enkelte foretaket velger. Det er etter departementets syn foretakene og eierne selv som, innenfor visse rammer, er best egnet til å vurdere hva som passer best for det enkelte foretaket og dets eiere.

Departementet har fått innspill om at kompliserte eller konfliktfylte saker kan egne seg bedre for behandling i fysisk møte. Departementet legger til grunn at styret tar en kvalifisert beslutning i slike tilfeller.

I utformingen av reglene om elektroniske møter, har departementet lagt vekt på at dagens tilgjengelige teknologiske løsninger ikke bør være førende for reguleringen. Foretakslovgivningen bør utformes slik at den tar høyde for utvikling av nye verktøy for deltakelse i og gjennomføring av møter, og legge til rette for gjennomføring av møter uavhengig av de teknologiske mulighetene som er tilgjengelige i dag. Departementet slutter seg til NBBL, som i høringssvaret skriver at det avgjørende vil være om de teknologiske løsningene som foreligger på det tidspunktet møtet skal gjennomføres, legger til rette for en betryggende eller forsvarlig gjennomføring av møtet. Lovforslagene legger til rette for den teknologiske utviklingen som utvilsomt vil komme.

I lovforslagene er det foreslått at det settes krav til at behandlingsmåten i styret er betryggende og at gjennomføringen av generalforsamling, årsmøte og selskapsmøte er forsvarlig. Selv om det åpnes for økt bruk av elektroniske møter, må behandlingsmåten i styremøter, generalforsamlinger mv. være betryggende eller forsvarlig ut fra den eller de saker som skal behandles i møtet. Foretakslovgivningens øvrige alminnelige prinsipper om blant annet krav til likebehandling og forbud mot myndighetsmisbruk, setter også rammer for gjennomføring av møter.

4.5.2 Fysisk og elektronisk møte likestilles

Departementet foreslår å likestille fysiske og elektroniske møter i aksjelovene, samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven. Styremedlemmer, medlemmer, eiere og andre som skal delta på møter, vil dermed enten delta på et fysisk møte, eller et elektronisk møte. Ved å likestille de to møteformene vil eventuell rett til å kreve «møte» ikke lenger gi rett til å kreve et fysisk møte, med mindre det er bestemt i loven.

Høringsinstansene er generelt positive til forslaget.

Brækhus ga utrykk for at det er ønskelig å likestille fysiske og elektroniske møter fullt ut, slik at foretaket selv kan velge møteform. Brækhus skriver blant annet:

«Vi mener […] at lovgiver bør likestille disse to møteformer, slik at det er opp til selskapene selv, ut ifra deres egne individuelle forhold, å velge den mest hensiktsmessige behandlingsform.»

Departementet slutter seg til denne vurderingen, og foreslår at fysiske og elektroniske møter blir likestilt, både i reglene om styremøter og i reglene om generalforsamlinger og årsmøter. Det samme gjelder i reglene om møter i andre foretaksorganer som selskapsmøtet og bedriftsforsamlingen. Departementets vurderinger kan leses i punkt 5.4.2, 5.4.7, 5.4.8, 6.4.2 og 8.4.

De fleste høringsinstansene som har uttalt seg om spørsmålet, støtter departementets forslag.

Advokatforeningen skriver i sitt høringssvar at det viktigste bør være at reglene er fleksible, og at foretakslovgivningen ikke er til hinder for elektroniske møter. Departementet er enig med Advokatforeningen i at reglene bør være fleksible. Som nevnt i punkt 4.5.1, er det ikke lagt opp til at de nye mulighetene til å holde elektroniske møter må velges. Departementet er enig med Brækhus i at det bør være lovgivers oppgave å legge til rette for at foretakene selv, ut fra deres egne individuelle forhold, kan velge en hensiktsmessig behandlingsmåte. Departementet legger til grunn at styret og foretakets eiere, vil ta en kvalifisert beslutning om hvordan en sak bør bli behandlet. Etter departementets syn vil det gi best fleksibilitet for det enkelte foretaket å likestille fysiske og elektroniske møter. For styremøter åpner dagens regelverk allerede i stor grad for elektroniske møter. Departementets vurdering er at forslaget om å likestille fysiske og elektroniske styremøter, i praksis ikke vil innebære noen stor realitetsendring.

Departementet forstår enkelte av høringsuttalelsene slik at å bruke begrepet personlig fremmøte i loven, kan være forvirrende. Blant annet har NBBL og Samvirkene spilt inn at også elektronisk deltakelse krever personlig fremmøte, slik at dette begrepet bør unngås for å skille mellom fysiske og elektroniske møter. Departementet er enig i dette, og har endret ordlyden i lovforslaget slik at forskjellen mellom fysiske og elektroniske møter kommer tydelig frem.

Departementet er enig med Schjødt i at det bør være adgang for styret til å behandle saker skriftlig. En umiddelbar forståelse av begrepet «møte» vil normalt innebære en viss grad av tidsavgrenset og samlet behandling, samtidig deltakelse og mulighet til umiddelbar dialog. Ren skriftlig behandling av saker, for eksempel sirkulasjon av dokumenter ved e-post, faller etter departementets vurdering utenfor begrepet «møte», og må anses som en annen behandlingsmåte.

Departementet er enig i at styrene fortsatt bør ha mulighet til å behandle saker skriftlig, og foreslår derfor å opprettholde de bestemmelsene som angir at skriftlig saksbehandling er en alternativ behandlingsmåte for styret, det vil si reguleringen i aksjelovene §§ 6-19 første ledd, samvirkeloven § 82 første ledd og stiftelsesloven § 31 andre ledd.

For ansvarlige selskaper som er regulert i selskapsloven, foreslår departementet tilsvarende regulering i selskapsloven § 2-15 nytt andre ledd.

Departementet er også enig med NBBL, NHO og Brækhus i at en nærmere forklaring i loven på hva et møte er, kan være oppklarende for brukerne av lovene.

Etter departementets vurdering kan det likevel by på utfordringer å presisere i lovteksten hva et møte er. Det kan låse bestemmelsen mot fremtidig teknologi. Det kan også etter dagens teknologi være uklare grenser for hva som regnes som skriftlig, og hva som regnes som en del av en dialog, men med skriftlige innslag. Med utgangspunkt i dagens regler vil for eksempel ikke mulighet til å chatte med møtedeltakere i et elektronisk møte med videooverføring, bli regnet som skriftlig saksbehandling.

Departementet har derfor kommet til at det konkrete innholdet i begrepet «møte», særlig av hensyn til et fremtidsrettet, teknologinøytralt regelverk, ikke bør defineres i lovteksten, men isteden kan utdypes i merknadene til bestemmelsene. Departementet viser til omtalen i kapittel 14.

Departementet opprettholder dermed forslaget i høringsnotatet om å innføre en generell bestemmelse i aksjelovene og samvirkeloven som fastslår at begrepet «møte» omfatter begge møteformer. Det vil si at begrepet både omfatter møter der de som deltar er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og der de deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte). Departementet foreslår etter innspillene i høringsrunden å endre ordlyden, slik at man gjennomgående bruker begrepet elektronisk møte om alle møter som gjennomføres ved at møtedeltakerne deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Forslagene til aksjelovene nye §§ 1-5 a og samvirkeloven ny § 6a likestiller fysiske møter og elektroniske møter. At aksjeeiere, medlemmer og andre aktører har rett til å «møte», vil dermed bety en rett til å møte enten fysisk eller elektronisk.

Departementet foreslår også å likestille fysiske og elektroniske styremøter i stiftelsesloven og selskapsloven. Det samme gjelder selskapsmøter etter selskapsloven. I disse lovene foreslår departementet imidlertid at alternativene går frem direkte av bestemmelsene om styremøter og selskapsmøter.

Se lovforslagene til aksjelovene nye §§ 1-5 a, samvirkeloven ny § 6a, stiftelsesloven § 31 andre ledd og selskapsloven ny § 2-11 a første ledd og § 2-15 nytt andre ledd.

Departementet foreslår i tillegg å endre begreper som «møte», «være til stede», «er til stede» mv. til «delta», «deltar» mv. i en rekke bestemmelser i aksjelovene, samvirkeloven og selskapsloven. Formålet er å tydeliggjøre at møter hvor de som deltar er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og møter hvor deltakelse skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte) likestilles.

5 Styremøte og møte i bedriftsforsamling og andre foretaksorganer

5.1 Gjeldende rett

5.1.1 Styremøte

Det følger av aksjeloven § 6-19 første ledd at styret i aksjeselskaper skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styreleders myndighet kan være begrenset av selskapets vedtekter, instruks fra generalforsamlingen eller instruks fra styret etter § 6-23. Styremedlemmer og daglig leder kan kreve møtebehandling, jf. § 6-19 andre ledd.

Reglene om styremøter i allmennaksjeselskaper er i hovedsak de samme som i aksjeloven, jf. allmennaksjeloven § 6-19 og § 6-23. I allmennaksjeselskaper skal årsregnskap og årsberetning behandles av styret i møte, jf. § 6-19 første ledd. Det samme gjelder fastsettelse av lønn og godtgjørelse til daglig leder når ansettelse av daglig leder hører under styret, og når styret fastsetter lønn og godtgjørelse til andre ledende ansatte. Etter bestemmelsens andre ledd kan styremedlemmene og daglig leder kreve møtebehandling. Med «møte» i aksjelovene forstås fysisk møte.

Styret i samvirkeforetak skal behandle saker i møte, jf. samvirkeloven § 82 første ledd. Med «møte» forstås fysisk møte. Saker kan behandles på annen måte dersom styrelederen mener at saken kan legges frem skriftlig eller tas opp på annen fullgod måte. Årsregnskap og årsmelding (årsberetning) skal alltid behandles i møte. Etter § 82 andre ledd kan styremedlemmene og daglig leder kreve saksbehandling i møte. Etter samvirkeloven § 82 femte ledd kan disse bestemmelsene fravikes i vedtektene, såfremt avvikende saksbehandlingsrutiner er forsvarlige, jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) Om lov om samvirkeforetak (samvirkelova) i merknaden til § 82 i kapittel 18.

Stiftelsesloven § 31 har regler for styrets saksbehandling i stiftelser. Hovedregelen er at styret skal behandle saker i møte, jf. § 31 andre ledd. Med «møte» forstås fysisk møte. Saken kan behandles på annen måte hvis styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling, jf. § 31 tredje ledd.

Det følger av selskapsloven § 2-13 første ledd at det kan avtales at selskaper kan ha et styre. Selskapsloven regulerer ikke hvilke behandlingsmåter styret kan bruke. Selskapsloven § 2-16 sier forutsetningsvis at styremøtet i ansvarlige selskaper skjer med fysisk oppmøte. I juridisk teori er bestemmelsen ikke forstått slik at den stiller en absolutt begrensning i styrets mulighet til å behandle saken på annen måte, jf. Woxholth, G. (2005) Selskapsloven med kommentarer (6. utgave) Gyldendal Norsk Forlag, side 124 og Aarbakke, M. & Aarbakke, A. (2010) Ansvarlige selskaper og indre selskaper (7. utgave) Universitetsforlaget, side 87. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for styret i kommandittselskaper, jf. selskapsloven § 1-1 andre ledd.

5.1.2 Møte i bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer

Det følger av aksjelovene §§ 6-35 at det i selskaper med flere enn 200 ansatte skal velges en bedriftsforsamling, om det ikke er avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling.

Allmennaksjeloven § 6-38 inneholder saksbehandlingsregler for møter i bedriftsforsamlingen. Bedriftsforsamlingens leder skal innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst en seksdel av medlemmene eller styret krever det. Styrets leder og daglig leder har plikt til å være til stede på møter i bedriftsforsamlingen, med mindre det er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. Allmennaksjeloven § 6-38 har ikke bestemmelser om at behandlingen av saker i bedriftsforsamlingen kan skje skriftlig. Etter allmennaksjeloven § 6-37 fjerde ledd kan det gis forskrifter om saksbehandlingen i bedriftsforsamlingen. Slike forskrifter er ikke gitt. Bestemmelsene i allmennaksjeloven § 6-38 gjelder tilsvarende for bedriftsforsamling i aksjeselskaper, jf. aksjeloven § 6-35.

Samvirkeloven § 62 og § 63 åpner for at det kan fastsettes i vedtektene at samvirkeforetak skal ha representantskap og kontrollkomité. Vedtektene kan fastsette nærmere regler om saksbehandlingen i slike organer, jf. samvirkeloven § 62 tredje ledd og § 63 femte ledd. Det følger av disse bestemmelsene at dersom vedtektene ikke sier noe annet, gjelder reglene om saksbehandling i styret så langt de passer.

Etter stiftelsesloven § 36 kan det fastsettes i vedtektene at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder. Med mindre vedtektene fastsetter egne regler for saksbehandlingen, kan det være naturlig å bruke noen av lovens saksbehandlingsregler for styret, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) Om lov om stiftelser (stiftelsesloven) i merknaden til § 36 i kapittel 15.

Generalforsamling og årsmøte i aksjeselskaper og samvirkeforetak omtales i kapittel 6. Selskapsmøte i ansvarlige selskaper omtales i kapittel 8.

5.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet å likestille fysiske og elektroniske styremøter. Styrebehandlingen må likevel gjennomføres på en måte som er «betryggende» eller «fullgod». Styreleder må vurdere om den enkelte saken kan behandles på en betryggende måte uten at det holdes fysisk møte. Departementet foreslo å oppheve retten for styremedlemmer og daglig leder til å kreve fysisk styremøte. Foretaket vil likevel ha mulighet til å vedtektsfeste et generelt krav om fysisk møte, eller vedtektsfeste en rett for styremedlemmer eller daglig leder til å kreve dette. Et flertall i styret kan også vedta retningslinjer om dette.

Departementet foreslo å oppheve reglene i allmennaksjeloven § 6-19 første ledd om at saker som gjelder årsregnskap og årsberetning, lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte dersom disse ansettes av styret, skal behandles i møte. På samme måte foreslo departementet å oppheve regelen i samvirkeloven § 82 første ledd om at årsregnskap og årsmelding skal behandles i møte.

Departementet ba høringsinstansene om innspill til om det er behov for å videreføre styremedlemmers rett til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler i møter som styreleder har bestemt at skal gjennomføres som fysisk møte.

Det ble bare foreslått endringer i stiftelsesloven for å tilpasse regelen til aksjeloven. I forbindelse med proposisjon om ny stiftelseslov vil departementet vurdere om det er behov for ytterligere endringer for stiftelser.

For ansvarlige selskaper som har styre, foreslo departementet at det legges til rette for at styremøter kan gjennomføres uten fysisk fremmøte, på samme måte som i aksjelovene.

Departementet foreslo at reglene om styremøter skulle gjelde tilsvarende for møter i bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer.

5.3 Høringsinstansenes syn

Fysiske og elektroniske styremøter likestilles

Finans Norge, Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Norsk Landbrukssamvirke, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene,Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind), Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt), Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus), Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA (Garmann Mitchell), KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) og Oslo Taxi SA støtter forslaget om å likestille fysiske og elektroniske styremøter.

NHO forstår gjeldende rett slik at møte alltid er regnet som betryggende saksbehandling, og mener at kravet om betryggende behandlingsmåte bør være rettet mot andre behandlingsmåter. I motsatt fall risikerer man innsigelser mot både fysiske og elektroniske møter, begrunnet med at møteformen ikke har vært betryggende.

Haavind bemerker at forslaget i praksis ikke vil innebære noen stor realitetsendring, og foreslår at det presiseres at styremøtene fortsatt kan holdes for eksempel per telefon eller ved sirkulasjon av saksdokumenter dersom dette anses som en betryggende behandlingsmåte.

Landsorganisasjonen i Norge (LO) understreker viktigheten av forsvarlig og betryggende saksforberedelse: gode saksdokumenter, nødvendig tid til forberedelse og meningsutveksling mellom medlemmene uavhengig av møteform.

Lotteri- og stiftelsestilsynet (Stiftelsestilsynet) skriver at gjeldende stiftelseslov allerede åpner for elektronisk eller annen behandling av saker i styret.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) er enig i at det kan være praktisk at flere styremøter holdes elektronisk, men støtter ikke en generell likestilling av fysiske og elektroniske styremøter. Advokatforeningen skriver at spørsmålet dreier seg om hva som gir den beste styrebehandlingen i det enkelte foretaket og den enkelte saken. Selv om styreleder etter loven er underlagt en generell og delvis sanksjonert plikt til å sørge for at saksbehandlingen er betryggende eller fullgod, mener foreningen at det i praksis ikke er rent sjelden at en styreleder tvinger igjennom sin foretrukne saksbehandlingsmåte. Advokatforeningen skriver at det er viktig å huske på at nokså mange styreledere ikke er særlig bevandret hverken i foretakslovgivningens generalklausuler eller de ulovfestede prinsipper.

Advokatforeningen, Schjødt og Norges Bondelag stiller spørsmål ved om styreleder skal ha myndighet til å bestemme møteform. NHO,Samfunnsbedriftene og Oslo Taxi SA er enige i at ansvaret for betryggende behandlingsmåte fortsatt bør ligge hos styreleder.

Haavind støtter at en tilsvarende bestemmelse blir foreslått for styremøter i ansvarlige selskaper. Norges Bondelag ønsker en nærmere presisering av styreleders kompetanse i styremøter etter selskapsloven. Deltakere i ansvarlige selskaper har større personlig ansvar, og Norges Bondelag mener at det bør være nok at ett styremedlem krever fysisk styremøte.

Schjødt mener at det kan være grunn til å vurdere om «fullgod» i samvirkeloven kan erstattes med «forsvarleg», og skriver at «forsvarleg» språklig ligger nærmere «betryggende» enn «fullgod». Norges Bondelag støtter dette.

Styremedlemmers og daglig leders rett til å kreve møte

Schjødt skriver at et flertall av styremedlemmene bør ha rett til å kreve fysisk møte selv om styreleder mener det er forsvarlig med elektronisk møte. En eksklusiv rett for styreleder til å velge møteform kan slå uheldig ut der det er maktkamp i styret.

Stiftelsestilsynet skriver at det vil være kontroversielt å oppheve styremedlemmers og daglig leders mulighet til å kreve møtebehandling, og anbefaler ikke dette. Stiftelsestilsynet skriver også at stiftelsesloven må sikre at styremedlemmene får anledning til å ivareta sine plikter og rettigheter.

LO mener det bør gjennomføres fysiske møter når styremedlemmer krever det og tungtveiende grunner, slik som smittesituasjonen, ikke er til hinder for det. Advokatforeningen mener at det er prinsipielt betenkelig å frata det enkelte styremedlemmet retten til å kreve behandling i fysisk møte.

Rett til å delta elektronisk i styremøter som holdes som fysisk møte

Hverken Stiftelsestilsynet,Norsk Landbrukssamvirke, NHO, Samfunnsbedriftene, Advokatforeningen, KPMG eller Advokatfirmaet Wiersholm AS (Wiersholm) uttrykker at styremedlemmer bør ha en ubetinget rett til å delta elektronisk i styremøter som styreleder har bestemt at skal gjennomføres som fysisk møte. Disse høringsinstansene nevner at det kan være særlig viktig at drøftelsene kan holdes helt konfidensielt, og særlig for noterte selskaper. I slike tilfeller kan styreleder vurdere at fysisk møte er en forutsetning for betryggende behandlingsmåte. Dersom et styremedlem skal nektes å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler, mener Wiersholm at det bør være en beslutning som treffes av styret med vanlig flertallsbeslutning. LO mener det bør åpnes for at enkelte medlemmer kan delta elektronisk i fysiske styremøter, når det er strengt nødvendig. Samfunnsbedriftene skriver at retten til å delta elektronisk, bør være betinget av at vedkommende er forhindret fra å delta fysisk.

Finans Norge, Garmann Mitchell, Haavind, Samvirkene, Norske Boligbyggelags Landsforbund SA (NBBL) og Orgbrain AS skriver at retten til å delta elektronisk i fysiske møter er hensiktsmessig, og ivaretar en fleksibilitet som er ønskelig. Disse høringsinstansene skriver at elektronisk deltakelse vil gi bedre mulighet til å samle et fulltallig styre. Garmann Mitchell mener at ved å videreføre dagens regel, unngår man vanskelige vurderinger knyttet til om det er betryggende behandlingsmåte å gjennomføre styremøtet, selv om et styremedlem er forhindret fra å delta fysisk. Orgbrain AS skriver at det vil gjøre det enklere å påta seg styreverv i et annet geografisk område enn de tilhører, noe som kan bidra til mer mangfold.

Finans Norge uttaler at skillet heller bør gå ved skriftlig behandling, og ikke om møtet holdes fysisk eller elektronisk.

Oppheve regelen om at årsregnskap og årsmelding skal behandles i møte

NHO, Samfunnsbedriftene, Advokatforeningen og Haavind stiller seg bak departementets vurdering av at det ikke er forhold som tilsier at styret i allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak må behandle årsregnskap og årsberetning i fysisk møte. Haavind skriver at lovendringen bør begrenses til elektronisk kommunikasjon som sikrer åpen dialog og meningsutveksling.

5.4 Departementets vurdering

5.4.1 Innledning

Aksjeselskap er den vanligste foretaksformen, og reglene i aksjeloven er godt kjent. Det finnes langt flere aksjeselskaper enn andre typer foretak, som ansvarlige selskaper, samvirkeforetak og stiftelser. Endringer i aksjeloven kan derfor være relevante for andre foretakslover, slik som samvirkeloven. Om endringer i aksjeloven bør gjennomføres i andre foretakslover, må imidlertid vurderes konkret ut fra de hensynene som den aktuelle loven skal ivareta, og den aktuelle foretaksformens egenart.

Etter departementets syn er det flere fordeler med å bygge forslagene til endringer i foretakslovene på aksjelovens bestemmelser. Departementet er enig med Regnskap Norge som skriver at en samtidig endring i foretakslovene, legger et godt grunnlag for at de relevante bestemmelsene i den enkelte loven får mest mulig lik utforming.

Også NBBL, Samfunnsbedriftene, Samvirkene og Schjødt skriver at det er ønskelig med like regler med mindre det er grunn til å foreslå avvikende regulering. Departementet ser at lik regulering av foretaksformene kan gi fordeler for aktørene, blant annet for tolkning og praktisering av regelverket. Det er også, slik blant annet Schjødt viser til, en fordel for de som deltar på foretaksmøter i ulike typer foretak. Lik regulering gjør regelverket lettere tilgjengelig og enklere å forstå. Reguleringen av styremøter i de ulike foretakslovene bør derfor være lik, med mindre det er særlige grunner til å foreslå avvikende regulering. Det har ikke kommet frem tungtveiende argumenter i høringen som tilsier at reguleringen av styremøter i allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper, bør avvike fra reguleringen i aksjeloven.

Departementet opprettholder i hovedsak forslaget i høringsnotatet om behandlingsmåten i styret. Det blir foreslått noen justeringer basert på høringsinnspillene. Departementet understreker at forslaget ikke pålegger selskapene å gjennomføre styremøtet i en bestemt møteform. Formålet med forslaget er å gi selskapene frihet til å velge den møteformen som passer best for selskapet og dets eiere.

Forslagene til endringer i allmennaksjeloven § 6-19 vil gjelde tilsvarende for saksbehandlingen i direksjonen i finansforetak etter finansforetaksloven § 8-13 fjerde ledd.

Departementet foreslår at fysiske og elektroniske styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper likestilles, se omtalen i punkt 5.4.2. Etter departementets forslag vil styreleder i slike selskaper bestemme behandlingsmåten for saker i styret, se punkt 5.4.3. Departementet foreslår videre at behandlingsmåten i styret i selskapene skal være «betryggende». Kravet skal sikre en forsvarlig saksbehandling i styret, og vil gjelde uansett behandlingsmåte, se punkt 5.4.4. I punkt 5.4.5 omtales retten for styremedlemmer og daglig leder i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper til å kreve møte. Etter departementets forslag vil retten innebære rett til å kreve møtebehandling, men ikke rett til å kreve fysisk møte. Departementet foreslår i punkt 5.4.6 ikke å innføre en ubetinget rett for styremedlemmer eller andre i slike selskaper, til å delta elektronisk i styrebehandling som gjennomføres i fysisk møte. Styremøter i samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper omtales i punkt 5.4.7. Departementet foreslår tilsvarende regler for slike møter som for styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Møter i bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer behandles i punkt 5.4.8. I punkt 5.4.9 omtaler departementet forslaget om å oppheve kravene i allmennaksjeloven og samvirkeloven om at årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk styremøte.

5.4.2 Fysisk og elektronisk styremøte i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper likestilles

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at reguleringen av styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper gjøres teknologinøytral.

Selv om hovedregelen i aksjelovene §§ 6-19 er fysisk møte, åpner reglene allerede i dag for at saker kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Forslaget vil dermed i praksis ikke innebære noen stor realitetsendring.

Departementets forslag om å likestille fysiske og elektroniske møter i aksjelovene §§ 6-19 fikk positiv tilbakemelding fra Stiftelsestilsynet, Finans Norge, NHO, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Brækhus, Garmann Mitchell, Haavind, Schjødt og KPMG. Enkelte høringsinstanser, som Advokatforeningen, var kritiske til forslaget.

Schjødt bemerket at det var uklart om departementets forslag vil snevre inn dagens regler om styrets adgang til å gjennomføre styrebehandling uten møte. Departementet foreslår ingen endring på dette punktet, slik at det fremdeles vil være anledning til skriftlig styrebehandling, for eksempel ved sirkulasjon av dokumenter eller på annen måte.

Det er ikke uvanlig at styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper blir gjennomført uten fysisk møte. Advokatforeningen skriver at styremøter gjerne gjennomføres slik at noen av styremedlemmene er samlet fysisk, mens ett eller flere medlemmer deltar digitalt eller per telefon. Styremøter egner seg etter departementets vurdering generelt sett godt til å gjennomføres på annen måte enn ved at de som deltar, er fysisk til stede på møtet. Det er som regel relativt få deltakere i møtene. Ettersom styret har ansvar for forvaltningen av selskapet, er det også hensiktsmessig at styret møtes jevnlig. I større aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper er styremedlemmene gjerne profesjonelle aktører som er kjent med hvordan møtene forløper. Slike selskaper vil ofte ha ansatterepresentanter. I mindre selskaper ser man ofte at styremedlemmene også er eiere, ansatte eller i familie.

Etter departementets vurdering kan en utvidet mulighet til å holde styremøte uten fysisk møte gi mer fleksibilitet i styrets arbeid. Adgang til å holde elektroniske styremøter kan bidra til forenkling og effektivisering av selskapsstyringen, og redusere administrative kostnader knyttet til møtene. Ulike teknologiske løsninger kan også ivareta behovet for åpen dialog og meningsutveksling om saker, på samme måte som der deltakerne er fysisk til stede, slik at styret får tilstrekkelig informasjon fra selskapets ledelse før vedtak treffes.

Forslaget innebærer ingen plikt til å holde elektroniske styremøter, men gir selskapene frihet til å velge den behandlingsmåten som de anser som hensiktsmessig. Departementets vurdering er at aksjeselskapene og allmennaksjeselskapene selv er nærmest til å ta stilling til hvordan styremøter skal gjennomføres. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om å likestille fysiske og elektroniske styremøter i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 6-19 første ledd.

5.4.3 Styreleder bestemmer behandlingsmåten

Departementet opprettholder forslaget om å videreføre nåværende regler om at styreleder bestemmer behandlingsmåten for saker i styret.

Styrets leder har en særlig rolle i styrets saksbehandling. I aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper er det styreleder som skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret, jf. aksjelovene §§ 6-20. I tillegg skal daglig leder forberede saker som skal behandles av styret i samråd med styreleder, jf. aksjelovene §§ 6-21. Selv om styreleder bestemmer behandlingsmåten etter dagens regler, har hvert enkelt styremedlem i dag rett til å kreve behandling i fysisk møte. Med forslaget om å likestille fysisk og elektronisk møte, vil det enkelte styremedlemmet bare ha rett til å kreve behandling i møte, og ikke behandling i en bestemt møteform.

Enkelte høringsinstanser, blant annet Schjødt og Norges Bondelag, mente at et flertall i styret bør kunne kreve en annen møteform. Advokatforeningen bemerket at ikke alle styreledere er kjent med regelverket, og at enkelte styreledere tvinger gjennom en behandlingsmåte.

Etter gjeldende rett kan styreleders myndighet begrenses ved flertallsbeslutning i styret. Se nærmere omtale i NOU 1996: 3 Ny aksjelovgivning i punkt 13.5.2 i merknaden til lovens § 6-19:

«Første ledd legger det til styrets leder å ta standpunkt til behandlingsformen. Hvis lederen overveier å bruke andre behandlingsformer enn møteformen, må han gjøre seg opp en mening om dette på bakgrunn av at de saker som skal behandles er en betryggende behandlingsform. Bestemmelsen er ikke til hinder for at styreflertallet vedtar nærmere retningslinjer om behandlingsformene, f.eks om at visse saker utenom årsoppgjøret skal behandles i møte. Slike retningslinjer som vedtas av styreflertallet vil være bindende foran styrelederen.»

Dersom et aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller samvirkeforetak har ansatterepresentanter i styret, stiller aksjelovene §§ 6-23 og samvirkeloven § 85 krav om styreinstruks som gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. En slik instruks kan også inneholde retningslinjer om behandlingsmåten.

Departementet følger derfor ikke opp forslaget fra Schjødt og Norges Bondelag.

For så vidt gjelder Advokatforeningens innspill, viser departementet til forslaget om at behandlingsmåten skal være «betryggende». Se punkt 5.4.4 om dette. Kravet skal sikre en forsvarlig saksbehandling i styret og vil gjelde uansett behandlingsmåte.

Departementet legger til grunn at styreledere og øvrige styremedlemmer følger de til enhver tid gjeldende reglene i aksjelovene. Brudd på aksjelovgivningens bestemmelser kan potensielt medføre erstatnings- eller straffansvar for styrets medlemmer etter reglene i aksjelovene kapittel 17 og 19.

Departementet foreslår å videreføre dagens regel om at styrets leder bestemmer behandlingsmåten i styret. Styremedlemmer vil fortsatt ha rett til å kreve møtebehandling, dersom styreleder velger behandling uten møte. Se nærmere om dette i punkt 5.4.5.

5.4.4 Behandlingsmåten skal være «betryggende»

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å lovfeste at behandlingsmåten i styret skal være «betryggende». Kravet skal sikre en forsvarlig saksbehandling styret, og vil gjelde uansett behandlingsmåte.

De fleste høringsinstansene er positive til forslaget. NHO innvender imidlertid, med henvisning til gjeldende rett, at kravet til «betryggende» innebærer at møtebehandling, uavhengig av om dette skjer som fysisk eller elektronisk møte, alltid er regnet som en betryggende behandlingsmåte. NHO mener derfor at kravet til «betryggende» bør rettes mot andre behandlingsmåter enn møte. Dette for å unngå innsigelser om at saker behandlet i fysisk eller elektronisk møte, ikke oppfyller kravet til «betryggende» behandlingsmåte.

Etter departementets syn bør kravet til «betryggende» gjelde også i de tilfellene der en sak blir behandlet i fysisk eller elektronisk møte, altså uavhengig av behandlingsmåte. Det er ikke gitt at elektroniske møter i enhver sammenheng vil oppfylle kravet til betryggende behandlingsmåte. Dette kan for eksempel være tilfelle der de elektroniske løsningene som brukes, ikke gir deltakerne praktisk mulighet til å delta. Tilsvarende kan gjelde for fysiske møter, for eksempel der myndighetspålagte reiserestriksjoner gjør at styrets medlemmer ikke kan samles fysisk, eller at det ikke er lagt til rette for at styremedlemmer med nedsatt funksjonsevne kan delta.

Kravet til at behandlingsmåten skal være betryggende, innebærer at behandlingsmåten må sikre forsvarlig saksbehandling i styret. Behandlingsmåten må vurderes konkret av styreleder. I vurderingen må det blant annet ses hen til eventuelle behov styremedlemmene vil ha for å diskutere seg imellom, både om beslutningsgrunnlaget og om vedtakets innhold. Det samme gjelder om sakens karakter tilsier at styremedlemmene bør kommunisere direkte med hverandre. Ved vurderingen av hvilken behandlingsmåte som skal brukes, skal innspill fra øvrige styremedlemmer tillegges vekt.

Departementet foreslår å videreføre kravet i aksjelovene §§ 6-19 andre ledd om at alle styremedlemmene så vidt mulig skal få delta i en samlet behandling. Det foreslås en endring i ordlyden slik at kravet ikke bare gjelder saker som behandles uten møte. Departementet legger til grunn at møtebehandling vil innebære en samlet behandling, og at endringen derfor ikke innebærer noen realitetsendring.

Kravet til betryggende behandlingsmåte innebærer også at styreleder må sørge for at styremedlemmene har praktisk mulighet til å delta. De må både ha reell tilgang til møtet, anledning til å be om informasjon, og anledning til å fremme sin sak. Dette stiller blant annet krav til de teknologiske løsningene for gjennomføringen av elektroniske møter. Aksjelovene krever ikke at alle styremedlemmer deltar på samme måte, og det blir ikke foreslått endringer i dette. Departementet viser også til LOs høringsinnspill, hvor organisasjonen understreker viktigheten av forsvarlig og betryggende saksforberedelse; gode saksdokumenter, nødvendig tid til forberedelse og meningsutveksling mellom medlemmene, uavhengig av møteform. Departementet slutter seg til dette.

Samfunnsbedriftene og Advokatforeningen har vist til behovet for at et styre fra tid til annen møtes fysisk, blant annet for at medlemmene skal bli kjent med hverandre og bygge en felles forståelse av sitt arbeid. Departementet er ikke uenig i disse synspunktene, men bemerker at dette behovet kan variere fra selskap til selskap. Departementet mener uansett at det ikke nødvendigvis er en oppgave for lovgiver å gi direktiver om dette. Det enkelte selskapet og dets styre er nærmest til å vurdere hvordan styrets arbeid bør innrettes. I dette ligger også vurderingen av eventuelle behov for at styremedlemmene møtes fysisk.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 6-19.

5.4.5 Styremedlemmers og daglig leders rett til å kreve møte

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om ikke å videreføre retten for styremedlemmer og daglig leder til å kreve at saker skal behandles i fysisk styremøte.

I høringsnotatet foreslo departementet ikke en rett for styremedlemmene og daglig leder til å kreve møtebehandling. Etter innspill fra høringsinstansene foreslår departementet likevel at styremedlemmer og daglig leder får rett til å kreve at saken blir behandlet i møte. Dette betyr at ethvert styremedlem eller daglig leder kan kreve at en sak styreleder har foreslått å behandle skriftlig eller på annen måte, skal behandles i møte. Også i disse tilfellene vil det være styreleder som bestemmer om møtet skal holdes som et fysisk møte, eller som et elektronisk møte. Styreleder må påse at møteformen som velges gjør at behandlingsmåten er «betryggende». Rett til å kreve møtebehandling vil sikre styrets medlemmer mulighet til dialog og meningsbrytning. Det vil etter departementets syn heller ikke innebære særlige ulemper, ettersom møtet også kan gjennomføres som elektronisk møte.

Schjødt skriver at et flertall av styremedlemmene bør ha rett til å kreve fysisk møte, selv om styreleder mener at det er forsvarlig med elektronisk møte. Schjødt skriver at rett for styreleder til å bestemme møteformen, kan slå uheldig ut der det er maktkamp i styret. Stiftelsestilsynet og Advokatforeningen peker på at styremedlemmene har ansvar for styrets beslutninger, og at de derfor bør ha rett til å kreve fysisk møte.

Departementet er enig i at lovverket ikke må hindre styremedlemmene i å oppfylle sitt selvstendige ansvar for at de vedtakene som de er med på å treffe, er forsvarlige og tilstrekkelig forberedt. Spørsmålet er om dette tilsier at hvert enkelt styremedlem bør kunne kreve fysisk møte. Det samme gjelder spørsmålet om daglig leder bør kunne kreve fysisk møte.

Styreleder kan ha ulike grunner til å anse en bestemt møteform som betryggende og hensiktsmessig, for eksempel konfidensialitetshensyn eller at saken haster. En ubetinget rett til å kreve fysisk møte kan potensielt medføre at styrebehandlingen skjer på en måte som ikke er betryggende, for eksempel der reiserestriksjoner innebærer at styreleder eller andre styremedlemmer forhindres fra å delta fysisk. En ubetinget rett til å kreve fysisk møte kan også innebære økte kostnader for foretakene.

Departementet viser til at flere bestemmelser, både etter nåværende regler og i lovforslaget, setter rammer for eller begrenser styreleders myndighet til å bestemme møteform. Det kan vedtas instruks eller retningslinjer for styrebehandlingen som blant annet kan fastsette at bestemte saker eller sakstyper, skal behandles i fysisk møte. I tillegg må møteformen styreleder velger være betryggende, jf. lovforslaget til aksjelovene §§ 6-19. Dette kravet vil gjelde uansett møteform. Som nevnt i punkt 5.4.4 skal innspill fra øvrige styremedlemmer tillegges vekt ved vurderingen av hvilken behandlingsmåte som skal brukes. Dette vil også gjelde der et styremedlem eller daglig leder krever at en sak behandles i møte. Dersom et styremedlem mener at møteformen styreleder legger opp til, ikke oppfyller kravet til betryggende behandlingsmåte, kan vedkommende styremedlem kreve at dette protokollføres, jf. aksjelovene §§ 6-29. Spørsmålet om behandlingsmåten er betryggende, kan også prøves av domstolene. Departementet legger for øvrig til grunn at styreleder og øvrige styremedlemmer sammen finner frem til hvilken møteform som er hensiktsmessig for den enkelte sak og det enkelte styremedlem.

I tillegg til at møteformen som velges av styreleder må vurderes konkret, er styrets medlemmer også beskyttet av de alminnelige reglene om saksbehandlingsfeil. Er saksbehandlingen ikke forsvarlig, kan det potensielt medføre erstatnings- eller straffansvar etter reglene i aksjelovene kapittel 17 og 19.

Etter departementets syn er styremedlemmene tilstrekkelig ivaretatt gjennom kravet til betryggende behandlingsmåte, muligheten til å fastsette instruks eller retningslinjer for styrebehandlingen, og aksjelovgivningen for øvrig. Departementet har på denne bakgrunn kommet til at det ikke er tungtveiende grunner som tilsier at det enkelte styremedlemmet og daglig leder bør ha rett til å kreve fysisk møte.

Som beskrevet i høringsnotatet, har departementet vurdert om daglig leders og det enkelte styremedlemmets rett til å kreve fysisk møte, likevel skal videreføres i tilfeller hvor «særlige forhold» innebærer at det er behov for det. De høringsinstansene som har uttalt seg om dette, er skeptiske til en slik løsning. Som Advokatforeningen peker på, kan et slikt skjønnsmessig vilkår skape usikkerhet og utfordringer i praksis. Departementet foreslår derfor ikke en slik regulering.

Departementet foreslår at styremedlemmer og daglig leder skal ha rett til å kreve at saker behandles i møte.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 6-19 andre ledd.

5.4.6 Rett til å delta elektronisk i styremøte som holdes som fysisk møte

Departementet foreslår ikke å innføre en ubetinget rett for styremedlemmer eller andre til å delta elektronisk i styremøter som gjennomføres med fysisk fremmøte.

Etter den midlertidige loven har det enkelte styremedlemmet rett til å delta elektronisk eller på annen måte uten å være fysisk til stede, dersom styreleder beslutter at styrebehandlingen skal skje i fysisk møte. Det samme gjelder for andre som etter lov eller vedtekter har plikt eller rett til å delta i behandlingen av den enkelte sak. Bestemmelsen er begrunnet i smittevernhensyn. I høringsnotatet uttrykte departementet tvil om hensiktsmessigheten av å videreføre en slik regel i en permanent lov.

Stiftelsestilsynet, Norsk Landbrukssamvirke, NHO, Samfunnsbedriftene, Advokatforeningen, KPMG og Wiersholm skriver at det kan være særlig viktig at drøftelsene kan holdes helt konfidensielt, og særlig for noterte selskaper. I slike tilfeller kan styreleder vurdere at fysisk møte er en forutsetning for betryggende behandlingsmåte.

Styreleders ansvar for å sikre betryggende behandlingsmåte kan i noen tilfeller være vanskelig å forene med en ubetinget rett for styremedlemmer til å delta elektronisk. I møter hvor styreleder vurderer at betryggende behandlingsmåte forutsetter et fysisk møte, er det derfor departementets vurdering at styremedlemmer ikke kan kreve å delta elektronisk. Her må styreleders vurdering legges til grunn. Advokatforeningen og Norsk Landbrukssamvirke gir uttrykk for tilsvarende synspunkter i sine høringsinnspill. På denne bakgrunn mener departementet at styreleder i utgangspunktet bør ha myndighet til å bestemme at styrebehandling skal skje i fysisk møte.

Vurderingen kan imidlertid være en annen når styret skal behandle saker hvor fysisk møte ikke er en forutsetning for å sikre betryggende behandlingsmåte. Et velfungerende styre vil og bør i slike tilfeller legge til rette for hybridmøter, dvs. møter der noen er til stede fysisk og andre deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler, dersom det er behov for eller ønske om det.

Styreleder må vurdere om det kan legges til rette for elektronisk deltakelse innenfor rammen av betryggende behandlingsmåte. I denne vurderingen må styreleder ta hensyn til reglene i aksjelovgivningen om at styremedlemmene så vidt mulig skal gis anledning til å delta i behandlingen av saken, jf. aksjelovene §§ 6-24 andre ledd. Innspill fra øvrige styremedlemmer må også tillegges vekt.

Departementet foreslår på dette grunnlag ikke å innføre en ubetinget rett for styremedlemmer eller andre i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper til å delta elektronisk i styrebehandling som gjennomføres i fysisk møte.

5.4.7 Styremøte i samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper

Innledning

Som omtalt i punkt 5.4.1, kan lik regulering av foretaksformene ha flere fordeler for aktørene. Hensynet til et oversiktlig og tilgjengelig regelverk tilsier at reglene utformes likt, med mindre det er særlige grunner som taler for ulik regulering. Slike grunner kan for eksempel være de hensyn som den aktuelle loven skal ivareta, eller den aktuelle foretaksformens egenart. Etter departementets vurdering er det ikke særlige forhold som tilsier at reguleringen av styremøter i samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper bør avvike fra reguleringen i aksjelovene. Det har heller ikke kommet frem tungtveiende grunner i høringen til å foreslå dette.

Fysisk og elektronisk styremøte likestilles

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om at reguleringen av styremøter i samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper gjøres teknologinøytral. Departementet mener de samme hensynene som tilsier at fysiske og elektroniske styremøter likestilles i aksjeselskaper, gjelder for samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper. Se omtalen i punkt 5.4.2 ovenfor.

For samvirkeforetak og stiftelser foreslås det å opprettholde forslagene i høringsnotatet om at reguleringen av styremøter i samvirkeloven og stiftelsesloven gjøres teknologinøytral. Selv om hovedregelen i samvirkeloven § 82 første ledd og stiftelsesloven § 31 andre ledd er fysisk møte, er det vid adgang til å behandle saker i styret på andre måter. Forslaget vil dermed i praksis ikke innebære noen stor realitetsendring.

Det følger forutsetningsvis av selskapsloven § 2-16 at styremøter i ansvarlige selskaper skal skje med fysisk oppmøte. Loven stiller ikke nærmere krav til behandlingsmåte for saker i styret. Departementet foreslår et nytt andre ledd i selskapsloven § 2-15 som i innhold tilsvarer forslagene til aksjelovene. Forslaget innebærer at fysiske og elektroniske styremøter likestilles, og at saker kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende. Det foreslås at bestemmelsen, med unntak for kravet om betryggende behandlingsmåte, kan fravikes i selskapsavtalen.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 82 første ledd, stiftelsesloven § 31 andre ledd og selskapsloven § 2-15 nytt andre ledd.

Styreleder bestemmer behandlingsmåten

Departementet opprettholder forslaget om å videreføre nåværende regler i samvirkeloven § 82 første ledd og stiftelsesloven § 31 andre ledd, om at styreleder bestemmer behandlingsmåten for saker i styret. Departementet foreslår samme regulering i selskapsloven, men at denne kan fravikes i selskapsavtalen.

Dette innebærer at styreleder avgjør om saken skal behandles i fysisk eller elektronisk møte, eller om den kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Styreleders myndighet kan begrenses i styreinstruks, jf. punkt 5.4.3. Departementet vurderer at samme hensyn gjelder for samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 82 første ledd, stiftelsesloven § 31 andre ledd og selskapsloven § 2-15 nytt andre ledd.

Behandlingsmåten skal være «betryggende» eller «forsvarleg»

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å ta inn bestemmelser i samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven om at behandlingsmåten i styret skal være «betryggende» eller «fullgod», med enkelte justeringer. Kravet vil gjelde uansett behandlingsmåte.

Departementet foreslår også å videreføre kravet i samvirkeloven § 82 andre ledd og stiftelsesloven § 31 tredje ledd om at alle styremedlemmene så vidt mulig skal få delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Det foreslås en endring i ordlyden, slik at kravet ikke bare gjelder saker som behandles uten møte. Departementet legger til grunn at en møtebehandling vil innebære en samlet behandling, og at endringen derfor ikke innebærer noen realitetsendring. Departementet foreslår å innføre tilsvarende krav i selskapsloven § 2-15 nytt tredje ledd.

Departementet viser til vurderingene i punkt 5.4.4. De samme vurderingene vil gjelde for samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper.

I høringen foreslo Schjødt og Norges Bondelag at kravet om «fullgod» behandling i samvirkeloven erstattes med «forsvarleg», som språklig sett ligger nærmere «betryggende» enn «fullgod». Departementet er enig i dette, og foreslår at kravet i samvirkeloven § 82 skal være at behandlingsmåten skal være «forsvarleg».

Se lovforslagene til samvirkeloven § 82 første ledd, stiftelsesloven § 31 andre ledd og selskapsloven § 2-15 nytt andre ledd og nytt tredje ledd.

Styremedlemmers og daglig leders rett til å kreve møte

I høringsnotatet foreslo departementet å oppheve retten for styremedlemmer og daglig leder til å kreve at saker blir behandlet i fysisk styremøte. Etter innspill fra høringsinstansene foreslår departementet likevel at styremedlemmer og daglig leder skal ha rett til å kreve at saker blir behandlet i møte.

Forslaget innebærer at dersom det blir fremmet krav om møtebehandling i samvirkeforetak eller stiftelser, bestemmer styrets leder om saken skal behandles i fysisk møte eller elektronisk møte. Departementet foreslår at det samme skal gjelde for ansvarlige selskaper. Behandlingsmåten styreleder velger, skal være «betryggende» eller «forsvarlig».

Se omtalen i punkt 5.4.5 ovenfor. De samme vurderingene vil gjelde for samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 82 andre ledd, stiftelsesloven § 31 tredje ledd og selskapsloven § 2-15 nytt tredje ledd.

Rett til å delta elektronisk i styremøte som holdes som fysisk møte

Departementet foreslår ikke å innføre en ubetinget rett for styremedlemmer til å delta elektronisk i styremøter som gjennomføres med fysisk fremmøte.

Se omtalen i punkt 5.4.6 ovenfor. De samme vurderingene gjelder etter departementets syn også for samvirkeforetak, stiftelser og ansvarlige selskaper.

5.4.8 Møte i bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer

Møte i bedriftsforsamlingen i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å likestille fysiske og elektroniske møter i bedriftsforsamlingen.

Allmennaksjeloven § 6-38 inneholder saksbehandlingsregler for møter i bedriftsforsamlingen. Bestemmelsen åpner ikke for skriftlig saksbehandling. Bestemmelsene i allmennaksjeloven § 6-38 gjelder tilsvarende for bedriftsforsamling i aksjeselskaper, jf. aksjeloven § 6-35.

I høringsnotatet foreslo departementet at reglene om styrebehandling bør gjelde tilsvarende for møter i bedriftsforsamlingen og andre foretaksorganer. Ingen av høringsinstansene har uttalt seg om spørsmålet.

Departementet har kommet til at det også i bedriftsforsamlingen bør åpnes for elektroniske møter. Departementet viser til at det normalt vil være et begrenset antall deltakere i bedriftsforsamlingen. Møtene kan dermed, på samme måte som styremøter, være egnet for elektroniske møter. Departementet foreslår ikke å åpne for skriftlig behandling.

Som følge av forslaget om en bestemmelse om begrepet «møte» i allmennaksjeloven § 1-5 a som omfatter både fysiske og elektroniske møter, vil «møte» i allmennaksjeloven § 6-38 første ledd bety fysisk eller elektronisk møte. Det er bedriftsforsamlingens leder som bestemmer møteformen.

Departementet foreslår også å ta inn en bestemmelse i § 6-38 første ledd om at behandlingsmåten i bedriftsforsamlingen skal være «betryggende». Om kravet til at behandlingsmåten skal være betryggende, se omtalen i punkt 5.4.4.

Se lovforslaget til allmennaksjeloven § 6-38 første ledd.

Møte i andre organer i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper

Departementet foreslår ikke regler om gjennomføring av møter i andre organer i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper.

Enkelte aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper har andre organer enn styre, generalforsamling og bedriftsforsamling. Dette kan for eksempel være valgkomiteer, kompensasjonskomiteer og lignende. Saksbehandlingen i slike organer er ikke regulert i aksjelovene, men er ofte fastsatt i vedtektene.

I den midlertidige loven har slike organer unntak fra eventuelle vedtektsbestemmelser om at møter må gjennomføres som fysisk møte. Dette er begrunnet i smittevernhensyn.

Møteformen i slike organer er ikke regulert i aksjelovene i dag, og departementet ser ikke grunn til å videreføre reguleringen fra midlertidig lov i den permanente loven. Selskapene vil dermed fremdeles stå fritt til å regulere saksbehandlingen i slike organer i vedtektene.

Møte i andre organer i samvirkeforetak

Departementet foreslår ikke endringer i samvirkelovens bestemmelser om representantskap og kontrollkomité.

Samvirkeloven § 62 og § 63 inneholder bestemmelser om representantskap og kontrollkomité. Etter § 62 tredje ledd og § 63 femte ledd kan vedtektene fastsette nærmere regler om saksbehandlingen i slike organer. Det følger også av bestemmelsene at dersom ikke annet er bestemt i vedtektene, gjelder reglene om saksbehandlingen i styret så langt de passer. Dette innebærer at endringene departementet foreslår i punkt 5.4.7 om styremøter i samvirkeforetak, også vil gjelde behandlingen i disse organene, om ikke annet er bestemt i vedtektene. Departementet ser derfor ikke behov for å foreslå endringer i bestemmelsene om representantskap og kontrollkomité.

For eventuelle andre organer i samvirkeforetak, hvor saksbehandlingen ikke er lovregulert i dag, legger departementet til grunn at foretakene bør stå fritt til å regulere saksbehandlingen i vedtektene.

Møte i andre organer i stiftelser

Departementet foreslår at reglene om styrets saksbehandling i stiftelsesloven også skal gjelde for organer som er opprettet etter stiftelsesloven § 36.

Etter stiftelsesloven § 36 kan det fastsettes i vedtektene at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder. Loven har ikke egne saksbehandlingsregler for slike organer. I praksis faller de tilbake på reglene for styrets saksbehandling, med mindre vedtektene fastsetter egne regler, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) Om lov om stiftelser (stiftelsesloven) i merknaden til § 36 i kapittel 15.

I høringen ble det foreslått å legge bestemmelsen i stiftelsesloven § 31 sjette ledd. Stiftelsestilsynet foreslo at bestemmelsen isteden flyttes til stiftelsesloven § 36. Departementet er enig i dette.

Se lovforslaget til stiftelsesloven § 36 nytt femte ledd.

Møte i andre organer i ansvarlige selskaper

Departementet foreslår ikke å regulere møteformen i eventuelle andre organer enn styre og selskapsmøte i ansvarlige selskaper.

5.4.9 Behandling av årsregnskap og årsberetning mv.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet om å oppheve kravene i allmennaksjeloven § 6-19 og samvirkeloven § 82 om at årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk styremøte i allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak. Det samme gjelder kravene i allmennaksjeloven § 6-19 om at lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte, skal behandles i fysisk styremøte.

NHO, Samfunnsbedriftene, Advokatforeningen og Haavind stiller seg bak departementets vurdering av at det ikke er forhold som tilsier at styret i allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak må behandle årsregnskap og årsberetning i fysisk møte. Haavind skriver at det kan være grunn til å vurdere om lovendringen bør begrenses til elektronisk kommunikasjon som sikrer åpen dialog og meningsutveksling.

Kravene i aksjeloven om at årsregnskap, årsberetning og saker om lederlønninger måtte behandles i fysisk styremøte, ble opphevet i 2013. Det innebærer at styret selv bestemmer om slike saker skal behandles i fysisk eller elektronisk møte eller på annen måte. Siktemålet med endringen var å legge til rette for at selskapene kunne innrette seg på en praktisk måte, og uten at loven påla selskapene unødvendige administrative byrder, jf. Prop. 111 L (2012–2013) punkt 6.5.4.

Den teknologiske utviklingen og den økte tekniske kompetansen i samfunnet gjennom de siste årene, gjør at disse vurderingene etter departementets syn også vil gjelde for styrets arbeid i allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak. Også erfaringer under covid-19-pandemien har vist at det lar seg gjøre å behandle årsregnskap og årsberetning på betryggende måte, også på annen måte enn i fysisk møte. Se for eksempel høringsuttalelsen fra Samfunnsbedriftene.

Forslaget begrenser ikke styrets mulighet å behandle denne typen saker i fysisk møte, men gir styret frihet til å velge behandlingsmåte også i slike saker. Forslaget innebærer at styreleder bestemmer behandlingsmåten for slike saker, men likevel slik at behandlingsmåten i den enkelte sak må være betryggende.

Se lovforslagene til allmennaksjeloven § 6-19 og samvirkeloven § 82.

6 Generalforsamling og årsmøte

6.1 Gjeldende rett

Hovedregelen i aksjeloven er at generalforsamling i aksjeselskaper skal holdes som fysisk møte. Dette følger forutsetningsvis av en rekke regler i aksjeloven. Det vises blant annet til aksjeloven § 5-8 om at generalforsamling skal holdes «i den kommune» der selskapet har sitt forretningskontor. I vedtektene kan det fastsettes at generalforsamlingen «skal eller kan holdes på et annet bestemt angitt sted». Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig, jf. § 5-2. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Etter aksjeloven § 5-11 b første ledd har aksjeeiere rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan likevel bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Det kan også fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i en periode før generalforsamlingen (forhåndsstemme), jf. § 5-11 b andre ledd.

Generalforsamling i allmennaksjeselskaper skal også holdes som fysisk møte, jf. blant annet allmennaksjeloven § 5-8 om at generalforsamlingen skal holdes «i den kommune» der selskapet har sitt forretningskontor. I vedtektene kan det fastsettes at generalforsamlingen «skal eller kan holdes på et bestemt angitt annet sted». Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig, jf. § 5-2. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Styret kan beslutte at aksjeeierne kan delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjeeiere elektronisk, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a første ledd. Dette kan fravikes i selskapets vedtekter. Bestemmelsen gjennomfører europaparlaments- og rådsdirektiv 2007/36/EF om utøvelsen av visse rettigheter for aksjeeiere i noterte selskaper (aksjonærrettighetsdirektivet) artikkel 8. Styret kan bare treffe beslutning om deltakelse ved bruk av elektroniske hjelpemidler dersom det «sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt». Etter § 5-8 b kan det fastsettes i vedtektene at aksjeeiere kan forhåndsstemme, for eksempel ved bruk av elektronisk kommunikasjon.

Aksjonærrettighetsdirektivet inneholder regler om aksjeeieres rett til reell innflytelse på generalforsamling i noterte selskaper. Direktivet er innlemmet i EØS-avtalen og gjennomført i norsk rett. Etter direktivet artikkel 8 nr. 2 første ledd kan EØS-statene bare innføre krav og begrensninger for bruken av elektroniske hjelpemidler så langt dette er nødvendig for å fastslå aksjeeiernes identitet og for å skape sikker elektronisk kommunikasjon. EØS-statene kan likevel etter artikkel 8 nr. 2 andre ledd regulere beslutningsprosessen i selskapet i forbindelse med innføringen av eller gjennomføringen av elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

Etter aksjelovene skal styrelederen, daglig leder og lederen for bedriftsforsamlingen være til stede på generalforsamlingen dersom generalforsamlingen holdes som møte. Øvrige medlemmer av styret og bedriftsforsamlingen kan være til stede. Se aksjeloven § 5-4 og allmennaksjeloven § 5-5.

Aksjelovene §§ 7-5 regulerer revisors deltakelse på generalforsamlingen. Revisor skal delta på generalforsamlingen når de saker som skal behandles, er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Etter aksjeloven kan deltakelse skje ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. En slik regel er ikke innført i allmennaksjeloven. For øvrig har revisor rett til å delta på generalforsamlingen.

Årsmøte i samvirkeforetak skal holdes som fysisk møte, jf. blant annet samvirkeloven § 45 som viser til at årsmøtet skal holdes «i den kommunen» der foretaket har sitt forretningskontor. I vedtektene kan det fastsettes at årsmøtet kan eller skal holdes på en eller flere andre «oppgitte stader». Etter samvirkeloven § 36 første ledd har medlemmer rett til å møte i årsmøtet. Medlemmene kan også møte ved fullmektig, med mindre vedtektene sier noe annet. Samvirkeloven åpner ikke for elektronisk deltakelse på årsmøtet. For samvirkeforetak med mindre enn 20 medlemmer er det likevel regler i samvirkeloven § 43 om årsmøte uten personlig fremmøte, se punkt 7.1 nedenfor.

Både i aksjelovgivningen og i samvirkeloven er det regler som skal sikre en forsvarlig saksbehandling i selskapets styrende organer, herunder generalforsamling og årsmøte. For eksempel skal innkalling til generalforsamlingen og årsmøtet sendes alle aksjeeiere og medlemmer med kjent adresse, jf. aksjelovene §§ 5-10 og samvirkeloven § 46. De skal gis mulighet til å delta i møtet, jf. aksjelovene §§ 5-2 og samvirkeloven § 36. Eierne har rett til å få behandlet saker på generalforsamlingen og årsmøtet, jf. aksjelovene §§ 5-11 og samvirkeloven § 47. De må kunne avgi stemme, jf. aksjeloven § 5-3, allmennaksjeloven § 5-4 og samvirkeloven § 38. De skal også kunne stille spørsmål til ledelsen, jf. aksjelovene §§ 5-15 og samvirkeloven § 51. Listen er ikke uttømmende.

6.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet å likestille fysiske møter og elektroniske møter i foretakslovgivningen. Departementet foreslo imidlertid å beholde hovedregelen i aksjelovene og samvirkeloven om at generalforsamling og årsmøte normalt skal holdes som et fysisk møte. Samtidig ble det foreslått at det åpnes for andre behandlingsmåter i større grad enn i dag.

Departementet ba om innspill til to ulike alternativer for beslutning om gjennomføring av elektronisk generalforsamling. I alternativ 1 foreslo departementet at foretak kan vedtektsfeste at styret får myndighet til å beslutte gjennomføring av elektronisk generalforsamling eller årsmøte. Slik vedtektsbestemmelse vil innebære at aksjeeierne eller medlemmene mister sin rett til å møte fysisk på generalforsamling eller årsmøte. På den annen side er ikke vedtektsbestemmelsen til hinder for at styret beslutter gjennomføring av fysisk generalforsamling eller årsmøte. Ved at spørsmålet om elektroniske møter fastsettes i vedtektene, gir det foretakets aksjeeiere og medlemmer mulighet til å ta stilling til spørsmålet. De respektive lovenes regler om flertallskrav ved vedtektsendringer sikrer en demokratisk beslutning, som også tar hensyn til mindretallet.

I alternativ 2 foreslo departementet at styret får myndighet til å beslutte elektronisk generalforsamling eller årsmøte, uten at det på forhånd er vedtektsfestet. Styrets myndighet kan begrenses i vedtektene. Departementet skrev at alternativ 2 i utgangspunktet er å foretrekke.

For begge alternativer foreslo departementet et grunnvilkår om at gjennomføring av generalforsamling og årsmøte skal være «forsvarlig». Styret er ansvarlig for å sørge for at gjennomføringen er forsvarlig. Er gjennomføringen ikke forsvarlig, kan det innebære en saksbehandlingsfeil med ugyldighetsvirkninger. Det skal føres protokoll fra styrebehandlingen, jf. aksjelovene §§ 6-29 og samvirkeloven § 91.

Departementet ba også om høringsinstansenes synspunkter på om det er grunn til å skille mellom ulike foretaksformer i reguleringen, og særlig om det er grunn til å være mer restriktiv med å tillate elektronisk generalforsamling i allmennaksjeselskaper enn i aksjeselskaper.

Departementet foreslo i hovedsak at de samme prinsippene skal ligge til grunn for gjennomføring av årsmøte etter samvirkeloven.

I høringsnotatet foreslo departementet å videreføre regelen i aksjeloven om at aksjeeierne har rett delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler, der generalforsamlingen gjennomføres i fysisk møte. Det ble foreslått å innføre en tilsvarende bestemmelse i allmennaksjeloven. Det ble også foreslått å innføre tilsvarende regler for årsmøte etter samvirkeloven.

Departementet foreslo ikke endringer i reglene om bruk av forhåndsstemmer på generalforsamlingen.

6.3 Høringsinstansenes syn

Generelle merknader til regulering av generalforsamling og årsmøte

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG), Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) og Oslo Taxi SA støtter forslaget om å beholde hovedregelen i aksjelovene og samvirkeloven om at generalforsamling og årsmøte skal holdes som et fysisk møte, samtidig som det legges til rette for at elektronisk møte er et alternativ.

Advokatfirmaet Wiersholm AS (Wiersholm) skriver at aksjelovgivningen allerede åpner for elektronisk deltakelse på generalforsamlinger, og advokatfirmaet tror at slik deltakelse i praksis kommer til å bli stadig viktigere fremover. Wiersholm er imidlertid usikker på om det bør lovfestes en adgang til elektroniske generalforsamlinger. Wiersholm skriver:

«At det legges til rette for elektronisk deltagelse betyr imidlertid ikke nødvendigvis at aksjeeiere bør kunne fratas muligheten til fysisk fremmøte. Gitt en forventet utvikling i retning av stadig større grad av elektronisk deltagelse kan det hevdes at det vil være unødig byrdefullt for selskaper også å legge til rette for fysisk oppmøte. På den annen side er møte-, tale- og stemmerett på generalforsamlinger en grunnleggende rettighet for aksjeeiere, og fysisk oppmøte vil kunne fremstå som mer betryggende for aksjeeiere som vil være sikre på at de kan utøve disse rettighetene, bl.a. fordi elektronisk deltagelse alltid vil være forbundet med en viss risiko for avbrudd som følge av problemer med internettilkobling eller andre tekniske utfordringer.»

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) skriver at aksjeeiernes rett til å møte i generalforsamlingen, jf. aksjelovene §§ 5-2, er blant de få, men viktige, grunnleggende organisatoriske rettigheter som tilligger enhver aksjeeier, uavhengig av størrelse. I dag knytter dette seg til en rett til å kunne utøve slike rettigheter ved fysisk fremmøte. Advokatforeningen fortsetter:

«Et sentralt spørsmål er om det å begrense denne retten til potensielt kun å ha anledning til å delta digitalt, gir rettighetene den samme kvalitet og sikkerhet for den enkelte aksjonær.

De enkelte aksjeeieres rettigheter må også ses i en større sammenheng. Det knytter seg til hensynet til aksjonærdemokratiet og hvordan dette best kan utøves og praktiseres. Det må vurderes i hvilken grad fysisk møte er nødvendig eller viktig som element i å sikre et tilstrekkelig grunnlag for et godt aksjonærdemokrati og aksjonærfellesskap i norske aksjeselskaper.»

Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus) ser det som positivt at det foreslås å innføre permanente ordninger for å benytte moderne teknologi til å behandle og vedta saker, uten å måtte gjennomføre fysiske møter. Brækhus er enig i at behandlingsmåten må være forsvarlig, men legger til grunn at det allerede er et grunnleggende prinsipp i foretakslovgivningen om at behandlingen av saker må være forsvarlig. Brækhus skriver at forsvarlighetskravet ikke i seg selv er knyttet til behandlingsmåten som sådan, men til behandlingen av den sak som fremmes. Uavhengig av selve formen for saksbehandling og vedtak, gjelder det både krav om forsvarlig saksbehandling, krav til vedtakene selv, og ikke minst krav til en forsvarlig styring av selskapet. Brækhus forsetter:

«Dette må igjen ses i sammenheng med §§ 5-21 og 6-28 som forbyr de angitte organer om å fatte vedtak som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres bekostning (dvs. setter krav til selve vedtakene). Sanksjonsreglene i asl. kapit[t]el 17 og 19 medvirker i seg selv til å motivere til en forsvarlig saksbehandling. Aksjeloven bygger også på at det ikke er styremøtet eller generalforsamlingen som sådan som blir erklært ugyldig, men de vedtak som bestrides. Ved et eventuelt ugyldighetssøksmål vil saksbehandlingen og begrunnelsen for at vedtaket bestrides være et viktig vurderingsmoment for å avgjøre om vedtaket må anses som ugyldig eller ikke. Disse regler og prinsipper gjelder også for nye behandlingsformer, og for å foregripe de konkrete spørsmål, mener vi at krav om forsvarlighet er et gjennomgående prinsipp i aksjeloven og er ivaretatt i de øvrige deler av regelverket, slik at det ikke fordrer noen særregulering.»

Er det grunn til å skille mellom ulike foretaksformer

Finans Norge, KPMG, Wiersholm og Orgbrain AS vurderer at reglene om elektronisk generalforsamling ikke bør gjøres mer restriktive for allmennaksjeselskaper såfremt gjennomføringen skjer i tråd med allmennaksjelovens regler om utførelse, samt at aksjeeierrettighetene er ivaretatt. Etter Regnskap Norges vurdering bør man tilstrebe et mest mulig felles regelverk både av forenklingshensyn, og for å sørge for et oversiktlig regelverk.

Wiersholm skriver at elektroniske generalforsamlinger vil kunne ha større verdi i allmennaksjeselskaper enn i andre selskaper, da generalforsamlinger i disse selskapene er preget av lavt oppmøte. Generalforsamlinger i allmennaksjeselskaper fungerer derfor i liten utstrekning som et reelt aksjeeierforum. Wiersholm tror at utviklingen mot større grad av elektronisk deltakelse vil åpne for større deltakelse og bidra til at generalforsamlingen blir en mer reell møteplass for aksjeeierne.

KPMG skriver at på grunn av stor eierspredning i allmennaksjeselskaper, også geografisk, kan reglene medføre økt deltakelse. På den måten kan aksjeeiernes reelle innflytelse styrkes gjennom mulighet til elektronisk gjennomføring av generalforsamlingene. Finans Norge skriver at en slik regel i så fall kan få utilsiktede endringer for sparebankene, som er organisert som allmennaksjeselskaper.

Norsk Landbrukssamvirke, Samvirkene og Samfunnsbedriftene skriver at det ikke er grunn til at samvirkeforetak skal ha andre regler, med mindre det er spesielle egenskaper ved foretaksformen som tilsier noe annet. Oslo Taxi SA skriver at det er god grunn til å skille mellom ulike foretaksformer ved vurderingen av i hvor stor grad det skal legges til rette for elektroniske generalforsamlinger og årsmøter.

Eventuell adgang for mindretallet til å kreve fornyet behandling

NHO, FinansNorge, Regnskap Norge, Den norske Revisorforening(Revisorforeningen), Samfunnsbedriftene, Samvirkene, Norsk Landbrukssamvirke, Norske Boligbyggelags Landsforbund SA (NBBL), Brækhus, Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA (Garmann Mitchell), Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind),Wiersholm, Oslo Taxi SA og Orgbrain AS kan ikke se at det er nødvendig å innføre en adgang for et mindretall til å kreve fornyet behandling. Etter disse høringsinstansenes oppfatning vil mindretallet være tilstrekkelig beskyttet gjennom reglene om forsvarlig saksbehandling, myndighetsmisbruk mv. En slik regel vil gi et lett angripelig grunnlag for omkamp om saker og formodentlig føre til at mange selskaper vil velge å avstå fra å behandle saker i elektronisk møte.

Samvirkene skriver at dersom likestillingen av fysiske møter med ikke-fysiske møter skal være reell, kan man ikke gi en adgang for mindretallet til å kreve fornyet behandling utelukkende på grunnlag av valg av møteform. Samvirkene skriver også at et mindretall vil være beskyttet av øvrige regler om ugyldighet og mindretallsvern, og at mindretallet alltid kan kreve fornyet behandling av en sak i tråd med reglene for forslag til ordinære eller ekstraordinære årsmøter.

KPMG ser at det i visse situasjoner, som ved aksjeeierkonflikter, kan være behov for en slik adgang, men har kommet til at motargumentene veier tyngst. Kravet til forsvarlighet og muligheten til å reise søksmål vil fungere som tilstrekkelig beskyttelse.

Valg av løsning for gjennomføring av generalforsamling og årsmøte

Revisorforeningen, Finans Norge, Regnskap Norge, NBBL, Samvirkene, Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, Brækhus, Garmann Mitchell, KPMG, Schjødt og Orgbrain AS støtter alternativ 2 og viser til gode erfaringer med elektroniske møter. Wiersholm skriver at dersom det åpnes for elektroniske generalforsamlinger, bør alternativ 2 velges.

Disse høringsinstansene fremhever at det er ønskelig å kunne holde elektroniske møter uten å måtte endre vedtektene, og at selskapet vil velge den møteform som er best tilpasset selskapet og de saker som skal behandles. Det forutsettes at styret sikrer at lovens krav til generalforsamling oppfylles. Det blir også fremhevet at alternativ 2 gir en fleksibel og praktisk løsning, samtidig som aksjeeierne kan innsnevre styrets handlingsrom i vedtektene. Schjødt skriver at alternativ 1 vil gjøre at foretak som ikke har vedtektsfestet en slik rett, vil være avskåret fra å bruke elektronisk generalforsamling uten at foretaket selv har tatt stilling til spørsmålet. Samfunnsbedriftene skriver at adgangen til å fastsette vilkår for når styret kan treffe beslutning om elektronisk møte, vil være særlig viktig for kommunalt eide eller deleide aksjeselskaper og samvirkeforetak der eierne møtes én eller to ganger i året.

Brækhus skriver at generalforsamlingen først og fremst tar stilling til og drøfter de forslagene styret har lagt frem, og derfor ikke har behov for den nyanserte behandlingen fysiske møter gir. Brækhus skriver at fysisk møte i selskaper med mange aksjeeiere, ikke nødvendigvis gjør generalforsamlingen bedre.

Regnskap Norge uttaler at alternativ 1 fremstår som en mindre fleksibel løsning, og at det er riktig å gi styret tilliten til å vurdere valget av møtebehandling i den enkelte sak. Regnskap Norge mener også at det har en verdi at man direkte ut fra aksjelovens regler kan utlede adgangen for styret til å beslutte elektronisk gjennomføring. Videre skriver bransjeforeningen:

«Under enhver omstendighet vil innføring av krav til forsvarlig gjennomføring av eventuell elektronisk avholdelse og bestemmelsene om mindretallsvern, blant annet forbudet mot myndighetsmisbruk, gi den enkelte aksjonær en beskyttelse i regelverket som fremstår balansert.»

Haavind foretrekker at alternativ 2 innføres for aksjeselskaper, og alternativ 1 for allmennaksjeselskaper, og viser til at det i dag er større praktiske utfordringer med å legge til rette for betryggende deltakelse og stemmegivning i allmennaksjeselskapene. Etter Haaavinds oppfatning bør aksjeeierne i det enkelte allmennaksjeselskapet ta stilling til spørsmålet, og vedtektsfeste en slik rett (alternativ 1) dersom de ønsker dette.

NHO foretrekker at alternativ 1 innføres for aksjeselskaper og alternativ 2 for allmennaksjeselskaper. NHO begrunner dette med at aksjeeiere kan ha en sterk personlig interesse i de beslutningene generalforsamlingen skal treffe, og dermed en særlig interesse i å møtes fysisk. I allmennaksjeselskaper vil de fleste eierne ha en svakere tilknytning til selskapet og de vil ha mindre behov for å være fysisk til stede på generalforsamlingen, og mener derfor at styrene i allmennaksjeselskaper bør kunne kalle inn til elektronisk generalforsamling uten at det er vedtektsfestet.

Norsk Landbrukssamvirke skriver at erfaringene fra 2020 tilsier at styret bør ha myndighet til å kunne bestemme om årsmøtet skal holdes digitalt eller ikke, og at møteform derfor ikke bør ligge i vedtektene. Norsk Landbrukssamvirke skriver videre at erfaringene fra 2020 tilsier at en kombinasjon av fysiske og digitale møter per nå ikke anbefales. Norsk Landbrukssamvirke ber om at forarbeidene omtaler hva som kan være «saklig grunn til å nekte» noen å delta elektronisk, og skriver at kravet ikke bør tolkes for strengt.

Oslo Taxi SA støtter alternativ 1 om at det må vedtektsfestes dersom styret skal kunne beslutte et elektronisk årsmøte.

Protokollføring av styrets beslutning om elektronisk møte

Hverken NHO,Schjødt eller Wiersholm ser behov for særskilte regler om protokollføring av styrets vurdering av om elektronisk møte vil være forsvarlig. Finans Norge og Wiersholm skriver at denne typen formalkrav kan føre til en usikkerhet om de juridiske konsekvensene av brudd på kravene, og i tillegg at det må antas at det vil komme standardiserte løsninger for elektroniske generalforsamlinger som ivaretar de generelle forsvarlighetskravene.

Finans Norge, Samfunnsbedriftene, Garmann Mitchell og KPMG anser det hensiktsmessig at styrets vurdering av forsvarlighetskravet fremgår av protokollen, og skriver at det kan ha praktisk betydning i tilfeller hvor spørsmålet om forsvarlighet blir satt på spissen.

Vil kravet til forsvarlig gjennomføring ivareta eiernes rettigheter og forhindre misbruk av reglene

NHO, Finans Norge, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Haavind, KPMG,Schjødt,Wiersholm og Orgbrain AS er enige i at det må være et generelt krav til at gjennomføringen av generalforsamlingen og årsmøtet må være forsvarlig. NHO, Regnskap Norge,Samfunnsbedriftene og KPMG skriver at foretakslovenes rettslige mekanismer, sammen med et forsvarlighetskrav, vil være tilstrekkelig til å ivareta eiernes rettigheter og forhindre misbruk i «normalsituasjonene». I de spissede og spesielle situasjonene vil det være mulig å gå til søksmål.

Wiersholm skriver at det er viktig å ikke sperre for en fornuftig utvikling med tanke på teknologi gjennom for detaljerte krav. En hensiktsmessig regulering er å knytte forsvarlighetskravet opp mot deltakernes plikter og rettigheter. Haavind skriver at merknaden til bestemmelsen må omtale grunnkravene som pålegges styret.

Schjødt foreslår at ledelsens informasjonsplikt utvides slik at den omfatter en periode etter generalforsamlingen.

Hvilke vurderinger bør legges til grunn for forsvarlighetskravet

Finans Norge,Samvirkene, Norsk Landbrukssamvirke, Garmann Mitchell, Wiersholm, Oslo Taxi SA og Orgbrain AS skriver at vurderingen av hva som anses «forsvarlig» bør ta utgangspunkt i deltakernes plikter og rettigheter, slik at elektroniske møter ivaretar disse i samme utstrekning som i fysiske møter.

Finans Norge skriver at terskelen for forsvarlighetskravet ikke må være så høy at elektroniske møter vanskelig lar seg gjennomføre, sammenlignet med fysiske møter. Dersom de formelle lovkravene til deltakelse er opprettholdt, bør elektroniske møter anses betryggende.

Wiersholm synes ikke sakens karakter bør være relevant. Det bør ikke stilles mindre krav til forsvarlighet fordi man anser en sak for å være mindre viktig. Wiersholm synes heller ikke kostnadene ved å anskaffe teknologiske løsninger bør være en relevant faktor, idet det bør være en forutsetning at selskapet har tilfredsstillende teknologiske løsninger tilgjengelig. Om styret anser at det er uforholdsmessig dyrt å anskaffe slike løsninger kan det være et argument for ikke å legge opp til elektronisk deltakelse, men dette er etter Wiersholms syn ikke et spørsmål om forsvarlighet.

Samvirkene skriver at dersom vurderingskriteriene er bygget på grunnleggende demokratiske prinsipper, bør styret kunne ta et godt og kvalifisert valg, hvor flere forhold vil kunne få betydning, herunder antallet deltakere og de teknologiske løsningene som er tilgjengelige på den tiden møtet skal holdes.

Aksjeeieres deltakelse på generalforsamlingen

Finans Norge skriver at det vil kunne være uforholdsmessig ressurskrevende med en rett til å delta elektronisk i generalforsamlinger hvor det er besluttet at møtet skal holdes fysisk. De uttaler at foretakets kostnader ved å måtte tilby elektronisk deltakelse vil kunne være større enn ulempene for de få som ikke kan møte fysisk. I slike tilfeller er det etter Finans Norges oppfatning tilstrekkelig å møte med vara eller fullmektig.

NHO er enig i at hovedregelen om retten til å delta på generalforsamlingen elektronisk, bør videreføres, og at det sjelden vil være saklig grunn for styret til å nekte. NHO skriver at det i noen tilfeller kan være særlig viktig at generalforsamlingen ikke overværes av andre enn dem som har rett til det.

Schjødt er enig i at medlemmer i samvirkeforetak bør har rett til å delta elektronisk på årsmøte som blir gjennomført fysisk, etter de samme reglene som gjelder for aksjeselskaper.

Reglene om rett til bruk av forhåndsstemmer

NHO, Regnskap Norge, Revisorforeningen, Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, Brækhus, Garmann Mitchell, Haavind og KPMG er enige med departementet i at det ikke er behov for en lovendring på dette punktet. Regnskap Norge uttaler at adgangen til å avgi forhåndsstemme kan tenkes relevant i gitte enkeltsaker, men en bedre løsning vil være at det åpnes for adgang til å vedtektsfeste dette.

Finans Norge,Wiersholm og Orgbrain AS foreslår at styret bør kunne beslutte bruk av forhåndsstemmer selv om dette ikke følger av vedtektsbestemmelsene. Finans Norge skriver at forhåndsstemming forenkler stemmegivning i elektroniske møter, og gjør avstemning enklere for deltakere som ikke har mulighet til å møte. Også behovet for å møte med fullmektig reduseres.

Samvirkene og Schjødt skriver at samvirkeloven bør ha tilsvarende regler som øvrig foretakslovgivning så langt det passer. Samvirkene ser ikke noe behov for at det må vedtektsfestes at man skal ha en slik adgang, men at det bør være opptil styret å beslutte etter en forsvarlighetsnorm. Oslo Taxi SA mener at det vil være uheldig å innføre en regel om at forhåndsstemmer kan benyttes også der det ikke er vedtektsfestet.

6.4 Departementets vurdering

6.4.1 Innledning

Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, jf. aksjelovene §§ 5-1. Aksjeeiernes eiermyndighet utøves kollektivt gjennom generalforsamlingen. Det er derfor sentralt at regelverket gir aksjeeierne reell mulighet til å delta på generalforsamlingen, og til å utøve sine aksjeeierrettigheter.

Det er registrert 216 allmennaksjeselskaper og ca. 355 000 aksjeselskaper i Foretaksregisteret per 15. mars 2021. Det er stor variasjon i antallet aksjeeiere i selskapene og hvordan selskapene er organisert. De langt fleste selskapene har få aksjeeiere og en liten organisasjon. Allmennaksjeselskaper som er notert på et regulert marked, har typisk en stor organisasjon og svært mange aksjeeiere.

For små selskaper kan rigide regler om gjennomføring av generalforsamlingen være en unødvendig begrensning i selskapenes fleksibilitet. En regel om at generalforsamlingen alltid skal gjennomføres som fysisk møte, er på den annen side ikke nødvendigvis egnet for selskaper med svært mange aksjeeiere. For eksempel kan fysiske møter innebære kostnader i form av utgifter til reise for aksjeeiere i selskaper som har en geografisk spredt aksjeeierkrets.

Det å legge bedre til rette for at aksjeeierne kan delta elektronisk på generalforsamlingen, kan bidra til økt deltakelse. En undersøkelse av aksjeeieroppmøtet ved generalforsamling i selskaper notert på Oslo Børs mellom 2009 og 2013, viste at møtedeltakelsen varierte fra 11 prosent til 95 prosent oppmøte, hvor 59 prosent oppmøte var et gjennomsnitt.[2] Etter departementets syn kan det å innrette lovgivningen slik at generalforsamling kan holdes som elektronisk møte, bidra til høyere deltakelse, også blant de aksjeeiere som vanligvis ikke deltar. Dette kan særlig være aktuelt i selskaper hvor mange av aksjeeierne er bosatt i ulike deler av landet eller i utlandet, og hvor fysisk deltakelse vil innebære en økonomisk kostnad for aksjeeierne. Forslaget kan gjøre det enklere for aksjeeiere som bor langt fra kommunen der foretaket har sitt forretningskontor, å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det samme kan gjelde aksjeeiere med nedsatt funksjonsevne. Det kan også bidra til å engasjere yngre aksjeeiere, som i større grad forventer at elektroniske løsninger er tilgjengelige.

Etter departementets syn er selskapene selv nærmest til å vurdere hvordan det er hensiktsmessig å gjennomføre generalforsamlingen. Forslaget i proposisjonen går noe lengre enn forslaget i høringsnotatet, ved at departementet foreslår å likestille fysisk og elektronisk generalforsamling. Ved å legge til rette for at generalforsamlingen også kan gjennomføres som elektronisk møte, blir regelverket mer fleksibelt. Forslaget gir ikke føringer på at generalforsamlingen skal holdes i en bestemt møteform. Formålet er at selskapene og deres ledelse gis frihet til å velge den møteformen som passer best for den eller de sakene som skal behandles på generalforsamlingen.

Departementet ba i høringsnotatet om tilbakemelding på om reglene om fysiske og elektroniske generalforsamlingsmøter bør utformes forskjellig for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. De fleste høringsinstansene har foreslått lik regulering for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Enkelte høringsinstanser foreslår imidlertid å skille. NHO foreslår at styret i allmennaksjeselskaper skal kunne avgjøre at generalforsamlingen gjennomføres som elektronisk møte. For aksjeselskaper foreslår NHO et krav om vedtektsfesting dersom generalforsamlingen skal gjennomføres som elektronisk møte. Advokatforeningen mener at det er grunn til å være mer restriktiv med å tillate elektronisk generalforsamling i allmennaksjeselskaper, og legger særlig vekt på antallet aksjeeiere. KPMG skriver at det ikke er behov for mer restriktive regler for allmennaksjeselskaper, og skriver at mulighet til å gjennomføre generalforsamlingene elektronisk kan medføre økt deltakelse fra aksjeeierne, slik at deres reelle innflytelse kan styrkes. KPMG skriver også at allmennaksjeselskaper kan ha mer ressurser og bedre forutsetninger for god elektronisk gjennomføring.

Etter departementets syn er det ikke særlige forhold som tilsier at aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper bør ha ulike regler på dette punktet. Lik regulering av aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan dessuten ha fordeler for aktørene ved at regelverket blir mer oversiktlig og enklere å forstå. Videre er det, slik Schjødt viser til, en fordel for de som deltar på foretaksmøter i ulike typer foretak, at lovgivningen er lik. Departementets forslag til endringer i bestemmelsene om gjennomføring av generalforsamling i aksjeloven og allmennaksjeloven er derfor like. Se lovforslagene til aksjeloven § 5-8 og allmennaksjeloven § 5-8. I den videre omtalen vil forslagene til endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven bli behandlet samlet.

De fleste høringsinstansene har gitt uttrykk for at styret bør ha myndighet til å beslutte møteform. Etter departementets vurdering er det sentralt at valg av møteform ikke begrenser aksjeeiernes rettigheter eller mulighet til å utøve disse.

Ved utformingen av nye regler har departementet lagt vekt på at reglene skal gi selskapene fleksibilitet, samtidig som aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter ivaretas. Forslaget er ment å legge til rette for økt deltakelse fra aksjeeierne på generalforsamlingen.

Departementet foreslår at styret får myndighet til å bestemme møteform på generalforsamlingen, se omtalen i punkt 6.4.3. I tillegg foreslår departementet at styrets myndighet til å bestemme møteform kan begrenses i vedtektene.

For å sikre at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter etter aksjelovene, og at andre bestemmelser i lovene knyttet til generalforsamling overholdes, foreslår departementet å ta inn et krav i aksjelovene om at styret skal sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen er forsvarlig. Se omtalen i punkt 6.4.4.

Regler om aksjeeiernes deltakelse på generalforsamlingen er behandlet i punkt 6.4.5, mens punkt 6.4.6 omhandler regler om deltakelse på generalforsamlingen fra styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre.

Aksjelovene åpner for at det kan fastsettes at aksjeeierne kan stemme skriftlig i en periode før generalforsamlingen (forhåndsstemme). Disse reglene behandles i punkt 6.4.7.

Enkelte høringsinstanser, blant annet Samvirkene og NBBL, har også nevnt at reguleringen bør være den samme for samvirkeforetak som i aksjeselskaper. Departementet foreslår at reglene for gjennomføring av årsmøtet i samvirkeforetak i hovedsak samsvarer med forslagene til regler i aksjelovene. Dette er drøftet i punkt 6.4.8.

6.4.2 Fysisk og elektronisk generalforsamling likestilles

Departementet foreslår å innføre en teknologinøytral hovedregel for gjennomføring av generalforsamlinger, slik at fysisk og elektronisk generalforsamling likestilles.

Forslaget innebærer en endring fra høringsnotatet. Der foreslo departementet at gjennomføring av generalforsamling i fysisk møte fremdeles skulle være hovedregelen, men at det i større grad skulle åpnes for gjennomføring av elektronisk generalforsamling.

Høringsinstansene har i hovedsak støttet forslaget om at fysiske møter skal være hovedregelen, men at det skal gis større adgang til gjennomføring av elektroniske møter. Brækhus gir imidlertid også uttrykk for at lovgivningen bør likestille fysiske og elektroniske generalforsamlinger, og at det bør være opptil selskapene selv å velge den mest hensiktsmessige behandlingsmåten for alle møter.

Departementet har vurdert spørsmålet på nytt, og har kommet til at det er enig i denne vurderingen. Etter departementets syn bør lovgivningen være teknologinøytral på dette punktet, slik at selskapene og ledelsen har frihet til å velge den møteformen som passer for den enkelte saken. Aksjeeierne bør også kunne sette rammer for møteformen i vedtektene. Departementet foreslår at hovedregelen skal være at fysiske og elektroniske møter likestilles, også for generalforsamlinger.

Forslaget innebærer ikke at selskapene pålegges å gjennomføre generalforsamlingen i en bestemt møteform. Selskapets mulighet til å holde generalforsamling som fysisk møte, vil derfor ikke begrenses sammenlignet med dagens regler. Forslaget innebærer først og fremst at styret må ta stilling til om generalforsamlingen skal gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte, før innkallingen blir sendt.

Flere av høringsinstansene har omtalt forskjellen på møter som gjennomføres ved elektronisk deltakelse, og møter som gjennomføres med fysisk oppmøte. Advokatforeningen skriver at aksjeeiernes rett til å delta i generalforsamlingen er en av få, men viktige, organisatoriske rettigheter. Etter foreningens mening kan deltakelse ved bruk av elektroniske hjelpemidler innebære en forringelse av aksjeeiernes møterett. Advokatforeningen skriver at det er risiko for tekniske problemer, oppkoblingsfeil, forsinkelser i møteavvikling eller at møteformen kan gjøre deltakerne mindre fokusert ved at de kan ha andre gjøremål samtidig.

Departementet er enig med disse høringsinstansene i at forskjellene på fysiske og elektroniske møter kan ha betydning for kommunikasjonen mellom aksjeeiere og selskapets ledelse på generalforsamlingen, samt aksjeeierne imellom. Dette kan særlig komme på spissen i konfliktsituasjoner. Departementet er også enig med Advokatforeningen i at det er sentralt å ivareta aksjeeiernes rettigheter når nye regler blir utformet.

Departementets vurdering er at innvendingene mot elektroniske møter fra enkelte høringsinstanser, også kan gjelde ved gjennomføring av fysiske møter. For eksempel kan forsinkelser i møteavviklingen, at enkelte er ubekvemme med å ta ordet i forsamling eller at deltakerne har andre gjøremål mens møtet pågår, også skje i fysiske møter. Den plikten daglig leder og styreleder, og eventuelt øvrige styremedlemmer og andre, har til å delta på generalforsamlingen, innebærer også et krav til aktiv deltakelse. For øvrige deltakere, herunder aksjeeiere og deres talsmenn, er departementets utgangspunkt at disse må ta ansvar for egne interesser. Det bemerkes at selv om møtet holdes fysisk, avskjærer det neppe deltakerne fra å benytte egne digitale hjelpemidler til andre gjøremål under møtet.

Departementet kan ikke se at elektroniske møter nødvendigvis vil innebære en forringelse av aksjeeiernes møterett. Departementet viser til styrets plikt etter allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd til å sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Kravet innebærer blant annet at systemet for elektronisk deltakelse må være driftssikkert, slik at generalforsamlingen ikke må avbrytes eller at deltakerne faller ut på grunn av tekniske feil i systemet eller systembrudd. Styret har derimot ikke ansvar for tekniske forhold innenfor aksjeeierens kontroll. Departementet foreslår å innføre samme krav som i allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd, i aksjeloven. Etter forslaget skal disse kravene gjelde både der generalforsamlingen blir holdt som elektronisk møte, og der aksjeeiere og andre deltar elektronisk på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte. Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-8 tredje og fjerde ledd.

Wiersholm kommenterer at aksjeeiernes møte-, tale- og stemmerett kan tilsi at disse fortsatt bør ha ubetinget rett til å delta fysisk på generalforsamlingen:

«Aksjelovgivningen åpner allerede for elektronisk deltagelse på generalforsamlinger, og vi tror at slik deltagelse kommer til å bli stadig viktigere i praksis fremover. At det legges til rette for elektronisk deltagelse betyr imidlertid ikke nødvendigvis at aksjeeiere bør kunne fratas muligheten til fysisk fremmøte. Gitt en forventet utvikling i retning av stadig større grad av elektronisk deltagelse kan det hevdes at det vil være unødig byrdefullt for selskaper også å legge til rette for fysisk oppmøte. På den annen side er møte-, tale- og stemmerett på generalforsamlinger en grunnleggende rettighet for aksjeeiere, og fysisk oppmøte vil kunne fremstå som mer betryggende for aksjeeiere som vil være sikre på at de kan utøve disse rettighetene, bl.a. fordi elektronisk deltagelse alltid vil være forbundet med en viss risiko for avbrudd som følge av problemer med internettilkobling eller andre tekniske utfordringer.»

Andre høringsinstanser, blant annet Advokatforeningen, har tilsvarende syn.

Et hovedformål med forslaget om å likestille fysiske og elektroniske møter er å gi selskapene økt fleksibilitet til å gjennomføre generalforsamling på den måten de anser hensiktsmessig, samtidig som aksjeeiernes rettigheter ivaretas. Dersom aksjeeierne alltid skal ha rett til å delta fysisk på generalforsamlingen, vil det føre til redusert fleksibilitet for selskapene, og eventuelle kostnader til møtelokaler samt reise og opphold for styreledere og andre som har plikt til å delta fysisk. Etter departementets syn er ikke dette hensiktsmessig. Det avgjørende er ikke at aksjeeierne har adgang til å delta på en bestemt måte, men at aksjeeierne har mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter. I punkt 6.4.4 foreslår departementet å lovfeste et krav om at styret skal sørge for at gjennomføringen av generalforsamlingen skal være forsvarlig. Kravet vil gjelde både ved fysisk og elektronisk generalforsamling. I tillegg blir det foreslått at styrets myndighet til å bestemme møteform for generalforsamlingen, kan begrenses i vedtektene. Se omtalen i punkt 6.4.3.

Å åpne for elektronisk generalforsamlingsmøte, vil etter departementets vurdering også kunne legge til rette for økt deltakelse. Det kan bidra til høyere deltakelse på generalforsamlingen, også blant de aksjeeiere som vanligvis ikke deltar. Elektronisk gjennomføring kan for eksempel bidra til å engasjere yngre aksjeeiere, som i større grad forventer at elektroniske løsninger er tilgjengelige.

Departementet har vurdert forslaget opp mot reglene i aksjonærrettighetsdirektivet. Etter departementets syn er direktivet ikke til hinder for at generalforsamlingen i noterte selskaper kan gjennomføres som elektronisk møte, på de vilkårene som går frem av lovforslaget. Direktivet setter minimumskrav, og gir ikke noen uttømmende regulering av gjennomføringen av generalforsamlinger i noterte selskaper. Departementet ser heller ikke at lovforslaget vil innebære en forskjellsbehandling av aksjeeierne i strid med direktivets artikkel 4.

I høringsnotatet ba departementet om høringsinstansenes syn på om det er behov for supplerende vern ved at et mindretall av aksjeeierne får adgang til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker som er avgjort i et elektronisk møte.

De fleste høringsinstansene er negative til forslaget. NBBL skriver at dersom likestillingen av fysiske møter med ikke-fysiske møter skal være reell, kan man ikke gi en adgang for mindretallet til å kreve fornyet behandling utelukkende på grunnlag av valg av møteform.

Departementet er enig med høringsinstansene. En rett til å kreve fornyet behandling av en sak som er avgjort i et elektronisk møte, kan være prosessdrivende, og kan reise problemstillinger knyttet til gyldigheten av generalforsamlingens beslutninger. En slik regel vil dessuten innebære at fysiske og elektroniske møter ikke blir likestilt. Departementet viser også til at forslaget om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, vil gjelde både for fysisk og elektronisk generalforsamling. Kjernen i dette kravet er at generalforsamlingen skal gjennomføres slik at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter. Dette kravet vil gjelde uansett møteform. Se nærmere omtale i punkt 6.4.4. Aksjelovene §§ 5-22 gir dessuten hver enkelt aksjeeier rett til å reise søksmål med påstand om at en beslutning av generalforsamlingen er ugyldig, fordi den er blitt til på ulovlig måte eller for øvrig er i strid med loven eller selskapets vedtekter.

Departementet foreslår derfor ikke å gi et mindretall av aksjeeierne adgang til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker som er avgjort i elektronisk generalforsamling.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 første ledd.

6.4.3 Styret bestemmer møteformen

Departementet foreslår i punkt 6.4.2 at det skal åpnes for at generalforsamlinger kan gjennomføres som fysiske eller elektroniske møter. Departementet foreslår i dette punktet at styret får myndighet til å bestemme møteformen for generalforsamlingen. I tillegg foreslås det at denne myndigheten kan begrenses i vedtektene.

I høringsnotatet la departementet frem to alternative forslag vedrørende styrets myndighet til å bestemme møteform. Det ene forslaget var at styret bare kan beslutte elektronisk generalforsamling hvis det er fastsatt i vedtektene (alternativ 1). Det andre forslaget var at styret har myndighet til å beslutte elektronisk generalforsamling, selv om det ikke er åpnet for det i selskapets vedtekter (alternativ 2).

Revisorforeningen, Finans Norge, Regnskap Norge, NBBL, Samvirkene, Samfunnsbedriftene, Norsk Landbrukssamvirke, Brækhus, Garmann Mitchell, KPMG, Schjødt og Orgbrain AS støtter alternativ 2 og viser til gode erfaringer med elektroniske møter.

Disse høringsinstansene fremhever at det er ønskelig å kunne gjennomføre elektroniske generalforsamlinger uten å måtte endre vedtektene, og at selskapet vil velge den møteformen som er best tilpasset selskapet og de saker som skal behandles. Det forutsettes at styret sikrer at lovens krav til generalforsamlingen blir oppfylt. Det blir også fremhevet at alternativ 2 gir en fleksibel og praktisk løsning, samtidig som aksjeeierne kan innsnevre styrets handlingsrom i vedtektene. Schjødt skriver at krav om vedtektsfesting for at styret kan velge elektronisk generalforsamling, vil gjøre at foretak som ikke har vedtektsfestet en slik rett, er avskåret fra å bruke elektronisk generalforsamling. Dette uten at foretaket selv nødvendigvis har tatt stilling til spørsmålet.

Brækhus skriver at generalforsamlingen først og fremst tar stilling til og drøfter de forslagene styret har lagt frem, og derfor ikke har behov for den nyanserte behandlingen fysiske møter gir. Brækhus skriver at fysisk møte i selskaper med mange aksjeeiere ikke nødvendigvis gjør generalforsamlingen bedre.

Regnskap Norge uttaler at krav om vedtektsfesting fremstår som en mindre fleksibel løsning, og at det er riktig å gi styret tilliten til å vurdere valget av møtebehandling for den enkelte saken. Regnskap Norge mener også at det har en verdi at man direkte ut fra aksjelovens regler kan utlede adgangen for styret til å beslutte elektronisk gjennomføring. Videre skriver bransjeforeningen:

«Under enhver omstendighet vil innføring av krav til forsvarlig gjennomføring av eventuell elektronisk avholdelse og bestemmelsene om mindretallsvern, blant annet forbudet mot myndighetsmisbruk, gi den enkelte aksjonær en beskyttelse i regelverket som fremstår balansert.»

Departementet er enig med høringsinstansene i at myndigheten til å bestemme møteform for generalforsamlingen, bør ligge hos styret. Departementet viser til at det som hovedregel er styret som innkaller til generalforsamlingen. Det er også styret som utarbeider forslag til dagsorden med angivelse av de sakene som skal behandles. I tillegg stiller flere bestemmelser i aksjelovene krav om at styret skal utarbeide forslag til generalforsamlingens beslutninger og begrunnelse for forslagene. Dette gjelder for eksempel ved kapitalforhøyelser og forslag til vedtektsendringer. Departementet viser også til at det hører under styret i aksjeselskaper å ta stilling til om det foreligger saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse på fysisk generalforsamling. I allmennaksjeselskaper kan styret tillate aksjeeierne å delta elektronisk, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Etter departementets vurdering hører det naturlig inn under styret som organ å bestemme møteformen for generalforsamlingen, med mindre en bestemt møteform er fastsatt i vedtektene. Det vil etter departementets syn samsvare godt med styrets ansvar og oppgaver etter aksjelovene for øvrig.

Departementet kan heller ikke se at det å gi styret denne myndigheten vil svekke aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter. Som beskrevet i punkt 6.4.2, anser departementet at det ikke er møteformen i seg selv som er avgjørende for aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter, men hvordan generalforsamlingen faktisk gjennomføres. I lovforslaget er det tatt inn en bestemmelse om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Kjernen i dette kravet er at generalforsamlingen skal gjennomføres slik at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter. Dette kravet vil gjelde uansett møteform, og er noe styret må ta hensyn til ved valg av hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres. Forsvarlighetskravet er nærmere gjennomgått i punkt 6.4.4. Departementets vurdering er at det foreslåtte forsvarlighetskravet, forbudet mot myndighetsmisbruk og øvrige regler i aksjelovene som skal sikre forsvarlig saksbehandling, i tilstrekkelig grad vil sikre at hensynet til aksjeeierne, herunder minoritetsaksjeeiere, blir ivaretatt.

Departementet ser at det kan være tilfeller hvor aksjeeierne har behov for eller ønske om å begrense styrets myndighet til å bestemme møteform for generalforsamlingen. For eksempel kan aksjeeierne ønske at generalforsamlingen alltid skal gjennomføres som enten fysisk eller elektronisk møte. Det kan også være at aksjeeierne ønsker at bestemte typer saker skal behandles i en bestemt møteform.

Departementet foreslår etter dette at styret bestemmer møteformen for generalforsamlingen. Det foreslås også at styrets myndighet til å bestemme møteform kan begrenses i vedtektene.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-8 første ledd.

I enkelte situasjoner har tingretten og andre offentlige organer myndighet til å innkalle til generalforsamling. Dette gjelder blant annet tingretten etter bestemmelsene i aksjelovene §§ 5-9 og §§ 5-28 andre ledd, samt aksjeloven § 7-9 andre ledd. Videre har Finanstilsynet i enkelte tilfeller myndighet til å innkalle til generalforsamling i finansforetak som er organisert som aksjeselskap, jf. finansforetaksloven § 8-1 andre ledd. Der domstolen eller annen offentlig myndighet kaller inn til generalforsamlingen, bør denne, etter departementets syn, også bestemme møteformen. Etter forslaget vil disse ikke være bundet av eventuelle vedtektsbestemmelser om møteform.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 femte ledd.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, foreslår departementet å ta inn krav i aksjelovene §§ 5-10 om at innkallingen til generalforsamlingen skal opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-10 nytt tredje ledd.

6.4.4 Krav til forsvarlig gjennomføring

Departementet foreslår å ta inn bestemmelser i aksjelovene om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-8 andre ledd. Kravet skal gjelde generelt, og uavhengig av generalforsamlingens møteform.

NHO, Finans Norge, Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Brækhus, Haavind, KPMG, Schjødt, Wiersholm og Orgbrain AS er enige i at det bør innføres et krav til at gjennomføringen av generalforsamlingen er «forsvarlig», men har gitt uttrykk for ulik oppfatning om hva som inngår i et krav til forsvarlighet. Brækhus og Haavind skriver at dette allerede følger som et grunnleggende prinsipp i aksjelovgivningen.

Både aksjeloven og allmennaksjeloven har regler som skal sikre forsvarlig saksbehandling i selskapets styrende organer, herunder generalforsamlingen. For eksempel skal innkallingen til generalforsamlingen sendes alle aksjeeiere med kjent adresse. Aksjeeierne har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig. De har også rett til å få behandlet saker på generalforsamlingen, og har rett til å stille spørsmål til ledelsen. Se omtalen i punkt 6.1. Listen der er ikke uttømmende.

Som Brækhus og Haavind skriver, følger krav til forsvarlig saksbehandling per i dag dels også av ulovfestede regler. Hensynet til aktørene tilsier etter departementets syn at det bør fremgå direkte av loven at det gjelder et krav til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Det vil gjøre det enklere for styret, aksjeeierne og andre å få kunnskap om at det gjelder visse rammer for gjennomføringen av generalforsamlingen. Det kan gjøre regelverket enklere å forstå. Et regelverk som er enkelt å forstå gir mindre behov for ekstern bistand, høyere etterlevelse og gjør det enklere å kontrollere at regelverket etterleves. Departementet vurderer det derfor som hensiktsmessig å lovfeste et krav om at gjennomføringen av generalforsamlingen skal være forsvarlig.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 andre ledd.

Kravet til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen er et minstekrav. Kjernen i kravet er etter departementets syn at generalforsamlingen skal gjennomføres slik at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter. Det omfatter ikke bare at aksjeeierne skal kunne delta og stemme, men også at de kan utøve andre aksjeeierrettigheter. Det gjelder blant annet aksjeeiernes rett etter aksjelovene §§ 5-15 første ledd til å kreve opplysninger om selskapets forhold av ledelsen i selskapet. Det gjelder også aksjeeiernes rett til å delta ved fullmektig eller med rådgiver, jf. aksjelovene §§ 5-2.

Kravet til forsvarlighet er ikke begrenset til å sikre aksjeeiernes mulighet til å utøve sine aksjeeierrettigheter. For eksempel skal styret sørge for at generalforsamlingen gjennomføres på en slik måte at styremedlemmer, daglig leder og revisor, samt andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på generalforsamlingen.

Forsvarlighetskravet skal gjelde både for fysisk og elektronisk generalforsamling. Aksjeloven § 5-11 b og allmennaksjeloven § 5-8 a har bestemmelser som stiller særlige krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Begge lovene stiller krav til at elektronisk deltakelse bare kan skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Allmennaksjeloven § 5-8 a stiller ytterligere krav, blant annet at det skal foreligge systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. I tillegg må det «benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen». Etter departementets syn tilsier økt adgang til å gjennomføre elektronisk generalforsamling at disse kravene i allmennaksjeloven også bør innføres for aksjeselskaper. Dette vil blant annet forhindre at reglene om elektronisk generalforsamling brukes på en måte som uthuler aksjeeiernes rettigheter.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 fjerde ledd.

Advokatforeningen viser i sitt høringssvar til forholdet mellom styrets vurdering av forsvarligheten og domstolskontroll av vilkåret. Foreningen skriver at vurderingstemaet er utpreget skjønnsmessig, og at dette medfører risiko for at domstolene utviser tilbakeholdenhet med å overprøve styrets skjønnsutøvelse.

Departementets forslag innebærer at styret har plikt til å sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Hvis gjennomføringen av generalforsamlingen ikke oppfyller minstekravet til forsvarlighet, er dette en saksbehandlingsfeil. Domstolskontrollen er ikke begrenset til å vurdere styrets skjønnsutøvelse, men omfatter også kontroll av om lovens krav til saksbehandlingen er oppfylt.

Styret må konkret vurdere om generalforsamlingen skal holdes som fysisk eller elektronisk møte. Ved vurderingen må styret se hen til om den aktuelle møteformen kan gjennomføres i samsvar med kravet til forsvarlig gjennomføring. Beslutningen om møteform må treffes av styret i henhold til de alminnelige kravene til styrets behandling, herunder krav til protokollering. Av protokollen bør også styrets vurdering fremgå. Dette gir notoritet rundt styrets vurderinger, herunder om det er foretatt en vurdering av hvilken møteform som skal gjelde for generalforsamlingen. Styremedlemmer som er uenige i styrets beslutning om møteform, bør påse at deres innvendinger blir tatt inn i protokollen. Om styret ikke kan godtgjøre at møteformen er vurdert i lys av kravet til forsvarlighet, er dette et moment som kan tilsi at lovens krav ikke er oppfylt.

Saksbehandlingsreglene i aksjelovene og kravet til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, suppleres av andre bestemmelser i aksjelovgivningen som skal beskytte aksjeeierne og andre berørte parter. Sentralt er generalklausulene om myndighetsmisbruk i aksjeloven og allmennaksjeloven. Aksjelovene §§ 6-28 gir regler om misbruk av posisjon i selskapet mv. Bestemmelsene setter forbud for styret til å foreta noe som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres eller selskapets bekostning. Aksjelovene §§ 5-21 har bestemmelser om misbruk av generalforsamlingens myndighet. Det følger av bestemmelsene at generalforsamlingen ikke kan treffe noen beslutning som er egnet til å gi visse aksjeeiere eller andre en urimelig fordel på andre aksjeeieres eller selskapets bekostning. Brudd på slike regler kan danne grunnlag for selskapsrettslig ugyldighet etter søksmål. I tillegg gjelder det enkelte andre ulovfestede grunnprinsipper. For eksempel kan oppdeling av én overdragelse i flere mindre overdragelser for å unngå saksbehandling etter aksjelovene §§ 3-8, etter omstendighetene rammes av alminnelige omgåelsesbetraktninger, se Prop. 135 L (2018–2019) Endringer i aksjelovgivningen mv. (langsiktig eierskap i noterte selskaper mv.) punkt 5.7.4.3.

Etter forslaget til aksjelovene §§ 5-8 andre ledd er det styret som skal sørge for at kravet til forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, er oppfylt. Brudd på aksjelovgivningens bestemmelser kan potensielt medføre erstatnings- eller straffansvar for styrets medlemmer etter reglene i aksjelovene kapittel 17 og 19.

Departementet opprettholder forslaget om å ta inn bestemmelser i aksjelovene om at styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 andre ledd.

Schjødt støtter at det innføres et krav om forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Advokatfirmaet viser samtidig til at det bør «leggjast til rette for at aksj[e]eigarane/medlemmene kan stille spørsmål til og få svar frå leiinga». Schjødt foreslår å endre bestemmelsene i aksjelovene §§ 5-15 slik at informasjonsplikten ikke bare skal gjelde på generalforsamlingen, men også overfor de som har stilt spørsmål, men eventuelt ikke hatt anledning til å delta på møtet. Schjødt foreslår at opplysningsplikten i slike tilfeller også skal gjelde etter generalforsamlingen.

Departementet er ikke enig i forslaget. Opplysningsplikten etter aksjelovene §§ 5-15 har først og fremst betydning som en del av grunnlaget for beslutningene som skal treffes på generalforsamlingen. Der det må innhentes opplysninger, og svar derfor ikke kan gis på generalforsamlingen, følger det av §§ 5-15 andre ledd at det skal utarbeides skriftlig svar innen to uker etter generalforsamlingen. Svaret skal sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse. Etter dette ser ikke departementet behov for å fastsette ytterligere regler om ledelsens opplysningsplikt i aksjelovene §§ 5-15.

Departementet foreslår en regel om at generalforsamlingsprotokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger. For styreprotokoll følger et slikt krav allerede av aksjelovene §§ 6-29.

Se lovforslagene til aksjelovene §§ 5-16 andre ledd.

6.4.5 Aksjeeieres deltakelse

Etter aksjelovene §§ 5-2 har aksjeeierne rett til å møte fysisk i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene.

Det følger av aksjeloven § 5-11 b at aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. En slik rett har ikke aksjeeiere i allmennaksjeselskaper. Etter allmennaksjeloven § 5-8 a kan styret imidlertid beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, med mindre annet er fastsatt i vedtektene.

Departementet foreslår ingen endringer i aksjeeiernes rett etter aksjeloven § 5-11 b til å delta elektronisk på fysisk generalforsamling.

Departementet foreslo i høringsnotatet at aksjeeiere i allmennaksjeselskaper skal ha samme rett til å delta elektronisk på generalforsamling, som det som gjelder for aksjeeiere i aksjeselskaper.

Finans Norge innvender at en rett for aksjeeierne til å delta elektronisk på generalforsamlingen, kan være uforholdsmessig ressurskrevende for noen selskaper. Finans Norge skriver at kostnadene for selskapet ved å måtte legge til rette for elektronisk deltakelse, kan være høyere enn ulempen for de som ikke kan møte fysisk.

Departementet er enig med Finans Norge i at forslaget kan medføre en økt økonomisk og administrativ byrde for selskaper som må legge til rette for elektronisk deltakelse. For selskaper med få aksjeeiere legger departementet til grunn at det ikke vil være uforholdsmessig kostbart å legge til rette for elektronisk deltakelse. Dette kan stille seg annerledes for selskaper med mange aksjeeiere og begrensede ressurser, hvor lovens krav til blant annet autentisering av deltakerne forutsetter tilgang til mer avanserte systemer. Det å gi aksjeeiere i allmennaksjeselskaper samme rett til å delta elektronisk på generalforsamlingen som i aksjeselskaper, og kan legge til rette for økt aksjeeierengasjement. Etter departementets syn veier dette tyngre enn eventuelle merkostnader for selskapene.

NHO er enig i at hovedregelen om at retten til å delta på generalforsamlingen elektronisk bør videreføres, og at det sjelden vil være saklig grunn for styret til å nekte. NHO skriver at det i noen tilfeller kan være særlig viktig at generalforsamlingen ikke overværes av andre enn dem som har rett til det.

Departementet viser til at forslaget innebærer at styret har anledning til å nekte elektronisk deltakelse dersom det er saklig grunn til det. Kravet til «saklig grunn» i aksjeloven § 5-11 b er omtalt slik i Prop. 112 L (2016–2017) Endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling) punkt 5.1.3.5:

«Hva som vil være en saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, vil bero på en helhetsvurdering. I vurderingen må det særlig tas hensyn til at deltakelse på generalforsamling er grunnleggende for aksjeeiernes mulighet til å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det må derfor foreligge tungtveiende grunner for at selskapet ikke skal ha plikt til å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I selskap med få aksjeeiere kan departementet vanskelig se grunnlag for å avskjære deltakelse per telefon, Skype eller tilsvarende løsninger, så lenge identiteten til deltakeren er klar. I selskaper med mange aksjeeiere vil en slik form for deltakelse kunne være mer problematisk. Det bør imidlertid etter departementets syn kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige sett hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnader fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne.»

Etter departementets syn vil dette også gjelde forslaget til endringer i allmennaksjeloven.

I punkt 6.4.2 foreslår departementet å likestille fysisk og elektronisk generalforsamling. Bestemmelser om gjennomføring av generalforsamling er foreslått i aksjelovene §§ 5-8. Departementet foreslår at reguleringen av elektronisk deltakelse på generalforsamlingen tas inn i disse paragrafene.

Departementet foreslår i tillegg en forskriftshjemmel til å gi nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Dette kan blant annet omfatte nærmere krav til elektroniske løsninger som kan benyttes, eller krav til tilrettelegging for elektronisk deltakelse på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte.

Se lovforslagene til aksjelovene ny §§ 5-8 tredje ledd bokstav b, fjerde og sjette ledd.

6.4.6 Deltakelse fra styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre

I punkt 6.4.2 foreslår departementet å likestille fysisk og elektronisk generalforsamling. Det reiser spørsmål om i hvilken grad de som i dag har rett eller plikt til å delta fysisk på generalforsamlingen, skal ha adgang til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler der generalforsamlingen blir gjennomført som fysisk møte. Denne problemstillingen er ikke direkte omtalt i høringsnotatet.

Der noen etter nåværende regler har plikt til å delta fysisk på generalforsamlingen, bør plikten etter departementets syn som utgangspunkt videreføres når generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Bakgrunnen for møteplikten er blant annet at aksjeeierne skal kunne stille spørsmål til ledelsen. Det kan etter departementets vurdering bidra til god møteavvikling at slike deltakere er fysisk til stede der generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. En lovregulering av deres deltakerplikt kan bidra til redusert konflikt mellom aksjeeierne og disse deltakerne. Departementet foreslår derfor at styreleder, daglig leder og leder for bedriftsforsamlingen skal delta fysisk der generalforsamlingen blir gjennomført som fysisk møte, i samme grad som i dag.

Etter aksjeloven § 7-5 har revisor rett til å delta i generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. En slik regel er ikke innført i allmennaksjeloven. Departementet foreslår at samme regel innføres i denne. Departementets vurdering er at styrets adgang til å kreve at revisor deltar fysisk, er tilstrekkelig til å ivareta aksjeeiernes interesser. Styret kan også instrueres etter reglene om generalforsamlingens instruksjonsmyndighet.

Øvrige medlemmer i styret og bedriftsforsamlingen har etter nåværende regler rett, men ikke plikt, til å delta på generalforsamlingen. Departementet ser det ikke som hensiktsmessig å stille krav til at disse skal ha plikt til å delta fysisk på fysisk generalforsamling. Et slikt krav vil etter departementets syn være unødig byrdefullt. Slike medlemmer bør selv kunne velge om de vil delta fysisk eller elektronisk. Departementet foreslår derfor at disse får rett til å delta elektronisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Se lovforslagene til aksjeloven § 5-4 og § 7-5 andre ledd, og allmennaksjeloven § 5-5 og ny § 7-5 andre ledd.

Aksjelovene har regler om hvem som åpner generalforsamlingen, og om valg av møteleder. Etter departementets syn bør disse delta fysisk der generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Hensynet til en effektiv åpning av møtet og effektiv møteledelse tilsier dette. Velger generalforsamlingen møteleder, foreslår departementet at denne må velges blant dem som er fysisk til stede på generalforsamlingen. Dette for å unngå forsinkelser i gjennomføringen av generalforsamlingen.

Se lovforslagene til aksjeloven § 5-12 første og andre ledd, og allmennaksjeloven § 5-12 første og tredje ledd.

6.4.7 Bruk av forhåndsstemme

Etter nåværende regler er forhåndsstemmegivning bare tillatt dersom dette er fastsatt i vedtektene, jf. aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b. Departementet ba i høringsnotatet om høringsinstansenes syn på om det var behov for å endre aksjelovgivningens regler om forhåndsstemmer, slik at forhåndsstemmer kan benyttes også der dette ikke er bestemt i vedtektene.

De fleste høringsinstansene, blant annet NHO, Revisorforeningen, Brækhus, Garmann Mitchell, Haavind og KPMG, foreslår at reglene ikke endres. Finans Norge skriver at styret bør kunne beslutte bruk av forhåndsstemmer selv om dette ikke følger av vedtektsbestemmelsene. Finans Norge skriver at forhåndsstemmer kan forenkle stemmegivningen i elektroniske møter, og gjøre deltakelse enklere for deltakere som ikke har mulighet til å møte, herunder at det reduserer behovet for å møte med fullmektig.

Departementet er ikke uenig med Finans Norge i at bruk av forhåndsstemmer kan forenkle deltakelsen for aksjeeiere. Imidlertid vurderer departementet på lik linje med Haavind at dagens regler gir selskapene tilstrekkelig fleksibilitet ved at dette kan vedtektsfestes. Revisorforeningen viser dessuten til at det etter hvert finnes gode løsninger for å stemme elektronisk på generalforsamlingen, og at dette reduserer det faktiske behovet for bruk av forhåndsstemmer. Departementet viser også til innspillet fra NHO om at forhåndsstemmegivning kan gjøre det mer komplisert å forholde seg til forslag til vedtak som blir trukket eller endret før eller under generalforsamlingen, og til forslag som blir satt frem på generalforsamlingen. Dette tilsier at adgangen til å forhåndsstemme fortsatt bør forbeholdes selskaper hvor aksjeeierne har tatt stilling til spørsmålet i vedtektene.

Etter dette foreslår ikke departementet endringer i reglene om adgangen til å bruke forhåndsstemme.

Departementet foreslår imidlertid at det fastsettes i aksjeloven at selskaper som åpner for stemmegivning før generalforsamlingen (forhåndsstemme), må opplyse om fremgangsmåten for dette i innkallingen til generalforsamlingen. Allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd har allerede en slik regel.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-10 nytt tredje ledd.

6.4.8 Årsmøte i samvirkeforetak

Innledning

Lik regulering av de ulike foretaksformene kan gi gevinster i form av et oversiktlig og tilgjengelig regelverk. Dette kan særlig være viktig for små foretak, hvor mange har begrenset tilgang til juridisk kompetanse og få administrative ressurser. Reguleringer i aksjeloven, og endringer i denne, kan være relevante for annen lovgivning, slik som samvirkeloven. Det er imidlertid ikke gitt at reguleringer eller endringer i aksjeloven nødvendigvis bør gjennomføres i samvirkeloven. Endringer i samvirkeloven må vurderes konkret ut fra de hensyn som loven skal ivareta, og samvirkeformens egenart.

I Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) Om lov om samvirkeforetak (samvirkelova) står det i punkt 9.3.1 at det er en fordel at organisatoriske regler i lovforslaget ble utformet etter mønster av aksjelovgivningen. Det står videre at et hovedformål med reglene om organisering av samvirkeforetak er å sikre effektiv og rasjonell drift. Reglene skal også sikre en forsvarlig beslutningsprosess og klar styringsstruktur, samt ivareta de demokratiske verdiene samvirkeformen bygger på. Etter departementets oppfatning bygger de foreslåtte endringene for samvirkeforetak opp under disse formålene.

Det kom ikke frem tungtveiende grunner i høringen til at samvirkeforetak bør ha mindre frihet til å velge møteform for årsmøtet, enn aksjeselskaper skal ha for generalforsamlingen. Blant annet skriver Norsk Landbrukssamvirke at det er riktig og viktig at det nå blir større fleksibilitet i loven. Selv om medlemmenes generelle inntrykk er at fysiske møter fortsatt vil foretrekkes fremfor elektroniske, mener organisasjonen at lovverket bør være fleksibelt.

Departementet foreslår tilsvarende regler i samvirkeloven som i aksjeloven.

Fysisk og elektronisk årsmøte likestilles

Departementet foreslår å likestille fysisk og elektronisk årsmøte i samvirkeforetak. Forslaget er utformet etter mønster fra forslaget til endringer i aksjelovene.

Årsmøtet er det øverste organet i samvirkeforetak. Formålet med forslaget er å gi samvirkeforetakene og deres ledelse frihet til å velge den formen for gjennomføring av årsmøtet som passer best for foretaket og dets medlemmer. Departementet viser til drøftelsen i punkt 6.4.2 om de hensyn som taler for og mot at fysiske og elektroniske generalforsamlinger likestilles. Departementet er enig i at det er forskjell på fysiske og elektroniske møter. Lovforslaget er derfor utformet slik at det er opptil foretakene å velge egnet møteform, så lenge gjennomføringen oppfyller kravet til «forsvarleg gjennomføring». Dette vil etter departementets oppfatning ivareta hensynet til medlemmene. Se drøftelsen i punkt 6.4.4.

I høringen kom det frem at samvirkeforetakene har hatt blandede erfaringer med elektroniske årsmøter. Oslo Taxi SA skriver at deres erfaring er at det kan være krevende å gjennomføre et elektronisk årsmøte på en fullverdig og forsvarlig måte. NBBL og Samvirkene skriver imidlertid at erfaringene med elektroniske årsmøter er gode. Organisasjonene mener elektroniske årsmøter har sikret bedre representasjon og bedret de demokratiske prosessene. I tillegg har det vært både kostnads- og tidsbesparende. Norsk Landbrukssamvirke legger vekt på at samvirkeforetak kan ha mange eiere, noe som kan gjøre gjennomføring av elektronisk årsmøte mer krevende. NBBL skriver at selv om erfaringene med elektroniske møter er gode, ser man ikke for seg digitale årsmøter fremover.

Etter departementets syn er det ikke særlige forhold som tilsier at reglene om gjennomføring av årsmøter i samvirkeforetak bør utformes annerledes enn reglene om gjennomføring av generalforsamling i aksjeselskaper. Det har heller ikke kommet innspill i høringen som tilsier ulik regulering. Departementet foreslår derfor at årsmøter i samvirkeforetak kan gjennomføres som fysiske eller elektroniske møter.

Departementet foreslår heller ikke for samvirkeforetak å gi et mindretall adgang til å kreve fornyet behandling av enkeltsaker som er avgjort i et elektronisk møte. Se drøftelsen i punkt 6.4.2.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 første ledd.

Styret bestemmer møteformen

Departementet foreslår ovenfor at det skal åpnes for at årsmøter i samvirkeforetak kan gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte. Departementet foreslår i dette punktet at styret får myndighet til å bestemme møteformen. Det foreslås at styrets myndighet kan begrenses i vedtektene.

I høringsnotatet la departementet frem to alternative forslag vedrørende styrets myndighet til å bestemme møteform. Det ene forslaget var at styret bare kan beslutte elektronisk årsmøte hvis det er fastsatt i vedtektene (alternativ 1). Det andre forslaget var at styret har myndighet til å beslutte elektronisk årsmøte, uavhengig av om det er åpnet for det i foretakets vedtekter (alternativ 2).

I høringen er tilbakemeldingen fra samvirkeforetakene noe delt. Samvirkene og NBBL mener styret bør ha myndighet til å bestemme møteformen. Disse høringsinstansene ser ikke behov for noen særskilt hjemmel til å vedtektsfeste begrensninger i styrets adgang til å vedta at årsmøtet holdes elektronisk. Norsk Landbrukssamvirke mener spørsmålet bør reguleres i vedtektene.

Departementet ser ikke at det er særlige hensyn som tilsier en annen regulering av spørsmålet i samvirkeforetak enn for aksjeselskaper. Departementet har vurdert de to alternativene med hensyn til aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper i punkt 6.4.3 ovenfor. Etter departementets syn vil medlemmenes adgang til å fastsette begrensninger i styrets myndighet i vedtektene, i tilstrekkelig grad gi medlemmene mulighet til å sette rammer for styrets beslutning om gjennomføring av årsmøtet.

Departementet foreslår at tingretten eller andre offentlige myndigheter som etter lov har myndighet til å innkalle til årsmøte, skal velge møteform dersom de kaller inn til årsmøte. Den offentlige myndigheten som kaller inn, vil ikke være bundet av vedtektsbestemmelser om møteform for årsmøtet. Tingretten har blant annet myndighet til å innkalle årsmøtet etter samvirkeloven § 44 andre ledd.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 første og femte ledd.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, foreslår departementet å ta inn krav i samvirkeloven § 46 om at innkallingen til årsmøte skal opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

Se lovforslaget til samvirkeloven § 46 nytt tredje ledd.

Krav til forsvarlig gjennomføring

Departementet foreslår å innføre et krav om at styret skal sørge for en «forsvarleg» gjennomføring av årsmøtet. Kravet skal gjelde uavhengig av møteform.

Ingen av høringsinstansene har motsatt seg forslaget. De hensyn som taler for å innføre et slikt krav i aksjelovene tilsier etter departementets syn at tilsvarende krav tas inn i samvirkeloven. For nærmere omtale av kravet til forsvarlighet, vises det til punkt 6.4.4 ovenfor.

Departementet foreslår å innføre plikt for styret til å sørge for at det ved årsmøter som gjennomføres som elektronisk møte, eller som fysisk møte der medlemmer deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skal foreligge systemer som sikrer at samvirkelovens krav til årsmøtet er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en forsvarlig måte, og det må benyttes en forsvarlig metode for å autentisere avsenderen. Det foreslås også at det kan fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse i vedtektene. Kravene skal blant annet forhindre at reglene om elektronisk årsmøte brukes på en måte som uthuler medlemmenes rettigheter. Forslaget tilsvarer krav i nåværende allmennaksjeloven § 5-8 a.

I høringsnotatet foreslo departementet en formulering i samvirkeloven om at stemmegivning og deltakelse må kunne kontrolleres på en «fullgod måte». Samvirkene har pekt på at dette innebærer at det settes opp en egen norm i samvirkeloven, og at det bør være tilstrekkelig at kontrollen er forsvarlig. Departementet har derfor justert ordlyden til «forsvarleg», som er samme begrep som i aksjelovene.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 andre og fjerde ledd.

Departementet foreslår at protokollen fra årsmøtet skal angi tid for årsmøtet og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for årsmøtets beslutninger. For styreprotokollen følger et slik krav allerede av samvirkeloven § 91.

Se lovforslaget til samvirkeloven § 52 andre ledd.

Medlemmenes deltakelse

Departementet foreslår at medlemmer i samvirkeforetak skal ha rett til å delta på fysisk årsmøte ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det foreslås at styret kan nekte elektronisk deltakelse dersom det foreligger saklig grunn for det. Departementet opprettholder dermed forslaget i høringsnotatet.

Forslaget bygger på tilsvarende regulering i aksjeloven § 5-11 b om aksjeeieres rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, som er foreslått videreført i forslagene til aksjelovene §§ 5-8. Det vises for øvrig til nærmere omtale av aksjeeiernes deltakelse på generalforsamlingen i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper i punkt 6.4.5 ovenfor.

Schjødt er enig i at medlemmer i samvirkeforetak bør har rett til å delta elektronisk på årsmøte som blir gjennomført fysisk.

Norsk Landbrukssamvirke skriver at det kan være krevende å gjennomføre møter med både fysisk og elektronisk deltakelse, og at saklighetskravet knyttet til styrets begrunnelse for valg av møteform, ikke bør tolkes for strengt.

Departementet ser at hybridmøter kan være utfordrende. Dette stiller seg etter departementets syn imidlertid ikke annerledes for samvirkeforetak enn for aksjeselskaper. Departementet foreslår derfor at tilsvarende krav tas inn i samvirkeloven som i aksjelovene.

Medlemmer i samvirkeforetak vil etter departementets forslag ha rett til å delta på fysisk årsmøte ved bruk av elektroniske hjelpemidler med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte.

Det foreslås en hjemmel for departementet til å gi forskrift med nærmere regler om elektronisk deltakelse på årsmøtet.

Se lovforslaget til samvirkeloven ny § 44 tredje og sjette ledd.

Deltakelse fra styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre

Samvirkeloven har bestemmelser som fastsetter rett eller plikt for styreleder, øvrige styremedlemmer, daglig leder, revisor og andre til å delta på årsmøtet.

Etter samvirkeloven § 40 første ledd har styrelederen og daglig leder plikt til å være til stede på årsmøtet. Øvrige styremedlemmer kan være til stede. Nåværende ordlyd i disse bestemmelsene innebærer en plikt for styrelederen og daglig leder til å delta fysisk på årsmøtet.

Samvirkeloven § 101 regulerer revisors deltakelse på årsmøtet. Revisor skal møte i årsmøtet når det skal behandles saker som gjør dette nødvendig. I slike saker plikter revisor å møte fysisk på årsmøtet. For øvrig har revisor rett til å delta i årsmøtet.

Departementet foreslår i hovedsak å videreføre dagens regler om styreleders, daglig leders og revisors plikt til å delta på årsmøtet. Dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte, foreslår departementet at styrelederen og daglig leder har plikt til å være fysisk til stede. Det foreslås at revisor skal ha rett til å delta på årsmøtet ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. Dette er i tråd med dagens regulering i aksjeloven § 7-5. Se drøftelsen i punkt 6.4.6. Etter departementets vurdering er det ikke særlige forhold ved samvirkeforetak som tilsier at reglene bør være annerledes for disse enn for aksjeselskaper.

Øvrige medlemmer i styret, har etter nåværende regler rett, men ikke plikt, til å delta i årsmøtet. Departementet foreslår at slike styremedlemmer skal ha rett til å delta elektronisk på årsmøtet dersom det blir holdt som fysisk møte. Dette tilsvarer forslaget til regler i aksjelovene.

Samvirkeloven har regler om hvem som åpner årsmøtet og om valg av møteleder. Etter departementets syn bør disse delta fysisk der årsmøtet blir holdt som fysisk møte. Dersom årsmøtet velger en møteleder, foreslås det at denne må velges blant dem som er fysisk til stede på møtet. Dette tilsvarer forslaget til regler i aksjelovene.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 40 første ledd, § 48 første og andre ledd og § 101 andre ledd.

Bruk av forhåndsstemme

Samvirkeloven åpner i dag ikke for bruk av forhåndsstemme. Departementet foreslår å ta inn en bestemmelse i samvirkeloven om forhåndsstemme som tilsvarer reguleringen i aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b.

I høringen har blant annet Samvirkene spilt inn at samvirkeloven bør ha tilsvarende regler som øvrig foretakslovgivning så langt det passer. Organisasjonen skriver at den ikke ser noen grunn til at man ikke også i samvirkeforetak skal ha anledning til å akseptere forhåndsstemmer, dersom man ønsker det. Organisasjonen peker samtidig på at behovet for forhåndsstemmer bør være lite i praksis, så lenge man både har mulighet til å delta ved bruk av elektroniske hjelpemidler i et møte som ellers holdes som et fysisk møte, og til å være representert ved fullmektig i møtet. Også NBBL ønsker en regel om bruk av forhåndsstemmer. Norsk Landbrukssamvirke mener imidlertid at forhåndsstemmer bør unngås, og at det i hvert fall bør vedtektsfestes om det skal tillates.

Departementet viser til at også samvirkeforetak kan ha behov for den ekstra fleksibiliteten som ligger i mulighet til bruk av forhåndsstemmer. Bruk av forhåndsstemmer forenkler stemmegivning på årsmøtet, og gjør det å stemme enklere for medlemmer som ikke har mulighet til å delta. Det kan også redusere behovet for å møte med fullmektig. Det har etter departementets syn ikke kommet frem forhold i høringen som tilsier at samvirkeforetak ikke bør ha samme mulighet til å bruke forhåndsstemme som aksjeselskaper.

Departementet mener adgangen til bruk av forhåndsstemme etter samvirkeloven bør være den samme som etter aksjelovene. Departementet foreslår å beholde regelen i aksjeloven om at forhåndsstemmer bare kan benyttes der dette er vedtektsfestet. Departementet foreslår samme regel for samvirkeforetak. Dette innebærer at bruk av forhåndsstemmer bare er tillatt der medlemmene i foretaket aktivt har tatt stilling til spørsmålet. I vedtektene kan det fastsettes nærmere regler om fremgangsmåten for slik stemmegivning, for eksempel i hvilken periode man kan forhåndsstemme.

Departementet foreslår også at det stilles krav om at det ved bruk av forhåndsstemmer skal benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Et tilsvarende krav følger av reglene om forhåndsstemmer i aksjeloven § 5-11 b andre ledd og allmennaksjeloven § 5-8 b.

Departementet foreslår også at det tas inn en bestemmelse i samvirkeloven om at fremgangsmåten for forhåndsstemme på årsmøtet skal fremgå av innkallingen. En slik regel gjelder allerede ved innkalling til generalforsamling i allmennaksjeselskaper, jf. allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd, og foreslås også for aksjeselskaper.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 38 nytt tredje ledd og § 46 nytt tredje ledd.

7 Forenklet generalforsamling og årsmøte

7.1 Gjeldende rett

Bestemmelsen om forenklet generalforsamling i aksjeloven § 5-7 åpner for at generalforsamlingen kan holdes uten å følge de ordinære reglene i aksjeloven § 5-8 til § 5-16. Forenklet generalforsamling forutsetter at ingen av aksjeeierne motsetter seg det. Bestemmelsen åpner for at generalforsamlingen kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Den åpner også for at aksjeeierne kan behandle saken ved sirkulasjon av dokumenter.

For å kunne gjennomføre forenklet generalforsamling, må alle aksjeeiere gis mulighet til å delta i behandlingen av saken på en egnet måte, jf. § 5-7 nr. 1. Bestemmelsen gir styremedlemmene, daglig leder og revisor rett til å uttale seg om saken. Disse kan også kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte (nr. 2). Det er også krav til at styreleder eller den som leder generalforsamlingen skal føre protokoll (nr. 3). Nærmere krav til protokollen følger av § 5-7 a.

For samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer åpner samvirkeloven § 43 for at årsmøtet kan avgjøre saker uten personlig fremmøte, dersom styret finner at saken kan behandles forsvarlig ved at den blir lagt frem skriftlig for medlemmene. Etter § 43 andre ledd skal saksdokumentene sendes til medlemmene, daglig leder og revisor. Medlemmene skal også gjøres kjent med at de kan kreve at saken blir lagt frem for et årsmøte som blir holdt med personlig fremmøte. Etter § 43 fjerde ledd har styremedlemmer, medlemmer og revisor rett til å kreve at saken legges frem i årsmøte med personlig fremmøte. Daglig leder har ikke samme rett etter bestemmelsen.

7.2 Forslaget i høringsnotatet

Departementet skrev i høringsnotatet at inntrykket er at reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling blir forholdsvis lite brukt i praksis. Departementets forslag er ment å legge til rette for at aksjeeierne selv kan delta i større grad.

Reglene om forenklet generalforsamling i aksjeloven, og om årsmøte uten personlig fremmøte i samvirkeloven, gjør unntak fra flere av de alminnelige kravene til generalforsamling og årsmøte. I høringsnotatet foreslo departementet i utgangspunktet å beholde disse reglene, men med enkelte endringer for å legge til rette for å øke bruken av forenklet generalforsamling og forenklet årsmøte.

Departementet foreslo å beholde kravet om at forenklet generalforsamling bare kan skje dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det. Det ble foreslått at foreleggelse for revisor ikke lenger skal være et absolutt lovkrav, og at dette blir erstattet med en regel om at revisors rett til å uttale seg gjelder der saken er av en slik art at dette anses som nødvendig. Departementet foreslo også å oppheve daglig leders og revisors rett til å kreve at saken behandles av generalforsamlingen i fysisk møte.

Det ble foreslått å videreføre daglig leders rett til å uttale seg om saken som skal behandles i forenklet generalforsamling.

Departementet foreslo tilsvarende endringer i reglene om årsmøte i samvirkeforetak med under 20 medlemmer.

7.3 Høringsinstansenes syn

Om spørsmålet skal forelegges for revisor

Regnskap Norge, Brækhus Advokatfirma DA (Brækhus), Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind), Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) og Orgbrain AS støtter forslaget om at foreleggelse for revisor ikke lenger skal være et absolutt lovkrav, og skriver at enklere regler om forenklet generalforsamling antakelig vil kunne føre til økt bruk av reglene.

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) har ikke innvendinger mot en slik endring. Foreningen legger vekt på at revisor kan be om all informasjon fra selskapet som anses relevant for revisjonen, og at daglig leder og styret uansett må informere revisor om når og hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres.

Revisorforeningen, Brækhus, Garmann, Mitchell & Co Advokatfirma DA (Garmann Mitchell), KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) og Advokatfirmaet Wiersholm AS (Wiersholm) tror ikke at de foreslåtte endringene vil få stor praktisk betydning. Brækhus erfarer at det er minst like enkelt å holde generalforsamling som møte, kombinert med fullmakter fra aksjeeierne. KPMG skriver at særlig de ekstraordinære generalforsamlingene gjennomføres ved en hybridløsning av de ordinære reglene og de forenklede reglene.

Wiersholm skriver at det er et reelt praktisk behov for forenklet behandling, men at reglene er uklart utformet. Wiersholm foreslår en rekke konkrete endringer i bestemmelsen.

Bør daglig leder og revisor ha rett til å kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte?

Revisorforeningen, Finans Norge, Samfunnsbedriftene, Brækhus,Garmann Mitchell,Haavind,KPMG, Schjødt, Wiersholm og Orgbrain AS støtter forslaget om at hverken daglig leder eller revisor kan kreve møtebehandling. Brækhus kan ikke se noen grunn til at daglig leder og revisor skal ha vetorett mot en beslutning som er tiltrådt av samtlige aksjeeiere. Samfunnsbedriftene skriver at vurderingen av om en sak skal behandles i møte av generalforsamlingen eller årsmøtet, bør kunne avgjøres av styret.

Samfunnsbedriftene, Brækhus og Schjødt skriver at revisor og daglig leder vil ha mulighet til å ta opp innvendinger mot å behandle en sak på forenklet generalforsamling. I vurderingen av om det vil være forsvarlig å holde forenklet generalforsamling eller årsmøte, må det tas hensyn til om daglig leder og revisor har gitt uttrykk for at det isteden bør holdes fysisk møte.

Brønnøysundregistrene foreslår at lovbestemmelsene presiserer at dato for når beslutningene er truffet må fremgå av protokollene, fordi datoen i mange tilfeller er avgjørende for rettsvirkningen.

7.4 Departementets vurdering

7.4.1 Forenklet generalforsamling etter aksjeloven

Revisors rett til å uttale seg og til å kreve møte

Revisor er allmennhetens tillitsperson ved utførelse av lovfestet revisjon, som revisjon av årsregnskap, jf. revisorloven § 9-1 andre ledd. Revisjon skal bidra til at foretakenes finansielle rapportering oppfyller gjeldende lovkrav og ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. I dette arbeidet stilles det krav til revisors kontroll med selskapet, og forståelse av virksomheten. Utover revisjonen, stiller aksjeloven flere steder krav om at revisor involveres, for eksempel ved kapitalforhøyelser, kapitalnedsettelser, fisjoner eller fusjoner.

Ved forenklet generalforsamling skal revisor etter aksjeloven § 5-7 nr. 2 gis mulighet til å uttale seg. Revisor kan etter samme bestemmelse kreve at saken behandles i møte.

Revisors rett til å uttale seg om saker som behandles på forenklet generalforsamling, henger sammen med plikten til å delta i generalforsamling som holdes som møte, jf. aksjeloven § 7-5. Bestemmelsen er hovedsakelig begrunnet med hensynet til aksjeeiernes informasjonsbehov. Etter § 7-5 er revisors plikt til å delta i generalforsamling begrenset til saker som er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Kriteriet omfatter i første rekke forhold som gjelder årsregnskapet og årsberetningen, og andre saker som er relevante for revisjonsberetningen, samt saker som knytter seg til et konkret oppdrag utført av revisor. Videre har revisor etter § 7-3 rett til å uttale seg ved nyvalg av revisor.

Forenklet generalforsamling kan behandle saker der revisor er involvert, både enkeltsaker som krever revisorkontroll og selve årsregnskapet. I slike tilfeller stiller aksjeloven krav om at bekreftelser, redegjørelser, erklæringer eller revisjonsberetning er tilgjengelige for aksjeeierne i forkant av generalforsamlingen. Dette gir aksjeeierne mulighet til å bli enige om at saken skal behandles i møte dersom de, på bakgrunn av revisors bekreftelse eller redegjørelse finner at grunnlaget for å behandle saken uten møte, ikke er tilstrekkelig. Det samme gjelder når aksjeeierne vurderer om det er grunnlag for å gjennomføre forenklet generalforsamling på annen måte. Når aksjeeierne vurderer om det er grunnlag for å holde forenklet generalforsamling, vil de også måtte ta hensyn til daglig leders uttalelse. Se nedenfor om dette.

Revisors rolle innebærer at revisor kan ha kunnskap eller synspunkter som er av interesse for aksjeeierne, både for vurderingen av om en sak skal behandles ved forenklet generalforsamling, og for vurderingen av selve saken. Dette gjelder ikke for alle saker som kan behandles på en forenklet generalforsamling. En generell rett for revisor til å uttale seg om saker som tas opp på generalforsamling, innebærer at alle saker må forelegges revisor for uttalelse.

Å forelegge saken for revisor for uttalelse kan medføre kostnader for selskapet. Revisors rett til å uttale seg kan dermed føre til at aksjeeierne velger en annen form enn forenklet generalforsamling, for eksempel ved bruk av fullmakter.

Forenklet generalforsamling kan også behandle saker som direkte eller indirekte er relevante for senere årsregnskap og revisjon. Slike saker kan være av interesse for revisor i forbindelse med revisjonen. Som Revisorforeningen skriver, kan revisors eget behov for informasjon ivaretas på andre måter enn gjennom retten til å uttale seg før forenklet generalforsamling. Selskapet kan også selv velge å involvere revisor i slike saker, hvis det anses hensiktsmessig.

Departementet foreslår etter dette at revisors rett til å uttale seg om saker som behandles ved forenklet generalforsamling, blir begrenset til de sakene som er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Dermed vil revisors rett til å uttale seg etter § 5-7 være begrenset på samme måte som revisors plikt til å delta etter § 7-5, nemlig til saker som er av en slik art at dette må anses som nødvendig.

Generalforsamlingen i aksjeselskaper er først og fremst et forum for aksjeeiere. Særlig fordi forenklet generalforsamling krever at ingen av aksjeeierne motsetter seg denne behandlingsmåten, er det ikke åpenbart at revisor bør ha rett til å kreve at en sak behandles av generalforsamlingen i møte.

Revisor kan etter aksjeloven § 5-7 nr. 2 også kreve behandling i møte for saker som ikke nødvendigvis angår revisors ansvarsområde. Det kan medføre en unødig kostnad for selskapet. Dette kommer på spissen i foretak med én eller svært få aksjeeiere, og der alle er godt orientert om sakene som kommer. Departementet foreslår på dette grunnlag at revisor ikke lenger skal ha rett å kreve at saken blir behandlet av generalforsamlingen i møte. Revisor vil likevel ha rett til å uttale seg om visse saker, som omtalt ovenfor. Revisors uttalelser kan da vektlegges i aksjeeiernes vurdering av om de skal motsette seg forenklet generalforsamling uten møte.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-7 første ledd.

Daglig leders rett til å kreve møte

Departementet foreslo også i høringsnotatet å oppheve daglig leders rett til å kreve at en sak behandles av generalforsamlingen i møte. Etter departementets vurdering vil de samme vurderingene som gjelder revisor, i hovedsak også gjelde for daglig leders rett til å kreve behandling i møte. Daglig leder har ikke en generell rett til å kreve at det blir holdt generalforsamling. Daglig leder forholder seg også normalt til styret, og er underlagt styrets instruksjonsmyndighet, jf. aksjeloven § 6-13 og § 6-15.

De høringsinstansene som har kommentert spørsmålet, stiller seg bak departementets forslag om at daglig leder ikke skal ha rett til å kreve møtebehandling. Departementet opprettholder derfor dette forslaget.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-7 første ledd.

Flere av høringsinstansene er enige med departementet i at daglig leder fortsatt bør ha anledning til å uttale seg om saker som behandles ved forenklet generalforsamling. Departementet kan ikke se at det vil medføre vesentlige kostnader å videreføre denne retten. Daglig leder står for den daglige ledelsen av selskapet, og vil derfor ha en spesiell kjennskap til selskapet. Når aksjeeierne skal vurdere om det er grunnlag for å behandle en sak i forenklet generalforsamling, vil daglig leder ha kunnskap eller vurderinger som kan belyse grunnlaget for vurderingen. Daglig leders innspill kan også belyse grunnlaget for vurderingen av selve saken, særlig der generalforsamlingen holdes uten møte. Departementet foreslår derfor å beholde bestemmelsen i aksjeloven § 5-7 nr. 2 om daglig leders rett til å uttale seg om saker som skal behandles på forenklet generalforsamling.

Det blir ikke foreslått endringer i styremedlemmenes rett til å kreve at en sak behandles av generalforsamlingen i møte.

Etter innspill fra Brønnøysundregistrene, foreslår departementet å ta inn en ny bestemmelse i § 5-7 a om at generalforsamlingsprotokollen skal angi tidspunktet for behandlingen. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger.

Se lovforslaget til aksjeloven § 5-7 a første ledd.

7.4.2 Forenklet årsmøte etter samvirkeloven

Som en følge av forslaget om å likestille fysiske og elektroniske møter, foreslår departementet å endre overskriften i § 43 til «Vedtak av forenkla årsmøte».

Ved behandling etter samvirkeloven § 43 skal styret sende sakens dokumenter til daglig leder og revisor. Samvirkeloven tolkes her på samme måte som aksjeloven, slik at daglig leder og revisor har rett til å uttale seg om saken skal behandles etter reglene i bestemmelsen. Bestemmelsen henger sammen med revisors plikt til å delta i årsmøtet når årsmøtet skal behandle saker som gjør revisors deltakelse nødvendig, jf. § 101.

Årsmøtet i samvirkeforetak er først og fremst et forum for medlemmene. Særlig fordi forenklet årsmøte er begrenset til samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer, er det ikke åpenbart at revisor bør ha mulighet til å uttale seg om alle typer saker, og heller ikke om revisor bør ha rett til å kreve behandling i møte. Departementet foreslår derfor å innskrenke revisors rettigheter i forbindelse med forenklet årsmøte.

Etter departementets syn vil de samme vurderingene gjelde for revisors rett til å uttale seg om hvilke saker som kan behandles av årsmøtet etter samvirkeloven § 43, som for forenklet generalforsamling etter aksjeloven § 5-7. Det samme gjelder revisors rett til å kreve møte. I tillegg til at forenklet årsmøte bare kan gjennomføres i samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer, må styret også ta stilling til at saken kan avgjøres forsvarlig gjennom skriftlig behandling. Departementet foreslår at revisor ikke skal ha rett til å kreve møtebehandling. Departementet foreslår også at revisor bare skal ha rett til å få tilsendt dokumenter i saker der dette er nødvendig. Dermed vil revisors rett til å uttale seg være begrenset til saker som gjør dette nødvendig.

Departementet kan ikke se at det vil medføre vesentlige kostnader å videreføre daglig leders rett til å uttale seg. Når styret skal vurdere om det er grunnlag for å behandle en sak i forenklet årsmøte, kan daglig leders innspill belyse grunnlaget for både denne vurderingen og for vurderingen av selve saken. Departementet foreslår derfor å beholde bestemmelsen om daglig leders rett til å uttale seg.

Det blir ikke foreslått endringer i styremedlemmenes eller medlemmenes rett til å kreve behandling i møte. På grunn av den foreslåtte bestemmelsen om begrepet «møte» i § 6a, vil retten til å kreve behandling av saken i møte ikke bety behandling i fysisk årsmøte. Styret avgjør møteformen med mindre dets myndighet er begrenset i vedtektene, jf. forslag til ny § 44 første ledd.

Se lovforslagene til samvirkeloven § 43 og ny § 44 første ledd.

8 Selskapsmøte i ansvarlige selskaper

8.1 Gjeldende rett

Det følger av forarbeidene til selskapsloven § 2-11 at selskapsmøtet i ansvarlige selskaper som hovedregel skal behandle saker i møte, jf. Ot.prp. nr. 47 (1984–85) Om lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (selskapsloven) i merknaden til § 2-11 i kapittel V punkt 2.2. Med møte menes fysisk møte. Etter § 2-11 fjerde ledd kan beslutninger treffes av selskapsmøtet på annen måte enn i møte, dersom saken haster så mye at det ikke er tid til å holde møte med rimelig varsel. Det samme gjelder dersom alle selskapsmøtets deltakere er enige i slik behandlingsmåte, forutsatt at det ikke er medlemmer valgt av de ansatte i selskapsmøtet, jf. § 2-11 fjerde ledd.

Selskapsloven § 2-11 andre ledd regulerer hvem som kan innkalle selskapsmøtet. Om ikke annet er avtalt i selskapsavtalen, kan den enkelte deltaker, styremedlem eller forretningsfører innkalle selskapsmøtet. De ansattes representanter samlet kan også innkalle selskapsmøtet. I selskapsavtalen kan også andre gis rett til å innkalle selskapsmøtet.

Selskapsloven §§ 3-6 flg. har bestemmelser om selskapsmøtet i kommandittselskaper. De alminnelige reglene om selskapsmøte i selskapsloven kapittel 2 gjelder tilsvarende for selskapsmøte i kommandittselskaper dersom ikke annet følger av kapittel 3, jf. § 1-1 andre ledd. Det er lagt til grunn i juridisk teori at § 2-11 fjerde ledd om å holde selskapsmøte på annen måte enn i møte, gjelder tilsvarende for selskapsmøte i kommandittselskaper, jf. Bråthen, T. (1987). Selskapslovens regler om kommandittselskap. Jussens Venner 1987/02, 55-99.

8.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet at det i større grad enn i dag, åpnes for å holde selskapsmøtet i ansvarlige selskaper på annen måte enn med fysisk møte. Departementet foreslo at den som etter loven eller selskapsavtalen har myndighet til å innkalle selskapsmøtet, kan bestemme at møtet skal holdes enten ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig eller på annen måte, uten at de som har rett eller plikt til å delta, er fysisk samlet. Myndigheten kan begrenses i selskapsavtalen.

Selskapsloven stiller krav om enstemmighet blant deltakerne i et selskap. Departementet foreslo derfor at deltakere og andre som har rett eller plikt til å delta i selskapsmøtet, kan kreve fysisk eller elektronisk møtebehandling. Departementet foreslo at det også etter selskapsloven bør være en forutsetning at saksbehandlingen er forsvarlig.

8.3 Høringsinstansenes syn

KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS (KPMG) og Advokatfirmaet Wiersholm AS støtter harmonisering av reglene for forskjellige selskapsformer, fordi differensiering kompliserer praktiseringen av regelverket. KPMG mener imidlertid at de særlige kravene om enstemmighet blant deltakerne, tilsier at deltakere i selskapsmøtet skal kunne stille krav til møteformen, og mener at selskapsloven ikke bør harmoniseres med reglene i aksjeloven på dette punktet.

Norges Bondelag og Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) støtter forslaget om at selskapsdeltakere kan kreve at selskapsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind) er enig i at kravet til enstemmighet og ubegrenset ansvar for deltakerne (i de fleste av selskapene), gjør at det er grunn til å ha regler for selskapsmøter som avviker noe fra reglene for aksjeselskaper.

8.4 Departementets vurdering

Innledning

Departementet foreslår endringer i reguleringen av selskapsmøter. Departementet opprettholder imidlertid forslaget i høringsnotatet om å gjøre mindre endringer i selskapsloven, enn det som blir foreslått for aksjelovene og samvirkeloven.

Departementet foreslår at de fleste av de nye bestemmelsene om gjennomføring av selskapsmøtet, kan fravikes i selskapsavtalen. Se lovforslaget til ny § 2-11 a femte ledd. Unntaket er regelen om kravet til forsvarlig gjennomføring av selskapsmøtet og kravet om at ansattevalgte medlemmer må samtykke til skriftlig behandling, se nærmere nedenfor.

Fysisk og elektronisk selskapsmøte likestilles

Departementet foreslår en ny § 2-11 a som sier at selskapsmøtet skal gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte. Også for selskapsmøter er dermed utgangspunktet at møteformene likestilles. Departementet viser til drøftelsen av fordeler og ulemper ved valg av fysisk eller elektronisk møte ved gjennomføring av generalforsamling i punkt 6.4.2. Departementet legger vekt på at også ansvarlige selskaper kan ha behov for den fleksibiliteten som adgangen til elektroniske møter gir. I ansvarlige selskaper har deltakerne ansvar for selskapsforpliktelsene, og det er krav om enstemmighet ved endring av selskapsavtalen, jf. selskapsloven § 2-3 første ledd. Departementet vurderer derfor at lovens utgangspunkt bør være at alle som har rett eller plikt til å delta på selskapsmøtet, kan kreve at saken blir behandlet i fysisk møte, eller at de selv får delta elektronisk på et fysisk møte.

Departementet viser til at selskapet kan regulere møteformen i selskapsavtalen, dersom det ikke ønsker å bruke muligheten til å holde elektronisk selskapsmøte.

Ikke alle ansvarlige selskaper har et styre. Selskapsloven § 2-11 andre ledd gir en rekke personer myndighet til å innkalle selskapsmøtet. Dette kan også være regulert i selskapsavtalen. Departementet foreslår at den som innkaller selskapsmøtet, bestemmer møteformen. Det foreslås at dette kan fravikes i selskapsavtalen.

Se lovforslaget til selskapsloven ny § 2-11 a første og femte ledd.

Som følge av at fysiske og elektroniske selskapsmøter likestilles, foreslår departementet at innkallingen til selskapsmøtet skal opplyse om det skal holdes som fysisk eller elektronisk møte, og om fremgangsmåten for å delta og stemme.

Se lovforslaget til selskapsloven § 2-11 første ledd.

Krav til forsvarlig gjennomføring av selskapsmøtet

I selskaper er det krav om enstemmighet ved endring av selskapsavtalen, jf. selskapsloven § 2-3 første ledd. Isolert sett kan kravet til enstemmighet tale for at det ikke er nødvendig å stille krav til forsvarlig saksbehandling i selskapsmøtet. De nærmere kravene til gjennomføringen av selskapsmøtet vil imidlertid normalt ikke være regulert i selskapsavtalen.

Departementet opprettholder forslaget i høringsnotatet, og foreslår å stille krav i selskapsloven om at gjennomføringen av selskapsmøtet skal være forsvarlig.

Kravet til forsvarlig gjennomføring er et minstekrav. Kjernen i kravet er at selskapsmøtet holdes slik at deltakerne har mulighet til å ivareta sine rettigheter etter loven og selskapsavtalen. Forsvarlighetskravet må sees i lys av deltakernes ansvar for selskapsforpliktelser, jf. § 2-4.

Kravet til forsvarlighet er ikke begrenset til å sikre deltakernes mulighet til å utøve sine rettigheter. For eksempel må selskapsmøtet gjennomføres på en måte som sikrer at styre, daglig leder, eventuelle medlemmer valgt av ansatte, samt andre som har rett eller plikt til å delta eller ytre seg på selskapsmøtet, har mulighet til det.

Ikke alle ansvarlige selskaper har et styre. Det reiser spørsmål om hvem som skal være ansvarlig for at gjennomføringen av selskapsmøtet er forsvarlig. Departementet foreslår at dette skal være den som innkaller selskapsmøtet. Det kan fastsettes i selskapsavtalen at andre enn den som innkaller selskapsmøtet skal være ansvarlig for å sørge for en forsvarlig gjennomføring av møtet, jf. § 2-11 a femte ledd. Det er ikke adgang til å avtale seg bort fra at det skal gjelde et krav til forsvarlig gjennomføring av selskapsmøtet.

Se lovforslaget til selskapsloven ny § 2-11 a andre ledd.

Departementet foreslår at protokollen fra selskapsmøtet skal angi tid og møteform. For styreprotokoll følger tilsvarende krav allerede av selskapsloven § 2-15 andre ledd, som viser til aksjeloven § 6-29. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for beslutninger i selskapsmøtet. I tillegg foreslår departementet at protokollen skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet, og en deltaker som har deltatt i selskapsmøtet. Bestemmelsen er ikke til hinder for at også andre signerer protokollen.

Se lovforslaget til selskapsloven § 2-12 andre ledd.

Deltakernes rett til behandling i fysisk møte

Selskapsmøte etter selskapsloven skiller seg fra generalforsamling etter aksjelovene og årsmøte etter samvirkeloven, ved at det er krav til enstemmighet blant selskapsdeltakerne dersom forslag til beslutning skal anses vedtatt, jf. selskapsloven § 2-12 første ledd. Enstemmighetskravet kan fravikes i selskapsavtalen. Flere høringsinstanser, blant annet Schjødt, Haavind og KPMG har uttalt at kravet om enstemmighet innebærer at deltakerne bør kunne kreve fysisk selskapsmøte.

Departementet deler høringsinstansenes syn om at kravet til enstemmighet i selskapsmøtet tilsier at det bør gis større rett til å kreve fysisk selskapsmøte enn generalforsamling og årsmøte. I vurderingen legger departementet også, på samme måte som Haavind og Schjødt, vekt på deltakernes ubegrensede ansvar for selskapsforpliktelsene.

Departementet foreslår derfor at deltakere og andre som har rett eller plikt til å delta i selskapsmøtet, kan kreve at saken blir behandlet i fysisk møte.

Se lovforslaget til selskapsloven ny § 2-11 a første ledd.

Elektronisk deltakelse og skriftlig behandling

På samme måte som for de øvrige foretaksformene, foreslår departementet en rett til å delta elektronisk dersom selskapsmøtet gjennomføres som fysisk møte.

Selskapsloven § 2-11 fjerde ledd åpner for skriftlig behandling dersom saken haster så mye at det ikke er tid til å holde møte med rimelig varsel. Departementet foreslår å utvide adgangen til skriftlig behandling dersom alle medlemmer er enige om dette.

Departementet har vurdert om den utvidede adgangen til skriftlig behandling, i likhet med nåværende § 2-11 fjerde ledd, bare skal gjelde dersom selskapsmøtet ikke har medlemmer valgt av de ansatte. Departementet viser til begrunnelsen for denne bestemmelsen i Ot.prp. nr. 47 (1984–85) Om lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (selskapsloven) i kapittel V punkt 2.2 i merknaden til § 2-11. Her fremgår det at bakgrunnen for at adgangen til behandling uten møte der de ansatte er representert ble begrenset til «hastesaker», var at «deres mulighet for å påvirke beslutningsprosessen ligger i at de skal være til stede på møtene og her argumentere for sitt syn». Medlemmer valgt av de ansatte har ikke stemmerett. Synspunktet var dermed at dersom saksbehandlingen foregår uten møter, mister de ansatte sin mulighet til å bli hørt.

Det kan likevel ikke utelukkes at også medlemmer valgt av de ansatte kan ønske en skriftlig behandling, for eksempel i saker hvor disse medlemmene ikke har synspunkter. For å åpne for skriftlig behandling, uten at dette reduserer muligheten medlemmer valgt av de ansatte har til å bli hørt, foreslår departementet at disse medlemmene må samtykke skriftlig dersom saken skal behandles uten møte. Dette innebærer en vetorett mot skriftlig behandling i de saker hvor medlemmer valgt av de ansatte ønsker å uttrykke sitt syn i møte.

Det er ikke adgang til å gi forhåndstilsagn til fravikelse av kravet om møtebehandling. Departementet foreslår at denne bestemmelsen heller ikke kan fravikes i selskapsavtalen.

Se lovforslaget til selskapsloven ny § 2-11 a første og tredje ledd.

Departementet foreslår at bestemmelsene omtalt ovenfor skal gjelde så langt de passer for andre selskapsorganer. Se lovforslaget til selskapsloven ny § 2-11 a fjerde ledd.

9 Elektronisk signering av møteprotokoller mv.

9.1 Gjeldende rett

Aksjelovene åpner for at møteprotokoller kan signeres med elektronisk signatur, se nærmere omtale i Prop. 112 L (2016–2017) Endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling) punkt 4.2.

Samvirkeloven § 52 og § 91 krever at protokoller fra årsmøtet og styremøtet i samvirkeforetak skal underskrives, jf. ordlyden «skal skrive» og «skrivast under». Av forarbeidene til samvirkeloven går det frem at det må finnes en papirbasert original av stiftelsesdokument, årsmøteprotokoll og styreprotokoll, jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) Om lov om samvirkeforetak (samvirkelova) i merknaden til § 6 i kapittel 18. For stiftelsesdokumenter står det i proposisjonen at elektronisk signatur ikke kan brukes. Departementet har lagt til grunn at det samme gjelder for styreprotokoller og årsmøteprotokoller.

Stiftelsesloven § 31 femte ledd krever at styreprotokoller skal «underskrives» av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. I forarbeidene til stiftelsesloven står det at elektronisk underskrift ikke er tilstrekkelig, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) Om lov om stiftelser (stiftelsesloven) i merknaden til § 31 i kapittel 15.

Selskapsloven § 2-12 andre ledd krever at det skal føres protokoll fra selskapsmøtet i ansvarlige selskaper. Bestemmelsen gjelder også for kommandittselskaper, jf. § 1-1 andre ledd. Det følger hverken av ordlyden i bestemmelsen eller av forarbeidene til selskapsloven, at selskapsmøteprotokollen skal signeres. I juridisk teori har enkelte lagt til grunn en signeringsplikt, men det fremgår ikke om selskapsmøteprotokollen i så fall må signeres fysisk eller elektronisk.

Selskapsloven § 2-15 andre ledd viser til aksjeloven § 6-29, som sier at styreprotokoller kan signeres elektronisk. Bestemmelsen gjelder også for kommandittselskaper, jf. § 1-1 andre ledd.

Den midlertidige loven åpner for at protokoller fra styremøter og årsmøter i samvirkeforetak, protokoll fra styremøter i stiftelser og fra selskapsmøtet i ansvarlige selskaper og kommandittselskaper, kan signeres med elektronisk signatur. Loven opphører 1. juni 2021.

9.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet foreslo departementet at det tas inn regler om elektronisk signering av møteprotokoller i samvirkeloven, stiftelsesloven og selskapsloven.

Departementet foreslo også at stiftelsesdokumenter og andre dokumenter i samvirkeforetak kan signeres elektronisk.

For selskaper som reguleres av selskapsloven, foreslo departementet også en bestemmelse om at protokollen fra selskapsmøtet skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet og én selskapsdeltaker som har deltatt i møtet. Forslaget var basert på reglene for signering av generalforsamlingsprotokoller i aksjelovene §§ 5-16 tredje ledd.

9.3 Høringsinstansenes syn

De høringsinstansene som har uttalt seg om forslaget, er positive.

Lotteri- og stiftelsestilsynet (Stiftelsestilsynet), Finans Norge, Næringslivets Hovedorganisasjon, Den Norske Advokatforening, Brækhus Advokatfirma DA, Advokatfirmaet Haavind AS, KPMG AS og KPMG Law Advokatfirma AS, Norsk Landbrukssamvirke og AT Skog SA støtter forslaget om at møteprotokollene skal kunne signeres elektronisk. Stiftelsestilsynet skriver at det vil være nyttig om loven inneholder en definisjon av begrepet elektronisk signatur, eller eventuelt en henvisning til det lovverket der begrepet er definert.

9.4 Departementets vurdering

Elektronisk signatur er juridisk bindende på samme måte som en fysisk signatur og erstatter i mange tilfeller allerede fysisk underskrift. Dette gjelder for eksempel i kommunikasjon med det offentlige gjennom Altinn.

En generell adgang til å signere protokoller elektronisk vil gi større fleksibilitet knyttet til styringen. Elektronisk signatur reduserer også utgifter til reiser, papir, blekk og porto, og kan føre til sparte kostnader.

I aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper kan møteprotokoller signeres med elektronisk signatur. Departementet kan ikke se at det er særlige grunner som tilsier at ikke det samme skal gjelde for møteprotokoller i samvirkeforetak, for protokoll fra styremøter i stiftelser og fra selskapsmøtet i ansvarlige selskaper. Departementet foreslår at slike møteprotokoller kan signeres elektronisk. Forslaget har fått støtte i høringen.

Samvirkeloven har i dag ikke regler som åpner for elektronisk signering. Departementet foreslår at de samme reglene for signering av dokumenter, skal gjelde i samvirkeforetak som for aksjeselskaper. Departementets vurdering er at signeringen skal gjelde alle dokumenter etter samvirkeloven. Departementet opprettholder dermed forslaget i høringsnotatet, og foreslår at stiftelsesdokumenter og andre dokumenter etter samvirkeloven kan signeres elektronisk.

For å klargjøre at kravet til signatur er teknologinøytralt, foreslås det å endre ordet «underskrives» til «signeres» i stiftelsesloven § 31 femte ledd. På tilsvarende måte foreslås det å endre alle bestemmelser i samvirkeloven som bruker ord som «skrive under», «skrivast under» og «underteikninga» mv. til «signere», «signeres» og «signeringa». Dette tilsvarer reguleringen i aksjelovene. Endringene vil innebære at styreprotokoller i stiftelser, protokoller fra selskapsmøtet og dokumenter som utarbeides etter samvirkeloven, kan signeres med fysisk eller elektronisk signatur.

Departementet foreslår også en bestemmelse i selskapsloven om at protokollen fra selskapsmøtet skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet, og én selskapsdeltaker som har deltatt i selskapsmøtet. Forslaget er basert på reglene om signering av generalforsamlingsprotokoller i aksjelovene.

Se lovforslagene til samvirkeloven inkludert § 43 tredje ledd, § 52 tredje ledd og § 91 tredje ledd, stiftelsesloven § 31 femte ledd og selskapsloven § 2-12 andre ledd.

10 Bekreftelse og kontroll med elektronisk avstemning på generalforsamlingen

10.1 Innledning

Europaparlaments- og rådsdirektiv 2007/36/EF (aksjonærrettighetsdirektivet) gjelder utøvelsen av visse rettigheter for aksjeeiere i noterte selskaper. Europaparlaments- og rådsdirektiv (EU) 2017/828 (endringsdirektivet) endrer aksjonærrettighetsdirektivet med hensyn til å fremme langsiktig aksjeeierengasjement.

Regjeringen fremmet Prop. 135 L (2018–2019) Endringer i aksjelovgivningen mv. (langsiktig eierskap i noterte selskaper mv.) for Stortinget 21. juni 2019. I proposisjonen ble det foreslått regler for gjennomføring av deler av endringsdirektivet. Lovforslagene ble gjennomført i lov 6. desember 2019 nr. 77 om endringer i aksjelovgivningen mv. (langsiktig eierskap i noterte selskaper mv.).

I Prop. LS (2020−2021) Endringer i aksjelovgivningen mv. (åpenhet om eierskap og deltakelse på generalforsamlingen) og samtykke til godkjenning av EØS-komiteens beslutning nr. 235/2020 og 236/2020 om innlemmelse i EØS-avtalen av direktiv (EU) 2017/828 og forordning (EU) 2018/1212 fremmer regjeringen forslag om regler for gjennomføring av øvrige deler av endringsdirektivet, med to unntak. Det ene gjelder regler i endringsdirektivet om bekreftelse av mottak av elektronisk stemmegivning. Departementet anser at slike regler har nær sammenheng med gjennomføring av møter i foretakslovgivningen. Regler om bekreftelse av mottak av elektronisk stemmegivning er derfor behandlet i dette kapittelet. Det andre unntaket gjelder krav i endringsdirektivet artikkel 3j om voteringsrådgivere. Forslag til regler som gjennomfører endringsdirektivets krav til voteringsrådgivere, vil bli fremmet i en egen proposisjon til Stortinget. Det tas sikte på at dette skjer våren 2021.

10.2 Gjeldende rett

Det følger av allmennaksjeloven § 5-8 a første ledd at styret kan beslutte at aksjeeierne kan delta på generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine aksjeeierrettigheter elektronisk. Dette kan fravikes i selskapets vedtekter. Bestemmelsen gjennomfører aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 om at selskapene skal kunne gi aksjeeierne adgang til å delta og stemme på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styret kan bare treffe beslutning om adgang til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen dersom det sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen, og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamlingen er oppfylt. Selskapet kan også vedtektsfeste at aksjeeierne kan avgi stemme skriftlig før generalforsamlingen, blant annet ved bruk av elektronisk kommunikasjon, jf. allmennaksjeloven § 5-8 b.

Det er ikke krav i allmennaksjeloven om at selskapet skal bekrefte mottak av elektronisk stemme eller om denne er gyldig registrert.

Generalforsamlingen åpnes av styrets leder eller av den styret har utpekt jf. allmennaksjeloven § 5-12 første ledd. Den som åpner møtet, skal før første avstemning opprette en fortegnelse av de aksjeeiere som har møtt, enten selv eller ved fullmektig, jf. allmennaksjeloven § 5-13. Fortegnelsen skal angi hvor mange aksjer og stemmer hver av dem representerer. Fortegnelsen skal omfatte både de som har møtt fysisk, de som deltar ved elektronisk avstemning og de som har forhåndsstemt. Generalforsamlingen velger deretter møteleder, jf. allmennaksjeloven § 5-12 tredje ledd, med mindre vedtektene fastsetter hvem som skal være møteleder.

Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 5-16 første ledd. Der det er relevant for utfallet av avstemningen, skal protokollen angi hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, henholdsvis samlet, for og mot den enkelte beslutningen, jf. § 5-16 andre ledd. Eksempler hvor dette vil være relevant er der et forslag krever tilslutning fra en viss del av representert kapital, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) Om lov om endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven mv. (gjennomføring av aksjonærrettighetsdirektivet i norsk rett mv.) punkt 3.16. Det er ikke ytterligere krav om at protokollen må angi hvem som stemte for eller mot et forslag, og det er heller ikke krav til at protokollen skal gjengi drøftelser på generalforsamlingen. Protokollen kan imidlertid være mer omfattende enn lovens krav.

Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet, og oppbevares på en betryggende måte i hele selskapets levetid, jf. allmennaksjeloven § 5-16 tredje ledd. Selskapet har ikke plikt etter aksjelovgivningen til på eget initiativ å sende kopi av protokollen til aksjeeierne. Noterte allmennaksjeselskaper har plikt til å offentliggjøre utfallet av avstemningene på generalforsamlingen, jf. forskrift 6. juli 2009 nr. 983 om selskapets opplysningsplikt før og etter generalforsamlingen i visse allmennaksjeselskaper § 4.

10.3 Endringsdirektivets krav

Endringsdirektivets overordnede formål er å styrke aksjeeierrettighetene. I fortalen punkt 10 fremheves betydningen av at aksjeeiere som stemmer på generalforsamlingen kan få bekreftelse på at deres stemme har blitt tatt hensyn til. Det står også at hver aksjeeier som har stemt på generalforsamlingen, bør ha mulighet til i etterkant av generalforsamlingen å kontrollere om vedkommendes stemme har blitt gyldig registrert og talt opp av selskapet.

Endringsdirektivet artikkel 3c nr. 2 gir regler om bekreftelse av elektronisk stemmegivning. Etter artikkel 3c nr. 2 første avsnitt skal medlemsstatene sikre at det ved elektronisk stemmegivning sendes en elektronisk bekreftelse på mottak av stemmen, til den som har avgitt stemmen.

Etter artikkel 3c nr. 2 andre avsnitt skal medlemsstatene sikre at en aksjeeier, eller en tredjepart utpekt av aksjeeieren, i etterkant av generalforsamlingen kan innhente en bekreftelse på at deres stemmer er gyldig registrert og talt opp av selskapet, med mindre disse opplysningene allerede er tilgjengelige for dem. Medlemsstatene kan fastsette en frist for når slik anmodning må fremmes. En slik frist kan ikke være lengre enn tre måneder fra avstemningsdatoen.

Kommisjonen kan vedta rettsakter som nærmere fastsetter minimumskrav med hensyn til format og tidsfrister, jf. artikkel 3c nr. 3. Slike krav er fastsatt i gjennomføringsforordning (EU) 2018/1212.

10.4 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotat 31. januar 2019 foreslo departementet bestemmelser om bekreftelse og kontroll med elektronisk deltakelse. I høringsnotatet 18. november 2019 ble det foreslått mindre justeringer i ordlyden til forslaget i høringsnotatet av 31. januar 2019. For nærmere omtale av disse høringene vises det til Prop. LS (2020−2021) Endringer i aksjelovgivningen mv. (åpenhet om eierskap og deltakelse på generalforsamlingen) punkt 2.4 og 2.5.

Departementet foreslo å endre allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b om elektronisk deltakelse på generalforsamling og skriftlig stemmegivning før generalforsamling (forhåndsstemme). Det ble foreslått å innføre plikt for allmennaksjeselskaper til å sende elektronisk bekreftelse på mottatt stemme når avstemningen skjer elektronisk. Plikten ble foreslått å gjelde både der aksjeeieren deltar på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og ved elektronisk forhåndsstemmegivning.

I tillegg ble det foreslått at aksjeeiere som avgir sin stemme på generalforsamlingen, skal kunne be om bekreftelse på at stemmen er registrert og tatt med i avstemningen. Dette gjelder ikke hvis opplysningene allerede er tilgjengelige for aksjeeierne, for eksempel i protokollen.

Endringsdirektivet gir adgang til å fastsette en frist for å be om bekreftelse, oppad begrenset til tre måneder. I høringsnotatet ble det foreslått å ikke benytte denne adgangen. Det ble vist til at det ikke er et krav for når generalforsamlingsprotokollen skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne, og at aksjeeierne må ha anledning til å se protokollen før de eventuelt ber om bekreftelse.

Særlig om unoterte allmennaksjeselskaper

Endringsdirektivet gjelder bare for noterte allmennaksjeselskaper. I høringsnotatet ble det foreslått at plikten til å sende elektronisk bekreftelse på mottatt og gyldig registrert stemme, også skal gjelde for unoterte allmennaksjeselskaper. Det ble vist til at reglene er utformet med sikte på store selskaper med stor eierkrets, og at dette hensynet kan gjøres gjeldende også for unoterte selskaper.

I høringsnotatet vurderte departementet at de foreslåtte reglene om bekreftelse ved elektronisk stemmegivning, ikke vil innebære en stor administrativ byrde for selskapene. Det ble vist til at reglene forutsetter utvikling av elektroniske løsninger for bekreftelse, og at dette er løsninger som også kan benyttes av unoterte allmennaksjeselskaper. Det ble også vist til at slike elektroniske løsninger kan redusere de administrative byrdene for selskapene, ved behandling av anmodninger om bekreftelse på stemmegivning fra aksjeeierne.

10.5 Høringsinstansenes syn

Flere høringsinstanser har kommentert forslaget om at allmennaksjeselskaper skal sende bekreftelse på at elektroniske stemmer er mottatt, gyldig registrert og talt opp.

Den Norske Advokatforening støtter at et slikt krav innføres for både allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper. De skriver at dette er et rimelig minstekrav til elektroniske avstemningssystemer.

Også Den norske Revisorforening(Revisorforeningen) støtter departementets forslag. Revisorforeningen skriver at bekreftelse av elektronisk avgitt stemme kan styrke tilliten til generalforsamlinger som gjennomføres digitalt. Det kan ifølge Revisorforeningen bidra til å fremme bruken av digitale løsninger, som gir aksjeeierne bedre mulighet til å utøve sin eiermakt i praksis.

Regelrådet skriver at direktivet ikke stiller konkrete krav til hvordan elektronisk bekreftelse skal gis, og vektlegger derfor behovet for at forslaget gir selskapene tilstrekkelig frihet og handlingsrom til å finne egnede, effektive og kostnadsbesparende løsninger.

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) skriver at reglene i allmennaksjeloven må tilpasses de ordninger vi har for å gjennomføre generalforsamlinger i dag. NHO skriver at slik de oppfatter den svenske utredningen av direktivets artikkel 3c nr. 2, så er bestemmelsen i praksis bare aktuell ved forhåndsstemmegivning. De ber departementet vurdere dette nærmere. NHO viser videre til at endringsdirektivets intensjon knyttet til stemmegivning, bør anses oppfylt ved opprettelse av fortegnelse over møtende aksjeeiere etter allmennaksjeloven § 5-13. Om forhåndsstemmegivning skriver NHO at det bør være tilstrekkelig for å oppfylle kravet i endringsdirektivet, at selskapet gir en generell bekreftelse på at aksjeeierens stemme er mottatt, uten at det er krav til å spesifisere hva stemmen går ut på.

Som kommentar til kravet i artikkel 3c nr. 2 andre avsnitt om bekreftelse på at stemmen er gyldig medregnet, skriver NHO at det først er på generalforsamlingen det blir endelig klart hvilke forslag aksjeeierne kan stemme over. Organisasjonen viser til at forslag kan bli satt frem, trukket eller endret på generalforsamlingen, så lenge saken er satt opp i innkallingen. NHO skriver at så langt det er mulig innenfor endringsdirektivet, bør ikke selskapet ha plikt til hverken å angi hvilke forslag det er avgitt stemmer over, eller forklare aksjeeiere hvorfor deres stemmer eventuelt ikke er regnet med.

Med hensyn til en eventuell tidsfrist for aksjeeierne for å be om bekreftelse, skriver NHO at det er en byrde for selskapene dersom aksjeeierne har en tidsubegrenset rett til å be om bekreftelse på at stemmen er registrert. Til slutt viser NHO til at forslaget må hensynta regler fastsatt av Kommisjonen i medhold av artikkel 3c nr. 3.

Oslo Børs ASA og Verdipapirsentralen ASA (VPS) skriver i felles høringsinnspill at siden forslaget ikke innebærer en begrensning med hensyn til hvor lang tid etter generalforsamlingen bekreftelse kan etterspørres, betyr det at opplysningene i prinsippet ikke kan slettes. De ber om at kravene til oppbevaringstid klargjøres, og at kravene til behandling av personopplysninger hensyntas.

10.6 Departementets vurdering

10.6.1 Bekreftelse og kontroll med elektronisk stemmegivning i noterte selskaper

Departementet foreslår at det innføres krav for allmennaksjeselskaper med aksjer notert på regulert marked (noterte selskaper) til elektronisk å bekrefte mottak av stemmen til den som har avgitt stemmen, ved elektronisk stemmegivning på generalforsamlingen. Det foreslås også at aksjeeiere innen fire uker etter generalforsamlingen, kan kreve bekreftelse fra selskapet på at stemmen er gyldig registrert og medregnet. Forslaget svarer i hovedsak til forslaget i høringsnotatet 31. januar 2019, og gjennomfører kravet i endringsdirektivet artikkel 3c nr. 2 første og andre avsnitt.

Regelrådet skriver at direktivet ikke stiller konkrete krav med hensyn til hvordan bekreftelse skal gis, og vektlegger betydningen av at eventuelle regler gir selskapene tilstrekkelig frihet og handlingsrom til å finne egnede, effektive og kostnadsbesparende løsninger.

Departementet ser betydningen av at selskapet har frihet til å finne egnede, effektive og kostnadsbesparende løsninger. Slike løsninger må imidlertid være i samsvar med minimumskravene i allmennaksjeloven med hensyn til gjennomføring av elektronisk generalforsamling, eller elektronisk deltakelse på fysisk generalforsamling. Kravene skal gi selskapene tilstrekkelig fleksibilitet til å finne egnede og effektive løsninger knyttet til gjennomføring av generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, samtidig som de ivaretar aksjeeiernes rettigheter og sikrer en forsvarlig avvikling av generalforsamlingen. Departementet ser ikke behov for ytterligere regelendringer.

Departementet deler ikke NHOs synspunkt om at bekreftelse for avgitt stemme i praksis bare er aktuelt ved forhåndsstemmer. Direktivkravet er nøytralt utformet, og omfatter tilfeller hvor det også stemmes elektronisk på generalforsamlingen. Dette er også det som er lagt til grunn i den svenske gjennomføringen av direktivkravet i aktiebolagslagen § 69 og § 70.

Etter departementets syn kan heller ikke kravene i endringsdirektivet artikkel 3c oppfylles ved henvisning til fortegnelsen av møtende aksjeeiere etter allmennaksjeloven § 5-13. Departementet viser til at det ikke er et krav etter allmennaksjeloven § 5-13 at fortegnelsen skal inneholde opplysninger om hvordan stemmene er avgitt, eller om de er medregnet ved stemmegivningen i den enkelte sak på dagsorden.

NHO skriver at det først er på generalforsamlingen det endelig blir klart hvilke forslag aksjeeierne kan stemme over. Organisasjonen viser til at saker som er oppført i innkallingen kan bli trukket eller at nye forslag kan bli satt frem. NHO skriver at lovforslaget bør ta hensyn til dette innenfor direktivets rammer.

Departementet bemerker at forslaget ikke medfører endringer i allmennaksjelovens bestemmelser om adgang til å fremsette nye forslag som ikke er meddelt i innkallingen, endring av vedtak innenfor rammen av innkallingen eller aksjeeiernes adgang til å trekke forslag. Lovforslaget inneholder bare krav til at avgitte elektroniske stemmer skal bekreftes, og at aksjeeierne i etterkant av generalforsamlingen kan be om bekreftelse på om stemmen er gyldig avgitt og medregnet. Departementet ser derfor ikke behov for å endre forslaget.

NHO, Oslo Børs ASA og VPS viser til at endringsdirektivet åpner for at det kan fastsettes en tidsfrist for aksjeeierne til å be om bekreftelse på at stemmene er gyldig avgitt og medregnet. Høringsinstansene skriver at fraværet av slik tidsfrist medfører en byrde for selskapene, og at dersom det ikke er en frist, kan opplysningene i prinsippet ikke slettes.

Departementet er enig med høringsinstansene i at en tidsubegrenset rett til å be om bekreftelse, vil være en unødig byrde for selskapene. Departementet foreslår derfor at det settes en frist. Departementet viser til den svenske aksjeloven hvor fristen er fire uker etter generalforsamlingen, jf. aktiebolagslagen § 70 andre ledd. Departementet vurderer at en frist på fire uker vil gi aksjeeierne tilstrekkelig tid til å områ seg og be om bekreftelsen, samtidig som det ikke vil påføre selskapene en uforholdsmessig byrde. Departementet legger også vekt på at en bestemt frist kan virke konfliktreduserende.

Departementet foreslår en frist for aksjeeierne på fire uker etter generalforsamlingen, til å be om bekreftelse fra selskapet på at deres stemmer er gyldig avgitt og medregnet. Se lovforslagene til allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b.

10.6.2 Bekreftelse og kontroll med elektronisk stemmegivning i unoterte allmennaksjeselskaper

Departementet foreslo i høringsnotatet 31. januar 2019 at kravet til bekreftelse skal gjelde for alle allmennaksjeselskaper. Endringsdirektivet gjelder bare for noterte allmennaksjeselskaper.

NHO skriver i sitt høringsinnspill at organisasjonen ikke er enig i at forslaget skal få virkning for unoterte allmennaksjeselskaper, og skriver at dette fremstår som en overoppfyllelse av endringsdirektivet.

Etter departementets syn bør ikke næringslivet påføres unødige kostnader og administrative byrder. Ulike regler har imidlertid også en økonomisk kostnad. Departementet viser for øvrig til at flere bestemmelser i allmennaksjeloven gjennomfører direktivkrav for noterte selskaper. Noen av direktivkravene er bare gjennomført for noterte selskaper, mens andre gjelder for alle allmennaksjeselskaper. Eksempel på det første er allmennaksjeloven § 5-11 b om særregler for innkalling og informasjon i tilknytning til generalforsamlingen i noterte selskaper, som gjennomfører krav i aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 5 og 14. Reglene om elektronisk deltakelse på generalforsamling og forhåndsstemmegivning i allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b, som gjennomfører aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 og 12, gjelder derimot for alle allmennaksjeselskaper.

Forslaget vil etter departementets vurdering ikke medføre vesentlig økte byrder for unoterte allmennaksjeselskaper. Departementet mener den foreslåtte reguleringen er et rimelig minstekrav til elektroniske avstemningssystemer i allmennaksjeselskaper. Kravet til bekreftelse på avgitt stemme kan dessuten, som Revisorforeningen skriver, fremme tilliten til avstemninger ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og dermed bidra til økt elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om at reglene om bekreftelse og kontroll med elektronisk stemmegivning, også skal gjelde for unoterte allmennaksjeselskaper.

Se lovforslagene til allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b.

11 Møter og signering av møteprotokoller i statsforetak

11.1 Innledning

Statsforetak er en særskilt organisasjonsform for statlige virksomheter. Statsforetakene er organisert ved lov 30. august 1991 nr. 71 om statsforetak (statsforetaksloven). Statsforetak kan ikke ha andre eiere enn staten. Per i dag er det registrert åtte statsforetak (SF). Disse er: Bane Nor SF, Enova SF, Gassnova SF, Norsk Helsenett SF, Siva − Selskapet for industrivekst SF, Statkraft SF, Statnett SF og Statskog SF. De åtte statsforetakene ligger under fem ulike departementer, og styres gjennom statsforetaksloven, forskrifter til denne, hovedinstruks og tildelingsbrev.

Ansvarlig fagdepartement utøver den øverste myndigheten i statsforetaket gjennom foretaksmøtet. Et statsforetak ledes av et styre og en administrerende direktør. Styret skal ha minst tre medlemmer. I foretak hvor de ansatte har styrerepresentasjon, skal styret ha minst fem medlemmer. Statsforetak som de tre siste regnskapsårene i gjennomsnitt har hatt flere enn 200 ansatte, skal ha bedriftsforsamling. Statsforetaksloven åpner imidlertid for at det kan inngås avtale om at foretaket ikke skal ha bedriftsforsamling.

Statsforetaksloven har regler som stiller krav til fysisk møte i foretaksorganene. Blant annet forutsetter statsforetakslovens regler at foretaksmøtet skal holdes som et fysisk møte. Midlertidig lov 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen ble vedtatt som følge av myndighetspålagte restriksjoner under utbruddet av covid-19 våren 2020. Den midlertidige loven omfatter også statsforetak, og gir unntak for statsforetakslovens regler om fysiske møter mv. Den midlertidige loven opphører 1. juni 2021.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med et forslag til endring av statsforetaksloven. Dette arbeidet omfatter blant annet å vurdere endringer i gjeldende regler for gjennomføring av fysiske møter mv.

Det er Kommunal- og moderniseringsdepartementets erfaring at reglene om unntak fra kravene til fysiske møter i den midlertidige loven, har fungert godt gjennom covid-19-pandemien. Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår derfor at gjeldende statsforetakslov endres slik at saksbehandlingen i styret, foretaksmøtet og bedriftsforsamlingen kan skje uten fysiske møter, og at protokoller kan signeres elektronisk.

Forslagene til endringer i statsforetaksloven er basert på reglene i den midlertidige loven. Forslag til regler i den midlertidige loven var på høring før denne loven ble vedtatt. Det følger av Utredningsinstruksen punkt 3-3 andre ledd at høring kan unnlates dersom den «må anses som åpenbart unødvendig». Det er Kommunal- og moderniseringsdepartementets vurdering at høring i dette tilfellet må anses som åpenbart unødvendig. Forslagene til regler for møter i statsforetak og elektronisk signering av møteprotokoller som legges frem i denne proposisjonen, har derfor ikke vært hørt. Forslag til modernisering av statsforetaksloven vil bli sendt på høring på vanlig måte.

11.2 Gjeldende rett

11.2.1 Statsforetaksloven

Etter reglene om styremøter i statsforetaksloven § 24 skal styrets leder sørge for at «styret holder møter så ofte som det trengs». Om styret ikke for det enkelte tilfellet bestemmer noe annet, har administrerende direktør rett til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene.

Statsforetaksloven § 38 til § 42 regulerer foretaksmøtet. Statsforetakslovens regler om foretaksmøtet forutsetter at møtet skal holdes som et fysisk møte, der departementets representant deltar sammen med foretakets ledelse. Foretakets styre, administrerende direktør og revisor har rett til å være til stede og til å uttale seg. Disse har også plikt til å delta, med enkelte unntak.

Statsforetaksloven § 33 til § 37 regulerer bedriftsforsamlingen i statsforetaket. Etter statsforetaksloven § 36 første ledd skal bedriftsforsamlingens leder innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst en sjettedel av medlemmene eller styret krever det. Om ikke annet er bestemt, har styremedlem, observatør og administrerende direktør rett til å være til stede og til å uttale seg på bedriftsforsamlingens møter. Styreleder og administrerende direktør har plikt til å være til stede, med enkelte unntak.

Etter statsforetaksloven § 24 tredje ledd skal det føres protokoll fra styremøter i statsforetak. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for bedriftsforsamlingen, jf. § 36 første ledd. I § 42 andre ledd er det regler om protokoll fra foretaksmøtet. Etter bestemmelsen skal protokoll fra foretaksmøtet underskrives av møtelederen og en annen person som velges blant de tilstedeværende.

11.2.2 Reguleringen i midlertidig lov

I den midlertidige loven er det gjort unntak fra kravene til fysiske møter i statsforetaksloven. Bakgrunnen var hensynet til at statsforetakene skulle kunne fatte nødvendige beslutninger, og at involverte skulle kunne ivareta sine rettigheter og oppfylle sine plikter, uten å opptre i strid med restriksjoner, anbefalinger eller råd fra myndighetene som følge av covid-19-pandemien.

Unntakene fra kravene til fysiske møter i statsforetak er regulert i den midlertidige loven § 6-2 til § 6-4. Bestemmelsene gjør unntak fra regler i statsforetaksloven som medfører at styremøter, foretaksmøter og bedriftsforsamlinger må holdes med fysisk oppmøte.

Paragraf 6-2 gjelder styremøter. Bestemmelsen gir styrets leder myndighet til å bestemme at styrebehandlingen kan skje uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Behandlingsmåten skal være «betryggende». Styremedlemmer har videre rett til å kreve å få delta i møtet ved bruk av elektroniske hjelpemidler dersom det skal holdes fysisk møte. Det samme gjelder administrerende direktør, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.

Paragraf 6-3 gjelder foretaksmøtet. Bestemmelsen gir eierdepartementet myndighet til å beslutte at foretaksmøtet skal holdes uten fysisk møte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller på annen måte. Behandlingsmåten skal være «betryggende». Eierdepartementet skal sørge for at administrerende direktør, revisor og andre som har rett eller plikt til å delta, kan delta på foretaksmøtet uten å være fysisk til stede.

Paragraf 6-4 gjelder bedriftsforsamlingen. Bestemmelsene i § 6-2 om unntak fra kravene til fysiske styremøter gjelder så langt de passer for bedriftsforsamlingen.

Den midlertidige loven har regler som åpner for at protokoller kan signeres elektronisk.

Paragraf 6-2 tredje ledd fastsetter at protokoll fra styremøtet i statsforetak kan signeres med elektronisk signatur. Det samme gjelder etter § 6-3 tredje ledd og § 6-4 for protokoller fra foretaksmøtet og bedriftsforsamlingen.

11.3 Kommunal- og moderniseringsdepartementets vurdering

Flere av eierdepartementene har uttrykt ønske om å videreføre unntakene fra kravene til fysiske møter i den midlertidige loven. Blant annet er det uttrykt ønske om å kunne gjennomføre foretaksmøtet med de respektive statsforetakene i løpet av juni 2021. Den midlertidige loven oppheves 1. juni 2021. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ser derfor behov for å innføre permanente regler i statsforetaksloven som åpner for elektroniske møter, og for å signere møteprotokoller elektronisk.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår å endre statsforetaksloven slik at det legges til rette for at saksbehandlingen i styret, foretaksmøtet og bedriftsforsamlingen også kan skje ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Forslaget innebærer å likestille fysiske og elektroniske møter. Det blir også foreslått at møteprotokoller kan signeres elektronisk.

Forslagene er basert på reglene i den midlertidige loven som gir unntak fra bestemmelsene i statsforetaksloven om fysisk møte, og åpner for at møteprotokoller kan signeres elektronisk.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til vurderingene som ble lagt til grunn i proposisjonen til den midlertidige loven. Kommunal- og moderniseringsdepartementets syn er at de samme vurderingene vil gjelde i en permanent situasjon, selv om forutsetningen for den midlertidige loven var at bestemmelsene skulle ha tidsbegrenset varighet.

Bestemmelsene som foreslås her vil bli vurdert i det pågående arbeidet med å modernisere statsforetaksloven.

12 Endringer i det geografiske tilknytningskravet som følge av Storbritannias uttreden av Den europeiske union

12.1 Gjeldende rett

12.1.1 Aksjelovene

Det følger av aksjelovene §§ 6-11 første ledd at daglig leder og minst halvdelen av styrets medlemmer skal være bosatt i Norge. Dette gjelder ikke statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen, når disse er bosatt i en EØS-stat, jf. aksjelovene §§ 6-11 første ledd. Allmennaksjeloven § 6-36 andre ledd fastsetter tilsvarende krav for bedriftsforsamlingens medlemmer, jf. også aksjeloven § 6-35 første ledd. I det videre vil krav til bosted og statsborgerskap omtales samlet som «tilknytningskravet», selv om kravet om bosted i Norge tradisjonelt har vært omtalt som et «bostedskrav», jf. for eksempel i NOU 1992: 29 Lov om aksjeselskaper.

I NOU 1992: 29, del II, punkt 9.4, i merknaden til § 9-7 står følgende om begrunnelsen for krav om tilknytning til Norge:

«Bostedskravet er begrunnet ut fra jurisdiksjonsbetraktninger. Dersom […] personer i ledelsen skulle komme i ansvar, vil det være en fordel om de er undergitt norsk tvangsmyndighet. Ansvar for styremedlemmer og daglig leder kan være praktisk, og det er av betydning at man har muligheter for å få fullbyrdet kravet.»

Jurisdiksjonshensynet gjør seg gjeldende både for sivil- og strafferettslige rettsavgjørelser, krav mv. Det skal sikre at selskapet, aksjeeiere, kreditorer, offentlige myndigheter og andre interessenter beskyttes gjennom effektiv håndheving og fullbyrdelse av rettsavgjørelser og krav mot foretakenes tillitspersoner. Tilknytningskravet skal være oppfylt til enhver tid, ikke bare ved valget eller ansettelsen av den enkelte tillitsperson.

Norsk domsmyndighet kan som utgangspunkt bare utøves på norsk territorium. Ved innføringen av tilknytningskravet i aksjeloven av 1957 ble det derfor lagt til grunn at bosted i Norge var den eneste måten å ha en effektiv og tilstrekkelig tilknytning til norsk doms- og tvangsmyndighet, jf. Ot.prp. nr. 4 (1957) Om aksjeselskaper mv., Til § 48 (K. §§ 47 og 48), jf. Til § 6 (K. § 3).

Innføringen av en egen regel for personer som er bosatt i og statsborgere i en EØS-stat ble i tillegg begrunnet i EØS-avtalens regler om ikke-diskriminering, og trådte i kraft samtidig med EØS-avtalen 1. januar 1994, jf. NOU 1992: 29, del II, punkt 9.4, i merknaden til § 9-7 og lov 27. november 1992 nr. 113 om endringer i enkelte lover som følge av EØS-avtalen. Ved inngåelsen av EØS-avtalen ble det foretatt en vurdering av hvorvidt bosted i og statsborgerskap i EØS-stater skulle inntas som del av tilknytningskravet i aksjelovene, jf. Ot.prp. nr. 72 (1991–92) Om lov om lovvalg i forsikring, lov om gjennomføring i norsk rett av EØS-avtalens vedlegg V punkt 2 om fri bevegelighet for arbeidstakere m.v innenfor EØS og lov om endringer i enkelte lover som følge av EØS-avtalen kapittel 2. I punkt 2.6 heter det:

«Aksjelovens bopelskrav er i forarbeidene til loven begrunnet ut fra jurisdiksjonsbetraktninger; dersom […] personer i ledende verv eller stilling i selskapet skulle komme i ansvar, vil det være en fordel at de er undergitt norsk tvangsmyndighet. Aksjelovens krav er med andre ord ikke begrunnet ut fra et ønske om å begunstige innlendinger.»

Unntaket for personer som er bosatt i og statsborgere i en EØS-stat, er også underbygget av flere avtaler mellom Norge og andre EØS-stater om doms- og tvangsmyndighet og overlevering av personer.

Norge har gjennom Konvensjon 30. oktober 2007 nr. 27 om domsmyndighet og om anerkjennelse og fullbyrding av dommer i sivile og kommersielle saker (Luganokonvensjonen) mulighet til å forfølge personer bosatt i EU, Danmark (som står utenfor EUs justissamarbeid), Island og Sveits. Luganokonvensjonen gir mulighet til å ansvarliggjøre tillitspersoner for brudd på norsk lovgivning, privatrettslige avtaler mv., også utenfor norsk territorium.

Videre har Norge inngått en avtale om overlevering av personer mellom EU, Island og Norge. Avtale 28. juni 2006 mellom Den europeiske union og republikken Island og Kongeriket Norge om overleveringsprosedyre mellom medlemsstatene i Den europeiske union og Island og Norge (ASP), gir mulighet til å få overlevert personer til Norge etter utstedelse av en arrestordre (etter nærmere vilkår). Det innebærer blant annet at personer dømt til fengsel eller annen frihetsberøvelse i minst fire måneder, kan overleveres til Norge fra en av medlemsstatene. Avtalen er gjennomført i norsk rett gjennom lov 20. januar 2012 nr. 4 om pågriping og overlevering til og frå Noreg for straffbare forhold på grunnlag av ein arrestordre (arrestordreloven).

Det følger av aksjelovene §§ 6-11 at Kongen kan gjøre unntak for daglig leder og styrets medlemmer i det enkelte tilfellet. Myndigheten til å gjøre unntak er delegert til Nærings- og fiskeridepartementet, jf. kongelig resolusjon 17. juli 1998 nr. 619 Del I nr. 1. En tilsvarende unntaksadgang gjelder for medlemmer av bedriftsforsamlingen, og er likeledes delegert til Nærings- og fiskeridepartementet, jf. allmennaksjeloven § 6-36 andre ledd, jf. kongelig resolusjon 17. juli 1998 nr. 619 Del I nr. 4.

I vurderingen av søknader om unntak legger departementet vekt på muligheten til å fremme søksmål og fullbyrde rettskraftige avgjørelser mot foretakets tillitspersoner. Norske foretak har alminnelig verneting i den rettskrets der registrert hovedkontor ligger, jf. lov 17. juni 2005 nr. 90 om mekling og rettergang i sivile tvister (tvisteloven) § 4-4 tredje ledd. At foretakets tillitspersoner er tilgjengelige, er avgjørende for at aksjeeiere, foretaket, kreditorer, offentlige myndigheter og andre berørte parter skal kunne forfølge sine krav. Unntak gis normalt bare for enten daglig leder eller styremedlemmer, slik at det alltid skal være minst én tillitsperson som kan holdes ansvarlig. Departementet behandler mellom 20 og 40 søknader hvert år. I 2020 har dette tallet blitt vesentlig høyere, da en rekke foretak har søkt om unntak for tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia, som følge av Storbritannias uttreden av EU. Det er en jevn fordeling med søknader som gjelder enten unntak for sammensetningen av styret, eller for daglig leder. Departementet oppfatter at praksisen for unntak fra aksjeloven § 6-11 og allmennaksjeloven § 6-11 og § 6-36 er godt kjent for næringslivet.

12.1.2 Samvirkeloven

Samvirkeloven § 75 stiller tilknytningskrav til daglig leder og styremedlemmer i samvirkeforetak. I forarbeidene til samvirkeloven § 75 heter det at paragrafen er basert på bestemmelsene i aksjelovene §§ 6-11, jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) Om lov om samvirkeforetak (samvirkelova), jf. kapittel 18 i merknaden til § 75.

Det følger av § 75 første ledd at daglig leder og minst halvparten av styremedlemmene skal være bosatt i Norge. Kravet gjelder ikke for EØS-statsborgere når disse er bosatt i en EØS-stat, jf. andre ledd. Etter § 75 første ledd kan det gjøres unntak fra bestemmelsen. Myndigheten til å gjøre unntak er delegert til Justis- og beredskapsdepartementet, jf. kongelig resolusjon 23. november 2007 nr. 1288. Myndigheten har ved en inkurie ikke blitt videredelegert til Nærings- og fiskeridepartementet etter at sammenslutningsretten ble overført fra Justis- og beredskapsdepartementet i 2014.

12.1.3 Stiftelsesloven

Stiftelsesloven § 27 stiller tilknytningskrav til styremedlemmer i stiftelser. I forarbeidene til stiftelsesloven § 27 heter det at bestemmelsen tilsvarer aksjeloven § 6-11, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) Om lov om stiftelser (stiftelsesloven) kapittel 15 i merknaden til § 27. Stiftelsesloven stiller ikke tilknytningskrav til daglig leder.

Det følger av § 27 andre ledd at minst halvdelen av styrets medlemmer skal være bosatt i Norge. Det er gjort unntak for EØS-statsborgere når disse er bosatt i en EØS-stat. Kravet gjelder både næringsdrivende og alminnelige stiftelser, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) kapittel 15 i merknaden til § 27. Stiftelsestilsynet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra tilknytningskravet i § 27 andre ledd, jf. stiftelsesloven § 27 femte ledd.

12.1.4 SE-loven

Rådsforordning (EF) nr. 2157/2001 av 8. oktober 2001 om vedtektene for det europeiske selskap (SE) (SE-forordningen) etablerer en felleseuropeisk selskapsform som blant annet kan benyttes i tilfeller hvor selskaper fra ulike jurisdiksjoner ønsker å stifte eller omdanne et SE-selskap for et enklere samarbeid innad i det indre marked, jf. artikkel 2. Forordningen er gjennomført i norsk rett ved SE-loven. Etter SE-loven § 2 gjelder allmennaksjeloven så langt den passer. Det heter i Ot.prp. nr. 17 (2004–2005) Om lov om europeiske selskaper ved gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XXII nr. 10a (rådsforordning (EF) nr. 2157/2001) (SE-loven) punkt 3.1 at allmennaksjelovgivningen skal «utgjøre en form for basisregulering av selskapsrettslige forhold».

For daglig leder, ledelsesorgan, kontrollorgan og administrasjonsorgan i europeiske selskaper gjelder allmennaksjeloven kapittel 6 om selskapets ledelse så langt den passer, jf. SE-loven § 9 første og andre ledd og § 10 første og andre ledd. Det vil si at de av allmennaksjelovens regler som ikke er forenlige med SE-forordningens system, ikke skal anvendes for tillitspersoner i SE-selskaper. En slik regel er tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11.

12.1.5 Avtale om fortsatt anvendelse og endring av Overenskomst mellom Norge og Storbritannia om gjensidig anerkjennelse og fullbyrdelse av dommer i sivile saker undertegnet i London 12. juni 1961

Som EU-medlem var Storbritannia gjennom sitt medlemskap part til Luganokonvensjonen. Dette innebar at norske sivile og kommersielle krav mv. kunne forfølges i Storbritannia. Storbritannia har ikke tiltrådt konvensjonen som selvstendig part etter sin uttreden av EU og utløpet av overgangsperioden 31. desember 2020.

For å sikre at dommer i sivile saker fortsatt kan forfølges gjensidig i Norge og Storbritannia, ble det i statsråd 9. oktober 2020 kunngjort at statene hadde inngått en avtale om anerkjennelse og fullbyrdelse av sivile dommer, som bygget på en eksisterende avtale mellom Norge og Storbritannia fra 1961. Avtalen skal sikre at sivilrettslige krav fortsatt skal anerkjennes og fullbyrdes mellom Storbritannia og Norge, selv om Storbritannia ikke er part i Luganokonvensjonen.

I avtalens fortale er det slått fast at Storbritannia vil søke om å få tiltre Luganokonvensjonen:

«SOM ANERKJENNER at Det forente kongerike har til hensikt å bli uavhengig part til Luganokonvensjonen 2007, og at Norge har til hensikt å støtte denne søknaden,

SOM ØNSKER å sikre at dommer i sivile saker fortsatt anerkjennes og fullbyrdes mellom partene i påvente av resultatet av søknaden, og som derfor søker å anvende og endre konvensjonen av 1961 dersom Det forente kongerike ikke er blitt part til Luganokonvensjonen 2007 innen utløpet av overgangsperioden […]»

Avtalen mellom Norge og Storbritannia inneholder ikke bestemmelser om forkynnelse. Forkynnelse kan uansett finne sted i medhold av Haag-konvensjonen om forkynning i utlandet av rettslige og utenrettslige dokumenter på sivil- og handelsrettens område 15. november 1965.

12.1.6 GATS-avtalen

Norge er medlem av Verdens handelsorganisasjon (WTO), som er en internasjonal organisasjon for regulering av handel mellom stater. Norge har blant annet tiltrådt General Agreement on Trade in Services (GATS-avtalen). Formålet med avtalen er blant annet å bidra til færre handelshindringer mellom medlemsstatene og fremme økonomisk vekst for medlemsstatene.

Et sentralt prinsipp i GATS-avtalen er bestevilkårsbehandling. Dette pålegger medlemsstatene å likebehandle tjenesteytere fra samtlige WTO-stater. Det er adgang til å gi enkelte medlemmer bedre markedsvilkår enn andre, dersom dette er basert på for eksempel frihandelsavtaler eller andre avtaler som også inneholder handelsforpliktelser (som EØS-avtalen). Per dags dato har Norge ikke en avtale med Storbritannia som innebærer at Norge kan forskjellsbehandle britiske tjenesteytere. Som departementet kommer tilbake til i punkt 12.4.1, er en handelsavtale med Storbritannia avgjørende for at departementets lovforslag om tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven kan gjennomføres.

12.2 Forslaget i høringsnotatene

Høringsnotat av 21. november 2019

Departementet foreslo i høringsnotatet av 21. november 2019 å utvide personkretsen som kunne oppfylle tilknytningskravet. Adgangen til å gjøre unntak ble foreslått videreført. Disse forslagene er ikke fulgt opp.

Departementet foreslo samtidig å omformulere tilknytningskravets oppbygning, for å tydeliggjøre de ulike alternativene for å oppfylle tilknytningskravet. Forslagene til lovbestemmelser i aksjeloven § 6-11, allmennaksjeloven § 6-11 og § 6-36, samvirkeloven § 75 og stiftelsesloven § 27 i denne proposisjonen er utarbeidet etter mønster fra forslagene i høringsnotatet.

Til slutt foreslo departementet å endre SE-loven § 9 og § 10, for å tydeliggjøre at tilknytningskravet ikke gjelder for tillitspersoner i europeiske selskaper.

Høringsnotat av 11. november 2020

Departementet foreslo i høringsnotatet av 11. november 2020 at aksjeloven § 6-11, allmennaksjeloven § 6-11 og § 6-36, samvirkeloven § 75 og stiftelsesloven § 27 skulle endres, slik at britiske statsborgere bosatt i EØS eller Storbritannia, og EØS-borgere bosatt i Storbritannia, fremdeles skal kunne bidra til å oppfylle tilknytningskravet.

I forslaget ble det vurdert om tilknytningskravets formål fortsatt ville kunne oppfylles for personer med tilknytning til Storbritannia. Det ble først sett på hvilke muligheter som finnes til gjensidig å få anerkjent og fullbyrdet rettsavgjørelser, krav mv. i Norge og Storbritannia. I høringsnotatet tok departementet opp hvorvidt Storbritannia ville kunne rekke å tiltre Luganokonvensjonen til 1. januar 2021, gitt at alle partene til konvensjonen ga samtykke til dette. Storbritannia har per 15. mars 2021 ikke tilrådt Luganokonvensjonen.

Departementet kom i høringsnotatet til at så lenge Storbritannia tiltrer internasjonale konvensjoner eller avtaler om gjensidig anerkjennelse mv. av rettsavgjørelser, krav mv., vil det være mulig å få fullbyrdet krav mot personer med tilknytning til Storbritannia. Det ble blant annet vist til at Norge og Storbritannia har inngått en bilateral avtale om gjensidig anerkjennelse og fullbyrdelse av dommer i sivile saker, jf. punkt 12.1.5.

I høringsnotatet viste departementet til at dersom det ikke foreligger en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia, innebærer norske WTO-forpliktelser at Norge ikke kan likestille Storbritannia med stater innenfor EØS, uten samtidig å måtte gi andre WTO-medlemsstater samme rettigheter. En slik frihandelsavtale forelå ikke på tidspunktet for høringsnotatet.

Det ble på denne bakgrunn foreslått at personer med tilknytning til Storbritannia skulle omfattes av tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven, forutsatt at dette omfattes av en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia.

12.3 Høringsinstansenes syn

Høringsnotat av 21. november 2019

Høringsnotatet av 21. november 2019 omhandlet endring av oppbygningen av bestemmelsene om tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkeloven, som langt på vei tilsvarer departementets forslag i denne proposisjonen. Gjengivelsen av høringsinstansenes syn avgrenses til de temaer som er relevante.

Ingen av høringsinstansene hadde merknader til departementets forslag til ny oppbygning av lovbestemmelsene om tilknytningskrav.

Den Norske Advokatforening uttaler at «den praktiske betydningen av erstatningsansvar for medlemmer av ledelsen i særlig aksje- og allmennaksjeselskaper har økt siden vedtakelsen av gjeldende regler». Foreningen viser også til sammenhengen mellom tvisteloven og internasjonale avtaler om anerkjennelse og fullbyrdelse av dommer:

«Når det gjelder fullbyrding av en norsk rettsavgjørelse i andre stater er utgangspunktet at dette forutsetter at Norge har inngått særlig avtale med en stat om anerkjennelse og fullbyrdelse av norske rettsavgjørelser. Luganokonvensjonen er sentral i denne sammenheng. Konvensjonen oppstiller som utgangspunkt et bostedskrav.»

Høringsnotat av 11. november 2020

Brønnøysundregistrene, FinansNorge, Næringslivets Hovedorganisasjon, Regnskap Norge,Den norske Revisorforening (Revisorforeningen),Advokatfirma DLA Piper Norway DA(DLA Piper) og Advokatfirmaet Schjødt AS støtter departementets forslag.

Regnskap Norge uttaler at det er viktig med «smidige og tilrettelagte regler i foretakslovgivningen for behandlingen av foretak med personer i ledelsen med tilknytning til Storbritannia, slik at norske foretak slipper å måtte bytte tillitspersoner eller å søke om dispensasjon for disse forholdene». Revisorforeningen viser til at det så langt som mulig bør være mulig å beholde tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia uten å søke om unntak. DLA Piper peker på behovet for å forhandle en frihandelsavtale med Storbritannia «som en av Norges viktigste handelspartnere» parallelt med lovarbeidet. Videre uttaler DLA Piper at det er viktig å gjennomføre lovendringene så snart som mulig.

Datatilsynet har ikke merknader til lovforslaget som sådan, men viser til enkelte aktuelle regler på personvernområdet:

«Etter den 31. desember 2020 kan personopplysninger bare overføres til Storbritannia på samme måte som til andre EØS-land dersom EU-kommisjonen treffer en beslutning om tilsvarende beskyttelsesnivå etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 45 (adekvansbeslutning), og denne innlemmes i EØS-avtalen. EU-kommisjonen har ennå ikke truffet noen slik beslutning.

Dersom EU-kommisjonen ikke treffer en adekvansbeslutning om Storbritannia, vil overføringer av personopplysninger dit følge reglene som gjelder generelt for tredjeland. Det vil potensielt få store konsekvenser for foretak som velger å beholde tillitspersoner i Storbritannia. En slik tilknytning medfører typisk at overføring av personopplysninger mellom landene er nødvendig. I så fall må foretaket sikre at de har et gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V.

I tillegg til å ha et gyldig grunnlag for overføringen, må foretakene vurdere om overføringsgrunnlaget er effektivt, jf. EU-domstolens avgjørelse i C-311/18 Schrems II. Hvis det ikke er tilfelle, må foretaket iverksette ytterligere tiltak.

Datatilsynet ser ikke grunn til å gjøre lovendringene avhengig av at EU-kommisjonen treffer en adekvansbeslutning om tilsvarende beskyttelsesnivå. Foretakene velger selv om de ønsker å påta seg eventuelle byrder forbundet med at adekvansbeslutning ikke foreligger.»

12.4 Departementets vurdering

12.4.1 Geografiske tilknytningskrav

Alle høringsinstansene som sendte inn høringssvar, støtter departementets forslag om at personer med tilknytning til Storbritannia skal gjøres til del av kretsen som kan oppfylle tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven. Med personer med tilknytning til Storbritannia menes britiske statsborgere bosatt i Storbritannia eller EØS, og EØS-statsborgere bosatt i Storbritannia.

Departementet finner det hensiktsmessig å drøfte tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven under ett. Departementet viser til at bestemmelsenes formål er like, og at bestemmelsene bygger på hverandre.

Krav om tilknytning til norsk doms- og tvangsmyndighet er sentralt for reguleringen av hvem som kan ha tillitsverv i norske foretak. Unntaket for personer med EØS-tilknytning forutsetter at det finnes mekanismer som gir norske rettsavgjørelser, krav mv. anvendelse også utenfor norsk territorium. I vurderingen av hvilke stater som skal omfattes av tilknytningskravet, er muligheten til å ansvarliggjøre tillitspersoner utenfor Norges grenser avgjørende.

Etter Storbritannias uttreden av EU vil britiske statsborgere bosatt i EØS eller Storbritannia, og EØS-borgere bosatt i Storbritannia, ikke lenger omfattes av tilknytningskravet slik det er formulert i dag. Ifølge opplysninger fra Brønnøysundregistrene er det om lag 3 000 personer med bosted i Storbritannia som har tillitsverv i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og finansforetak.

Norge og Storbritannia har inngått en avtale om anerkjennelse og fullbyrdelse av sivile dommer, jf. punkt 12.1.5. Avtalen sikrer jurisdiksjonshensynet gjennom at sivilrettslige krav kan forfølges og fullbyrdes mot tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia. Det er per 15. mars 2021 ikke inngått avtale om håndheving av strafferettslige sanksjoner mellom Norge og Storbritannia. En slik avtale vil kunne sikre at strafferettslige krav kan håndheves overfor tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia.

Lovforslaget vil sikre at foretakene fortsatt kan velge og ansette tillitspersoner som har tilknytning til Storbritannia, samt gi eksisterende tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia forutsigbarhet med hensyn til å kunne fortsette i sine verv. Samtidig understreker departementet at det bare foreslås unntak for Storbritannia på grunnlag av de internasjonale avtaler om jurisdiksjon, anerkjennelse og fullbyrdelse som inngås mellom Norge og Storbritannia, eller som begge stater er part i. Skulle slike avtaler falle bort, vil innlemmelsen av personer med tilknytning til Storbritannia i tilknytningskravet måtte vurderes på nytt. Tilknytningskravets formål er avhengig av at det foreligger effektive håndhevingsmekanismer som gjør det mulig å holde tillitspersoner i norske foretak ansvarlige for sine handlinger i kraft av å være tillitsperson i det enkelte foretaket.

Departementets forslag om å ta inn personer med tilknytning til Storbritannia som del av tilknytningskravet, forutsetter videre at det inngås en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia. Dette på grunn av norske forpliktelser etter WTOs avtaler og regelverk, jf. punkt 12.1.6. Særbehandling av en medlemsstat må ha hjemmel i en frihandelsavtale eller annen tilsvarende avtale. Hvis det ikke er inngått slik avtale, må alle WTOs medlemsstater gis tilsvarende rettigheter. Norge og Storbritannia er i forhandlinger om en slik frihandelsavtale.

Departementet vurderer at det vil være i strid med tilknytningskravets formål om stater uten gjensidige avtaler om doms- og tvangsmyndighet mv. med Norge, omfattes av tilknytningskravet. Det vil innebære at tilknytningskravet vil bli uten virkning, da norske rettsavgjørelser, krav mv. ikke vil kunne forfølges eller håndheves. Etter departementets syn vil det derfor ikke være hensiktsmessig å gjennomføre forslagene til endringer i tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven, dersom det ikke inngås en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia. Per i dag er det ikke inngått en slik avtale. Departementet foreslår derfor at lovforslaget ikke trer i kraft dersom det ikke inngås en frihandelsavtale.

Flere av høringsinstansene har nevnt betydningen av en rask gjennomføring av forslaget i høringsnotatet, slik at foretakene skal slippe å søke om unntak fra tilknytningskravet i aksjelovene, samvirkeloven og stiftelsesloven for tillitspersoner med tilknytning til Storbritannia. Departementet viser til at lovforslaget ikke vil kunne gjennomføres etter sitt formål før det er inngått en frihandelsavtale med Storbritannia.

Departementet ser behov for å klargjøre at tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 første ledd ikke gjelder for europeiske selskaper. Det følger av SE-loven § 2 at reglene i allmennaksjeloven gjelder for europeiske selskaper så langt de passer. Tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 er ikke forenlig med SE-foretaksformen. Europeiske selskaper kan for eksempel flyttes mellom EØS-stater etter nærmere vilkår. Departementet ønsker at det skal være enkelt å etablere virksomhet i Norge, herunder å etablere virksomhet ved bruk av selskapsformen europeiske selskaper, jf. SE-forordningens fortale punkt 4 og 5. I SE-forordningens fortale punkt 7 heter det:

«Bestemmelsene i en slik forordning vil gjøre det mulig å opprette og drive selskaper med en europeisk dimensjon, fri for de hindringer som oppstår fordi nasjonal selskapsrett er ulik og har begrenset territoriell anvendelse.»

Dette forutsettes kjent for SE-selskapenes forretningsforbindelser, herunder også ansatte. Det vil si at ved valg av SE-formen, vil berørte parter være klar over at visse rettigheter og plikter etter nasjonal rett ikke vil gjelde. Det er etter departementets syn ikke hensiktsmessig å stille krav om tilknytning til Norge for europeiske selskaper.

Departementet foreslår etter dette at personer med tilknytning til Storbritannia tas inn som del av tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven, forutsatt at det omfattes av en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia. Departementet foreslår også at det tas inn bestemmelser i SE-loven om at tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 ikke gjelder for tillitspersoner i europeiske selskaper.

Se lovforslagene til aksjeloven § 6-11 første ledd, allmennaksjeloven § 6-11 første ledd og § 6-36 andre ledd, samvirkeloven § 75 og stiftelsesloven § 27 andre ledd, samt i SE-loven § 9 nytt femte ledd og § 10 nytt fjerde ledd.

Departementet foreslår også enkelte språklige og strukturelle endringer i bestemmelsene for å gjøre disse lettere å forstå og anvende for foretakene og andre berørte parter.

12.4.2 Delegasjon av myndighet til å gjøre unntak

Muligheten til å gjøre unntak i det enkelte tilfellet fra aksjeloven § 6-11, allmennaksjeloven § 6-11 og § 6-36, og samvirkeloven § 75 ligger til Kongen. Myndigheten er delegert til Nærings- og fiskeridepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet.

Departementet foreslår at myndigheten til å gjøre unntak fra tilknytningskravet i det enkelte tilfellet legges til «departementet». Det vil innebære at myndigheten legges til Nærings- og fiskeridepartementet som fagansvarlig departement for aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkeloven. Departementet viser til at Kongens myndighet etter aksjeloven har ligget hos Nærings- og fiskeridepartementet helt siden innføringen av tilknytningskravet i lov 6. juli 1957 nr. 4 om aksjeselskaper § 48 første ledd. Ved å legge myndigheten til departementet, vil unntaksmuligheten følge det ansvarlige fagdepartementet. Ved vurderingen av om myndigheten til å fatte enkeltvedtak skal ligge til Kongen eller departementet, kan det blant annet ses hen til om bestemmelsen vil ha vesentlig betydning for en stor gruppe personer eller foretak. Departementet viser til at enkeltvedtak om unntak fra tilknytningskravet bare gjelder et fåtall foretak per år, herunder de tillitspersoner det er søkt om unntak for. Det tilsier at departementet er nærmere å foreta de konkrete vurderingene.

Departementet foreslår at myndigheten til å gjøre unntak fra tilknytningskravet i det enkelte tilfellet legges til departementet.

Se lovforslagene til aksjeloven § 6-11, allmennaksjeloven § 6-11 og § 6-36, og samvirkeloven § 75.

Etter stiftelsesloven har Stiftelsestilsynet denne myndigheten, jf. stiftelsesloven § 27 femte ledd. Kontroll med stiftelsenes styrer henger nært sammen med Stiftelsestilsynets alminnelige kompetanse. Departementet foreslår derfor ikke endringer i dette.

13 Økonomiske og administrative konsekvenser

13.1 Innledning

Lovforslaget omfatter endringer i selskapsloven, statsforetaksloven, aksjeloven, allmennaksjeloven, stiftelsesloven, SE-loven, samvirkeloven og finansforetaksloven. Lovforslaget berører dermed en rekke ulike foretaksformer og har konsekvenser for saksbehandlingen i mange norske foretak. Data fra Brønnøysundregistrene viser at det per 15. mars 2021 er registrert ca. 355 000 aksjeselskaper i Enhetsregisteret. Det er også registrert 216 allmennaksjeselskaper, ca. 24 000 selskaper (ANS og DA), omtrent 8 000 samvirkeforetak (SA og BA), 6 400 stiftelser og 362 finansforetak.

13.2 Konsekvenser for næringslivet

Lovforslaget vil lette gjennomføringen av møter i foretak, og legge til rette for at beslutninger kan tas uten at det stilles krav til å møtes fysisk. Lovforslaget vil gi foretakene større fleksibilitet til å tilpasse møteformen til ulike situasjoner etter hva som er hensiktsmessig for foretakene. Ved å gi foretakene mulighet til å velge møteform, legger regelverket til rette for bedre ressursutnyttelse i næringslivet. Aksjeeieres, medlemmers, styremedlemmers og andres rettigheter ivaretas gjennom at disse sikres mulighet til å delta i møter, uavhengig av møteform.

Forslaget om endringer i tilknytningskravet for personer med tilknytning til Storbritannia, vil gjøre det mulig å fortsette å ansette og velge daglig leder og styremedlemmer fra samme personkrets som i dag. Det vil føre til mindre arbeid for foretakene ved at de slipper å bytte ut eller søke om unntak for sine tillitspersoner.

Økt bruk av elektroniske fremfor fysiske møter kan også ha positive effekter fordi det kan bli enklere å være eier eller styremedlem i et foretak uten å ha lokal, regional eller nasjonal tilknytning. Dette kan på sikt ha positive effekter for foretakene ved at de i større grad enn i dag kan velge styremedlemmer med den kompetansen foretaket har behov for, uavhengig av bosted.

Lovforslaget medfører i seg selv ingen betydelige økonomiske eller administrative konsekvenser for foretakene. I medhold av loven kan foretakene iverksette tiltak som kan medføre økte kostnader, som for eksempel innkjøp av videokonferanseløsninger. Det antas at foretakene i utgangspunktet bare vil gjennomføre slike kjøp dersom nytten ved investeringen veier opp for kostnadene. Forslagene om rett for aksjeeiere i allmennaksjeselskaper, medlemmer i samvirkeforetak, samt andre til å delta elektronisk der generalforsamlingen eller årsmøtet blir holdt som fysisk møte, kan imidlertid medføre investeringskostnader for foretakene, dersom denne muligheten blir tatt i bruk. Forslagene kan også medføre sparte kostnader i form av reduserte utgifter til reiser, leie av lokaler mv. Redusert reisevirksomhet gir også positive klimaeffekter.

For eierne i foretak kan lovforslaget innebære at det blir enklere å følge opp eierskapet. Økte muligheter til elektronisk deltakelse kan innebærer at det blir mindre tid- og ressurskrevende å delta aktivt i styringen i foretaket.

Effektene er ikke prissatt.

13.3 Konsekvenser for det offentlige

Lovforslagene vil ikke ha direkte økonomiske eller administrative konsekvenser for det offentlige. Forslagene vil imidlertid ha de samme konsekvensene for det offentlige som for andre aktører, i de sammenhenger der det offentlige er eier i foretak som omfattes av forslagene, og som benytter seg av den økte muligheten til å gjennomføre møter ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Forslaget om endringer i tilknytningskravet for personer med tilknytning til Storbritannia innebærer at departementet ikke vil måtte behandle søknader fra foretakene om unntak for daglig leder, styremedlemmer eller bedriftsforsamlingsmedlemmer med tilknytning til Storbritannia.

14 Merknader til bestemmelsene i lovforslaget

14.1 Endringer i selskapsloven

Til § 2-8

I tredje ledd endres «være tilstede» til «delta». Formålet er å likestille møter hvor de som deltar er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og møter hvor deltakelse skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte).

Til § 2-11

Første ledd andre punktum stiller krav til hvilke opplysninger som skal fremgå av innkallingen til selskapsmøtet. Innkallingen skal opplyse om «møteform». Det betyr at innkallingen må opplyse om selskapsmøtet skal holdes som fysisk eller elektronisk møte. I tillegg skal det opplyses om «fremgangsmåten for å delta og stemme».

Nåværende § 2-11 fjerde ledd om behandling av saker i selskapsmøtet uten møte, oppheves. Behandling av saker i selskapsmøtet uten møte er regulert i ny § 2-11 a tredje ledd. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til ny § 2-11 a

Paragrafen er ny og regulerer gjennomføring av selskapsmøtet. Bestemmelsene vil også gjelde for gjennomføring av selskapsmøtet i kommandittselskaper, med mindre annet følger av selskapsloven kapittel 3, jf. selskapsloven § 1-1 andre ledd.

Første ledd første punktum fastsetter at selskapsmøtet skal gjennomføres som «fysisk eller elektronisk møte». Med fysisk møte menes et møte hvor de som deltar er fysisk til stede. Elektronisk møte innebærer at deltakelse skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Behandling av saker uten møte, er regulert i tredje ledd.

Den som innkaller selskapsmøtet, bestemmer møteformen, jf. første ledd andre punktum. Hvem som har myndighet til å innkalle selskapsmøtet, er regulert i selskapsloven § 2-11 andre ledd.

Første ledd tredje punktum gir deltakere og andre som har rett eller plikt til å delta i selskapsmøtet, rett til å kreve at saken blir behandlet i fysisk møte. Etter fjerde punktum har samme personer rett til å delta elektronisk, dvs. ved bruk av elektroniske hjelpemidler, dersom selskapsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Andre ledd stiller krav om at den som innkaller selskapsmøtet «skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av selskapsmøtet». Kravet til forsvarlighet er nærmere omtalt i punkt 8.4.

Tredje ledd regulerer behandling av saker i selskapsmøtet uten møte, herunder ved skriftlig saksbehandling. Begrepet «møte» viser til møteformene beskrevet i første ledd første punktum. Behandling av saker uten møte kan bare skje dersom samtlige medlemmer er enige i dette, jf. første punktum. Har selskapsmøtet medlemmer valgt av de ansatte, kan behandling av saker uten møte bare skje dersom slike medlemmer uttrykkelig samtykker til det, jf. andre punktum.

Etter fjerde ledd gjelder bestemmelsene i første til tredje ledd så langt de passer for andre selskapsorganer.

Femte ledd fastsetter at bestemmelsene i paragrafen, med unntak for tredje ledd andre punktum, kan fravikes i selskapsavtalen. Bestemmelsen gir adgang til å fastsette i selskapsavtalen at andre enn den som innkaller selskapsmøtet skal være ansvarlig for å sørge for en forsvarlig gjennomføring av møtet, jf. andre ledd. Det er ikke adgang til å avtale seg bort fra at det skal gjelde et krav til forsvarlig gjennomføring av selskapsmøtet.

Til § 2-12

Endringen i andre ledd fjerde punktum er en konsekvens av at § 2-11 fjerde ledd oppheves. Det tas inn en ny bestemmelse om saksbehandling uten møte i ny § 2-11 a tredje ledd.

Andre ledd nytt femte punktum stiller krav til at protokollen fra selskapsmøtet skal angi tid for møtet og møteform. Nytt sjette punktum fastsetter at protokollen skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet, og en deltaker som har deltatt i selskapsmøtet. Bestemmelsen er teknologinøytral, jf. «signeres». Det betyr at protokollen kan signeres med håndskreven underskrift eller elektronisk signatur. Bestemmelsen er ikke til hinder for at også andre signerer protokollen.

Til § 2-15

Andre og tredje ledd er nye, og fastsetter krav til styrets saksbehandling. Bestemmelsene tilsvarer forslaget til aksjeloven § 6-19 første og andre ledd, med en presisering om at lovens regulering av behandlingsmåte i andre ledd første punktum kan fravikes i selskapsavtalen. Det vises til merknadene til disse bestemmelsene. Nåværende andre ledd blir nytt fjerde ledd.

Til § 2-16

I første ledd første og tredje punktum endres «er til stede» og «møte» til «deltar» og «delta». Formålet er å likestille deltakelse som skjer ved at møtedeltakerne er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og deltakelse som skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler uten at deltakerne er fysisk samlet (elektronisk møte). Tilsvarende gjelder endringen i andre ledd første punktum.

I første ledd andre og tredje punktum endres «høve» til «anledning» for at bestemmelsen skal ha en mer moderne språkform.

14.2 Endringer i statsforetaksloven

Til § 2

Nytt femte ledd tilsvarer forslaget til aksjeloven ny § 1-5 a. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 24

Paragrafen gir nærmere regler om styremøter.

Begrepet «være til stede» endres til «delta» i første ledd fjerde punktum (nåværende tredje punktum). Endringen må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller fysiske og elektroniske møter. Tilsvarende gjelder for lignende endringer i andre ledd andre punktum og tredje ledd første punktum. Dette innebærer at behandlingen av saker i styret kan skje i møte med fysisk deltakelse, eller i møte hvor deltakelsen skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Elektroniske hjelpemidler omfatter blant annet digitale møteapplikasjoner og løsninger for telefon- eller videomøte.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, tas det inn et nytt andre punktum i første ledd om at «[b]ehandlingsmåten skal være betryggende». Nåværende andre og tredje punktum blir nye tredje og fjerde punktum.

Kravet til «betryggende» innebærer at behandlingsmåten må sikre forsvarlig saksbehandling i styret. Behandlingsmåten må vurderes konkret av styrelederen. Om begrepet «betryggende» vises det til merknaden til aksjeloven § 6-19.

Nytt femte punktum i første ledd gir styremedlem og administrerende direktør rett til å delta elektronisk dersom styremøtet blir holdt som fysisk møte.

I tredje ledd første punktum endres begrepet «underskrives» til «signeres». Endringen er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral. Endringen innebærer at styreprotokoll også kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.

Til § 25

I første leddførste og tredje punktum endres begrepene «er til stede» og «møte» til «deltar» og «delta». Endringene må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller møter med fysisk deltakelse, og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Tilsvarende gjelder for endringen i andre ledd første punktum.

Til § 36

Paragrafen gir regler om møter i bedriftsforsamlingen.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, tas det inn et nytt andre punktumi første ledd om at «[b]ehandlingsmåten skal være betryggende». Nåværende andre til femte punktum blir nye tredje til sjette punktum.

Kravet til «betryggende» innebærer at behandlingsmåten må sikre forsvarlig saksbehandling i bedriftsforsamlingen. Behandlingsmåten må vurderes konkret av lederen av bedriftsforsamlingen. Om begrepet «betryggende» vises det til merknaden til aksjeloven § 6-19.

Begrepet «være til stede» endres til «delta» i første ledd tredje og fjerde punktum (nåværende andre og tredje punktum). Endringene må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller fysiske og elektroniske møter. Dette innebærer at behandlingen av saker i bedriftsforsamlingen kan skje i møte med fysisk deltakelse, eller i møte hvor deltakelsen skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Elektroniske hjelpemidler omfatter blant annet digitale møteapplikasjoner og løsninger for telefon- eller videomøte.

Nytt andre ledd gir medlem av bedriftsforsamlingen, styremedlem, administrerende direktør og observatør rett til å delta elektronisk dersom bedriftsforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Nåværende andre ledd blir nytt tredje ledd.

Til § 38

I andre ledd første og andre punktum endres begrepet «være til stede» til «delta». Endringene må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller møter med fysisk deltakelse, og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Tilsvarende gjelder endringen i andre ledd fjerde punktum.

Andre ledd nytt femte punktum gir styremedlem, administrerende direktør og revisor rett til å delta elektronisk, dersom foretaksmøtet blir holdt som fysisk møte.

Til § 41

I andre ledd og tredje ledd tredje punktum endres begrepet «være til stede» til «delta». Endringene må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller møter med fysisk deltakelse, og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 42

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, tas det inn et nytt andre ledd om at «[b]ehandlingsmåten skal være betryggende».

Kravet til «betryggende» innebærer at behandlingsmåten må sikre forsvarlig saksbehandling i foretaksmøtet. Behandlingsmåten må vurderes konkret av vedkommende eierdepartement. Om begrepet «betryggende» vises til merknaden til aksjeloven § 6-19.

Begrepene «tilstedeværende» og «være til stede» endres til «som deltar» og «delta» i tredje ledd andre og tredje punktum (nåværende andre ledd andre og tredje punktum). Endringene må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller fysiske og elektroniske møter. Dette innebærer at behandlingen av saker i foretaksmøtet kan skje i møte med fysisk deltakelse, eller i møte hvor deltakelsen skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Elektroniske hjelpemidler omfatter blant annet digitale møteapplikasjoner og løsninger for telefon- eller videomøte.

I tredje ledd andre punktum (nåværende andre ledd andre punktum) endres begrepet «underskrives» til «signeres». Endringen er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral. Endringen innebærer at protokoll fra foretaksmøtet også kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.

Til § 43

I andre ledd første punktum endres begrepet «er til stede» til «deltar». Endringen må ses i sammenheng med § 2 nytt femte ledd som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

14.3 Endringer i aksjeloven

Til ny § 1-5 a

Paragrafen er ny og angir hva som omfattes av begrepet «møte» i loven. Begrepet møte omfatter «møte hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte)». Bestemmelsen likestiller fysisk og elektronisk møte. Formålet er å gjøre møtebegrepet i aksjeloven teknologinøytralt.

Hva som ligger i begrepet møte, er ikke definert i loven. Normalt forutsetter møte tidsavgrensning, samtidig deltakelse og mulighet til umiddelbar dialog. Begrepet møte innebærer ikke krav om muntlighet. Det kan for eksempel finnes tekniske løsninger som legger til rette for møter uten muntlighet. Behandling av saker kun ved sirkulasjon av dokumenter, faller utenfor møtebegrepet.

Til § 3-8

Ved endringslov 14. desember 2018 nr. 95 ble det tatt inn et nytt andre ledd i aksjeloven § 8-7. Endringen trådte i kraft 1. januar 2021. Som en konsekvensendring må henvisningen i § 3-8 sjette ledd nr. 6 til «§ 8-7 tredje ledd første punktum nr. 2 og 3, jf. annet punktum» endres til «§ 8-7 fjerde ledd første punktum nr. 2 og 3, jf. annet punktum». Dette foreslås rettet.

Til § 5-2

Paragrafoverskriften endres til «Aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen. Fullmektig». I første ledd endres «møte» til «delta» og «[m]øteretten» til «[r]etten til å delta på generalforsamlingen». I tredje ledd endres «ta med» til «delta med». Endringene må ses i sammenheng med forslaget til ny § 1-5 a som likestiller møter hvor de som deltar er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte).

Til § 5-4

I paragrafoverskriften og i første ledd endres «være til stede» til «delta». Endringene må ses i sammenheng med forslaget til ny § 1-5 a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Etter nåværende første ledd første punktum har styrelederen og daglig leder plikt til å delta på generalforsamlingen, dersom generalforsamlingen holdes som møte. Nyttandre punktum fastsetter at styrelederen og daglig leder har plikt til å være fysisk til stede på generalforsamlingen, dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Det kan gjøres unntak fra dette dersom samtlige aksjeeiere samtykker, jf. fjerde punktum.

Etter første ledd femte punktum (nåværende fjerde punktum) kan andre styremedlemmer enn styreleder delta på generalforsamlingen når generalforsamlingen blir holdt som møte. Etter nytt sjette punktum har slike styremedlemmer rett til å delta elektronisk på generalforsamlingen dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Til § 5-7

Endringene i § 5-7 første ledd tredje punktum nr. 2 gjelder plikten til å forelegge saker for revisor til uttalelse ved forenklet generalforsamling, og revisors rett til å kreve at en sak blir behandlet av generalforsamlingen i møte.

Etter nåværende regler skal revisor gis mulighet til å uttale seg om saken, og kan kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte. Bestemmelsen endres slik at plikten til å forelegge saken for revisor bare gjelder der saken er av en slik art at dette må anses som nødvendig, jf. nr. 2 nytt andre punktum. Bestemmelsen er ikke til hinder for at revisor forelegges andre saker til uttalelse.

Endringen i tredje punktum (nåværende andre punktum) innebærer at hverken revisor eller daglig leder lenger vil ha rett å kreve at saken blir behandlet av generalforsamlingen i møte.

Til § 5-7 a

I første ledd første punktum tas det inn en bestemmelse om at protokollen ved forenklet generalforsamlingsbehandling skal angi tidspunktet for behandlingen. Der behandlingen blir gjennomført over flere dager, kan protokollen opplyse om den siste datoen. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger.

Det er ikke endringer i kravet om at protokollen skal dateres.

Til § 5-8

Paragrafen gjelder krav til gjennomføring av generalforsamling.

Første ledd første punktum fastsetter at generalforsamlingen skal holdes som møte. Dette innebærer at generalforsamlingen kan gjennomføres som fysisk møte, eller møte hvor deltakerne deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Elektroniske hjelpemidler omfatter blant annet digitale møteapplikasjoner og løsninger for telefon- eller videomøte. Om begrepet møte, se nærmere forslaget til ny § 1-5 a og merknaden til denne bestemmelsen.

Etter første ledd andre punktum bestemmer styret møteformen. Styret må velge en møteform som innebærer at kravet til «forsvarlig gjennomføring» i andre ledd kan oppfylles.

Styrets myndighet til å bestemme møteform kan begrenses i vedtektene, jf. tredje punktum. Det kan blant annet fastsettes i vedtektene at generalforsamlingen skal gjennomføres ved en bestemt møteform, eller at bestemte typer saker skal behandles ved en bestemt møteform. Tredje punktum gir ikke hjemmel til å overføre styrets myndighet til å bestemme møteform til andre.

Andre ledd pålegger styret å «sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen». Kravet til forsvarlig gjennomføring er nærmere omtalt i punkt 6.4.4.

Reglene i tredje ledd gjelder dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte. Tredje ledd bokstav a om stedet for generalforsamlingen viderefører nåværende § 5-8. Det er gjort enkelte språklige endringer for å gjøre bestemmelsen lettere å forstå.

Tredje ledd bokstav b første punktum fastsetter at aksjeeierne har rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Bestemmelsen viderefører nåværende § 5-11 b første ledd første punktum. Om «saklig grunn» står det i Prop. 112 L (2016–2017) Endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling) i punkt 5.1.3.5:

«Hva som vil være en saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, vil bero på en helhetsvurdering. I vurderingen må det særlig tas hensyn til at deltakelse på generalforsamling er grunnleggende for aksjeeiernes mulighet til å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det må derfor foreligge tungtveiende grunner for at selskapet ikke skal ha plikt til å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I selskap med få aksjeeiere kan departementet vanskelig se grunnlag for å avskjære deltakelse per telefon, Skype eller tilsvarende løsninger, så lenge identiteten til deltakeren er klar. I selskaper med mange aksjeeiere vil en slik form for deltakelse kunne være mer problematisk. Det bør imidlertid etter departementets syn kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige sett hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnader fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne.

Bekvemmelighetshensyn sett fra selskapets eller majoritetsaksjeeiernes side, vil ikke være saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse. […]

Saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan imidlertid være at saken eller sakene som skal behandles på generalforsamlingen er av sensitiv art.»

Etter bokstav b andre punktum gjelder reglene i fjerde ledd tilsvarende for elektronisk deltakelse på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte.

I fjerde ledd stilles krav til gjennomføringen dersom generalforsamlingen blir holdt som elektronisk møte. Fjerde ledd innfører tilsvarende krav som i nåværende allmennaksjeloven § 5-8 a andre ledd. Fjerde ledd første punktum fastsetter at styret skal sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Bestemmelsen innebærer at systemene må sikre både at aksjeeierne kan utøve sine aksjeeierrettigheter etter loven, og at andre lovkrav kan oppfylles. Det følger av andre punktum at systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. Etter tredje punktum kan det fastsettes nærmere krav i vedtektene til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

Femte ledd regulerer valg av møteform der tingretten eller annen offentlig myndighet innkaller til generalforsamling. Tingretten har blant annet myndighet til å innkalle generalforsamlingen etter aksjeloven § 5-9 andre ledd, § 5-28 andre ledd og § 7-9 andre ledd. Videre har Finanstilsynet i enkelte tilfeller myndighet til å innkalle til generalforsamling i finansforetak som er organisert som aksjeselskap. Det vises til finansforetaksloven § 8-1 andre ledd, hvor det står at Finanstilsynet trer inn i tingrettens sted ved utøvelse av myndighet som nevnt i aksjeloven § 5-9 andre ledd, samt enkelte andre bestemmelser i aksjeloven.

Dersom tingretten eller annen offentlig myndighet innkaller til generalforsamling, bestemmer disse møteformen. Tingretten og annen offentlig myndighet er ikke bundet av vedtektsbestemmelser som begrenser styrets myndighet til å velge møteform.

I sjette ledd gis departementet hjemmel til å gi forskrift med nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Dette kan blant annet omfatte nærmere krav til elektroniske løsninger som kan benyttes, eller krav til tilrettelegging for elektronisk deltakelse på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte.

Til § 5-10

I nytttredje ledd er det tatt inn ytterligere krav til hvilke opplysninger som skal fremgå av innkallingen til generalforsamling. Nåværende tredje og fjerde ledd blir nye fjerde og femte ledd.

Etter nytt tredje ledd første punktum skal innkallingen opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

Aksjeloven § 5-11 b åpner for at aksjeselskaper kan vedtektsfeste adgang for aksjeeierne til å stemme skriftlig i en periode før generalforsamlingen (forhåndsstemme). Etter nytt tredje ledd andre punktum skal selskaper som har slik vedtektsbestemmelse opplyse om fremgangsmåten for å forhåndsstemme i innkallingen til generalforsamlingen. For allmennaksjeselskaper følger et slikt krav allerede av allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd første punktum.

Til § 5-11 b

Nåværende § 5-11 b første ledd om aksjeeiernes rett til delta elektronisk på generalforsamlingen er flyttet til § 5-8 om gjennomføring av generalforsamlingen.

Nåværende § 5-11 b andre ledd om bruk av forhåndsstemme blir nytt første ledd.

Til § 5-12

Paragrafen regulerer hvem som åpner generalforsamlingen, og valg av møteleder.

Første leddnytt femte punktum fastsetter at den som åpner generalforsamlingen skal delta fysisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Andre ledd regulerer valg av møteleder for generalforsamlingen. Etter bestemmelsen skal generalforsamlingen velge en møteleder, som ikke behøver å være aksjeeier. Det følger også av andre ledd at vedtektene kan fastsette hvem som skal være møteleder.

Etter andre ledd nytt tredje punktum skal møtelederen delta fysisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Nyttfjerde punktum regulerer tilfeller der aksjeeierne velger møteleder på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte. Aksjeeierne må i så fall velge en møteleder blant dem som er fysisk til stede på generalforsamlingen. Ønsker en aksjeeier eller aksjeeiergruppe å velge en bestemt person som møteleder, må aksjeeierne sikre at vedkommende møter opp på stedet for den fysiske generalforsamlingen.

Til § 5-13

I første punktum endres «har møtt» til «deltar». Endringen må ses i sammenheng med forslaget til ny § 1-5 a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som blir holdt ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 5-16

I andre ledd nytt første punktum tas det inn en bestemmelse om at generalforsamlingsprotokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger. Nåværende første til tredje punktum blir nye andre til fjerde punktum. Endringen i nytt fjerde punktum er gjort for å tilpasse ordlyden til formuleringen i tredje ledd andre punktum.

I tredje ledd første punktum endres «er til stede» til «deltar». Endringen må ses i sammenheng med forslaget til ny § 1-5 a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 6-11

Endringene i § 6-11 første ledd gjelder utvidelse av krav til tilstrekkelig tilknytning til norsk domsmyndighet («tilknytningskravet») for å omfatte bosted i og statsborger i Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland («Storbritannia»). Endringen skjer som følge av at Storbritannia har trådt ut av Den europeiske union («EU»). For å tydeliggjøre bestemmelsens materielle innhold er i tillegg bestemmelsens oppbygning noe endret.

Første ledd første punktum regulerer krav til sammensetningen av selskapets ledelse. Daglig leder og minst halvdelen av styret i et aksjeselskap må ha tilstrekkelig tilknytning til norsk domsmyndighet. Dette oppnås gjennom å stille et minimumskrav til at daglig leder og minst halvdelen av styret må ha tilknytning gjennom bosted og statsborgerskap. I nr. 1 og nr. 2 er det oppstilt to måter å oppfylle kravet om tilstrekkelig tilknytning til norsk domsmyndighet. Etter nr. 1 kan tillitspersoner være bosatt i Norge. Etter nr. 2 kan tillitspersoner være bosatt i og statsborgere i EØS-stater eller Storbritannia. Norsk doms- og tvangsmyndighet kan utøves på norsk territorium, eller gjennom internasjonale avtaler med EØS-stater og Storbritannia om anerkjennelse og fullbyrdelse av sivile krav, og internasjonale avtaler om overlevering av personer med grunnlag i strafferettslige rettsavgjørelser.

Daglig leder må oppfylle ett av alternativene. Dersom selskapet har flere daglige ledere, må hver enkelt daglig leder oppfylle tilknytningskravet.

Minst halvdelen av styret må samlet oppfylle alternativene i nr. 1 og nr. 2. Det vil si at de kan kombineres for å oppnå at minst halvdelen av styret har tilstrekkelig tilknytning til norsk doms- og tvangsmyndighet. For eksempel vil et styre med seks styremedlemmer oppfylle tilknytningskravet dersom ett medlem er bosatt i Norge, ett medlem er finsk statsborger bosatt i Storbritannia og ett medlem er islandsk statsborger bosatt i Frankrike.

Alternativene i nr. 1 og nr. 2 sikrer at tillitspersoner som forsettlig eller uaktsomt opptrer i strid med sine plikter og oppgaver etter loven, kan holdes ansvarlige for dette gjennom at rettsavgjørelser, krav mv. kan håndheves overfor disse personene.

Andre punktum gir departementet myndighet til å gjøre unntak fra tilknytningskravet i første punktum ved enkeltvedtak. Myndigheten flyttes fra Kongen til departementet. Nærings- og fiskeridepartementet har delegert slik myndighet etter nåværende aksjelov.

Til § 6-19

Paragrafen gjelder styrets saksbehandling. Endringene i første og andre ledd må ses i sammenheng med ny § 1-5 a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som blir holdt ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Første ledd første punktum fastsetter at styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte.

Styrebehandling kan skje i møte. Dette innebærer styrebehandlingen kan skje i fysisk møte eller i møte hvor styremedlemmene deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Elektroniske hjelpemidler omfatter blant annet digitale møteapplikasjoner og løsninger for telefon- eller videomøte. Om begrepet møte, se § 1-5 a og merknaden til denne bestemmelsen. Styrebehandlingen kan også skje gjennom sirkulasjon av dokumenter eller på annen måte uten møte.

Første ledd første punktum viderefører gjeldende rett om at styreleder bestemmer behandlingsmåten. Om dette står det i NOU 1996: 3 Ny aksjelovgivning i punkt 13.5.2 i merknaden til lovens § 6-19:

«Første ledd legger det til styrets leder å ta standpunkt til behandlingsformen. Hvis lederen overveier å bruke andre behandlingsformer enn møteformen, må han gjøre seg opp en mening om dette på bakgrunn av at de saker som skal behandles er en betryggende behandlingsform. Bestemmelsen er ikke til hinder for at styreflertallet vedtar nærmere retningslinjer om behandlingsformene, f.eks om at visse saker utenom årsoppgjøret skal behandles i møte. Slike retningslinjer som vedtas av styreflertallet vil være bindende foran styrelederen.»

Første ledd andre punktum stiller krav til at behandlingsmåten skal være «betryggende». Endringen tydeliggjør at kravet til «betryggende» gjelder uavhengig av behandlingsmåte. Kravet innebærer at behandlingsmåten må sikre forsvarlig saksbehandling i styret. Behandlingsmåten må vurderes konkret av styreleder. I vurderingen må det blant annet ses hen til eventuelle behov styremedlemmene vil ha for å diskutere seg imellom, både om beslutningsgrunnlaget og vedtakets innhold. Det samme gjelder om sakens karakter tilsier at styremedlemmene ved behandlingen av saken, bør kommunisere direkte med hverandre. Kravet til betryggende behandlingsmåte innebærer at styreleder må sørge for at saksbehandlingen er slik at styremedlemmene har praktisk mulighet til å delta. Ved vurderingen av hvilken behandlingsmåte som skal benyttes, skal innspill fra øvrige styremedlemmer vektlegges.

Andre ledd første punktum fastslår at alle styremedlemmene så vidt mulig skal få delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Bestemmelsen viderefører med enkelte språklige justeringer nåværende § 6-19 andre ledd første punktum. Om bestemmelsen står det i NOU 1996: 3 Ny aksjelovgivning i punkt 13.5.2 i merknaden til lovens § 6-19:

«Dette innebærer at behandlingsformen såvidt mulig bør legges opp slik at hvert enkelt styremedlem gis anledning til å fremføre sin sak overfor de andre styremedlemmene slik at disse kjenner de andre medlemmenes syn før avgjørelsen treffes. Styrebehandling uten møte må selvsagt ikke føre til at enkelte av styremedlemmene holdes unna saksbehandlingen eller ikke får fremmet sine synspunkter. Ved avgjørelsen om det skal legges opp til en behandlingsform hvor ikke alle deltar samtidig, må det bl.a ses hen til sakens karakter.»

Andre ledd andre punktum fastsetter at styremedlemmene og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte. Med «møte» menes behandling i fysisk eller elektronisk møte. Styreleder bestemmer møteformen, jf. første ledd første punktum. Styreleder må påse at møteformen som benyttes er «betryggende». Om hva som ligger i betryggende, vises det til merknaden til første ledd andre punktum.

Til § 7-5

Paragrafen regulerer revisors deltakelse på generalforsamlingen.

Første ledd viderefører nåværende § 7-5 første og andre punktum.

Nytt andre ledd første punktum fastsetter at revisor kan delta elektronisk på generalforsamlingen. Andre punktum slår fast at styret kan kreve at revisor deltar fysisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

14.4 Endringer i allmennaksjeloven

Til ny § 1-5 a

Paragrafen er ny og angir hvilke møteformer som omfattes av begrepet «møte» i loven. Bestemmelsen tilsvarer forslaget til aksjeloven ny § 1-5 a. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 3-8

Ved endringslov 14. desember 2018 nr. 95 ble det tatt inn et nytt andre ledd i allmennaksjeloven § 8-7. Endringen trådte i kraft 1. januar 2021. Som en konsekvensendring må henvisningen til «§ 8-7 tredje ledd første punktum nr. 2 og 3, jf. annet punktum» i § 3-8 syvende ledd nr. 6 endres til «§ 8-7 fjerde ledd første punktum nr. 2 og 3, jf. annet punktum». Dette foreslås rettet.

Til § 4-25

Ved endringslov 16. juni 2017 nr. 71 ble det tatt inn et nytt tredje punktum i § 4-25 tredje ledd. Endringen trådte i kraft 1. juli 2017. Som en konsekvensendring skulle henvisningen i § 4-25 fjerde ledd første punktum til «tredje ledd tredje punktum» samtidig vært endret til «tredje ledd fjerde punktum», men dette ble ikke gjort. Dette foreslås rettet.

Til § 5-5

I paragrafoverskriften og i første ledd foreslås «være til stede» endret til «delta». Endringene må ses i sammenheng med forslaget til ny § 1-5 a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Etter nåværende første ledd første punktum har styrelederen, daglig leder og lederen for bedriftsforsamlingen plikt til å delta på generalforsamlingen. Nyttandre punktum fastsetter at disse har plikt til å være fysisk til stede på generalforsamlingen dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Etter første ledd fjerde punktum (nåværende tredje punktum) kan andre styremedlemmer og andre medlemmer av bedriftsforsamlingen delta på generalforsamlingen. Nytt femte punktum gir disse rett til å delta elektronisk på generalforsamlingen dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Til § 5-8

Paragrafen gir bestemmelser om gjennomføring av generalforsamling, og er ny. Den tilsvarer forslaget til aksjeloven § 5-8. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 5-8 a

Nåværende § 5-8 a gir regler om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Disse reglene er tatt inn i forslaget til allmennaksjeloven § 5-8 tredje ledd bokstav b og fjerde ledd.

I § 5-8 a gis det nye bestemmelser om bekreftelse av elektronisk stemmegivning.

Første ledd første punktum fastsetter at ved elektronisk stemmegivning på generalforsamlingen, skal selskapet elektronisk bekrefte mottak av stemmen til den som har avgitt stemmen. Bestemmelsen gjennomfører direktiv (EU) 2017/828 artikkel 3c nr. 2 første avsnitt. Andre punktum fastsetter at en aksjeeier innen fire uker etter generalforsamlingen kan kreve bekreftelse på at aksjeeierens stemme er gyldig registrert og medregnet. Dette gjelder ikke når opplysningene allerede er tilgjengelige for aksjeeieren. Bestemmelsen gjennomfører direktiv (EU) 2017/828 artikkel 3c nr. 2 andre avsnitt første punktum.

Andre ledd fastsetter at departementet kan gi forskrift med nærmere bestemmelser om bekreftelse av elektronisk stemmegivning. Dette kan blant annet omfatte regler om format og tidsfrister.

Til § 5-8 b

Paragrafen gir regler om stemmegivning før generalforsamlingen (forhåndsstemming). Endringene i tredje punktum er rent språklige, og innebærer ingen realitetsendringer.

I nytt fjerde punktum tas det inn en bestemmelse om at reglene i § 5-8 a om bekreftelse av elektronisk stemmegivning gjelder tilsvarende dersom forhåndsstemmegivningen skjer elektronisk.

Til § 5-10

Av nytttredje ledd fremkommer det ytterligere krav til hvilke opplysninger som skal fremgå av innkallingen til generalforsamlingen. Forslaget innebærer at innkallingen skal opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk. Nåværende tredje til sjette ledd blir nye fjerde til syvende ledd.

Endringen i første punktum i nytt femte ledd (nåværende fjerde ledd) er en konsekvens av forslaget om å erstatte styrets myndighet til å beslutte elektronisk deltakelse på generalforsamlingen, med en rett for aksjeeierne til å delta elektronisk på fysisk generalforsamling. Det vises til forslaget til § 5-8, og merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 5-12

Paragrafen regulerer hvem som åpner generalforsamlingen, og valg av møteleder.

I første ledd tas det inn et nytt fjerde punktum om at den som åpner generalforsamlingen skal delta fysisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

Tredje leddnye tredje og fjerde punktum tilsvarer forslaget til aksjeloven § 5-12 andre ledd nye tredje og fjerde punktum. Det vises til merknadene til disse bestemmelsene.

Til § 5-13

I første punktum endres begrepet «har møtt» til «deltar». Endringen må ses i sammenheng med ny § 1-5 a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 5-16

Endringene i § 5-16 tilsvarer endringene i aksjeloven § 5-16. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 6-11

Førsteledd regulerer tilknytningskrav for daglig leder og medlemmer av styret i allmennaksjeselskaper. Endringene i § 6-11 tilsvarer endringene i aksjeloven § 6-11. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 6-19

Nåværende første ledd andre til fjerde punktum om at styret skal behandle årsregnskap, årsberetning og visse saker om lønn og godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte i fysisk møte, oppheves.

For øvrig tilsvarer endringene i første og andre ledd endringene i aksjeloven § 6-19 første og andre ledd. Det vises til merknadene til disse bestemmelsene.

Til § 6-36

Andre ledd regulerer tilknytningskrav for medlemmer av bedriftsforsamlingen. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for aksjeselskaper, jf. aksjeloven § 6-35. Endringene i § 6-36 tilsvarer endringene i aksjeloven § 6-11. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 6-38

Paragrafen fastsetter saksbehandlingsregler for bedriftsforsamlingen.

Som følge av at fysiske og elektroniske møter likestilles, tas det inn et nytt andre punktumi første ledd om at «[b]ehandlingsmåten skal være betryggende». Nåværende andre til sjette punktum blir nye tredje til syvende punktum.

Kravet til «betryggende» innebærer at behandlingsmåten må sikre forsvarlig saksbehandling i bedriftsforsamlingen. Behandlingsmåten må vurderes konkret av lederen av bedriftsforsamlingen. Om hva som ligger i begrepet «betryggende» vises til merknaden til aksjeloven § 6-19.

Begrepet «være til stede» endres til «delta» i første ledd tredje og fjerde punktum (nåværende andre og tredje punktum). Endringene må ses i sammenheng med ny § 1-5 a som likestiller fysiske og elektroniske møter. Dette innebærer at behandlingen av saker i bedriftsforsamlingen kan skje i møte med fysisk deltakelse, eller i møte hvor deltakelsen skjer ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Elektroniske hjelpemidler omfatter blant annet digitale møteapplikasjoner og løsninger for telefon- eller videomøte.

Til § 7-5

Paragrafen regulerer revisors deltakelse på generalforsamlingen.

Begrepet «møte» i nåværende første ledd første punktum endres til «delta». Endringen må ses i sammenheng med ny § 1-5 a som likestiller fysiske og elektroniske møter.

Nytt andre ledd første punktum fastsetter at revisor kan delta elektronisk på generalforsamlingen. Andre punktum slår fast at styret kan kreve at revisor deltar fysisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

14.5 Endringer i stiftelsesloven

Til § 27

Andre ledd regulerer tilknytningskrav for medlemmer av styret i stiftelser. Endringene i andre ledd tilsvarer endringene i tilknytningskravene for medlemmer av styret i aksjeloven § 6-11. Det vises til merknaden til aksjeloven § 6-11.

Til § 31

Andre og tredje ledd fastsetter krav til styrets saksbehandling. Endringene i disse bestemmelsene tilsvarer forslaget til endringer i aksjeloven § 6-19 første og andre ledd. Det vises til merknadene til disse bestemmelsene.

I femte ledd fjerde punktum endres «underskrives» til «signeres». Formålet er å gjøre bestemmelsen teknologinøytral. Endringen innebærer at protokoll fra styremøte i stiftelser også kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.

Til § 36

I nyttfemte ledd tas det inn en bestemmelse om saksbehandlingen i organer som er opprettet etter første ledd. Etter første punktum kan vedtektene fastsette nærmere regler om saksbehandlingen i organet. Dersom ikke annet følger av vedtektene, gjelder reglene i stiftelsesloven om saksbehandling i styret så langt de passer for organet, jf. andre punktum.

14.6 Endringer i SE-loven

Til § 9

SE-loven § 9 gir regler for europeiske selskaper som er organisert etter to-nivåsystemet etter SE-forordningen artikkel 39 til 42.

Det foreslås et nytt femte ledd om at tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 første ledd ikke gjelder for daglig leder, medlemmer av ledelsesorganet og medlemmer av kontrollorganet i slike selskaper.

Til § 10

SE-loven § 10 gir regler for europeiske selskaper som er organisert etter ett-nivåsystemet etter SE-forordningen artikkel 43 til 45.

Det foreslås et nytt fjerde ledd om at tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 første ledd ikke gjelder for daglig leder og medlemmer av administrasjonsorganet i slike selskaper.

14.7 Endringer i samvirkeloven

Til ny § 6a

Paragrafen er ny og angir hvilke møteformer som omfattes av begrepet «møte» i loven. Bestemmelsen tilsvarer forslaget til aksjeloven ny § 1-5 a. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 8

I tredje ledd endres begrepene «skriv under» og «skrive under» til «signerer» og «signert» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 11

I første ledd første punktum endres begrepet «skrive under» til «signere» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 12

I første ledd endres begrepet «er underskrive» til «signert» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 15

I første ledd nr. 1 endres begrepet «møte» til «delta». Endringen må ses i sammenheng med forslaget til ny § 6a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 36

Paragrafoverskriften endres til «Rett til å delta. Fullmektig». I tillegg endres begrepene «møte» og «[m]øteretten» i første ledd til «delta» og «[r]etten til å delta». Endringene må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Tilsvarende gjelder endringen i tredje ledd første punktum.

Til § 37

I tredje ledd første punktum endres begrepene «møte» og «ta med» til «delta» og «delta med». Endringene må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 38

Nytt tredje ledd åpner for å vedtektsfeste adgang til skriftlig stemmegivning, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, før årsmøtet. Bestemmelsen tilsvarer aksjeloven § 5-11 b og allmennaksjeloven § 5-8 b om adgang til å stemme før generalforsamlingen.

Tredje ledd innebærer at stemmegivning før årsmøtet bare kan skje dersom det er åpnet for dette i vedtektene. I vedtektene kan det fastsettes nærmere regler om fremgangsmåten for å forhåndsstemme, for eksempel i hvilken periode man kan forhåndsstemme.

Til § 40

Paragrafen regulerer rett og plikt for ledelsen i foretaket til å delta på årsmøtet.

Paragrafoverskriften endres til «Rett og plikt for leiinga til å delta på årsmøtet». I tillegg endres begrepene «vere til stades» og «møte» i første ledd til «delta». Endringene må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller møter der de som deltar er fysisk til stede og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Etter første ledd første punktum har styrelederen og daglig leder plikt til å delta på årsmøtet. Styrelederen og daglig leder har etter nyttandre punktum plikt til å være fysisk til stede på årsmøtet, dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Etter første ledd fjerde punktum (nåværende tredje punktum) kan andre styremedlemmer enn styreleder delta på årsmøtet. Nytt femte punktum gir slike styremedlemmer rett til å delta elektronisk på årsmøtet dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Til § 43

Paragrafoverskriften endres til «Vedtak av forenkla årsmøte». I tillegg endres begrepene «utan personleg frammøte» og «med personleg frammøte» i første, andre og fjerde ledd til «møte» og «som møte». Endringene må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller møter der de som deltar er fysisk til stede, og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Etter nåværende andre ledd første punktum skal styret sende saksdokumentene med forslag til vedtak og begrunnelse for forslaget til alle medlemmer med kjent adresse, og til daglig leder og revisor. Etter andre ledd nytt andre punktum skal revisor få tilsendt dokumentene dersom saken som skal behandles, gjør dette nødvendig. Endringene i første punktum er en konsekvens av nytt andre punktum.

I tredje ledd andre punktum endres begrepet «underskrivast» til «signerast». Formålet er å gjøre bestemmelsen teknologinøytral. Endringen innebærer at årsmøteprotokollen også kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.

Endringen i fjerde ledd innebærer at revisor ikke lenger har rett til å kreve at en sak skal legges frem for et årsmøte som holdes som møte.

Til § 44 og § 45

Nåværende § 45 om stedet for årsmøtet oppheves. Bestemmelsene i nåværende § 45 er tatt inn i § 44 tredje ledd bokstav a. I og med at paragrafnummer 45 blir ledig, flyttes nåværende § 44 om hvem som skal kalle inn årsmøtet, slik at denne paragrafen blir ny § 45.

Dette gjør at paragrafnummer 44 blir ledig. Ny § 44 om gjennomføring av årsmøte legges inn i kapittel 5 avsnitt II. Ny § 44 tilsvarer forslaget til aksjeloven § 5-8. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 46

I nytttredje ledd tas det inn ytterligere krav til hvilke opplysninger som skal fremgå av innkallingen til årsmøtet. Nåværende tredje ledd blir nytt fjerde ledd.

Etter nytt tredje ledd første punktum skal innkallingen opplyse om møteform, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

I § 38 er det tatt inn et nytt tredje ledd om at samvirkeforetak kan vedtektsfeste adgang for medlemmene til å forhåndsstemme. Er det fastsatt slik vedtektsbestemmelse, fastsetter § 46 nytt tredje ledd andre punktum at innkallingen skal opplyse om fremgangsmåten for å forhåndsstemme.

Til § 48

Paragrafen regulerer hvem som åpner årsmøtet, og valg av møteleder.

I første ledd er det tatt inn et nytt femte punktum om at den som åpner årsmøtet skal delta fysisk dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Andre ledd regulerer valg av møteleder for årsmøtet. Etter bestemmelsen skal årsmøtet velge en møteleder, som ikke trenger å være medlem eller utsending. Det følger også av andre ledd at vedtektene kan fastsette hvem som skal eller kan være møteleder, eller at et annet organ enn årsmøtet skal velge møtelederen.

I andre ledd nytt tredje punktum tas inn en bestemmelse om at møtelederen skal delta fysisk dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Nyttfjerde punktum regulerer tilfeller der årsmøtet velger møteleder på møte som blir holdt som fysisk møte. Årsmøtet må i så fall velge en møteleder blant dem som er fysisk til stede på årsmøtet. Ønsker et medlem eller en utsending å velge en bestemt person som møteleder, må medlemmet eller utsendingen sikre at vedkommende møter opp på stedet for årsmøtet.

Til § 49

I første punktum endres begrepet «har møtt» til «deltar». Endringen må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller møter med fysisk deltakelse og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Til § 52

I andre ledd nytt første punktum tas det inn en bestemmelse om at årsmøteprotokollen skal angi tid for årsmøtet og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for årsmøtets beslutninger. Nåværende første og andre punktum blir nye andre og tredje punktum.

I tredje ledd første punktum endres begrepet «skrive under» til «signere». Endringen er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral. Endringen innebærer at årsmøteprotokollen også kan signeres ved bruk av elektronisk signatur. I første punktum endres også begrepet «er til stades» til «deltek». Endringen må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller fysiske og elektroniske møter.

Til § 75

Paragrafoverskriften foreslås endret fra «Krav til bustad» til «Krav om tilknyting».

Paragrafen regulerer tilknytningskrav for daglig leder og medlemmer av styret i samvirkeforetak. Forslaget til endringer i § 75 tilsvarer forslaget til endringer i aksjeloven § 6-11. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 82

Nåværende første ledd andre punktum, om at styret skal behandle årsregnskap og årsberetning i fysisk møte, oppheves.

For øvrig tilsvarer endringene i første og andre ledd endringene i aksjeloven § 6-19 første og andre ledd. Det vises til merknadene til disse bestemmelsene.

Til § 91

Begrepene «skrivast under» og «skrive under» i tredje ledd første og andre punktum endres til «signerast» og «signere» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral. Endringene innebærer at styreprotokollen også kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.

Til § 101

Paragrafen regulerer revisors deltakelse på årsmøtet.

Begrepet «møte» i første ledd første og andre punktum endres til «delta». Endringene må ses i sammenheng med ny § 6a som likestiller møter med fysisk deltakelse, og møter som holdes ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Nytt andre ledd første punktum fastsetter at revisor kan delta elektronisk på årsmøtet. Andre punktum slår fast at styret kan kreve at revisor deltar fysisk dersom årsmøtet blir holdt som fysisk møte.

Til § 111

I første punktum endres begrepet «underteikninga» til «signeringa» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 121

I første ledd første punktum endres begrepet «underteikne» til «signere» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 122

I første punktum endres begrepet «underteikninga» til «signeringa» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 147

I første ledd endres begrepet «underteikne» til «signere» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

14.8 Endringer i finansforetaksloven

Til § 8-13

Endringen i fjerde ledd fjerde punktum har bakgrunn i forslaget om å oppheve allmennaksjeloven § 6-19 første ledd nåværende andre til fjerde punktum om at styret skal behandle årsregnskap, årsberetning og visse saker om lønn og godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte i fysisk møte. Som følge av dette endres henvisningen til «allmennaksjeloven § 6-19 første ledd første punktum og annet ledd» i finansforetaksloven § 8-13 fjerde ledd fjerde punktum til «allmennaksjeloven § 6-19 første og annet ledd».

Reglene om styrets saksbehandling i allmennaksjeloven § 6-19 første og andre ledd endres. Det vises til merknadene til disse bestemmelsene. Endringene vil gjelde tilsvarende for direksjonens saksbehandling.

14.9 Til lov 14. desember 2018 nr. 95 om endringer i aksjelovgivningen mv. (oppløsning og avvikling, mellombalanser m.m.)

Aksjeloven § 8-10 og allmennaksjeloven § 8-10 gir regler om kreditt og annen finansiell bistand til erverv av aksjer i selskapet mv. I lov 14. desember 2018 nr. 95 del I og del II ble det vedtatt endringer i aksjeloven § 8-10 og allmennaksjeloven § 8-10. Disse endringene foreslås opphevet. Endringene er ikke satt i kraft og er overskrevet av endringer i aksjeloven § 8-10 og allmennaksjeloven § 8-10 ved lov 6. desember 2019 nr. 77 del I og del II. Sistnevnte lovendringer, med unntak for aksjeloven § 8-10 andre ledd og allmennaksjeloven § 8-10 andre ledd, trådte i kraft 1. januar 2020. Endringene i aksjeloven § 8-10 andre ledd og allmennaksjeloven § 8-10 andre ledd ved lov 6. desember 2019 nr. 77 del I og del II trådte i kraft 1. januar 2021.

Tilråding

Nærings- og fiskeridepartementet

tilrår:

At Deres Majestet godkjenner og skriver under et framlagt forslag til proposisjon til Stortinget om endringer i foretakslovgivningen (gjennomføring av møter og geografiske tilknytningskrav).

Vi HARALD, Norges Konge,

stadfester:

Stortinget blir bedt om å gjøre vedtak til lov om endringer i foretakslovgivningen (gjennomføring av møter og geografiske tilknytningskrav) i samsvar med et vedlagt forslag.

Forslag
til lov om endringer i foretakslovgivningen (gjennomføring av møter og geografiske tilknytningskrav)

I

I lov 21. juni 1985 nr. 83 om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper gjøres følgende endringer:

§ 2-8 tredje ledd skal lyde:

(3) Dersom selskapet har styre eller daglig leder, jf §§ 2-13 og 2-18, har disse plikt til å delta på selskapsmøtet når det ikke er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall, jf § 2-11 tredje ledd.

§ 2-11 første ledd andre punktum skal lyde:

Innkallingen skal opplyse om hvilke spørsmål som skal behandles på møtet, møteform og om fremgangsmåten for å delta og stemme.

§ 2-11 fjerde ledd oppheves.

Ny § 2-11 a skal lyde:

§ 2-11 a

(1) Selskapsmøtet skal gjennomføres som fysisk eller elektronisk møte. Den som innkaller selskapsmøtet, bestemmer møteformen. Deltakere og andre som har rett eller plikt til å delta i selskapsmøtet, kan likevel kreve at saken blir behandlet i fysisk møte. Blir selskapsmøtet holdt som fysisk møte, har personer som nevnt i annet punktum, rett til å delta elektronisk.

(2) Den som innkaller selskapsmøtet, skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av møtet.

(3) Er samtlige medlemmer enige, kan saken behandles uten møte, herunder ved skriftlig saksbehandling. Første punktum gjelder ikke dersom selskapsmøtet har medlemmer som er valgt av de ansatte, med mindre disse skriftlig samtykker til at saken behandles uten møte.

(4) Bestemmelsene i første til tredje ledd gjelder så langt de passer for andre selskapsorganer.

(5) Første ledd, annet ledd, tredje ledd første punktum og fjerde ledd kan fravikes i selskapsavtalen.

§ 2-12 andre ledd fjerde og nye femte og sjette punktum skal lyde:

Plikten til å føre protokoll gjelder tilsvarende når saker blir avgjort uten behandling i møte, jf. § 2-11 a tredje ledd. Protokollen skal angi tid og møteform. Protokollen skal signeres av den som har innkalt selskapsmøtet, og en selskapsdeltaker som har deltatt i selskapsmøtet.

§ 2-15 nye andre og tredje ledd skal lyde:

(2) Styret skal behandle saker i fysisk eller elektronisk møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende. Første punktum kan fravikes i selskapsavtalen.

(3) Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte.

Nåværende andre ledd blir nytt fjerde ledd.

§ 2-16 første ledd skal lyde:

(1) Om ikke annet er avtalt, er styret vedtaksført når mer enn halvdelen av samtlige styremedlemmer deltar. Styret kan likevel ikke treffe beslutning med mindre alle medlemmer av og observatører i styret så vidt mulig er gitt anledning til å delta i sakens behandling. Har et styremedlem eller observatør forfall og det fins varamedlem for ham, skal varamedlemmet gis anledning til å delta.

§ 2-16 andre ledd første punktum skal lyde:

Som styrets beslutning gjelder det som flertallet blant de som deltar har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for.

II

I lov 30. august 1991 nr. 71 om statsforetak gjøres følgende endringer:

§ 2 nytt femte ledd skal lyde:

Med møte i denne loven menes møte hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte).

§ 24 skal lyde:

§ 24 Styremøter

Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs. Behandlingsmåten skal være betryggende. Medlem av styret og administrerende direktør kan kreve at styret sammenkalles. Om styret ikke for enkelte tilfelle bestemmer noe annet, har administrerende direktør rett til å delta og til å uttale seg på styremøtene. Blir styremøtet holdt som fysisk møte, har styremedlem og administrerende direktør rett til å delta elektronisk.

Styremøtene ledes av lederen, eller i hans fravær, av nestlederen. Deltar ingen av disse, velger styret selv sin møteleder.

Ved styremøtene skal det føres protokoll som signeres av samtlige avstyremedlemmene som deltar. Styremedlem eller administrerende direktør som er uenig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Protokollen skal snarest, og senest fjorten dager etter at styremøte er avholdt, sendes vedkommende departement.

§ 25 første og andre ledd skal lyde:

Styret er vedtaksført når mer enn halvdelen av samtlige styremedlemmer deltar. Styret kan likevel ikke treffe beslutning med mindre alle medlemmer av styret så vidt mulig er gitt mulighet til å delta i behandling av saken. Har et styremedlem forfall, og det finnes vararepresentant for ham, skal vararepresentanten gis mulighet til å delta.

Som styrets beslutning gjelder det som flertallet blant de som deltar har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. De som stemmer for en beslutning må likevel alltid utgjøre mer enn 1/3 av samtlige styremedlemmer.

§ 36 skal lyde:

§ 36 Møter i bedriftsforsamlingen m.v.

Bedriftsforsamlingens leder skal innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst 1/6 av medlemmene eller styret krever det. Behandlingsmåten skal være betryggende. Om ikke bedriftsforsamlingen for det enkelte tilfellet bestemmer noe annet, har styremedlem, observatør og administrerende direktør rett til å delta, og til å uttale seg på møter i bedriftsforsamlingen. Styrets leder og administrerende direktør har plikt til å delta, med mindre dette er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder. Om møteledelse og protokollering gjelder § 24 annet og tredje ledd tilsvarende og om vedtaksførhet og avstemminger gjelder § 25 tilsvarende.

Blir bedriftsforsamlingen holdt som fysisk møte, har medlem av bedriftsforsamlingen, styremedlem, administrerende direktør og observatør rett til å delta elektronisk.

Godtgjørelsen til bedriftsforsamlingens medlemmer og observatører fastsettes av foretaksmøtet.

§ 38 andre ledd skal lyde:

Rett til å delta i foretaksmøtet og til å uttale seg har foretakets styre, administrerende direktør og revisor. Administrerende direktør og styrets leder har plikt til å delta, med mindre dette er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal utpekes en stedfortreder. Foretakets revisor har plikt til å delta for så vidt de saker som skal behandles er av slik art at dette kan anses nødvendig. Blir foretaksmøtet holdt som fysisk møte, har styremedlem, administrerende direktør og revisor rett til å delta elektronisk.

§ 41 andre ledd skal lyde:

Til møtet innkalles de som etter § 38 annet ledd har rett til å delta på foretaksmøtet.

§ 41 tredje ledd tredje punktum skal lyde:

Foretaksmøtet kan ikke treffe vedtak i andre saker enn de som er nevnt i innkallingen med mindre samtlige av de som etter § 38 annet ledd har rett til å delta samtykker i det.

§ 42 skal lyde:

§ 42 Møteledelse og protokollasjon

Foretaksmøtet ledes av styrets leder. Har foretaket bedriftsforsamling, ledes møtet av bedriftsforsamlingens leder.

Behandlingsmåten skal være betryggende.

Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for foretaksmøtet. Protokollen skal signeres av møtelederen og en annen person som velges blant de som deltar. Er noen av de som etter § 38 annet ledd har rett til å delta på møtet, uenig i departementets beslutning, skal deres oppfatning føres inn i protokollen.

§ 43 andre ledd første punktum skal lyde:

Styret skal hvert år ha et møte med revisor uten at daglig leder eller andre fra den daglige ledelsen deltar.

III

I lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper gjøres følgende endringer:

I avsnitt II i kapittel 1 skal ny § 1-5 a lyde:

§ 1-5 a Møte

Med møte i denne loven menes møte hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte).

§ 3-8 sjette ledd nr. 6 skal lyde:

6. avtale som omfattes av § 8-7 fjerde ledd første punktum nr. 2 og 3, jf. annet punktum, dersom morselskapet eller den juridiske personen eier samtlige aksjer i selskapet,

Paragrafoverskriften til § 5-2 skal lyde:

§ 5-2 Aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen. Fullmektig

§ 5-2 første ledd skal lyde:

(1) Aksjeeierne har rett til å deltapå generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Retten til å deltapå generalforsamlingen kan ikke begrenses i vedtektene.

§ 5-2 tredje ledd skal lyde:

(3) Aksjeeiere har rett til å delta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.

Paragrafoverskriften til § 5-4 skal lyde:

§ 5-4 Ledelsens rett og plikt til å delta på generalforsamlingen

§ 5-4 første ledd skal lyde:

(1) Holdes generalforsamlingen som møte, skal styrelederen og daglig leder delta. Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, skal styrelederen og daglig leder delta fysisk. Ved gyldig forfall skal det utpekes en stedfortreder. Dersom samtlige aksjeeiere samtykker, kan det gjøres unntak fra første til tredje punktum. Andre styremedlemmer kan delta på generalforsamlingen når generalforsamlingen holdes som møte. Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, kan slike styremedlemmer delta elektronisk.

§ 5-7 første ledd tredje punktum nr. 2 skal lyde:

2. Styremedlemmene og eventuelt daglig leder skal gis mulighet til å uttale seg om saken. Det samme gjelder revisor, dersom saken er av en slik art at dette må anses som nødvendig. Styremedlemmene kan kreve at saken blir behandlet av generalforsamlingen i møte.

§ 5-7 a første ledd skal lyde:

(1) Protokollen skal angi at saken er behandlet etter § 5-7, og tidspunktet for behandlingen.

§ 5-8 skal lyde:

§ 5-8 Gjennomføring av generalforsamling

(1) Generalforsamlingen skal holdes som møte. Styret bestemmer møteformen. Styrets myndighet etter annet punktum kan begrenses i vedtektene.

(2) Styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.

(3) Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, gjelder følgende regler:

a) Generalforsamlingen skal holdes i den kommune der selskapet har sitt forretningskontor, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Generalforsamlingen kan holdes et annet sted hvis det er nødvendig av særlige grunner.

b) Aksjeeierne har rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Reglene i fjerde ledd gjelder tilsvarende.

(4) Blir generalforsamlingen holdt som elektronisk møte, skal styret sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

(5) Innkaller tingretten eller annen offentlig myndighet til generalforsamling, bestemmer disse møteformen.

(6) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

§ 5-10 nytt tredje ledd skal lyde:

(3) Innkallingen skal opplyse om møteformen, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk. I selskaper som åpner for stemmegivning før generalforsamlingen etter § 5-11 b, skal innkallingen opplyse om fremgangsmåten for dette.

Nåværende tredje og fjerde ledd blir nye fjerde og femte ledd.

§ 5-11 b skal lyde:

§ 5-11 b Adgang til å bruke forhåndsstemme

Det kan fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til slik stemmegivning.

§ 5-12 første ledd nytt femte punktum skal lyde:

Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, skal den som åpner møtet delta fysisk.

§ 5-12 andre ledd nye tredje og fjerde punktum skal lyde:

Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, skal møtelederen delta fysisk. Velger generalforsamlingen møteleder, må denne velges blant dem som er fysisk til stede på generalforsamlingen.

§ 5-13 første punktum skal lyde:

Den som åpner møtet, skal før første avstemning opprette en fortegnelse over de aksjeeiere som deltar, enten selv eller ved fullmektig.

§ 5-16 andre ledd nytt første punktum skal lyde:

Protokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform.

Nåværende første til tredje punktum blir nye andre til fjerde punktum.

Nytt fjerde punktum skal lyde:

Fortegnelse over aksjeeiere som nevnt i § 5-13 skal inntas i eller vedlegges protokollen.

§ 5-16 tredje ledd første punktum skal lyde:

Protokollen skal signeres av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som deltar.

§ 6-11 første ledd skal lyde:

(1) Daglig leder og minst halvdelen av styrets medlemmer skal være

1. bosatt her i riket;

2. statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen eller statsborgere i Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland, når de er bosatt i en slik stat.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra første punktum.

§ 6-19 første og andre ledd skal lyde:

(1) Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

(2) Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte.

§ 7-5 skal lyde:

§ 7-5 Revisor deltar i generalforsamlingen

(1) Revisor skal delta i generalforsamlingen når de saker som skal behandles, er av en slik art at dette må anses som nødvendig. For øvrig har revisor rett til å delta i generalforsamlingen.

(2) Revisor kan delta elektronisk på generalforsamlingen. Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, kan styret kreve at revisor deltar fysisk.

IV

I lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper gjøres følgende endringer:

I avsnitt II i kapittel 1 skal ny § 1-5 a lyde:

§ 1-5 a Møte

Med møte i denne loven menes møte hvor de som deltar enten er fysisk til stede på møtet (fysisk møte), eller deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte).

§ 3-8 syvende ledd nr. 6 skal lyde:

6. avtale som omfattes av § 8-7 fjerde ledd første punktum nr. 2 og 3, jf. annet punktum, dersom morselskapet eller den juridiske personen eier samtlige aksjer i selskapet,

§ 4-25 fjerde ledd første punktum skal lyde:

Selv om en aksjeeier anses bundet etter tredje ledd fjerde punktum, kan retten etter påstand fra aksjeeieren sette avtalen til side etter reglene i avtaleloven § 36.

Paragrafoverskriften til § 5-5 skal lyde:

§ 5-5 Ledelsens rett og plikt til å delta på generalforsamlingen

§ 5-5 første ledd skal lyde:

(1) Styrelederen, daglig leder og lederen for bedriftsforsamlingen skal delta på generalforsamlingen. Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, skal disse delta fysisk. Ved gyldig forfall skal det utpekes en stedfortreder. Andre styremedlemmer og andre medlemmer av bedriftsforsamlingen kan delta på generalforsamlingen. Disse kan delta elektronisk dersom generalforsamlingen blir holdt som fysisk møte.

§ 5-8 skal lyde:

§ 5-8 Gjennomføring av generalforsamling

(1) Generalforsamlingen skal holdes som møte. Styret bestemmer møteformen. Styrets myndighet etter annet punktum kan begrenses i vedtektene.

(2) Styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.

(3) Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, gjelder følgende regler:

a) Generalforsamlingen skal holdes i den kommune der selskapet har sitt forretningskontor, med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Generalforsamlingen kan holdes et annet sted hvis det er nødvendig av særlige grunner.

b) Aksjeeierne har rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Reglene i fjerde ledd gjelder tilsvarende.

(4) Blir generalforsamlingen holdt som elektronisk møte, skal styret sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

(5) Innkaller tingretten eller annen offentlig myndighet til generalforsamling, bestemmer disse møteformen.

(6) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

§ 5-8 a skal lyde:

§ 5-8 a Bekreftelse av elektronisk stemmegivning

(1) Ved elektronisk stemmegivning på generalforsamlingen skal selskapet elektronisk bekrefte mottak av stemmen til den som har avgitt stemmen. En aksjeeier kan innen fire uker etter generalforsamlingen kreve bekreftelse fra selskapet på at stemmen er gyldig registrert og medregnet, med mindre opplysningene allerede er tilgjengelige for aksjeeieren.

(2) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om bekreftelse av elektronisk stemmegivning, herunder format og tidsfrister.

§ 5-8 b første ledd skal lyde:

Det kan fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til slik stemmegivning. Reglene i § 5-8 a gjelder tilsvarende.

§ 5-10 nytt tredje ledd skal lyde:

(3) Innkallingen skal opplyse om møteformen, og eventuelt om fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk.

Nåværende tredje til sjette ledd blir nye fjerde til syvende ledd.

Nytt femte ledd første punktum skal lyde:

I selskaper som åpnerforstemmegivning før generalforsamlingen etter § 5-8 b, skal innkallingen opplyse om fremgangsmåten for dette.

§ 5-12 første ledd nytt fjerde punktum skal lyde:

Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, skal den som åpner møtet delta fysisk.

§ 5-12 tredje ledd nye tredje og fjerde punktum skal lyde:

Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, skal møtelederen delta fysisk. Velger generalforsamlingen møteleder, må denne velges blant dem som er fysisk til stede på generalforsamlingen.

§ 5-13 første punktum skal lyde:

Den som åpner møtet, skal før første avstemning opprette en fortegnelse over de aksjeeiere som deltar, enten selv eller ved fullmektig.

§ 5-16 andre ledd nytt første punktum skal lyde:

Protokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform.

Nåværende første til tredje punktum blir nye andre til fjerde punktum.

Nytt fjerde punktum skal lyde:

Fortegnelse over aksjeeiere som nevnt i § 5-13 skal inntas i eller vedlegges protokollen.

§ 5-16 tredje ledd første punktum skal lyde:

Protokollen skal signeres av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som deltar.

§ 6-11 første ledd skal lyde:

(1) Daglig leder og minst halvdelen av styrets medlemmer skal være

1. bosatt her i riket;

2. statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen eller statsborgere i Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland, når de er bosatt i en slik stat.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra første punktum.

§ 6-19 første og andre ledd skal lyde:

(1) Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

(2) Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte.

§ 6-36 andre ledd skal lyde:

(2) Medlemmer av og observatører i styret og daglig leder kan ikke være medlem av eller observatør i bedriftsforsamlingen. Minst halvdelen av bedriftsforsamlingens medlemmer skal være

1. bosatt her i riket;

2. statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen eller statsborgere i Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland, når de er bosatt i en slik stat.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra annet punktum. Lovens bestemmelser om bedriftsforsamlingens medlemmer gjelder for observatører og varamedlemmer så langt de passer.

§ 6-38 første ledd skal lyde:

(1) Bedriftsforsamlingens leder skal innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst en seksdel av medlemmene eller styret krever det. Behandlingsmåten skal være betryggende. Om ikke bedriftsforsamlingen for det enkelte tilfellet bestemmer noe annet, har styremedlemmer, observatører og daglig leder rett til å delta og til å uttale seg på møter i bedriftsforsamlingen. Styrets leder og daglig leder har plikt til å delta hvis ikke dette er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I det sistnevnte tilfellet skal det utpekes en stedfortreder. Om møteledelse og protokollering gjelder § 6-19 tredje ledd og § 6-29 tilsvarende. Om vedtaksførhet og avstemninger gjelder §§ 6-24 til 6-26 tilsvarende.

§ 7-5 skal lyde:

§ 7-5 Revisor deltar i generalforsamlingen

(1) Revisor skal delta i generalforsamlingen når de saker som skal behandles, er av en slik art at dette må anses som nødvendig. For øvrig har revisor rett til å delta i generalforsamlingen.

(2) Revisor kan delta elektronisk på generalforsamlingen. Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte, kan styret kreve at revisor deltar fysisk.

V

I lov 15. juni 2001 nr. 59 om stiftelser gjøres følgende endringer:

§ 27 andre ledd skal lyde:

Minst halvdelen av styrets medlemmer skal være

a) bosatt her i riket;

b) statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen eller statsborgere i Det forente kongerike Storbritannia og Nord-Irland, når de er bosatt i en slik stat.

§ 31 andre og tredje ledd skal lyde:

Styret skal behandle saker i fysisk eller elektronisk møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Behandlingsmåten skal være betryggende.

Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av de saker som blir behandlet. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve at saken blir behandlet i møte.

§ 31 femte ledd fjerde punktum skal lyde:

Protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen.

§ 36 nytt femte ledd skal lyde:

Vedtektene kan fastsette nærmere regler om saksbehandlingen. Dersom ikke annet følger av vedtektene, gjelder reglene om saksbehandling i styret så langt de passer.

VI

I lov 1. april 2005 nr. 14 om europeiske selskaper ved gjennomføring av EØS-avtalen vedlegg XXII nr. 10a (rådsforordning (EF) nr. 2157/2001) gjøres følgende endringer:

§ 9 nytt femte ledd skal lyde:

For daglig leder, ledelsesorganet og kontrollorganet gjelder ikke tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 første ledd.

§ 10 nytt fjerde ledd skal lyde:

For daglig leder og administrasjonsorganet gjelder ikke tilknytningskravet i allmennaksjeloven § 6-11 første ledd.

VII

I lov 29. juni 2007 nr. 81 om samvirkeforetak gjøres følgende endringer:

Ny § 6a skal lyde:

§ 6a Møte

Med møte er meint i denne lova møte kor dei som deltar anten er fysisk til stades på møtet (fysisk møte), eller deltek ved bruk av elektroniske hjelpemiddel (elektronisk møte).

§ 8 tredje ledd skal lyde:

(3) Stiftarane daterer og signerer eit stiftingsdokument. Når alle stiftarane har signert stiftingsdokumentet, er medlemskapane teikna og foretaket stifta.

§ 11 første ledd første punktum skal lyde:

Dersom ein eller fleire stiftarar skal gjere opp ein eventuell innskotsskyldnad med anna enn pengar, skal stiftarane setje opp, datere og signere ein opningsbalanse for foretaket som er i samsvar med lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap mv.

§ 12 første ledd skal lyde:

(1) Foretaket skal meldast til Foretaksregisteret innan tre månader etter at stiftingsdokumentet er signert.

§ 15 første ledd nr. 1 skal lyde:

1. rett til å bli innkalla og til å delta i årsmøtet, jf. §§ 46 og 36, jf. § 37,

Paragrafoverskriften til § 36 skal lyde:

§ 36 Rett til å delta. Fullmektig

§ 36 første ledd skal lyde:

(1) Alle medlemmane har rett til å delta i årsmøtet. Ein medlem kan delta ved fullmektig etter eige val, dersom ikkje vedtektene seier at medlemmane ikkje kan delta ved fullmektig. Ingen kan vere fullmektig for meir enn ein medlem, men der fleire har ein medlemskap saman, kan dei ha sams fullmektig. Retten til å delta kan ikkje avgrensast i vedtektene på anna vis enn det som følgjer av § 37.

§ 36 tredje ledd første punktum skal lyde:

Kvar medlem kan delta med ein rådgivar, som årsmøtet kan gi talerett.

§ 37 tredje ledd første punktum skal lyde:

Utsendingar kan ikkje delta ved fullmektig, men kvar utsending kan delta med ein rådgivar, som årsmøtet kan gi talerett.

§ 38 nytt tredje ledd skal lyde:

(3) Vedtektene kan fastsetje at medlemmane skal kunne røyste skriftleg, også ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i ein periode før årsmøtet. For slik røysting skal det nyttast ein forsvarleg metode for å autentisere avsendaren. Vedtektene kan fastsetje nærmare krav til slik røysting.

Paragrafoverskriften til § 40 skal lyde:

§ 40 Rett og plikt for leiinga til å delta på årsmøtet

§ 40 første ledd skal lyde:

(1) Styreleiaren og dagleg leiar skal delta på årsmøtet. Blir årsmøtet halde som fysisk møte, skal styreleiaren og dagleg leiar delta fysisk. Ved gyldig forfall skal det peikast ut nokon til å delta i staden. Andre styremedlemmar kan delta på årsmøtet. Blir årsmøtet halde som fysisk møte, kan slike styremedlemmar delta elektronisk.

§ 43 skal lyde:

§ 43 Vedtak av forenkla årsmøte

(1) I eit foretak som har færre enn 20 medlemmar, kan styret leggje fram ei sak til avgjerd av eit årsmøte som blir halde utan møte. Dette gjeld berre dersom styret finn at saka kan behandlast forsvarleg ved at den blir lagt fram skriftleg for medlemmane til avgjerd.

(2) Styret skal sende saksdokumenta med forslag til vedtak og grunngiving for forslaget til alle medlemmar med kjend adresse, og til dagleg leiar. Revisor skal få tilsendt dokumenta dersom saka som skal behandlast, gjer dette nødvendig. Fristen for å røyste skal opplysast. Den kan ikkje vere kortare enn fristen for å kalle inn til årsmøte, dersom ikkje alle medlemmane er samde om ein kortare frist. Medlemmane skal gjerast kjende med at dei kan krevje at saka blir lagt fram for eit årsmøte som blir halde sommøte.

(3) Reglane i lova om årsmøte gjeld tilsvarande så langt dei høver. Resultatet av røystinga skal førast inn i årsmøteprotokollen, som skal daterast, signerast av styreleiaren og sendast til alle medlemmane. Gitte røyster med innlegg til saka skal leggjast ved protokollen.

(4) Saka skal leggjast fram for eit årsmøte som blir halde sommøte, dersom dette blir kravd av ein styremedlem eller ein medlem innan fristen for å røyste skriftleg.

I avsnitt II i kapittel 5 skal ny § 44 lyde:

§ 44 Gjennomføring av årsmøte

(1) Årsmøtet skal haldast som møte. Styret avgjer møteforma. Styrets mynde etter andre punktum kan avgrensast i vedtektene.

(2) Styret skal syte for ei forsvarleg gjennomføring av årsmøtet.

(3) Blir årsmøtet gjennomført som fysisk møte, gjeld desse reglane:

a) Årsmøtet skal haldast i den kommunen der foretaket har forretningskontoret, om ikkje anna er fastsett i vedtektene. Årsmøtet kan haldast ein annan stad dersom det trengst av særlege grunnar.

b) Medlemmane har rett til å delta elektronisk, om ikkje styret meiner at det ligg føre sakleg grunn for å nekte. Reglane i fjerde ledd gjeld tilsvarande.

(4) Blir årsmøtet gjennomført som elektronisk møte, skal styret syte for at det finst system som sikrar at krav til årsmøte i lova er oppfylt. Systema må sikre at deltakinga og røystinga kan kontrollerast på ein forsvarleg måte, og det må nyttast ein forsvarleg metode for å autentisere avsendaren. I vedtektene kan det fastsetjast nærmare krav til elektronisk deltaking på årsmøtet.

(5) Kallar tingretten eller anna offentleg mynde inn til årsmøte, avgjer dei møteforma.

(6) Departementet kan gi forskrift med nærmare reglar om elektronisk deltaking på årsmøtet.

Nåværende § 44 blir ny § 45.

Nåværende § 45 oppheves.

§ 46 nytt tredje ledd skal lyde:

(3) Innkallinga skal opplyse om møteforma, og eventuelt om framgangsmåten for å delta og røyste elektronisk. I foretak som opnar for røysting før årsmøtet etter § 38 tredje ledd, skal innkallinga opplyse om framgangsmåten for dette.

Nåværende tredje ledd blir nytt fjerde ledd.

§ 48 første ledd nytt femte punktum skal lyde:

Blir årsmøtet halde som fysisk møte, skal den som opnar møtet delta fysisk.

§ 48 andre ledd nye tredje og fjerde punktum skal lyde:

Blir årsmøtet halde som fysisk møte, skal møteleiaren delta fysisk. Vel årsmøtet møteleiar, må denne veljast blant dei som er fysisk til stades på årsmøtet.

§ 49 første punktum skal lyde:

Den som opnar møtet, skal før første røysting setje opp ei liste over dei medlemmane som deltar, anten sjølve eller ved fullmektig.

§ 52 andre ledd nytt første punktum skal lyde:

Protokollen skal opplyse om tid for årsmøtet og møteform.

Nåværende første og andre punktum blir nye andre og tredje punktum.

§ 52 tredje ledd første punktum skal lyde:

Møteleiaren og minst ein annan person som årsmøtet skal velje mellom dei som deltek, skal signere protokollen.

§ 75 skal lyde:

§ 75 Krav om tilknyting

Dagleg leiar og minst halvdelen av styremedlemmane skal vere

1. busette her i riket;

2. statsborgarar i statar som er part i EØS-avtalen eller statsborgarar i Det sameinte kongeriket Storbritannia og Nord-Irland, når dei er busette i ein slik stat.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjere unntak frå første punktum.

§ 82 første og andre ledd skal lyde:

(1) Styret skal behandle sakene i møte om ikkje styreleiaren meiner at saka kan leggjast fram skriftleg eller takast opp på annan måte. Behandlingsmåten skal vere forsvarleg.

(2) Styreleiaren skal syte for at styremedlemmane lengst råd kan vere med på ei samla behandling av dei saker som blir behandla. Styremedlemmane og dagleg leiar kan krevje at saka blir behandla i møte.

§ 91 tredje ledd første og andre punktum skal lyde:

Protokollen skal signerast av styremedlemmane som har vore med på styrebehandlinga. Har styret minst fem medlemmar, og er vedtak gjort i møte, kan styret velje to til å signere.

§ 101 skal lyde:

§ 101 Revisor er med på årsmøtet

(1) Revisor skal delta i årsmøtet når det skal behandlast saker som gjer dette nødvendig. Utover dette har revisor rett til å delta i årsmøtet.

(2) Revisor kan delta elektronisk på årsmøtet. Dersom årsmøtet blir halde som fysisk møte, kan styret krevje at revisor deltek fysisk.

§ 111 første punktum skal lyde:

Styret i eit overdragande foretak skal gi opplysingar til sitt årsmøte og til styra i andre foretak som er med på fusjonen, om vesentlege endringar i eigedelar, rettar og skyldnader som har funne stad i tida mellom signeringa av fusjonsplanen og behandlinga av fusjonsplanen på årsmøtet.

§ 121 første ledd første punktum skal lyde:

Styret i det foretaket som skal delast, skal utarbeide og signere ein fisjonsplan som minst inneheld opplysingar om forhold som nemnt i § 104 andre ledd.

§ 122 første punktum skal lyde:

Styret i det foretaket som skal delast, skal gi opplysingar til sitt årsmøte og til styret i eit eksisterande overtakande foretak om vesentlege endringar i eigedelar, rettar og skyldnader som har funne stad i tida mellom signeringa av fisjonsplanen og behandlinga av fisjonsplanen på årsmøtet.

§ 147 første ledd skal lyde:

(1) Styret skal utarbeide og signere ein omdanningsplan med framlegg til vedtektsendring.

VIII

I lov 10. april 2015 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern gjøres følgende endringer:

§ 8-13 fjerde ledd fjerde punktum skal lyde:

Allmennaksjeloven § 6-19 første og annet ledd gjelder tilsvarende for direksjonens saksbehandling.

IX

I lov 14. desember 2018 nr. 95 om endringer i aksjelovgivningen mv. (oppløsning og avvikling, mellombalanser m.m.) oppheves i del I endringene i aksjeloven § 8-10 og i del II endringene i allmennaksjeloven § 8-10.

X

1. Loven gjelder fra den tid Kongen bestemmer. Kongen kan sette i kraft de enkelte bestemmelser til forskjellig tid.

2. Departementet kan gi nærmere overgangsbestemmelser.

Fotnoter

1)

https://aksjenorge.no/wp-content/uploads/2021/01/Statistikk-Fjerde-Kvartal-2020.pdf

2)

Bøhren, Ø., Christoffersen, S., & Lerfaldet, S. (2020): The Effect of Shareholder Turnout on Voting Rights and Separation. Tilgjengelig på SSRN: https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3555404