Forside

Regionalt planforum

– rettleiar om organisering og gjennomføring

Forord

Regionalt planforum er eit lovpålagt forum som fylkeskommunane har ansvar for. Føremålet med regionalt planforum er skape ein arena der statlege, regionale og kommunale interesser i konkrete plansaker skal bli klarlagde og freista samordna. Dette kan førebyggje konfliktar og leggje grunnlag for meir effektive planprosessar.

Denne rettleiinga er laga av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) for å styrkje bruken av regionalt planforum i alle fylka i landet. Rettleiinga er laga spesielt for fylkeskommunane, kommunane, fylkesmennene og andre myndigheiter som deltek i planforum.

Departementet ønskjer at rettleiinga skal bidra til ei meir einskapleg praktisering av regionalt planforum i fylka. Rettleiinga gir derfor innspel og inspirasjon til korleis ein kan gjennomføre gode møte og prosessar i planforum.

Oslo, november 2020

Revisjon april 2021

Tabell 3.1 er oppdatert

Fylkesmannen er endra til statsforvaltaren

Omtale av fylkeskommunen sine oppgåver i pkt. 4.1 er endra

1 Kvifor regionalt planforum?

Regionalt planforum er ein viktig arena for å klarleggje og samordne statlege, regionale og kommunale interesser i kommunale og regionale planprosessar. I planforum møter kommunane aktuelle regionale og statlege myndigheiter for å drøfte konkrete plansaker. Alle fylke har etablert regionale planforum, og arrangerer jamleg møte.

Planforum kan bidra til betre planar gjennom

betre samordning av forskjellige interesser

raskare avklaring av interessekonfliktar

færre motsegner og innvendingar

opnare og meir føreseielege planprosessar

meir samstemt praksis i plansakene i eit fylke

1.1 Regionalt planforum er lovpålagt

Regionalt planforum er heimla i plan- og bygningslova § 5-3, i kapitlet om medverknad i planlegginga.

§ 5-3 Regionalt planforum

I hver region skal det være et regionalt planforum. I planforumet skal statlige, regionale og kommunale interesser klarlegges og søkes samordnet i forbindelse med arbeidet med regionale og kommunale planer.

Regional planmyndighet oppretter regionalt planforum. Statlige og regionale organer og kommuner som er berørt av den aktuelle sak, skal delta. Andre representanter for berørte interesser kan inviteres til å delta i planforumets møter.

Regional planmyndighet har ansvar for planforumets ledelse og sekretariat.

Føresegna om regionalt planforum blei teken inn i plan- og bygningslova i 2008. Mange fylkeskommunar hadde etablert eit slikt forum, og hadde god erfaring med det. I 2017 blei avgjerda om at kvar region bør ha eit planforum, endra. Det er no ei lovpålagd oppgåve for fylkeskommunen å etablere ein arena der planmyndigheita kan møte aktuelle regionale og statlege myndigheiter for å få innspel i konkrete planprosessar.

Det er eit mål at diskusjonar i regionalt planforum skal bidra til tidleg avklaring og samordning av interesser i konkrete plansaker. Når vi tidleg får klargjort nasjonale og viktige regionale mål og omsyn, blir grunnlaget for planlegginga betre. Det reduserer behovet for motsegner og innvendingar i høyringsfasen. I Prop. 110 L (2016–2017) om endringar i plan- og bygningslova står det på side 55 følgjande om regionalt planforum:

«Regionalt planforum skal være en møteplass for klarlegging og samordning av de ulike interessene knyttet til generelle eller konkrete planspørsmål. Departementet mener en tidlig dialog i planforum vil kunne avklare interessekonflikter, og eventuelt løse disse, slik at man unngår innsigelser og innvendinger mot planforslagene. Regionalt planforum er tenkt som et fleksibelt og målrettet organ, der de statlige og regionale myndigheter, og kommuner som berøres av den enkelte sak, skal delta. Fylkeskommunen må være tydelig i formidlingen av hvilke typer saker som ønskes drøftet i planforum, og prioritere tiden til kommuneplaner, regionale planer og reguleringsplaner som berører nasjonale og viktige regionale interesser. Departementet mener at planforumet er viktig for kunnskapsutveksling mellom de ulike aktørene i planprosessen.»

Regionalt planforum har ikkje vedtaksmyndigheit eller ein formell meklingsfunksjon. Det er ikkje obligatorisk for fylkeskommunane og kommunane å bruke regionalt planforum i ein planprosess, men dei skal ha høve til å bruke det ved behov. Det er viktig at det er einigheit mellom fylkeskommunane og statlege etatar om oppgåvene og funksjonsmåten til forumet.

Fylkeskommunen har hovudansvaret for regional planlegging og for å rettleie kommunane i planlegging etter plan- og bygningslova. Det er også fylkeskommunen som har ansvaret for å opprette, organisere og leie regionalt planforum. Forumet skal i praksis vere ein felles arena for fylkeskommunen og staten på regionnivå i arbeidet med kommunale og regionale planar.

1.2 Arena for klarlegging og samordning

Regionalt planforum skal bidra til å klarleggje og samordne dei ulike interessene i kommunale og regionale planprosessar.

Hovudansvaret for å samordne statlege, regionale og kommunale interesser i ein planprosess ligg hos planmyndigheita, det vil seie kommunestyret for kommunale planar og fylkestinget for regionale planar. Planmyndigheita skal sørgje for at alle interesser kjem fram i planprosessen, avklare korleis dei skal integrerast i planløysinga, og gjere dei endelege avvegingane av kva interesser som skal vektleggjast. Dei aktuelle myndigheitene skal bidra til samordning gjennom samarbeid og medverknad i planprosessen. Ein viktig del av dette er å klargjere kva interesser og verdiar planmyndigheita må ta omsyn til i den konkrete planprosessen, jf. plan- og bygningslova § 3-2 tredje ledd:

«Alle offentlige organer har rett og plikt til å delta i planleggingen når den berører deres saksfelt eller deres egne planer og vedtak og skal gi planleggingsmyndighetene informasjon som kan ha betydning for planleggingen (...).»

For planmyndigheita er det avgjerande at handlingsrommet for samordning blir kjent og avklart gjennom planprosessen. Regionale og statlege myndigheiter må bidra til dette ved å gi tydeleg og konkret informasjon om statlege og vesentlege regionale interesser og omsyn. For at planforum skal vere ein arena som bidreg til å løyse interessemotsetningar og reduserer behovet for motsegner og innvendingar, må konfliktpotensialet klarleggjast tidleg.

1.3 Ein av fleire arenaer for medverknad

Plan- og bygningslova har fleire føresegner om medverknad i planlegginga. Regionalt planforum er ein av arenaene der dette skjer.

Det skal leggjast til rette for medverknad i alle planprosessar, og kommunen har eit særleg ansvar for å sikre aktiv medverknad frå grupper som krev spesiell tilrettelegging, jf. plan- og bygningslova § 5-1.

Høyring og offentleg ettersyn av planforslag skal sikre at myndigheiter, ramma partar og andre interesserte får høve til å komme med merknader og innspel til planarbeidet, jf. plan- og bygningslova § 5-2.

Regionalt planforum er ein medverknadsarena der statlege og regionale organ og kommunar møtest for å drøfte den aktuelle plansaka og få til samordning på tvers av sektorar og forvaltningsnivå, jf. plan- og bygningslova § 5-3.

Aktuelle myndigheiter kan komme med motsegn for å sikre at nasjonale og vesentlege regionale interesser blir tekne omsyn til i kommunale planar. Retten til å fremje motsegn kan falle bort dersom den aktuelle myndigheita ikkje har delteke i planprosessen, jf. plan- og bygningslova §§ 5-4 og 5-5.

1.4 Fylkeskommunen som planfagleg rettleiar

Fylkeskommunen har ansvar for regional planlegging og for å rettleie og hjelpe kommunane i planleggingsoppgåvene deira, jf. plan- og bygningslova §§ 3-2 og 3-4. Den planfaglege rettleiinga skjer gjennom generell kompetanseheving og ved handsaming av konkrete plansaker. Fylkeskommunen skal samarbeide med Statsforvaltaren om rettleiingsoppgåvene.

Oppgåva som planfagleg rettleiar kjem i tillegg til rolla som regional planmyndigheit og fagmyndigheit på ulike område som til dømes kulturminnevern, samferdsel og folkehelse.

I oppstartsfasen til kommunale planprosessar skal fylkeskommunen gi tilbakemelding på om planane er i strid med nasjonale og regionale mål og retningslinjer eller sektorlover som fylkeskommunen har ansvar for. Fylkeskommunen gir òg planfaglege råd og merknader for å unngå motsegn ved høyring.

Regionalt planforum bør ikkje nyttast som ein generell rettleiingsarena. Her skal konkrete plansaker diskuterast med tanke på å formidle nasjonal og regional politikk, og deltakarane skal gi planfaglege råd i samsvar med ansvarsområda myndigheitene er tillagde. Desse kjem mellom anna fram i vedlegg til rundskriv H-2/14 Retningslinjer for innsigelse i plansaker etter plan- og bygningsloven.

Ved å reindyrke regionalt planforum som ein arena der ein klargjer og samordnar interesser i konkrete saker, bidreg vi til å styrkje autoriteten til og betydninga av forumet.

1.5 Suksesskriterium for regionalt planforum

Mange opplever regionalt planforum som ein nyttig arena, og særleg tre eigenskapar blir trekte fram som viktige:

Planforum er ein fast arena for dialog om konkrete plansaker.

Planforum aukar forståinga for rammene, moglegheitene og avgrensingane til aktørane.

Regionalt planforum har ein konfliktavklarande funksjon.

«I regionalt planforum får vi nødvendige avklaringer og innspel til det kommunale planarbeidet.»

Hans Erik Ringkjøb, ordførar i Voss kommune

«Kommunen har stor nytte av regionalt planforum sidan det er eit høve for kommunen til å drøfte planar med dei som etter lova er høyringsinstansar og eventuelt har motsegnsrett.»

Jon Askeland, ordførar i Radøy kommune

Organiseringa og gjennomføringa av møte i planforum varierer frå fylke til fylke og frå sak til sak. Det er likevel nokre suksesskriterium som går att, og som kan gi eit godt grunnlag for opplegget i alle fylka.

Suksesskriterium

Aktørane har felles forståing av føremålet med planforum.

Møta er godt førebudde

Relevant planmateriale blir sendt ut i god tid før møtet.

Problemstillingane som skal diskuterast, er konkretiserte.

Fylkeskommunen gir planforum autoritet og prioritet

Det blir sett av tilstrekkeleg ressursar til planlegging og gjennomføring av møta.

Møteleiaren har erfaring og bidreg til gode diskusjonar.

Møteplanen er føreseieleg.

Dei riktige deltakarane er med

Myndigheiter som er rørte ved av saka, deltek og er godt førebudde.

Møtedeltakarane har gjort interne avklaringar før møtet.

Møtedeltakarane har tilstrekkeleg mandat til å klargjere interesser og bidra til samordning.

Det blir ført referat frå møtet

Problemstillingar som blei tekne opp før møtet, blir svarte ut eller følgde opp i etterkant.

I kapitla under er desse punkta nærmare beskrivne.

2 Kva saker er aktuelle for planforum?

Regionalt planforum er særleg eigna for å drøfte kommunale planar, men kan og vere nyttig i regionale og statlege planprosessar. Dette kapitlet har tilrådingar i høve til dei ulike plantypane.

Arealdelen til kommuneplanen, kommunedelplanar og områdereguleringar bør alltid takast opp i regionalt planforum før dei blir lagde ut til offentleg ettersyn. Det same gjeld detaljreguleringar som kjem i konflikt med nasjonale eller vesentlege regionale interesser, og som angår fleire myndigheiter.

Planar som er aktuelle for regionalt planforum

kommuneplanar og kommunedelplanar

områdereguleringar

detaljreguleringar som kjem i konflikt med nasjonale og viktige regionale interesser, og som angår fleire myndigheiter

regionale planar

interkommunale planar

statlege arealplanar

regional og kommunal planstrategi, strategiske planprogram, andre saker

2.1 Planforum og ulike plantypar

Samfunnsdelen i kommuneplanen er eit lokalpolitisk verktøy som set mål og strategiar for utviklinga i kommunesamfunnet og for den kommunale verksemda. Kommunane kan bruke regionalt planforum til å drøfte og få innspel til ulike problemstillingar. Dette vil vere særleg aktuelt når samfunnsdelen omfattar langsiktige arealstrategiar. Deltakarane i planforum må veljast ut frå spørsmåla kommunen ønskjer å ta opp. Det betyr at det kan vere behov for representantar frå fleire avdelingar i ein etat, avhengig av kva tema som er aktuelle.

Arealdelen til kommuneplanen bør alltid drøftast i regionalt planforum, og gjerne fleire gonger i løpet av planprosessen. Det er særleg aktuelt at arealdelen blir teken opp i planforum når planprogrammet blir utarbeidd, og før planen blir lagd ut til offentleg ettersyn. Kommunedelplanar som rører ved nasjonale eller vesentlege regionale interesser, bør òg drøftast i planforum.

Områdereguleringarkan dekke store areal og innehelde komplekse problemstillingar som det er nyttig å drøfte i planforum. Planane bør takast opp i regionalt planforum før offentleg ettersyn.

Detaljreguleringar bør takast opp i planforum viss dei kjem i konflikt med nasjonale og viktige regionale interesser som angår fleire myndigheiter. Konkrete problemstillingar knytte til enklare og lite konfliktfylte reguleringsplanar, bør avklarast gjennom direkte kontakt mellom kommunen og dei aktuelle myndigheitene.

Regionale planar skal leggjast til grunn for kommunal og statleg planlegging og verksemd. I regionale planprosessar kan det vere nyttig å bruke regionalt planforum til å diskutere målet og handlingsrommet til planen tidleg i planprosessen. Diskusjonar i planforum kan også bidra til å skape einigheit om løysingar i planforslaget, slik at det ikkje er behov for å komme med motsegner. Regionalt planforum kan vere spesielt effektivt når fylkeskommunen ønskjer å drøfte regional plan med aktuelle statlege sektormyndigheiter samtidig. Regionalt planforum kan også brukast som arena for dialog med kommunane.

Statleg plan har dei same krava til prosess og medverknad som ein kommunal planprosess. Føresegnene om motsegn og klage gjeld ikkje for statlege planar. Regionalt planforum kan likevel vere ein god samordningsarena for aktuelle kommunar, fylkeskommunar og statlege sektorstyremyndigheiter.

Regional planstrategi rører ved alle kommunane i fylket og statlege myndigheiter. Medverknad og involvering i prosessen er viktig, og fleire fylkeskommunar organiserer omfattande prosessar med kommunane. Det er opp til fylkeskommunane om dei vil nytte regionalt planforum som ein arena for å drøfte regional planstrategi, eller om dei vurderer andre arenaer som meir føremålstenlege. Regionalt planforum kan vere særleg aktuelt når fylkeskommunen ønskjer å drøfte regional planstrategi med statlege sektormyndigheiter.

Kommunal planstrategi blir utarbeidd éin gong i kvar valperiode, og blir teke opp i regionalt planforum i nokre fylke. Fylkeskommunane bør i samråd med kommunane vurdere om kommunale planstrategiar skal takast opp i regionalt planforum, eller om andre arenaer eignar seg betre. Sidan alle kommunane skal vedta planstrategi same år, kan dette ta ein stor del av kapasiteten til forumet.

Andre saker: Nokre fylkeskommunar opnar for at kommunane i regionalt planforum kan ta opp planfaglege spørsmål som ikkje er knytte til konkrete planar etter plan- og bygningslova. Det kan gjelde uformelle planprosessar, planar og prosessar etter andre lover, og så vidare. Planforum er eit fleksibelt organ og kan vere ein nyttig arena for å få til ein samstemd planpraksis i fylket. Det bør likevel vurderast om det er andre arenaer, til dømes nettverkssamlingar, som er meir føremålstenlege for kompetanseheving og diskusjonar om planfaglege spørsmål som rører ved fleire kommunar.

2.2 Prioritering av saker

Dersom det ikkje er kapasitet til å drøfte alle sakene som blir melde inn til regionalt planforum, må fylkeskommunen vurdere kva planar som skal prioriterast. Den enkelte fylkeskommunen må ta stilling til dette i samråd med kommunane og statlege myndigheiter.

For å vurdere om ein plan skal prioriterast i regionalt planforum, bør desse kriteria leggjast til grunn:

Er planen i strid med nasjonale og/eller viktige regionale interesser?

Er planen i strid med overordna planar?

Reiser planen spørsmål som rører ved fleire myndigheiter og krev samordning?

Er planforum den føretrekte og best eigna arenaen for å sikre avklaring og samordning for den konkrete planen?

Arealdelen til kommuneplanen og større, komplekse reguleringsplanar fell som regel alltid inn under desse kriteria, og bør dermed prioriterast.

2.3 Kva tid bør planar takast opp i planforum?

Planar kan takast opp i regionalt planforum i alle fasar i planprosessen. Denne fleksibiliteten er føremålstenleg, sidan det kan komme opp problemstillingar som bør drøftast med fleire aktørar i alle planfasane. Generelt har diskusjonar i planforum størst nytte tidleg i planprosessen, før det er utarbeidd eit endeleg planforslag. Samtidig er det viktig at det har vore arbeidd tilstrekkeleg med planen, slik at ein ser kva problemstillingar som er aktuelle. Planforum bør i størst mogleg grad brukast før planane blir lagde ut på høyring og til offentleg ettersyn.

Figur 2.1 Anbefalte tidspunkt for drøfting av planar i regionalt planforum.

Figur 2.1 viser at det kan vere aktuelt å drøfte planar i regionalt planforum i oppstartsfasen, i planleggingsfasen og ved handsaming av planforslaget. Figuren viser òg kva tidspunkt som er særleg aktuelle i kvar fase. For store, komplekse planar som arealdelen til kommuneplanen, kan det vere aktuelt å avtale to eller fleire møte i planforum, til dømes eitt ved oppstart og utarbeiding av planprogram og eitt før høyring av planforslaget.

I dei fleste planprosessane har planforum størst nytte i planleggingsfasen. Denne fasen omfattar arbeidet med å få fram eit godt kunnskapsgrunnlag, gjere analysar og vurdere moglege planløysingar. Som grunnlag for å utarbeide det formelle planforslaget er det sentralt å få fram alle viktige omsyn, interesser, moglegheiter og moglege interessekonfliktar i denne fasen av arbeidet. Regionalt planforum kan bidra til å klargjere og samordne interesser før ein legg ressursar i å utarbeide det formelle planforslaget. Dette er samtidig ein fase av arbeidet der dei viktigaste problemstillingane i planen er kjende.

I komplekse og strategisk viktige plansaker kan det vere nyttig å utarbeide eit drøftingsutkast. Det kan brukast som grunnlag for innspel og dialog med lokalbefolkninga, politikarane og statlege myndigheiter. Eit drøftingsutkast er ikkje lovpålagt, men vil òg gi eit godt grunnlag for diskusjonar i planforum.

For planar med krav om planprogram etter forskrift om konsekvensutgreiingar kan det vere aktuelt å drøfte plansaka i regionalt planforum i oppstartsfasen, før eller under høyring av planprogrammet. Det er særleg aktuelt ved utarbeiding av kommuneplanen sin arealdel og komplekse reguleringsplaner der det er behov for å drøfte kva tema som skal konsekvensutgreiast. Dersom dei aktuelle myndigheitene meiner at planen kan komme i konflikt med nasjonale eller regionale omsyn innanfor ansvarsområdet deira, skal dette komme fram av høyringsfråsegna til planprogrammet.

Eit planprogram kan brukast til å avklare og fastsetje overordna rammar for seinare reguleringsplanar for eit område og for fleire reguleringsplanprosessar innanfor eit større område, jf. forskrift om konsekvensutgreiing § 32. Det vil ofte vere føremålstenleg å drøfte slike strategiske planprogram i planforum, for å få ein heilskapleg og samla dialog om dei strategiske vala som skal fastleggjast gjennom planprogrammet.

I planprosessar der plansaka blir teken opp i planforum berre éin gong, bør det skje før det er laga eit endeleg planforslag. Grunnlaget for å utforme planforslaget blir avklart i oppstartsfasen og planleggingsfasen, og det gir derfor størst nytte å leggje saka fram i planforum før ein kjem til handsamingsfasen.

I nokre saker kan det likevel vere nyttig å ha det siste møtet i planforum etter at det endelege planforslaget er utarbeidd. Det kan vere store endringar i planforslaget sidan førre møte i planforum, eller ny kunnskap som bør kome fram frå sektormyndigheitene, Då får ein høve til å sjekke ut tema som har vore drøfta i tidlegare møte, og få avklart eventuelle interessekonfliktar før planen blir lagd ut til høyring og offentleg ettersyn.

Sjølv om planforum har størst nytte tidleg i planlegginga, kan det òg brukast i høyringsperioden, eller etter høyring. Det kan vere aktuelt dersom det er mange merknader og motsegner i høyringa, og behov for å diskutere endringar i planen med fleire myndigheiter. Planforum kan her utfylle dialog med sektormyndigheitene og statsforvaltaren sine møte knytt til samordning av statlege motsegn. Dei formelle avklaringane av motsegner i sluttfasen av planprosessane skjer ved dialog med sektormyndigheitene, mekling hos statsforvaltaren, eller ved at planen blir vedteken i Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

2.4 Ansvaret og oppgåvene til aktørane

2.4.1 Ansvaret til fylkeskommunen

Det er fylkeskommunane som har ansvar for å opprette regionalt planforum, leie møta og vere sekretariat. Dette er ei lovpålagd oppgåve, og det er viktig at det blir sett av tilstrekkeleg med ressursar og kompetanse til arbeidet. Saksmengda avgjer kva som er tilstrekkeleg. Det er viktig for legitimiteten og autoriteten i forumet at arbeidet er godt forankra i leiinga i fylkeskommunen. I ansvaret til fylkeskommunen ligg det òg å etablere gode rutinar for å førebu og gjennomføre møte og skrive referat frå møta.

Det er som regel kommunane eller fylkeskommunen som tek initiativ til å diskutere saker i planforum. I nokre fylke vil det vere kommunar som sjeldan eller aldri legg fram planar i regionalt planforum. I slike tilfelle bør fylkeskommunen ta ei meir offensiv og oppsøkjande rolle, ved å invitere kommunen til planforum når ein veit om planarbeid det er nyttig å diskutere i forumet. Ei slik oppsøkjande rolle kan òg innebere å leggje til rette gjennom for eksempel videomøte eller å halde møtet i den aktuelle kommunen, gjerne med synfaring. Fylkeskommunen kan òg informere kommunane om tilbodet om planforum i fråsegner ved varsel om oppstart av planarbeid.

Det er viktig å leggje møta i regionalt planforum opp på ein måte som gjer at alle kommunar, både små og store, og med ulik kompetanse, opplever forumet som nyttig.

I tillegg til å leie møta har fylkeskommunen eit viktig ansvar som regional planmyndigheit og fagmyndigheit. Her har fylkeskommunen dei same oppgåvene og ansvaret som dei statlege deltakarane (sjå punkt 2.4.3).

I nokre fylke har regional stat og fylkeskommunen formøte i forkant av planforum. Det er nyttig for møteleiaren og kan bidra til å effektivisere møta.

Fylkeskommunen sine oppgåver i regionalt planforum

lage rutinar for regionalt planforum

setje opp møteplan for minst eit halvt år om gongen

avklare fylkeskommunen sine interesser i sakene

arrangere formøte med statlege myndigheiter ved behov

bidra til at alle interesserblir klarlagde og freista samordna i møta

arkivere referat frå møta

2.4.2 Ansvaret til kommunane

Kommunane har ansvar for kommunal planlegging etter plan- og bygningslova, og skal òg ta omsyn til regionale og nasjonale interesser. I dette ligg ansvaret for å samordne og vege ulike interesser opp mot kvarandre. Kommunane har ansvar for å leggje til rette for medverknad frå aktuelle myndigheiter og andre aktuelle partar. Det gjeld òg når planane blir utarbeidde av private forslagsstillarar eller andre offentlege organ.

Regionalt planforum gir kommunane høve til å møte ulike statlege og regionale myndigheiter samla for å drøfte og få innspel til konkrete plansaker.

I overordna planarbeid og i reguleringsplanar som rører ved nasjonale eller vesentlege regionale interesser, bør kommunane alltid ta saka opp i planforum. Ved oppstart av eit planarbeid, inkludert oppstartsmøte med private tiltakshavarar, bør kommunen vurdere om det er problemstillingar i planarbeidet som bør drøftast i regionalt planforum.

Kommunen bør i førebuingane til møte i planforum involvere ulike avdelingar og fagfelt som er rørte ved av plansaka, inkludert dei som representerer interessene til barn og unge.

Kommunen sine oppgåver i regionalt planforum

melde inn saker i god tid

sende relevant planmateriale til fylkeskommunen i god tid

formidle tydeleg kva problemstillingar ein ønskjer innspel til

presentere saka i møtet

2.4.3 Ansvaret til statlege myndigheiter

Statlege myndigheiter har rett og plikt til å delta i planlegginga når ho rører ved saksområdet deira. Myndigheitene skal mellom anna gi informasjon om nasjonale og vesentlege regionale interesser som har betyding for planlegginga.

Fylkesmennene og andre statlege myndigheiter skal delta aktivt i regionalt planforum og bidra til å løyse vanskelege saker. Det er viktig at sektormyndigheitene er tydelege i formidlinga av interesser og omsyn i oppstartsfasen, slik at ein kan avklare interessekonfliktar, planfaglege manglar og juridiske feil før høyring og offentleg ettersyn av planen.

Ved førebuing til møta er det viktig å involvere alle avdelingar som er ramma av plansaka, slik at ulike interesser blir tekne omsyn til og representerte i planforum.

Statlegemyndigheiter sine oppgåver i regionalt planforum

delta i aktuelle møte

avklare etaten sine interesser i saka

informere om nasjonale og viktige regionale interesser i møtet

vere løysingsorienterte og bidra til samordning

2.4.4 Forholdet mellom regionalt planforum og statsforvaltaren si samordning av statlege motsegn

Statsforvaltaren samordnar statlege motsegn, og skal òg bidra til at regionalt planforum blir brukt aktivt av aktuelle statlege myndigheiter og kommunane i fylket. Mange fylkesmenn tilbyr dialogmøte, der målet er å løyse statlege motsegner før dei blir sende til kommunane. Mekling er formelle forhandlingar etter andre behandling i det faste utvalet for plansaker, når ei motsegn har blitt fremja og partane ikkje har blitt einige gjennom dialog. Statsforvaltaren har ansvaret for meklinga.

Rolla og oppgåva til fylkeskommunen i regionalt planforum skil seg frå oppgåvene til statsforvaltaren med samordning av statlege motsegner og mekling i motsegnssaker. Medan planforum er ein viktig arena for dialog tidleg i planprosessen, er statsforvaltaren sine dialogmøta og meklingsmøte, arenaer for å løyse motsegn seinare i planprosessen. Planforum skal bidra til å avklare interesser og førebyggje motsegn.

Før mekling vil det som regel vere dialog mellom kommunen og motsegnsmyndigheita. Dersom det er mange motsegn og merknader til ein plan, kan det vere aktuelt å diskutere saka i planforum.

3 Kven deltek i planforum?

3.1 Offentlege myndigheiter

Regionalt planforum er først og fremst ein arena der offentlege organ drøftar konkrete plansaker. Dei statlege og regionale myndigheitene og kommunane som har interesser i den enkelte saka, deltek i møta. Statsforvaltaren og fylkeskommunen har ansvar for mange fagområde, og bør derfor delta fast i planforum. Andre myndigheiter deltek når sakene rører ved ansvarsområda deira.

Kommunane og fylkeskommunane kan be om at bestemde fagmyndigheiter deltek i planforum. Fylkeskommunane bør aktivt oppmode kommunane til å bruke regionalt planforum i viktige saker, og bidra til at aktuelle myndigheiter deltek i møta. Statsforvaltaren skal òg bidra til at statlege fagmyndigheiter deltek i planforum når aktuelle saker skal takast opp.

I vedlegg til rundskriv H-2/14 om motsegner i plansaker etter plan- og bygningslova er det ei liste over myndigheiter med motsegnskompetanse og kva som er deira ansvarsområde, sjå tabellen under. Myndigheitene skal inviterast til regionalt planforum dersom planen angår deira fagområde.

Kven

Ansvarsområde og ansvarleg departement

Andre kommunar

saker som er av vesentleg betydning for kommunen

Statsforvaltaren

forureining inkludert støy, lokalluft og klima, vassmiljøkvalitet, naturmangfald, landskap, friluftsliv, strandsone, samordna areal- og transportplanlegging, handelsverksemd, tilstrekkeleg bustadbygging (KLD/KMD)

folkehelse inkludert miljøretta helsevern (HOD)

interessene til barn og unge (BFD/KD)

universell utforming (KUD)

samfunnstryggleik, risiko og sårbarheit (JD)

jord- og skogbruk herunder kulturlandskap (LMD)

reindrift (LMD)

gravplassar (BFD)

Fylkeskommunane

kulturmiljø, friluftsliv, samordna areal- og transportplanlegging, handelsverksemd, regional plan og planstrategi (KLD/KMD)

interessene til barn og unge (BFD/KD)

universell utforming (KUD)

fylkesvegar (SD)

havbruksinteresser, akvakultur (NFD) 

Avinor AS

luftfartsanlegg drivne av Avinor (SD)

Bane NOR SF

jernbanar, jernbanetransport (DS)

Direktoratet for mineralforvaltning

mineralske førekomstar, massetak, bergverk (NFD)

Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap

verksemder som handterer farlege stoff, transport av farleg gods, branntryggleik inkludert tunellar og underjordiske anlegg (JD) 

Direktoratet for samfunnstryggleik og beredskap, sivilforsvarsdistrikta

tilfluktsrom

Fiskeridirektoratet sine Regionkontor

fiskeri, tang- og tarehausting (NFD)

Forsvarsbygg

interessene til Forsvaret (FD)

Kystverket

havne- og farvannsforvalting, utnytting av sjøområde, kaianlegg, sjøtransport (SD) 

Luftfartstilsynet

støyomsyn ved lufthavnsdrift og reglane om luftfartshinder, offentlege lufthamner som ikkje er drivne av Avinor (SD) 

Mattilsynet

fiskehelse og fiskevelferd (NFD)

drikkevatn (HOD) 

Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE)

spørsmål om energi, skred, flaum, vassdrag og grunnvatn (OED)

Oljedirektoratet

etablerte og planlagde landanlegg og røyrleidningar for petroleumsverksemd knytt til utvinning av petroleum på norsk kontinentalsokkel (OED) 

Politidistrikta

kriminalitetsførebygging (JD)

Riksantikvaren

kulturmiljø (KLD) 

Sametinget

samiske kulturmiljø (KLD/KMD)

samisk kultur og næringsutøving 

Statens vegvesen

riksvegar, vegtransport (SD)

Statsbygg

byggje- og eigedomspolitikk og samfunnspolitiske mål i forhold til arkitektur (KMD)

Det kan òg vurderast om andre offentlege aktørar skal inviterast dersom det er behov for kompetansen deira. Husbanken kan vere eit døme på ein slik aktør.

3.2 Kva rolle har deltakarane i planforum?

Kommunen (for kommunale planar) og fylkeskommunen (for regionale planar) vel sjølve kven som skal representere dei og presentere plansaka i planforum. Kommunen kan delta på politisk og/eller administrativt nivå, eventuelt med bistand frå privat forslagsstillar og plankonsulent.

Kommunen skal alltid delta i planforum, og kan ikkje la private tiltakshavarar presentere saka aleine. Dersom kommunen har med seg tiltakshavar og konsulent i planforum, er det viktig å vere bevisst at det er kommunen som er planmyndigheit, og at rolla til konsulenten er å hjelpe kommunen.

Dei som skal delta i regionalt planforum må ha tilstrekkeleg mandat til å klargjere interessene til etaten og til å bidra i drøftingane for å finne løysingar og leggje til rette for samordning. Dei må ha myndigheit og kompetanse som står i forhold til dei spørsmåla plansaka reiser. Det krev til dømes ein annan kompetanse å gi innspel til ein overordna strategisk samfunnsdel enn til ein konkret reguleringsplan med konfliktpotensial. Det er òg føremålstenleg at nivået på deltaking er samstemt mellom dei ulike myndigheitene.

For at planforum skal vere mest mogleg nyttig for dei frammøtte, er det viktig at deltakarane har sett seg godt inn i materialet som er sendt ut på førehand, og problemstillingane som skal drøftast. Nokre gonger kan kontakt med representantar for andre interesse vere ein nødvendig del av førebuingane.

3.3 Andre deltakarar

Planforum er først og fremst ein arena for å sikre medverknad og samordning av innspel frå offentlege myndigheiter. Medverknad frå private organisasjonar og institusjonar bør primært sikrast gjennom ordinære medverknadsprosessar.

Plan- og bygningslova opnar likevel for at andre representantar for aktuelle interesser kan inviterast til planforum, jf. Ot.prp. nr. 32 (2007–2008) om plan- og bygningslova s. 191:

«I de samiske bruksområdene skal så vidt mulig representanter for samiske interesser og reindriftens styrings- og forvaltningsorganer delta. Også andre kan inviteres.»

Dersom fylkeskommunen vil opne for at interesseorganisasjonar og andre kan delta i planforum, bør ein avklare dette med planmyndigheita og myndigheitene som deltek i møtet. Det må òg vurderast om dei som deltek i møtet, skal ha talerett. Enkelte fylkeskommunar har laga mandat for deltakinga til interesseorganisasjonar i planforum.

4 Innmelding av saker og innkalling til møte

4.1 Møteplan og bestilling av møte

Vanlegvis er det kommunane og fylkeskommunane som melder inn saker til regionalt planforum. Fylkeskommunen og statlege myndigheiter kan òg oppmode kommunar og fylkeskommunar til å melde inn planar dei meiner bør diskuterast i eit tverrfagleg forum.

Fylkeskommunane bør ha informasjon lett tilgjengeleg på nettsidene sine om møtedatoar og korleis ein melder inn saker. Det bør setjast opp ein møteplan for minst eit halvt år om gongen. Møteplanen blir gjord kjend for sektormyndigheitene slik at dei kan planleggje deltakinga i møta. Talet på møte i planforum må tilpassast behovet. Mange fylke opplever aukande interesse for planforum og arrangerer møte kvar 14. dag.

Myndigheiter med ansvar for større samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur kan etter samråd med planmyndigheita utarbeide og fremje forslag til arealplan for slike tiltak, og leggje planane ut til offentleg ettersyn, jf. plan- og bygningslova § 3-7. I desse sakene er det som regel myndigheita som utarbeider planforslaget, som ber om møte i planforum, til dømes Bane NOR for jernbaneplanar. Aktuelle kommunar kan òg be om at slike saker blir tekne opp i planforum.

4.2 Innmelding av saker

Kommunar og andre bør melde inn saker til planforum i god tid, seinast tre veker før møtet. Fylkeskommunen stadfestar møtedatoen og informerer om kva materiale som må leverast før møtet, jf. pkt. 4.3.

Mange fylkeskommunar har laga eit eige skjema for innmelding av saker. Skjemaet gir informasjon om plantype, kvar planområdet ligg, om planforslaget er i konflikt med regionale eller nasjonale interesser, om det er sektormyndigheiter som er særleg berørte, og kva problemstillingar planmyndigheita ønskjer å drøfte. Skjemaet gir fylkeskommunen eit grunnlag for å vurdere om saka bør takast opp i planforum, og kva problemstillingar som er aktuelle.

Her er eit forslag til mal for innmelding av saker

Om planmyndigheita

Ønskt møtedato etter møteplan

Kommune

Namnet og rolla til deltakarar frå kommunen, privat forslagsstillar, plankonsulent

Om plansaka

Plantype og namn

Kort om bakgrunn og føremålet med planen

Status i planprosessen (varsel om oppstart / under utarbeiding / offentleg ettersyn / anna)

Lokalisering av planområdet vist på kart

Er planforslaget i tråd med overordna plan?

Er det kjende konfliktar med nasjonale og regionale interesser? I tilfelle kva for nokre?

Er det andre utfordringar av overordna karakter?

Kva konkrete problemstillingar er det ønskjeleg å drøfte i planforum?

Kva regionale og statlege myndigheiter, eventuelt Sametinget og aktuelle nabokommunar, bør delta i møtet?

Annan relevant informasjon

4.3 Grunnlagsmateriale for møtet

For at planmyndigheita skal få god nytte av diskusjonen i planforum, er det viktig at møtedeltakarane er godt førebudde. Vi tilrår derfor at planmyndigheita sender relevant planmateriale til fylkeskommunen seinast to veker før møtet. Kva som er relevant planmateriale, kjem an på både sjølve plansaka og kor langt i prosessen saka er kommen. Materialet bør gi tilstrekkeleg informasjon til at aktuelle myndigheiter kan vurdere om dei skal delta på møtet, og ha ei meining om dei aktuelle problemstillingane.

I tillegg til ein presentasjon av planen og problemstillingane han reiser, er det ein fordel om planmyndigheita presiserer kva problemstillingar ein ønskjer å diskutere i planforum. Grunnlagsmaterialet som blir sendt inn til møtet, bør vere meir detaljert enn informasjonen som blei brukt då saka blei meld inn.

Fylkeskommunane må sende grunnlagsmaterialet vidare til deltakarane i planforum slik at dei får tid til å førebu seg til møtet.

4.4 Innkalling og deltaking

Innkallingane til møta i regionalt planforum skal sendast til regionale og statlege myndigheiter slik at dei kan vurdere om dei bør delta på møtet. I innkallinga bør det komme fram kva myndigheiter og fagområde som er rørte ved av saka.

Innkallinga bør sendast ut seinast to veker før møtet, med unntak av i hastesaker. Innkallinga bør innehalde ein dagsorden for møtet og grunnlagsmaterialet for kvar sak.

Dersom fylkeskommunen ser at planforslaget angår ein annan kommune, skal invitasjonen sendast til denne kommunen med ei oppmoding om at dei deltek.

Dei enkelte myndigheitene vurderer om dei skal delta i møtet, og kven som skal delta, ut frå planområdet, planinnhaldet og eige ansvarsområde. Myndigheiter med fleire ansvarsområde må vurdere om det er behov for at fleire personar deltek i møtet, eller om ein person kan sikre interessene som er aktuelle i saka.

For at fylkeskommunen skal ha oversikt over kven som kjem, og kva fagområde dei representerer, bør deltakarane så snart som mogleg gi tilbakemelding til fylkeskommunen om deltakinga.

5 Organisering av møta

Fylkeskommunen har ansvar for å arrangere og leie møta i regionalt planforum. Dei fleste fylkeskommunane arrangerer møta i lokala til fylkeskommunen. Nokre fylkeskommunar opnar for å halde regionalt planforum i den kommunen som har ei sak. Det kan til dømes vere aktuelt i saker der det er nyttig med ei synfaring.

Det bør alltid vere mogleg å delta i møte i planforum via video. Det sikrar at myndigheiter som har lang reiseveg eller avgrensa kapasitet, likevel kan delta i møtet.

Møta i regionalt planforum bør leggjast opp slik at det blir rom for god dialog og moglegheit for konkrete avklaringar.

5.1 Gjennomføring av møte

Erfaringane viser at god møteleiing er viktig for å gi planforum tilstrekkeleg tyngde og legitimitet. I fleire fylke er det leiaren som har ansvar for plansaker, som har denne rolla.

Dagsorden for møta i planforum bør sendast ut i god tid slik at deltakarane kan førebu seg. Møtet bør innleiast med at kommunen eller fylkeskommunen gir ein presentasjon av planarbeidet og dei aktuelle problemstillingane.

Eksempel på dagsorden i regionalt planforum

velkommen

føremålet med og forventningane til møtet

presentasjon av deltakarane og fagområda deira

presentasjon av plansaka og tema for eventuell konsekvensutgreiing ved planmyndigheita

oppklarande spørsmål

runde rundt bordet basert på problemstillingane som er belyste i forkant av møtet

eventuelle andre innspel

drøfting av moglege løysingar i plenum

oppsummering

Ein viktig premiss for eit godt møte er at deltakarane har sett seg godt inn i saka. Det er òg viktig at innspela frå myndigheitene er konkrete, slik at dei bidreg til å klargjere interessene i planområdet. Det er ofte mange deltakarar i planforum, og det er viktig at innlegga er korte og konkrete slik at det blir tid til innspel frå alle som deltek. Myndigheitene som stiller i møtet, må gi tydelege signal om regionale og nasjonale interesser som er viktige i plansaka.

Det er eit mål at diskusjonar i planforum skal bidra til samordning av statlege, regionale og kommunale interesser i plansakene. Det er viktig at deltakarane i møtet jobbar for å finne gode løysingar saman, og at fylkeskommunen som møteleiar og planfagleg rettleiar for kommunane bidreg til dette.

Tidlegare Hordaland fylkeskommune har halde årssamling for alle etatane med planforum som tema. Det siste året var òg kommunane med. Det gir høve til å ha ei felles forståing av planforum og korleis ein ønskjer å gjennomføre det.

5.2 Digitale møte

Lang reiseveg kan vere ei utfordring for kommunar og sektormyndigheiter som dekkjer fleire fylke. Det bør derfor leggjast til rette for digital deltaking på møta i planforum.

Digitale møte krev ein strammare struktur og møteleiing. Møteleiaren er ansvarleg for at alle kan ta ordet i møtet og har like gode føresetnader for å delta i dialogen.

Ved å leggje til rette for digital deltaking vil det vere enklare for statlege fagetatar som NVE, Kystverket, Mattilsynet og Direktoratet for mineralforvaltning å delta med relevante fagpersonar i møtet. Også i møte der dei fleste er fysisk samla hos fylkeskommunen, bør det vere mogleg med digital deltaking når lang reiseveg og ressursomsyn gjer det vanskeleg å møte fysisk.

6 Etterarbeid

Det skal lagast referat frå alle møte i regionalt planforum. Referatet oppsummerer viktige innspel til vidare arbeid med planforslaget. Føremålet med regionalt planforum er mellom anna å auke effektiviteten og unngå konfliktar i planlegginga. Referata er viktige for at planmyndigheita skal kunne vurdere og ta omsyn til innspela før politisk behandling og offentleg ettersyn.

Referata bør som minimum innehalde

dato og stad for møtet

namnet og rolla til deltakarane

ei kort oppsummering av saka og viktige problemstillingar

innspel frå møtedeltakarane

ei kort oppsummering av diskusjonar i møtet

vidare oppfølging

presentasjon halden i møte

Eksempel på mal for referat frå møte i regionalt planforum:

REFERAT

Xx Fylkeskommune

______________________________________________________________

Regionalt planforum dato:

Saksnr:

Til stades:

Sendt til:

Kopi til:

Velkommen

Kort omtale av saka

Hovudproblemstillingar

Tilbakemeldingar frå møtedeltakarane

Problemstilling ……..

Fylkeskommunen

Statsforvaltaren

Statleg myndigheit………..

Andre………..

Andre problemstillingar og innspel

Vidare oppfølging

Vedlegg: presentasjon frå møtet

Referatet må sendast til møtedeltakarane for gjennomsyn før det blir gjort offentleg på nettsida til fylkeskommunen. For å sikre effektive planprosessar bør referatet sendast ut kort tid etter møtet.

Referatet frå planforum erstattar ikkje uttaler frå dei enkelte etatane ved oppstarten av eit planarbeid og ved offentleg ettersyn. Referatet må likevel forståast som eit viktig notat med tanke på nasjonale og regionale innspel som ein skal ta omsyn til i det vidare planarbeidet.

7 Andre samordningsarenaer

Samordning i planlegginga føregår på ulike måtar og på ulike arenaer. Nedanfor følgjer ein omtale av andre viktige samordningsarenaer i planprosessane.

7.1 Statsforvalteren si samordning av statlege interesser og motsegner

Statsforvalteren skal bidra til at aktuelle statlege fagmyndigheiter gir innspel til kommunale planar og er aktive medspelarar i arbeidet med å utforme planforslag.

Statsforvalteren samordnar motsegner innanfor eigne ansvarsområde. Slik det kjem fram av brev 22. desember 2017 frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet, skal statsforvaltaren i tillegg samordne motsegner fremja av andre statlege myndigheiter. I samband med samordninga tilbyr statsforvaltaren dialogmøte med kommunen og motsegnsmyndigheita. Det skjer i høyringsfasen eller etter høyring.

7.2 Intern samordning i kommunen

Den interne samordninga og det tverrfaglege arbeidet til kommunen er avgjerande for å sikre samordning i planlegginga. Fleire kommunar har etablert faste interne «planforum» eller faggrupper der ansvarlege for arealplanlegging, teknisk sektor, landbruk, miljø og naturforvaltning med fleire tek opp plansaker og prinsipielle dispensasjonssaker. I enkelte kommunar har slike forum faste møtedagar.

7.3 Fylkeskommunen

Intern samordning

For å kunne utøve samordningsansvaret sitt på ein god måte er også fylkeskommunen avhengig av god intern samordning. Mange fylkeskommunar har gode rutinar for dette med faste interne «planforum» der dei går gjennom innkomne plansaker.

Regionale planar

Fylkeskommunen har ansvar for å utarbeide regionale planar for tema som er fastsette i regional planstrategi. Det kan gjelde ei rekkje ulike tema, til dømes landbruk, villrein eller samordna areal- og transportplanlegging. Dei regionale planane er viktige samordningsarenaer som fylkeskommunen har ansvaret for.

Nettverkssamlingar, konferansar og kunnskapssamordning

Nettverkssamlingar og konferansar er viktige arenaer for å ta opp tema og problemstillingar som gir grunnlag for betre samordning av interesser i konkrete planprosessar. Gode arenaer og rutinar for kunnskapsdeling og diskusjon mellom myndigheitene og kommunen er viktig for at kommunane skal kunne utøve ansvaret som samordnande myndigheit i kommunale planprosessar. Her handlar det meir om kunnskap enn styring for å ta vare på regionale omsyn.

Kunnskapsgrunnlag

Eit regionalt tilpassa kunnskapsgrunnlag er eit viktig grunnlag for samordning i planprosessar. I fleire fylke blir det bygd opp statistikk og eigne digitale temadatalag og rettleiingsportalar som er tilpassa regionen, med kopling til nasjonale datasett gjennom nettportalen geonorge.no. Kunnskap hos fylkeskommunen og lett tilgjengeleg digital informasjon er viktig for kommunane.