Prop. 112 L

(2016–2017)
Proposisjon til Stortinget (forslag til lovvedtak)

Endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling)

Tilråding fra Nærings- og fiskeridepartementet 21. april 2017, godkjent i statsråd samme dag. (Regjeringen Solberg)

Dokumentet på regjeringen.no

1 Proposisjonens hovedinnhold

1.1 Bakgrunn og overordnede hensyn

Nærings- og fiskeridepartementet legger i denne proposisjonen frem forslag til endringer i aksjelovgivningen. Endringene skal redusere de økonomiske og administrative byrdene for næringslivet gjennom modernisering og forenkling av aksjelovene. Regjeringen har et mål om å endre selskapslovgivningen, slik at den i større grad støtter verdiskapingen i næringslivet.

Den teknologiske utviklingen har gitt nye muligheter for effektivisering. Et teknologinøytralt rammeverk vil gi selskapene fleksibilitet og mulighet til å ta i bruk den teknologien som gir effektive løsninger og økt verdiskaping. Moderniseringsforslagene vil gi aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper vid adgang til å bruke elektroniske løsninger ved forvaltningen av selskapene. Lovproposisjonen har også som formål å gjøre aksjelovene teknologinøytrale. Dette vil gi selskapene mulighet til å bruke digitale løsninger i selskapsforvaltningen, og sikre at aksjeeierne kan bruke eksisterende og fremtidige digitale hjelpemidler til å ivareta sine aksjeeierinteresser. Forslagene vil være til nytte for både eksisterende og fremtidige bedrifter. Bestemmelser som i sin utforming er teknologinøytrale, vil også redusere behovet for å revidere loven senere.

Næringslivet skaper verdier som ligger til grunn for vår felles velferd. Forenklingstiltak for næringslivet skal redusere næringslivets byrder, samtidig som de skal bidra til en effektiv bruk av våre samlede ressurser. Næringsreguleringene skal bidra til at gitte mål oppnås til en lavest mulig kostnad for næringslivet, slik at bedriftene kan bruke ressursene sine på kjerneaktiviteten. På denne måten vil forenkling styrke næringslivets konkurransekraft.

Selskapenes virksomhet og deres økonomiske situasjon påvirker mange. I tillegg til aksjeeiernes interesse i selskapet, vil både ansatte og kreditorene ha en direkte interesse i hvordan selskapet forvaltes. I mange tilfeller har selskapenes virksomhet også en direkte påvirkning på lokalsamfunnet gjennom arbeidsplasser, arealbruk og miljøpåvirkning. Staten har også interesse knyttet til beskatning av selskapene og aksjeeierne. Nytten av forenkling for næringslivet må veies mot andre interessegruppers behov for kontroll og innsyn. De ulike gruppene kan ha interesser som ikke nødvendigvis er sammenfallende, og det påvirker hvordan gruppene ønsker at aksjelovgivningen utformes. Gjennom forvaltningsansvaret for aksjelovene skal departementet ivareta de ulike hensynene, med mål om at regelverket skal legge til rette for det samfunnsøkonomisk beste resultatet.

Forslagene til moderniseringer og forenklinger som legges frem i denne proposisjonen, er basert på en avveining mellom disse ulike hensynene, slik at kontrollbehov avveies mot rapporteringsbyrdene. Samtidig er også kravet til åpenhet knyttet til selskapets virksomhet og aksjeeiernes behov for å ivareta sine interesser, hensyntatt.

I 2015 hadde 161 233 av 265 080 aksjeselskaper kun én aksjeeier, og 248 836 av 265 080 aksjeselskaper hadde fire eller færre aksjeeiere.[1] Mange av disse selskapene har begrenset juridisk og regnskapsfaglig kompetanse. Et regelverk som er enkelt å forstå vil derfor ha stor betydning for et stort antall selskaper. Lovverket skal i størst mulig grad kunne leses og forstås av bedriftene og aksjeeierne selv.

Forenkling kan oppnås på flere måter. Det kan være å fjerne krav om prosesser eller rapportering hvor nytten ikke oppveier kostnadene, eller å endre reglene slik at forvaltningen av selskapet gjøres enklere.

Forenkling er også å gjøre det lettere å forstå de kravene aksjelovgivningen stiller til selskapene og aksjeeierne. Et regelverk som er enkelt å forstå gir mindre behov for ekstern bistand, høyere etterlevelse og gjør det enklere å kontrollere at regelverket etterleves. Departementet legger vekt på at bedriftsledere og eiere ut fra aksjeloven og forskriftene skal kunne lese hvilke selskapsrettslige krav som stilles for å drive et lite aksjeselskap. Forenklingene legger til rette for at virksomheter kan bruke mindre ressurser på rapportering og kjøp av administrative tjenester.

Harmonisering av begrepsbruken i lover og forskrifter er nødvendig for å redusere rapporteringsplikten til det offentlige, og kan gjøre regelverket enklere å forstå og anvende. Dette hensynet må også ivaretas ved utformingen av selskapsregelverket. I endringene som foreslås legger departementet vekt på entydig begrepsbruk, slik at målet om at næringslivet bare skal rapportere de samme opplysningene én gang kan nås.

Lovforslaget tar utgangspunkt i utredningen NOU 2016: 22 Aksjelovgivning for økt verdiskaping som aksjelovutvalget overleverte til Nærings- og fiskeridepartementet 21. oktober 2016. Departementet har i denne proposisjonen vurdert deler av utvalgets forslag til endringer i aksjelovgivningen. Andre forslag fra utvalget krever noe mer utredning, og departementet vil komme tilbake til disse etter å ha foretatt ytterligere vurderinger.

Endringsforslagene er først og fremst vurdert ut fra aksjeselskapenes behov. Etter departementets syn vil mange av de samme hensynene også gjøre seg gjeldende for allmennaksjeselskapene. Flere av endringsforslagene foreslås derfor også gjennomført i allmennaksjeloven.

Endringene vil føre til reduserte kostnader for næringslivet. Reduserte kostnader kan medføre redusert behov for kapital. Forenklingene vil være særlig nyttige for nye virksomheter og små aksjeselskaper med knappe administrative ressurser og begrensede midler til å kjøpe inn administrative tjenester.

1.2 Hovedinnhold

Endringsforslagene i denne proposisjonen gjelder først og fremst elektroniske løsninger, aksjeselskapers organisasjon, kapitalreglene, fravalg av revisjon og krav til særattestasjoner.

En rekke forenklinger i aksjeloven og allmennaksjeloven trådte i kraft 1. juli 2013. I innstillingen som lå til grunn for lovvedtaket, Innst. 347 L (2012–2013), ba justiskomiteen om at en evaluering av lovendringene ble gjennomført senest etter regnskapsåret 2015. Aksjelovutvalget ble i mandatet bedt om å vurdere om forenklingene som trådte i kraft 1. juli 2013 har hatt den forventede effekt, og å foreslå eventuelle endringer. Evalueringen er omtalt nærmere i proposisjonen kapittel 3. Departementet foreslår i hovedsak å videreføre forenklingene.

Den teknologiske utviklingen gir muligheter til besparelser og forenklinger for næringslivet. I kapittel 4 foreslås det endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven som åpner for økt bruk av digitale løsninger. I punkt 4.1 behandles krav til utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon etter aksjeloven og allmennaksjeloven. Departementet foreslår en ny § 1-6 i aksjeloven og allmennaksjeloven, hvor elektronisk og fysisk utarbeidelse og oppbevaring sidestilles. I punkt 4.2 foreslås det å åpne for elektronisk signatur i aksjeloven og allmennaksjeloven, slik at dette sidestilles med signering på papir. Det foreslås at sikkerhetsnivået for elektronisk signatur fastsettes i forskrift. I punkt 4.3 foreslår departementet en ny teknologinøytral bestemmelse om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne i aksjeloven § 1-7. For selskapets kommunikasjon med aksjeeierne foreslås det at styret skal bestemme kommunikasjonsmåten. Kommunikasjonen skal skje på en betryggende og hensiktsmessig måte. Aksjeeiernes meldinger mv. til selskapet kan alltid sendes som ordinær post til selskapets registrerte adresse. Dersom selskapet stiller andre elektroniske former tilgjengelig for aksjeeierne, kan disse også brukes. Det foreslås at unntak for kontakt med aksjeeiere som ikke har digital adresse reguleres i forskrift. Departementet vil vurdere spørsmålet nærmere før det eventuelt foreslås tilsvarende endringer i allmennaksjeloven. Som følge av forslagene i kapittel 4 foreslås en språklig tilpasning av enkelte bestemmelser i aksjeloven og allmennaksjeloven.

I kapittel 5 foreslås enkelte endringer knyttet til aksjeselskapers organisasjon. Departementet foreslår i punkt 5.1.3.5 at aksjeeierne skal gis rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Forslaget innebærer en endring av dagens aksjelov § 5-11 b, som gir styret mulighet til å tillate slik deltakelse. Styret skal etter forslaget likevel ha mulighet til å nekte aksjeeierne å delta elektronisk, dersom det foreligger saklig grunn. I punkt 5.1.1.4 foreslår departementet en endring av aksjeloven § 5-7 om forenklet generalforsamling. Endringen innebærer blant annet at kravet om at samtlige aksjeeiere må samtykke til å holde forenklet generalforsamling formuleres som et vilkår om at ingen aksjeeiere motsetter seg dette. Det foreslås at reglene om føring av protokoll for forenklet generalforsamling skilles ut i en egen bestemmelse, aksjeloven § 5-7 a. For å synliggjøre at elektronisk generalforsamling er et alternativ til fysisk møte, foreslås det å endre aksjeloven § 5-7 slik at adgangen fremgår klart av lovteksten. I punkt 5.2.1.4 foreslås det å oppheve begrensningen for aksjeeiervalgte styremedlemmers tjenestetid i aksjeloven § 6-6 første ledd, slik at det kan vedtektsfestes lengre tjenestetid enn fire år. Endringen innebærer at aksjeeiervalgte styremedlemmer kan velges på ubestemt tid.

I kapittel 6 behandles enkelte av kapitalreglene i aksjeloven. Kravet til minste aksjekapital i aksjeselskaper ble i 2012 redusert fra 100 000 kroner til 30 000 kroner. Departementet foreslår i punkt 6.1.5 å beholde minstekravet til aksjekapital på 30 000 kroner. Aksjeloven § 3-5 gir regler om styrets handleplikt ved tap av egenkapital. I punkt 6.2.5 foreslås det å oppheve regelen i aksjeloven § 3-5 om styrets handleplikt dersom selskapets egenkapital blir mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Det foreslås ikke endringer i styrets handleplikt i de tilfellene hvor selskapets egenkapital ikke er forsvarlig.

I kapittel 7 behandles reglene i aksjeloven § 7-6 om fravalg av revisjon. Departementet foreslår i punkt 7.2.5 å fjerne terskelverdiene for balansesum og driftsinntekter fra lovbestemmelsen, og at nærmere regler om dette fastsettes i forskrift. Dette gir mulighet til å enklere justere terskelverdiene for driftsinntekter og balansesum, blant annet i tråd med inflasjon. Det foreslås ikke endringer i terskelverdien for antall årsverk. I punkt 7.3.4 foreslås det å åpne for at aksjeselskap som er morselskap kan fravelge revisjon. Forutsetningen er at tersklene fastsatt i medhold av aksjeloven § 7-6 første ledd ikke overskrides for konsernets virksomhet sett under ett. I punkt 7.4.4 foreslås det endringer i beslutningsmåten ved fravalg av revisjon. Departementet foreslår at fravalg av revisjon ved stiftelsen skal baseres på en tilvalgsordning. Det vil si at stifterne aktivt må velge at selskapets årsregnskaper skal revideres. Ved fravalg av revisjon etter stiftelse foreslås det å oppheve kravet til styrefullmakt. Det innebærer at generalforsamlingen alene kan beslutte fravalg av revisjon. Det foreslås å beholde registrering i Foretaksregisteret som virkningstidspunkt for beslutning om fravalg av revisjon, og at tidspunktet for beslutningen er utgangspunktet for hvilke år fravalg av revisjon skal gjelde for.

I kapittel 8 behandler departementet en rekke av utvalgets forslag til endringer i kravene til særattestasjoner. De øvrige forslagene i utredningen om særattestasjoner krever en nærmere gjennomgang, og vil bli behandlet på et senere tidspunkt. I punkt 8.3.5.1 foreslås det at advokater og autoriserte regnskapsførere kan bekrefte at selskapet har mottatt aksjeinnskudd som utelukkende gjøres opp i penger. Departementet foreslår ikke at tingsinnskudd kan bekreftes av andre enn revisor. I punkt 8.4.5 foreslås det å gjøre unntak fra kravet om revisorerklæring i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 1. Det foreslås i denne proposisjonen ikke tilsvarende unntak for allmennaksjeselskaper, men departementet vil vurdere nærmere om det er grunnlag for dette. Det foreslås i punkt 8.5.5 å oppheve en rekke krav i aksjeloven til revisors særattestasjoner ved kapitalnedsettelse til utdeling og andre formål. Følgende særattestasjoner foreslås opphevet for aksjeselskaper:

Revisors bekreftelse av at det etter nedsettingen vil være full dekning for selskapets bundne egenkapital ved kapitalnedsettelse med utdeling eller avsetning til frie fond, jf. aksjeloven § 12-2 annet ledd sjette punktum.

Revisors bekreftelse av at det etter nedsettingen vil være full dekning for selskapets bundne egenkapital ved kapitalnedsettelse i forbindelse med fisjon hvor det overdragende selskapet fortsetter, jf. aksjeloven § 14-3 tredje ledd.

Revisors bekreftelse av at selskapets egenkapital er tilstrekkelig i forbindelse med innløsning av en aksjeeier, jf. aksjeloven § 4-24 fjerde ledd tredje punktum.

Revisors bekreftelse av at selskapets egenkapital er tilstrekkelig i forbindelse med utløsning av en aksjeeier, jf. aksjeloven § 4-25 tredje ledd første punktum.

Bekreftelse fra revisor om at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at beslutningen trer i kraft ved gjennomføring av kapitalnedsettelser som krever kreditorvarsling, jf. aksjeloven § 12-6 nr. 3 annet punktum. Det foreslås ikke endringer i styrets plikt til å avgi en slik bekreftelse.

2 Bakgrunnen for forslagene i proposisjonen

2.1 Utredningsoppdraget

Ved kongelig resolusjon 22. januar 2016 ble det oppnevnt et ekspertutvalg som skulle utrede mulighetene for forenklinger i aksjelovgivningen, samt evaluere endringer som trådte i kraft 1. juli 2013.

Det ble gitt følgende mandat for utredningen:

«1. Innledning

Regjeringen ønsker å sette i gang et arbeid for å evaluere aksjeloven og allmennaksjeloven.

Stortinget vedtok i lov 14. juni 2013 nr. 40 en rekke forenklinger i aksjeloven og allmennaksjeloven som trådte i kraft 1. juni 2013. I innstillingen som ligger til grunn for lovvedtaket, Innst. 347 L (2012–2013), uttaler en samlet justiskomité:

«Komiteen viser til at forslagene i proposisjonen er omfattende og til dels tekniske. Det vil raskt vise seg om reglene har fått en utforming som faktisk forenkler hverdagen for bedriftene. Komiteen finner det derfor naturlig at endringene blir evaluert etter noen tid. Komiteen ber derfor regjeringen om å innhente synspunkter fra næringslivet og gjennomføre en slik evaluering senest etter regnskapsåret 2015.»

Regjeringen vurderer det som hensiktsmessig at også enkelte andre forslag til endringer/forenklinger i aksjelovgivningen vurderes i forbindelse med en slik evaluering.

I Sundvolden-plattformen nevnes både «Konkurransekraft for norske arbeidsplasser» og «En enklere hverdag for folk flest» som viktige satsingsområder. Videre fremgår det at regjeringen vil redusere næringslivets kostnader ved å etterleve myndighetspålagte rapporteringskrav med 25 prosent (15 mrd. kroner) sammenlignet med kostnadene i 2011. Dette er fulgt opp i Prop. 1 S (2015–2016) fra Nærings- og fiskeridepartementet der det står på side 45 at «Regjeringen har som mål at selskapslovgivningen skal gi et forutsigbart og klart juridisk rammeverk for norske bedrifter, som fremmer økt verdiskaping. Det legges vekt på at selskapslovgivningen tilpasses til den teknologiske utviklingen og at det er god sammenheng og konsistens mellom selskapslovgivningen og annet regelverk. Regjeringen ønsker i arbeidet å prioritere behovene til de minste bedriftene. I denne forbindelse skal bl.a. deler av aksjeloven gjennomgås (…)»

Nærings- og fiskeridepartementet har mottatt en rekke innspill fra næringslivet og andre om behov for ytterligere endringer i aksjelovgivningen. Innspillene kan tilsi at det er et potensiale for flere forenklinger i aksjelovgivningen som kan lette de økonomiske og administrative byrdene for næringslivet. Innspillene kan også tilsi et behov for bedre sammenheng og konsistens mellom aksjelovgivningen og annet regelverk. Aksjelovens utforming bør også gjenspeile at de fleste aksjeselskapene er små. Om lag 77 prosent av aksjeselskapene har 4 ansatte eller færre. De fleste aksjeselskapene har også få eiere. Om lag 58,2 prosent av selskapene har én eier, mens om lag 93 prosent av selskapene har 4 eiere eller færre.

2. Organisering

For å evaluere endringene i aksjelovene som trådte i kraft 1. juli 2013 og vurdere andre forslag til endringer i aksjelovene settes det ned et ekspertutvalg med fem medlemmer.

Utredningsarbeidet skal gjøres i samråd med en referansegruppe som representerer næringslivet mv. Referansegruppen skal komme med innspill til utvalget underveis i arbeidet.

3. Oppdrag

Ekspertutvalget skal vurdere om forenklingene i aksjeloven og allmennaksjeloven som trådte i kraft 1. juli 2013 har hatt den forventede effekt, og foreslå eventuelle endringer. Videre skal utvalget vurdere følgende temaer i aksjeloven og foreslå eventuelle endringer for regjeringen:

Særattestasjonskrav og revisjonsplikt

Utvalget skal vurdere om krav om bestemte særattestasjoner i aksjeloven bør oppheves eller endres. Herunder skal utvalget vurdere om krav til bestemte særattestasjoner skal oppheves for selskaper som har besluttet fravalg av revisjon. Utvalget skal også vurdere om kravene til revisjon av avviklingsbalanse, fortegnelse og avviklingsoppgjør bør oppheves for selskaper som har besluttet fravalg av revisjon.

Utvalget skal også vurdere om revisjonsberetningen skal kunne avgis til styret i selskaper hvor samtlige aksjeeiere også er styremedlemmer.

Oppbevaringstid for regnskapsmateriale m.m.

Utvalget skal vurdere om kravene til oppbevaringstid for regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og avvikling bør reduseres. Det samme gjelder kravet til oppbevaring av opplysninger om tidligere aksjeeiere.

Elektroniske løsninger

Utvalget skal vurdere om det bør åpnes for elektronisk signering i alle eller bestemte tilfeller der aksjeloven krever underskrifter. Videre skal utvalget vurdere om generalforsamlings-protokoller, styreprotokoller og andre dokumenter som skal utarbeides etter aksjeloven kan føres og oppbevares elektronisk.

Elektronisk kommunikasjon (aksjeloven § 18-5)

Utvalget skal vurdere om elektronisk kommunikasjon med aksjeeierne skal være hovedregelen, og om aksjeeiere bør ha anledning til å reservere seg mot dette.

Aksjeselskaper med én eier og enestyre

Utvalget skal vurdere om det bør gjøres særskilte tilpasninger i aksjeloven for selskaper med én eier hvor denne også utgjør styret.

Forenklede saksbehandlingsregler i selskaper der alle aksjeeierne er styremedlemmer

Mange aksjeselskaper har én eller få eiere, som også utgjør styret. Utvalget skal vurdere om aksjeloven bør åpne for at beslutninger som i dag hører under generalforsamlingen i stedet bør kunne treffes av styret i selskaper hvor samtlige aksjeeiere er styremedlemmer, og hvilke stemmekrav som i så fall bør gjelde. Dette omfatter, men er ikke begrenset til, godkjenning av årsregnskap og årsberetning, beslutning om utdeling av utbytte og fastsettelse av revisors honorar. En mulighet er å åpne for økt grad av vedtektsfrihet.

Fravalg av revisjon

Utvalget skal vurdere om aksjeloven § 7-6 bør endres. Herunder skal utvalget vurdere om terskelverdiene for fravalg av revisjon bør heves, om stifterne skal kunne beslutte fravalg av revisjon ved stiftelsen og om morselskap bør kunne unnlate revisjon.

Aksjekapital

Utvalget skal vurdere om kravet til minste aksjekapital i aksjeloven § 3-1 første ledd bør reduseres.

Styrets handleplikt

Utvalget skal vurdere om kravet i aksjeloven § 3-5 første ledd andre punktum til handleplikt for styret når egenkapitalen er mindre enn halvparten av aksjekapitalen bør endres eller oppheves.

Avtaler mellom selskapet og aksjeeiere eller medlemmer av selskapets styre mv.

Utvalget skal vurdere om aksjeloven § 3-8 bør endres eller oppheves.

Styremedlemmers tjenestetid

Utvalget skal vurdere om aksjeloven § 6-6 bør endres. Herunder skal utvalget vurdere om styremedlemmer bør kunne velges på ubestemt tjenestetid, med mindre annet er fastsatt i vedtektene.

Fristene for verdsettelse av innskudd ved stiftelse, kapitalforhøyelse, fusjon og fisjon

Utvalget skal vurdere om å fristene for verdsettelse av innskudd ved stiftelse, kapitalforhøyelse, fusjon og fisjon bør endres.

Oppløsning og avvikling

Utvalget skal vurdere om bestemmelsene i aksjeloven kapittel 16 om oppløsning og avvikling kan forenkles. Økonomisk kriminalitet og skatteunndragelse Utvalget skal vurdere i hvilken grad endringene de foreslår vil ha betydning for økonomisk kriminalitet og skatteunndragelse.

Utvalget skal vurdere om endringene som foreslås i aksjeloven, bør få konsekvenser også for allmennaksjeloven slik at de to lovene får like regler der det ikke er spesiell grunn til noe annet.

I tillegg kan utvalget på eget initiativ eller i samråd med referansegruppen ta opp andre temaer i den grad det er rom innenfor tidsplanen.

4. Nærmere rammer for utredningsoppdraget

Ekspertutvalgets arbeid skal ta utgangspunkt i Sundvolden-plattformen og regjeringens målsetninger for arbeidet med selskapslovgivningen som er angitt i Prop. 1 S (2015–2016). Utvalget skal særlig legge vekt på å vurdere om gjeldende regler gir hensiktsmessige rammevilkår for små og mellomstore aksjeselskaper og foreslå endringer der dette gavner den samlede verdiskapingen.

Utvalget skal påse at endringene som foreslås, er i samsvar med EØS-retten. I utredningen skal det gjøres rede for lovgivningen i andre nordiske land, og det skal også redegjøres for annen europeisk lovgivning på området i den grad dette er av interesse.

Utvalget skal ta i betraktning EU-kommisjonens forslag KOM(2014) 212 til nytt direktiv om enkeltpersonselskap med begrenset ansvar (SUP). Hvis det vedtas et slikt direktiv, reiser det spørsmål om en slik selskapsform vil få betydning for utforming av reglene i aksjeloven.

Økonomiske, administrative og andre vesentlige konsekvenser skal utredes i samsvar med utredningsinstruksens bestemmelser.

Lovforslag skal utarbeides i samsvar med retningslinjene i Justisdepartementets veileder Lovteknikk og lovforberedelse (2000). Utvalget skal legge vekt på at lovforslag utformes slik at de som skal bruke loven lett kan lese og forstå den.

Utvalget står for rapportens innhold og anbefalinger. Rapporten er et innspill til regjeringen.

5. Tidsfrist mv.

Utredningen med forslag til lovendringer skal legges frem innen 30. september 2016. Utredningen vil være offentlig.»

Utvalget fikk slik sammensetning:

Professor dr. juris Tore Bråthen, Oslo, leder

Juridisk direktør Cecilie Ask, Oslo

Partner statsautorisert revisor Elisabet Ekberg, Bergen

Førsteamanuensis Ph.D. Finn Kinserdal, Bergen

Professor Ph.D Eirik Gaard Kristiansen, Bergen

Sekretær for utvalget var høyskolelektor Stine Winger Minde.

Departementet oppnevnte i tillegg en referansegruppe med ti medlemmer som skulle komme med innspill til utvalget underveis i arbeidet. Referansegruppen fikk slik sammensetning:

Fagdirektør Harald Brandsås, Den norske Revisorforening

Avdelingsdirektør Lise Dahl-Karlsen, Brønnøysundregistrene

Advokat Jon Fors-Skjæveland, Hovedorganisasjonen Virke

Seniorrådgiver Christine Hafskjold, Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Advokat Per Olav Hegdahl, Regnskap Norge

Seniorrådgiver Torstein Helleland, Skatteetaten

Advokat Eirik Kollerøy, Bedriftsforbundet

Spesialrådgiver Jonas Løvdal, Landsorganisasjonen i Norge

Advokat Halvor E. Sigurdsen, Næringslivets Hovedorganisasjon

Administrerende direktør Marianne Telle, Bedriftskompetanse AS

Etter avtale mellom departementet og ekspertutvalget ble utvalgets utredning NOU 2016: 22 Aksjelovgivning for økt verdiskaping formelt overlevert til departementet 21. oktober 2016.

2.2 Høringen

Ekspertutvalgets utredning NOU 2016: 22 Aksjelovgivning for økt verdiskaping ble sendt på høring 24. oktober 2016. Høringsfristen var 9. januar 2017. Høringsbrevet ble sendt til følgende høringsinstanser:

Alle departementene

Brønnøysundregistrene

Datatilsynet

Finanstilsynet

Folketrygdfondet

Forbrukerombudet

Forbrukerrådet

Forbrukertvistutvalget

Konkurransetilsynet

Norges Bank

Regelrådet

Regjeringsadvokaten

Riksadvokaten

Riksrevisjonen

Skattedirektoratet

Statens innkrevingssentral

Statens institutt for forbruksforskning (SIFO)

Statens pensjonskasse

Statistisk sentralbyrå

Tolletaten

ØKOKRIM

Oslo tingrett

Oslo byfogdembete

Bergen tingrett

Sør-Trøndelag tingrett

Domstoladministrasjonen

Advokatforeningen

Akademikerne

AksjeNorge

Aksjonærforeningen

Arbeidsgiverforeningen Spekter

Banklovkommisjonen

Bedriftsforbundet

BN Bank

Coop Norge SA

De selvstendige kommunale pensjonskasser

Den norske Revisorforening

Det norske Veritas

Econa

Eiendom Norge

Eksportfinans ASA

Finans Norge

Finansforbundet

Finansieringsselskapenes Forening

Finansklagenemnda

Framtiden i våre hender

Garantiinstituttet for eksportkreditt (GIEK)

Gjensidige Bank ASA

Gjensidige Forsikring ASA

Handelshøyskolen BI

Hovedorganisasjonen Virke

Husbanken

Huseiernes Landsforbund

IKT-Norge

Innovasjon Norge

KLP

KS

Konkursrådet

Kjøtt- og fjørfebransjens landsforbund

Landkreditt Bank AS

Landsorganisasjonen i Norge (LO)

Markedsforbundet

Nordic Trustee ASA

Noregs Fiskarlag

Norges Bondelag

Norges Handelshøyskole

Norges Juristforbund

Norges kemner og kommuneøkonomers forbund

Norges Kreditorforbund

Norges Pelsdyralslag

Norges Rederiforbund

Norges Råfisklag

Norges Sildesalgslag

Norges Skogeierforbund

Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

Norsk Bergindustri

Norsk Bonde- og småbrukarlag

Norsk forening for Bygge- og Entrepriserett

Norsk Industri

Norsk Landbrukssamvirke

Norsk Venturekapitalforening

Norsk Øko-forum

Norske Boligbyggelags Landsforbund

Norske Felleskjøp SA

Norske Finansanalytikeres Forening

Norske Forsikringsmegleres Forening

Nortura SA

NTL-Skatt

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO)

OBOS

Oslo Børs ASA

Pensjonskasseforeningen

Private barnehagers Landsforbund

Regnskap Norge

Rettspolitisk forening

Samvirkesenteret

Skatterevisorenes Forening

Universitetet i Bergen, Det juridiske fakultet

Universitetet i Oslo, Det juridiske fakultet

Universitetet i Tromsø, Det juridiske fakultet

Verdipapirfondenes Forening

Verdipapirforetakenes Forbund

Verdipapirsentralen ASA

Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund

Følgende instanser har realitetsmerknader til utredningen:

Justis- og beredskapsdepartementet

Brønnøysundregistrene

Finanstilsynet

Regelrådet

Skattedirektoratet

Økokrim

Advokatfirmaet Haavind AS

Advokatfirmaet Selmer DA

Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange DA

Advokatfirmaet Thommessen AS

Advokatforeningen

Brækhus Dege Advokatfirma DA

Byggenæringens Landsforening

Coop Norge SA

Den norske Revisorforening

Finans Norge

Hovedorganisasjonen Virke

KPMG AS

Landsorganisasjonen i Norge

Norsk Øko-forum

Næringslivets Hovedorganisasjon

Pensjonskasseforeningen

Private Barnehagers Landsforbund

Regnskap Norge

Revisor Klokk AS

Universitetet i Oslo

Verdipapirforetakenes Forbund

Verdipapirsentralen ASA

Wikborg Rein Advokatfirma AS

Følgende instanser har uttalt at de ikke har merknader til utredningen eller at de ikke ønsker å avgi svar på høringen:

Arbeids- og sosialdepartementet

Finansdepartementet

Klima- og miljødepartementet

Kunnskapsdepartementet

Utenriksdepartementet

Domstolene i Norge

Konkurransetilsynet

Konkursrådet

Norges Bank

Riksadvokaten

Statistisk Sentralbyrå

Spekter

3 Evaluering av tidligere endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven

Stortinget vedtok i lov 14. juni 2013 nr. 40 om endringer i aksjelovgivningen mv. (forenklinger) mange endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven. I tillegg vedtok Stortinget lov 14. juni 2013 nr. 41 om endringer i aksjeloven mv. (offentlig kunngjøring i avis mv.). Begge lovene trådte i kraft 1. juli 2013. I innstillingen som lå til grunn for førstnevnte lovvedtak, Innst. 347 L (2012–2013), uttalte justiskomiteen:

«Komiteen viser til at forslagene i proposisjonen er omfattende og til dels tekniske. Det vil raskt vise seg om reglene har fått en utforming som faktisk forenkler hverdagen for bedriftene. Komiteen finner det derfor naturlig at endringene blir evaluert etter noen tid. Komiteen ber derfor regjeringen om å innhente synspunkter fra næringslivet og gjennomføre en slik evaluering senest etter regnskapsåret 2015.»

Aksjelovutvalget ble i mandatet derfor bedt om å vurdere om disse endringene hadde hatt den forventede effekten, samt foreslå eventuelle endringer.

Utvalget skriver i NOU 2016: 22 Aksjelovgivning for økt verdiskaping punkt 4.1 at «endringer som har blitt tatt i bruk i større omfang, har vært etterspurt og stort sett gitt en mer smidig aksjelov.» Utvalget skriver at endringene ble innført for kort tid siden, og at det per september 2016 ikke foreligger tilstrekkelig informasjon, for eksempel rettsavgjørelser og statistikk, til å gi et fullstendig bilde av alle positive og negative konsekvenser av endringene.

Lovendringene som trådte i kraft 1. juli 2013 behandles hovedsakelig i utredningen punkt 4. Utvalget har ikke foretatt en samlet gjennomgang av endringene, men vurderingen av endringene fremkommer i tilknytning til de øvrige forslagene i utredningen. Utvalget er i det vesentlige positiv til endringene som trådte i kraft 1. juli 2013, og foreslår derfor at de fleste endringene opprettholdes.

Utvalget ble i mandatet eksplisitt bedt om å vurdere om aksjeloven og allmennaksjeloven § 3-8 burde endres eller oppheves. Departementet viser til kapittel 12 i utredningen. Utvalgets forslag til endring er under vurdering, og departementet vil komme tilbake med forslag til endringer.

Departementet har satt i gang en egen vurdering av aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 8-7 og 8-10 om kreditt og sikkerhetsstillelse. Utvalget har derfor ikke evaluert endringene i disse bestemmelsene.

Høringsinstansene som har uttalt seg om evalueringen av endringene er positive og foreslår ikke reversering av disse.

Brækhus Dege Advokatfirma DA uttaler at de har meget gode erfaringer med endringene, og peker særlig på reduksjonen av minstekravet til aksjekapital og til at stiftelsesutgiftene kan dekkes av aksjekapitalen. I tillegg fremhever de at innføring av muligheten til fravalg av revisjon har vært svært vellykket.

Finans Norge fremholder at de gjennomgående deler utvalgets vurderinger om at lovendringene fra 2013 bør videreføres. Etter deres erfaring har endringene vært etterspurt og ført til flere nyetableringer.

Finanstilsynet deler utvalgets syn om at endringene har hatt ønsket effekt.

Departementet mener endringene som trådte i kraft 1. juli 2013 bør videreføres. Dette er basert på utvalgets evalueringer, tilbakemeldinger fra næringslivet og andre berørte aktører, samt egne erfaringer. Departementet kan på nåværende tidspunkt ikke se at det er holdepunkter for at endringene har hatt nevneverdige uønskede effekter. Departementet understreker at det er kort tid siden endringene trådte i kraft og at vurderingene er basert på et begrenset erfaringsgrunnlag. Det er derfor for tidlig å konkludere endelig i spørsmålet om endringene har hatt og vil fortsette å ha forventet effekt.

Departementet vil, basert på innspill og erfaringer mv., løpende vurdere hensiktsmessigheten av reglene i aksjeloven og allmennaksjeloven.

4 Digitale løsninger

4.1 Utarbeidelse og oppbevaring av generalforsamlingsprotokoller, styreprotokoller mv.

4.1.1 Gjeldende rett

Aksjelovene har ikke generelle bestemmelser om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon som kreves utarbeidet etter lovene, eller om hvor eller hvor lenge slik dokumentasjon skal oppbevares.

Plikten til å utarbeide generalforsamlings- og styreprotokoll følger av aksjeloven §§ 5-7 nr. 2, 5-16 og 6-29 og allmennaksjeloven §§ 5-16 og 6-29. Etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-16 tredje ledd annet punktum skal generalforsamlingsprotokollen «holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet og oppbevares på betryggende måte».

Stiftelsesdokument, generalforsamlings- og styreprotokoll kan «ikkevære i elektronisk form», jf. Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) side 87 til 88. Det fremheves i proposisjonen at protokollene skal oppbevares så lenge selskapet eksisterer. Det er derfor nødvendig med et tidsbestandig medium, og elektroniske dokumenter ble på daværende tidspunkt ikke vurdert å være tidsbestandige nok. Ifølge proposisjonen side 82 skal også enkelte avtaler skrives på papir. Dette vil blant annet gjelde vesentlige avtaler om konserninterne transaksjoner etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 3-9. Departementet kan ikke se at det i andre forarbeider er drøftet om skriftlighetskravene i aksjelovene kan oppfylles ved å benytte elektronisk utarbeidelsesmåte.

Ved fusjon, fisjon og oppløsning, er minste oppbevaringstid ti år for selskapenes «oppbevaringspliktige regnskapsmateriale» etter bokføringsloven § 13 og «bøker», jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd første punktum, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd første punktum og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd første punktum, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd første punktum. Samtlige regler om fusjon som følger av aksjeloven § 13-17 tredje ledd og allmennaksjeloven § 13-18 fjerde ledd, gjelder tilsvarende så langt de passer ved fisjon. «[B]øker» er ikke definert i aksjelovene, men det er antatt at begrepet omfatter «aksjeeierboken, protokoller fra selskapsorganene mv.», jf. Aarbakke m.fl. og Andenæs.[2] Det følger av de samme bestemmelsene at «[r]egistrerte regnskapsopplysninger» skal oppbevares slik at kravet om sporbarhet i bokføringsloven § 6 oppfylles i minst ti år. I aksjelovenes forarbeider er det etter hva departementet kan se, ikke kommentert hva som ligger i begrepet «registrerte regnskapsopplysninger». Departementet legger til grunn at dette tilsvarer begrepet «bokførte regnskapsopplysninger», som brukes i bokføringsloven. Bestemmelsene i aksjelovene regulerer etter departementets oppfatning en plikt til å sørge for at oppbevaringspliktige regnskapsmateriale kan spores, slik at det i tråd med bokføringsloven § 6 kan danne grunnlag for kontroll i minst ti år.

Fra 1. januar 2015 ble hovedregelen om oppbevaringstid for regnskapsmateriale i bokføringsloven redusert fra ti til fem år. Aksjeloven og allmennaksjeloven ble ikke endret. Etter bokføringsloven regnes fristen fra regnskapsårets slutt. I aksjelovene regnes oppbevaringsfristen for både «bøker» og selskapenes «oppbevaringspliktige regnskapsmateriale» ved fusjon eller fisjon fra tidspunktet fusjonen eller fisjonen blir registrert i Foretaksregisteret, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 14-8 første ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 14-8 første ledd. Ved oppløsning regnes fristen fra selskapet er endelig oppløst, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven § 16-10 tredje ledd. Aksjeselskap skal oppbevare opplysninger om tidligere aksjeeiere i minst ti år, jf. aksjeloven § 4-7 tredje ledd. Tilsvarende gjelder utskrift av aksjeeierregisteret i allmennaksjeselskaper ved fusjon, fisjon og opphør, jf. allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd siste punktum, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd siste punktum. Allmennaksjeselskapenes aksjeeierregistre skal føres i et verdipapirregister, jf. allmennaksjeloven § 4-4 første ledd første punktum.

Aksjelovene og regnskapslovgivningen har med andre ord en rekke ulike frister, og har også ulike regler for fristutgangspunkt.

4.1.2 EU/EØS-rett

Regler om oppbevaringsplikt i EUs selskapsrettsdirektiver er omtalt i utredningen punkt 5.6.2:

«I EØS-retten foreligger det ingen regler om krav til oppbevaring av selskapsdokumentasjon for aksjeselskaper eller allmennaksjeselskaper. Det er heller ikke særskilte krav til oppbevaring av regnskapsmateriale m.m. ved fusjon, fisjon og ved oppløsning og avvikling.»

Det stilles krav om «skriftlighet» i enkelte av direktivene. The Informal Company Law Expert Group (ICLEG) utarbeidet i mars 2016 en rapport om digitalisering av selskapsretten i EUs medlemsstater.[3] Departementet oppfatter det slik at ICLEG mener at EUs selskapsrettsdirektiv ikke stiller krav om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon på papir. Departementet legger derfor til grunn at elektronisk utarbeidelse oppfyller kravet til «skriftlighet».

4.1.3 Forslaget i utredningen

4.1.3.1 Utarbeidelsesmåte og oppbevaringsmedium

Krav til utarbeidelsesmåte og lagringsformat for selskapsdokumentasjon drøftes i utredningen punkt 5.4.2. Utvalget foreslår at selskapsdokumentasjon skal kunne utarbeides og oppbevares elektronisk, og viser til at blant annet arkivlovgivningen og bokføringsloven åpner for elektronisk lagring. Om elektronisk lagring skriver utvalget:

«I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) synes det som om hensynet til bestandighet og usikkerhet knyttet til levetiden for elektroniske dokumenter, er den sentrale begrunnelsen for hvorfor enkelte dokumenter må føres og lagres i papirformat. Utvalget kan ikke se at det å ha protokollene på papir er et mer «tidsbestandig» medium enn å lagre selskapsdokumentasjon elektronisk. I den tid som er gått siden Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) ble lagt frem, har den teknologiske utviklingen også ført til at elektroniske arkiver og lagringstjenester nå er normalen snarere enn unntaket.»

Utvalget foreslår at oppbevaringskravene skal være teknologinøytrale for å ta høyde for fremtidig teknologisk utvikling. Det vurderes i den sammenheng hvilke kvalitetskrav som skal stilles til lagringsmedium og oppbevaringssystemer. Utvalget foreslår at det stilles krav om at oppbevaring skal skje i et format som er lesbart, men foreslår ikke å stille krav om at dokumentasjonen kan skrives ut. Utvalget skriver følgende:

«Bokføringslovens regler om krav til oppbevaring av dokumentasjon er i større grad begrunnet i kontrollbehov for skatte- og avgiftsmyndighetene. Et slikt generelt krav gjelder ikke for selskapsdokumentasjon etter aksjeloven.

Utvalget mener derfor at det ikke bør åpnes for at lyd- og/eller videopptak av generalforsamlings- og styremøter kan tilfredsstille kravene til dokumentasjon av selskapsbeslutninger. Utvalget legger vekt på at protokoller i lesbar form normalt kan saksbehandles hurtig og til dels rent maskinelt hos Foretaksregisteret. Som intern dokumentasjon av diskusjon og beslutninger fra selskapets organer kan lyd- og videopptak ha sin funksjon, men som dokumentasjon overfor for eksempel ny ledelse, aksjonærer, offentlige myndigheter og lignende er dette neppe hensiktsmessig. Utvalget utelukker imidlertid ikke at lyd- og/eller lydopptak i fremtiden kan være fullverdige måter å utarbeide selskapsdokumentasjon på.»

Utvalget drøfter også om det er behov for å stille særskilte krav til dokumentasjonsmåten/IT-systemet, for å hindre at dokumentene kan endres. Etter utvalgets vurdering er det ikke nødvendig, fordi endring uten forankring i ny selskapsbeslutning, normalt vil innebære dokumentfalsk. Etter utvalgets syn er ikke papirdokumenter bedre sikret mot dokumentfalsk enn elektroniske. Utvalget skriver at ulovlig endring av dokumentasjon kan sikres gjennom krav om signering for en del av selskapsdokumentasjonen og gjennom krav til oppbevaring.

Utvalget foreslår en ny generell lovbestemmelse om oppbevaring av selskapsdokumentasjon i aksjeloven og allmennaksjeloven § 1-7. Om forholdet mellom den foreslåtte § 1-7 i aksjeloven og aksjelovens øvrige paragrafer, vises til utredningen punkt 5.4.2 side 35 til 36.

4.1.3.2 Oppbevaringstid

Utvalget mener at hensynene bak bokføringslovens regler om oppbevaring av regnskapsmateriale i hovedsak også gjør seg gjeldende for oppbevaring av selskapsdokumentasjon. De skriver at det er uheldig at reglene om oppbevaringstid ikke er samordnet.

I utredningen punkt 5.6.3 siterer utvalget Prop. 107 L (2011–2012) side 25 om de generelle hensyn bak reglene om oppbevaring:

««Formålet med lovregler om bokføring er å sikre en rekke interessentgrupper, herunder ledere og ansatte hos den bokføringspliktige selv samt kontrollmyndigheter og andre regnskapsbrukere, dokumentasjon for økonomiske transaksjoner og de forpliktelser og tilgodehavender som transaksjonene gir opphav til. (…) Krav til oppbevaringstid skal sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig så lenge det vil kunne være saklig behov for å kontrollere den. Samtidig innebærer oppbevaring kostnader for de bokføringspliktige, og pliktig oppbevaringstid bør derfor ikke være lenger enn nødvendig.»»

Utvalget foreslår etter dette fem års oppbevaringstid for dokumentasjon som er påkrevd utarbeidet etter aksjelovene. Utvalget skriver imidlertid at de ikke har foretatt en selvstendig vurdering av lengden på oppbevaringstid for slik dokumentasjon. Om forholdet mellom aksjelovens og bokføringslovens bestemmelser om oppbevaringstid står det i utredningen punkt 5.6.3.2:

«Utvalget har vanskelig for å se hvilke hensyn som skulle tilsi at selskapsdokumentasjon bør oppbevares i lengre tid enn regnskapsdokumentasjon. Det er dessuten både uhensiktsmessig og kostbart for selskapene å måtte forholde seg til ulike oppbevaringstider. Videre mener utvalget at det fremstår som uoversiktlig at bokføringsloven og aksjelovene har ulike regler for hvilket tidspunkt oppbevaringsfristen skal regnes fra.

Utvalget har ikke vurdert lengden på oppbevaringstiden, men lagt til grunn at den bør være den samme for selskapsdokumentasjon som for bokføringsmateriale. Utvalget viser i denne forbindelse til de vurderingene som er gjort i Prop. 1 LS (2013–2014) om oppbevaringstidens lengde.»

Utvalget stiller spørsmål om det bør fastsettes unntak fra den foreslåtte hovedregelen om fem års oppbevaringstid. Utvalget mener at skattemyndighetene bør ha adgang til å fastsette lengre oppbevaringstid, men skriver at det overlates til departementet å foreslå lovhjemmel. Utvalget foreslår å oppheve aksjelovens og allmennaksjelovens regulering av oppbevaringstiden for regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon og oppløsning. Utvalget skriver at konsekvensen av forslagene er at «bokføringslovens alminnelige regler vil gjelde for oppbevaring av slikt regnskapsmateriale».

Departementet forstår utvalgets forslag om å fjerne den tiårige oppbevaringstiden for «bøker» i disse bestemmelsene og om å innføre en generell oppbevaringstid på fem år, slik at oppbevaringstiden for «bøker» ved fusjon, fisjon og oppløsning reduseres til fem år. Spørsmålet er imidlertid ikke drøftet nærmere.

4.1.3.3 Oppbevaringssted

I utredningen foreslås det ikke krav om oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon. I utredningen punkt 5.6.3.3 vurderes oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon i lys av bokføringslovens krav om oppbevaring av regnskapsmateriale i Norge, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd første og annet punktum:

«Etter utvalgets syn må det avgjørende være at selskapsdokumentasjonen oppbevares på en betryggende måte som sikrer at den kan oppbevares i den angitte oppbevaringsperioden. Utvalget viser videre til at et tilsvarende krav til oppbevaringssted som angitt i bokføringsloven, kan være problematisk å overholde, dersom dokumentasjonen oppbevares i «nettskyen» eller lignende.»

4.1.3.4 Ansvar for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning

Utvalget foreslår ikke endringer i reglene om hvem som er ansvarlig for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd.

4.1.4 Høringsinstansenes syn

Samtlige høringsinstanser som har kommentert temaet elektroniske løsninger er i utgangspunktet positive til å gjøre aksjelovene teknologinøytrale og til å åpne for økt bruk av elektroniske løsninger.

4.1.4.1 Definisjonen av selskapsdokumentasjon

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) stiller seg kritisk til utvalgets definisjon av «selskapsdokumentasjon» i § 1-7:

«Det ligger f. eks. nær å forstå begrepet slik at det også omfatter selskapets meldinger i forbindelse med samtykke – og forkjøpsrettssaker etter aksjeloven §§ 4-15 flg. Saker i tilknytning til disse bestemmelsene kan også komme opp etter utløpet av den foreslåtte femårsfristen, noe som betyr at også dokumentasjonen i tilknytning til disse bestemmelsene av bevisgrunner oppbevares lenger.

Det kan spørres om også aksjeeiernes og andres meldinger til selskapet er «selskapsdokumentasjon», særlig når gjelder dokumentasjon som ikke direkte «kreves» etter aksjeloven.»

Wikborg Rein Advokatfirma AS (Wiborg Rein) stiller spørsmål ved om utvalgets forslag til § 1-7 egentlig er en forenkling av regelverket. De skriver at det i dag ikke er en omforent forståelse av uttrykket selskapsdokumentasjon. Advokatfirmaet uttaler blant annet:

«Wikborg Reins inntrykk er at praksis etter gjeldende rett er at generalforsamlings og styreprotokoller utarbeides og undertegnes skriftlig på papir, og oppbevares i hele selskapets levetid. Videre at det fortsatt er vanlig praksis at protokollene oppbevares fysisk, selv om det ser ut til at et stadig økende antall selskaper har gått over til kun å ha elektroniske arkiver. Vår erfaring er at selskapene i så fall skanner inn papirdokumentene og oppbevarer disse som elektroniske pdf- kopier. Tilsvarende gjelder andre typer dokumenter som skal utarbeides etter aksjelovene.»

Wikborg Rein støtter at det skal være adgang til elektronisk utarbeidelse av dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjelovene. De har imidlertid noen kommentarer til forslaget. Advokatfirmaet stiller spørsmål ved om en generell bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon egentlig er en forenkling av regelverket. Dette henger sammen med den foreslåtte definisjonen av «selskapsdokumentasjon»:

«Så langt Wikborg Rein kjenner til, finnes det i dag ingen entydig forståelse av uttrykket «selskapsdokumentasjon». Forslaget til ny § 1-7 (2) går som nevnt ut på at «selskapsdokumentasjon» etter aksjelovene skal forstås som «dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven». Sammenlignet med Wikborg Reins inntrykk av hva slags type dokumentasjon som i sin alminnelighet er å anse som såkalt selskapsdokumentasjon, innebærer den foreslåtte legaldefinisjonen tilsynelatende en betydelig utvidelse av uttrykket. Vårt inntrykk er således at uttrykket «selskapsdokumentasjon» i praksis vanligvis brukes om dokumenter som er av særlig betydning for selskapsforholdet, herunder stiftelsesdokumenter, generalforsamlings- og styreprotokoller og dokumenter som skal utarbeides i forbindelse med endringer i selskapsforholdet. Etter en slik forståelse ligger stiftelsesdokumentet, vedtektene, generalforsamlingsprotokoller, styreprotokoller, aksjeeierbok, dokumenter som kreves utarbeidet etter aksjeloven i forbindelse med endringer i selskapets kapital, fusjons – og fisjonsdokumenter i kjernen av uttrykket «selskapsdokumentasjon».»

Wikborg Rein viser til de bestemmelsene utvalget omtaler i forbindelse med forslag til § 1-7, og uttaler at dersom utvalgets forslag legges til grunn vil «selskapsdokumentasjon» bli en «uensartet gruppe dokumenter, uten noen entydig selskapsrettslig funksjon». Wikborg Rein forstår utvalget slik at de mener det er et krav til «særlig utarbeidelse av dokumentasjon» etter en del bestemmelser, herunder aksjeloven § 5-7 første ledd om aksjeeiernes samtykke. Wikborg Rein uttaler at dette etter deres inntrykk ikke er slik § 5-7 forstås i praksis. Wikborg Rein konkluderer med at utvalgets foreslåtte definisjonen av uttrykket «selskapsdokumentasjon» er uklar. I forlengelsen av dette uttaler de:

«Etter vår mening er det ikke treffende å innføre generelle og alminnelig regler til oppbevaringsmåte og oppbevaringstid med utgangspunkt i uttrykket «selskapsdokumentasjon». Vi støtter av den grunn ikke utvalgets forslag til ny § 1-7.»

Wikborg Rein støtter at det skal være en generell adgang til å utarbeide, signere og oppbevare generalforsamlings- og styreprotokoller elektronisk. Det foreslås at adgang til dette inntas i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 5-16 og 6-29.

4.1.4.2 Utarbeidelsesmåte og oppbevaringsmedium

Samtlige høringsinstanser som har kommentert forslagene til utarbeidelse og oppbevaringsmedium, er positive. Tilsvarende gjelder utvalgets forslag til krav om at dokumentasjonen skal oppbevares i lesbar form i hele oppbevaringstiden.

Utvalgets konklusjon om å ikke innta et eksplisitt krav om sikring av dokumentasjon mot endring, støttes ikke av Norsk Øko-forum. Norsk Øko-forum foreslår at det for eksempel benyttes en formulering tilsvarende bokføringsloven § 13 tredje ledd første punktum, og at det bør vurderes å innta krav til filformat, slik som i bokføringsforskriften § 5-2-9.

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) mener at notoritet er den viktigste begrunnelsen for at vedtak mv. blir dokumentert. NHO uttaler at kravet om «lesbart» i kombinasjon med signatur vil gjøre kravet til dokumentasjon mer fleksibelt. Det pekes på at i en del tilfeller vil det være behov for å sikre at vedtak er gyldig dokumentert. Dette gjelder både for selskapet og dets medkontrahenter. NHO viser til at utvalgets forslag vil medføre en mer skjønnsmessig vurdering av om dokumentasjonen oppfyller lovens krav. Dette vil etter NHOs syn kunne innebære at vurderingen blir mer ressurskrevende. Departementet oppfordres derfor til å presisere i proposisjonen at for eksempel «en skriftlig, papirbasert protokoll undertegnet etter dagens regler vil regnes som lovmessig dokumentasjon». NHO trekker frem at det er uhensiktsmessig hvis krav til dokumentasjon og signatur blir ulikt i selskapsretten og registreringsretten.

Wikborg Rein uttaler at skriftlighetskravet i aksjeloven og allmennaksjeloven også bør omfatte elektronisk utarbeidelse og signatur. De foreslår derfor en ny og generell regel som sidestiller elektronisk utarbeidelse og utarbeidelse på papir hvor aksjeloven og allmennaksjeloven har krav om skriftlighet.

4.1.4.3 Betydningen av generalforsamlings- og styreprotokoller

Wikborg Rein uttaler følgende om betydningen av protokoller:

«Protokollene (referatene) gir notoritet over generalforsamlingens og styrets beslutninger, og viser hva som er selskapets og styrets beslutninger. Dette er av betydning for det interne selskapsforholdet, fordi det klargjør hva selskap og styre må forholde seg til. Videre er det av betydning for selskapets eksterne forhold, fordi protokollene dokumenterer generalforsamlingens og styrets vedtak overfor offentlige myndigheter og selskapets kontraktsparter. Protokollene har etter dette en preventiv funksjon, ved at de bidrar til å redusere risikoen for konflikter, internt og eksternt, knyttet til generalforsamlingens og styrets beslutninger. I en aktuell ansvarssituasjon for enten styrets medlemmer eller for aksjeeierne, vil protokollene i sin alminnelighet utgjøre sentrale bevis.

Generalforsamlings- og styreprotokoller fyller etter dette en funksjon i selskapsforholdet, uavhengig av antall aksjeeiere og uavhengig av om samtlige aksjeeiere er styremedlemmer. Vi påpeker at når det særlig gjelder protokollenes funksjon som bevis i aktuelle ansvarssaker for styrets medlemmer, og også for aksjeeierne, er det grunn til å tro at den er blitt mer sentral som følge av den økte betydningen styrets vurderinger av selskapets egenkapital og likviditet etter aksjeloven § 3-4 har fått som ledd i aksjelovens system for beskyttelse av selskapskapitalen.»

4.1.4.4 Oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon

Hovedorganisasjonen Virke (Virke), NHO og Regnskap Norge er positive til en oppbevaringstid på fem år for selskapsdokumentasjon.

NHO støtter utvalgets forslag om oppbevaringstid. De skriver imidlertid at det bør fremgå hva som er friststart for oppbevaringstiden.

Virke støtter en samordning av oppbevaringstid for dokumentasjon etter aksjeloven og bokføringsloven. Virke støtter utvalgets vurdering om at det i hovedsak er de samme hensynene som gjør seg gjeldende ved oppbevaringstid etter de to lovene.

Regnskap Norge mener kostnadene og nytten ved oppbevaring tilsier at oppbevaringstiden bør reduseres til fem år. I tillegg til forenkling og kostnadsbesparelse for næringslivet, skriver de at det vil føre til enklere regler.

Advokatforeningen, Landsorganisasjonen i Norge (LO), Norsk Øko-forum, Skattedirektoratet, ØKOKRIM og Wikborg Rein mener oppbevaringstiden ikke bør reduseres.

WikborgReins overordnede begrunnelse er at fem års oppbevaringstid ikke er treffende for alle typer dokumenter. De mener en slik regel ikke er egnet verken som lovens minstekrav eller som en generell anbefaling til selskapene. Wikborg Rein viser til at utvalgets begrunnelse for forslaget om minimum fem års oppbevaringstid, er at dette er bokføringslovens hovedregel:

«[G]eneralforsamlings- og styreprotokoller og andre typer dokumenter som selskapet etter omstendighetene har plikt til å utarbeide etter aksjelovene, ikke etter sin art er regnskapsmateriale i bokføringslovens forstand. Wikborg Reins oppfatning er at avgjørende for hvor lenge selskapene bør oppbevare ulike typer dokumentasjon bør være hvor lenge dokumentasjonen oppfyller sin tiltenkte funksjon, for eksempel hvor lenge det er behov for notoritet rundt generalforsamlingens og styrets beslutninger og forhandlinger. For generalforsamlings- og stiftelsesprotokoller vil dette være så lenge det kan blir stilt spørsmål ved beslutninger som tidligere er truffet, og sakene som er behandlet.»

Wikborg Rein trekker i tillegg til foreldelse frem at utvalget ikke har vurdert tilbakebetalingskrav etter aksjelovene §§ 3-7, 3-8 tredje ledd og 8-11 annet ledd. De påpeker at det for slike krav ikke er noen preklusiv frist, og at krav «[e]tter omstendighetene kan (…) fremsettes også senere enn fem år fra avtalen ble inngått eller beslutning truffet». Wikborg Rein uttaler at en minste oppbevaringstid for ulike typer dokumenter kan oppfattes som et signal om at dokumentasjon kan slettes eller kastes etter utløpet av minimumstiden. Wikborg Rein mener det ikke bør stilles krav til minste oppbevaringstid for dokumenter i aksjelovene. Det bør etter deres mening overlates til selskapenes skjønn å vurdere hvor lenge dokumenter skal oppbevares.

Advokatforeningen mener utvalgets forslag til femårsfrist vil være uheldig. De mener at utvalgets formulering av § 1-7 innebærer at «selskapsdokumentasjon» risikofritt kan kastes eller slettes etter utløpet av oppbevaringstiden. De peker også på sammenhengen mellom foreslått oppbevaringstid og betydningen av selskapsdokumentasjon som bevismateriale:

«Spørsmålet om hvor lenge protokoller og annen «selskapsdokumentasjon» bør oppbevares må blant annet ses i sammenheng med den betydning dokumentene kan ha som bevis i etterfølgende ansvarssaker og andre saker der selskapet, selskapets tillitsvalgte, aksjeeierne eller andre med tilknytning til selskapet er involvert. (…)

Den foreslåtte bestemmelsen er i beste fall villedende fordi styret ikke uten videre kan legge til grunn at de nevnte dokumentene kan kastes eller slettes etter utløpet av femårsfristen, noe den foreslåtte bestemmelsen gir et bestemt inntrykk av.»

Advokatforeningen mener at et eventuelt skille mellom ulike typer dokumentasjon kan være en måte å regulere oppbevaringstid på, dersom departementet ønsker å regulere oppbevaringstiden for selskapsdokumentasjon.

ØKOKRIM foreslår ti års oppbevaringstid for dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjelovene. De peker på at sentral dokumentasjon er viktig for notoritet rundt selskapets forhold til omverdenen, og for kontroll og etterforsking. ØKOKRIM påpeker at spørsmål som kan avklares gjennom dokumentasjonen ofte kan aktualiseres selv om det har gått mer enn fem år. ØKOKRIM mener at elektroniske lagringsløsninger ikke vil medføre høye kostnader for næringslivet. De påpeker at differensiert oppbevaringsplikt også i dag er noe næringslivet må forholde seg til.

LO mener oppbevaringstiden ikke bør reduseres til fem år. De trekker i likhet med ØKOKRIM frem blant annet at kostnadene ved elektronisk oppbevaring av dokumentasjon er lave, og behovet for kontroll i ettertid. De trekker frem skattesaker som eksempel på at saker kan strekke seg over mer enn fem år. Deretter kommenterer de utvalgets poeng om å ha lik oppbevaringstid som i bokføringsloven:

«Det blir for enkelt å relatere oppbevaringstiden for viktig regnskaps- og selskapsinformasjon til bokføringsreglene. Som utvalget poengterer er det ansvarsbegrensningen og hensynet til kreditorene (og minoritetsaksjonærer samt ansatte) som skiller aksjeselskapet fra andre foretak. Da bør det heller stilles skjerpede krav til oppbevaring for slike foretak.»

Norsk Øko-forum trekker også frem at elektronisk oppbevaring reduserer kostnadene og fremhever verdien av dokumentasjonen som mothensyn for redusert oppbevaringstid. De peker også på forholdet til foreldelsesfristene i straffeloven. Om notoritet og økonomisk kriminalitet uttaler de:

«Historiske opplysninger (…) vil ofte gi nyttig og viktig informasjon og kan være av avgjørende betydning utover de fem foreslåtte årene for oppbevaring. (…) Protokollene (selskapsdokumentasjonen) gir ofte viktige opplysninger som gir bedre forståelse for senere transaksjoner både for kontrollmyndighetene, for bostyrere i konkurssaker og for politiet i etterforskning av økonomiske straffesaker. I kontrollsammenheng, hvor formålet med anskaffelser selskapet har foretatt er omstridt (for eksempel der bolig, fritidseiendommer eller lystbåter blir anskaffet i selskapets eller aksjonærs interesse), er disse protokollene en viktig del av bevisbildet ved skattlegging for nyere år (innenfor fristen for endring på fem eller ti år), selv om selve anskaffelsen kan ligge mange år tilbake i tid. Av kontrollhensyn er det derfor viktig å kunne gjennomgå historikken til selskapet som fremkommer av selskapsdokumentasjonen.»

4.1.4.5 Oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale

Wikborg Rein støtter utvalgets forslag om å fjerne oppbevaringstiden for regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon og oppløsning i aksjeloven.

4.1.4.6 Oppbevaringssted

Norsk Øko-forum foreslår at det minst bør presiseres at dokumentasjonen skal være lett tilgjengelig på en adresse i Norge, og viser til formulering i bokføringsforskriften § 7-5 som eksempel.

4.1.4.7 Øvrig

Advokatforeningen foreslår at det inntas henvisning til § 1-7 i §§ 13-17 og 16-10.

Justis- og beredskapsdepartementet (JD) skriver at det ikke passer så godt å innta §§ 1-6 og 1-7 i et avsnitt med overskriften «Definisjoner».

NHO skriver at begrepet «protokoll» ikke er dekkende for det reelle innholdet, og at det er behov for en språklig oppdatering. NHO foreslår imidlertid ikke at begrepet endres nå, siden dette ikke er vurdert i utredningen.

4.1.5 Departementets vurdering

De fleste aksjeselskapene har relativt lav omsetning, få ansatte og få aksjeeiere. Det er ønskelig at aktørene enkelt kan orientere seg i lovverket og overholde det med minst mulig hjelp fra ekstern ekspertise. Regler om utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon bør derfor være oversiktlige og enkle. Kravene bør heller ikke favne videre enn det som er nødvendig for å ivareta hensynene bak bestemmelsene.

Departementet er enig med utvalget i at aksjelovene bør være teknologinøytrale, og deler utvalgets overordnede betraktninger om adgangen til elektronisk utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon. Dette vil gi et mer fleksibelt regelverk for brukerne, og være i tråd med den teknologiske utviklingen i samfunnet. Muligheten til å utarbeide og oppbevare dokumenter elektronisk vil også være kostnadseffektivt og tidsbesparende for selskapene.

I likhet med utvalget foreslår departementet en ny paragraf i aksjeloven og allmennaksjeloven om utarbeidelse og oppbevaring av dokumenter. Departementets forslag avviker innholdsmessig noe fra utvalgets forslag. Det foreslås i tillegg en hjemmel til å gi nærmere bestemmelser om enkelte forhold knyttet til utarbeidelse og oppbevaring i forskrift. Departementet følger ikke opp utvalgets forslag til ny § 1-6 om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere i allmennaksjeloven, kun i aksjeloven, se punkt 4.3.5. Departementet foreslår at bestemmelsen om utarbeidelse og oppbevaring inntas som ny § 1-6 i aksjeloven og allmennaksjeloven. Dette av hensyn til den tradisjonelle oppbyggingen av aksjelovene, hvor det er søkt å innta lik regulering i like bestemmelser i de to lovene.

Departementet deler JDs synspunkt om foreslått plassering av bestemmelsen om utarbeidelse og oppbevaring. Departementet foreslår derfor at § 1-6 inntas i et nytt avsnitt i kapittel 1 i aksjeloven og allmennaksjeloven.

Nedenfor redegjøres det for departementets syn på enkelte spørsmål om utarbeidelse og oppbevaring. Vurderingene avviker noe fra utvalgets.

4.1.5.1 Legaldefinisjon av selskapsdokumentasjon

Departementet slutter seg til merknadene fra Advokatforeningen og Wikborg Rein om problematikken knyttet til hva som er å regne som selskapsdokumentasjon. Det finnes i dag ingen legaldefinisjon av begrepet. Departementet mener at ikke all dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven og allmennaksjeloven, er selskapsdokumentasjon. Aksjeeierboken, stiftelsesdokumenter, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller ligger etter departementets syn i kjernen av begrepet. En legaldefinisjon vil imidlertid vanskelig bli så presis at det ikke vil gjenstå uklarheter om hvilke dokumenter som omfattes. Departementet foreslår derfor ikke en legaldefinisjon av selskapsdokumentasjon i aksjelovene.

I det følgende benyttes begrepet kjernedokumentasjon om dokumentasjon som utgjør kjernen av selskapsdokumentasjon. All dokumentasjon, inkludert kjernedokumentasjon, som kreves utarbeidet etter aksjelovene, omtales i det følgende som selskapsdokumentasjon.

4.1.5.2 Utarbeidelsesmåte og oppbevaringsmedium

Departementet er enig med utvalget i at selskapsdokumentasjon må være tilgjengelig i lesbar form i hele oppbevaringstiden. Det vil gjøre behandling og gjennomgåelse av dokumentasjonen enklere.

Tradisjonell utarbeidelse og oppbevaring av papirdokumentasjon oppfyller lovens krav, forutsatt at dokumentasjonen oppbevares på betryggende måte. Per i dag er oppbevaring på papir det mest tidsbestandige formatet. Dokumenter som er oppbevart på papir krever ikke formatkonvertering, programvarelisenser eller passord for å være tilgjengelig. Lagringsformatene for elektronisk lagrede dokumenter må oppdateres og eventuelt konverteres for å sikre at dokumentene kan leses. Kostnader ved oppbevaring på annet enn papir er knyttet til slik konvertering. Departementet antar at økt bruk av elektronisk lagring vil medføre at det generelle behovet for formatkonverteringsprogrammer vil øke, og at slike programmer vil få økt utbredelse.

I utredningen redegjøres det ikke nærmere for hva som menes med «lesbar form», men utvalget avgrenser mot video- og lydopptak. Noen høringsinstanser påpeker utfordringen med mangelfull avgrensning og manglende definisjon av begrepet. Departementet deler disse høringsinstansenes syn. Departementet mener det er viktig med forutsigbarhet om hva som er et gyldig format, og har vurdert å foreslå en legaldefinisjon av begrepet lesbar form. En slik definisjon vil imidlertid kunne innebære uønskede hindringer for bruk av fremtidig teknologi. Det er etter departementets vurdering uheldig om en legaldefinisjon, som ut ifra den teknologiske utviklingen kan bli utdatert, skaper usikkerhet knyttet til om selskapsdokumentasjonen er gyldig utarbeidet. Departementet foreslår derfor ikke en legaldefinisjon av begrepet, men foreslår at det fremkommer av lovteksten at dokumentet skal være i «lesbar form». Lyd- og videoopptak vil ikke oppfylle kravet.

Det er etter departementets vurdering ikke tilstrekkelig å bare stille krav til lesbar form. Formatets kvalitet bør reguleres nærmere. I det følgende vurderes krav til å skrive ut dokumentasjon, sikring mot tap, ødeleggelse og endring.

I likhet med Norsk Øko-forum mener departementet at det ikke er behov for like omfattende regulering av oppbevaring av selskapsdokumentasjon, som for oppbevaringspliktig regnskapsinformasjon. De to dokumentasjonskategoriene er grunnleggende forskjellige. Regnskapsmateriale danner blant annet grunnlaget for beregning av skatt, og skal ikke endres etter innrapportering til offentlige myndigheter. Bokføringsforskriften differensierer oppbevaringskrav for regnskapsmateriale. Bokføringsloven er en offentligrettslig lov. Aksjelovene er derimot privatrettslige lover som primært regulerer forholdet mellom de ulike selskapsorganene og forholdet til aksjeeierne. I utgangspunktet bør det derfor være stor grad av frihet for selskapet og dets aksjeeiere til å velge det format og den kvalitet de ønsker.

Utvalget foreslår ikke at det stilles krav om at selskapsdokumentasjon må kunne skrives ut. Utvalget mener at et slikt krav vil medføre uhensiktsmessige hindringer for valg av format i fremtiden. Departementet deler i utgangspunktet denne vurderingen. Et lovkrav om at dokumentasjonen må kunne skrives ut, vil trolig medføre at lovreglene om dette blir utdatert som følge av den teknologiske utviklingen. Samtidig er det behov for å stille krav til formatets kvalitet for å sikre notoritet, at gyldig format er benyttet, og for å legge til rette for hensiktsmessig og effektiv saksbehandling. Hensyn til kontroll og til at eksterne parter med legitimt behov gis tilgang til dokumentene, tilsier også at det bør stilles krav til hvilket format slik dokumentasjon kan utarbeides i. Krav til formatets kvalitet kan også bidra til mer effektiv rapportering til offentlige myndigheter. Departementet foreslår etter dette ikke et eksplisitt krav i aksjelovene om at dokumentasjon skal kunne skrives ut.

Utvalget skriver at det er behov for å sikre at dokumentasjon er beskyttet mot endring, men at det ikke er behov for eksplisitte regler om dette i aksjelovene. Norsk Øko-forum mener det bør være et krav til at dokumentasjonen sikres mot endring.

Bokføringsloven § 13 tredje ledd første punktum krever at dokumentasjon skal oppbevares «ordnet» og være «betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring». På grunn av den verdien selskapsdokumentasjon kan ha, ser departementet at det kan være hensiktsmessig å pålegge selskapene en eksplisitt plikt til å sikre dokumenter mot ødeleggelse, tap og endring.

En generell plikt til å ha IT-systemer som sikrer mot endring av dokumenter, eller som sporer hvem som har endret et dokument og når det ble gjort, vil påføre selskapene en økonomisk og administrativ byrde. De som velger aksjeselskaps- og allmennaksjeselskapsformen, oppnår begrenset ansvar. De må derfor i en viss utstrekning godta at selskapet, blant annet av hensyn til kreditorer, pålegges flere byrder enn de som velger selskapsformer med ubegrenset deltakeransvar. Departementet antar at strenge krav til IT-systemene vil begrense selskapenes muligheter med hensyn til valg av medium for dokumentasjon. En mulig konsekvens er at selskaper istedenfor elektroniske løsninger, velger papirbasert lagring eller ikke følger loven. Det vil kunne hindre automatisert kommunikasjon og rapportering til offentlige myndigheter og andre aktører. Departementet foreslår derfor at det i utgangspunktet skal være opp til det enkelte selskap å vurdere hva som vil være tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Løsningen selskapet velger, må imidlertid være slik at dokumentasjonen kan oppbevares på en betryggende måte. Løsningen må gi en forholdsmessig sikkerhet mot endring, ødeleggelse og tap. I tillegg må det foretas sikkerhetskopiering.

Skulle senere erfaringer tilsi at det er behov for nærmere regulering av hva som er en betryggende oppbevaringsmåte, vil det være hensiktsmessig å regulere dette i forskrift. Det foreslås derfor en hjemmel til å gi nærmere bestemmelser i forskrift.

4.1.5.3 Krav om skriftlig utarbeidelse av dokumentasjon i aksjelovene

Det følger av mange bestemmelser i aksjeloven og allmennaksjeloven at dokumentasjon skal være skriftlig. Tidligere har det vært spørsmål om enkelte av skriftlighetskravene vil være oppfylt ved elektronisk utarbeidelse. Departementet foreslår at det i ny § 1-6 annet ledd i aksjeloven og allmennaksjeloven fremgår at elektronisk dokumentasjon skal være sidestilt med papirdokumentasjon.

4.1.5.4 Oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon

Departementet støtter ikke utvalgets forslag om en generell oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon på fem år, og slutter seg til Advokatforeningens og Wikborg Reins høringsinnspill om dette.

Selskapets kjernedokumentasjon skal i dag oppbevares i hele selskapets levetid. Utvalgets forslag innebærer at oppbevaringstiden reduseres til fem år. Ut over å slå fast at oppbevaringstiden bør være den samme som etter bokføringsloven, foretar utvalget ikke noen nærmere vurdering av oppbevaringstiden. Utvalget har heller ikke omtalt konsekvensene av å redusere oppbevaringstiden for kjernedokumentasjon eller annen selskapsdokumentasjon.

Departementet mener at ved vurderingen av hva som er hensiktsmessig oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon i aksje- og allmennaksjeselskaper, vil sentrale momenter blant annet være dokumentenes betydning, sammenhengen med det begrensede deltakeransvaret og hensynet til fordringshavere.

Selskapsdokumentasjon har betydning både internt og eksternt. Internt dokumenterer protokoller om møter er avholdt, hva som ble behandlet og besluttet, og hvem som traff beslutningene. Dokumentasjonen kan være viktig for aksjeeiere, styremedlemmer og selskapets ledelse, blant annet dersom det oppstår uenighet om tidligere beslutninger. I en eventuell ansvarssak vil protokollene være sentrale bevis. Annen dokumentasjon kan gi viktige opplysninger om selskapsendringer, avtaler mellom selskapet og nærstående, og konserninterne transaksjoner, jf. blant annet aksjeloven §§ 4-5, 3-8 og 3-9 og allmennaksjeloven §§ 4-4, 3-8 og 3-9. Ved møtefravær eller ved personskifte, vil selskapsdokumentasjon også ha betydning for blant annet å sikre kontinuitet i informasjonsflyten.

Eksternt kan selskapsdokumentasjon ha betydning for en rekke aktører. Advokatforeningen påpeker at utvalget blant annet ikke har vurdert «kreditorinteressen og konkursboets interesse i selskapsdokumentasjon som bevismiddel i etterfølgende ansvarssak». Dokumentene kan belyse tidligere vurderinger, for eksempel styrets vurdering av om selskapet har en forsvarlig egenkapital, styrets kontroll med daglig leder mv. Slik informasjon kan være avgjørende for å vurdere om selskapsorganene har oppfylt sine forpliktelser, og om det er grunnlag for søksmål fra kreditorer eller konkursbo. Det er departementets oppfatning at i selskaper hvor det foretas granskning, er det ikke uvanlig at de interne dokumentasjons- og oppbevaringsrutinene har svakheter. Generelle krav til utarbeidelse og oppbevaring kan gjøre det enklere for aktørene å vurdere blant annet om oppbevaringen skjer på en betryggende måte.

Aksjeeiernes begrensede ansvar for selskapets forpliktelser og det lave kravet til minste aksjekapital, gjør at aksjeselskap er en mye brukt selskapsform. Ansvarsbegrensningen gjør det desto viktigere å dokumentere at selskapets disposisjoner har foregått i henhold til gjeldende krav. Tilsvarende gjelder for allmennaksjeselskap. (Minoritets-)aksjeeierinteressen og selskapets interesse er andre særegenheter ved selskapsformene. Minoritetsaksjeeiere er ofte ikke representert i styret. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltning av selskapet og for å ivareta selskapets interesser. Sikring av selskapsdokumentasjon kan også være viktig for å kunne etterprøve om styret har utført sin plikt til å forvalte selskapet på en tilfredsstillende måte.

Krav til at utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon skal skje på en bestemt måte, har også en forebyggende funksjon. Slike krav medfører at oppdagelsesrisikoen er høyere, og bidrar dermed til å forebygge økonomisk kriminalitet. Det er få straffesaker hvor politiet tar ut tiltale med påstand om straff i medhold av straffebestemmelsene i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 19-1 og 19-2. Departementet antar at dette har sammenheng med aksjelovenes lave strafferamme; fengsel i inntil ett år. Brudd på aksjelovenes bestemmelser som er forfølgelsesverdige, konsumeres ofte av annen straffelovgivning med vesentlig høyere strafferamme. Blant annet bedrageri, økonomisk utroskap og kreditorbegunstigelse, jf. straffeloven §§ 371, 390 og 402. Aksjelovene fungerer likevel som en første skanse mot økonomisk kriminalitet. Departementet anser at forebyggende tiltak kan ha stor verdi i bekjempelsen av økonomisk kriminalitet, og for å sikre like konkurransevilkår i næringslivet.

Advokatforeningen og Wikborg Rein stiller spørsmål ved forslaget om en generell oppbevaringstid på fem år. De viser blant annet til at utvalget ikke har vurdert forholdet til foreldelse, herunder foreldelsesloven § 12 første ledd bokstav b om foreldelse av krav mot aksjeeier.

Foreldelsesfristen for å reise straffesak for brudd på aksjelovene er fem år, jf. aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 19-1 tredje ledd og 19-2 annet ledd. Foreldelsesfristen for noen vinningslovbrudd er ti år, se blant annet straffeloven § 325 om grovt underslag, jf. § 86 første ledd bokstav c.

Aksjeloven og allmennaksjeloven har ikke generelle bestemmelser om foreldelsesfrist for sivile krav. Foreldelsesfristene og fristutgangspunktene reguleres dermed av foreldelsesloven. Den alminnelige foreldelsesfristen er tre år, jf. foreldelsesloven § 2. Foreldelsesloven har regler om tilleggsfrister. Blant annet kan det gis en tilleggsfrist på ett år fra rettskraftig fellende dom i straffesak foreligger, jf. foreldelsesloven § 11 annet punktum. Dermed kan det gå inntil fem år før tiltale blir tatt ut, og deretter lang tid før straffesaken er rettskraftig avgjort. I tillegg kan det gå ytterligere ett år før det sivile kravet er foreldet.

Foreldelsesloven § 12 første ledd regulerer blant annet krav som aksjeselskap og allmennaksjeselskap har mot «medlem av organ for rettshaveren». For slike krav «inntrer foreldelse for ansvar vedkommende har pådratt seg i denne egenskap, tidligst 1 år etter at vervet er opphørt. (…) Regelen gjelder også forholdet mellom konkursskyldneren og boets organer.».

Det er ikke uvanlig at én eller flere personer er representert i selskapsorgan(er) i hele eller store deler av selskapets levetid. Dermed kan det være aktuelt for selskapet å fremme krav som angår forhold tilbake til stiftelsestidspunktet. Etter opphør av selskapet vil selskapets eventuelle konkursbo og kreditorfellesskapet kunne ha tilsvarende interesse. Skal adgangen til å fremme krav ha en realitet, må det være mulig å undersøke og bevise hvilke disposisjoner som er foretatt, avtaleinnhold og hvilke beslutninger som er fattet. Selskapsdokumentasjon kan da være avgjørende for om for eksempel selskapet eller konkursboet kan fremskaffe bevis for å underbygge sitt krav.

Utvalgets hovedbegrunnelse for fem års oppbevaringstid for selskapsdokumentasjon, er at en slik lengde på oppbevaringstiden vil være i samsvar med bokføringslovens regler om oppbevaring av regnskapsmateriale, og at de samme hensynene i hovedsak gjør seg gjeldende for de to typene dokumentasjon.

Departementet ønsker et sammenhengende regelverk som er enkelt for brukerne å forstå og anvende. En forutsetning for at det skal være like regler i ulike lover, er imidlertid at de ulike bakenforliggende interessene ivaretas på en tilfredsstillende måte. Lik regulering for å ivareta ulike hensyn er i praksis ikke en forenkling dersom reguleringen ikke realiserer formålet.

Bokføringsloven opererer med to oppbevaringstider for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale; 3½ og 5 år, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd første og annet punktum. I siste ledd er det forskriftshjemmel for å fastsette lengre oppbevaringstid. I forskrift gitt i medhold av § 13 siste ledd (bokføringsforskriften), er det flere krav om oppbevaring av angitt dokumentasjon fra ett til 15 år etter regnskapsårets slutt. Bakgrunnen for differensieringen er blant annet ulike skatteregler, risiko og særtrekk ved enkelte bransjer.

For aksjeselskaper kan det tenkes at for eksempel risiko og særtrekk i enkelte bransjer, samt muligheten til fravalg av revisjon, størrelse på omsetning, balanse og antall årsverk, tilsier at det bør differensieres for ulike bransjer, størrelsen på selskapene og dokumentasjonstyper. Aksjelovene er utformet slik at like regler i hovedsak skal gjelde alle aksje- eller allmennaksjeselskaper, uavhengig av næring og størrelse. En slik likebehandling bidrar til en regulering som er enkel og oversiktlig for brukerne å forholde seg til. En eventuell differensiering av oppbevaringstiden i forskrift for selskaper i ulike bransjer, vil gjøre oppbevaringsreglene mindre tilgjengelige og mer kompliserte for brukerne. Samtidig ser departementet behov for å differensiere oppbevaringstiden for ulike typer dokumentasjon.

Utvalget trekker frem oppbevaringskostnaden som en begrunnelse for forslaget om fem års oppbevaringstid. Departementet antar at for de fleste aksjeselskaper er mengden kjernedokumentasjon lite omfattende. Når det gis anledning til elektronisk lagring vil kostnadene ved oppbevaring være svært lave. Departementet tillegger derfor ikke kostnadene ved lagring vekt. Den lave kostnaden ved elektronisk oppbevaring er også fremhevet av LO, Norsk Øko-forum og ØKOKRIM. Riktignok vil et krav om lang oppbevaringstid være en administrativ byrde, men sammenlignet med dagens oppbevaringskrav vil dette kun innebære en marginal belastning. Departementet anser derfor at fordelene ved å stille krav om en lengre oppbevaringstid enn fem år, blant annet når det gjelder å kunne avdekke økonomisk kriminalitet og ivareta selskapsinteressen, oppveier for byrden en oppbevaringstid på mer enn fem år påfører selskapene.

Utvalget trekker også frem at det er kostbart å forholde seg til ulike oppbevaringstider i lovverket. Departementet er enig i at mange ulike frister kan gjøre regelverket mindre oversiktlig og vanskeligere å forholde seg til. Det er uheldig. Samtidig kan det være hensyn som tilsier ulike krav til oppbevaringstid for forskjellige typer dokumenter. Både hensynet til selskapet, beskyttelse av (minoritets-) aksjeeiernes og kreditorenes interesser og muligheten til å avdekke økonomisk kriminalitet, kan tilsi at det stilles krav til både kortere og lengre oppbevaringstid enn fem år for visse typer selskapsdokumentasjon. Næringsdrivende må allerede forholde seg til ulike regler i, og gitt i medhold av, bokføringsloven. Departementet mener regnskapsdokumentasjon og selskapsdokumentasjon er av forskjellig art. Oppbevaringstiden på fem år i bokføringsloven kan dermed ikke uten videre overføres til aksjelovene.

Departementet er enig med NHO og ØKOKRIM i at det er en fordel om oppbevaringstiden reguleres eksplisitt i aksjelovene. At flere av høringsinstansene har antatt at den generelle oppbevaringstiden er ti år, taler også for at det er et behov for å klargjøre kravene til oppbevaringstid. På den annen side vil en eventuell hovedregel om oppbevaringstid kunne bli uthulet dersom det fastsettes unntak med differensierte krav til oppbevaringstid.

Normalt reduseres nytteverdien av dokumentasjon over tid. Dette taler for at det bør være en grense for hvor lenge selskaper skal pålegges å oppbevare selskapsdokumentasjon. Etter departementets syn er kjernedokumentasjon av en annen karakter og betydning for selskapet, enn annen selskapsdokumentasjon.

Departementet foreslår ikke at oppbevaringstiden for stiftelsesdokument, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller reduseres. Disse dokumentene skal fortsatt oppbevares i hele selskapets levetid. Det foreslås at dette fremgår eksplisitt av aksjelovene. Departementet foreslår heller ikke endring i oppbevaringstiden for aksjeeierboken.

Utvalget har ikke vurdert differensiering av oppbevaringstiden for selskapsdokumentasjon. Differensierte krav har dermed ikke vært på høring. Departementet ser at det kan være behov for at det fastsettes eksplisitte oppbevaringsfrister for andre dokumenttyper, men grunnet behovet for en grundig vurdering av spørsmålet og ønske om innspill og offentlig høring, fremmes det ikke forslag om dette i denne proposisjonen.

For å synliggjøre at dokumentasjonen ikke uten videre kan kastes etter utløpet av minste påkrevde oppbevaringstid, er det etter departementets syn behov for en skjønnsmessig tilleggsregel om forsvarlig oppbevaringstid. Ved vurderingen av hva som er forsvarlig oppbevaringstid, vil dokumentenes betydning, sammenhengen med det begrensede deltakeransvaret og hensynet til fordringshavere være sentrale vurderingsmomenter. For dokumenter som inneholder personopplysninger vil det også kunne oppstå plikt til å slette opplysningene når oppbevaringsplikten utløper. Dette må imidlertid vurderes nærmere.

På denne bakgrunn foreslår departementet en forskriftshjemmel med adgang til å fastsette nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for enkelte dokumenter som er påkrevd utarbeidet etter aksjeloven og allmennaksjeloven.

Det foreslås å lovfeste at stiftelsesdokument, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller skal oppbevares i selskapets levetid. Forslaget er lovfesting av gjeldende rett, og dermed en forenkling. Oppbevaringskravet omfatter ikke vedlegg til protokoller, med unntak av fortegnelse over aksjeeiere som deltok på generalforsamlingen. Departementet understreker at oppbevaringsplikten for vedlegg må vurderes særskilt.

4.1.5.5 Oppbevaringstid for «bøker» ved fusjon, fisjon og oppløsning

Departementet støtter ikke utvalgets forslag om å redusere oppbevaringstiden for «bøker» i aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 16-10 tredje ledd. Med «bøker» menes generalforsamlingsprotokoll og styreprotokoll mv.[4] Utvalget har ikke vurdert om det er særskilte momenter som gjør seg gjeldende ved fusjon, fisjon eller oppløsning, som tilsier reduksjon i oppbevaringstiden. Konsekvensen av utvalgets forslag er at man faller tilbake på utvalgets foreslåtte regel om en generell fem års oppbevaringstid for dokumenter som er påkrevd utarbeidet etter aksjelovene.

Ved fusjon og fisjon oppstår i noen tilfeller skatteposisjoner som kan brukes i mange år etter selskapsendringen er gjennomført. Blant annet bør skattemyndighetenes kontrollbehov vurderes ytterligere, før det innføres en eventuell reduksjon i oppbevaringstiden for bøker. Etter en samlet vurdering av momentene i punktet ovenfor, foreslår ikke departementet endringer i oppbevaringstiden på ti år for «bøker» ved fusjon, fisjon og oppløsning.

Departementet foreslår at begrepet «bøker» endres til «selskapsdokumentasjon». Forslaget er en ren språklig endring. Det innebærer ikke noen realitetsendring med hensyn til hvilke dokumenter som omfattes av begrepet.

NHO påpeker i sammenheng med forslaget om den generelle oppbevaringstiden for selskapsdokumentasjon, at det bør fremgå av proposisjonen hva som er friststart for oppbevaringstiden.

Departementet mener at friststart for oppbevaringstiden av dokumentasjon bør være mest mulig harmonisert på tvers av lovene og i den enkelte lov. I dag er friststart i aksjelovene ved fusjon og fisjon når selskapsendringen er registrert i Foretaksregisteret. Ved oppløsning er friststart når selskapet er endelig oppløst. I bokføringsloven § 13 annet ledd regnes fristen fra regnskapsårets slutt. Dersom oppbevaringstiden for dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven og allmennaksjeloven skal differensieres ytterligere på et senere tidspunkt, er det naturlig at friststart settes til regnskapsårets slutt. Det vil gjøre det lettere å holde oversikt over når minste oppbevaringstid er overholdt. Hensynet til et enkelt og brukervennlig regelverk tilsier at friststart på tvers av lovene og innad i aksjeloven, allmennaksjeloven og bokføringsloven bør være lik. Departementet foreslår derfor at friststart ved oppbevaringstid for «selskapsdokumentasjon» skal være ved regnskapsårets slutt det året selskapsendringen eller slettingen ble registrert i Foretaksregisteret.

4.1.5.6 Oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale ved fusjon, fisjon og oppløsning

Departementet støtter utvalgets forslag om å oppheve særreguleringen av oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsdokumentasjon ved fusjon, fisjon og oppløsning.

Oppbevaringspliktig regnskapsdokumentasjon etter bokføringsloven § 13 skal i dag oppbevares i minst ti år ved fusjon, fisjon og oppløsning, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd siste punktum og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd, 14-8 første ledd og 16-10 tredje ledd siste punktum. Lengden på oppbevaringstiden i aksjeloven og allmennaksjeloven ble ikke endret da oppbevaringstiden i bokføringsloven ble redusert i 2013.

Departementet foreslår at aksjelovens og allmennaksjelovens regler om oppbevaringstid for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale oppheves. Konsekvensen av dette er at bokføringsloven regulerer oppbevaringstidens lengde. Departementet mener det er hensiktsmessig med en henvisning til bokføringsloven, slik at de som overtar oppbevaringsansvaret ved fusjon, fisjon og oppløsning ikke er i tvil om hvilke oppbevaringskrav som gjelder.

4.1.5.7 Krav om sporbarhet for registrerte regnskapsopplysninger ved fusjon, fisjon og oppløsning

I utvalgets lovforslag til aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 16-10 tredje ledd foreslås punktumet som omhandler «registrerte regnskapsopplysninger» opphevet. Opphevelsen innebærer at sporingskravet i bokføringsloven § 6, som er begrunnet i kontrollhensynet, ikke fremkommer av aksjelovene. Tilsvarende gjelder tiden «registrerte regnskapsopplysninger» skal være sporbare. Utvalget har ikke kommentert opphevelsen. Det er heller ikke kommentert om «registrerte regnskapsopplysninger» tilsvarer bokføringslovens begrep «bokførte opplysninger». Departementet antar at utvalget har lagt dette til grunn.

Utvalget foreslår å fjerne reglene om regnskapsmateriale som reguleres av bokføringsloven, fra aksjelovene. Det synes ikke å være utvalgets intensjon at kravene i bokføringsloven ikke skal gjelde, bare at de ikke skal fremgå av to regelsett. Slik unngår man ulik regelutvikling, som ulik oppbevaringstid i bokføringsloven og aksjelovene.

Departementet mener at det ikke er hensiktsmessig å beholde reglene i aksjeloven og allmennaksjeloven om at registrerte regnskapsopplysninger skal være sporbare i minst ti år etter selskapsendring eller opphør av selskapet. Departementets forslag om opphevelse fører bare til at bestemmelsene om sporbarhet tas ut av aksjelovene. Bokføringslovens bestemmelser om sporbarhet gjelder uavhengig av aksjelovene. Ved overføring av oppbevaringsplikten for regnskapsmateriale i forbindelse med fusjon, fisjon og oppløsning, mener departementet det er hensiktsmessig å innta en henvisning til bokføringsloven. Hensikten er å gjøre det klart for dem som overtar oppbevaringsplikten, det vil si det overtakende selskapet eller avviklingsstyret, at de skal følge bokføringslovens regler.

Departementet foreslår derfor at aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd annet punktum og 16-10 tredje ledd annet punktum og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd annet punktum og 16-10 tredje ledd annet punktum om «registrerte regnskapsopplysninger» oppheves.

4.1.5.8 Ansvar for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning

Departementet ser ikke behov for å endre reglene om hvem som er ansvarlig for overholdelse av oppbevaringsplikten ved fusjon, fisjon og oppløsning, jf. aksjeloven §§ 13-17 tredje ledd og 16-10 tredje ledd og allmennaksjeloven §§ 13-18 fjerde ledd og 16-10 tredje ledd.

4.1.5.9 Oppbevaringssted

Departementet er i utgangspunktet enig med utvalget i at selskapet bør kunne bestemme oppbevaringssted for selskapsdokumentasjon. Departementet mener at det bør fremkomme tydelig at elektronisk lagring sidestilles med lagring på papir.

Utvalget drøfter ikke aktørenes behov for tilgang til dokumentasjonen, men det er i utvalgets forslag til § 1-7 første ledd foreslått at selskapsdokumentasjonen skal være «tilgjengelig i lesbar form». Ved brudd på regler gitt for å beskytte (minoritets)aksjeeierne, ved konkurs eller etterforsking av økonomisk kriminalitet, kan det oppstå behov for å ettergå selskapsdokumentasjonen. Befinner selskapsdokumentasjonen seg på en harddisk utenfor Norge og den ikke er tilgjengelig fra Norge, vil legitim tilgang til denne kunne by på betydelige vanskeligheter.

Departementet foreslår derfor at selskapsdokumentasjon skal oppbevares slik at den er tilgjengelig fra Norge. Kravet er foreslått inntatt i forslag til aksjeloven og allmennaksjeloven § 1-6.

4.2 Signatur

4.2.1 Gjeldende rett

I aksjeloven og allmennaksjeloven stilles det krav om underskrift på enkelte dokumenter. Hovedregelen er papirbasert dokumentasjon, og følgelig må signeringen foretas på papir. I utredningen punkt 5.4.1 gis det en oversikt over lovbestemmelser som antas å reise spørsmål om teknologinøytralitet. Enkelte dokumenter vil etter noen av bestemmelsene kreve fysisk signatur. Kravene er å regne som formkrav, og kommer til uttrykk direkte og indirekte i aksjeloven og allmennaksjeloven. Se for eksempel §§ 5-16 og 6-29 om underskrift av protokoller, og § 3-9 om at vesentlige konserninterne transaksjoner skal foreligge skriftlig. Departementet kan ikke se at spørsmålet om elektronisk signatur er behandlet i lovenes forarbeider.

I Ot.prp. nr. 108 (2000–2001) punkt 3.11.1.2.3 side 76, skriver Justis- og politidepartementet følgende om gjenpart (kopi) av underskrevne dokumenter som selskapet skal sende til aksjeeierne:

«I slike tilfeller forutsetter elektronisk utsendelse at det brukes metoder som innebærer at også de underskrifter loven krever på disse dokumentene vises elektronisk. Det er her ikke tale om elektronisk signatur, men om en gjengivelse av navnetrekket.»

Lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (esignaturloven) gjelder sertifikatutsteder av elektronisk signatur og regulerer rammebetingelsene for bruk av blant annet kvalifisert signatur, jf. § 2 første ledd. Det fremkommer imidlertid av esignaturloven § 6 at:

«[d]ersom det i lov, forskrift eller på annen måte er oppstilt krav om underskrift for å få en bestemt rettsvirkning og disposisjonen kan gjennomføres elektronisk, oppfyller en kvalifisert elektronisk signatur alltid et slikt krav. En elektronisk signatur som ikke er kvalifisert, kan oppfylle et slikt krav.».

Esignaturloven § 6 vil dermed direkte regulere krav om underskrift for dokumenter utarbeidet i medhold av aksjelovene, for de dokumenter som kan utarbeides elektronisk.

Utvalget skriver blant annet følgende om elektronisk signatur:

«Begrepet elektronisk signatur er definert som «data i elektronisk form som er knyttet til andre elektroniske data og som brukes som autentiseringsmetode», jf. esignaturloven § 3 nr. 1.

Esignaturloven skiller mellom ulike elektroniske signaturer.

En avansert elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 2 definert som en elektronisk signatur som er entydig knyttet til undertegneren, kan identifisere undertegneren, er laget ved hjelp av midler som bare undertegneren har kontroll over, og er knyttet til andre elektroniske data på en slik måte at det kan oppdages om disse har blitt endret etter signering.

En kvalifisert elektronisk signatur er i esignaturloven § 3 nr. 3 definert som en avansert elektronisk signatur som er basert på et såkalt kvalifisert sertifikat, og som er fremstilt av et godkjent sikkert signaturfremstillingssystem. (…)

For registreringer i Foretaksregisteret kreves det i dag minimum sikkerhetsnivå 3 for å signere en registermelding. (…) Sikkerhetsnivå 3 og høyere betyr blant annet at det ikke er tilstrekkelig med passord alene ved innlogging i Altinn, men at man i tillegg må logge inn med MinID, BankID og lignende (tofaktor-krav).

Bruk av andre former for elektroniske signatur kan i henhold til esignaturloven § 6 også oppfylle krav til underskrift i lovgivningen. Alle typer elektroniske signaturer kan dermed gis rettsvirkninger. Hvorvidt en ikke kvalifisert elektronisk signatur i det enkelte tilfelle skal anses å oppfylle underskriftskrav, må vurderes på samme måte som for håndskrevne signaturer, det vil si en vurdering som må bero på en ordinær bevisføring og bevisbedømmelse. Ved tvist om bruk av elektronisk signatur som ikke er kvalifisert, er det derfor opp til domstolene å avgjøre om den elektroniske signaturen skal tillegges rettsvirkninger.»

4.2.2 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår i punkt 5.5.4 i utredningen at elektronisk signering skal oppfylle kravet til underskrift i aksjeloven og allmennaksjeloven. De peker i punkt 5.5.5 på at de ikke ser noen «prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme adgang til å foreta elektronisk signering i allmennaksjeselskaper, som i aksjeselskaper». Utvalget trekker blant annet frem at e-signaturløsninger ofte vil være kostnadsbesparende og sikrere enn fysisk signatur. Ved elektronisk signatur ligger det innebygd sikring mot endring, tap og skade. Elektronisk signering er tidseffektivt, og utvalget peker også på at løsningene for esignatur er lett tilgjengelige.

Utvalget reiser spørsmål om hva som er hensiktsmessig sikkerhetsnivå ved elektronisk signatur av selskapsdokumentasjon. De foreslår ikke at det stilles krav til et bestemt sikkerhetsnivå ved elektronisk signatur av selskapsdokumentasjon. Utvalget skriver at selskapene er nærmest til å vurdere sitt behov for autentiserings- og sikkerhetsnivå ved elektronisk signatur:

«Et spørsmål er om det bør være samme krav til sikkerhetsnivå ved signering av selskapsdokumentasjon som ved signering av melding til Foretaksregisteret (sikkerhetsnivå 3), jf. punkt 5.2.2.

På den ene siden kan det være en fordel dersom signeringskravene er like. Dette kan gjøre det aktuelt å se på mulighetene for å «ta med seg» signaturer fra selskapsinterne løsninger og over i melding til Foretaksregisteret. På den annen side kan dette også innebære at lovgiver må stille krav til sikkerhets- og autentiseringsmekanismer i selskapenes interne systemer.

Etter utvalgets syn bør lovgiver være tilbakeholden med å stille detaljerte krav til autentiserings- og sikkerhetsmekanismer i de interne systemer selskapene benytter. Hvilke autentiserings- og sikkerhetsmekanismer som skal velges, er en vurdering selskapene er nærmest til å foreta.

Selskaper som har behov for høy grad av sikkerhet, har etter esignaturloven adgang til å benytte seg av sertifikatutstedere som er registrert hos Nkom, og som dermed også er underlagt Nkoms[5] tilsyn. Utvalget antar at det er et fåtall av selskapene som har et slikt behov, og de bør derfor ha adgang til å utvikle sine egne løsninger. (…)

Videre viser utvalget til at det ikke har erfaringer som tilsier at det ved signering av selskapsdokumentasjon for tiden generelt foreligger så stor risiko for misbruk at lovgivningen bør ta utgangspunkt i et strengt sikkerhetsnivå.»

Dersom valgmuligheten i praksis viser seg å være uhensiktsmessig, foreslår utvalget å:

«(…) eventuelt endre dette dersom det skulle oppstå samfunnsmessige problemer fordi selskapene legger et uheldig sikkerhetsnivå til grunn.»

Om kravet til signering uttaler utvalget:

«Aksjeloven stiller ikke direkte krav til signering. I loven benyttes imidlertid begrepene «underskrive» og «undertegne» i enkelte lovbestemmelser. Utvalget foreslår at begrepet erstattes med «signere», slik at terminologien i aksjeloven og foretaksregisterloven § 4-3 er likelydende. Etter utvalgets syn er begrepet «signere» også mer teknologinøytralt. Formuleringen er ikke ment å være til hinder for signering på papir.»

4.2.3 Høringsinstansenes syn

Ingen av høringsinstansene er negative til å åpne for elektronisk signatur av dokumentasjon som skal utarbeides etter aksjelovene.

Regnskap Norge er positive til forslaget om at dokumenter kan signeres elektronisk. De fremhever at fysisk signering i mange tilfeller er tidkrevende, særlig hvor personene som skal underskrive bor ulike steder.

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) støtter utvalgets forslag om å overlate til selskapene å vurdere hvilke autentiserings- og sikkerhetsmekanismer de har behov for.

Wikborg Rein foreslår at det inntas en generell regel i aksjelovene om signering.

Finans Norge mener at elektronisk signatur bør holde et visst sikkerhetsnivå ved bruk, og viser blant annet til NOU 2016: 27 Ny lovgivning om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering II.

4.2.4 Departementets vurdering

Departementet støtter utvalgets forslag om å sidestille elektronisk signatur med fysisk underskrift i aksjelovene. Elektronisk signatur reduserer tidsbruken som medgår til signering av dokumentasjon, og bidrar til økt digitalisering. Det vil innebære en forenkling og gi aktørene større fleksibilitet. I punkt 4.1.5 foreslås en teknologinøytral bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon inntatt i ny § 1-6 i aksjeloven og allmennaksjeloven. Hensikten er å åpne for helelektroniske løsninger, ikke begrenset til muligheten til å oppbevare skannede papirdokumenter. For å kunne foreta en gjennomgående digitalisering av arbeidsprosessene, er adgang til elektronisk signatur nødvendig.

Som beskrevet i Ot.prp. nr. 82 (1999–2000) side 14, kan elektronisk signatur føre til:

«(…) flere sikkerhetsmessige spørsmål som er helt ukjente for papirbasert kommunikasjon. En papirbasert signatur kan granskes nøye fordi den er festet til et fysisk objekt, mens en elektronisk signatur kun tilbyr den informasjonen som er til stede i selve representasjonen (dvs. den informasjonen brukeren får opp på dataskjermen). Kompleksiteten rundt det å oppdage og å bevise at et elektronisk signert dokument er forfalsket er helt annerledes.»

Bruk av elektronisk signatur krever derfor vurderinger knyttet til sikkerhet som er annerledes enn for fysisk signering av dokumenter.

Utvalget foreslår at det ikke stilles krav i aksjeloven til hvilket sikkerhetsnivå elektronisk signatur skal ha. De fleste aksjeselskapene er små og utarbeider få selskapsdokumenter. For slike selskaper kan krav til et høyt sikkerhetsnivå medføre uforholdsmessige kostnader, og føre til at færre velger å bruke elektronisk signatur. Departementet mener imidlertid at det må vurderes nærmere hvilke konsekvenser det har å ikke stille krav til sikkerhetsnivå før det åpnes for elektronisk signatur.

Utvalget foreslår heller ikke å lovfeste krav til et bestemt sikkerhetsnivå for elektronisk signatur i allmennaksjeloven. Utvalget begrunner dette med at de ser «ingen prinsipielle hensyn» som taler mot å tillate elektronisk signatur i allmennaksjeloven på lik linje som i aksjeloven.

Allmennaksjeselskaper skiller seg vesentlig fra de fleste aksjeselskaper, blant annet ved at virksomhetens omfang er større og at de normalt har langt flere aksjeeiere. Selv om det også blant aksjeselskaper er en rekke store selskaper med mange aksjeeiere og allmennaksjeselskaper kan ha bare én eier, vil andre hensyn gjøre seg gjeldende for allmennaksjeselskaper enn for de fleste aksjeselskaper. Ulikhetene mellom selskapsformene har gitt opphav til flere, mer omfattende og strengere regler i allmennaksjeloven enn i aksjeloven. Det er viktig å forhindre usikkerhet om hva som er avtalt, behandlet og besluttet, og hvem som har signert dokumentasjonen. Særegenhetene ved allmennaksjeselskaper gjør at det også er behov for å stille strenge krav til notoritet rundt dokumentasjon i allmennaksjeselskaper. Etter departementets vurdering er det derfor behov for å foreta en særskilt vurdering av krav til sikkerhetsnivå for elektronisk signatur i allmennaksjeselskaper.

Departementet foreslår at det lovfestes adgang til å benytte elektronisk signatur i aksjeloven og allmennaksjeloven. Både teknologien og reglene om elektronisk signatur er i stadig endring. Departementet foreslår derfor at sikkerhetsnivået for elektronisk signatur reguleres i forskrift. Forskriftshjemmelen er tatt inn i forslag til § 1-6 tredje ledd i aksjeloven og allmennaksjeloven. Departementets vurdering er at det bør legges til rette for at reglene i øvrige selskapslover følger den teknologiske utviklingen.

Departementet foreslår å klargjøre at kravet til signatur er teknologinøytralt ved å endre alle bestemmelsene i aksjelovene som bruker ord som «underskrive», «underskrift» og lignende, til «signere» og «signatur» mv.

4.3 Kommunikasjon mellom aksjeselskap og aksjeeierne

4.3.1 Gjeldende rett

Hovedregelen i aksjeloven er at kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne skal skje på papir. Ved ikrafttredelsen av aksjeloven § 18-5 i 2002 ble det åpnet for elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere. Selskapet kan etter aksjeloven § 18-5 første ledd gi aksjeeierne «meldinger, varsler, informasjon, dokumenter, underretninger og liknende» elektronisk. Dette forutsetter at aksjeloven ikke uttrykkelig krever papirbasert kommunikasjon, og at aksjeeierne uttrykkelig godtar elektronisk kommunikasjon.

Aksjeloven har en rekke bestemmelser med formål å sikre at aksjeeierne skal kunne ivareta sine aksjeeierrettigheter. Bestemmelsene skal blant annet sikre at selskapene gir aksjeeierne den informasjonen som er nødvendig, på en måte som gjør at formålet oppnås. Et eksempel er reglene i aksjeloven § 5-10 om innkalling til generalforsamling, som skal sikre at aksjeeierne får melding om når og hvordan møtet holdes, og hva som skal behandles.

På tilsvarende måte kreves at aksjeeier gir melding til selskapet om forhold selskapet har et legitimt behov for å ha kunnskap om, og som skal behandles av selskapets organer. Det gjelder for eksempel ved aksjeerverv, jf. aksjeloven § 4-12.

4.3.2 EU/EØS-rett og dansk rett

Dagens regler bygger delvis på Norges forpliktelser etter EØS-avtalen, som primært gjelder allmennaksjeloven. I utredningen punkt 5.7.2 skriver utvalget:

«I EØS-retten foreligger det ingen generell regel om hvordan selskapene skal kommunisere med aksjonærene. Utgangspunktet er derfor at norsk aksjelovgivning står fritt til å regulere hvordan kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærer skal skje. Dette gjelder imidlertid ikke valg av kommunikasjonsmåte ved innkalling til generalforsamling, jf. aksjonærrettighetsdirektivet (direktiv 2007/36/EF) artikkel 5 nr. 2 som oppstiller regler om hvordan selskapet skal sende ut innkalling til generalforsamling. I Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 15 er det lagt til grunn at allmennaksjeloven er i overensstemmelse med aksjonærrettighetsdirektivet.

Aksjeloven § 5-11a gjør unntak fra krav om utsendelse for dokumenter som er lagt ut på selskapets internettsider. Bakgrunnen for lovbestemmelsen er direktiv 2007/36/EF som følger opp Kommisjonens handlingsplan fra mai 2003, KOM (2003) 84 om modernisering av selskapsretten, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) side 7. Selskapene kan vedtektsfeste at når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen, er gjort tilgjengelig for aksjonærene på selskapets hjemmeside, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes ut til hver enkelt aksjonær.»

Tradisjonelt har de nordiske landene søkt å harmonisere aksjelovgivningen. Utvalget redegjør i punkt. 5.7.2 for den danske selskabsloven § 92 om elektronisk kommunikasjon:

«Aksjeloven § 18-5 kan sammenlignes med den danske selskabsloven § 92, hvor det også er inntatt regler om elektronisk kommunikasjon. Lovbestemmelsen skiller seg imidlertid fra den norske lovregelen. Etter dansk rett er det i utgangspunktet generalforsamlingen som treffer beslutning om anvendelse av elektronisk dokumentutveksling og elektronisk post i kommunikasjonen mellom selskapet og eierne (elektronisk kommunikasjon) i stedet for fremsendelse eller fremleggelse av papirbaserte dokumenter, jf. selskabsloven § 92 stk. 1. Lovbestemmelsen er derfor både en regel om elektronisk kommunikasjon og en bestemmelse om elektroniske dokumenter. Elektronisk kommunikasjon kan likevel alltid anvendes etter individuell avtale med den enkelte eier, jf. selskabsloven § 92 stk. 4. Selskabsloven § 92 oppstiller ikke krav til hvilke tekniske løsninger som må være oppfylt, fordi behovet vil variere mye fra selskap til selskap og fra situasjon til situasjon, og fordi den teknologiske utviklingen skjer så fort. Det følger imidlertid av lovforarbeidene at elektroniske dokumenter må uten bearbeidelse kunne skrives ut i klarskrift. Det kan derfor ikke anvendes for eksempel lyd- og bildefiler til oppfyllelse av lovens formkrav om skriftlighet.»

4.3.3 Forslaget i utredningen

4.3.3.1 Aksjeselskapets kommunikasjon med aksjeeierne

I utredningen punkt 5.7.3 vurderes adgangen til elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere. I punkt 5.7.3.1 ser utvalget først på hvilke hensyn som tilsier at selskapene bør kunne velge elektronisk kommunikasjon:

«Utvalget mener at økt digitalisering og teknologisk utvikling tilsier at aksjeloven endres slik at det legges til rette for teknologinøytrale løsninger. Det finnes antakelig fortsatt enkelte som forventer at meldinger fra selskap som de har aksjer i, kommer som brev. Utvalget mener imidlertid at et krav om papirkommunikasjon ikke er i samsvar med den teknologiske utviklingen.

Som nevnt i punkt 5.7.1, anses elektronisk kommunikasjon fra offentlig sektor nå som standard. Innbyggere som ikke ønsker dette, må aktivt reservere seg. Næringslivet kan ikke reservere seg på tilsvarende måte. På denne bakgrunn er det naturlig at også virksomheter tillates å benytte elektronisk kommunikasjon som standard.»

Utvalget vurderer i punkt 5.7.3.2 hvordan adgangen til bruk av elektronisk kommunikasjon bør reguleres, og foreslår en ny teknologinøytral bestemmelse om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere i aksjeloven § 1-6. Utvalget skriver at det bør være et krav at kommunikasjonsmetoden er i en «lesbar» form. Kravet skal innfortolkes i begrepet «betryggende», som er foreslått inntatt i den nye paragrafen:

«Etter utvalgets syn er det ikke naturlig at det må vedtektsfestes at det skal være adgang til å benytte elektronisk kommunikasjon når selskapet skal gi meldinger mv. til aksjonærene, slik det for eksempel er gjort i den danske selskabsloven § 92.

Utvalget foreslår isteden at aksjeloven § 18-5 oppheves, og at det inntas en ny lovbestemmelse i aksjeloven § 1-6 som skal være nøytral med hensyn til bruk av media ved kommunikasjon mellom selskapet og aksjonærene, så fremt kommunikasjonsmetoden er i en lesbar form. Det vises i denne forbindelse til punkt 5.4.2 der utvalget foreslår en generell bestemmelse om at selskapsdokumentasjon skal være lesbar. Utvalget finner det imidlertid ikke nødvendig å innta i aksjeloven at kommunikasjonsmetoden må være lesbar, jf. selskabsloven § 92. En kommunikasjonsmetode som ikke er lesbar, er heller ikke hensiktsmessig, jf. nedenfor om begrepet «hensiktsmessig». Utvalgets forslag innebærer at selskapet ikke kan bruke for eksempel lydopptak og/eller videopptak når det skal gi meldinger, varsler eller lignende til aksjonærene.»

I utvalgets drøftelse av om en aksjeeier bør ha rett til å reservere seg mot elektronisk kommunikasjon fra selskapet, bemerkes at dette må ses i sammenheng med kravene som stilles til slik kommunikasjon. Utvalget foreslår ikke en reservasjonsadgang. Utvalget viser i forbindelse med omtalen av tekniske krav og elektronisk kommunikasjon til JDs høringsnotat av november 2015 snr. 15/7963 om Endringer i tinglysingsloven, tvangsfullbyrdelsesloven og inkassoloven (teknologinøytralitet). Utvalget siterer og kommenterer deler av notatet knyttet til forslag om elektronisk kommunikasjon i tvangsfullbyrdelsesloven og inkassoloven. JD har senere avgitt Prop. 6 L (2016–2017) Endringer i tinglysingsloven, inkassoloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv. (teknologinøytralitet). Proposisjonen bygger på høringsnotatet, og det foreslås enkelte justeringer sammenlignet med høringsnotatet for å åpne for at varsler om tvangsfullbyrdelse og inkasso kan gis elektronisk.

Utvalget skriver følgende om reservasjonsadgangen:

«På bakgrunn av det ovennevnte kan utvalget ikke se at aksjonærene har berettiget behov for å kunne reservere seg mot at selskapet benytter elektronisk kommunikasjon i sin kontakt med aksjonæren. Dersom en aksjonær for eksempel ikke har e-post, vil det ofte eksistere andre måter å nå aksjonæren på elektronisk, for eksempel familiemedlemmer eller aksjonærens arbeidsplass. I noen tilfeller vil likevel bare papirbasert informasjon og post være «hensiktsmessig», men dette er opp til selskapet å avgjøre. Utvalget finner det derfor ikke nødvendig å presisere i aksjeloven at aksjonæren ikke har adgang til å reservere seg mot bruk av elektronisk kommunikasjon.»

Om hensiktsmessigheten ved å detaljregulere tekniske krav skriver utvalget:

«Etter utvalgets syn er det uhensiktsmessig å detaljregulere hvilke teknologiske løsninger som oppfyller bestemte sikkerhetsmessige krav, blant annet fordi behovet vil variere mye fra selskap til selskap og fra situasjon til situasjon. Den teknologiske utviklingen skjer så hurtig at regler om dette ville blitt raskt foreldet. Utvalget foreslår derfor at det skal være opp til partene å fastlegge hvilke tekniske krav som må stilles ved anvendelsen av elektronisk kommunikasjon.

Utvalget ser ikke behov for krav om at meldinger, varsler og lignende må sendes på «betryggende måte». Etter utvalgets syn kan et slikt krav i for stor grad henspille på at det ved valg av kommunikasjonsmåte er mer sentralt å vektlegge sikkerhetsmessige krav, enn hva som totalt sett er den mest egnede kommunikasjonsmåten. Utvalget foretrekker at det i stedet inntas et krav om at meldinger til aksjonærene må gis på en «hensiktsmessig måte». Aksjelovene bruker allerede formuleringen «hensiktsmessig» i flere sammenhenger, blant annet i forbindelse med varsel om styrebehandling, jf. aksjelovene § 6-22. Utvalget presiserer imidlertid at det ved hensiktsmessighetsvurderingen i forbindelse med meldinger, varsler og lignende også inngår en vurdering av om kommunikasjonsmetoden er betryggende. Dersom valg av kommunikasjonsmetode ikke er betryggende, er den heller ikke «hensiktsmessig». Når selskapets aksjonær har oppgitt sin e-postadresse til selskapet og/eller selskapet og aksjonæren tidligere har kommunisert pr. e-post, vil bruk av e-post normalt oppfylle lovens krav om at meldingen er gitt på hensiktsmessig måte.»

Utvalget foreslår at aksjeeiernes digitale adresse skal registreres i aksjeeierboken. Utvalget anbefaler imidlertid ikke at slik registrering skal være en forutsetning for elektronisk kommunikasjon med aksjeeierne.

Etter utvalgets vurdering er det ikke grunnlag for å stille mer spesifikke krav til kommunikasjonen fra selskapets side, enn at den skal være «betryggende».

Utvalget har vurdert om det i enkelte tilfeller skal stilles ytterligere krav til bruk av kommunikasjonsmetode når selskaper skal gi meldinger til aksjeeierne. Utvalget viser til aksjelovene § 2-13 tredje ledd, hvor det stilles krav om rekommandert brev ved mislighold av oppgjørsforpliktelse etter tegning av aksjer, og fraværet av generelle regler om kommunikasjonsform for påkrav ved betalingsmislighold. Ut fra dette slutter utvalget at det ikke er krav om sikkerhetsnivå ved elektronisk kommunikasjon, og henviser til ordninger med lesebekreftelse og lignende.

I utredningen vurderes også aksjeloven § 4-26 om tvungen overføring av aksjer mv. Utvalget foreslår endringer i kravene som stilles i tredje ledd:

«Som en følge av at utvalget foreslår å gjøre aksjeloven nøytral med hensyn til selskapenes metode for å kommunisere med aksjonærene, må aksjelovens terminologi også endres i aksjeloven § 4-26 (3) om melding til aksjonærer om løsningssum ved tvungen overføring av aksjer. Dersom alle aksjonærers adresse er kjent, bør det etter utvalgets oppfatning ikke i tillegg kreves kunngjøring i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon. Kravet om slik kunngjøring gjelder imidlertid fortsatt dersom selskapet ikke har adressen til samtlige som er registrert som aksjonærer i aksjeeierboken.»

4.3.3.2 Aksjeeiernes kommunikasjon med aksjeselskapet

Utvalget foreslår i utredningen punkt 5.7.3.3 «å begrense aksjonærenes valg av kommunikasjonsmetode i noe større grad enn hva som gjelder for selskapets adgang til å velge kommunikasjonsmetode.»

Etter utvalgets vurdering bør selskapet kunne bestemme hvilken kommunikasjonsmetode som skal benyttes, likevel slik at aksjeeierne alltid kan gi meldinger på «en allment tilgjengelig måte». En regel om dette foreslås inntatt i ny § 1-6.

4.3.3.3 Bør tilsvarende regler gjelde for allmennaksjeselskaper?

Etter utvalgets vurdering er det ikke prinsipielle hensyn som tilsier at det ikke skal være samme adgang til elektronisk kommunikasjon i allmennaksjeselskaper som i aksjeselskaper. Utvalget foreslår derfor i utredningen punkt 5.7.4 at tilsvarende regler om kommunikasjon mellom aksjeselskap og aksjeeiere skal inntas i allmennaksjeloven. Det foreslås at terminologien i allmennaksjeloven § 4-25 tredje ledd justeres i tråd med forslaget til aksjeloven § 4-26 tredje ledd.

De særskilte varslingsforpliktelsene som kun gjelder i allmennaksjeselskaper, inneholder etter utvalgets vurdering ikke spesielle krav til kommunikasjonsmåte. Utvalget peker særlig på allmennaksjeloven § 4-24, hvor det fremkommer at selskapet skal sende et skriftlig tilbud om løsningssum dersom selskapet skal innløse små aksjeposter. Videre peker utvalget på allmennaksjeloven § 5-3, hvor det fremkommer at vedtektene kan fastsette krav om at aksjeeierne som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist.

Utvalget foreslår at allmennaksjeloven § 4-24 endres slik at den gjelder uavhengig av valg av kommunikasjonsmåte.

Utvalget foreslår også at det i allmennaksjeloven § 4-4 inntas en tilsvarende bestemmelse som i aksjeloven § 4-5, slik at aksjeeiernes digitale adresser også skal registreres i aksjeeierregisteret.

4.3.4 Høringsinstansenes syn

Samtlige høringsinstanser som kommenterer adgangen til elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne, er i utgangspunktet positive til at det åpnes for dette.

Advokatforeningen mener forslaget vil ha stor praktisk betydning, og at det derfor er nødvendig med en bestemmelse som gir klar og entydig veiledning om hva som gjelder. Advokatforeningen kommenterer blant annet forholdet til notoritet og rettsvirkningen av en del meldinger:

«Når det knytter seg rettsvirkninger til en melding, typisk meldinger som er avgjørende for frister, er hensynet til notoritet viktig, både om meldingens innhold og når meldingen er avsendt eller mottatt. Etter vår syn ivaretar ikke uttrykket på en «hensiktsmessig måte» i utkastets § 1-6 første ledd dette hensynet. Isolert sett åpner uttrykket for f.eks. muntlig kommunikasjon dersom dette fra selskapets synspunkt fremstår som «hensiktsmessig», noe som åpenbart ikke ivaretar notoritetshensynet. (…) Notoritetskravet reiser i tillegg til lesbarhet også spørsmål om etter sporbarhet og spørsmål om bevis for avgivelse/mottak ved senere tvist.»

Deretter går Advokatforeningen over til å se nærmere på kravet om lesbarhet. De mener at det i noen tilfeller er hensiktsmessig med muntlig kommunikasjon. Advokatforeningen viser i denne forbindelse blant annet til utvalgets forslag til §§ 4-11 til 4-20, 5-10 og 5-11. Departementet oppfordres derfor til å foreta en nærmere vurdering av dette.

Advokatforeningen tolker utvalget slik at det ikke foreslås en reservasjonsrett for selskapets bruk av elektronisk kommunikasjon ved meldinger mv. til aksjeeierne. Det påpekes at begrunnelsen ikke er overbevisende. Advokatforeningen viser særlig til utvalgets eksemplifisering av bruk av andres e-post, og mener at dette ikke virker tilstrekkelig gjennomtenkt. Advokatforeningen mener regelen for aksjeeiers meldinger til selskapet bare bør gjelde for meldinger som ligger innenfor rammen av aksjeloven. Det foreslås også at selskapet skal gjøre aksjeeierne kjent med hvilken kommunikasjonsmetode de skal bruke for kommunikasjon med selskapet. Advokatforeningen gir følgende innspill til lovtekst til § 1-6 annet ledd første punktum:

«Aksjeeiernes meldinger til selskapet etter denne loven skal gis på den måten selskapet bestemmer og som er gjort kjent for aksjeeierne.»

Advokatforeningen ser nærmere på forholdet mellom selskapets rett til å velge elektronisk kommunikasjon og potensiell avskjæring av ordinær post:

«Vi nevner for ordens skyld at slik utkastet § 1-6 andre ledd er formulert, må bestemmelsen forstås slik at tradisjonell post alltid vil være et alternativ for aksjeeierne, og slik at dette ikke kan avskjæres i selskapets egne bestemmelser. Vi er noe i tvil om det bør være slik. Ett spørsmål er om selskapet kan bestemme at elektronisk kommunikasjon skal være eneste kommunikasjonsform for utgående meldinger. Noe annet er å bestemme at selskapet ikke plikter og hensynta annen inngående kommunikasjon enn elektronisk kommunikasjon. Det virker ikke særlig byrdefullt å pålegge selskapet å måtte forholde seg til (også) tradisjonell post fra aksjeeierne. Kanskje fanges dette opp av siste setning i andre ledd («Meldinger kan alltid gis på en allment tilgjengelig måte»), men hva er så den selvstendige betydningen av første setning? Hvis poenget er at selskapet skal kunne åpne for at aksjeeierne skal kommunisere med selskapet også på annen måte enn «allment tilgjengelig måte» bør dette fremgå klarere.»

Advokatforeningen reiser også spørsmål om blant annet beslutningsmåte for innføring av elektronisk kommunikasjonsmetode, og har kommentarer til enkelte andre bestemmelser som har sammenheng med § 1-6:

«Advokatforeningen reiser også spørsmål om flertallskrav – og eventuelle (uegentlige) tilbakevirkningsspørsmål – for beslutning om innføring av elektronisk kommunikasjonsmetode for eksisterende aksjeeiere, både for utgående og inngående kommunikasjon. For inngående kommunikasjon er det «selskapet [som] bestemmer». Det synes å innebære at administrasjonen eller ledelsen skal kunne treffe slik avgjørelse – av potensiell viktig betydning for aksjeeierne – uten at aksjeeierne involveres. Forslaget til ny § 1-6 sier heller ikke noe om hvordan slik beslutning skal kommuniseres. (…)

Til utkastet § 4-26

Vi viser til det som er sagt i merknaden til utkastet § 1-6 om betydningen av at meldingen er lesbar slik at det sikres notoritet om meldingens innhold og når den ble avsendt. I gjeldende lov er dette ivaretatt ved kravet om at tilbudet skal være «skriftlig på papir», men kravet til notoritet er ikke ivaretatt ved uttrykket «melding» når dette bare leses i sammenheng med utkastet § 1-6 første ledd uten å kjenne nærmere til forarbeidenes forutsetning om lesbarhet. (…)

Til utkastet § 5-27 andre ledd andre punktum

Det foreslås her at «skal fremsettes skriftlig overfor selskap» i gjeldende lov byttes ut med «skal meldes til selskapet». Grunnen er ifølge spesialmotivene til bestemmelsen utkastet § 1-6 andre ledd om hvordan aksjeeierne skal kommunisere med selskapet. Til det er å si at § 5-27 andre ledd andre punktum ikke gjelder aksjeeiernes kommunikasjon med selskapet, men granskernes krav overfor selskapet, og omfattes derfor ikke av utkastet § 1-6. Vi tror heller ikke bestemmelsen egner seg for tilsvarende anvendelse ettersom granskerne ikke bør være henvist til å sette fram kravet på den måten «selskapet bestemmer». (…)

Videre nevner vi at i utkastet til endring av allmennaksjeloven § 10-1 andre ledd nr. 5 er det brukt feil lovtekst for gjeldende rett. Utvalget bruker teksten i aksjeloven § 10-1 andre ledd nr. 5, og ikke allmennaksjeloven.»

Virke støtter at selskapet kan bestemme kommunikasjonsmåte. De mener videre at det er positivt at begrepet «allment tilgjengelig» ikke gis en nærmere presisering i loven. Det fremheves at det er positivt at det ikke detaljreguleres hvilke elektroniske løsninger som kan brukes.

JD har flere lovtekniske innspill til § 1-6 og tilknyttede bestemmelser. JD stiller spørsmål ved hvor langt man bør gå for å benytte ensartet terminologi i loven. De påpeker at en ensartet terminologi ikke må gå på bekostning av den intuitive forståelsen av lovteksten. JD viser i denne sammenheng til utvalgets forslag om å endre blant annet ord som «melde» og «melding». De uttaler videre at:

«Dette resulterer i mange tilfeller i at man får en vagere språkbruk som gir større avstand til det lovteksten skal formidle. Ordet «varsle» signaliserer for eksempel tydeligere at man har en oppfordring til å foreta seg noe, enn ordet «melde», som kan gi inntrykk av at man blir gjort kjent med noe til orientering. Også i en del andre bestemmelser er det foreslått å bruke ordene «melde» og «melding» i sammenhenger der de ikke passer så godt eller gir en noe kunstig språkbruk. Vi viser som eksempel til § 4-20 første ledd, § 5-15 annet ledd, § 5-27 annet ledd og § 10-1 tredje ledd.»

JD foreslår derfor at § 1-6 utformes slik at den tar høyde for noe variasjon i språkbruk av kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne, og at bare de bestemmelsene som ikke er teknologinøytrale endres. JD skriver at §§ 1-6 og 1-7 ikke passer inn under avsnittet med overskrift «Definisjoner».

NHO støtter adgangen til å kommunisere elektronisk. NHO viser til den teknologiske utviklingen, og mener aksjeeiere ikke bør ha reservasjonsrett slik at de kan nekte å ta imot meldinger som sendes elektronisk. NHO støtter en plikt til å registrere digital adresse i aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, men peker på noen utfordringer knyttet til digital adresse:

«For selskaper med mange aksjeeiere, typisk de noterte, som har fra noen hundre til over 90 000 aksjeeiere, blir det spørsmål om hvordan de skal behandle aksjeeiere som lar være å registrere digital adresse eller som ikke oppdaterer adresse når den blir endret. Allerede i dag har en del aksjeeiere registrert digital adresse i VPS, utenfor aksjeeierregisteret, og de har samtykket i å få meldinger mv. fra selskapene via den registrerte adressen. Den adressen bør kunne overføres til aksjeeierregisteret.

Et annet spørsmål er hvilket ansvar selskapene skal ha for å være tilstrekkelig sikre på at meldinger blir gitt på lovmessig måte, herunder at de sender meldinger til riktig adresse.(…)

Det kan synes som om forutsetningene til utvalget innebærer at selskapene får et større ansvar enn i dag for å sørge for at meldinger ikke bare blir sendt, men faktisk kommer frem til aksjeeieres adresse. Hvilken plikt skal selskapene ha for eksempel hvis de får feilmelding på en e-postadresse fordi aksjeeieren ikke har registrert riktig adresse?

For de noterte selskapene vil de foreslåtte reglene ikke uten videre føre til noen merkbar forenkling. De må fortsatt ha systemer for å sende meldinger på papir, selv om antallet sikkert vil kunne synke når flere registrerer digital adresse i aksjeeierregisteret. De kan se ut til at de også må ha noen systemer for å være tilstrekkelig sikre på at de digitale adressene faktisk er riktige. En konklusjon vil da fort kunne bli at selskapene likevel velger å sende ut meldinger på papir. I så fall uteblir forenklings- og digitaliseringseffekten.»

NHO mener derfor at for de større selskapene må elektronisk kommunikasjon utredes nærmere.

NHO påpeker at bestemmelsen om aksjeeiernes kommunikasjon med selskapet må være klar fordi slike meldinger kan være viktige for aksjeeiernes rettsstilling, herunder spille en viktig rolle i en eventuell konflikt mellom selskapet og aksjeeierne. NHO støtter at selskapet kan bestemme kommunikasjonsmåte aksjeeierne skal bruke ved meldinger til selskapet. De mener at adgangen til å benytte en «allment tilgjengelig måte» vil åpne for en vid adgang for kommunikasjonsmåter, som vil utgjøre en uforholdsmessig byrde for selskapene. Det foreslås derfor at selskapet skal stille minst én allment tilgjengelig kommunikasjonsmåte til rådighet for aksjeeierne.

Regnskap Norge mener utvalget burde gått lengre i sitt forslag, og foreslått en hovedregel om bruk av elektronisk kommunikasjon. Regnskap Norge foreslår at aksjeeierne skal ha adgang til å bestemme annen kommunikasjonsmåte, dersom de blir enige seg imellom.

Revisorforeningen etterspør en ytterligere presisering av hva som menes med elektronisk kommunikasjon i aksjelovene.

Verdipapirsentralen ASA (VPS) støtter en teknologinøytral utforming av aksjelovene, slik at videre teknologisk utvikling ikke forutsetter regelendringer. VPS mener utvalgets forslag reiser spørsmål som ikke er avklart, og påpeker blant annet utfordringer knyttet til digital adresse og ansvaret for korrekt adresse:

«Utvalget har foreslått at «digital adresse» skal registreres i aksjeeierboken. Ut fra de eksempler som er gitt i utredningen oppfatter VPS at det er aksjeeiernes private e-postadresse det siktes til, ikke den digitale postkassen for kommunikasjon med det offentlige.»

VPS trekker frem at det er svært tidkrevende å vedlikeholde en oppdatert oversikt over aksjeeiernes e-postadresser i selskaper med mange aksjeeiere. Det påpekes at det er tilnærmet umulig uten at det påligger en plikt for aksjeeieren til å holde adressen oppdatert, og at aksjeeieren bærer risikoen dersom plikten ikke overholdes.

VPS drøfter utvalgets forslag om krav om at kommunikasjonen skal skje på en «hensiktsmessig» måte, og stiller spørsmål ved om forslaget i realiteten gjør at større selskaper ikke kan benytte elektronisk kommunikasjon dersom de skal være sikre på at meldinger er gitt på gyldig måte.

Deretter går VPS over til å drøfte hva som er en hensiktsmessig regulering i Norge, og som ivaretar selskapenes behov for forutsigbarhet om at en melding oppfyller aksjelovenes krav. VPS mener den danske løsningen ikke er ideell. VPS mener utvalgets forslag ikke gir nødvendig forutberegnelighet for om aksjelovenes krav er oppfylt. Det påpekes at det er behov for ytterligere utredning for å se nærmere på løsninger for oppdatert digital adresse i aksjeeierboken og aksjeeierregisteret, og som kan benyttes av selskapet med frigjørende virkning.

4.3.5 Departementets vurdering

I likhet med utvalget mener departementet at bestemmelser om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne bør være teknologinøytrale. Departementets vurdering og forslag avviker likevel noe fra utvalgets. Hovedformålet med endringsforslagene er å sidestille elektronisk kommunikasjon med fysisk kommunikasjon. Elektronisk kommunikasjon er raskere, billigere og mer miljøvennlig.

NHO og VPS påpeker utfordringer knyttet til noterte selskaper og selskaper med mange aksjeeiere. Departementet slutter seg til deres synspunkter. Utvalget har blant annet ikke kommentert behovet for å endre verdipapirhandelloven § 5-9 om informasjon til aksjeeiere. Verdipapirhandelloven § 5-9 er bygd opp på tilsvarende måte som gjeldende § 18-5 i aksjeloven og allmennaksjeloven om elektronisk kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. Utvalget foreslår at § 18-5 i begge lovene oppheves og erstattes av ny paragraf. Aksjeselskapene som er notert eller tatt opp til handel på et marked,[6] må også forholde seg til den særlige lovgivningen som gjelder for disse, samt markedsplassens egne handelsregler. Dette omfatter også bestemmelser om kommunikasjon. For disse aksjeselskapene vil departementets forslag til ny bestemmelse i aksjeloven ha begrenset betydning. Flere forslag til endringer i allmennaksjeloven som omtales i utredningen, er ikke inntatt i utvalgets lovforslag. Utredningen gir derfor ikke departementet grunnlag for å gjennomgå og foreslå endringer i regelverket tilknyttet noterte selskaper.

Før en bestemmelse om teknologinøytral kommunikasjon kan tas inn i allmennaksjeloven, må det foretas en nærmere vurdering både av behovet for endret regelverk, og av de særlige regler, tekniske løsninger og hensyn som gjør seg gjeldende for allmennaksjeselskaper. Departementet foreslår derfor bare endring i aksjeloven. Departementet vil komme tilbake med endringsforslag i allmennaksjeloven når spørsmålene er nærmere utredet. Av hensyn til at like regler i aksjeloven og allmennaksjeloven skal inntas i paragraf med samme nummer, foreslås det at bestemmelsen om kommunikasjon inntas som ny § 1-7 i aksjeloven.

Aksjeloven stiller en rekke krav til at selskapet skal gi meldinger, varsler, informasjon, dokumenter, underretninger og liknende til aksjeeierne. Departementet er enig med Advokatforeningen i at det bør presiseres at aksjeeiernes meldinger til selskapet kun gjelder meldinger mv. som gis i medhold av aksjeloven. Departementet mener tilsvarende bør gjelde for selskapets meldinger til aksjeeierne. All kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne som gis i medhold av aksjeloven, omfattes derved av ordlyden «meldinger mv.». Dette innebærer at § 1-7 vil gjelde for det som blant annet betegnes som varsler, informasjon, meldinger, dokumenter og underretninger, se for eksempel aksjeloven §§ 4-10 og 5-10.

Departementet forstår utvalget slik at det mener at bestemmelsen om kommunikasjon ikke er begrenset til kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. I utredningens spesialmerknader til aksjeloven §§ 4-20 og 5-27 annet ledd annet punktum omtales kommunikasjon med rettighetshavere, gransker og morselskap. Spesialmerknadene forutsetter at § 1-6 kommer til anvendelse. At bestemmelsen skal ha en slik rekkevidde, fremkommer imidlertid ikke av ordlyden i lovforslaget til § 1-6. Departementet mener at det ikke er grunnlag for å pålegge andre enn aksjeeiere å kommunisere med aksjeselskapet på den måten selskapet bestemmer. Rekkevidden av bestemmelsen må derfor begrenses til kommunikasjon mellom selskapet og dets aksjeeiere. Dersom det senere viser seg å være behov for å regulere kommunikasjonsmåten mellom selskapet og andre rettighetshavere og eventuell gransker, vil departementet vurdere dette nærmere.

En generell bestemmelse om hvordan selskapet og aksjeeierne skal kommunisere med hverandre, har stor praktisk betydning. Det er knyttet rettsvirkninger av betydning for aksjeeierne og selskapet til en rekke meldinger, varsler mv. Bestemmelsene er hovedsakelig utformet slik at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter samtidig som selskapets behov for forutsigbarhet ivaretas. Det er viktig at det i etterkant ikke stilles spørsmål ved om meldinger er sendt i henhold til kravene. Brudd på slike formkrav kan ha rettsvirkninger, som for eksempel at innkalling til generalforsamling ikke anses gyldig. Det kan medføre at generalforsamlingen ikke blir avholdt, eller at vedtakene fattet i møtet senere anses ugyldige. Et annet eksempel kan tenkes der aksjeeieren lider et økonomisk tap fordi selskapet har brukt en kommunikasjonsmåte som ikke oppfyller lovens krav, og hvor det derfor oppstår spørsmål om erstatningsansvar. Departementet antar at usikkerhet rundt gyldig format ved bruk av elektronisk kommunikasjon kan medføre at selskapene fortsetter å bruke fysisk post. Dermed kan potensielle besparelser utebli.

Et sentralt hensyn ved kommunikasjon er notoritet. Ved uenighet vil det regelmessig oppstå behov for sporbarhet og fremskaffelse av bevis. Ved tvist kan det være viktig å dokumentere kommunikasjonens innhold, når og hvordan den foregikk, samt hvem som er avsender og mottaker.

Utvalget foreslår endringer i mange av aksjelovens bestemmelser om varsler mv. for å gjøre dem teknologinøytrale. Krav til at et dokument er «skriftlig», betyr imidlertid ikke nødvendigvis at dokumentet skal utformes på papir. Departementet foreslår i punkt 4.1.5 en generell regel i § 1-6 annet ledd om at elektronisk utarbeidelse oppfyller kravet til skriftlighet. Det vil da ikke være nødvendig å endre øvrige bestemmelser hvor kun ordet «skriftlig» forekommer. Departementet støtter utvalgets forslag om å endre uttrykk som «skriftlig på papir», slik at det blir teknologinøytralt. Utvalget foreslår også å endre begreper som for eksempel «varsle» til «gi melding». Departementet deler JDs syn om at flere av endringsforslagene medfører at den intuitive forståelsen av bestemmelsen går tapt. Departementet følger derfor i hovedsak ikke opp utvalgets lovforslag av denne typen.

Flere høringsinstanser har etterspurt en nærmere redegjørelse for hva elektronisk kommunikasjon er i relasjon til aksjelovene. Departementet ønsker ikke å gi en slik definisjon. Det antas å raskt bli en utdatert opplisting. I dag er det etter departementet syn klart at foreslåtte krav til kommunikasjonsmåte oppfylles ved å benytte e-post eller en nettside med påloggingsinformasjon kombinert med e-postvarsel. Dette forhindrer ikke at også andre elektroniske kommunikasjonsformer kan benyttes.

4.3.5.1 Aksjeselskapets kommunikasjon med aksjeeierne

Departementet støtter i utgangspunktet utvalgets forslag om at aksjeselskapet skal bestemme kommunikasjonsmåte når selskapet gir meldinger mv. til aksjeeierne. Departementets forslag avviker noe fra utvalgets forslag. Departementet mener det er styret som i utgangspunktet bør ha denne kompetansen. Departementet ser behov for å drøfte noen problemstillinger nærmere, herunder regulering av kommunikasjonsmåte og styrets informasjonsplikt når kommunikasjonsmåte er valgt. Departementet ser også på hvilke krav som bør stilles til kommunikasjonsmediets kvaliteter, informasjon til aksjeeiere om valgt kommunikasjonsmåte, digital adresse i aksjeeierboken og aksjeeiernes reservasjonsrett.

Regulering av kommunikasjonsmåte

Departementet har vurdert flere alternativer for reguleringen av kommunikasjonsmåten mellom selskapet og dets aksjeeiere. I dag foregår det meste av kommunikasjonen i næringslivet og i det offentlige elektronisk. Hovedregelen i aksjeloven er likevel fysisk kommunikasjon. Departementet mener hovedregelen og dagens løsning i aksjeloven § 18-5 er utdatert. Det er uhensiktsmessig at selskapene må innhente eksplisitt samtykke fra aksjeeieren for å benytte elektronisk kommunikasjon. Løsningen i den danske selskabsloven er heller ikke ønskelig, se punkt 4.3.2. Departementet slutter seg til VPS sitt høringssvar om dette. Det er ønskelig at loven løser spørsmålet.

Departementet foreslår at styret skal bestemme kommunikasjonsmåte. Styret er nærmest til å vurdere hvilken kommunikasjonsmåte som er mest hensiktsmessig. Utvikling i teknologien medfører at hva som er alminnelig kommunikasjonsmåte endres kontinuerlig, og departementet antar at det raskt blir behov for å gi meldinger mv. på en annen måte enn det som er normalt i dag. I selskaper med én eller få aksjeeiere kan departementet ikke se behov for at spørsmålet behandles på generalforsamlingen.

Det er likevel slik at det å sikre at aksjeeierne mottar meldinger mv. fra selskapet er en viktig forutsetning for at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter. Aksjeeierne bør derfor ha innflytelse over hvordan selskapet kommuniserer med dem. Generalforsamlingen kan instruere styret om hvilken kommunikasjonsmåte det skal benytte. Kommunikasjonsmåten som velges, må oppfylle kravene som foreslås i § 1-7 tredje ledd.

Informasjonsplikt

Departementet mener at styret har en plikt til å påse at aksjeeierne informeres om ny kommunikasjonsmåte. Informasjonen bør gis i rimelig tid før måten tas i bruk. Det er tilstrekkelig at aksjeeierne får informasjon om kommunikasjonsmåte på den måten selskapet vanligvis kommuniserer med aksjeeierne på.

Formålet med informasjonsplikten departementet foreslår, er at aksjeeierne skal ha en reell forutsetning for å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Aksjeeierne vil da blant annet ha anledning til å gjøre styret oppmerksom på eventuelle utfordringer med kommunikasjonsmåten, og eventuelt komme med innsigelser.

Departementet foreslår derfor å innføre informasjonsplikt for selskapene før de kan ta i bruk ny kommunikasjonsmåte.

Krav til kommunikasjonsmåte

Utvalget mener at det er uhensiktsmessig å detaljregulere tekniske krav til kommunikasjonsmåte. Som begrunnelse nevnes blant annet ulike behov hos det enkelte selskap og for den enkelte melding. Risikoen for foreldet regelverk fremheves som et annet moment. Departementet deler utvalgets synspunkter.

Fleksible regler gjør det enkelt for styret å velge den kommunikasjonsmåten de synes er mest hensiktsmessig. Samtidig er det behov for forutsigbarhet om hva som er gyldig kommunikasjonsmåte. I tillegg veier blant annet hensynet til notoritet tungt ved vurdering av hvilke krav som skal stilles til kommunikasjonsmediets kvaliteter. Som Advokatforeningen trekker frem, er det behov for en presis lovtekst som gir brukerne klar og entydig veiledning om hva som gjelder.

Utvalget foreslår at kommunikasjonsmåten skal være lesbar, hensiktsmessig og betryggende. Utvalget mener at kravene om «lesbar» og «betryggende» følger av begrepet «hensiktsmessig» som er foreslått inntatt i lovteksten. Advokatforeningen reiser flere spørsmål om kriteriene, og til at det i utredningen bare foreslås å lovfeste ett av de tre kravene som skal gjelde. De mener at kravene til en så praktisk regel må fremkomme direkte i lovteksten, og at det ikke kan forventes at alle brukere kjenner spesialmotivene til loven. Departementet er i utgangspunktet enig med Advokatforeningen.

Advokatforeningen trekker blant annet frem at ikke alle meldinger mv. nødvendigvis må gis på «lesbar» måte, men at samtlige bestemmelser må vurderes nærmere for å definere behovet for lesbarhet. Departementet viser til at det blant annet gis muntlig informasjon og redegjørelser til aksjeeierne på generalforsamlingen. Kommunikasjon som er i grenseland til å omfattes av aksjeloven, er kanskje særlig egnet til å gis muntlig. Formler i et regneark eller datasett som overføres i en maskin-til-maskin-løsning kan for eksempel gi mye informasjon, men er ikke lesbar i den forstand at det gir mening å formidle den muntlig. Den er likevel lesbar i den forstand at en datamaskin kan gjøre det om til informasjon som kan forstås av aksjeeierne.

Det er et behov for fleksibilitet slik at enkelte meldinger kan gis muntlig. Behovet vil variere fra selskap til selskap og etter hva som skal formidles. Dette gjelder særlig i selskaper med få aksjeeiere, hvor aksjeeierne står hverandre nær og er involvert i driften av selskapet. Typisk er ektepar som både er aksjeeiere og utgjør styret, og hvor driften i realiteten skjer fra ekteparets bosted.

Departementet mener både behovet for fleksibilitet og notoritet veier tungt ved reguleringen av kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne. Grunnet behovet for fleksibilitet foreslår departementet ikke et eksplisitt krav om at all kommunikasjon må gis på en måte som er «lesbar». Departementet foreslår derimot at all kommunikasjon skal gis på en «betryggende» og «hensiktsmessig» måte. Kravene er foreslått inntatt i ny § 1-7 første ledd tredje punktum.

Departementet er enig med VPS i at utvalgets foreslåtte løsning kan gjøre at selskapene ikke er trygge på at de har oppfylt aksjelovenes krav. Kommentaren er knyttet til hva som er «hensiktsmessig» kommunikasjonsmåte. Departementet mener at det først og fremst er hensynet til selskapet som skal ivaretas ved hensiktsmessighetskravet.

Kravet om betryggende kommunikasjonsmåte er primært foreslått for å ivareta notoritet og hensynet til aksjeeierne. Departementet mener at kravet er en forutsetning for at aksjeeierne kan ivareta og utøve sine aksjeeierrettigheter. Kommunikasjonsmåten som benyttes vil ikke være betryggende om en alminnelig aksjeeier vanskelig kan ivareta sine interesser eller direkte forhindres fra å gjøre dette. Det bør derfor for eksempel ikke stilles vilkår som innebærer behov for programvare som er lite brukervennlig eller som krever dyr lisens. Dersom det ikke er knyttet rettsvirkninger til meldingen mv., er behovet for notoritet lavere. En muntlig melding kan i noen tilfeller oppfylle kravet til betryggende måte.

Etter aksjeloven § 2-13 tredje ledd skal varsel om forsinket innskudd ved stiftelsen sendes med rekommandert brev. Utvalget foreslår å endre tredje ledd slik at bestemmelsen blir teknologinøytral. Departementet er enig i at bestemmelsen bør endres. Konsekvensen av manglende oppfyllelse av forpliktelser ved stiftelse etter aksjetegning, er at selskapet ikke kan registreres. Dette har konsekvenser ut over ordinært betalingsmislighold. Departementet mener det bør åpnes for at også elektronisk kommunikasjon kan brukes for å sende slike varsler. Departementet mener at styret gjennom kravet om «betryggende» oversendingsmåte pålegges en plikt til å verifisere at adressen som benyttes er korrekt.

Elektronisk adresse

Utvalget foreslår at aksjeeierens digitale adresse skal føres i aksjeeierboken, og at denne adressen som et utgangspunkt skal brukes ved elektronisk kommunikasjon. Utvalget understreker at det ikke er nødvendig at den digitale adressen er registrert i aksjeeierboken for å bruke elektronisk kommunikasjon.

Departementet mener at plikt til å registrere digital adresse i aksjeeierboken er en forutsetning for at elektronisk kommunikasjon skal få ønsket utbredelse og nødvendig sikkerhet rundt hva som er aksjeeiernes korrekte adresse. Departementet foreslår å innta plikt til å oppføre aksjeeiernes digitale adresse i aksjeeierboken i aksjeloven § 4-5 annet ledd.

Utvalget viser til departementets pågående arbeid med åpenhet om aksjeeiere, og går ikke nærmere inn på temaer knyttet til aksjeeierboken. Departementet ser at innføring av digital adresse i aksjeeierboken kan gi andre faktiske virkninger enn informasjon om fysisk adresse. Etter aksjeloven § 4-6 første punktum har «enhver» rett til innsyn i aksjeeierboken. Innsynsretten er ubetinget. Høyesteretts kjæremålsutvalg slo fast i kjennelse publisert i Rt. 1998 s. 106 at selskapet ikke kan avslå en anmodning om innsyn i aksjeeierboken ut fra en antakelse om at henvendelsen bygger på motiver som selskapet ikke sympatiserer med. Det følger av kjennelsen at det er uten betydning om den som ber om opplysningene, opptrer på egne vegne eller som representant for andre. Dagens innsynsregler og hvilke opplysninger man får tilgang til reiser flere problemstillinger, herunder personvernproblematikk. Åpen tilgang til aksjeeiernes digitale adresse er ikke uproblematisk. Digital kontaktinformasjon i offentlige registre brukes jevnlig til såkalt «søppel-e-post» og i markedsføringsøyemed. Departementet mener at regler som åpner for slik tilgjengeliggjøring av digital adresse vil kunne påføre aksjeeierne en betydelig ulempe og medføre at færre registrerer slik adresse. Departementet foreslår derfor at tilgang til aksjeeiernes digitale adresser skal begrenses til selskapet, samt offentlige organer med legitimt behov for slik tilgang. Det offentliges tilgang må reguleres nærmere i forskrift.

Utvalget drøfter ikke hvem som skal sørge for at selskapet har aksjeeiernes korrekte digitale adresse. Dette påpekes også av VPS. Dersom selskapet skal ha ansvaret for at oppgitt adresse er korrekt, vil det være byrdefullt for selskapet. Det gjelder særlig når det er mange aksjeeiere. Selskapet kan ikke garantere til enhver tid at ingen av aksjeeierne har skiftet adresse. Aksjeeieren er nærmest til å bære risikoen ved at det ikke er oppgitt digital adresse eller at adressen ikke er oppdatert. Departementet foreslår at det er aksjeeierens ansvar å oppgi korrekt digital adresse og å melde endring av denne til selskapet. Noe annet er at selskapet bør informere aksjeeierne om at de er ansvarlige for å melde inn korrekt digital adresse.

NHO reiser spørsmål om selskapets plikt dersom det mottar feilmelding. Departementet mener selskapet da bør forsøke å nå aksjeeieren på andre måter, og gjøre vedkommende oppmerksom på at selskapet ikke når frem på den oppgitte adressen. En feilmelding betyr ikke nødvendigvis at den digitale adressen ikke lenger er i bruk, det kan bero på andre omstendigheter. Departementet vil vurdere om eventuelle andre varslingskanaler kan benyttes, herunder digitale postkasser som benyttes ved kommunikasjon med det offentlige (Digipost, Altinn og lignende).

Departementet foreslår derfor at aksjeeieren har plikt til å melde fra om digital adresse og eventuelle endringer.

Reservasjonsrett

Utvalget foreslår at aksjeeierne ikke skal ha rett til å reservere seg mot å motta meldinger fra selskapet elektronisk. Begrunnelsen er deres foreslåtte krav til kommunikasjonsmediets kvaliteter. Departementet er i utgangspunktet ikke uenig, men det vil avhenge av hva slags krav som stilles til kommunikasjonsmåte.

Utvalget skriver at det ikke er behov for reservasjonsrett. Begrunnelsen er at det vil være andre måter å kommunisere elektronisk med aksjeeiere som ikke har e-postadresse. Som eksempel nevnes aksjeeierens familiemedlemmer eller arbeidsplass. Departementet mener dette er uhensiktsmessig, og i verste fall en lovstridig løsning. Alle norske innbyggere har tilbud om gratis digital postkasse. Departementet vil vurdere en løsning for å knytte den digitale postkassen opp til selskapets meldinger til aksjeeiere. Etter departementets vurdering er det uvanlig at aksjeeiere ikke har en e-postkonto eller mobiltelefon som det kan sendes meldinger til. Med dagens smarttelefoner trenger man normalt heller ikke innlagt bredbånd eller en datamaskin for å ha tilgang til en e-postkonto. I 2015 hadde 96 prosent av befolkningen tilgang på internett.[7] Til sammenligning hadde 60 prosent tilgang til internett i 2001, det året aksjeloven § 18-5 ble vedtatt.[8]

Departementet antar at de fleste selskaper vil være lydhøre overfor eventuelle innvendinger fra aksjeeierne hva gjelder kommunikasjonsmåte. Konflikt knyttet til kommunikasjonsmåte vil derfor trolig være unntaket. I de få tilfellene der aksjeeierne ikke har digital adresse, vil selskapet ha en plikt til å finne løsninger som sikrer at aksjeeierne kan ivareta sine aksjeeierrettigheter. Tilbyr selskapet for eksempel utsending av meldinger mv. via e-post, mener departementet at selskapet bør kunne kreve betalt for ekstrakostnadene utsending på papir medfører. Selskapet har bare anledning til å kreve betaling for faktiske kostnader, herunder porto og medgått arbeidstid. Tatt i betraktning at dette gjelder svært få aksjeeiere, og at problemstillingen trolig vil bli uaktuell i nær fremtid, foreslår departementet at en slik plikt inntas i forskrift fastsatt i medhold av foreslått § 1-7 tredje ledd.

Departementet foreslår derfor ikke en generell reservasjonsrett for aksjeeiere.

Tilbud om løsningssum – formkrav

Et morselskap skal gi tilbud om løsningssum til de øvrige aksjeeierne for å kjøpe deres aksjer, dersom nærmere vilkår i aksjeloven § 4-26 er oppfylt. Etter bestemmelsens tredje ledd er det en forutsetning at tilbudet gis «skriftlig på papir» og i tillegg kunngjøres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon, dersom det skal fastsettes en frist for den enkelte aksjeeier for å komme med innsigelser eller avslå tilbudet. Fremmes ikke innsigelse eller avslag mot morselskapets tilbud, anses aksjeeieren for å ha akseptert tilbudet. Utvalget foreslår at lovteksten gjøres teknologinøytral og at kunngjøring kan utelates dersom alle aksjeeierne har kjent adresse. Departementet støtter utvalgets forslag, og foreslår endringer i aksjelovens § 4-26 tredje ledd. Dersom selskapet ikke har adresse til samtlige aksjeeiere, må tilbudet kunngjøres.

Utvalget foreslår i merknadene til § 4-26 at § 1-6 om kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeiere skal få anvendelse. Departementet vil påpeke at dette innebærer at datterselskapet må sende tilbud på vegne av morselskapet. Siden morselskapet er aksjeeier, og tilbudet skal rettes til de øvrige aksjeeierne, gjelder dette kommunikasjon mellom aksjeeiere. Dette innebærer med andre ord at bestemmelsen vil favne videre enn kommunikasjon mellom selskap og aksjeeierne. Det vil dermed innebære en liten utvidelse av rekkevidden til departementets forslag til § 1-7 om kommunikasjon. Departementet foreslår at ny § 1-7 om kommunikasjon kommer til anvendelse når selskapet gir innløsningstilbud på vegne av morselskap etter aksjeloven § 4-26.

4.3.5.2 Aksjeeiers kommunikasjon med aksjeselskapet

Aksjeeiernes meldinger mv. til selskapet er ofte knyttet til utøvelse av aksjeeierrettigheter. Det er dermed svært viktig at meldingen ikke kan avskjæres, eller at det kan stilles spørsmål ved om meldingen er gitt på gyldig måte. Bestemmelsen som regulerer dette bør være klar og ikke åpne for misbruk, verken fra selskapet eller aksjeeier.

Utvalget foreslår at selskapet skal bestemme kommunikasjonsmåte når aksjeeierne skal sende meldinger mv. til selskapet. Utvalget foreslår imidlertid unntak fra regelen, slik at aksjeeiere alltid kan gi meldinger på en «allment tilgjengelig måte». Det gis ikke noen føringer i lovteksten eller spesialmerknaden til § 1-6 om begrensninger eller definisjon av begrepet.

NHO mener at selskapet pålegges en for stor byrde ved å måtte forholde seg til alle mulige kommunikasjonsmåter som er «allment tilgjengelige». Departementet er enig med NHO. Begrepet favner for vidt og er for vagt, og det kan oppstå en rekke avgrensningsspørsmål som i verste fall gjør at meldingen avskjæres eller ikke hensyntas. Meldinger gitt som kommentarer i ulike sosiale medier vil for eksempel kunne skape tvil. Departementet mener at dette kan medføre unødvendige rettstvister og konflikter. Dersom det hadde vært knyttet formkrav eller andre kvalitetskrav til kommunikasjonsmediet, hadde spørsmålet stilt seg annerledes.

Advokatforeningen mener at det ikke er byrdefullt for selskapet å hensynta ordinær post. Departementet er enig med Advokatforeningen. Samtidig har utviklingen i samfunnet allerede gått så langt at tradisjonell post er en mindre aktuell kommunikasjonsmåte enn tidligere. Departementet antar utviklingen vil fortsette.

Departementet mener at ordlyden i utvalgets forslag ikke gjenspeiler det som faktisk blir realiteten av forslaget. Det vil være vid adgang for aksjeeierne til å sende meldinger mv. på alle allment tilgjengelige måter. Selskapets kompetanse til å bestemme hvordan meldinger mv. skal gis, vil i realiteten bare være et ønske fra selskapets side, som aksjeeierne ikke trenger å ta hensyn til. Departementet er enig med utvalget i noen av elementene, herunder at selskapet skal ha en svært snever adgang til å avskjære meldinger mv. fra aksjeeier. Det er imidlertid etter departementets vurdering ikke ønskelig med en så vid adgang som «allment tilgjengelig måte» åpner for. Aksjeeierne bør imidlertid ha mulighet til å sende meldinger mv. på en måte som ikke vanskeliggjør ivaretakelsen av rettighetene. Departementet mener det er tilstrekkelig at aksjeeierne kan benytte ordinær post og e-post, samt eventuelle andre tilgjengelige elektroniske meldingskanaler selskapet har åpnet opp for dette formål. Selskapet må påse at det som et minimum oppgis hvilken e-postadresse som skal benyttes.

Selskapet står selvsagt fritt til å oppfordre aksjeeierne om å benytte en bestemt kommunikasjonsmåte, og kan i tillegg stille flere kommunikasjonsmåter tilgjengelig for aksjeeierne. Departementet anser det ikke nødvendig å innta adgangen i lovens ordlyd.

5 Aksjeselskapers organisasjon

5.1 Generalforsamling

5.1.1 Forenklet generalforsamling

5.1.1.1 Gjeldende rett

Etter aksjeloven § 5-7 kan generalforsamlingen i aksjeselskap holdes som forenklet generalforsamling. I dette ligger at generalforsamlingen kan holdes uten å følge saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 til 5-16. Aksjeeierne har i så måte stor grad av fleksibilitet hva gjelder gjennomføring av generalforsamlingen. Den kan for eksempel gjennomføres som et telefonmøte, ved hjelp av andre elektroniske hjelpemidler, ved sirkulasjon av dokumenter eller som en kombinasjon av disse.

En forutsetning for at selskapene skal kunne holde forenklet generalforsamling, er at samtlige aksjeeiere i selskapet samtykker til behandlingsmåten. I tillegg følger det av bestemmelsen nr. 1 første punktum at alle aksjeeierne skal gis mulighet til å delta i behandlingen på egnet måte.

Dersom ett eller flere styremedlemmer, daglig leder eller revisor krever det, må generalforsamlingen holdes som et fysisk møte. Dette følger av bestemmelsen nr. 1 annet punktum. Hensynet bak regelen er å sikre at ledelsen og revisor skal kunne ivareta sine interesser i behandlingen av saken.[9]

Selv om § 5-7 åpner for å gjøre vesentlige unntak fra de ordinære saksbehandlingsreglene for generalforsamling, må den likevel holdes på en måte som gjør at det kan dokumenteres hva som blir besluttet. Plikten til å føre protokoll fra forenklet generalforsamling følger av § 5-7 nr. 2. Kravene til protokollføringen samsvarer med kravene til ordinær generalforsamlingsprotokoll i § 5-16, men med den tilføyelsen at det må fremgå av protokollen at den eller de aktuelle sakene er behandlet etter aksjeloven § 5-7.

5.1.1.2 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår å videreføre gjeldende bestemmelse med enkelte mindre endringer. Utvalget skriver i utredningen punkt 8.2.2.1 at deres erfaring tilsier at reglene i § 5-7 oppleves som kompliserte, med den følge at de er lite brukt. Utvalget fremholder at det er behov for en regel om forenklet generalforsamling, men at det ved utformingen må «foretas en avveining mellom hensynet til at regelen skal være så enkel som mulig, og behovet for en viss minimumsbeskyttelse av aksjonærene.»

Utvalget skriver videre at:

«[b]åde hvis regelen blir for komplisert og hvis aksjonærenes behov for minimumsbeskyttelse ikke tilfredsstilles, vil ordningen med forenklet generalforsamling ikke bli brukt tilstrekkelig mye til å oppfylle sitt formål.»

For å synliggjøre at forenklet generalforsamling er et likeverdig alternativ til alminnelig generalforsamling, foreslår utvalget å endre overskriften til aksjeloven kapittel 5 avsnitt II fra «Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling» til «Forenklet generalforsamlingsbehandling».

Utvalget har vurdert om det er hensiktsmessig om det i bestemmelsen kun vises til hvilke bestemmelser det er adgang til å fravike, men ikke innholdet i disse:

«Etter utvalgets syn er det hensiktsmessig at aksjeloven § 5-7 angir hvordan forenklet generalforsamling kan gjennomføres. Det er videre hensiktsmessig at loven ikke forutsetter at man må sette seg inn i en rekke andre regler for å finne ut hvilke regler som kan fravikes. Begge deler bidrar til å fjerne usikkerhet om hva som gjelder.»

Utvalget foreslår å beholde dagens løsning, med en henvisning til hvilke regler det er adgang til å fravike. Dette kommenteres ikke ytterligere, ut over at det anses som mest hensiktsmessig. Forslaget innebærer at ordlyden i nr. 3 endres slik at begrepet «kravene» byttes ut med «saksbehandlingsreglene». Endringen er ment å synliggjøre at det ikke er adgang til å fravike bestemmelsene i aksjeloven §§ 5-9 annet ledd og 5-12 første ledd tredje og fjerde punktum, som regulerer tingrettens myndighet til å innkalle til generalforsamling og til å utpeke den som skal åpne møtet.

I utredningen foreslås det også å endre kravet i § 5-7 om at «samtlige aksjeeiere samtykker» til et krav om at «samtlige aksjeeiere er enige»:

«Aksjeloven § 5-7 oppstiller ikke nærmere krav til innholdet av samtykket. Etter utvalgets oppfatning bør det ikke stilles særlig strenge krav til samtykket dersom det er på det rene at ingen aksjonærer motsetter seg at generalforsamlingen gjennomføres som en forenklet generalforsamling.»

Etter aksjeloven § 5-7 nr. 1 første punktum skal samtlige aksjeeiere gis mulighet til å delta på «egnet måte». Utvalget skriver at bestemmelsen kan ha selvstendig betydning der samtykket til forenklet generalforsamlingsbehandling ikke gis i umiddelbar tilknytning til den forenklede generalforsamlingen. Utvalget foreslår derfor ikke å endre denne delen av bestemmelsen.

Utvalget foreslår heller ikke å endre § 5-7 nr. 1 annet punktum om at styremedlemmer, daglig leder og revisor skal gis mulighet til å kreve at en eller flere saker behandles i møte:

«Muligheten for å gjennomføre forenklet generalforsamling bør ikke kunne brukes til å avskjære styremedlemmene og daglig leder fra den lovbestemte kontaktflaten mot aksjonærene. (…) Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor må i så fall varsles av aksjonærene om at det skal avholdes forenklet generalforsamling.»

Utvalget foreslår å videreføre plikten til å føre protokoll fra forenklet generalforsamling, men slik at de nærmere reglene om dette tas inn i en ny bestemmelse; § 5-7 a.

Utvalgets vurderinger vedrørende utformingen av aksjeloven § 5-7 a fremgår i utredningen punkt 8.2.2.2.4. Etter utvalgets syn bør det fortsatt stilles krav til at protokollen skal angi at den gjelder forenklet generalforsamlingsbehandling:

«Når Foretaksregisteret skal kontrollere om protokollen er signert av rette vedkommende, er det avgjørende å vite hvilken type generalforsamling det dreier seg om. Dette kan dessuten være viktig informasjon dersom det i ettertid skulle oppstå uenighet om det er begått saksbehandlingsfeil.»

Utvalget foreslår ikke krav om at det skal angis i protokollen hvilke av bestemmelsene i aksjeloven §§ 5-8 til 5-16 som er fraveket, og hvilke som ikke er fraveket:

«I den grad ikke noe annet fremgår av protokollen, må bestemmelsene i aksjeloven § 5-8 flg. anses fraveket så langt dette er tillatt.»

Etter § 5-7 nr. 2 sjette punktum er det styreleder som skal signere protokollen for forenklet generalforsamling. Utvalget foreslår å utvide personkretsen som kan signere protokollen, slik at generalforsamlingen kan utpeke en annen enn styreleder til å signere. Utvalget foreslår også at det presiseres i lovbestemmelsen at dersom styreleder skal signere, gjelder dette den som er styreleder på signeringstidspunktet. Etter utvalgets syn er det behov for en slik klargjøring, for eksempel der det velges ny styreleder på generalforsamlingen. I disse tilfellene er det påtroppende styreleder som skal signere, ikke den avtroppende.

Etter § 5-7 nr. 2 sjette punktum skal protokollen sendes til samtlige aksjeeiere. Etter utvalgets syn bør det imidlertid være opp til aksjeeierne å bestemme om utsendelse skal skje. Samtidig skriver utvalget at utsendelse av protokollen kan være viktig «for at aksjonærene skal ha sikkerhet for at det ikke har skjedd manipulering av protokollen». Utvalget foreslår derfor at bestemmelsen endres slik at hver enkelt aksjeeier gis rett til å kreve at protokollen sendes til samtlige aksjeeiere. Dette vil innebære at det kreves en aktiv handling fra en eller flere av aksjeeierne for at protokollen skal sendes ut.

Endelig foreslår utvalget å oppheve kravet i aksjeloven § 5-7 nr. 2 syvende punktum til oppbevaring av protokollen. Utvalget viser i denne forbindelse til forslaget om en ny og generell lovbestemmelse i aksjeloven § 1-7 om utarbeidelse og oppbevaring av selskapsdokumentasjon.

5.1.1.3 Høringsinstansenes syn

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen), Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen), Hovedorganisajonen Virke (Virke) og Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) støtter utvalgets erfaringer om at aksjeloven § 5-7 oppleves komplisert og er lite brukt.

Revisorforeningen støtter i tillegg forslaget om å endre samtykkekravet til et krav om enighet blant aksjeeierne, men mener at det bør fremgå at forenklet generalforsamling kan holdes dersom «ingen aksjeeiere motsetter seg dette».

Advokatforeningen foreslår at det gjøres enkelte tilføyelser i forslaget til ny § 5-7:

«Dersom det er meningen at § 5-7a skal stå på egne ben, og leses uavhengig av § 5-16 bør det inntas en bestemmelse om ansvar for protokollføringen etter modell av § 5-16 første ledd. Bestemmelsen kan utformes slik:

«Styrelederen eller den som generalforsamlingen velger til å lede generalforsamlingsbehandlingen, skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingsbehandlingen.»

(…) I forslaget til andre ledd i utkastet til § 5-7a har utvalget ikke fått med det helt sentrale ved kravet til protokollasjon, nemlig at protokollen skal angi «generalforsamlingens beslutning.»

Brønnøysundregistrene støtter forslaget om å klargjøre hvem som kan underskrive protokollen. I tillegg foreslår etaten å endre oppbygningen av aksjeloven kapittel 5, blant annet slik at forslaget til ny § 5-7 gjøres til hovedregelen.

Finans Norge støtter utvalgets forslag om å videreføre en bestemmelse om forenklet generalforsamlingsbehandling:

«Dette kan forenkle og forbedre saksbehandlingen og bidra til mer effektivt ressursbruk, samt lette beslutningsprosesser. Finans Norge er enige i at krav om protokoll bør videreføres av hensyn til notoritet.»

Virke stiller spørsmål ved om det bør vurderes å endre bestemmelsen, slik at det fremgår eksplisitt hvilke øvrige bestemmelser som gjelder og ikke gjelder for forenklet generalforsamling.

NHO mener reglene kan forenkles ytterligere:

«Vi mener reglene blir enklest å forstå hvis loven opererer med to former for generalforsamling: En form med fysisk møte (kapittel 5 avsnitt III) og en form uten fysisk møte (kapittel 5 avsnitt II).

Paragraf 5-7 kan da kalles «Generalforsamling uten møte», og den kan regne opp de betingelsene og reglene som fremgår av forslagene til §§ 5-7 og 5-7a.

Det som er foreslått i utredningen kan bli unødig komplisert. Nr. 4 går ut på at man har en mulighet – «kan» – til å fravike saksbehandlingsregler i avsnitt III. Det er da ganske nærliggende for en som skal benytte reglene i § 5-7 å ønske å finne ut hvilke regler man vil ønske å fravike. Det er selvsagt tungvint, og det undergraver hensikten med § 5-7.

Paragraf 5-7 bør primært fremstå som en egen regel, uten noen referanse til reglene i avsnitt III. Det bør gå frem av avsnitt III selv at saksbehandlingsreglene der kan fravikes hvis betingelsene i § 5-7 nr. 1 og 2 er oppfylt.»

NHO mener at følgende minstekrav må stilles i bestemmelsen om forenklet generalforsamling:

«Generalforsamling uten møte bør være betinget av samtykke fra alle aksjeeierne. De må også ha fått mulighet til å delta i saksbehandlingen.

Styremedlemmene, daglig leder og revisor må ha uttalelsesrett og rett til å kreve generalforsamling i møte.

Beslutninger i generalforsamlingen må dokumenteres i en protokoll. Det må gå frem at det er holdt generalforsamling uten møte. Kravene til innhold bør være formulert på samme måte som i § 5-16 andre ledd så langt det er mulig.

Det må være klart hva datoen som skal påføres protokollen refererer seg til.

Loven må åpne for at også samtlige aksjeeiere kan signere protokollen, i stedet for styreleder eller en annen. Det er aksjeeierne som har truffet beslutningene. Slik(e) signatur(er) vil da samtidig dokumentere at aksjeeierne har gitt samtykke til denne formen for saksbehandling. I mange tilfeller vil det også være aksjeeierne som har initiert beslutningene, typisk i et heleid datterselskap, som det finnes mange av. Signerer aksjeeierne, vil det heller ikke være nødvendig å sende ut protokollen.»

5.1.1.4 Departementets vurdering

Departementet slutter seg i hovedsak til utvalgets forslag om endring av aksjeloven § 5-7 og ny § 5-7 a.

Basert på utvalgets erfaringer og høringsinnspillene, er det trolig behov for å klargjøre og forenkle reglene om forenklet generalforsamling. Gjeldende § 5-7 er ment å ivareta små aksjeselskapers behov for fleksibilitet rundt gjennomføringen av generalforsamlingen. Det er uheldig at bestemmelsen oppleves så komplisert at den ikke benyttes i særlig grad.

Departementet er enig med Brønnøysundregistrene i at det trolig er rom for å forenkle aksjeloven kapittel 5. Temaet var imidlertid ikke del av utvalgets mandat, og dette gjenspeiles i utredningen. Høringsinstansene er følgelig ikke eksplisitt invitert til å kommentere problemstillingen. Dersom det skal gjøres vesentlige endringer i utformingen av regelverket på et så sentralt område, bør dette undergis en bred og grundig vurdering. I tillegg bør berørte aktører gis anledning til å kommentere eventuelle endringsforslag. Departementet foreslår derfor ikke nå endringer av struktur eller hovedinnhold i aksjeloven kapittel 5. Departementet foreslår imidlertid enkelte mindre endringer i den hensikt å gjøre regelverket enklere.

Departementet er enig i utvalgets forslag om å endre overskriften i kapittel 5 avsnitt II fra «Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling» til «Forenklet generalforsamlingsbehandling». Det vil etter departementets syn tydeliggjøre at forenklet generalforsamling er et fullverdig alternativ til generalforsamling holdt etter de mer omfattende reglene i aksjeloven kapittel 5 avsnitt III. I forlengelsen av dette bør også overskriften til § 5-7 endres. Departementet foreslår at overskriften endres fra «Adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling» til «Forenklet generalforsamling».

Utvalget foreslår å videreføre regelen i § 5-7 nr. 3 som angir hvilke bestemmelser i aksjeloven kapittel 5 det er adgang til å fravike ved forenklet generalforsamling. Dersom forenklet generalforsamling skal anses som et likeverdig alternativ til generalforsamling holdt etter aksjeloven kapittel 5 avsnitt III, kan det argumenteres for at reglene bør utformes slik at de kan forstås uten at det er behov for å sette seg inn i de alminnelige saksbehandlingsreglene for generalforsamling. Aksjeloven §§ 5-8 til 5-16 inneholder imidlertid mange saksbehandlingsregler. Dersom samtlige regler skulle inntas i § 5-7 eller en egen bestemmelse vil reguleringen bli så omfangsrik at loven vil få en lite hensiktsmessig utforming. Etter departementets vurdering har det også en egenverdi at aksjeeiere setter seg inn i hovedregler som gjelder for både deres og selskapsledelsens rettigheter og plikter i forbindelse med generalforsamling. Kunnskap om hvilke saksbehandlingsregler som gjelder for generalforsamling holdt etter reglene i kapittel 5 avsnitt III, bør være en forutsetning for å kunne ta stilling til spørsmålet om generalforsamlingen skal holdes etter reglene i § 5-7. Departementet foreslår på denne bakgrunn å videreføre dagens ordning.

Etter § 5-7 kan det holdes forenklet generalforsamling dersom samtlige aksjeeiere «samtykker» til dette. Utvalget foreslår å endre bestemmelsens ordlyd slik at det i stedet stilles krav om samtlige aksjeeiere «er enige». Utvalget skriver at det i dag ikke kan stilles særlige krav til samtykket, og at det er tilstrekkelig at det bringes på det rene at ingen aksjeeiere motsetter seg forslaget om å holde forenklet generalforsamling. Departementet forstår utvalgets forslag slik at det ikke er ment å innebære noen realitetsendring, men kun en klargjøring av gjeldende rett.

Gjeldende krav om at aksjeeierne «samtykker», kan forstås som et krav om at eksplisitt og dokumenterbart samtykke må innhentes fra samtlige aksjeeiere. Dette medfører trolig at enkelte selskaper velger å holde generalforsamling etter de alminnelige bestemmelsene, fordi prosessen med å innhente samtykke fra aksjeeierne kan være både tid- og kostnadskrevende.

Samtykkekravet omtales gjennomgående som et krav om at «aksjeeierne er enige» i Gudmund Knudsens utredning Forenkling og modernisering av aksjeloven side 122 flg. og Prop. 111 L (2012–2013) side 110 flg.

I lys av dette mener departementet at samtykkekravet i aksjeloven § 5-7 ikke er ment å forstås som et krav om eksplisitt og dokumenterbart samtykke til forslaget om å holde forenklet generalforsamling. Det stilles med andre ord ikke formkrav til hvordan et slikt samtykke skal gis. Samtykke til å holde forenklet generalforsamling kan derfor gis både skriftlig og muntlig.

Retten til å delta på generalforsamling er en sentral rettighet for aksjeeierne. Det er derfor viktig at aksjeeierne involveres i beslutningen om å gjøre unntak fra de alminnelige saksbehandlingsreglene. Den mest praktiske måten å sørge for enighet blant aksjeeierne vil være å innhente enten muntlig eller skriftlig samtykke. Etter departementets syn bør det i tillegg være anledning til å holde forenklet generalforsamling dersom det på betryggende måte sikres at ingen aksjeeiere motsetter seg dette. Forutsetningen er at samtlige aksjeeiere forespørres og gis anledning til å motsette seg forslaget. Aksjeeierne må også gis en rimelig frist for å gi en eventuell tilbakemelding. Endelig bør det i henvendelsen opplyses om at manglende tilbakemelding oppfattes som at aksjeeieren er enig i den foreslåtte måten å holde generalforsamling. En slik løsning vil gi selskapene større grad av fleksibilitet, samtidig som den vil ivareta aksjeeierenes interesse i å bli involvert i selskapets beslutninger.Departementet foreslår på denne bakgrunn at ordlyden i bestemmelsen endres slik at selskaper kan holde forenklet generalforsamling dersom «ingen aksjeeiere motsetter seg det».

Utvalget foreslår å beholde vilkåret i § 5-7 nr. 1 om at samtlige aksjeeiere skal gis anledning til å delta i generalforsamlingsbehandlingen på egnet måte. Departementet er enig i at vilkåret vil ha selvstendig betydning i tilfeller der aksjeeiers tilslutning til å holde forenklet generalforsamling ikke gis i umiddelbar tilknytning til at generalforsamlingen holdes. Dersom aksjeeieren senere skulle være forhindret fra å delta på den avtalte måten, bør de øvrige aksjeeierne ha en plikt til å legge til rette for at vedkommende likevel får anledning til å delta på en annen måte. Dette kan for eksempel skje ved å flytte møtetidspunktet eller legge til rette for at vedkommende kan holdes oppdatert og gis mulighet til å delta per telefon eller e-post.

Departementet støtter også forslaget i utredningen om å beholde styremedlemmenes, daglig leders og revisors rett til å kreve at generalforsamlingen holdes som et møte, og slutter seg til utvalgets begrunnelse for dette.

I likhet med utvalget foreslår departementet å skille ut reglene om utarbeidelse av protokoll for forenklet generalforsamling i en ny paragraf. Det vil etter departementets syn gjøre reglene om forenklet generalforsamling mer oversiktlige.

Departementet er enig i forslaget om å utvide kretsen av personer som kan signere protokollen. Det vil gi aksjeeierne økt fleksibilitet å kunne utpeke én eller flere andre til å undertegne, for eksempel dersom styreleder ikke er til stede på generalforsamlingen eller på signeringstidspunktet.

Utvalget foreslår i hovedsak å videreføre reglene om protokoll for forenklet generalforsamling. Departementet er enig i dette. Som Advokatforeningen påpeker, bør det imidlertid fremgå av bestemmelsen hvem som skal sørge for å utarbeide protokollen, og at generalforsamlingens beslutning skal inntas i denne. Dette vil medføre at bestemmelsen kan anvendes selvstendig, uten å se hen til kravene til protokoll i aksjeloven § 5-16. Departementet følger ikke opp utvalgets forslag om at protokollen bare skal sendes ut dersom en av aksjeeierne krever det. Det er neppe noen nevneverdig administrativ byrde å sende protokollen til samtlige aksjeeiere, siden dette kan skje elektronisk. I tillegg vil det vanligvis dreie seg om et begrenset antall aksjeeiere.

Utvalget foreslår ikke å innta en regel om oppbevaringsplikt for generalforsamlingsprotokollen i ny § 5-7 a. Dette er begrunnet med forslaget om ny § 1-7 om en generell oppbevaringsplikt for all dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven. Med henvisning til departementets forslag og behandlingen i punkt 4.1.5, foreslår departementet en regel om oppbevaring av protokollen for forenklet generalforsamling i § 5-7 a. Oppbevaringstidens lengde bør være den samme som for protokollen for generalforsamling holdt etter reglene i kapittel 5 avsnitt III. Det vil si at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

5.1.2 Elektronisk generalforsamling

5.1.2.1 Gjeldende rett

Hovedregelen etter aksjeloven kapittel 5 avsnitt III er at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møte. Loven har i dag ingen bestemmelse som eksplisitt nevner adgangen til å holde generalforsamling uten fysisk møte, og kun ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Dette er imidlertid tillatt etter aksjeloven § 5-7 om forenklet generalforsamlingsbehandling. Det vises i denne forbindelse til det som er skrevet om bestemmelsen i punkt 5.1.1.4.

5.1.2.2 Dansk og svensk rett

Utvalget skriver i utredningen punkt 8.2.7.2 at spørsmålet om selskapers adgang til å holde generalforsamling uten fysisk møte har fått betydelig oppmerksomhet i EU. Utvalget skriver at dette tillates i Danmark:

«Løsningen etter selskabsloven § 77 stk. 2 er blitt at generalforsamlingen kan beslutte at generalforsamlingen skal avholdes elektronisk uten adgang til fysisk fremmøte, det vil si som en fullstendig elektronisk generalforsamling. (…) Beslutningen skal inntas i vedtektene, og den måte vedtas med to tredjedels flertall på generalforsamlingen.»

Utvalget skriver at det per i dag ikke er adgang til å holde elektronisk generalforsamling etter svensk rett.

5.1.2.3 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår i utredningen punkt 8.2.7.3 å innta en ny bestemmelse i aksjeloven om elektronisk generalforsamling.

Utvalget skriver at aksjeloven bør tilrettelegge for at selskaper skal kunne holde generalforsamling på andre måter enn som et fysisk møte, «også utover det som allerede følger av aksjeloven § 5-7». Om bakgrunnen for forslaget skriver utvalget:

«Ved å tilrettelegge for at generalforsamlingen kan avholdes på andre måter enn som et fysisk møte, styrkes selskapenes behov for fleksibilitet og aksjonærers mulighet til å kunne delta på generalforsamling blir generelt forbedret. På denne bakgrunn mener utvalget at elektronisk avholdt generalforsamling også kan styrke minoritetsvernet.»

Utvalget skriver at det å holde elektronisk generalforsamling ikke vil ha betydning for aksjeeiernes rett til å utøve sine aksjeeierrettigheter på generalforsamlingen:

«Aksjonærene har således fortsatt en ubetinget rett til å delta på elektronisk generalforsamling, motta informasjon i forbindelse med generalforsamlingen og utøve sin aksjonærrettigheter på generalforsamlingen.»

Forslaget innebærer at det i utgangspunktet skal være opp til styret å avgjøre om generalforsamlingen skal holdes ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Utvalget foreslår imidlertid at hver enkelt aksjeeier, hvert styremedlem, daglig leder og selskapets revisor kan kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte.

I tillegg foreslår utvalget at selskapene i vedtektene skal kunne fastsette nærmere krav til elektronisk generalforsamling.

5.1.2.4 Høringsinstansenes syn

Advokatfirmaet Selmer DA og Revisorforeningen er positive til utvalgets forslag om elektronisk generalforsamling.

RegnskapNorge støtter også forslaget, men bemerker at en betingelse for dette er at aksjeeiere, styremedlemmer, daglig leder og revisor skal kunne kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte.

Advokatforeningen stiller spørsmål ved når det kan fremsettes krav om at generalforsamlingen skal holdes som et fysisk møte:

«Slik bestemmelsen er utformet kan slikt krav også settes fram under generalforsamlingen. Etter vårt syn tilsier hensynet til avviklingen av generalforsamlingen at et krav om fysisk møte bør settes fram i så god tid at dette rent praktisk lar seg arrangere. En frist for å kreve fysisk møte må samordnes med innkallingsfristen, og kan f.eks. gå ut på at krav om fysisk møte må settes fram senest en uke før generalforsamlingen. Det må informeres om fristen i innkallingen.»

Brønnøysundregistrene påpeker at det etter gjeldende § 5-7 allerede er adgang til å holde elektronisk generalforsamling dersom samtlige aksjeeiere samtykker. Etaten viser til at forslaget om en ny bestemmelse om elektronisk generalforsamling innebærer at samtlige aksjeeiere skal kunne kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte. Etter etatens vurdering vil dette kun innebære «en marginal nyanseforskjell»:

«Forutsatt enighet mellom aksjeeierne kan man med andre ord i praksis avholde elektronisk generalforsamlingen både etter § 5-7 og etter § 5-11d, men med den forskjell at man etter § 5-11d skal følge de ordinære saksbehandlingsreglene i § 5-8 flg. Når både § 5-7 og § 5-11d åpner for elektronisk generalforsamling, men saksbehandlingsreglene variere avhengig av formell hjemmel, kompliseres regelverket unødig.

(…) Brønnøysundregistrene kan følgelig ikke se at § 5-11d fyller et praktisk behov som ikke regelverket allerede tillater, og mener at innføring av nok en spesialregel for avholdelse av generalforsamling virker mot sin hensikt.»

NHO stiller i likhet med Brønnøysundregistrene spørsmål om hva bestemmelsen er ment å regulere:

«Det er ikke enkelt å se for seg hvilke typer av generalforsamling en ny § 5-11d skal gjelde for ved siden av kapittel 5 avsnitt II og avsnitt III (med mulighet for å fravike avsnitt III) når hver aksjeeier mv. har rett til å kreve møte.»

Justis- og beredskapsdepartementet stiller også spørsmål ved om det er behov for den foreslåtte bestemmelsen ved siden av nåværende § 5-7.

5.1.2.5 Departementets vurdering

Departementet ser ikke behov for å ta inn en ny bestemmelse i aksjeloven om aksjeselskapers adgang til å holde generalforsamlingen uten fysisk møte, og kun ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Departementet foreslår i stedet å endre aksjeloven § 5-7, slik at denne muligheten synliggjøres.

Etter gjeldende aksjelov § 5-7 kan generalforsamling i utgangspunktet holdes på den måten aksjeeierne blir enige om. Dette omfatter også at generalforsamlingen holdes uten fysisk møte, og kun ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Forutsetningen er at «samtlige aksjeeiere samtykker» til dette, og at styremedlemmene, daglig leder og revisor ikke krever fysisk møte. I utvalgets forslag er det lagt opp til at styret skal gis myndighet til å avgjøre om generalforsamlingen skal holdes utelukkende ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Det foreslås imidlertid at samtlige aksjeeiere, styremedlemmer, daglig leder og revisor skal ha adgang til å kreve at generalforsamlingen holdes som et fysisk møte.

Med henvisning til det som er skrevet om dette i punkt 5.1.1.4, er departementet enig med Brønnøysundregistrene i at det er liten forskjell i samtykkekravene i gjeldende § 5-7 og den foreslåtte § 5-11d.

I lys av dette har departementet vanskelig for å se i hvilke tilfeller den foreslåtte § 5-11d er ment å få anvendelse.

Utvalgets forslag innebærer at dersom generalforsamling skal holdes etter den foreslåtte bestemmelsen, skal saksbehandlingsreglene i aksjeloven §§ 5-8 flg. gjelde så langt de passer. Ved enighet blant aksjeeierne kan det allerede etter § 5-7 holdes generalforsamling uten å følge de nevnte saksbehandlingsreglene. Aksjeeierne står fritt til å følge saksbehandlingsreglene, eller bare enkelte av disse, dersom de er enige. Det er etter departementets syn lite hensiktsmessig å ha to bestemmelser som begge åpner for elektronisk generalforsamling, der det etter begge bestemmelser kreves enighet blant aksjeeierne, men der kun én av bestemmelsene krever at saksbehandlingsreglene i §§ 5-8 flg. følges. Det vil kunne skape unødvendig uklarhet i regelverket.

Departementet ser imidlertid behov for å synliggjøre at det allerede i dag er adgang til å holde elektronisk generalforsamling. Dette forsterkes av at flere høringsinstanser har gitt uttrykk for at det er positivt om det åpnes for å holde elektronisk generalforsamling. I lys av det som er skrevet om forholdet mellom den foreslåtte bestemmelsen og nåværende § 5-7, er det imidlertid ikke behov for å skille ut dette som en egen bestemmelse. Departementet foreslår derfor at det tas inn i aksjeloven § 5-7 at adgangen til å holde forenklet generalforsamling også innebærer at denne kan holdes ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

5.1.3 Deltakelse på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler

5.1.3.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 5-11 b første ledd første punktum at aksjeeierne kan gis mulighet til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I dette ligger også at aksjeeierne kan gis mulighet til å stemme ved hjelp av slike hjelpemidler. Aksjeeierne kan imidlertid bare delta på denne måten dersom styret har besluttet at dette skal tillates. Det er også et vilkår for elektronisk deltakelse at noe annet ikke er fastsatt i vedtektene.

Det fremgår av § 5-11 b første ledd annet punktum at allmennaksjeloven § 5-8 a annet og tredje ledd gjelder tilsvarende. Dette innebærer at styret bare kan beslutte at aksjeeierne skal gis adgang til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler dersom det sørger for en «forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen». Det må også foreligge systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, blant annet ved at aksjeeierne som deltar ved hjelp av elektroniske hjelpemidler må kunne identifiseres og autentiseres. Dette omfatter også registrering av tilstedeværende og eventuelle fullmakter. I tillegg kan det i vedtektene fastsettes nærmere krav til slik deltakelse.

Allmennaksjeloven § 5-8 a gjennomfører europaparlaments- og rådsdirektiv 2007/36/EF (aksjonærrettighetsdirektivet). Direktivet gjelder kun for børsnoterte selskaper. I direktivet artikkel 8 nr. 1 og 2 fremgår det at aksjeeierne i slike selskaper skal gis mulighet til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler ved blant annet sanntidsoverføring av generalforsamlingen og sanntids toveiskommunikasjon. I tillegg skal det legges til rette for at aksjeeierne kan avgi stemmer enten på, eller i forkant av, generalforsamlingen uten å utpeke fullmaktshaver eller være fysisk til stede på generalforsamlingen. Begrensninger i disse rettighetene kan bare fastsettes i den utstrekning det er nødvendig for å fastslå aksjeeiernes identitet og for å sørge for sikker elektronisk kommunikasjon.

5.1.3.2 Dansk og svensk rett

Utvalget skriver i utredningen punkt 8.2.6.2 at dansk rett har reguleringer om deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, men at svensk rett ikke har noen slik regulering:

«I dansk rett trekkes det et skille mellom «delviselektroniskgeneralforsamling» og «fuldstændigelektroniskgeneralforsamling». Ved en delvis elektronisk generalforsamling holdes det et fysisk møte, supplert med mulighet for at aksjonærene kan delta, ytre seg og stemme elektronisk på generalforsamlingen uten å være fysisk tilstede, jf. selskabsloven § 77 stk. 1.

(…) Det er det sentrale ledelsesorganet som beslutter om det skal være adgang til elektronisk deltakelse, i tillegg til fysisk fremmøte, jf. selskabsloven § 77 stk. 1. Det sentrale ledelsesorganet fastsetter også nærmere krav til de elektroniske systemene som skal benyttes, jf. selskabsloven § 77 stk. 3. I innkallingen skal det i så fall angis nærmere fremgangsmåte for elektronisk deltakelse mv.»

5.1.3.3 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår å fjerne adgangen til å begrense aksjeeiernes mulighet til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i vedtektene. I denne forbindelse fremholder utvalget at rett til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler vil styrke aksjeeiernes rettsstilling, ved at de kan delta for eksempel via telefon, eller Skype, uten at dette krever tilslutning fra samtlige aksjonærer.

Etter utvalgets syn bør det fortsatt være opp til styret å beslutte at elektronisk deltakelse skal kunne skje. Utvalget mener at dette er «en naturlig del av styrets ansvar for å forberede generalforsamlingen.» I denne forbindelse foreslår utvalget imidlertid at styret bare skal kunne nekte slik deltakelse, dersom det foreligger «saklig grunn»:

«I kravet om at det må foreligger saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, ligger det at styret må tilrettelegge for elektronisk deltakelse innen rimelige grenser, for eksempel ved å sørge for at høyttalende telefon er tilgjengelig. En saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse, kan være praktiske problemer, for eksempel at selskapet ikke har tilgang til teknisk utstyr som muliggjør aksjonærenes elektroniske deltakelse. At svært mange aksjonærer ønsker å delta elektronisk, kan nok også etter omstendighetene være en saklig grunn til å nekte dette.»

Etter utvalgets syn vil det i aksjeselskap med få aksjeeiere være vanskelig å se noen saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av telefon.

Utvalget foreslår å fjerne henvisningen til allmennaksjeloven § 5-8 a annet og tredje ledd, og ta inn reglene i aksjelovens bestemmelse:

«Utvalget mener videre at henvisningen i aksjeloven § 5-11b (1) annet punktum til allmennaksjeloven § 5-8a (2) medfører at lovbestemmelsen er unødvendig vanskelig tilgjengelig. Rett til elektronisk deltakelse i generalforsamling er en viktig aksjonærrettighet, og lovreglene bør derfor i sin helhet fremgå av aksjeloven.»

I tilknytning til dette skriver utvalget at reglene i allmennaksjeloven § 5-8 a kan fremstå unødvendig formalistiske for aksjeselskaper. Etter utvalgets syn vil både kravet til systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, og kravet til autentisering av deltakende aksjeeiere, følge forutsetningsvis av ordlyden i lovforslaget:

«Dersom det ikke er mulig å tilrettelegge for elektronisk deltakelse på en måte som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, vil det også følge av det foreslåtte saklighetskravet at styret skal nekte slik deltakelse. Videre mener utvalget at det er unødvendig å lovfeste et eget krav til autentisering av avsenderen, da dette allerede må anses å følge av kravet om at «deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte».»

Endelig foreslår utvalget at også selskapets revisor skal gis mulighet til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, men at styret kan kreve fysisk oppmøte.

Etter aksjeloven § 5-4 kan selskapets ledelse etter omstendighetene ha plikt til å delta fysisk på generalforsamlingen dersom denne avholdes som møte. Dersom samtlige aksjeeiere samtykker, kan det imidlertid gjøres unntak fra dette slik at også ledelsen for eksempel kan delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Utvalget foreslår ingen endring på dette punktet:

«Dersom generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte, brukes møteformen som regel fordi det er behov for å samle aksjonærene. (…) Utvalget mener derfor at det kan svekke aksjonærenes rettigheter dersom ledelsen skal kunne velge å delta elektronisk, til tross for at generalforsamlingen skal kunne avholdes som et fysisk møte.»

5.1.3.4 Høringsinstansenes syn

Advokatfirmaet Selmer DA støtter utvalgets forslag om elektroniske løsninger, herunder om deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

Advokatforeningen påpeker at lovteksten i utvalgets forslag avviker fra gjeldende aksjelov § 5-11 b, ved at formuleringen «herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjeeiere elektronisk» er utelatt. Til dette uttales det:

«For ordens skyld bør det nevnes i departementets motiver at det med dette ikke er tilsiktet noen realitetsendring, eller så bør utkastet utformes som i gjeldende lov.»

NHO er ikke enig i utvalgets forslag om å fjerne adgangen til å vedtektsfeste begrensninger i retten til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler:

«Vi mener imidlertid det kan være forhold ved enkeltselskaper som gjør at det ikke nødvendigvis må være adgang til elektronisk deltakelse. I utredningen er det nevnt som eksempel at det er mange aksjeeiere som vil delta elektronisk, som kan gjøre gjennomføringen vanskelig, særlig ved toveiskommunikasjon. Det kan også tenkes at det er ønskelig å hindre at uvedkommende får adgang til å følge møtet. Det fremstår også som tungvint for selskaper å måtte legge til rette for elektronisk deltakelse uten å vite om eller hvor mange som ønsker å benytte seg av retten. Det er uklart om retten til å delta elektronisk omfatter fullmektig og/eller rådgiver.

Følger man opp utvalgets forslag, må det etter vår mening være mulighet til å fastsette i vedtektene at det ikke skal gjelde noen rett til elektronisk deltakelse. Alternativet er å opprettholde dagens ordning, der styret aktivt må vedta mulighet for elektronisk deltakelse.»

5.1.3.5 Departementets vurderinger

Departementet er enig i utvalgets vurderinger hva gjelder endring av reglene for aksjeeieres mulighet til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Svært mye kommunikasjon foregår i dag ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. En naturlig følge av dette er at det ikke bare skal være anledning for aksjeeierne til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen, men at en rett til slik deltakelse bør være hovedregelen.

Departementet er også enig med utvalget i at henvisningen i gjeldende aksjelov § 5-11 b til allmennaksjeloven § 5-8 a annet og tredje ledd, gjør de nærmere reglene om gjennomføringen av deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler vanskelig tilgjengelige. Det er ikke nødvendig at krav til systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt, og til autentisering av aksjeeierne, fremgår direkte av loven. Disse kravene vil følge forutsetningsvis av loven ved at deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan nektes dersom saklig grunn foreligger, og at slik deltakelse bare kan finne sted dersom deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Styret skal nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler dersom lovens krav til generalforsamling ikke kan overholdes.

Hva som vil være en saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, vil bero på en helhetsvurdering. I vurderingen må det særlig tas hensyn til at deltakelse på generalforsamling er grunnleggende for aksjeeiernes mulighet til å ivareta sine aksjeeierrettigheter. Det må derfor foreligge tungtveiende grunner for at selskapet ikke skal ha plikt til å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. I selskap med få aksjeeiere kan departementet vanskelig se grunnlag for å avskjære deltakelse per telefon, Skype eller tilsvarende løsninger, så lenge identiteten til deltakeren er klar. I selskaper med mange aksjeeiere vil en slik form for deltakelse kunne være mer problematisk. Det bør imidlertid etter departementets syn kunne stilles krav om at selskapet i god tid før generalforsamlingen har søkt å etablere elektroniske løsninger som ivaretar aksjeeiernes mulighet til å følge opp sine aksjeeierrettigheter ved elektronisk deltakelse. Selv om tilrettelegging for slik deltakelse kan innebære kostnader for selskapet, er ikke kostnader alene tilstrekkelig til å avskjære elektronisk deltakelse, så lenge disse kostnadene må anses som rimelige sett hen til selskapets størrelse, aksjeeierstruktur og de kostnader fysisk tilstedeværelse vil påføre aksjeeierne.

Bekvemmelighetshensyn sett fra selskapets eller majoritetsaksjeeiernes side, vil ikke være saklig grunn til å nekte elektronisk deltakelse. Dersom slik nektelse synes å ha sin reelle begrunnelse i forsøk på å forhindre aksjeeierne fra å ivareta sine rettigheter, vil dette være et vektig moment i vurderingen av om det foreligger misbruk av generalforsamlingens myndighet etter aksjeloven og allmennaksjeloven § 5-21.

Saklig grunn til å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan imidlertid være at saken eller sakene som skal behandles på generalforsamlingen er av sensitiv art. NHO har påpekt at det i slike tilfeller kan være ønskelig å hindre uvedkommende i å følge generalforsamlingsbehandlingen. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom én eller flere aksjeeiere deltar per telefon. I slike tilfeller bør det fremgå av innkallingen at det for de aktuelle sakene ikke vil være anledning til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. På denne måten vil aksjeeierne gis tilstrekkelig anledning til å ivareta sine aksjeeierrettigheter ved at de orienteres om at de må delta fysisk i møtet dersom de ønsker å følge og delta i behandlingen av den aktuelle saken.

Det kan være utfordrende for selskapene å legge til rette for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, uten å vite på forhånd hvilke aksjeeiere som ønsker å benytte seg av denne retten. Departementet mener dette kan løses ved å i selskapets vedtekter fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse. For eksempel vil det være anledning til å beslutte at aksjeeiere må melde fra om de ønsker å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i rimelig tid før møtetidspunktet. Praktiske forhold knyttet til slik deltakelse bør inntas i innkallingen til generalforsamlingen.

Til Advokatforeningens merknad om at passusen vedrørende utøvelsen av aksjeeierrettigheter er utelatt i utvalgets forslag, understreker departementet at deltakelse på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler skal likestilles med fysisk tilstedeværelse. Dette innebærer at også fullmektig og/eller rådgiver kan delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

Revisor er utpekt av generalforsamlingen og skal svare for denne. Vedkommende har en særskilt forpliktelse til å bidra til opplysning og svare på spørsmål knyttet til behandling av regnskapet. Departementet slutter seg til utvalgets forslag om å åpne for at revisor kan delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, men at styret skal kunne kreve at revisor deltar fysisk.

Departementet foreslår etter dette å endre aksjeloven § 5-11 b første ledd slik at aksjeeierne gis rett til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, dersom vilkårene for dette er oppfylt. Det foreslås at tilsvarende endring gjøres i aksjeloven § 7-5, slik at også revisor gis slik rett. For aksjeeiernes adgang til å benytte forhåndsstemme etter aksjeloven § 5-11 b annet ledd foreslås ingen endringer på nåværende tidspunkt.

5.2 Styret

5.2.1 Styremedlemmers tjenestetid

5.2.1.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 6-6 første ledd første punktum at styremedlemmer som utgangspunkt tjenestegjør i to år. Det kan etter første ledd annet punktum fastsettes både kortere og lengre tjenestetid i vedtektene, men den kan ikke settes til mer enn fire år. Med mindre noe annet er bestemt, regnes tjenestetiden etter § 6-6 annet ledd fra valget og frem til avslutningen av den ordinære generalforsamlingen i året tjenestetiden utløper. Et styremedlem har etter § 6-7 første ledd rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute, dersom det foreligger «særlig grunn» for dette. I tillegg kan et styremedlem etter § 6-7 annet ledd første punktum avsettes av den som har valgt styremedlemmet. Normalt vil dette være generalforsamlingen, men det kan også være andre som ifølge vedtektene er gitt valgmyndighet. Reglene om tjenestetid og avsettelse gjelder etter aksjeloven §§ 6-6 fjerde ledd og 6-7 annet ledd annet punktum, ikke for ansattevalgte styremedlemmer som er valgt etter aksjeloven § 6-4, jf. § 6-5. Etter FOR-2014-06-20-850 (representasjonsforskriften) § 20, gitt i medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, skal valg av disse foretas hvert annet år, og funksjonstiden skal være fra valget og frem til avslutningen av den ordinære generalforsamlingen det året valgperioden utløper. Reglene i allmennaksjeloven §§ 6-6 og 6-7 er identiske med aksjelovens bestemmelser.

5.2.1.2 Forslaget i utredningen

Utvalgets behandling av reglene om styremedlemmers tjenestetid behandles i utredningen punkt 8.3.4.3. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 første ledd endres slik at begrensningene for styremedlemmenes tjenestetid oppheves. Forslaget innebærer at styremedlemmer velges på ubestemt tid dersom ikke annet er bestemt. Om dette heter det i utredningen:

«Etter utvalgets syn ville det være en fordel om det åpnes for større formell frihet rundt styremedlemmenes tjenestetid. Dette vil være særlig praktisk for mindre selskaper med stabil eier- og styresammensetning, som kunne slippe å forholde seg til kravet om jevnlig å foreta et formelt gjenvalg. Blant annet i selskaper hvor eieren eller eierne også er medlem av styret, er det vanlig praksis med lang tjenestetid slik at større frihet omkring styremedlemmenes tjenestetid vil gjøre loven bedre tilpasset den reelle hovedregelen.»

Utvalget påpeker at styremedlemmer valgt av generalforsamlingen etter aksjeloven § 6-7 annet ledd første punktum kan avsettes når som helst, uten at noen grunn for dette behøves. På denne bakgrunn foreslår utvalget at «hovedregelen bør være at styremedlemmer som er valgt av generalforsamlingen, velges på ubestemt tid inntil de selv velger å fratre eller blir erstattet ved generalforsamlingens beslutning». Tjenestetidens lengde skal etter utvalgets forslag fortsatt kunne begrenses både i beslutningen om styrevalg og i selskapets vedtekter.

For ansattevalgte styremedlemmer foreslår utvalget at det fortsatt skal gjelde en tjenestetid på to år. Tjenestetiden fremgår i dag av representasjonsforskriften § 20. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 fjerde ledd endres slik at dette fremgår eksplisitt av loven. Hva gjelder adgangen til å avsette slike styremedlemmer, foreslår ikke utvalget å åpne for dette i loven. Til dette uttaler utvalget likevel:

«Hvis et styremedlem vesentlig misligholder sine forpliktelser som styremedlem, for eksempel gjennom grove brudd på taushetsplikt eller andre grovt klanderverdige forhold, kan styremedlemmet trolig fjernes med øyeblikkelig virkning i henhold til ulovfestede regler.»

Utvalget foreslår også å fjerne kravet i aksjeloven § 6-7 første ledd om «særlig grunn» for styremedlemmers tilbaketreden på eget initiativ:

«I juridisk litteratur er det uttalt at det neppe skal særlig mye til før et styremedlem kan trekke seg, selv om man er midt i perioden, jf. Andenæs: Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper (2. utg., 2006) side 368 til 369 og Aarbakke m.fl.: Aksjeloven og allmennaksjeloven (2012) side 466. Styremedlemmet kan for eksempel trekke seg av personlige grunner eller på grunn av dårlige samarbeidsforhold i styret eller mellom styret og andre selskapsorganer, jf. Bråthen, Selskapsrett (2013) side 161. Uttalelsen i NOU 1996: 3 side 142 om at det ikke skal være kurant å trekke seg i løpet av perioden, og at det for eksempel ikke er tilstrekkelig grunn at selskapets økonomi er dårlig, gir neppe uttrykk for gjeldende rett. Etter utvalgets syn bør det derfor være adgang til å trekke seg uten at det må kreves en «særlig grunn», for eksempel dersom styremedlemmet ikke er motivert til å fortsette.»

Til støtte for sitt forslag fremhever utvalget at et selskap ikke vil være tjent med å tvinge noen til å fortsette som styremedlem dersom vedkommende ønsker å trekke seg. I tillegg påpekes det at tilbaketreden kun får virkning fra tilbaketrekningstidspunktet. Dette innebærer at styreansvaret for ansvarsbetingende forhold i perioden styremedlemmet deltok i styrebehandlingen, vil gjelde også etter tilbaketredelsestidspunktet.

Utvalget foreslår ikke tilsvarende endringer i allmennaksjeloven.

5.2.1.3 Høringsinstansenes syn

Brønnøysundregistrene og Finans Norge støtter utvalgets forslag om endringer i aksjeloven § 6-6 første ledd som innebærer at styremedlemmer som hovedregel blir valgt på ubestemt tid.

NHO slutter seg også til forslaget, men påpeker at forslaget innebærer at styremedlemmer tjenestegjør til de enten fratrer eller blir erstattet. NHO mener ordlyden også bør dekke tilfellene der «et styremedlem blir valgt ut av styret, uten at det blir erstattet av noen andre.»

Advokatforeningen støtter forslaget om å fjerne vilkåret om særlig grunn for styremedlemmers anledning til å trekke seg. Videre støtter foreningen forslaget om å fjerne den øvre grensen for tjenestetid, men mener at dagens normalordning med tjenestetid på to år bør videreføres. Advokatforeningen fremholder at det er argumenter for å opprettholde dagens ordning som ikke er vurdert i utredningen:

«I denne sammenheng er det av betydning at det vanligvis vil oppleves som mindre dramatisk ikke å bli gjenvalgt ved utløpet av en på forhånd fastsatt tjenestetid, enn at selskapet avsetter et styremedlem uten slik foranledning. Den foreslåtte bestemmelsen kan derfor føre til at selskapene, eventuelle valgkomiteer og også generalforsamlingene ikke foretar en ønskelig «fri» vurdering og eventuell fornyelse av styresammensetningen og er tilbakeholdne med å ta opp spørsmålet om å bytte ut styremedlemmer når det er ønskelig. Problemstillingen kan blant annet være aktuell for eldre styremedlemmer som også er aksjonærer kan «sperre» for at en ønskelig «fri» fornyelse av styret skjer.

Advokatforeningen mener etter dette at det fortsatt bør være slik at lovens normalordning bør være tjenestetid på to år. Derimot mener foreningen at den någjeldende lengste tiden på fire år ikke bør videreføres, og at loven bør åpne for å vedtektsfeste at styremedlemmene sitter på ubestemt tid.»

Advokatforeningen fremhever, i likhet med NHO, muligheten for at et styremedlem som fratrer eller avsettes ikke blir erstattet, men at styret videreføres med ett medlem mindre. Advokatforeningen mener derfor at bestemmelsen bør endres slik at også slike tilfeller omfattes. I tillegg påpeker foreningen at utvalgets foreslåtte formulering forutsetter at det er generalforsamlingen som avsetter et styremedlem, og bemerker i denne forbindelse:

«Det behøver ikke være situasjonen. Det kan dreie seg om et styremedlem som er valgt av noen som har valgmyndighet etter vedtektsbestemmelse som nevnt i loven § 6-3 tredje ledd eller det kan dreie seg om styremedlem som er valgt av bedriftsforsamlingen.»

Til forslaget om å lovfeste ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid til to år uttaler Advokatforeningen:

«Det er ikke behov for å lovfeste dette i aksjeloven av hensyn til forslaget om å la de øvrige styremedlemmene sitte på ubestemt tid. Etter vårt syn bør det fortsatt være slik at den nærmere reguleringen av de ansatte styremedlemmer er regulert i representasjonsforskriften slik det alltid har vært siden ordningen ble innført i 1972. Det er derfor tilstrekkelig at unntaksbestemmelsen i nåværende fjerde ledd videreføres.»

Landsorganisasjonen i Norge (LO) bemerker at utvalget i utredningen ikke går inn for å lovfeste en adgang til å avsette ansattevalgte styremedlemmer, men samtidig synes å åpne for dette basert på ulovfestet rett. I denne forbindelse uttaler LO:

«I forarbeider og teori om ansattevalgte er det entydig at disse ikke kan fjernes så lenge arbeidsforholdet består, jf. Webster med flere, Reglene om bedriftsdemokratiet 1992, Tiden Norsk Forlag, kapittel 3.3.6 og 6.3.10.3. LO er for øvrig ikke kjent med rettsavgjørelser eller lignende som kan danne grunnlaget for noen ulovfestet regel på dette området. (…) LO forutsetter at loven formulerer at en styrerepresentant som er valgt av de ansatte under ingen omstendighet kan fjernes så lenge arbeidsforholdet består.»

5.2.1.4 Departementets vurdering

Om den øvre grensen for tillatt tjenestetid

Lovens normalordning med en tjenestetid på to år foreslås videreført. I tråd med forslaget i utredningen, foreslår departementet at den øvre grensen for styremedlemmers tjenestetid fjernes.

Begrunnelsen for at det i dag gjelder en begrensning for hvor lang tjenestetid som kan besluttes for et aksjeselskaps styremedlemmer, er at aksjeeierne skal ha et aktivt forhold til hvordan selskapet drives og ledes. Ved å sette en begrensning på fire år, har lovgiver pålagt aksjeeierne og eventuelt andre som er tillagt valgmyndighet, jevnlig å vurdere styresammensetningen.

Selv om dagens ordning er godt begrunnet, mener departementet at selskapene bør få noe større fleksibilitet på dette området. For små og mellomstore selskaper vil det normalt ikke være særlig byrdefullt å foreta et styrevalg hvert fjerde år. Samtidig vil det for selskaper med stabil eier- og styresammensetning, fremstå som et unødvendig formalitetskrav å gjenvelge det samme styret hver gang valgperioden utløper.

Departementet er enig med Advokatforeningen i at det trolig oppleves som mer dramatisk å bli avsatt enn å ikke bli gjenvalgt. Terskelen for å initiere en prosess med å avsette et styremedlem er trolig høyere enn ved å ikke gjenvelge vedkommende. Dersom lovens normalordning endres slik at selskapene, dersom de ikke eksplisitt tar stilling til spørsmålet, ender opp med styremedlemmer som blir sittende til de blir avsatt eller trekker seg, kan dette medføre uheldige styresammensetninger. Eksempelvis kan det tenkes tilfeller der umotiverte og/eller ukvalifiserte styremedlemmer blir sittende kun fordi vervet er innbringende. Et annet nærliggende eksempel er selskaper hvor aksjeeierne og styremedlemmene har en sosial tilknytning som medfører at aksjeeierne vegrer seg for å avsette styremedlemmene. Dette vil særlig kunne gjøre seg gjeldende i aksjeselskaper med få aksjeeiere.

Departementet foreslår derfor å videreføre aksjeloven § 6-6 første ledd første punktum.

Selskapene bør imidlertid gis mulighet til å vedtektsfeste en lengre tjenestetid enn lovens normalordning. Kravet om at dette må fastsettes i vedtektene, innebærer at aksjeeierne aktivt må ta stilling til spørsmålet. Endringen foreslås gjennomført ved å endre aksjeloven § 6-6 første ledd annet punktum, slik at tidsbegrensningen på tjenestetid som kan fastsettes i vedtektene, oppheves. Styremedlemmer kan dermed velges på ubestemt tid.

Om ansattevalgte styremedlemmer

I motsetning til det som gjelder for aksjeeier valgte styremedlemmer, reguleres ikke ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid direkte i aksjeloven. Utvalget foreslår at aksjeloven § 6-6 fjerde ledd, endres slik at det fremgår av lovteksten at ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid skal være to år.

Dagens løsning innebærer at regler om ansattevalgte styremedlemmers tjenestetid kan fastsettes i forskrift. Dette følger av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd. Slike regler er fastsatt i representasjonsforskriften, som er gitt av Arbeids- og sosialdepartementet. Etter forskriften § 20 skal valg foretas hvert annet år, og styremedlemmenes funksjonstid skal være fra valget og frem til utløpet av den ordinære generalforsamlingen det året valgperioden utløper.

Departementet erfarer at dagens løsning fungerer tilfredsstillende, og foreslår derfor ikke at kravet til tjenestetid for ansattevalgte styremedlemmer fastsettes i loven.

LO skriver i sitt høringssvar at aksjeloven § 6-6 fjerde ledd bør endres slik at det fremgår eksplisitt av loven at ansattevalgte styremedlemmer ikke under noen omstendighet kan fjernes så lenge arbeidsforholdet består.

Et styremedlem kan etter aksjeloven § 6-7 annet ledd første punktum i utgangspunktet avsettes av den som har valgt styremedlemmet. Dette gjelder imidlertid ikke for ansattevalgte styremedlemmer, jf. § 6-7 annet ledd annet punktum. Etter aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, kan det i forskrift fastsettes nærmere regler om blant annet bortfall av verv som ansattevalgt styremedlem. Representasjonsforskriften inneholder regler om ansattevalgte styremedlemmers rett til å fratre, men ikke om adgangen til å avsette disse.

I forbindelse med spørsmålet om ansattevalgte styremedlemmer kan avsettes i løpet av tjenestetiden, ble det i Ot.prp. nr. 19 (1974–75) på side 102 uttalt at «det er forutsatt at disse ikke kan fjernes mot sin vilje». Daværende Justis- og politidepartementet uttalte likevel i forlengelsen av dette at «spørsmåletfortsatt [bør] overlates til forskriftene». I NOU 1996: 3 Nyaksjelovgivning foreslo aksjelovutvalget ingen innholdsmessig endring av bestemmelsen som regulerte spørsmålet, og utvalgets forslag ble fulgt opp i Ot.prp. nr. 23 (1996–97).

Problemstillingen knyttet til adgangen til å avsette ansattevalgte styremedlemmer i løpet av funksjonstiden, reiser kompliserte spørsmål hvor flere til dels kryssende hensyn gjør seg gjeldende. Per i dag har alle styremedlemmer den samme forpliktelsen til å ivareta selskapets interesser. Dersom det i aksjelovene skal inntas særskilte regler for mulighetene til å avsette ansattevalgte styremedlemmer i funksjonstiden, er det etter departementets vurdering behov for en grundig vurdering. Den bør blant annet omfatte hvordan de ansattevalgtes integritet og uavhengighet kan sikres ved ivaretakelsen av styreverv, hvilke forhold som kan gi grunnlag for å avsette styremedlemmet, hensynet til styring av selskapet og om de ansattevalgte representantene skal ha en særskilt rolle i å ivareta de ansatte. De samme spørsmålene må vurderes før det eventuelt slås fast at de ansattevalgte styremedlemmene ikke kan avsettes. Hensynet til sammenheng mellom ulike regelverk, og da særlig aksjeloven og representasjonsforskriften, må også ivaretas.

Med henvisning til at problemstillingen ikke er underlagt noen bred behandling i utredningen, og at høringsinstansene således ikke eksplisitt er invitert til å kommentere spørsmålet, har departementet ikke grunnlag for å foreta de vurderinger som er påkrevet for en endring av den art LO etterspør.

Departementet foreslår derfor ikke endringer i aksjeloven §§ 6-6 flg. hva gjelder ansattevalgte styremedlemmers funksjonstid og mulighet til å avsette disse før funksjonstidens utløp.

Om kravet til «særlig grunn» for å trekke seg som styremedlem

Utvalget har foreslått å fjerne kravet om «særlig grunn» for å tillate styremedlemmer å tre tilbake. Departementet er enig med utvalget. Etter det departementet erfarer, forstås og praktiseres regelen i dag slik at det ses bort fra kravet om særlig grunn. En endring slik utvalget har foreslått, vil bringe lovens bestemmelser i samsvar med praksis.

Av betydning for departementets vurdering er særlig forslaget om å fjerne den øvre begrensningen for tillatt tjenestetid. Dette vil kunne innebære at styremedlemmer blir sittende på ubestemt tid. I slike tilfeller er det en nødvendig forutsetning for å påta seg vervet at styremedlemmene kan trekke seg etter eget ønske.

Etter departementets syn bør dette også gjelde for styremedlemmer med kortere tjenestetid. Det er heller ikke for disse grunn til å opprettholde kravet til særlig grunn, slik at det kun vil være anledning til å trekke seg ved for eksempel alvorlig sykdom, flytting eller ved alvorlige motsetningsforhold i styret. Et styremedlem som for eksempel ikke er motivert til å fortsette, bør gis anledning til å trekke seg. Departementet er enig med utvalget i at et aksjeselskap sjelden vil være tjent med å tvinge et umotivert styremedlem til å fortsette. I tillegg skal styremedlemmet etter aksjeloven § 6-7 første ledd annet punktum, gi styret og den som har valgt styremedlemmet rimelig forhåndsvarsel om fratredelsen. På denne måten gis selskapet tid til å områ seg, slik at det for eksempel kan sørge for nyvalg.

Et argument for å beholde kravet til særlig grunn er å forhindre styremedlemmer fra å trekke seg fra vervet, kun for å unngå ansvar som følge av for eksempel negativ utvikling i selskapets økonomi. Blant annet i lys av hvordan regelen praktiseres, har departementet ikke lagt avgjørende vekt på dette. Ved vurderingen er det av betydning at ansvaret styremedlemmene har overfor selskapet, aksjeeiere, kreditorer, det offentlige mv., fortsatt vil kunne gjøres gjeldende etter fratredelsestidspunktet for forhold som knytter seg til perioden da vedkommende var styremedlem.

Hvorvidt det å trekke seg i seg selv kan danne grunnlag for ansvar, vurderes ikke her. Forslaget er ikke ment å gjøre endringer i gjeldende ansvarsbestemmelser.

Departementet foreslår etter dette å endre aksjeloven § 6-7 første ledd, slik at kravet til særlig grunn for styremedlemmers fratredelse oppheves.

6 Kapitalreglene

6.1 Kravet til minste aksjekapital i aksjeselskaper

6.1.1 Gjeldende rett

Aksjeselskaper skal ha en aksjekapital på minst 30 000 kroner. Dette følger av aksjeloven § 3-1 første ledd.

Kravet til minste aksjekapital ble i 2012 redusert fra 100 000 kroner. Bakgrunnen for dette var Gudmund Knudsens forslag i utredningen Forenkling og modernisering av aksjeloven (2011) (Knudsen-utredningen). Forslaget ble fulgt opp av Justis- og politidepartementet i Prop. 148 L (2010–2011). Begrunnelsen var blant annet et ønske om å tilpasse norsk regelverk til utviklingen på EU-nivå. Det ble vist til at kravet til minste aksjekapital i norsk rett var høyt i europeisk sammenheng, og at dette trolig var grunnen til den store økningen i antall registreringer av norskregistrerte utenlandske foretak (NUF).

Minstekravet til aksjekapital ble ikke satt lavere enn 30 000 kroner fordi man ønsket en «seriøsitetssperre» som kunne hindre useriøse og lite gjennomtenkte stiftelser av aksjeselskap. Terskelen ble skjønnsmessig fastsatt, på bakgrunn av en sammenligning med kravet til minste aksjekapital i de øvrige nordiske landene.

6.1.2 EU/EØS-rett

Utvalget viser i punkt 7.2.3 til behandlingen av kapitalreglene i EU/EØS-landene i Knudsen-utredningen. I lys av dette nøyer utvalget seg med å fremheve hva som er endret siden utredningen ble overlevert.

Utvalget viser blant annet til at kravet til minste aksjekapital i Danmark i realiteten er redusert til én dansk krone. Dette skyldes at det er åpnet for stiftelse av såkalte «iværksætterselskaber». For disse stilles det imidlertid krav om at selskapet skal avsette 25 prosent av eventuelt overskudd i en særlig reserve inntil summen av denne og aksjekapitalen til sammen utgjør 50 000 kroner. Det er heller ikke adgang til å utdele utbytte før denne summen er nådd. Dette har sammenheng med at 50 000 danske kroner er minstekravet til aksjekapital for ordinære «anpartsselskaber», som tilsvarer norske aksjeselskaper.

I tillegg til dette har utvalget i tabell 7.1 på side 63 i utredningen inntatt en oversikt over krav til minste aksjekapital i ulike land. Kravene varierer fra null til 35 000 euro.

6.1.3 Utvalgets forslag

Utvalgets vurdering av om kravet til minste aksjekapital bør økes eller reduseres fremgår av utredningen punkt 7.2.4. Etter å ha konkludert i punkt 7.2.4.1 med at kravet ikke bør økes, foreslår utvalget i punkt 7.2.4.2 at kravet reduseres til én krone.

Utvalget kan ikke se noen grunn til å øke dagens krav til minste aksjekapital i aksjeselskaper. Utvalget fremhever i denne forbindelse at 65 prosent av aksjeselskapene som ble stiftet i 2015, ble stiftet med en aksjekapital på 30 000 kroner. Dette må etter utvalgets syn forstås som at muligheten til å stifte aksjeselskap med en minimumskapital som er lavere enn det tidligere minstekravet på 100 000 kroner har vært ønsket av næringslivet. I tillegg viser utvalget til at antall registrerte NUF har gått ned siden kravet til minste aksjekapital ble redusert til 30 000 kroner. Etter utvalgets vurdering har nedgangen sammenheng med at reduksjon av kapitalkravet til 30 000 kroner har gjort aksjeloven mer konkurransedyktig.

Ved vurderingen av om kravet til minste aksjekapital bør reduseres ytterligere, påpeker utvalget at dagens minstekrav på 30 000 kroner ikke har betydning for aksjeselskapenes kreditorer. Utvalget har heller ikke kjennskap til at kravet har betydning i kampen mot økonomisk kriminalitet. I denne forbindelse uttaler utvalget at også erfaringer fra Danmark støtter opp om synspunktene:

«Det danske Erhvervs- og Vækstministeriet utga i mai 2016 en undersøkelse av erfaringene med «iværksætterselskaber». Undersøkelsen var basert på informasjon om 14.299 «iværksætterselskaber» for regnskapsåret 2014. Rapporten konkluderer blant annet med at de foreliggende data ikke indikerer at selskapene i særlig grad anvendes ved økonomisk uansvarlig drift.»

Utvalget fremhever at det ikke nødvendigvis er noen sammenheng mellom aksjekapitalens størrelse og selskapets egenkapital. I tilknytning til dette skriver utvalget at egenkapitalen kan være både høyere og lavere enn aksjekapitalen. At et aksjeselskap har en aksjekapital på 30 000 kroner sier ingenting om størrelsen på egenkapitalen, eller kapitalen selskapet trenger for å drive den virksomheten det gjør. Det sentrale er at selskapet i henhold til aksjeloven § 3-4 skal ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. Etter utvalgets oppfatning er selskapets reelle egenkapital derfor klart viktigere enn den formelle aksjekapitalen.

Etter utvalgets syn virker hovedargumentet for å opprettholde dagens krav til minste aksjekapital i aksjeselskaper å være ønsket om en form for «seriøsitetssperre», og at det bør være en viss «inngangsbillett» til aksjeselskapsformen. Utvalget kan ikke se at dagens minstekrav har noen reell funksjon for å ivareta dette ønsket. Om dette skriver utvalget at de aller fleste som ønsker å stifte et aksjeselskap, vil kunne skaffe 30 000 kroner. Dette gjelder etter utvalgets syn også useriøse aktører. Om minstekravet til aksjekapital skulle utgjøre noen seriøsitetssperre, måtte kravet etter utvalgets syn være klart høyere enn 30 000 kroner.

Utvalget skriver at useriøse aktører bør stoppes gjennom annen regulering, som for eksempel regler om konkurskarantene. I tillegg uttaler utvalget at forslaget om å redusere minstekravet til én krone, og ikke null kroner, vil forutsette at det opprettes en bankkonto. Dette vil etter utvalgets syn i seg selv innebære en seriøsitetssperre.

En ytterligere reduksjon av kravet til minste aksjekapital vil etter utvalgets syn heller ikke innebære noen risiko for at det knyttes negative assosiasjoner til aksjeselskapsformen:

«Det norske aksjeselskapet er en gjennomregulert selskapsform med et kvalitetsstempel. Behovet for kapitalbeskyttelse i norske aksjeselskaper ivaretas blant annet gjennom kravet om forsvarlig egenkapital og likviditet, styrets handleplikt, reglene om den bundne egenkapitalen, samt av styreansvaret, jf. aksjeloven § 3-4, § 3-5, § 3-6 og § 17-1.»

Etter utvalgets syn vil en reduksjon av minstekravet til aksjekapital til én krone heller ikke føre til flere ufunderte selskapsstiftelser. Utvalget skriver at det ikke er gratis å etablere et aksjeselskap, og viser til at stiftelse av aksjeselskap forutsetter dekning av stiftelsesomkostningene, herunder at det må betales et gebyr på 5 570 eller 6 797 kroner for henholdsvis elektronisk registrering og registrering på papir i Foretaksregisteret.

6.1.4 Høringsinstansens syn

Høringsinstansene deler i liten grad utvalgets vurdering. Av de høringsinstansene som har uttalt seg om forslaget, er de fleste samstemte om at dagens minstekrav til aksjekapital bør beholdes. Dette synspunktet er av enkelte begrunnet med at det ikke synes å være noe behov for å senke kravet ytterligere, blant annet fordi dagens minstekrav i praksis ikke oppleves som noen etableringshindring. Andre høringsinstanser uttrykker at minstekravet på 30 000 kroner faktisk utgjør en seriøsitetssperre som hindrer uønskede og useriøse aktører i å etablere aksjeselskap. Det er kun Hovedorganisasjonen Virke (Virke) som støtter utvalgets forslag om å redusere minstekravet til aksjekapital til én krone. Virke fremhever at de opplever at reduksjonen av minstekravet til aksjekapital fra 100 000 kroner til 30 000 kroner har hatt positive virkninger, blant annet ved reduksjonen i antall registrerte NUF. Etter Virkes syn har reduksjonen gjort norsk aksjelovgivning konkurransedyktig i europeisk sammenheng. Virke kan ikke se at den foreslåtte reduksjonen vil få betydning for verken kreditorer eller ansatte, og støtter derfor forslaget om å redusere kravet for minste aksjekapital til én krone.

Advokatfirmaet Thommessen AS stiller spørsmål ved om utvalget mener en reduksjon av kravet til minste aksjekapital i seg selv vil innebære økt verdiskaping og flere arbeidsplasser:

«Siden det er uklart om en reduksjon av aksjekapitalkravet til kr 1 har noen positive effekter og det i alle fall ikke kan utelukkes at det har negative konsekvenser, mener vi at dagens krav bør videreføres. I tillegg kommer at minstekravet til aksjekapital ble redusert fra kr 100 000 til kr 30 000 for kort tiden siden, og i det minste burde man la denne endringer få virke i noe lengre tid før spørsmålet ble gjenstand for fornyet vurdering.»

Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange DA er enig i utvalgets syn om at minstekravet til aksjekapital har begrenset betydning for selskapets kreditorer, men mener likevel at dagens minstekrav bør opprettholdes:

«Hvis det er avgjørende for en stifter å kunne etablere seg med beløp lavere enn kr. 30 000, vil det ofte være grunn til å spørre seg om det er grunnlag for etablering av selskapet i det hele tatt.»

Advokatfirmaet skriver at en ytterligere reduksjon av kravet til minste aksjekapital vil føre til flere ufunderte stiftelser og at den allerede eksisterende overrepresentasjonen i konkursstatistikker for aksjeselskaper med lav aksjekapital, vil øke.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) er enig med utvalget i at aksjekapitalen har liten eller ingen betydning for et aksjeselskaps kreditorer. Foreningen er også enig med utvalget i at dagens minstekrav til aksjekapital neppe hindrer ufunderte selskapsetableringer eller etablering av useriøse selskaper. Foreningen viser likevel til at oppslag i pressen «kan tyde på en sammenheng mellom ufunderte selskapsetableringer og lav aksjekapital», og ber departementet se nærmere på dette ved vurderingen av om kravet til minste aksjekapital skal reduseres ytterligere.

Brækhus Dege Advokatfirma DA uttaler at de ikke opplever dagens minstekrav som noen reell etableringshindring.

Brønnøysundregistrene stiller spørsmål ved utvalgets premiss om at en aksjekapital på én krone forutsetter at det opprettes en bankkonto:

«Når utvalget nå foreslår at kun innskudd ved stiftelse på over kr 100 000 må bekreftes innbetalt, vil det ikke være nødvendig å opprette bankkonto før selskapet er registrert. Av totalt 27 918 nyregistrerte aksjeselskap i 2016, er det 4276 av de som har en aksjekapital på over kr 100 000. Dette viser at etter de foreslåtte endringene, vil en stor del av de selskap som etableres ikke trenge å opprette bankkonto i forbindelse med bekreftelse på innbetalt aksjekapital. Det er heller ikke nødvendig med bankkonto før registrering for betaling av registreringsgebyret til Foretaksregisteret. Den «seriøsitetssperren» som utvalget viser til knyttet til opprettelse av bankkonto, er dermed ikke reell etter vår vurdering.»

Byggenæringens Landsforening mener dagens minstekrav til aksjekapital bør beholdes:

«I bransjer i vår landsforening er det store problemer med aktører som ikke har til hensikt å følge lover og regler. Byggenæringen taper anseelse på dette og konkurransen fra de useriøse vil øke. Offentlig myndigheter, kunder og leverandører taper når de useriøse utkonkurrerer de seriøse bedriftene.

Det er uomtvistelig at reduksjon av aksjekapitalkravet senker terskelen for å etablere aksjeselskap. Risikoen for at useriøse aktører bruker aksjeselskapsformen vil i så fall øke. I dag opplever kundene aksjeselskap som et kvalitetsstempel. Vi er sikre på at dette vil skade tilliten til aksjeselskapsformen. Det vil være negativt for hele norsk næringsliv.»

Finans Norge påpeker at deres erfaring tilsier at dagens minstekrav ikke oppleves som noe etableringshinder, og at det for øvrig ikke har skapt problemer av noen art. På denne bakgrunn mener Finans Norge at det ikke er behov for å redusere kravet ytterligere.

Landsorganisasjonen i Norge (LO) kan ikke se noen vektige grunner til å redusere dagens minstekrav. LO påpeker i den forbindelse at de ser en «farefor at langt flere useriøse aktører vil etablere aksjeselskap» dersom kravet reduseres som foreslått.

Norsk Øko-forum er enig med utvalget i at andre tiltak enn minstekrav til aksjekapitalen kan være av større betydning i kampen mot økonomisk kriminalitet og for å ivareta selskapskreditorenes interesse. Norsk Øko-forum mener likevel at en reduksjon som foreslått vil kunne medføre at flere useriøse aktører stifter aksjeselskap. I likhet med Brønnøysundregistrene stiller også Norsk Øko-forum spørsmål ved utvalgets uttalelser om at det må opprettes en bankkonto ved stiftelse av aksjeselskap.

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) anbefaler ikke en reduksjon av minstekravet til aksjekapital. NHO påpeker at det er usikkert hvilke effekter en ytterligere reduksjon vil ha, og maner derfor til forsiktighet. NHO skriver at kravet til minste aksjekapital uansett vil reduseres over tid som følge av inflasjon. I tillegg uttaler NHO at selv om kravet til 30 000 kroner trolig ikke utgjør noen hindring for systematiske eller notoriske kriminelle som ønsker å benytte aksjeselskapsformen, vil det utvilsomt utgjøre en viss terskel, som kan hindre uønskede selskapsetableringer.

Universitetet i Oslo (UiO) tar ikke endelig stilling til forslaget om å redusere minstekravet til aksjekapital, men stiller likevel spørsmål ved om forslaget er hensiktsmessig. Blant annet påpeker UiO risikoen for at en reduksjon vil medføre at flere benytter aksjeselskapsformen fremfor andre foretaksformer som i realiteten er bedre egnet for det aktuelle formålet:

«Kombinasjonen av å fjerne minstekravet til aksjekapital, oppmykning av utbyttereglene (som foretatt i 2013), muligheten til å velge bort revisjon, fjerning av gyldighetsregelen i § 3-8 (…) og mindre behov for rådgivere ved kapitalforhøyelser kan føre til at det blir enklere for mindre profesjonelle aktører å trå feil vedrørende aksjelovens andre regler (for eksempel kravet om forsvarlig egenkapital og likviditet, styrets handleplikt, reglene om den bundne egenkapitalen og styreansvar). Dette kan medføre store konsekvenser for enkeltpersoner som kan bli «ufrivillige lovbrytere».»

For øvrig er UiO enig med utvalget i at minstekravet til aksjekapital ikke har noen betydning for selskapets kreditorer, og at det er den reelle egenkapitalen som vil være avgjørende. UiO er også enig med utvalget i at dagens minstekrav ikke er egnet til å hindre aktører som har uærlige hensikter, eller som driver på en uforsvarlig måte, tilgang til aksjeselskapsformen. Videre slutter UiO seg til utvalgets syn om at den foreslåtte reduksjonen ikke vil medføre svekket tiltro til den norske aksjeselskapsformen.

Wikborg Rein Advokatfirma AS stiller spørsmål ved om forslaget er tilstrekkelig vurdert av utvalget. I denne forbindelse skriver advokatfirmaet at det savner opplysninger om at dagens krav i praksis oppleves som en byrde. I tillegg påpeker de at dagens krav om minste aksjekapital trolig fungerer som en seriøsitetssperre.

ØKOKRIM fraråder en ytterligere reduksjon av minstekravet til aksjekapital, blant annet fordi dagens minstekrav fungerer som en seriøsitetssperre. I tillegg vil forslaget etter ØKOKRIMs syn ha betydelige negative konsekvenser:

«Det man tidligere har ansett som høyrisikomomenter for NUF, vil nå også gjelde for norske aksjeselskaper. Etter vår oppfatning vil dette bidra til å redusere norske aksjeselskapers seriøsitetsstempel. Dette er ikke en ønskelig utvikling, heller ikke for verdiskapningen i samfunnet.»

6.1.5 Departementets vurdering

Departementet foreslår ikke å endre minstekravet til aksjekapital i aksjeloven § 3-1.

Ved vurderingen av om minstekravet bør settes ytterligere ned, må det ses hen til hvilke positive og negative effekter en eventuell reduksjon vil kunne få. Utvalget har i sin tilnærming til problemstillingen tatt flere forhold i betraktning, for deretter å vurdere om disse kan begrunne å opprettholde dagens minstekrav. Etter utvalgets syn kan verken hensynet til å opprettholde en seriøsitetssperre, aksjeselskapsformens anseelse eller selskapenes ansatte begrunne å beholde kravet på 30 000 kroner. Fravær av negative effekter av en eventuell reduksjon av minstekravet er etter departementets vurdering i seg selv ikke tilstrekkelig til å foreslå en nedsettelse til én krone. Som flere høringsinstanser har påpekt, har utvalget i liten grad vist til positive effekter ved å redusere kravet til minste aksjekapital. Dersom det ikke kan sannsynliggjøres at en reduksjon av minstekravet vil medføre positive effekter, er det ikke grunn til å foreslå dette.

Departementet er enig med utvalget i at dagens minstekrav på 30 000 kroner har liten eller ingen betydning for aksjeselskapenes kreditorer. Dette støttes også av en rekke av høringsinstansene. Blant annet i lys av at utgifter ved stiftelsen etter aksjeloven § 2-5 kan dekkes av aksjeinnskuddet, kan selskapet ha svært få eller ingen midler igjen kort tid etter stiftelsen. At minstekravet til aksjekapital på 30 000 kroner har liten eller ingen betydning for selskapenes kreditorer, er imidlertid ikke i seg selv grunn til å i realiteten fjerne kravet om aksjekapital fullstendig.

Departementet er også enig med utvalget i at dagens minstekrav er så lavt at det trolig ikke innebærer en hindring for mange som ønsker å stifte et aksjeselskap. Dette gjelder også useriøse aktører. På bakgrunn av de mange høringsinnspillene om dette, virker det likevel klart at dagens minstekrav har en viss effekt. Det kan ikke utelukkes at terskelen har en preventiv effekt for å hindre uønskede etableringer av aksjeselskaper. Dette gjelder både for etableringer som gjøres av aktører med ulovlige hensikter, og for lite gjennomtenkte etableringer. Som UiO påpeker, har minstekravet i tillegg den effekt at det hindrer aktører i å etablere aksjeselskap for virksomhet som er bedre egnet for andre foretaksformer. Departementet er også enig med UiO i at en reduksjon som foreslått vil kunne medføre flere «ufrivillige lovbrytere» ved at flere uprofesjonelle aktører vil velge aksjeselskapsformen og trå feil vedrørende lovens regler.

Utvalget har pekt på at gebyret for registrering i Foretaksregisteret utgjør en kostnad for stifterne som reelt, slik departementet forstår utvalget, innebærer en seriøsitetssperre. Til dette bemerkes at betaling av registreringsgebyrene ikke er en forutsetning for å få selskapet registrert. Unnlates betaling, vil Brønnøysundregistrene være en ordinær kreditor for selskapet. Etter departementets syn er ikke kostnaden gebyret utgjør et relevant argument verken i retning av å opprettholde dagens krav, eller for å redusere kravet.

Utvalget har vist til at minstekravet til aksjekapital i enkelte andre land er lavere enn i Norge. I flere land er kravet én euro. At andre til dels sammenlignbare land har et lavere krav til minste aksjekapital enn Norge, er i seg selv heller ikke et tilstrekkelig argument for å redusere kravet i norsk lovgivning. Et slikt synspunkt måtte i så fall begrunnes med at et ikke uvesentlig antall aktører velger å etablere seg i andre land enn i Norge. Departementet har ikke grunnlag for å anta at dette er tilfellet.

Til utvalgets henvisning til det danske Erhvervs- og Vækstministeriets rapport om «iværksætterselskaber» fra 2016, bemerkes at slike selskaper nettopp ikke er selskaper uten aksjekapital, og at det stilles krav om at kapital skal spares opp i selskapet over tid. Departementet kan ikke se at rapportens konklusjon om at selskapene ikke i særlig grad anvendes ved økonomisk uansvarlig drift, er relevant i vurderingen av å fjerne kravet til aksjekapital.

Departementet kan etter dette ikke se at det foreligger noen klare holdepunkter for at en ytterligere reduksjon av minstekravet til aksjekapital vil ha positive virkninger. I lys av de høringsinnspillene departementet har mottatt, virker det tvert imot som om en slik reduksjon vil kunne ha flere negative effekter. Tatt i betraktning at det heller ikke synes å være etterspurt fra næringslivet, foreslår departementet derfor at dagens minstekrav til aksjekapital på 30 000 kroner beholdes.

6.2 Styrets handleplikt ved tap av egenkapital

6.2.1 Innledning

I mandatet ble utvalget bedt om å vurdere om aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum bør endres eller oppheves. Bestemmelsen oppstiller en handleplikt for styret i de tilfellene der det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Vurdering av den tilsvarende regelen i allmennaksjeloven var ikke en del av mandatet.

I utredningen kapittel 11 foreslås flere endringer i både aksjeloven og allmennaksjeloven § 3-5, blant annet om handlepliktens innhold. I denne proposisjonen behandles kun to av utvalgets forslag til endringer av bestemmelsene. Det ene er utvalgets forslag om å oppheve regelen om styrets handleplikt der egenkapitalen antas å ha blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen i aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum. Det andre er utvalgets forslag om å endre regelen i allmennaksjeloven § 3-5 første ledd femte punktum, slik at fristen for styrets plikt til å innkalle til generalforsamling i tilfellene nevnt ovenfor, endres fra «senest innen seks måneder» til «innen rimelig tid».

Utvalgets øvrige forslag til endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven § 3-5 krever en nærmere gjennomgang.

6.2.2 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 3-4 at et aksjeselskap til enhver tid skal ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet. Regelen skal ifølge forarbeidene gi selskapets ledelse«en påminnelse og en oppfordring til å foreta fortløpende vurderinger av selskapets økonomiske stilling, og til å iverksette nødvendige tiltak», se Ot.prp. nr. 36 (1993–94) side 68 og Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 51. Det er den reelle, og ikke den balanseførte egenkapitalen, som skal legges til grunn for vurderingen av om egenkapitalen er forsvarlig etter aksjeloven § 3-4, se blant annet Ot.prp. nr. 23 (1996–97) side 52.

Etter aksjeloven § 3-5 har styret en handleplikt dersom selskapets egenkapital er lavere enn det som er forsvarlig ut fra «risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet». I disse tilfellene skal styret «straks» behandle saken. Dette er et utslag av styrets forvaltningsansvar for selskapet, se aksjeloven § 6-12. Dersom styret selv er i stand til å iverksette tiltak for å bedre selskapets økonomiske stilling, har det både rett og plikt til å gjøre dette. Om styret på egenhånd ikke er i stand til å sørge for at egenkapitalen igjen blir forsvarlig, skal det innkalle til generalforsamling «innen rimeligtid» for å gi generalforsamlingen en «redegjørelse for selskapets økonomiske stilling». Dersom egenkapitalen ikke oppfyller kravet i aksjeloven § 3-4 til forsvarlig egenkapital, skal styret i tillegg foreslå tiltak for å rette på dette.

Etter aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum, har styret også en handleplikt dersom det må antas at egenkapitalen er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. I disse tilfellene skal styret innkalle til generalforsamling uavhengig av om egenkapitalen må anses som forsvarlig. Dersom selskapets egenkapital er forsvarlig, er styrets handleplikt i slike tilfeller imidlertid begrenset til å gi generalforsamlingen en orientering om forholdet og en mulighet til å vurdere selskapets virksomhet, jf. Ot.prp. nr. 55 (2005–2006) side 20 til 21. Styret har ikke en særskilt plikt etter denne bestemmelsen til å foreslå tiltak for å bedre selskapets økonomi dersom egenkapitalen anses forsvarlig. Hvorvidt slik plikt kan utledes av styrets generelle forvaltningsansvar, vurderes ikke nærmere her.

Regelen om handleplikt ved tap av halve aksjekapitalen er i forarbeidene begrunnet med et behov for å supplere den skjønnsmessige regelen om handleplikt der egenkapitalen ikke lenger er forsvarlig, med en pliktregel som i større grad knyttes til objektive kriterier. Dette er ment å gi økt beskyttelse av kreditorenes interesser.

I Ot.prp. nr. 36 (1993–94) side 74, ble det fremholdt at en regel knyttet til aksjekapitalens størrelse ville være i samsvar med svensk, dansk og relevant EF-rett. I mangel av mer egnede kriterier la Justis- og politidepartementet til grunn at dette var det «mest hensiktsmessige alternativet dersom man ønsker et generelt og tilnærmet objektivt kriterium». I proposisjonen ga departementet samtidig uttrykk for at en regel knyttet til tap av aksjekapitalen ville innebære at særlige rettsvirkninger bestemmes av forhold som sier lite om selskapets reelle kapitalsituasjon eller økonomiske stilling for øvrig. På denne bakgrunn var departementet i tvil om det i det hele tatt var hensiktsmessig å utforme en regel om handleplikt der selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Departementet kom imidlertid til at hensynet til kreditorene tilsa at det skulle oppstilles en slik regel.

Allmennaksjeloven har med ett unntak tilsvarende bestemmelser i §§ 3-4 og 3-5. Etter allmennaksjeloven § 3-5 første ledd femte punktum er styrets frist for å innkalle til generalforsamling seks måneder hvis det må antas at egenkapitalen er blitt mindre enn halve aksjekapitalen.

For allmennaksjeselskaper har regelen i § 3-5 om styrets handleplikt sin bakgrunn i EUs annet selskapsdirektiv (direktiv 77/91/EØF) artikkel 17, nå direktiv 2012/30/EU artikkel 19. Bestemmelsen lyder:

«1. I tilfælde af betydelige tab på den tegnede kapital skal generalforsamlingen indkaldes inden for en frist, som fastsættes i medlemsstaternes lovgivninger, for at undersøge, om selskabet skal opløses, eller om andre foranstaltninger skal træffes.

2. Lovgivningen i en medlemsstat kan ikke fastsætte størrelsen af det tab, der anses som betydeligt i henhold til stk. 1, til mere end halvdelen af den tegnede kapital.»

Både i svensk og dansk rett er det fastsatt regler om styrets handleplikt i tilfeller der selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Det vises til utredningen punkt 11.3.2 og 11.3.3.

6.2.3 Forslaget i utredningen

I utredningen punkt 11.4.2 foreslås det å oppheve aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum.

Etter utvalgets vurdering er det ikke hensiktsmessig at handleplikten er knyttet til tap av halve aksjekapitalen når minstekravet til aksjekapital er 30 000 kroner eller lavere. Utvalget skriver at det for selskaper med aksjekapital ned mot, eller på nivå med, aksjelovens minimumskrav, vil handleplikten inntre «så snart at regelen blir vanskelig å forholde seg til». Utvalget viser til at styret uansett til enhver tid skal holde seg orientert om selskapets egenkapitalsituasjon.

Etter utvalgets syn er aksjekapitalen en uegnet målestokk for når handleplikten bør utløses. Det fremheves at størrelsen på selskapets aksjekapital bestemmes av hvor mye aksjeeierne har valgt å innbetale. Det er etter utvalgets syn ikke noen nødvendig sammenheng mellom dette og selskapets økonomiske stilling. I forlengelsen av dette påpeker utvalget at det heller ikke behøver å være noen sammenheng mellom aksjekapital og bokført egenkapital eller reell egenkapital. Det vil etter utvalgets syn uansett være egenkapitalen, og ikke aksjekapitalen, som er relevant for selskapets overlevelsesevne. Utvalget mener derfor at halvparten av aksjekapitalen fremstår som et tilfeldig kriterium for å utløse handleplikt for styret.

Etter utvalgets oppfatning bør styrets handleplikt kun gjelde ved tap av egenkapital som medfører at denne er lavere enn forsvarlig. Utvalget viser til at dette for øvrig er i tråd med at det er selskapets reelle egenkapital og ikke aksjekapitalen som har betydning som kreditorbeskyttelse.

Når det gjelder allmennaksjeselskaper, skriver utvalget i utredningen punkt 11.5 at det av hensyn til Norges EØS-forpliktelser ikke er adgang til å oppheve den tilsvarende bestemmelsen i allmennaksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum. Utvalget skriver imidlertid at det ifølge EUs annet selskapsdirektiv ikke lenger er obligatorisk å innkalle generalforsamlingen innen seks måneder, jf. direktiv 2012/30/EU artikkel 19. Utvalget foreslår derfor at allmennaksjeloven § 3-5 første ledd femte punktum endres slik at generalforsamlingen skal innkalles innen rimelig tid også i disse tilfellene.

6.2.4 Høringsinstansenes syn

Advokatforeningen, Den norske Revisorforening, NHO, Regnskap Norge og Wikborg Rein Advokatfirma AS støtter forslaget i utredningen om å oppheve aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum. Ingen av høringsinstansene har kommentert forslaget om å endre allmennaksjeloven § 3-5 første ledd femte punktum.

LO stiller spørsmål ved utvalgets vurdering om at aksjekapitalen er en uegnet målestokk for når styrets handleplikt skal utløses:

«Egenkapitalen i et selskap er ikke en entydig størrelse. Egenkapitalen er i seg selv gjenstand for løpende måling (jfr. IFRS-Internasjonale regnskapsstandarder). Formålet med handleplikten er å reagere når egenkapitalen ikke er forsvarlig, og under enhver omstendighet når egenkapitalen er lavere enn halve aksjekapitalen.»

Norsk Øko-forum påpeker at selv om aksjekapitalen ikke er sammenfallende med selskapets egenkapital, er det en konkret tallstørrelse som styret må forholde seg til.

6.2.5 Departementets vurdering

Departementet foreslår å oppheve regelen i aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum om styrets handleplikt i tilfeller der det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen.

Ved vurderingen av om det er behov for en regel om handleplikt basert på forholdet mellom egenkapitalen og aksjekapitalen, må det ses hen til hvilken beskyttelse regelen gir selskapskreditorene og aksjeeierne, ut over det som allerede følger av regelen om handleplikt ved uforsvarlig lav egenkapital.

Den skjønnsmessige regelen om handleplikt ved uforsvarlig lav egenkapital samsvarer godt med kravet til forsvarlig egenkapital i aksjeloven § 3-4. Dette både fordi styrets handleplikt inntrer dersom det må antas at selskapets egenkapital ikke er forsvarlig, og fordi styret skal foreslå tiltak som retter på dette. Tilsvarende samsvar er det ikke for regelen om handleplikt der egenkapitalen er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Etter sistnevnte regel inntrer styrets handleplikt uavhengig av om selskapets egenkapital er forsvarlig eller ikke. Styret har heller ikke plikt til å foreslå tiltak overfor generalforsamlingen dersom selskapets egenkapital vurderes som forsvarlig. Dette kan illustreres ved at kravet om handling der selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen i en del tilfeller, kan oppfylles ved å sette ned aksjekapitalen. At forpliktelsen oppfylles kun ved å svekke egenkapitalen var neppe hensikten med regelen.

At selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen vil imidlertid ofte sammenfalle med at egenkapitalen ikke lenger er forsvarlig. I så fall vil styrets handleplikt allerede følge av den generelle regelen om handleplikt.

I tilfeller der selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen, plikter styret å innkalle til generalforsamling. Styrets handleplikt er imidlertid begrenset til å gi generalforsamlingen en orientering om forholdet, og en mulighet til å vurdere selskapets virksomhet. En slik orientering vil i de færreste tilfeller være kjent for kreditorene, og generalforsamlingen har som organ ingen særskilt handleplikt. All den tid styret ikke har plikt til å foreslå tiltak for å bedre selskapets økonomi, kan departementet vanskelig se at dette gir kreditorene eller aksjeeierne noen særlig tilleggsbeskyttelse, ut over det som allerede følger av regelen om handleplikt når egenkapitalen er blitt lavere enn forsvarlig.

Det sentrale for kreditorene og aksjeeierne er at selskapet har en forsvarlig egenkapital, og at det iverksettes nødvendige tiltak når dette ikke er tilfellet. For selskaper med en aksjekapital ned mot lovens minstekrav på 30 000 kroner er det ikke nødvendigvis hensiktsmessig for styret og aksjeeierne å måtte holde generalforsamling kun fordi det må antas at egenkapitalen er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Dette kan innebære uforholdsmessige administrative og økonomiske byrder for selskapet. Dersom selskapets egenkapital i utgangspunktet er forsvarlig, vil utgifter knyttet til å holde generalforsamling kunne medføre at selskapets egenkapital blir uforsvarlig lav.

Det kan reises spørsmål om hvorvidt regelen i § 3-5 første ledd annet punktum om handleplikt ved egenkapital som er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen kan bidra til at styret lettere kan oppdage om selskapets egenkapital er lavere enn forsvarlig. At egenkapitalen er mindre enn halvparten av aksjekapitalen vil kunne indikere at selskapet har økonomiske problemer, men dette vil imidlertid ikke nødvendigvis være tilfellet. Departementet slutter seg her til uttalelsene om dette i Ot.prp. nr. 36 (1993–94) side 74. I tilknytning til dette er det også grunn til å påpeke at styret har plikt til å holde seg løpende orientert om selskapets økonomiske stilling.

Det kan likevel være hensiktsmessig for styret å ha en konkret tallstørrelse å forholde seg til. Samtidig må kravet til hva som forsvarlig egenkapital vurderes ut fra risikoen ved, og omfanget av, virksomheten i selskapet. Å knytte styrets handleplikt til en konkret tallstørrelse, kan etter departementets vurdering bli en «sovepute» for styret, ved at det fokuseres på aksjekapitalen fremfor en fortløpende vurdering av om egenkapitalen er forsvarlig. Dette kan medføre at styret agerer for sent til skade for selskapet, dets aksjeeiere, kreditorer mv. Det understrekes at endringen som foreslås ikke er ment å lempe på styrets plikt til å foreta en slik vurdering. Endringen er snarere tenkt å innebære en tydeliggjøring av den løpende forpliktelsen styret har etter hovedregelen i § 3-5.

I tillegg stilles det i aksjeloven bare krav om at aksjekapitalen skal være på minst 30 000 kroner. Det stilles ikke krav om at aksjekapitalen ved stiftelsen eller senere må være på et nivå som hensyntar risikoen ved og omfanget av selskapets virksomhet. Disse hensynene er søkt ivaretatt ved kravet til forsvarlig egenkapital. Som utvalget påpeker kan det være mer tilfeldig hvilken aksjekapital selskapet har. Aksjekapitalen er derfor ikke egnet som målestokk for selskapets kapitalbehov og vurderingen av hvorvidt kravet til forsvarlig egenkapital er oppfylt.

På denne bakgrunn foreslår departementet å oppheve aksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum.

Departementet er enig med utvalget i at direktiv 2012/30/EU artikkel 19 gjør det nødvendig å beholde bestemmelsen i allmennaksjeloven § 3-5 første ledd annet punktum, om styrets handleplikt der egenkapitalen er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen.

Departementet støtter imidlertid ikke utvalgets forslag om å endre innkallingsfristen i allmennaksjeloven § 3-5 første ledd femte punktum fra «senest innen seks måneder» til «innen rimelig tid». Utvalget begrunner forslaget med at det ifølge annet selskapsdirektiv (direktiv 2012/30/EU) artikkel 19 ikke lenger er obligatorisk å innkalle generalforsamlingen innen seks måneder. Slik departementet forstår utvalget mener det at tidligere annet selskapsdirektiv (direktiv 77/91/EØF) artikkel 17 oppstilte en slik regel, alternativt at direktiv 2012/30/EU er blitt endret. Departementet deler ikke denne oppfatningen.

Direktiv 2012/30/EU artikkel 19 har samme ordlyd som direktiv 77/91/EØF artikkel 17. Begge artiklene oppstiller krav om at det ved betydelige tap av den tegnede kapital skal innkalles til generalforsamling innen en tidsfrist fastsatt i medlemsstatenes lovgivning. Departementet antar at «innen rimelig tid» ikke vil oppfylle kravet om tidsfrist i direktiv 2012/30/EU artikkel 19. Det foreslås derfor ikke å endre allmennaksjeloven § 3-5 første ledd femte punktum.

7 Fravalg av revisjon for aksjeselskaper

7.1 Innledning

Aksjeloven § 7-6 gir små aksjeselskaper som oppfyller nærmere bestemte vilkår, adgang til å beslutte at selskapenes årsregnskaper ikke skal revideres etter revisorloven. Bestemmelsen kom inn i aksjeloven ved lov 15. april 2011 nr. 10 og trådte i kraft 1. mai 2011.

Allmennaksjeselskaper har ikke adgang til å fravelge revisjon. Direktiv 2013/34/EU om årsregnskaper, konsoliderte regnskaper og tilhørende rapporter for visse selskapsformer (regnskapsdirektivet) artikkel 34 forbyr medlemsstatene å gjøre unntak fra revisjonsplikten for allmennaksjeselskaper.

Hensyn for og imot revisjonsplikt for aksjeselskaper drøftes i forarbeidene til lovbestemmelsen, se Prop. 51 L (2010–2011) side 24 flg. Finansdepartementet fremhevet i proposisjonen på side 47 at det var riktig å legge avgjørende vekt på hensynene til forenkling, likebehandling av selskaper med begrenset deltageransvar og internasjonal utvikling. Departementet konkluderte med at revisjonsplikten for små aksjeselskaper burde oppheves.

I tilknytning til dette uttalte Finansdepartementet at det legges opp til at «ordningen med unntak fra revisjonsplikt for de minste aksjeselskapene evalueres etter noe tid for å kartlegge positive og negative erfaringer med ordningen». En slik evaluering er gjort i rapporten Evaluering av unntak for revisjonsplikt i små aksjeselskaper av 26. mars 2015 (Langli-rapporten). Rapporten er utarbeidet av en gruppe ledet av professor John Christian Langli ved Handelshøyskolen BI på oppdrag fra Finansdepartementet. De viktigste resultatene i rapporten er gjengitt i utredningen punkt 13.1.2.4.

I mandatet som ligger til grunn for aksjelovutvalgets utredning, ble det bedt om en vurdering av om aksjeloven § 7-6 bør endres. Utvalget ble særlig bedt om å vurdere om terskelverdiene for fravalg av revisjon bør heves, om stifterne skal kunne beslutte fravalg av revisjon ved stiftelsen og om morselskap bør kunne fravelge revisjon.

7.2 Terskelverdiene for revisjonsplikt

7.2.1 Gjeldende rett

Etter aksjeloven § 7-6 første ledd kan et aksjeselskap beslutte at selskapets årsregnskaper ikke skal revideres etter revisorloven dersom følgende vilkår er oppfylt:

1. Driftsinntektene av den samlede virksomheten er mindre enn fem millioner kroner.

2. Selskapets balansesum er mindre enn 20 millioner kroner.

3. Gjennomsnittlig antall ansatte ikke overstiger ti årsverk.

I NOU 2008: 12 Revisjonsplikten for små foretak side 102 til 103 står følgende om vilkårene (terskelverdiene):

«Etter utvalgets oppfatning bør et eventuelt unntak fra revisjonsplikten for små aksjeselskaper som utgangspunkt omfatte selskaper med driftsinntekter under fem millioner kroner. Utvalget viser til at dette er kriteriet for gjeldende unntak fra revisjonsplikten og at virksomheten i selskaper med høyere driftsinntekter gjerne vil ha et omfang og kompleksitet som – uavhengig av om en mener at selskaper med lavere driftsinntekter bør unntas fra revisjonsplikt – medfører økt behov for revisjon. Utvalget mener også, uavhengig av medlemmenes vurdering av om revisjonsplikten bør oppheves for små aksjeselskaper, at et eventuelt unntak ikke bør være for vidtrekkende, jf. det som sies nedenfor om evaluering.

Utvalget bemerker at et unntak fra revisjonsplikten for aksjeselskaper med driftsinntekter under fem millioner kroner vil være i samsvar med EØS-retten, fordi det ikke vil være mulig at et aksjeselskap som har driftsinntekter i denne størrelsesorden, både kan ha balansesum og gjennomsnittlig antall ansatte i regnskapsåret som overstiger tersklene i EØS-retten.

Utvalget antar likevel at det kan forekomme aksjeselskaper med driftsinntekter under fem millioner kroner som ikke bør omfattes av et eventuelt unntak fra revisjonsplikten for små aksjeselskaper. Det kan forekomme aksjeselskaper med meget høy balansesum, samtidig som virksomheten har lavere driftsinntekter enn fem millioner kroner. Med balansesum i en slik størrelsesorden vil regnskapsbrukerne – andre forhold konstant – ha større behov for kontroll med regnskapsavleggelsen enn om balansesummen er liten. Utvalget foreslår derfor at vilkåret knyttet til driftsinntekter bør suppleres med et krav om at balansen ikke må overstige 20 millioner kroner. Som en ytterligere sikkerhetsventil tilrår utvalget at aksjeselskaper med et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 10 årsverk, ikke unntas fra revisjonsplikt.»

Begrunnelsen for vurderingen fremkommer ikke av utredningen.

Dagens regelverk innebærer at terskelverdiene for driftsinntekter og balansesum skal baseres på selskapets årsregnskap for siste regnskapsår, jf. aksjeloven § 7-6 annet ledd. Har selskapet ikke fastsatt sitt første årsregnskap, må balansesummen etter åpningsbalansen være mindre enn 20 millioner kroner. Hvis aksjeinnskuddene ved stiftelse gjøres opp i penger, har ikke selskapet plikt til å utarbeide åpningsbalanse. I så tilfelle må aksjeinnskuddene i forbindelse med stiftelsen være mindre enn 20 millioner kroner for at selskapet skal kunne fravelge revisjon.

7.2.2 EU/EØS-rett

I utredningen punkt 13.1.2.2 står følgende om de begrensinger EU-retten setter for muligheten til å åpne for fravalg av revisjon:

«Reglene om fravalg av revisjon har bakgrunn i EUs 4. selskapsdirektiv (78/660/EØF) artikkel 51. Direktivet er senere erstattet av regnskapsdirektivet (2013/34/EU), uten at dette har medført realitetsendringer. Etter regnskapsdirektivet artikkel 34 skal følgende selskaper ha revisjon:

Virksomheter av interesse for offentligheten. Det vil si hovedsakelig selskaper som omsettes på et regulert marked, kreditt- og forsikringsinstitusjoner og de som er spesielt utpekt som sådan av medlemsstatene.

Mellomstore og store foretak.

Selskaper som er definert som «små foretak», er ikke pålagt å ha revisjon. Regnskapsdirektivet artikkel 3 (2) jf. artikkel 3 (10) definerer «små foretak» som foretak som på balansedagen for to år på rad ikke overskrider grensene for minst to av følgende tre kriterier :

a. balanse: 4 000 000 euro

b. netto omsetning: 8 000 000 euro

c. gjennomsnittlig antall ansatte i løpet av regnskapsåret: 50

Medlemsstatene kan heve grensen for balansesum til inntil 6 000 000 euro og grensen for netto omsetning til inntil 12 000 000 euro. Det kan også foretas justeringer for å tillate konvertering av terskelverdiene i euro til en rund sum i nasjonal valuta, jf. artikkel 3 (9).

Medlemsstatene kan pålegge revisjon for små foretak og/eller ha lavere terskelverdier enn det som fremgår av direktivet, forutsatt at revisjonen er passende sett ut fra forholdene, selskapenes behov og regnskapsbrukerne. Grensene i regnskapsdirektivet artikkel 3 (2) innebærer en minimumsharmonisering for definisjonen av små foretak. Medlemsstatene kan i sin lovgivning således benytte lavere, men ikke høyere grenser, for hva som utgjør små foretak. Som det fremgår av punkt 13.1.2.1, har Norge valgt lavere terskelverdier.

Direktivet åpner ikke for å unnta revisjon for konsoliderte regnskaper og konsoliderte beretninger, jf. regnskapsdirektivet artikkel 34 (2) og 23 nr. 1. Små konsern har imidlertid ikke plikt til å utarbeide konsoliderte regnskaper og konsoliderte beretninger, jf. regnskapsdirektivet artikkel 23 nr. 1 jf. artikkel 3 nr. 5. Små konserner kan også unntas fra revisjonsplikt i henhold til direktivet. Som nevnt i punkt 13.1.2.1, har Norge valgt å la alle morselskaper, uansett størrelse, være underlagt revisjonsplikt.

Fritaket for revisjonsplikt ifølge direktivet retter seg kun mot kriteriene for balansesum, nettoomsetning og antall ansatte. Direktivet åpner ikke for generelle fritak for enkelte næringer eller selskaper med spesiell eiersammensetning, for eksempel kommunalt eide aksjeselskaper. Direktivet åpner derimot for at medlemsstatene kan stille strengere krav til revisjon av for eksempel bestemte næringer.»

7.2.3 Forslaget i utredningen

Utvalget foreslår ingen endringer i terskelverdiene for fravalg av revisjon i aksjeloven § 7-6 første ledd, se utredningen punkt 13.1.2.5.1.

Negative virkninger av fravær av revisjon kan ifølge utvalget primært gjøre seg gjeldende for minoritetsaksjeeiere uten tilgang til løpende informasjon, långivere og skatte- og avgiftsmyndigheter.

Etter utvalgets syn er terskelverdien for balansesum forholdsmessig høy, noe utvalget vurderer som hensiktsmessig. Samtidig mener utvalget at beløpet ikke bør heves ytterligere. Ifølge utvalget vil en heving av terskelverdien for balansesum gi spesielt kreditorer risiko for manglende kontroll, fordi utvalget antar at balansen i slike selskaper har betydelig innslag av ekstern gjeld. Utvalget kommer derfor til at gjeldende terskelverdi for balansesum bør videreføres.

Utvalget mener at en virksomhet som sysselsetter mer enn ti årsverk har et ikke ubetydelig omfang. Utvalget fremhever ansatte som en viktig gruppe som kan ha interesse i at det i form av revisjon skjer en uavhengig gjennomgang av selskapets regnskaper. I utredningen står det at en heving av terskelverdiene til henholdsvis 20 og 30 årsverk gir relativt liten økning i antall selskaper som vil kunne fravelge revisjon. Utvalget mener at dersom det skulle bli færre selskaper som har revisjonsplikt som følge av at terskelverdien for antall årsverk heves, kan det medføre større fare for skatte- og avgiftsunndragelser, feil og økonomisk kriminalitet. Utvalget går ikke inn for å øke terskelverdien for antall årsverk.

Dersom terskelverdien for driftsinntekter heves fra 5 til 10 millioner kroner, vil antallet selskaper som kan fravelge revisjon ifølge utredningen øke med om lag 18 000. Økes terskelverdien til 20 millioner kroner, vil det medføre at om lag 31 000 flere selskaper kan fravelge revisjon. Utvalget skriver at de har sett nærmere på hvilke typer selskaper dette er. Tall hentet fra en database hos Norges Handelshøyskole[10] , som blant annet baserer seg på opplysninger fra Brønnøysundregistrene, viser ifølge utvalget at «selskaper som i dag kan fravelge revisjon hovedsakelig er investerings-/holdingselskaper, der et flertall verken har ansatte eller omsetning, samt selskaper i eiendomsbransjen. Disse to gruppene utgjør mer enn 50 prosent av antall selskaper som er under terskelverdiene i databasen». En heving av terskelverdien for driftsinntekter vil ifølge utvalget særlig omfatte selskaper innen handelsnæringen og bygg- og anleggsbransjen. Utvalget skriver at skattemyndighetene har trukket frem at dette er bransjer med høy risiko for skatte- og avgiftsunndragelser, og dermed økonomisk kriminalitet. Bransjene er ifølge utvalget også overrepresentert i Konkursregisteret. Ifølge utvalget vil derfor en heving av terskelverdien for driftsinntekter medføre en betydelig endring i sammensetningen av selskaper som omfattes av unntaket fra revisjonsplikten. Utvalget foreslår derfor ingen endringer i terskelverdien for driftsinntekter.

7.2.4 Høringsinstansenes syn

Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange DA, Finans Norge, Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) og ØKOKRIM støtter forslaget i utredningen om å ikke heve terskelverdiene for fravalg av revisjon. Norsk Øko-forum mener terskelverdiene bør vurderes redusert.

Finans Norge uttaler at videreføring av gjeldende terskelverdier vil innebære at en del selskaper fortsatt kan velge bort revisor, og at omfanget av selskaper som kan komme under ordningen ved en eventuell økning av terskelverdiene uansett er marginale.

Revisorforeningen påpeker at terskelverdiene i aksjeloven § 7-6 også brukes i andre sammenhenger knyttet til regnskaps- og revisjonsplikt. Revisorforeningen viser til at utvalget spesielt har lagt vekt på skattekontrollen, og at denne ut fra utvalgets analyse vil kunne bli vesentlig svekket ved en økning av terskelverdiene. Denne vurderingen underbygges ifølge Revisorforeningen også av den svenske Ekobrottsmyndighetens rapport Effekter på den ekonomiska brottsligheten efter avskaffandet av revisionsplikten för mindre aktiebolag fra juni 2016.

ØKOKRIM uttaler at de ved flere anledninger har tatt til orde for å beholde revisjonsplikten for små foretak, og at de særlig har vært opptatt av den forebyggende effekten de mener revisor har mot økonomisk kriminalitet. ØKOKRIM er derfor positive til at utvalget ikke foreslår å gi flere aksjeselskaper mulighet til å operere uten revisor, og de tiltrer i det vesentlige utvalgets begrunnelse for dette. ØKOKRIM påpeker at hvilken effekt fravalg av revisor har hatt, er gjenstand for diskusjon:

«Utvalget viser til professor John Christian Langlis evaluering for perioden 2006-2012, og sommeren 2016 offentliggjorde Ekobrottsmyndigheten (svensk «ØKOKRIM») resultatet av en undersøkelse de hadde foretatt. Undersøkelsen antas relevant også for norske forhold, og det konkluderes blant annet med at svenske aksjeselskaper som har valgt bort revisor er overrepresentert når det gjelder bevisst økonomisk kriminalitet og at risikoen er større for at det i slike selskaper begås bevisste lovbrudd fordi det savnes innsyn fra andre enn de som driver virksomheten.»

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) mener det er grunnlag for å heve terskelverdien for omsetning (driftsinntekter) noe. NHO viser til at konsumprisindeksen har økt med mer enn ti prosent siden gjeldende terskelverdi ble vedtatt. De skriver samtidig at «[e]n gjennomføring av forslaget om mulig frivillig revisjon også for morselskaper – som vi støtter – vil likevel avbøte noe på at tersklene forblir uendret».

Norsk Øko-forum mener terskelverdiene bør vurderes redusert, blant annet fordi skatteunndragelser etter deres erfaring forekommer hyppigere i selskap som har valgt bort revisjon. Om dette skriver de:

«Ekobrottsmyndigheten i Sverige har i en rapport publisert i juni 2016 konkludert med at aksjeselskaper som har fravalgt revisor er overrepresentert når det gjelder planlagt økonomisk kriminalitet. I større og alvorlige skattekrimsaker ser vi det samme i Norge, at de kriminelle i stor grad benytter seg av selskaper hvor det ikke er revisor. Vår erfaring generelt er at kvaliteten på regnskapene, bokføringen og ligningsoppgavene er klart bedre hos selskaper som har revisor. Det samme gjelder for selskapsdokumentasjonen, som kvalitativt er bedre hos selskaper med revisjon.

I en studie fra en masteroppgave ved Handelshøgskolen i Trondheim, se Revisjon og Regnskap nr. 6/2016, fremgår det at små aksjeselskap som velger bort revisjon endrer skatteatferd. Selskapene blir mer «skatteaggressive», dvs. at de har klart større tilbøyelighet til skatteplanlegging, skatteomgåelser og til skatteunndragelser. I tillegg ble det avdekket en sammenheng ved ikke å benytte regnskapsfører og skatteaggressivitet, og at skatteaggressiviteten økte med styreleders eierandel.»

Regnskap Norge viser til utvalgets vurdering om at en økning av terskelverdien for driftsinntekter kan åpne for at næringer med høy risiko for skatte- og avgiftsunndragelser også fravelger revisjon. Regnskap Norge mener at denne påstanden bør dokumenteres, og at det deretter bør foretas en kost/nytte-vurdering av om det er hensiktsmessig å videreføre revisjonsplikten. Etter Regnskap Norges vurdering bør det «underbygges at norske virksomheter er i en særstilling dersom vi skal velge andre regler enn det som gjelder for de fleste landene i Europa». I den forbindelse bør det ifølge Regnskap Norge også utredes om terskelverdiene for revisjonsplikt kan økes for de næringer som ikke er i høyrisiko for skatte- og avgiftsunndragelser.

7.2.5 Departementets vurdering

Terskelverdiene for driftsinntekter og balansesum er ikke inflasjonsjustert etter at muligheten for fravalg ble innført. På grunn av inflasjon i denne perioden, har det reelt vært en innskjerping av revisjonskravet. Departementet foreslår å legge til rette for å opprettholde nivået som ble fastsatt da muligheten til fravalg ble innført.

Departementet har merket seg at NHO mener det kan være grunnlag for å heve terskelverdien for driftsinntekter noe på grunn av inflasjon.

Terskelverdiene for fravalg av revisjon har vært uendret siden aksjeloven § 7-6 trådte i kraft 1. mai 2011.

At terskelverdien for driftsinntekter ble satt til fem millioner kroner, er i hovedsak begrunnet i regeltekniske hensyn. Blant annet var dette samme grense som gjaldt for unntak fra revisjonsplikt for andre foretaksformer. Se Prop. 51 L (2010–2011) kapittel 6.4.9.2.

Ifølge tall fra Statistisk sentralbyrå har den totale prisstigningen i perioden mai 2011 til februar 2017 vært på mellom 11 og 12 prosent. En tilsvarende økning i terskelverdien for driftsinntekter i aksjeloven § 7-6 ville innebære at denne settes til mellom 5,5 og 5,6 millioner kroner. Tall fra Brønnøysundregistrene inntatt i utredningen side 161 anslår at om lag 18 000 flere aksjeselskaper vil kunne fravelge revisjon dersom terskelverdien for driftsinntekter heves til ti millioner kroner. En økning av terskelverdien for driftsinntekter på rundt en halv million kroner vil gjelde langt færre selskaper.

Konsekvensen av at terskelverdien er fastsatt med en fast beløpsgrense, er at den reelt strammes inn tilsvarende inflasjonen. Gitt at dagens terskelverdi var uttrykk for det mest hensiktsmessige beløpet for unntak da disse ble fastsatt, bør terskelverdien justeres i tråd med inflasjonen for at den samme hensiktsmessighetsvurderingen ivaretas.

Departementet foreslår derfor å legge til rette for å opprettholde nivået som ble fastsatt da muligheten til fravalg ble innført. Det foreslås at terskelverdiene for driftsinntekter og balansesum fastsettes i forskrift, slik at disse kan justeres på en hensiktsmessig måte. Det vises til forslaget til endring i aksjeloven § 7-6 første ledd nr. 1 og 2. Departementet foreslår at tilsvarende endring gjøres i § 7-6 annet ledd, og slik at terskelverdiene for balansesum og aksjeinnskudd i forbindelse med stiftelsen fastsettes i forskrift. Departementet mener at terskelverdien for antall årsverk fortsatt bør fremgå av loven.

7.3 Revisjonsplikt for morselskap

7.3.1 Gjeldende rett

Det følger av revisorloven § 2-1 første og annet ledd at alle aksjeselskaper har revisjonsplikt. Etter § 2-1 tredje ledd gjelder revisjonsplikten likevel ikke dersom selskapet har besluttet fravalg av revisjon i medhold av aksjeloven § 7-6.

Aksjeselskaper som er morselskap etter aksjeloven § 1-3, omfattes ikke av dagens unntak fra revisjonsplikten, jf. revisorloven § 2-1 femte ledd. Slike morselskap har revisjonsplikt selv om driftsinntektene, balansesum eller antall årsverk i verken selskapet isolert sett eller for konsernet samlet, overstiger terskelverdiene for revisjonsplikt i aksjeloven § 7-6.

Revisjonsplikt for aksjeselskaper som er morselskap i konsern er omtalt i Prop. 51 L (2010–2011). Finansdepartementet uttaler på side 46 i proposisjonen at:

«Departementet mener at det kan være et særlig behov for uavhengig kontroll med rapporteringen til konserner, også når disse på konsolidert basis er mindre enn de terskelverdiene som gjøres gjeldende for et eventuelt fritak fra revisjonsplikt. Departementet mener derfor det vil være riktig å følge opp forslaget til utvalgets flertall om at aksjeselskap som er morselskaper i konsern, samt datterselskaper som i seg selv er morselskap i et underkonsern, fortsatt skal ha revisjonsplikt, uavhengig av om aksjeselskapet eller konsernet på konsolidert basis isolert sett oppfyller vilkårene for et eventuelt unntak fra revisjonsplikten.»

Omtalen er basert på drøftelsen i NOU 2008: 12 Revisjonsplikten for små foretak (revisjonspliktutvalget). Revisjonspliktutvalget var delt i spørsmålet om aksjeselskaper som inngår i konsern burde kunne fravelge revisjon. I NOU 2008: 12 kapittel 9.3 står det:

«Etter utvalgets vurdering vil eventuell innføring av unntak fra revisjonsplikten for små aksjeselskaper kunne medføre regeltilpasninger i form av opprettelse av ett eller flere små aksjeselskaper innenfor en konsernstruktur, for å unngå revisjonsplikt. Dette er først og fremst aktuelt dersom konsernets samlede virksomhet har et slikt omfang at unntaket for revisjonsplikt ikke ville fått anvendelse om hele virksomheten ble drevet innenfor ett aksjeselskap, og revisjonsplikten beror på omfanget av det enkelte aksjeselskapet isolert. Videre vil det, uavhengig av risikoen for regeltilpasninger i konsern kunne forekomme konserninterne transaksjoner som det i særlig grad kan være ønskelig å undergi kontroll i form av revisjon.

Selv om den klare hovedregelen er at det er det enkelte aksjeselskapet innenfor et konsern, og bare dette, som hefter for selskapets forpliktelser, antar utvalget at det bør gjelde visse særregler om revisjonsplikt for aksjeselskaper som inngår i konsern, dersom det innføres unntak fra revisjonsplikten for små aksjeselskaper.

I Danmark har lovgiveren valgt å ikke la unntaket fra revisjonsplikt for små aksjeselskaper omfatte foretak som er morselskaper i konsern. I lovforslag nr. L50 (2005/2006) er dette begrunnet på følgende måte:

«Bestemmelsen sigter særligt på de såkaldte holdingvirksomheder, der ofte er etableret med andre formål end de rent driftsmæssige. Bestemmelsen omfatter virksomheder, der har følgende to karakteristika: de skal besidde kapitalandele i andre virksomheder og udøve betydelig indflydelse over en eller flere af disse virksomheders driftmæssige eller finansielle ledelse.

(…) Der er dog tale om en formodningsregel, hvorfor det altid skal vurderes konkret, hvorvidt der er tale om betydelig indflydelse. Samtlige modervirksomheder vil altid skulle revideres. Herved bliver det ikke muligt at konstruere sig ud af revisionspligten.»

Utvalget har vurdert flere løsninger av spørsmålet om revisjonsplikt for aksjeselskaper som inngår i konsern. En mulig løsning er at unntak fra revisjonsplikt vurderes for konsernet på konsolidert basis, med andre ord slik at man legger sammen blant annet driftsinntektene for foretakene som inngår i konsernet. Hvis summen overstiger terskelverdien for revisjonsplikt, pålegges alle foretakene i konsernet revisjonsplikt. Utvalget frarår denne løsningen, da den neppe gir en tilfredsstillende løsning på kontrollbehovet for konserninterne transaksjoner.

En annen mulighet er at alle aksjeselskaper som inngår i konsern, får revisjonsplikt som en direkte følge av at de inngår i et konsern. Denne løsningen innebærer at revisjonsplikten videreføres for samtlige aksjeselskaper som inngår i et konsern. Utvalget antar imidlertid at dersom en finner at små aksjeselskaper bør unntas fra revisjonsplikt, vil det føre for langt å opprettholde revisjonsplikten for samtlige aksjeselskaper som inngår i et konsern.»

Det fremkommer ikke av Prop. 51 L (2010–2011) eller NOU 2008: 12 hvilke særlige behov det er for kontroll med rapporteringen til konserner. Det er heller ikke drøftet hvorfor en ordning hvor unntak fra revisjonsplikten vurderes for konsernet på «konsolidert basis» ikke vil gi en tilfredsstillende løsning på kontrollbehovet for konserninterne transaksjoner.

Flertallet i revisjonspliktutvalget mente at morselskapet i konsernet (konsernspissen) og datterselskaper som selv er morselskap i et underkonsern, bør pålegges revisjonsplikt selv om revisjonsplikten ellers oppheves for små aksjeselskaper. Flertallet mente at slike selskaper bør ha revisjonsplikt selv om morselskapet og/eller datterselskapet som selv er morselskap, isolert sett omfattes av det eventuelle unntaket fra revisjonsplikt for små aksjeselskaper.

Utvalgets mindretall foreslo at spørsmålet om revisjonsplikt skulle vurderes for konsernet på konsolidert basis, ved å summere driftsinntekter til alle selskapene som inngår i konsernet, uten at det settes opp et konsernregnskap. Mindretallet skriver:

«Hvis lovgiver konkluderer med at revisjonsplikten for små aksjeselskaper skal oppheves, er dette begrunnet med at kostnadene for revisjon er høyere enn den nytte selskapene og samfunnet har av at det blir utført en revisjon.

Hvis det innføres en revisjonsplikt for alle morselskaper i konsern, vil en del små konsern (konsern med konsoliderte inntekter på mindre enn fem millioner) fortsatt være revisjonspliktige. Mange aksjeeiere har etablert en selskapsstruktur med et holdingselskap (uten virksomhet) og et driftsselskap. Holdingselskapets eneste funksjon er å eie aksjer i driftsselskapet. I den grad driftsselskapet er et lite aksjeselskap som har begrenset nytte av revisjon, vil en revisjonsplikt for alle morselskap i konsern pålegge mange tomme holdingselskaper revisjonsplikt. Mindretallet mener at en i vurdering av revisjonsplikt for små konsern, må legge til grunn de samme hensyn som for enkeltstående aksjeselskaper.»

7.3.2 Forslaget i utredningen

I utredningen punkt 13.1.2.5.2 foreslås det at aksjeselskaper som er morselskap i konsern skal kunne beslutte fravalg av revisjon. Forutsetningen er at morselskapet oppfyller vilkårene for fritak, og at terskelverdiene i tillegg vurderes for det samlede konsernet.

Utvalget skriver at aktiviteten i konsern ofte utøves i datterselskap, mens det kan være beskjeden aktivitet i morselskapet. I slike tilfeller gjennomføres revisjonen formelt for morselskapet, men ikke der aktiviteten foregår dersom datterselskapene ikke er revisjonspliktige. Utvalget påpeker at revisjon av morselskap kan innebære et relativt omfattende arbeid for revisor:

«For at revisor skal kunne avgi revisjonsberetning for morselskapet, er det normalt nødvendig å utføre nokså omfattende revisjonshandlinger for datterselskapene. Manglende unntak for revisjonsplikt for morselskapet medfører i praksis ofte at det blir som om datterselskapene hadde hatt revisjonsplikt.»

Av disse grunner antar utvalget at gjennomsnittlig revisjonshonorar for morselskap i konsern er høyere enn for andre revisjonspliktige selskaper. Det fremgår av utredningen at det i dag er om lag 27 000 morselskaper som er under de ordinære terskelverdiene for revisjonsplikt. Med et anslag på 20 000 kroner for revisjon i gjennomsnitt for slike morselskap, estimerer utvalget at de samlede årlige besparelsene vil være på 540 millioner kroner.

Utvalget skriver at en annen konsekvens av reglene om revisjonsplikt for morselskap i konsern er at selskaper som blir morselskaper, og som ikke tidligere har hatt revisjonsplikt, straks skal sørge for valg av revisor, jf. aksjeloven § 7-6 syvende ledd. Dette gjelder uavhengig av hvor lenge konsernforholdet varer.

Utvalget mener det ikke er tilstrekkelig sterke grunner til å videreføre revisjonsplikt for morselskap der virksomheten i konsernselskapene samlet sett ligger under dagens terskelverdier. I tillegg mener utvalget at besparelsene er betydelige ved å unnta små konsern fra lovpålagt revisjonsplikt. Utvalget skriver at det kan fremstå som et paradoks at en liten virksomhet er unntatt fra krav om revisjon dersom virksomheten drives i én juridisk enhet, mens tilsvarende aktivitet blir revisjonspliktig fordi den drives gjennom ett eller flere datterselskaper.

Utvalget foreslår på denne bakgrunn at morselskaper skal kunne fravelge revisjon. Forutsetningen er at morselskapet oppfyller vilkårene for fravalg av revisjon, og at terskelverdiene i tillegg vurderes for det samlede konsernet.

Utvalget ser at det er noen praktiske implikasjoner knyttet til at terskelverdiene skal vurderes for det samlede konsernet:

«Det er ikke konsernregnskapsplikt for små konsern, og tallene for driftsinntekter og balansesum vil derfor ikke fremgå av ett regnskap. I mange tilfeller vil det være ukomplisert å vurdere om konsernet totalt sett oppfyller terskelverdiene. En enkel summering av regnskapene for selskapene som inngår i konsernet, vil imidlertid medføre at tallene for balansesum blir for høye, fordi de samme verdier vil inngå dobbelt. Det samme vil gjelde for salgsinntekter, dersom det er konserninterne salgsinntekter. I «grensetilfeller» kan det bli behov for en prøvekonsolidering, for å avgjøre om terskelverdiene er overskredet for konsernet som helhet.»

En måte å redusere slike potensielle utfordringer på, kan ifølge utvalget være å tillate en prosentvis økning av terskelverdiene. Utvalget skriver at dette er en teknikk som blant annet brukes i regnskapsdirektivet. Utvalget foreslår ikke bestemmelser om dette.

Utvalget foreslår at styrene i morselskaper som har besluttet fravalg av revisjon, skal foreta en årlig vurdering av hvorvidt konsernet samlet overstiger terskelverdiene for revisjonsplikt. Beslutning om valg av revisor vil etter utvalgets forslag være en del av det som skal behandles og vedtas på den ordinære generalforsamlingen. Utvalget foreslår å innta en slik regel i aksjeloven § 5-5.

Utvalget foreslår ikke endringer i reglene for datterselskaper som inngår i konsern. Det innebærer at fravalg av revisjon for datterselskapene fortsatt vurderes ut fra datterselskapets egen størrelse. I noen tilfeller vil derfor morselskapet, på grunn av konsernets samlede størrelse, være revisjonspliktig, også der hvor ett eller flere datterselskaper ikke er revisjonspliktige. Omfanget av dette antas av utvalget imidlertid å bli vesentlig mindre enn etter gjeldende regler.

7.3.3 Høringsinstansenes syn

NHO, Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange DA, Finans Norge og RegnskapNorge støtter forslaget om å åpne for at aksjeselskaper som er morselskap i konsern kan fravelge revisjon der virksomheten i konsernselskapene samlet ligger under terskelverdiene i aksjeloven § 7-6 første ledd. Norsk Øko-forum og Universitetet i Oslo (UiO) støtter ikke forslaget.

Finans Norge påpeker at det ofte er datterselskapet som utøver den overveiende delen av virksomheten i mindre konsern, mens morselskapets virksomhet er beskjeden. Finans Norge mener forslaget vil medføre betydelige besparelser for slike konsern.

Regnskap Norge uttaler at de ikke kan se gode argumenter for at mor/datter-konstellasjonen alene tilsier en annen kontroll enn det som gjelder for tilsvarende virksomhet drevet gjennom ett aksjeselskap:

«Et faktum er at lovgiver for noen år siden også inviterte til å etablere såkalte e-selskaper. Dette skjedde ved at det skattemessig ble gunstig å overføre aksjer fra personlig skattyter til dennes aksjeselskap som på denne måten ble virksomhetseierens holdingselskap. At disse holdingsselskapene nå skal påføres ekstrakostnader gjennom revisjon er ytterligere et argument for å vurdere mor-datter samlet i forhold til revisjonspliktsgrensene.»

Brønnøysundregistrene støtter også forslaget. De påpeker imidlertid at Foretaksregisteret ikke har mulighet til å kontrollere om terskelverdiene er oversteget for det samlede konsernet, og om morselskapet dermed har rett til å fravelge revisjon.

Revisorforeningen viser til at begrunnelsen for at morselskap i konsern ved lovendringen i 2011 ikke fikk anledning til å fravelge revisjon, var usikkerhet knyttet til om det ville gi en tilfredsstillende løsning for kontrollbehovet for konserninterne transaksjoner. Revisorforeningen påpeker at det vil kunne være ulike skattemessige utfordringer knyttet til transaksjoner mellom konsernselskaper, som igjen bør påvirke skattemyndighetenes prioriteringer dersom revisjonsplikten for morselskaper i små konsern blir fjernet.

Skattedirektoratet skriver at det generelt erfarer at i tilfeller hvor det ikke benyttes revisor, så medfører det dårligere kvalitet på ligningsoppgavene og økt ressursbruk i Skatteetaten.

Norsk Øko-forum er skeptisk til å åpne for fravalg av revisjon for morselskap, blant annet fordi det innen konsern er mange og kompliserte skatte- og avgiftsrettslige problemstillinger. Norsk Øko-forum skriver at de derfor frykter flere feil på dette området som er komplisert også regnskapsmessig. Organisasjonen mener det bør vurderes om Skatteetaten i forskrift bør få adgang til å kunne pålegge risikoutsatte bransjer revisjonsplikt, og ikke bare i enkeltsaker slik det er i dag.

UiO anbefaler en nærmere vurdering av sikring av økonomisk notoritet i konsernforhold før det lovfestes at morselskaper skal være fritatt fra revisjon i bestemte tilfeller:

«Andre hensyn kan gjøre seg gjeldende i konsernforhold med hensyn til notoritet av særlig konserninterne transaksjoner.

Det må forventes at aktørene i næringslivet som velger å etablere en konsernstruktur fremfor et enkeltstående aksjeselskap foretar et bevisst valg, hvor etablering av flere selvstendige skattesubjekter ofte trekkes frem som et sentralt hensyn. Det kan tenkes at det bør føres en annen form for kontroll med konsernstrukturer enn enkeltstående selskap.»

I utredningen er det foreslått en ny bestemmelse i aksjeloven § 5-5 annet ledd nr. 5 om at den ordinære generalforsamlingen skal behandle og avgjøre «revisjonsplikt ut fra terskelverdiene for det samlede konsern, jf. § 7-6, for selskap som er morselskap, jf. § 1-3 annet ledd».

Revisorforeningen støtter forslaget om at generalforsamlingen må gjøre en årlig vurdering av om terskelverdiene for konsernet er overskredet, men mener at ordlyden i lovforslaget er uheldig:

«Bestemmelsen kan leses som at alle aksjeselskaper alltid skal behandle og avgjøre revisjonsplikten ut fra terskelverdiene for det samlede konsernet. Dette kravet bør avgrenses til bare å gjelde morselskap i konsern som har valgt bort revisjon.

Forslag til ny tekst i ASL § 5-5 annet ledd punkt 5: «om morselskap som har unnlatt revisjon etter § 7-6 fortsatt er under terskelverdiene for det samlede konsernet, jf § 7-6 (3).»

Justis- og beredskapsdepartementet (JD) og Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) mener at forslaget til § 5-5 annet ledd nr. 5 bør sløyfes. JD uttaler at tilføyelsen ikke passer med systemet ellers i aksjeloven, og at den gjør § 5-5 annet ledd vanskeligere å forstå for dem som dette alternativet ikke er aktuelt for.

Advokatforeningen uttaler blant annet at det etter den foreslåtte bestemmelsen er uklart hvilken sak den ordinære generalforsamlingen skal avgjøre. Med utgangspunkt i den vanlige oppgavefordelingen mellom styret og generalforsamlingen, mener Advokatforeningen at ordningen bør være at det er styret som foretar en vurdering av terskelverdiene i tilknytning til at det fremmer forslag til generalforsamlingen om valg eller fravalg av revisor:

«Det kan ikke ha noen mening at generalforsamlingen skal behandle sak om selskapets forhold til terskelverdiene løsrevet fra sak om valg eller fravalg av revisor. I tilfeller der et morselskap har vedtatt å ikke ha revisjon fordi det samlede konsernet ligger under terskelverdiene i § 7-6 første ledd andre punktum, må det være styret som har primæransvaret for å påse at dette vilkåret er oppfylt, og dette ansvaret kan ikke veltes over på generalforsamlingen. Det kan heller ikke ha noen mening å forelegge for generalforsamlingen spørsmålet om terskelverdiene er oppfylt uavhengig av forslag om valg eller fravalg av revisor.»

Advokatforeningen påpeker også at ved å plassere regelen i § 5-5 annet ledd kan bestemmelsen tenkes å bli oppfattet slik at valg, eventuelt også fravalg, er forbeholdt den ordinære generalforsamlingen, slik at disse spørsmålene ikke kan behandles på ekstraordinær generalforsamling:

«Vi kan ikke se noen avgjørende grunn til å diskvalifisere ekstraordinær generalforsamling fra å treffe slike avgjørelser. Dessuten vil dette være i strid med den alminnelige regelen om valg av revisor i loven § 7-1 første ledd som generelt legger valgmyndigheten til generalforsamlingen og loven § 7-6 første ledd første punktum om fravalg av revisor i selskap som ikke er morselskap.

Dersom det virkelig er meningen å forbeholde beslutningsmyndigheten for den ordinære generalforsamlingen, kan det videre spørres om det er meningen at dette skal være fast post på hver ordinær generalforsamling, slik motivene i punkt 13.1.2.5.2 muligens kan tyde på, se nest siste avsnitt i punkt 13.1 2.5.2. Som nevnt over kan det ikke være grunn til at dette er et spørsmål som skal opp hver ordinær generalforsamling uavhengig av om valg eller fravalg av revisor står på dagsorden.

En oppsummering på det som er sagt over er at bestemmelsen som er foreslått som § 5-5 første ledd nr. 5 bør sløyfes. Antagelig er reguleringen av generalforsamlingens myndighet i §§ 7-1 første ledd og 7-6 første ledd første punktum tilstrekkelig.»

7.3.4 Departementets vurdering

Etter gjeldende regler har aksjeselskaper som er morselskap etter aksjeloven § 1-3 revisjonsplikt. Kravet om revisjon av morselskapets årsregnskaper gjelder selv om det ikke foregår annen aktivitet i morselskapet enn forvaltning av eierpostene i datterselskapene. Revisjonsplikten gjelder også i tilfeller hvor datterselskapene har fravalgt revisjon. Utvalget påpeker at det normalt er nødvendig å utføre nokså omfattende revisjonshandlinger knyttet til datterselskapenes virksomhet for at revisor skal kunne avgi revisjonsberetning for morselskapet.

Departementet foreslår at aksjeloven § 7-6 endres slik at også aksjeselskaper som etter aksjeloven § 1-3 er morselskap, kan beslutte at selskapets årsregnskaper ikke skal revideres etter revisorloven. Forutsetningen er at det samlede konsernet ikke overstiger terskelverdiene for driftsinntekter, balansesum og antall årsverk i aksjeloven § 7-6 første ledd. Morselskapet vil ha ansvar for å påse at vilkårene er oppfylt. Dette innebærer at det må foreligge en konsolidert oppstilling som viser at vilkårene for største tillatte omsetning, balansesum og antall årsverk for konsernet sett under ett er oppfylt. Ved avleggelse av årsregnskapet må derved morselskapets styre foreta en vurdering av om vilkårene for revisjonsfritak er oppfylt basert på konsoliderte regnskaper.

Finansdepartementet skriver i Prop. 51 L (2010–2011) side 46 at det kan være et særlig behov for uavhengig kontroll med rapporteringen i konserner, «også når disse på konsolidert basis er mindre enn de terskelverdiene som gjøres gjeldende for et eventuelt fritak fra revisjonsplikt». Flertallet i revisjonspliktutvalget (NOU 2008: 12) la vekt på kontrollbehovet for konserninterne transaksjoner.

Hva som ligger i dette, er ikke drøftet nærmere i proposisjonen eller i NOU 2008: 12. Departementet antar at bakgrunnen for dette er et ønske om uavhengig kontroll med at prissettingen av konserninterne transaksjoner (internprising) skjer i samsvar med prinsippet om armlengdes avstand.

Med internprising menes prising av varer, tjenester, immaterielle rettigheter samt finansielle instrumenter ved transaksjoner mellom relaterte parter. Hovedregelen for internprising er at prisene skal fastsettes etter prinsippet om armlengdes avstand. Etter skatteloven § 13-1 er armlengdeprinsippet det bærende prinsipp i norsk rett for fastsettelse av skattemessige overføringspriser mellom interesseforbundne parter. Transaksjoner inngått i interessefellesskap, skal dermed for skattemessige formål vurderes som om de var inngått mellom uavhengige parter under sammenlignbare omstendigheter. Det følger også av aksjeloven § 3-9 at «transaksjoner mellom selskap i samme konsern skal grunnes på vanlige forretningsmessige vilkår og prinsipper».

Brudd på reglene om internprising kan medføre at grunnlaget for beregningen av skatter og avgifter blir feil, med den konsekvens at den samlede skattebelastningen for konsernselskapene urettmessig reduseres.

Revisjon bidrar til å kvalitetssikre grunnlaget for beregningen av skatter og avgifter. Revisjon kan derfor bidra til at kravet om armlengdes avstand etterleves ved konserninterne transaksjoner, ved at eventuelle feil avdekkes og rettes gjennom revisjonen. Revisjon kan også ha preventiv og disiplinerende virkning. Næringsaktører vil normalt være mer tilbakeholdne med å tilpasse prisene for å minimere skatte- og avgiftsbelastningen i strid med regelverket, dersom årsregnskapet skal gjennomgås av en uavhengig revisor. Departementet har ikke grunnlag for å vurdere hvilken effekt revisjonsplikten har for å motvirke at internprising i strid med regelverket benyttes for å unndra skatter og avgifter i konserner. Departementet mener det kan være grunn til å se hen til funnene i Langli-rapporten i vurderingen av eventuelle negative konsekvenser av å åpne for fravalg av revisjon for morselskaper. Dette gjelder særlig betydningen fravalg har for kvaliteten på ligningsoppgavene og regnskapene, ressursbruk i Skatteetaten og omfanget av skatteunndragelse.

Langli-rapporten gjelder aksjeselskaper som kan fravelge revisjon etter § 7-6 i aksjeloven, og omfatter dermed ikke aksjeselskaper som er morselskap. Funnene i rapporten kan imidlertid gi en indikasjon på konsekvenser av fravalg av revisjon også for morselskaper.

I Langli-rapporten konkluderes det med at kvaliteten på ligningsoppgavene har gått ned, men dette gjelder selskapene som verken bruker regnskapsfører eller revisor. Når det gjelder betydningen fravalg av revisjon har for regnskapskvaliteten og omfanget av skatteunndragelser, konkluderes det i rapporten:

«Blant fravalgselskapene generelt finner vi ingen tegn til svekket regnskapskvalitet, men vi finner indikasjoner på redusert regnskapskvalitet blant selskapene med det største potensialet for å bruke skjønnsmessige vurderinger i regnskapsavleggelsen.»

(…) «Omfanget på fravalgselskapenes skatteunndragelser, i den grad de driver med dette, har generelt sett ikke økt etter fravalget. (…) Vi finner ingen tegn ved utviklingen som tyder på økte skatteunndragelser hos fravalgselskapene med unntak av noen få bransjer som står for 2,6 prosent av alle selskapene.»

Det konkluderes også i Langli-rapporten med at ressursbruken i Skatteetaten har økt som følge av at det ble åpnet for fravalg av revisjon for små aksjeselskaper:

«På spørsmål svarer 54 prosent av de som arbeider med fastsetting at de bruker mer tid på ligningen av fravalgselskapene, og i gjennomsnitt anslår de et økt tidsbruk på 25 minutter per fravalgselskap. Vel en av tre synes ikke det er noen sammenheng mellom tidsbruken og hvorvidt selskapene har valgt bort revisor eller ikke. De to viktigste årsakene til økt tidsbruk er at beløp i selvangivelsen eller næringsoppgave er feil eller det mangler opplysninger og skattyters svar på henvendelser viser at de ikke har skjønt hva henvendelsen gjaldt.»

Det er ikke gitt noe anslag over kostnaden ved den økte ressursbruken.

Regnskapsføring i konserner kan være mer kompleks enn i enkeltstående aksjeselskaper. Det kan medføre at kvaliteten på ligningsoppgavene og regnskapene går ned mer enn det som er lagt til grunn i Langli-rapporten. Samtidig antar departementet at økt kompleksitet kan føre til at selskapene enten velger å revidere regnskapene eller innhenter bistand fra revisor eller regnskapsfører. Dermed reduseres innsparingen for det enkelte konsern. Det er imidlertid ikke gitt at fravalg av revisjon for morselskap vil føre til at kvaliteten på ligningsoppgavene eller regnskapene blir redusert mer enn det som er lagt til grunn i Langli-rapporten.

Langli-rapporten viser at innføringen av frivillig revisjon for små aksjeselskaper har bidratt til en vesentlig reduksjon av næringslivets kostnader. Samtidig viser rapporten ingen generell økning i skatteunndragelser.

I vurderingen av faren for skatteunndragelser, legger departementet vekt på at forslaget innebærer at terskelverdiene i aksjeloven § 7-6 første ledd skal vurderes for konsernet sett som en enhet. Forslaget gjelder derfor kun små konserner. Kravet om at terskelverdiene skal gjelde for det samlede konsernet, vil innebære liten fare for omgåelse ved at næringsaktører oppretter en konsernstruktur med mange datterselskaper for å unngå revisjonsplikt. I vurderingen av faren for skatteunndragelser, legger departementet også vekt på konklusjonen i Langli-rapporten om at selskapenes fravalg er rasjonelt begrunnet:

«Selskapene beholder revisor når behovet er til stede, enten det gjelder behov for revisors tjenester utover revisjonen eller av hensyn til parter på utsiden av bedriften. Når selskapet er tett integrert med eiernes økonomi avtar behovet for revisjon og fravalgstilbøyeligheten øker, men transaksjoner med nærstående er lite viktige for fravalgsbeslutningen når vi sammenlikner med hvilken betydning andre variabler har. Selskapets atferd, målt ved regeletterlevelse, revisorbytter og selskapets vilje/evne til å overholde frister og avtaler, spiller en svært underordnet rolle for fravalgsbeslutningen. Det samme gjelder konflikter med revisor, målt ved merknader i revisjonsberetningen. De variablene som har størst betydning for fravalgsbeslutningen er selskapsstørrelsen målt ved eiendeler og omsetning, om selskapet har regnskapsfører, om selskapet engasjerer regnskapsfører for første gang og selskapets kjøp av tilleggstjenester fra revisor i tidligere perioder. Analysene viser også at fravalgstilbøyeligheten er høyere for selskaper som har betalt unormalt mye for revisjonen og den er lavere for selskaper som har brukt den samme revisoren i mange år. Betydningen av et langt kundeforhold er mye mindre viktig enn prisen som ble betalt for revisjon. Når vi bruker nær 100 variabler for å kontrollere for forskjeller mellom fravalgselskaper og selskaper som har beholdt revisor, finner vi at fravalgselskapene har betalt 8,6 prosent mer for revisjonen relativt til sammenliknbare selskaper som har beholdt revisor.»

Etter departementets syn er det ikke holdepunkter for at eventuelt fravalg vil være mindre rasjonelt begrunnet for morselskap. Departementet legger særlig vekt på vurderingen i Langli-rapporten om at transaksjoner med nærstående er lite viktige for fravalgsbeslutningen når man sammenlikner med hvilken betydning andre variabler har.

Etter departementets syn viser Langli-rapporten at prisnivået på revisjon har større betydning for aktørenes atferd. Rapporten viser at prisene på revisjon gikk ned etter at det ble åpnet for fravalg av revisjon for små aksjeselskaper. Muligheten til fravalg av revisjon for morselskap i små konsern vil åpne for økt bruk av regnskapsførere. Det vil gi økt konkurranse. Det er grunn til å anta at revisjonskostnadene også på dette området vil reduseres hvis det åpnes for slikt fravalg for morselskaper. Lavere prisnivå vil kunne påvirke omfanget av bruk av revisorer eller regnskapsførere. Omtrent 27 000 morselskaper vil få mulighet til å fravelge revisjon.[11] Dette tallet er langt lavere enn de 202 000 aksjeselskapene som hadde mulighet til å fravelge revisjon pr. 1. oktober 2015, og som inngår som grunnlag for Langli-rapporten. En eventuell innvirkning på prisen vil derfor være mindre enn da det ble åpnet for fravalg av revisjon for små aksjeselskaper.

Revisjon kan innebære en betydelig årlig kostnad for selskapene. Departementet antar at næringslivets kostnader reduseres dersom det åpnes for fravalg av revisjon for morselskaper.

Med utgangspunkt i tallgrunnlaget fra Langli-rapporten, anslår utvalget at nettobesparelsen vil utgjøre 20 000 kroner per selskap dersom det åpnes for fravalg av revisjon. Nettobesparelsen tar utgangspunkt i bortfall av revisjonshonorarer, korrigert for blant annet økte honorarer til regnskapsfører og reduserte lønnskostnader ettersom ansatte bruker mindre tid på kommunikasjon med revisor og tilrettelegging for revisjonen. Om lag 60 prosent av de aksjeselskapene som kunne beslutte fravalg av revisjon pr. 1 oktober 2015, gjorde dette. Det er usikkert om samme prosentandel av morselskapene vil benytte seg av den foreslåtte muligheten til fravalg av revisjon. Dersom det skjer, vil det omfatte om lag 16 200 aksjeselskaper. Med en årlig nettobesparelse på 20 000 kroner per selskap, vil dette gi en samlet årlig nettobesparelse for selskapene på om lag 324 millioner kroner. Behovet for rådgivning fra revisor vil trolig være større for et konsern enn for enkeltstående selskaper. Departementet er derfor i tvil om innsparingen vil være av denne størrelsen, da det etter departementets syn antagelig vil være færre morselskaper som fravelger revisjon. For selskapene som gjør det, vil trolig behovet for ytterligere rådgivning øke. Sistnevnte vil redusere nettobesparelsen for det enkelte selskap.

Departementet mener at det samlet sett kan antas å gi større samfunnsøkonomisk nytte å åpne for at aksjeselskaper som er morselskap kan fravelge revisjon, enn å beholde revisjonsplikten for slike selskaper. Departementet kan vanskelig se at det foreligger forhold som tilsier at det at et aksjeselskap er morselskap, alene tilsier revisjonsplikt.

Etter en samlet vurdering er departementet kommet til at det bør åpnes for at aksjeselskaper som er morselskap kan fravelge revisjon, dersom selskapene i konsernet samlet ikke overstiger terskelverdiene i aksjeloven § 7-6 første ledd.

Utvalget foreslår å ta inn en bestemmelse i aksjeloven § 5-5 om at ordinær generalforsamling skal behandle og avgjøre «revisjonsplikt ut fra terskelverdiene for det samlede konsernet, jf § 7-6, for selskap som er morselskap, jf § 1-3 annet ledd.»

Departementet er enig med Advokatforeningen og JD i at en slik bestemmelse ikke bør tas inn i aksjeloven. Etter departementets vurdering tilligger det styret å vurdere om terskelverdiene i aksjeloven § 7-6 første ledd er oversteget eller ikke. Samtidig kan ikke tidspunktet for når vurderingen skal skje avgrenses til ordinær generalforsamling. Vurderingen må foretas fortløpende gjennom regnskapsåret. Dette følger indirekte av aksjeloven § 7-6 sjette ledd. Bestemmelsen pålegger selskapet straks å sende melding til Foretaksregisteret dersom vilkårene for fritak fra revisjon ikke lenger er oppfylt.

7.4 Beslutning om fravalg av revisjon mv.

7.4.1 Gjeldende rett

Etter aksjeloven § 7-6 første ledd krever fravalg av revisjon beslutning fra både generalforsamlingen og styret. Først må generalforsamlingen, med flertall som for vedtektsendring, treffe beslutning om å gi styret fullmakt til å beslutte at selskapets årsregnskaper ikke skal revideres etter revisorloven. Deretter må styret treffe vedtak om å benytte fullmakten. Dette betyr at både generalforsamlingen og styret aktivt må gå inn for å fravelge revisjon.

Kravet om styrevedtak etter generalforsamlingens beslutning er begrunnet med at det er styret som står ansvarlig for selskapets regnskaper, jf. Prop. 51 L (2010–2011) side 45. Det er opp til styret å avgjøre om det skal benytte en generalforsamlingsfullmakt om ikke å ha revisjon. Styret kan når som helst omgjøre sitt eget vedtak. En slik omgjøring vil innebære at selskapets årsregnskaper igjen må revideres etter revisorloven.

Aksjeloven § 7-6 femte ledd åpner for at det allerede ved stiftelsen av selskapet kan gis fullmakt til styret om å fravelge revisjon. Fullmakten skal i så fall tas inn i stiftelsesdokumentet.

I merknadene til aksjeloven § 7-6 i Prop. 51 L (2010–2011) side 62 står det at «[s]tyrets beslutning om at selskapets regnskaper ikke skal revideres kan gis virkning fra inneværende regnskapsår». Det innebærer at beslutning om fravalg av revisjon ikke kan fattes med tilbakevirkende kraft for tidligere regnskapsår.

For å verne aksjeminoriteten har aksjeloven § 7-6 fjerde ledd en bestemmelse som gir minoriteten mulighet til å trekke tilbake styrefullmakt til å unnlate revisjon. Etter bestemmelsen kan styrefullmakten trekkes tilbake av en senere generalforsamling dersom forslaget får tilslutning fra «mer enn en tredel av den aksjekapitalen eller av de stemmene som er representert på generalforsamlingen, eventuelt av en slik andel av aksjekapitalen eller stemmene som etter vedtektsbestemmelse som nevnt i § 5-18 tredje ledd kreves for å hindre vedtektsendring». Dette tilsvarer et mindretall som kunne hindret en generalforsamlingsbeslutning om å gi fullmakt til styret om å beslutte revisjonsfritak.

Etter aksjeloven § 7-6 sjette ledd første punktum skal selskapet straks gi melding til Foretaksregisteret dersom styret har truffet beslutning om å benytte fullmakt til å unnlate revisjon. Det samme gjelder hvis selskapets årsregnskaper igjen skal revideres som følge av at vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven § 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er oppfylt. Styrets beslutning om å benytte fullmakt til fravalg av revisjon får ikke virkning før den er registrert i Foretaksregisteret, jf. aksjeloven § 7-6 sjette ledd annet punktum.

Finansdepartementet har i brev til Revisorforeningen av 4. november 2011 lagt til grunn at:

«(…) beslutning om fravalg av revisjon må være registrert i Foretaksregisteret innen utløpet av regnskapsåret dersom foretaket skal kunne unnlate å revidere årsregnskapet for inneværende regnskapsår, dvs. innen 31. desember 2011 for årsregnskap for regnskapsåret 2011.»

Det følger av aksjeloven § 7-6 syvende ledd at dersom vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven § 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er oppfylt, skal styret straks sørge for valg av revisor.

7.4.2 Forslaget i utredningen

Etter utvalgets syn er beslutningsmåten for å fravelge revisjon komplisert ved at det både kreves generalforsamlingsbeslutning, eventuelt tilsvarende beslutning i stiftelsesdokumentet, og påfølgende styrevedtak. Etter utvalgets syn innebærer dette unødvendige dokumentasjonskrav for de fleste små aksjeselskaper, hvor det ofte er samme personer på eiersiden og i styret. Utvalget foreslår derfor å oppheve kravet om styrefullmakt.

Utvalget foreslår også å endre beslutningsmåten for fravalg av revisjon fra en fravalgsordning til en tilvalgsordning. Forslaget innebærer å endre aksjeloven § 7-6 femte ledd slik at stifterne ved å unnlate å velge revisor har fravalgt revisjon. Det innebærer at nystiftede aksjeselskaper som faller inn under terskelverdiene i aksjeloven § 7-6 ikke skal ha revisor, med mindre de eksplisitt velger dette i stiftelsesdokumentet. Utvalget foreslår at aksjeselskaper som har revisjon, men som oppfyller vilkårene for fravalg i aksjeloven § 7-6, fortsatt skal ha adgang til å fravelge revisjon etter stiftelsen ved beslutning om dette i generalforsamlingen.

I utredningen er det vurdert om styret bør ha adgang til å kreve revisjon. Utvalget går ikke inn for dette:

«Etter utvalgets syn er uttalelsene i Prop. 51 L (2010–2011) side 45 om at styret bør ha anledning til å beslutte revisjon dersom det etter en konkret vurdering mener at dette er nødvendig for betryggende kontroll, relevante. Det kan derfor argumenteres for at styret må ha adgang til å beslutte at det skal være revisjon. Utvalget går imidlertid ikke inn for en slik ordning, ettersom dette ikke er i overensstemmelse med at revisor er oppnevnt av generalforsamlingen og dermed underlagt selskapets høyeste myndighet. Utvalget legger videre til grunn at problemstillingen er relativt hypotetisk, ettersom det i de aller fleste tilfeller vil være sammenfall mellom aksjonærenes og ledelsens ønsker. I en situasjon med forskjellig syn på om selskapet skal revideres, kan styremedlemmene benytte muligheten til å fratre sine verv, jf. aksjeloven § 6-7 (1).»

Utvalget foreslår å beholde en regel om minoritetsvern i aksjeloven § 7-6 fjerde ledd:

«Fullmakt til å beslutte fravalg av revisjon må besluttes i generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring, jf. aksjeloven § 7-6 (1). Fullmakt til å beslutte fravalg av revisjon kan trekkes tilbake av en senere generalforsamling dersom forslaget får tilslutning fra mer enn en tredjedel av aksjekapitalen eller av stemmene som er representert på generalforsamlingen mv., jf. aksjeloven § 7-6 (4). Etter utvalgets syn utgjør disse reglene en sentral del av minoritetsvernet. Utvalget går derfor inn for at prinsippene i tilslutningskravet videreføres, og det foreslås at aksjonærer som eier minst en tredjedel av aksjekapitalen, kan kreve at selskapet skal ha ordinær revisjon.»

Etter aksjeloven § 7-6 sjette ledd annet punktum får en beslutning om fravalg av revisjon virkning når den er registrert i Foretaksregisteret. Utvalget foreslår å endre virkningstidspunktet til når beslutningen om fravalg er meldt til Foretaksregisteret. Etter utvalgets syn er det tilstrekkelig at endringen er meldt innen utgangen av det aktuelle regnskapsåret, selv om endringen først blir registrert i Foretaksregisteret etter årsskiftet.

Dersom vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven§ 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er til stede, skal styret straks sørge for valg av revisor, jf. aksjeloven § 7-6 syvende ledd. Utvalget foreslår at uttrykket «sørge for valg av revisor» i bestemmelsen endres til «sørge for å innkalle generalforsamlingen og foreslå valg av revisor». I merknadene til endringsforslaget i utredningen kapittel 17 skriver utvalget:

«Videre foreslås syvende ledd endret, slik at det ikke lenger er en plikt for styret til å velge revisor, men styret skal derimot innkalle generalforsamlingen slik at de kan gjøre dette.»

7.4.3 Høringsinstansenes syn

NHO, Hovedorganisasjonen Virke (Virke), Finans Norge, Revisorforeningen og Regnskap Norge mener at beslutningsmåten for fravalg av revisjon bør endres.

NHO viser til at langt over halvparten av nye selskaper som registreres, ikke har revisor. NHO mener det da vil være logisk at de selskapene som skal ha revisor, aktivt må velge dette. Subsidiært støtter NHO utvalget i at gjeldende regler kan endres slik at stifterne kan bestemme at selskapet ikke skal ha revisor.

Virke viser til at utvalget mener at beslutningsmåten for fravalg av revisjon er komplisert ved at det kreves både generalforsamlingsbeslutning, eventuelt tilsvarende beslutning i stiftelsesdokumentet, med påfølgende styrebeslutning. Virke skriver at dette er i tråd med de tilbakemeldinger som organisasjonen har fått fra sine medlemmer. Virke støtter utvalgets forslag om å endre aksjeloven § 7-6 slik at beslutning om at selskapet skal ha revisor treffes ved stiftelsen av selskapet. Virke støtter også forslaget om at selskaper som har revisjon, men som oppfyller vilkårene i § 7-6, skal ha adgang til å fravelge revisjon.

Finans Norge støtter forslaget om at beslutning om selskapet skal ha revisor avgjøres av stiftelsesmøtet og inngår i stiftelsesdokumentet. Etter Finans Norges oppfatning er det hensiktsmessig å unngå særlig styrevedtak om dette.

Revisorforeningen er enig i at det vil være en bedre løsning at stiftelsesmøtet beslutter om et aksjeselskap skal ha revisjon og således velger revisor ved stiftelsen. Revisorforeningen er også enig i at det skal være generalforsamlingen som velger bort revisjon med flertall som for vedtektsendringer dersom kriteriene for dette er oppfylt.

Sett hen til antallet selskaper som fravelger revisjon, mener Regnskap Norge at hovedregelen for selskaper som faller under terskelverdiene bør være at de aktivt må velge revisjon dersom de ønsker dette. Regnskap Norge uttaler at de ikke se kan at det er gode grunner for å videreføre dagens ordning, og de støtter derfor forslaget om å endre disse reglene.

Advokatfirmaet Steenstrup Stordrange DA kommenterer utvalgets forslag til endringer i aksjeloven § 7-6 fjerde ledd:

«Når det gjelder foreslåtte endringer i aksjeloven § 7-6, ser det ut til å ha vært en glipp i formuleringen av fjerde ledd om minoritetens adgang til å kreve revisjon. Slik forslaget er formulert vil (i selskaper hvor lovens flertallskrav for vedtektsendringer gjelder) aksjonærer som representerer 2/3 av aksjekapitalen og stemmene etter første ledd kunne treffe beslutning om fravalg av revisjon samtidig som de resterende aksjonærer som representerer 1/3 av aksjekapitalen og stemmene etter fjerde ledd kan kreve at selskapet skal ha revisjon. Terskelen for å kreve at selskapets regnskaper skal underlegges revisjon må være tilsvarende gjeldende § 7-6 (4), relatert til andelen som kreves for å hindre vedtektsendring.»

Også Advokatforeningen har merknader til utvalgets forslag til endringer i aksjeloven § 7-6 fjerde ledd:

«Fjerde ledd viderefører minoritetsvernet i gjeldende lov § 7-6 fjerde ledd som gir minoriteten rett til å treffe vedtak i selskapets generalforsamling om å trekke tilbake styrefullmakt om fravalg av revisor. Den foreslåtte bestemmelsen er uklar, bl. a. fordi den ikke legger myndigheten til generalforsamlingen, men til en aksjeeierminoritet uavhengig av generalforsamlingen. Vi har dessuten merket oss at minoritetskravet er formulert på en helt annen måte enn i gjeldende lov, uten at dette er kommentert nærmere av utvalget. Utvalget kan imidlertid forstås slik at intensjonen er å videreføre tilslutningskravet i gjeldende lov, se utredningen punkt 13.1.3.2 tredje siste spalte på side 164. Dersom dette legges til grunn, kan første punktum i fjerde ledd utformes på den følgende måten som gir uttrykk for at bestemmelsen er «negasjonen» til første ledd:

«Generalforsamlingen kan med tilslutning fra mer enn en tredel av den aksjekapital eller av de stemmene som er representert på generalforsamlingen, eventuelt av en slik andel av stemmene som etter vedtektsbestemmelse som nevnt i § 5-18 tredje ledd kreves for å hindre vedtektsendring, omgjøre en beslutning etter første eller femte ledd om at selskapets årsregnskap ikke skal revideres».»

Brønnøysundregistrene er imot forslaget om å endre virkningstidspunktet for fravalg av revisjon til det tidspunkt beslutningen meldes til Foretaksregisteret. Etaten mener at virkningstidspunktet fortsatt bør være fra registreringstidspunktet:

«En endring av virkningstidspunkt fra «registrert» til «meldt» synes å innebære en forenkling, da innsender ikke vil bli avhengig av Foretaksregisterets saksbehandlingstid. Det er likevel grunn til å stille spørsmål ved behovet for endringen.

Det er Brønnøysundregistrenes oppfatning at gjeldende virkningstidspunkt er godt innarbeidet. Et virkningstidspunkt knyttet til registreringstidspunktet er også klarere å forholde seg til ved saksbehandlingen på Foretaksregisteret og Regnskapsregisteret. Dersom fravalget får virkning fra det er meldt, kan det oppstå uklarheter i tilfeller hvor meldingen om fravalg til Foretaksregisteret ikke kan godkjennes. Dersom dette er grunnet feil ved generalforsamlingens beslutning, må det avholdes ny generalforsamling. Foretaksregisterets praksis er at det i slike tilfeller sendes brev hvor det gis to ukers frist til å rette feilen og sende inn ny protokoll. Dersom virkningstidspunktet knyttes til meldingstidspunktet, vil beslutningen om fravalg kunne få virkning fra et tidspunkt forut for beslutningstidspunktet. Det er også grunn til å anta at en endring av virkningstidspunktet vil generere flere klagesaker til Nærings- og fiskeridepartementet. Etter utløpet av regnskapsåret vil Foretaksregisteret måtte sette et skjæringstidspunkt for når fravalgsmeldinger som er sendt i posten kan godkjennes som «meldt» innen utløpet. Det er grunn til å forvente at meldinger som blir nektet etter dette skjæringstidspunktet vil bli påklaget med påstand om at fravalget var sendt i posten før utløpet av regnskapsåret.

Disse forhold må sees i sammenheng med at regnskapslovutvalget i NOU 2016: 11 har foreslått at de regnskapspliktige skal kunne vedta at regnskapsåret kan ha avslutningsdato på siste dag i måneden i hvilken som helst måned i året. De problemer som er angitt ovenfor vil dermed potensielt spre seg over 12 forskjellige måneder i året. Hensynet til effektiv saksbehandling taler dermed mot endring av virkningstidspunktet. Brønnøysundregistrene mener følgelig at endringen av virkningstidspunkt i praksis ikke vil medføre noen forenkling, og forslaget til endring i § 7-6 sjette ledd siste punktum støttes dermed ikke.»

7.4.4 Departementets vurdering

7.4.4.1 Kompetanse til å beslutte fravalg av revisjon

Departementet foreslår å oppheve kravet om styrefullmakt for å kunne beslutte fravalg av revisjon. Dette gjelder både ved beslutning om fravalg av revisjon ved stiftelsen og ved slik beslutning etter at selskapet er opprettet. Opphevelsen vil innebære at beslutningen om fravalg av revisjon tilligger generalforsamlingen eller stifterne alene.

Departementet er enig med utvalget i at gjeldende krav om «dobbeltbehandling» innebærer unødige dokumentasjonskrav for å treffe beslutning om fravalg av revisjon. Kravet om styrefullmakt er begrunnet med at styret har ansvaret for selskapets regnskaper. Departementet mener likevel dette forholdet ikke gjør det nødvendig å beholde kravet om styrefullmakt. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet og skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, jf. aksjeloven § 6-12. En beslutning om fravalg av revisjon fratar ikke styret retten til å innhente bistand fra en revisor. Departementet antar at generalforsamlingen vil være varsom med å beslutte fravalg av revisjon i de tilfeller styret mener revisjon er nødvendig. Styremedlemmer som er uenige i generalforsamlingens beslutning om fravalg kan trekke seg fra vervet. Tilsvarende kan personer avslå å påta seg styreverv eller takke nei til gjenvalg, dersom vedkommende mener selskapet bør ha revisjon. Når det gjelder ivaretakelse av minoritetsaksjeeiernes interesser, legger departementet vekt på at en generalforsamlingsbeslutning om fravalg av revisjon fortsatt vil kreve flertall som for vedtektsendring. Minoritetsaksjeeierne vil også ha mulighet til å få omgjort en beslutning om fravalg av revisjon, se kapittel 7.4.4.2.

Mange små aksjeselskaper har én eller et begrenset antall aksjeeiere, som også deltar aktivt i driften av selskapet. Aksjeeierne sitter ofte selv i styret, slik at det er de samme personene som utgjør generalforsamlingen og styret. I disse tilfellene innebærer dagens ordning med styrefullmakt en ren dobbeltbehandling.

I utredningen foreslås det at unntaket fra revisjonsplikten i aksjeloven § 7-6 endres fra en fravalgsordning til en tilvalgsordning. Utvalget foreslår at aksjeloven § 7-6 fjerde ledd første punktum endres til:

«Stifterne kan unnlate å velge revisor gjennom å ikke treffe beslutning om valg av revisor i stiftelsesdokumentasjonen.»

Departementet forstår utvalget slik at det skal legges til grunn at stifterne har fravalgt revisjon dersom valg av revisor ikke fremgår av stiftelsesdokumentet.

De fleste aksjeselskapene som stiftes oppfyller vilkårene for å kunne fravelge revisjon etter aksjeloven § 7-6, og flertallet av disse selskapene beslutter dette. I praksis er derfor hovedregelen for små aksjeselskaper fravalg av revisjon. Sett i lys av dette foreslår departementet å følge opp utvalgets forslag om at beslutningen om revisjon eventuelt tas ved stiftelsen av selskapet. Med andre ord at man går fra en fravalgsordning til en tilvalgsordning. Det innebærer at nystiftede aksjeselskaper som oppfyller vilkårene i aksjeloven § 7-6 bare skal revidere årsregnskapet dersom det besluttes at selskapet skal ha revisor. Velger stifterne revisjon når selskapet stiftes, skal det fremgå av stiftelsesdokumentet hvem som er selskapets revisor. Endringen innebærer et unntak fra hovedregelen i revisorloven om at aksjeselskaper er revisjonspliktige. Siden et flertall av aksjeselskapene i dag både oppfyller vilkårene for fravalg og faktisk beslutter dette, bør dette etter departementets vurdering gjenspeiles i aksjelovens regler. Det er imidlertid fare for at enkelte selskaper vil kunne overse at de overstiger terskelverdiene, og dermed har revisjonsplikt. Departementet vil derfor følge opp at Foretaksregisteret gir nødvendig informasjon om vilkårene i forbindelse med registrering av selskapene.

Departementet foreslår på denne bakgrunn at aksjeloven § 7-6 femte ledd endres, slik at bestemmelsen fastsetter at stifterne i stiftelsesdokumentet kan unnlate å velge revisor dersom vilkårene for fravalg av revisjon i § 7-6 første ledd er oppfylt.

Av merknadene til aksjeloven § 7-6 i Prop. 51 L (2010–2011) fremgår det at styrets beslutning om fravalg av revisjon kan gis virkning fra «inneværende regnskapsår». Dette innebærer at en beslutning om fravalg av revisjon ikke kan fattes med tilbakevirkende kraft for tidligere regnskapsår. Tilsvarende bør gjelde for generalforsamlingens beslutning. Departementet foreslår å ta inn en tilføyelse i aksjeloven § 7-6 første ledd slik at dette tydeliggjøres.

7.4.4.2 Minoritetsvern

Departementet foreslår å beholde regelen i aksjeloven § 7-6 fjerde ledd som åpner for at aksjeminoriteten kan omgjøre en beslutning om fravalg av revisjon. Omgjøringsadgangen er en viktig del av minoritetsvernet.

Gjeldende bestemmelse stiller krav om at mindretallet som kan trekke tilbake en styrefullmakt om fravalg, tilsvarer det mindretallet som kan blokkere en beslutning om å gi styret fullmakt til å unnlate revisjon. I utredningen er det foreslått å endre bestemmelsen slik at aksjeeiere som eier minst en tredjedel av aksjekapitalen, kan kreve at selskapet skal ha revisjon.

Forslaget kan etter departementets syn gi grunnlag for uklarheter, herunder om hvordan minoriteten skal fremme et slikt krav og hvordan kravet skal behandles. Spørsmålet om omgjøring bør behandles og avgjøres på generalforsamling, slik kravet er i dag. Kravet til mindretall for å omgjøre en beslutning om fravalg av revisjon, bør være det samme som kravet til mindretall for å kunne blokkere en beslutning om fravalg av revisjon etter § 7-6 første ledd.

Departementet foreslår derfor at gjeldende § 7-6 fjerde ledd beholdes, med den endring at det i bestemmelsen ikke lenger vises til styrefullmakt.

7.4.4.3 Virkningstidspunktet for beslutning om fravalg av revisjon

Departementet foreslår å ikke endre regelen om virkningstidspunkt i aksjeloven § 7-6 sjette ledd annet punktum. Det vil si at generalforsamlingens beslutning om fravalg av revisjon først får virkning når beslutningen er registrert i Foretaksregisteret. Dette betyr at registrering av beslutningen i Foretaksregisteret er et vilkår for at selskapet skal kunne unnlate å revidere årsregnskapet. Revisor kan heller ikke fratre før tidligst samtidig med registreringen.

Hensynet til skattemyndighetenes kontroll og vern av kreditorinteresser tilsier at selskapet bare kan unnlate å revidere årsregnskapet hvis beslutningen er gjort offentlig tilgjengelig gjennom registreringen i Foretaksregisteret. For skattemyndighetene kan denne opplysningen bidra i utvelgelsen av kontrollobjekter.

Å knytte virkningstidspunktet til registreringen av beslutningen om fravalg, gir etter departementets syn også bedre forutsigbarhet enn å knytte virkningstidspunktet til når beslutningen er meldt til Foretaksregisteret. Ved feil eller mangler ved meldingen, kan det oppstå spørsmål om kravet til «meldt til Foretaksregisteret» er oppfylt. Det samme vil gjelde dersom Foretaksregisteret ikke mottar meldingen.

7.4.4.4 Tidspunktet for registrering av beslutningen om fravalg av revisjon

Ordlyden i aksjeloven § 7-6 sjette ledd annet punktum stiller kun krav om at beslutning om fravalg av revisjon må være registrert i Foretaksregisteret for å få virkning. Bestemmelsen sier derimot ikke noe om tidspunktet for registreringen. Regelen var ikke foreslått i Prop. 51 L (2010–2011), og kom først inn i Innst. 235 L (2010–2011) ved finanskomiteens behandling av lovproposisjonen. Departementet kan ikke se at finanskomiteens innstilling omtaler hvordan lovbestemmelsen skal forstås. Det er derfor etter departementets syn ikke holdepunkter i loven eller forarbeidene for en bestemt løsning. Finansdepartementet har i brev til Revisorforeningen 4. november 2011 uttalt følgende om registreringstidspunktet for beslutning om fravalg av revisjon for inneværende regnskapsår:

«Av merknadene til aksjeloven § 7-6 i Prop. 51 L (2010–2011) følger at styrets beslutning om fravalg av revisjon kan gis virkning fra «inneværende regnskapsår». Forutsetningsvis innebærer dette at beslutning ikke kan fattes med tilbakevirkende kraft for tidligere regnskapsår. Revisorloven § 2-1 angir at aksjeselskap ikke har revisjonsplikt «dersom det er truffet beslutning om dette i medhold av fullmakt som nevnt i aksjeloven § 7-6». Videre følger det av aksjeloven § 7-6 [sjette] ledd annet punktum at «beslutning om å benytte fullmakt som nevnt i første ledd [ikke får] virkning før den er registrert i Foretaksregisteret». En beslutning om fravalg av revisjon som er fattet i tråd med relevante prosessuelle regler for en slik beslutning vil, uavhengig av beslutningstidspunkt, være gyldig i selskapsrettslig forstand. Beslutningen får imidlertid ikke virkning, i den betydning at foretaket kan unnlate å revidere årsregnskapet, før den er registrert i Foretaksregisteret.

På denne bakgrunn legger departementet til grunn at beslutning om fravalg av revisjon må være registrert i Foretaksregisteret innen utløpet av regnskapsåret dersom foretaket skal kunne unnlate å revidere årsregnskapet for inneværende regnskapsår, dvs. innen 31. desember 2011 for årsregnskap for regnskapsåret 2011.»

Departementet mener det kan reises spørsmål ved om dette er en hensiktsmessig praktisering av regelen i aksjeloven § 7-6 sjette ledd annet punktum.

Foretaksregisteret mottar et stort antall meldinger i tiden tett opp til årsskiftet. For at meldingene skal kunne registreres før årsskiftet, har Foretaksregisteret angitt frister for innsending av ulike typer meldinger. Fristene publiseres på Brønnøysundregistrenes nettsider hver høst, med beskjed om at det kan være vanskelig å få registrert meldingen dersom den innsendes etter fristen.

Departementet har behandlet flere klagesaker der selskaper har sendt inn melding om fravalg av revisjon før årsskiftet, men etter innsendingsfristen, og hvor beslutningen ikke har blitt registrert i Foretaksregisteret innen årsskiftet. I noen tilfeller skyldes dette at nødvendige vedlegg ikke har fulgt ved meldingen, slik at Foretaksregisteret først har mottatt disse etter årsskiftet. I andre tilfeller er årsaken at meldingen er blitt sendt inn tett opp mot årsskiftet, slik at Foretaksregisteret på grunn av det store antallet meldinger, ikke har rukket å behandle og registrere meldingen før årsskiftet. Konsekvensen av registrering etter årsskiftet er at selskapene underlegges revisjonsplikt i ytterligere ett år, noe som påfører selskapene ekstra kostnader. Dette er etter departementets vurdering uheldig.

Etter departementets syn bør et aksjeselskap kunne treffe beslutning om fravalg av revisjon for inneværende regnskapsår frem til utgangen av regnskapsåret. I realiteten har ikke selskapene denne muligheten i dag, fordi beslutningen både må treffes og registreres i Foretaksregisteret innen utløpet av regnskapsåret. Departementet har ikke identifisert behov som tilsier at aktørenes adgang til å unnlate revisjon for inneværende regnskapsår skal avskjæres, selv om registrering av generalforsamlingsbeslutningen skjer etter årsskiftet. Gjennomføring av beslutningen om fravalg bør kunne skje uavhengig av saksbehandlingstiden i Foretaksregisteret. Dette vil gi selskapene bedre forutsigbarhet.

Departementet kan heller ikke se at hensynet til skattemyndighetenes kontroll gjør det nødvendig at beslutningen om fravalg av revisjon er registrert i Foretaksregisteret innen utløpet av regnskapsåret. Beslutning om fravalg skal fattes før årsskiftet i inneværende regnskapsår, og skal etter § 7-6 sjette ledd «straks» meldes til Foretaksregisteret. Dette innebærer at innsendelse må skje få dager etter at beslutningen er truffet. Selv om beslutningen er truffet mot slutten av året, vil kravet om at melding «straks» skal sendes medføre at innsendelse må skje i begynnelsen av januar. Beslutningen vil derved være registrert før årsregnskapet behandles og godkjennes på ordinær generalforsamling. Skattemyndighetene vil dermed ha tilgang til opplysninger om hvorvidt selskapet har fravalgt revisjon før selvangivelse skal innleveres og før innsendelsen av årsregnskapet til Regnskapsregisteret. Venter selskapet med å sende inn beslutningen til for eksempel revisjon er avsluttet, vil ikke vilkåret om at meldingen «straks» skal sendes inn være oppfylt.

På denne bakgrunn mener departementet at aksjeloven § 7-6 sjette ledd annet punktum skal forstås slik at et selskap kan unnlate å revidere årsregnskapet for inneværende regnskapsår, selv om beslutningen om fravalg først registreres i Foretaksregisteret etter utløpet av regnskapsåret. Forutsetningen er at beslutningen er truffet før regnskapsårets slutt.

7.4.4.5 Styrets ansvar for å sørge for valg av ny revisor dersom revisjonsplikt gjeninntrer

I utredningen foreslås det å endre aksjeloven § 7-6 syvende ledd. Bestemmelsen regulerer styrets ansvar for å sørge for valg av ny revisor dersom vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven § 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er oppfylt. Utvalget legger til grunn at uttrykket «skal styret straks sørge for valg av revisor» i den gjeldende bestemmelsen skal forstås slik at styret i dag har adgang og plikt til å velge revisor dersom revisjonsplikten gjeninntrer. Departementet deler ikke denne oppfatningen. Hvordan aksjeloven § 7-6 syvende ledd er å forstå, er blant annet beskrevet i Aarbakke m.fl.[12] :

«Bestemmelsen griper ikke inn i generalforsamlingens myndighet til å velge revisor. Det sentrale i styrets plikt etter syvende ledd er å forberede en sak om revisorvalg for generalforsamlingen, og sørge for at dette blir satt på generalforsamlingens dagsorden. Om nødvendig må styret innkalle en ekstraordinær generalforsamling for valg av revisor.»

Departementet ser at uttrykket «skal styret straks sørge for valg av revisor» kan forstås slik at det er styret som skal velge revisor. Det kan tilsi at det bør tydeliggjøres i bestemmelsen hva som er styrets ansvar. Imidlertid mener departementet at utvalgets forslag om å endre ordlyden til «styret straks skal innkalle generalforsamlingen og foreslå valg av revisor» ikke er egnet. Forslaget tar ikke hensyn til muligheten til å gjennomføre revisorvalg ved forenklet generalforsamlingsbehandling etter aksjeloven § 5-7, hvor kravene til innkalling kan fravikes.

Departementet foreslår derfor at uttrykket «sørge for valg av revisor» i aksjeloven § 7-6 syvende ledd endres til «sørge for at generalforsamlingen kan velge revisor».

8 Særattestasjoner

8.1 Innledning

Det finnes en rekke krav i aksjeloven, allmennaksjeloven og foretaksregisterloven om at revisor skal bekrefte (attestere) et nærmere angitt forhold eller signere bestemte dokumenter ved såkalt påtegning. Dette omtales gjerne som krav til revisors særattestasjoner. Enkelte særattestasjoner kan også avgis av finansforetak. Aksjelovenes og foretaksregisterlovens krav om særattestasjoner gjelder uavhengig av om selskapet har revisjon av årsregnskapet eller ikke.

Ifølge mandatet som ligger til grunn for utredningen, skulle utvalget vurdere om krav om bestemte særattestasjoner bør oppheves eller endres. Utvalget ble også bedt om å vurdere om krav til bestemte særattestasjoner skal oppheves for selskaper som har besluttet fravalg av revisjon.

Det fremgår av utredningen at utvalget i sitt arbeid med særattestasjonskravene blant annet har benyttet utredningen Revisors særattestasjoner etter aksjeloven datert 19. januar 2016 (Perland-utredningen). Utredningen er skrevet av advokat Ph.D. Olav Perland på oppdrag fra Næringslivets Hovedorganisasjon og Regnskap Norge. Den ble overlevert til Nærings- og fiskeridepartementet 25. januar 2016 som et innspill til utvalgets arbeid. Departementet har i vurderingen av kravene til særattestasjoner også gjort bruk av Perland-utredningen.

Kravene til særattestasjoner drøftes i kapittel 13.4 i aksjelovutvalgets utredning. Utvalget foreslår å oppheve en rekke krav om særattestasjoner. Forslagene gjelder uavhengig av om selskapet har revisjon av årsregnskapet eller ikke. Ifølge utvalget bør utgangspunktet være at krav om særattestasjon for selskaper som har fravalgt revisjon, bare bør opprettholdes der det finnes særlige hensyn som tilsier at det er nødvendig med en slik bekreftelse. Problemstillingen er drøftet i tilknytning til hvert enkelt krav til særattestasjon.

Departementet følger opp flere av utvalgets forslag i denne lovproposisjonen. De øvrige forslagene i utredningen krever en nærmere gjennomgang.

Utvalget foreslår å oppheve aksjelovens og allmennaksjelovens krav om åpningsbalanse ved stiftelser med tingsinnskudd, fusjon, fisjon og omdanning av aksjeselskap til allmennaksjeselskap. Dersom kravene til åpningsbalanse beholdes, foreslår utvalget at krav til revisors uttalelse (særattestasjon) om åpningsbalansen oppheves. Krav til åpningsbalanse i aksjeloven og allmennaksjeloven er også vurdert av regnskapslovutvalget i NOU 2016: 11 Regnskapslovens bestemmelser om årsberetning mv. Flertallet i regnskapslovutvalget foreslår å oppheve disse kravene.

Om det bør gjøres lempninger i kravene til åpningsbalanse i aksjeloven og allmennaksjeloven, herunder krav til revisors uttalelse om åpningsbalansen, vil bli vurdert av Finansdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet som ledd i oppfølgingen av NOU 2016: 11.

8.2 Overordnede betraktninger om kravene til særattestasjoner

8.2.1 Gjennomgangen i utredningen

Utvalgets overordnede betraktninger om kravene til særattestasjoner, herunder hensyn for og mot å stille slike krav, fremkommer i utredningen punkt 13.4.3. Utvalget har også vurdert om andre yrkesgrupper enn revisor bør ha adgang til å avgi særattestasjoner, og om det er grunnlag for å fastsette særlige unntak for aksjeselskaper som har fravalgt revisjon av årsregnskapet.

Vern av kreditorenes interesser er et sentralt hensyn bak kravene til særattestasjoner. Slike krav kan også beskytte aksjeeiere og styrke minoritetsvernet ved at transaksjoner som potensielt kan være i strid med selskapets interesser, synliggjøres og gis notoritet. Utvalget peker på flere hensyn som kan tilsi at det er behov for å stille krav om særattestasjoner:

«Uavhengig av et lovbestemt krav om særattestasjoner, kan styret fritt innhente bistand som det finner nødvendig for å kunne kvalitetssikre sitt arbeid mv. Det sentrale spørsmålet er om samfunnshensyn tilsier at det bør være en plikt til å innhente ekstern og uavhengig bekreftelse av opplysninger som gis av styret.

Etter sitt innhold innebærer ikke revisorbekreftelser noen materielle begrensninger i selskapets adgang til å foreta ulike typer egenkapitaltransaksjoner. Revisors særattestasjoner har derfor først og fremst betydning ved at det sikres kontroll med at de materielle kravene er oppfylt i de enkelte tilfellene. Krav om uavhengig bekreftelse av opplysninger knyttet til kapitalendringer mv. som skal meldes inn til og registreres i Foretaksregisteret, gir opplysningene større troverdighet. Dette fører igjen til økt nytteverdi for kreditorer og andre interessenter som skal benytte opplysningene.

I de fleste tilfeller er det hensynet til kreditorvernet som begrunner regler om revisors bekreftelser. Revisorbekreftelser kan også beskytte aksjonærer og styrke minoritetsvernet. Behovet for å beskytte kreditorer og aksjonærenes interesser må derfor ses i sammenheng med hvilke kontrollordninger som opprettholdes for å sikre etterlevelse av den aktuelle regelen.

Etter utvalgets syn er det viktig å beskytte forventningen om at angitt innskutt kapital virkelig er skutt inn og at den innskutte kapitalen ikke senere blir ulovlig tilbakeført, slik at både kreditorer og aksjonærer kan ha tilstrekkelig tillit til selskapskapitalens realitet. Samtidig er verken kreditorer eller aksjonærer vernet mot at selskapskapitalen reduseres eller går tapt som følge av selskapets drift utover det vern som følger av aksjelovene § 3-5, jf. § 3-4.

Når det gjelder aksjelovene § 17-1 om styret, daglig leders og aksjonærenes mv. erstatningsansvar, gir loven kun et vern som må effektueres i ettertid. Revisors særattestasjoner kan derimot gi et visst vern i forkant av disposisjonstidspunktet. Det kan videre antas at det er både mer kostnads- og tidkrevende, mer usikkert og mindre praktisk å gjøre ansvar gjeldende i etterkant enn å foreta en kvalitetssikring i forkant. »

Utvalget mener på prinsipielt grunnlag at man bør fjerne regler som legger unødvendige byrder på selskapene. Et slikt utgangspunkt er ifølge utvalget også i tråd med uttalelser fra Justis- og beredskapsdepartementet i Prop. 111 L (2012–2013) side 20. Utvalgets utgangspunkt er at regler om særattestasjoner, som i stor grad skal ivareta interessegrupper som kreditorer og minoritetsaksjonærer, må avveies mot hensynet til effektiv drift og hensiktsmessig kapitalutnyttelse.

I utredningen vurderes også mothensyn til krav om særattestasjoner. Utvalget legger til grunn at det viktigste mothensynet er ressursbruk og kostnader for selskapene. Dette omfatter honorar til den som skal avgi særattestasjonen, men også kostnadene den ekstra interne tilretteleggingen innhenting av slike attestasjoner påfører selskapet. Utvalget påpeker at dette arbeidet kan gi positive effekter ved at «kostnadene reduseres, som følge av at en uavhengig bekreftelse også innebærer veiledning og kvalitetssikring gjennom prosessen». I tillegg påpekes det at «selskapet kan innhente billigere finansiering og egenkapital dersom usikkerhet om selskapet reduseres ved eksterne bekreftelser».

Utvalget viser til muligheten for betydelige samfunnsøkonomiske gevinster ved å fjerne kravene. En analyse[13] foretatt av Brønnøysundregistrene viste at «de implisitte kostnadene ved dette i 2013 var beregnet til i overkant av 385 millioner kroner fordelt på [82 805] transaksjoner, hvorav den største andelen av kostnadene er henført til revisorkostnad, mens det resterende er betegnet som interne kostnader».

Etter gjeldende regler er det hovedsakelig revisor som kan utstede særattestasjoner. Utvalget reiser spørsmål om også andre yrkesgrupper eller institusjoner bør kunne gjøre dette. Attestasjoner som kan avgis basert på de opplysninger revisor allerede besitter, antas å ikke påføre selskapet vesentlige økte kostnader. Å innhente slike attestasjoner fra andre vil kunne medføre en høyere kostnad. Kostnadsspørsmålet er etter utvalgets syn ikke relevant i vurderingen av om begrensningene i personkretsen som kan avgi særattestasjoner bør opprettholdes. Utvalget skriver at selskapet bør «stå fritt til å avveie kost/nytte ved kjøp av ulike tjenester, slik at dette ikke er et selvstendig argument til å sette revisor i en særstilling».

Utvalget drøfter behovet for krav til særattestasjoner for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet, og om det bør fastsettes unntak fra kravene for slike selskaper:

«Tall fra Foretaksregisteret viser at det kan stilles spørsmålstegn ved revisjonspliktutvalgets forutsetninger i NOU 2008: 12 om at det er relativt få små aksjeselskaper som gjennomfører transaksjoner som fordrer særattestasjon fra revisor.

Det var for eksempel 758 selskaper med fravalg av revisjon som i 2014 gjennomførte kapitalnedsettelse. Totalt antall registrerte kapitalnedsettelser samme år var 3081. Nærmere hver fjerde kapitalnedsettelse var dermed foretatt i selskap som hadde fravalgt revisjon. Av totalt 3029 registrerte fusjoner av aksjeselskap i 2014, involverte 671 fusjoner selskaper som hadde fravalgt revisjon. Dette betyr at noe mindre enn hver fjerde fusjon involverte et slikt selskap. Den 1. oktober 2015 var det imidlertid om lag 122 000 selskaper som hadde fravalgt revisjon. Dersom man ser andelen selskaper som har gjennomført kapitalnedsettelse eller fusjon, opp mot det totale antallet selskaper som har fravalgt revisjon, fremgår det at andelen er liten.»

Utvalget påpeker at særattestasjonskravene må ses i sammenheng med revisjonsplikt, særlig for de kravene som inneholder betydelige elementer av revisjon. Medfører kravene til særattestasjon at det må foretas betydelige revisjonshandlinger uavhengig av om selskapet har revisor eller ikke, mener utvalget at besparelsen ved revisjonsfritak reduseres.

8.2.2 Høringsinstansenes syn

En rekke høringsinstanser har hatt synspunkter på endringer i særattestasjonskravene. De overordnede synspunktene gjengis i det følgende. Synspunkter på de enkelte særattestasjonskravene er gjengitt i punktene om de enkelte forslagene.

Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) skriver at kostnadene ved særattestasjoner er betydelige. Det tilsier etter NHOs syn ikke nødvendigvis at kravene bør oppheves, men at det blir foretatt en grundig gjennomgang av dem. NHO viser til vurderingene som er gjort i Perland-utredningen.

Også Norsk Øko-forum ser behov for en samlet gjennomgang av særattestasjonskravene. Foreningen påpeker at attestasjonene i stor grad gjelder informasjon og tallgrunnlag som kan brukes til skatte- og avgiftsmessige disposisjoner, og at Skatteetaten som kreditor derfor har stor nytte av uavhengige bekreftelser. Foreningen viser til at utvalget blant annet har vurdert om andre yrkesgrupper eller institusjoner enn revisorer skal gis adgang til å utstede særattestasjoner. Etter foreningens syn er det helt avgjørende at særattestasjonene gis av yrkesgrupper som har nødvendig fagkompetanse og tillit hos brukerne.

Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) understreker viktigheten av at «attestasjon på redegjørelser o.l. ved gjennomføring av egenkapitaltransaksjoner [må] gis av noen som er uavhengige i henhold til klare lovkrav på hva som menes med uavhengighet». Dersom kravet til uavhengighet ikke opprettholdes, mener Revisorforeningen at lovkrav om attestasjoner bør fjernes.

Brønnøysundregistrene mener at dersom krav til særattestasjoner skal oppheves, bør dette skje for alle aksjeselskaper. Etaten skriver at særunntak for selskaper som har fravalgt revisjon vil medføre økte kostnader ved tilrettelegging for digital innsending av meldinger. Dette begrunnes med at det er mer ressurskrevende å lage løsninger jo flere alternativer som foreligger. I tillegg vil en slik mellomløsning etter etatens syn gjøre regelverket mer komplisert.

8.2.3 Departementets vurdering

Departementet slutter seg til utvalgets overordnede betraktninger om særattestasjonskravene i aksjelovene og foretaksregisterloven. I tillegg har høringsinstansene gitt nyttige innspill om temaet. Kostnadene ved å oppfylle særattestasjonskravene må stå i rimelig forhold til de interesser slike krav er ment å beskytte. Spesielt når det gjelder de særattestasjonene som medfører betydelige revisjonshandlinger, vil kravene måtte veies opp mot skadepotensialet brudd på regelverket har. For selskaper med revisjon, vil de disposisjoner som er underlagt særattestasjonskrav uansett normalt bli vurdert i den ordinære revisjonen. Skal krav om særattestasjon opprettholdes må dette begrunnes i behov for å sikre en uavhengig kontroll også i de selskapene som har fravalgt revisjon. For selskaper som har revisjon må behov for kontroll før transaksjonen, og ikke som en etterkontroll i den ordinære revisjonen, være avgjørende for om særattestasjonskravet skal opprettholdes.

8.3 Bekreftelse av aksjeinnskudd

8.3.1 Gjeldende rett

Det følger av aksjeloven § 2-18 annet ledd at før selskapet meldes til Foretaksregisteret skal aksjeinnskudd være ytt fullt ut. I meldingen til Foretaksregisteret skal det opplyses om at selskapet har mottatt aksjeinnskuddene. Dette skal bekreftes av revisor, jf. aksjeloven § 2-18 annet ledd fjerde punktum. Skal aksjeinnskuddene utelukkende gjøres opp i penger, kan bekreftelsen også gis av et finansforetak, jf. § 2-18 annet ledd femte punktum.

Kravet til bekreftelse av aksjeinnskuddet gjelder uavhengig av innskuddets størrelse, og er fastsatt for å sikre at det som er opplyst innbetalt til selskapet som aksjeinnskudd, faktisk er det. Tilsvarende krav til bekreftelse av aksjeinnskudd ved kapitalforhøyelse følger av aksjeloven § 10-9 annet ledd tredje og fjerde punktum. Av foretaksregisterloven § 4-4 bokstav e følger det at bekreftelsen skal gis i et dokument som skal være vedlagt meldingen til Foretaksregisteret. Allmennaksjeloven §§ 2-18 og 10-9 oppstiller tilsvarende krav til bekreftelse av aksjeinnskudd i allmennaksjeselskaper.

Aksjeloven § 2-19 fastsetter at styrets medlemmer og revisor eller finansforetak som har avgitt bekreftelse etter § 2-18 annet ledd er objektivt og solidarisk ansvarlige for det som måtte mangle av den aksjekapital som er oppgitt innbetalt i meldingen til Foretaksregisteret. Dette ansvaret gjelder uavhengig av skyld, og selv om det ikke er voldt skade. Ansvarsbestemmelsen i aksjeloven § 2-19 gjelder også ved bekreftelse av aksjeinnskudd ved kapitalforhøyelse, jf. aksjeloven § 10-9 annet ledd femte punktum. Tilsvarende ansvarsregler følger av allmennaksjeloven §§ 2-19 og 10-9.

8.3.2 Utenlandsk rett

I utredningen punkt 13.4.5.2 står følgende om utenlandsk rett når det gjelder krav til bekreftelse av innskudd i penger:

«Det stilles ingen krav til bekreftelse fra revisor ved stiftelse med innskudd i penger i dansk eller svensk rett. Etter den danske selskabsloven § 40 skal det ved registreringen av selskapet sendes inn et bevis for at den minste andelen av kapitalen som skal innbetales, faktisk er innbetalt. Den svenske aktiebolagslagen 2. kap. 21 § krever en bekreftelse fra finansinstitusjon for at innskudd i penger er innbetalt og at denne bekreftelsen vises frem i forbindelse med registreringen av selskapet.»

Når det gjelder krav til bekreftelse av innskudd i annet enn penger (tingsinnskudd), står følgende om utenlandsk rett i utredningen punkt 13.4.6.2:

«Etter svensk rett skal en revisor utarbeide et «yttrande» med innhold som i hovedtrekk er overensstemmende med de norske kravene til innhold i styrets redegjørelse ved tingsinnskudd (…). Revisor skal i samme «yttrande» også uttale seg om at tingsinnskuddet er tilført bolaget. Bestemmelsene fremgår av aktiebolagslagen 2. kap. 19 §.

Etter den danske selskabsloven § 40 skal det innsendes bevis for at minsteandelen av kapitalen er innbetalt.

I svensk rett kreves det at redegjørelsen for tingsinnskuddet, verdien mv. også omfatter en bekreftelse fra revisor av at tingsinnskuddet er tilført selskapet (…).»

8.3.3 Forslaget i utredningen

8.3.3.1 Bekreftelse av aksjeinnskudd i penger

Bekreftelse av aksjeinnskudd ved stiftelse og ved kapitalforhøyelse som utelukkende gjøres opp i penger, er behandlet i utredningen punkt 13.4.5 og 13.4.7.

I utredningen punkt 13.4.5.3 pekes det på at en bekreftelse av at aksjekapitalinnskudd er tilført selskapet har en viktig kontrollfunksjon, og er viktig for tilliten til aksjeselskap som selskapsform.

Utvalget viser til at et krav om bekreftelse av at innskuddet er ytt i visse tilfeller er uforholdsmessig tyngende for selskapene. Behovet for en uavhengig bekreftelse av innbetaling av aksjeinnskudd må etter utvalgets syn ses i sammenheng med innskuddsbeløpets størrelse. Utvalget skriver at de erfarer at kostnadene ved å innhente bekreftelse fra revisor eller finansforetak i mange tilfeller fremstår som urimelig høye, særlig hvor innskuddet ikke er mer enn 30 000 kroner. Etter utvalgets vurdering forsvarer behovet for å innhente en uavhengig bekreftelse i mange tilfeller ikke kostnadene med å innhente bekreftelsen.

I utredningen foreslås det at det ved stiftelse av aksjeselskaper hvor aksjeinnskuddet utelukkende gjøres opp i penger, ikke skal stilles krav om bekreftelse av at selskapet har mottatt aksjeinnskuddet hvis det samlede aksjeinnskuddet og eventuell overkurs ikke overstiger 100 000 kroner. I slike tilfeller bør det etter utvalgets syn være tilstrekkelig med opplysning fra styret om at innskuddet er ytt fullt ut, samt opplysning om at en bankkonto er opprettet i selskapets navn. Kravet om bankkonto innebærer at banken må foreta lovpålagt kontroll i henhold til hvitvaskingsreglene, hvilket utvalget anser som et viktig moment for å forebygge økonomisk kriminalitet. Utvalget mener at forslaget vil bidra til å gjøre det enklere å stifte nye aksjeselskaper. For aksjeinnskudd ved stiftelse som overstiger 100 000 kroner og som skal gjøres opp i penger, foreslår utvalget å videreføre kravet om bekreftelse av at selskapet har mottatt innskuddet.

Utvalget foreslår ikke et tilsvarende unntak fra kravet om bekreftelse for kapitalforhøyelse med innskudd på inntil 100 000 kroner, jf. utredningen punkt 13.4.7.2. Dette begrunnes med at det vil åpne for omgåelsesmuligheter ved at det kan foretas kapitalutvidelser med flere små innskudd som til sammen kan utgjøre betydelige beløp. Utvalget skriver at et alternativ kunne være å legge inn en tilleggsbetingelse med en samlet maksimumsgrense for aksjekapitalens størrelse. Ifølge utvalget vil imidlertid det gjøre reglene mer kompliserte og uoversiktlige. Utvalget peker på at reglene i så fall må spesifisere om attestasjonen skal gjelde alle innskudd, eventuelt spesifisere tidsrommet for hvilke kapitalforhøyelser som skal med. Det må også fremkomme hvordan «andre kapitalforhøyelser med tingsinnskudd, gjeldskonvertering eller fondsemisjon, samt kapitalnedsettelse, skal vurderes i forhold til en slik fastsatt maksimumsgrense». Uten slike regler vil det ifølge utvalget åpnes for omgåelse, og det vil være vanskelig å overskue konsekvensene av unntaket.

Det fremgår at utvalget også har lagt vekt på at lempning av kravene til bekreftelse ved stiftelse av aksjeselskaper gjør det enklere å tilrettelegge for oppstart av ny næringsvirksomhet. Ifølge utvalget er ikke dette like nødvendig for eksisterende selskaper som skal forhøye aksjekapitalen. Utvalget mener også det er hensiktsmessig å avvente erfaringer med lempning av reglene om krav til bekreftelse av aksjeinnskudd i penger ved stiftelse, før det eventuelt vedtas tilsvarende regler for kapitalforhøyelser.

Etter aksjeloven § 2-18 annet ledd kan revisor og finansforetak bekrefte aksjeinnskudd ved stiftelse som utelukkende gjøres opp i penger. Utvalget foreslår at også advokater skal kunne avgi slik bekreftelse. Som en følge av dette foreslås det at ansvarsregelen i aksjeloven § 2-19 endres til å omfatte advokater. Utvalget mener at advokaters mulighet til å bekrefte slike aksjeinnskudd særlig kan være praktisk når innskudd skjer til klientkonto som føres av advokat, hvor advokaten vil ha faktisk kunnskap om at innskuddet er foretatt. I utredningen punkt 13.4.5.3 begrunnes forslaget med:

«En bekreftelse av at et innskudd er tilført selskapet og stilt til selskapets disposisjon, forutsetter ingen skjønnsmessige vurderinger eller krav om regnskapskompetanse. Uavhengighet, som er et sentralt element i avgivelsen av mange andre former for uttalelser og bekreftelser, er derfor ikke nødvendig for bekreftelse av at et innskudd er ytt. Utvalget mener at det ikke bør kreves at slik bekreftelse må gis av en uavhengig part.»

En bekreftelse av at et innskudd er mottatt, innebærer et objektivt og solidarisk ansvar etter aksjeloven § 2-19 for styrets medlemmer og den som avgir bekreftelsen. Utvalget mener derfor det er viktig at den som skal avgi slike bekreftelser er søkegod, for eksempel gjennom en ansvarsforsikring.

Etter utvalgets syn gjør de samme argumenter seg gjeldende ved kapitalforhøyelse i penger, jf. utredningen punkt 13.4.7.2. Utvalget foreslår derfor å endre aksjeloven § 10-9, slik at også advokater kan bekrefte at aksjeinnskudd ved kapitalforhøyelse som gjøres opp i penger, er mottatt.

Utvalget har vurdert om det skal gjøres ytterligere unntak og lempninger for selskaper som ikke skal ha revisjon av årsregnskapet, men foreslår at dette ikke innføres.

8.3.3.2 Bekreftelse av tingsinnskudd

Bekreftelse av aksjeinnskudd som gjøres opp med andre eiendeler enn penger (heretter tingsinnskudd) behandles i utredningen punkt 13.4.6 og 13.4.8.

I utredningen foreslås det å beholde kravet om bekreftelse av tingsinnskudd. Utvalget begrunner dette med hensynet til kreditorvernet, samt at opplysninger som er registrert i Foretaksregisteret skal være riktige. Utvalget foreslår ikke et unntak fra kravet til bekreftelse av tingsinnskudd med verdi som ikke overstiger 100 000 kroner, tilsvarende det utvalget har foreslått for innskudd i penger. Etter utvalgets oppfatning er hensynet til forenklinger for nystiftede selskaper tilstrekkelig ivaretatt gjennom forslaget til lempning av regler om stiftelse med aksjeinnskudd som gjøres opp i penger.

Når det gjelder spørsmålet om hvem som skal kunne bekrefte at selskapet har mottatt tingsinnskudd ved stiftelse, vurderer utvalget at de samme argumenter gjør seg gjeldende ved tingsinnskudd som ved aksjeinnskudd som gjøres opp i penger. Utvalget foreslår på bakgrunn av dette å endre aksjeloven § 2-18 slik at finansforetak og advokater på samme måte som revisorer kan bekrefte at tingsinnskudd er mottatt, samt tilsvarende endring av ansvarsreglene i aksjeloven § 2-19.

Utvalget foreslår ikke unntak fra krav om bekreftelse av at tingsinnskuddet er mottatt for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet. Utvalget skriver i utredningen punkt 13.4.6.3.3:

«Utvalget viser her til at kretsen som kan bekrefte at innskuddet er mottatt, er utvidet. Argumentasjon som bygger på sammenheng mellom revisjon av årsregnskapet og om det kreves bekreftelse av at tingsinnskuddet er mottatt, blir etter dette ikke like relevant. På samme måte som når det gjelder uttalelse om redegjørelsen, viser utvalget også her til at et selskap kan stiftes med innskudd i penger og de lempinger som utvalget foreslår for dette. Det vises også til de foreslåtte lempinger for innskudd som skjer i form av omdanning etter skattereglene av enkeltpersonforetak og deltakerlignet selskap, jf. punkt 7.4.4.4. Ved valg av en mer komplisert fremgangsmåte med flere potensielle problemstillinger knyttet til om selskapet virkelig får full rådighet over innskuddet, mener utvalget at nytteverdien av en bekreftelse av innskuddet vil overstige kostnadene.»

Etter utvalgets oppfatning gjør de samme hensyn seg gjeldende ved kapitalforhøyelse med tingsinnskudd som ved stiftelse med tingsinnskudd, jf. utredningen punkt 13.4.8.2. Utvalget foreslår derfor at kretsen i aksjeloven § 10-9 annet ledd for hvem som kan bekrefte mottak av tingsinnskudd ved kapitalforhøyelse er de samme som ved stiftelse med tingsinnskudd.

8.3.3.3 Om hvorvidt tilsvarende regler bør gjelde for allmennaksjeselskaper

Kravet til minste aksjekapital for allmennaksjeselskaper er en million kroner, jf. allmennaksjeloven § 3-1 første ledd. Forslaget om å gjøre unntak fra kravet til bekreftelse av aksjeinnskudd ved stiftelse som ikke overstiger 100 000 kroner, er derfor ikke relevant for allmennaksjeselskaper.

Utvalget foreslår at allmennaksjeloven § 2-18 endres slik at også advokater kan bekrefte innskudd i penger, samt tilhørende følgeendring av ansvarsregelen i allmennaksjeloven § 2-19. Etter utvalgets syn gjør de samme hensyn seg gjeldende for kapitalforhøyelse i penger i allmennaksjeselskaper som for aksjeselskaper. Utvalget foreslår derfor å endre allmennaksjeloven § 10-9 slik at også advokater kan bekrefte mottatt aksjeinnskudd.

Etter utvalgets syn gjør de samme hensyn seg gjeldende for krav om bekreftelse av tingsinnskudd i allmennaksjeselskaper som i aksjeselskaper. Dette gjelder både ved stiftelse og ved kapitalforhøyelse. Utvalget foreslår å endre allmennaksjeloven §§ 2-18 og 10-9 slik at også finansforetak og advokater kan bekrefte mottatt tingsinnskudd, samt tilsvarende følgeendring i allmennaksjeloven § 2-19.

8.3.4 Høringsinstansenes syn

Høringsinstansene er delt når det gjelder forslaget i utredningen om å gjøre unntak fra kravet til bekreftelse ved aksjeinnskudd i penger ved stiftelse som ikke overstiger 100 000 kroner. De har også ulike syn på betydningen av innskuddsbekreftelse som en kontrollfunksjon.

Regnskap Norge støtter forslaget. Foreningen er til dels uenige med utvalget i at innskuddsbekreftelsen har en viktig kontrollfunksjon, særlig dersom en ser dette opp mot for eksempel kravet om forsvarlig egenkapital. Regnskap Norge påpeker blant annet at aksjekapitalen i teorien kan forbrukes (investeres) straks etter at den er innbetalt, og at styret vil være ansvarlig dersom aksjeinnskuddet ikke innbetales.

Finans Norge mener det fortsatt bør stilles krav om uavhengig bekreftelse av alle aksjeinnskudd, uavhengig av beløpets størrelse. Kravet om bekreftelse skaper etter Finans Norges syn en viss kontroll og orden ved stiftelsen av aksjeselskaper, og bidrar til å sikre at det som inngår i meldingen til Foretaksregisteret er korrekt. De viser i den forbindelse til følgende uttalelse i Gudmund Knudsens utredning Forenkling og modernisering av aksjeloven punkt 4.2.9:

«For registreringsmyndigheten er den gjeldende regelen lett å praktisere fordi myndigheten kan holde seg til bekreftelsen uten å måtte foreta noen nærmere vurdering av annen form for tilsendt dokumentasjon for innbetalingen. Jeg vil tro at det i alminnelighet vil være en fordel for stifterne å få revisors bekreftelse på at innbetalingen er i samsvar med loven, ikke minst på grunn av styreansvaret etter aksjeloven § 2-19 første ledd. Dessuten medfører de undersøkelsene som revisor må foreta i tilknytning til at han bekrefter innbetalingen av aksjeinnskuddet, neppe særlig merarbeid av betydning. I tilknytning til revisjonen av årsregnskapet bør likevel revisor forvisse seg om at det som i årsregnskapet er opplyst om innbetalt aksjekapital, faktisk er det.»

Norsk Øko-forum er skeptisk til forslaget om å gjøre unntak fra krav om ekstern bekreftelse av innskudd i penger opp til 100 000 kroner, fordi mange selskaper da vil slippe krav om bekreftelse. De viser til at utvalget mener at bekreftelsen har en viktig kontrollfunksjon.

NHO uttaler at dagens regler gir høy sikkerhet for at aksjeinnskudd faktisk blir innbetalt, og at kontroll med aksjeinnskudd er viktig for tilliten til den norske aksjeselskapsformen. NHO mener det ikke er gitt at kontrollbehovet varierer med størrelsen på aksjeinnskuddet.

Utvalget skriver at det har erfart at kostnadene ved å innhente bekreftelser fra revisor eller finansforetak er urimelig høye. NHO mener dette er vanskelig å vurdere, fordi utvalget ikke har angitt nærmere konkrete kostnader eller grunnlaget for disse erfaringene.

NHO mener det er tvilsomt om et krav om at bankkonto skal angis ved registrering av selskapet gir Foretaksregisteret noen egentlig kontrollmyndighet. NHO påpeker samtidig:

«Kundekontroll etter hvitvaskingsreglene vil innebære at banken må innhente en del opplysninger om selskapet og dets eier(e). Rapporteringsplikt om hvitvasking vil oppstå i hovedsak ved mistenkelige transaksjoner som kan være knyttet til hvitvasking eller terrorfinansiering. Det er ganske tvilsomt om hvitvaskingsforpliktelsene ved etablering av en bankkonto har noen særlig betydning når det gjelder å forebygge økonomisk kriminalitet.»

NHO mener at et unntak fra krav til innskuddsbekreftelse vil kunne føre til flere tilfeller av at aksjeinnskuddet ikke blir innbetalt, eller at stifterne/tegnerne, som ofte også er styremedlemmene, ikke har til hensikt til å betale. NHO mener denne effekten bør vurderes nærmere:

«Det er sannsynlig at virkningen viser seg først ved konkurs i selskapet eller ved manglende betalingsevne. Spørsmålet blir da om det i praksis vil være regningssvarende, og dermed aktuelt, å kreve inn beløp i den lave størrelse det er snakk om. Hvis svaret er nei, er ansvaret for aksjeinnskuddene for stifterne, tegnerne og styremedlemmene potensielt illusorisk.»

Etter NHOs syn bør opphevelse av kravet til uavhengig bekreftelse neppe gjelde andre selskaper enn de som har 30 000 kroner i aksjeinnskudd. NHO viser til at det i 2015 var flere enn 18 000 aksjeselskaper som ble stiftet med 30 000 kroner i aksjekapital, mens færre enn 2 400 aksjeselskaper ble stiftet med en aksjekapital på mellom 30 000 og 100 000 kroner.

Flere høringsinstanser har innspill om hvem som bør kunne bekrefte at selskapet har mottatt aksjeinnskudd.

Finans Norge skriver at de ikke kan se at det skal være noe til hinder for at også advokater kan bekrefte aksjeinnskuddet. Revisorforeningen uttaler at de ikke har innvendinger mot forslaget om at alle innskudd skal kunne bekreftes av enten revisor, finansforetak eller advokat.

NHO mener at loven bør åpne for at også advokater og autoriserte regnskapsførere kan bekrefte at aksjeinnskudd i penger er ytt:

«En slik utvidelse vil gi en stor utvidelse på tilbudssiden og kostnadene til attestasjoner vil kunne gå ned. Advokater og regnskapsførere er regulerte profesjoner med tilstrekkelig innsikt og kompetanse. Risikoen for dem ved å avgi uriktige bekreftelser er stor, de vil ikke påta seg slike oppdrag hvis det er usikkerhet ved fakta. Kontrolloppgaven er ikke vanskelig. Profesjonene [vil] ha kjennskap til kundene.»

Regnskap Norge uttaler at dersom kravet til pliktig bekreftelse av innskudd i penger skal videreføres, bør innskuddet også kunne bekreftes av autorisert regnskapsfører. Kapitalforhøyelse med innskudd i penger i selskaper som ikke er revisjonspliktige, bør etter Regnskap Norges syn kunne bekreftes av finansinstitusjon eller andre, herunder av autorisert regnskapsfører. Der selskapet er revisjonspliktig, mener Regnskap Norge det bør være krav om at kapitalforhøyelser på mer enn 100 000 kroner bekreftes av revisor. Videre uttaler Regnskap Norge:

«Utvalget argumenterer for at det med en beløpsgrense på kr 100 000 vil kunne åpnes for omgåelsesmuligheter ved at det foretas flere kapitalforhøyelser. Regnskap Norge mener at [det] bør kunne settes en effektiv stopper for dette ved å innta krav om maksimal kapitalforhøyelse over en nærmere bestemt periode, for eksempel 5 år. Dette bør etter vår vurdering utredes nærmere.»

Regnskap Norge mener det vil være fornuftig å ha krav om revisorbekreftelse av tingsinnskudd, når tingsinnskuddet er av en viss størrelse, og selskapet for øvrig er revisjonspliktig eller frivillig har valgt å la seg revidere. For å få færrest mulig beløpsgrenser å forholde seg til, mener Regnskap Norge at stiftelse med tingsinnskudd opp til 100 000 kroner bør kunne gjennomføres uten at verdiene må bekreftes av revisor eller andre:

«Kompetent takstmann eller lignende bør foreta selve verdivurderingen, så blir det opp til revisor å bekrefte at dette er gjort på riktig måte og at verdivurderingen som legges til grunn ser rimelig ut.»

Regnskap Norge støtter utvalgets forslag når det gjelder kapitalforhøyelse med tingsinnskudd og særskilte rettigheter. For slike innskudd uttaler foreningen at det er fornuftig og hensiktsmessig at verdien bekreftes av revisor.

Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen) er enig med utvalget i at det kan være praktisk at advokater skal kunne bekrefte at selskapet har mottatt aksjeinnskuddet når innskuddet skjer til klientkonto som føres av advokat. Ut over dette kan imidlertid ikke Advokatforeningen se at det foreligger noe stort behov for å åpne for at advokater kan bekrefte innbetaling av aksjeinnskuddet. Advokatforeningen mener at adgangen for advokater til å bekrefte innbetaling av aksjeinnskudd under enhver omstendighet bør være begrenset til der hvor aksjeinnskuddet gjøres opp i penger.

Advokatforeningen viser til utredningen punkt 13.4.5.3 hvor utvalget forutsetter at den som skal bekrefte innbetalingen «er søkegod, for eksempel gjennom en ansvarsforsikring». Advokatforeningen påpeker at dette vilkåret ikke fremgår av lovforslaget i utredningen, og at det derfor bør avklares om dette skal oppfattes som et legalt vilkår for å bekrefte innbetaling. Advokatforeningen uttaler:

«Advokater med norsk advokatbevilling som vil utøve advokatvirksomhet i eget navn, skal etter domstolloven § 222 stille sikkerhet for erstatningsansvar pådratt under utøvelse av «advokatvirksomheten». Gjelden[d]e krav er MNOK 5,0. Etter regler for god advokatskikk punkt 3.6 skal det tegnes ansvarsforsikring mot erstatningskrav som retter seg mot advokatens «yrkesutøvelse» under hensyn til art og omfang av advokatvirksomheten. Det er ikke stilt noen beløpsmessige krav til forsikringens størrelse. Vilkåret om søkegodhet vil vel bli knyttet til om det foreligger ansvarsforsikring for erstatningsbeløp som kan utløses av feil fra advokatens side på dette punktet. Regler for god advokatskikk er ikke rettsregler, og det kan derfor stilles spørsmål ved om forsikringsplikten som hjemles der kan anses som en erstatningsrettslig relevant handlingsnorm. I NOU 2015:3 Advokaten i samfunnet med utkast til ny advokatlov legges det i § 33 opp til pliktig ansvarsforsikring for ansvar som pådras under «advokatvirksomheten». I utkastets § 3 legal defineres «advokatvirksomhet» dels som den «egentlige advokatvirksomhet» (bistand til klient i og utenfor rettergang, jf. Rt 2010 s 1638) og dels «bistand som det er vanlig at advokater yter» og dels «bistand» som advokatbevillingen i eller i medhold av andre lover gir advokaten rett til å drive.

Vi nevner for øvrig at det kan reises spørsmål ved om ansvar som en advokat måtte komme i på grunn av feilaktig erklæring om innbetaling av aksjekapital, dekkes av den obligatoriske sikkerhetsstillelsen for advokater. Dette beror etter gjeldende rett på en tolkning av uttrykket «advokatvirksomhet» i domstolloven § 222, og også av polisevilkårene i sikkerhetsstillelsen. Siden det vel i utkastet forutsettes – uten at dette er sagt uttrykkelig – at bekreftelsen bare kan avgis av advokater med advokatbevilling i Norge (og dermed også gyldig sikkerhetsstillelse), er det nærliggende å anta at slike bekreftelser dekkes av sikkerhetsstillelsen og av ansvarsforsikring, i alle fall om legaldefinisjonen i utkastet til ny advokatlov anses som gjeldende rett.»

Brønnøysundregistrene kommenterer i sin høringsuttalelse utvalgets forslag om å gjøre unntak fra kravet i aksjeloven § 2-18 om bekreftelse av aksjeinnskudd ved stiftelse som ikke overstiger 100 000 kroner. Etaten viser i den forbindelse til utredningen punkt 13.4.5.3 hvor utvalget skriver at det vil være tilstrekkelig med styrets bekreftelse på at innskudd er gjort, samt opplysning om at en bankkonto er opprettet i selskapets navn. Etaten påpeker at aksjeloven per i dag ikke oppstiller krav om særskilt bankkonto før registering av selskapet, og at det heller ikke synes å være foreslått noen slik regel i lovforslaget i utredningen. Ut fra utvalgets drøftelse oppfatter imidlertid etaten det slik at opprettelse av bankkonto skal være en forutsetning for registrering av selskapet i Foretaksregisteret. Etaten viser til at slik hjemmel finnes i aksjeloven § 10-13 første ledd for innbetaling av aksjeinnskudd ved kapitalforhøyelse. Tilsvarende hjemmel bør etter etatens syn fremgå eksplisitt for innbetaling av aksjeinnskudd ved stiftelse. Det må etter etatens syn i så fall også vurderes hvorvidt og i hvilken grad Foretaksregisteret skal kontrollere at bankkonto er opprettet før registrering.

Brønnøysundregistrene kan ikke se at det er et praktisk behov for å utvide kretsen som kan bekrefte innbetaling av aksjekapital til også å omfatte advokater. Etaten stiller også spørsmål ved om det er tilstrekkelig behov for en slik utvidelse til at det kan forsvare kostnadene ved de løsninger som vil måtte etableres:

«For å kontrollere at revisor som bekrefter innbetaling faktisk er revisor, har Foretaksregisteret maskinell kontroll mot Finanstilsynets Revisorregister over godkjente revisorer og revisjonsselskap. Vi forutsetter at det må etableres en tilsvarende løsning mot Tilsynsrådet for advokatvirksomhet sitt register. Vi vil være avhengig av at registeret inneholder informasjon om org.nr. til advokatvirksomheten, enten denne utøves i eget navn (enkeltpersonforetak) eller er organisert som selskap. Det er grunn til å anta at etableringen av en slik løsning vil bli kostnadskrevende, og by på praktiske utfordringer.

Etter de foreslåtte endringene trengs det bare bekreftelse på innbetaling av aksjeinnskudd som overstiger 100 000 kr, samt kapitalforhøyelser. Som nevnt på s. 3, er det bare 4276 av totalt 27 918 nyregistrerte AS i 2016 som har over kr 100 000 i aksjekapital. Sett i sammenheng med forslaget om å oppheve krav om bekreftelse på innbetaling ved stiftelse dersom aksjekapitalen er under kr 100 000, illustrerer disse tallene at kun en mindre del av de selskap som stiftes vil trenge bekreftelse på innbetaling. Selv om man legger på antall kapitalforhøyelser, hvor det fortsatt etter forslaget skal være krav om bekreftelse på innbetaling uansett beløp, blir ikke tallet på berørte selskap vesentlig høyere. Utvidelsen til at advokater kan bekrefte innbetalingen berører dermed ikke majoriteten av aksjeselskapene, og det er ikke snakk om store besparelser. Det er Brønnøysundregistrenes oppfatning at bekreftelse fra finansinstitusjon eller revisor enkelt kan fremskaffes av selskapene etter dagens ordning. Vi stiller derfor spørsmål ved om det er tilstrekkelig behov for utvidelsen til at det kan forsvare kostnadene ved de løsninger som må etableres ved innføring av endringen i praksis.»

8.3.5 Departementets vurdering

8.3.5.1 Bekreftelse av aksjeinnskudd i penger

Departementet går ikke inn for forslaget i utredningen om å gjøre unntak fra kravet i aksjeloven § 2-18 om bekreftelse av mottatt aksjeinnskudd ved stiftelse, der innskuddet ikke overstiger 100 000 kroner.

Departementet ser at kravet til bekreftelse av aksjeinnskuddet kan medføre at stiftelsesprosessen blir mer omfattende. Særlig kan det stilles spørsmål om kravet til bekreftelse innebærer en uforholdsmessig kostnad for stifterne der aksjekapitalen er lav. Departementet er kjent med at enkelte finansforetak tar betalt for å avgi bekreftelse, men etter det departementet erfarer varierer dette. Departementet legger til grunn at også revisorer tar betalt for tiden det tar å verifisere at innskuddet er gjort opp. Kravet om bekreftelse av aksjeinnskudd er etter departementets vurdering en viktig kontroll med at aksjekapitalen er tilført selskapet. Departementet understreker at slik bekreftelse ikke innebærer en kontroll av annet enn at beløpet er innbetalt. Merknaden fra utvalget vedrørende obligatorisk opprettelse av konto som viktig moment for å forebygge økonomisk kriminalitet, tiltres derfor ikke.

Aksjeloven forutsetter at innbetaling av aksjeinnskudd skal skje fullt ut før registrering i Foretaksregisteret. Etter at foretaket er registrert, er det personlige ansvaret for dem som tegner aksjer begrenset til aksjeinnskuddet. Bortfall av kravet til bekreftelse vil etter departementets syn øke risikoen for at aksjeinnskudd ikke blir innbetalt. Dette vil skade både selskapets og kreditorenes interesser, og kan medføre redusert tillit til aksjeselskapet som selskapsform.

Etter departementets syn bør det heller ikke åpnes for et slikt unntak ved kapitalforhøyelser. Departementet er enig med utvalget i at et unntak fra kravet til bekreftelse av innskudd på inntil 100 000 kroner åpner for omgåelsesmuligheter. Det åpner for kapitalutvidelser med flere små innskudd som til sammen kan utgjøre betydelige beløp.

Regnskap Norge mener at det kan settes en effektiv stopper for eventuelle omgåelsesmuligheter ved å innta krav om maksimal kapitalforhøyelse over en nærmere bestemt periode. En slik løsning vil etter departementets syn gjøre regelverket mer omfattende og komplisert. Å føre kontroll med dette vil også innebære økt belastning for Foretaksregisteret. Departementet foreslår derfor ikke unntak fra kravet til bekreftelse av aksjeinnskudd i penger ved kapitalforhøyelse.

Departementet slutter seg til forslaget i utredningen om at advokater skal kunne bekrefte aksjeinnskudd som utelukkende gjøres opp i penger, på samme måte som revisorer og finansforetak. Til Advokatforeningens merknad om behovet for at advokater kan foreta attestasjonene, bemerkes at dette vil være opp til markedet å avgjøre. I det tilfellet at advokaten ikke ønsker å avgi slik bekreftelse, kan attestasjon innhentes fra andre.

Departementet foreslår at også autoriserte regnskapsførere skal kunne bekrefte aksjeinnskudd som utelukkende gjøres opp i penger.

I vurderingen har departementet lagt vekt på at bekreftelse av aksjeinnskudd i penger ikke krever noen skjønnsmessige vurderinger eller særskilt regnskapskompetanse. En utvidelse av kretsen som kan avgi slik bekreftelse vil også medføre flere tilbydere slik at kostnadene til attestasjoner antas å gå ned. Både advokater og autoriserte regnskapsførere er regulerte profesjoner underlagt tilsyn. Advokater og autoriserte regnskapsførere som velger å bekrefte aksjeinnskuddene, vil bli underlagt solidaransvaret etter aksjeloven § 2-19, og må ta ansvaret i betraktning når bekreftelse eventuelt avgis. Uaktsom eller forsettlig overtredelse av loven er i dag straffesanksjonert i henhold til aksjeloven § 19-1. Ved utvidelse av den personkretsen som kan foreta attestasjonene, vil det være naturlig å vurdere en utvidelse av § 19-1 til også å gjelde disse. Dette er ikke vurdert av utvalget. Departementet foreslår derfor ikke å gjøre dette nå, men vil vurdere nærmere om det bør foretas en slik utvidelse. Forsettlig uriktig attestasjon vil uansett omfattes av bestemmelsene om bedrageri i straffeloven kapittel 30. Risikoen for straff vil bidra til å redusere faren for misbruk.

Som eksempel på at det kan være praktisk at advokater bekrefter aksjeinnskudd, peker utvalget på tilfeller der aksjeinnskuddet innbetales til advokaters klientkonto. Departementet er enig i dette. Departementet understreker imidlertid at innbetaling foretatt til klientkonto ikke kan anses å innebære at aksjeinnskuddet er ytt uten at midlene særskilt merkes som tilhørende selskapet under stiftelse, og unntas motregningsrett frem til registrering er foretatt. Utbetaling fra klientkonto vil imidlertid enkelt kunne dokumenteres og derved verifiseres av advokaten.

Departementet foreslår etter dette endringer i aksjeloven §§ 2-18 og 10-9 slik at også advokater og autoriserte regnskapsførere kan bekrefte aksjeinnskudd ved stiftelse og kapitalforhøyelse som utelukkende gjøres opp i penger. Ansvarsregelen i aksjeloven § 2-19 foreslås som følge av dette utvidet tilsvarende.

Departementet foreslår at de samme endringene gjøres i allmennaksjeloven. Det foreligger etter departementets syn ikke spesielle hensyn knyttet til bekreftelse av aksjeinnskudd i penger i allmennaksjeselskaper som tilsier ulik behandling i de to lovene.

Endringsforslagene vil utvide subjektene som kan bekrefte aksjeinnskudd i penger til å omfatte advokater og autoriserte regnskapsførere, men gjør ellers ingen endringer i hva som skal bekreftes eller i ansvaret som er knyttet til den bekreftelsen som avgis.

I de generelle motivene i utredningen punkt 13.4.5.3 skriver utvalget at det er viktig at den som skal avgi innskuddsbekreftelse er «søkegod», for eksempel gjennom en ansvarsforsikring. Et slikt krav er imidlertid ikke tatt inn i utvalgets lovforslag. Departementet antar at det med søkegod menes at vedkommende som avgir bekreftelsen har midler til, eller har stilt sikkerhet for, å dekke et eventuelt ansvar etter aksjeloven § 2-19.

Departementet foreslår ikke å innta et krav i aksjelovene om at den som avgir innskuddsbekreftelse er søkegod. Et slik krav finnes ikke i aksjelovene eller foretaksregisterloven i dag for revisorer eller ev. finansforetak som skal avgi innskuddsbekreftelse eller andre særattestasjoner.

Slik departementet forstår utredningen, foreslår utvalget at det skal være et krav om at selskapet har opprettet en bankkonto for å kunne registreres i Foretaksregisteret dersom aksjeinnskudd gjøres opp i penger på inntil 100 000 kroner. Det er ikke krav om dette etter gjeldende regler. Et krav om bankkonto samsvarer heller ikke med de krav som stilles til innskuddsbekreftelsen i aksjeloven § 2-18. Etter bestemmelsen skal det bekreftes at «selskapet har mottatt aksjeinnskuddene». Det er ikke et krav om at den som avgir bekreftelsen skal bekrefte at innskuddene er på konto ved registreringen. Et krav om bankkonto vil også stenge for andre innskuddsformer. Departementet foreslår ikke å innføre et slikt krav.

For å kontrollere at revisor som bekrefter innbetaling av aksjeinnskudd faktisk er revisor, utfører Foretaksregisteret maskinell kontroll mot Finanstilsynets Revisorregister over godkjente revisorer og revisjonsselskap. Dersom det åpnes for at også advokater og autoriserte regnskapsførere skal kunne avgi innskuddsbekreftelser, må det etableres tilsvarende kontrollordninger for disse.

Alle autoriserte regnskapsførere og regnskapsførerselskaper skal etter regnskapsførerloven § 11 være registrert i Finanstilsynets Regnskapsførerregister. Enhetsregisteret mottar allerede i dag løpende informasjon om opplysningene i Regnskapsførerregisteret. Disse opplysningene kan dermed danne grunnlag for Foretaksregisterets kontroll med autoriserte regnskapsførere som avgir bekreftelse av aksjeinnskudd.

Brønnøysundregistrene skriver i sin høringsuttalelse at det må lages en løsning mot Tilsynsrådet for advokatvirksomhet sitt register over advokater for at Foretaksregisteret skal kunne føre kontroll med advokater som avgir innskuddsbekreftelse. Departementet vil vurdere nærmere hvilken løsning som vil være best egnet for slik kontroll.

8.3.5.2 Bekreftelse av tingsinnskudd

Departementet slutter seg til utvalgets vurdering om at det fortsatt skal være krav til bekreftelse av tingsinnskudd ved stiftelse og kapitalforhøyelse. Det vises også til departementets begrunnelse for å beholde krav til bekreftelse av aksjeinnskudd som utelukkende gjøres opp i penger.

Departementet går derimot ikke inn for forslaget i utredningen om at finansforetak og advokater, på samme måte som revisorer, skal kunne bekrefte at selskapet har mottatt tingsinnskudd.

Det er visse særlige forhold ved tingsinnskudd som tilsier at kun revisorer bør ha adgang til å bekrefte tingsinnskudd. I Perland-utredningen side 21 påpekes flere slike forhold:

«I utgangspunktet vil det neppe gi stor besparelse for selskapet å benytte verdipapirforetak, advokat eller autorisert regnskapsfører fremfor revisor til å bekrefte tingsinnskudd eller emisjon ved motregning. En besparelse kan likevel tenkes i tilfeller hvor selskapet allerede har engasjert advokat eller regnskapsfører til å bistå med stiftelsen eller kapitalforhøyelsen, og hvorved bekreftelsen ikke vil medføre omfattende merarbeid for den som avgir bekreftelsen.

Det stilles strengere krav til revisors uavhengighet fra selskapet og tegnerne enn det som stilles til advokater og autoriserte regnskapsførere. Det kan være et hensyn som tilsier at kun revisor kan avgi innskuddsbekreftelser for annet enn kontantinnskudd.

Stiftelser og kapitalforhøyelser som foretas med tingsinnskudd eller ved motregning vil samtidig medføre plikt til å utarbeide redegjørelse av innskuddet etter aksjelovens § 2-6, jfr § 10-2 (3). Det vil være påkrevd at revisor bekrefter slik redegjørelse. (…) Det vil være en nær sammenheng mellom beskrivelsen av innskuddet i redegjørelsen og gjennomføringen av innskuddet. Ettersom revisor uansett skal bekrefte redegjørelsen, kan det forventes at det ikke medfører omfattende merarbeid for revisor også å bekrefte gjennomføringen av innskuddet. I den utstrekning ordningen med revisors særattestasjon av redegjørelser opprettholdes, kan det derfor tilsi at også kravet om revisors bekreftelse av de tilknyttede innskudd opprettholdes uendret.»

Departementet er enig i disse betraktningene. Departementet foreslår derfor ikke endringer i aksjelovens og allmennaksjelovens regler om hvem som kan bekrefte at selskapet har mottatt tingsinnskudd.

8.3.5.3 Særlig om finansforetaks adgang til å bekrefte innbetaling av aksjeinnskudd

Ved lov 16. desember 2011 nr. 63 ble det i aksjeloven og allmennaksjeloven åpnet for at finansinstitusjoner kan bekrefte innbetaling av aksjeinnskudd som utelukkende gjøres opp i penger. Med finansinstitusjon var ment banker og andre selskaper, foretak og andre institusjoner som var regnet som finansinstitusjoner etter tidligere lov 10. juni 1988 nr. 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner (finansieringsvirksomhetsloven) § 1-3, jf. § 1-2.

Begrepet «finansinstitusjon» i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 2-18, 2-19 og 10-9 ble endret til «finansforetak» ved ikrafttredelse av lov 10. april 2015 nr. 17 om finansforetak og finanskonsern (finansforetaksloven). Finansforetak er definert i finansforetaksloven § 1-3, og omfatter banker, kredittforetak, finansieringsforetak, forsikringsforetak, pensjonsforetak, holdingforetak i konsern, betalingsforetak og e-pengeforetak. Oppregningen viderefører i hovedsak begrepet «finansinstitusjon» i finansieringsvirksomhetsloven, i tillegg til at også betalingsforetak og e-pengeforetak omfattes.

Finansforetak omfatter flere foretakstyper enn finansinstitusjon. Det omfatter også flere foretak enn de virksomhetene som normalt avgir denne typen innskuddsbekreftelser. Departementet kan ikke se at betydningen av å utvide adgangen til å avgi bekreftelse av aksjeinnskudd i penger fra finansinstitusjon til finansforetak ble vurdert nærmere i forbindelse med vedtakelsen av finansforetaksloven. Departementet stiller spørsmål ved om dette var en tilsiktet utvidelse. Departementet mener at det er behov for å gjennomgå hvilke typer finansforetak som kan avgi denne typen erklæringer. Utredningen og mottatte høringsinnspill gir imidlertid ikke grunnlag for å foreta en slik vurdering nå.

8.4 Bekreftelse av kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte

8.4.1 Gjeldende rett

Nedsettelse av aksjekapitalen er regulert i aksjeloven kapittel 12. Beslutning om kapitalnedsettelse treffes etter § 12-1 av generalforsamlingen. Etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum kan det beløpet nedsettelsen gjelder (nedsettelsesbeløpet) bare anvendes til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte (jf. nr. 1), utdeling til aksjeeierne eller sletting av selskapets egne aksjer (jf. nr. 2) og avsetning til fond som skal brukes etter generalforsamlingens beslutning (jf. nr. 3). Generalforsamlingens beslutning om å nedsette aksjekapitalen skal meldes til Foretaksregisteret, jf. aksjeloven § 12-4.

Skal hele nedsettelsesbeløpet brukes til dekning av tap etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 1, trer kapitalnedsettelsen i kraft når meldingen er registrert. Allmennaksjeloven har tilsvarende regler som aksjeloven.

Ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte, bestemmer foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h at det som vedlegg til meldingen til Foretaksregisteret skal følge en erklæring fra revisor. Kravet om revisors erklæring har imidlertid ikke materiell forankring i aksjeloven eller allmennaksjeloven. Kravet om revisorerklæring gjelder også for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet.

Ifølge Ot.prp. nr. 72 (1994–95) side 30 er begrunnelsen for at det skal vedlegges en erklæring fra revisor at:

«Revisor vil være den nærmeste til å kunne bekrefte at nedsettingsbeløpet går til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte, jf. aksjeloven §§ 6-1 og 6-2. Også det faktum at det som hovedregel ikke kunngjøres kreditorvarsel i disse tilfellene, tilsier at revisorerklæring bør bli vedlagt meldingen om kapitalnedsettingen.»

Skal hele nedsettelsesbeløpet brukes til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte, kan kapitalnedsettelsen iverksettes uten kreditorvarsel, jf. aksjeloven § 12-5. Selskapet kan imidlertid velge å gjennomføre kapitalnedsettelsen med kreditorvarsel i henhold til aksjeloven § 12-6, jf. § 12-5 første ledd siste alternativ. Hvis dette gjøres, skal det i tillegg foreligge en uttalelse om forholdet til selskapets kreditorer. Dette særattestasjonskravet vurderes i punkt 8.5.5.2. Tilsvarende bestemmelser finnes i allmennaksjeloven.

Også andre lover enn aksjeloven og allmennaksjeloven har bestemmelser om nedsettelse av kapitalen til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte. Dette gjelder blant annet selskapsloven § 3-19, stiftelsesloven § 17 og statsforetaksloven § 16. Kravet i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h om at revisors erklæring skal følge ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelsen, gjelder også i disse tilfellene.

8.4.2 Utenlandsk rett

Ifølge utredningen stilles det ingen krav til revisors bekreftelser ved kapitalnedsettelse til dekning av tap i dansk eller svensk rett.

8.4.3 Forslaget i utredningen

I utredningen punkt 13.4.11 foreslås det å oppheve foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. I lovforslaget i utredningen er imidlertid bestemmelsen foreslått opphevet i sin helhet. Forslaget har derfor også betydning for andre lover enn aksjeloven og allmennaksjeloven som åpner for kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte.

Etter utvalgets syn er det vanskelig å se noen god begrunnelse for lovbestemmelsen. Derimot vurderer utvalget at det er tungtveiende argumenter mot å beholde den. I utredningen står det:

«Det må være positivt både for kreditorer og selskapet at udekkede tap dekkes, enten dette skjer ved nedsettelse av aksjekapitalen eller på annen måte. Kapitalnedsettelsen bidrar til at det sikres et rettvisende bilde av selskapets reelle kapitalsituasjon. Det er derfor liten grunn til å ha regler som begrenser muligheten for at selskap kan nedsette aksjekapitalen for dette formålet. For selskaper som har lidt tap som ikke kan dekkes på annen måte, kan kostnader til revisors erklæring fremstå som unødig byrdefullt. For selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet, vil et krav om bekreftelse fra revisor være spesielt byrdefullt, da en slik bekreftelse som regel medfører en begrenset revisjon.»

Dersom bestemmelsen videreføres for aksjeselskaper, mener utvalget at det i alle fall bør gjøres unntak for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet. Utvalget skriver at ettersom dette er en subsidiær løsning, fremmer det ikke lovforslag for denne løsningen.

8.4.4 Høringsinstansenes syn

NHO og Regnskap Norge støtter forslaget i utredningen om å oppheve kravet for aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper om revisorbekreftelse i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte.

Brønnøysundregistrene viser til at kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte kan gjennomføres for en rekke andre foretaksformer enn aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper:

«Kapitalnedsettelse til dekning av tap kan gjennomføres i en rekke andre selskap enn aksjeselskap og allmennaksjeselskap: Kommandittselskap (KS, jf. selskapsloven § 3-19), Europeisk selskap (SE, jf. SE-loven § 2, jf asal. § 12-1), selskap som omfattes av lov om finansforetak men som ikke er organisert som allmennaksjeselskap, for eksempel sparebanker, gjensidige forsikringsselskaper (jf. finansforetaksloven § 10-21), statsforetak (jf. statsforetaksloven § 16) og stiftelser (jf. stiftelsesloven § 17).»

Kravet til revisorbekreftelse etter foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h gjelder også i disse tilfellene. Brønnøysundregistrene mener at forholdet til disse lovene bør vurderes før kravet i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h oppheves.

8.4.5 Departementets vurdering

Departementet foreslår å endre foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h for aksjeselskaper. Forslaget innebærer at det gjøres unntak fra kravet til revisorerklæring ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 1.

Det foreslås i denne proposisjonen ikke tilsvarende unntak for allmennaksjeselskaper. Departementet vil vurdere nærmere om det er grunnlag for dette.

Det finnes tungtveiende grunner for å oppheve kravet til revisorerklæring i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h for aksjeselskaper. For selskapets kreditorer og selskapet selv er det positivt at udekkede tap dekkes. Samtidig gir kapitalnedsettelsen et mer rettvisende bilde av selskapets reelle kapitalsituasjon. Etter departementets syn innebærer et krav om revisorbekreftelse for denne type kapitalnedsettelse en unødig byrde for aksjeselskaper. Særlig gjelder dette for selskaper som har fravalgt revisjon, da en slik bekreftelse innebærer et krav om begrenset revisjon. Ingen av høringsinstansene går mot forslaget om å oppheve kravet til revisorbekreftelse i disse tilfellene.

Kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte kan gjennomføres etter en rekke andre lover enn aksjeloven. Kravet til revisorbekreftelse i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h gjelder også ved melding til Foretaksregisteret i disse tilfellene.

Utvalget har foreslått å oppheve bestemmelsen uten at forholdet til andre lover eller sammenslutningsformer er nevnt eller vurdert. Departementet tilrår ikke at dette gjøres uten at konsekvensene er vurdert. Betydningen av kravet til revisorerklæring må vurderes for den enkelte sammenslutningsform hvor det åpnes for kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte. Endringer må vurderes konkret ut fra de hensyn som den aktuelle loven skal ivareta, og den aktuelle selskapsformens egenart.

Hensynet til likebehandling av ulike foretaksformer og sammenheng i regelverket kan tilsi at det ikke bør fastsettes unntak fra kravet til revisorerklæring i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h for aksjeselskaper, før forholdet til de andre lovene er vurdert. Forskjellige krav til særattestasjoner for samme type transaksjon i ulike foretakslover kan også gjøre lovgivningen mindre oversiktlig.

Departementet finner likevel at slik likebehandling ikke kan tillegges avgjørende vekt. Det finnes langt flere aksjeselskaper enn selskaper med andre selskapsformer. Det er også stilt ulike krav i lovgivningen for ulike selskapsformer. Mens små aksjeselskaper kan fravelge revisjon, finnes ikke tilsvarende mulighet for samvirkeforetak. Når det først er vurdert at kravet til en bestemt særattestasjon er uforholdsmessig tyngende for aksjeselskaper, mener departementet at kravet bør oppheves for slike selskaper, selv om en tilsvarende vurdering ikke er gjort for andre typer foretak.

I lys av dette foreslår departementet at kravet til revisorbekreftelse i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h ikke skal gjelde ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelse etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 1. Departementet foreslår at dette lovteknisk gjøres ved at det tas inn et unntak i foretaksregisterloven § 4-4 bokstav h.

8.5 Kapitalnedsettelse til utdeling og andre formål

8.5.1 Gjeldende rett

8.5.1.1 Bekreftelse av dekning for selskapets bundne egenkapital

Det følger av aksjeloven § 12-2 annet ledd sjette punktum at revisor ved kapitalnedsettelse med utdeling eller avsetning til frie fond skal «bekrefte at det etter nedsettingen vil være full dekning for selskapets bundne egenkapital». Kravet om slik revisorbekreftelse ble innført med aksjeloven av 1997. Innføringen av kravet er ikke begrunnet i forarbeidene.

Kravet til revisorbekreftelse i aksjeloven § 12-2 annet ledd sjette punktum gjelder også ved kapitalnedsettelse i forbindelse med fisjon hvor det overdragende selskapet fortsetter. Dette følger av aksjeloven § 14-3 tredje ledd, som gir aksjeloven § 12-2 tilsvarende anvendelse.

Aksjeloven § 4-24 fjerde ledd tredje punktum og § 4-25 tredje ledd første punktum har lignende krav til revisorbekreftelse ved innløsning og utelukkelse av aksjeeiere. Hvis innløsningen eller utløsningen skal gjennomføres ved sletting av aksjene etter reglene om kapitalnedsettelse, skal revisor bekrefte at selskapets egenkapital er tilstrekkelig. Samme krav til revisorbekreftelse gjelder der selskapet har tilstrekkelig fri egenkapital til å overta aksjene, uten å måtte gå veien om kapitalnedsettelse. Heller ikke disse kravene om revisorbekreftelse er begrunnet i lovforarbeidene.

Ovennevnte krav til revisorbekreftelser gjelder også for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet.

Revisors arbeid knyttet til å avgi slike bekreftelser er nærmere regulert i revisjonsstandarden SA 3802[14] punkt 143:

«Revisor må foreta kontrollberegning av om det er dekning for bundet egenkapital etter at det er tatt hensyn til virkningen av nedsettingen. Herunder tar revisor stilling til selskapets vurdering av om det etter nedsettelsen har forsvarlig egenkapital og likviditet. Det må av den grunn utføres revisjonshandlinger vedrørende hendelser etter balansedagen inntil bekreftelse avgis jf. ISA 560 «Hendelser etter balansedagen».»

8.5.1.2 Bekreftelse om kreditorinnsigelser

Skal nedsettelsesbeløpet brukes som nevnt i aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 2 eller 3, skal kreditorene varsles etter reglene i § 12-6. Foretaksregisteret skal, så snart beslutningen om kapitalnedsettelsen er registrert, kunngjøre beslutningen i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon og varsle selskapets kreditorer om at innsigelse mot at nedsettelsen settes i kraft, må meldes til selskapet innen seks uker fra kunngjøringen. En kreditor med forfalt og ikke omtvistet fordring, kan kreve at fordringen dekkes før kapitalnedsettelsen settes i kraft. En kreditor med omtvistet eller ikke forfalt fordring, kan kreve at betryggende sikkerhet blir stilt, dersom fordringen ikke er betryggende sikret fra før.

Ved melding til Foretaksregisteret om gjennomføring av kapitalnedsettelser etter kreditorvarsling skal det legges ved en bekreftelse om at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at beslutningen trer i kraft, jf. aksjeloven § 12-6 nr. 3 annet punktum. Bekreftelsen skal være underskrevet av styret og revisor. Kravet om slik bekreftelse gjelder også for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet.

Revisors arbeid knyttet til å avgi slike bekreftelser er nærmere regulert i revisjonsstandarden SA 3802 punkt 148 og 149:

«148. Før revisor avgir sin uttalelse til Foretaksregisteret, må revisor rette forespørsel til selskapets ledelse, og eventuelt andre, om det er mottatt innsigelser fra selskapets kreditorer. Revisor tar utgangspunkt i den bekreftelse som styret avgir. Dersom det er mottatt innsigelser, må revisor vurdere de konsekvenser dette kan få for revisors uttalelse. Foruten å få fremlagt styrets bekreftelse, forespør revisor daglig leder og eventuelt advokatforbindelse(r) om mulige innsigelser. Deretter vurderes den regnskapsmessige virkning av krav, sikkerhetsstillelser med videre. Revisor bør, før avleggelse av sin erklæring om forholdet til kreditorene, kontrollere om det er gjennomført vurdering av dekning for bunden egenkapital på tidspunkt for vedtaket. Dersom revisor blir klar over at denne vurderingen ikke er gjennomført, vil revisor normalt ikke kunne avgi sin erklæring om forholdet til kreditorene.

149. Revisor har ikke noe ansvar for å foreta en fornyet vurdering av om det er dekning for bundet egenkapital på tidspunktet for avgivelse av uttalelsen. Dersom revisor blir kjent med at det har inntruffet hendelser som det ikke var tatt hensyn til i forbindelse med beslutningen om kapitalnedsetting, må det likevel foretas en fornyet vurdering av om dette har betydning for gjennomføringen av kapitalnedsettingen.»

8.5.2 Utenlandsk rett

I utredningen punkt 13.4.12.2 står følgende om utenlandsk rett:

«I dansk rett er det ingen krav om revisorbekreftelse av kapitaldekningen, jf. selskabsloven §§ 185 flg. Dersom kapitalnedsettelsen skal skje med tingsutdeling, skal det være en redegjørelse om dette fra revisor, jf. selskabsloven § 190.

I svensk rett følger det av aktiebolagslagen 20. kap. 8 § annet ledd at revisor skal avgi en vurdering til generalforsamlingen om kapitalnedsettelsen bør vedtas, med særlig vekt på vurderinger av hensynet til forsvarlig egenkapital.

Det er ingen krav til revisors bekreftelse av forholdet til selskapets kreditorer etter dansk eller svensk rett.»

8.5.3 Forslaget i utredningen

I utredningen punkt 13.4.12.3 foreslås det å oppheve kravene om bekreftelse av kapitaldekning i aksjeloven § 12-2 annet ledd sjette punktum og bekreftelse om kreditorinnsigelse i § 12-6 nr. 3 annet punktum. Utvalget foreslår også å oppheve kravet om revisorbekreftelse ved innløsning av aksjeeier i aksjeloven § 4-24 fjerde ledd tredje punktum. Utvalget påpeker at det ikke er nødvendig å foreslå endringer i reglene om utløsning av aksjeeier, ettersom aksjeloven § 4-25 tredje ledd første punktum viser til aksjeloven § 4-24 fjerde ledd.

Utvalget påpeker at særlig kreditorinteresser beskyttes ved regler om revisorbekreftelse av kapitaldekningen i selskapet, mens aksjeeiernes interesser vil være beskyttet gjennom likebehandlingsregler og saksbehandlingsreglene for de aktuelle transaksjonene.

Som begrunnelse for forslaget viser utvalget til at det kan være relativt stort omfang av de kontrollhandlinger som må gjennomføres for at revisor kan avgi uttalelsene om dekning for bundet egenkapital og om forholdet til kreditorene. Selv om det ikke fremgår uttrykkelig av utredningen, antar departementet at utvalget her sikter til revisors kontrollhandlinger etter revisjonsstandarden SA 3802 punkt 143, 148 og 149. Samtidig mener utvalget at det er grunn til å anta at nytteverdien er begrenset. Når det gjelder ivaretakelse av hensynet til kreditorene, skriver utvalget:

«Hensynet til kreditor er etter utvalgets oppfatning ivaretatt gjennom reglene i aksjeloven § 12-6 nr. 2 om kreditorvarsling og tilhørende bestemmelser som forbyr gjennomføring av kapitalnedsettelse dersom det er kommet innsigelse fra kreditor med uomtvistet og forfalt fordring. Loven gir dessuten kreditor med omtvistet eller ikke forfalt fordring adgang til å kreve sikkerhetsstillelse.»

Dersom bestemmelsene videreføres for aksjeselskaper, foreslår utvalget at det bør gjøres unntak for selskaper som ikke har revisjon av årsregnskapet. Utvalget viser til at omfanget av nødvendige kontrollhandlinger for slike selskaper vil kunne bli større enn for selskaper med revisjon, slik at kostnadene vil være forholdsmessig høyere.

Etter utvalgets oppfatning gjør de samme hensyn seg gjeldende for revisors bekreftelse av dekning for bundet egenkapital ved kapitalnedsettelse ved fisjon, som ved kapitalnedsettelse til utdeling og andre formål, jf. aksjeloven § 14-3 tredje ledd som gir aksjeloven § 12-2 tilsvarende anvendelse. Utvalget foreslår derfor å oppheve krav om at revisor skal bekrefte at det etter nedsettelsen skal være full dekning for selskapets bundne egenkapital ved fisjon. Et tilleggsargument for å oppheve kravet ved fisjon er ifølge utvalget at:

«(…) kravet om revisors bekreftelse kun er aktuelt dersom det overdragende selskapet videreføres. Dersom fisjonen innebærer at overdragende selskap oppløses, bortfaller nødvendigvis også kravet om at det skal avgis uttalelse om dekning for bunden egenkapital.»

Utvalget mener de samme hensyn i utgangspunktet gjør seg gjeldende for allmennaksjeselskaper, slik at tilsvarende endringer også burde gjennomføres i allmennaksjeloven. Utvalget skriver imidlertid at det «ikke har vurdert om EU-selskapsrett kan være til hinder for tilsvarende endringer i allmennaksjeloven». Utvalget foreslår derfor ikke tilsvarende endringer for allmennaksjeselskaper.

8.5.4 Høringsinstansenes syn

NHO og Regnskap Norge støtter forslaget i utredningen om å oppheve kravene til revisorbekreftelse ved nedsettelse av kapitalen til utdeling og andre formål.

Brønnøysundregistrene støtter forslaget om å fjerne kravet i aksjeloven § 12-6 nr. 3 om at det skal vedlegges bekreftelse fra styret og revisor om at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at kapitalnedsettelsen trer i kraft. Etaten påpeker at dersom kravet om styrets bekreftelse oppheves, kan gjennomføringen av kapitalnedsettelsen meldes og registreres uten styrets direkte involvering:

«Elektronisk melding i Altinn om gjennomføring av kapitalnedsettelsen kan signeres av fysisk person som styreleder eller daglig leder i foretaket har delegert retten til å signere meldingen til, jf. forskrift 18. desember 1987 nr. 984 om registrering av foretak § 9 andre ledd. Et alternativ kan være å bevisstgjøre og ansvarliggjøre innsender, ved at vedkommende må bekrefte i meldingen at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at kapitalnedsettelsen gjennomføres.»

Norsk Øko-forum er skeptisk til å oppheve kravene i aksjeloven § 12-2 annet ledd sjette punktum om bekreftelse av kapitaldekning og § 12-6 nr. 3 om bekreftelse av kreditorinnsigelse, da dette kan øke risikoen for blant annet ulovlige utdelinger.

Advokatforeningen viser til at det i lovforslaget i utredningen foreslås å oppheve aksjeloven § 4-24 fjerde ledd fjerde punktum:

«Det foreslås å oppheve paragrafens fjerde ledd fjerde punktum. Vi går ut ifra at dette er en feil, og at det er fjerde ledd tredje punktum om revisorbekreftelse som skal oppheves. Feilen skyldes antagelig at utvalget har oversett at fjerde ledd ble endret ved lov 9. mai 2014 nr. 16.»

Det samme er påpekt av Revisorforeningen. Departementet antar at den feilaktige lovhenvisningen i utredningen skyldes en inkurie.

8.5.5 Departementets vurdering

8.5.5.1 Bekreftelse av dekning for selskapets bundne egenkapital

Departementet er enig i utvalgets vurdering om at omfanget av de kontrollhandlinger som må gjennomføres for at revisor kan avgi uttalelsene om dekning for bundet egenkapital, kan være betydelige. Nytteverdien av et krav om revisorbekreftelse beror på en avveining av selskapets kostnader ved å skaffe til veie uttalelsen og beskyttelsen den gir selskapskapitalen, og dermed også kreditorene. Et sentralt moment vil være om øvrige regler i aksjeloven gir kreditorene tilstrekkelig vern.

Skal nedsettelsesbeløpet brukes som nevnt i aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 2 eller 3, gjelder reglene om kreditorvarsling i § 12-6. Det samme gjelder ved innløsning og utløsning av aksjeeiere etter aksjeloven §§ 4-24 og 4-25 dersom egenkapitalsituasjonen er slik at selskapet ikke kan erverve aksjene, og innløsningen eller utløsningen må gjennomføres ved kapitalnedsettelse. Reglene om kreditorvarsling i aksjeloven § 12-6 gjelder også ved fisjon der det overdragende selskapet fortsetter og det gjennomføres kapitalnedsettelse.

Kreditorene skal dermed varsles om kapitalnedsettelsen og har mulighet til å få gjort opp sitt krav eller motta betryggende sikkerhet før kapitalnedsettelsen kan gjennomføres. Kreditorer som ikke melder seg innen kreditorfristens utløp, kan ikke hindre at kapitalnedsettelsen gjennomføres eller kreve betaling eller sikkerhet. Kreditorfristen er ikke preklusiv, det vil si at de ikke taper kravene. Departementet vurderer at hensynet til kreditorene ved disse kapitalnedsettelsene er tilstrekkelig ivaretatt gjennom reglene om kreditorvarsel, og at det derfor ikke er behov for revisors erklæring.

Aksjeloven § 12-1 tredje ledd åpner for at det i forbindelse med kapitalnedsettelse etter § 12-1 første ledd kan skje utdelinger til aksjeeierne med større beløp enn nedsettelsesbeløpet. Kravene til kreditorvarsling gjelder også i disse tilfellene. For den delen (beløpet) som eventuelt deles ut i tillegg til aksjekapitalen, gjelder de samme utdelingsrammene som for utdeling etter aksjeloven § 8-2 og utdeling av ekstraordinært utbytte etter aksjeloven § 8-2 a. Disse utdelingsrammene gjelder også ved innløsning etter aksjeloven § 4-24 og utløsning etter aksjeloven § 4-25 der selskapet har tilstrekkelig fri egenkapital til å erverve aksjene uten å måtte gå veien om kapitalnedsettelse.

Utdeling av ordinært utbytte og ekstraordinært utbytte krever ikke at revisor bekrefter dekning for selskapets bundne egenkapital. Departementet kan vanskelig se at det er grunn til å stille strengere krav til kreditorbeskyttelse gjennom krav til slik revisorerklæring ved utdeling ut over kapitalnedsettelsesbeløpet etter aksjeloven § 12-1 tredje ledd, og ved kjøp av aksjer ved innløsning og utløsning etter aksjeloven §§ 4-24 og 4-25.

Det kan reises spørsmål om hvorvidt hensynet til fremtidige kreditorer og tilliten til selskapets kapitalbase tilsier at kravene til revisorbekreftelse beholdes. Som påpekt i Perland-utredningen side 28 til 29 er det imidlertid i aksjeloven ikke noe konsekvent vern av den gjenværende egenkapital etter tidspunktet for aksjeinnskudd ved stiftelse og kapitalforhøyelse, selv om også slike innskudd krever bekreftelse fra revisor, eller finansforetak der innskuddet er gjort opp i penger:

«Utdelinger av utbytte kan skje uten revisorbekreftelse. Endog bunden egenkapital kan reduseres ved underskudd. Hovedmekanismen for beskyttelse mot svak egenkapital er aksjelovens §§ 3-4 og 3-5. Heller ikke disse forutsetter revisors medvirkning. Det er derfor betimelig å reise spørsmålet om hvorfor nettopp reduksjon av egenkapitalen ved kapitalnedsettelser skal kreve revisorbekreftelse.»

Med bakgrunn i ovennevnte mener departementet at beskyttelse av kreditorers interesser er tilstrekkelig ivaretatt gjennom andre bestemmelser i aksjeloven.

Departementet foreslår derfor å oppheve kravet i aksjeloven § 12-2 annet ledd sjette punktum om revisors bekreftelse av kapitaldekningen for gjenværende bundet egenkapital. Det samme gjelder til tilsvarende krav til revisorbekreftelser av kapitaldekning i aksjeloven § 4-24 fjerde ledd tredje punktum og aksjeloven § 4-25 tredje ledd første punktum. Som utvalget påpeker viser aksjeloven § 4-25 tredje ledd første punktum til aksjeloven § 4-24 fjerde ledd. En opphevelse av regelen i aksjeloven § 4-24 fjerde ledd tredje punktum vil dermed fjerne kravene til revisorbekreftelse i begge bestemmelsene. Tilsvarende gjelder aksjeloven § 14-3 tredje ledd da denne viser til aksjeloven § 12-2.

8.5.5.2 Bekreftelse om kreditorinnsigelser

Bestemmelsene om kreditorvarsel er et sentralt virkemiddel for kreditorvern i aksjeloven. Formålet med reglene om kreditorvarsel i aksjeloven § 12-6 er å gi kreditorene mulighet til å ivareta sine interesser ved kapitalnedsettelse. Kravene til kreditorvarsel skal sikre at kreditorer gjøres kjent med beslutningen om kapitalnedsettelse slik at disse kan få gjort opp eller sikret sine krav før kapitalnedsettelsen trer i kraft. De skal også sikre at forholdet til kreditorene som fremmer innsigelser, faktisk er avklart før ikrafttredelsen. Spørsmålet er hvilken betydning revisors erklæring og den kontrollen revisor gjør i den forbindelse, har for å sikre at reglene i aksjeloven § 12-6 etterleves.

Revisors erklæring er ikke nødvendig for å påse at kreditorene blir varslet. Selskapet sender inn melding om beslutningen om kapitalnedsettelse til Foretaksregisteret, og Foretaksregisteret sørger for kunngjøring av kreditorvarselet.

Det er etter departementets syn hensiktsmessig at styret avgir og undertegner en erklæring om at forholdet til kreditorene er avklart før kapitalnedsettelsen trer i kraft. Styret har det overordnede ansvaret for å forvalte selskapet og for å sikre at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet. En erklæring fra styret letter samtidig Foretaksregisterets kontroll med at vilkårene i § 12-6 er oppfylt, før ikrafttredelsen av kapitalnedsettelsen skjer.

I Ot.prp. nr. 36 (1993–94) side 232 er det lagt til grunn at revisor har en begrenset undersøkelsesplikt:

«Det må være klart at revisor har en viss undersøkelsesplikt. Han eller hun må i det minste forhøre seg med selskapet om det har kommet noen innsigelser innen fristen. Noen særlig form for undersøkelsesplikt utover dette er det imidlertid vanskelig å se at kan pålegges revisor dersom selskapet svarer benektende på en slik forespørsel.»

Det samme følger også av revisjonsstandarden SA 3802 punkt 148. Det fremgår der at revisor skal rette en forespørsel til selskapets ledelse, og eventuelt andre, om det er mottatt innsigelser fra selskapets kreditorer. Det fremgår imidlertid at revisor skal ta utgangspunkt i styrets bekreftelse. I tillegg skal revisor forespørre selskapets daglige leder og selskapets eventuelle advokat.

Grunnlaget for revisors undersøkelser er dermed i utgangspunktet opplysninger fra styret og eventuelt andre som tjenestegjør for selskapet. Departementet slutter seg derfor til synspunktet i Perland-utredningen side 30 om at revisors kontroll gir begrenset grad av reell kvalitetssikring ut over den bekreftelsen som styret selv avgir til Foretaksregisteret etter aksjeloven § 12-6 nr. 3. Det samme gjelder utrederens vurdering om at:

«Det kan også være en risiko for at revisors bekreftelse av forholdet til kreditorene kan gi en falsk trygghet som ikke nødvendigvis er formålstjenlig for å sikre tilliten til kreditorvernet.»

På denne bakgrunn er departementet kommet til at kravet om revisors erklæring vedrørende kreditorinnsigelser bør oppheves.

I de generelle motivene i aksjelovutvalgets utredning og i selve lovforslaget foreslås det å oppheve regelen i aksjeloven § 12-6 nr. 3 annet punktum om bekreftelse av kreditorinnsigelse. Det følger imidlertid av bestemmelsen at bekreftelsen skal være underskrevet av styret og revisor. Så vidt departementet kan se, er kun spørsmålet om behovet for revisors bekreftelse vurdert i utredningen. Departementet mener at det fortsatt bør stilles krav om at styret avgir og undertegner en slik erklæring. Det vises til det som er sagt ovenfor om styrets ansvar for å forvalte selskapet.

Departementet foreslår at aksjeloven § 12-6 nr. 3 annet punktum endres, slik at ikke lenger er krav om at revisor skal avgi og undertegne erklæring om at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at beslutningen trer i kraft. Forslaget medfører ingen endring i styrets plikt til å avgi slik erklæring.

8.5.6 Særattestasjonskrav i allmennaksjeloven

Det fremgår av punkt 8.5.3 at utvalget ikke har foreslått endringer i kravene til revisorerklæring ved kapitalnedsettelse til utdeling og andre formål i allmennaksjeloven. Utvalget begrunner dette med at det ikke har vurdert om EU/EØS-retten kan være til hinder for slike endringer.

Departementet vil vurdere dette nærmere og fremme eventuelle forslag til endringer i allmennaksjeloven på et senere tidspunkt.

9 Økonomiske og administrative konsekvenser

9.1 Innledning

Formålet med lovforslaget er å lette de økonomiske og administrative byrdene for næringslivet og å legge til rette for næringsvirksomhet og økt samlet verdiskaping. For å oppnå dette fremmes det forslag om forenkling og modernisering av enkeltbestemmelser i aksjelovene.

Forenklingene legger til rette for at virksomheter kan bruke mindre ressurser på rapportering og kjøp av administrative tjenester. Reduserte kostnader kan gjenspeiles i et redusert behov for kapital. Forenklingene vil være særlig nyttige for nye virksomheter og små aksjeselskaper med knappe egne administrative ressurser og begrensede midler til å kjøpe inn administrative tjenester.

Forenkling for den enkelte virksomhet kan også komme andre virksomheter, forbrukere og samfunnet til gode, og dermed bidra til økt samlet verdiskaping. Det kan for eksempel skje om foretak som oppnår forenklinger, reduserer sine priser eller på andre måter gir bedre betingelser. Frigjorte ressurser ved forenkling kan også anvendes i andre deler av virksomheten.

For at norske virksomheter skal kunne hente ut effektiviseringsgevinstene som ligger i digitale løsninger, må regelverket de er underlagt, åpne for bruk av slike løsninger.

Deler av aksjeloven fremstår i dag som relativt komplisert å forholde seg til. 161 233 av 265 080 aksjeselskaper hadde i 2015 kun én aksjeeier, og 248 836 av 265 080 aksjeselskaper hadde fire eller færre aksjeeiere, ifølge tall fra Statistisk sentralbyrå.[15] De fleste av disse selskapene har antagelig begrenset juridisk og regnskapsfaglig kompetanse. For dem er et regelverk som er enkelt å forstå, av særlig stor betydning. Departementet understreker at en vesentlig del av forslagene til forenklinger i regelverket er utformet for at selskapene kan forstå og oppfylle kravene de setter, uten ekstern eksperthjelp. Lovverket skal i størst mulig grad kunne leses og forstås av bedriftene og aksjeeierne selv. Det skal samtidig innrettes slik at det ikke gir opphav til konflikter mellom aksjeeierne. Departementet tilstreber også å utvikle lovverket slik at samme forhold reguleres likt i tilgrensende regelverk.

Departementet har i denne proposisjonen fulgt opp flere av utvalgets forslag til forenklinger i aksjelovene. Basert på innspill fra høringsinstansene er det imidlertid behov for å vurdere enkelte av forslagene nærmere.

I tillegg til forenklingstiltak knyttet til reglene om forvaltning av selskapene, har lovproposisjonen som formål å gjøre aksjelovene teknologinøytrale. Slik kan selskapene få mulighet til å anvende digitale løsninger i selskapsforvaltningen, og aksjeeierne kan bruke eksisterende og fremtidige digitale hjelpemidler for å ivareta sine aksjeeierinteresser. Forslagene er ventet å være til nytte for eksisterende bedrifter og for bedrifter som etableres i fremtiden. I tillegg kan en teknologinøytral tilnærming redusere behovet for å revidere loven senere, og på den måten bidra til god ressursbruk over tid.

Departementet anslår at de foreslåtte endringene vil innebære en beregnet årlig besparelse på mellom 1,35 og 2,25 milliarder kroner for næringslivet.[16] Besparelsene vil ventelig vare ved og øke med antall selskaper. Dagens teknologi gjør det mulig å realisere forenklingene. Ny teknologi og nye løsninger vil trolig gjøre det mulig å realisere flere forenklinger og forbedringer. I tillegg til de prissatte virkningene kommer ikke-prissatte effekter.

Beregningen har tatt utgangspunkt i standardkostnadsmetoden.[17] Det er tatt utgangspunkt i antakelser om tidsbruk knyttet til enkeltoperasjoner og forventet atferd som vil variere betydelig mellom selskapene. Det foreligger etter hva departementet kjenner til, ikke undersøkelser hvor dataene kan danne grunnlag for en analyse basert på dagens faktiske ressursbruk, sett opp mot forventet atferdsendring. Ut fra den tid som har vært tilgjengelig, har ikke departementet hatt mulighet til å gjennomføre en omfattende analyse som kunne ha redusert denne delen av usikkerheten i beregningene. Det er derfor knyttet betydelig usikkerhet til anslaget.

Det er forventet at antall aksjeselskaper vil øke i tiden fremover. Tar man utgangspunkt i utviklingen i antall aksjeselskap i Foretaksregisteret fra 2001 til 2016, kan man anslå en gjennomsnittlig årlig økning på fire prosent. Dette er imidlertid kun et enkelt anslag, og den faktiske utviklingen vil kunne variere fra dette.

9.2 Konsekvenser for næringslivet

Departementet foreslår flere forenklinger i lovverket for å legge til rette for økt bruk av elektroniske løsninger.

Teknologinøytral utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon

Regelendringene som foreslås, innebærer at all dokumentasjon som kreves utarbeidet i medhold av aksjeloven og allmennaksjeloven, kan utarbeides og oppbevares elektronisk. Dette er beregnet å gi en årlig innsparing på rundt 70 millioner kroner i 2018. Ved beregningen er det forutsatt at hvert selskap i gjennomsnitt produserer seks selskapsdokumenter i fysisk format og at selskapenes tidsbruk vil reduseres med om lag fem minutter i saksbehandling per dokument de ikke trenger å arkivere i papirbasert format. Det er estimert og lagt til grunn at det vil være 314 834 aksjeselskaper registrert i Foretaksregisteret i 2018. Med referanse til at det er forventet at antall aksjeselskaper vil stige, er den beregnede innsparingen forventet å stige tilsvarende.

Elektronisk lagring av selskapsdokumentasjon fjerner behovet for å oppbevare dokumentasjon på papir, og derved kostnader knyttet til fysisk lagring. Denne effekten er ikke prissatt.

Teknologinøytral kommunikasjon til aksjeeierne

Gjennomføring av teknologinøytralitet gjør at meldinger mv. fra selskapet til aksjeeiere kan sendes digitalt. Når virksomheter tillates å bruke elektronisk kommunikasjon, vil de kunne spare både tid og penger. I beregningen er det tatt utgangspunkt i en besparelse på 50,23 kroner per digitaliserte melding,[18] og at om lag en million flere meldinger vil kunne gå digitalt i 2018.[19] I beregningene er det lagt til grunn at andelen meldinger som går elektronisk fra selskap til aksjeeier, i dag er på om lag 50 prosent, og at aksjeselskapene i snitt sender minst 2,1 meldinger til aksjeeierne i året. Gitt disse forutsetningene vil forslaget kunne medføre en besparelse på om lag 50 millioner kroner i året.

Elektronisk signatur

Departementet foreslår å sidestille elektronisk signatur med fysisk signatur. Dette innebærer at selskapene kan opprette og signere dokumentene digitalt. De vil derved slippe å skrive ut, signere og deretter skanne dokumenter med håndskrevet signatur. Fysisk signering kan i noen tilfeller ta mye tid, for eksempel når personer som skal underskrive, bor på ulike steder. I tillegg vil feil og mangler i dokumentene være enklere å rette opp ved bruk av elektronisk signatur.

Innsparingsestimatene har tatt utgangspunkt i en tidsbesparelse på seks minutter per dokument og et anslag på 157 010 meldinger til Foretaksregisteret som krever signert generalforsamlingsprotokoll eller styreprotokoll.[20] Gitt disse forutsetningene vil dette kunne medføre en årlig besparelse på om lag syv millioner kroner. Antall meldinger til Foretaksregisteret er forventet å øke i årene fremover, noe som også vil føre til at besparelsene vil kunne øke.

Elektronisk generalforsamling og elektronisk deltakelse på generalforsamling

Det er i dag adgang til å holde elektronisk generalforsamling dersom samtlige aksjeeiere samtykker. Muligheten er lite brukt. Dette kan ha sammenheng med at reglene oppfattes som kompliserte og uklare. Mange vil vegre seg for å gjennomføre en generalforsamling hvor det er risiko for at vedtak i etterkant blir kjent ugyldig. Departementet foreslår derfor å regulere adgangen eksplisitt i loven, slik at muligheten til å holde elektronisk generalforsamling synliggjøres på en bedre måte enn i dag.

Departementet foreslår også at aksjeeiere skal gis rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, for eksempel telefon. Da vil personer som ellers har lang reisevei kunne delta elektronisk på generalforsamlingen, og dermed spare både tid og reiseutgifter. Utvalget anslår årlige besparelser fra 0,9 til 1,8 milliarder kroner på dette området. Utvalget forutsetter at tidsbruken vil reduseres med 15 til 30 timer for alle selskaper med flere enn én eier (om lag 120 000 selskaper i 2014). Utvalget legger videre til grunn en tidskostnad på 500 kroner per time. Anslaget fra utvalget er usikkert.

Departementet er likevel ikke i tvil om at flere helelektroniske generalforsamlinger, samt muligheten til å kunne delta elektronisk på generalforsamlinger som arrangeres fysisk, vil kunne medføre store besparelser for næringslivet. Adgangen til å delta elektronisk antas å medføre at flere aksjeeiere kan delta på generalforsamlingen. Å gjøre det enklere for aksjeeierne å delta vil gjøre at ivaretakelse av deres rettigheter samlet vil styrkes. Effektene knyttet til aksjeeiernes kostnad ved å ivareta sine aksjeeierrettigheter er ikke prissatt. Departementet legger anslaget fra utvalget til grunn når det gjelder besparelser for næringslivet på dette området.

Aksjeeiervalgte styremedlemmers tjenestetid

Etter aksjeloven er aksjeeiervalgte styremedlemmers tjenestetid normalt to år. Det kan fastsettes kortere og lengre tjenestetid i vedtektene, men et styremedlem kan ikke velges for mer enn fire år om gangen. Departementet mener at det bør åpnes opp for en større fleksibilitet rundt styremedlemmenes tjenestetid, og foreslår å oppheve den øvre grensen på fire år. Dermed kan generalforsamlingen innta i vedtektene at styremedlemmer kan velges på ubestemt tjenestetid. Dette vil spesielt innebære en forenkling for mindre selskaper med stabil eier- og styresammensetning, som vil slippe å måtte forholde seg til kravet om jevnlig å foreta gjenvalg. Effekten av dette er ikke prissatt.

Fravalg av revisjon

Departementet foreslår at beløpsgrensene (terskelverdiene) for driftsinntekter og balansesum fastsettes i forskrift, slik at de kan inflasjonsjusteres for å opprettholde den nominelle verdien beløpsgrensene gir uttrykk for. Justering for inflasjon frem til i dag vil tilsi at terskelverdien for omsetning settes til om lag 5,5 millioner kroner. Det vil innebære at noen færre selskaper vil ha revisjonsplikt. Effekten er ikke prissatt.

Departementet foreslår at morselskaper hvor beløpsgrenser og antall årsverk samlet for hele konsernet ikke overstiger terskelverdiene for fravalg av revisjon, ikke lenger skal ha revisjonsplikt. Dette vil kunne medføre en besparelse for slike morselskaper. Begrensningene i revisjonsplikten kan medføre reduserte oppdrag, og derved reduserte inntekter for revisorer. Tall fra Brønnøysundregistrene viser at endringen vil åpne for fravalg for om lag 27 000 selskaper. Per 1. oktober 2015 var det om lag 122 000 aksjeselskaper som hadde fravalgt revisjon. Totalt var det om lag 202 000 aksjeselskaper som kunne ha fravalgt revisjon, noe som medfører at om lag 60 prosent av aksjeselskapene som kunne fravalgt revisjon, faktisk hadde gjort dette. Dersom man antar at det samme vil gjelde for de aksjeselskapene som etter de foreslåtte reglene nå blir fritatt fra revisjonsplikt, vil dette omfatte om lag 16 200 aksjeselskaper. Dette gir en årlig besparelse på om lag 324 millioner kroner. Det er her tatt utgangspunkt i en nettobesparelse på 20 000 kroner per selskap som fravelger revisjon. Beløpet er hentet fra rapporten Evaluering av unntak for revisjonsplikt i små aksjeselskaper (Langli-rapporten) av professor John Christian Langli. Nettobesparelsen tar utgangspunkt i bortfall av revisjonshonorarer, korrigert for blant annet økte honorarer til regnskapsfører, reduserte lønnskostnader ettersom ansatte bruker mindre tid på kommunikasjon med revisor og tilrettelegging for revisjonen. Det er usikkerhet knyttet til om samme prosentandel av morselskapene vil benytte seg av muligheten til fravalg av revisjon, da regnskapsføring i konsern kan være mer kompleks enn for enkeltstående aksjeselskaper.

Muligheten til fravalg av revisjon for morselskap i små konserner kan føre til at revisorer møter økt konkurranse fra regnskapsførere. Dette vil igjen kunne føre til reduserte priser. En eventuell prisreduksjon vil føre til besparelser for aksjeselskaper som fortsatt har revisor, samt andre revisjonspliktige virksomheter. Langli-rapporten indikerer en prisnedgang på revisjonen i årene 2010 til 2012, men antall selskaper med muligheten til å fravelge revisjon var også langt større ved innføringen av frivillig revisjon for små aksjeselskaper enn hva som er tilfelle her. Det er derfor noe usikkerhet rundt hvordan åpning for fravalg av revisjon for aksjeselskap som er morselskap, vil påvirke prisen for revisjonstjenester. I Langli-rapporten er det ikke påvist noen særlige negative virkninger for næringslivet av at revisjonsplikten ble opphevet for selskapene som ikke overstiger dagens terskelverdier. Rapporten indikerer en nedgang i kvaliteten på ligningen for selskaper som ikke bruker revisor eller regnskapsfører. Nedgangen i kvaliteten på utarbeidelsen av årsregnskaps- og ligningspapirer vil ofte komme av feil som ikke er vesentlige eller viktige for selskapene. Det kan derimot føre til noe økt ressursbruk for skatteetaten, se kapittel 9.3 nedenfor om konsekvenser for offentlig forvaltning. I beregningen er det lagt til grunn at selskaper vil handle rasjonelt, og beholde revisor i tilfeller hvor kostnaden er lavere enn nytten. Dette fremkommer også av Langli-rapporten.

Særattestasjoner

I denne proposisjonen foreslås endringer i enkelte av kravene til særattestasjoner. Endringene forutsettes å føre til økonomiske og administrative besparelser for næringslivet. Én av endringene er at også advokater og autoriserte regnskapsførere kan bekrefte aksjeinnskudd ved stiftelse og kapitalforhøyelse som utelukkende gjøres opp i penger. Dette vil kunne medføre en utvidelse på tilbudssiden, slik at kostnadene ved attestasjoner trolig vil gå noe ned. Effekten er ikke prissatt.

Departementet foreslår også å oppheve krav til enkelte særattestasjoner. Dette vil kunne medføre besparelser for aksjeselskapene, som vil gi seg utslag i form av reduserte inntekter for revisorene. I tillegg antas det at aksjeselskapene vil oppnå besparelser som følge av reduserte interne kostnader knyttet til tilrettelegging for den som skal gjennomføre kontrollen og avgi den uavhengige attestasjonen. Effekten er ikke prissatt.

Negative konsekvenser for næringslivet

Departementet kan ikke se at de foreslåtte endringene vil medføre noen særlige negative konsekvenser for næringslivet.

9.3 Konsekvenser for offentlig forvaltning

Brønnøysundregistrene skriver i sitt høringsinnspill at flere av regelendringene som utvalget foreslår, vil kunne medføre behov for enkelte endringer i Foretaksregisterets saksbehandlingsrutiner og datasystemer. Foretaksregisteret har en sentral funksjon i kontroll av forvaltning av selskapslovgivningen. Forslagene antas å medføre investeringskostnader for tilpasninger i Brønnøysundregistrene estimert til om lag 400 000 kroner. Det kan også påløpe noe økte driftskostnader. Endringene i driftskostnadene vil imidlertid ikke være særlig omfattende. Departementet legger til grunn at driftskostnadene kan håndteres innenfor Brønnøysundregistrenes eksisterende ramme. Økt bruk av elektroniske løsninger vil ha positive effekter både for Brønnøysundregistrene og næringslivet, blant annet ved at det blir færre feil i dokumentasjon som skal registreres. Dette vil trolig medføre reduksjon i tidsbruken i Brønnøysundregistrenes saksbehandling og bidra til et bedre beslutningsgrunnlag. Økt datakvalitet vil også gi dataene høyere verdi, noe som igjen kan åpne for økt gjenbruk. Også den generelle digitaliseringen av selskapene vil legge til rette for at informasjonen standardiseres slik at gjenbruk gjøres enklere. Dette vil redusere ressursbruken både for selskapene og for det offentlige. Departementet antar at tilsvarende positive effekter vil oppstå også for andre offentlige etater som innhenter og bruker opplysninger fra selskapene. Disse effektene er ikke prissatt.

Skattedirektoratet opplyser i sin høringsuttalelse at fravalg av revisjon for morselskaper, vil kunne medføre dårligere ligningsoppgaver for selskaper som ikke bruker revisor og dermed også noe økt ressursbruk i Skatteetaten. Effekten er ikke prissatt.

Ut over dette antar departementet at forslagene ikke medfører vesentlige økonomiske eller administrative konsekvenser for offentlig forvaltning.

9.4 Forutsetninger for vellykket gjennomføring

Skal besparelsene oppnås, må selskapene ta i bruk de forenklede prosedyrene som de foreslåtte endringene i aksjelovene åpner for. Det vil derfor være viktig å formidle og synliggjøre forenklingene. Her tenkes spesielt på adgang til elektronisk utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon, som kan føre til ytterligere og økte besparelser i fremtiden. Sammen med adgangen til å holde elektronisk generalforsamling og elektronisk deltakelse på generalforsamling, antas dette å gi en betydelig mulighet til besparelse.

Brønnøysundregistrene fremhever mulighetsrommet som åpner seg ved reell digitalisering, spesielt ved elektronisk utarbeidelse og signatur av dokumentasjon. Utvikles løsninger som kan sette dette i sammenheng med andre datakilder som felles datakatalog[21] og aksjeeierbok[22] , vil endringene gi grunnlag for betydelige forenklinger i samhandlingen mellom selskapene og det offentlige, og dermed også betydelige besparelser for næringslivet. Dette vil også kunne føre til besparelser for offentlig sektor.

Besparelsene vil avhenge av den teknologiske utviklingen og i hvilken grad nye teknologiske muligheter tas i bruk. Næringslivets og det offentliges vilje til å investere i teknologisk infrastruktur og nødvendig programvare vil være av stor betydning for hvilken samfunnsøkonomisk gevinst endringene vil gi.

10 Merknader til de enkelte bestemmelsene

10.1 Endringer i aksjeloven

Til § 1-6

Det foreslås en ny paragraf om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven. Styret er ansvarlig for forvaltningen av selskapet etter aksjeloven § 6-12, og derved for at reglene i bestemmelsen overholdes. Forslaget er nærmere behandlet i punkt 4.1.

Første ledd første punktum gjelder krav til at dokumentasjonen skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. I dette ligger blant annet at dokumentasjonen skal være sikret mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap. Kravet skal også ivareta behovet for notoritet, aktørenes mulighet til signering på hensiktsmessig måte og videreformidling av dokumentasjon.

Første ledd annet punktum gjelder krav til at dokumentasjon skal være i lesbar form. Lydavspilling, videopptak eller lignende vil ikke oppfylle kravet. Styret bestemmer selv oppbevaringssted, men det stilles krav om at dokumentasjonen må være tilgjengelig fra Norge. Dokumentasjonen må være eller gjøres tilgjengelig etter forespørsel fra parter med innsynsrett.

Annet ledd sidestiller fysisk og elektronisk kommunikasjon og utarbeidelse hvor aksjeloven har krav om skriftlighet.

I tredje ledd inntas en hjemmel for at det i forskrift kan fastsettes nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for enkelte dokumenttyper som er påkrevd utarbeidet etter aksjeloven, hva som anses som en betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring, og hvilket sikkerhetsnivå som skal gjelde for elektronisk signatur.

Til § 1-7

Det foreslås en ny paragraf som regulerer kommunikasjonsmåten mellom selskapet og aksjeeierne. Bestemmelsen gjelder bare for meldinger mv. som gis i medhold av aksjeloven. Med «meldinger mv.» menes all kommunikasjon mellom selskapet og aksjeeierne som gis i medhold av aksjeloven. Dette innebærer at § 1-7 vil gjelde for det som blant annet betegnes som varsler, informasjon, meldinger, dokumenter, underretninger og liknende. Bestemmelsen erstatter § 18-5. Forslaget er nærmere behandlet i punkt 4.3.

Første ledd første punktum gjelder selskapets kommunikasjon med aksjeeierne. Den skal skje på den måten styret bestemmer, med mindre generalforsamlingen har bestemt noe annet. Annet punktum gjelder styrets plikt til å informere aksjeeierne om kommunikasjonsmåte dersom denne endres. Slik informasjon skal gis i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Dette vil gi aksjeeieren mulighet til å innrette seg, samt fremme innsigelser til kommunikasjonsmåten. I tredje punktum fremgår krav om at kommunikasjonsmåten styret velger ved sending av meldinger mv., skal være både «betryggende» og «hensiktsmessig». Ved vurderingen av om kravene er oppfylt, må styret blant annet se hen til selskapets behov for fleksibilitet og hensynet til ivaretakelse av aksjeeiernes interesser. Kravene må også sees i sammenheng med innholdet i meldingen som skal gis til aksjeeierne. Se mer om forslaget i punkt 4.3.5.1.

Annet ledd gjelder aksjeeiernes kommunikasjonsmåte med selskapet. Aksjeeierne kan alltid sende melding til selskapets registrerte forretningsadresse. Dersom selskapet har oppgitt en særskilt postadresse eller e-postadresse, kan også slik adresse benyttes.

I tredje ledd gis departementet hjemmel til å gi forskrift med nærmere regulering av krav til meldinger mv. mellom selskapet og aksjeeierne.

Til § 2-1

Det foreslås et nytt tredje ledd hvor oppbevaringstiden for stiftelsesdokumentet fremgår.

Til § 2-6

Det foreslås å endre begrepet «undertegne» i annet ledd annet punktum til «signere» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 2-8

Det foreslås å endre begrepet «undertegne» til «signere» i første ledd, for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 2-9

Det foreslås å endre begrepet «undertegne» til «signere», for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 2-13

I tredje ledd foreslås en mer teknologinøytral ordlyd. Herunder foreslås det å oppheve kravet om bruk av rekommandert brev. I annet punktum pålegges styret en plikt til å gi oppfordringen ved bruk av en «betryggende metode», slik at de er sikre på at aksjeeier mottar meldingen. Kravet vil for eksempel være oppfylt dersom melding sendes til adresse oppgitt av mottakeren eller dersom det kan verifiseres at adressen er i bruk av mottakeren. Den nye ordlyden er ikke til hinder for at betalingsoppfordringen sendes i rekommandert brev.

Til § 2-18

Det foreslås å endre begrepet «undertegnet» til «signert» i første ledd for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Endringsforslaget i annet ledd femte punktum innebærer at også advokater og autoriserte regnskapsførere kan bekrefte aksjeinnskuddet, dersom det utelukkende gjøres opp i penger, se punkt 8.3.3.1. I dokumentet som blir utstedt av finansforetaket, advokaten eller den autoriserte regnskapsføreren må det fremgå at dette er en bekreftelse etter aksjeloven § 2-18 annet ledd. Det som skal bekreftes, er opplysningen i registermeldingen om at selskapet har mottatt aksjeinnskuddene, jf. § 2-18 annet ledd tredje punktum. Bekreftelsen som skal avgis, må derfor knyttes til det beløpet som i henhold til stiftelsesdokumentet skal innbetales til selskapet som aksjeinnskudd.

Til § 2-19

Som følge av endringen i § 2-18 foreslås det at ansvarssubjektene etter § 2-19 første ledd første punktum utvides til å omfatte advokat og autorisert regnskapsfører som har bekreftet at selskapet har mottatt aksjeinnskudd etter § 2-18.

Til § 3-5

Det foreslås å oppheve § 3-5 første ledd annet punktum om styrets handleplikt dersom det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Om begrunnelsen for forslaget, se punkt 6.2.5.

Til § 4-5

I annet ledd foreslås det å spesifisere hvilke adresser som skal innføres i aksjeeierboken. Herunder skal aksjeeiernes digitale adresse, som for eksempel e-postadresse, innføres i aksjeeierboken.

Til § 4-6

Det foreslås et nytt annet punktum som unntar aksjeeiernes digitale adresse fra opplysningene som det kan kreves innsyn i. Ingen andre enn styret og selskapet skal ha tilgang til aksjeeiernes digitale adresse, med mindre annet er fastsatt i forskrift gitt i medhold av tredje punktum.

Til § 4-24

Det foreslås å oppheve kravet i fjerde ledd tredje punktum om at revisorskal bekrefte at selskapets egenkapital er tilstrekkelig ved innløsning av aksjeeier i henhold til aksjeloven § 4-24. Dette gjelder uavhengig av om innløsningen skjer ved kapitalnedsettelse eller ikke.

Opphevelsen medfører at tilsvarende krav ved utløsning av en aksjeeier i henhold til § 4-25 bortfaller.

Til § 4-26

Det foreslås å gjøre tredje ledd teknologinøytralt. I annet punktum stilles det krav til at tilbudet skal rettes skriftlig til den enkelte aksjeeier. Et tilbud om innløsning på for eksempel selskapets nettside, vil ikke oppfylle kravet. Tredje punktum foreslås endret slik at plikten til å kunngjøre løsningstilbudet bare gjelder dersom ikke alle aksjeeierne har kjent adresse.

Til § 5-2

I annet ledd annet punktum foreslås det å innta et krav om signering av fullmakten i tillegg til dagens krav om datering. Det følger av forslaget til § 1-6 tredje ledd at departementet kan gi forskrift med nærmere regler om blant annet sikkerhetsnivået for signatur.

Til § 5-7

Endringene som foreslås skal gjøre reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling mer tilgjengelige.

Etter første punktum kan aksjeselskap holde forenklet generalforsamling dersom ingen av aksjeeierne motsetter seg det. Dette innebærer at det ikke må innhentes eksplisitt og dokumenterbart samtykke fra samtlige aksjeeiere. Det er tilstrekkelig at selskapet på betryggende måte sikrer at ingen aksjeeiere motsetter seg den foreslåtte måten å holde generalforsamling på. Forslaget er nærmere behandlet i punkt 5.1.1.4.

Tilføyelsen i annet punktum er ment å synliggjøre muligheten selskapet har til å gjennomføre forenklet generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Tredje punktum viderefører i hovedsak gjeldende regler om gjennomføring av forenklet generalforsamling.

Til ny § 5-7 a

Reglene om protokoll foreslås skilt ut som en egen bestemmelse for å gjøre reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling lettere tilgjengelige. Forslaget er i hovedsak en videreføring av det som tidligere fremgikk av § 5-7 nr. 2 om protokoll ved forenklet generalforsamling. Presiseringen i fjerde ledd første punktum om at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid, er en lovfesting av gjeldende rett.

Til § 5-11 b

Endringen i første ledd innebærer at aksjeeierne skal ha rett til å delta på generalforsamling, samt utøve sine rettigheter som aksjeeiere, ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Forutsetningen er at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Kravet til betryggende kontroll innebærer at identiteten til aksjeeieren eller dennes fullmektig må kunne verifiseres. Styret skal legge til rette for slik deltakelse innenfor rimelige grenser. Slik deltakelse kan bare nektes dersom saklig grunn foreligger. Om kravet til saklig grunn vises det til punkt 5.1.3.5. Det kan fastsettes nærmere regler for deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler i selskapets vedtekter. Blant annet kan det fastsettes tidsfrist for når krav om elektronisk deltakelse må fremsettes.

Til § 5-16

Det foreslås å endre begrepet «undertegnes» til «signeres» i tredje leddførste punktum, for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Det foreslås å innta et krav i annet punktum om at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid. Dette er en lovfesting av gjeldende rett.

Til § 6-6

Annet punktum foreslås endret, slik at det i aksjeselskap kan fastsettes i vedtektene at aksjeeiervalgte styremedlemmer kan sitte lenger enn den tidligere begrensningen på fire år. Dette innebærer at styremedlemmer kan velges på ubestemt tid.

Til § 6-7

Det foreslås å oppheve kravet i første ledd første punktum om at det må foreligge «særlig grunn» for at styremedlemmer kan trekke seg. Endringen innebærer at styremedlemmet ikke må oppgi hvorfor det trekker seg. Styret og den som har valgt styremedlemmet, må fortsatt gis rimelig forhåndsvarsel.

Til § 6-29

Forslaget til endringer i tredje ledd er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Det foreslås et nytt fjerde ledd om at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid. Dette er en lovfesting av gjeldende rett.

Til § 7-5

Det foreslås et nytt tredje punktum som åpner for at revisor kan delta på selskapets generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Styret avgjør om slik deltakelse skal tillates. Styret kan kreve at revisor møter fysisk, dersom det anses nødvendig.

Til § 7-6

Første ledd første punktum foreslås endret slik at det er generalforsamlingen alene som treffer beslutning om fravalg av revisjon. Det innebærer at det ikke lenger er nødvendig med fullmakt til styret for å unnlate revisjon. Departementet foreslår at terskelverdiene for driftsinntekter og balansesum tas ut av bestemmelsen, og fastsettes i forskrift. Se om dette i punkt 7.2.5.

Det er også tatt inn en tilføyelse i første punktum om at beslutningen om fravalg bare kan gjelde for inneværende eller senere regnskapsår. Tilføyelsen er tatt inn for å tydeliggjøre at en beslutning om fravalg ikke kan gis tilbakevirkende kraft. Beslutningen kan dermed ikke gjelde for foregående regnskapsår. Endringen er en lovfesting av gjeldende rett.

Første ledd nytt annet punktum regulerer adgangen til å beslutte fravalg av revisjon for aksjeselskap som er morselskap, jf. aksjeloven § 1-3. Fravalg forutsetter at driftsinntekter, balansesum og antall årsverk for konsernet samlet ikke overstiger terskelverdiene i første ledd første punktum.

Endringen i annet ledd er en konsekvens av forslaget om å oppheve kravet om styrefullmakt for å beslutte fravalg av revisjon. Det foreslås også at terskelverdiene for balansesum og aksjeinnskudd i forbindelse med stiftelsen tas ut av lovbestemmelsen og fastsettes i forskrift.

Etter tredje ledd skal selskapets årsregnskap for påfølgende regnskapsår revideres dersom et årsregnskap viser driftsinntekter, balansesum eller antall årsverk som overstiger terskelverdiene i første ledd. Etter tredje ledd nytt annet punktum vil tilsvarende gjelde for morselskap dersom konsernet samlet overstiger terskelverdiene. Vurderingen skal baseres på årsregnskapene til samtlige selskaper i konsernet.

Endringen i fjerde ledd er en konsekvens av forslaget om å oppheve kravet om styrefullmakt for å beslutte fravalg av revisjon.

Det foreslås i femte ledd å endre beslutningsmåten for fravalg av revisjon, fra en fravalgsordning til en tilvalgsordning. Endringen innebærer at stifterne i stiftelsesdokumentet kan unnlate å velge revisor, dersom selskapet faller under terskelverdiene i første ledd.

Endringen i sjette ledd første punktum er en konsekvens av forslaget om å oppheve kravet om styrefullmakt for å beslutte fravalg av revisjon. Det foreslås et nytt annet punktum for å tydeliggjøre at også beslutninger om omgjøring av fravalg av revisjon etter fjerde ledd må meldes til Foretaksregisteret. Gjeldende annet punktum blir nytt tredje punktum.

Endringen i syvende ledd er en språklig presisering, for å tydeliggjøre at det er generalforsamlingen som velger revisor.

Til § 10-6

Bestemmelsens annet ledd femte punktum om mekanisk gjengivelse av navnetrekket foreslås opphevet.

Til § 10-9

Forslaget til endring i annet ledd fjerde punktum tilsvarer forslaget til endring av § 2-18 annet ledd. Det vises til merknaden til den bestemmelsen.

Til § 12-2

Det foreslås å oppheve annet ledd sjette punktum. Dette innebærer at det ikke lenger er krav om at revisorskal bekrefte at det etter nedsettelsen vil være full dekning for selskapets bundne egenkapital ved kapitalnedsettelse etter aksjeloven § 12-1 første ledd nr. 2 og 3.

Opphevelsen medfører at kravet til revisorerklæring også bortfaller ved fisjon der det overdragende selskapet fortsetter, jf. § 14-3 tredje ledd.

Til § 12-6

Det foreslås å oppheve kravet i nr. 3 annet punktum om at revisor skal bekrefte at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at beslutningen om kapitalnedsettelse trer i kraft. Forslaget medfører ingen endring i styrets plikt til å avgi slik erklæring.

For å gjøre bestemmelsen teknologinøytral foreslås det også å endre begrepet «underskrevet» til «signert».

Til § 13-3

Forslaget til endringer i første og fjerde ledd er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 13-17

I tredje ledd foreslås det å endre tidspunktet for friststart for oppbevaringstiden ved fusjon. Tidspunktet foreslås satt til regnskapsårets slutt det året fusjonen registreres. For å synliggjøre at oppbevaringen skal skje i tråd med kravene i § 1-6, er det tatt inn en henvisning til denne bestemmelsen. Det foreslås å endre begrepet «bøker» til «selskapsdokumentasjon». Forslaget er en ren språklig endring, og innebærer ikke noen realitetsendring med hensyn til hvilke dokumenter som omfattes av oppbevaringsplikten.

Det foreslås å skille ut regelen om oppbevaringsplikt for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i nytt fjerde ledd. Det overtakende selskapet har ansvaret for å oppbevare slikt materiale. De særskilte kravene i § 13-17 tredje ledd om oppbevaringstid og oppbevaringsmåte for regnskapsmateriale foreslås opphevet. Endringene innebærer at krav til oppbevaring av regnskapsmateriale, herunder oppbevaringstid og oppbevaringsmåte, vil følge av bokføringsloven. Se punkt 4.1.5.6 og 4.1.5.7.

Endringene vil også gjelde ved fisjon, jf. forslag til endring av § 14-8.

Til § 14-4

Det foreslås i første ledd første punktum å endre begrepet «undertegne» til «signere». Forslaget er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 14-5

Det foreslås å endre begrepet «undertegningen» til «signeringen» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 14-8

I første ledd første punktum foreslås det tilføyd en henvisning til nytt fjerde ledd i § 13-17, slik at oppbevaringsplikten for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale fortsatt gjelder ved fisjon.

Til § 16-10

I tredje ledd foreslås det å endre tidspunktet for friststart for oppbevaringstiden ved oppløsning. Tidspunktet foreslås satt til regnskapsårets slutt det året selskapet er endelig oppløst. For å synliggjøre at oppbevaringen skal skje i tråd med kravene i § 1-6, er det tatt inn en henvisning til denne bestemmelsen. Det foreslås å endre begrepet «bøker» til «selskapsdokumentasjon». Forslaget er en ren språklig endring, og innebærer ikke noen realitetsendring med hensyn til hvilke dokumenter som omfattes av oppbevaringsplikten.

Det foreslås å skille ut regelen om oppbevaringsplikt for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i nytt fjerde ledd. Avviklingsstyret har ansvaret for å oppbevare slikt materiale. De særskilte kravene i § 16-10 tredje ledd om oppbevaringstid og oppbevaringsmåte for regnskapsmateriale foreslås opphevet. Endringene innebærer at krav til oppbevaring av regnskapsmateriale, herunder oppbevaringstid og oppbevaringsmåte, vil følge av bokføringsloven. Se punkt 4.1.5.6 og 4.1.5.7.

Til § 18-5

Bestemmelsen foreslås opphevet og erstattet av ny § 1-7.

10.2 Endringer i allmennaksjeloven

Til § 1-6

Bestemmelsen tilsvarer forslag til aksjeloven § 1-6. Det vises til merknad til denne bestemmelsen. Forslaget er nærmere behandlet i punkt 4.1.5.

Til § 2-1

Det foreslås et nytt tredje ledd hvor oppbevaringstiden for stiftelsesdokumentet fremgår.

Til § 2-8

Det foreslås å endre begrepet «undertegne» til «signere» i første ledd, for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 2-9

Forslaget til endringer er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 2-13

Forslaget til endring av bestemmelsens tredje ledd tilsvarer forslag til aksjeloven § 2-13 tredje ledd. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 2-18

Det foreslås å endre begrepet «undertegnet» til «signert» i første ledd, for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Endringsforslaget i annet ledd femte punktum tilsvarer forslaget til endring av aksjeloven § 2-18 annet ledd femte punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 2-19

Endringsforslaget i første ledd første punktum tilsvarer forslaget til endring av aksjeloven § 2-19 første ledd første punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 4-25

Forslaget til endring av bestemmelsens tredje ledd tilsvarer forslag til aksjeloven § 4-25 tredje ledd. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 5-2

Forslaget til annet ledd første og annet punktum tilsvarer forslaget til aksjeloven § 5-2 annet ledd første og annet punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 5-16

Det foreslås i tredje ledd første punktum å endre begrepet «undertegnes» til «signeres». Endringen er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Det foreslås å innta et krav i annet punktum om at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid. Dette er en lovfesting av gjeldende rett.

Til § 6-29

Forslaget til endringer i tredje ledd er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Det foreslås et nytt fjerde ledd om at protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid. Dette er en lovfesting av gjeldende rett.

Til § 10-9

Endringen av annet ledd fjerde punktum tilsvarer forslaget til endring av aksjeloven § 10-9 annet ledd fjerde punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 13-3

Forslaget til endringer i første og fjerde ledd er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 13-18

I fjerde ledd foreslås det å endre tidspunktet for friststart for oppbevaringstiden ved fusjon. Tidspunktet foreslås satt til regnskapsårets slutt det året fusjonen registreres. For å synliggjøre at oppbevaring skal skje i tråd med kravene i § 1-6, er det inntatt en henvisning til denne bestemmelsen. Det foreslås å endre begrepet «bøker» til «selskapsdokumentasjon». Forslaget er en ren språklig endring, og innebærer ikke noen realitetsendring med hensyn til hvilke dokumenter som omfattes av oppbevaringsplikten.

Det foreslås å skille ut regelen om oppbevaringsplikt for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i nytt femte ledd. Det overtakende selskapet har ansvaret for å oppbevare slikt materiale. De særskilte kravene i § 13-18 fjerde ledd om oppbevaringstid og oppbevaringsmåte for regnskapsmateriale foreslås opphevet. Endringene innebærer at krav til oppbevaring av regnskapsmateriale, herunder oppbevaringstid og oppbevaringsmåte, vil følge av bokføringsloven. Se punkt 4.1.5.6 og 4.1.5.7.

Endringene vil også gjelde ved fisjon. Se forslag til endring av § 14-8.

Til § 13-26

Det foreslås å endre begrepet «undertegnes» til «signeres» i første ledd annet punktum for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 14-4

Det foreslås å endre begrepet «undertegne» til «signere» i første ledd første punktum. Endringen er ment å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 14-5

Det foreslås å endre begrepet «undertegningen» til «signeringen» for å gjøre bestemmelsen teknologinøytral.

Til § 14-8

I første ledd første punktum foreslås det tilføyd en henvisning til nytt femte ledd i § 13-18, slik at oppbevaringsplikten for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale fortsatt gjelder ved fisjon.

Til § 16-10

I tredje ledd foreslås det å endre tidspunktet for friststart for oppbevaringstiden ved oppløsning. Tidspunktet foreslås satt til regnskapsårets slutt det året selskapet er endelig oppløst. For å synliggjøre at oppbevaringen skal skje i tråd med kravene i § 1-6, er det inntatt en henvisning til denne bestemmelsen. Det foreslås å endre begrepet «bøker» til «selskapsdokumentasjon». Forslaget er en ren språklig endring, og innebærer ikke noen realitetsendring med hensyn til hvilke dokumenter som omfattes av oppbevaringsplikten.

Det foreslås å skille ut regelen om oppbevaringsplikt for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i nytt fjerde ledd. Avviklingsstyret har ansvaret for å oppbevare slikt materiale. De særskilte kravene i § 16-10 tredje ledd om oppbevaringstid og oppbevaringsmåte for regnskapsmateriale foreslås opphevet. Endringene innebærer at krav til oppbevaring av regnskapsmateriale, herunder oppbevaringstid og oppbevaringsmåte, vil følge av bokføringsloven. Se punkt 4.1.5.6 og 4.1.5.7.

10.3 Endringer i foretaksregisterloven

Til § 4-4

Endringen av bokstav e første punktum er en konsekvens av forslaget til endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 2-18 annet ledd og 10-9 annet ledd om at også advokater og autoriserte regnskapsførere kan bekrefte aksjeinnskudd som utelukkende gjøres opp i penger. Forslaget klargjør at når en advokat eller autorisert regnskapsfører i medhold av aksjelovgivningen har bekreftet aksjeinnskuddet, så er det denne bekreftelsen som skal vedlegges registermeldingen til Foretaksregisteret.

Det foreslås også å ta inn et nytt annet punktum i bokstavh. Endringen innebærer at det ikke lenger er nødvendig å vedlegge revisorerklæring ved melding til Foretaksregisteret om kapitalnedsettelse til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 1, jf. § 12-5 første ledd.

Kravet til revisorerklæring vil fortsatt gjelde ved melding til Foretaksregisteret om tilsvarende beslutning om kapitalnedsettelse som er truffet i medhold av andre lover enn aksjeloven.

10.4 Endringer i revisorloven

Til § 2-1

Endringene i tredje ledd er en konsekvens av forslaget om å oppheve kravet til styrefullmakt for å beslutte fravalg av revisjon etter aksjeloven § 7-6. De er også en konsekvens av forslaget om å endre beslutningsmåten for fravalg av revisjon ved stiftelsen fra en fravalgsordning til en tilvalgsordning. Se forslaget til endringer i aksjeloven § 7-6 femte ledd.

Endringen i femte ledd er en konsekvens av forslaget om at aksjeselskap som er morselskap kan beslutte fravalg av revisjon, jf. forslag til aksjeloven § 7-6 første ledd nytt annet punktum. Revisjonsplikt vil foreligge dersom vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven § 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er oppfylt.

Tilråding

Nærings- og fiskeridepartementet

tilrår:

At Deres Majestet godkjenner og skriver under et framlagt forslag til proposisjon til Stortinget om endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling).

Vi HARALD, Norges Konge,

stadfester:

Stortinget blir bedt om å gjøre vedtak til lov om endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling) i samsvar med et vedlagt forslag.

Forslag
til lov om endringer i aksjelovgivningen mv. (modernisering og forenkling)

I

I lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper gjøres følgende endringer:

Etter § 1-5 skal nytt avsnitt III lyde:

III. Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon, meldinger mv.

§ 1-6. Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon

(1) Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge.

(2) Krav i denne loven om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger.

(3) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som anses som betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring, og sikkerhetsnivået for signatur.

§ 1-7. Meldinger mv.

(1) Selskapets meldinger mv. til aksjeeierne etter denne loven gis på den måten styret bestemmer. Styret skal informere aksjeeierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Meldinger mv. skal gis på en betryggende og hensiktsmessig måte.

(2) Aksjeeiernes meldinger mv. til selskapet etter denne loven kan alltid sendes til selskapets forretningsadresse, og til digital adresse og postadresse som selskapet har oppgitt.

(3) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om krav til meldinger mv. mellom selskapet og aksjeeierne.

§ 2-1 nytt tredje ledd skal lyde:

(3) Stiftelsesdokumentet skal oppbevares i hele selskapets levetid.

§ 2-6 annet ledd annet punktum skal lyde:

Stifterne skal datere og signere redegjørelsen.

§ 2-8 første ledd skal lyde:

(1) Skal aksjeinnskudd kunne gjøres med andre eiendeler enn penger, skal selskapet bli part i en avtale, eller skal noen gis særskilte rettigheter som nevnt i § 2-4, skal stifterne utarbeide, datere og signere en åpningsbalanse som skal vedlegges stiftelsesdokumentet.

§ 2-9 første ledd skal lyde:

Stifterne skal datere og signere stiftelsesdokumentet. Når alle stifterne har signert stiftelsesdokumentet, er aksjene tegnet og selskapet stiftet.

§ 2-13 tredje ledd skal lyde:

(3) Ved forsinkelse med oppgjøret av krav på innskudd skal styret gi aksjeeieren melding om at innskuddet må gjøres opp innen syv dager regnet fra avsendelsen av meldingen. Styret skal benytte en betryggende metode for å sikre at aksjeeieren mottar meldingen. I meldingen skal aksjeeieren gjøres kjent med følgene av at fristen oversittes, jf. femte ledd. Har aksjeeieren ikke kjent adresse, skal betalingsoppfordringen kunngjøres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon.

§ 2-18 første ledd skal lyde:

(1) Selskapet skal meldes til Foretaksregisteretinnen tre måneder etter at stiftelsesdokumentet er signert.

§ 2-18 annet ledd femte punktum skal lyde:

Skal aksjeinnskuddene utelukkende gjøres opp i penger, kan bekreftelsen gis av et finansforetak, en advokat eller en autorisert regnskapsfører.

§ 2-19 første ledd første punktum skal lyde:

Styrets medlemmer og den som har avgitt bekreftelse etter § 2-18 annet ledd, er solidarisk ansvarlig for det som måtte mangle av aksjeinnskudd som i meldingen til Foretaksregisteret er oppgitt og bekreftet innbetalt eller gjort opp på annen måte.

§ 3-5 første ledd annet punktum oppheves. Nåværende tredje og fjerde punktum blir nye annet og tredje punktum.

§ 4-5 annet ledd skal lyde:

(2) I aksjeeierboken skal aksjeeierne innføres i alfabetisk orden med angivelse av navn eller foretaksnavn, fødselsdato eller organisasjonsnummer, digital adresse, forretningsadresse eller bostedsadresse og eventuelt postadresse.

§ 4-6 første ledd skal lyde:

Opplysninger i aksjeeierboken skal være tilgjengelige for enhver. Dette gjelder likevel ikke aksjeeiernes digitale adresse. Kongen kan gi regler om innsynsrett etter første og annet punktum, og kan bestemme at selskapet etter begjæring skal gi utskrift av aksjeeierboken mot en nærmere fastsatt godtgjørelse.

§ 4-24 fjerde ledd tredje punktum oppheves.

Nåværende fjerde punktum blir nytt tredje punktum.

§ 4-26 tredje ledd skal lyde:

(3) Morselskapet skal gi aksjeeierne et tilbud om løsningssum. Dersom tilbudet rettes skriftlig til hver enkelt aksjeeier, kan det fastsettes en frist for den enkelte aksjeeier til å komme med innsigelser mot eller avslå tilbudet. Dersom det skal fastsettes en frist som nevnt i annet punktum og ikke alle aksjeeierne har kjent adresse, må tilbudet i tillegg kunngjøres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon. Dersom innsigelse etter annet punktum ikke kommer frem til selskapet innen utløpet av fristen, anses aksjeeieren for å ha akseptert tilbudet. Fristen kan ikke settes kortere enn to måneder. I meldingen med tilbud om løsningssum og i kunngjøringen skal aksjeeierne gjøres oppmerksom på fristen og følgene av å oversitte den.

§ 5-2 annet ledd første og annet punktum skal lyde:

Fullmektigen skal legge frem skriftlig fullmakt. Fullmakten skal være signert og datert.

Kapittel 5 avsnitt II overskriften skal lyde:

II. Forenklet generalforsamlingsbehandling

§ 5-7 skal lyde:

§ 5-7. Forenklet generalforsamling

Dersom ingen aksjeeiere motsetter seg det, kan en sak behandles på generalforsamlingen etter reglene i bestemmelsen her. Generalforsamlingen kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. For gjennomføring av forenklet generalforsamling gjelder følgende regler:

1. Samtlige aksjeeiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av saken på egnet måte.

2. Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg om saken og kan kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte.

3. Styreleder eller den som generalforsamlingen velger til å lede generalforsamlingsbehandlingen, skal sørge for at det føres protokoll, jf. § 5-7 a.

4. Generalforsamlingen kan holdes uten å følge kravene i §§ 5-8 til 5-16.

Ny § 5-7 a skal lyde:

§ 5-7 a. Protokoll ved forenklet generalforsamlingsbehandling

(1) Protokollen skal angi at saken er behandlet etter § 5-7.

(2) Generalforsamlingens beslutning skal inntas i protokollen. I selskap med flere enn én aksjeeier skal protokollen angi antallet avgitte stemmer og hvor mange aksjer som har stemt for og imot beslutningen. I den utstrekning dette er relevant, skal det også angis hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmer representerer. En fortegnelse over hvilke aksjeeiere som har deltatt i behandlingen av saken, skal inntas i eller vedlegges protokollen.

(3) Protokollen skal dateres og signeres av den som er styrets leder på signeringstidspunktet eller av den som generalforsamlingen utpeker. Protokollen skal sendes til samtlige aksjeeiere.

(4) Protokollen og fortegnelse over aksjeeiere som nevnt i annet ledd fjerde punktum, skal oppbevares i hele selskapets levetid. Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet.

§ 5-11 b skal lyde:

§ 5-11 b. Adgang til å delta på generalforsamlingen ved hjelp av elektroniske hjelpemidler og til å bruke forhåndsstemme

(1) Aksjeeierne har rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan likevel bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

(2) Det kan fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til slik stemmegivning.

§ 5-16 tredje ledd skal lyde:

(3) Protokollen skal signeres av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede. Protokollen og fortegnelse over aksjeeiere som nevnt i § 5-13, skal oppbevares på betryggende måte i hele selskapets levetid. Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet.

§ 6-6 første og annet ledd skal lyde:

(1) Styremedlemmer tjenestegjør i to år. I vedtektene kan det fastsettes kortere eller lengre tjenestetid, herunder at styremedlemmene tjenestegjør på ubestemt tid. Ved suppleringsvalg kan kortere tjenestetid fastsettes.

(2) Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamlingen i det året tjenestetiden utløper, dersom ikke noe annet er bestemt.

§ 6-7 første ledd første punktum skal lyde:

Et styremedlem har rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute.

§ 6-29 tredje og nytt fjerde ledd skal lyde:

(3) Protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Har styret minst fem medlemmer, og er beslutning truffet i møte, kan styret velge to til å signere. I så fall skal kopi av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.

(4) Protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

§ 7-5 nytt tredje punktum skal lyde:

Deltakelse kan skje ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk.

§ 7-6 skal lyde:

§ 7-6. Beslutning om å unnlate revisjon

(1) Generalforsamlingen kan med flertall som for vedtektsendring beslutte at selskapets årsregnskaper for inneværende regnskapsår eller senere ikke skal revideres etter revisorloven dersom

1. driftsinntektene av den samlede virksomheten er mindre enn en terskelverdi fastsatt av departementet i forskrift,

2. selskapets balansesum er mindre enn en terskelverdi fastsatt av departementet i forskrift, og

3. gjennomsnittlig antall ansatte ikke overstiger ti årsverk.

Et morselskap kan bare beslutte å unnlate revisjon dersom vilkårene etter første punktum er oppfylt for konsernet sett som en enhet.

(2) Terskelverdiene etter første ledd nr. 1 og 2 skal baseres på årsregnskapet for siste regnskapsår. Har selskapet ikke fastsatt sitt første årsregnskap, kan beslutning som nevnt i første ledd treffes hvis selskapets ansatte ikke overstiger ti på tidspunktet for generalforsamlingens beslutning og

1. balansesummen etter åpningsbalansen er mindre enn en terskelverdi fastsatt av departementet i forskrift, eller

2. dersom selskapet ikke har plikt til å utarbeide åpningsbalanse, aksjeinnskuddene i forbindelse med stiftelsen er mindre enn en terskelverdi fastsatt av departementet i forskrift.

(3) Viser et årsregnskap driftsinntekter, balansesum eller årsverk som overstiger terskelverdiene i første ledd, skal selskapets årsregnskap for påfølgende regnskapsår revideres. For morselskap gjelder første punktum for konsernet sett som en enhet.

(4) Beslutning som nevnt i første ledd kan omgjøres av en senere generalforsamling dersom forslaget får tilslutning fra mer enn en tredel av den aksjekapitalen eller av de stemmene som er representert på generalforsamlingen, eventuelt av en slik andel av aksjekapitalen eller stemmene som etter vedtektsbestemmelse som nevnt i § 5-18 tredje ledd kreves for å hindre vedtektsendring. Dersom beslutning som nevnt omgjøres, skal selskapets årsregnskap for påfølgende regnskapsår revideres.

(5) Stifterne kan i stiftelsesdokumentet unnlate å velge revisor dersom vilkårene i første ledd er oppfylt. Annet til fjerde ledd gjelder tilsvarende.

(6) Selskapet skal straks gi melding til Foretaksregisteret dersom generalforsamlingen har truffet beslutningsom nevnt i første ledd eller dersom selskapets årsregnskaper igjen skal revideres som følge av at vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven § 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er til stede. Det samme gjelder dersom det er truffet beslutning etter fjerde ledd. Beslutning som nevnt i første ledd får ikke virkning før den er registrert i Foretaksregisteret.

(7) Dersom vilkårene for fritak fra revisjon etter revisorloven § 2-1 tredje til sjette ledd ikke lenger er til stede, skal styret straks sørge for at generalforsamlingen kan velge revisor.

§ 10-6 annet ledd fjerde punktum skal lyde:

Beviset skal signeres av minst to styremedlemmer eller av den styret gir fullmakt.

§ 10-6 annet ledd femte punktum oppheves.

§ 10-9 annet ledd fjerde punktum skal lyde:

Skal aksjeinnskuddene utelukkende gjøres opp i penger, kan bekreftelsen gis av et finansforetak, en advokat eller en autorisert regnskapsfører.

§ 12-2 annet ledd sjette punktum oppheves.

§ 12-6 nr. 3 annet punktum skal lyde:

En bekreftelse signert av styret om at forholdet til selskapets kreditorer ikke er til hinder for at beslutningen trer i kraft, skal følge med meldingen.

§ 13-3 første ledd annet punktum skal lyde:

Planen skal utarbeides etter reglene i §§ 13-6 til 13-8 og signeres av styrene.

§ 13-3 fjerde ledd skal lyde:

(4) Styret i hvert av selskapene som skal fusjonere, skal gi opplysninger til generalforsamlingen i selskapet og til styret i de andre selskapene som deltar i fusjonen, om vesentlige endringer i eiendeler, rettigheter og forpliktelser som har funnet sted i tiden mellom signeringen av fusjonsplanen og behandlingen av fusjonsplanen i generalforsamlingene som skal treffe beslutning om fusjon.

§ 13-17 tredje og nytt fjerde ledd skal lyde:

(3) Det overtakende selskapet skal oppbevare det eller de overdragende selskapenes selskapsdokumentasjon i minst ti år etter regnskapsårets slutt det året fusjonen er registrert i Foretaksregisteret, jf. § 1-6.

(4) Det overtakende selskapet skal oppbevare det eller de overdragende selskapenes oppbevaringspliktige regnskapsmateriale i samsvar med bokføringslovens bestemmelser.

§ 14-4 første ledd første punktum skal lyde:

Styret i det selskapet som skal deles, skal utarbeide og signere en fisjonsplan som minst inneholder opplysning om forhold som angitt i § 13-6 første ledd.

§ 14-5 første ledd skal lyde:

Styret i det selskapet som skal deles, skal gi opplysninger til sin generalforsamling og til styret i et overtakende selskap om vesentlige endringer i eiendeler, rettigheter og forpliktelser som har funnet sted i tiden mellom signeringen av fisjonsplanen og vedtakelsen av fisjonsplanen.

§ 14-8 første ledd skal lyde:

(1) Bestemmelsene i § 13-16 og § 13-17 første, tredje og fjerde ledd gjelder tilsvarende.

§ 16-10 tredje og nytt fjerde ledd skal lyde:

(3) Avviklingsstyret skal sørge for at selskapsdokumentasjonen oppbevares i minst ti år etter regnskapsårets slutt det året selskapet er endelig oppløst, jf. § 1-6.

(4) Avviklingsstyret skal sørge for at selskapets oppbevaringspliktige regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med bokføringslovens bestemmelser.

§ 18-5 oppheves.

II

I lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper gjøres følgende endringer:

Etter § 1-5 skal nytt avsnitt III lyde:

III. Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon mv.

§ 1-6. Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon mv.

(1) Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter allmennaksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge.

(2) Krav i denne loven om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger.

(3) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som anses som betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring, og sikkerhetsnivået for signatur.

§ 2-1 nytt tredje ledd skal lyde:

(3) Stiftelsesdokumentet skal oppbevares i hele selskapets levetid.

§ 2-8 første ledd skal lyde:

(1) Skal aksjeinnskudd kunne gjøres med andre eiendeler enn penger, skal selskapet bli part i en avtale, eller skal noen gis særskilte rettigheter som nevnt i § 2-4, skal stifterne utarbeide, datere og signere en åpningsbalanse som skal vedlegges stiftelsesdokumentet.

§ 2-9 første ledd skal lyde:

Stifterne skal datere og signere stiftelsesdokumentet. Når alle stifterne har signert stiftelsesdokumentet, er aksjene tegnet og selskapet stiftet.

§ 2-13 tredje ledd skal lyde:

(3) Ved forsinkelse med oppgjøret av krav på innskudd skal styret gi aksjeeieren melding om at innskuddetmå gjøres opp innen syv dager regnet fra avsendelsen av meldingen. Styret skal benytte en betryggende metode for å sikre at aksjeeieren mottar meldingen. I meldingen skal aksjeeieren gjøres kjent med følgene av at fristen oversittes, jf. femte ledd. Har aksjeeieren ikke kjent adresse, skal betalingsoppfordringen kunngjøres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon.

§ 2-18 første ledd skal lyde:

(1) Selskapet skal meldes til Foretaksregisteret innen tre måneder etter at stiftelsesdokumentet er signert.

§ 2-18 annet ledd femte punktum skal lyde:

Skal aksjeinnskuddene utelukkende gjøres opp i penger, kan bekreftelsen gis av et finansforetak, en advokat eller en autorisert regnskapsfører.

§ 2-19 første ledd første punktum skal lyde:

Styrets medlemmer og den som har avgitt bekreftelse etter § 2-18 annet ledd, er solidarisk ansvarlig for det som måtte mangle av aksjeinnskudd som i meldingen til Foretaksregisteret er oppgitt og bekreftet innbetalt eller gjort opp på annen måte.

§ 4-25 tredje ledd skal lyde:

(3) Morselskapet skal gi aksjeeierne et tilbud om løsningssum. Dersom tilbudet rettes skriftlig til hver enkelt aksjeeier, kan det fastsettes en frist for den enkelte aksjeeier til å komme med innsigelser mot eller avslå tilbudet. Dersom det skal fastsettes en frist som nevnt i annet punktum og ikke alle aksjeeierne har kjent adresse, må tilbudet i tillegg kunngjøres i Brønnøysundregistrenes elektroniske kunngjøringspublikasjon. Dersom innsigelseetter annet punktum ikke kommer frem til selskapet innen utløpet av fristen, anses aksjeeieren for å ha akseptert tilbudet. Fristen kan ikke settes kortere enn to måneder. I meldingen med tilbudet om løsningssum og i kunngjøringen skal aksjeeierne gjøres oppmerksom på fristen og følgene av å oversitte den.

§ 5-2 annet ledd første og annet punktum skal lyde:

Fullmektigen skal legge frem skriftlig fullmakt. Fullmakten skal være signert og datert.

§ 5-16 tredje ledd skal lyde:

(3) Protokollen skal signeres av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede. Protokollen og fortegnelse over aksjeeiere som nevnt i § 5-13, skal oppbevares på betryggende måte i hele selskapets levetid. Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet.

§ 6-29 tredje ledd og nytt fjerde ledd skal lyde:

(3) Protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Har styret minst fem medlemmer, og er beslutning truffet i møte, kan styret velge to til å signere. I så fall skal kopi sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.

(4) Protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

§ 10-9 annet ledd fjerde punktum skal lyde:

Skal aksjeinnskuddene utelukkende gjøres opp i penger, kan bekreftelsen gis av et finansforetak, en advokat eller en autorisert regnskapsfører.

§ 13-3 første ledd annet punktum skal lyde:

Planen skal utarbeides etter reglene i §§ 13-6 til 13-8 og signeres av styrene.

§ 13-3 fjerde ledd skal lyde:

(4) Styret i hvert av selskapene som skal fusjonere, skal gi opplysninger til generalforsamlingen i selskapet og til styret i de andre selskapene som deltar i fusjonen, om vesentlige endringer i eiendeler, rettigheter og forpliktelser som har funnet sted i tiden mellom signeringen av fusjonsplanen og behandlingen av fusjonsplanen i generalforsamlingene som skal treffe beslutning om fusjon.

§ 13-18 fjerde og nytt femte ledd skal lyde:

(4) Det overtakende selskapet skal oppbevare det eller de overdragende selskapenes selskapsdokumentasjon i minst ti år etter regnskapsårets slutt det året fusjonen er registrert i Foretaksregisteret, jf. § 1-6. Har det eller de overdragende selskapenes aksjer vært registrert i et verdipapirregister, skal det overtakende selskapet også oppbevare en kopi av aksjeeierregisteret i minst ti år, slik dette er ved registreringen av fusjonen.

(5) Det overtakende selskapet skal oppbevare det eller de overdragende selskapenes oppbevaringspliktige regnskapsmateriale i samsvar med bokføringslovens bestemmelser.

§ 13-26 første ledd annet punktum skal lyde:

Planen skal signeres av styret.

§ 14-4 første ledd første punktum skal lyde:

Styret i det selskapet som skal deles, skal utarbeide og signere en fisjonsplan som minst inneholder opplysning om forhold som angitt i § 13-6 første ledd.

§ 14-5 første ledd skal lyde:

Styret i det selskapet som skal deles, skal gi opplysninger til sin generalforsamling og til styret i et overtakende selskap om vesentlige endringer i eiendeler, rettigheter og forpliktelser som har funnet sted i tiden mellom signeringen av fisjonsplanen og vedtakelsen av fisjonsplanen.

§ 14-8 første ledd skal lyde:

(1) Bestemmelsene i § 13-17 og § 13-18 første, tredje, fjerde og femte ledd gjelder tilsvarende.

§ 16-10 tredje og nytt fjerde ledd skal lyde:

(3) Avviklingsstyret skal sørge for at selskapsdokumentasjonenoppbevares i minst ti år etter regnskapsårets slutt det året selskapet er endelig oppløst, jf. § 1-6. Avviklingsstyret skal også sørge for at kopiav aksjeeierregisteret oppbevares i minst ti år etter regnskapsårets slutt det året selskapet er endelig oppløst, slik dette er når selskapet registreres som endelig oppløst.

(4) Avviklingsstyret skal sørge for at selskapets oppbevaringspliktige regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med bokføringslovens bestemmelser.

III

I lov 21. juni 1985 nr. 78 om registrering av foretak gjøres følgende endringer:

§ 4-4 bokstav e første punktum skal lyde:

Erklæring fra revisor, eller eventuelt erklæring fra finansforetak,advokat eller autorisert regnskapsfører, om at de opplysninger som er gitt om innbetaling av aksjekapital, selskapskapital i kommandittselskap, jf. § 3-3 nr. 6 og 7, grunnkapital i stiftelse og innskuddskapital i samvirkeforetak, statsforetak, interkommunalt selskap, regionalt helseforetak og helseforetak er riktige.

§ 4-4 bokstav h skal lyde:

Erklæring fra revisor når det meldes kapitalnedsetting og nedsettingsbeløpet skal anvendes til dekning av tap som ikke kan dekkes på annen måte. Dette gjelder likevel ikke ved melding om kapitalnedsetting etter aksjeloven § 12-1 første ledd annet punktum nr. 1.

IV

I lov 15. januar 1999 nr. 2 om revisjon og revisorer gjøres følgende endringer:

§ 2-1 tredje ledd skal lyde:

For aksjeselskapergjelder ikke revisjonsplikten etter første ledd dersom det er truffet beslutning om fravalg av revisjon i medhold av aksjeloven § 7-6 første ledd. Tilsvarende gjelder dersom det er ikke er valgt revisor i medhold av aksjeloven § 7-6 femte ledd.

§ 2-1 femte ledd skal lyde:

Unntakene etter annet og tredje ledd gjelder ikke for foretak som er pliktig til å utarbeide konsernregnskap.

V

1. Loven gjelder fra den tid Kongen bestemmer. Kongen kan sette i kraft de enkelte bestemmelser til forskjellig tid.

2. Departementet kan gi nærmere overgangsbestemmelser.

Fotnoter

1)

Kilde: SSB. Tallene tar utgangspunkt i SSBs statistikk over aksjer og kapitalutdelinger. Denne statistikken omfatter 265 080 av 271 000 aksjeselskaper registrert i SSBs virksomhets- og foretaksregister.

2)

Aarbakke m.fl. Aksjeloven og allmennaksjeloven – Kommentarutgave, 3. utgave (2012) side 804 og Andenæs Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper (2006) side 603.

3)

Report on digitalisation in company law, http://ec.europa.eu/justice/civil/files/company-law/icleg-report-on-digitalisation-24-march-2016_en.pdf (sist besøkt februar 2017).

4)

Aarbakke m.fl. Aksjeloven og allmennaksjeloven – Kommentarutgave, 3. utgave (2012) side 804 og Andenæs Aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper (2006) side 603.

5) Nasjonal kommunikasjonsmyndighet.

6)

Et regulert marked eller en multilateral handelsfasilitet, jf. verdipapirhandelloven § 2-3 tredje og fjerde ledd.

7)

Tall fra Medienorge, www.medienorge.uib.no/statistikk/medium/ikt/347 (sist besøkt februar 2017).

8)

Ibid.

9)

Prop. 111 L (2012–2013) side 110.

10) Samfunns- og næringslivsforskning AS og Norges Handelshøyskoles database med regnskaps- og foretaksinformasjon for norske selskaper

11)

Tall fra Brønnøysundregistrene inntatt i utredningen punkt 13.1.5.2 anslår at om lag 27 000 aksjeselskaper som er morselskap er under terskelverdiene for revisjonsplikt i aksjeloven § 7-6.

12)

Aarbakke m.fl. Aksjeloven og allmennaksjeloven – Kommentarutgave, 3. utgave (2012) side 575.

13)

Brønnøysundregistrenes utredning Særattestasjonskrav – kartlegging og forenkling datert 26. januar 2015 side 17 flg.

14)

Revisorforeningen har gitt retningslinjer for revisors avgivelse av slike erklæringer. Disse fremkommer av revisjonsstandarden SA 3802 Norske Standarder for attestasjonsoppdrag (SA) – Revisors uttalelser og redegjørelser etter selskapslovgivningen.

15)

Kilde: SSB. Tallene tar utgangspunkt i SSBs statistikk over aksjer og kapitalutdelinger. Denne statistikken omfatter 265 080 av 279 000 aksjeselskaper registrert i SSBs virksomhets- og foretaksregister.

16)

Beregningene er i hovedsak utført av Brønnøysundregistrene på oppdrag fra departementet, og er basert på estimater. Estimatene er bygd på informasjon fra eksterne kilder hvor dette har vært tilgjengelig, og er ellers basert på forutsetninger om hvordan dagens regler styrer atferden og hvilke atferdsendringer reglene vil gi. Disse forutsetningene er usikre. På grunn av usikkerhet omkring nytte- og kostnadsvirkningene oppgir Brønnøysundregistrene at de har brukt konservative anslag.

17)

Standardkost for timer er satt til 464 kroner.

18)

Kilde: Løsning for meldingsutveksling i offentlig sektor, rapport 2015:3.

19)

Kilde: Basert på tall fra Foretaksregisteret og SSB.

20)

Kilde: Tall fra Brønnøysundregistrene.

21)

Felles datakatalog: En oversikt over hvilken informasjon som allerede finnes, hva det betyr, hvilken kvalitet informasjonen har og hvem som har lov til å gjenbruke informasjonen. Dette er viktig for å kunne automatisere prosesser og gjenbruke informasjon. Denne er ventet å kunne tas i bruk fra 2018.

22)

Stortinget har i anmodningsvedtak av 16. juni 2014 bedt regjeringen om å etablere en løsning som sikrer økt åpenhet om eiere av aksjeselskaper. Forslag til alternative løsninger, herunder en løsning med elektronisk aksjeeierbok i Altinn, har vært på høring. Departementet arbeider med oppfølging etter høringen.