Veileder til statlige virksomheters likestillingsredegjørelser etter aktivitets- og rapporteringsplikten	

	

Innholdsfortegnelse
Innledning
Nærmere om departementenes rapportering
Trinnene i arbeidet…………………………………………………………………………………… 5   
Trinn 1. Vurdere barrierer mot likestilling
Tabell 1:  Registreringsskjema for tilstandsrapportering  (kjønn)
Tabell 2: Sjekkliste for å avdekke barrierer mot likestilling0
Trinn 2: Vurdere tiltak……………………………………………………………………………….11
Trinn 3.  Iverksette tiltak…………………………………………………………………………….12     
Vedlegg 1: Eksempler på tiltak og rapportering av tiltak

Innledning
Denne rapporteringsmalen er veiledende for statlige virksomheter. Malen vil være et godt verktøy for å sørge for at likestillingsredegjørelsene som omfatter kjønn, nedsatt funksjonsevne og etnisitet, religion m.v. er i tråd med lovpålagte krav.  
Likestillingsloven § 1 a, diskrimineringsloven § 3 a og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven § 3 pålegger statlige virksomheter en aktivitetsplikt. Aktivitetsplikten innebærer at statlige  virksomheter skal  arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering, både som offentlig myndighet og som arbeidsgiver. Disse pliktene gjelder kjønn, funksjonsnedsettelse og etnisitet, religion mv.    
I tillegg til en aktivitetsplikt har statlige virksomheter en redegjørelsesplikt. Redegjørelsesplikten innebærer at statlige virksomheter som i lov er pålagt å utarbeide årsberetning (evt. årsrapport) skal redegjøre i årsberetningen (evt. årsrapporten) for hva som er gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Statlige virksomheter som ikke er pålagt å utarbeide årsberetning (evt. årsrapport), skal gi tilsvarende redegjørelse i årsbudsjettet. Det skal redegjøres for planlagte og gjennomførte tiltak når det gjelder kjønn, funksjonsnedsettelse og etnisitet, religion mv. Når det gjelder kjønn, skal det i tillegg redegjøres for den faktiske tilstanden. 
Hovedformålet med redegjørelsesplikten er å skape økt og mer systematisk oppmerksomhet omkring arbeidet for økt likestilling. Rapporteringen vil også vise om statlige virksomheter oppfyller aktivitetsplikten. Som arbeidsgiver handler plikten blant annet om rekruttering, forfremmelse, utvikling, lønns- og arbeidsforhold og beskyttelse mot trakassering.  
Offentlige myndigheter har kun en lovpålagt plikt til å redegjøre på aktivitetsplikten som arbeidsgiver, og ikke på aktivitetsplikten som offentlig myndighet som omfatter tjenesteutøvelse og myndighetsutøvelse. Statlige virksomheter oppfordres likevel til å redegjøre for planlagte og gjennomførte tiltak for å fremme likestilling som offentlig myndighet. En slik redegjørelse vil være et godt verktøy for å vurdere om virksomheten følger opp aktivitetsplikten.   
Å arbeide for likestilling i staten handler om å sikre kvalitet i oppgaveløsningen og å ta i bruk alle potensialer og talent. Et sentralt personalpolitisk mål i staten er å sikre at den statlige arbeidsstyrken gjenspeiler mangfoldet i befolkningen. Det er også viktig å bedre integreringen av grupper som har vanskeligheter med å komme inn på arbeidsmarkedet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv er et av virkemidlene for å nå dette målet. 
Staten skal som offentlig myndighet og tjenesteyter arbeide for likestilling og innarbeide likestilling i all planlegging, forvaltning og tjenesteyting.  

DISKRIMINERINGSGRUNNLAGENE
Diskrimineringsgrunnlagene som er omfattet av aktivitets- og redegjørelsesplikten:
Kjønn
Med kjønn menes biologisk, sosialt, psykologisk og kulturelt kjønn. Forskjellsbehandling på grunn av graviditet, fødsel og adopsjon, amming eller foreldrepermisjon er en form for forskjellsbehandling på grunn av kjønn. 
Etnisitet
Begrepet rommer i denne sammenhengen etnisk bakgrunn, hudfarge, språk , avstamning og nasjonal opprinnelse. 
Religiøs tilhørighet og livssyn
Religiøs tilhørighet refererer til personer som praktiserer eller følger påbudene til en bestemt religion. Religion kan også være en markør for etnisitet. Livssyn refererer til en etisk og filosofisk tilnærming til livet som legger rammeverk for moralske verdier, menneskesyn og virkelighetsforståelse. 
Nedsatt funksjonsevne
Nedsatt funksjonsevne foreligger når en av kroppens fysiske, psykiske eller kognitive funksjoner er tapt, skadet eller på annen måte er nedsatt. Diskrimineringsvernet gjelder funksjonsevne som er nedsatt, har vært nedsatt eller antas å være nedsatt.

Nærmere om departementenes rapportering 
Hvert enkelt fagdepartement er ansvarlig for å gi en samlet likestillingsredegjørelse som omfatter kjønn, nedsatt funksjonsevne og etnisitet m.v. i prp. 1 S for sitt departement og sine ordinære underliggende forvaltningsorgan (bruttobudsjetterte) slik som direktorat og tilsyn m.v. Det anbefales at forvaltningsorgan med særskilte budsjettfullmakter (nettobudsjetterte) selv er ansvarlig for å redegjøre i egen årsberetning (evt. årsrapport)/ årsbudsjett.
Det er departementet som er ansvarlig for at redegjørelsen for departementet og underliggende etater er i tråd med lovens krav. Fagdepartementet skal gi en likestillingsredegjørelse som omfatter kjønn, nedsatt funksjonsevne og etnisitet, religion mv. for eget departement i prp. 1 S. Det enkelte departement står fritt til å velge om redegjørelsen for de underliggende etater skal inngå som en integrert del av prp. 1 S, eller som et vedlegg til denne.  Dersom departementet velger ikke å gi en full redegjørelse for sine underliggende etater i budsjett-teksten, må det henvises til hvor redegjørelsene finnes, enten i årsberetning eller årsrapport. I henhold til økonomireglementet er det et krav om at alle underliggende virksomheter skal utarbeide en årsrapport basert på tildelingsbrevet fra overordnet departement. Årsberetningen (evt. årsrapporten) må være offentlig tilgjengelig, enten i elektronisk form eller i publikasjon. Departementene kan forankre krav til rapportering etter aktivitets- og redegjørelsesplikten i sine respektive tildelingsbrev for underliggende etater.  
 
Det anbefales at departementene i prp. 1 S gir: 
•	En likestillingsredegjørelse som omfatter kjønn, nedsatt funksjonsevne og etnisitet, religion mv. for eget departement
•	En mer overordnet likestillingsredegjørelse som omfatter kjønn, nedsatt funksjonsevne og etnisitet, religion mv. for underliggende etater, med en henvisning i prp. 1 S til en mer utfyllende redegjørelse i underliggende etaters årsberetninger (evt. årsrapporter).  
Departementene er svært ulike med hensyn til størrelse og omfang av underliggende etater. Når det gjelder den overordnede redegjørelsen for underliggende etater, vil det derfor være opp til det enkelte departement selv å vurdere nærmere hvordan den best kan gis. Det kan f. eks. gis en redegjørelse for hver underliggende etat som omtales i prp 1 S, eller det kan gis en mer samlet fremstilling for hele departementsområde.
Trinnene i arbeidet
For å oppfylle aktivitetsplikten må virksomhetene vurdere hvilke forhold som kan fungere som barrierer for arbeidstakere og arbeidssøkere og hvilke konkrete tiltak som kan medvirke til å fjerne barrierene. Offentlige virksomheter har en aktivitetsplikt både som arbeidsgiver og som offentlig myndighet. Det innebærer å se til at hensynet til likestilling integreres i all offentlig virksomhet og tjenesteyting, og at regelverk og forvaltningsvedtak er i samsvar med formålet i diskrimineringslovgivningen. 
Virksomhetene skal vurdere om det finnes forhold som kan fungere som barrierer som kan bidra til usaklig forskjellsbehandling av noen personer eller grupper på bakgrunn av kjønn, funksjonsnedsettelse eller etnisitet, religion mv.
1.	Vurdere om noen grupper eller personer har behov for særskilte tiltak for å oppnå like muligheter
2.	Iverksette tiltak for å fremme likestilling og hindre diskriminering dersom vurderingene viser behov

  
Figur 1: Gangen i arbeidet, aktivitets- og redegjørelsesplikten

Eksempler på barrierer 
-	Unødvendig strenge språkkrav ved ansettelser
-	Rekruttering gjennom nettverk
-	Ekskluderende praksiser
-	Utilsiktede virkninger av nøytrale praksiser
-	Stereotype forestillinger
-	Manglende kunnskap om tilrettelegging

Trinn 1. Vurdere barrierer mot likestilling
Når en virksomhet skal vurdere hvorvidt det finnes forhold som kan virke som barrierer for ulike grupper, må det benyttes et sett av metoder for å få en full oversikt. 
Redegjørelse for tilstand: Likestilling mellom kjønnene i arbeidsgiverrollen:
For likestilling mellom kjønnene er det et krav om at det skal gis en beskrivelse av tilstanden i virksomheten. Tabell 1 ” Registreringsskjema for tilstandsrapportering” under viser hvilke forhold som bør rapporteres på for å gi en dekkende beskrivelse av likestillingssituasjonen og dermed oppfylle lovens krav. En analyse av en ferdig utfylt tabell gir et godt grunnlag for å belyse utfordringer og behov for tiltak i virksomheten. Kjønnsbaserte forskjeller i tabellen må vurderes opp mot praksiser i virksomheten.
Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet anbefaler bruk av data fra Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) pr. 1. oktober hvert år. Disse dataene vil foreligge ultimo april påfølgende år. 
Ved rapportering av lønn er månedsfortjeneste for heltidsekvivalenter det mest relevante tallet. Dersom det benyttes andre tall som for eksempel årsverksfortjeneste, må det spesifiseres hvilke tall som benyttes. Dersom det er en stor (>5%) andel timelønte i virksomheten, bør de spesifiseres i en egen rad i tabellen. Personer på pensjonistavlønning bør ikke regnes med hverken i antall eller i fortjenestetall.
Når det gjelder legemeldt sykefravær, anbefales det at gjennomsnittlig sykefraværsprosent for foregående kalenderår benyttes. Ved rapportering av legemeldt sykefravær må virksomhetene påse at enkeltindivider ikke kan identifiseres. Datatilsynet har praksis på at rapportering av grupper med færre enn 5 personer ikke sikrer anonymitet. 
Tabell 1:  Registreringsskjema for tilstandsrapportering  (kjønn) 

	Kjønnsbalanse	Lønn 	Deltid 	Midlertidig
ansettelse 	Foreldrepermisjon 	Legemeldt sykefravær 	Tiltak 1 	Tiltak 2	
	M%	K%	Total
(N)	M (kr/%)	K (kr/%)	M%	K%	M%	K%	M%	K%	M%	K%	M%	K%	M%	K%	
Totalt i virksomheten	I år																		
	I fjor																		
Toppledelse (Eks. ekspedisjonssjef/ direktør 	I år						VEILEDNING TIL TABELLEN
Stillingsnivåer: Når det gjelder kjønnsbalanse og lønn, er det viktig å se hvordan dette kan variere på ulike nivåer i virksomheten. Akkurat hvilke kategorier av stillinger som benyttes er opp til hver enkelt virksomhet. Kategorier av ”likeverdig arbeid” skal benyttes. Som en tommelfingerregel bør oversikten skille mellom ledelse og mellomledelse, høyere og lavere saksbehandlere / fagarbeidere, samt en kategori for administrativt personale. Det bør spesifiseres hvem som inngår i kategoriene dersom det er uklart (for eksempel mellomledelse).
Kjønnsbalanse: For å få en nyttig oversikt, er det viktig å se på andelen av hvert kjønn på hvert nivå. Samtidig er det viktig at antallet totalt på hvert nivå oppgis for å kunne se hvor store grupper det er snakk om. Det er plass til å fylle ut tall både for det året det rapporteres for (”i år”) og forrige år (”i fjor”) for å se på utviklingen. 
Lønn: Månedsfortjeneste pr. heltidsekvivalent. Gjennomsnittet for menn og kvinner på ulike nivåer gir mest informasjon. Eventuelt kan kvinners lønn i % av menns lønn på hvert nivå oppgis. (eks. Menn 100%, Kvinner 85%).
Deltid: Andelen av hvert kjønn som arbeider deltid.
Ansettelse: Andelen av hvert kjønn som har midlertidig ansettelse.
Foreldrepermisjon: Andelen av totalt foreldrepermisjonsuttak som benyttes av hvert kjønn.
Sykefravær: Sykefraværsprosent for hvert kjønn. Legemeldt fravær.
Tiltak 1: Dersom det er gjort personalpolitiske tiltak som for eksempel lederutvikling, kompetanseheving eller seniortiltak, er det viktig å rapportere hvordan menn og kvinner benytter seg av tiltaket. De to viktigste tiltakene bør rapporteres. 	
	I fjor							
Mellomledelse (Eks avdelingsledere)	I år							
	I fjor							
Kategori 1 (eks. seniorrådgiver)	I år							
	I fjor							
Kategori 2.(eks rådgiver)	I år							
	I fjor							
Kategori 3.(eks. 1. konsulent)	I år							
	I fjor							
Kategori 4.(eks konsulent /sekretær) 	I år 							
	I fjor							
Evt. timelønte i virksomheten	I år							
	I fjor							

Vurderinger for alle grunnlagene. Som arbeidsgiver og som offentlig myndighet:
Når det gjelder etnisitet, religion mv. og funksjonsnedsettelse, er det ikke noe krav om en tilstandsrapportering fordi dette reiser spørsmål bl.a. ved personvern. For disse grunnlagene må arbeidsgiver benytte andre metoder for å finne ut hvorvidt det finnes barrierer i virksomheten. Det er viktig å huske at det er mulig å vurdere hvorvidt praksiser kan virke ulikt på forskjellige grupper uten å vite hvor mange av hver gruppe som finnes. 
Tabell 2 gir en sjekkliste som hjelper til å avdekke barrierer mot likestilling på de områdene som aktivitetsplikten gjelder. Virksomhetene anbefales å gjøre disse vurderingene på alle de områdene som er nevnt i lovarbeidene. For å vise at aktivitetsplikten er oppfylt, bør en kort sammenfatning av vurderingen for hvert område tas inn i redegjørelsen. Dersom det ikke gjøres vurderinger på hvert område, bør det presenteres en plan for når og hvordan vurderingene skal gjøres. 
Tabell 2. Sjekkliste for å avdekke barrierer mot likestilling. Vurderingene skal gjøres både for det virksomheten gjør og for det virksomheten har planer om å gjøre.
Når det gjelder 
•	rekruttering, 
•	lønns- og arbeidsvilkår, 
•	forfremmelser, 
•	utviklingsmuligheter 
•	beskyttelse mot trakassering
•	rollen som offentlig myndighetsutøver
•	rollen som offentlig tjenesteyter

	Spørsmål	
	Har vi et mål på dette området?
	
	Finner vi forskjeller mellom og innenfor grunnlagene i representasjon, bruk eller nivå?
	
	Har ulike grupper ulike behov?	
	Vet vi om problemer og utfordringer for de ulike grunnlagene fra før?	
	Kan vi fremme likestilling mellom gruppene?

Trinn 2. Vurdere tiltak
Dersom kartleggingen i trinn 1 viser ulikheter og utfordringer, er virksomheten pålagt å vurdere tiltak som kan fremme likestilling. 
Eksempler på typer tiltak og kan være:
Kartlegge praksiser nærmere
En virksomhet som har funnet ulikheter kan for eksempel stilles seg disse spørsmålene: 
•	Hva gjør vi når vi rekrutterer, og hvorfor er utfallet av rekrutteringsprosessene våre skjevt når det gjelder representasjon? 
•	Hvorfor benyttes tjenestene våre i så liten grad av enkelte grupper? 
•	Hvorfor er lønnsforskjellene så store som de er?

Justere praksiser:
En virksomhet som har funnet ulikheter og har identifisert utfordringer kan for eksempel:
•	Påse at målsetninger om å redusere kjønnsbaserte lønnsforskjeller overholdes
•	Skjerpe tonen mot trakasserende atferd
•	Øke muligheten for hjemmekontor, fleksibel arbeidstid

Innføre nye praksiser:
En virksomhet som har funnet ulikheter og har identifisert utfordringer kan for eksempel:
•	Annonsere i nye medier for å treffe flere
•	Benytte moderat kvotering der det er mulig
•	Etablere en serviceerklæring og ha rutiner for mottak av klager på service
I håndboken ”Likestilling og mangfold: Tips og sjekklister for arbeidsplassen” fra Likestillings- og diskrimineringsombudet  finnes flere konkrete eksempler på tiltak som arbeidsgiver kan vurdere å iverksette. Håndboken finnes tilgjengelig på http://www.ldo.no

Trinn 3.  Iverksette tiltak
For at tiltak som iverksettes eller planlegges iverksatt skal ha noen effekt må de være knyttet opp mot konkrete utfordringer, det må være definert en målsetning for tiltaket, og tiltaket må ha en god forankring i virksomheten.  
Virksomheten skal gi en redegjørelse for slike tiltak. 
Det bør rapporteres på 
1.	Status for tiltaket: Er tiltaket planlagt, påbegynt eller gjennomført?
2.	Bakgrunnen for tiltaket: Hvorfor er tiltaket iverksatt? Tiltak bør knyttes til vurderingene i trinn 1: For eksempel:
-	”Tilstandsrapporteringen viser kjønnsbaserte lønnsforskjeller mellom kvinner og menn på saksbehandlernivå”
-	”Det viser seg at vi har få søkere med nedsatt funksjonsevne til våre stillinger”
-	”Andelen ledere i vår virksomhet med annen bakgrunn enn etnisk norsk er vesentlig lavere enn andelen blant de ansatte”
3.	Målsetningen med tiltaket: Målet med tiltaket må spesifiseres: For eksempel: ”Innen 2012 ønsker vi at andelen ansatte med ikke-norsk etnisk bakgrunn skal tilsvare andelen i befolkningen som benytter våre tjenester”. 
4.	Målgruppe: Hvem er målgruppen for tiltaket? For eksempel kvinner, personer med omsorgsoppgaver, religiøse minoriteter. 
5.	Hvordan er tiltaket forankret i virksomheten? Hvor og hvordan er vedtak om å gjennomføre tiltaket fattet. 
6.	Hvem er ansvarlig for tiltaket? Konkrete personer og/eller enheter som er ansvarlig for at tiltaket gjennomføres
7.	Resultater av tiltaket: Er det gjennomført en evaluering? Når kan resultater forventes? Hvilke resultater kan forventes?

I vedlegg 1 vises noen eksempler på tenkte tiltak og rapporteringen av disse.

Vedlegg 1: Eksempler på tiltak og rapportering av tiltak
Tiltak	Status	Bakgrunn	Målsetning	Målgruppe	Forankring	Ansvarlig for gjennomføring	Resultater 	
Kartlegge likelønnssituasjonen	Påbegynt	Beskrivelsen av likelønnssituasjonen viste en lønnsforskjell på 15% i menns favør på de øverste stillingsnivåene	Finne årsaker til lønnsforskjellene. 	Kvinner	Vedtatt i ledermøte	Personalavdelingen	Resultater vil foreligge i 3dje kvartal	
Medvirkning	Planlagt	Omorganisering av virksomheten	Sørge for at alle grupper av ansatte får lik mulighet til innflytelse	Alle ansatte	Toppledelse	Personaldirektør / Eksterne konsulenter	Evalueres fortløpende	
Øke bruken av video/telefonkonferanse	Planlagt	Det er få kvinner i ledelsen, dette kan skyldes mye reisevirksomhet	Øke andelen kvinner i ledelse gjennom å gjøre arbeidssituasjonen enklere for ansatte med omsorgsoppgaver 	Ansatte med omsorgsoppgaver i hjemmet 	Avdelingsleder	Avdelingsleder	Målsetningen er langsiktig. Det vil ta tid å vite hvorvidt tiltaket fungerer	
Likere fordeling av midler mellom kvinner og menn på område X	Planlagt	Bransjen er dominert av menn	Påse at midler fordeles etter kjønnsnøytrale kriterier	Bransje X	Avdelingsleder	Avdelings-leder	Resultater vil kunne måles neste år	
Innføre rutiner for klager på service – serviceerklæring 	Gjennomført Rutinene er slått opp i resepsjonen	Våre brukere har ulik bakgrunn og opplever ventelig møtet med vår organisasjon forskjellig	Sørge for at målsetningene i serviceerklæringen overholdes	Alle brukere	Vedtatt på ledernivå	Toppledelse/ Personalavdeling 	Vi har mottatt 2 skriftlige klager i første halvår	
Klarere krav til likestillingsredegjørelse i tildelingsbrev	Påbegynt	Rapporteringen på likestilling i underliggende etater er mangelfull	Sørge for at underliggende etater rapporterer på likestilling i tråd med lovens krav.	Ytre etat	Leder for etatsstyring	Personaldirektør	Vil foreligge ved neste års rapportering