HØRINGSUTTALELSE

fra

Landbrukets Arbeidsgiverforening

***

Forslag til regler om arbeidsgivers tilgang til ansattes e-post mv. – endring av personopplysningsloven, nytt kapittel i personopplysningsforskriften og ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven

Fornyings- og administrasjonsdepartementet

***

l. INNLEDNING

Landbrukets Arbeidsgiverforening (LA) er en selvstendig, landsdekkende arbeidsgiverforening som organiserer landbruksrelaterte virksomheter. LAs medlemmer omfatter alt fra tyngre næringsmiddelindustri til mindre virksomheter og enkeltbruk innenfor primærnæringene. Vår løpende medlemskontakt viser relativt markante ulikheter hva angår virksomhetenes utfordringer og behov, hvilket kan tilbakeføres til virksomhetenes ulike størrelser, organisering og produksjoner. Et næringsliv i endring og vekst er tjent med forutsigbare og fleksible rammebetingelser, - noe nye bestemmelser om arbeidsgivers innsynsrett i ansattes e-post mv. må ta hensyn til. 

LA ser et klart behov for klarere og mer oversiktlige regler om arbeidsgiveres og ansattes rettigheter ved bruk av elektronisk verktøy på arbeidsplassen enn det som kan utledes av nåværende regelverk. I så måte stiller LA seg positivt til departementets forslag om å regulere dette i et nytt kapittel 9 i Personopplysningsforskriften.  LA er imidlertid ikke tilfreds med forslaget samlet sett. Forskriftsforslaget oppstiller etter vår mening for snevre rammer for arbeidsgivers innsynsrett. Det er ikke tatt tilstrekkelig hensyn til arbeidsgivers behov for en effektiv informasjonsflyt ved tilgang til virksomhetsrelaterte dokumenter. LA støtter heller ikke utgangspunktet som er lagt til grunn i forskriftsforslaget om at arbeidsgiver ikke har innsynsrett i ansattes e-post mv. Videre burde bestemmelsene vært ytterligere forenklet og ikke minst tydeligere sett hen til deres umiddelbare tilgjengelighet/lesbarhet. 

Et utvalg av bestemmelsene i forslaget til nytt kapittel 9 i Personvernforskriften vil i det følgende bli kort kommentert.

2. FORSKRIFTENS HOVEDREGEL
- forslagets kap 5.5.1 og 5.5.2
- forskiftutkastet § 9-3

LA går imot departementets utgangspunkt i forskriftsforslaget hvor hovedregelen er at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i ansattes e-post mv. Dette vil etter vår mening gi en gal signaleffekt. 
Det karakteristiske med et arbeidsforhold er at arbeidstaker stiller sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Arbeidsgiver får rett til arbeidstakernes arbeidsinnsats og arbeidstakerne vil få krav på den avtalte lønnen. Poenget med å være på jobb er følgelig at arbeidstaker skal jobbe. At arbeidsgiver i mange bransjer gir arbeidstakerne tilgang til e-postsystemer, er en naturlig del av samfunnsutviklingen. Det primære er imidlertid at det skal brukes i jobben.

En stadig økende mengde av korrespondanse til virksomheter foregår via e-post. Dette medfører at arbeidsgiver får et større behov for å ha tilgang til elektronisk lagrede opplysninger arbeidstakeren mottar på virksomhetens vegne. Vi bør derfor ha et regelverk som åpner for at arbeidsgiver kan få tilgang til virksomhetsrelaterte dokumenter på en effektiv måte. Dette krever at regelverket tar utgangspunkt i at e-post er et arbeidsverktøy, og at virksomheter kan ha et viktig behov for effektiv informasjonsflyt også ved ansattes fravær.

Når det er sagt så er LA enig med departementet i at ansatte har behov for en privat sfære også på jobben. Det er imidlertid fullt mulig å lage systemer som også ivaretar arbeidstakernes behov. E-postsystemet kan for eksempel settes opp slik at e-post sendt fra angitte e-postadresser automatisk havner i en privat mappe. På denne måten reduseres muligheten for at arbeidsgiver kan komme til å se en privat e-post i forbindelse med arbeidsprosesser.

LA mener på bakgrunn av det ovennevnte at arbeidsgiver i kraft av sin styringsrett og eierskap til utstyret som benyttes, også bør ha rett til å bestemme over bruken av dette og ha eierskap til de virksomhetsrelaterte dokumenter virksomheten mottar. Hovedregelen i personvernforskriften bør således være at arbeidsgiver har tilgang til ansattes e-post m.v. For så å gjøre unntak for det som er privat.
3. UNNTAK
- forslagets kap 5.5.3

3.1 UNNTAK VED DEN ANSATTES FRAVÆR
- forskriftsutkastets § 9-3

LA mener utformingen av § 9-3 er noe uklar. Vi forstår det dit hen at første ledd regulerer innsyn ved ”planlagt fravær”, mens ”uforutsett fravær” blir behandlet i bestemmelsens andre ledd. Med andre ord kommer vilkårene i første ledd ikke til anvendelse ved uforutsett fravær. I så tilfelle mener LA at det i første ledd bør presiseres at den kun gjelder ved planlagt fravær.

LA reagerer videre på at unntakene ved fravær begrenses til å gjelde innsyn i kun e-post. Vi finner ingen grunn til at ikke innsynsretten også bør omfatte annen elektronisk kommunikasjon og elektronisk lagrede opplysninger som berører virksomheten, jf. § 9-3 annet ledd. Også i de sistnevnte kilder vil det kunne foreligge virksomhetsrelaterte opplysninger som er viktig at arbeidsgiver får tilgang til ved ansattes fravær.
 
Planlagt fravær 
Forskriftsutkastet oppstiller i § 9-4 første ledd tre kumulative vilkår for arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post ved planlagt fravær. 

Første vilkår følger av bestemmelsens litra a) som fastslår at arbeidstaker må være fraværende i mer enn tre dager. Til tross for at vilkåret kan fravikes gjennom instruks, mener LA at dette er et upraktisk vilkår. Virksomheter lever av å kunne levere raskt. Det er således for lenge å vente i tre dager før en e-post kan besvares.

Andre vilkår er nedfelt i bestemmelsens litra b). LA er i mot departementets forslag om at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn dersom det ikke er utarbeidet instruks om hvordan de ansatte skal forholde seg ved planlagt fravær. Vilkåret er etter vår mening for strengt. Arbeidsgiver vil også i slike tilfeller kunne ha behov for tilgang til den ansattes e-post.
Departementet viser blant annet til bruk av fraværsassistent som et middel for å minimere behovet for innsyn. LA vil i den forbindelse peke på at både Post- og teletilsynet, IKT bransjen og representanter for brukerne samlet har frarådet bruk av fraværsassistent fordi det fører til økt mengde med spam. 

Uforutsett fravær
Ved uforutsett fravær skal arbeidsgiver i henhold til forskriftsforslaget begrense behovet for at e-postkassen må åpnes. Det kan synes noe uklart hva som ligger i dette. Bestemmelsen gir et eksempel – å gjøre arbeidstakers e-postkasse inaktiv. LA finner eksempelet underlig og særdeles lite praktisk. 

Uoppfordret tilgang
Forskriftsutkastet § 9-3 siste ledd presiserer at bestemmelsen ikke er til hinder for at arbeidstaker uoppfordret gir arbeidsgiver tilgang til e-postkassen eller konkrete e-post i denne. I praksis vil dette unntaket være lite verdt. LA fremholder derimot at det som tidligere må være anledning for arbeidsgiver å be en ansatt om å gi samtykke til innsyn i e-post. Noe annet vil være meget upraktisk. I mange virksomheter er hele forretningsdriften basert på en rask korrespondanse per e-post, og denne korrespondansen er grunnleggende i virksomhetens beslutningsgrunnlag. I disse virksomhetene blir det vanskelig å ha et regelverk som det foreslåtte, fordi man er avhengig av at andre enn mottaker og avsender av e-post er i stand til å fremskaffe saksdokumenter raskt ved fravær.

3.2 UNNTAK VED MISTANKE OM STRAFFBARE FORHOLD   
      MV.
-forskriftsutkastet § 9-5

LA kan i all hovedsak slutte seg til departementets forslag om en utvidet rett til innsyn dersom det foreligger begrunnet mistanke om straffbare forhold mv.
LA stiller seg imidlertid også her undrende til hvorfor innsynsretten begrenses til å gjelde kun e-post. Behovet for innsyn kan være like stort i annen elektronisk kommunikasjon og elektronisk lagrede opplysninger for øvrig. Det foreslås således at innsynsretten også omfatter disse kildene.

4. INNFORMASJONSPLIKT
- forslagets kap. 5.5.4
- forskriftutkastet § 9-7

I henhold til forskriftsforslaget har arbeidsgiver ikke bare generelt, men også i forbindelse med konkrete innsyn en omfattende informasjonsplikt.
LA støtter departementet i at arbeidstaker så langt det er mulig bør varsles ved innsyn. Vi finner imidlertid kravene til varselets innhold i § 9-7 og etterfølgende informasjon i § 9-3 tredje ledd, for omstendelige. I praksis kan en slik fremskaffelse av virksomhetens saksdokumenter bli så omfattende at arbeidsgiver ikke lenger er tjent med å ha et elektronisk saksbehandlingssystem.

5. OVERTREDELSESGEBYR
	- forslagets kap. 5.6
	- lovutkastets § 46

LA er imot departementets forslag om å gi Datatilsynet myndighet til å ilegge overtredelsesgebyr ved brudd på personopplysningsloven eller forskrifter gitt i medhold av den. Det vil medføre at håndhevingsmulighetene ved brudd på personopplysningsloven vil være flere enn ved brudd på arbeidsmiljøloven, hvilket vil være uheldig. Etter vår mening er de foreliggende sanksjonsmuligheter i personopplysningsloven tilstrekkelige. Det må også vektlegges at bestemmelsene i personopplysningsloven og -forskriften fortsatt i stor grad er skjønnsmessige.

6. AVSLUTTENDE MERKNADER

LA støtter som sagt innledningsvis departementets forsøk på en klarere angivelse av arbeidsgivers og ansattes rettigheter ved bruk av elektronisk verktøy på arbeidsplassen. LA mener imidlertid at utgangspunktet for hele forskriftsforslaget er galt. Departementets forslag til unntak og tiltak for å bøte på utgangspunktet er heller ikke gode nok. LA er positive til at det lages klarere regler for innsyn i e-post mv. der også personvernhensynet ivaretas. Dette må imidlertid bygge på at arbeidsgiver som utgangspunkt har tilgang til virksomhetsrelatert e-post og elektronisk lagrede opplysninger for øvrig. 

Med vennlig hilsen
LANDBRUKETS ARBEIDSGIVERFORENING

Camilla Bernhoftsen