Vår dato / Our date	Vår referanse / Our reference
	18.01.2007	ABSF
Utarbeidet av / Composed by	Deres dato / Your date	Deres referanse / Your reference
Agnes Beathe Steen Fosse		

Fornyings- og administrasjonsdepartementet
postmottak@fad.dep.no
									
Høringsvar på forslag til regler om arbeidsgivers adgang til ansattes e-post mv. med høringsfrist: 17. januar 2007-01-16

Pronorm AS. Pronorm har 14 ansatte og selger standarder, normer og relaterte produkter. Vi bruker blant annet Superoffice til å arkivere informasjon om kundedialog, blant annet e-poster til og fra kundene 

Det er helt viktig å ta vare på personvernet for ansatte og at regler rundt bruk og innsyn i post mottatt gjennom elektroniske kommunikasjonsverktøy, som e-post, er en del av dette bildet. Undertegnede er nytilsatt leder og vil fokusere på at det i tråd med dagens regelverk finnes slike retningslinjer i bedriften. 

Men til tross for dette som bakteppe må vi understreke at forslaget fra FAD ikke kan støttes. Post til og fra elektroniske kommunikasjonsverktøy som bedriften har gitt sine ansatte er gitt for at ansatte skal kunne utøve sitt arbeid, og er derfor ikke privat.

Vi innser at sammenblanding av bedriftens informasjon og privat informasjon er et problem. Dette kan endres gjennom bevisstgjøring og tiltak for å skille informasjonen fra hverandre før innsyn er aktuelt. Dette bør skje gjennom retningslinjer for bruk av elektronisk kommunikasjon i bedriften. 

Myndighetene bør drive aktivt informasjonsarbeid for å sikre at både arbeidstaker og arbeidsgiver vet at det skal finnes slike retningslinjer. Det bør også iverksettes tiltak som gjør det enkelt for bedriftene å følge regelverket. For eksempel kan det lages en standardavtale slik at alle, både små og store bedrifter får en så enkel jobb med dette som mulig. Det vil sikre at lovverket følges. 

For alle virksomheter er det sentralt at nytt regleverk tar hensyn til at arbeidsgiver har andre plikter enn å ivareta personvernet. Arbeidsgiver har en styrings- og informasjonsplikt, som må være mulig å ivareta. 

Arbeidsgiver er underlagt mange ulike regelverk og deler av dette regelverket innebærer også informasjonsplikt. Går man til internasjonalt regelverk har man i tillegg registreringsplikt for å kunne oppfylle tilsyn og kontroll. Her har USA vært tidlig ute med regelverk, men det er forventet at det kommer tilsvarende krav fra EU, gjennom EU direktiver. Dette er direktiver Norge er forpliktet til å følge opp. 

Vi må ikke ende opp med lovverk hvor oppfyllelse av det ene lovverket kommer i konflikt med oppfyllelse av et annet. Dette gjelder både norsk lov, men også andre lands lover – da mange norske virksomheter må følge disse i sin internasjonale forretningsvirksomhet. 

Som arbeidsgiver ønsker vi å tilby en attraktiv arbeidsplass. Dette betyr å tilby fleksibilitet i arbeidssituasjonen, noe som krever aktiv bruk av elektronisk kommunikasjon. Dette innebærer også at vi ønsker at det skal være tillit mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Som arbeidsgiver har vi ingen interesse i å ha innsyn i våre ansattes private post, men vi ønsker tilgang på informasjon som er nødvendig for å gjennomføre og dokumentere forretning. Det er forskjell på innsyn for å tilfresstille informasjonsbehov knyttet til drift av virksomheten og innsyn for å kontrollere ansatte.  Årsaken til innsynet er med andre ord normalt behov for informasjon, ikke for å kontrollere en ansatt. Det er helt greit med krav om at ansatte skal være tilstede når innsyn er behov for kontroll av ansatte for eksempel ved mistanke om brudd på taushetserklæringer med mer, det er greit at det da er varslingskrav med mer. Men dette er ikke like greit når det gjelder informasjon av betydning for forretningsdriften. 

Det er med andre ord behov for et regelverk som differensierer mellom regler for innsyn i det som er bedriftens informasjon og det som er privat. Det er behov for et regelverk som differensierer mellom det som er å ivareta behov for informasjon og det som er kontroll av ansatte. Det er mulig man bør vurdere sanksjoner i form av bøter for bedrifter som ikke har slike retningslinjer. 

Metoder for å skille mellom bedriftens informasjon og privatinformasjon kan være flere. Man kan nekte medarbeidere å bruke bedriftens e-postadresse til private formål. man kan tilby egne adresser til private formål (ola.nordmann@privat.bedriften.no) og man kan kreve bruk av privat e-postadresse til private formål på arbeid. 

Alternativt kan man ha arkiveringsregler som får ut på at all privat post automatisk skal flyttes til egen mappe merket privat. Slik flytting kan skje automatisert i forhånddefinerte regler.

I Pronorm AS arkiverer vi kunderelaterte e-poster og referater fra telefonsamtaler med kunder. Hensikten er å ha så god historikk om kunden som overhode mulig, samt reduserer konekvensene av fravær av sentralt personale. 

I mange bedrifter er slike rutiner automatisert. Elektronisk kommunikasjon som bedriften mottar flyttes automatisk over i kunde relasjonssystemet (CRM-systemet), uten at innholdet i kommunikasjonen vurderes. Tilgang til informasjonen er forhåndsdefinert slik at de som har behov for informasjonen har tilgang. 

Vi mener at lov- og regelverk må gjøre det mulig å ha slike automatisert arkiverings- og dokumentasjonsprosesser, da dette også kan bli et krav i forhold t il internasjonallovgivning ref. Sox complience. 

Basert på dette kan vi ikke støtte alternativ 1 eller 2 i høringen, men at man legger opp til et mindre omfattende regelverk. Vi gjentar at myndighetene bør drives aktivt informasjonsarbeid for å sikre at både arbeidstaker og arbeidsgiver vet at det skal finnes retningslinjer i bedriften for bruk av elektronisk kommunikasjon. 
Vi mener videre at det bør lages en standardavtale slik at alle, både små og store bedrifter får en så enkel jobb med dette som mulig. Dessuten bør man ta inn over seg at nye sikkerhetsmekanismer for elektronisk kommunikasjon i åpne nettverk basert på elektronisk ID, bruk av Digitale Signaturer etc vil medføre at mange av disse problemer bli borte eller endrer karakter. 

Med vennlig hilsen
Pronorm AS

Agnes Beathe Steen Fosse
Administrerende direktør