Fornyings- og administrasjonsdepartementet
Statsforvaltningsavdelingen	
Postboks 8004 Dep.
0030  OSLO

			
Deres ref.:	Vår ref.:	Dato:	
     	66/631-06/07	22. januar 2007 	
Saksbehandler: Ørnulf Kastet	     Tlf. 21 01 38 13 		         e-mail: ornulf.kastet@ys.no

Høring – forslag til regler om arbeidsgivers tilgang til ansattes e-post mv. – endring av personopplysningsloven, nytt kapittel i person-opplysningsforskriften og ny bestemmelse i arbeidsmiljøloven

Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS) viser til høringsbrev av 17. oktober 2006, og vil komme med følgende tilbakemeldinger:

YS støtter i hovedsak de forslag til endringer som er foreslått. Vi mener disse endringene klargjør rettstilstanden vedrørende innsyn i arbeidstakerens e-post og overvåkning av elektronisk utstyr. YS ser et klart behov for endringer i regelverket i forhold til samfunnsutviklingen.
 
YS mener at det er noe forvirrende at det er tre departementer samt Datatilsynet som har ansvar for forskjellige lover og forskrifter som berører denne saken, se side 2 tredje avsnitt. Er det noen saklig grunn for at ansvaret for personopplysningsloven tilligger Justisdepartementet og ansvaret for personopplysningsforskriften tilligger Fornyings- og administrasjonsdepartementet?

Innledningsvis vil vi knytte noen bemerkninger til de punktene i høringsbrevet hvor departementet har bedt om høringsinstansenes tilbakemelding. 

På side 17 ber departementet om tilbakemelding på valget av alternativ 2 som utgangspunkt for de endringene som er foreslått. YS støtter departementets valg, som innebærer at arbeidsgiver i utgangspunktet ikke har adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i en ansatts e-postkasse. YS mener det er viktig å slå fast at arbeidstaker har krav på en privat sfære også på jobben og alternativ 2 er klart i tråd med en slik tankegang. Videre fokuserer denne hovedregelen på hensynet til arbeidstakernes personvern, og en slik reguleringsform vil bidra til å skape en positiv signaleffekt.

Departementet ber om synspunkter på om det er behov for flere konkrete unntak fra hovedregelen enn de som er nevnt i forslaget §§ 9-4 og 9-5. YS er enig i at det finnes hensyn som tilsier at det må kunne gjøres unntak fra hovedregelen og vi er av den oppfatning at unntakene som er nevnt er dekkende for de situasjoner hvor arbeidsgiver vil ha behov for innsyn. 

Høringsinstansene blir også bedt om å ta stilling til hvorvidt det skal gis innsyn i E-postkasser ved planlagt fravær i de tilfeller arbeidsgiver ikke har utarbeidet instruks for bruk av fraværsassistent m.v. YS er enige i at en regel som gir adgang til den ansattes e-post i slike tilfeller vil kunne undergrave forskriften. På den annen side vil det kunne oppstå situasjoner der det er påkrevd at virksomheten har tilgang til den ansattes e-post. YS frykter at et absolutt forbud mot innsyn, når arbeidsgiver har unnlatt å utarbeide instruks, ikke vil bli respektert. Et alternativ kan være å tillate innsyn i helt spesielle tilfeller der virksomhetens behov for innsyn er sterkt og det ikke er mulig å løse behovene på annet vis. Det er viktig at det stilles strenge krav for å kunne kreve innsyn i slike tilfeller.

Bemerkninger til de enkelte bestemmelser.

§ 9-4 Unntak ved den ansattes fravær
YS vil bemerke at det fremstår som uklart om vilkårene i § 9-4 a), b) og c) er kumulative, eller om det er tilstrekkelig at ett av vilkårene er oppfylt. YS mener at det ikke bør være adgang til å åpne en personlig e-post kasse før arbeidstaker har vært fraværende i tre arbeidsdager selv om et av de andre vilkårene er oppfylt. 

Videre synes vi at adgangen til å fravike lovens hovedregel ved instruks er for vid. Det fremgår at bokstav a) og b) kan fravikes ved instruks, uten at det er gitt nærmere regler om hva instruksen kan inneholde på dette punkt. Vi kommer tilbake til dette under omtalen av § 9-8.

I fjerde ledd fastslås det at verneombud eller annen representant for den ansatte skal være til stede ved innsyn etter reglene i denne bestemmelse. YS foreslår at tillitsvalgte tas inn i tillegg. Mange ansatte vil føle det naturlig å la seg representere av tillitsvalgte i slike situasjoner og bestemmelsen bør etter vårt syn lyde: 

”Tillitsvalgt, verneombud eller en annen…..”

YS mener videre at arbeidstaker selv skal forsøkes kontaktet før arbeidsgiver går inn i e-postkassen.

§ 9-5 Unntak ved mistanke om straffbare forhold m.v.
På tross av overskriften fremgår det at bestemmelsen er ment å kunne benyttes også i forhold til bedriftsinterne regelbrudd som langt fra er straffbare. For eksempel kan arbeidsgiver med hjemmel i § 9-5 skaffe seg innsyn i e-postkasse dersom han har mistanke om at en ansatt er illojal. YS er kjent med at en del arbeidsgivere har en svært vid definisjon av begrepet illojal. Mange oppfatter for eksempel kritiske uttalelser om sjefen som illojal opptreden.

Det fremgår av departementets notat på side 30 at det er tilstrekkelig for innsyn ”dersom arbeidsgiver mener å ha et saklig behov for innsyn i eller gjennomsøkning av en e-postkasse…..” 

YS er enig i at det kan være grunnlag for innsyn når det er begrunnet mistanke om at e-postens innhold er straffbart eller den er et ledd i gjennomføringen av en straffbar handling. Rett til innsyn ved begrunnet mistanke om brudd på slike regler som fremgår av § 9-5 bokstav c) mener YS er å gå for langt. Mothensynene er etter vårt syn tungtveiende. Vi ser særlig faren for at bestemmelsen skal bli misbrukt i konfliktsituasjoner på arbeidsplassen.  YS ber derfor om at 9-5 c) fjernes.

§9-8 Instruks for bruk av virksomhetens elektroniske utstyr
YS mener at utarbeidelse av instruks for bruk av virksomhetens elektroniske utstyr er gjenstand for drøfting med tillitsvalgte etter de vanlige regler i arbeidslivet og vi mener det vil være naturlig at forskriften slår fast at instruksen skal drøftes med de tillitsvalgte. Vi foreslår en formulering der drøftingen skal skje med de tillitsvalgte, evt. med andre representanter for de ansatte dersom det ikke finnes tillitsvalgte.  

Det bør settes opp begrensninger når det gjelder hva en instruks kan inneholde. Slik forskriften er utformet er det kun forbud mot å bestemme at all elektronisk kommunikasjon skal anses som virksomhetsrelatert. Det er heller ikke anledning til å fravike § 9-4 c ved instruks, uten at YS overskuer helt hva konsekvensene av denne bestemmelsen vil være.

YS oppfatter at det ikke vil være noe til hinder for at arbeidsgiver i instruks beslutter, for eksempel, at e-postkasser skal kunne gjennomgås og virksomhetsrelatert e-post leses fra første dag dersom arbeidstaker er fraværende. Vi anser at dette kan undergrave store deler av forskriften og ber om at det vurderes om det bør legges sterkere begrensninger på adgangen til å utarbeide instrukser som gir arbeidsgiver innsynsrett.. 

Med vennlig hilsen
Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund  - YS

Tore Eugen Kvalheim			
YS-leder						

					

Skriv avsender