3 Delegert kommisjonsforordning (EU) nr. 363/2012 av 23. februar 2012 om saksbehandlingsregler for godkjenning og tilbakekalling av godkjenning av overvåkingsorganisasjoner i henhold til europaparlaments- og rådsforordning (EU) nr. 995/2010 om fastsettelse av forpliktelser for virksomheter som bringer tømmer og treprodukter i omsetning

EUROPAKOMMISJONEN HAR –

under henvisning til traktaten om Den europeiske unions virkemåte,

under henvisning til europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 995/2010 av 20. oktober 20101 om fastsettelse av forpliktelser for virksomheter som bringer tømmer og treprodukter i omsetning, særlig artikkel 8 nr. 7, og

ut fra følgende betraktninger:

• 1) Forordning (EU) nr. 995/2010 tar særlig sikte på å redusere risikoen for å bringe ulovlig tømmer og treprodukter framstilt av slikt tømmer i omsetning på det indre marked. Overvåkingsorganisasjoner bør bistå virksomhetene i oppfyllelsen av kravene i nevnte forordning. For dette formål bør de utarbeide en ordning for tilbørlig aktsomhet, gi virksomhetene rett til å anvende den og kontrollere at ordningen anvendes korrekt.

• 2) Ved godkjenning av overvåkingsorganisasjoner skal Kommisjonen anvende en rettferdig, åpen og uavhengig framgangsmåte. Søkerne bør derfor vurderes først etter samråd med vedkommende myndigheter i medlemsstatene og etter innsamling av tilstrekkelige opplysninger om søkerne. Om nødvendig bør innsamlingen av opplysninger også omfatte besøk i søkerens lokaler.

• 3) Det er nødvendig å angi nærmere hvilken fagkunnskap og evne overvåkingsorganisasjonene bør ha for å kunne fastslå om tømmeret er i samsvar med gjeldende lovgiving i avvirkningsstaten, og foreslå tiltak for å vurdere risikoen for at ulovlig tømmer og produkter av slikt tømmer bringes i omsetning. Dersom den påviste risiko ikke er ubetydelig, bør overvåkingsorganisasjonen også være i stand til å foreslå hensiktsmessige tiltak for å redusere den på en effektiv måte.

• 4) Det bør sikres at overvåkingsorganisasjonene ivaretar sine oppgaver på en åpen og uavhengig måte og sikrer at ingen interessekonflikter oppstår når de utfører sine oppgaver, og at de tilbyr sine tjenester til virksomheter på en måte som sikrer likebehandling.

• 5) Kommisjonen bør treffe beslutning om tilbakekalling av godkjenning etter en framgangsmåte som er rettferdig, åpen og uavhengig. Før Kommisjonen treffer sin beslutning, bør den samrå seg med de berørte vedkommende myndigheter i medlemsstatene og innhente tilstrekkelige opplysninger, herunder ved behov gjennomføre besøk på stedet. Den berørte overvåkingsorganisasjon bør gis anledning til å legge fram merknader før en beslutning treffes.

• 6) I samsvar med forholdsmessighetsprinsippet bør Kommisjonen, dersom en overvåkingsorganisasjon ikke lenger utfører oppgavene eller oppfyller kravene fastsatt i artikkel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010, kunne tilbakekalle godkjenningen midlertidig og/eller på vilkår eller permanent ut fra omfanget av de påviste mangler.

• 7) Det er nødvendig å sikre at nivået av personvern i forbindelse med behandling av personopplysninger innenfor denne forordnings virkeområde, særlig med hensyn til behandling av personopplysninger i søknader om godkjenning som overvåkingsorganisasjon oppfyller kravene i europaparlaments- og rådsdirektiv 95/46/EF av 24. oktober 1995 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger2 og europaparlaments- og rådsforordning (EF) nr. 45/2001 av 18. desember 2000 om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger i fellesskapsinstitusjoner og -organer og om fri utveksling av slike opplysninger3 –

VEDTATT DENNE FORORDNING:

Artikkel 1

Definisjoner

I tillegg til definisjonene fastsatt i artikkel 2 i forordning (EF) nr. 995/2010 menes i denne forordning med:

• 1) «berørte vedkommende myndigheter» vedkommende myndigheter i de medlemsstater der en overvåkingsorganisasjon eller en organisasjon som søker om godkjenning som overvåkingsorganisasjon, er lovlig etablert eller yter eller har til hensikt å yte tjenester i henhold til europaparlaments- og rådsdirektiv 2006/123/EF4,

• 2) «kvalifikasjonsbevis» diplomer, eksamensbevis og andre bevis utstedt av en myndighet i en stat utpekt i samsvar med denne statens lover og forskrifter, og som bekrefter bestått yrkesutdanning,

• 3) «yrkeserfaring» faktisk og lovlig utøvelse av det berørte yrket.

Artikkel 2

Søknad om godkjenning

• 1. Ethvert offentlig eller privat foretak, enten det er et selskap, et aksjeselskap, en bedrift, en institusjon eller en myndighet, som er lovlig etablert i Unionen, kan inngi søknad til Kommisjonen om å bli godkjent som overvåkingsorganisasjon.

  Foretaket skal inngi søknaden på et av Unionens offisielle språk sammen med dokumentene oppført i vedlegget.

• 2. For å bli godkjent som overvåkingsorganisasjon skal søkeren godtgjøre at den oppfyller alle kravene i artikkel 8 nr. 2 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikkel 5–8 i denne forordning.

• 3. Kommisjonen skal innen 10 arbeidsdager etter mottaksdato bekrefte at søknaden er mottatt og gi søkeren et referansenummer.

  Den skal også gi søkeren en veiledende frist for når den vil treffe beslutning vedrørende søknaden. Kommisjonen skal underrette søkeren hver gang den må endre den veiledende fristen for å innhente ytterligere opplysninger eller dokumenter for vurderingen av søknaden.

• 4. Dersom det er gått tre måneder siden søknaden ble mottatt eller siden Kommisjonens seneste skriftlige melding til søkeren, alt etter hva som inntreffer sist, og Kommisjonen ennå ikke har truffet en beslutning om å godkjenne eller avvise søknaden, skal Kommisjonen underrette søkeren skriftlig om hvor langt den er kommet i vurderingen av søknaden.

  Ved behandling av en søknad kan første nummer få anvendelse flere enn ganger enn én.

• 5. Kommisjonen skal oversende en kopi av søknaden og underlagsdokumentene til berørte vedkommende myndigheter, som kan uttale seg om søknaden innen en måned etter oversendingen.

Artikkel 3

Ytterligere dokumenter og tilgang til lokaler

• 1. På anmodning fra Kommisjonen skal søkeren eller de berørte vedkommende myndigheter innen en angitt frist legge fram slike ytterlige opplysninger eller dokumenter som Kommisjonen krever.

• 2. Søkeren skal gi Kommisjonen tilgang til sine lokaler slik at den kan kontrollere at alle kravene i artikkel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikkel 5 til 8 er oppfylt. Kommisjonen skal underrette søkeren på forhånd om besøket. De berørte vedkommende myndigheter kan delta i besøket.

  Søkeren skal tilby all den bistand som er nødvendig for å legge til rette for slike besøk.

Artikkel 4

Beslutning om godkjenning

Dersom Kommisjonen har truffet en beslutning om godkjenning i samsvar med artikkel 8 nr. 3 i forordning (EU) nr. 995/2010, skal den underrette den berørte søker innen ti arbeidsdager etter at beslutningen er truffet.

Kommisjonen skal dessuten omgående gi søkeren et godkjenningsbevis og innen fristen nevnt i første nummer meddele sin beslutning til vedkommende myndigheter i alle medlemsstater i samsvar med artikkel 8 nr. 3 annet ledd i forordning (EU) nr. 995/2010.

Artikkel 5

Juridisk person og lovlig etablering i Unionen

• 1. Dersom en søker er lovlig etablert i mer enn én medlemsstat, skal den legge fram opplysninger om sitt forretningskontor, sin sentraladministrasjon eller sitt hovedforetak i Unionen og om sine byråer, filialer eller datterselskaper som er etablert på en annen medlemsstats område. Søkeren skal også oppgi i hvilke medlemsstater den har til hensikt å yte tjenester.

• 2. En søker som er eller er del av en myndighet i en medlemsstat, skal ikke pålegges å legge fram bevis for at vedkommende er en juridisk person og er lovlig etablert i Unionen.

Artikkel 6

Hensiktsmessig fagkunnskap

• 1. For å sikre at overvåkingsorganisasjonen ivaretar sine oppgaver på forsvarlig måte i henhold til artikkel 8 nr. 2 bokstav b) i forordning (EU) nr. 995/2010, skal søkerens kvalifiserte fagpersonale oppfylle minst følgende kriterier, som skal bekreftes gjennom kvalifikasjonsbevis og yrkeserfaring:

  • a) formell yrkesutdanning på et fagområde som er relevant for overvåkingsorganisasjonens oppgaver,

  • b) for ledende i tekniske stillinger, minst fem års yrkeserfaring i en funksjon som er relevant for overvåkingsorganisasjonens oppgaver.

  I henhold til første ledd bokstav a) betraktes fagområder innenfor skogbruk, miljø, rettsvitenskap, bedriftsledelse, risikohåndtering, handel, revisjon, finanskontroll eller forvaltning av forsyningskjeden som relevante fagområder.

• 2. Søkeren skal føre registre som dokumenterer personalets arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Søkeren skal ha på plass framgangsmåter for overvåking av personalets resultater og fagkompetanse.

Artikkel 7

Evne til å ivareta overvåkingsorganisasjonens oppgaver

• 1. Søkeren skal godtgjøre at alt det følgende er på plass:

  • a) en organisasjonsstruktur som sikrer at den kan ivareta en overvåkingsorganisasjons oppgaver på en forsvarlig måte,

  • b) en ordning for tilbørlig aktsomhet som skal gjøres tilgjengelig for og anvendes av virksomhetene,

  • c) strategier og framgangsmåter for vurdering og forbedring av ordningen for tilbørlig aktsomhet,

  • d) framgangsmåter og prosesser for å kontrollere at virksomhetene anvender ordningen for tilbørlig aktsomhet på en forsvarlig måte,

  • e) framgangsmåter for korrigerende tiltak som skal treffes dersom en virksomhet ikke anvender ordningen for tilbørlig aktsomhet på en forsvarlig måte.

• 2. I tillegg til kravene i nr. 1 skal søkeren godtgjøre at den har økonomisk og teknisk kapasitet til å ivareta overvåkingsorganisasjonens oppgaver.

Artikkel 8

Fravær av interessekonflikt

• 1. Søkeren skal være organisert slik at den kan utøve sin virksomhet objektivt og upartisk.

• 2. Søkeren skal påvise, analysere og føre registre over risikoene for interessekonflikt som kan oppstå som følge av at søkeren ivaretar sine oppgaver som overvåkingsorganisasjon, herunder alle konflikter som kan oppstå på grunn av dens forhold til berørte organer eller underleverandører.

• 3. Dersom en risiko for interessekonflikt blir påvist, skal søkeren ha på plass skriftlige retningslinjer og framgangsmåter for å unngå interessekonflikt på organisasjonsnivå og på personnivå. De skriftlige retningslinjene og framgangsmåtene skal vedlikeholdes og gjennomføres. Disse retningslinjene og framgangsmåtene kan omfatte revisjon utført av tredjemann.

Artikkel 9

Opplysninger om senere endringer

• 1. Overvåkingsorganisasjonen skal underrette Kommisjonen omgående dersom en av følgende situasjoner inntreffer etter at den er blitt godkjent:

  • a) en endring som kan påvirke dens mulighet til å oppfylle kravene i artikkel 5–8, og som har funnet sted etter at overvåkingsorganisasjonen ble godkjent,

  • b) overvåkingsorganisasjonen oppretter andre byråer, filialer eller datterselskaper i Unionen enn det som er angitt i søknaden,

  • c) overvåkingsorganisasjonen beslutter å tilby tjenester i en annen medlemsstat enn den som er angitt i søknaden eller i en medlemsstat der den har angitt å ha sluttet å tilby tjenester i samsvar med bokstav d),

  • d) overvåkingsorganisasjonen slutter å tilby tjenester i medlemsstatene.

• 2. Kommisjonen skal meddele alle opplysninger som er innhentet i samsvar med nr. 1, til berørte vedkommende myndigheter.

Artikkel 10

Gjennomgåelse av beslutningen om godkjenning

• 1. Kommisjonen kan når som helst foreta en ny gjennomgåelse av en beslutning om godkjenning av en overvåkingsorganisasjon.

  Kommisjonen skal foreta denne gjennomgåelsen dersom en av følgende situasjoner oppstår:

  • a) dersom en berørt vedkommende myndighet underretter Kommisjonen om at den har fastslått at en overvåkingsorganisasjon ikke lenger utfører oppgavene fastsatt i artikkel 8 nr. 1 i forordning (EU) nr. 995/2010 eller ikke lenger oppfyller kravene i artikkel 8 nr. 2 i forordning (EU) nr. 995/2010 som fastsatt i artikkel 5–8,

  • b) dersom Kommisjonen kommer i besittelse av relevant informasjon, herunder etter begrunnet mistanke fra tredjemann, om at overvåkingsorganisasjonen ikke lenger oppfyller kravene i artikkel 8 nr. 1 og 2 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikkel 5–8,

  • c) dersom en overvåkingsorganisasjon har underrettet Kommisjonen om endringer som nevnt i artikkel 9 nr. 1 bokstav a).

• 2. Dersom Kommisjonen tar initiativ til en gjennomgåelse, skal den bistås av en revisjonsgruppe, som skal foreta gjennomgåelsen og utføre kontroller.

• 3. Søkeren skal gi revisjonsgruppen tilgang til sine lokaler for å kontrollere at alle kravene i artikkel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikkel 5–8 er oppfylt. De berørte vedkommende myndigheter kan delta i besøket.

  Søkeren skal tilby all den bistand som er nødvendig for å legge til rette for slike besøk.

• 4. Revisjonsgruppen skal utarbeide en rapport med sine resultater. Underlagsdokumenter skal vedlegges den sammenfattende rapporten.

  Den sammenfattende rapporten skal inneholde en anbefaling om hvorvidt overvåkingsorganisasjonens godkjenning skal tilbakekalles.

  Revisjonsgruppen skal sende den sammenfattende rapporten til de berørte vedkommende myndigheter. Myndighetene kan legge fram merknader senest tre uker etter datoen for oversending av rapporten.

  Revisjonsgruppen skal gi den berørte overvåkingsorganisasjon et sammendrag av resultatene og konklusjonene i rapporten. Organisasjonen kan legge fram merknader for revisjonsgruppen senest tre uker etter datoen for oversendingen av sammendraget.

• 5. Revisjonsgruppen skal i sin sammenfattende rapport anbefale at godkjenningen tilbakekalles enten midlertidig og/eller på vilkår eller permanent, avhengig av hva den anser som nødvendig ut fra omfanget av de mangler som er påvist, dersom den fastslår at overvåkingsorganisasjonen ikke lenger utfører oppgavene eller oppfyller kravene fastsatt i artikkel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010.

  Revisjonsgruppen kan i stedet anbefale at Kommisjonen gir pålegg om korrigerende tiltak eller en offisiell advarsel, eller at Kommisjonen ikke vedtar ytterligere tiltak.

Artikkel 11

Beslutning om tilbakekalling av godkjenning

• 1. Kommisjonen skal treffe beslutning om hvorvidt godkjenningen av en overvåkingsorganisasjon skal tilbakekalles midlertidig og/eller på vilkår eller permanent, idet det tas hensyn til den sammenfattende rapporten nevnt i artikkel 10.

• 2. Dersom manglene som påvises ikke innebærer at overvåkingsorganisasjonen i henhold til artikkel 8 nr. 6 i forordning (EU) nr. 995/2010 ikke lenger utfører oppgavene eller oppfyller kravene fastsatt i artikkel 8 nr. 2 i nevnte forordning, kan Kommisjonen gi pålegg om korrigerende tiltak eller en offisiell advarsel.

• 3. En beslutning om tilbakekalling av godkjenningen av en overvåkingsorganisasjon og pålegg eller advarsler i henhold til nr. 2 skal meddeles den berørte overvåkingsorganisasjon og vedkommende myndigheter i alle medlemsstatene i samsvar med artikkel 8 nr. 6 i forordning (EU) nr. 995/2010 senest ti arbeidsdager etter at den ble vedtatt.

Artikkel 12

Vern av personopplysninger

Denne forordning berører ikke reglene om behandling av personopplysninger fastsatt i direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.

Artikkel 13

Sluttbestemmelser

Denne forordning trer i kraft den 20. dag etter at den er kunngjort i Den europeiske unions tidende.

Denne forordning er bindende i alle deler og kommer direkte til anvendelse i alle medlemsstater.

Utferdiget i Brussel, 23. februar 2012.

For Kommisjonen

José Manuel BARROSO

President

Vedlegg

Liste over underlagsdokumenter

Juridisk person, lovlig etablering, tjenesteyting:

• – bekreftede kopier av dokumentasjon i henhold til relevant nasjonal lovgivning,

• – liste over hvilke medlemsstater søkeren har til hensikt å yte tjenester i,

Hensiktsmessig fagkunnskap:

• – beskrivelse av foretakets organisasjon og struktur,

• – liste over kvalifisert fagpersonale med kopier av CV-er,

• – beskrivelse av arbeidsoppgaver og ansvarsområder og inndelingen av disse,

• – nærmere beskrivelse av framgangsmåter for overvåking av det kvalifiserte fagpersonalets resultater og kompetanse,

Evne til å ivareta overvåkingsorganisasjonens oppgaver:

En nærmere beskrivelse av følgende:

• – ordningen for tilbørlig aktsomhet,

• – retningslinjer og framgangsmåter for evaluering og forbedring av ordningen for tilbørlig aktsomhet,

• – retningslinjer og framgangsmåter for håndtering av klager fra virksomheter eller tredjemenn,

• – retningslinjer og prosesser for å kontrollere at virksomhetene anvender ordningen for tilbørlig aktsomhet på en forsvarlig måte,

• – framgangsmåter for korrigerende tiltak som skal treffes dersom en virksomhet ikke anvender ordningen for tilbørlig aktsomhet på en forsvarlig måte,

• – en ordning for føring av registre

Økonomisk evne:

• – kopi av regnskapet for siste regnskapsår, eller

• – en erklæring om omsetning eller

• – andre underbyggende dokumenter dersom søkeren har gyldige grunner til at den ikke kan legge fram dokumentene nevnt over,

• – dokumentasjon på gjeldsforsikring,

Fravær av interessekonflikt:

• – en erklæring om at det ikke foreligger noen interessekonflikter,

• – en beskrivelse av skriftlige retningslinjer og framgangsmåter for å unngå interessekonflikt på organisasjonsnivå og på personnivå, som kan omfatte revisjon utført av tredjemann.

Underleverandører:

• – beskrivelse av de oppgaver utføres av underleverandører,

• – dokumentasjon på at alle underleverandører eller datterselskaper, dersom slike er etablert, oppfyller de av ovenstående krav som er relevante.