13 Samordning av reglane om innsyn i offentlege dokument og reglane om opne møte i kommunar og fylkeskommunar

13.1 Gjeldande rett

Det går fram av reglane for saksarbeid i folkevalde organ at møte som ein hovudregel «skal holdes for åpne dører», jf. kommunelova § 31 nr. 1. Føresegna gjeld ikkje om «annet følger av lovbestemt taushetsplikt». Unntaket er forstått slik at behandlinga av saker der det er lagt fram dokument som inneheld opplysningar som er underlagde teieplikt, kan like fullt gjerast for opne dører når det er mogleg å diskutere saka utan at opplysningane som er dekte av teieplikta kjem fram. Etter kommunelova § 31 nr. 3 skal dører vere stengde i «personalsaker», og eit folkevalt organ kan vedta at drøftingar skal gjerast for stengde dører om «hensynet til personvern» eller «andre tungtveiende private eller offentlige interesser» taler for ei slik behandling. Etter kommunelova § 31 nr. 3 og 4 kan kommunestyret og fylkestinget på visse vilkår fastsetje at møte i andre folkevalde organ skal haldast for stengde dører. Føresegnene gir også kommuneråd og fylkesråd høve til å halde lukka møte.

Etter offentleglova § 5 a første ledd må ein ikkje gi innsyn i opplysningar som det gjeld teieplikt for. Sjølve dokumentet kan det derimot ikkje nektast innsyn i, jf. andre ledd.

Framstillinga viser at det ikkje er nokon direkte samanheng mellom reglane om unntak frå innsyn i dokument og reglane om stengde eller opne dører i folkevalde organ i kommunane. Det kan vere mogleg å få innsyn i dokumenta i saka sjølv om ho blir behandla for stengde dører, og motsett kan drøftingane gjerast for opne dører i ei sak der offentleglova stengjer for innsyn i dokumenta. Det kan særleg nemnast at kommunelova gir høve til å drøfte «personalsaker» bak stengde dører, medan offentleglova avgrensar unntak frå innsynsreglane til tilsetjingsaker jf. offentleglova § 6 fyrste ledd nr. 2. Unntaka i kommunelova som er grunngitt i omsynet til personvern og tungtvegande private og offentlege interesser, er også vidare enn heimlane for unntak frå innsyn i dokument etter offentleglova.

13.2 Forslaget frå utvalet

Utvalet presiserer at eit hovudprinsipp i begge lovene framleis må vere å tryggje innsyn i høvesvis dokument og møte i folkevalde organ. Unntaksheimlane bør berre nyttast når det er nødvendig. I denne samanhengen meiner fleirtalet i utvalet at det bør vurderast å ta inn ei føresegn i kommunelova som svarer til meirinnsynsregelen, alternativt ein regel om plikt til offentleggjering etter ei interesseveging.

Utvalet meiner at det også er ønskeleg at unntaka frå utgangspunktet i kommunelova om opne møte, har ei meir presis utforming. Utvalet viser til at dei i utkastet til ny offentleglov har foreslått ei klargjering av høvet til å gjere unntak på grunnlag av innhaldet, jf. §§ 22 til 30 i utkastet. Utvalet gir uttrykk for at det er særleg grunn til å sjå på plikta til å behandle alle personalsaker bak stengde dører, jf. kommunelova § 31 nr. 3 tredje ledd.

Utvalet framhevar at det ikkje er nødvendig at dei to regelverka har likelydande unntak. Nokre omsyn gjer seg gjeldande med større tyngd når opplysningar blir handterte munnleg. Særleg for vedkommande saka gjeld, kan det vere meir tyngjande. Utvalet tilrår likevel at det leggjast opp til ein nærmare samanheng mellom unntaksreglane i kommunelova og offentleglova.

13.3 Høyringa

Det er få høringsinstansar som uttaler seg om dette punktet i utgreiinga. Grong kommune gir støtte til utvalet si vurdering:

«Det vil være fornuftig å legge opp til en noe nærmere sammenheng mellom reglene i kommunelovens og offentlighetsloven enn det som er tilfellet i dag. Bl.a. når det gjelder problemstillingen med lukkede dører i forhold til spørsmålet om unntak for dokumenter, så kan det være grunn til å gi reglene samme ordlyd.»

Sogn og Fjordane fylkeskommune meiner høvet til å gjere unntak i personalsaker er for snevert i utkastet til ny lov og framhevar utforminga av reglane om behandling av personalsaker i kommunelova § 31som meir gagnleg:

«Opplysningar i personalsaker kan trenge det same vernet mot innsyn som opplysningar i tilsetjingsaker, t.d. saker om permisjon, oppseiing, redusert arbeidstid m.v. Offentleglova bør ta omsyn til at personalsaker står i ei særstilling, jfr til samanlikning kommuneloven § 31 som pålegg eit folkevald organ å halde møta for lukka dører når dei handsamar personalsaker.»

13.4 Departementet sitt syn

Departementet er einig med utvalet i at reglane om unntak frå hovudregelen om opne møter i kommunar og fylkeskommunar bør gjennomgåast. Det mest formålstenlege er likevel at det skjer i samband med revisjonen av kommunlova som Kommunal- og regionaldepartementet har planlagt.