3 Arkivlova
3.1 Gjeldande rett
Arkivlova krev at arkivmateriale skal takast vare på og berre kasserast i samsvar med bevarings- og kassasjonsreglar. Arkivlova har ikkje eit funksjonelt avgrensa verkeområde, og det meste av lova gjeld berre for offentlege organ. Etter at kyrkjelova blei oppheva 1. januar 2021, har ikkje dei kyrkjelege fellesråda hatt lovfesta arkivplikt når dei utøver makt eller løyser oppgåver etter gravplasslova, sjå Prop. 130 L (2018–2019) punkt 20.5.7. Fordi kommunane er nemnde i arkivlova § 2 bokstav g, gjeld lova for kommunane som har forvaltningsansvar etter gravplasslova. Arkivlova vil gjelde for arkivmateriale skapt i Den norske kyrkja lokalt medan ho var eit offentleg organ.
Slik departementet forstår arkivlova, er det ikkje aktuelt for Arkivverket å nytte heimlane i arkivlova §§ 19 og 20 til å gjere vedtak om at reglane om offentlege arkiv likevel skal gjelde for gravplasstyresmaktene.
I kyrkjeordninga som Kyrkjemøtet har vedteke, pålegg Den norske kyrkja seg sjølv å følgje arkivlova, sjå § 42. At arkivlova gjeld som internt regelverk i kyrkja, inneber ikkje same rettslege status som ei lovfesta plikt.
3.2 Framlegget i høyringsnotatet
Departementet gjorde i høyringsnotatet framlegg om at arkivlova skulle gjelde for visse oppgåver etter gravplasslova. Dette var utøving av offentleg myndigheit, utforming av gravkart og føring av gravregister og kremasjonsregister.
3.3 Høyringa
I høyringa var 38 av om lag 80 høyringsinstansar positive til endringa, og ingen gjekk imot framlegget. Tre instansar hadde kommentarar utan å ta stilling til framlegget.
Norsk foreining for gravplasskultur uttaler: «Gravplassforvalting er en offentlig oppgave, og det er viktig at det er like rammebetingelser og vilkår for innbyggerne, uavhengig av hvilket organ som utøver myndigheten.» KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter uttaler seg i same retning.
Human-Etisk Forbund uttaler «De lov- og forskriftsendringene som nå trengs hadde ikke vært nødvendige hvis kommunene hadde fått ansvaret for gravplassforvaltningen over hele landet.»
Bergen kyrkjelege fellesråd peikar på at lovframlegget inneber ei avgrensing og uttaler: «Det er noe uklart om dette også gjelder for forvaltning, drift og vedlikehold av gravplasser og krematorium, vi mener det også er nødvendig.»
Arkivverket er samd i intensjonen med framlegget, men har innvendingar til utforminga av lovteksten, fordi han kunne tolkast slik at han avgrensa kva som skulle takast vare på og avleverast. Arkivverket viser vidare til at dei samarbeider med Den norske kyrkja om revisjon av bevarings- og kassasjonsplan for enkelte delar av den kyrkjelege verksemda.
Vestfold Krematorium IKS meiner at arkivlova bør gjelde for deira verksemd òg.
3.4 Departementets vurdering og framlegg
Gravlegging er ei offentleg teneste, og arkivlova bør gjelde for slike saker. Departementet merker seg at framlegget fekk støtte i høyringa.
Lovframlegget er endra i samsvar med merknaden frå Arkivverket. Det vil dermed vere bevarings- og kassasjonsvedtak frå Arkivverket som avgjer kva som skal takast vare på og avleverast.
Departementet viser til at Stortinget i 2020, i samband med vedtakinga av trussamfunnslova, stadfesta at normalordninga er at Den norske kyrkja lokalt skal vere gravplasstyresmakt, jf. Innst. 208 L (2019–2020) punkt 12.2. Etter departementets vurdering bør dei offentlegrettslege rammene for verksemda etter gravplasslova vere uttrykkjeleg regulerte, uavhengig av kva som er fastsett internt i Den norske kyrkja. Dette gjeld òg kravet om løpande dokumentasjonsforvaltning og om å ta vare på arkivmateriale for ettertida.
Å lovfeste at arkivlova skal gjelde for oppgåvene etter gravplasslova, vil i utgangspunktet påverke Den norske kyrkja lokalt i saker der ho utfører oppgåver på vegner av det offentlege, men lovframlegget er i samsvar med kyrkjeordninga som Kyrkjemøtet har vedteke, der Den norske kyrkja pålegg seg sjølv å følgje arkivlova, jf. § 42.
Arkivlova har reglar om avlevering, altså om at Arkivverket tek over statleg arkivmateriale når det ikkje lenger er i bruk i verksemda. Verksemda som skapte materialet, tek kostnadene ved å avlevere materialet, mellom anna tilrettelegging av data for avlevering. Arkivverket ber kostnadene ved langtidsbevaring av materialet. Utan lovregulering vil Arkivverket ikkje ha plikt til å ta imot materialet.
Når arkivlova skal gjelde for gravplasstyresmaktene, inneber det at dei kyrkjelege fellesråda framleis skal fastsetje rutinar for dokumentasjonsforvaltninga, bevaring og kassasjon i samsvar med arkivlova. Arkivverket gir rettleiing om arkivlova og kan fastsetje bevarings- og kassasjonsplan med heimel i arkivlova § 12 og arkivforskrifta § 16. Arkivlova pålegg ikkje interkommunale selskap generelt å følgje arkivlova, men etter framlegget her skal eit godkjent krematorium følgje arkivlova, uavhengig av organisasjonsforma.