Difi-seminar om prosjektveiviseren.no og gevinstrealisering

God ledelse i staten er nøkkelen til å realisere gevinster gjennom digitalisering. Denne regjeringen vil prioritere arbeidet med ledelse i staten høyt, sa statssekretær Paul Chaffey på Difi-seminar om prosjektveiviseren.no og gevinstrealisering 18. desember 2013.

Talemanus, med forbehold om endringer under fremføring.

Takk for at jeg får anledning til å hilse på dere!

Norge har fått en ny regjering i høst. De politiske prioriteringene til den nye H/FrP-regjeringen finner man i Sundvolden-plattformen, i form av åtte satsingsområder som bedrifter de aller viktigste tiltakene.

Det nye Kommunal- og moderniseringsdepartementet har ansvaret for to av disse områdene: Styrket lokaldemokrati, som handler om kommunereform og En enklere hverdag for folk flest, som handler om å forenkle, fornye og forbedre, slik at vi moderniserer forvaltningen, jobber smartere og gjør offentlige tjenester bedre og mer tilgjengelige for innbyggere og næringsliv.

Digitalisering av offentlig sektor er et viktig virkemiddel i så måte.

Vi vil ikke digitalisere for digitaliseringens egen skyld.

Vi digitaliserer for å realisere gevinster.

For det første skal vi skape gevinster for innbyggere og næringsliv som sparer tid og får et bedre møte med offentlig forvaltning.

For det andre skal vi skape gevinster for forvaltningen selv, som kan frigjøre arbeidstid fra rutinepregede arbeidsoppgaver som kan automatiseres eller utføres av brukerne selv – og til å jobbe mer med oppgaver som krever kompetanse og faglig vurderingsevne.

I et samfunn med knapphet på kompetent arbeidskraft og kamp mellom private og offentlige kunnskapsvirksomheter om å tiltrekke seg den beste kompetansen er det viktig å skape meningsfylte arbeidsoppgaver. Det gjør vi gjennom digitalisering.

Digitalisering vil fjerne dobbeltarbeid, frigjøre tid og gjøre offentlige tjenester bedre og mer tilgjengelige for innbyggere og næringsliv.

Ny teknologi gir nye muligheter
Vi har et godt utgangspunkt i Norge når vi skal utnytte mulighetene digitalisering gir oss.

Mer enn halvparten av innbyggerne i Norge har en smarttelefon, og det er nok langt flere nettbrett enn akebrett under juletreet i år.

Høy brukerkompetanse gir oss muligheter å lage en enda mer brukervennlig og tilgjengelig forvaltning.

  • En døgnåpen forvaltning betyr bedre tjenester til innbyggerne
  • Informasjon på nett reduserer behovet for å ringe eller oppsøke offentlige saksbehandlere, som da kan bruke tiden sin til å behandle saker
  • Dette gir igjen innbyggerne en gevinst gjennom raskere saksbehandling

Det er ikke alltid nok å tilby brev og skjemaer elektronisk. Vi må også skrive så folk forstår hva vi mener, og det jobber vi med gjennom en innsats for å for klart språk i det offentlige.

Hvis kombinasjonen av digitale selvbetjente tjenester og klart og forståelig språk er ivaretatt har vi et godt grunnlag for å frigjøre arbeidstid og kompetanse som ellers går med til å svare på oppklarende spørsmål.

Det er allerede flere eksempler på at slike tjenester er utviklet og har blitt tatt godt imot.

  • Det er ikke mange som savner selvangivelse på papir
  • Skattekortet er for første gang elektronisk i 2014
  • Elektronisk resept gjør hverdagen enklere for pasientene og hjelper behandleren til å ha oversikt over den samlede medikamentbruken
  • Billetten på buss og T-bane er ikke lenger et kort eller en papirbillett, men en app på telefonen

Det er viktig at vi ikke bare prøver å lære av feil og problemer, men også blir mer opptatt av å stille spørsmålet ”hva var det som gjorde at de lyktes?” når noen lykkes med å lage en god ny tjeneste

Ny teknologi kan gi produktivitetsgevinster også i offentlig sektor
Noen tror kanskje at en ny regjering som snakker om å kutte byråkrati og øke effektiviteten mener at alle skal løpe mye fortere enn før. Det kan hende det er mulig noen steder, men stort sett løper ansatte i offentlig sektor fort allerede.

Utfordringen er å jobbe smartere enn før, fjerne tidstyver og samhandle bedre på tvers av virksomheter.

Hvis jeg husker tallene rett så fastslo utvalget Kåre Hagen ledet om innovasjon i omsorg at vi i dag bruker omkring 850 000 kroner pr person i året på en plass i institusjon i eldreomsorgen. Hvis velferdsteknologi som GPS-sendere, komfyrsensorer, fallsensorer, tavler som varsler om ting man må huske på osv. gjør at de eldre følger seg trygge hjemme, og ønske å bo hjemme så lenge som mulig, så er det en god investering både for den enkelte og for samfunnet. Det er en gevinst det er verdt å realisere.

Noen snakker negativt om omsorgsroboter, men hvis omsorgsroboter tar de tunge løftene av pasientene, vil pleieren kunne bruke mer tid på hver pasient og slippe å ødelegge ryggen.

Derfor er utvikling av ny og bruk av eksisterende IKT-løsninger et sentralt virkemiddel for å nå målet om en enklere hverdag for folk flest.

Regjeringens digitale satsingsområder
Vi har nettopp inntatt regjeringskontorene, men vi har ikke god tid. Vi er opptatt av ikke å bare ta beslutninger, men økt gjennomføringskraft.

For å forenkle og forbedre offentlige tjenester har regjeringen prioritert en digitaliseringspakke i neste års statsbudsjett.

I tilleggsproposisjonen til budsjettet, som Stortinget nettopp har vedtatt, øker vi midlene som skal brukes på digitaliseringstiltak og IKT-forskning med til sammen 85 millioner kroner.

De tre største satsingene er:

  • Elektronisk tinglysning for Kartverket
  • Utvikling av selvbetjeningsløsninger i Husbanken
  • Digital læringsplattform for statlige virksomheter

Digital selvbetjening i Husbanken og elektronisk tinglysning i Kartverket er tjenester hvor digitalisering vil gi en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv, samtidig som stat og kommune løser sine oppgaver mer effektivt.

Det er også gode eksempler på at andre enn de statlige etatene opplever gevinster. Kartverkets digitalisering gir gevinster for eiendomsmeglere, banker og de som skal kjøpe og selge bolig. Husbankens it-løsning sparer kommunene for mye manuelt arbeid ved at de slipper å skrive inn opplysningene i skjemaene på nytt.

Vi må bli bedre til å realisere gevinstene ved IT-satsingen
Vi har bevilget, og kommer til å bevilge penger til ulike offentlige IKT-tiltak som er valgt basert på de forventede gevinstene tiltakene vil få. Da må vi forsikre oss om at vi faktisk realiserer disse gevinstene. Gevinstrealisering kommer ikke nødvendigvis av seg selv.

Prosjektene må levere på tid, kost og kvalitet. Og vi må realisere gevinstmålene når tiltaket settes i drift. Det er dessverre mange eksempler på at dette ikke er tilfellet. Riksrevisjonen levere med jevne mellomrom rapporter som kritiserer ulike prosjekter for å ikke holde det som var lovet.

Det er viktig å jobbe grundig med disse og andre rapporter som beskriver hvorfor og hvordan ting går galt og lære av det. Jeg kommer til å ha noen Riksrevisjonsrapporter som en del av julelesingen for å lære og prøve å få en bedre forståelse av hva vi må gjøre enda bedre..

Men vi må ikke bli så redde for å feile at vi ikke tør å ta risikoen knyttet til å utvikle nye og bedre tjenester og systemer. Vi trenger innovasjon. Vi skal utvikle nye ting som andre ikke har gjort før.

Dette vil aldri være helt uten risiko. Det viktige er å forstå risikobildet og sette inn tiltak for å redusere risikoen. Og gjør vi feil må vi lære av feilene slik at vi ikke gjøre samme feil flere ganger.

Tiltak for vellykket prosjektstyring
Departementet har etablert en praksis med årlig utsendelse av ”Digitaliseringsrundskrivet” som inneholder krav og føringer til det arbeidet de statlige virksomhetene gjør for å tilby bedre tjenester og effektivisere driften.

Rundskrivet legger til rette for at vi høster gevinster av felleskomponenter ved å stille krav om at virksomhetene må ta i bruk de felles investeringene vi har gjort og ikke lage sine egne systemer på siden.

I årets Digitaliserings­rundskriv er kravene til forarbeid for at IKT-relaterte satsingsforslag skal komme i betraktning, skjerpet.

Vi har også tatt inn bestemmelser som skal legge til rette for at vi faktisk høster gevinstene ved IKT-tiltakene – både gjennom bedre planlegging fra starten og ved at det skal utpekes en som er ansvarlig for at gevinstene blir realisert. Veiledningen finner dere i Prosjektveiviseren.

Difi melder om fulle kurs og ventelister. Det er oppmuntrende. Vi jobber i riktig retning, men vi er ikke i mål.

Ledelse og teknologi
Men et viktig poeng til slutt: Det er forskjell på beslutning og gjennomføring. Det er ikke slik at når man har tatt beslutningen så regner det ned gevinster fra himmelen. Folk med erfaring fra enkelte it-prosjekter opplever nok heller at det er kostnadene som kan begynne å regne ned fra himmelen.

Gevinster kommer som et resultat av endringer. Endringer som har med å jobbe på en annen måte enn før. Jobbe ”smartere”. Gjør man ingen endringer, men bare fortsetter som før, så kommer det ingen gevinster. Man har bare en ny og kanskje dyr it-løsning til å gjøre den samme jobben.

Og fordi gevinster handler om endringer og ”smartere” arbeidsprosesser og organisering, så er det i bunn og grunn et nøkkelord som er avgjørende: Ledelse.

God ledelse i staten er nøkkelen til å realisere gevinster gjennom digitalisering. Denne regjeringen vil prioritere arbeidet med ledelse i staten høyt og har satt i gang flere tiltak allerede.

Vi vil kutte ned på antall mål i tildelingsbrevene, stille færre krav og øke handlingsrommet for ledere. Ledere skal ha større ansvar. Men det å ha ansvar betyr også at man må ta ansvar, ikke skylde på andre.

Jeg er opptatt av at en sentral del av lederkompetansen handler om å forstå ikt. Ikke teknologien i seg selv i dybden, men hva teknologi gjør med organisasjoner. Det er det ikt gjør med organisasjoner som avgjør om det blir gevinster eller ikke. Og det å forstå dette mulighetsrommet teknologien skaper, og hva det betyr for organisering og lederskapet, som er nøkkelen til å realisere gevinster.

Derfor må vi knytte arbeidet vi gjør med ledelse i staten tett sammen med det vi gjør for å digitalisere offentlig sektor. De to er helt avhendige av hverandre dersom vi skal lykkes med å realisere flere gevinster

Jeg ser frem til å delta på seminaret og lære mer om arbeidet som er gjort med prosjektveiviseren det siste året.

Lykke til med arbeidet!