Status og fremtidsperpektiver for epost i forvaltningen

Tale på epost seminar for departementene 6. september 1994, ved statssekretær Anne-Lise Hilmen, Administrasjonsdepartementet.

Seminardeltakere,

Dette seminaret om bruk av epost i departementene er en gledelig begivenhet. Gjennom stamnettet har vi bygget en viktig veistrekning på det som vil bli den norske elektroniske motorveien. Idag markerer vi offisielt at veistrekningen er åpnet for bruk. Og selv om det foreløpig ikke er tillatt å kjøre med alle sorter kjøretøyer her, vil mange kunne bruke veien - til alle døgnets tider.

Bruk av IT i samfunnet

Bruken av informasjonsteknologi er nå på full fart til å bli en naturlig del av samfunnet - "usynlig" innvevd i så og si alle organisasjoner og samfunnsprosesser. Det erkjennes at IT er et nødvendig verktøy for forvaltningen og næringslivet og også for oss som privatpersoner.

Viktige ting skjer nå på den internasjonale arena. Dere har vel alle hørt om Bill Clintons "super information highway" og Carl Bildts ukentlige elektroniske nyhetsbrev - personlig levert via PC!

Innen for EU skal det nå skje mye. Det Europeiske Råd ga sin tilslutning til den såkalte Bangemannrapporten om teleinfrastruktur og informasjonssamfunnet på sitt Korfu-møte 24.og 25.06. Et hovedbudskap her er at arbeidet med å deregulere telekommunikasjonsmarkedet skal intensiveres. Rådet besluttet å etablere et fast koordinerende instrument for å sikre samordnet oppfølging av rapporten så raskt som mulig. Også Norge må utpeke en koordinerende minister for dette arbeidet i EU.

Sentralt i fremveksten av IT står utbyggingen av fiberoptiske nett og den store utbredelsen av PC og terminaler. Norge er et av de mest avanserte teleland i verden. I løpet av 1995 vil 80% av det norske telenettet være opprustet til såkalt ISDN-standard (Integrated Services Digital Network) som gir en digital overføring 20-30 ganger raskere enn dagens nett. Dette alt-i-ett-nettet kan dermed formidle lyd, bilde og data over telefonnettet med enorm hastighet. Vi står overfor en eksplosjon i anvendelsesmuligheter og dermed en formidabel vekst i antall brukere. Norge ligger allerede i teten m.h.t. bruk av IT i statlig arbeid, så vårt utgangspunkt for å få nytte og glede av de nye anvendelsesmulighetene er de beste.

Norske og internasjonale datanett

Globale datanettverk knytter sammen PC'er og andre datamaskiner over hele verden. Ja, fremover vil som nevnt ikke bare datanettverk bli koplet sammen. Sammensmeltingen av teletjenester og datatjenester er det som virkelig vil gi et skikkelig løft. Vi er på startstreken av en ny teknologisk revolusjon.

Det er neppe for mye sagt at vi i løpet av få år vil ha mulighet til en alle-til-alle forbindelse mellom PC'er og andre datamaskiner, omtrent som vi i årtier har hatt det med telefoni og etterhvert også med telex og telefax. Med alle-til-alle forbindelser kan alle utveksle informasjon elektronisk. Med global adgang til databaser hvor som helst i verden, kan informasjon publiseres og innhentes uavhengig av geografi. En kan uten tvil si at en fredelig revolusjon er på gang.

For tiden ser det ut til at lokale og nasjonale datanett over hele kloden samler seg om å oppnå forbindelser med hverandre i et mye omtalt, globalt datanett kalt Internet. Internet har hatt en forbausende vekst og når stadig flere nye land, samfunn, bedrifter, organisasjoner og personer. I så måte står Internet frem som en god illustrasjon på fremtidens kommunikasjonsmuligheter i samfunnet. Bare i Norge er det nå godt over 42.000 Internet noder med ca. 100.000 brukere.

Norge - og vi i staten -står godt rustet til å delta i denne raske utviklingen. Norge har en god utbredelse av PC og terminaler både i privat og offentlig sektor, og vi har flere nasjonale datanett i både offentlig og privat eie som etterhvert oppnår gode gjensidige forbindelser med hverandre.

Bruk av it i det offentlige

Hvor godt forberedt er statlig sektor i Norge til å innta en ledende rolle i den nasjonale IT-utviklingen? - For det er vel forstatt vår ambisjon? Jeg tror svaret er at vi er godt forberedt. Det er satset bevisst på å bruke IT som virkemiddel for effektiviseringen i staten. Både innenfor den enkelte sektor i statsforvaltningen og gjennom felles satsing på tvers av sektorgrensene som gjennom "IT-plan for forvaltningen" og gjennom andre nasjonale IT-program, er grunnlaget lagt for å høste resultatene av et godt elektronisk samvirke.

Et konkret fellestiltak for sentralforvaltningen er opprettelsen av et felles datanett i Regjeringskvartalet, til daglig kalt Stamnettet. Stamnettet gir departementene felles adgang til viktige interne og eksterne tjenester samt muligheten for elektronisk kommunikasjon mellom departementene. For den elektroniske kommunikasjonen mellom departementene har innføringen av en felles eposttjeneste i Stamnettet helt klart hatt stor betydning. Det er da også denne nye kommunikasjonsformen - og tjenesten - som settes i fokus på dagens seminar.

Jeg vil få vise til de to flotte brosjyrene i fra Forvaltningstjenesten som er delt ut her. Der har Ft forklart hva Stamnettet og epost i departementene er, på en kort og grei måte.

Et eksempel på et prosjekt der vi både høster av tidligere investeringer i infrastruktur og tildels fører arbeidet videre, er prosjektet SAFMIT som Administrasjonsdepartementet har satt i gang. Forkortelsen står for prosjektet "Samordning av fylkesmannsembetenes og den øvrig regional statsforvaltnings IT-utvikling". Vi overveier nå å "døpe "det om til "Fra stamnett til offnett" så en umiddelbart kan forstå hva det dreier seg om. Utgangspunktet her har vært å utvikle en helhetlig strategi for det videre arbeidet med en samordnet IT-utvikling i den regionale statlige forvaltningen. Det målet har vi nå nådd. Til grunn for den IT-strategien som deltakerne nå er enige om, ligger forståelsen for at de enkelte sektorene må kunne bestemme egne IT-opplegg. Men man ser også at gjennom samspill og samarbeid på tvers av sektorene vil oppgavene kunne løses bedre. Dette gjelder særlig for den delen av statlig forvaltning på fylkesnivå som har oppfølgingsoppgaver i forhold til kommunene. Gjennom SAFMIT's første fase har vi oppnådd enighet om at det er ønskelig med en praktisk samordning knyttet til gjennomførbare tiltak. Og det foreligger i dag konkrete forslag til tiltak for felles elektronisk kommunikasjon og administrative systemer. Dette danner grunnlaget for en teknologisk og administrativ infrastruktur for den regionale statlige forvaltningen. Neste fase krever at vi fremskaffer ressurser og utviklingskompetanse.

Men vårt ambisjonsnivå er enda høyere. Vi planlegger å utvide perpektivet til å se på dataflyten mellom kommuner, fylkeskommuner og staten. Administrasjonsdepartementet har nå innledet samarbeid med Kommunenes Sentralforbund om felles utvikling og bruk av informasjonsteknologi på følgende områder:

• samordning av elektronisk kommunikasjon,
• samspill og samordning når det gjelder elektronisk informasjonsutveksling ,
• systemer for resultatrapportering samt
• samarbeid knyttet til offentlige innkjøp.

Kort om utgangspunktet for seminaret

Tjenesten elektronisk post i Stamnettet til departementene har nå vært i bruk i over vel ett år. Til nå er over 15 departementer og andre brukere av Stamnettet tilgjengelige via epost. Gjennom epost er det mulig for den enkelte departementsansatte å utveksle meldinger og dokumenter med ca. 2500 andre ansatte i departementene. I tillegg kan de ansatte kommunisere med over 600 bedrifter i Norge som omfatter ca 100 000 brukere og enda flere i resten av verden. Bruken av epost gjennom Stamnettet til departementene har vist en jevn stigning. Denne stigningen er ganske likt fordelt mellom trafikk til andre departementer og til eksterne parter.

Elektronisk post i Stamnettet bygger på standarder og retningslinjer som beskrevet i NOSIP (Norwegian Open Standard Interconnection Profile). Dette er et vellykket eksempel på et konkret resultat fra IT-infrastrukturprogrammet som Statskonsult gjennomførte. Satsing på standarder er et viktig ledd i utbyggingen av en nasjonal infrastruktur. Bruk av standardiserte produkter og tjenester gjør utveksling av meldinger mye enklere.

Epost i øvrig statlig forvaltning

Epost i staten er selvfølgelig ikke bare knyttet til Stamnettet eller til departementene. En rekke andre offentlige etater og institusjoner har sett fordelene med å bruke epost både internt i organisasjonen og for ekstern meldingsutveksling med andre organisasjoner. Miljøsektoren har lenge brukt epost og epostrelaterte tjenester i sitt eget etatsnett, "Miljøvern-nettet (MV-Nett)", og kan vise til gode resultater ved bruk av epost mellom institusjonene der. Videre har Toll- og avgiftsdirektoratet med sitt EDI-baserte TVINN-prosjekt vært en foregangsetat innen elektronisk dokumentutveksling. TVINN står for Tollvesenets informasjonssystem med næringslivet. Det har kunnet innkassere en god effektiviseringsgevinst i samhandlingen mellom offentlige og private parter. TVINN-systemet ligger i den internasjonale utviklingsfronten og andre land har vist stor interesse for det. Også Brønnøysundregisteret har vært tidlig ute med å utnytte mulighetene med epost. F.eks. kan man nå få informasjon fra Foretaksregisteret tilsendt via elektronisk post.

Norge sammenliknet med andre land

Sentralforvaltningen har nå gjennom Stamnettet en godt utbygd tjeneste for elektronisk post. Likeledes ser vi at elektronisk post er innført etatsvis mange steder i forvaltningen for øvrig.

Det er interessant å observere hvordan politikere og byråkrater i andre lands sentraladministrasjoner satser på epost. I USA og Sverige er det mulig å sende epost direkte til Bill Clinton eller Carl Bildt.

Med all respekt for de initiativ og utspill som er tatt i andre land, tror jeg likevel vi ligger relativt godt an m. h. t epost-bruk her i Norge. Vi har en godt utbygd infrastruktur, vi har kompetanse og vi har et gjennomtenkt sentralt planverk for forvaltningen. Ut fra dette vokser det frem gode konkrete eksempler på praktisk bruk av epost og annen elektronisk kommunikasjon, som her i Stamnettet.

Men vi skal ikke slå oss til ro med dette. Vi skal arbeide videre, ikke bare gjennom planer men også gjennom konkrete tiltak. Når det gjelder epost, ser jeg for meg utviklingen av et samvirke innen hele statsforvaltningen, med grenseflater til de andre forvaltningsnivåene, til næringslivet og til publikum.

Videre planer

Den grunnleggende strukturen for bruk av epost for formidling av enkle meldinger og notater er nå etablert. Samtidig er det klart at en omfattende bruk av epost i saksbehandlingen i staten, forutsetter at viktige funksjoner blir tilrettelagt, godkjent og utbygd. Her sikter jeg f.eks. til regelverk og rutiner for journalføring, arkivering og avlevering av arkivverdig materiale.

Videre trenger vi visse sikkerhetsmekanismer, både som beskyttelse mot ulovlig innsyn og for å sikre at avsender og mottaker virkelig er dem de gir seg ut for. I tillegg støter vi på problemer med ulike dokumentformat som gir praktiske problemer ved utveksling mellom ulike tekstsystemer. Som om ikke dette var nok, så nevner jeg også begrepet "multimedia". Hvem har sagt at fremtidens brev utelukkende vil bestå av tekst? Hva med "lydvedlegg", "videovedlegg"; jeg bare spørr!

For å kunne bruke epost for alt det er verdt, må vi finne løsninger på de problemene jeg her har nevnt.

Det synes klart at bruken av epost og elektronisk meldingsformidling vil øke i årene fremover innen statlig forvaltning og i forhold til samfunnet for øvrig. Vi drøfter derfor nå om statens bruk av epost bør organiseres under et statlig "hovedpostkontor", en såkalt ADMD-tjeneste (Administration Management Domain), med bl.a. en felles adressestruktur og med et tilbud om felles løsninger på noen av de problemene jeg har nettopp nevnt. I en viss forstand kan en kalle dette en felles statlig eposttjeneste, selv om tiltaket først og fremst vil være organisatoriske og administrative . I dette ligger det ikke at vi nødvendigvis ønsker å drive en slik tjeneste operativt i egen regi.

Statens forvaltningstjeneste samarbeider med Administrasjonsdepartementet om en mulig organisering av en felles statlig eposttjeneste slik jeg nå har beskrevet den. Vi har nedsatt en arbeidsgruppe som ser på innføring av en felles statlig adressestruktur og hvordan operatøransvaret bør organiseres. Den skal også analysere hvilke tjenester en slik statlig eposttjeneste bør kunne tilby. Det er viktig at slike ting blir tilrettelagt godt, før tjenesten blir godkjent og tatt i bruk.

Oppsummering

Kort sagt er bruken av epost godt i gang i departementene og forventes å ville spille en stadig mer sentral rolle, både i innenfor statsforvaltningen og mellom statsforvaltningen og næringslivet og publikum.

De viktigste faktorene er på plass: tele-og datanett, PC og terminaler og mange bruksområder, selv om vi jo ennå har noen forsinkende elementer innenfor nett- og kommunikasjonssystemer. Men for å få tatt i bruk dette effektive kommunikasjonsverktøyet er nok våre egne holdninger til dette verktøyet det aller viktigste å fokusere på. Statens ansatte - og med en særlig forpliktelse for lederne - må bli ivrige brukere av epost. Innsatsen nå må rettes mot etableringen av en felles statlig epost-tjeneste. Denne tjenesten må også innebære en forsvarlig formidling av gradert materiale og av statens offisielle dokumenter.

Målet er klart:

En fullt utbygd eposttjeneste, godkjent som en fullverdig kommunikasjonsform i saksbehandling i staten.

La meg avslutte med å ønske departementene og Statens forvaltningstjeneste til lykke med en vellykket teknisk og praktisk tilrettelegging av elektronisk post i Stamnettet. Nå er det opp til oss vanlige brukere å sette igang å bruke eposten. Vi burde bli en kjempegjeng av kyndige epost-brukere med klare forventninger til vår arbeidsgiver om at epost raskt blir en totalintegrert del av vår saksbehandling.

Lykke til med det videre arbeid!

---

Lagt inn 26 september 1994 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen