Bedriftsdemokratinemndas protokoll 11/05

Møte i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg 28. september 2005

Tilstede:

Gudmund Knudsen

Ingebjørg Harto

Gro Granden

Fra sekretariatet møtte Bodil Stueflaten og Anne Karine Plahter.

Møtet varte fra klokken 0900 – 1130.

Vedtak ble truffet i følgende saker:

Sak 03/24 Dynal Biotech Holding AS

Sak 05/18 Maritech International AS

Sak 05/22 Elpro Industrier AS

Sak 05/26 Securitas AS

Sak 05/27 Apotekene Vest AS

  1. Godkjenning av møteinnkalling

Innkallingen til møtet i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg 28. september 2005 ble godkjent.

  1. Sak 03/24 Dynal Biotech Holding AS

Ved Bedriftsdemokratinemndas vedtak 24. september 2003 ble det innført konsernordning hvor de ansatte i Dynal Biotech Holding AS’ norske datterselskap Dynal Biotech ASA fikk stemmerett og ble valgbare ved valg av ansattes representanter til styret i Invitrogen Dynal AS.

I brev 16. august 2005 søkes det om endringer i konsernordningen. Det opplyses i søknaden at selskapet Invitrogen Dynal AS 1. april 2005 ervervet samtlige aksjer i Dynal Biotech Holding AS. I telefonsamtale mellom Liv Bævre i Dynal Biotech ASA og Bedriftsdemokratinemndas sekretariat 13. september 2005 fremkommer det at selskapet Dynal Biotech Holding AS vil opphøre. På denne bakgrunn ønskes det at gjeldende konsernordning endres slik at de ansatte i datterselskapet Dynal Biotech ASA gis rett til representasjon i Invitrogen Dynal AS i tillegg til i Dynal Biotech ASA.

Det opplyses i søknaden at det er til sammen 169 ansatte i Dynal Biotech ASA. Det er for øvrig ingen ansatte i den norske delen av konsernet. Konsernet har videre en rekke datterselskaper både i og utenfor Europa. De ansatte i disse datterselskapene ønskes i tråd med gjeldende vedtak ikke tatt med i konsernordningen.

De lokale fagforeningene i konsernet støtter søknaden.

Arbeidsutvalget viser til at det er bred enighet om ordningen som ønskes innført.

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden.

For ordens skyld treffer arbeidsutvalget nytt vedtak.

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

"I medhold av aksjeloven § 6-5 jf. representasjonsforskriften § 6 og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet godkjenner arbeidsutvalget følgende konsernordning for Invitrogen Dynal AS:

I

Nemndas vedtak 24. september 2003 oppheves.

II

De ansatte i Invitrogen Dynal AS og i norske datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg til styret i Invitrogen Dynal AS.

III

Etablerer eller overtar Invitrogen Dynal AS nye selskaper i Norge forutsettes de ansatte i disse å bli innlemmet i den felles representasjonsordningen.

IV

Ved vesentlige endringer forutsettes det at det sendes ny søknad til nemnda.

V

For øvrig gjelder aksjelovens og allmennaksjelovens regler om ansatterepresentasjon i styrende organer og representasjonsforskriftens bestemmelser om gjennomføring av valg.

VI

Godkjennelsen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6".                       

  1. Sak 05/18 Maritech International AS

I brev 29. april 2005 søker de ansatte i Maritech AS om etablering av konsernordning slik at ansatte i Maritech International AS og i det norske datterselskapet Maritech AS blir valgbare og får stemmerett ved valg av ansatterepresentanter i styret i Maritech International AS.

Det islandske selskapet Tolvumyndir Hf. eier 50 prosent av aksjene i det norskregistrerte selskapet Maritech International AS. De øvrige største aksjonærene er Four Season Venture III AS som eier 26 prosent og Microtech Systems AS som eier 20 prosent av aksjene. Microtech Systems AS er et selskap eid av ansatte i Maritech AS. Videre eier en rekke av de ansatte aksjer i Maritech International AS. Det er tre ansatte i Maritech International AS.

Maritech International AS er norsk morselskap i konsernet med tre ansatte. Maritech International AS har følgende heleide datterselskaper: Maritech Software Inc. i Canada (30 ansatte), Maritech Chile ltda. i Chile (15 ansatte), Maritech ehf. på Island (58 ansatte), Maritech UK ltd. i UK (10 ansatte), Surefish Inc. i USA (15 ansatte) og Maritech AS i Norge (55 ansatte). Det er ca 170 ansatte totalt i konsernet.

De ansatte begrunner sin søknad med at den reelle beslutningsmyndigheten i Maritech AS utøves i konsernstyret. I følge søknaden er det i dette styret de viktige beslutningene tas, også de som vedrører Maritech AS` virksomhet og arbeidsplasser. Det er i den forbindelse blant annet vist til opplysninger fra de ansattes representant i styret i Maritech AS om hvilke typer saker som blir behandlet der. De ansatte anser det derfor for å være viktig å få innsyn i arbeidsprosesser og diskusjoner som skjer i konsernstyret.

De ansattes søknad om etablering av konsernordning støttes ikke av styret i Maritech International AS. Begrunnelsen for ikke å støtte søknaden er at flertallet av de ansatte i konsernet er ansatt utenfor Norge, og at det kun er de ansatte i det norske datterselskapet som har søkt om representasjon i konsernstyret. Etter selskapets vurdering vil representasjon for de ansatte i Norge i samsvar med søknaden ikke ha tilstrekkelig forankring blant konsernets ansatte og ikke gjenspeile den geografiske, virksomhetsmessige og selskapsmessige fordelingen av ansatte i konsernet.  Representasjonen de ansatte har i Maritech AS i dag bør anses som hensiktsmessig og tilstrekkelig. Videre anføres det at det nå arbeides med strukturelle endringer i konsernet som vil ha betydning for Maritech International AS` innflytelse på datterselskapene. I den nye strukturen er morselskapet tiltenkt en mer passiv rolle som et rendyrket holdingselskap. De strukturelle endringene vil i følge selskapet gi en styrket posisjon formelt og reelt for styrene i datterselskapene, selv om de også i dag har reell beslutningsmyndighet. Slik den gjeldende aksjonæravtalen er utformet, vil et vedtak om konsernordning i følge selskapet dramatisk forrykke styrkeforholdet mellom partene i aksjonæravtalen. En slik ordning vil så fall innebære at to mindretallsaksjonærer (Four Season Venture III AS og det ansatteide Microtech Systems AS) sammen med de ansattes representanter vil ha flertall i styret.

Det fremkommer i brev til nemnda at styret i Maritech International AS var delt i sitt syn på konsernordning (3 mot 2 stemmer), og at mindretallet støtter de ansattes krav på representasjon. Mindretallet i styret er de norske styremedlemmene. Etter deres syn bør de ansatte være representert i styret for å delta i prosessen rundt endringer i den selskapsmessige strukturen.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg vil innledningsvis bemerke at selskapet har anført at søknaden ikke er fremmet av et flertall av de ansatte i konsernet, jf. aksjeloven § 6-5 (1). Ettersom søknaden gjelder den norske delen av konsernet må det etter utvalgets syn være det antall ansatte i de selskapene søknaden gjelder som det tas utgangspunkt i. Som det fremgår ovenfor er det 55 ansatte i Maritech AS og tre ansatte i Maritech International AS, og av disse stiller mer enn 30 seg bak søknaden. Kravet i aksjeloven § 6-5 (1) jf. (3) for å få behandlet søknaden anses for å være oppfylt.

Som morselskap har Maritech International AS bestemmende innflytelse over de underliggende selskapene i konsernet, herunder Maritech AS. Normalt vil et morselskap bruke den bestemmende innflytelsen det har over datterselskap til å treffe beslutninger som har betydning for virksomheten i disse. Med mindre det ut fra konkrete opplysninger om det enkelte konsernforhold må legges til grunn at så ikke er tilfelle, tilsier bedriftsdemokratiske hensyn at de ansatte i datterselskapene får representasjon i morselskapets styre.

I saken her begrunnes søknaden fra de ansatte med at den reelle beslutningsmyndigheten i selskapet utøves av konsernstyret. Det er i dette styret ifølge brevet fra de ansatte de viktigste beslutningene tas, også de som vedrører Maritech AS sin virksomhet og arbeidsplasser. Utvalget kan ikke se at dette avkreftes i uttalelsen fra selskapet som imidlertid tilføyer at det planlegger strukturelle endringer som vil gi holdingselskapet en mer passiv rolle og skal fungere som et rendyrket holdingselskap. Utvalget finner ikke å kunne legge vekt på det siste, men dette vil etter omstendighetene være et forhold som kan være av betydning for en eventuell fornyet vurdering av konsernordningen når endringene er gjennomført og man har fått litt erfaring med hvordan den fungerer i praksis.

Til selskapets anførsel om at representasjon i tråd med søknaden bare vil gjelde de norske ansatte og dermed ikke gjenspeile den geografiske og selskapsmessige fordelingen av ansatte i konsernet, vil arbeidsutvalget bemerke at Bedriftsdemokratinemnda i sin praksis har godkjent ordninger hvor konsernordningen er begrenset til å omfatte bare datterselskaper i Norge. Den omstendighet at konsernet også har ansatte i utenlandske datterselskaper, kan ikke avskjære ansatte i norske datterselskaper fra å benytte den retten de har etter aksjelovgivningen til å søke representasjon i morselskapets styre.

Utvalget kan heller ikke se at det er av betydning at representasjon fra de ansatte ifølge opplysninger fra selskapets advokatforbindelser vil forrykke styrkeforholdet mellom partene i en aksjonæravtale om blant annet styrerepresentasjon. Slik utvalget ser det kan forhold på eiersiden ikke avskjære en ellers velbegrunnet søknad om styrerepresentasjon for de ansatte.

Arbeidsutvalget etterkommer etter dette søknaden fra de ansatte i Maritech AS om konsernrepresentasjon i Maritech International AS.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt

                                                         vedtak:

”I medhold av aksjeloven § 6-5 jf. representasjonsforskriften § 6 og Bedriftsdemokratinemndas 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget følgende konsernordning for Maritech International AS:

I

De ansatte i Maritech International AS og i norske datterselskaper av dette er valgbare og har stemmerett ved valg av de ansattes representanter til styret i Maritech International AS.

II 

Etablerer eller overtar Maritech International AS nye norske selskaper, forutsettes de ansatte i disse å bli innlemmet i den felles representasjonsordningen.

III

Ved vesentlige endringer forutsettes det at det sendes ny søknad til nemnda.

IV

For øvrig gjelder aksjelovens regler om ansatterepresentasjon i styrende organer og forskriftens bestemmelser om gjennomføring av valg.

V

Godkjennelsen gjelder inntil videre, jf representasjonsforskriften § 6”.

  1. Sak 05/22 Elpro Industrier AS

I brev av 12. mai 2005 fremsetter Audun Øvergård på vegne av styret i PARAT avd. Elpro, styret i EL & IT avd. Elpro og et flertall av Elpro Industrier AS’ ansatte ved St. Olav, varsel om klage på valg av ansattes representanter til styret i Elpro Industrier AS. Det fremgår av brev fra Elpro Industrier AS av 20. mai 2005 til Audun Øvergård at varslet om klage også ble sendt per e-post og mottatt av selskapet samme dag. I brev av 13. mai 2005 fremsetter Audun Øvergård på vegne av de samme krav om at valget av ansattes representanter til styret i Elpro Industrier AS, avholdt 29. april 2005, må kjennes ugyldig.

Klagen ble avvist av Elpro Industrier v/ installasjonssjef Arne Olsen fordi det ikke forelå noen konkret begrunnelse i de ansattes varsel om klage av 12. mai 2005. Klagefristen ble dermed ansett oversittet og klagen ble avvist.

På vegne av de ansatte oversender Parat klagen til Bedriftsdemokratinemnda i forsendelse av 2. juni 2005. På oppfordring av Bedriftsdemokratinemndas sekretariat har valgstyret behandlet klagen på nytt og oversendt den til nemnda i foresendelse av 30. august 2005. Valgstyret har behandlet klagen og mener valget er gjennomført på ”en demokratisk korrekt måte”.

I klagen vises det til at det er flere forhold knyttet til forberedelsene til og gjennomføringen av valg av ansattes representanter til styret i selskapet som kan begrunne annullering av valget

Klager protesterer for det første på at valgstyret ikke er oppnevnt av selskapets styre i henhold til representasjonsforskriften § 12. Ifølge klager er valgstyret oppnevnt av selskapets ledelse og består av installasjonssjef Arne Olsen samt de ansattes to representanter i styret før valget.

Klager protesterer dernest på at valget ikke var hemmelig i og med at ”ansattenummer var påtrykt stemmesedlene”. Det har ifølge Parat ført til at flere har avholdt seg fra å stemme.

På bakgrunn av disse forholdene krever klageren at valget kjennes ugyldig.

I e-post fra leder av Paratklubben i Elpro Industrier AS, Bertil Kvithyll; fremgår det i tillegg at valget ble ”kunngjort” ca 50 dager for sent, ved at de ansatte ble informert om det forestående valget 8 – 10 dager før valget. Det ble heller ikke utarbeidet liste over stemmeberettigede.

Arbeidsutvalget viser til at klager er klageberettiget og har rettslig klageinteresse, jf. representasjonsforskriften § 42 andre ledd.

Klagefristen er senest 14 dager etter valgdagen. Ved beregning av frister som telles i dager, telles ikke med den dag da fristen begynner å løpe, jf. aksjeloven § 18-4 (1). 14 dager etter valgdagen er 13. mai, dvs. samme dag som valgklagen er datert. Varsel om klage ble uansett sendt innenfor fristen og tilfredsstiller i seg selv kravene til klage i forvaltningsloven. § 32. Klagen anses dermed fremsatt innen fristen.

Realitetsspørsmålet:

Dersom det er begått feil under saksforberedelsen eller gjennomføringen av valget, er valget likevel gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på valgresultatet. Det følger av forvaltningsloven § 41.

Etter representasjonsforskriften § 12 andre ledd skal valgstyret oppnevnes av selskapets styre. I saken foreligger ingen styreprotokoll som viser at valget er oppnevnt slik. Så langt arbeidsutvalget kan se er valgstyret oppnevnt av installasjonssjef Arne Olsen på vegne av virksomhetens ledelse og de to ansatterepresentantene i styret. Dette er ikke i samsvar med forskriftens ordning. Det oppnevnte valgstyret har imidlertid en sammensetning som tilfredsstiller kravet i representasjonsforskriften § 12 første ledd tredje punktum om at de ansatte og selskapets ledelse skal ha minst en representant hver i valgstyret Det er ingenting i veien for at medlemmer av styret også er medlemmer av valgstyret. På denne bakgrunn kan ikke arbeidsutvalget se at feilen ved oppnevningen av valgstyret bør medføre ugyldighet. Det er lite sannsynlig at denne feilen i seg selv kan ha hatt betydning forvalgresultatet.

Arbeidsutvalget legger til grunn at valgstyret ikke er oppnevnt i samsvar med regelverket, men at oppnevningen av valgstyret neppe kan ha hatt innvirkning på valgresultatet.

Når det gjelder innsigelsen om at kravene til hemmelighold ikke er ivaretatt vil arbeidsutvalget bemerke følgende:

Etter representasjonsforskriften § 9 andre ledd er det et grunnleggende krav til valget at dette skal være hemmelig. Når avstemning skal skje ved postforsendelse er dette kravet nærmere konkretisert i representasjonsforskriften § 12 tolvte ledd som sier at velger skal returnere sin stemmeseddel i nøytral konvolutt, innlagt i navnet konvolutt til valgstyret. I det foreliggende tilfellet forstår arbeidsutvalget det slik at stemmesedlene ble lagt direkte i en konvolutt som var påført velgerens ansattenummer. I følge valgstyret var dette nødvendig for å ha kontroll på hvem som stemte. Utvalget ser ikke bort fra at dette uansett har gjort det mulig å identifisere den enkelte ansattes stemmegivning via deres ansettelsesnummer. Utvalget mener at dette i så tilfelle er et slikt brudd på grunnleggende krav til hemmelig valg at feilen må føre til at valget anses for ugyldig uten at det er grunn til å stille større krav til sannsynliggjøring av om feilen kan ha påvirket resultatet.

Det er dessuten gjort gjeldende at valgstyret har forsømt å overholde forskjellige frister som representasjonsforskriften fastsetter. Til dette bemerker arbeidsutvalget:

Det følger av representasjonsforskriften § 12 femte ledd at valgstyret skal fastsette datoen for valget og kunngjøre den med en frist på to måneder. Valgstyret skal videre sørge for at det samtidig med kunngjøringen foreligger en liste over dem som har stemmerett. Listen skal være tilgjengelig for samtlige ansatte i selskapet.

Av representasjonsforskriften § 12 siste ledd fremgår det at valgstyret kan fastsette kortere frister for gjennomføring av valget dersom en eller flere fagforeninger som omfatter to tredjedeler av de ansatte eller et flertall av de ansatte og ledelsen er enige om dette. Fristen for innlevering av forslag på kandidater kan ikke settes kortere enn to uker før valgdagen. Godkjente forslag skal kunngjøres senest en uke før valgdagen.

I denne saken er disse fristene vesentlig tilsidesatt. Kunngjøringen av valget skjedde slik arbeidsutvalget forstår det 8 – 10 dager før selve valgdagen. Dette utelukker at fristen for innlevering av forslag på kandidater to uker før valgdagen overholdes. Fristen er satt for at de ansatte skal ha rimelig tid til å fremme forslag. Det forelå, slik arbeidsutvalget ser det, heller ikke lister over dem som har stemmerett i samsvar med representasjonsforskriften § 12 femte ledd.

Arbeidsutvalget har etter en samlet vurdering kommet til at det ved gjennomføringen av valget ble begått tildels grove feil som iallfall samlet sett kan ha hatt betydning for utfallet av valget. Arbeidsutvalget finner derfor etter en samlet vurdering at valget er ugyldig, og at det må avholdes nytt valg i samsvar med aksjeloven og representasjonsforskriftens regler.

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

I medhold av aksjeloven § 6-4, fjerde ledd jf. representasjonsforskriften § 42 og nemndas vedtak av 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet tas klagen fra Parat, EL & IT og et flertallav de ansatte på St. Olavs til følge.

Valget av de ansattes representanter til styret i Elpro Industrier AS oppheves.

Nytt valg avholdes i samsvar med lovens og representasjonsforskriftens regler.

De nåværende styremedlemmer og varamedlemmer valgt av og blant de ansatte fungerer til nytt valg er holdt.”

  1. Sak 05/26 Securitas AS

I brev 29. juni, 15. juli og 7. september 2005 søker Securitas AS om innføring av konsernordning slik at de ansatte i Securitas AS og datterselskapene Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS har stemmerett og er valgbare ved valg av de ansattes representanter til i styret i Securitas AS. Det søkes videre om en ordning med gjennomgående styrerepresentasjon i Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS slik at de samme personene skal representere de ansatte i alle tre styrene. Selskapet har også søkt om forkortet funksjonstid for de sittende ansatterepresentantene i Securitas AS.

Securitas AS er morselskap i et konsern med to datterselskaper. Konsernet har totalt 3870 ansatte. Det er 1870 ansatte i morselskapet Securitas AS, 550 ansatte i Securitas Airport Security AS, mens det i Securitas Services AS er 1450 ansatte. Det er inngått avtaler om ikke å ha bedriftsforsamling i alle selskapene.

Det er planlagt avholdt et samlet valg høsten 2005. Funksjonstiden for de ansattes representanter i styret i Securitas AS utløper i midten av 2006, og det søkes derfor om at funksjonstiden forkortes slik at vervene opphører når det er avholdt nytt valg i hele konsernet høsten 2005.

Selskapet har begrunnet sin søknad med at det blant annet er felles hovedtillitsvalgt og sentralt verneombud for de tre selskapene. Det er også vist til at de ansatte kan arbeide for mer enn ett selskap samtidig, og at det er mange ansatte som begynner i et av selskapene, men som senere søker seg over til et av de andre.

Søknaden støttes av de lokale fagforeningene. De sittende representantene for de ansatte i styret i Securitas AS har gitt samtykke til at funksjonstiden for deres verv blir forkortet.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger om søknaden.

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden om konsernordning som innebærer at de ansatte i Securitas AS og norske datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg til styre i Securitas AS.

Arbeidsutvalget godkjenner videre ordningen med gjennomgående representasjon i styret i Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS. Utvalget forutsetter at dette gjennomføres ved at det gjennomføres ett samlet valg til styrene i henholdsvis Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS slik at de som velges blir de ansattes representanter i alle de tre selskapene. Det forutsettes videre at det velges minst tre ansatterepresentanter som er ansatt i hvert sitt selskap slik at samtlige selskaper har minst en styrerepresentant som er ansatt i selskapet. I praksis betyr det at valget gjennomføres i valgkretser hvor hvert enkelt selskap utgjør en valgkrets, jf. representasjonsforskriften § 15.

Utvalget godkjenner ordningen med gjennomgående styre frem til avslutningen av den ordinære generalforsamlingen i 2008, jf. representasjonsforskriften § 32 første ledd om styremedlemmers funksjonstid. Det innebærer at funksjonstiden for de som velges forlenges tilsvarende.

Det godkjennes også at funksjonstiden for de sittende ansatterepresentantene i Securitas AS forkortes. Arbeidsutvalget forutsetter at de ansattes representanter ikke fratrer før nye er valgt.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt

                                                         vedtak:

”I medhold av aksjeloven §§ 6-4 fjerde ledd og 6-5 jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 6, samt nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget følgende ordning for Securitas AS:

I

De ansatte i Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS har stemmerett og er valgbare ved valg av styre i Securitas AS.

II

Det skal holdes ett samlet valg av ansatterepresentanter til styrene i Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS. De som velges skal være de ansattes representanter til styret i både Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS. Det skal velges minst tre ansatterepresentanter som skal være ansatt i henholdsvis Securitas AS, Securitas Airport Security AS og Securitas Services AS. Valget skal foregå i valgkretser hvor hvert enkelt selskap er en valgkrets.

III

Det gis dispensasjon fra bestemmelsene om funksjonstid slik at de ansattes nåværende styrerepresentanter i Securitas AS fratrer før utløpet av funksjonstiden.

IV

Det gis dispensasjon fra bestemmelsene om funksjonstid slik at de ansatterepresentanter som velges får sin funksjonstid forlenget til etter avslutningen av ordinær generalforsamling i 2008.

V

Ved vesentlige endringer forutsettes det at det sendes en ny søknad til Bedriftsdemokratinemnda.

VII

For øvrig gjelder aksjelovens regler om ansattes rett til representasjon i styrende organer og representasjonsforskriftens regler om gjennomføring av valg.

VII

Godkjenningen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6”

  1. Sak 05/27 Apotekene Vest AS

I brev 13. april 2005 fremsetter Farmasiforbundet og Norges Farmaceutiske Forening ved Apotekene Vest HF krav om at valget av ansattes representanter til styret i Apotekene Vest HF, avholdt 14. mars 2005, må kjennes ugyldig. Klagen videresendes Bedriftsdemokratinemnda med valgstyrets redegjørelse i brev 23. juni 2005.

Klager protesterer for det første på at en av listene til valget ble innlevert til valgstyret 24. februar, dvs. mindre enn tre uker før valgdagen, jf. forskriften § 8 sjette ledd. De godkjente forslagene ble videre kunngjort for sent (4-5 dager før valgdagen), dvs. etter fristen på 7 dager i forskriften § 8 syvende ledd. Bakgrunnen for dette var at valgstyret utsatte fristen for forslag slik at en av forslagsstillerne, Fagforbundet, kunne stille liste. Klagerne hevder at de lokale fagforeningene ikke ble spurt om de var enige i de forkortede fristene eller den utsatte fristen. Klagerne hevder at kun deres liste skulle vært godkjent.

Valgstyret bemerker i sin redegjørelse for Bedriftsdemokratinemnda at valgmaterialet som skulle sendes ut til de ansatte først kom ut til de ansatte torsdag 17. februar, mens mandag 21. februar var fristen for å komme med forslag til lister. Det kom innspill fra de ansatte om at de ønsket utsatt frist. På denne bakgrunn ble fristen utsatt.

Valgstyret viser videre til at mandag 21. februar ble det levert inn en felles liste på vegne av Farmasiforbundet, Norges Farmaceutiske Forening og Fagforbundet. Ved nærmere undersøkelser viste det seg at Fagforbundet hadde trukket seg fra samarbeidet og likevel ikke skulle være med på denne felleslisten. Farmasiforbundet og Norges Farmaceutiske Forening leverte da umiddelbart inn en ny liste. Valgstyret hadde problemer med å komme i kontakt med rette vedkommende i Fagforbundet. På denne bakgrunn kom nytt forslag til liste inn til valgstyret først torsdag 24. februar. Også av denne grunn var det derfor nødvendig å utsette fristen for å komme med forslag.

Klagerne hevder videre at ”noen påstår at de ikke har fått valgmateriale i det hele tatt” slik at de ikke fikk avgitt stemme.

Valgstyret viser i sin redegjørelse til at noen av de ansatte ikke sto på adresselisten og at det dermed var noen som ikke hadde fått materiale. På denne bakgrunn ble valgstyret kontaktet av enkelte ansatte som dermed fikk ettersendt valgmaterialet. Valgstyret presiserer i e-post 15. september 2005 til Bedriftsdemokratinemndas sekretariat at klager ble bedt om å navngi ansatte som ikke har mottatt valgmaterialet. Klager oppga da ett navn som var blant dem som valgstyret hadde ettersendt materialet til. Valgstyret opplyser videre om at de har sendt ut brev til de ansatte hvor ansatte som ikke har mottatt valgmateriale og dermed ikke fått stemt, bes kontakte valgstyret. Valgstyret har til å ikke mottatt noen henvendelser.

Klager viser også til at fordelingen av varamedlemmer er feil. Slik protokollen er oppstilt, kan det se ut som om varamedlemmene skal innkalles fra en annen liste. Klager viser til forskriften § 13 hvor det fremgår at hver liste skal tildeles så mange vararepresentanter som den er tildelt medlemmer med et tillegg på to. Videre vises det til at varamedlemmene skal innkalles fra den samme liste som det styremedlemmet vedkommende skal erstatte.

I telefonsamtale mellom medlem av valgstyret i Apotekene Vest HF, Anne Cecilie Værland, og nemndas sekretariat 15. september 2005 fremkommer det at valgstyret har rettet opp feilen i tråd med forskriften § 13.

Arbeidsutvalget viser til at klageren er klageberettiget og har rettslig klageinteresse, jf. helseforetaksforskriften § 17 andre ledd, første og andre punktum.

Valget ble avholdt 14. mars 2005. Klagen er datert 13. april 2005, dvs. ca. 1 måned etter valgdagen. Det følger av helseforetaksforskriften § 17 tredje ledd at klagefristen er 14 dager fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til en med klagerett, dog senest 14 etter valgdagen. Klagen ble mottatt ca. 1 måned etter valgdagen og to dager etter underretning om valgresultatet. Dette innebærer at klagen er fremsatt for sent i forhold til regelen i helseforetaksforskriften § 17 tredje ledd og at klagen i utgangspunktet skal avvises. På bakgrunn av at opptellingen av stemmene tok lang tid og at valgresultatet først ble kunngjort 12. april 2005 og klagen innlevert kort tid etter dette, finner arbeidsutvalget likevel at klagen bør tas til realitetsbehandling.

Realitetsspørsmålet:

Dersom det er begått feil under saksforberedelsen eller gjennomføringen av valget, vil valget likevel være gyldig dersom feilen ikke har virket bestemmende på valgresultatet. Dette følger av forvaltningsloven § 41 jf. helseforetaksforskriften § 17 fjerde ledd.

Arbeidsutvalget tar først stilling til anførselen om at fristen for å komme med forslag, og dermed også kunngjøringen, ble utsatt.

Etter helseforetaksforskriften § 8 sjette ledd er fristen for fremme forslag til liste til valgstyret tre uker før valgdagen. Det er likevel antatt i praksis at en forslagstiller som av ulike årsaker ikke får godkjent sitt forslag bør få rimelig tid til å rette dette opp etter utløpet av fristen. Dette gjelder imidlertid kun rettelser på lister som er kommet inn innen fristens utløp. Selv om det gis mulighet til å gjøre rettelser i lister som er innkommet, betyr ikke dette at det er anledning til å fremme nye lister etter at fristen i helseforetaksforskriften § 8 sjette ledd er utløpt. Det var dermed feil at Fagforbundet fikk anledning til å fremme en ny liste etter at fristen hadde løpt ut.

Videre ble listene kunngjort bare 4-5 dager før valget, noe som er for sent i forhold til ku

Etter en samlet vurdering har arbeidsutvalget kommet til at de feilene som skjedde i forbindelse med valget samlet sett var av en slik karakter at de kan ha hatt betydning for utfallet av valget. Arbeidsutvalget finner derfor at valget er ugyldig og at det må holdes et nytt valg i samsvar med helseforetaksforskriftens regler.

Arbeidsutvalget finner det etter dette ikke nødvendig å ta stilling til ytterligere klagepunkter.

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

”I medhold av helseforetaksloven § 23 tredje ledd jf. helseforetaksforskriften § 17 og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet tas klagen fra Farmasiforbundet og Norges Farmaceutiske Forening til følge.

Valget av de ansattes representanter til styret i Apotekene Vest HF oppheves.

Nytt valg avholdes i samsvar med lovens og helseforetaksforskriftens regler.

De nåværende styremedlemmer og varamedlemmer valgt av og blant de ansatte fungerer til nytt valg er holdt”.   

  1. Orientering om saker som har kommet inn til nemnda

Sekretariatet orienterte om saker som har kommet inn til nemnda.