Bedriftsdemokratinemndas protokoll 1/2014

Vedtak ble truffet i følgende saker: BDN 12/2425 ESS Support Service AS. BDN 13/4009 Select Service Partner AS. BDN 13/3699 Vetco Gray Scandinavia AS. BDN 14/28 Würth Norge AS. BDN 13/3719 Hydal Aluminium Profiler AS. BDN 13/3577 Arcus-Gruppen Holding AS.

Protokoll 1/2014 fra møte i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg 28. januar 2014

Følgende saker ble behandlet:

  1. BDN 12/2415 ESS Support Services AS
  2. BDN 13/4009 Select Service Partner AS
  3. BDN 13/3699 Vetco Gray Scandinavia AS
  4. BDN 14/28 Würth Norge AS
  5. BDN 13/3719 Hydal Aluminium Profiler AS
  6. BDN 13/3577 Arcus-Gruppen Holding AS

Tilstede i møtet:

  • Gudmund Knudsen
  • Gro Granden
  • Halvor E. Sigurdsen

Siri Stangeland og Bodil Stueflaten møtte fra sekretariatet.

Møtet varte fra klokken 1000 – 1230.

1. BDN 12/2415 ESS Support Services AS

I brev mottatt av Bedriftsdemokratinemnda 9. desember 2013 søker valgstyret i ESS Support Services AS om å gjennomføre det kommende og fremtidige valg av ansatterepresentanter til styret i selskapet, som elektroniske valg.

Det fremgår av søknaden at selskapet for tiden har 1032 ansatte spredt over hele landet. De ansatte jobber rotasjon offshore.

Bakgrunnen for søknaden er opplyst å være å sikre en god kvalitets- og kvantitetsmessig håndtering av valgprosessen. Det er opplyst at alle ansatte er registrert med enten privat eller bedrifts e-postadresse, og at det brukes e-post ved utsendelse av nyhetsmeldinger og annen informasjon/innkallinger. For de ansatte som eventuelt ikke har tilgang til internett, er det opplyst at valget vil foregå skriftlig etter gjeldende regler.

Søknaden er fremmet av HR- sjefen i selskapet på vegne av valgstyret, og støttes av styret. Det er videre opplyst av HR - sjefen at lokale fagforeninger støtter søknaden.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er enighet mellom valgstyret og styret om søknaden og godkjenner at fremtidige valg av ansattes representanter til styret i ESS Support Services AS gjennomføres som elektroniske valg.

Arbeidsutvalget forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Arbeidsutvalget forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet. Arbeidsutvalget har merket seg at ansatte som eventuelt ikke har tilgang til internett, vil få mulighet til å avgi skriftlig stemme, jf representasjonsforskriften § 9.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd samt Bedriftsdemokratinemndas vedtak 13. januar 2012 om delegering av myndighet, godkjenner Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg at det benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter til styret i ESS Support Services AS.”

2. BDN 13/4009 Select Service Partner AS

I brev 9. desember 2013 søker valgstyret i Select Service Partner AS om å gjennomføre det kommende og fremtidige valg av ansatterepresentanter til styret i selskapet, som elektroniske valg.

Det fremgår av søknaden at selskapet for tiden har 1569 ansatte fordelt på ca 20 forskjellige steder i landet. Selskapet styre består av sju personer, hvorav fire velges av og blant de ansatte.

Bakgrunnen for søknaden er å øke valgdeltakelsen blant de ansatte, eliminere papirmengden av miljøhensyn og forenkle gjennomføringen av valget ettersom de ansatte er spredt på 20 ulike steder.

Søknaden er fremmet av valgstyret, og støttes av daglig leder og konserntillitsvalgt i selskapet.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er enighet mellom valgstyret, konserntillitsvalgt og daglig leder om søknaden og godkjenner at fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Select Service Partner AS gjennomføres som elektroniske valg.

Arbeidsutvalget forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Arbeidsutvalget forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet.

Før øvrig viser arbeidsutvalget til representasjonsforskriften § 12 hvor det fremgår at de ansatte og selskapets ledelse skal ha minst en representant hver i valgstyret.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd samt Bedriftsdemokratinemndas vedtak 13. januar 2012 om delegering av myndighet, godkjenner Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg at det benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Select Service Partner AS.”

3. BDN 13/3699 Vetco Gray Scandinavia AS

I brev 12. november 2013 søker Vetco Gray Scandinavia AS om å gjennomføre kommende og fremtidige valg av ansatterepresentanter i selskapet som elektroniske valg, at selve valget av ansatterepresentanter skal foregå over en periode på fire uker, samt at det ved eventuelle forholdstallsvalg skal velges personlige varamedlemmer.

Det framgår av søknaden at selskapet har til formål å tilby tjenester og produkter til offshoresektoren samt annen virksomhet i tilknytning til den sektoren. Selskapet har avdelinger i Sandvika, Stavanger, Bergen og Trondheim med til sammen 822 ansatte (per juli 2013). 115 av de ansatte jobber offshore.

I søknaden er det opplyst at både selskapet og fagforeningene er enige om at elektronisk valg vil være hensiktsmessig og føre til høyere valgdeltakelse enn vanlige urnevalg, ikke minst på bakgrunn av at de ansatte er lokalisert på ulike steder, herunder offshore. Selskapet har gode erfaringer med bruk av elektroniske løsninger, og alle ansatte har eller vil bli gitt tilgang til PC og nødvendig opplæring i bruk av valgsystemet.

Bakgrunnen for at det søkes om at valget skal kunne gjennomføres med en stemmeperiode på fire uker, er særlig hensynet til de offshoreansatte. Disse er på land i perioder på inntil fire uker av gangen, og i disse periodene er de ikke pålagt å gå innom jobb eller sjekke e-post eller andre kunngjøringer fra selskapet. Valgstyret har vurdert forhåndsstemming som alternativ til utvidet stemmeperiode, men ikke funnet det like hensiktsmessig.

Under forutsetning av at det fremsettes krav om forholdstallsvalg, søkes det om personlige varamedlemmer. Det framgår av søknaden at personlige varamedlemmer anses som viktig for å opprettholde balansen mellom de ulike fagforeningene/ ansattegruppene i selskapet.

Søknaden støttes av lokale fagforeninger.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger om søknaden, og godkjenner at fremtidige valg gjennomføres elektronisk.

Arbeidsutvalget forutsetter at det elektroniske valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Nemnda forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet.

Det søkes også om at selve valget av ansatterepresentanter skal gå over en periode på fire uker, dvs. at de ansatte skal kunne avgi stemme i løpet av en fireukers periode.  Det følger av forskriftens § 12 femte ledd at valgstyret skal fastsette datoen for valget og kunngjøre denne med en frist på to måneder. Selv om ordlyden i bestemmelsen synes å forutsette at valget skal gjennomføres i løpet av en dag, finner arbeidsutvalget gode grunner for at stemmegivningen skal kunne gjennomføres over flere dager slik at alle skal få anledning til å avgi stemme mens de er på jobb. Arbeidsutvalget finner å kunne godkjenne søknaden om utvidet valgperiode i samsvar med søknaden. Det forutsettes at ingen har tilgang til avgitte stemmer før valget er avsluttet, på samme måte som ved skriftlig stemmegivning.

Når det gjelder søknaden om å velge personlige varamedlemmer for de ansattes representanter til styret, fremgår det av representasjonsforskriften § 18 hvem som skal være varamedlemmer og hvordan disse velges. Det søkes her om å fravike forskriftens ordning ved å velge personlige varamedlemmer, jf. representasjonsforskriften § 5.

Søknaden er begrunnet med at dette vil opprettholde balansen mellom de ulike fagforeningene/ ansattegruppene i selskapet. Etter arbeidsutvalgets syn er en slik ordning en praktisk måte å samordne forslagene på mellom flere lokale fagforeninger/ ansattegrupperinger som ønsker å stille med en felles liste. Arbeidsutvalget finner derfor at det i saken her bør gjøres unntak fra representasjonsforskriften § 18 jf. representasjonsforskriften § 5.

Utvalget bemerker at ordningen med personlig varamedlem forutsetter at valget foretas som forholdstallsvalg, samt at vedtaket innebærer at ordningen godkjennes også for fremtidige valg. Det forutsettes at det tydelig angis på valglisten hvem som skal være varamedlem for det enkelte medlem i styret. Dersom man ønsker å gå tilbake til lovens og representasjonsforskriftens normalordning for valg av varamedlemmer, jf. representasjonsforskriften § 18, forutsetter dette en ny søknad til nemnda.

Arbeidsutvalget fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd, samt bedriftsdemokratinemndas vedtak 13. januar 2012 om delegering av myndighet, godkjenner bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg følgende ordning for Vetco Gray Scandinavia AS:

I

Det kan benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Vetco Gray Scandinavia AS.

II

Valget kan gjennomføres over en periode på inntil fire uker.

III

Ved fremtidige valg som gjennomføres som forholdstallsvalg, kan det velges personlige varamedlemmer for de ansattes styrerepresentanter i Vetco Gray Scandinavia AS.

IV

Ved vesentlige endringer forutsettes det en ny søknad til Bedriftsdemokratinemnda.

V

Godkjenningen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6.”

4. BDN 14/28 Würth Norge AS

I brev 3. januar 2014 fra advokat Christian Poulsson på vegne av Würth Norge AS fremmes søknad om unntak fra representasjonsforskriften § 17 slik funksjonstiden for fremtidige ansatterepresentanter i selskapets styre forlenges til fire år. Det innebærer at det skal avholdes valg hvert fjerde år. Subsidiært søkes det om en funksjonstid på tre år, slik at valg avholdes hvert tredje år.

Det framgår av søknaden at Würth Norge AS er et heleid datterselskap av det tyske selskapet Würth International GMbH og dermed inngår i et internasjonalt konsern med ca 400 selskaper.  Selskapet driver salg av festemateriell, verktøy, kjemi, verneutstyr og verkstedutstyr over hele landet og har ca 605 ansatte. Styret består av sju medlemmer hvorav fire er aksjonærvalgte og tre velges av og blant de ansatte. I tillegg er for tiden fem varerepresentanter valgt av og blant de ansatte.

Søknadens begrunnelse

Det oppgis i søknaden at ordningen med utvidet funksjonstid er begrunnet i et ønske om å sikre kontinuitet i styret, ikke minst ettersom de aksjonærvalgte velges for fire år av gangen og at flere av disse styremedlemmene (for tiden 3 stk.) normalt kommer fra Würth-gruppens hovedkontor i Tyskland. Selskapet har i vedtektene besluttet at de aksjonærvalgte styrerepresentantene velges for fire år av gangen.

Det framgår av søknaden at det er enighet mellom selskapet og selskapets ansatte om også å utvide funksjonstiden for ansatterepresentantene fra to til fire år. Dette fremgår ved at de hovedtillitsvalgte og regionale tillitsvalgte er enige i dette, og at hele styret stiller seg bak søknaden.

I søknaden sies det at både ledelse og ansatte er enige om at en funksjonstid på to år er uhensiktsmessig kort og dermed ”uhensiktsmessig for gjennomføringen av de ansattes rett til representasjon i selskapets besluttende organer”.

Dette angis først og fremst å ha sammenheng med selskapets eierstruktur og tilknytning til et stort internasjonalt konsern. Det vises til at styrets beslutninger gjennomgående preges av enighet og at det er velfungerende samarbeid mellom alle styrets medlemmer. Det fremheves at gjennomslagskraften for de ansatte i dette samarbeidet reelt sett beror på deres evne til å finne og målbære gode løsninger som kan finne støtte hos samtlige styremedlemmer og at det i denne situasjonen er viktig med kontinuitet blant de ansattes representanter, på samme måte som for de aksjonærvalgte representantene. Eierstrukturen medfører videre at en rekke av styrets avgjørelser i realiteten fattes på konsernnivå. Dette har den konsekvens at selskapets forhold til de ansatte er preget av dialog og samarbeid om beslutninger som har betydning for deres ansettelsesforhold. Samarbeidet mellom de ansatte og ledelse gjenspeiles i at det ikke finnes lokale fagforeninger i selskapet. Generelt er bedriften preget av et lavt konfliktnivå og en stabil arbeidsstokk. Det vises i denne sammenheng også til at det er tidkrevende og kostbart å gjennomføre valg annet hvert år.

I søknaden er det også vist til at få aksjonærer og forholdet til andre selskaper gjør at forskriftens ordning mht. funksjonstid ikke er formålstjenlig.

Også den homogene sammensetningen av de ansatte der alle de tre hovedgruppene av stillinger, (administrasjon og lager, salgsmedarbeidere og butikkmedarbeidere) er representert i styret, gjør i følge søknaden valg annethvert år uhensiktsmessig. Videre framgår det at de ansattes rettigheter også er ivaretatt gjennom et tillitsmannsapparat som består av 35 regionale tillitsvalgte, hvorav 4 hovedtillitsvalgte.

 Det presiseres avslutningsvis at dersom et flertall blant de ansatte senere skulle ønske å gå tilbake til aksjelovens og representasjonsforskriftens normalordning om to års funksjonstid, vil Würth Norge AS etterkomme et slikt ønske.

Det er inngått avtale om at det ikke skal opprettes bedriftsforsamling i selskapet.

Bedriftsdemokratinemnda kan med hjemmel i representasjonsforskriften § 5 om unntak av særlige grunner gi unntak fra den ordning aksjeloven fastsetter mht ansattes rett til styrerepresentasjon dersom denne ordningen vil medføre vesentlige ulemper eller er uhensiktsmessig for gjennomføringen av de ansattes rett til representasjon i selskapets besluttende organer.

Spørsmålet om å utvide funksjonstida for styremedlemmene til fire, eventuelt tre år må vurderes med utgangspunkt i at representasjonsforskriftens ordning er en tjenestetid på to år, jf. representasjonsforskriften § 17. Det skal særlige grunner til for å gjøre unntak fra forskriftens ordning slik at det holdes valg hvert fjerde, eventuelt hvert tredje år. I sin praksis har nemnda tidligere tillatt lengre funksjonstid enn to år etter en konkret vurdering, men da bare i saker der det er spørsmål om en midlertidig ordning for et enkelt valg. Det har som regel vært saker der det har vært hensiktsmessig å fravike representasjonsforskriftens valgperiode i konkret situasjon, så som i tilknytning til en omorganisering av virksomheten.

Arbeidsutvalget kan ikke se at det som er sagt i søknaden om behovet for en lengre funksjonstid enn to år er så spesielt og tungtveiende at det kan gi grunnlag for å fravike forskriftens ordning. Utvalget har derfor kommet til at søknaden bør avslås.

Det bemerkes ellers at kontinuitet kan oppnås ved at de samme representanter gjenvelges.

 

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd jf. representasjonsforskriften § 5 samt Bedriftsdemokratinemndas vedtak 13. januar 2012 om delegering av myndighet, avslår Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg søknad 3. januar 2014 fra Würth Norge AS om unntak fra krav til funksjonstid etter representasjonsforskriften § 17.” 

5. BDN 13/3719 Hydal Aluminium Profiler AS

I brev 21. november 2013 oversendte valgstyret for valg av ansatterepresentanter til styret i Hydal Aluminium Profiler AS klage på valget av ansattes representanter til styret i selskapet. Klagen går ut på at valget, som ble avholdt 15. og 18. november 2013, må kjennes ugyldig. Det framgår av klagen er at valget er gjennomført som forholdstallsvalg, til tross for at valgstyret ikke kan bekrefte at de har mottatt et skriftlig krav om dette i samsvar med kravet i representasjonsforskriften.

Klagen er oversendt Bedriftsdemokratinemnda med valgstyrets redegjørelse i brev 21. november 2013.

Det framgår av redegjørelsen fra valgstyret at Hydal Aluminium Profiler AS ble stiftet 2. september 2013, og registrert i enhetsregisteret 25. september 2013. En pressemelding 11. september informerte de ansatte om at selskapet ble overdratt fra Hydro Aluminium Profiler AS til ny eier, som er SKA Invest AS.

Etter at ny eier ble offentliggjort begynte fagforeningene lokalt sine samtaler om valg av ansatterepresentanter til styret. Det framgår av redegjørelsen fra valgstyret at tillitsvalgte fra Fellesforbundet (FF), Forbundet for Ledelse og Teknikk (FLT) og NITO ble enige om å kreve forholdstallsvalg, og å stille en felles liste til valget. Det er opplyst at FF og FLTs medlemmer til sammen utgjør 83 % av de ansatte.

Ansattes representasjon i styret var tema på et møte mellom ny eier og hovedtillitsvalgte i FF og FLT 22. oktober 2013. I møtet var det enighet om å gjennomføre valget som forholdstallsvalg, med så korte frister som mulig innenfor regelverket, for raskest mulig å få på plass et komplett styre i det nye selskapet.

Valgstyret, som består av en representant utnevnt av selskapet (HR-leder) og to representanter for de ansatte (en fra FF og en fra FLT), hadde sitt første møte 23. oktober 2013 og bestemte opplegget for valget, dvs. hvilke frister som skulle gjelde, retningslinjer for gjennomføringen og hva slags informasjon som skulle gis til de ansatte.

25. oktober 2013 ble det hengt opp oppslag til alle ansatte om valg av ansatterepresentanter til nytt styre. I oppslaget ble det informert om at valget skulle gjennomføres som forholdstallsvalg, og at alle hadde anledning til å levere inn forslag. Det ble også gitt ytterligere informasjon om valget, fristen for innlevering av forslag i form av liste, dato for valget etc.

Det ble levert to lister innen fristen 2. november 2013. Valgstyret kontaktet deretter alle på listene og fikk bekreftet at de var villige til å stille til valg. Førstekandidaten på hver liste mottok en bekreftelse på at valglistene var godtatt av valgstyret.

8. november 2013 ble det hengt opp oppslag med informasjon om tid og sted for gjennomføring av valget, med informasjon om hvilke lister det kunne stemmes på. Det framgår av redegjørelsen fra valgstyret at denne informasjonen også ble sendt ansatte som hadde blitt permittert fra 4. november 2013.

Valget ble gjennomført 15. og 18. november, med en valgoppslutning på 74 % av de stemmeberettigede.

Samme dag som valget var gjennomført innkalte valgstyret førstekandidatene på de to listene for at de skulle bevitne opptellingen av stemmene. Klageren, som også er førstekandidat på den ene listen, ba om å få se at kravet om forholdstallsvalg var fremmet skriftlig. Da det ikke kunne fremvises, varslet han at han ville klage på gjennomføringen av valget.

Opptelling av stemmene ble utsatt til det ble avklart om det ville bli fremmet en klage, og ev. behandlingen av denne.

Klage ble framsatt 18. november 2013.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at klager er klageberettiget og har rettslig klageinteresse, jf. representasjonsforskriften § 42.

Dersom det er begått feil under saksforberedelsen eller gjennomføringen av valget, er valget likevel gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på valgresultatet. Det følger av prinsippet i forvaltningsloven § 41. Kravet til skriftlighet er en saksbehandlingsregel, og ikke et absolutt gyldighetsvilkår. Brudd på skriftlighetskravet fører dermed ikke automatisk til ugyldighet.

Dersom minst 1/5 av dem som har stemmerett eller fagforeninger som omfatter minst 1/5 av de stemmeberettigede skriftlig krever det senest seks uker før valgdagen, skal valget foregå som forholdstallsvalg, jf. § 14. Dette følger av representasjonsforskriften § 9 femte ledd.

Det framgår av klagen at valgstyret i denne saken ikke kan bekrefte hvorvidt det har kommet inn et skriftlig krav om forholdstallsvalg. Selv om kravet ikke skulle vært fremsatt skriftlig, mener valgstyret at dette uansett ikke kan ha hatt innvirkning på valgresultatet.

Ettersom valgstyret ikke kan bekrefte eller dokumentere at kravet om forholdstallsvalg er fremsatt skriftlig, legger arbeidsutvalget til grunn at kravet om forholdstallsvalg ikke har vært fremmet skriftlig. Det er likevel på det rene at forholdstallsvalget var ønsket av de som har rett til å kreve denne valgordningen.

Kravet om skriftlighet i forskriften må i første rekke anses begrunnet med at det skal sikres notoritet rundt kravet om forholdstallsvalg. Fagforeningene ønsket slikt valg og det ble gjennomført uten innsigelser fra fagforeningene. Etter arbeidsutvalgets vurdering kan den manglende skriftligheten da ikke ha betydning for gyldigheten av valget. Arbeidsutvalget tilføyer at om den manglende skriftligheten hadde blitt påpekt før valget ble gjennomført, ville den etter all sannsynlighet ha blitt reparert, siden fagforeningene som nevnt nettopp ønsket forholdstallsvalg.

Heller ikke seksukersfristen i forskriftens § 9 siste ledd er i følge klagen overholdt i denne saken. Det følger imidlertid av forskriftens § 12 siste ledd at valgstyret kan fastsette kortere frister for gjennomføring av valget dersom en eller flere fagforeninger som omfatter to tredjedeler av de ansatte eller et flertall av de ansatte og ledelsen er enige om det. Arbeidsutvalget legger til grunn at valgstyret har fastsatt kortere frister i samsvar med bestemmelsen, og at valgstyret har holdt seg innenfor de rammene for fravik som § 12 siste ledd gir.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften § 42 og Bedriftsdemokratinemndas delegasjonsvedtak av 13. januar 2012, tas klagen fra Espen Haraldsen ikke til følge.”

6. BDN 13/3577 Arcus-Gruppen Holding AS

I brev 11. november 2013 søker de lokale fagforeningene i Arcus-Gruppen Holding AS og datterselskaper av dette (Norsk Nærings- og Nytelsesarbeiderforbund (NNN) ved Vin og Brennevinarbeidernes Fellesklubb, Funksjonærklubben i Arcus (Handel og Kontor) og Overordnede Funksjonærers Forening) om en konsernordning som innebærer at ansatte i Arcus-Gruppen Holding AS og datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare til styret i Arcus-Gruppen Holding AS, og at det innføres en ordning med gjennomgående styrerepresentasjon for ansattes representanter i styrene i Arcus-Gruppen Holding AS og datterselskapene Arcus-Gruppen AS og Vectura AS. Det søkes også om å opprettholde utvidet ansatterepresentasjon i Arcus-Gruppen AS i samsvar med aksjeloven § 6-4 tredje ledd, selv om vilkårene i aksjeloven § 6-4 ikke er til stede. I brev 28. november 2013 søker konsernet om en overgangsordning i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS som innebærer supplering av styrerepresentanter, observatører og varamedlemmer inntil ordinære valg i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS våren 2014.

Konsernordning i Arcus-Gruppen AS ble godkjent ved Bedriftsdemokratinemndas vedtak 15. april 2008. Søknaden innebærer at denne ordningen opprettholdes som en delkonsernordning.

Om konsernet

I konsernets kommentarer til søknaden framgår det at Arcus-Gruppen AS med underliggende selskaper er Norges største aktør innen produksjon og salg av vin og brennevin. Vectura AS er Norges største aktør for logistikkløsninger for vin og brennevin.

Arcus-Gruppen AS og Vectura AS er 100 % eiet av Arcus-Gruppen Holding AS, som igjen er eid av Ratos AS (83,1 %), HOFF SA (9,9 %) og av ledelse/ styremedlemmer (7,0 %).

Det er opplyst av konsernet at Arcus-Gruppen AS er det selskapet som har det strategiske og styringsmessige ansvaret for datterselskapenes forretningsområder i tillegg til at det utfører administrative funksjoner som regnskap, finans- og eiendomsforvaltning, IT, HR og kommunikasjon for datterselskapene.

Vectura AS er leverandør av logistikkløsninger for drikkevarebransjen. Det er opplyst at hoveddelen av Vecturas omsetning (ca 70 %) kommer fra andre kunder enn Arcus-Gruppen AS og datterselskaper av dette. Selskapets tjenester omfatter blant annet innkjøp og innkjøpsløsninger, lagerdrift, transport, salg og informasjonslogistikk.

Søknaden fra fagforeningene

Bakgrunnen for søknaden om konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS er omfattende endringer i Arcuskonsernet, blant annet at Vectura AS, som tidligere var et selskap eid av Arcus-Gruppen AS, nå er eid av Arcus-Gruppen Holding AS. Mens Arcus-Gruppen AS tidligere var morselskapet for både Vectura AS og Arcus AS, er i følge søknaden morselskapet for begge selskapene nå Arcus-Gruppen Holding AS. Dette er bakgrunnen for at lokale fagforeninger ønsker ansatterepresentasjon også i dette selskapet.

Det er opplyst i søknaden fra de lokale fagforeningene at eier har gjennomgående styrerepresentasjon i styrene i Arcus-Gruppen Holding AS, Arcus-Gruppen AS og Vectura AS. Dette er bakgrunnen for at lokale fagforeninger søker om gjennomgående styrerepresentasjon også for de ansattes representanter i de samme styrene.

Før endringene i konsernstrukturen var det til sammen mer enn 400 ansatte i Arcus-Gruppen AS og datterselskaper av dette. Det har medført at de ansatte har hatt utvidet styrerepresentasjon i Arcus-Gruppen AS, jf. aksjeloven § 6-4 tredje ledd, selv om det bare er 42 ansatte i Arcus-Gruppen AS.  Søknaden fra lokale fagforeninger innebærer at antallet ansatterepresentanter i Arcus-Gruppen AS opprettholdes i samsvar med dagens ordning selv om det nå samlet er færre enn 200 i Arcus-Gruppen AS og datterselskaper av dette.

Så lenge Vectura AS var datterselskap av Arcus-Gruppen AS, vurderte lokale fagforeninger det som ikke nødvendig med styrerepresentasjon i Arcus-Gruppen Holding AS. I søknaden vises det til at: ”Diskusjoner som går på selskapenes fellesinteresser, strategiske valg, mulig suboptimalisering, konsekvenser av strategiske valg og eventuelt nye eiere og hvilken betydning nye eiere kan få for ansatte og andre datterselskap vil derfor nødvendigvis måtte føres på ”høyere” nivå i konsernet enn styrene i Arcus-Gruppen og Vectura. Etter lokale fagforeningers oppfatning vil ett av de stedene være styret i Arcus-Gruppen Holding AS, noe som gjør det svært ønskelig for de ansatte å være representert der. Det er også vist til at eiernes interesse av å ha en samlet strategi for konsernet er ytterligere synliggjort ved at aksjonærene har de samme representantene i styrene i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS. Noen av representantene sitter i to eller alle de tre styrene. Skal intensjonen med ansattes rett til styrerepresentasjon ivaretas er det ifølge søknaden helt nødvendig med representasjon også i styret i Arcus-Gruppen Holding AS.

I søknaden er det også vist til forholdet mellom Arcus-Gruppen Holding AS’ to datterselskaper, Arcus-Gruppen AS og Vectura AS, der hovedaktiviteten er samlokalisert i nytt og integrert anlegg på Gjelleråsen, som er regulert i en omfattende avtale. Dette underbygger behovet for å møte eier i saker av felles interesse. Igjen er det vist til at eier har valgt å ha til dels de samme representantene i styrene i Arcus-Gruppen Holding AS, Arcus-Gruppen AS og Vectura AS.

Høsten 2013 ble det gjennomført en rekke drøftinger mellom representanter for ledelsen i de involverte selskapene og fagforeningene, med sikte på å komme til enighet om representasjon for de ansatte i de ulike selskapene etter utskillelsen av Vectura AS fra Arcus-Gruppen AS. På grunnlag av manglende enighet, valgte fagforeningene å sende en egen søknad til Bedriftsdemokratinemnda.

Uttalelse fra konsernet

Uttalelse fra selskapet ble ettersendt den 28. november 2013. Det framgår av denne at søknaden om konsernordning i Agcus-Gruppen Holding AS ikke støttes av ledelsen i konsernet. Dersom det skulle vedtas en konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS, går ledelsen i mot at det skal etableres gjennomgående styrerepresentasjon i de tre selskapene. Ledelsen mener de ansattes representasjonen i styret i Arcus-Gruppen AS skal gjennomføres i samsvar med aksjeloven § 6-4 andre ledd. Det innebærer at de ansatte ikke lenger skal ha utvidet styrerepresentasjon i Arcus-Gruppen AS.

Samtidig fremmer ledelsen i konsernet søknad om en overgangsordning som innebærer supplering av lister over ansattevalgte styremedlemmer og varamedlemmer som følge av utskillelsen av Vectura AS, inntil ordinært valg våren 2014. Søknaden om overgangsordning støttes av lokale fagforeninger.

Ledelsen finner det verken ønskelig eller hensiktsmessig med ansatterepresentasjon i styret i Arcus-Gruppen Holding AS. Det framgår av ledelsens merknader at aktiviteten i Arcus-Gruppen Holding AS har vært begrenset til å behandle rene eierspørsmål som i hovedsak berører hovedaksjonærene og deres forhold til konsernet. Driftsmessige beslutning har ligget, og skal fortsatt ligge til Arcus-Gruppen AS og Vectura AS. I følge ledelsens merknader til søknaden var bakgrunnen for å skille Arcus-Gruppen og Vectura et bevisst strategivalg for begge selskapene for å rendyrke de ulike virksomhetsområdene hver for seg, og ikke ha en overliggende konsernspiss som tar felles beslutninger for begge virksomhetsområder. Det er ledelsens oppfatning at det ikke er forhold ved utskillelsen av Vectura AS som tilsier at det har oppstått behov for konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS, og at det riktige nivået for ansatterepresentasjon for begge virksomhetsområdene er i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS.

Dersom Bedriftsdemokratinemnda skulle fastsette konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS mener ledelsen at de samme hensynene taler for at det ikke bør etableres gjennomgående styrerepresentasjon for de ansatte.

Det er enighet mellom lokale fagforeninger og ledelsen om å opprettholde en delkonsernordning i Arcus-Gruppen AS. Mens de lokale fagforeningene ønsker å opprettholde en utvidet styrerepresentasjon for de ansatte, viser ledelsen til at antall ansatte i Arcus-Gruppen AS og datterselskaper av dette nå er halvert, og at det vil være naturlig å legge hovedregelen i aksjeloven § 6-4 andre ledd til grunn for beregningen av antall styrerepresentanter valgt av og blant de ansatte.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er uenighet mellom Arcuskonsernet og de lokale fagforeningene om behovet for og hensiktsmessigheten av en konsernordning som innebærer at de ansatte er representert i styret i Arcus-Gruppen Holding AS i tillegg til representasjon i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS. I tillegg til at ledelsen i konsernet går i mot søknaden fra de lokale fagforeningene når det gjelder etablering av konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS, støtter den heller ikke kravet om gjennomgående styrerepresentasjon i styrene i de tre selskapene Arcus-Gruppen Holding AS, Vectura AS og Arcus-Gruppen AS dersom nemnda skulle fatte vedtak om konsernordning. Ledelsen går i mot å opprettholde utvidet styrerepresentasjon for de ansatte i styret i Arcus-Gruppen AS. Arbeidsutvalget har merket seg at det er enighet om søknaden om overgangsordning fram til neste ordinære valg i selskapene Vectura AS og Arcus-Gruppen AS.

Konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS

Arbeidsutvalget vil innledningsvis bemerke at som morselskap har Arcus-Gruppen Holding AS bestemmende innflytelse over de underliggende selskapene i konsernet. Selskapet har dermed myndighet til å lede konsernets virksomhet, og i denne forbindelse treffe beslutninger som gjelder virksomheten i de underliggende selskapene. Med mindre det ut fra de konkrete opplysningene i saken må legges til grunn at Arcus-Gruppen Holding AS vil avstå fra å bruke myndigheten til å lede konsernets virksomhet og ta opp saker som gjelder virksomheten i konsernet og de underliggende selskapene, tilsier bedriftsdemokratiske hensyn at de ansatte i datterselskapene får representasjon i morselskapets styre.

I søknaden fra lokale fagforeninger vises det til at ”Diskusjoner som går på selskapenes fellesinteresser, strategiske valg, mulig suboptimalisering, konsekvenser av strategiske valg og eventuelt nye eiere og hvilken betydning nye eiere kan få for ansatte og andre datterselskap vil derfor nødvendigvis måtte føres på ”høyere” nivå i konsernet enn styrene i Arcus-Gruppen og Vectura.” Etter lokale fagforeningers oppfatning vil ett av de stedene være styret i Arcus-Gruppen Holding AS, noe som gjør det ønskelig for de ansatte å være representert der. Det er også vist til at eiernes interesse av å ha en samlet strategi for konsernet er ytterligere synliggjort ved at aksjonærene til dels har de samme representantene i styrene i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS. Noen av representantene sitter i to eller alle de tre styrene. I søknaden er det også vist til forholdet mellom Arcus-Gruppen Holding AS’ to datterselskaper, Arcus-Gruppen AS og Vectura AS, der hovedaktiviteten er samlokalisert i nytt og integrert anlegg på Gjelleråsen, og regulert i en omfattende avtale. Dette underbygger behovet for å møte eier i saker av felles interesse.

Av ledelsens merknader framgår det at bedriftsdemokratiske hensyn tilsier ansatterepresentasjon i morselskaps styre dersom viktige beslutninger fattes der. Det er videre vist til at selv om Arcus-Gruppen Holding AS har og har hatt reell og formell kompetanse til å treffe driftsmessige beslutninger for hele konsernet, er det vist til at aktiviteten i Arcus-Gruppen Holding AS har vært begrenset til å behandle rene eierspørsmål som i hovedsak berører hovedaksjonærene og deres forhold til konsernet. Det er hovedeiernes klare planer for den nye strukturen at dette bildet ikke skal endres, og at driftsmessige beslutninger skal ligge på henholdsvis ”Arcus-Gruppen- og Vectura nivå”. I følge ledelsen er hensikten med utskillelsen av Vectura AS nettopp at det ikke skal være et selskap som samordner virksomheten i Arcus-Gruppen og Vectura, men at de to virksomhetsområdene rendyrkes hver for seg.

Som nevnt innledningsvis under arbeidsutvalgets merknader er spørsmålet om det er tilstrekkelige holdepunkter til å legge til grunn at styret i Arcus-Gruppen Holding AS ikke vil utøve den myndigheten selskapet har til ålede konsernet og ta opp saker som gjelder virksomheten i konsernet og de underliggende selskapene. I denne sammenheng er det av betydning at etter omorganiseringen er nå eierskapet til de underliggende selskapene samlet i Arcus-Gruppen Holding AS som dermed er det selskapet som har myndighet til å lede konsernet, og i denne sammenheng treffe beslutninger om konsernets og datterselskapenes virksomhet. Det er relativ kort tid siden endringene i konsernstrukturen ble gjennomført. Ledelsen opplyser at styret i Arcus-Gruppen Holding AS, også etter omorganiseringen, bare vil behandle ”rene eierspørsmål". Av søknaden om konsernordning ser det ut til at aksjeeiernes representanter i Arcus-Gruppen Holding AS, Acrus-Gruppen AS og Vectura AS ikke er identiske. Så langt utvalget må legge til grunn er det imidlertid på grunn av den korte tida det er gått siden omorganiseringen vunnet liten erfaring med styrearbeidet i Arcus-Gruppen Holding AS og hva slags saker som kan bli tatt opp der. Arbeidsutvalgets flertall, medlemmene Knudsen og Granden, har derfor kommet til at bedriftsdemokratiske hensyn tilsier at søknaden fra de lokale fagforeningene om konsernordning i Arcus-Gruppen Holding AS bør etterkommes.

Dersom erfaringen viser at styret i Arcus-Gruppen Holding AS i praksis ikke behandler spørsmål som gjelder konsernets virksomhet, kan ledelsen bringe den vedtatte konsernordningen opp for nemnda til ny vurdering ved en søknad om oppheving av konsernordningen.

Arbeidsutvalgets mindretall, medlemmet Sigurdsen, viser til uttalelsen fra ledelsen i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS om at utskillelsen av Vectura AS fra Arcus-Gruppen AS nettopp har vært å rendyrke de ulike virksomhetsområdene hver for seg. Det er meningen å "ikke ha en overliggende konsernspiss som tar felles beslutninger for begge virksomhetsområdene". Den koordineringsrollen som Arcus-Gruppen AS har innehatt for begge virksomhetsområdene skal etter det opplyste ikke flyttes opp i Arcus-Gruppen Holding AS. Mindretallet kan ikke se at søknaden fra fagforeningene inneholder konkrete opplysninger som tyder på noe annet. Av fagforeningenes søknad om konsernordning ser det videre ut til at aksjeeiernes representanter i Arcus-Gruppen Holding AS, Arcus-Gruppen AS og Vectura AS ikke er identiske. Mindretallet mener etter dette at søknaden fra de lokale fagforeningene ikke kan tas til følge. Hvis de ansattes representanter i de to datterselskapene Arcus-Gruppen AS og Vectura AS etter hvert erfarer at morselskapet faktisk styrer konsernet, vil det kunne gi grunnlag for en søknad om konsernordning.

Gjennomgående styrerepresentasjon

For at de ansatte skal være representert på en måte som sikrer best mulig tilgang på lik informasjon søker lokale fagforeninger om gjennomgående styrerepresentasjon. I søknaden er det vist til at flere av eiernes representanter sitter i styrene i alle tre selskaper, og at det vil være viktig også for de ansatte i ”den videre diskusjonen om selskapenes fremtid”.

I uttalelsen fra ledelsen framgår det at formålet med utskillelsen av Vectura AS fra Arcus-Gruppen AS har vært å rendyrke Vectura AS’ og Arcus-Gruppen AS’ ulike virksomhetsområder, og at det derfor ikke foreligger hensyn som tilsier at ansatte i Vectura AS skal være representert i styret i Arcus-Gruppen AS, og motsatt.

Arbeidsutvalget viser til at hovedregelen etter aksjeloven innebærer at ansattes representanter i styrende organer skal velges av og blant de ansatte i selskapet, og at en ordning med gjennomgående styrerepresentasjon er et unntak av dette som krever særskilt vedtak av Bedriftsdemokratinemnda.

Arbeidsutvalget kan ikke se at det foreligger tilstrekkelige særlige grunner til å fatte vedtak om gjennomgående styrerepresentasjon i dette tilfellet.

Utvidet styrerepresentasjon i Arcus-Gruppen AS

De ansatte i Arcus-Gruppen AS og datterselskaper av dette har hatt utvidet representasjon i styret i Arcus-Gruppen AS i samsvar med reglene i aksjeloven § 6-4 tredje ledd. På bakgrunn av at selskapet har 42 ansatte forligger det ingen plikt til å ha bedriftsforsamling, ev utvidet styrerepresentasjon. Når det likevel var utvidet styrerepresentasjon i selskapet før endringene i konsernet, legger Arbeidsutvalget til grunn at det var på bakgrunn av at det samlet sett var mer enn 400 ansatte i konsernet, og at det ikke var bedriftsforsamling i Vectura AS selv om dette selskapet også tidligere hadde mer enn 200 ansatte. Ettersom det nå samlet sett er færre enn 200 ansatte i Arcus-Gruppen AS og datterselskaper av dette, er det ingen selskaper i dette delkonsernet som har plikt til å ha bedriftsforsamling. På denne bakgrunn finner ikke arbeidsutvalget å kunne godkjenne søknaden fra de lokale fagforeningene om fortsatt utvidet styrerepresentasjon i Arcus-Gruppen AS.  

Overgangsordning mm

Arbeidsutvalget legger til grunn at lokale fagforeninger fremmer krav om forholdstallsvalg etter reglene i representasjonsforskriften § 9 i den grad de ønsker det, og at det ikke er nødvendig at dette framgår av nemndas vedtak.

Arbeidsutvalget finner heller ingen grunn til å fatte vedtak om ikke å ha bedriftsforsamling i Vectura AS ettersom det synes å være inngått avtale om det.

Arbeidsutvalget godkjenner den overgangsordningen konsernet og de lokale fagforeningene er enige om, inntil ordinært valg er avholdt våren 2014.

Arbeidsutvalget fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av representasjonsforskriften § 6-4 fjerde ledd og § 6-5 første ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 6 samt Bedriftsdemokratinemndas vedtak 13. januar 2012 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget følgende konsernordninger for Arcus-Gruppen Holding AS og Arcus-Gruppen AS:

I

Bedriftsdemokratinemndas vedtak 15. april 2008 i sak BDN-200801363 Arcus-Gruppen AS oppheves.

II

De ansatte i Arcus-Gruppen Holding AS og norske datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg av ansatterepresentanter til styret i Arcus-Gruppen Holding AS.

III

De ansatte i Arcus-Gruppen AS og norske datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg av ansatterepresentanter til styret i Arcus-Gruppen AS.

IV

Etablerer eller overtar Arcus-Gruppen Holding AS eller Arcus-Gruppen AS nye selskaper, forutsettes de ansatte i disse å bli innlemmet i den etablerte ordningen.

V

Ved vesentlige endringer forutsettes ny søknad til Bedriftsdemokratinemnda.

VI

For øvrig gjelder aksjelovens regler om de ansattes rett til representasjon i styrende organer og representasjonsforskriftens regler om gjennomføring av valg.

VII

Godkjenningen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6.

VIII

Det godkjennes en overgangsordning i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS som innebærer supplering av styrerepresentanter, observatører og varamedlemmer i samsvar med protokoll fra møter mellom ledelsen og lokale fagforeninger i september og oktober 2013, inntil ordinære valg i Arcus-Gruppen AS og Vectura AS våren 2014.”

7. Årsrapport 2013

Årsrapporten for 2013 ble godkjent.