Bedriftsdemokratinemndas protokoll 4/04

Møte i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg onsdag 3. mars 2004

Tilstede:

Gudmund Knudsen

Liv Synnøve Taraldsrud

Gro Granden

Ingebjørg Harto

Liv Synnøve Taraldsrud deltok i behandlingen av sak 02/26 Posten Norge AS for Gudmund Knudsen som fratrådte som inhabil.

Fra sekretariatet møtte Anne Karine Plahter og Kristoffer Wibe Koch.

Møtet varte fra kl. 0900 – 1000.

Vedtak ble truffet i følgende saker:

Sak 02/26 Posten Norge AS

Sak 04/04 Gaia Trafikk AS

Sak 04/07 AS Oslo Sporveier

1. Godkjenning av møteinnkalling

Innkallingen til møtet i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg onsdag 3. mars 2004 ble godkjent.

2. Sak 02/26 Posten Norge AS

I brev 4. februar 2004 søker selskapet Posten Norge AS om å få gjennomføre det kommende valget av ansattes representanter til selskapets styre som elektronisk valg.

Posten Norge AS skal gjennomføre valg av ansattes representanter til selskapets styre i begynnelsen av mars 2004. I den forbindelse ønsker selskapet å gjennomføre valget som elektronisk valg.

Søknaden begrunnes med Posten Norge AS har lokaliseringer spredt over hele landet. Selskapet har for tiden ca 21.300 ansatte. Valg over intranettet vil lette oversikten og forenkle informasjonen om valget. På denne måten håper selskapet å kunne øke valgdeltagelsen. I tillegg til oversiktlig og presist planlagt informasjon til de stemmeberettigede, har systemet store fordeler når det gjelder administrative oppgaver, herunder raskt valgoppgjør.

I henhold til informasjonen legges det opp til to alternative måter for de ansatte å avgi sin stemme; over intranett og ved manuelt valg. Valget over intranett gjennomføres slik at valginformasjon, valglister og stemmesedler legges ut på selskapets intranett. Dette nettet er lukket og en stor del av selskapets ansatte har tilgang til det.

I det manuelle valget må den enkelte ansatte  avgi stemme ved postforsendelse. Alle ansatte får tilsendt stemmesedler slik at det er mulig å avgi stemme på tradisjonelt vis. På denne måten sikres det at også de ansatte som ikke kan eller vil avgi sin stemme over intranettet kan delta i valget.

Når det gjelder kravet til hemmelige valg, jf. representasjonsforskriften § 9 andre ledd, fremgår det av den oversendte informasjonen, at persondata og den enkeltes stemme ikke lagres sammen. Det er derfor ikke mulig å kontrollere hva den enkelte ansatt har stemt.

Selve avstemmingen vil bli gjennomført slik at det vil bli distribuert en pin-kode til alle med stemmerett. Pin-koden må oppgis sammen med et unikt ansattenummer for at stemmen skal bli godkjent. Navn, adresse og pin-kode oversendes en betrodd tredjepart som sender ut pin-koden sammen med valginformasjonen til den enkelte ansatte.

Søknaden støttes av de lokale fagforeningene i selskapet.

Arbeidsutvalget viser til at det er bred enighet om søknaden. 

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden om å avholde det kommende valget av de ansattes representanter til selskapets styre som elektronisk valg.

Arbeidsutvalget forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Utvalget forutsetter også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Det forutsettes dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas.

Arbeidsutvalget fatter slikt

                                                         vedtak:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften § 9 tredje ledd og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget at det benyttes elektronisk valgsystem ved det kommende valget av ansattes representanter til styret i Posten Norge AS.”

3. Sak 04/04 Gaia Trafikk AS

I brev 5. februar søker selskapet Gaia Trafikk AS om innføring av konsernordning hvor de ansatte i selskapets datterselskaper har stemmerett og er valgbare ved valg av ansattes representanter til bedriftsforsamlingen i morselskapet Gaia Trafikk AS. Søknaden er oversendt Bedriftsdemokratinemnda i brev 10. februar.

Gaia Trafikk konsernet er i dag organisert i tre divisjoner, henholdsvis divisjonen Rutetrafikk, divisjonen Reiser og divisjonen Verksted. Ifølge søknaden skal konsernet nå omorganiseres til en ny konsernmodell som gir en mer hensiktsmessig organisering av konsernets selskaper og virksomhetsområder. Omorganiseringen er planlagt gjennomført innen 2004. Den nye konsernstrukturen vil bestå av Gaia Trafikk AS som mor- og holdingselskap og følgende heleide datterselskaper som utøver hver sin virksomhet: Gaia Buss AS, Gaia Reiser AS, Gaia Verksted AS, Gaia Bergen AS, Gaia Eiendom Mannsverk AS, Gaia Eiendom Nyborg AS og Gaia Eiendom Fana AS.

Etter omorganiseringen vil det være i underkant av 1.200 ansatte i konsernet. Disse vil fordele seg med ca. 44 ansatte i Gaia Trafikk AS, ca. 900 i Gaia Buss AS, ca. 130 i Gaia Reiser AS, ca. 100 i Gaia Verksted AS. Gaia Bergen AS, Gaia Eiendom Mannsverk AS, Gaia Eiendom Nyborg AS og Gaia Eiendom Fana AS vil ikke ha noen ansatte.

Det opplyses videre i søknaden at det er enighet mellom konsernets ledelse og de ansatte i Gaia Buss AS om å inngå avtale om at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, men at de ansatte i stedet skal ha utvidet styrerepresentasjon. Styret i selskapet vil etter dette bestå av tre aksjonærvalgte representanter og tre representanter for de ansatte med varamedlemmer.

Det legges videre opp til at de ansatte skal være representert i styret i alle datterselskapene som har ansatte. I Gaia Reiser AS skal styret består av tre aksjonærvalgte representanter og tre representanter for de ansatte med varamedlemmer mens styret i Gaia Verksted AS skal bestå av tre aksjonærvalgte representanter og to representanter for de ansatte med varamedlemmer.

Etter omorganiseringen vil morselskapet Gaia Trafikk AS ha så få ansatte at det ikke lenger vil være plikt til ha bedriftsforsamling i selskapet etter aksjeloven § 6-35 første ledd. Det søkes dermed om at antallet ansatte i konsernet legges til grunn slik at det kan opprettes bedriftsforsamling i Gaia Trafikk AS og om innføring av konsernordning slik at samtlige ansatte i konsernet har stemmerett og er valgbare ved valg av ansattes representanter til bedriftsforsamlingen.

Søknaden støttes av de lokale fagforeningene i konsernet.

Arbeidsutvalget viser til at det er bred enighet i konsernet om konsernordningen.

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden. Arbeidsutvalget forutsetter at det inngås avtale om ikke å opprette bedriftsforsamling i Gaia Buss AS.

Arbeidsutvalget vil for ordens skyld bemerke at konsernordningen innebærer at samtlige ansatte i konsernet kan foreslås og velges som styremedlem ved bedriftsforsamlingens valg av selskapets styre i tråd med allmennaksjeloven § 6-37 første ledd, jf. aksjeloven § 6-35 første ledd annet punktum og representasjonsforskriften § 36.

Arbeidsutvalget fatter slikt

                                                         vedtak:

"I medhold av allmennaksjeloven § 6-35 femte ledd jf. aksjeloven § 6-35 første ledd annet punktum, jf. representasjonsforskriften § 6 og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget følgende konsernordning for Gaia Trafikk AS:

I

Det opprettes bedriftsforsamling i Gaia Trafikk AS. De ansatte i Gaia Trafikk AS og i datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg til bedriftsforsamlingen i Gaia Trafikk AS.

II

Etablerer eller overtar Gaia Trafikk AS nye selskaper forutsettes de ansatte i disse å bli innlemmet i den felles representasjonsordningen.

III

Ved vesentlige endringer forutsettes det at det sendes ny søknad til nemnda.

IV

For øvrig gjelder aksjelovens og allmennaksjelovens regler om ansatterepresentasjon i styrende organer og representasjonsforskriftens bestemmelser om gjennomføring av valg.

V

Godkjennelsen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6."

4. Sak 04/07 AS Oslo Sporveier

I brev 22. januar 2004 søker fagforeningen Fagforbundet i AS Oslo Sporveier om innføring av konsernordning hvor de ansatte i selskapets datterselskaper har stemmerett og er valgbare ved valg av ansattes representanter til bedriftsforsamlingen i morselskapet AS Oslo Sporveier.

Bakgrunnen for søknaden er at AS Oslo Sporveier i 1997 og i 2003 skilte henholdsvis bussdivisjonen og driften av sporvogn og T-bane i egne datterselskaper. Konsernet består i dag av følgende selskaper: AS Oslo Sporveier, Oslo T-banedrift AS, Oslo Sporvognsdrift AS, SporveisAnnonsene AS og AS Sporveisbussene. AS Sporveisbussene har i tillegg datterselskapet Nexus AS.

Konsernet består av til sammen 2.276 ansatte med følgende fordeling: Det er 745 ansatte i AS Oslo Sporveier, 602 ansatte i AS Sporveisbussene, 517 ansatte i Oslo T-banedrift AS, 374 ansatte i Oslo Sporvognsdrift AS og 38 ansatte i Nexus AS.

Det opplyses i søknaden at det er inngått avtale om ikke å opprette bedriftsforsamling i de datterselskaper med flere enn 200 ansatte mot at de ansatte i stedet får utvidet styrerepresentasjon.

Morselskapet AS Oslo Sporveier har administrasjonsansvaret for all kollektivtrafikk i Oslo. Med dette ansvaret har selskapet besluttende myndighet i forhold som har betydning for arbeidsforholdene i alle datterselskapene.

På denne bakgrunn søker Fagforbundet i Sporveien om konsernordning slik at alle ansatte i konsernet har stemmerett og er valgbare ved valg av de ansattes representanter i bedriftsforsamlingen i AS Oslo Sporveier.

Fagforbundet i Sporveien består av de lokale fagforeningene Oslo Sporveiers Arbeiderforening, Oslo Sporveiers Tekniske Arbeidslederes forening, Oslo Sporveiers Personalforening og Helgedagsbetjeningens Forening. Til sammen representerer de lokale fagforeningene 1.543 (ca 68%) av de ansatte.

Søknaden støttes av konsernledelsen i AS Oslo Sporveier.

Arbeidsutvalget viser til at det er bred enighet i konsernet om konsernordningen.

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden.

Arbeidsutvalget fatter slikt

                                                         vedtak:

"I medhold av allmennaksjeloven § 6-35 femte ledd jf. aksjeloven § 6-35 første ledd annet punktum, jf. representasjonsforskriften § 6 og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget følgende konsernordning for AS Oslo Sporveier:

I

De ansatte i AS Oslo Sporveier og i datterselskaper av dette har stemmerett og er valgbare ved valg til bedriftsforsamlingen i AS Oslo Sporveier.

II

Etablerer eller overtar AS Oslo Sporveier nye selskaper forutsettes de ansatte i disse å bli innlemmet i den felles representasjonsordningen.

III

Ved vesentlige endringer forutsettes det at det sendes ny søknad til nemnda.

IV

For øvrig gjelder aksjelovens og allmennaksjelovens regler om ansatterepresentasjon i styrende organer og representasjonsforskriftens bestemmelser om gjennomføring av valg.

V

Godkjennelsen gjelder inntil videre, jf. representasjonsforskriften § 6."

5. Saker som er kommet inn til Bedriftsdemokratinemnda

Sekretariatet orienterte om nye saker som er kommet inn til Bedriftsdemokratinemnda.

6. Neste møte i Bedriftsdemokratinemnda

Neste møte i Bedriftsdemokratinemnda er onsdag 31. mars 2004 kl. 0900.