Bedriftsdemokratinemndas protokoll 9/2013

Vedtak ble truffet i følgende saker: BDN 13/3346 Mills DA. BDN 13/3429 NSB AS. BDN 13/3283 Nordic Paper AS. BDN 13/3648 Volvo Norge AS. BDN 13/5376 Ahlsell AS. Utkast til årsrapport for 2012

Protokoll 9/2013 – fra Bedriftsdemokratinemndas møte 13. desember 2013

 

Saker:

  • BDN 13/3346 Mills DA
  • BDN 13/3429 NSB AS
  • BDN 13/3283 Nordic Paper AS
  • BDN 13/3648 Volvo Norge AS
  • BDN 13/5376 Ahlsell AS
  • Utkast til årsrapport for 2012

Følgende deltok i møtet:

  • Gudmund Knudsen (leder)
  • Liv Synnøve Taraldsrud
  • Espen Johannessen
  • Gro Granden
  • Katrine Hellum
  • Halvor E. Sigurdsen
  • Margrethe Meder

Fra sekretariatet: Siri Stangeland og Bodil Stueflaten

Møtet varte fra klokken 10.00 – 12.30.

1. Sak BDN 13/3346 Mills DA

I brev 29. oktober 2013 søker Mills DA (tidligere Agra-Borgar Ans.) om endringer i den valgordningen Bedriftsdemokratinemnda fastsatte i vedtak 20. september 1988.

Vedtaket fra 1988 innebærer en valgordning med fire valgkretser for valg av ansatterepresentanter til selskapsmøtet og to valgkretser for valg av ansatterepresentanter til styret. Selskapet ble omorganisert i 1997, og har siden da praktisert en ordning med tre valgkretser for valg av ansatterepresentanter til både selskapsmøtet og styret.

Det fremgår av søknaden at det er ønskelig å videreføre den praktiserte ordningen med tre valgkretser for valg til begge styringsorganer, men slik at valgkretsene bringes i samsvar med någjeldende bedriftsstruktur.

Søknaden støttes av lokale fagforeninger.

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger, og godkjenner søknaden om endringer i valgordningen. Det forutsettes at de tre valgkretsene omfatter alle ansatte i selskapet.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av selskapsloven §§ 2-9 og 2-13, jf. forskrift 13. desember 1985 nr. 2096 til selskapslovens bestemmelser om de ansattes rett til representasjon i styringsorganene § 5, godkjenner Bedriftsdemokratinemnda følgende valgordning for Mills DA:

I

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalgs vedtak 20. september 1988 oppheves.

II

En tredjedel, men minst tre, av selskapsmøtets medlemmer skal velges av og blant de ansatte i selskapet.

III

En tredjedel, men minst tre, av styrets medlemmer skal velges av og blant de ansatte i selskapet. 

Valgene skal gjennomføres i følgende tre valgkretser:

a)Ansatte i Oslo og Ytre Salg

b)Ansatte i Fredrikstad

c)Ansatte i Drammen 

Valgene skal foregå som alminnelig flertallsvalg i hver valgkrets. I hver valgkrets skal det velges minst ett medlem og inntil tre varamedlemmer. 

De ansatte har stemmerett og er valgbare i den valgkretsen de tilhører. Ved tvil avgjør valgstyret hvilken valgkrets en ansatt tilhører.

VII

For øvrig gjelder selskapslovens regler om ansattes rett til representasjon og forskriften til selskapslovens bestemmelser om de ansattes rett til representasjon i styringsorganene.

VIII

Godkjenningen gjelder inntil videre, jf. forskriftens § 5.”

2. Sak BDN 13/3429 Norges Statsbaner AS

I brev 1. november 2013 søker Norges Statsbaner AS (NSB) om å gjennomføre det kommende og fremtidige valg av ansatterepresentanter til styret i NSB AS og datterselskaper av dette, som elektroniske valg.

NSBkonsernet består av selskaper innen person- og godstransport, eiendom og vedlikehold av rullende materiell. Konsernet har til sammen ca 14 300 ansatte.

Det er opplyst at bakgrunnen for søknaden er et ønske om å effektivisere valgordningen og sikre høyest mulig valgdeltakelse. Valgdeltakelsen ved forrige valg var 21 %. Det er videre opplyst at en rekke av de ansatte i tog- og bussvirksomhetene jobber turnus og at de ansatte er stasjonert på mange forskjellige geografiske områder. Elektroniske valg vil dermed bidra til økt tilgjengelighet for alle konsernets ansatte uavhengig av skiftordninger og arbeidssted.

Det fremgår også av søknaden at NSB allerede benytter kommunikasjon via nettet på flere områder, blant annet ved utsendelse av lønnsslipper. De ansatte har enten tilgang til NSBs datasystem via datamaskiner eller nettbrett besørget av arbeidsgiver, eller felles datamaskiner der alle ansatte har tilgang. Det er opplyst at det elektroniske valgsystemet vil ivareta velgernes anonymitet.

Søknaden støttes av lokale fagforeninger.

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger om søknaden og godkjenner at fremtidige valg av ansattes representanter til styret i NSB konsernet gjennomføres som elektroniske valg.

Nemnda forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Det forutsettes også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget i valgkretser og som forholdstallsvalg. Nemnda forutsetter dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas. Videre forutsettes det at de ansatte er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet.

Dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til normalordningen for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k:

"I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd, godkjenner Bedriftsdemokratinemnda at det benyttes elektronisk valgsystem ved fremtidige valg av ansattes representanter til styrene i Norges Statsbaner AS og datterselskaper av dette."

3. Sak BDN 13/3283 Nordic Paper AS

I brev 25. oktober 2013 fra Nordic Paper Holding AB til Bedriftsdemokratinemnda fremmes søknad om fritak fra kravet om ansatterepresentasjon etter aksjeloven § 6-4 for Nordic Paper AS. I brev fra de ansatte mottatt i samme henvendelse fremgår det at et flertall av de ansatte ved Nordic Paper AS er i mot et slikt fritak og at de har fremsatt krav om at inntil en tredjedel og minst to av styrets medlemmer skal velges av og blant de ansatte, jf. aksjeloven § 6-4 andre ledd.

Nordic Paper AS er en del av et konsern som består av det svenske morselskapet Nordic Paper Holding AB (0 ansatte) og følgende datterselskaper:

Norske:

Nordic Paper AS (105 ansatte)

Svenske:

Nordic Paper Bäckhammar AB (237 ansatte)

Nordic Paper Säffle AB (222 ansatte)

Nordic Paper Åmotfors AB (93)

Nordic Paper Säffle Ågncentralen AB (0 ansatte).

Det er opplyst at det norske selskapet Nordic Paper AS var morselskap i konsernet fram til 31. desember 2012. De fire datterselskapene med ansatte (fabrikkene) hadde da hver sin ansatterepresentant i styret. På Nordic Paper AS ble denne representanten valgt av de ansatte.  Det fremgår av søknaden at konsernet, etter at Nordic Paper Holding AB ble gjort til morselskap i januar 2013, har praktisert en ordning som innebærer at de ansatte er representert i morselskapets styre med to styremedlemmer og to observatører utpekt av fagforeningene i konsernet.  Begge styremedlemmene er svenske. De ansatte på Nordic Paper AS representeres nå av en vararepresentant som ikke har stemmerett, men kalles inn til alle styremøter. 

Det er opplyst at det ikke finnes aktive styrer i de respektive datterselskapene og de ansatte er ikke representert i disse selskapenes styrer.

Det fremgår av søknaden at den har sin bakgrunn i at fagforeningen i Nordic Paper AS tidligere i år fremsatte krav om representasjon i selskapets styre på vegne av et flertall av de ansatte. Som begrunnelse for søknaden vises det til at dagens ordning for styreaktiviteter og styrerepresentasjon er i tråd med svensk praksis og rett hvoretter alle styreaktiviteter skjer i morselskapet. Det påpekes at ¾ av konsernet, herunder hovedkontoret, befinner seg i Sverige. Det vises videre til at det ville medføre vesentlig ulempe for selskapet å ha styremøter i flere omganger på ulike steder. Arbeidstakersidens interesser og aksjelovens intensjoner anses videre vel ivaretatt i og med at representantene fra Nordic Paper AS deltar på styremøtene i morselskapet. 

Søknad om fritak fra kravet om ansatterepresentasjon er fremsatt av Nordic Paper AS’ morselskap Nordic Paper Holding AB ved personaldirektør Lars Löfquist.

I uttalelsen fra de ansatte begrunnes deres ønske om representasjon i Nordic Paper AS’ styre med at man ønsker mer informasjon om hva som skjer lokalt og at man da kan forholde seg til et lokalt regnskap. Det vises til at det på konsernstyremøtene blir tatt opp konsernmessige forhold og store lokale saker og at det blir benyttet regnskap som er delt opp i segmenter der flere fabrikker er slått sammen.

Bedriftsdemokratinemnda kan med hjemmel i representasjonsforskriften § 5 om unntak av særlige grunner gi unntak fra den ordning aksjeloven fastsetter mht ansattes rett til styrerepresentasjon dersom denne ordningen vil medføre vesentlige ulemper eller er uhensiktsmessig for gjennomføringen av de ansattes rett til representasjon i selskapets besluttende organer.

Bedriftsdemokratinemnda gir bare rent unntaksvis dispensasjon fra reglene i aksjeloven § 6-4 om de ansattes rett til å velge styremedlemmer. Nemnda kan i saken her ikke se at det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at de ansatte i Nordic Paper AS skal fratas den retten de etter loven har til representasjon i sitt eget styre. Det er ikke noe spesielt at sentrale spørsmål som gjelder det norske selskapet i realiteten blir avgjort i det svenske eierselskapet. Dette betyr imidlertid ikke at styrerepresentasjon i Nordic Paper AS er uten realitet. Selv om det er slik at saker behandles i eierselskapet, er det etter den norske aksjeloven § 6-12 slik at styret i Nordic Paper AS har et selvstendig ansvar og må behandle og avgjøre dette selskapets saker. I denne sammenheng kan ikke nemnda se at de ansattes representasjon i eierselskapet kan erstatte den retten til representasjon i eget selskap som følger av de norske representasjonsreglene. Nemnda finner videre ikke å kunne legge vekt på de praktiske ulempene som det måtte medføre med egne styrerepresentanter for de ansatte i det norske selskapet.

Bedriftsdemokratinemnda har etter dette besluttet ikke å etterkomme søknaden om unntak fra de ansattes rett til styrerepresentasjon i Nordic Paper AS.

For øvrig anser nemnda at vedtak i sak BDN 3/ 08 av 15. april 2008 bør oppheves på grunn av ny selskapsstruktur.

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k:

"Med hjemmel i aksjeloven § 6-4 jf, representasjonsforskriften § 5, fatter Bedriftsdemokratinemnda følgende

vedtak:

I         

Nemndas vedtak 15. april 2008 i sak BDN 3/08 oppheves.

II        

Søknad 25. oktober 2013 om fritak fra krav om ansatterepresentasjon etter aksjeloven § 6-4 i Nordic Paper AS’ styre avslås."

4. Sak BDN 13/3648 Volvo Norge AS

Gudmund Knudsen erklærte seg inhabil i saken.

I brev mottatt av Bedriftsdemokratinemnda 18. november 2013 søker Volvo Norge AS om unntak fra reglene om at de ansatte skal velge inntil en tredel og minst to av styrets medlemmer med varamedlemmer med tillegg av ett medlem eller to observatører med varamedlemmer. Søknaden fra Volvo Norge AS innebærer at det kun skal velges ett styremedlem med varamedlemmer.

Volvo Norge AS har ca. 320 ansatte, og det er inngått avtale om ikke å ha bedriftsforsamling. Av styrets åtte medlemmer er fem valgt av generalforsamlingen og tre av og blant de ansatte. Det fremgår av søknaden at ca 70 % av de ansatte er organiserte.

I søknaden er det opplyst at det pågår et omfattende arbeid med å effektivisere styrearbeidet i konsernets selskaper i Sverige og Norge. Fra et eiersynspunkt er det ikke behov for et stort antall styremedlemmer, og det er et ønske å redusere størrelsen på styrene i de heleide konsernselskapene. I Sverige er det enighet med de ansattes organisasjoner at de ansatte bare skal være representert i styret i det svenske morselskapet Volvo AB. De ansatte er således ikke representert i styrene i de svenske datterselskapene.

Arbeidet med å forenkle styrearbeidet gjelder i følge søknaden også Volvo Norge AS, hvor det er et ønske å redusere antallet styremedlemmer fra åtte til fire. Det har vært samtaler mellom ledelsen i Volvo Norge AS og selskapets tillitsvalgte, og det er opplyst at partene gjennom samtaler har blitt enige om at ett av styrets fire medlemmer skal velges av og blant de ansatte i selskapet.

Det søkes således om godkjenning til at ett av styrets fire medlemmer skal velges av og blant de ansatte. Søknaden innebærer at det skal velges varamedlemmer på vanlig måte i samsvar med representasjonsforskriften § 18.

Søknaden støttes av lokal fagforeninger.

Bedriftsdemokratinemnda viser til at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger om søknaden. 

Nemnda viser til at i selskaper med mer enn 200 ansatte og hvor det er avtalt ikke å ha bedriftsforsamling, skal de ansatte velge ett styremedlem eller to observatører i tillegg til inntil den tredjedelen av styrets medlemmer, minst to, som fremgår av aksjeloven § 6-4 (2), jf. lovens § 6-4 (3). Ordningen med ”minst to” og observatører er i forarbeidene begrunnet med at det bør unngås å ha bare ett styremedlem fra de ansatte. Det følger av bestemmelsens fjerde ledd, jf. forskriftens § 5 at det kan gis unntak fra kravene i bestemmelsen.

Det fremgår av søknaden at det er enighet mellom selskapet og lokale fagforeninger om at det bare skal velges ett styremedlem av og blant de ansatte. Selv når nemnda tar hensyn til at selskapet og fagforeningene er enige, mener nemnda at ordningen avviker for mye fra utgangspunktet i loven. Nemnda ba derfor selskapet vurdere om det kunne være et alternativ at de ansatte velger en observatør i tillegg til styremedlemmet.  Nemnda har fått tilbakemelding om at dette er en ordning som kan aksepteres både av selskapet og lokal fagforening. Nemnda godkjenner etter dette at ett av fire styremedlemmer i Volvo Norge AS skal velges av og blant de ansatte i selskapet. I tillegg skal det velges en observatør, jf den ordningen som følger av aksjeloven § 6-4 (1).

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 tredje og fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften § 5, godkjenner Bedriftsdemokratinemnda at ett av Volvo Norge AS’ fire styremedlemmer skal velges av og blant de ansatte. Det skal i tillegg velges en observatør av og blant de ansatte. Det skal velges vararepresentanter i samsvar med representasjonsforskriften § 18.”

5. Sak BDN 13/5376 Ahlsell Norge AS

I brev 15. oktober 2013 søker klubblederne i Norsk Transportarbeiderforbund og Negotia i Ahlsell Norge AS om å få opphevet Bedriftsdemokratinemndas vedtak fra 11. juni 2009 hvor det gis tillatelse til at fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Ahlsell Norge AS kan gjennomføres som elektroniske valg. Alternativt søkes det om å få opphevet nemndas vedtak for de lageransatte i bedriften med arbeidssted på Gardermoen.

Søknaden fra 2009 om å få gjennomføre elektroniske valg av ansatterepresentanter, ble støttet av de lokale fagforeningene ved bedriften.

Vedtaket fra 2009 er begrunnet i at de ansatte i Ahlsell Norge AS er fordelt på avdelinger over hele landet, og at elektronisk valg dermed vil være praktisk og føre til økt valgdeltakelse. 

Det er opplyst at selskapet nå har ca 800 ansatte lokalisert på ca 80 ulike steder. Av disse jobber 170 på virksomhetens sentrallager på Gardermoen og 30 på regionlageret i Bodø. Det er videre opplyst at ca halvparten av de ansatte er organisert; ca 150 i Norsk Transportarbeiderforbund, ca 150 i Handel og Kontor og ca 100 i Negotia. Det er opplyst at valget i 2009 foregikk som flertallsvalg i en valgkrets. Disse opplysningene fremgår delvis av uttalelse fra selskapet, og er delvis gitt av selskapet og klubbleder i Norsk Transportarbeiderforbund til Bedriftsdemokratinemndas sekretariat. Det er videre opplyst at valgdeltakelsen i 2009 var 59 %, men den i 2011 var steget til 66 %.

Bakgrunnen for at de to lokale fagforeningene nå ønsker å få opphevet nemndas vedtak fra 2009 helt eller delvis, er i følge søknaden at premissene for et elektronisk valgsystem ikke lenger er tilstede for de lageransatte på Gardermoen.  I følge søknaden har de praktiske hensynene endret seg ved at bedriften har gått fra å ha ni distriktslagre rundt i landet til å ha et sentrallager på Gardermoen og ett regionlager i Bodø. I følge søknaden er det i hovedsak nyansatte på lageret på Gardermoen som verken er fortrolige med eller har reell tilgang til det valgsystemet som skal brukes. Det er opplyst at det er ca 170 ansatte på lageret, og en pc plassert ved hovedinngangen. Selv om bedriften sier de vil sette opp flere pc’er til valget, mener de lokale fagforeningene at det vil skape en ubalanse i forhold til de ansatte som til daglig bruker pc. Dette vil i følge søknaden føre til lavere valgdeltakelse hos lageransatte enn kontoransatte og ikke fungere demokratisk. I søknaden er det vist til at det ble satt opp ekstra pc’er ved valg til sentralt arbeidsmiljøutvalg, men at ”uformelle undersøkelser viste en veldig lav valgdeltakelse blant de ansatte på lageret på Gardermoen”.

I brev 28. november 2013 uttaler virksomheten at en overgang til et annet system enn elektronisk valg vil gjøre gjennomføringen mer komplisert og ikke minst tidkrevende administrativt sett. Dette gjelder i følge selskapet også dersom valg ved hjelp av papirstemmesedler begrenses til valget på lageret på Gardermoen. Dersom valget gjennomføres med forskjellige løsninger, kan det i følge selskapet oppfattes som urettferdig og dermed mindre demokratisk. Det er også anført at kravet til hemmeligholdelse heller ikke vil bli bedre fulgt opp med en annen løsning enn elektronisk valg.

Videre tilbakeviser selskapet at det i hovedsak er nytilsatte ved lageret på Gardermoen i det det vises til at gjennomsnittsansienniteten til de ansatte der er tre og et halvt år. Det opplyses at både nytilsatte og andre ansatte gis opplæring i bruk av systemet, og at den enkelte får en bruksanvisning i bruk, blant annet for å få tilgang til sine elektroniske lønnsslipper. Selskapet viser videre til at det ble satt opp to ekstra PC’er ved valg til arbeidsmiljøutvalget, og gir uttrykk for at dette vil bli gjort ved valg av ansatterepresentanter til styret også. På samme måte som tidligere vil det bli tilrettelagt slik at den enkelte ansatte kan kontakte sin leder som vil kunne gi støtte i gjennomføringen, og også la den enkelte bruke andre PC’er. Det er opplyst at selskapet er villig til å søke å forbedre tilretteleggingen ytterligere. Selskapet gir uttrykk for at det vanskelig kan kommentere ”uformelle undersøkelser” uten å få tilgang til eventuelle data.

Det er ikke fremlagt uttalelse fra Handel og Kontor.

Bedriftsdemokratinemnda viser til at klubblederne i Norsk Transportarbeiderforbund og Negotia søker om opphevelse av nemndas vedtak fra 2009. Formålet med søknaden er imidlertid at fremtidige valg av ansatterepresentanter til styret i Ahlsell Norge AS, som skal gjennomføres av de ansatte i Ahlsell Norge AS som er lokalisert på bedriftens lager på Gardermoen, skal gjennomføres skriftlig med papirstemmesedler.

De to fagforeningene som står bak søknaden representerer til sammen ca 250 av ca 800 ansatte. Handel og Kontor, som representerer ca 150 ansatte, har ikke avgitt uttalelse i saken.

Nemnda legger videre til grunn at de to siste valgene av ansatterepresentanter i bedriften har vært gjennomført elektronisk og at valgdeltakelsen har økt fra 59 til 66 % og dermed er relativt høy. Selv om valgdeltakelsen i virksomheten totalt sett har økt, er det imidlertid ikke mulig ut fra valgsystemet å fastslå om det har vært økning eller nedgang i valgdeltakelsen blant de ansatte på lageret på Gardermoen.

Nemnda har forståelse for at de ansatte med arbeidssted på Gardermoen kan synes det vil være enklere med tradisjonelt skriftlig valg med bruk av papirstemmesedler, men ser også det praktiske i at valget gjennomføres på samme måte i hele bedriften. En samlet nemnd mener at de grunnene som er gitt i søknaden ikke kan være avgjørende for å gå tilbake til skriftlig valg. En samlet nemnd mener derfor at søknaden bør avslås.

Nemnda flertall, medlemmene Knudsen, Taraldsrud, Johannessen, Granden og Hellum, legger også til grunn at de ansatte gis tilgang til flere PC’er under valget, at det vil være mulig også å bruke andre PC’er og at det gis tilbud om individuell opplæring i bruk av systemet.

Nemndas mindretall, medlemmene Sigurdsen og Meder, viser til selskapets uttalelse, og legger til grunn at valget blir gjennomført på en slik måte at de ansatte – også på Gardermoen – får reell mulighet til å avgi stemme. Dette innbefatter at nødvendig informasjon blir gitt til de ansatte, jf. også representasjonsforskriften § 12 trettende ledd. Noen plikt for selskapet til å drive individuell opplæring av ansatte i bruk av systemet kan mindretallet ikke se at det kan være grunnlag for å oppstille.  

Bedriftsdemokratinemnda fatter slikt

v e d t a k:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 tredje ledd, avslår Bedriftsdemokratinemnda søknaden om opphevelse av nemndas vedtak 11. juni 2009 om elektronisk valg.”

6. Årsrapport 2012

Bedriftsdemokratinemnda overlot til arbeidsutvalget å ferdigstille årsrapporten for 2012.

7. Nye møtedatoer:

  • Fredag 17. januar 2014 klokken 1000
  • Torsdag 19. juni 2014 (samlet nemnd)

Ytterligere møtedatoer fastsettes av arbeidsutvalget på møtet den 17. januar 2014.