Internkontrollsystem for Forsvarsdepartementets tilskuddsordninger

Her finner du informasjon om Forsvarsdepartementets internkontroll av de ulike tilskuddsordningene.

Internkontrollsystem for Forsvarsdepartementets tilskuddsordninger

Artikkel | Sist oppdatert: 20.01.2016 | Forsvarsdepartementet

Her finner du informasjon om Forsvarsdepartementets internkontroll av de ulike tilskuddsordningene.

Utarbeidet av: Forsvarsdepartementet
Gjelder fra: 12.09.2012
Godkjent av: Departementsråd Erik Lund-Isaksen
Sist endret:

Innhold

1. Rammeverk for forvaltning av tilskuddsordninger i Forsvarsdepartementet.
1.1 Internkontrollsystemet
1.1.1 Formål
1.1.2 Oppfølging
1.2 Hva er en tilskuddsordning og et tilskudd?
1.3 Forsvarsdepartementets tilskuddsordninger - formål
1.3.1 Tilskuddsordning for akademiske institusjoner og universitetsmiljø innen sikkerhets- og forsvarspolitisk forskning (kapittel 1700, post 73)
1.3.2 Tilskuddsordning for frivillige organisasjoner og virksomhet (kapittel 1719, post 71)
1.3.3 Tilskuddsordning for prosjekter knyttet til 2. verdenskrig og kulturrelaterte prosjekter (kapittel 1719, post 71)
1.3.4 Tilskuddsordning til Stiftelsen Akershus festning for kunst og kultur og Nordland Røde Kors krigsminnemuseum (kapittel 1795, post 72)
1.4 Ansvar, myndighet, roller
1.4.1 FD Is overordnete ansvar
1.4.2 Ansvarlig avdeling for tilskuddsordningen
1.4.3 Budsjettdisponeringsmyndighet
1.4.4 Kompetanse
1.4.5 Habilitet
1.4.6 Holdninger og etikk
1.5 Forholdet til annet regelverk
2. Tilskuddsforvaltning
2.1 Oppfølging og kontroll
2.1.1 Kontroll av måloppnåelse
2.1.2 Risikovurderinger
2.1.3 Evaluering
2.1.4 Oppfølging av ikke-tilfredsstillende forhold
2.2 Dokumentasjon
2.3 Informasjon til målgruppe
2.3.1 Kunngjøring
2.3.2 Generelt
2.4 Søknadsbehandling
2.4.1 Tildelingskriterier
2.4.2 Tilskuddsbrevet
2.4.3 Retningslinjer for saksbehandling for den enkelte tilskuddsordning
2.5 Utbetaling
2.6 Informasjon til administrativ og politisk ledelse
2.7 Informasjon til Storting
3. Kilder
3.1 Regelverk
3.2 Veiledninger etc.

1. Rammeverk for forvaltning av tilskuddsordninger i Forsvarsdepartementet

1.1 Internkontrollsystemet

1.1.1 Formål

Internkontrollsystemet skal bidra til en effektiv og hensiktsmessig utforming og oppfølging av tilskudd gjennom å:

  1. tydeliggjøre ansvar, myndighet og roller for Forsvarsdepartementets tilskuddsforvaltning.
  2. være en veiledning i forvaltning av Forsvarsdepartementets tilskuddsordninger. Internkontrollsystemet inneholder informasjon om statlige lover og regler for tilskuddsforvaltning, og kriterier og retningslinjer for den enkelte tilskuddsordning.
  3. gi felles retningslinjer for dokumentasjon, og således gjøre informasjon og vurderinger lett tilgjengelig og etterprøvbart for interne og eksterne interessenter.
  4. sikre felles rutiner for saksbehandling, kontroll og oppfølging for de ulike tilskuddsordningene der dette er relevant.
  5. sikre at saksbehandlingen gjøres etter gjeldende regelverk.
  6. være et verktøy for kvalitetssikring av tilskuddsordningene i FD, og slik bidra til at samfunnsmål nås.

1.1.2 Oppfølging

Internkontrollsystemet er et dynamisk, nettbasert hjelpemiddel for tilskuddsforvaltning. FD V  skal en gang i året gjennomgå informasjonen med formål å sikre at den til en hver tid er basert på gjeldende rutiner og gjeldende regelverk.

Fagavdelingene og KE har ansvar for å melde til FD V  ved endringer i retningslinjer og kriterier for den enkelte tilskuddsordning.

1.2 Hva er en tilskuddsordning og en tilskuddsbevilgning?

Tilskuddsbevilgninger kan formelt defineres som bevilgninger gitt av Stortinget til mottakere utenfor statsforvaltningen under postnummer 60-89. Tilskuddsbevilgninger har så mange varianter at det ikke er mulig å gi en generell beskrivelse av slike bevilgninger på annen måte enn at det gjelder utbetalinger som ikke er anskaffelser for staten.

Når den som mottar utbetaling fra staten leverer varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider til bruk for det statsorgan som betaler, eller for andre statlige virksomheter, foreligger en anskaffelse. Da skal utgiftene føres under drifts- eller investeringsposter. I alle andre tilfeller må utbetalingen kategoriseres som tilskudd, som skal føres under tilskuddspostene 60-89.

I Reglementet og Bestemmelsene brukes både begrepene tilskudd og tilskuddsordning. Det er gjort for å kunne markere at dette sakskomplekset har to sider. Den ene er det bevilgningsvedtaket som Stortinget gjør for ett år om gangen, og som resulterer i utbetaling av et beløp til den enkelte mottaker. Da brukes begrepet tilskuddsbevilgning og tilskudd. Det andre er det administrative systemet der tilskudd gis til et bestemt formål og med et regelverk som gjelder over flere år. I denne sammenheng brukes begrepet tilskuddsordning. Dermed blir det også markert at en tilskuddsbevilgning kan omfatte mer enn én tilskuddsordning.

En tilskuddsbevilgning kan være øremerket til bestemte mottakere, eksempelvis slik vi har gjort i budsjettproposisjonen til hhv. Røde Kors' Nasjonalt opplysningskontor under kapittel 1719, post 71 og til Stiftelsen Akershus festning for kunst og kultur og Nordland Røde Kors Krigsminnemuseum under kapittel 1795, post 72.

Tilskuddsbevilgninger kan også være til bestemte formål uten at Stortinget tar stilling til hvem som skal motta tilskuddene. Forsvarsdepartementet er, gjennom behandling av busjettproposisjonen, gitt myndighet til å forvalte flere tilskuddsbevilgninger, herunder å innvilge det enkelte tilskuddet innenfor gitte rammer. Eksempler på dette er tilskudd til forsvarsrelaterte organisasjoner under kapittel 1719, post 71 og tilskudd til forskningsprosjekter og doktorgrads- og postdoktorstipendier under kapittel 1700, post 73.

En tilskuddsordning består i følge Bestemmelser for økonomistyring i staten, punkt 6.2.1.1 (BØS) av fem hovedelementer.

  1. Mål for ordningen
  2. Kriterier for måloppnåelse
  3. Tildelingskriterier
  4. Oppfølging og kontroll
  5. Evaluering

Ved utforming av en ordning skal hovedelementene vurderes i nøye sammenheng og vektlegges etter en konkret vurdering av den enkelte tilskuddsordning. Hovedelementene skal inngå i særskilt regelverk for tilskuddsordningene, og i tilskuddsbrev.

1.3 Forsvarsdepartementets tilskuddsordninger - formål

FD har fire ulike tilskuddsordninger med ulik målsetning, fordelt over 3 kapitler i forsvarsbudsjettet.

1.3.1 Tilskuddsordning for akademiske institusjoner og universitetsmiljø innen sikkerhets- og forsvarspolitisk forskning (kapittel 1700, post 73).

Formålet med ordningen er å bidra til relevant forskningsbasert kompetanse om sikkerhets- og forsvarspolitiske spørsmål i Norge ved å finansiere spesifikke prosjekter som analyserer sikkerhets- og forsvarspolitiske temaer av særlig interesse for Forsvarsdepartementet og Forsvaret. Ordningen forvaltes av Avdeling for sikkerhetspolitikk.

1.3.2 Tilskuddsordning for frivillige organisasjoner og virksomhet (kapittel 1719, post 71)

Formålet med ordningen er å stimulere til økt kunnskap om og forståelse for norsk sikkerhets- og forsvarspolitikk, og å stimulere til at samfunnet bidrar til, og støtter opp under Forsvarets mål og prioriteringer. FD støtter derfor organisasjoner og prosjekter som driver informasjonsvirksomhet om forsvarsrelaterte eller sikkerhetspolitiske temaer, eller arbeider for viktige forsvarspolitiske mål, som for eksempel veteranarbeid eller rekruttering til Forsvaret. Ordningen forvaltes av Avdeling for kompetanse og felles juridiske tjenester.  

1.3.3 Tilskuddsordning for prosjekter knyttet til 2. verdenskrig og kulturrelaterte prosjekter (kapittel 1719, post 71)

Formålet med ordningen er å gi støtte til gode prosjekter knyttet til 2. verdenskrig som kan gi anerkjennelse for krigsveteraner og andre som ble berørt av krigen, eller spre kunnskap om 2. verdenskrig. Tilskuddet støtter også kulturhistoriske prosjekter knyttet til 2. verdenskrig og Forsvaret generelt. Ordningen forvaltes av Avdeling for kompetanse og felles juridiske tjenester.

1.3.4 Tilskuddsordning til Stiftelsen Akershus festning for kunst og kultur og Nordland Røde Kors krigsminnemuseum (kapittel 1795, post 72)

Formålet med tilskuddet til Stiftelsen Akershus festning er å bidra til å åpne Akershus festning for mer kunst og kulturutfoldelse knyttet til festningens historie og nasjonal kulturhistorie. Tilskuddsordningen for Nordland Røde Kors Krigsminnemuseum er opprettet for å styrke deres arbeid som nasjonalt og internasjonalt opplærings- og dokumentasjonssenter om krigen 1940-45, med særlig vekt på Nord-Norge. Ordningen forvaltes av Avdeling for kompetanse og felles juridiske tjenester.

1.4 Ansvar, myndighet, roller

1.4.1 FD  Vs overordnete ansvar

- Eier internkontrollsystemet på vegne av departementsråden
- Vedlikeholder internkontrollsystemet
- Koordinerer arbeid med årlig rapport om tilskuddsforvaltningen i FD

1.4.2 Ansvarlig avdeling for tilskuddsordningen

- Forvalter sine tilskuddsordninger i henhold til regelverk og retningslinjer beskrevet blant annet i dette internkontrollsystemet

1.4.3 Budsjettdisponeringsmyndighet

Budsjettdisponeringsmyndighet betyr myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til. Alle disposisjoner (tilskudd) skal bekreftes av en med budsjettdisponeringsmyndighet. Personer med budsjettdisponeringsmyndighet signerer vedtaksbrevene.

TITTEL

NAVN

1700/73

1719/71

 Dep.råd

 Erik   Lund-Isaksen

x

x

 Ass.dep.råd

 Morten   Tiller

x

x

 Eksp.sjef

 Kjersti   Klæboe

x

x

 Eksp.sjef

 Jens-Thorleif   Thorsen

x

x

 Oberst

 Bente   Sleppen

 

x

 Oberst.

Trygve Busch

 

x

 Avd.dir.

 Monica   Eikeland

x

x

 U.dir.

 Wenche   Bergli

x

x

 Komm.sjef

 Elisabeth   Kjær

 

x

 Brigader

 Terje Jostein Killi

x

 

Oberst

 Olav   Njøs

x

 

Avd.dir

 John   Andreas Olsen

x

 


1.4.4 kompetanse

Saksbehandler skal ha kompetanse om tilskuddsforvaltning. Saksbehandler skal kjenne til, og følge regelverket og rutinene beskrevet i internkontrollsystemet. Saksbehandler bør søke kunnskap om tilskuddsforvaltning hos relevante eksterne kilder. Det kan for eksempel være å delta på kurs hos kompetansemiljøer, delta i faglige nettverk, sette seg inn i veiledninger om tilskuddsforvaltning og andre tilgrensende temaer. Det skal være gode rutiner for overføring av kunnskap til nye saksbehandlere.

1.4.5 Habilitet

Forvaltningslovens kapittel II har regler som omhandler habilitet.

Saksbehandler

Saksbehandler skal opptre på en slik måte at det ikke kan sås tvil om vedkommendes upartiskhet. Saksbehandler skal ikke sette seg selv i en situasjon som er egnet til å påvirke tjenestehandlinger. Saksbehandler skal ikke ta del i saker der en selv eller nærstående har personlige eller økonomiske særinteresser.

Forvaltningslovens regler om habilitet (Lovdata)

Dersom saksbehandler er i tvil om sin habilitet, skal vedkommende ta dette opp med nærmeste leder. Ved behov skal Seksjon for felles juridiske tjenester konsulteres (I 4).

Politisk ledelse

Politisk ledelse skal ved tiltredelse gi opplysning til departementsråden hvorvidt det foreligger tilknytning til institusjoner eller personer som gjør vedkommende inhabil i visse saker, eller om det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å så tvil om vedkommendes upartiskhet, og som særlig vil ha betydning når det gjelder tildeling av midler til institusjonen, organisasjonen eller virksomheten. Dersom det vurderes at statsråden er inhabil, skal settestatsråd oppnevnes.

Direkte underordnete i Forsvarsdepartementet vil også være inhabile til å treffe avgjørelser i slike saker. Konsekvensen av å oppnevne settestatsråd er at sakene kan forberedes, men ikke avgjøres av tjenestemenn i Forsvarsdepartementet.

1.4.6 Holdninger og etikk

Som forvalter av økonomiske ressurser på samfunnets vegne, som en viktig aktør i forskning og teknologiutvikling, som en viktig samarbeidspartner for næringslivet, og som premissleverandør for det forsvarsrelaterte organisasjonslivet, stilles det høye krav til holdninger og faglig integritet.

Forsvarsdepartementet skal følge forvaltningsmessige prinsipper som å legge til rette for åpenhet og innsyn i departementets tilskuddsordninger, og praktisere likebehandling av søkere og tilskuddsmottakere.

Tilskuddsforvalter skal følge de etiske retningslinjer som er utarbeidet for forsvarssektoren.

Elektronisk versjon av forsvarssektorens etiske retningslinjer:

Verdigrunnlag for forsvarssektoren (pdf, 3 Mb.)

Etiske grunnregler for forsvarssektoren (pdf, 27 kb.)

Etiske retningslinjer for næringslivskontakt i forsvarssektoren (pdf, 338 Kb.)

1.5 Forholdet til annet regelverk

Alle tilskuddsordninger og tilskudd gitt over Forsvarsdepartementets budsjett skal vurderes opp mot annet tilgrensende regelverk, herunder statsstøtteregelverket og anskaffelsesregelverket.

Ytes det ensidig økonomisk støtte til private aktører, må statsstøtteregelverket vurderes nærmere. Statsstøtteregelverket retter seg primært mot «foretak som driver økonomisk aktivitet». Støttegiver må derfor vurdere om en støttetildeling innebærer tiltak som gir direkte eller indirekte økonomiske fordeler for foretak som driver økonomisk aktivitet (tilbyr varer og tjenester i et marked). Organisasjoner som alene ivaretar sosiale eller kulturelle funksjoner, vil i utgangspunktet ikke ansees for å drive økonomisk aktivitet.

Dersom en ytelse ansees som en anskaffelse, må disposisjonen vurderes opp mot regelverk for offentlige anskaffelser.

Ved tvil om en tilskuddsordning kommer i konflikt med tilgrensende regelverk, skal seksjon for felles juridiske tjenester (V 3) konsulteres.

2. Tilskuddsforvaltning

2.1 Oppfølging og kontroll

Oppfølging og kontroll må tilpasses den enkelte tilskuddsordning og ha et rimelig omfang i forhold til nytten det gir.

2.1.1 Kontroll av måloppnåelse

BØS 6.3.6 har regler som omhandler informasjon om måloppnåelse

Tilskuddsforvalter skal innhente informasjon fra tilskuddsmottaker som gjør det mulig å vurdere graden av måloppnåelse.

Kravene til rapportering skal ikke gis større omfang enn det som er rimelig i forhold til nytten tilskuddsmottaker har av tilskuddet.

Det skal tas hensyn til den praktiske mulighet som hver enkelt tilskuddsmottaker har for å fremskaffe informasjon.

Rapportering fra tilskuddsmottaker kan suppleres med informasjon fra andre kilder dersom denne er relevant og tilfredsstillende.

Kriterier for måloppnåelse er et av hovedelementene i en tilskuddsordning (se kapittel 2 i internkontrollsystemet, Hva er et tilskudd og en tilskuddsordning?). Kriteriene for måloppnåelse skal være så konkret og presist utformet som mulig.

Kriteriene skal være i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger (BØS 6.3.6).

Tilskuddsforvalter skal kontrollere rapporter som tilskuddsmottaker sender inn om måloppnåelsen.

Kontrollen skal ha et rimelig omfang i forhold til nytten og kostnadene ved kontrollen. Kontrollen skal tilpasses den enkelte tilskuddsordning, og skal vurderes i forhold til målet med ordningen(BØS 6.3.8.2).

2.1.2 Risikovurderinger

Det skal årlig utføres risikovurderinger av tilskuddsordningene som en del av planleggingen, som et ledd i å sikre måloppnåelse.

Risikovurderinger gjøres for å identifisere områder hvor det er særlig stor risiko for at det oppstår feil, mangler eller styringssvikt.

En måte å identifisere risikoer på, er å vurdere hvilke forhold det er særlig viktig å lykkes med for å kunne nå det overordnete målet med tilskuddsordningen. Disse forholdene kalles kritiske suksessfaktorer. Av kritiske suksessfaktorer følger det implisitt at det er viktig at man ikke mislykkes med disse forholdene, altså kan det utledes en risiko.

En risiko vurderes i forhold til sannsynligheten for at den inntreffer, og den forventete konsekvensen den vil medføre om den inntreffer. Risiko med både høy sannsynlighet og høy konsekvens i forhold til måloppnåelse blir mest vesentlig å prioritere og følge opp.

Ut fra en vurdering av det samlede risikonivå og hva som er de vesentligste risikomomentene, skal det fastsettes hvilke kontrollpunkter som er mest aktuelle.

Veiledninger i risikostyring

Risikostyring i staten – håndtering av risiko i mål- og resultatstyringen, metodedokument (DFØ 2005) (pdf, 2 Mb.)

Hvordan få god start på risikostyring i statlige virksomheter (DFØ 2007) (pdf, 1 Mb.)

2.1.3 Evaluering

BØS 6.5 har regler som omhandler evaluering.

Evaluering er i henhold til BØS et av hovedelementene i en tilskuddsordning (se 2.1 Hva er en tilskuddsordning og et tilskudd?).

Tilskuddsforvalter skal gjennomføre, vurdere og evaluere tilskuddsordningene for å få informasjon om ordningenes effektivitet i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål.

Tilskuddsordningens formål skal løpende vurderes i lys av forsvarssektorens og samfunnets utvikling og forsvarets behov.

Frekvens og omfang av evaluering skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet, herunder hvor omfattende og viktig tilskuddsordningen er, kvalitet og omfang av øvrig rapportering og i hvilken grad det er mulig å beskrive de årlige resultatene (BØS 6.5)

Veiledninger i evaluering

Evaluering av statlige tilskuddsordninger (DFØ 2007, revidert 2012) (pdf, 1 Mb.)

Sjekkliste for planlegging, gjennomføring og oppfølging av evalueringer (DFØ 2007) (pdf, 1 Mb.)

Strategisk og systematisk bruk av evaluering i styringen (DFØ 2011) (pdf, 1 Mb.)

2.1.4 Oppfølging av ikke-tilfredsstillende forhold

Dersom det blir avdekket ikke-tilfredsstillende forhold eller uregelmessigheter, eller at det er gitt uriktige opplysninger, skal det vurderes om tilskudd skal tilbakebetales, alternativt om det skal få følger for fremtidig støtte.

2.2 Dokumentasjon

BØS kapittel 4 omhandler dokumentasjonskrav. Se også BØS 6.3.8.1 som omhandler krav til tiltak for god internkontroll.

Tilskuddsforvalter skal ha et administrativt opplegg som dokumenterer saksbehandlingsprosessen. Særlig viktig er dokumentasjon av gjennomførte kontroller, vurderinger og tildelingssum. Vurderinger basert på både kvantifiserbare og skjønnsmessige kriterier skal dokumenteres.

Informasjonen skal være samlet og lett tilgjengelig. Saksbehandlingsprosessen skal være sporbar og etterprøvbar.

Bestemmelsene om bokføring, dokumentasjon og oppbevaring i BØS kap. 4 skal følges. For mer informasjon, klikk her.

2.3 Informasjon til målgruppe

2.3.1 Kunngjøring

BØS 6.3.2 har regler som omhandler kunngjøring.

Som et minimum skal tilskuddsordningene kunngjøres på departementets hjemmeside. Dette skal skje i god til før søknadsfristen.

Kunngjøringen skal foretas på en slik måte at man når hele målgruppen som tilskuddsordningen tar sikte på (BØS 6.3.2)

Kunngjøring er ikke nødvendig når tilskuddsordningen tar sikte på en eller noen få mottakere i tråd med punkt 6.4.2 i BØS.

Kunngjøringsteksten skal gi en god oversikt over relevante forhold som en potensiell tilskuddssøker vil være interessert i. Som et minimum skal kunngjøringen inneholde:

  • Formålet med ordningen skal være tydelig beskrevet.
  • Målgruppe
  • Krav til søker, i henhold til interne retningslinjer eller offentlig regelverk
  • Kvantifiserbare eller skjønnsmessige tildelingskriterier skal angis.
  • Rapporteringskrav
  • Kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til regelverk
  • Mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet
  • Søknadsfristen skal angis. Det skal stå hvor søknaden skal sendes. Kontaktinformasjon skal oppgis

2.3.2 Generelt

Forvaltningslovens kapittel III, § 11 omhandler veiledningsplikt.

I kommunikasjonen med søkere, må tilskuddsforvalter tilstrebe likebehandling ift. å gi informasjon knyttet til tilskuddsordningen. Det bør ikke gis mer informasjon en det som kunngjøres på nettsiden.

For spesifikke informasjonsrutiner knyttet til de ulike tilskuddsordningene, se Retningslinjer for saksbehandling for den enkelte tilskuddsordning.

2.4 Søknadsbehandling

Forvaltningsloven har regler som omhandler selve søknadsbehandlingen.

2.4.1 Tildelingskriterier

Departementets ulike tilskuddsordninger har ulike tildelingskriterier tilpasset ordningens formål.

2.4.2 Tilskuddsbrevet

BØS 6.3.3 har regler som omhandler tilskuddsbrevet.

Tilsagn om tilskuddsbeløp på grunnlag av innvilget søknad skal bekreftes med et tilskuddsbrev til hver enkelt mottaker (eller til en instans som er legitimert til å formidle opplysninger om tilsagn videre).

Tilskuddssøker som får avslag på søknad, skal tilsendes avslagsbrev. Avslaget skal begrunnes.

Tilskuddsbrevet skal som et minimum beskrive de forhold som økonomiregelverket krever:

  • Formål og hva slags tiltak tilskuddet forutsettes benyttet til
  • Tilskuddsbeløp
  • Hvilket kapittel og hvilken post tilskuddet skal belastes
  • Utbetalingsordning
    - Tilskuddsmottaker sender e-post til regnskap@fd.dep.no for å få utbetalt beløpet
    - Navn, adresse og kontonummer og organisasjonsnummer (dersom beløpet tildeles en registrert organisasjon)
  • Eventuelle vilkår for bruken av midlene og eventuell frist for mottakeren til å akseptere vilkårene
  • Krav til rapportering
  • Kontrolltiltak som kan bli iverksatt, med henvisning til bevilgningsreglementet § 10 annet ledd
  • Mulige reaksjonsformer dersom mottaker ikke opptrer i samsvar med forutsetningene for tilskuddet

Dersom det er adgang til å klage, skal dette tydeliggjøres.

Tilskuddsbrevet skal undertegnes av person med budsjettdisponeringsmyndighet for tilskuddsordningen.

2.4.3 Retningslinjer for saksbehandling for den enkelte tilskuddsordning

Departementets ulike tilskuddsordninger har enkelte spesifikke retningslinjer tilpasset ordningen.

2.5 Utbetaling

BØS 6.3.5 har regler som omhandler utbetaling.

Alle tilskuddsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje. Når FD I 5 mottar anmodning om utbetaling av tilskudd fra tilskuddsmottaker, skannes bilaget, og sendes til seksjonsleder eller ansvarlig for attestasjon.

Den som attesterer skal kontrollere at utbetalingsforslaget er i overenstemmelse med vedtaket om tilskuddet, og at tilskuddsmottaker har sendt inn dokumentasjon eller aksept av vilkår dersom det er stilt krav om det.

FD I 5 legger ved vedtaksbrevet, og også av og til annen arkivert dokumentasjon når anmodning om utbetaling blir sendt ansvarlig seksjon for attestasjon.

Når tilskuddsbeløpet er attestert, blir bilaget budsjettdisponert, og sendes deretter til bank for utbetaling.

Driftstilskudd blir vanligvis utbetalt i to omganger – vanligvis først i januar, så siste del i juni/juli eller senere. Tilskudd som utbetales til bestemte prosjekter osv. utbetales vanligvis i sin helhet.

2.6 Informasjon til administrativ og politisk ledelse

Det skal lages en felles årsrapport om tilskuddsordningene til departementsråden. Formålet med rapporten er å informere på en helhetlig måte om departementets tildeling av tilskuddsmidler. Det informeres om offentliggjøring av årsrapporten med et internt notat. Riksrevisjonen informeres.

Årsrapportens skal inneholde en oversikt over de ulike tilskuddordningene, inkl. kapittel og post, samt budsjetter. Den skal også inneholde en oversikt over tilskuddsmottakere og tildelte midler. En vurdering av måloppnåelse for den enkelte tilskuddsmottaker og ordningene som helhet skal presenteres, samt eventuelle endringer som skal gjennomføres. Avdelingene er ansvarlig for å informere om sine egne tilskuddsordninger.

Ansvarlig avdeling informerer administrativ og politisk ledelse om tilskuddsordningene ved behov. For spesifikke rutiner for informasjon til administrativ og politisk ledelse for den enkelte tilskuddsordning, se Retningslinjer for saksbehandling for den enkelte tilskuddsordning, kapittel 8 (Søknadsbehandling).

2.7 Informasjon til Storting

BØS 6.2.1.3 har regler som omhandler informasjon til Stortinget.

Stortinget bevilger formelt tilskuddene. Dette stiller krav til informasjon overfor Stortinget, både ved opprettelse av nye ordninger, endring av eksisterende ordninger og ved forslag om ny årlig bevilgning. Omfanget av informasjon til Stortinget skal vurderes ut fra hvor omfattende og viktig en tilskuddsordning er.

Departementet skal rapportere i budsjettproposisjonen om resultater som er oppnådd ved tilskuddsordningen i forhold til fastsatte mål.

Ved forslag om ny årlig bevilgning til en eksisterende tilskuddsordning, kan det alternativt vises til premissene for tidligere bevilgningsvedtak i budsjettproposisjoner og stortingskomiteens innstilling. Hovedelementene (se kapittel 2 i internkontrollsystemet, Hva er et tilskudd og en tilskuddsordning?), må imidlertid vurderes og presenteres på nytt ved jevne mellomrom (for eksempel etter hvert Stortingsvalg).

3. Kilder

3.1 Regelverk

Forvaltningsloven LOV-1967-02-10 (Lovdata)

Offentleglova LOV-2006-05-19-16 (Lovdata)

Reglement for økonomistyring i staten FOR-2003-12-12-1938 (Lovdata)

Bestemmelser for økonomistyring i staten (pdf, 595 Kb.)

Lov om offentlige anskaffelser LOV-1999-07-16-69 (Lovdata)

EØS-loven LOV-1992-11-27-109 (Lovdata)

3.2 Veiledninger etc.

Tilskuddsforvaltning

Om etablering og forvaltning av tilskuddsordninger i staten (Finansdepartementet 2008) (pdf, 229 Kb.)

Sjekkliste for utvalgte prosesser i tilskuddsforvaltningen (DFØ 2010, rev. 2012) (pdf, 2 Mb.)

Mål- og resultatstyring

Resultatmåling - mål og resultatstyring i staten (DFØ 2010) (pdf, 2 Mb.)

Risikostyring

Risikostyring i staten – håndtering av risiko i mål- og resultatstyring, metodedokument (DFØ 2005) (pdf, 2 Mb.)

Hvordan få god start på risikostyring i statlige virksomheter (DFØ 2007) (pdf, 1 Mb.)

Evaluering

Evaluering av statlige tilskuddsordninger (DFØ 2007) (pdf, 1 Mb.)

Sjekkliste for planlegging, gjennomføring og oppfølging av evalueringer (DFØ 2007) (pdf, 1 Mb.)

Strategisk og systematisk bruk av evaluering i styringen (DFØ 2011) (pdf, 1 Mb.)