Rammer og retningslinjer for justis- og beredskapssektorens felles varslingskanal

Hva som vurderes som særskilte forhold, kan variere fra person til person. Vurderingen kan blant annet avhenge av hvor i virksomheten man er plassert og hvor trygg man er på egen rolle og stilling. Eksempel på særskilte forhold kan være dårlig ytringsklima i virksomheten, terskelen for å si i fra internt i virksomheten er høy, lederne ønsker ikke kritiske tilbakemeldinger, det er manglende tillit til egen leder eller manglende tillit til at man vil bli hørt. Hvis det foreligger særskilte forhold som gjør det vanskelig eller ikke hensiktsmessig å si ifra lokalt eller varsle lokalt, bør justissektorens felles varslingskanal benyttes. Alternativt, kan det også varsles til eksterne kontrollmyndigheter (f.eks. Politi, Riksrevisjonen, Arbeidstilsynet, skattemyndighetene) eller overordnet virksomhet.

Justis- og beredskapssektorens felles varslingskanal er en uavhengig tredjepart som mottar varslinger  på vegne av sektoren. Varslingskanalen anses å være en intern varslingskanal, da den kun kan benyttes av ansatte, ikke eksterne personer.

Alle virksomhetene i justis- beredskapssektoren, som er administrativt underlagt eller tilknyttet Justis- og beredskapsdepartementet (JD), omfattes av ordningen, med unntak av Domstoladministrasjonen (DA), domstolene,Gjenopptakelseskommisjonen for straffesaker (GK) og Politiets sikkerhetstjeneste (PST).

Virksomhetene som omfattes av ordningen plikter å implementere ordningen i sine lokale varslingsrutiner.

Varslingskanalens kontaktpunkt i virksomhetene

Virksomheter som er direkte administrativt underlagt JD skal ha eget kontaktpunkt. Unntak kan gjøres hvis virksomheten består av få ansatte. Virksomheter uten eget kontaktpunkt, har sitt kontaktpunkt i overordnet virksomhet med eget kontaktpunkt. Alle nivå under Politidirektoratet  (POD) vil således ha sitt kontaktpunkt i POD, og alle nivå under Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI) vil ha sitt kontaktpunkt i KDI.

Dersom varslingen gjelder topplederen i en virksomhet direkte under JD, er varslingskanalens kontaktpunkt lik kontaktpunktet i overordnet virksomhet, dvs. kontaktpunktet i JD. Dersom varslingen gjelder administrativ toppleder (departementsråden) i JD, gjelder det ordinære kontaktpunktet i JD.     

Dersom varslingen gjelder kontaktpunktet i virksomheten, er kontaktpunktet denne virksomhetens leder. For JD vil kontaktpunktet i slike tilfeller være departementsråden. 

Retningslinjer for ordningen er:                                                

Retningslinjer for varsling til justissektorens felles varslingskanal, jf. arbeidsmiljøloven §§ 2 A-1 og 2 A-3.

1. Hvem omfattes av felles varslingsordning og formålet med ordningen

Staten v/ Justis- og beredskapsdepartementet har opprettet en felles varslingskanal for ansatte innenfor justissektoren, dvs. for alle virksomheter i justissektoren, som er administrativt underlagt/tilknyttet JD. Noen virksomheter er unntatt fra ordningen, og det er Domstoladministrasjonen (DA), domstolene, Gjenopptakelseskommisjonen for straffesaker (GK) og Politiets sikkerhetstjeneste (PST). Siden DA, domstolene, GK og PST ikke omfattes, kan varslingskanalen heller ikke behandle varslinger som gjelder disse virksomhetene eller varslinger fra ansatte i disse virksomhetene.

Varslingskanalen er bare tilgjengelig og kan brukes av ansatte i de virksomhetene som omfattes av ordningen. Selv om varslingskanalen er lagt til en ekstern konsulent, anses varslingskanalen som intern, fordi den kun er for ansatte, ikke for utenforstående (eksterne).

Formålet med ordningen er et ønske om å tilrettelegge enda bedre enn i dag for varsling i tråd med arbeidsmiljøloven.

Varslingskanalen skal sikre en profesjonell, nøytral og uavhengig håndtering av varslinger i tråd med arbeidsmiljølovens krav og intensjoner. Varslingskanalen skal videre bidra til sikkerhet og trygghet for varslere, særlig hva angår fortrolighet og anonymitet, og skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser og gjengjeldelse.

2. Et supplement til virksomhetenes virksomhetsinterne ordninger

Justissektorens felles varslingskanal skal være et supplement til virksomhetsinterne ordninger og lokale varslingsretningslinjer.

Varsling bør i utgangspunktet skje til lavest mulig hensiktsmessig nivå, lokalt i virksomheten, og nært det eventuelle kritikkverdige forhold.

Det er ønskelig, men ikke et krav, at varslingskanalen bare benyttes når det foreligger særskilte forhold.

Hva som vurderes som særskilte forhold, kan variere fra person til person. Vurderingen kan blant annet avhenge av hvor i virksomheten man er plassert og hvor trygg man er på egen rolle og stilling. Eksempel på særskilte forhold kan være dårlig ytringsklima i virksomheten, terskelen for å si i fra internt i virksomheten er høy, lederne ønsker ikke kritiske tilbakemeldinger, det er manglende tillit til egen leder eller manglende tillit til at man vil bli hørt. Hvis det foreligger særskilte forhold som gjør det vanskelig eller ikke hensiktsmessig å si ifra lokalt eller varsle lokalt, bør justissektorens felles varslingskanal benyttes. Alternativt, kan det også varsles til eksterne kontrollmyndigheter (f.eks. Politi, Riksrevisjonen, Arbeidstilsynet, skattemyndighetene) eller overordnet virksomhet.

3. Om varslingskanalen

Varslingskanalen skal fungere som førstehånds mottaksapparat for varslinger i tråd med arbeidsmiljøloven § 2 A-1, på vegne av virksomhetene i justissektoren. Varslingskanalen skal ha som oppgave å drifte ekstern varslingskanal, motta varslinger, analysere hva varslingen gjelder og formidle varslingen til kontaktpunktet for den aktuelle virksomheten, som varslingen gjelder.

Varslingskanalen skal ta tak i alle henvendelser med en gang og behandle saken profesjonelt, konfidensielt og i tråd med nedfelte rutiner og krav. [lenke til varslingskanalens rutiner].

4. Hvem kan varsle

Ansatte i justissektorens virksomheter, som omfattes av ordningen, kan varsle til varslingskanalen. Eksterne personer, herunder også samarbeidspartnere som ikke er ansatt i justissektoren, må benytte andre varslingskanaler. Det samme gjelder ansatte i DA, domstolene, GK og PST. Varslinger fra eksterne personer eller samarbeidspartnere som ikke er ansatt i justissektoren og varslinger fra ansatte i DA, domstolene, GK og PST avvises ved standardskjema, med henvisning til andre varslingskanaler.

5. Anonym varsling

Det er tillatt med anonym varsling. Med anonym varsling menes varsling uten at varslerens identitet er kjent for mottaker av varslingen. Anonym varsling bør likevel bare benyttes rent unntaksvis, ettersom det vil være vanskelig og i noen tilfeller umulig å gå videre med en varsling, uten å kjenne varslerens identitet.

6. Hva er varsling og hva kan man varsle om

Kritikkverdige forhold er forhold på arbeidsplassen, som har en viss allmenn interesse og som ikke er allment kjent eller tilgjengelige.

Varsling er å si i fra om kritikkverdige forhold som:

• Brudd på lov, regelverk, retningslinjer og avtaleverk.
• Brudd på etiske normer
• Alvorlige forhold som kan skade virksomheten eller samfunnet.
  
  

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

• brudd på virksomhetens etiske retningslinjer
• brudd på andre interne regler, normer eller retningslinjer
• uforsvarlig saksbehandling
• svikt i sikkerhetsrutiner
• brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser og krav, f.eks. mobbing, trakassering, rusmisbruk, annen problematisk avhengighet, dårlig arbeidsmiljø
• korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
• forhold som kan representere en fare for liv eller helse
  
  

Man kan varsle om kritikkverdige forhold i egen virksomhet eller i andre virksomheter i justissektoren, som omfattes av ordningen.

Eksempler på tilfeller som varslingskanalen må avvise er følgende:

1. a) Forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdige ut i fra egen privat, politisk eller etisk overbevisning omfattes ikke av arbeidsmiljølovens varslingsbestemmelser.
   Det vil dessuten alltid kunne være ulike meninger om beslutninger som fattes, enten det dreier seg om budsjettforslag, ansettelser, faglige prioriteringer eller vedtak med hjemmel i lov og regelverk. Å gi uttrykk for slik uenighet regnes imidlertid ikke som varsling. Slike ytringer kan imidlertid være omfattet av vernet etter Grunnloven § 100, jf. Ot. prp. nr. 84 (2005–2006).
2. b) Varslinger må også avgrenses mot klager. Begrepene «klage» og «varsling» er i forvaltningsrettslig sammenheng to helt ulike fenomener. En «klage» er i forvaltningslovens forstand et krav om at en avgjørelse som utgjør et enkeltvedtak, skal behandles på nytt av den aktuelle klageinstansen etter forvaltningsloven § 28.

7. Varslinger med gradert innhold

Det er ikke tillatt å benytte varslingskanalen ved varsling som innebærer formidling av gradert informasjon. Varsler må i slike tilfeller benytte andre varslingskanaler, primært virksomhetsinterne kanaler eller varsle til Justis- og beredskapsdepartementet.

8. Varslinger om mistanke om straffbare forhold

Utgangspunktet er at mistanke om straffbare handlinger skal meldes til politiet, eventuelt til Spesialenheten for politisaker.

Hvis det likevel varsles til varslingskanalen om mulige straffbare forhold eller åpenbart straffbare forhold, plikter varslingskanalen å videresende saken umiddelbart til kontaktpunktet for virksomheten, uten å foreta nærmere undersøkelser.

Kontaktpunktet vil så sørge for videre oppfølging i tråd med gjeldende rutiner og regler for slike tilfeller. For øvrig vises til Statens Personalhåndbok kapittel 2.5.7 og 2.5.9.

Varslinger om straffbare forhold kan for eksempel være følgende:

• Korrupsjon, underslag eller andre økonomiske misligheter
• Tjenestefeil (straffeloven §§ 171-172).

9. Hva bør varslingen inneholde

Det er ønskelig at varslingen er så utfyllende som mulig. Utfyllende informasjon om det kritikkverdige forholdet - tid, sted, hva som ble gjort, hvem som var til stede, hvem varsleren anser for ansvarlig mv., vil kunne bidra til at man raskere kan reagere og dermed få slutt på det kritikkverdige forholdet.

Følgende punkter bør være med i varslingen:

• Fullt navn på varsleren [1](Kan være anonym)
• Varslerens tjenestested (Kan være anonymt)
• Dato for rapportering
• Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen
• Konkret hva en har observert
• Sted for handlingen, unnlatelsen eller ytringen
• Andre vitner   
• Eventuell kjennskap til tidligere saker
• Eventuelle opplysninger om at det tidligere er varslet om det samme eller tilsvarende forhold
• Årsaken til at varselet fremmes til justissektorens felles varslingskanal, i stedet for til virksomhetens interne varslingskanal bør opplyses. Dette vil kunne gi viktig informasjon om svakheter ved den interne varslingskanalen og sikre god behandling i justissektorens felles varslingskanal.

Disse punktene er ikke uttømmende mht. hvilke opplysninger som bør inngå i en varsling. Hvis varslingen ikke gjelder en enkeltstående hendelse, bør det redegjøres nærmere for saken i sin helhet i varslingen.

10. Forsvarlighetskravet, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-1 (2)

For å unngå at varsling fører til unødig skade, skal fremgangsmåten ved varsling være forsvarlig. Hva som er forsvarlig fremgangsmåte, vil avhenge av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. Vurderingstemaet vil være om varsler har grunnlag for kritikken og om man har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers saklige interesser med hensyn til måten det varsles på.

Arbeidsmiljøloven § 2 A-1 (2) sier imidlertid at arbeidstaker «har uansett rett til å varsle i samsvar med…. virksomhetens rutiner for varsling». Å varsle til justissektorens felles varslingskanal vil derfor alltid anses som forsvarlig fremgangsmåte. Varslingen kan likevel være uforsvarlig dersom arbeidstakeren mot bedre vitende fremmer grunnløse påstander rettet mot kolleger eller gjentar påstander etter at det er ryddet opp i forholdene.

Dersom det fremmes påstand om at varsling har vært uforsvarlig, ligger bevisbyrden for dette hos arbeidsgiver, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-1 (3).

11. Risiko ved å varsle

Alle former for gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en arbeidstaker som varsler er forbudt. Åpenbart misbruk av ordningen gjennom varsler som ikke er fremsatt i god tro, vil imidlertid kunne få personalmessige konsekvenser.

12. Hvordan varsle til justissektorens felles varslingsenhet

Man kan varsle til varslingskanalen via telefon, alminnelig postforsendelse eller elektronisk web-skjema. Av sikkerhetsmessige grunner anbefales ikke e-post, da varslinger ofte inneholder sensitiv informasjon. Varslere som ønsker å være anonyme kan dessuten risikere å bli identifisert ved bruk av e-post.

13. Tilbakemelding til varsler/varslingkanalen

Den som varsler mottar så snart som mulig en bekreftelse fra varslingskanalen på at varslingen er mottatt med opplysning om hvor saken er videresendt for oppfølging.  

Slik bekreftelse forutsetter at varslerens identitet og adresse er kjent. Selve behandlingen av varslingen vil kunne ta lengre tid. Spørsmål om innsyn i virksomhetenes oppfølging av varslingen reguleres av offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven mv.

Varslingskanalen skal få en tilbakemelding etter at et varsel er ferdig behandlet med bekreftelse på at varsler (om identiteten er kjent) har fått en tilbakemelding på varslingen.

---

[1] De som håndterer saken vil, så godt som mulig, sørge for at din identitet ikke blir kjent for flere enn det som er strengt nødvendig for saksbehandlingen.