Instruks for styret i Norsk filminstitutt

Instruksen er fastsatt av Kulturdepartementet 9. september 2016. Det vises for øvrig til Kulturdepartementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Norsk filminstitutt (heretter kalt hovedinstruksen), fastsatt 9. september 2016.

1. Styrets rolle og ansvar

Styret skal sette retning for ledelse av Norsk filminstitutts virksomhet og kontrollere utøvelse av denne, jf. hovedinstruksen pkt. 1.1.

Styret har det overordnede ansvaret for Norsk filminstitutt, herunder det faglige, strategiske, administrative og økonomiske ansvaret.

Styret skal være bindeledd mellom departementet og virksomhetens daglige ledelse i alle saker av strategisk og langsiktig betydning.

Innenfor de lover og regler som gjelder for statlige virksomheter, samt annet regelverk og styringsdokumenter fastsatt av departementet, har styret det overordnede ansvaret for:

  • strategisk utvikling av virksomheten
  • at forvaltning av tilskudd, økonomisk kontroll og ansvarlig drift utføres i tråd med Reglement for økonomistyring i staten (forkortet Reglementet) og Finansdepartementets Bestemmelser om økonomistyring i staten (forkortet Bestemmelsene), med de unntak, tilføyelser og presiseringer som framgår av bestemmelsene i hovedinstruksen
  • virksomhetens organisering
  • kontroll med at virksomheten tilfredsstiller fastsatte krav
  • at fastsatte mål oppnås
  • at virksomheten ivaretar de krav som følger av hovedinstruksen

2. Styrets oppgaver

Styret skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart, jf. hovedinstruksen pkt. 2.2.2.

Styret skal i henhold til departementets årlige tildelingsbrev behandle og vedta

  • virksomhetsplan
  • budsjettforslag
  • årsrapport

Videre skal styret innen gitte frister fra departementet fremme forslag om strategiske, langsiktige satsinger for virksomhetens ansvarsområder, også som innspill til departementets budsjettarbeid.

Styret skal også

  • ha overordnet ansvar for fordeling av midler mellom tilskuddsordningene. Ved tildeling av midler skal det legges vekt på de overordnede politiske målene for bevilgningen. Dersom det er fare for at utbetaling til automatiske tilskuddsordninger medfører et overforbruk i forhold til budsjettet, skal styret påse at instituttet snarest varsler departementet og kommer med forslag til inndekning.
  • ha kontroll med at virksomheten overholder krav i gjeldende lover og forskrifter og krav i styringsdokumenter fra departementet
  • ha nødvendig overordnet oppfølging av virksomhetens budsjett- og regnskapssituasjon
  • ha overordnet ansvar for virksomhetens statistikk- og rapporteringsarbeid
  • følge opp virksomhetens organisasjon og personalsituasjon
  • fastsette ”Intern instruks for Norsk filminstitutt” innenfor rammen av hovedinstruksen, jf. pkt. 2.2.1 i denne
  • fastsette virksomhetens verdigrunnlag og etiske retningslinjer
  • sørge for at det er etablert forsvarlig risikostyring og intern kontroll som en del av virksomheten, iht. pkt. 2.3 i hovedinstruksen

Styret har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis, jf. punkt 3.2 i hovedinstruksen. Det er imidlertid direktøren i Norsk filminstitutt som fatter vedtak om tilskudd til enkeltprosjekter i samsvar med forskriftene. I tilfeller der det er tvil om styrets fullmakter skal dette tas opp skriftlig med departementet. Styret kan delegere fullmakter på særskilt avgrensede saker/områder til direktøren for Norsk filminstitutt. Det må framgå av delegeringsvedtaket i hvilken grad fullmakten kan delegeres videre internt i virksomheten.

3. Styremøter

Styreleder skal årlig legge fram for styret en plan for årets møter. Styrets medlemmer og direktør i Norsk filminstitutt kan anmode om ekstraordinære møter dersom bestemte saker ønskes behandlet.

Innkalling skal normalt skje skriftlig, og i tilstrekkelig god tid til at styremedlemmene rekker å sette seg inn i sakspapirene.

Norsk filminstitutts direktør har rett til å delta på styremøtene, med mindre styret bestemmer annerledes i den enkelte sak. Direktøren har uttalerett i møtene.

Styreleder, eller nestleder i styreleders fravær, leder møtene.

Styret er beslutningsdyktig når styreleder eller nestleder samt minst tre av styremedlemmene er til stede. Beslutninger fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. Det samme gjelder nestleder ved styreleders fravær.

Før styremøtet starter behandling av sakene på dagsorden skal alltid styremedlemmenes habilitet vurderes iht. forvaltningsloven § 6, jf. § 10.

Det skal skrives protokoll fra styremøtene. Protokollen må som et minimum angi tid, sted, deltakere og styrets beslutninger, herunder habilitetsvurderingene som er foretatt. Dersom beslutningen ikke er enstemmig, skal dette framgå av protokollen. Protokollen skal underskrives av alle som har deltatt i møtet.

Styret skal årlig evaluere sitt arbeid.

4. Informasjon fra styremøtene

Styrets vedtak er offentlige, med mindre annet følger av lover, regler og/eller instrukser. Slike unntak fra offentlighet skal være begrunnet for den enkelte sak.

Alle medarbeidere i virksomheten har krav på å bli informert om styrets beslutninger hva gjelder virksomhetens planer og framtidige prioriteringer. Styreleder skal i slike saker påse at det også framgår av vedtaket hvordan slik informasjon skal formidles.

5. Direktørens forhold til styret

Direktøren rapporterer til styret i alle saker av strategisk og langsiktig betydning. Dette omfatter alle saker som er en del av styringsdialogen med departementet, samt andre saker styret beslutter skal forelegges styret. Direktøren skal på selvstendig grunnlag vurdere om det er andre saker enn de som framgår av instruksene som bør legges fram for styret.

Direktøren har ansvaret for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker som styret skal behandle. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt forslag til vedtak.

Direktøren skal følge opp styrets behandling av strategiske og formelle dokumenter, herunder sørge for oversendelse til departementet innen gitte frister.

Direktøren er ansvarlig for å gjennomføre styrets vedtak.

6. Departementets styring av Norsk filminstitutt

Departementets styring av Norsk filminstitutt skjer gjennom årlige tildelingsbrev, andre styringsdokumenter og etatsstyringsmøter. Alle skriftlige styringsdokumenter sendes til Norsk filminstitutt v/styreleder, med kopi til Norsk filminstitutt.

Det gjennomføres årlig minst to etatsstyringsmøter. I tillegg kan det gjennomføres etatsstyringsmøter etter behov. Styreleder deltar på etatsstyringsmøtene.

Det vises for øvrig til pkt. 1.5 og 1.6 i hovedinstruksen samt de årlige styringskalendre.

Det avholdes årligmøte mellom styret og departementet.

7. Forholdet til media

Styreleder er ansvarlig for nødvendig kontakt med presse og media på alle områder som ligger innenfor styrets fullmakter. Styret kan delegere slik fullmakt til Norsk filminstitutts direktør i enkeltsaker eller på særskilte saksområder. Direktøren kan i enkeltsaker eller på særskilte områder delegere fullmakten videre internt i virksomheten.