Ordningsregelverk - Utvikling og nedrustning

Ansvarlig avdeling/seksjon: Avd for sikkerhetspolitikk og nordområdene / Seksjon for juridiske, økonomiske og forvaltningsspørsmål
Programområde: 03 - Ordningen faller inn under OECD/DAC-direktivenes kriterier for ODA-støtte
Kapittelpost(er): 164.72.111
Sist oppdatert: 9. juli 2015

1 Mål for tilskuddsordningen

Styrket kapasitet i utviklingsland til å følge opp og gjennomføre internasjonale forpliktelser innen nedrustning og ikke-spredning, samt styrket kompetanse og kapasitet i FN-systemet og det sivile samfunn til å fremme arbeidet for nedrustning og ikkespredning som bidrag til bærekraftig utvikling.

2 Målgruppe for tilskuddsordningen

Utviklingsland, internasjonale organisasjoner (herunder FN og IAEA), frivillige organisasjoner og forskningsinstitusjoner som arbeider med nedrustning i utviklingssammenheng.

3 Kriterier for måloppnåelse

  • Økt oppslutning og tilslutning fra utviklingsland om relevante konvensjoner, traktater, sikkerhetsrådsresolusjoner og andre nedrustnings- og ikke-spredningsforpliktelser.
  • Økt kompetanse, kapasitet og evne blant utviklingsland til å følge opp og gjennomføre internasjonale forpliktelser på området, herunder implementering av sikkerhetsrådsresolusjon 1540, IAEAs tilleggsprotokoll, atomvåpenfrie soner, NPT-forpliktelser, Kjemivåpenkonvensjonen og Biologivåpenkonvensjonen[1].
  • At tiltak har gitt opphav til politisk relevante anbefalinger om hvordan målsetningene i de to første punktene kan nås

Ansvarlig enhet for ordningen (Seksjon for juridiske, økonomiske og forvaltningsspørsmål) har ansvar for å vurdere ordningens måloppnåelse.

4 Tildelingskriterier

Tiltakets formål må være i samsvar med målsettingen for ordningen, jfr. pkt 1.

Tilskudd under ordningen skal være i tråd med OECD/DAC-direktivenes kriterier for ODA-støtte.

Hensynet til anti-korrupsjon, kjønnsperspektivet, miljø og sårbarhet for klimaendringer skal ivaretas i alle tiltak. Dette innebærer at tilskuddsmottakere skal identifisere eventuelle negative virkninger tiltaket kan ha og motvirke disse gjennom hele tiltakssyklusen. Videre skal positive anti-korrupsjons-, likestillings-, miljø- og klimakomponenter søkes integrert i tiltaket eller tas med som en tilleggskomponent. For søknad om tilskudd av mindre omfang og kompleksitet, tilpasses analysen av disse hensynene ut fra deres relevans for det tiltak det søkes støtte til.

Potensielle tilskuddsmottakere: FN, andre internasjonale organisasjoner, frivillige organisasjoner og forskningsinstitusjoner.

Innenfor rammen av tilgjengelige midler prioriteres følgende:

  • Tiltak som bidrar til å styrke utviklingslands egen kompetanse i nedrustnings- og ikke-spredningsspørsmål slik at de kan delta aktivt i arbeidet med å styrke relevante internasjonale regimer, samt disse landenes tilgang til dette arbeidet i form av arena- og kontaktbygging.
  • Tiltak som bidrar til å øke kunnskapen og kapasiteten i utviklingsland til å gjennomføre ikke-spredningsforpliktelser bl.a. i samsvar med resolusjoner i FNs Sikkerhetsråd om ikke-spredning.
  • Tiltak som bidrar til å styrke kapasiteten til FN-systemet og det sivile samfunn til å fremme arbeidet for nedrustning og ikke-spredning for å bidra til utvikling.
  • Tiltak som bidrar til økt kunnskap om sammenhengen mellom nedrustning og utvikling og til en styrket og faktabasert forståelse av hvordan målet om en atomvåpenfri verden kan nås.

Det gis ikke støtte til:

  • Finansiering av eksport eller import av varer og tjenester.
  • Markedsføring av varer eller tjenester.
  • Næringsvirksomhet på kommersielt grunnlag.

5 Informasjon til potensielle tilskuddsmottakere

Informasjon om ordningen legges ut på www.regjeringen.no/ud. Likeledes vil det årlig sendes ut en påminnelse til potensielle tilskuddsmottakere i rimelig tid før søknadsfrist.

6 Oppfølging og kontroll

Oppfølging og kontroll skal skje i henhold til UDs håndbøker i tilskuddsforvaltning, med de presiseringer som gis i ordningsregelverket. Bruk av maler og skjemaer følger Håndboka der annet ikke er nevnt.

Forvaltningsregimer

For tilskudd under denne ordningen benyttes følgende forvaltningsregimer:

  • I "Prosjekt- og programstøtte" (tilskudd til enkeltstående prosjekter, programstøtte).
  • II "Generelle tilskudd" (f.eks. grunnstøtte til organisasjoner, frivillige bidrag til tematiske programmer, fond mv.).
  • III "Støtte av begrenset omfang" (reisestøtte, arrangementsstøtte, konferansedeltakelse, produksjoner, enkle konsulentoppdrag mv.).

Søknad

Ved søknad om tilskudd til definerte aktiviteter av et visst omfang (Prosjekt- og programstøtte) skal søknadsskjema S01 (engelsk versjon S51) normalt benyttes.

Ved søknad om støtte av begrenset omfang skal fortrinnsvis søknadsskjema S02 (engelsk versjon S52) benyttes.

I årlig påminnelse til potensielle tilskuddsmottakere opplyses en frist for innsendelse av søknader. Søknader kan ved behov også behandles uavhengig av denne kunngjøringsprosessen, forutsatt at det er midler tilgjengelig.

Det kan gis støtte til flerårige tiltak med forbehold om Stortingets bevilgning. Tilskuddet gis normalt i NOK.

Vurdering og beslutning

De tverrgående hensyn som er nevnt innledningsvis under kap. 4 ovenfor skal alltid vurderes.

Dersom vurderingen tilsier at disse hensyn fravikes, skal dette alltid begrunnes som en del av beslutningen om tilskuddet, men vurderingen og begrunnelsen for eventuelle fravik kan gjøres enkel.

Det utarbeides beslutningsdokumenter for alle innkomne søknader. Mal S03 (for prosjekt- og programstøtte) eller mal S05 (for støtte av begrenset omfang) skal normalt benyttes. For generelle tilskudd (forvaltningsregime II) benyttes S05/ S03 som sjekklister for å sjekke om relevant informasjon er inkludert i beslutningsdokumentet. Basert på beslutningsdokumentene sammenfattes et fordelings- og beslutningsnotat til politisk ledelse på statssekretærnivå. Dette notatet danner så grunnlaget for beslutninger om støtte og avslag til søkerne. Det kan settes av et begrenset beløp til støtte av tiltak innkommet etter den primære søknadsfristen. Søknadene som mottas etter søknadsfrist vurderes i avdelingen, basert på ovennevnte maler.

Avtale/Tilskuddsbrev

I hovedsak skal tilskuddsbrevmal M51 (engelsk versjon M71) brukes for forvaltningsregime I og tilskuddsbrevmal M52 (engelsk versjon M72) brukes for forvaltningsregime III.

Ved avtaleinngåelse med FN-organisasjoner og andre internasjonale organisasjoner der det kan være behov for justeringer av ovennevnte avtalemaler, evt. bruk av annen mal/tilskuddsmottakers mal, skal Juridisk avdeling i Norad konsulteres. Avslag gis ved bruk av M40 Mal for avslagsbrev.

Utbetaling

Ettårige avtaler: det gjøres en skjønnsmessig vurdering av behov og antall utbetalinger per år basert på prosjektets størrelse, risiko og type mottaker. Første utbetaling utbetales ved mottak av aksept fra mottaker.

Flerårige avtaler: Første utbetaling finner sted etter at aksept fra tilskuddsmottaker er mottatt. Videre utbetalinger foretas etter avtale med mottaker og på bakgrunn av en utbetalingsanmodning vedlagt rapportering som nevnt nedenfor.

Det kan gjøres unntak for internasjonale organisasjoner, i tråd med romertallsvedtak i Prop. 1 S om Utbetaling av tilskudd.

Krav til rapportering og oppfølging

Krav til fremdrifts- og sluttrapportering samt økonomisk rapportering og eventuell revisjon vil bli fastsatt etter Utenriksdepartementets vurdering av søknaden og beskrives i tilskuddsbrevet.

Ved forvaltningsregime I:

Ettårige avtaler:

  • Gjennomføringsplan med status og oppdatert økonomirapport som viser forbruk i forhold til godkjent budsjett.
  • Sluttrapport (rapporteringsskjema S21, engelsk versjon S81, bør benyttes) med økonomirapport bestående av prosjektregnskap og tilhørende forklaringer, skal leveres så snart som mulig og senest seks måneder etter tiltakets avslutning.
  • Eventuelt ubrukte midler som overstiger NOK 1.000,- skal innbetales til UD snarest mulig etter at prosjektet er gjennomført.

Flerårige avtaler:

  • Fremdriftsrapport (rapportskjema S11, engelsk versjon S61, bør benyttes) med økonomirapport og tilhørende forklaringer skal leveres årlig innen avtalte frister.
  • Gjennomføringsplan med status og oppdatert økonomirapport som viser forbruk i forhold til godkjent budsjett skal leveres innen avtalte frister knyttet til øvrige utbetalinger.
  • Sluttrapport (rapportskjema S21, engelsk versjon S81 bør benyttes) med økonomirapport bestående av prosjektregnskap og tilhørende forklaringer, skal leveres så snart som mulig og senest seks måneder etter tiltakets avslutning.
  • Eventuelt ubrukte midler som overstiger NOK 1.000,- skal innbetales til UD snarest mulig etter at prosjektet er gjennomført.

Ved forvaltningsregime II:

  • Som rapportering kan sluttrapportskjema for forvaltningsregime III (S22, engelsk versjon S82) benyttes evt. tilskuddsmottakers årsrapport og årsregnskap dersom det er grunnstøtte til en organisasjon. Ved halvårlige terminutbetalinger er det ikke behov for rapportering knyttet til andre terminutbetaling.
  • Eventuelt ubrukte midler som overstiger NOK 1.000,- skal innbetales til UD snarest mulig etter at prosjektet er gjennomført.

Ved forvaltningsregime III:

  • Sluttrapport (fortrinnsvis S82) med økonomirapport skal leveres så snart som mulig og senest seks måneder etter tiltakets avslutning.

Det er normalt ikke krav til FN-organisasjoner om separat rapportering om bruk av norske midler på prosjektnivå. Rapportering skjer i tråd med rapporteringskrav i tilskuddsbrevet og/eller gjeldende retningslinjer for rapportering i FN.

Rapportene bør normalt inneholde:

  • en redegjørelse for (foreløpig) resultatoppnåelse i henhold til fastsatte målekriterier.
  • en kort redegjørelse for gjennomføringen og evt. avvik fra planer.
  • en kort redegjørelse av identifisering og håndtering av risiko/utfordringer og oppfølging av relevante tverrgående hensyn, herunder eventuelle økonomiske misligheter.
  • finansiell rapport som viser budsjett og regnskap i tråd med opprinnelig oppsett
  • evtentuelt budsjett og planer for kommende periode

For tilskudd til prosjekt eller programmer (forvaltningsregime I) vil man normalt også motta en sluttrapport med samlet økonomirapport ved avslutning av tiltaket/prosjektet.

Krav til revisjon

For støtte til FN-organisasjoner og andre internasjonale organisasjoner kreves ikke egen revisjon av prosjektregnskap.

For støtte til institusjoner som er underlagt Riksrevisjonen kreves ikke egen revisjon av prosjektregnskap.

Ved forvaltningsregime I:

For øvrige skal det for hvert enkelt tilskudd vurderes om det er behov for revisjon av prosjektregnskap ut fra en risikovurdering av tilskuddsmottaker og størrelse på tilskudd. Det skal alltid kreves reviderte prosjektregnskap fra tilskuddsmottakere som ikke har regnskapsplikt.

Ved forvaltningsregime II:

Normalt kreves tilskuddsmottakers Årsrapport og årsregnskap med revisjonsberetning for tilskuddsmottakers egen organisasjon.

Ved forvaltningsregime III:

Det skal normalt ikke kreves revidert prosjektregnskap. Det kan likevel vurderes dersom risikoen anses som veldig høy og hos tilskuddsmottakere som ikke har regnskapsplikt.

Annen oppfølging

Tilskuddsmottaker skal stå til disposisjon for en eventuell evaluering av samarbeidet herunder om bidraget har blitt benyttet slik det var forutsatt. Dette skal fremkomme i avtalen.

Økonomiske misligheter

UD praktiserer nulltoleranse for økonomiske misligheter. Begrunnet mistanke om økonomiske misligheter skal uten ugrunnet opphold rapporteres og følges opp i tråd med de til enhver tid gjeldende "Retningslinjene for håndtering av mistanke om økonomiske misligheter" for utenrikstjenesten. Overføringer skal i utgangspunktet vurderes stanset inntil saken er utredet og faktagrunnlaget er avklart. Midler som er dokumentert misligholdt, skal tilbakebetales. Spørsmålet om straffeforfølgning skal vurderes.

Avslutning

Tilskuddsmottaker informeres normalt skriftlig om at sluttrapporten er godkjent og at avtalen anses avsluttet.

7 Evaluering av tilskuddsordningen

Norads evalueringsavdeling har ansvaret for å planlegge og gjennomføre uavhengige evalueringer av aktiviteter finansiert over det norske utviklingsbudsjettet. Evalueringer kan gjennomføres av deler eller hele ordningen, eller av tverrgående tema/mål/land som dekker flere tilskuddsordninger. Departementet vil også delta i fellesevalueringer og gjennomganger med andre giverorganisasjoner, FN-systemet og samarbeidsland. Enheten vil i tillegg kunne initiere egne evalueringer.

[1] Dette kan bl.a. måles gjennom de ulike rapporteringsforpliktelser som de ulike internasjonale avtalene omfattes av. Generell kompetanseheving og policyutvikling kan også dokumenteres gjennom fagrapporter fra forskningsarbeid, konferanser etc.