Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

Vurdering av rettstilstanden

Vurdering av rettstilstanden

Adgangen til å foreta kontroll

Adgangen til å iverksette kontrolltiltak i arbeidslivet er dels regulert i en fragmentarisk og lite tilgjengelig lovgivning, dels gjennom ulovfestede arbeidsrettslige prinsipper som i utgangspunktet er klare, men som muligens er lite tilgjengelige og kan ha lav informasjonsverdi. Det kan være tvil om den arbeidsrettslige kontrolladgangens relevans i forhold til personopplysningsloven og det er lite nyere rettspraksis eller forvaltningspraksis på området i Norge. Det kan derfor være en viss rettslig usikkerhet om rettstilstanden, selv om det er godt samsvar mellom norsk praksis og f. eks. ny svensk praksis.

Behandling av personopplysninger om ansatte

Personopplysningsloven er en generell lov som i seg selv er vanskelig å forstå og som ikke er tilpasset arbeidslivet. Det finnes flere uavklarte spørsmål som tariffavtalens stilling, kollektivt samtykke, forholdet mellom de arbeidsrettslige prinsipper og hjemmelsgrunnlagene i §§ 11, 8 og 9 osv. Det kan videre være uklart om personopplysningsloven i tilstrekkelig grad ivaretar hensynet til arbeidsgivers alminnelig personaladministrasjon.

Forholdet mellom de arbeidsrettslige prinsipper for kontroll og personopplysningsloven

Problemstillingen

Som nevnt under pkt. 5.4.4, kan det generelt spørres om personopplysningsloven innebærer en innskjerping på arbeidslivets område hva gjelder gjennomføring av kontrolltiltak. Står arbeidsgiver etter personopplysningsloven mindre fritt når det gjelder å sette i verk tiltak, eller har de alminnelige arbeidsrettslige prinsippene fortsatt gyldighet også innenfor lovens anvendelsesområde? Med andre ord, åpner personopplysningsloven for behandling av personopplysninger i forbindelse med kontrolltiltak som isolert sett vil være rettmessige ut fra de arbeidsrettslige regler og prinsipper på området? Dette avhenger blant annet av om de arbeidsrettslige prinsippene (saklighet/proporsjonalitet) kan innfortolkes i lovens § 8 a, § 8 f og § 9 f (jf. § 11) som åpner for tiltak hvis det er nødvendig for å gjennomføre arbeidsrettslige rettigheter og plikter, for å oppfylle avtale, eller for å ivareta en berettiget interesse.

Problemstillingen er særlig interessant i forhold til den alminnelige personaladministrasjon som gjennomføres på arbeidsplassene i det daglige. Det vil gjerne være tale om helt berettigede behov fra arbeidsgivers side for å drive forsvarlig personaladministrasjon. Forutsatt at (bl.a) hensynet til saklighet og proporsjonalitet er ivaretatt, vil arbeidsgiver, etter en rent arbeidsrettslig kontekst, være berettiget til å gjennomføre slike tiltak. Spørsmålet er om personopplysningsloven innebærer en innskjerping i forhold til det arbeidsrettslige utgangspunkt.

Personopplysningsloven § 8 og 9 - særlig i forhold til ordinær personaladministrasjon

Personopplysningsloven § 8 krever at behandling av personopplysninger, dvs behandling som foregår elektronisk eller at opplysningene inngår/skal inngå i et manuelt register, enten har grunnlag i samtykke fra den opplysningen gjelder eller at behandlingen har et særskilt lovgrunnlag eller at behandlingen er nødvendig av en av følgende grunner:

  1. å oppfylle en avtale med den registerte, eller for å utføre gjøremål etter den registrertes ønske før en slik avtale inngås,
  2. at den behandlingsansvarlige skal kunne oppfylle en rettslig forpliktelse,
  3. å vareta den registrertes vitale interesser,
  4. å utføre en oppgave av allmenn interesse,
  5. å utøve offentlig myndighet, eller
  6. at den behandlingsansvarlige eller tredjepersoner som opplysningene utleveres til kan vareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.

Foruten adgangen til å behandle opplysninger der dette følger av lov (§ 8 første ledd) er det særlig alternativene i § 8 bokstav a og f som er relevant når det gjelder kontrolltiltak i arbeidslivet. Dersom det er aktuelt å behandle sensitive personopplysninger kreves det, i tillegg til at vilkårene i § 8 er oppfylt, at behandlingen dekkes av ett av alternativene i § 9. Særlig aktuell er § 9 bokstav f hvoretter arbeidsgiver kan behandle opplysninger som er ”nødvendige for å gjennomføre arbeidsrettslige plikter eller rettigheter”. Behandling av person­opplysninger må dessuten følge lovens øvrige krav, f. eks at det må angis et saklig begrunnet formål for behandlingen, jf. lovens § 11.

Når det gjelder personopplysninger som regelmessig er nødvendig i ordinær personalbehandling, har Datatilsynet antatt at noen ”grunnopplysninger” i et arbeidsforhold kan behandles uten samtykke. Tilsynet legger til grunn at behandling av disse grunnopplysningene dels følger av lov (§ 8 første ledd), at de kan være nødvendig for å oppfylle en (arbeids)avtale med den registrerte (§ 8 bokstav a) eller at behandlingen kan være nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som hensynet til den ansattes personvern ikke overstiger (§ 8 bokstav f).

Datatilsynet regner opp følgende 25 opplysningskategorier 31Publisert på Datatilsynets hjemmeside. http://www.datatilsynet.no

  • navn
  • adresseopplysninger
  • statsborgerskap/bostedland
  • anropsnummer for teletjenester
  • fødselsnummer og annet nummer knyttet til person (rullenummer/arbeidstakernummer)
  • rubriseringsdata, (så som kategori, type ansatt/representant, distrikt, type varer, kontonummer i regnskap, representantkategori, andre opplysninger til bruk i statistikk og annen bedriftsintern avregning)
  • kjønn
  • nærmeste pårørende
  • sivilstand
  • antall barn og barnas fødselsår
  • stillingsbetegnelse
  • yrkesopplysninger som etter overenskomst eller tariffavtale som har betydning for lønns- og arbeidsvilkår
  • opplysninger om utdannelse og praksis
  • lønns- og provisjonsopplysninger
  • kontonummer
  • pensjonsopplysninger
  • trekk- og skatteopplysninger
  • ansettelses- og sluttdato (permisjoner e l)
  • sluttårsak
  • fraværsdato, type fravær og varighet. Angivelse av sykdommens art tillates ikke registrert utover det som er pålagt ved lov 4. februar 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv § 20
  • dødsdato
  • firmabil e l
  • utlånte eiendeler
  • lån til ansatte eller garanti for lån
  • opplysning om den ansatte er mobiliseringsdisponert (ja/nei), evt militært løpenummer, grad, og rulleførende avdeling.

Datatilsynet antar at behandling av opplysninger utover dette som hovedregel vil betinge samtykke fra den enkelte arbeidstaker.

Tilsynet synes gjennom denne oppregningen å gi uttrykk for en for bastant lovforståelse. For det første kan det ikke utelukkes at tilsynets forståelse, for enkelte situasjoner, gir uttrykk for en for vid adgang til å behandle personopplysninger som nevnes i listen, se også punkt 5.4.3 om dette. Samtidig synes Datatilsynet å gi uttrykk for en unødvendig streng fortolkning, særlig i forhold til § 8 bokstav f, hvoretter en konkret interesseavveining mellom partene kan gi hjemmel for behandling av personopplysninger. Det må kunne legges til grunn at det i et arbeidsforhold vil kunne være mange opplysninger utover Datatilsynets oppregning som arbeidsgiver etter omstendighetene vil kunne ha en berettiget interesse av å behandle, og som arbeidstakernes personverninteresser ikke overstiger 32Jfr Nina Melsom: Tidsskrift for forretningsjus nr. 4/01 - ”Ny lov om personopplysninger – noen arbeidsrettslige problemstillinger”.

For eksempel vil det kunne være nødvendig for arbeidsgiver å behandle opplysninger om inntjening, resultatoppnåelse, videreutdanning mv. for å få justert eller fastsatt lønn i samsvar med tariffavtalte vilkår. Arbeidsgivers behandlingsinteresse synes i et slikt tilfelle å være klart berettiget og behandling av opplysningene vil regulært være lite inngripende overfor arbeidstakerne.

Et annet eksempel her kan være en arbeidsgiver som mottar klager mot en av sine mellomledere om at han driver seksuell trakassering av sine kvinnelige underordnede. Arbeidsgiver vil i et slikt tilfelle ha plikt til å utrede saken og eventuelt iverksette nødvendige tiltak for å hindre fortsatt trakassering, jf. arbeidsmiljøloven §§ 12 og 14. Arbeidsgiver har et stort praktisk behov og en berettiget interesse i å legge klager og/eller referat fra personalsamtaler på den enkeltes personalmappe uten å være avhengig av samtykke. Arbeidsgiver kan også ønske å reagere med f. eks. skriftlig advarsel i sakens anledning. Selv om arbeidsmiljøloven ikke har bestemmelser om advarsler, er det ikke tvilsomt at en advarsel kan ha rettslig betydning og etter omstendighetene være av stor betydning i en etterfølgende oppsigelses- eller avskjedssak. Det er åpenbart ikke gitt at vedkommende uten videre samtykker i at en slik advarsel legges inn i personalmappen. Advarselen trenger riktignok ikke gis skriftlig eller legges i den enkel­tes personalmappe for at den skal tillegges vekt i en oppsigelsessak, men arbeidsgiver har bevisbyrden for at advarsel faktisk er gitt og synes i den forbindelse å ha en klar, berettiget interesse i å lagre opplysningene. Det er vanskelig å se at personverninteressene i et slikt tilfelle overstiger arbeidsgivers ”behandlingsinteresse”. Alternativet for arbeidsgiver ville være å behandle tjenesteforsømmelsen muntlig fremfor å nedtegne en skriftlig advarsel og legge denne i den ansattes mappe i personalregisteret. Hensynet til at opplysningene som innsamles er så korrekte som mulig og hensynet til åpenhet og innsyn, kan imidlertid tale for at opplysningene føres inn i et register (eller behandles elektronisk). Lagring av opplysninger i ”eget hode” vil gjerne være mindre åpne og presise enn opplysninger som lagres manuelt i et register eller lagres elektronisk. Til en viss grad må det således kunne legges til grunn at å lagre opplysningene i et personalregister også innebærer elementer av rettssikkerhetsgarantier for den registrerte og at det må kunne tas hensyn til dette i interesseavveiningen etter § 8 bokstav f.

Arbeidsgiver synes således å ha en berettiget interesse av å lagre slike opplysninger og dette vil regulært være nødvendig for å ivareta overordnede krav til forsvarlig saksbehandling. Etter underutvalgets oppfatning må denne type opplysninger normalt kunne behandles med hjemmel i unntaksbestemmelsen i § 8 f.

I noen tilfeller er personopplysningsloven direkte avgjørende for arbeidsgivers adgang til å iverksette kontrolltiltak overfor arbeidstakerne (og setter ikke bare skranker for arbeidsgivers behandling av opplysninger som fremkommer som et resultat av kontrollen). Dette vil være tilfelle der kontrolltiltaket i seg selv innebærer ”behandling” av personopplysninger slik dette er definert i personopplysningsloven § 2 og som dessuten går inn under lovens saklige virkeområde i § 3. For eksempel vil innsamling av personopplysninger som skjer med elektroniske hjelpemidler være omfattet av loven. Arbeidsgivers adgang til å innhente personopplysninger fra e-postkasse eller datalogg er således regulert av personopplysningsloven. Tilsvarende er arbeidsgivers adgang til å iverksette fjernsynsovervåking regulert i lovens kap. VII, se også punkt 5.5.8.

Generelt synes det vanskelig å gi en klar konklusjon på spørsmålet om og i tilfelle i hvilken utstrekning personopplysningsloven innebærer en innskjerping i forhold til det tradisjonelle arbeidsrettslige utgangspunkt. Personopplysningsloven skjerper åpenbart kravene til saksbehandling, jf. bl.a kravene til informasjon, innsyn, retting osv. Mye taler ellers for at personopplysningsloven og de arbeidsrettslige reglene bør fortolkes i lys av hverandre. 33Sml Ruth Nielsen: ”Persondata og arbejdsgiverens ledelsesret” s 276. Saklighetskravet etter personopplysningsloven § 11 kan antagelig i vidt omfang fortolkes som det arbeidsrettslige saklighetskravet 34Sml Jens Kristiansen: ”Arbejdsgiverens kontrol med ansatte – Danmark”, i Jonas Malmberg (red.): Låglönekonkurrens och abetstagares integritet, Rapporter til Nordiskt arbetsrättslig möte 2000, Stockholm 2000 s 109. og de samme hensyn som bærer det arbeidsrettslige forholdsmessighetsprinsippet finnes igjen i bestemmelsene i personopplysningsloven, f. eks. i § 8 f). Likevel synes det klart at person­opplysningsloven §§ 8 og 9 representerer stor usikkerhet på arbeidslivets område. Bestemmelsene er uklart formulert og gir arbeidsgivere og arbeidstakere liten veiledning. Lovforarbeidene er knappe og lite klargjørende. Underutvalget mener at denne uklarheten i seg selv taler for en særskilt regulering av bruk av personopplysninger i arbeidsforhold.

Generelt om behovet for ny regulering

Underutvalget er av den klare oppfatning at det er behov for ny lovregulering på området. Under hensvisning blant annet til gjennomgangen ovenfor under punkt- 7.1 – 7.3, synes det særlig å være behov for å få avklart arbeidsgivers adgang til å behandle personopplysninger i forbindelse med ulike kontrolltiltak. Ved vurderingen av behovet for ny regulering legger underutvalget dessuten betydelig vekt på den teknologiske utvikling som har medført og fortsatt vil medføre stadig større muligheter for omfattende kontroll av arbeidstakere, både hva gjelder omfang og innhold.

Til toppen