Høringsuttalelse - forslag til endring av bokføringsregelverket

Finansnæringens Hovedorganisasjon (FNH) viser til Finansdepartementets brev av 08.06.09 der det bes om merknader til delrapport III fra Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse.

1. Bank mv. og forsikring

FNH vurderer det som positivt at det jf. punkt 19 og 20 i delrapporten foreslås særregler for banker mv. og forsikringsselskaper. Etter vår oppfatning vil etterlevelse av de foreslåtte reglene gi nødvendig dokumentasjon og revisjonsspor i virksomhetene som omfattes samtidig som det ikke påfører næringen omfattende behov for systemutvikling.

Salgsdokumentasjon

FNH vil foreslå en justering av forslaget til § 8-13-2 første ledd i bokføringsforskriften som vil tydeliggjøre avgrensningen samt bidra til at bestemmelsen samsvarer med drøftelsen i utredningen og virkeområdet slik det er definert i forslaget til § 8-13-1. Vårt forslag til ny § 8-13-2 første ledd er som følger (endringen er understreket):

§ 8-13-2. Salgsdokument
Ved kjøp og salg av finansielle instrumenter kan finansieringsvirksomhet benytte sluttsedler som salgsdokument. Finansieringsvirksomhet som har transaksjoner i form av utlån/kreditt/finansiering til eller innskudd/forvaltningsoppdrag fra kunder, og som etter avtale med kundene kan belaste kunden direkte for utførte tjenester via kontoforhold, kan benytte kontoutskrift som salgsdokument.

Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

FNH støtter at produksjonskravet for spesifikasjonene bortfaller slik det er foreslått i delrapport II punkt 7. Dersom kravet om periodisk utarbeidelse av spesifikasjoner ikke bortfaller, vil banker mv. og forsikringsselskaper ha behov for særskilt unntak fra dette kravet for de tilfeller som er omtalt i forslaget til §§ 8-13-3 og 8-14-3. Det er da behov for en regel som gir bank mv. og forsikring anledning til å utarbeide slikt materiale på forespørsel.

2. Filformatets egenskaper ved elektronisk oppbevaring

Næringslivet har lang erfaring med bruk av elektronisk salgsdokumentasjon(faktura) mellom selger og kjøper. Det kan stilles spørsmål ved om det i delrapporten i tilstrekkelig grad er tatt hensyn til den praksis som er etablert i forbindelse med denne typen fakturering, ved å likestille krav til oppbevaring, jf. punkt 16.3.1.3, med krav i forbindelse med utstedelse og oversendelse, jf. punkt 16.3.1.5.

Lagring av data til filområder med begrenset og dokumentert tilgang

Etablerte løsninger for elektronisk faktura anvender EDI, som i enkleste forstand innebærer at selger oversender data på et strukturert (og gjerne standardisert) filformat til kjøper. Denne importerer dataene til sitt økonomisystem. Data fra fakturaer tilsendt via EDI vil være redigerbare i økonomisystemet, på lik linje med manuelt førte fakturaer. Vanlig praksis ved bruk av elektronisk faktura er at sikkerheten mot utilsiktet endring eller manipulasjon ivaretas ved at både selger og kjøper lagrer originalfilene på filområder med begrenset tilgang, slik at de er tilgjengelig kun for ettergang ved en revisjon eller om det oppstår disputt om innholdet. Medarbeidere som er involvert i den underliggende forretningsmessige transaksjonen, for salgsdokumentasjon, har ikke tilgang.

E-handel og elektronisk faktura er basert på at kjøper kan behandle tilsendte data fra selger elektronisk, slik at disse på en effektiv måte kan behandles og godkjennes i egne systemer uten mange manuelle operasjoner. Dette vil ofte kreve at kjøper har egne prosesser for elektronisk behandling av data fra selger.

Så vidt vi vet er det ikke avdekket eller rapportert avvik med hensyn til kontroll og uregelmessigheter ved denne allerede etablerte praksis for elektroniske fakturaer.

I punkt 16.3.1.3 nevnes formater som begrenser tilgangen til regnskapsmaterialet ved ikke å gi skrivetilgang til filen som et eksempel på formater som vil tilfredsstille kravene til "ikke direkte redigerbare formater".

God bokføringsskikk må ikke bli til hinder for en effektiv elektronisk samhandling mellom aktørene i næringslivet. FNH vil derfor anbefale at det aksepteres at elektronisk salgsdokumentasjon lagret til et filområde med begrenset og dokumentert tilgang er i samsvar med bestemmelsene i forslaget til ny § 5-13 og § 7-1 i bokføringsforskriften.

Bruk av pdf-filer

I punkt 16.3.1.3 og 16.3.1.5 likestilles en pdf-fil med formater som lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post osv. og anbefales derfor ikke som et godkjent format, ettersom det ikke forhindrer at urettmessige endringer skjer ved rene uhell.

Adobe Reader er et relativt allment kjent sluttbrukerverktøy for å lese pdf-dokumenter. Men det er imidlertid ikke like vanlig for sluttbrukere å ha Adobe Acrobat, som kan brukes til å redigere pdf¬dokumenter, da dette krever en annen og dyrere lisens.

En bilde-pdf, det vil si et innskannet bilde som legges i pdf-dokumentet, er det så vidt vanskelig og om ikke umulig å endre på at det ikke lenger kan snakkes om utilsiktede endringer. FNH anbefaler at god bokføringsskikk likestiller en pdf-fil (både ordinær og bilde-pdf) med øvrige formater som defineres som ikke redigerbare i allment kjent sluttbrukerverktøy.

Ved bruk av pdf-filer åpner man for en problemstilling som ikke har vært beskrevet og tatt stilling til tidligere. Av ulike årsaker kan en kopi av en faktura i et tilsendt pdf-dokument inneholde andre data enn datafilen som er generert av IT-systemet til avsender. Spørsmålet blir da hvilke data som er det juridisk korrekte underlaget for betalingen og som skal avgjøre hva som er korrekt ved en eventuell disputt. Det er ønskelig at det gjøres en uttalelse om dette i forhold til god bokføringsskikk.

Bruk av mellommann

Av årsaker som nevnt ovenfor bør også god bokføringsskikk som omhandler punkt 16.3.1.6 Bruk av mellommann ved utstedelse av dokumentasjon, gi åpning for at mellommann på vegne av og etter avtale med kjøper kan behandle elektronisk salgsdokumentasjon, slik at denne blir tilrettelagt etter kjøpers anvisning.

Mange utstedere eller mottakere av elektronisk salgsdokumentasjon har av ulike årsaker ikke systemer for å konvertere standardiserte formater til filformater som egne systemer håndterer, og kjøper derfor ofte en slik tjeneste av en ekstern part (mellommann). Både utsteder og mottaker vil ha en klar effektivitetsgevinst av dette. Det presiseres at det må eksistere en avtale mellom mellommann og den part som kjøper tjenesten, slik at registerautentisitet opprettholdes og at en eventuell konvertering av data er dokumentert i avtalen. Når en slik avtale eksisterer, vil en konvertering av data og mellom formater ikke kunne betraktes som utrettmessig endring.

Avansert elektronisk signatur

Elektronisk signatur er i Lov om elektronisk signatur definert som "data i elektronisk form som er knyttet til andre elektroniske data og som brukes som autentiseringsmetode".

Den mest utbredte elektroniske signaturteknologien i dag er basert på et system med en privat og en offentlig signaturnøkkel. Utstedere av en elektronisk signatur rar tildelt et elektronisk nøkkelpar, en offentlig og en privat nøkkel, samt et sertifikat hvor undertegners identitet blir knyttet til den offentlige nøkkelen. Den offentlige nøkkelen distribueres til mottakere av signerte meldinger, mens den private nøkkelen er hemmelig og entydig knyttet til avsender av signerte meldinger. Dette sikrer at kun avsender kan signere en melding med den private nøkkelen, mens mange mottakere kan verifisere denne signaturen ved hjelp av den offentlige nøkkelen.

Bruk av avansert elektronisk signatur krever at det finnes en infrastruktur for forvaltning og distribuering av de offentlige nøklene, samt utstedelse av sertifikater. Dette betyr at det hos utstedere og mottakere av elektronisk salgsdokumentasjon kryptert med elektronisk signatur, samt hos eventuelle mellommenn, må finnes systemer for nøkkel- og sertifikathåndtering, da salgsdokumentet vil krypteres på nytt mellom hver enkelt part i kommunikasjonskjeden.

For utstedere og mottakere av elektroniske fakturaer som har ressurser og muligheter til å håndtere en infrastruktur for avansert elektronisk signatur, vil vi anbefale å bruke denne formen for sikring av elektroniske salgsdokumenter. Vi ønsker dog ikke at det skal være et krav for god bokføringsskikk i forbindelse med utveksling av elektroniske salgsdokumenter, da dette for mange virksomheter vil være til hinder for bruk og utnyttelse av fordelen med å bruke elektroniske dokumenter.

Konklusjon

Oppsummert anbefales det at god bokføringsskikk åpner for at

• lagring av data til filområder med begrenset/dokumentert tilgang
• pdf-filer
• avansert elektronisk signatur

ivaretar intensjonen i forslaget til ny § 5-13 og § 7-1 i bokføringsforskriften i forbindelse med utstedelse og oversendelse av dokumentasjon, og således kan brukes som sikringsmekanismer enkeltvis eller i kombinasjon med hverandre.

 

fnh.pdf