Historisk arkiv

Hvordan kan søknadsprosessen...

Historisk arkiv

Publisert under: Regjeringen Bondevik II

Hvordan kan søknadsprosessen gjøres bedre?

Datatilfanget her består av to hoveddeler.

  1. I intervjuene med aktørene spurte vi etter om de hadde forslag til hva som kunne gjøre prosessen bedre. Spørsmålet var åpent formulert. (kap. 5.1til 5.3)
  2. På spørreskjemaet stilte vi et sett av sju påstander som vi bad elevene vurdere på en skala fra 1 til 6 med 1 som lite viktig, 6 som svært viktig. (kap. 5.4)

Organisasjonenes synspunkter

I intervjuene har organisasjonene vært klare på at det som gjelder spesifikt for godkjenning av året opp mot et år i norsk videregående ikke er deres ansvar. Deres oppgave er å sikre at elevene får et rikt år som mennesker, å legge spesielt vekt på det faglige. Men at de likevel skal kunne bidra etter behov. I intervjuene kom det fram at man anså at søknadsprosessen etter deres syn i dag i det store og hele så ut til å fungere godt. Man hadde de første årene hatt en del innkjøringsproblemer bl.a. ved at stadig nye skoler kom inn, men mente at etter som ”skolene flest” nå hadde fått en viss erfaring med ordningen, så de ut til å mestre den bra.

Videre ble det hevdet at gjennom den kompetanse en hadde bygd opp i organisasjonene, først og fremst hva gjelder å vite hvem som har vært gjennom ulike problemer og hvordan de hadde blitt løst, så kunne man som organisasjoner bidra med å rådgi om hvem man burde kontakte i ulike typer situasjoner.

At man, om ordningen skulle bli gjort permanent, ikke så for seg at de som organisasjoner skulle måtte endre sin virkemåte i særlig grad. Det ville fremdeles være mest rasjonelt å linke sin informasjon til offisiell informasjon fra Lånekassen. Dette på grunn av at dette sikrer oppdatering på et bedre vis enn om alle skulle oppdatere ved alle endringer som måtte komme.

Det var likevel interesse for at man burde kunne lage et slags felles informasjonsopplegg, for eksempel i form av en brosjyre eller et nettsted som kunne være felles for alle organisasjonene, Lånekassen og skolene. Men at man ikke mente at det var organisasjonenes oppgave å utforme denne. Igjen var holdningen at man gjerne bidro etter evne, men at andre måtte ha ansvaret. Det kom også frem at man mente at ansvaret burde ligge et sted hos/mellom Lånekassen og Departementet.

Vi tok opp med organisasjonene om det kunne være aktuelt at de tok kontakt inn mot de lokale/fylkesvise rådgiverforum for videregående skole. Dette ut fra en tankegang om at rådgiverne vil være de som har med godkjenningsprosessen å gjøre på skolene, og slik har direkte erfaring for hva som kan dukke opp av utfordringer og vanskeligheter. Responsen på denne utfordringen var positiv, men kunne tenke seg å etablere kontakt inn mot slike fora, men det kom fram at dette i så fall ville være en type kontakt som alle organisasjonene ville ha samme behov for å etablere. Med andre ord at selv om organisasjonene på mange måter kan sies å konkurrere med hverandre om utvekslingselevene, så var dette et eksempel på at denne nye ordningen har skapt et behov for at de må kunne opptre felles. Informasjon og samtaler i et slikt forum vil kunne være verdifullt uansett hvilken organisasjon en elev ønsker benytte seg av, og bør derfor være noe som skjer i forståelse mellom organisasjonene.

Det ble videre vist til at man, etter at denne ordningen trådte i kraft, for første gang har erfart at det kan være nyttig for organisasjonene å opptre samlet. Tidligere var der ingen støtteordninger eller noe som bandt organisasjonene til hverandre. Nå er de alle avhengige av at kompetanse og informasjon om denne ordningen er tilgjengelig.

Skolenes synspunkter

Fra skolenes side ble det trekt fram at man gjennom disse årene hadde avdekket et behov for at ulike skoler måtte opptre mer likt. Først og fremst med tanke på hva som trengtes for å få et opplegg godkjent. Det ble vist til situasjoner der elever brukte ulik praksis mellom skoler som ”press” for å få en ordning godkjent:

..”dersom dere ikke godkjenner dette, så vet jeg at XX-skole vil godkjenne det”.

Skolene nevnte selv at rådgiverforum kunne være et høvelig forum for å diskutere dette.

Vi spurte om man følte behov for noe ala en ”kompetansebase” på dette området, om det burde ha blitt utarbeidet ”case-samlinger” for hvordan man skulle gå frem, hva man trengte av dokumentasjon og hvilke rutiner man måtte etablere for å sikre et godt resultat. Her var svaret at man ikke følte et så stort behov for dette. Etter hvert som den enkelte skole fikk erfaring med ordningen, både med å hente fram og vurdere informasjon, og med hvordan Lånekassen vurderte denne, så anså man læringsterskelen for ikke å være så høy. Det eneste man kunne tenke seg som problem var at enkeltpersoner (”rektor/rådgiver”) kunne stille strengere krav til godkjenning enn som egentlig trengtes. Det ble vist til eksempler på dette, men igjen gjaldt dette i hovedsak første årene. Langt de fleste erfarte hurtig hvordan man skulle tilpasse seg denne situasjonen.

Videre ble det fra skolene sagt at kontaktmøtene med Lånekassen var verdifulle. De finner sted på vårparten når neste års regler er klare, og gir god informasjon om det som måtte ha kommet til/blitt endret. Aberet var at på skoler med flere rådgivere, der man har delt oppgavene seg i mellom, kunne dette føre til at den som hadde med utvekslingselevene å gjøre ikke også var den som hadde kontakten med Lånekassen. At det slik kunne bli en intern informasjonsbarriere. Og videre at ved skifte av personer i rådgiverstillingene på skolene kunne det være vanskelig å sikre at kompetansen om ordningen ble bevart.

Fra skoler med flere studieretninger ble det nevnt at man kunne ønske seg mer informasjon for hvordan man skulle kunne lage gode opplegg for å inkludere de yrkesrettede studieretningene. Man hadde eksempler på at man prøvde få det til, men at det ble opplevd som vanskelig pga. at disse i norsk videregående har et større innslag av teoretiske fag enn vanlig ute. Men det ble nevnt at man kunne greie det, om man bare var villig (både elev og skole) til å lage og følge opp et detaljert og forpliktende opplegg tilpasset den enkelte. Faren var bare at man ikke måtte risikere å overstige en grense der året ute ble et puggeår framfor det utviklings- og modningsår, som det i utgangspunktet er tenkt som (jf. grunnideen fra utvekslingsorganisasjonene).

Det ble videre sagt at man opplevde dialogen med Lånekassen som fruktbar. At man den første tiden kunne ha hatt situasjoner der man var uenige om hvordan et opplegg skulle vurderes, men at dette nå langt på vei hadde gått seg til.

Vi fikk et klart inntrykk av at ordningen med at Lånekassen sendte tilbake mangelfulle søknader til eleven/søkeren, som så tok dette opp med skolen, fungerte godt. Delvis på bakgrunn av informasjon om at antallet slike returer går drastisk ned etter kort tid (skolen lærer hva som trengs), men også fordi det erfaringsmessig var et svært lite mindretall av disse returene som ikke gikk gjennom i andre runde. Vi spurte både Lånekassen og skolene om eksempler på at slike returer hadde ført til at en søknad stoppet opp eller ble endelig avslått, men det var ingen som kunne huske direkte eksempler på dette.

I slike situasjoner meldte skolene at de tok kontakt tilbake til Lånekassen, dersom ikke den foreliggende tilbakemeldingen var klar nok. Og at man også kunne kontakte organisasjonene for å få vite om de hadde opplevd lignende situasjoner. Fra Lånekassen meldes det til oss at det i slike situasjoner vanligvis var det at de opplevde at skolene hadde vært noe for upresise i spesifiseringene av på hvilket grunnlag de ville godkjenne som var problemet. Men at dette nesten alltid lot seg løse.

Lånekassens synspunkter

Fra Lånekassen sin side ble det også hevdet at man som oftest opplevde at ordningen nå har funnet en tilfredsstillende form. Der finnes informasjon tilgjengelig, det foreligger kompetanse på hvordan denne skal forståes, og man har styringssignaler om å ”stole på skolenes vurderingsevne”. Med andre ord at systemet med forhåndsgodkjenning i ettertid ser ut til å fungere tilfredsstillende.

Vi vet at prøveordningen i utgangspunktet ikke ble initiert av Departementet/Lånekassen, men at den kom til under komitébehandlingen uten at det var gjort detaljerte vurderinger av hvilke rutiner den ville måtte behøve. Videre har vi fått informasjon om at også Lånekassen første tiden var noe usikre på hvordan den skulle håndheves, eksemplifisert ved at man innledningsvis så ganske strengt på at også lærestedet skulle være kjent for å få søknaden behandlet.

På den andre side kom det fram i intervjuene, både med Lånekassen og de andre, at det ikke opplevdes som om det at ordningen ”kom utenfra” medførte at den ble sett på med negative øyne. Vi har fått tilbakemeldinger om at det kunne oppstå problemer for eksempel på grunn av at saksbehandlere ved et regionkontor ikke var godt nok orientert om ordningen, men aldri om problemer på grunn av vrang vilje, av at ordningen medførte ekstraarbeid eller lignende.

Vi har sett fra hvordan søknadene fordeler seg geografisk at det er de største kontorene, spesielt Oslokontoret som innledningsvis fikk med ordningen å gjøre. Og i intervju på Lånekassens kontor i Ørsta kom det fram at første henvendelse der kom først våren 2000. Dette skulle bety at det var Oslokontoret som først bygde opp kompetansen på dette, naturlig nok, i og med at man måtte erfare gjennom konkrete saker hvordan dette skulle skje.

I intervju med Lånekassen sentralt har det kommet frem at man også her gjerne ser at det blir utarbeidet mer samlet informasjon om ordningen, og at informasjonen som finnes i dag ikke oppleves som fullt ut tilfredsstillende. Man sier videre at Lånekassens informasjonssider på Internett kan være et greit sted for informasjonen å være samlet, men man ønsker ikke selv å ha hovedansvar for å utarbeide denne, spesielt blir det nevnt at et slikt arbeid vil måtte ha tyngde fra departementet.

Som et resultat av at prøveordningen er innført, har man for første gang hatt fellesmøter mellom departement, Lånekasse og utvekslingsorganisasjonene. Som nevnt ovenfor er det en forståelse blant organisasjonene at denne ordningen krever et visst samarbeid mellom dem, og god kontakt mellom dem og det offentlige. Det er derfor nærliggende å nevne som en mulighet at man prøver utvikle et slikt forum dersom ordningen skulle bli permanent. Dette ville da også kunne være et egnet forum for å diskutere informasjonsrutiner og -materiell.

Forhold som elevene mener kan gjøre prosessen bedre

Som nevnt var det 72 % av elevene som mente at det ikke bød på problemer å få året forhåndsgodkjent. Dette på tross av at knapt halvparten måtte sende søknaden til Lånekassen før de endelig visste hvor de skulle dra. I kommentarene til spørsmålet om de opplevde det som om forhåndsgodkjenningen var problematisk, fikk vi innspill som beskrev ulike praktiske sider man hadde opplevd som vanskelige.

Vi bad derfor elevene vurdere et sett av påstander omkring søknadsprosessen for å få et inntrykk av hva som fungerte og hva som kunne forbedres. Påstandene skulle gis verdi etter hvor viktige elevene mente de var, på en skala fra 1 til 6. Vi presenterer en figur for gjennomsnittskårene for de to årene undersøkelsen omfattet (Figur 11). Deretter blir holdningene til de ulike påstandene drøftet.

Skolene må bli bedre til å informere om ordningen

Elevene slutter samlet opp om at påstanden om at skolene må bli bedre til å informere om ordningen. Rett nok er dette ikke noe ansvar som formelt tilligger skolene, et utvekslingsopphold er frivillig, og i utgangspunktet en sak mellom eleven og organisasjonen. Men i og med at denne ordningen legger opp til at man skal kunne få året godkjent som et ordinært år i Norge, blir det et poeng at også skolene må engasjere seg. Både for å sikre at informasjon om denne muligheten kommer tidlig ut til elevene (hindre å komme i tidsnød ut på sommeren), men også fordi dette er en ordning som skolene vil kunne gjøre bruk av i sitt eget arbeid med internasjonalisering.

Vi vil også kunne tolke den høye skåren for påstanden som et uttrykk for at elevene ønsker at de skal kunne bruke skolen sin til å skaffe informasjon/til å få vite hvor informasjonen finnes. Dette er en oppgave som skolene ser ut til å ville ta på alvor, i og med at de sier at de prøver å gjennomføre informasjonsopplegg der muligheter for å delta på denne ordningen er med. For eksempel at de prøver å bruke tidligere utvekslingsstudenter på infomøter for elever på grunnkurs.

Men igjen, som vi har vært inne på så opplever skolene at de må ha noe å informere om: det er et visst behov for å få frem mer og bedre informasjon om ordningen, og kanskje spesielt et visst behov for samkjøring mellom skoler i en region slik at man gir de samme opplysninger og de samme svar.

Figur 11 Vurder påstandene om forhold som kan gjøre søknadsprosessen bedre ved å gi hver av påstandene en verdi fra 1 til 6 (1 lite viktig, 6 svært viktig)

Ser vi på fordelingen over tid, ser vi at det er en svak tendens til at skåren går nedover. Dette kan passe godt med det vi har fått vite om hvordan skolene har lært seg å bli bedre både å informere om og arbeide med ordningen.

Vi har videre analysert dette i forhold til om skolene hadde hatt elever ute på ordningen før eller ikke. Som tabellen nedenfor viser, så er det en svak tendens til at elever fra skoler som hadde erfaring fra ordningen la noe mindre vekt på denne påstanden enn elever fra ”førstegangsskoler”, men her var forskjellene små. Så selv om elever fra skoler som har erfaring på andre spørsmål uttrykker at de opplever at godkjenningsprosessen går lettere, er det ikke slik at de opplever at skolen er flink nok til å informere. Vi kan ikke finne holdepunkter for at det er en ”læringseffekt” knyttet opp til det å informere mer generelt om ordningen.

Tabell 40 Vurder påstandene om at skolene må bli bedre til å informere om ordningen, fordelt etter om skolen hadde hatt elever ute første året eller ikke. Vist for elever andre året

Elever fra skoler som var med første året

Elever fra skoler som ikke var med første året

I alt

Antall

Lite viktig

5 %

2 %

2 %

5

Viktig

23 %

24 %

24 %

50

Svært viktig

73 %

74 %

74 %

157

Sum

100 %

100 %

100 %

Antall

40

172

212

Informasjon om hva som må til for å få et år godkjent må bli bedre tilgjengelig

Også denne påstanden slutter man jevnt opp om, med en skåre som begge årene ligger på over 5,2. Vi har sett fra kommentarene til spørsmålet om året var vanskelig å få forhåndsgodkjent at det ofte var nettopp praktiske og rutinemessige sider som sviktet:

  1. at elevene/skolene ikke visste hvor de kunne finne informasjon og hvilken type informasjon som behøvdes
  2. at det har vært en viss tendens til at ”nye områder” (som for eksempel Sør/Latin Amerika) kunne oppleves som vanskeligere å få tak i informasjon/dokumentasjon om.

Svarfordelingen for 2. året, etter om skolene hadde hatt elever 1. året eller ikke, viser her ikke særlig stor forskjell (8 mot 12 % som mente at dette punktet var lite viktig). Fra elevene sin side kan dette ha med å gjøre at de enkelte elever for stor del reiser til nye byer/skoler, slik at de opplever at det i alle tilfeller er et visst behov for å hente inn ny og spesifikk informasjon om skolen man skal til. Samt at elevens egne valg for eksempel for 3. året, vil være individuelle selv om landet er det samme.

Vi har vært inne på at organisasjonene ikke ønsker å bygge ut informasjonen i særlig grad, ut over det å ha et godt og oppdatert system av linker og tilvisninger til offisiell informasjon (Lånekassens brosjyrer/informasjonsmateriell), og at det heller ikke fra skolene sin side har blitt sagt at man ønsker bygge opp egen informasjon. Fra skolene ble det heller sagt at man gjorde nyttige erfaringer av å ha deltatt, og at man så måtte se på det enkelte tilfelle ”for seg”, i lys av det man hadde erfart, men uten å bruke dette slavisk som en mal.

Men at det på den andre siden blir det fra alle sagt at man gjerne stiller opp og bidrar til at informasjon blir bedre og mer tilgjengelig – om man bare finner ut hvem som skal ha ansvar for denne.

På grunnlag av at det her fremtrer som et klart ønske at elevenes erfaring tilsier at informasjonen må bli bedre tilgjengelig, burde dette være en pekepinn om at man bør avklare hvordan man kan etablere enkel og god informasjon om hva som trengs for å dokumentere en godkjenning.

Relevant informasjon må finnes lett tilgjengelig på Internett

Fra vår analyse av tilgjengelig informasjon på Internett om ordningen har vi sett at dette ikke utgjør så mye, ut over de konkrete fakta i forskriftene. Vi fant en tilvisning fra en av organisasjonenes nettsted til Statens Utdanningskontor i Sør-Trøndelag som hadde laget et oppsett med konkrete råd til den som ønsket å søke. Ut over dette var det helst korte notiser om at det fantes mulighet til å få støtte, en kort skissering av støttens omfang og en lenke til Lånekassens nettsted/forskrifter.

Vi vil lenger ute i analysen drøfte bruken av Internett/e-post som medium for å holde kontakten mellom elev og hjemmeskole, vi vet fra intervjuer at også organisasjonene opplever at elever nå bruker Internett for å holde kontakt under året ute. Med andre ord finner vi også knyttet til denne ordningen at elever holder seg à jour via Internett. Så klart uttrykt som elevenes oppslutning her er, burde dette være et kraftig signal om at Internett bør brukes mer aktivt.

Vi tok i intervjuene opp med de ulike aktørene om det ikke kunne være en ide at det forelå en Internettbasert ”eksempelsamling”, et sett av eksempler på hva som fantes av dokumentasjon fra ulike områder og hvordan denne ble vurdert av de ulike aktører. Dette ble av alle sett på som en god ide, men igjen, det ble uklart hvem som skulle ha ansvar for dette.

Samordningen mellom aktørene må bli bedre i søknadsfasen

Også for denne påstanden ligger skåren begge år rundt 4,5, med andre ord bred tilslutning. Vi viser videre fordelingen for år 2, fordelt etter om skolene hadde erfaring med ordningen eller ei. Vi kan her merke oss at det er en viss forskjell mellom ”førstereisskoler” (54 % av deres elever mener dette argumentet er svært viktig) mot de ”erfarne” (44 %). Dette tyder på at elever fra skoler med erfaring ikke opplever dette forholdet som like problematisk/like viktig som elever fra førstereisskoler. Med andre ord at dette er eksempel på en situasjon der læringseffekten slår inn.

Tabell 41 Vurder påstandene om at samordningen mellom aktørene må bli bedre i søknadsfasen, fordelt etter om skolen hadde hatt elever ute første året eller ikke. Vist for elever andre året

Skole som var med første året

Skole som ikke var med første året

I alt

Antall

Lite viktig

8 %

8 %

8 %

16

Viktig

49 %

38 %

40 %

85

Svært viktig

44 %

54 %

52 %

110

Sum

100 %

100 %

100 %

Antall

39

172

211

Også her kan vi støtte oss på intervjuene og på kommentarer i spørreskjemaene. I intervju med skolene – og med Lånekassen - kom det fram at det er en gjengs erfaring at har man først vært gjennom en runde, så vet man bedre hva de andre aktørene forventer. Det samme er inntrykket vi fikk fra kommentarene: for eksempel at skoler første gang kunne ”rote” fordi de ikke visste hva Lånekassen forventet.

Det må bli lettere å skaffe informasjon om utenlandske læreplaner

Denne påstanden skårer høyere 2. året enn første (ca 4,5 mot 5,1). Fordelt etter skolenes erfaring med ordningen ser vi at det er en forskjell mellom de erfarne og førstereis på ca 10 prosentpoeng (65 mot 75 % mener påstanden er svært viktig).

At skåren er høyere 2. året kan ha sammenheng med at dette året reiste relativt flere til ”nye” områder, første året var det svært mange til EU og USA/Canada, 2. året kommer for eksempel Australia/New Zealand med større tyngde. Det kunne være å vente at det var vanskeligere å skaffe informasjon om læreplaner etc. fra disse områdene, bl.a. på grunn av at de opererer med et avvikende skoleår.

Det må utarbeides retningslinjer for hvordan søknadsprosessen skal gjennomføres

Skåren ligger rundt 4,3 begge år. Elevene slutter opp om påstanden og mener dette er et viktig punkt.

Vi har ikke fått melding om at det finnes andre eksempler på retningslinjer ut over det som foreligger i informasjonsskrivet fra Lånekassen, samt på nettstedet til Statens utdanningskontor i Sør Trøndelag. Vi vil ikke drøfte dette videre her, bare vise til drøftingene av andre påstander om informasjon og godkjenning under dette punktet: det er enighet om at man bør utarbeide informasjon, men ikke om hvem som skal ta ansvaret.

Organisasjonene må gi mer konkret informasjon om det å ta et år av videregående ute

Også denne påstanden skårer relativt høyt, snitt rundt 4,3 og noe høyere andre år enn første. Dette er et signal om at det fra elevenes side ville være ønskelig at organisasjonene engasjerte seg noe mer enn de kanskje selv ønsker. Vi har ikke noe i vårt materiale som tyder på at elevene opplever at organisasjonene er tilbakeholdne med å skaffe informasjon, dette er trolig heller et signal om at dette fra elevenes ståsted ville være en naturlig plass å hente slik informasjon: når man får sin godkjenning for å dra ut fra organisasjonen kunne det samtidig være greit om det fulgte med informasjon om det spesielle med å ta et år ute.

Vi vil i siste del av analysen komme inn på om elevene vil anbefale denne ordningen til sine venner. Uten å foregripe dette så vil vi nevne at det i kommentarene der kommer fram at det er noen som opplever at det å ta et slikt år som et ordinært år kan være tøft, og at det derfor burde ha vært gitt bedre informasjon om dette på forhånd.

I intervjuer med skolene blir også dette dratt frem – at man der kan se/vite at denne eleven overvurderer sine evner/muligheter og trolig vil kunne få det tøft ute, uten muligheter til å kunne gjøre annet enn å eventuelt fraråde vedkommende å dra. Men da er eleven ofte alt akseptert av organisasjonen, og opplever seg langt på vei som reiseklar og ikke alltid mottakelig for informasjon.

Dermed ville det kunne være en god løsning om denne type informasjon også ble gitt fra organisasjonenes side. De kommer i kontakt med elevene tidlig og burde slik kunne bruke høvet til å hjelpe den enkelte til å gjøre best mulig valg.