Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

Praktisk gjennomføring...

Praktisk gjennomføring i fylkene

Opplegget som her skisseres er en anbefaling på hvordan egenevaluering bør gjennomføres. Det foreslåtte opplegges kan tilpasses og justeres ut fra hva en mener er hensiktsmessig i det enkelte fylket, eller det kan benyttes alternative egenevalueringsmodeller.

Undersøkelsesopplegg og informanter

Egenevaluering er fylkesplanlegging og skal således ikke erstatte eller konkurrere med ekster­ne evalueringer utført av FOU-miljøer.

God og solid fylkesplanlegging skal ha egenevaluering som en nødvendig delaktivitet. Egenevaluering bør i størst mulig grad introduseres og gjennomføres som en integrert del av det å planlegge. Dette betyr videre at i utgangspunktet bør alle som er ment å delta i fylkesplanarbeidet, også delta i slik egenevaluering. Av tids- og ressurshensyn må en ofte gjøre et utvalg. Det anbefales spørreskjema til ca 100 informanter, kombinert med inntil 20 intervjuer. Fylkeskommunen kan formidle spørreskjema til samtlige deltakere i planprosessen, samt intervjue flere personer hvis de har kapasitet til dette. Det er imidlertid viktig å velge et ressursmessig realistisk opplegg som vil kunne bli gjennomført med kvalitet.

Det foreslås at spørreskjemaer formidles til følgende:

  • Regionale- og lokale politikere: fylkesordfører, fylkesutvalgsmedlemmer, hovedutvalgsledere og ordførere/regionrådsledere. 30-40 stykker.
  • Administrasjon i fylkeskommunen og kommunene, samt regional stat/ytre stasetater: fylkesrådmann, rådmenn, Fylkesmann, planleggere, etatssjefer, sektorledere og virksomhetsledere. 40-50 stykker.
  • Næringsliv og interesseorganisasjoner. 5-10 stykker.
  • Representanter fra nabofylker hvis de har deltatt i fylkesplanarbeidet

Dette blir 75-100 personer. Ved utvelgelse av informanter til å svare på spørreskjema, bør en sørge for å innhente synspunkter fra aktørene med makt og virkemidler til å påvirke fylkesplanleggingen. Ideelt burde imidlertid alle deltakerne i planprosessen fått anledning til å svare på spørreskjema.

Det anbefales ikke å invitere til anonyme svar fordi anonymitet kan oppfordre til ubegrunnede "sleivspark". Når informantene må stå til rette for sine synspunkter, blir svarene trolig mer konstruktive. Man vil da også kunne kontakte informanten for mer utdypende kommentarer. Det er også viktig for intervjusituasjonen at en har informantens spørreskjema som grunnlag for intervjuet.

Det kan være hensiktsmessig å begrense intervjuene til et antall på inntil 20 personer. Hva slags prin­sipp skal en så velge for en slik utvelgelse? Det bør velges ut noen av de mest sentrale av de 75-100 som er nevnt ovenfor, for eksempel 4-8 personer fra hver informantgruppe. Det tenkes da både på formell posisjon, men også engasjement og grad av involvering i det nylig avsluttede fylkesplanarbeidet.

Gjennomføring av datainnsamling

Informantgruppa må selv være eller bli overbevist om at egenevalueringen er nyttig og interessant. Først da vil en få kvalitet på tilbakemeldingene. Primært bør det være fylkesplanapparatet som gjennomfører datainnsamlingen. Kvaliteten på tilbakemeldingene avhenger av at informantene setter av nok tid til å arbeide seg grundig gjennom spørreskjemaet. Det er en fordel om presentasjon, utdeling og innsamling av spørreskjema kan skje i en sammenheng der det ellers er nødvendig å henvende seg til, eller ha kontakt med, den enkelte informantgruppen. Ordliste/begrepsapparat anbefales formidlet sammen med spørreskjema for å etablere felles forståelse.

Andre som mer eller mindre kan være med på gjennomføring av datainnsamlingen, er f.eks. hovedfags-/masterstudenter eller eksternt innleide ressurspersoner. Spørreskjemautdeling og innsamling kan mange gjennomføre. Intervjuene bør imidlertid fylkesplanapparatet selv foreta, i og med at det bør kunne ligge mye læring i å kunne samtale grundig med et knippe sentrale personer rett etter et avsluttet fylkesplanarbeid.

Tolkning av data

Fylkesplanapparatet selv bør bearbeide data: Egenevaluering er fylkesplanlegging, som skrevet og argumentert for tidligere. Det er samtidig viktig å være klar over at fylkesplanapparatet selv har egne oppfatninger om hvordan fylkesplanleggingen har fungert og fungerer. Disse oppfatningene må komme til utrykk. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at fylkesplanapparatets "regissørinnsats" er en viktig del av egenevalueringen. Å bearbeide er å tolke, og er således ingen nøytral og interessefri aktivitet. Det hadde vært en fordel med en viss bredde og engasjement i bearbeidingsprosessen, der flere tar del i tolkningen, slik at en får frem et mer rikt og nyansert bilde. Flere vil også kunne få et mer innlevd forhold til egenevalueringen.

Spørreskjemaresultatene kan for eksempel bearbeides ved bruk av metodiske verktøy som SPSS 3SPSS er et statistisk datahåndterings- og dataanalyseverktøy., men det er ikke sikkert at det er nødvendig. Dette fordi informantene i så stor grad er invitert til å utfylle svarene med skriftlige kommentarer.

Oppfølging i fylkene

Snarest mulig etter at den overordnede fylkesplanen er utarbeidet og sendt partene, bør arbeidet med egenevaluering starte. Alternativt kan egenevaluering gjennomføres etter hver fase i planarbeidet. Resultatene fra spørreskjemaer og intervjuer samles i en enkel rapport som danner grunnlag for en åpen diskusjon om forbedringspunkter. Resultater fra egenevalueringen og felles erkjente forbedringspunkter fra den åpne diskusjonen presenteres i fylkeplanmeldingen. Forbedringstiltakene trekkes videre med inn i oppstartsarbeidet av neste fylkesplan, der ny refleksjon kan bidra til ytterligere forbedringstiltak.

Spørreundersøkelse

Det er utarbeidet spørreskjema til tre ulike aktørgrupper:

  • Regionale- og lokale politikere
  • Administrasjonen i fylkeskommunen og kommunene, og regional stat/ytre statsetater
  • Næringsliv og interesseorganisasjoner

Denne delingen gjør det mulig å legge til spesifikke spørsmål til de enkelte aktørgruppene. For eksempel spesifikke spørsmål til deltakerne fra næringsliv og frivillige organisasjoner, ut fra den spesifikke prosessen som har vært i det enkelte fylket.

Spørreskjemaet er delt i fire hovedbolker:

  1. Deltakelse – hvordan den enkelte har deltatt i fylkesplanleggingen
  2. Prosess – synspunkter på fylkesplanprosessen
  3. Plan – synspunkter på plandokumentet
  4. Gjennomføring – synspunkter på forventninger til hvilken gjennomslagskraft planen og planprosessen vil ha

Innenfor hver av disse fire hovedbolkene fokuseres det på tre ulike faser i prosessen og planen:

  • Situasjonsanalyse - oppstart
  • Utarbeiding av plandokumentet
  • Gjennomføring

Det foreslås ja/nei – svar, kombinert med en mulighet til og sterk oppfordring til å komme med skriftlig tilleggskommentarer. Det kan også vurderes om det er hensiktsmessig med svaralternativet "vet ikke" for enkelte av spørsmålene.

Forslag til spørreskjema finnes i vedlegg.

Intervjuene

Intervjuopplegget kan være at en først plukker ut de anslagsvis 20 personene en ønsker å intervjue; jo flere, jo bedre. Disse kan intervjues enkeltvis eller flere sammen. Gruppeintervjuer tilrås.

Intervjueren tar med seg det utfylte spørreskjemaet i intervjuet for på denne måten å la samtalen dreie seg om å tolke og utfylle de opplysningene som er gitt i spørreskjemaet. Dette kan også være nyttig for tolkning av spørreskjemaer som en ikke får fulgt opp gjennom intervjuer.

Mulige tilleggsspørsmål i intervjuet kan være:

  • Hva legger du i begrepet regional utviklingsrolle?
  • Hvordan vurderer du fylkesplanleggingen med hensyn til å gi nasjonal politikk en regional merverdi?
  • Hvordan vurderer du fylkesplanleggingen med hensyn til å gi lokal politikk en regional merverdi?
  • Hva legger du i begrepet partnerskap, og hvordan oppfatter du din rolle i det regionale partnerskapet?
  • Hvordan vil du vurdere fylkeskommunens evne til å lede partnerskapet?

Undersøkelsenes begrensninger

En første begrensing i det foreslåtte undersøkelsesopplegget er at det ut fra kapasitet i fylkene tilrås å gjøre et utvalg av informanter, ca 100. Dette innebærer at ikke alle deltakerne blir spurt, og bildet som dannes er således ikke et helhetsbilde.

Ett annet avvik og dermed begrensning ligger i valg av evalueringsmetoder. Når vi evaluerer, blir det i stor grad i form av spørreskjemaer til enkeltpersoner, pluss noe intervjuaktivitet. En slik metode oppfordrer i liten grad til felles meningsutvikling.

Begrensningen vil en viss grad kunne oppveies av det åpne drøftingsmøtet om forbedringstiltak og oppstartsmøte(r).

En tredje begrensning er knyttet til undersøkelsestidspunktet: Datainnsamlingen gjennomføres rett etter fullført revidering. På dette tidspunktet vet en lite om denne fylkesplanleggingen kommer til å gjøre noen forskjell; kommer til å bety noe. Vi får også bare umiddelbare oppfatninger om hvordan prosessen fungerte.

En fjerde begrensning er knyttet til "hvem som svarer". Tilbakemeldingene vil representere synspunktene til den enkelte person og ikke fylkeskommunen, kommunen, regional stat, næringslivet eller de frivillige organisasjonene.

Alternative undersøkelsesopplegg

Som tidligere nevnt er veilederen ment som en anbefaling på hvordan arbeidet med egenevaluering kan gjennomføres. Et alternativt undersøkelsesopplegg kan være egenevaluering etter hver fase i planarbeidet – oppstartfasen, utarbeidingsfasen, godkjenningsfasen og gjennomføringsfasen. En annen modell kan være at en går mer direkte i dialog med de enkelte aktørgruppene, for eksempel ved gruppesamtaler.

Som tillegg til et egenevalueringsopplegg kan det også være aktuelt med brukerrettede undersøkelser.

Dersom det er ønskelig med et ekstra kritisk søkelys på planarbeidet kan det også vurderes bruk av eksterne opponenter. Dette både under selve fylkesprosessen, og som en del av egenevalueringen. Disse opponentene kan for eksempel være; forskere, politikere eller planarbeidere fra andre fylker.

Rapportering til Miljøverndepartementet

For at Miljøverndepartementet skal få oversikt over utviklingen i fylkesplanleggingen, er det viktig at fylkeskommunene oppsummerer egenevalueringsresultatene i fylkesplanmeldingen. For å kunne gjøre en nasjonal sammenstilling må fylkeskommunene rapportere på de samme parameterne. Miljøverndepartementet forventer i den anledning at fylkesplanmeldingen inneholder et punkt om egenevaluering, hvor det som et minimum rapporteres om følgende:

  • Ledelse av og deltakelse i fylkesplanarbeidet: Om alle parter deltar som forventet, og om fylkeskommunen makter å utvikle og lede det regionale partnerskapet gjennom planarbeidet på en effektiv måte!
  • Fylkesplandokumentetenes "substans": Om plandokumentene på en forståelig og dekkende måte presenterer situasjonsvurderinger, utforfordringer, innsatsområder m.m.!
  • Fylkesplanleggingen virkninger: Om fylkesplanleggingen har virkninger/ gjennomslagskraft lokalt, regionalt og sentralt!
  • Regional merverdi: Om fylkesplanleggingen bidrar til en regional merverdi av nasjonal og lokal politikk!

Ved valg av alternative egenevalueringsopplegg, bør en dessuten sørge for et opplegg som sikrer at det i fylkesplanmeldingen kan redegjøres for de ulike fasene i fylkesplanarbeidet.

Til toppen