Aktiver Javascript i din nettleser for en bedre opplevelse på regjeringen.no

Historisk arkiv

Funksjonell kravspesifikasjon for statlige lønns- og personaldatasystem

Historisk arkiv

Publisert under: Regjeringen Bondevik I

Utgiver: Arbeids- og administrasjonsdepartementet

Som statens overordnede arbeidsgiverinstans og regelverksforvalter, har Arbeids- og administrasjonsdepartementet ved Arbeidsgiveravdelingen utarbeidet ny “Funksjonell kravspesifikasjon for statlige lønns- og personaldatasystem”.

Forord

Som statens overordnede arbeidsgiverinstans og regelverksforvalter, har Arbeids- og administrasjonsdepartementet ved Arbeidsgiveravdelingen utarbeidet ny “Funksjonell kravspesifikasjon for statlige lønns- og personaldatasystem”.

Kravspesifikasjonen har som formål å stille funksjonelle krav til statlige lønns- og personaldatasystem som er nødvendige for å tilfredsstille forvaltningens gjeldende regelverk og sentrale avtaler som regulerer fagområdet.

Statens forvaltningstjeneste har hatt prosjektledelsen for utarbeidelsen av den nye kravspesifikasjonen. Prosjektgruppen har videre bestått av en representant fra Arbeidsgiveravdelingen og ekstern konsulent. Viktige bidragsytere til de ulike elementer i kravspesifikasjonen har vært representanter fra Finansdepartementet, Skattedirektoratet, Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet, Sosial- og helsedepartementet, Rikstrygdeverket, Statens Pensjonskasse og Statskonsult. Riksrevisjonen har videre deltatt som observatør gjennom hele prosjektet.

Statlige virksomheter kan vederlagsfritt få tilsendt ett trykt eksemplar av kravspesifikasjonen med vedlegg (P-0883) ved henvendelse til:
Statens trykksaksekspedisjon,
Postboks 8169 Dep, 0034 Oslo
Telefax. 22 24 27 98

Flere eksemplarere av kravspesifikasjonen med vedlegg kan kjøpes i bokhandelen Akademika.
Grønt bestillingsnummer: 800 80 960
Publikasjonsnummer P-0883

Oslo, 5. oktober 1999


1 Innledning

Denne funksjonelle kravspesifikasjonen er utarbeidet for å sikre at statlige lønns- og personaldatasystemer innehar den funksjonalitet som er nødvendig for å kunne tilfredsstille forvaltningens gjeldende regelverk og sentrale avtaler som regulerer fagområdet. Av sentrale lover i denne forbindelse kan nevnes tjenestemannsloven, arbeidsmiljøloven, folketrygdloven og ferieloven. En oversikt over de mest aktuelle lover, hovedtariffavtalen (HTA), sentrale særavtaler, administrative retningslinjer, samt kommentarer fra den overordnede arbeidsgiverinstans, Arbeids- og administrasjonsdepartementet, er samlet i Statens personalhåndbok (SPH) sammen med de til enhver tid utgitte personalmeldinger (PM).

I Økonomireglementet for staten, fastsatt ved kongelig resolusjon 26. januar 1996 med tilhørende funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996, er et lønnssystem definert som et obligatorisk hjelpesystem i økonomistyringen og som en del av virksomhetens økonomisystem. Relevante bestemmelser i nevnte regelverk gjelder derfor også for et lønns- og personaldatasystem.

Virkeområdet for kravspesifikasjonen er departementene/Statsministerens kontor og underliggende statlige virksomheter som får sine bevilgninger fastsatt på statsbudsjettet medregnet folketrygden, herunder statens forretningsdrift.

Vedrørende krav til systemenes funksjonalitet for håndtering av lønn er kravspesifikasjonen ment å være på et detaljert nivå, mens man i krav til personalforvaltning har lagt kravene på et mer overordnet nivå. Virksomhetene vil her i større grad ha sine spesifikke virksomhetskrav. Kravspesifikasjonen skal imidlertid på et generelt nivå dekke de mest sentrale krav man bør stille til et lønns- og personaldatasystem i en statlig virksomhet.

Kravspesifikasjonen er bygd opp slik at det foran hvert kapittel/emne er referert til sentrale lover og regelverk innen området. Lovverket er ikke gjengitt uttømmende, men er ment å kunne gi både brukerne og leverandører av et lønns- og personaldatasystem en overordnet oversikt over hvilke forpliktelser som påhviler virksomheten gjennom lov og avtaler og som dermed stiller krav til systemenes funksjonalitet. Det gjøres oppmerksom på at de refererte lover og avtaler vil kunne endre seg, slik at virksomhet og systemleverandør selv må holde seg oppdatert på hvilke bestemmelser som til enhver tid gjelder.

Der hvor statlige instanser har hjemlet krav til innrapportering, er kravspesifikasjonene fra disse lagt ved i sin helhet, se kapittel 10. Ved eventuelt avvik i den funksjonelle kravspesifikasjonen i forhold til vedleggene, så skal det aktuelle vedlegg legges til grunn.

Videre er kravspesifikasjonen bygd opp slik at der hvor kravene til systemets funksjonalitet er et "skal-krav", er dette merket i andre kolonne i tabellene. Disse kravene er obligatoriske og er enten avtalefestet, regelstyrt eller representerer et minimum av funksjonalitet som et lønns- og personaldatasystem må inneha for å kunne anvendes i en statlig virksomhet. Øvrige krav har status som "bør-krav". De er ment å angi ønsket funksjonalitet og utviklingsretning slik at systemene kan fungere både som et effektivt hjelpemiddel i den daglige drift og som et styringsverktøy for virksomhetens ledelse. Der hvor det er merket av ”beskriv” i siste kolonne i tabellene, skal leverandørene beskrive sin løsning for hvordan systemet eventuelt ivaretar kravet.

Det gjøres også oppmerksom på at en rekke av de kravene som ikke er merket som obligatoriske i kravspesifikasjonen kan være "skal-krav" for den enkelte virksomhet.

Virksomhetene vil i tillegg kunne ha krav til systemenes funksjonalitet utover det som fremkommer av denne kravspesifikasjonen. Virksomhetene må da utarbeide egen tilleggskravspesifikasjon som må forelegges systemeleverandørene i en anskaffelsesprosess.

Krav til funksjonalitet for administrasjon av reiseregninger (reiseregningsmodul), systemenes brukervennlighet, brukergrensesnitt og tekniske plattform inngår ikke i denne kravspesifikasjonen. Her må virksomheten selv foreta den nødvendige evaluering og valg.

Den særskilte funksjonalitet som er nødvendig for at systemene skal kunne fungere som en lønnssentral faller også utenfor formålet med denne kravspesifikasjonen og er dermed ikke ivaretatt.

Denne kravspesifikasjonen vil danne grunnlag for innhenting av anbud på rammeavtale for lønns- og personaldatasystemer i staten som Statens forvaltningstjeneste forvalter. For de virksomheter som ikke benytter rammeavtalen, vil den være et hjelpemiddel ved innhenting av egne tilbud/anbud fra systemleverandørene.

2 Innledende krav til et lønns- og personaldatasystem

nr skal   ja/nei beskriv
2.1.1   Krav til systemets funksjonalitet iht. økonomireglementet for staten    
2.1.2 x Tilfredsstiller systemet økonomiregelverkets krav vedrørende lønns- og personalkostnader, jf. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten kap. 8   x
2.1.3 x Tilfredsstiller systemet økonomiregelverkets krav vedrørende dokumentasjon, jf. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten kap. 4-2.10, se også Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, Finansdepartementet, mai 1997 pkt. 2.2.21   x
2.1.4 x Tilfredsstiller systemet økonomiregelverkets krav vedrørende sikkerhet, jf. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten kap. 4-2.11, se også Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, Finansdepartementet mai 1997 pkt. 2.2.20   x
2.1.5 x Tilfredsstiller systemet økonomiregelverkets krav vedrørende konto-/kodeplaner, jf. Funksjonelle krav kap. 4-2.1, se også Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, Finansdepartementet mai 1997 pkt. 2.2.3   x
2.1.6 x Tilfredsstiller systemet økonomireglementets krav vedrørende innhold, dokumentasjon og arkivering av data, jf. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten kap. 4-2.2, se også Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, Finansdepartementet mai 1997 pkt. 2.2.4   x
2.1.7   Krav til integrasjon, overføring/import av data    
2.1.8 x Understøtter lønns- og personaldatasystemet krav til integrasjon slik at manuell registrering kun skal skje en gang for obligatorisk funksjonalitet    
2.1.9 x Har systemet inputkontroll ved overføring av data fra andre systemer (inkl. fullstendighets-, validerings- og gyldighetskontroll)   x
2.1.10 x Har systemet funksjonalitet for å eksportere data for innlesning i hovedbok/reskontro i annet system, jf. Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, Finansdepartementet mai 1997 pkt. 3.3   x
2.1.11   Beskriv grensesnitt for overføring av data fra tidregistrerings- og skift-/turnussystemer.   x
2.1.12   Beskriv systemets funksjonalitet for integrasjon mot tekstbehandling og regneark   x
2.1.13   Funksjonelle krav    
2.1.14   Kan systemet kontrollere:    
2.1.15 x
  • at fødselsnummeret er gyldig
  x
2.1.16 x
  • at bankkontonummeret er gyldig
  x
2.1.17 x
  • at data er registrert med riktig angitt format (for eksempel dato- og tallformat)
  x
2.1.18   Er det mulig å registrere på ugyldige koder   x
2.1.19 x Gir systemet i så fall meldinger dersom ugyldige koder benyttes    
2.1.20 x Gir systemet varsel dersom nødvendige felter ikke er utfylt   x
2.1.21   Har systemet norsk språk/format i:    
2.1.22 x
  • ledetekst
   
2.1.23 x
  • hjelpetekst
   
2.1.24 x
  • menyer
   
2.1.25  
  • tegnsett
   
2.1.26  
  • datoer
   
2.1.27   Har systemet funksjonalitet for elektronisk attestasjon   x
2.1.28   Krav til spørring og rapportering    
2.1.29   Beskriv tilgjengelig rapportgenerator/rapporteringsverktøy som følger systemet   x
2.1.30   Beskriv hvordan rapporter kan overføres til andre systemer som regneark og tekstbehandling, herunder for eksempel
klipp og lim funksjonalitet, overføring via elektronisk fil, andre (OLE eller lignende)
  x
2.1.31 x Har systemet funksjonalitet for on-line spørring på skjerm   x
2.1.32   Kan man ved spørring:   x
2.1.33  
  • angi minst 10 utvalgskriterier
   
2.1.34  
  • angi alle felter som utvalgskriterier
   
2.1.35  
  • benytte alle de logiske operatorene ved angivelse av utvalgskriterier (>, <,=, og, eller, ikke)
   
2.1.36  
  • angi hvordan koblingen mellom tabellene skal foretas ved utvalg fra forskjellige tabeller
   
2.1.37  
  • ta med alle felter i systemet i resultatet av spørringen
   
2.1.38  
  • skrive ut resultatet av spørringen uten å måtte overføre data til andre verktøy, som for eksempel regneark eller tekstbehandling
   
2.1.39  
  • lagre oppsettet av spørringen for senere bruk
   
2.1.40  
  • lagre spørringen for senere bruk
   
2.1.41   Virksomhetsspesifikke opplysninger    
2.1.42   Har systemet funksjonalitet for å registrere følgende opplysninger om virksomheten:   x
2.1.43 x
  • bedriftsledd i flg. Enhetsregisteret (laveste nivå) - 9 siffer
   
2.1.44 x
  • organisasjonsledd/juridisk organisasjonsnummer i flg. Enhetsregisteret - 9 siffer
   
2.1.45 x
  • etatskode
   
2.1.46 x
  • tjenestestedskode
   
2.1.47 x
  • virksomhetens navn
   
2.1.48 x
  • adresse med postnummer og poststed
   
2.1.49 x
  • telefonnummer
   
2.1.50 x
  • telefaksnummer
   
2.1.51 x
  • e-postadresse
   
2.1.52 x
  • bankkonti
  x

3 STILLINGER I STATEN

Før budsjettreformen i 1997 var det grunnleggende prinsipp at det var nødvendig med en stillingshjemmel for å tilsette personell i staten. Som hovedregel skjedde dette ved vedtak pr. departement i fagproposisjonen til St. prp. nr 1, hvor det ble henvist til omtale av forslag til opprettelser og inndraginger under det enkelte budsjettkapittel. Bevilgningsreglementet inneholdt unntak med detaljerte retningslinjer for praktiseringen. For alle statsinstitusjoner som fikk sitt budsjett fastsatt i statsbudsjettet var det dermed nødvendig med stillingshjemler for å tilsette personell.

Stortinget vedtok den 19. juni 1997 reform av Stortingets behandling av stats- og nasjonalbudsjettet som bl.a. besto i opphevelse av Bevilgningsreglementets § 10 om opprettelse, inndraging og omgjøring av ledige statsstillinger. Endringene skjedde med virkning fra 01.10.1997 og gjelder i utgangspunktet fram til 30.09.2001. Stortinget styrer etter reformen kun på den nye driftsposten (01) som også dekker lønn til de ansatte. Det er det enkelte fagdepartement som i dag har det endelige ansvaret for bemanningens størrelse i de underliggende statlige virksomheter.

Nærmere opplysninger om midlertidig opphevelse av stillingshjemler finnes i PM 20/97 og Arbeidsnotat fra Finansdepartementet nr. 1 av 20.06.97.

3.1 Stillingsadministrasjon

Stillinger i staten er inndelt i følgende hovedgrupper:

  • embetsmenn
  • fast tilsatte tjenestemenn
  • åremålstilsatte tjenestemenn
  • midlertidige og engasjerte tjenestemenn
  • overenskomstlønnede

Stillingene kan være heltidsstilling eller deltidsstilling.

Sondringen mellom de ulike typer tilsettings- og ansettelsesforhold er av betydning for såvel rettsstillingen som behandlingsreglene, jf. tjenestemannsloven med forskrifter/reglement og arbeidsmiljøloven.

3.2 Krav til stillingsadministrasjon

nr skal   ja/nei beskriv
3.2.1   Krav til funksjonalitet    
3.2.2   Har systemet funksjonalitet for å registrere følgende opplysninger til stillinger:    
3.2.3 x
  • stillingsnummer
   
3.2.4 x
  • lønnsplan
   
3.2.5 x
  • stillingskode
   
3.2.6 x
  • stillingsbetegnelse
   
3.2.7  
  • arbeidstittel (annen tittel enn stillingskodens stillingsbetegnelse, for eksempel personalkonsulent)
  x
3.2.8 x
  • organisasjonsenhet (avdeling/kontor)
   
3.2.9 x
  • ansattnummer (flere)
   
3.2.10  
  • lønnstrinn
   
3.2.11 x
  • lønnsramme
   
3.2.12 x
  • lønnsrammealternativ
   
3.2.13 x
  • lønnsspenn
   
3.2.14 x
  • stillingsandel/-prosent
   
3.2.15  
  • opprettingsdato
   
3.2.16  
  • opprettingsårsak
   
3.2.17  
  • omgjøringsdato
   
3.2.18  
  • omgjøringsårsak
   
3.2.19  
  • inndragingsdato
   
3.2.20  
  • inndragingsårsak
   
3.2.21  
  • utdanningskrav
   
3.2.22 x
  • sertifisering/autorisasjon
   
3.2.23 x
  • sikkerhetsklarering
   
3.2.24 x
  • særaldersgrense
   
3.2.25 x Har systemet funksjonalitet for å registrere flere tilsettingsforhold til en stilling   x
3.2.26   Har systemet funksjonalitet for å registrere stillingsbeskrivelse til stillingen   x
3.2.27   Kan det settes fra-til periode for all informasjon knyttet til stillingen   x
3.2.28   Har systemet funksjonalitet for å foreta gruppevise endringer:   x
3.2.29 x
  • flytte alle stillinger som er tilknyttet en organisasjonsenhet over til en annen
   
3.2.30 x
  • flytte alle stillinger i en stillingskode over til en annen
   
3.2.31 x
  • flytte alle stillinger i en stillingskode fra ett lønnstrinn til et annet
   
3.2.32   Krav til spørring og rapportering   x
3.2.33 x Har systemet funksjonalitet for å spørre på hvem som er tilsatt i stillingen    
3.2.34 x Har systemet funksjonalitet for å spørre på hvilken prosent stillingen er bemannet    
3.2.35 x Har systemet funksjonalitet for å spørre på hvilke stillinger som er knyttet mot faste/midlertidige tilsettingsforhold    
3.2.36   Kan det tas ut en oversikt over stillingene i virksomheten med angivelse av:    
3.2.37  
  • stillingens stillingsandel
   
3.2.38  
  • hvem som er tilsatt i stillingen
   
3.2.39  
  • hvem som evt. har permisjon fra stillingen
   
3.2.40  
  • lønnstrinn
   
3.2.41   Kan det tas ut en oversikt pr. organisasjonsenhet med angivelse av:    
3.2.42  
  • årsverkramme
   
3.2.43  
  • disponerte årsverk
   
3.2.44  
  • ledige årsverk
   
3.2.45   Kan det tas ut en utskrift av organisasjonskartet (grafisk)   x
3.2.46   Krav til historikk    
3.2.47 x Er det historikk på stillingen    

4 PERSONALADMINISTRASJON

4.1 Særavtale om lønns- og personalregistre

Hvilke data som kan registreres og hvordan data skal håndteres i et lønns- og personaldatasystem, fremgår av Særavtale om lønns- og personalregistre. Særavtalen er inngått for perioden 1. desember 1994 og løper til den blir sagt opp av en av partene, se SPH pkt. 7.13. Særavtalen danner grunnlag for hvilke krav som settes til lønns- og personalregistre i staten.

Hovedformålet med avtalen er å sikre at

  • data som samles inn om arbeidstakerne blir behandlet på en forsvarlig måte
  • det ikke blir samlet inn andre data enn det er klare og legitimerte behov for
  • arbeidstakernes integritet ikke blir krenket ved at uvedkommende får kjennskap til opplysningene.

Forslag om ny lov om behandling av personopplysninger er fremmet og kan føre til eventuelle endringer i nevnte særavtale.

4.2 Rett til innsyn i egne data

Etter avtale om lønns- og personalregistre § 4 har den enkelte arbeidstaker adgang til alle opplysninger som vedrører den ansatte selv. Arbeidstakeren kan kreve å få årlige utskrifter av de opplysninger som er registrert på ham/hun, enten fra etaten selv eller fra etatens lønnssentral. Fremgangsmåten og nærmere begrensning fastsettes i lokal avtale.

4.3 Krav til personaladministrasjon

nr skal   ja/nei beskriv
4.3.1   Krav til registre    
4.3.2 x Inneholder systemet poststedregister    
4.3.3   Blir poststedregisteret oppdatert/vedlikeholdt som en del av leverandørens ordinære vedlikeholdsavtale    
4.3.4 x Inneholder systemet utdanningsregister:   x
4.3.5  
  • SST/STS
   
4.3.6  
  • SSB
   
4.3.7   Blir utdanningsregisteret oppdatert/vedlikeholdt som en del av leverandørens ordinære vedlikeholdsavtale    
4.3.8   Krav til funksjonalitet    
4.3.9   Har systemet funksjonalitet for å registrere følgende opplysninger til person:    
4.3.10 x
  • fødselsnummer
   
4.3.11 x
  • navn
   
4.3.12 x
  • bostedsadresse med postnummer og poststed
   
4.3.13  
  • postboksadresse med postnummer og poststed
   
4.3.14  
  • midlertidig adresse med postnummer og poststed
   
4.3.15  
  • tilleggsadresser
   
4.3.16 x
  • e-postadresse
   
4.3.17 x
  • telefon:
   
4.3.18  
  • arbeid
   
4.3.19  
  • privat
   
4.3.20  
  • mobil
   
4.3.21  
  • personsøker
   
4.3.22 x
  • bankkontonummer
   
4.3.23 x
  • skattekommune
   
4.3.24  
  • trygdekontor
   
4.3.25 x
  • statsborgerskap
   
4.3.26 x
  • kjønn
   
4.3.27 x
  • sivil status
   
4.3.28 x
  • barn:
   
4.3.29  
  • fødselsdato
   
4.3.30 x
  • nærmeste pårørende:
   
4.3.31  
  • adresse med postnummer og poststed
   
4.3.32  
  • telefon
   
4.3.33 x
  • utdanningskode
   
4.3.34  
  • SST/STS
   
4.3.35  
  • SSB
   
4.3.36  
  • utdanning (tekst)
   
4.3.37  
  • kurs
   
4.3.38  
  • praksis
   
4.3.39 x
  • ansatt dato (i virksomheten)
   
4.3.40 x
  • ansattnummer
   
4.3.41 x
  • tjenestested
   
4.3.42 x
  • organisasjonsenhet
   
4.3.43  
  • adgangskort
   
4.3.44 x
  • tjenesteansiennitet
   
4.3.45 x
  • tilleggsansiennitet
  x
4.3.46  
  • lønnsplannummer
   
4.3.47 x
  • stillingskode
   
4.3.48 x
  • stillingsbetegnelse
   
4.3.49  
  • arbeidstittel
   
4.3.50 x
  • lønnsrammenummer
   
4.3.51 x
  • lønnsrammealternativ
   
4.3.52  
  • lønnsspenn
   
4.3.53 x
  • lønnstrinn
   
4.3.54 x
  • stillingsandel/-prosent
   
4.3.55  
  • arbeidstidsordning (skift, turnus, osv.)
   
4.3.56 x
  • fungering i stilling med høyere lønn
   
4.3.57 x
  • ansettelsesforhold, jf. pkt. 7.1
   
4.3.58 x
  • plikttjeneste
   
4.3.59 x
  • permisjon
   
4.3.60 x
  • permisjonskode (AAD)
   
4.3.61 x
  • permisjonskode (SPK)
   
4.3.62  
  • naturallønn (avis, telefon, etc.)
   
4.3.63  
  • særlige vilkår (hjemmekontor, forskjøvet arbeidstid, eller lignende)
   
4.3.64  
  • tillitsverv
   
4.3.65 x
  • sikkerhetsklarering
   
4.3.66 x
  • sertifisering/autorisasjon
   
4.3.67 x
  • dato for sertifisering/autorisasjon
   
4.3.68 x
  • fratredelsesdato
   
4.3.69  
  • årsak til fratredelse
   
4.3.70   Har systemet funksjonalitet for å importere de ansattes navn og adresser fra det sentrale folkeregisteret (DSF)   x
4.3.71   Har systemet funksjonalitet for å inkludere bilde av den ansatte   x
4.3.72   Kan det settes fra-til periode for all informasjon knyttet til personer   x
4.3.73 x Kan en person ha flere stillinger/tilsettingsforhold i virksomheten   x
4.3.74 x Har systemet funksjonalitet for å summere de ansattes stillingsprosenter til hele årsverk   x
4.3.75   Har systemet funksjonalitet for å sette/gi varsel på ansettelsesforholdet, for eksempel utløp av prøvetid, tidsbegrenset ansettelse, fortrinnsrett m.v   x
4.3.76   Har systemet funksjonalitet for å foreta gruppevise endringer:   x
4.3.77  
  • flytte alle personer som er tilknyttet en organisasjonsenhet over til en annen
   
4.3.78 x
  • flytte alle personer i en stillingskode over til en annen
   
4.3.79   Krav til spørring og rapportering   x
4.3.80   Inneholder systemet personalrapporter som viser antall ansatte sortert på:    
4.3.81 x
  • kjønn
   
4.3.82 x
  • alder
   
4.3.83 x
  • ansettelsesforhold, jf. pkt. 7.1
   
4.3.84 x
  • stillingskode
   
4.3.85  
  • arbeidstittel
   
4.3.86 x
  • lønnstrinn
   
4.3.87 x
  • avdeling/organisasjonsenhet
   
4.3.88   Inneholder systemet en turnoverrapport som viser tilgang og avgang mellom avdelinger og ut av virksomheten sortert på:   x
4.3.89  
  • navn
   
4.3.90  
  • stillingskode
   
4.3.91  
  • arbeidstittel
   
4.3.92  
  • organisasjonsenhet
   
4.3.93  
  • intern mobilitet
   
4.3.94  
  • ekstern mobilitet
   
4.3.95  
  • ansattdato
   
4.3.96  
  • fratredelsesdato
   
4.3.97  
  • fratredelsesårsak
   
4.3.98  
  • periode (dato, måned, år)
   
4.3.99   Inneholder systemet en rapport som viser en samlet oversikt over den ansattes egne data, jf. pkt. 8.2   x
4.3.100   Krav til historikk    
4.3. 101 x Er det historikk på personopplysninger   x
4.3. 102 x Er det historikk på personens ansettelsesforhold i virksomheten    

5 Rekruttering

5.1 Tilsetting i staten

Oppgaven med å tilsette statens arbeidstakere tillegger i utgangspunktet Kongen i statsråd, men har for de fleste stillinger blitt overlatt til lavere ledd i forvaltningssystemet. Tilsettingsprosessen i staten er formalisert og følger av bestemmelser i tjenestemannsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og arbeidsmiljøloven samt tilhørende forskrifter og reglement, se SPH pkt. 2.

Viktige bestemmelser i tilsettingsprosessen er bl.a.

  • alle stillinger skal kunngjøres offentlig, om ikke annet er fastsatt i forskrift, reglement eller tariffavtale, jf. tjenestemannsloven § 2
  • søkerlister skal settes opp snarest, jf. offentlighetsloven § 6 nr. 4 (offentlig søkerliste)
  • en part dvs. alle søkerene, har rett til å gjøre seg kjent med samtlige søkeres bakgrunn, jf. forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i offentlige virksomhet § 2 (utvidet søkerliste)
  • hvem som har innstilling - og tilsettingsmyndighet, jf. tjenestemannsloven §§ 4 og 5 og den enkelte virksomhets personal-/tilsettingsreglement
  • det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold, jf. minimumskravene i arbeidsmiljøloven § 55C

Arbeidsmiljøloven kommer til anvendelse for de ansettelser som faller utenfor tjenestemannsloven (overenkomstlønnede, lærlinger).

5.2 Krav til rekruttering

nr skal   ja/nei beskriv
5.2.1   Krav til funksjonalitet    
5.2.2   Har systemet funksjonalitet for å registrere følgende opplysninger til søknader:    
5.2.3 x
  • stillingsbetegnelse
   
5.2.4 x
  • stillingskode
   
5.2.5  
  • stillingsnummer
   
5.2.6  
  • kunngjøringsnummer
   
5.2.7 x
  • kunngjøringsdato
   
5.2.8  
  • kunngjøringsform
   
5.2.9  
  • kontaktperson
   
5.2.10 x
  • søknadsfrist
   
5.2.11 x
  • søkernummer
   
5.2.12 x
  • mottatt dato for søknad
   
5.2.13  
  • ansattnummer (for interne søkere)
   
5.2.14 x
  • navn
   
5.2.15 x
  • adresse med postnummer og poststed
   
65.2.16  
  • e-postadresse
   
5.2.17 x
  • fødselsdato
   
5.2.18 x
  • kjønn
   
5.2.19 x
  • telefon
   
5.2.20  
  • arbeid
   
5.2.21  
  • privat
   
5.2.22  
  • mobil
   
5.2.23 x
  • utdanning
   
5.2.24  
  • SST/STS-kode
   
5.2.25  
  • SSB-kode
   
5.2.26 x
  • kurs
   
5.2.27 x
  • praksis
   
5.2.28 x
  • fortrinnsrett
   
5.2.29 x
  • nåværende arbeidsgiver
   
5.2.30  
  • tekstfelt
   
5.2.31   Har systemet funksjonalitet for å registrere følgende opplysninger til kunngjøringer:    
5.2.32  
  • kunngjøringsnummer
   
5.2.33  
  • kunngjøringsmåte
   
5.2.34  
  • kunngjøringsdato
   
5.2.35  
  • søknadsfrist
   
5.2.36  
  • stillingskode
   
5.2.37  
  • stillingsbetegnelse
   
5.2.38  
  • lønnstrinn
   
5.2.39  
  • lønnsramme
   
5.2.40  
  • lønnsspenn
   
5.2.41  
  • arbeidstittel
   
5.2.42  
  • tjenestested
   
5.2.43  
  • arbeidssted
   
5.2.44   Har systemet funksjonalitet for å endre status fra søker til tilsatt, slik at registrerte opplysninger på søkeren automatisk kan benyttes på den tilsatte   x
5.2.45   Har systemet funksjonalitet for å kopiere opplysninger for interne søkere, slik at den interne søkeren ikke må registreres på nytt   x
5.2.46   Har systemet funksjonalitet for å overføre opplysninger fra en søknad til en annen for eksterne søkere som søker flere stillinger   x
5.2.47   Generer systemet automatisk løpenummer for registrerte søkere    
5.2.48   Kan man fritt bestemme hvilke opplysninger som en ønsker å beholde på ikke tilsatte søkere   x
5.2.49   Har systemet funksjonalitet for å kunne slette data for avslåtte søkere ved en operasjon (rutine for sletting av søkere)   x
5.2.50   Har systemet funksjonalitet for å flette navn og adresse fra søkerlistene til standardbrev   x
5.2.51   Har systemet funksjonalitet for å definere flere standardtekster (for eksempel mottatt søknad, innkalling til intervju osv.)    
5.2.52   Krav til spørring og rapportering   x
5.2.53   Kan det tas ut en oversikt som viser:    
5.2.54  
  • antall søkere pr. stilling
   
5.2.55  
  • søkere fordelt på kjønn
   
5.2.56  
  • utlyste stillinger i virksomheten
   
5.2.57  
  • om søkeren har søkt andre ledige stillinger i virksomheten
   
5.2.58 x Inneholder systemet en standard rapport tilsvarende offentlig søkerliste    
5.2.59 x Inneholder systemet en standard rapport tilsvarende utvidet søkerliste    
5.2.60 x Har systemet funksjonalitet for automatisk utfylling av standard arbeidsavtale, jf. aml. § 55C    

6 Arbeidstid og fravær

6.1 Arbeidstid

Den ordinære arbeidstid i staten skal ikke overstige 40 timer, jf. HTA fellesbestemmelsene § 7 og arbeidsmiljølovens kap. X. Arbeidstiden skal fortrinnsvis legges mellom kl. 0700 og kl. 1700. Arbeidstakere med skift og turnustjeneste får den ordinære arbeidstiden omregnet iht. HTA fellesbestemmelsene § 7 nr. 3.

Ved pålagt arbeid ut over den alminnelige arbeidstid, regnes det overskytende for overtidsarbeid, jf. aml. § 49. For arbeidstakere som arbeider redusert arbeidstid, regnes arbeidstid som går ut over den avtalte, men innenfor den alminnelige arbeidstid som mertid. Overtidsarbeid må sammen med den alminnelige arbeidstid ikke medføre en samlet arbeidstid på over 14 timer i et enkelt døgn.

Overtidsarbeidet må videre ikke overstige 10 timer i en enkelt uke eller 25 timer i fire sammenhengende uker eller 200 timer i kalenderåret, jf. aml. § 50. Det er kun antall overtidstimer ut over 40 timer pr. uke som skal medberegnes i forhold til beregning av antall lovlige overtidstimer.

Arbeid som drives hovedsakelig om natten, for skift og turnuspersonell som drives regelmessig på søn- og helgedager og for arbeidstidsordninger som medfører at den enkelte arbeidstaker må arbeide minst hver tredje søndag, er regulert i HTA fellesbestemmelsene § 7 nr. 7.

Når arbeidstiden utføres til forskjellige tider av døgnet, skal det utarbeides arbeidsplan som viser den enkelte arbeidstakers arbeids- og fritid, jf. HTA fellesbestemmelsene § 7 nr. 6.

Sentralt er det inngått særavtale om fleksibel arbeidstid i statsadministrasjonen, jf. HTA fellesbestemmelsene § 7 nr. 4 og PM 24/98.

Deltidsarbeid kan gjennomføres etter særskilte bestemmelser, jf. HTA fellesbestemmelsene § 7 nr. 5 og særavtale om deltidsarbeid, se PM 25/98.

6.2 Feriefritid

Hjemmel for beregning av rett til feriefritid fremgår av ferielovens bestemmelser. Etter loven har alle arbeidstakere som har tiltrådt senest 30. september i ferieåret, rett til ferie på 25 virkedager. Arbeidstakere som fyller 60 år innen 1. september i ferieåret har rett ekstraferie på 6 virkedager. Ferieåret følger kalenderåret, jf. ferieloven § 5.

Definisjon av virkedager fremkommer i ferieloven § 5 nr. 4. Regler om ferieavvikling under oppsigelsestid er regulert i ferieloven § 8 og under sykdom, permisjon, arbeidskamp mv. i ferieloven § 9. Opptjening av ferie under militærtjeneste, se HTA fellesbestemmelsene § 21 nr. 4. Etter ferieloven § 7 kan det inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie og overføring av inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår.

6.3 Annet fravær

Etter særavtale om lønns- og personalregistre § 9 registreres fravær fra tjenesten til bruk ved

  • beregning av lønn
  • registrering av ferie og permisjoner
  • eventuell føring på personalkort/rulleblad
  • kontroll av gjennomføring av skift - og turnusplaner/arbeidsplaner
  • utarbeidelse av fraværsstatistikk
  • planlegging av etatens personal - og økonomiforvaltning og til forebyggende HMS.

Nevnte bestemmelse omhandler også hva som skal registreres som fravær. Arbeids- og administrasjonsdepartementet utarbeider egen kodeliste for fraværsarter, se SPH pkt. 7.13.05.

6.4 Aktuelle fraværsbestemmelser

  • antall sykedager utenom arbeidsgiverperioden, jf. HTA fellesbestemmelsene § 18 nr. 1 og folketrygdloven § 8-19
  • tidspunkt for arbeidsgiverperiodens inntreden og tidsrom for arbeidsgiverperiodens lengde, folketrygdloven § 8-19 første og andre ledd
  • sammenlegging av flere sykefravær, folketrygdloven § 8-19 tredje ledd
  • inntreden av ny arbeidsgiverperiode, folketrygdloven § 8-19 fjerde ledd
  • antall egenmeldingsdager og antall tilfeller i løpet av de siste 12 månedene jf. HTA fellesbestemmelsene § 18 nr. 4 og folketrygdloven §§ 8-23 - 8-27
  • antall hele og halve dager med sykt barn, jf. HTA fellesbestemmelsene § 20 og folketrygdloven §§ 9-5 og 9-6
  • hele og halve dager med velferdspermisjon med og uten lønn, jf. HTA fellesbestemmelsene § 22
  • fødsels- og adopsjonspermisjoner m.v., jf. HTA fellesbestemmelsene § 19, herunder antall dager med pappapermisjon/fedrekvote, tidskonto
  • tjenestefri etter Avtale om permisjon og økonomiske vilkår ved skoler og kurs m.v., se SPH pkt. 7.08
  • tjenestefri i henhold til Hovedavtalen i staten §§ 33-35
  • permisjon i forbindelse med annen tjeneste, jf. virksomhetens personal-/tilsettingsreglement

6.5 Krav til arbeidstids- og fraværsadministrasjon

nr skal   ja/nei beskriv
6.5.1   Krav til registre    
6.5.2 x Inneholder systemet kodeliste for fraværsregistrering i staten   x
6.5.3 x Inneholder systemet kodeliste for registrering av permisjon med hjemmel i pensjonsloven (Permisjonsavtalen av 1.juli 1982)    
6.5.4 x Inneholder systemet kalender med faste og bevegelige helligdager    
6.5.5   Krav til funksjonalitet    
6.5.6   Har systemet funksjonalitet for registrering av arbeidsplaner   x
6.5.7 x Kan fravær registreres i dager pr. fraværskode    
6.5.8   Kan fravær registreres i timer pr. fraværskode    
6.5.9   Omregnes fravær registrert i timer til dager/del av dager    
6.5.10 x Har systemet funksjonalitet for å overføre ferie fra et år til et annet    
6.5.11 x Har systemet funksjonalitet for å registrere forskuddsferie    
6.5.12 x Kan systemet beregne opptjening av feriedager med lønn for ansatte med full opptjening    
6.5.13 x Kan systemet beregne opptjening av feriedager med lønn for ansatte uten full opptjening    
6.5.14   Beskriv hvordan systemet håndterer skille mellom registrering av overtidstimer etter HTA og arbeidsmiljøloven   x
6.5.15   Har systemet funksjonalitet for oppsett av ferielister (ønsket ferieavvikling og bekreftet ferieavvikling)   x
6.5.16   Har systemet funksjonalitet for automatisk oppdatering av bekreftet/gjennomført ferieavvikling til fraværsregistrering   x
6.5.17 x Kan det registreres varsel på fraværskodene, jf. fraværstilfellene i pkt. 6.4    
6.5.18 x Har systemet funksjonalitet for å håndtere tidskontoordningen ved fødsel/adopsjon   x
6.5.19 x Kan systemet beregne antall fraværsdager for refusjon fra de ansattes lokale trygdekontor, iht lov om folketrygd   x
6.5.20   Beskriv hvilken funksjonalitet som er tillagt fraværsmodulen for kobling mot tekstbehandling for utskrift av standardbrev   x
6.5.21   Krav til spørring og rapportering   x
6.5.22   Inneholder systemet en standardrapport som viser:    
6.5.23 x
  • den ansattes feriedager til gode med og uten lønn
   
6.5.24 x
  • benyttede feriedager pr. ansatt
   
6.5.25 x
  • antall feriedager som er overført pr. ansatt
   
6.5.26   Har systemet funksjonalitet for å ta ut en akkumulert fraværsoversikt sortert på/utvalg etter:   x
6.5.27 x
  • fraværsårsak (fraværskode)
   
6.5.28 x
  • fraværsdager
   
6.5.29  
  • organisasjonsenhet
   
6.5.30 x
  • person
   
6.5.31   Har systemet funksjonalitet for automatisk utfylling av inntekts- og skatteopplysningsskjema ved refusjon av sykepenger og fødsels-/adopsjonspenger (RTV-blankett 3.02A)   x
6.5.32 x Inneholder systemet funksjonalitet for fraværsrapportering til Arbeids- og administrasjonsdepartementet, jf. pkt. 14.6    

7 Kompetanse- og karriereplanlegging

7.1 Etter- og videreutdanningsreformen

Det fremgår av hovedavtalen i staten § 22 at oppbygging, vedlikehold og utvikling av de ansattes kompetanse er av avgjørende betydning for at virksomheten skal ha evne og mulighet til å løse sine oppgaver og møte de omstillingsbehov den står ovenfor på kort og lang sikt. Videre heter det i avtalens § 24 at det er ledelsen som har ansvaret for kompetanseutviklingen i virksomheten.

I HTA pkt. 5.6 om kompetanseutvikling har de sentrale parter avsatt midler for å stimulere til kompetanseutvikling. Partene har videre i pkt. 5.7 om kompetanseutviklingsreformen avtalefestet en oppfølging av etter- og videreutdanningsreformen (EVU-reformen). Elementene i reformen er en individuell lovfestet permisjonsrett uten lønn og muligheter til kompetanseutvikling. Finansieringsspørsmålet er under utredning.

Etter avtale om lønns- og personalregistre § 11 kan det utarbeides oversikter ut fra tjenestemennenes data for å kunne planlegge statens og den enkelte virksomhets rekrutteringsbehov, opplæringsbehov samt framtidig disponering av personalet.

7.2 Krav til kompetanse- og karriereplanlegging

nr skal   ja/nei beskriv
7.2.1   Krav til funksjonalitet    
7.2.2   Har systemet funksjonalitet for å registrere den enkeltes kompetanse hva angår:   x
7.2.3  
  • formell utdannelse
   
7.2.4  
  • kurs
   
7.2.5  
  • praksis
   
7.2.6   Har systemet funksjonalitet for å gradere/nivåsette kompetansen   x
7.2.7   Har systemet funksjonalitet for oppfølging av medarbeidersamtaler   x
7.2.8   Har systemet funksjonalitet for å registrere den ansattes ønsker om kompetanse    
7.2.9   Har systemet funksjonalitet for å registrere den ansattes karriereønsker i organisasjonen    
7.2.10   Har systemet funksjonalitet for å registrere krav til kompetanse på stilling    
7.2.11   Har systemet funksjonalitet for å registrere virksomhetens kompetansebehov på de ulike organisasjonsenheter    
7.2.12   Har systemet funksjonalitet for å registrere virksomhetens kompetansebehov på mål/aktiviteter    
7.2.13   Har systemet funksjonalitet for å registrere kompetanseutviklingsplaner for:   x
7.2.14  
  • ansatte
   
7.2.15  
  • organisasjonsenhet/virksomhet
   
7.2.16   Har systemet funksjonalitet for opplærings-/kursadministrasjon   x
7.2.17   Krav til spørring og rapportering   x
7.2.18   Inneholder systemet en standard kompetanserapport som viser:   x
7.2.19  
  • ansatte med en definert type utdanning
   
7.2.20  
  • ansatte med en definert type kurs
   
7.2.21  
  • ansatte med en definert type praksis
   
7.2.22  
  • kompetanseønsker til den ansatte
   
7.2.23  
  • virksomhetens kompetanse på de ulike organisasjonsenheter
   
7.2.24  
  • virksomhetens kompetansebehov på de ulike organisasjonsenheter
   
7.2.25  
  • virksomhetens kompetansegap på de ulike organisasjonsenheter
   

8 RAPPORTERING TIL ANDRE REGISTRE OG BETALINGSFORMIDLING

Lønns- og personalregistrene danner grunnlag for overføring av data til en rekke registre og overføringen er hjemlet i særavtale om lønns- og personalregistre, se SPH pkt. 7.13.

8.1 Overføring av data til Rikstrygdeverket

Overføring av data til Rikstrygdeverket skal skje i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, se vedlegg 1.

8.2 Overføring av data til Statens Pensjonskasse

Overføring av data til Statens Pensjonskasse skal skje i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, se vedlegg 2.

8.3 Overføring av data til Skattedirektoratet

Overføring av data til Skattedirektoratet skal skje i henhold til vedlagte kravspesifikasjoner, se vedlegg 3-6.

8.4 Overføring av data til bank og betalingsformidling

I henhold til særavtale om lønns- og personalregistre og HTA fellesbestemmelsene § 9 nr. 2 overfører den enkelte virksomhet lønn til arbeidstakerne. Krav til betalingsformidling følger av kap 5 i Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten. Se også kap 2.4 i Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, samt Funksjonell kravspesifikasjon for betalingsformidlings- og kontoholdtjenester, august 1998, for nærmere spesifisering.

8.5 Rapportering til de sentrale tjenestemannsregistrene til Arbeids- og administrasjonsdepartementet

Overføring av data til:

  • Statens Sentrale Tjenestemannsregister (SST)
  • Sentralt Tjenestemannsregister for Skoleverket (STS)

skal skje i henhold til vedlagte kravspesifikasjoner, se vedlegg 7 og 8.

8.6 Rapportering til sentralt fraværsregister i staten til Arbeids- og administrasjonsdepartementet

Overføring av data til sentralt fraværsregister i staten skal skje i henhold til vedlagte kravspesifikasjon, se vedlegg 9 samt SPH pkt. 7.13.05.

9 LØNN

9.1 Lønnssystemet

Gjeldende lønns- og forhandlingssystem i staten ble innført i 1991 med bakgrunn i NOU 1990:32 Statens lønnskomité av 1988. Systemet er et nøytralt, enhetlig og helhetlig normallønnssystem med identiske hovedtariffavtaler (HTA) for alle hovedsammenslutningene, dvs. LO Stat, Akademikernes Fellesorganisasjon, Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund - Stat, Akademikerne og Norsk Lærerlag. Arbeids- og administrasjonsdepartementet har også inngått hovedtariffavtale med Politiets Fellesforbund.

HTA er inngått for 2 år av gangen i et samordnet oppgjør mellom hovedsammenslutningene og forhandlingsberettigede tjenestemannsorganisasjoner etter tjenestetvistlovens bestemmelser. Inneværende tariffperiode for HTA i staten er 1. mai 1998 - 30. april 2000.

De sentrale parters virkemidler i tariffoppgjørene er i hovedsak

  • generelle tillegg på tabellene
  • avsetninger til sentrale justeringsforhandlinger, dvs. til oppretting/sletting av lønnsplaner og stillingskoder, endring av lønnsspenn og lønnsrammer
  • avsetning til lokale forhandlinger, dvs. endring av lønn innenfor lønnssystemets rammebetingelser

Hvilke virkemidler, størrelse på avsetningene og virkningstidspunkt er forhandlingstema under hovedtariffoppgjøret. Reguleringsbestemmelsene for 2. avtaleår kan også være forhandlingstema under hovedtariffoppgjøret.

Statens lønns- og forhandlingssystem er bygd opp av følgende elementer

  • felles lønnstabeller (hovedlønnstabell (A-tabell), tilleggslønnstabell (B-tabell) og hjelpetabell for lønnsberegning av timebetalt arbeid (C-tabell))
  • gjennomgående og etatsvise lønnsplaner
  • stillingskoder og stillingsbetegnelser
  • lønnsrammer (LR) med alternative stiger, 1-3 med opprykk etter tjenesteansiennitet og direkte plassering fra 4-10
  • lønnsspenn med direkte innplassering innenfor lønnsspennets alternativer
  • ansiennitets- og godskrivningsregler

Lønns- og forhandlingssystemet gir den enkelte virksomhet og de lokale forhandlingssteder de nødvendige fullmakter for lønnsfastsettelse og eventuelle lønnsreguleringer.

I tillegg til HTA er det inngått både sentrale og lokale særavtaler om lønns- og arbeidsvilkår. Tariffavtalene gir de nødvendige fullmakter for å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for den enkelte ansatte.

Det er en forutsetning at alle ansatte i statlig sektor må være underlagt de samme rammebetingelser, - slik at også uorganiserte er underlagt de samme lønns- og arbeidsvilkår. Overenskomstlønnede følger egne tariffavtaler.

I tillegg til det generelle lønnssystem ble det i 1991 etablert et nytt lederlønnssystem, hvor det skal stilles resultatkrav med faste oppfølgingsrutiner som et ledd i et lederutviklingssystem. Herreds-, by- og lagmannsrettsdommere har sitt eget lønnssystem. Det er videre etablert særordninger for bl.a. dommere i høyesterett.

9.2 Ulike lønnsbegrep

HTA i staten for tariffperioden 1. mai 1998 - 30. april 2000 samt enkelte særavtaler inneholder en rekke bestemmelser som angir såvel fullmakt til som rettskrav på lønn til den enkelte arbeidstaker. I det følgende gis en oversikt over de viktigste lønnsbegrepene

  • A-tabell – Hovedlønnstabell
  • B-tabell – Tilleggslønnstabell
  • C-tabell – Hjelpetabell for lønnsberegning av timebetalt arbeid basert på forskjellige normaluker
  • T-A tabell – Tabell for trekk i lønn ved kortvarige permisjoner (T-tabell) basert på A-tabellens brutto og nettolønnssatser
  • T-B tabell – Tabell for trekk i lønn ved kortvarige permisjoner (T-tabell) basert på B-tabellens brutto og nettolønnssatser
  • Lønn er stillingens årslønn etter A- og B-tabellen, jf. HTA fellesbestemmelsene § 2 samt vedlegg 1 til HTA - lønnsplanheftet
  • Månedslønn er årslønn dividert på 12, jf. HTA fellesbestemmelsene § 2
  • Daglønn er månedslønn dividert på 30, jf. HTA fellesbestemmelsene § 2
  • Timelønn er
    • a) ved overtid (§ 13), natt-, lørdag- og søndagsarbeid mv. (§ 15) og helge- og høytidsdager (§ 16), årslønn dividert på 1850
      b)for arbeidstakere som lønnes pr. time, beregnes timelønnen ut fra årslønnen og arbeidstiden for tilsvarende heldagsstilling, jf. HTA fellesbestemmelsen § 2
  • Lønn under sykdom, fødsel, adopsjon, yrkesskade og velferdspermisjon, jf. HTA fellesbestemmelsene § 11. Med lønn etter § 18 nr. 1, 2 og 3, § 19, § 20, § 22 og § 24 nr. 3 menes lønn etter hovedlønnstabellen og tilleggslønnstabellens satser, jf. § 2 nr. 1, samt lønnsmessige tillegg etter oppsatt tjenesteplan.
  • Lønn under militærtjeneste og sivil tjeneste, jf. HTA fellesbestemmelsene § 21
  • Overtid og mertid, jf. aml. § 49
  • Overtidsgodtgjørelse er timelønn tillagt 50%, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 2, 13, 14, 17 og A-tabellens kolonne 10 og B-tabellens kolonne 9
  • Forhøyet overtidsgodtgjørelse er timelønn tillagt 100%, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 2, 13, 14, og A-tabellens kolonne 11 og B-tabellens kolonne 10
  • Overtidstillegg er 50% av timelønn, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 2, 13
  • Forhøyet overtidstillegg er 100% av timelønn, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 2, 13
  • Tillegg for nattarbeid, jf. HTA fellesbestemmelsene § 15
  • ”Skumringstillegg”, jf. HTA fellesbestemmelsene § 15
  • Tillegg for lørdag- og søndagsarbeid, jf. HTA fellesbestemmelsene § 15
  • Tillegg for helge- og høytidsdager, jf. HTA fellesbestemmelsene § 16
  • Tillegg for reservetjeneste og hvilende vakt, jf. HTA fellesbestemmelsene § 15
  • Tillegg for delt dagsverk, jf. HTA fellesbestemmelsene § 15
  • Tillegg for hjemmevakt, jf. HTA fellesbestemmelsene § 17
  • Tjenesteansiennitet, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 2, 4, 5
  • Tilleggsansiennitet, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 2, 4
  • Fiktiv tjenesteansiennitet, jf. HTA pkt. 1.3.2.2
  • Lønn ved stedfortredertjeneste/fungeringsgodtgjørelse, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 6, 12
  • Tillegg etter produktivitetsavtaler, jf. HTA pkt. 2.3.5
  • Akkordtillegg jf. den enkelte virksomhets særavtale og HTA pkt.5.3
  • Tidsavgrenset kronetillegg, jf. HTA pkt. 2.3.6 h)
  • Faste tillegg i henhold til sentrale og lokale særavtaler
  • Variable tillegg i henhold til HTA fellesbestemmelsene og/eller særavtaler og/eller administrative retningslinjer gitt av Arbeids- og administrasjonsdepartementet
  • Virksomhet, driftsenhet og arbeidsområde, se hovedavtalen § 40 og HTA pkt. 2.3.8
  • Sentrale justeringer og sentrale/lokale normeringer, jf. HTA del 1 og 2
  • Pensjonsgivende variable tillegg, jf. vedlegg 4 til HTA

9.3 Andre lønnssystemer i staten

  • Overenskomstlønnede, jf. hovedavtalen § 42, se SPH pkt. 3.07.05
  • Kontraktslønnede, jf. lederlønnssystemet, se SPH pkt. 3.07.04
  • Honorarer/godtgjøringer, se SPH pkt. 3.10
  • Pensjonistavlønning, se SPH pkt. 3.08.05
  • Praktikanter, se SPK pkt. 3.08.02
  • Professor II, se SPH pkt. 3.07.06

9.4 Lønn under sykdom, fødsel, adopsjon, omsorg for sykt barn, yrkesskade, velferdspermisjon, militær/sivil tjeneste

Sykelønnsbestemmelsene i staten er i stor utstrekning tilpasset reglene i folketrygdloven. Gir folketrygdloven høyere ytelser enn det som utbetales etter HTA fellesbestemmelsene, må arbeidstaker henvende seg til trygdekontoret for å få utbetalt differansen.

Alle arbeidstakere i staten skal utbetales den lønn han til enhver tid har krav på i sitt tilsettingsforhold. Arbeidstakere som har tiltrådt tjenesten og med fast ukentlig arbeidstid har rett til full lønn - dvs. lønn etter A- og B-tabellen samt lønnsmessige tillegg etter oppsatt tjenesteplan under sykdom i inntil 49 uker og 5 kalenderdager, jf. HTA fellesbestemmelsene §§ 11 og 18. Arbeidsgiverperioden(e) regnes ikke med. Retten opphører ved eventuell oppsigelsesfrist - og trygdekontoret fortsetter da eventuelt ytterligere utbetaling av lovbestemt sykelønn.

Rett til tjenestefri med full lønn ved yrkesskade er hjemlet i HTA fellesbestemmelsene § 24. Andre bestemmelser vedrørende yrkesskade er hjemlet i folketrygdloven kap. 13 og yrkesskadeforsikringsloven.

Rett til tjenestefri med full lønn ved fødsel og adopsjon er hjemlet i HTA fellesbestemmelsene § 19, jf. folketrygdloven kap. 14.
Rett til lønnet permisjon i forbindelse med omsorg for barn er hjemlet i HTA fellesbestemmelsene § 20, jf. folketrygdloven kap. 9.
Etter søknad kan arbeidstakeren tilstås velferdspermisjon med full lønn, jf. HTA fellesbestemmelsene § 22.
Delvis lønn og trekk for tjenestetillegg under militærtjeneste og sivil tjeneste, jf. HTA fellesbestemmelsene § 21.

9.5 Ferielønnstillegg/feriepenger

  • Hovedregelen er at det skal beregnes feriepenger av all arbeidsinntekt, også tillegg og lønn under permisjoner mv. Kompensasjoner/refusjoner for dekning av utgifter skal det ikke beregnes feriepenger av, jf. ferieloven § 10.
  • Rett til feriepenger opptjenes i opptjeningsåret som er kalenderåret forutgående ferieåret, herunder opptjening av feriepenger også under sykdom, fødsels- og omsorgspermisjon og under militær og sivil plikttjeneste, jf. ferieloven § 4 og HTA fellesbestemmelsene.
  • Feriepenger i staten beregnes etter sentral avtale fra 1988 om ”Utbetaling av feriepenger – ferielønnsberegning i juni, ferieloven § 11 nr. 1, annet ledd”, se SPH pkt. 8.05.02 (kommentarer til ferieloven § 11 nr. 1). Det utbetales ordinær regulativlønn under avvikling av ferien. Videre beregnes et ferielønnstillegg ved en engangsberegning av feriegodtgjørelsen (differansen mellom de prosentberegnede feriepenger og lønnen under ferien). Ferielønnstillegget utbetales i juni.

    Ferielønnstillegget er:
  feriepenger (10,2% av feriepengegrunnlaget)
- lønn under ferie (*)
= ferielønnstillegget
(*) Lønn under ferie:
brutto årslønn x 4,2 uker x antall måneders opptjening (halv eller hele måneder)
52 uker x 12 måneder
  • For arbeidstakere som har endret stillingsprosent skal feriegodtgjørelsen regnes ut etter ferieloven § 10 nr. 2.
  • Arbeidstakere over 60 år får under avvikling av den 5. ferieuke 2,3% av feriepengegrunnlaget beregnet for beløp på inntil 6 x grunnbeløpet i folketrygden, jf. ferieloven § 10 nr. 3.
  • Før feriens begynnelse kan arbeidstakeren få utbetalt forskudd på den lønn som vedkommende ville ha fått på lønningsdag som faller i ferien.
  • Når en arbeidstaker slutter i statstjenesten skal opptjente feriepenger utbetales. Ved overgang til en annen statlig stilling, skal feriepenger utbetales av den nye statlige arbeidsgiveren (underretningsplikt), jf. ferieloven § 11 nr. 3.
  • Hvis vanlig lønn under 4,2 ukers ferie regnet etter de lønnstabellene som gjelder i juni utgjør mer enn de prosentberegnede feriepengene, skal man ha utbetalt vanlig lønn i juni og under avviklingen av feriefritiden

9.6 Lønnsforskudd

I ekstraordinære tilfeller eller ved husbygging/boliginnskudd kan arbeidstakeren få innvilget lønnsforskudd, jf. HTA fellesbestemmelsene § 9 nr. 5.
Lønnsforskudd som overstiger 3/5 av grunnbeløpet i folketrygden med tilbakebetalingstid på over 1 år, er skattepliktig, se SPH pkt. 3.11.07.

9.7 Lønnstrekk

Etter særavtale om lønns- og personalregistre § 8 nr. 2 kan lønnstrekk bare skje hvor

  • trekket er påbudt eller hjemlet i lov eller forskrift
  • staten har krav mot arbeidstakeren som det er lovlig adgang til å dekke ved lønnstrekk
  • trekket dekker kontigent til organisasjon som er forhandlingsberettiget etter tjenestetvistloven
  • trekket er hjemlet i HTA
  • det trekkes til interessekontor
  • trekket går til dekning av avgift til velferdsarrangement

Ved innvilgelse av permisjoner uten lønn eller med redusert lønn iht. lov og avtaleverk, benyttes lønnstabellene T-A og T-B til lønnstrekket.

9.8 Trekk til avsetning til tjenestemannsorganisasjonenes opplærings- og utviklingstiltak (OU-midler)

I henhold til HTA pkt. 5.5 skal arbeidstakerne i staten trekkes kr 169,- i bruttolønn til OU-midler. Trekket foretas sentralt av Arbeids- og administrasjonsdepartementet ved å innarbeide trekket i A-tabellens kolonne 2-4, se SPH pkt. 6.06.

9.9 Trekk til Statens Pensjonskasse

Statens Pensjonskasse (SPK) er en felles pensjonsordning for statens arbeidstakere i henhold til lov om Statens Pensjonskasse. I SPH pkt. 3.20 er temaet omhandlet nærmere.

Noen viktige elementer er

  • Medlemskapet inntrer fra tiltredelsen i statsstilling og plikten til å betale innskudd inntrer fra samme tidspunkt for alle som har minst 14 arbeidstimer pr. uke (60 timer pr. måned), eller 35% stilling for pedagogisk personell (lærere)
  • Uansett stillingens størrelse skal arbeidsgiver innrapportere alle tilsatte i en stilling som ville gitt medlemsskap i SPK ved stillingsstørrelse over minstegrensen
  • Tjenestemenn som ved aldersgrensen ikke oppnår minst 5 års tjenestetid, blir ikke medlem og skal heller ikke trekkes pensjonsinnskudd
  • Pensjonsinnskuddet på 2% av lønnen er innarbeidet i A-tabellens kolonne 5 og 6 og B-tabellens kolonne 4 og 5, slik at arbeidstakerne får utbetalt nettolønn (bruttolønn minus pensjonsinnskudd)
  • Knekkpunkt. Lønn som overstiger 8 ganger grunnbeløpet og er mindre enn 12 ganger grunnbeløpet medregnes med 1/3. Lønn over 12 ganger grunnbeløpet blir ikke medregnet
  • Bestemmelser om opptjening av pensjonsgivende tjenestetid
  • Beregning av variable tillegg til lønn i pensjonsgrunnlaget, jf. HTA pkt. 4.3

9.10 Forskuddstrekk

Det vises til skattebetalingsloven av 21. november 1952 nr. 2 vedrørende bestemmelser om hva som er gjenstand for forskuddstrekk og hvordan forskuddstrekket skal gjennomføres.

9.11 Utbetaling av lønn

Aktuelle bestemmelser vedrørende utbetaling av lønn er

  • Utbetales den 12. i måneden, jf. HTA fellesbestemmelsene § 9 nr. 1 og nr. 3 og aml. § 55 nr. 2
  • Utbetalingsmåten, jf. HTA fellesbestemmelsenes § 9 nr. 2
  • Avregningsoppgave (lønnsslipp) til arbeidstaker, jf. aml. § 55 nr. 5

9.12 Beregning av arbeidsgiveravgift til folketrygden

Ved forskrift "Om forenklet oppgjør for arbeidsgiveravgift fra statens forvaltningsvirksomhet" fastsatt av Finansdepartementet 22.12.1997 er det bestemt at det skal skje sentral beregning og oppgjør av arbeidsgiveravgift til folketrygden for de fleste lønnsposter på statsbudsjettet - postene 01 og 21. Det vises også til rundskriv 19/97. Statlige virksomheter skal imidlertid beregne og gjøre opp arbeidsgiveravgift for avgiftspliktig lønn og godtgjørelser som vedkommer andre poster enn 01 og underposter som begynner med 1 og post 21 med underpostene 11 og 12 - lokal beregning. Arbeidsgiveravgiften skal da posteres på vedkommende post og inntektsføres på kap 5700 – Folketrygdens inntekter.

9.13 Refusjon av sykepenger og fødselspenger/adopsjonspenger

Virksomheten kan etter 01.01.2000 fremsette krav om refusjon av sykepenger på lik linje med dagens ordning om refusjon av fødsels- og adopsjonspenger. Krav om refusjon av fødsels-/adopsjonspenger fremsettes på inntekts- og skatteopplysningsskjema, RTV-blankett 3.02A. Inntekts- og skatteopplysningsskjemaet skal også sendes den ansattes lokale trygdekontor i utfylt og underskrevet stand ved refusjon sykepenger. Det er kun de rettigheter som arbeidstakeren har etter lov om folketrygd som refunderes.

9.14 Krav til lønn

nr skal   ja/nei beskriv
9.14.1   Krav til registre    
9.14.2 x Inneholder systemet A-tabell    
9.14.3 x Inneholder systemet B-tabell    
9.14.4 x Inneholder systemet C-tabell   x
9.14.5 x Inneholder systemet T-A-tabell   x
9.14.6 x Inneholder systemet T-B-tabell   x
9.14.7   Blir A-tabellen oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.8   Blir B-tabellen oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.9   Blir C-tabellen oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.10   Blir T-A-tabellen oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.11   Blir T-B-tabellen oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.12 x Inneholder systemet lønnsrammer    
9.14.13   Blir lønnsrammene oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.14 x Inneholder systemet lønnsspenn    
9.14.15   Blir lønnsspennene oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.16 x Inneholder systemet lønnsplaner inklusiv stillingskoder og stillingsbetegnelser    
9.14.17   Blir lønnsplanene oppdatert av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen   x
9.14.18   Kan systemet håndtere andre former for lønnstabeller og overenskomster   x
9.14.19 x Inneholder systemet lønnsartregister    
9.14.20   Beskriv hva som kan styres av lønnsarten (muligheter/begrensninger)   x
9.14.21 x Inneholder systemet en egen kontoplan   x
9.14.22   Har systemet funksjonalitet å importere kontoplanen elektronisk    
9.14.23 x Inneholder systemet kommuneregister    
9.14.24   Blir kommuneregisteret oppdatert/vedlikeholdt som en del av leverandørens ordinære vedlikeholdsavtale    
9.14.25 x Inneholder systemet skattetrekkstabeller    
9.14.26 x Kan systemet importere skattetrekkstabellene elektronisk    
9.14.27   Blir skattetrekkstabellene oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen    
9.14.28 x Inneholder systemet Skattedirektoratets koder for innberetning av lønns- og trekkarter    
9.14.29   Blir Skattedirektoratets koder for innberetning av lønns- og trekkarter oppdatert/vedlikeholdt av leverandøren som en del av den ordinære vedlikeholdsavtalen    
9.14.30   Inneholder systemet trekkmyndighetregister/kreditorregister   x
9.14.31 x Har systemet funksjonalitet for å importere skattekortdata elektronisk    
9.14.32   Krav til funksjonalitet    
9.14.33   Har systemet funksjonalitet for å registrere følgende lønnsopplysninger på person:    
9.14.34 x
  • skattetabellnummer/trekktabellnummer
   
9.14.35 x
  • skatteklasse
   
9.14.36 x
  • trekkprosent
   
9.14.37  
  • frikort
   
9.14.38  
  • faste lønnsarter med:
   
9.14.39 x
  • startdato
   
9.14.40 x
  • stoppdato
   
9.14.41 x
  • antall
   
9.14.42 x
  • beløp
   
9.14.43  
  • kontering
   
9.14.44  
  • variable lønnsarter med:
   
9.14.45 x
  • antall
   
9.14.46 x
  • sats
   
9.14.47 x
  • beløp
   
9.14.48 x
  • opptjeningsperiode
   
9.14.49 x
  • bilagsnummer
   
9.14.50  
  • forskuddsnummer
   
9.14.51  
  • kontering
   
9.14.52 x Er det kontroll mot lønnstabellene, slik at det ikke er mulig å legge inn et lønnstrinn som ikke finnes på tabellene   x
9.14.53 x Er det kontroll mot lønnsramme/lønnsspenn, slik at det gis varsel ved registrering på et lønnstrinn som ikke er i samsvar med stillingens lønnsramme og/eller den ansattes tjenesteansiennitet eller lønnsspenn   x
9.14.54 x Er det kontroll mot lønnsplanene, slik at det ikke er mulig å registrere en stillingskode som ikke finnes i lønnsplanen   x
9.14.55 x Er det valideringskontroll mot kontoplanen ved registrering (alle dimensjoner)   x
9.14.56   Beskriv hvordan systemet sikrer at kontoplanen i lønns- og personaldatasystemet er identisk med kontoplanen i regnskapssystemet   x
9.14.57 x Kan lønnsarter registreres sortert på person (masseregistrering på person)    
9.14.58 x Kan tillegg og trekk registreres sortert på lønnsart (masseregistrering på lønnsart)    
9.14.59 x Kan lønnsarter, for eksempel overtidstimer, registreres på periode    
9.14.60 x Kan faste/variable lønnsarter registreres på fremtidige perioder, slik at lønnsarten får virkning fra registrert dato    
9.14.61 x Har systemet funksjonalitet for å registrere lønnsendringer frem i tid, slik at endringen får virkning fra registrert dato    
9.14.62 x Har systemet funksjonalitet for akkumulering av antall på lønnsarten pr. ansatt (for eksempel overtidstimer, km- godtgjørelse)    
9.14.63 x Kan det settes varsel på lønnsarten ved definerte grenser, for eksempel sum overtidstimer for den ansatte iht. aml.   x
9.14.64   Kan det settes midlertidig stopp av faste tillegg og trekk    
9.14.65 x Kan tillegg og trekk startes og stoppes i samme periode    
9.14.66 x Har systemet funksjonalitet for å kunne registrere lønnen på ulike konti i kontoplanen pr. lønnsmottaker i lønnsperioden, for eksempel om fastlønnen kan fordeles på ulike konti   x
9.14.67   Kan alle opplysninger over en persons lønn og trekk inkl. naturallønn vises samlet i ett skjermbilde.   x
9.14.68   Har systemet funksjonalitet for å knytte et forskudd mot et oppgjør, slik at det skjer en automatisk utligning (for eksempel reiseforskudd, lønnsforskudd)   x
9.14.69   Lønnsendringer    
9.14.70 x Har systemet funksjonalitet for automatisk oppdatering av lønnstrinn etter hvert som den enkelte har ansiennitetsopprykk    
9.14.71 x Har systemet funksjonalitet for å håndtere flere lønnsendringer på den ansatte innenfor samme lønnsperiode/lønnskjøring automatisk, dvs ikke måtte legge inn tillegg/trekk hvis flere endringer    
9.14.72 x Har systemet funksjonalitet for å håndtere lønnsendringer for flere personer/grupper av ansatte ved en operasjon (masseoppdatering)   x
9.14.73   Har systemet funksjonalitet for å gi oversikt over de personer som har lønnsopprykk i kommende perioder med tidspunkt for lønnsendring    
9.14.74   Har systemet funksjonalitet for å registrere grunnlag for lønnsendring   x
9.14.75   Lønnsberegning    
9.14.76 x Har systemet funksjonalitet for etterbetaling av lønn, inklusive overtid og faste og variable tillegg. Gjelder dette også de som har sluttet, er på permisjon, kun mottar timelønn eller har fått opprykk   x
9.14.77   Kan etterbetaling foretas for flere personer/grupper av ansatte ved en operasjon    
9.14.78   Har systemet funksjonalitet for å behandle saldotrekk   x
9.14.79 x Kan systemet beregne rentefordelen av lønnsforskudd    
9.14.80   Hvordan behandles annen naturallønn i systemet (for eksempel fri avis, fri telefon, fri gruppelivsforsikring)   x
9.14.81 x Kan systemet beregne ferielønn med de spesielle statlige avvik:    
9.14.82 x
  • arbeidstakere som har full opptjening
   
9.14.83 x
  • arbeidstakere som ikke har full opptjening
   
9.14.84 x
  • arbeidstakere som har endret stillingsprosent
   
9.14.85 x
  • arbeidstakere som er over 60 år
   
9.14.86   Hvordan beregnes feriepenger og forskuddstrekk hvis personen har flere tilsettingsforhold i virksomheten   x
9.14.87   Hvordan håndterer systemet negativt ferielønnstillegg   x
9.14.88 x Har systemet funksjonalitet for å kjøre et ubegrenset antall lønnsgenereringer/beregninger før endelig lønnsberegning foretas   x
9.14.89 x Hvis det i lønnsberegningen har oppstått feil på personer/transaksjoner, kommer disse da ut på egen feilliste    
9.14.90   Kan lønnsberegning foretas på nytt kun for de personer som er kommet ut på feillisten (beregne lønn for kun et begrenset antall personer)    
9.14.91 x Kjøres det ut en liste/rapport som viser de personer som har endringer i lønnsdata/lønnsgrunnlaget siden forrige lønnskjøring    
9.14.92   Er det mulig at en ansatt har mer enn 100 prosent fastlønn hvis flere tilsettingsforhold i virksomheten   x
9.14.93   Hvordan håndterer systemet at netto negativ lønn oppstår (trekk er større enn netto lønn)   x
9.14.94 x Har systemet funksjonalitet for å vise resultatet av lønnsgenereringen/beregningen på skjerm og papir    
9.14.95   Hvordan håndterer systemet eksternt engasjerte personer ved lønnsberegning   x
9.14.96 x Kan systemet beregne arbeidsgiveravgift    
9.14.97 x Kan systemet operere med ulike prosentsatser i beregningen av arbeidsgiveravgift    
9.14.98 x Kan systemet beregne arbeidsgivernes trekk til Statens Pensjonskasse – både 2% innskuddstrekk og arbeidsgiverandelen    
9.14.99   Hvordan håndteres feilberegnet lønn i systemet (reversering av lønnen)   x
9.14.100 x Har systemet funksjonalitet som sikrer at det ikke er mulig å endre resultatet av endelig lønnsberegning   x
9.14.101   Lønnsutbetaling    
9.14.102   Har systemet reskontrofunksjonalitet for å vise en samlet oversikt over alle åpne poster (skyldige/tilgodehavende) pr. ansatt   x
9.14.103 x Hvis utbetaling kan skje via lønns- og personaldatasystemet, tilfredsstiller da systemet økonomiregelverkets krav til betalingsformidling. (Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten kap 5. Jf. også Funksjonell kravspesifikasjon for statlige økonomisystem, pkt. 2.4 og Funksjonell kravspesifikasjon for betalingsformidlings- og kontoholdtjenester, august 1998, pkt. 1.3.2 og kap. 3)   x
9.14.104   Forutsetter systemet at utbetaling av netto lønn og trekk til eksterne instanser utføres via virksomhetens regnskapssystem    
9.14.105   Beskriv systemets løsning for integrasjon mot regnskapssystemet, gitt at utbetaling skjer via virksomhetens regnskapssystem   x
9.14.106   Lønnsslipp    
9.14.107 x Har systemet funksjonalitet for å skrive ut en skriftlig oppgave som viser beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som er foretatt    
9.14.108   Lønnshistorikk    
9.14.109 x Er det historikk på faste og variable tillegg og trekk    
9.14.110   Presenteres lønnshistorikken på den enkelte person i et bilde   x
9.14.111 x Er det historikk på lønnsslipper    
9.14.112 x Er det historikk på lønnstabellene (inkl. overtidssatser)    
9.14.113   Lønnsrapportering/overføring av data    
9.14.114 x Kan systemet kommunisere elektronisk med offentlige instanser som krever rapportering:    
9.14.115 x
  • AA-register (RTV), jf. pkt. 14.1
   
9.14.116 x
  • SPK, jf. pkt 14.2
   
9.14.117 x
  • kommunekassereren, jf. pkt. 14.3
   
9.14.118 x
  • SST/STS, jf. pkt. 14.5
   
9.14.119 x Kan systemet utfylle og innlevere maskinlesbare lønns- og trekkoppgaver til Skattedirektoratet    
9.14.120 x Har systemet funksjonalitet for å innberette medlemsdata til Statens Pensjonskasse elektronisk    
9.14.121   Kan den ansatte motta kun en lønnsslipp og en lønns- og trekkoppgave ved flere tilsettingsforhold i virksomheten   x
9.14.122   Lønnsrapporter    
9.14.123   Inneholder systemet følgende standard rapporter:    
9.14.124 x
  • lønnsjournal (spesifikasjon av alle tillegg og trekk med diverse hittil- summer for året. I tillegg må det fremkomme lønns- og stillingsopplysninger om kontering, skattekort og utbetalingsmåte)
   
9.14.125 x
  • lønnskonteringsliste (spesifikasjon av beløp postert på de enkelte kontonummer)
   
9.14.126 x
  • avstemmingsliste (innrapporterte utbetalinger fra systemet mot tilsvarende registreringer i hovedboken, jf. Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, pkt. 8-1.7)
   
9.14.127 x
  • feilliste (oversikt over alle meldinger fra de logiske kontroller av input til lønnskjøringen)
   
9.14.128 x
  • kontrolliste (tilgang, endring og avgang i forbindelse med grunnlønn, pensjon og faste tillegg/trekk pr. lønnstaker)
   
9.14.129 x
  • overtidsliste (oversikt over antall akkumulerte overtidstimer pr. lønnstaker, tjenestested/organisasjonsenhet og bruker)
   
9.14.130 x
  • tillegg- og trekkliste (sumoppgaver og spesifikasjon av tillegg og trekk)
   
9.14.131 x
  • beregningsmeldinger (oversikt over alle meldinger fra beregningsfasen av lønnskjøringen som gir grunnlag for etterbehandling og kontroll)
   
9.14.132  
  • liste over mertid/ekstratimer (oversikt over antall akkumulerte mertidstimer pr. lønnstaker, tjenestested/organisasjonsenhet og bruker)
  x
9.14.133   Hvilke lønnsrapporter finnes ytterligere som standard i systemet   x
9.14.134   Beskriv hvilke utvalgskriterier på lønnsdata det kan spørres på for hver enkelt person/organisasjonenhet   x
9.14.135   Krav til flerfirmafunksjonalitet    
9.14.136   Kan det opprettes flere underliggende virksomheter/driftsenheter for virksomheten (konsernløsning)   x
9.14.137   Angi hvilke registre som kan være felles og hvilke registre som eventuelt være felles for løsningen   x
9.14.138   Hvilken fleksibilitet er det på kjøring av lønn, desentralt/ sentralt, i/for en underliggende virksomhet/driftsenhet   x
9.14.139   Hvilken fleksibilitet er det på utkjøring av rapporter desentralt/ sentralt, i/for en underliggende virksomhet/driftsenhet   x

9.15 Lønnssimulering og lønnsforhandling

Etter statens lønns- og forhandlingssystem kan en ansatt i en stillingskode kun få lønnsregulering som følge av sentrale eller lokale forhandlinger.

Det fremgår av HTA pkt. 2.3.3 at det skal føres årlige lokale forhandlinger. De sentrale parter har i HTA blitt enige om visse føringer som de lokale parter skal ta hensyn til.

Arbeids- og administrasjonsdepartementet meddeler forhandlingsstedene størrelsen på den økonomiske ramme for de årlige lokale forhandlinger. I tillegg kan virksomhetene skyte inn midler/inntekter fra virksomheten. Kostnaden av forhandlingsresultatet utregnes på årsbasis.

Arbeids- og administrasjonsdepartementet skal etter at forhandlingene er gjennomført, ha innrapportert hvor stor den totale kostnaden av de årlige lokale forhandlinger utgjør (den sentralt avsatte ramme og hva ev. arbeidsgiver har skutt inn i potten), andel av kostnad fordelt i 3 alternative grupper (sortert på lønnstrinn), antall innarbeidde B-tillegg innenfor stillingens lønnsalternativer, andel fordelt til kvinner i % mm.

Det kan føres lokale forhandlinger i perioden på særlige grunnlag, jf. HTA pkt. 2.3.4. De lokale parter kan videre inngå produktivitetsavtaler etter HTA pkt. 2.3.5. Arbeids- og administrasjonsdepartementet ber fra inneværende år også om innrapportering av kostnaden på forhandlinger som er gjennomført på særlige grunnlag i perioden.

9.16 Krav til lønnssimulering og lønnsforhandlingsadministrasjon

nr skal   ja/nei beskriv
9.16   Lønnssimulering    
9.16.2   Har systemet funksjonalitet for å simulere på/beregne utslag på virksomhetens lønnsutgifter ved endring av følgende variabler:   x
9.16.3  
  • stillingskoder (for enkeltpersoner og grupper)
   
9.16.4  
  • stillinger (endringer, nye og avsluttede)
   
9.16.5  
  • årsverk
   
9.16.6  
  • lønnstrinn A-, B-, og C-tabell (endring av lønnstrinn for personer og grupper)
   
9.16.7   Angi hvilke perioder simuleringen kan utføres for   x
9.16.8   Har systemet funksjonalitet for å lagre ferdige simuleringer for senere bruk    
9.16.9   Har systemet funksjonalitet for å legge inn lønnspott til fordeling og simulering   x
9.16.10   Lønnsforhandlingsadministrasjon   x
9.16.11   Er det mulig å knytte følgende opplysninger til et lønnskrav:    
9.16.12  
  • personopplysninger (navn, ansiennitet, osv)
   
9.16.13  
  • ansettelsesforhold
   
9.16.14  
  • stillingsopplysninger (stillingskode, arbeidstittel)
   
9.16.15  
  • lønnsopplysninger (iht. statens lønnsplaner)
   
9.16.16  
  • fremmet lønnskrav (lønnstrinn)
   
9.16.17  
  • grunnlag for krav (HTA 2.3.3, 2.3.4, 2.3.5)
   
9.16.18   Har systemet funksjonalitet for å legge inn ramme for lønnsforhandlinger    
9.16.19   Kan innvilget lønnskrav automatisk overføres til den ansatte slik at dobbeltregistrering unngås   x
9.16.20   Innehar systemet en rapport som viser lønnskravene til de ansatte ved nåværende og tidligere lønnsforhandlinger    
9.16.21   Innehar systemet en rapport som viser innvilget lønnskrav til de ansatte ved nåværende og tidligere lønnsforhandlinger    
9.16.22   Innehar systemet en rapport som gir oversikt fremmet og innvilget lønnskrav sortert på:   x
9.16.23  
  • kjønn
   
9.16.24  
  • stillingskode
   
9.16.25  
  • arbeidstittel
   
9.16.26  
  • lønnstrinn
   
9.16.27  
  • lønnstrinngruppe
   
9.16.28  
  • organisasjonsenhet
   
9.16.29  
  • fagforening
   
9.16.30  
  • primærorganisasjon
   
9.16.31  
  • hovedsammenslutning
   
9.16.32   Er det historikk på personens lønnskrav og lønnsresultat    

10 Vedlegg - Særskilte kravspesifikasjoner som inngår i funksjonell kravspesifikasjon for statlige lønns- og personaldatasystem

  1. Kravspesifikasjon for rapportering på maskinlesbart medium til Rikstrygdeverkets Arbeidsgiver-/Arbeidstakeregister (AA-register), Rikstrygdeverket 3. mai 1999
  2. Kravspesifikasjon for elektronisk overføring av medlemsdata, Statens Pensjonskasse 25. august 1999
  3. Maskinell skatteoverføring – Veiledning og beskrivelse, Skattedirektoratet 17. oktober 1996
  4. Lønnsinnberetning på maskinlesbart medium. Rettledning for arbeidsgivers utfylling og innlevering av maskinlesbare lønns- og trekkoppgaver, Skatteetaten 7. utgave
  5. Forenklet innberetning – forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, Skattedirektoratet 19. november 1997
  6. Om skatt og skattetrekk ved utbetaling av lønn m.v. for arbeid, pensjon og visse trygdeytelser på Svalbard, samt lønn for mv. på Jan Mayen i 1999, Skattedirektoratets meldinger nr. 5/1999
  7. Statens Sentrale Tjenestemannsregister (SST), Det kongelige arbeids- og administrasjonsdepartement, Arbeidsgiveravdelingen 1. oktober 1999
  8. Sentralt Tjenestemannsregister for Skoleverket (STS), Det kongelige arbeids- og administrasjonsdepartement, Arbeidsgiveravdelingen 1. oktober 1999
  9. Sentralt fraværsregister for staten – veiledning og utfylling av kvartalsoppgave, Administrasjonsdepartementet, Arbeidsgiveravdelingen 1995

Lagt inn 26. oktober 1999 av Statens forvaltningstjeneste, ODIN-redaksjonen