Bedriftsdemokratinemndas protokoll 4/2007

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalgs vedtak tirsdag 6. mars 2007

 

Vedtak ble truffet i følgende sak:
Sak BDN 200701245 - Norconsult AS.

Følgende medlemmer deltok i behandlingen av saken:
Gudmund Knudsen
Ingebjørg Harto
Gro Granden

Vedtaket ble truffet ved skriftlig saksbehandling.

 

Sak 200701245 - BDN - Norconsult AS

I brev datert 9. februar 2005 søker Norconsult AS om unntak fra skriftlighetskravet i representasjonsforskriften § 9 andre ledd, for å få gjennomføre de kommende valg av ansatterepresentanter til styret i Norconsult AS (styremedlemmer og varamedlemmer) som elektronisk valg.

Nemnda har tidligere, i vedtak 8. mars 2005, godkjent selskapets søknad om å avholde valget av representanter for de ansatte til styret i 2005 som elektronisk valg.

Norconsult AS har per i dag ca. 1000 ansatte fordelt på 23 kontorer i Norge (Sandvika (hovedkontor), Askim, Bergen, Bodø, Førde, Hamar, Hammerfest, Haugesund, Harstad, Horten, Hønefoss, Larvik, Lillehammer, Mo i Rana, Molde, Narvik, Sogndal, Stathelle, Stavanger, Tromsø, Trondheim, Tønsberg og Årdal.

De ansatte er representert i styret med 3 av 9 styremedlemmer.

I søknaden er det opplyst at alle ansatte i Norconsult AS har tilgang til datamaskin, og er tilknyttet Norconsult AS’ intranett, se likevel nedenfor om ansatte som er i permisjon mv.

Søknaden begrunnes med at selskapet har mange ansatte som dessuten er lokalisert så vidt mange steder i Norge. Ut fra hensynet til en hensiktsmessig gjennomføring og avvikling av valget vil det i følge søknaden være svært formålstjenlig å gjennomføre valg av styremedlemmer og varamedlemmer elektronisk gjennom bruk av selskapets intranett.

I følge søknaden skal gjennomføringen av valget skal skje via intranett. Systemet sikrer at hver ansatt bare kan stemme en gang. Det er ikke lagt inn noen koblinger mellom hvilke brukere som stemmer på hvilke kandidater, og det kan ikke etterspores hvordan hver enkelt har stemt. Selskapet mener at kravet til hemmelighold på denne bakgrunn er ivaretatt. Systemet er basert på at det skal avholdes flertallsvalg, og det har historisk ikke vært reist krav om forholdstallsvalg. Selskapet oppgir likevel at dersom det skulle bli reist krav om forholdstallsvalg eller valg i valgkretser, vil systemet bli tilpasset for å ivareta dette.

De ansatte vil få informasjon om det kommende valget på intranett og via e-post hvor det også vil gis en detaljert beskrivelse om framgangsmåten slik at de ansatte er fortrolige ved bruk av systemet ved valget.

De ansatte som ikke er tilknyttet intranett fordi de er i permisjon el., vil motta skriftlig informasjon om valget, og gis anledning til å stemme skriftlig. Også ansatte som ikke ønsker å benytte seg av det elektroniske systemet vil kunne stemme manuelt.

Søknaden støttes av de lokale fagforeningene i Norconsult AS (Tekna og NITO).

Arbeidsutvalget viser til at det er bred enighet om søknaden.

Utvalget har merket seg at Norconsult AS har om lag 1000 ansatte, men at søknaden gjelder styrevalget. Utvalget legger til grunn at det er inngått avtale om ikke å ha bedriftsforsamling, jf. aksjeloven § 6-35.

Arbeidsutvalget forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Arbeidsutvalget forutsetter videre at hensynet til anonymitet ivaretas og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget som forholdstallsvalg og i valgkretser. Det forutsettes dessuten at forholdet til personopplysningsloven blir ivaretatt. Arbeidsutvalget har merket seg at det også skal være adgang til manuell stemmegivning. Dermed ivaretas hensynet til ansatte som ikke har tilgang til eller som ikke er fortrolige med bruken av det elektroniske valgsystemet.

Arbeidsutvalget godkjenner på disse vilkår søknaden om å avholde fremtidige valg av de ansattes representanter til selskapets styre som elektronisk valg.

Det bemerkes i denne forbindelse at dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til representasjonsforskriftens normalordning for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte søke Bedriftsdemokratinemnda om dette.

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9 annet ledd og Bedriftsdemokratinemndas vedtak 23. januar 2006 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget under de forutsetninger som fremgår av utvalgets merknader, at det benyttes et elektronisk valgsystem ved valg av ansattes representanter ved valg til styret i Norconsult AS.”