Bedriftsdemokratinemndas protokoll 5/05

Møte i Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg tirsdag 12. april 2005

Tilstede:

Gudmund Knudsen

Ingebjørg Harto

Gro Granden

Fra sekretariatet møtte Bodil Stueflaten og Anne Karine Plahter

Møtet varte fra kl. 0900 til 1000.

Vedtak ble truffet i følgende saker:

Sak 05/04 Agder Energi

Sak 02/28 ErgoGroup AS

Sak 02/49 Avinor AS

Sak 02/39 Findexa AS

1. Godkjenning av møteinnkallingen

Innkallingen til møtet i arbeidsutvalget 12. april 2005 ble godkjent.

2. Sak 05/04 Agder Energi

I brev 18. mars 2005 søker Agder Energi om unntak fra representasjonsforskriften § 11 om krav om ansettelse i selskapet ett år for å være valgbar.

To av selskapene i Agder Energi konsernet, Agder Energi Montasje AS og Agder Energi Belysning AS, ble fusjonert 1. januar 2005. Agder Energi Montasje AS er det overtakende selskap.

Det skal nå gjennomføres valg av ansatterepresentanter til styret i Agder Energi Montasje AS. De ansatte som er overført fra Agder Energi Belysning AS har imidlertid ikke vært ansatt i Agder Energi Montasje AS lenge nok til å være valgbare i henhold til representasjonsforskriften § 11. Selskapet ønsker at også denne gruppen av ansatte skal kunne være valgbare til styret. 

Selskapets søknad støttes av de lokale fagforeningene

Arbeidsutvalget viser til at det er enighet mellom selskapet og de lokale fagforeningene om søknaden.

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden om dispensasjon fra representasjonsforskriften

§ 11 når det gjelder krav til ansettelsestid for å være valgbar.

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

”I medhold av representasjonsforskriften § 6-4, fjerde ledd jf. representasjonsforskriften § 5 og Bedriftsdemokratinemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget at de ansatte i Agder Energi Montasje AS, som er overført fra Agder Energi Belysning AS, er valgbare ved det kommende valget i Agder Energi Montasje AS forutsatt at deres samlede ansettelsestid i selskapene er ett år på valgdagen”.

3. Sak 02/28 ErgoGroup AS

I brev 14. mars 2005 søker valgstyret i ErgoGroup AS om unntak fra skriftlighetskravet i representasjonsforskriften § 9, annet ledd for å benytte et elektroniske valgverktøy ved valg av de ansattes representanter til styret i ErgoGroup AS. Det er også bedt om at det gis en generell tillatelse for bruk av et elektronisk valgsystem som valgverktøy i selskapet.

Det opplyses i søknaden at ErgoGroup AS fra 1. april 2005 vil få innfusjonert datterselskapene EgroIntegration As, ErgoSolution AS og ErgoEphorma AS. Det vil etter fusjonen være ca. 1150 ansatte i selskapet.

Valget skal etter det opplyste foregå i tidsrommet 11. mai til 13. mai 2005.

I samtale med valgstyrets leder, Laila Søreng, 18. april 2005 ble det opplyst at det også søkes om dispensasjon fra representasjonsforskriften §§ 10 og 11 om ansettelsestid i selskapet i henholdsvis tre måneder og ett år for å ha stemmerett og være valgbar ved det kommende valget i ErgoGroup AS.

Det er i søknaden opplyst at alle ansatte i ErgoGroup AS har tilgang til datamaskin, og at de ansatte er tilknyttet ErgoGroup AS’ intranett.

Det fremgår av informasjonen selskapet har gitt om valgsystemet at både valginformasjon, valglister og stemmesedler skal legges ut på ErgoGroups intranett, som er et lukket nett. Ansatte som av ulike årsaker ikke har tilgang til datamaskin vil få muligheten til å avgi sin stemme ved manuelt valg. Videre er det opplyst at valgene skal være hemmelige og at validiteten er garantert. I den forbindelse opplyses det at persondata og stemme ikke lagres sammen slik at det ikke vil være noen forbindelse mellom person og stemme. Det vil bli distribuert en pin-kode til alle med stemmerett og denne må oppgis sammen med et unikt ansatt-nummer for at en stemme skal bli godkjent. Valgstyret vil i tiden før valget, samt under valget være tilgjengelige for hjelp både via telefon og e-post. Det vil dessuten bli lagt ut en veiledning for brukerne på intranettet.

I følge den vedlagte informasjonen vil tilgjengeligheten over intranettet i betydelig grad lette oversikten og forenkle informasjonen om valgene. Informasjon anses av selskapet for å være en suksessfaktor, og det er sannsynlig at valgsystemet vil medføre økt valgdeltagelse. ErgoGroup AS har lokaliseringer over hele landet, i tillegg til at mange av de ansatte har hjemmekontor. Valgsystemet vil etter selskapets vurdering i særlig grad forenkle kommunikasjonen med disse.

Søknaden om at det gis en generell tillatelse til å gjennomføre fremtidige valg i selskapet elektronisk, begrunnes med at det da ikke vil være nødvendig å sende inn søknad i forbindelse med hvert valg.

Selskapet støtter valgstyrets søknad, både når det gjelder benyttelse av et elektronisk valgsystem og dispensasjon fra representasjonsforskriften §§ 10 og 11. Søknaden støttes også av de lokale fagforeningene i ErgoGroup AS.

Bedriftsdemokratinemndas arbeidsutvalg viser til at det er bred enighet om søknaden.

Arbeidsutvalget forutsetter at valgsystemet ivaretar hensynet til sikkerhet og hemmelighold på en tilfredsstillende måte. Arbeidsutvalget forutsetter også at hensynet til anonymitet ivaretas, og at valget for øvrig gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler, herunder at valgsystemet gjør det mulig å gjennomføre valget som forholdstallsvalg og i valgkretser. Det forutsettes dessuten at forholdet til personopplysningsloven ivaretas.

Arbeidsutvalget godkjenner også at de kommende valg av de ansattes representanter til styret kan gjennomføres som elektronisk valg. Det bemerkes i den forbindelse at dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til representasjonsforskriftens normalordning for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda. 

Videre godkjenner arbeidsutvalget søknaden om dispensasjon fra representasjonsforskriften §§ 10 og 11 om ansettelsestid for å være stemmeberettiget og valgbar.

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

”I medhold av aksjeloven § 6 – 4, fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften §§ 5 og 9, tredje ledd og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget under de forutsetninger som fremgår av utvalgets merknader, at det benyttes elektronisk valgsystem ved valg av ansattes representanter i de kommende valg til styret i ErgoGroup AS. Videre godkjenner arbeidsutvalget at de ansatte i ErgoGroup AS som ved fusjon er overført fra selskapene EgroIntegration AS, ErgoSolution AS og ErgoEphorma AS, er valgbare og har stemmerett ved det kommende valget i ErgoGroup AS forutsatt at deres samlede ansettelsestid i ErgoGroup AS og de innfusjonerte selskapene er henholdsvis tre måneder og ett år på valgdagen”.

4. Sak 02/49 Avinor AS

I vedtak av 10. april 2003 fikk tjenestemannsorganisasjonene i Avinor AS godkjent søknad om å ha ansatterepresentasjon i styret med personlige varamedlemmer ved det kommende valget til selskapets styre.

I brev av 11. mars 2005 søker tjenestemannsorganisasjonene i Avinor AS på nytt om å ha ansatterepresentasjon i styret med personlige varamedlemmer ved det kommende valget til selskapet styre.

Avinor AS er et heleid statlig aksjeselskap med 2200 ansatte. Søknaden er fremsatt av de lokale fagforeningene i selskapet som til sammen representerer 2000 ansatte.

Det er opplyst at det skal velges tre ansatterepresentanter til styret. Valget skal avholdes som forholdstallsvalg.

Søknaden er begrunnet med at hovedsammenslutningene og Norsk flygelederforening ønsker å være representert i styret med styrerepresentant eller vararepresentant, uavhengig av om en representant skulle melde forfall eller slutte i selskapet.

Selskapet ved dets administrerende direktør har ingen innvendinger til søknaden.

Arbeidsutvalget viser til at søknaden er fremmet av de lokale fagforeningene og at selskapet ved dets administrerende direktør ikke har innvendinger til den.

Arbeidsutvalget viser til at en tilsvarende søknad ble godkjent 10. april 2003 i forbindelse med 2003-valget. Utvalget kan ikke se at forholdene har endret seg på en måte som tilsier at søknaden i forbindelse med valget i 2005 bør vurderes annerledes. Arbeidsutvalget godkjenner derfor søknaden. Utvalget minner om at det på valglisten må angis hvem som skal være varamedlem for det enkelte styremedlem.

Arbeidsutvalget godkjenner søknaden.

Arbeidsutvalget fatter slikt

                                             vedtak:

”I medhold av aksjeloven § 6-4, fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften § 5 og nemndas vedtak av 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget søknaden om personlige varamedlemmer for de ansattes styrerepresentanter ved det kommende valget til styret i Avinor AS”.

5. Sak 02/39 Findexa AS

I brev av 4. mars 2005 søker Findexa AS om unntak fra representasjonsforskriften § 9. Selskapet ønsker å gjennomføre det kommende valget av ansatterepresentanter til styret i Findexa AS ved elektronisk valg.

Det fremgår av protokoll fra valgstyret at det er bred enighet om at selskapets erfaringer med elektronisk avholdelse av valg/avstemninger er svært gode, og at man ønsker å bygge videre på disse erfaringene. På tilsvarende måte som ved tidligere elektroniske valg i selskapet vil det ved valget i 2005 opprettes personlige elektroniske lenker for hver enkelt ansatt. Dette sikrer at alle ansatte kun kan stemme en gang. For å sikre at ansatte i permisjon eller ansatte som av andre årsaker ikke har tilgang til PC på valgdagen også får anledning til å delta, vil det bli anledning til å stemme skriftlig ved postforsendelse.

I redegjørelsen for valgets tekniske løsning fremgår det at for å ivareta kravet til hemmelig stemmegivning er det opprettet en kontrollfil som kan knyttes opp mot listen med e-post adresser. Denne koblingen vil kun være tilgjengelig for en ansatt som er systemansvarlig, og som i denne forbindelse blir underlagt en særskilt taushetsplikt. Alle ansatte i selskapet har en personlig e-postadresse og tilgang til PC. Det opplyses også at informasjon om valget og de enkeltes rettigheter i den forbindelse vil bli gjort tilgjengelig for alle ansatte på Findexa-nett, et intranett for bedriften.

Selskapets søknad støttes av de lokale fagforeninger ved bedriften.

Arbeidsutvalget viser til at det er bred enighet om søknaden.

Arbeidsutvalget har merket seg innholdet av valgstyrets protokoll fra møtet 3. mars 2005 hvor det blant annet fremgår at valgstyret har tatt hensyn til at valgordningen må gi rom for så vel flertallsvalg som forholdstallsvalg og valg i valgkretser.

Arbeidsutvalget har videre merket seg at den tekniske løsningen synes å ta hensyn til hemmelighold og anonymitet på en tilfredsstillende måte. Arbeidsutvalget forutsetter for øvrig at valgsystemet gjennomføres i samsvar med representasjonsforskriftens regler og at forholdet til personopplysningsloven ivaretas.

Arbeidsutvalget godkjenner på bakgrunn av ovennevnte at Findexa AS ved kommende og fremtidige valg av de ansattes representanter til selskapets styre kan avholde elektroniske valg. Det gjøres for øvrig oppmerksom på at dersom de ansatte ønsker å gå tilbake til representasjonsforskriftens normalordning for valg, kan lokal fagforening eller et flertall av de ansatte sende søknad om dette til Bedriftsdemokratinemnda.    

Arbeidsutvalget fatter slikt

vedtak:

”I medhold av aksjeloven § 6-4 fjerde ledd, jf. representasjonsforskriften § 9 tredje ledd og nemndas vedtak 27. mars 2003 om delegasjon av nemndas myndighet, godkjenner arbeidsutvalget under de forutsetninger som fremgår av utvalgets merknader, at det benyttes elektronisk valgsystem ved kommende og fremtidige valg av ansattes representanter til styret i Findexa AS.”

6. Neste møtedato i arbeidsutvalget

Neste møte i arbeidsutvalget er torsdag 12. mai  2005 kl.0900.