Innrapportering av årsregnskap for ikke-kommunale barnehager for 2008

Alle landets kommuner

Deres ref.

Vår ref. 200900700

Dato 04.03.2009

 

Innrapportering av årsregnskap for ikke-kommunale barnehager for 2008

Alle ikke-kommunale barnehager, dvs. alle privat, statlig og fylkeskommunalt eide barnehager, skal rapportere inn årsregnskapsopplysninger for 2008. Kunnskapsdepartementet ønsker med dette brevet å informere om rapporteringen og å klargjøre hvilke oppgaver barnehageeier og kommunen som barnehagemyndighet har i forbindelse med årsregnskapsrapporteringen.

Rapporteringen av årsregnskapet foregår via den web-baserte rapporteringsløsningen BASIL. Løsningen åpner for registrering 16. mars. Kommunen skal ha godkjent skjemaene til alle ikke-kommunale barnehager innen 17. april. Årsregnskapsdataene gir viktig styringsinformasjon for både kommunene og for staten. Det er derfor viktig at rapporteringsfristen overholdes.

Hjemmel for innhenting
Opplysningene hentes inn av Kunnskapsdepartementet i medhold av bevilgningsreglementet 26. mai 2005 § 10, jf. rundskriv F- 02/2009 Statstilskudd til drift av barnehager. Statistisk sentralbyrå vil i medhold av lov 16. juni 1989 nr. 54 om offisiell statistikk og Statistisk sentralbyrå § 2-2, jfr. § 3-2 samtidig benytte oppgavene til utarbeidelse av offisiell statistikk.

Påloggingsinformasjon
Brukernavn og passord for kommunebrukerne vil bli sendt ut på e-post 16. mars til brukerne som er registrert i BASIL. Brukernavn og passord til den enkelte barnehage vil være tilgjengelig for kommunen i en egen brukerliste i BASIL, og kommunen skal distribuere disse opplysningene til den enkelte barnehage.

Barnehageeiers ansvar
Barnehagen får tildelt brukernavn og passord fra kommunen. Barnehagen skal fylle ut og sende inn det elektroniske årsregnskapsskjemaet. Dersom barnehagen ikke har tilgang til en PC, kan kommunen være behjelpelig med innrapporteringen. Siden årsregnskapsopplysningene er grunnlag for utbetaling av kommunalt tilskudd skal en papirversjon av skjemaet skrives ut, attesteres av revisor og signeres av barnehagens eier/styrer. Papirversjonen skal sendes kommunen. Barnehagen skal påse at papirutgaven er lik skjemaet som rapporteres elektronisk. Det er kun papirversjonen av skjemaet som skal signeres og attesteres av revisor. Presisering av hvilke krav som settes til revisorattestasjon og kontroll med skjemaene framgår av F-06/2009 Retningslinjer for revisorattestasjon av årsregnskap for ikke-kommunale barnehager. Hvilke formelle krav som stilles til revisor framgår også av disse retningslinjene. Retningslinjene for revisorattestasjon er vedlagt dette brevet.

Kommunens ansvar
Kommunen skal tildele brukernavn og passord til barnehagene, og videreformidle relevant informasjon til barnehagene om web-adressen til BASIL, frister og revisorattestasjon jf. vedlagte rundskriv, F-06/2009. I BASIL ligger det en mal som kommunen kan bruke for utsendelse av slik informasjon. Kommunen skal hente inn regnskapsopplysninger for 2008 fra alle ikke-kommunale barnehager i kommunen. Opplysninger om barnehagens navn, adresse og organisasjonsnummer hentet fra ”Årsmelding for barnehager per 15. desember 2008” vil være forhåndsutfylt i skjemaene som vil ligge i løsningen. Dersom det mangler barnehager i løsningen, må kommunen henvende seg til Statistisk sentralbyrå (barnehage@ssb.no) og gi melding om barnehagens navn og organisasjonsnummer slik at denne kan legges inn i BASIL. Ev. feil i opplysningene om barnehagen, som kommunen ikke har tilgang til å korrigere i løsningen, må også meldes til barnehage@ssb.no.

Dersom barnehagen ikke har tilgang til en PC, må kommunen være behjelpelig med innrapporteringen. Kommunen må opplyse om barnehageeiers ansvar for å gjøre sin revisor kjent med retningslinjene. Samtidig må kommunen underrette barnehageeier om fristen for innlevering av regnskapsskjemaet. Kommunene må sette en intern frist som gjør at de selv er i stand til å overholde den videre frist for innrapportering.

Kommunen bistår barnehageeierne i utfylling av skjemaet slik at kvaliteten på det som rapporteres blir best mulig. Samtidig ber vi om at kommunen forhåndsutfyller hele post 3400 (statlig driftstilskudd, statstilskudd til tiltak for funksjonshemmede, statstilskudd til tospråklig assistanse, kommunale driftstilskudd og andre offentlige tilskudd (ikke refusjon fra folketrygden) samt poster på siden ”supplerende opplysninger fra kommunen” i det elektroniske skjemaet før barnehagen gis tilgang til skjemaet. Det er viktig at kommunen spesifiserer beløp per tilskudd i skjemaet.

Vi ber kommunene kontrollere at papirutgaven er identisk med det elektroniske skjemaet. Kommunen må videre kontrollere at papirutgaven er underskrevet av eier/styrer for barnehagen og av revisor. Dette skal ikke være samme person.

Kommunen skal godkjenne de elektroniske skjemaene innen 17. april. Papirskjemaene skal ikke sendes videre til Fylkesmannen.
Kommunen er ansvarlig for å purre de barnehagene som ikke leverer innen fristen eller som leverer et mangelfullt eller feilaktig utfylt skjema. Løsningen er tilrettelagt for at purring kan skje ved å sende e-post til barnehager som ikke har levert innen gitt frist. Dersom barnehagen og/eller kommunen har problemer med å fylle ut enkelte poster på skjemaet, så må de ta kontakt med SSB eller Fylkesmannen før skjemaet godkjennes av kommunen.

Med hilsen

Sander Tufte (e.f.) avdelingsdirektør

Erik L. Solum førstekonsulent

Vedlegg:
Rundskriv F-06/2009; Retningslinjer for revisorattestasjon av årsregnskap for ikke-kommunale barnehager

Kopi:  
Fylkesmennene
Private Barnehagers Landsforbund
Den norske Revisorforening
SSB – seksjon for utdanningsstatistikk, Kongsvinger