6 Mottaker av revisors nummererte brev

6.1 Gjeldende rett

Av revisorloven § 5-2 fjerde ledd, jf. § 5-4, følger at brev med påpekninger til den revisjonspliktiges ledelse av visse nærmere angitte feil og mangler knyttet til regnskapsføringen og formuesforvaltningen skal nummereres fortløpende. I merknadene til § 5-4 i Ot.prp. nr. 75 (1997-98) s. 39 uttaler departementet at i selskap som har styre «legges det til grunn at styret normalt vil være rette vedkommende for slike brev».

6.2 Utvalgets forslag

Utvalgets flertall har foreslått at nummererte brev som knytter seg til forhold som kan føre til ansvar for styremedlemmene, jf. revisorloven § 5-2 fjerde ledd nr. 4, skal sendes til styrets leder med kopi til de øvrige styremedlemmene. Bakgrunnen for forslaget er eksempler på at brev fra revisor ikke er kommet til alle styremedlemmenes kunnskap innen rimelig tid. Utvalget viser også til at det har forekommet at brev fra revisor med opplysninger om viktige mangler og feil, aktivt er holdt tilbake av daglig leder og/eller styrets leder.

Utvalgets mindretall har foreslått at alle nummererte brev fra revisor skal sendes til samtlige av styrets medlemmer.

6.3 Høringsinstansenes merknader

Kredittilsynet støtter mindretallets forslag om at det bør lovfestes at alle nummererte brev fra revisor som inneholder påpekninger som omfattes av revisorloven § 5-2 fjerde ledd skal sendes samtlige styremedlemmer. Kredittilsynet viser i den forbindelse blant annet til at:

«Slik informasjon er helt avgjørende for styrets medlemmer. Det vil ellers kunne være uklart om hvordan og hvem som skal avgjøre om et nummerert brev knytter seg til forhold som kan føre til ansvar for styremedlemmene.»

Økokrim mener den avgrensningen for hvilke nummererte brev som etter flertallets forslag skal sendes i kopi til hele styret er unødvendig og uklar. Etter Økokrims syn bør det derfor lovfestes at alle nummererte brev skal sendes i kopi til samtlige styremedlemmer. I Økokrims høringsuttalelse heter det videre blant annet:

«Styret har det overordnede kontrollansvar, herunder et ansvar for at selskapets formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Når revisor først tar opp forhold gjennom nummererte brev, er det viktig at denne informasjonen tilflyter alle styremedlemmer og ikke bare styreformannen. Ikke minst gjelder dette i tilfeller hvor daglig leder også er selskapets styreformann.»

Den norske Revisorforening (DnR) støtter forslaget om lovfesting av at nummererte brev skal sendes styreleder dersom den revisjonspliktige har styre. DnR støtter videre forslaget om at kopi av brevet skal sendes til samtlige styremedlemmer dersom det gjelder forhold som kan føre til ansvar for styret.

Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF) mener gjeldende rett på dette området bør videreføres.

Norsk Øko-Forum er enig med utvalgets mindretall i at alle nummererte brev fra revisor som inneholder påpekninger som omfattes av revisorloven § 5-2 fjerde ledd bør sendes til samtlige av styrets medlemmer. I høringsuttalelsen til Norsk Øko-Forum skrives det ellers blant annet følgende:

«Når revisor påpeker feil og mangler i nummererte brev, er det viktig å sikre at denne kunnskapen kommer frem til samtlige styremedlemmer og ikke bare til daglig leder og/eller styrets leder.»

NHO mener at det som følge av aksjelovene § 6-21 fortsatt bør være slik at styrets leder og daglig leder skal forberede styremøtene, og at dette må omfatte utsendelse av eventuelle nummererte brev. NHO vurderer at det kan presiseres at medlemmene i styret skal få brevene tilsendt uavkortet, men at selskapet selv bør få organisere utsendelsen, og herunder ha mulighet til å kommentere eller oppsummere brevene, eventuelt etter forutgående behandling i revisjonsutvalget. NHO peker på at en slik ordning dessuten vil gi de noterte selskapene bedre anledning til å håndtere informasjons- og taushetspliktene etter verdipapirhandelloven. NHO mener det kan sikres at brevene faktisk sendes styremedlemmene ved at revisor pålegges å skaffe seg bekreftelse på at dette er gjennomført.

Simonsen advokatfirma er enig med utvalgets flertall i at nummererte brev - som presumptivt vil relatere seg til regnskapsførselen - kan inneholde kurssensitiv informasjon, og at det dermed kan være behov for at administrasjonen, i samråd med styrets leder, kanaliserer informasjonen til styret i tråd med selskapets etablerte praksis. Simonsen peker i den forbindelse på at det kan være bedre å pålegge styrets leder å videreformidle revisorbrev til styret senest når det eventuelt angjeldende regnskap skal behandles av styret. Simonsen advokatfirma mener dessuten at det kan synes uhensiktsmessig å pålegge revisor en plikt til å vurdere om det aktuelle forhold kan avstedkomme ansvar for styrets medlemmer.

6.4 Departementets vurdering

Etter departementets oppfatning er det uheldig dersom revisor avdekker forhold ved den finansielle rapporteringen som kan føre til ansvar for det enkelte styremedlem, og brev om dette fra revisor ikke kommer til alle styremedlemmenes kunnskap innen rimelig tid. Særlig alvorlig vil det være dersom slike brev fra revisor aktivt underslås av daglig leder og/eller styrets leder. Utvalgsflertallets forslag om at slike nummererte brev skal sendes i kopi til samtlige av styrets medlemmer fremstår etter departementets vurdering som et tiltak som kan bidra til å forhindre dette. Departementet foreslår derfor at forslaget følges opp, slik at nummererte brev som omtaler forhold som kan føre til ansvar for styret, skal sendes til styrets leder med kopi til samtlige av styrets medlemmer. Departementet ser at et slikt krav vil innebære at revisor vil måtte vurdere om et gitt forhold kan medføre ansvar for styrets medlemmer. Departementet viser imidlertid til at dette er noe som revisor uansett vil måtte vurdere i forbindelse med avgivelse av revisjonsberetningen, jf. revisorloven § 5-6 syvende ledd. Departementet mener uansett at forhold som kan foranledige et nummerert brev etter denne bestemmelsen, er noe som revisor uansett bør ha et bevisst forhold til, og at revisor på grunn av sin fagkunnskap ofte vil være nærmest til å vurdere skadepotensialet til forhold som er avdekket gjennom revisjonen. Departementet viser for øvrig til at DnR støtter flertallets forslag i sin høringsuttalelse. Departementet legger for øvrig til grunn at nærmere føringer for hvilke nummererte brev som skal anses omfattet av bestemmelsen, vil kunne tas opp i revisjonsbransjens veiledning til revisorene, og eventuelt også av Finanstilsynet i rundskriv eller løpende i sin tilsynsvirksomhet.

Departementet ser at det er hensyn som kan tilsi at samtlige nummererte brev bør sendes til alle styrets medlemmer, slik utvalgets mindretall har foreslått. Departementet mener imidlertid at det må vektlegges at slike brev etter omstendighetene vil kunne inneholde sensitive opplysninger, for eksempel innsideopplysninger, og at styrets leder og styresekretærene derfor har en viktig funksjon i å sørge for håndteringen av disse brevene i tråd med selskapets rutiner for håndtering av slik informasjon. Departementet mener dessuten at en slik regel kan medføre at det i praksis vil bli sendt færre nummererte brev. Departementet viser i den forbindelse til at revisorer etter dagens praksis ofte sender nummererte brev om forhold utover det som kreves etter loven. Departementet antar at revisorer kan bli mer tilbakeholdne med å sende nummererte brev utover lovens minstekrav dersom mindretallets forslag følges opp, og mener at dagens praksis bidrar til å sikre bedre dokumentasjon og notoritet om revisors arbeid, hvilket blant annet er ønskelig sett fra et tilsynsperspektiv. Departementet er imidlertid enig med Økokrim i at det er særlig viktig å sikre at forhold som tas opp gjennom nummererte brev kommer til alle styremedlemmers kunnskap innen rimelig tid i tilfeller hvor daglig leder også er leder av styret. Departementet foreslår på den bakgrunn at alle nummererte brev skal sendes til samtlige av styrets medlemmer i tilfeller hvor daglig leder også er styreleder.